OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils avancés d’organisation

Mise à jour du 10 septembre 2012

Rémi Bachelet
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Rémi Bachelet

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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre :
– – – – Des bases d’analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateurs…etc..

2.

Piloter un projet en utilisant :

Une matrice de décision

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Chapitre 1/5

Définir le périmètre du projet
En mettant en œuvre… 1. L’analyse fonctionnelle
– Principes du cahier des charges fonctionnel – Diagrammes SADT, FAST,

2. Les autres méthodes
– UML..

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Représenter et planifier un projet c’est … 1. Préciser les moyens – Le budget 5. Inventorier et gérer les risques À toutes ces étapes on peut utiliser les outils des méthodes de résolutions de problèmes. Définir l’objectif à atteindre (un produit à fabriquer) 2. Définir les étapes pour le réaliser – Le diagramme des travaux (WBS). notamment le brainstorming Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 5 . des responsabilités (OBS/RACI) – Le PERT – Le GANTT 4. Le décomposer en sous-parties – Le diagramme fonctionnel 3.

Définir l’objectif à atteindre C’est l’objet des méthodes de conception • On représente d’abord l’objet en termes fonctionnels . Puis. CAO … Utilisation ou copie interdites sans citation 6 . une fois le besoin validé – – – – Rémi Bachelet Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans.. L’analyse fonctionnelle étudie le besoin. elle permet d’obtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit être validé par le client. • .. – Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe « en termes fonctionnels » signifie en évitant de parler de solutions techniques.

Diagramme fonctionnel basique Rémi Bachelet Source de l’image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.net 7 .sbaysite.

Diagramme fonctionnel FAST Diagramme FAST du système de séparation des étages du nano-lanceur : Séparer les étages Commander la séparation Effectuer la séparation Gérer le choc Ecarter les deux morceaux après la séparation Gérer l'environnement extérieur Protéger contre la température Protéger contre la pression Récupérer les débris Gérer les débris Eviter un trop grand nombre de débris temps Rémi Bachelet Contrôler l'effectuation de la tâche Projet PERSEUS2 8 Utilisation ou copie interdites sans citation .

Diagramme fonctionnel SADT Rémi Bachelet Source de l’image: http://www.netsans citation Utilisation ou copie interdites 9 .sbaysite.

d'activités (processus métiers et processus applicatifs) Modèle de diagramme UML sous LucidChart Rémi Bachelet Source de l’image: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www. de séquence.Diagrammes UML : de cas d'utilisation.net 10 .sbaysite.

ec-lille.Diagramme fonctionnel : « pieuvre » Pour en savoir plus : • Guide « Comment réaliser une analyse fonctionnelle » Guide de base . Guide avec un exemple d’application + autres documents http://rb.fr Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 11 .

La matrice RACI Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 12 .Chapitre 2/5 Définir les tâches et les responsabilités En mettant en œuvre… 1. Diagrammes des travaux / des responsabilités – WBS/OBS 2.

uk/wbs.Décomposer les tâches : diagramme des travaux (WBS – Work Breakdown Structure) Lot de travail Faire un découpage des lots.co.fineline-software. approprié • • Rémi Bachelet trop simple : on oublie des éléments importants trop détaillé : ingérable / perte de temps Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.gif 13 .

isi.Diagramme des travaux /WBS Conseil : pour un projet de 6 personnes.gif 14 . se limiter à ±6 catégories de de lots avec 3-4 sous-lots équilibrés en terme de charge Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.edu/~iko/se/lca/lca_sdp_fig5_1.

Diagramme des responsabilités (OBS – Organization Breakdown Structure) Rémi Bachelet Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation 09-11 15 .

tâche A = Approbation.Du WBS à l'OBS : la matrice RACI Dans le diagramme des tâches. avant I = Information. après Rémi Bachelet Attention. lead C = Consultation. les significations de R et A sont différentes en anglais (R = Responsible = lead) Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9 Lot de gestion J Lot de gestion K Lot de gestion L Lot de gestion M Utilisation ou copie interdites sans citation 16 . des lots ont été définis Lot 1 Lot 5 Lot 6 Projet XXX Lot 3 Lot 8 Lot 4 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet  Tous les lots doivent être affectés à un responsable par une matrice RACI Didier Claire Pilote Brice Alex DS Lot 2 Lot 1 Lot 7 Lots technique A Lot technique B R RA A C I I Lot 2 Lot 3 Lot technique C Lot technique D Lot technique E Lot technique F R R R A I A A A R I I I Lot 4 Lot 5 Lot de gestion G Lot de gestion H Lot de gestion I RA A R R A RA R R A R A A R C C C C C C C Matrice RACI R = Réalisation.

Le PERT – Dates au plus tôt. dates au plus tard. Le GANTT Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 17 . chemin critique 2.Chapitre 3/5 Planifier un projet 1.

