UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE Mdulo de formacin de Microsoft Office Excel

TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de datos, visualizando o no los datos origen, etc Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya creada. Para crear una tabla dinmica. Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

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Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en TABLA DINMICA (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la fecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podemos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en un hoja de clculo nueva. 2

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Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsando Aceptar para continuar. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica. Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de la Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Mese de la tabla. 3

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En el resto de la tabla incluiremos el total de Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin

, el campo de MES .

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. 4

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Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

El panel lateral se podr seguir utilizando, as que en cualquier momento podremos quitar un campo de una zona arrastrndolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados con un esfuerzo mnimo. Si arrastramos a la zona datos los campos cantidad y total, obtendremos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

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Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo aparecer en una de las secciones de rtulos, si te aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a l y selecciona la opcin MOVER a rtulos de fila.

Eliminar una tabla dinamica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla SUPR.

Aplicar filtros a una tabla dinmica

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. 6

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Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del RTULO de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses ENERO y FEBRERO, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlo volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar Todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 ABRIL.

Obtener promedios en una tabla dinmica.

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.

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Para hacer esto debemos situarnos en cualquier calda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del mouse, nos parece u men emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opcin CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR y nos aparece un cuadro de dialogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante SUMA, CUENTA, PROMEDIO, etc.

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn pestaa OPCIONES.

de la

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa OPCIONES.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrede ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dialogo de INSERTAR GRFICO, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.

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Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.

Ejercicios
Los informes de tabla dinmica permiten presentar desde distintos puntos de vista una misma informacin, usando para ello funciones como la suma o el promedio. Tenemos la siguiente tabla de datos: 1. 2. 3. 4. Cul es el total que ha venido cada vendedor? Cul es el total de la venta por pas? Quines son los cinco mejores vendedores? Cules son las ventas por mes?

Resuelve las preguntas usando las funciones adecuadas

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Ejercicio 2
Aplicando el tema anterior, crea una tabla dinmica para saber cuntos estudiantes tenemos por lugar de nacimiento y por turno.

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Grficos dinmicos
Es la misma idea de las tablas dinmicas pero con un grfico. Se recomienda que para que los grficos sean fciles de entender, la tabla dinmica no debe tener ms de dos campos de filas y dos de columnas.

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Realizar una grfica dinmica del listado de estudiantes de la prctica anterior: Debe quedar as:

1. Ilumina el rango de datos 2. Ve a la PESTAA INSERTAR, ubica el icono de TABLA DINMICA, das un clic en la flecha inferior derecha, para aparecer GRFICO DINMICO. 3. Aplica, las opciones segn la ventana de dilogo. 4. Arrastrar el campo LUGAR DE NACIMIENTO como serie eje (o la primer columna de la tabla dinmica). 5. Arrastra el campo SEXO en la segunda columna y veremos nuestro grfico.

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Ejercicio
Elabora un grfico dinmico con los siguientes datos.

Aadir imgenes a una grfica

Usaremos la opcin efectos de relleno dentro de las grficas. El procedimiento es le mismo de crear una grfica, la diferencia se encuentra en la pestaa TRAMAS en el botn efectos de relleno.

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Debe quedar ms o menos as:

Aadir imagen a grfica

Con la siguiente informacin elabora una grfica como la que se muestra:

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Y el resultado sera como:

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