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Manual de Formao

2013

MANUAL DE EXCEL 2007

ORIENTAES METODOLGICAS DE ORIENTAO ................................................................................ 4 OBJETIVO GERAL.................................................................................................................................... 4 REFERNCIAS A ENDEREOS RELATIVOS E ABSOLUTOS ......................................................................... 5 REFERENCIAS A OUTRAS FOLHAS E FICHEIROS ....................................................................................... 8 FUNES DE PROCURA E REFERNCIA ................................................................................................. 10 PROCV (VLOOKUP) ........................................................................................................................... 10 PROCH (HLOOKUP) ........................................................................................................................... 12 FUNES LGICAS ............................................................................................................................... 13 SE (IF) ............................................................................................................................................... 13 E (AND) ............................................................................................................................................ 14 OU (OR) ............................................................................................................................................ 15 FUNES DE MATEMTICA ................................................................................................................. 17 SOMA.SE (SUMIF) ............................................................................................................................. 17 FUNES DE ESTATSTICA .................................................................................................................... 19 CONTAR.SE....................................................................................................................................... 19 CONTAR.VAZIO................................................................................................................................. 19 FUNES FINANCEIRAS ....................................................................................................................... 20 PGTO (PMT) ..................................................................................................................................... 20 FUNES DE DATA E HORA.................................................................................................................. 22 AGORA (NOW).................................................................................................................................. 22 DIAS360 (DAYS360) .......................................................................................................................... 22 HOJE (TODAY)................................................................................................................................... 22 DIATRABALHO (NETWORKDAYS) ....................................................................................................... 22 FORMATAO, PROTEO DE DADOS E FORMULRIOS...................................................................... 23 FORMATAO CONDICIONAL .............................................................................................................. 23 FORMATAO RPIDA ............................................................................................................................ 24 FORMATAO AVANADA ....................................................................................................................... 24 LISTAS PENDENTES............................................................................................................................... 26 PROTEO DE FOLHAS E LIVROS .......................................................................................................... 28 FORMULRIOS..................................................................................................................................... 30 CRIAR UM FORMULRIO DE DADOS ............................................................................................................ 31 TABELAS DINMICAS ........................................................................................................................... 32 IMPORTAO DE DADOS EXTERNOS............................................................................................................ 32 CRIAR UM RELATRIO DE TABELA DINMICA OU GRFICO DINMICO .................................................................. 32 UTILIZAR DADOS EXTERNOS ..................................................................................................................... 33 GRFICOS DINMICOS ............................................................................................................................ 34 CRIAR UM RELATRIO DE GRFICO DINMICO A PARTIR DE UM RELATRIO DE TABELA DINMICA EXISTENTE ................. 35 MACROS E EDIO VBA ....................................................................................................................... 35

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O QUE UMA MACRO ........................................................................................................................... 35 GRAVAR E EXECUTAR UMA MACRO..................................................................................................... 36 O EDITOR DE VISUAL BASIC.................................................................................................................. 38 BIBLIOGRAFIA: ..................................................................................................................................... 39

Orientaes Metodolgicas de Orientao

Este Manual foi elaborado com o objetivo de apoiar as aes de formao presenciais asseguradas pelo Departamento de Desenvolvimento e Formao. Visa facultar aos participantes das referidas aes um documento facilitador da aprendizagem nas ferramentas abordadas pelo mesmo. Ficar ao critrio do formador a forma como introduzir esta documentao nas sesses de formao.

Objetivo Geral
Atravs desta formao os formandos tero acesso a diversas explicaes sobre folhas de clculo e o aplicativo Excel, dotando-os dos conhecimentos para um bom desempenho profissional. Ser-lhes-o facultadas informaes sobre como trabalhar com diferentes livros simultaneamente, proteger informao, aplicar funes complexas, gerir informao atravs de tabelas dinmicas, bem como uma breve introduo elaborao de macros para automatizao de tarefas.

MANUAL DE EXCEL 2007 Referncias a endereos relativos e absolutos

A utilizao de endereos nas frmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alterao nos valores que influenciam a frmula, o resultado apresentado seja automaticamente atualizado.

Dizemos ento que a frmula possui endereos relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereos alteram-se, adaptando-se s novas coordenadas e fazendo com que o utilizador no tenha de digitar vrias frmulas idnticas.

Nem sempre possvel utilizar a cpia das frmulas e a sua consequente adaptao a novas coordenadas, de forma directa. Na figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P.)

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Se tentar copiar esta frmula para a linha seguinte ir verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do clculo. Isto porque a adaptao feita frmula copiada para a clula E6 deu origem frmula =D6*(1-E3), quando na realidade deveria ser =D6*(1-E2).

Pretende-se, ento, que exista uma adaptao s novas linhas, mas a multiplicao seja sempre feita pela clula E2. Deve-se, para isso, indic-la como um endereo absoluto, pelo que a frmula correcta ser: =D5*(1-\$E\$2).

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O endereo absoluto difere do relativo, devido aos smbolos \$. A colocao destes smbolos pode ser feita atravs da simples digitao ou pressionando a tecla F4.

MANUAL DE EXCEL 2007 Referencias a outras folhas e ficheiros

Nas imagens seguintes temos duas folhas, na 1 folha (Preo Unit) temos os preos por Kg da fruta, na 2 folha (Preo Quant) necessitamos efectuar os calculos de acordo com o preo por Kg que nos indicado na 1 folha.

Iremos estabelecer uma referencia ou ligaao entre as duas folhas que nos permita calcular os Kg da fruta pelo preo unitario. De salientar que este procedimento igual sendo
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aplicado entre folhas do mesmo livro ou entre livros de ficheiros do Excel diferentes desde que estes ultimos se encontrem na mesma localizaao fisica. Tambem possivel executar em ficheiros com localizaoes diferentes, exemplo, entre 2 computadores distantes, desde que essa ligaao no seja quebrada, seja pela alteraao do nome do ficheiro ou pela alteraao da sua localizaao. Voltando ao exemplo apresentado, posicionando o rato na celula D3 da folha Preo Quant iremos executar a seguinte ligaao: (Sinal de igual) ='Preo Unit'!D3*'Preo Quant'!B3 Ou seja, iremos indicar que pretendemos multiplicar o valor por Kg das Maas que de 0,35 pelos 9 Kg que constam na clula B9 da folha Preo Quant .

MANUAL DE EXCEL 2007 Funes de procura e referncia

PROCV (VLOOKUP)
Localiza um valor especfico na primeira coluna da esquerda numa matriz (tabela). Por outras palavras, esta funo permite a extraco de um valor de uma tabela com base num valor de pesquisa. