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CÓMO CREAR INFORMES DE GRUPO Y MATERIAS Y GESTIONARLOS CON GOOGLE DOCS

Ramón Castro Pérez

CÓMO GENERAR INFORMES DE
TUTORÍA-EVALUACIÓN-PTI'S Y
GESTIONARLOS CON GOOGLE
DOCS
Este tutorial se publica con la intención de que sea útil aunque
sin ninguna garantía. El contenido de este tutorial está bajo
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posibles obras derivadas, la distribución de las cuales se debe
hacer con una licencia igual a la que regula la obra original.

Ramón Castro Pérez
Febrero de 2009
Este tutorial consta de dos partes:

1. Crearemos la hoja de cálculo que, posteriormente, nos permitirá la
entrada de datos. En concreto, una para cada curso.
2. Subiremos la hoja a nuestra cuenta de Google Docs y la
compartiremos con el equipo docente para que se proceda a su
cumplimentación
CÓMO CREAR INFORMES DE GRUPO Y MATERIAS Y GESTIONARLOS CON GOOGLE DOCS
Ramón Castro Pérez

PARTE PRIMERA
Descargaremos de aquí el fichero “Lista.xls” que no es otra cosa que un libro de Excel
con unas Macros o automatismos que nos ayudarán a generar el cuerpo del informe. Una
vez descargado, lo abrimos en el ordenador. Tendremos lo siguiente:

Este libro de Excel consta de una sola hoja. En ella apreciamos una sola columna donde
cada celda contiene el nombre de un alumno o alumna. Evidentemente, sustituiremos la
columna “A” por nuestra lista de clase. Esto es algo sencillo pues tanto docentes como
equipos directivos suelen tener en una hoja de cálculo los nombres y apellidos del
alumnado por grupos. Si no es así, siempre se podrá importar desde Delphos.

Una vez tengamos la lista del alumnado del grupo en cuestión, vamos a proceder a
generar el documento. Para ello necesitamos ejecutar una Macro que viene grabada en el
archivo. Si usamos la suite ofimática MS Office 2007, advertiremos que en la parte
superior de la pantalla, existe una advertencia de seguridad deshabilitando las macros.
Como queremos ejecutarla, pulsaremos sobre “Opciones” (flecha verde en la imagen).
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Una vez pulsado, habilitaremos las Macros tal y como muestra la figura siguiente:

Pulsamos “Aceptar” y continuamos.

El paso siguiente consiste en generar una hoja de cálculo con el nombre de cada
alumno o alumna de forma automática. La macro captará cada nombre de la lista y
generará una nueva hoja (pestaña) en el archivo. Para ello, nos situaremos sobre el botón
“Generar Hojas” y haremos “clic” sobre él, tal y como muestra la figura siguiente:
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Al pulsar sobre el botón, el resultado será el siguiente:

Se ha creado, de manera automática, una hoja de cálculo específica con el nombre de
cada alumno o alumna (los que había en la lista) y todo en cuestión de segundos.
El siguiente paso consiste en eliminar la primera hoja (donde está la lista) y “Guardar
como” este archivo con otro nombre (por ejemplo ESO3B) con el fin de no alterar la
plantilla “Lista.xls” y que nos sirva para el siguiente grupo. Lo vemos en imágenes:

Eliminamos la primera hoja:
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Guardamos “como” (muy importante “Guardar Como” para no cambiar la plantilla
“Lista.xls”):

Ponemos un nombre (por ejemplo, si estamos con el grupo ESO3B) y guardamos:

Una vez guardado, ya estaremos trabajando sobre el archivo ESO3B.xls por lo que
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seguimos con el tutorial.

