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SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (UNIDAD DE PLANIFICACIN Y SISTEMAS)

REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS (RE-SABS) DEL SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE)
I. OBJETIVO Implantar en el Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE), las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) aprobadas mediante Decreto Supremo N 29190, de 11 de julio 2007, y su reglamentacin, identificando a las unidades y cargos de los servidores pblicos responsables de la aplicacin y funcionamiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la entidad, as como de los procedimientos inherentes a procesos de contratacin, manejo y disposicin de bienes. MBITO DE APLICACIN El presente reglamento es de aplicacin obligatoria por todo el personal y unidades desconcentradas del SENAPE. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO La Base Legal del presente reglamento es: Constitucin Poltica del Estado. Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales. c) Decreto Supremo N 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. d) Decreto Supremo No 28565 de 22 de Diciembre de 2005 de Organizacin y Funcionamiento del SENAPE. e) Decreto Supremo N 29190, de 11 de julio de 2007, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). f) Resolucin Ministerial N 397, de 27 de agosto de 2007, que aprueba el Reglamento del Subsistema de Bienes y Servicios que comprende la contratacin de Obras, Bienes, Servicios Generales y Servicios de Consultora del Decreto Supremo N 29190. NOMBRE DE LA ENTIDAD Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE) PREVISIN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacin del presente reglamento, stas sern solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en la Base Legal y con preferencia el Decreto Supremo N 29190 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentacin. ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO Los responsables de la elaboracin del presente RE-SABS, son la Unidad Administrativa y la Unidad de Planificacin y Sistemas de la Direccin Administrativa y Financiera. El presente RE-SABS ser aprobado mediante Resolucin Administrativa Expresa emitida por el Director General Ejecutivo del SENAPE. ASPECTOS GENERALES

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SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisin de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dar lugar a responsabilidades por la funcin pblica segn lo dispuesto en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. MXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) La Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad en representacin del Sr. Ministro de Hacienda es el Director General Ejecutivo.

II.

SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES

ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) El PAC ser elaborado por la Unidad Administrativa de la Direccin Administrativa y Financiera. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO RPA) Se designar como RPA al: Director Administrativo y Financiero del SENAPE, para la contratacin de bienes, obras y servicios generales; para los casos de contratacin de consultoras ser designado como RPA, el Director de la Unidad Solicitante. El RPA designado por la MAE, mediante Resolucin Administrativa expresa, es el responsable de las contrataciones de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora, en la modalidad de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo ANPE (hasta Bs500.000.-), sus funciones estn establecidas en el Artculo 14.- del Decreto Supremo N 29190 y su reglamentacin. CONTRATACIONES EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO 1.1 CONTRATACIONES DIRECTAS

Las contrataciones directas hasta Bs5.000.- (CINCO MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas tcnicas, se realizan segn el siguiente procedimiento: Procedimiento.-

1.

La Unidad solicitante deber enviar el requerimiento escrito a la Direccin Administrativa y Financiera, en la misma se debe adjuntar la certificacin presupuestaria, especificaciones tcnicas y precio referencial de los productos solicitados. El Director Administrativo y Financiero, remitir el requerimiento debidamente autorizado a la Unidad Administrativa (Contrataciones) El responsable de Contrataciones, recaba la proforma correspondiente, verifica lo cotizado con lo solicitado. Adjudica la contratacin, suscribiendo la Orden de compra o contrato. Para Bienes de Uso o Consumo, se realiza el ingreso a Activos Fijos y/o Almacenes, quienes registrar el ingreso y emiten la Nota de Ingreso correspondiente. La Unidad Administrativa, remite a la Direccin Administrativa y Financiera, el requerimiento, la certificacin presupuestaria, proforma, orden de compra o contrato, factura y Nota de Ingreso.

2.

3.
4.

5. 6. 7.

La Direccin Administrativa y Financiera instruye el pago a la Unidad Financiera.


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1.2

CONTRATACIN POR COTIZACIONES

Se realizar mediante la solicitud de tres (3) cotizaciones, para contrataciones entre Bs.5001 (CINCO MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) y Bs200.000.- (DOSCIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS). Su procedimiento ser el siguiente: Procedimiento cuando el requerimiento es menor a Bs. 20.000.-

1.

La Unidad solicitante deber enviar el requerimiento escrito a la Direccin Administrativa y Financiera adjuntando la certificacin presupuestaria, especificaciones tcnicas y precio referencial de los productos solicitados. El Director Administrativo y Financiero, remitir el requerimiento debidamente autorizado a la Unidad Administrativa (Contrataciones) El Responsable de Contrataciones elaborar el DBC y publicar en la Mesa de Partes de la Institucin, cumpliendo con los 5 das hbiles de publicacin. El RPA, designar mediante memorando expreso a los miembros de la Comisin de Calificacin que deber ser personal de planta dependiente de la unidad solicitante, con los nmeros correlativos RPA, registrados en un Libro, con un mnimo de dos das hbiles, previos a la apertura de sobres. Cumplido el plazo de presentacin de propuestas, inmediatamente se proceder a la apertura de sobres, siempre que exista como mnimo tres proponentes, donde participaran los miembros de la Comisin de Calificacin y el funcionario responsable de Contrataciones de llevar el proceso, quien es responsable de elaborar el Acta de Apertura de Sobres y hacer firmar con los miembros de la Comisin de Calificacin y proponentes asistentes si hubieran. Si existieran menos de tres propuestas, est se declarara desierta, siguiendo el mismo procedimiento y haciendo constar en Actas e informe de la Comisin, la cantidad de propuestas, publicar en el SICOES la declaratoria desierta, los sobres deben ser devueltos sin abrir a los proponentes, sacando una fotocopia de los sobres como respaldo para el proceso. Excepcionalmente, cuando no sea posible obtener tres cotizaciones o propuestas tcnicas, el RPA podr realizar la contratacin, justificando de forma escrita su decisin ante el Director General Ejecutivo quien deber aprobar dicha decisin.

2. 3. 4.

5.

6. 7.

La Comisin de Calificacin, en el plazo mximo de dos das hbiles despus de la apertura de sobres deber elaborar el Cuadro de Calificacin y el Informe de Recomendacin dirigida al RPA El RPA en un plazo mximo de tres das hbiles deber, dar su visto bueno al Informe de Recomendacin o caso contrario devolver a la Comisin de Calificacin haciendo conocer las observaciones. El RPA notificara mediante la Orden de Compra o Nota, a la empresa adjudicada el resultado del proceso, agradeciendo asimismo a los otros proponentes. Si el RPA da su visto bueno para continuar con la adjudicacin, deber remitir los antecedentes a la Direccin Jurdica con una solicitud de elaboracin de contrato (cuando corresponda). En el caso de adquisicin de bienes, el Director General Ejecutivo, mediante Memorando expreso designar a los miembros de la Comisin de Recepcin para que los mismos verifiquen que lo adquirido sea lo que se requiri en la Orden de compra, elaborado el Acta de Recepcin correspondiente.

8. 9.

10.

11. Elaborado y firmado el contrato, todo el proceso es devuelto a la Unidad Administrativa para que se archive en contrataciones.

12.

La Unidad Administrativa remite a la Direccin Administrativa y Financiera, el requerimiento, la certificacin presupuestaria, las tres cotizaciones, la orden de compra o contrato, Registro Sigma,
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NIT, conformidad firmada por la Unidad solicitante, Factura e ingreso a almacenes o activos fijos para el pago correspondiente. Procedimiento cuando el requerimiento es de Bs. 20.001.- a Bs. 200.000.-

1.

La Unidad solicitante deber enviar el requerimiento escrito a la Direccin Administrativa y Financiera, adjuntando: certificacin presupuestaria, precio referencial, especificaciones tcnicas o trminos de referencia, debidamente firmado por el responsable de la Unidad solicitante. El Director Administrativo y Financiero, remitir el requerimiento debidamente autorizado a la Unidad Administrativa (Contrataciones) El Responsable de Contrataciones, elaborar el DBC, publicando el mismo en el SICOES y la Mesa de Partes de la Institucin, cumpliendo con los 5 das hbiles de publicacin, El RPA, designar mediante memorando expreso a los miembros de la Comisin de Calificacin que deber estar conformado por personal de planta dependiente de la unidad solicitante, con los nmeros correlativos RPA, registrados en un Libro, con un mnimo de dos das hbiles, previos a la apertura de sobres. Cumplido el plazo de presentacin de propuestas, inmediatamente se proceder a la apertura de sobres, siempre que exista como mnimo tres proponentes, donde participaran los miembros de la Comisin de Calificacin y el funcionario responsable de Contrataciones de llevar el proceso, quien es responsable de elaborar el Acta de Apertura de Sobres y hacer firmar con los miembros de la Comisin de Calificacin y proponentes asistentes si hubieran. Si existieran menos de tres propuestas, est se declarara desierta, siguiendo el mismo procedimiento y haciendo constar en Actas e informe de la Comisin, la cantidad de propuestas, publicar en el SICOES la declaratoria desierta, los sobres deben ser devueltos sin abrir. Excepcionalmente, cuando no sea posible obtener tres cotizaciones o propuestas tcnicas, el RPA podr realizar la contratacin, justificando de forma escrita su decisin ante el Director General Ejecutivo quien deber aprobar dicha decisin.

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3. 4.

5.

6.

La Comisin de Calificacin, en el plazo mximo de dos das hbiles despus de la apertura de sobres deber elaborar el Cuadro de Calificacin y el Informe de Recomendacin dirigida al RPA El RPA en un plazo mximo de tres das hbiles deber, dar su visto bueno al Informe de Recomendacin o caso contrario devolver a la Comisin de Calificacin haciendo conocer las observaciones. El RPA notificara mediante la Orden de Compra o Nota, a la empresa adjudicada el resultado del proceso, agradeciendo asimismo a los otros proponentes. Si el RPA da su visto bueno para continuar con la adjudicacin, deber remitir los antecedentes a la Direccin Jurdica con una solicitud de elaboracin de contrato (cuando corresponda). En el caso de adquisicin de bienes, el Director General Ejecutivo, mediante Memorando expreso designar a los miembros de la Comisin de Recepcin para que los mismos verifiquen que lo adquirido sea lo que se requiri en la Orden de compra, elaborado el Acta de Recepcin correspondiente.

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8. 9.

10.

11. Elaborado y firmado el contrato, todo el proceso es devuelto a la Unidad Administrativa para que se archive en contrataciones. 12. La Unidad Administrativa remite a la Direccin Administrativa y Financiera, el requerimiento, la certificacin presupuestaria, las tres cotizaciones, la orden de compra o contrato, Registro Sigma, NIT, conformidad firmada por la Unidad solicitante y la Factura.
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13. Adquisiciones registra en el SICOES los resultados del proceso de contratacin, una vez suscrito el contrato o emitida la Orden de Compra

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1.3

CONTRATACIN POR REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS TCNICAS

Se realizar mediante el requerimiento de tres (3) propuestas tcnicas, para contrataciones entre Bs.200.001 (DOSCIENTOS MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) y Bs500.000.- (QUINIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS). Su procedimiento ser el siguiente: Procedimiento.1. La Unidad solicitante deber enviar el requerimiento a la Direccin Administrativa y Financiera, adjuntando la certificacin presupuestaria, precio referencial y especificaciones tcnicas, debidamente firmado por el responsable de la Unidad solicitante. El Director Administrativo y Financiero, remitir el requerimiento debidamente autorizado a la Unidad Administrativa (Contrataciones) El Responsable de Contrataciones elaborar el DBC y publicar en el SICOES, cumpliendo con los 5 das hbiles de publicacin, al mismo tiempo elaborar los memorandums para la designacin de los miembros de la Comisin de Calificacin, con los nmeros correlativos RPA, registrados en un Libro. Cumplido el plazo de presentacin de propuestas tcnicas, inmediatamente se proceder a la apertura de propuestas, donde participaran los miembros de la Comisin de Calificacin y el funcionario responsable de contrataciones de llevar adelante el proceso, quien es responsable de elaborar el Acta de Apertura de Sobres y hacer firmar con los miembros de la Comisin de Calificacin y proponentes asistentes si hubieran. La Comisin de Calificacin en el plazo mximo de dos das hbiles despus de la apertura de sobres deber elaborar el Cuadro de Calificacin y el Informe de Recomendacin dirigida al RPA. El RPA en un plazo de tres das hbiles deber, dar su visto bueno al Informe de Recomendacin o caso contrario devolver a la Comisin de Calificacin haciendo conocer las observaciones. Si el RPA da su visto bueno para continuar con la adjudicacin, deber remitir los antecedentes a la Direccin Jurdica con una solicitud de elaboracin de contrato (cuando corresponda). Se notifica al adjudicado para la suscripcin del contrato o entrega de lo ofertado. Elaborado y firmado el contrato, todo el proceso es devuelto a la Unidad Administrativa para que se archive en contrataciones.

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3.

4.

5. 6.

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8. 9.

RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN EN LICITACIONES PBLICAS (RPC) Se designar como RPC al: Director Administrativo y Financiero del SENAPE. El RPC, designado por la MAE mediante Resolucin Administrativa Expresa, es el responsable de las contrataciones de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultora, bajo la modalidad de Licitacin Pblica, sus funciones estn establecidas en el Artculo 13.- del Decreto Supremo N 29190 y su reglamentacin. CONTRATACIONES EN LA MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA La Licitacin Pblica aplica cuando el monto de contratacin es mayor a Bs500.000 (QUINIENTOS MIL 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente: Procedimiento.-

1.

El RPC ser designado por el Director General Ejecutivo (MAE), mediante Resolucin Administrativa expresa, como responsable de las contrataciones de bienes, obras y servicios generales, para cada proceso de contratacin, bajo la modalidad de Licitacin Pblica cuando el monto es igual o mayor a Bs. 500.001, pudiendo realizar la contratacin por las siguientes modalidades:
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Convocatoria Pblica Nacional, de Bs. 500.001 hasta Bs. 40.000.000 Convocatoria Pblica Internacional de Bs. 40.000.000 adelante.

2.

La Unidad solicitante deber enviar el requerimiento escrito a la Direccin Administrativa y Financiera, adjuntando la certificacin presupuestaria, precio referencial y las especificaciones tcnicas o trminos de referencia de los bienes requeridos, debidamente firmado por el Director de la Unidad solicitante. El RPC que podr ser el Director Administrativo y Financiero, remitir el requerimiento debidamente autorizado a la Unidad Administrativa (Contrataciones) El responsable de Contrataciones, elaborar el DBC y publicar en el SICOES y un Peridico de Circulacin Nacional, cumpliendo con los 15 das (en los mismos se incluye reunin de aclaracin), para Licitacin Pblica Nacional y 20 das (incluye reunin de aclaracin), para Licitacin Pblica Internacional. El Responsable de Contrataciones, elabora los memorandums para los miembros de la Comisin de Calificacin, con los nmeros correlativos de RPC, registrados en un Libro. Si fuera necesario establecer plazos para otras actividades que comprende el proceso de contratacin, debern ser establecidos por el RPC para cada proceso de contratacin, en un cronograma que formara parte del DBC. Cumplido el plazo de presentacin, inmediatamente se proceder a la apertura de sobres, as exista un solo proponte, por los miembros de la Comisin de Calificacin y el funcionario Responsable de Contrataciones, quien elaborar el Acta de Apertura de Sobres. El proceso de contratacin se podr declarar desierto si no existe ninguna propuesta o el monto de las propuestas excede el monto referencial.

3. 4.

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7.

8. 9.

La Comisin de Calificacin, revisar la documentacin y las propuestas recibidas y elaborar un informe de recomendacin para el RPC. El RPC en un plazo de tres das hbiles deber, dar su visto bueno al Informe de Recomendacin o caso contrario devolver a la Comisin de Calificacin haciendo conocer las observaciones. Si el RPC da su visto bueno para continuar con la adjudicacin, se remite los antecedentes a la Direccin Jurdica con una solicitud de elaboracin de contrato.

10.

11. Se suscribe el contrato y la empresa procede a la entrega de lo requerido de acuerdo a lo establecido en el contrato suscrito. 12. El Director General Ejecutivo (MAE), designar mediante memorando expreso a la comisin de recepcin.

13.

Cumplido con lo establecido en el contrato y adjuntando toda la documentacin, todo el proceso es devuelto a la Unidad Administrativa para solicitar el pago correspondiente y proceder al archivo.

CONTRATACIN POR EXCEPCIN Los Responsables de la Contratacin por Excepcin son: Director General Ejecutivo y Director Administrativo y Financiero. Las Contrataciones por Excepcin sern realizadas de acuerdo con el siguiente procedimiento: Procedimiento.-

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1.

La Unidad solicitante remitir al Director General Ejecutivo (MAE), la solicitud de contratacin por la modalidad de excepcin, adjuntando Informe tcnico, Certificacin Presupuestaria, Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia y Precio Referencial. Para realizar el proceso de contratacin por esta modalidad, el requerimiento deber basarse en lo establecido en el Art. 53 del D.S. 29190

2. 3.

El Director General Ejecutivo (MAE), revisar los antecedentes y solicitar informe de la Direccin Jurdica. El Director General Ejecutivo autorizar el inicio del proceso de contratacin con una Resolucin Administrativa expresa y remitir todos los antecedentes a la Direccin Administrativa y Financiera para realizar el proceso solicitado. En funcin del tipo de bien solicitado se podr solicitar ofertas a diferentes proveedores o en el caso de ser de distribucin exclusiva se invitar directamente al proveedor. Realizada la adjudicacin se proceder a la firma del contrato (si corresponde) para posteriormente decepcionar lo solicitado. La MAE, podr designar si corresponde una Comisin de Recepcin, quienes verificarn que lo entregado sea lo requerido. Una concluida la recepcin, todos los antecedentes sern remitidos a la Unidad Administrativa, para solicitar el pago correspondiente y realizar el archivo de la documentacin.

4. 5.

6.
7.

CONTRATACIONES POR EMERGENCIA Las Contrataciones por Emergencia sern realizadas de acuerdo con el siguiente procedimiento: Procedimiento.-

1.

La Unidad solicitante remitir al Director General Ejecutivo (MAE), la solicitud de contratacin por la modalidad de excepcin, adjuntando Informe tcnico, Informe Legal, Certificacin Presupuestaria, Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia y Precio Referencial. El Director General Ejecutivo (MAE), revisar los antecedentes y autorizar el inicio del proceso mediante Resolucin Administrativa expresa. El Director General Ejecutivo remitir todos los antecedentes a la Direccin Administrativa y Financiera para realizar el proceso solicitado. En funcin del tipo de bien solicitado se podr solicitar ofertas a diferentes proveedores o en el caso de ser de distribucin exclusiva se invitar directamente al proveedor. Realizada la adjudicacin se proceder a la firma del contrato (si corresponde) para posteriormente decepcionar lo solicitado. La MAE, podr designar si corresponde una Comisin de Recepcin, quienes verificarn que lo entregado sea lo requerido. Una concluida la recepcin, todos los antecedentes sern remitidos a la Unidad Administrativa, para solicitar el pago correspondiente y realizar el archivo de la documentacin.

2. 3. 4. 5.

6.
7.

CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS, SEGN EL ARTCULO 65.- DEL DECRETO SUPREMO N 29190 El responsable de estas contrataciones es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 10 y 12 del presente reglamento. El procedimiento de las contrataciones directas de acuerdo al artculo 65.- del D.S. 29190 es el siguiente:
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Procedimiento.-

1.

La Unidad Administrativa de forma anual y previo informe tcnico solicitar al RPC o RPA, autorizacin para realizar la contratacin directa de bienes y servicios de acuerdo a lo establecido en el Art. 65 del D.S. N 29190. El RPC o RPA, remitir al Director General Ejecutivo (MAE), la solicitud de contratacin directa adjuntando Informe tcnico, Certificacin Presupuestaria, Especificaciones Tcnicas o Trminos de Referencia y Precio Referencial. El Director General Ejecutivo autorizar la contratacin directa de bienes y servicios con Resolucin Administrativa expresa y remitir todos los antecedentes a la Direccin Administrativa y Financiera para realizar el proceso solicitado. La Direccin Administrativa y Financiera revisara antecedentes e instruir a la Unidad Administrativa realizar la contratacin directa de los bienes y/o servios requeridos, realizando el contrato correspondiente cando corresponda.

2.

3.

4.

UNIDAD ADMINISTRATIVA El rea Administrativa del SENAPE es la Direccin Administrativa y Financiera, cuyo superior jerrquico es el Director Administrativo y Financiero. El Director Administrativo y Financiero velar por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artculo 18.- del Decreto Supremo N 29190. UNIDADES SOLICITANTES En el SENAPE las Unidades Solicitantes son: a) b) c) d) e) f) g) h) Direccin General Ejecutiva Asesora General Direccin Administrativa y Financiera Direccin Jurdica Direccin de Registro y Promocin Direccin de Disposicin de Bienes y Recuperacin del Activo Exigible Direccin de Liquidacin de Entes Gestores de la Seguridad Social Unidad de Auditoria Interna

Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes, canalizarn sus requerimientos a travs de las mismas. Las Unidades Solicitantes cumplirn estrictamente con las funciones establecidas en el Artculo 17.del Decreto Supremo N 29190. COMISIN DE CALIFICACIN 1.4 COMISIN DE CALIFICACIN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIN MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO (ANPE) EN LA

La Comisin de Calificacin para la modalidad ANPE, ser designada por el RPA, dentro los tres das previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas tcnicas, mediante Memorando Expreso. Alternativamente, cuando se solicite cotizaciones, segn el objeto de la contratacin, el RPA designar un Responsable de Evaluacin, dentro los tres das previos a la presentacin de cotizaciones mediante Memorando Expreso. Este responsable asumir las funciones de la Comisin de Calificacin. La Comisin de Calificacin deber conformarse con funcionarios de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. La Comisin de Calificacin o Responsable de Evaluacin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 15.- del Decreto Supremo N 29190 y su reglamentacin.
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1.5

COMISIN DE CALIFICACIN PARA LICITACIN PBLICA

Ser designada por el RPC dentro de los 5 das previos al acto de apertura de propuestas mediante Memorando Expreso y estar integrada por funcionarios de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante. La Comisin de Calificacin cumplir las funciones establecidas en el Artculo 15.- del Decreto Supremo N 29190 y su reglamentacin. COMISIN DE RECEPCIN Ser designada por la MAE o por el responsable delegado por sta, mediante Memorando Expreso. La Comisin de Recepcin deber conformarse con funcionarios de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, slo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por sta, designar un Responsable de Recepcin, que asumir las funciones de la Comisin de Recepcin mediante Memorando Expreso. La Comisin de Recepcin y el Responsable de Recepcin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 16.- del Decreto Supremo N 29190 y su reglamentacin.

III. SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES


COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de Activos Fijos Muebles. c) Administracin de Activos Fijos Inmuebles. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES El responsable principal, ante la MAE, por el Manejo de Bienes es el Director Administrativo y Financiero. ADMINISTRACIN DE ALMACENES El SENAPE cuenta con un Almacn Central y Sub almacenes en la Oficinas Distritales u otras donde sea requerido. Los Almacenes estn a cargo Responsable de Almacenes y en el caso de las Oficinas Distritales por la persona designada por el Responsable Distrital. Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes:

a)

Realizar la recepcin de bienes cuando la misma fue realizada por la modalidad de: Contratacin Directa, Contratacin por Cotizaciones, Contratacin por Requerimiento de Propuestas (o Cotizaciones) y Contratacin por Licitacin Pblica, que requieran el ingreso al almacn realizando para esto el respectivo proceso de Ingreso en almacenes. Realizar la identificacin, codificacin, clasificacin, catalogacin, almacenamiento y asignacin de espacios para los bienes, as como el control a travs de los registros de Almacenes (Kardex: Ingreso, Salida y otros).
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b)

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c) d) e)

Mantener permanentemente actualizados y debidamente documentados los registros de recepcin, ingreso, almacenamiento o kardex y salida de los bienes de consumo. Cumplir con las medidas de higiene y seguridad industrial de acuerdo a lo establecido en el Artculo 101 de las NB-SABS. Realizar la gestin de existencias, para la provisin adecuada de bienes a travs de la emisin de informes mensuales y a requerimiento, sobre los niveles de stock (aprovisionamiento) de bienes de consumo al Director Administrativo y Financiero a travs del Jefe de la Unidad Administrativa. Preparar en coordinacin con el Responsable de Compras y el Jefe de la Unidad Administrativa el Plan Anual de Contrataciones de bienes de consumo para todo la entidad.

f)

ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles est a cargo de la Unidad Administrativa de la Direccin Administrativa y Financiera cuyo responsable es el Responsable de Activos Fijos. Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son:

a)

En coordinacin con la Direccin Administrativa y Financiera, la Direccin Jurdica del SENAPE y el Jefe de la Unidad Administrativa, el Responsable de Activos Fijos debe verificar la documentacin legal y solicitar la inscripcin en las instancias correspondientes los bienes que son de propiedad del Ministerio de Hacienda y estn a cargo del SENAPE. Notificar a la instancia correspondiente cuando existan problemas en la documentacin que acredita el derecho propietario. Proponer controles administrativos desde el ingreso del bien al SENAPE, hasta su baja o devolucin, consistentes en:

b)

c)

d)

Realizar inventarios y recuentos peridicos, planificados o sorpresivos. Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias. Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda. Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de los bienes. Elaborar reportes relacionados con el manejo de bienes, utilizando registros e informes que permitan: Verificar rpidamente la disponibilidad de los bienes. Evaluar el curso y costo histricos de los bienes. Conocer su identificacin, clasificacin, codificacin y ubicacin. Conocer las condiciones de conservacin, deterioro, remodelaciones, etc., as como las de tecnologa y obsolescencia en que se encuentran los bienes.

e)

Solicitar la inclusin en el Programa de Operaciones Anual, las actividades y tareas del subsistema de manejo de bienes relativas al mantenimiento y salvaguarda de bienes, velando de esta forma por el buen uso y estado de los Activos asignados. Administrar el Sistema Activos Fijos (SAF) vigente. Verificar y emitir el acta de recepcin y conformidad con copia al proveedor, previo cotejamiento de la documentacin pertinente y verificacin de la cantidad y de los atributos tcnicos, fsicos, funcionales o de volumen de los bienes adquiridos.
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f) g)

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h) i) j) k) l)

Codificar y realizar el registro fsico de los activos fijos muebles e inmuebles recibidos. Una vez recepcionados los bienes muebles e inmuebles, el Responsable de activos fijos realizar la asignacin de los mismos a los diferentes servidores pblicos de la entidad. Mantener permanentemente actualizado y debidamente documentado el registro de asignacin de bienes de uso e instalaciones a los funcionarios de la entidad. Emitir informes peridicos actualizados y a requerimiento sobre los activos fijos de la entidad. Proponer polticas para el control y salvaguarda de los activos de la entidad.

IV. SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE BIENES


TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposicin de bienes son los siguientes:

a)

Disposicin Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento Prstamo de Uso o Comodato Disposicin Definitiva, con las modalidades de: 1. 2. Enajenacin Permuta

2. b)

RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIN DE BIENES El responsable principal, ante el Ministro de Hacienda por la Disposicin de Bienes en el SENAPE es el Director General Ejecutivo como Autoridad delegado por este, mediante instrumento legal expreso. Las funciones que cumple el responsable de la Disposicin de Bienes son las siguientes: a) Autorizar la participacin de funcionarios del SENAPE en el proceso de Disposicin de Bienes b) Autorizar la contratacin de consultores o empresas privadas para que participen en las diferentes etapas de los procesos de disposicin de bienes.

c)

Revisar la documentacin, analizar y si corresponde aprobar el informe y la recomendacin sobre la disposicin de bienes emitidas por el Responsable de Activos Fijos, el Jefe de la Unidad Administrativa y el Director Administrativo y Financiero.