Le diagramme PERT • PERT = Program Evaluation and Review Technique (« Technique d’élaboration et de mise à jour de programme ») • Outil développé pour la marine américaine en 1957 – Le délai initial du programme Polaris était de 7 ans. l’application du PERT aurait permis de le réduire à 4 ans… Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 18 .

ne.so-net. … Rémi Bachelet Au plus tard ! http://www004.jp/s_honma/schedule Utilisation ou copie interdites sans citation 19 .Calculer un PERT marge libre = délai de retard à la mise en route d'une tâche Quel est son intérêt ? Au plus tôt! Dates au plus tôt  Dates au plus tard Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard.upp.

jp/s_honma/schedule Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 20 .upp. Accélérer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tôt  Dates au plus tard Le chemin critique est le chemin où … date au plus tôt = date au plus tard..so-net.. PERT Quel est son intérêt ? … . déterminer le chemin critique.. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet .ne. … http://www004.Organiser les tâches.

planifier.. PERT Quelle est l’étape la plus importante du projet ? Quelles sont les périodes les plus chargées ? Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 21 .Établir les priorités.

– Piloter le projet Image : Wikimedia Commons Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 22 . ingénieur américain. vers 1910 – Calendrier de réalisation d'un projet – Visualiser l’ensemble du projet • Lots de travail (ou groupe de lots) • Réunions – Identifier les marges existantes sur certaines tâches.Le diagramme de Gantt Développé par Henry L. Gantt.

info 23 .Calendrier d’un projet : Gantt Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.

Exemple de Gantt Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 24 .

Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 25 .

Le budget Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 26 .Chapitre 4/5 Conception d’ensemble du projet 1. Récapitulation des outils de projet – Questions à résoudre – Enchainement des outils 2.

réalise et valide chaque tâche ? 4. Prendre en compte les ressources et contraintes  Quelles sont les ressources disponibles/nécessaires (compétence + temps) ? Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 27 . Définir ce qui est demandé :  Quelles sont les fonctions à réaliser. Évaluer la durée et l’ordre des taches  Combien de temps faut-il pour faire … ? Dans quel ordre doit-on procéder ? 5. les contraintes ? 2. Établir les responsabilités  Qui coordonne. Lister les tâches  Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment découper le projet en lots ? 3. c’est résoudre une série de questions en suivant un ordre rigoureux 1.Concevoir un projet.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi  OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilités) 4.Les outils de conception/planification de projet s’enchainent rigoureusement 1. Analyse fonctionnelle + opérations nécessaires à la réalisation  WBS (diagramme des travaux) 3. Poser les bases de ce qui est demandé :  Analyse fonctionnelle. Diagramme des responsabilités + durée et ordre de succession des tâches  PERT 5. PERT + ressources disponibles  Gantt (calendrier du projet) Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 28 . diagramme fonctionnel 2.

Définir et gérer les moyens: le budget 3 types de ressources • • Ressources humaines.. rendre des comptes Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 29 . personnel Mise à disposition de locaux. dons en nature … Argent • Sert à • • • • Évaluer la faisabilité Demander des financements Suivre l’avancement (% dépensé) . de machines.

Exemple de budget Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 30 .

. … dès le lancement du projet Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 31 .Le budget est aussi un instrument de suivi Tenir à jour un journal des dépenses.

Chapitre 5/5 Pilotage et suivi d’avancement 1. Les outils de pilotage : – Le tableau d’indicateurs – La gestion des risques – La matrice de décision Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 32 . Piloter c’est jalonner… et mettre à jour 2.

2. une mise à jour ? Piloter un projet c’est vérifier qu’on est sur la bonne trajectoire vers le livrable final Deux prérequis : 1. Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation Rémi Bachelet 33 . on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux c’est d’intervenir avant d’être en difficulté… trois outils le permettent.. • Suivre l’avancement grâce aux outils utilisés lors de la conception de projet – – – – – – CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget • • Si on a un problème.. Des livrables intermédiaires Des jalons (milestones) : réunions de validation à la fin des lots importants.Le pilotage ..

Les indicateurs Voir formation « évaluation de projet » Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 34 .

Définir / prioriser / suivre les risques Voir formation « gestion des risques » Rémi Bachelet Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation 35 .

Faire les bons choix Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 36 .

rosyth.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.moe.gif Utilisation ou copie interdites sans citation 37 .Matrice de décision Voir formation « brainstorming » Rémi Bachelet Source http://www.

Conclusion 1. Carte conceptuelle du chapitre 2 – L’animation de réunions Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 38 . Outils logiciels 3. Quelques conseils – Matérialiser le projet – Trouver l’équilibre entre gestion de projet et réalisation – Revenir systématiquement sur les écarts 4. Retour sur les objectifs 2.