Hasta el momento, tenemos un libro con tantas hojas de cálculo como alumnos y
alumnas tiene el grupo. Ahora vamos a terminar de realizar el documento, el cual podría
tener la siguiente estructura (que iremos escribiendo en la primera hoja):

Tenemos, de momento, un informe para el alumno/a 1 (en el ejemplo Alu1) que podrán
cumplimentar todos los docentes que imparten clase a este grupo. Únicamente nos resta
que este informe aparezca en el resto de hojas (que esté disponible para todos los
alumnos y alumnas). Para lograr esto, podemos copiar y pegar el contenido pero lo
haremos con una macro. El procedimiento es el siguiente:

1.- Hacemos “clic” en “Vistas” (flecha verde superior)
2.- Hacemos “clic” en “Macros” → “Ver Macros” (flecha verde superior derecha)
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3.- En el cuadro de diálogo emergente seleccionamos la macro “copiaMacro” y pulsamos
el botón “Ejecutar”. La macro comienza a trabajar.

4.- Al terminar dará un error (tengo el Visual tan oxidado que no recuerdo casi nada así
que hasta que Andújar no depure el código …) aunque el trabajo está hecho. Pulsamos
“Finalizar” y ya tenemos el documento listo para abordar la segunda parte de este
tutorial: subirlo a Google Docs y compartirlo.
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El resultado:
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PARTE SEGUNDA
Una vez generado el archivo, siguiendo los pasos anteriores, vamos a proceder a subirlo
a nuestra cuenta de Google Docs (se supone que tenemos una; si no es así, la creamos).

Una vez accedemos a Google Docs, subiremos el archivo (ESO3B.xls). Para ello
pulsamos sobre la opción “Subir”:

Seleccionamos el archivo y pulsamos “Subir archivo”:
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Una vez subido, lo abrimos y procedemos a compartirlo con el resto de docentes. Para
ello, pulsamos sobre “Compartir” y seleccionamos la opción “Invitar a usuarios”:

Se abre un cuadro de diálogo donde tendremos que elegir a qué usuarios les enviamos
un correo electrónico con un enlace al documento para que puedan insertar sus
comentarios en cada ficha de alumno o alumna. Como se aprecia en la figura siguiente,
cumplimentamos el Asunto, el Mensaje e invitamos a los docentes. Normalmente,
tendremos en nuestra cuenta de Gmail una lista de direcciones email del equipo docente
así que pinchamos “Elegir de los contactos”:
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En mi cuenta de Gmail tengo una libreta de contactos denominada “Docentes ESO3B”, la
seleeciono y añado todos los contactos (opción “Todos” y “Finalizar”)

Al pulsar “Finalizar” volveremos a la pantalla anterior, donde insertamos el Mensaje,
comprobamos que los destinatarios son correctos y, por último, definimos los permisos.
En cuanto a esto, hay dos posibilidades:

a) los docentes deberán tener cuenta en Google Docs (independientemente del email que
posean) y deberán acceder a ella para editar la hoja de cálculo. Esta opción viene por
defecto y es la más apropiada.

b) los docentes pueden editar la hoja de cálculo sin necesidad de disponer de cuenta en
Google Docs (la más sencilla pero con menor seguridad)
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Sea cual sea la elegida pulsamos “Enviar” y los docentes recibirán un mail con el acceso
al documento.

Veamos, desde el caso de un docente, qué es lo que recibe:

a) Se recibe un mail con un enlace y una explicación (mensaje):

b) Al pulsar este enlace, el docente visualizará la hoja de cálculo y tendrá a su disposición
un enlace para comenzar a editar el documento (“accede aquí”):
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c) Una vez pulsado el enlace, tendrá en pantalla la hoja de cálculo lista para
cumplimentar. En la figura siguiente se muestra al docente de LCL cumplimentando la
ficha de un alumno o alumna del grupo ESO3B.

Esto es todo. Google Docs permite compartir con varios usuarios hojas de cálculo
generando, como en este caso, informes completos de evaluación, pti's o de tutoría para
un grupo completo en muy poco tiempo ya que los usuarios pueden acceder de manera
simultánea y sencilla.

Saludos

Fuente donde encontré gran parte del código macro

Más info: ramoncastroperez@gmail.com