d) Elaborar en base a los antecedentes el proyecto de disposicin legal expresa que aprueba el proceso de disposicin de los bienes. e) Una vez autorizado iniciar el proceso de disposicin de acuerdo a la modalidad establecida. f) Verificar el cumplimiento de la normativa en el proceso de disposicin. BAJA DE BIENES La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artculo 198.- del Decreto Supremo N 29190 de las Normas Bsicas de los Subsistemas de Manejo y Disposicin de Bienes, son los siguientes:

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27.1. ACTIVIDADES PREVIAS AL PROCESO DE DISPOSICIN DE BIENES El Director General Ejecutivo, instruir de manera escrita al Director Administrativo y Financiero previ al proceso de disposicin de bienes, la realizacin de las siguientes actividades e informes: a) Identificacin de los Bienes a ser dispuestos.-

El Jefe de la Unidad Administrativa, previo al inicio del proceso de disposicin de bienes deber realizar las siguientes tareas: 1. 2. 3. 4. Identificar los bienes a ser dispuestos, verificando la informacin sobre los mismos, contenida en los registros que llevan en activos fijos y contabilidad. Realizar el anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, tomando en cuenta la situacin legal y condicin actual de los bienes. Determinar la modalidad de disposicin a utilizarse de todos y cada uno de los bienes. Determinar el precio base de los bienes a disponer en funcin al artculo 156 de las Normas Bsicas. Elaborar el Informe Tcnico y Recomendacin.

5.

Los bienes identificados para ser dispuestos, que sean producto de donaciones de otras entidades o instituciones, debern seguir el procedimiento establecido en el presente Reglamento Especifico. En el caso de donaciones u otros antes de iniciar el proceso se debe verificar si el Convenio no dispone otra modalidad de disposicin. b) Para la identificacin de bienes a disponer se considerar la existencia de:

1.
2.

Bienes en desuso, que permitir identificar aquellos bienes en funcionamiento, que ya no son usados en la entidad. Bienes que no estn siendo usados, por ser inservibles. Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja, que permitir establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines del SENAPE.

3.

c) Evitar la fragmentacin y dispersin de esfuerzos: Para evitar fragmentar la atencin y los esfuerzos orientados a la disposicin de los bienes, se conformarn en lotes. 27.2. Factibilidad Legal y Conveniencia Administrativa.a) El anlisis de factibilidad legal deber contener como mnimo: 1. 2. 3. 4. 5. Identificacin y ubicacin del bien. Condicin actual. Antecedentes de su adquisicin. Documentos que acrediten la propiedad del o los bienes sujetos a registro. Gravmenes y obligaciones financieras pendientes.

b) Anlisis de Conveniencia Administrativa: El anlisis de conveniencia administrativa proceder una vez realizado el anlisis de factibilidad legal, el mismo que deber considerar:
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1. 2. 3. 4.

La no utilizacin del bien. Las condiciones actuales de los mismos. Las posibilidades de utilizacin del bien en un corto, mediano o largo plazo. Vida til, que identifica a los bienes que hayan cumplido el perodo de vida til estimado y su sustitucin sea recomendable.

27.3. Determinacin de la Modalidad de disposicin Realizados los anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, se proceder a determinar la modalidad de disposicin de los bienes, en funcin de las modalidades establecidas para el efecto. 27.4. Precio Base de los Bienes a Disponer La determinacin del precio base de los bienes a disponer, estar en funcin de las caractersticas del bien, estado actual, ubicacin, valor actualizado en libros, precios vigentes en el mercado, etc. En caso de no contar con personal que pueda determinar el precio base de los bienes a disponer se podr contratar los servicios de un consultor externo, el cual determinara el precio base para el proceso de disposicin. El precio base o avalo ser incorporado en el momento de la publicacin, al inicio del proceso de disposicin definitiva. 27.5. Informe y Recomendacin de disposicin El informe y recomendacin de disposicin ser elaborado por el Director Administrativo Financiero, Jefe de la Unidad Financiera y Responsable de Activos Fijos; el informe deber contener como mnimo: a) b) c) d) e) 28. Relacin y tipo de bienes. Anlisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa. Recomendacin de la modalidad a utilizarse. Precio base de los bienes a disponer. Documentacin de respaldo de los bienes a ser dispuestos.

Proceso de Disposicin Temporal de Bienes mediante la Modalidad de Arrendamiento Se conceder el uso y goce temporal de los bienes muebles de uso del Ministerio de Hacienda asignados al SENAPE, bajo la modalidad de arrendamiento, cuando se prevea que el bien no ser utilizado en un periodo de tiempo determinado a cambio de una contraprestacin econmica, con la obligacin de restituirlos en el mismo estado. El arrendamiento podr aplicarse nicamente a los bienes de uso de propiedad del Ministerio de Hacienda asignados al SENAPE, no debiendo arrendarse inmuebles para ser utilizados como vivienda. El Director Administrativo y Financiero en coordinacin con el Jefe de la Unidad Administrativa elaborar un informe tcnico incluyendo las condiciones de Arrendamiento y presentar al Director General Ejecutivo, para su aprobacin mediante Resolucin Administrativa expresa. El Director Administrativo y Financiero con la arrendamiento de los bienes. Resolucin Administrativa podr efectuar el

El procedimiento para la disposicin temporal de bienes por la modalidad de arrendamiento, deber cumplir las siguientes etapas: a) Condiciones de arrendamiento
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Antes de publicar la convocatoria, la entidad establecer las condiciones de arrendamiento, en las que determinar como mnimo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Objeto.

Obligaciones. Plazo. Garantas. Precio base. Condiciones de pago. Reajuste de alquileres. Estado actual del bien. Condiciones de conservacin y salvaguarda.

10. Causales de resolucin. Publicada la convocatoria, una copia de las condiciones de arrendamiento ser entregada a todos los interesados en arrendar el o los bienes. b) Convocatoria 1. La convocatoria debe contener como mnimo la siguiente informacin: i. ii. iii. Descripcin del bien a arrendar. Direccin, fecha y horario donde puedan verse los bienes. Direccin, fecha y horario donde se pueden recabar las condiciones de arrendamiento. Monto y plazo de garanta de seriedad de propuesta, determinada por el SENAPE. Fecha, hora y lugar de presentacin de propuestas y apertura de las mismas.

iv.
v. 2.

Para el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, el SENAPE publicar, en un peridico de circulacin nacional por lo menos una vez, con una anticipacin de por lo menos diez (10) das hbiles antes de la fecha de cierre de presentacin de propuestas.

c) Presentacin de Propuestas Los interesados en arrendar bienes debern presentar sus propuestas en sobre cerrado, hasta la fecha y hora indicadas en la convocatoria, conteniendo: Personas naturales o jurdicas privadas: i) Identificacin del proponente.

ii) Fotocopia de carnet de identidad o fotocopia del registro de matrcula vigente otorgada por el SENAREC, si corresponde. iii) Garanta de seriedad de propuesta.
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iv) Identificacin del bien o bienes que desea arrendar. v) Propuesta econmica. Entidades pblicas: i) ii) iii) iv) Identificacin de la entidad. Certificacin presupuestaria que comprenda la partida presupuestaria y existencia de fondos. Identificacin del bien o bienes que desea arrendar. Propuesta econmica.

d) Apertura y Adjudicacin de Propuestas 1. El Director Administrativo y Financiero y un asesor legal designado por la Direccin Jurdica, realizarn la apertura de propuestas en acto pblico, en la fecha y hora sealadas en la convocatoria, con el nmero de ofertas que se presenten. 2. Al tratarse de un contrato de adhesin, el bien ser dado en arrendamiento a la mejor propuesta econmica, siempre que sea mayor o por lo menos igual al precio base fijado por el SENAPE. Si se presenta coincidencia entre dos o ms interesados cuya oferta sea igual o mayor al precio base, se proceder a la puja abierta, adjudicndose al mejor postor. Si uno de estos oferentes fuese una entidad pblica, su propuesta ser aceptada con prioridad a otros proponentes. 3. Si las propuestas presentadas no alcanzan al precio base, se revisar el mismo, procediendo a realizar una nueva convocatoria.

