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RELATRIO DE ESTGIO VITOR COLARES

RELATRIO DE ESTGIO

Relatrio apresentado ao Prof. Renato Reis da disciplina Praticas III, Noturno, curso de Tecnologia em Gesto Pblica, Fapp UEMG.

RELATRIO DE ESTGIO
Vitor Colares Graduando em Tecnologia em Gesto Pblica

RESUMO O relatrio de estgio contm anlise crtica sobre as atividades realizadas durante as
horas de estgio; os resultados alcanados com a implementao do seu respectivo plano de trabalho e as concluses do estudante aps a implementao do plano de trabalho.

PALAVRAS-CHAVE Processo de compras, lei 8666, Assessoria de Gesto Estratgica e Inovao, Secretaria de Estado
de Governo, reduo de custos, eficincia, eficcia.

ABSTRACT The probation report contains critical analysis of the activities performed during the hours of training and the results achieved with the implementation of their respective work plan and the conclusions of the student after the implementation of the work plan. KEYWORDS Procurement process, Law 8666, Office of Strategic Management and Innovation, Department of State Government, cost reduction, efficiency, effectiveness.

Introduo
A Secretaria de Estado de Governo, SEGOV, um rgo da administrao direta do Estado de Minas Gerais cuja misso Coordenar a articulao poltica do Governo, apoiar o desenvolvimento municipal e divulgar as aes governamentais. uma organizao de porte mdio contando com cerca de 400 colaboradores entre servidores efetivos, ocupantes de cargos comissionados e empregados pblicos. As atividades fim desenvolvidas so a comunicao social do Governo entregue sociedade e aos outros rgos e entidades da administrao alm do assessoramento aos municpios por meio do repasse voluntrio de recursos e apoio tcnico ao desenvolvimento municipal. Nesse ltimo campo de atuao, a SEGOV ainda est amadurecendo suas iniciativas. Alm dos processos das atividades fim, a SEGOV conta com uma rea meio que d suporte logstico, oramentrio, financeiro, de gesto estratgica e de pessoas, necessrio ao funcionamento das reas fim. Nesse contexto se inserem os processos de compras processados nas Diretorias de Gesto e Logstica e de Planejamento e Oramento da Superintendncia de Planejamento, Gesto e Finanas, alm da Assessoria Jurdica e Auditoria Setorial. Eles garantem o fornecimento de materiais e contratao de servios para correto funcionamento das rotinas da Secretaria.

Problema
Os processos de compras no setor pblico so regidos pela Lei Federal n 8.666/1993 e a legislao estadual. Os limites legais impem certos rituais, a produo de documentos e tramite entre setores que so imutveis. Entretanto, adequaes no fluxo dos processos e nos formulrios utilizados podem garantir maior agilidade, eficincia e assertividade aos resultados. Os processos de compras na Secretaria de Estado de Governo apresentavam indicadores de resultados que apontavam para prazos extensos para o atendimento s solicitaes de compras, casos de inconformidade entre o solicitado e o adquirido, muito retrabalho na correo de processos aps a apreciao pela Assessoria Jurdica e Auditoria Setorial. Alm disso, as informaes geradas no sistema eletrnico criado para tramitao dos processos estavam divergentes daquelas geradas nos documentos fsicos formulrios criados especificamente para registros do processo.

Projeto
Objetivo geral O projeto tem como objetivo possibilitar a aquisio de bens e servios por meio da cotao eletrnica de preos, prego eletrnico ou presencial, dispensa ou inexigibilidade de licitao em conformidade com a Lei Federal n 8.666/1993 e a legislao estadual com aumento da agilidade, assertividade, reduo do retrabalho por correes nos processos gerados e aumento da segurana das informaes geradas ao longo do processo tanto em formulrios fsicos quanto eletrnicos. Objetivos especficos Padronizar os procedimentos de compras na SEGOV Simplificar a tramitao e reduzir o tempo de compra Uniformizar os entendimentos entre os setores

