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Construccin de Indicadores Etapas en la construccin de sistemas de indicadores: 1. Identificar y/o revisar productos y objetivos 2.

Identificar las dimensiones y mbitos de desempeo. 3. Establecer responsabilidades organizacionales. 4. Establecer referentes de comparacin 5. Construir frmulas o algoritmos 6. Recopilar la informacin necesario 7. Validar los criterios tcnicos 8. Analizar los resultados obtenidos 9. Comunicar e informar los resultados

A continuacin se definen las etapas de construccin de un sistema de indicadores:


1. Identificacin de productos y objetivos Qu ser medido?

Preguntas clave: Est identificada la misin, los productos y usuarios? Estn claros los objetivos que se debe lograr? Estn estos alineados con las prioridades estratgicas de la organizacin? Los objetivos estn expresados en metas mensurables?

2. Identificar las medidas de desempeo Qu mbitos y dimensiones del desempeo es conveniente medir? Establecer la(s) variables del objetivo que medir. Establecer los mbitos de desempeo relevantes a medir. Establecer las medidas de desempeo claves: Eficacia Eficiencia Economa Calidad Resultados Finales Intermedios Procesos Productos

Pregunta clave: qu se mide? Ello depender de: El tipo de metas que se monitorean Las prioridades de informacin tanto para fines externos como internos Las prioridades de evaluacin Los recursos disponibles (ej. Sondeos de opinin, encuestas, focus grupos, mediciones tcnicas especiales, etc.).

3. Establecer responsabilidades Organizacionales Cules sern los Centros de Responsabilidad, o reas responsables por el desempeo logrado A qu niveles realizaremos la evaluacin? Segn el tipo de tareas que desarrolla, los centros de responsabilidad: Tienen productos claramente asignables? Tienen objetivos traducidos en metas concretas? Cuenta con la autoridad y atribuciones para tomar decisiones necesarias para el logro de las metas Tienen recursos (humanos, materiales y financieros)? 4. Establecer referentes (benchmarking) Sobre lo planeado o

presupuestado Respecto de otras instituciones comparables. Respecto de los resultados histricos (perspectiva temporal) la frecuencia de la medicin depende de: El tipo de indicador (estratgicos, de gestin u operativo) Los usos del mismo (externos o internos) Los costos asociados a su medicin

5. Construir frmulas o algoritmos Cmo relacionamos las variables de medicin? Esta fase se realiza cuando se tenga claridad de qu dimensiones se evaluar, sobre qu producto y en cumplimiento a qu objetivos se mide. Razones o ratios entre dos variables (Eficiencia: insumos/productos, Economa: costos/producto):

Promedios simples Promedios ponderados Sistemas de clasificacin (clustering analysis, data mining, etc.) A) Bases de Comparacin Lo que se hace b) Definicin de ratios Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Ninspecciones realizadas/Ninspectores c) Definicin de estndares % de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos N de errores Tiempo promedio de tramitacin 6. Recopilar la informacin necesaria Qu datos y antecedentes me permitirn construir los indicadores? Tipos de informacin: Contable-financiera (relativa a costos de la produccin, ingresos, gastos, activos, etc.) Informacin operacional (niveles de produccin, estadsticas operativas km construidos, alumnos matriculados, contratos firmados, etc.) Informacin sobre resultados o impactos (a veces requieren estudios especiales, como sondeos de opinin, focus grupos, etc. ). Lo que debe hacerse

7.

Validacin del indicador Criterios de validacin: VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS Cmo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestin y los resultados? Pertinencia (debe referirse a los productos/procesos esenciales) Relevancia (respecto a sus objetivos) Homogeneidad (sistema de unidades) Independencia (no condicionado por factores externos) Costo Confiabilidad Simplicidad y comprensividad No redundancia Focalizado en reas controlables Participacin (involucrar a los actores relevantes).

8.

Anlisis de los resultados Por qu se produjeron los resultados? Este permite: Revisar las metas que fueron definidas, estableciendo si stas fueron o no realistas. Priorizar la asignacin de recursos hacia determinados productos o programas.

9.

Justificar la asignacin de mayores recursos. Abandonar o fortalecer programas.

Comunicar e informar Quines tienen que conocer nuestros resultados? Organizacin, Usuarios, Congreso, etc La comunicacin tiene que estar focalizada en los aspectos claves y con mensajes simples, directos y demostrables. El contenido debe ser, en lo posible, educativo. Los informes deben

entregarse con cierta periodicidad. Debe detallar el anlisis de las desviaciones, justificando sus causas, repercusiones y responsabilidades.

Requisitos de los indicadores Deben estar identificados con nombre claro y auto-explicativo. Tener un objetivo claro y que lo cuantifique. Tener un responsable de su medicin / recopilacin (metadatos); Debe especificarse su frecuencia de medicin. Deben especificarse las fuentes consultadas. Lo que se busca con los indicadores de desempeo es ayudar o colaborar con los tipos de evaluacin, a responder interrogantes claves sobre cmo se ha realizado una determinada intervencin, si se han cumplido los objetivos, el nivel de satisfaccin de la poblacin objetivo, etc. En definitiva lo que se busca es ver en que magnitud fue eficiente y eficaz un organismo ejecutor al implementar determinada intervencin buscando cambiar una situacin problemtica inicial. En base a lo anterior expuesto puede afirmar entonces que los indicadores deben estar formados por varios elementos muy importantes:

La calidad y la utilidad del indicador, estarn determinadas por la claridad y relevancia de la meta que tiene asociada. El requisito fundamental para cualquier indicador es bsicamente el establecimiento de los objetivos, metas, parmetros y puntos de referencia, es decir lo que se va a medir. El resultado de medir un indicador establece un valor de comparacin, el cual est relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada para la comparacin puede ser una meta nueva establecida o las cifras o caractersticas que se tomen de la lnea de base. El indicador deber medir solamente los aspectos claves, para lo cual es importantsimo establecer con claridad cual es el outcomes o propsito del proyecto, as como tambin los objetivos ms relevantes perseguidos por cada institucin ejecutora.

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