4. En todos los casos se levantar un acta de la sesin, la misma que ser suscrita por los interesados, proporcionndoles una copia al finalizar el acto pblico. e) Suscripcin de Contrato y entrega del bien 1. El arrendamiento se perfeccionar con la firma del contrato por el Director General Ejecutivo en representacin del SENAPE o la Autoridad Delegada y el arrendatario. 2. El contrato de arrendamiento considerar las condiciones descritas en punto a) del presente artculo, previa presentacin de fotocopia legalizada del carnet de identidad o del registro de matrcula vigente otorgada por el SENAREC. 3. La entrega de los bienes se realizar mediante acta que certifique su descripcin fsica, cantidad, estado y valor, la misma que ser firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y el Encargado de Activos Fijos del SENAPE y el arrendatario. f) Recibo de alquiler El SENAPE deber extender recibo de alquiler del Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), establecidos para el efecto. g) Declaracin desierta de la convocatoria En caso de declararse desierta la convocatoria porque ninguna de las propuestas alcance el precio base, se proceder en 7 das calendario siguientes a realizar una segunda convocatoria. h) Inhabilitacin de propuestas No se considerarn propuestas de personas naturales o jurdicas privadas que no hayan presentado la garanta de seriedad de propuesta y/u omitan cualquiera de los requisitos solicitados en el Pliego de Condiciones.
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i) Cumplimiento de contrato El seguimiento al cumplimiento del contrato, as como los registros correspondientes sern realizados por la Unidad Administrativa a travs del Responsable de Activos Fijos, quien velar por la devolucin del bien en las condiciones estipuladas en el mismo. 29. Proceso para la disposicin temporal de bienes mediante la modalidad de prstamo de uso o Comodato. El prstamo de uso proceder excepcionalmente, cuando exista requerimiento justificado de otra entidad pblica y se establezca que el Ministerio de Hacienda como propietaria del bien y el SENAPE como depositario:

No tendr necesidad de hacer uso del bien por un periodo determinado de tiempo. Evite gastos innecesarios de almacenamiento, mantenimiento, custodia o salvaguarda. El SENAPE podr utilizar la modalidad de prstamo de uso o comodato, para bienes muebles de uso institucional del Ministerio de Hacienda asignados al SENAPE, nicamente cuando se trate de otra entidad pblica. El proceso se iniciar con la solicitud presentada por la entidad pblica interesada al Director General Ejecutivo, quien, en caso de aprobar dicha solicitud, tramitar la Resolucin Administrativa expresa autorizando el prstamo o comodato. Procedimiento para la disposicin temporal de bienes mediante la modalidad de prstamo de uso o comodato: a) Condiciones El prstamo de uso tiene las siguientes condiciones: 1. 2. El prstamo de uso se efectuar por tiempo definido, que no podr ser mayor a un ao. La entidad pblica prestataria o beneficiaria asumir la responsabilidad por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservacin y devolucin del bien. En caso de evidenciarse dao en el bien dado en prstamo, la entidad beneficiaria deber resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas condiciones en que le fuera entregado. La entidad pblica que se beneficie de un bien bajo la modalidad de Prstamo de Uso, est prohibida de conceder a un tercero el uso de ese bien. En todos los casos se deber firmar un contrato de Prstamo de Uso.

3.
4. 5.

b) Contrato 1. El SENAPE a travs de la Direccin Jurdica elaborar el contrato conforme a la naturaleza del o los bienes, debiendo bsicamente insertar las siguientes clusulas contractuales: i. ii. iii. iv. v. vi. Partes y objeto. Obligaciones de las partes. Gastos. Uso, mejoras, mantenimiento, deterioros y custodia. Seguros y/o indemnizacin por daos y perjuicios en caso de robo, prdida, etc. Plazo de devolucin del bien.
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vii.

Causales de resolucin del contrato.

2. El prstamo de uso se perfeccionar con la firma del contrato por la Mximas Autoridades Ejecutivas de la institucin beneficiaria y el Director General Ejecutivo del SENAPE. c) Entrega del bien La entrega deber ser realizada mediante acta que certifique la descripcin fsica de los bienes, la cantidad y estado. Este documento deber ser firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad beneficiaria y el Director General Ejecutivo del SENAPE. d) Cumplimiento del Contrato El seguimiento al cumplimiento del contrato, as como los registros correspondientes debern ser realizados por la Direccin Administrativa y Financiera a travs de su Unidad Administrativa y del Responsable de Activos Fijos, quienes velaran por la devolucin del bien en las condiciones estipuladas en el mismo. CAPTULO III DISPOSICIN DEFINITIVA DE BIENES 30. Proceso para la disposicin definitiva de bienes mediante la modalidad de enajenacin La enajenacin proceder cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de las funciones del SENAPE y no est previsto su uso en el futuro 30.1. Enajenacin a Ttulo Gratuito Proceder cuando los bienes no sean utilizados por el SENAPE y su venta no es factible, se deber proceder a la enajenacin a ttulo gratuito, previa autorizacin expresa del Ministerio de Hacienda. Las entidades pblicas debern solicitar al Ministro de Hacienda, quien mediante Resolucin Ministerial expresa autorizar al Director General Ejecutivo del SENAPE la transferencia gratuita o donacin; segn corresponda, nicamente de los bienes muebles de uso institucional. La donacin se podr realizar entre entidades pblicas o asociaciones privadas sin fines de lucro que estn legalmente constituidas en el pas, siempre que brinden servicios de bienestar social, salud y educacin. Modalidades y Procedimiento para enajenacin a ttulo gratuito: a) Transferencia gratuita entre entidades La transferencia a ttulo gratuito podr darse solamente entre el Ministerio de Hacienda a travs del SENAPE y otras entidades pblicas, consistiendo en el traspaso del derecho propietario de bienes, de una entidad a otra. b) Donacin La donacin es la cesin sin cargo del derecho propietario de un bien de uso institucional, que podr realizar el Ministerio de Hacienda a travs del SENAPE a instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro que estn legalmente constituidas en el pas, siempre que brinden servicios de bienestar social, salud y educacin. La donacin de bienes inmuebles del Ministerio de Hacienda a travs del SENAPE y otras entidades pblicas, solo podr efectuarse mediante una Ley expresa aprobada para el efecto por el Poder Legislativo. c) Contrato