Justificativa
O presente projeto decorre da necessidade de reviso dos procedimentos de Compras de Secretaria de Estado de Governo, que no apresentam uniformizao, possuem pontos de gargalho de comunicao entre os setores envolvidos, avaliao mediana pelos setores demandantes, tempo de execuo longo e retrabalho a serem aprimorados por meio de um Projeto de Otimizao de Processos. O conceito de Processos segundo Harmmer e Champy um grupo de atividades realizadas numa sequncia lgica com o objetivo de produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de clientes (Harmmer e Champy, 1994). Em contraposio, o conceito de Projeto, que inclui a ideia de limitao no tempo, auxilia na compreenso do primeiro. Segundo o Project Management Institute, projeto um (...) Esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. A sua natureza temporria indica um incio e um trmino definidos (...). (PMI, 2009) Destes conceitos pode-se inferir que um processo melhorado por meio de um Projeto de otimizao. A otimizao de processos est inserida dentro da Gesto de Processos. Esta rea da administrao conceituada, segundo a Diretoria Central de Projetos de Otimizao de Processos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto do Estado de Minas Gerais, DCPOP/SEPLAG, como as atividades que so necessrias para se ter controle sobre os processos organizacionais, visando melhoria constante destes, em consonncia com os resultados pretendidos pela organizao (SEPLAG, 2011). Para que se realize a gesto de processos preciso que haja um levantamento dos macroprocessos fundamentais da organizao, suas interrelaes e o valor que entregam. As etapas da gesto de processos incluem o levantamento dos macroprocessos, a seleo de processos prioritrios para serem otimizados, o estabelecimento de indicadores e metas de melhoria, a execuo dos projetos de otimizao e o acompanhamento dos processos aps o projeto concludo. A metodologia para Projetos de Otimizao de Processos adotada no mbito do Governo do Estado de Minas Gerais abrange cinco etapas: planejamento, mapeamento, redesenho, padronizao e definio de indicadores e implantao. No projeto desenvolvido pela AGEI-SEGOV todas essas etapas foram cumpridas.

Planejamento Assim que o perodo do estgio comeou, um plano de trabalho foi desenhado e um cronograma de atividades foi elaborado afim de que os prazos fossem suficientes para implantao das quatro outras etapas, a saber: mapeamento, redesenho, padronizao e definio de indicadores e implementao. Mapeamento Como estipulado pelo cronograma, ainda na primeira semana, realizou-se uma reunio com toda a equipe AGEI SEGOV com dois objetivos: apresentao dos recursos humanos que disporamos para as outras etapas do projeto e levantamento das necessidades para a resoluo do problema.

6 Redesenho

A partir da reunio supracitada, pudemos melhor desenhar o projeto para atender s necessidades da secretaria e dessa maneira torna-lo sustentvel dentro da organizao, demonstrando aos servidores de que maneira eles se beneficiariam com as mudanas geradas pelo projeto. Padronizao Com o inicio da terceira semana definimos os padres e contedos de formulrios, check-lists e manuais e passamos a sua produo com o objetivo de uniformizar os processos e diminuir prazos e tempo.
Definio de indicadores e implantao Os indicadores escolhidos para mensurar os resultados obtidos foram: prazo para concluso do processo de compra nas variadas modalidades; nmero de processos de compras com algum tipo de erro dividido pelo nmero total de processos de compras; pesquisa com os servidores; pesquisa com os setores atendidos pela rea de compras. Diante de tudo exposto, realizou-se mais uma reunio para apresentao e implementao do projeto, os servidores receberam, manuais, formulrios e check-lists desenvolvidos. Concluso e Resultados

Com o fim do perodo do estgio, percebe-se que com aes simples e de rpida implementao pode-se conseguir reduzir significativamente o tempo gasto e os erros recorrentes nos processos burocrticos de maneira a economizar de maneira substancial os recursos do errio proveniente do contribuinte. Os resultados do projeto foram mensurado de acordo com os indicadores previstos 14 dias aps sua implantao, havendo uma reduo de cerca de 15% no prazo e 30 % nos erros cometidos no perodo anterior a aplicao do projeto. Os questionrios sero respondidos depois de um ms da implantao. Os relatos do conta de que os formulrios foram bem recebidos e que os servidores passado a primeira semana de adaptao esto reagindo positivamente.

Referencias Bibliogrficas
MINAS GERAIS. Guia Para Melhoria de Processos do Governo de Minas Gerais. Disponvel em: http://www.youblisher.com/p/424610-Guia-para-Melhoria-de-Processos-do-Governo-de-MinasGerais/. Acesso em 22 de setembro de 2012. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos Guia PMBOK. 2009. HAMMER, M. & CHAMPY, J. Reengenharia: Revolucionando a Empresa em Funo dos Clientes, da Concorrncia e das Grandes Mudanas da Gerncia. Rio de Janeiro: Ed. Campus, 1994.