Retour sur les objectifs Au terme de cette micro-formation. les indicateurs…etc.. Une matrice de décision 2. Piloter un projet en utilisant : – – Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 39 . le planning de Gantt Le budget. la gestion de risques. vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant : 1. Représenter et planifier un projet en mettant en œuvre : – – – – L’analyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilités et la matrice RACI Le PERT.

comme ceux proposés par Open Office. traduit en français. téléchargeable directement ici. libre et multi-plateformes. vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur. • Pour les WBS et OBS.Logiciels de gestion de projet gratuits • La plupart des outils de projet : comptes-rendu. libre et multi-plateformes. – 6 Fiches pratiques de gestion de projet sous google doc • Pour les diagrammes fonctionnels. les meilleurs logiciels sont payants. téléchargeable directement ici. OBS. calcul du chemin critique. traduit en français. mais on peut commencer en utilisant GanttProject – C'est un logiciel gratuit. budget ne demandent pas d’outil logiciel spécifiques. traduit en français – Permet de créer des diagrammes de Gantt et des réseaux PERT.fonctionnel. WBS • Pour les PERT et Gantt. on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE) : – – – C'est un logiciel gratuit. Document-type proposé : amorce de Diagramme d'environnement (au format . matrice RACI.vue) C'est un logiciel gratuit. on pourra utiliser Freeplane : – Documents-types proposés : 3 diagrammes . – Voici une vidéo d'introduction à GanttProject Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 40 . libre et multi-plateformes.

• Manifeste agile (Agile Manifesto.La remise en question de la Gestion de Projet « classique » : les méthodes agiles • Dans les années 90 : RAD puis Scrum. pilotage par les enjeux et les risques. 3. Implication continue du client final. reporting d'avancement en temps réel. • Essentiellement en génie informatique. Extreme programming 1. 2001) remet notamment en cause le traditionnel cycle de développement en cascade Rémi Bachelet Image cc-by-sa : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 41 . Itérations rapides : livrables fréquents (jalons). adaptation des méthodes et du formalisme au besoin. expression incrémentale de ses besoins (évoluent au fur et à mesure de l’avancement). prototypage rapide. importance de la motivation. affichage des problèmes rencontrés Groupe autonome. 2.

démonstrateurs… Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amené à toutes les réunions. maquette – Conduite de projet • Prototypes. plaquette – Montage/conception de projet • Croquis. Aide à penser un objectif lointain et à se réunir autour d'un projet commun – Lancement de projet • Nom du projet. logo. Rémi Bachelet Image : Source1. Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation 42 . Source2.Matérialiser le projet….

mais c’est aussi • • • • • Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrôler . Il faut trouver le juste équilibre entre les tâches de management de projet et celles de réalisation Rémi Bachelet Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation 43 .. c’est avant tout faire….Gérer ou réaliser : trouver l’équilibre Réaliser un projet.

faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART • Positiver "ce qui a été fait" + Replanifier de manière plus réaliste  Découpage en livrables intermédiaires plus simples.pour les comprendre • Principe de base : être honnête • Chercher la cause … – … et pas le bouc émissaire • • • • • Temps insuffisant.objectif non atteint + cause non analysée = L'analyse des écarts et la base du pilotage de projet Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 44 44 ..Pilotage : revenir systématiquement sur les écarts . Outils non adaptés Pas de suivi.. . résolution des problèmes détectés. Manque de compétence..

L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 45 .

Questions ? • Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion de projet ? – Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés d’organisation » – Voir http://gestiondeprojet.pm • Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet • • • • • • Rémi Bachelet Modèle de compte-rendu de réunion Exemple de Todo List Check-list : efficacité d'une réunion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle 46 Utilisation ou copie interdites sans citation .

établir des cartes conceptuelles. prévention du plagiat. formation au coaching pédagogique et à l'encadrement Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 47 .fr Mes principaux cours à Centrale Gestion de projet. module de marchés financiers. analyse et traitement de données. Ecole Centrale de Lille Mon CV est disponible http://rb.Rémi BACHELET Enseignant-chercheur. recueil. utiliser Wikipédia et CentraleWiki. cours de qualité et méthodes de résolution de problèmes. sociologie des organisations.ec-lille.

mind mapping et cartes conceptuelles.depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils de planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques. Evaluation de projet et étude d’impact. • 18 cours de gestion de projet – . http://gestiondeprojet.pm Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 48 . planification de projet. gestion des risques.Mes autres cours : • en vidéo /diapositives animées / pdf : – Comment animer un Brainstorming.. les bases d’organisation de projet. Fondamentaux de la gestion de projet. analyse stratégique des projets. évaluer la valeur actuelle nette d’un investissement ou d’un projet.

Rémi Bachelet Utilisation ou copie interdites sans citation 49 .

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