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1.La transferencia gratuita o donacin, entre el SENAPE y otras entidades, se perfeccionar con la firma del contrato entre el Director General Ejecutivo del SENAPE, previa autorizacin expresa del Sr. Ministro de Hacienda y la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad beneficiaria. 2.El contrato de donacin establecer una clusula mediante la cual el bien ser restituido al donante, si la entidad beneficiaria de la donacin no la utiliza en los fines previstos, o cuando se disolviera. d) Entrega del bien La entrega deber realizarse mediante acta que certifique la relacin fsica de los bienes y la cantidad. Este documento deber ser firmado por el Director Administrativo y Financiero, Jefe de la Unidad Administrativa, Responsable de Activos Fijos y el beneficiario. 30.2. Enajenacin a Ttulo Oneroso Proceder cuando se determina que el bien es innecesario para la entidad y es posible recuperar total o parcialmente la inversin efectuada. La transferencia onerosa proceder tambin cuando el interesado en los bienes sea otra entidad del sector pblico. El Director General Ejecutivo del SENAPE mediante Resolucin Administrativa expresa, previa autorizacin del Ministerio de Hacienda autorizar la enajenacin a ttulo oneroso del bien; a travs del Director Administrativo y Financiero, quien realizar el proceso, definiendo: la modalidad de remate (puja abierta o concurso de propuestas) y el monto de la garanta de seriedad de propuesta. El Director Administrativo y Financiero instruir al Jefe de la Unidad Administrativa la preparacin y publicacin de la convocatoria. a) Remate 1.Remate es la venta de bienes a terceros en acto pblico, previa publicacin de la convocatoria y a favor de la mejor oferta. 2. El remate se realizar a travs de:

Puja Abierta. Es el acto mediante el cual el interesado ofrece, puja y se compromete pblicamente a pagar el precio que ha ofrecido por el bien. Concurso de propuestas. Es el acto mediante el cual el interesado presenta en sobre cerrado su propuesta para adjudicarse el bien. b) Convocatoria 1.Decidida la forma del remate, la Direccin Administrativa y Financiera a travs de la Unidad Administrativa, elaborar una convocatoria que debe contener la siguiente informacin: i. ii. Identificacin de la entidad. Forma del remate.

iii. Descripcin y precio base de los bienes a ser rematados. iv. Direccin y horario en el que se puede ver el o los bienes. v. Monto del depsito de seriedad de propuesta.

vi. Direccin y horario de consultas. vii. Fecha y hora lmite de presentacin de propuestas.

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2.

El SENAPE realizar por lo menos una publicacin para la convocatoria en la Gaceta Oficial de Convocatorias o un peridico de circulacin nacional con una anticipacin no inferior a 10 (diez) das hbiles de la fecha fijada para el acto de remate.

c) Precio base del bien a rematar 1.El precio base del bien a rematar deber ser determinado por el responsable el Jefe de la Unidad Administrativa considerando lo establecido en la Resolucin de Disposicin. En caso de que no se pueda determinar el precio base del bien a rematar se podr contratar los servicios de un consultor especializado de acuerdo a lo establecido en el Subsistema de Contrataciones. 2.Cuando el primer remate de un bien, ha sido declarado desierto y se podr realizar una segunda convocatoria, fijando para el efecto un nuevo precio base. El precio base podr considerar una rebaja mxima de hasta el 15 por ciento (15%), previa autorizacin expresa del Director General Ejecutivo del SENAPE.

3.Si

en el segundo remate no se presentan proponentes que oferten por lo menos el nuevo precio base, el Director General Ejecutivo del SENAPE, podr decidir enajenar los bienes mediante transferencia gratuita entre entidades pblicas, proceder al tercer remate mediante concurso de propuestas sin precio base y al mejor postor, siempre que sea econmicamente conveniente para la entidad, guardando el siguiente orden de preferencia cuando exista coincidencia de ofertas: i. Entidades y organismos del sector pblico. ii. Asociaciones sin fines de lucro, que brinden servicios de bienestar social, salud y educacin. iii. Asociaciones o cooperativas de trabajadores legalmente constituidas. iv. Personas naturales y jurdicas privadas.

4. Declarado desierto el primer remate, el Director Administrativo y Financiero sealar nuevo da y hora para el segundo o tercer remate, si es el caso, en un plazo mximo de quince (15) das hbiles respectivamente. Las nuevas convocatorias se publicarn en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en un peridico de circulacin nacional por una sola vez, con cinco (5) das hbiles de anticipacin a la fecha fijada para el remate. d) Depsito de seriedad de propuesta 1.Los interesados en participar en un remate, necesariamente efectuarn un depsito de seriedad de propuesta, hasta dos horas antes de la hora y fecha establecidas para el remate, el mismo que ser fijado por el Director Administrativo y Financiero, pudiendo ser como mximo diez por ciento (10%) del precio base. Las entidades pblicas quedaran exentas del depsito de seriedad de propuesta. 2. El depsito de seriedad de propuesta ser devuelto a los proponentes no adjudicados, dentro los cinco (5) das hbiles siguientes a la adjudicacin del bien. 3. Para el proponente adjudicado, el depsito de seriedad de propuesta se tomar como adelanto de pago. e) Adjudicacin del bien rematado Un participante, se adjudicar un bien rematado cuando su propuesta haya sido la ms alta o si fuera igual al precio base, cuando no existan ms interesados. Tendr preferencia en la adjudicacin la entidad pblica dispuesta a pagar el precio base. f) Acta de remate
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Concluido el remate, el Notario de Fe Pblica suscribir el acta respectiva dando fe de los resultados, con la nmina de los participantes y adjudicatarios si corresponde. g) Certificacin de la adjudicacin y forma de pago 1.El Director Administrativo y Financiero entregar al adjudicado, un certificado de su derecho de adjudicacin instruyendo la cancelacin total del bien en cinco (5) das hbiles a partir de la entrega de este documento. 2.Si el adjudicatario no cumple con el pago en el plazo establecido, perder el derecho de adjudicacin, ejecutndose su depsito de seriedad de propuesta a favor del SENAPE. En caso de incumplimiento con el pago por parte del adjudicatario, el SENAPE, podr invitar al segundo proponente que hubiera ofertado por lo menos el precio base determinado, a ratificar su oferta para proceder a su adjudicacin. Si existiese negativa del segundo proponente, se declarar desierto el remate. h) Contrato de transferencia 1.Cancelado el monto total del bien se formalizar el contrato de transferencia, firmando el mismo el Director General Ejecutivo y el adjudicatario. 2.El SENAPE en representacin del Ministerio de Hacienda, entregar a la firma del contrato la totalidad de la documentacin de respaldo del bien. 3. El SENAPE, nicamente ofrecer garantas de eviccin.

i) Entrega del bien La entrega ser realizada mediante acta que certifique la relacin fsica de los bienes, la cantidad y valor. Este documento ser firmado por el Director Administrativo y Financiero, Jefe de la Unidad Administrativa, Responsable de Activos Fijos y el adjudicatario. j) Declaracin de remate desierto Un remate ser declarado desierto cuando: 1. No hubiese por lo menos un interesado en el bien subastado. 2. Las ofertas no alcancen al menos el precio base, salvo en la venta sin precio base. 30.3. Disposicin definitiva de bienes mediante la modalidad de permuta La permuta es una modalidad de disposicin, mediante la cual dos entidades pblicas se transfieren recprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo inters. El SENAPE, podr permutar bienes muebles de uso institucional de su propiedad, nicamente con otra entidad pblica. Esta prohibida la permuta de bienes con particulares. Proceso para la disposicin de bienes mediante la modalidad de permuta a) Condiciones En la permuta de bienes deber buscarse la proporcionalidad en el valor de los bienes a ser permutados. Si esta no fuese posible, podr aceptarse la cancelacin en efectivo de la diferencia del valor permutado. Los gastos de la permuta estarn a cargo de los contratantes por partes iguales.
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b) Procedimiento El SENAPE, podr publicar una convocatoria en la Gaceta Oficial de Convocatorias o invitar directamente a entidades pblicas a presentar manifestaciones de inters, detallando la relacin de bienes a permutar que ofrece y demanda, e indicando el horario de consultas. Una vez recibidas las manifestaciones de inters, el Director Administrativo y Financiero y el Jefe de la Unidad Administrativa evaluarn las ofertas, elaborando un informe de recomendacin al Director General Ejecutivo recomendando la oferta ms conveniente. El Director General Ejecutivo aprobar el informe mediante Resolucin Administrativa expresa, previa autorizacin del Sr. Ministro de Hacienda. c) Contrato 1.El Director General Ejecutivo del SENAPE y las entidades que contrato en el cual se estipule bsicamente: i. Partes y objeto. permuten bienes, firmarn un

ii. Obligaciones de las partes. iii. Especificaciones de los bienes a permutar. iv. Forma y condiciones de entrega. v.Gastos. 2.El contrato ser firmado por la Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad beneficiaria y el Director General Ejecutivo. d) Entrega de bienes Los bienes permutados se entregarn mediante acta que certifique la relacin fsica, la cantidad, estado y valor, la misma que deber ser firmada por los responsables de cada entidad. 30.4. Baja de bienes La baja de bienes, consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad El SENAPE dar de baja los bienes de uso y consumo institucional de su propiedad, en funcin a las siguientes causales: a) Disposicin definitiva de bienes El Director Administrativo y Financiero instruir al Jefe de la Unidad Administrativa, que en una plazo no mayor a 10 das hbiles despus de haber concluido el proceso de disposicin definitiva de bienes, envi un ejemplar de toda la documentacin al Jefe de la Unidad Financiera, quien deber realizar la baja contable correspondiente; asimismo se debe actualizar los registros de informacin fsica de los activos fijos. b) Hurto, robo o prdida fortuita 1.El responsable de la custodia o uso del bien informar en el acto o a la brevedad posible del hecho, al Director Administrativo y Financiero de forma escrita, detallando lo acontecido. 2.El Director Administrativo remite la documentacin recibida al Jefe de la Unidad Administrativa, para que verifique los hechos y emita el informe correspondiente. 3.El Jefe de la Unidad Administrativa, conocido el hecho y con autorizacin del Director Administrativo y Financiero, presentar denuncia ante los organismos pblicos pertinentes e iniciar un proceso de investigacin interna, complementaria o coadyuvante al realizado por el organismo pblico
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pertinente; en tanto se realizar el cargo contable al responsable de la custodia o uso del bien hasta conocer el informe sobre indicios de responsabilidad o liberacin de la misma. 4.Al concluir la investigacin se levantar el acta correspondiente, que ser el documento justificativo para la baja del bien de los registros. 5. Si existen los suficientes indicios de responsabilidad, el Jefe de la Unidad Administrativa informar de los mismos al Director Administrativo y Financiero, para que inicie las acciones legales y procesos correspondientes, para la recuperacin del bien o su equivalente en moneda nacional de acuerdo al valor de mercado. i. En caso de reponer el bien extraviado con otro, este deber tener mnimo las mismas caractersticas tcnicas del bien extraviado o superiores, lo cual ser certificado por el Departamento Tcnico correspondiente. En caso de no existir indicios de responsabilidad, el Director Administrativo y Financiero autorizar el inicio del proceso de baja del bien, que la ejecutarn el Contador y el Responsable de Activos Fijos, liberando al responsable de la custodia del bien, del cargo contable realizado.

ii.

c) Mermas, descomposiciones, vencimientos, alteraciones o deterioros 1.El Responsable de Almacenes y/o Activos Fijos, una vez constatada la causal, informar al Jefe de la Unidad Administrativa en forma escrita y detallada. 2.El Jefe de la Unidad Administrativa, realizar una inspeccin y la verificacin de lo sealado en el informe recibido, estableciendo responsabilidades si corresponde. 3.Se pondr el informe a consideracin del Director Administrativo y Financiera, quien deber constatar la veracidad del informe e instruir al Jefe de la Unidad Financiera y al Jefe de la Unidad Administrativa, realizar los ajustes contables y de los registros fsicos, emitiendo la nota de cargo correspondiente al servidor pblico responsable, si corresponde. Cuando ocurran vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros de alimentos, medicamentos, reactivos de laboratorio u otros que no puedan ser reutilizados el Director Administrativo y Financiero instruir y verificar la destruccin y/o incineracin de los mismos, elaborando las actas correspondientes. d) Desmantelamiento total o parcial de edificaciones 1.El Jefe de la Unidad Administrativa, realizar la evaluacin de la edificacin a desmantelarse e informar y sugerir al Director Administrativo y Financiero aquellas partes e instalaciones de los inmuebles que se retirarn y el uso especfico que se les dar. 2.El Director Administrativo y Financiero, autorizar formalmente la ejecucin de sugeridas por el Jefe de la Unidad Administrativa. las acciones

3.El Director Administrativo y Financiero, instruir al Responsable de Activos Fijos, la verificacin de bienes obtenidos de los inmuebles desmantelados. Realizada la misma se informar al Jefe de la Unidad Administrativa y al Jefe de Unidad Financiera para que se ajusten los registros tanto contables como fsicos del bien desmantelado. e) Inutilizacin, siniestro u obsolescencia 1.El servidor pblico responsable del bien de uso, con la autorizacin de su inmediato superior, informar sobre la inutilizacin, siniestro o obsolescencia de (l) (los) bien (es) a su cargo y solicitar la baja respectiva al Director Administrativo y Financiero. El Director Administrativo y Financiero solicitar un informe al Jefe de la Unidad Administrativa. b) El Jefe de la Unidad Administrativa, deber verificar la inutilizacin u obsolescencia de el o los bienes e informara al Director Administrativo y Financiero, quien autorizar, si corresponde el

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retiro del bien del lugar original y su remisin a un depsito de activos fijos de la entidad para su posterior baja. c)Segn corresponda tcnica y financieramente, se dispondr del bien, donndolo, rematndolo como chatarra o simplemente considerarlo como desperdicio (basura) y desecharlo como tal. d) En caso de desecharlo como basura, se levantar un acta que firmar el Jefe de la Unidad Administrativa y el Responsable de Activos Fijos. La baja por las causales descritas anteriormente, deber considerar la posibilidad de recuperacin de las partes, accesorios y componentes que sean tiles para la entidad y/o que signifique un retorno econmico.

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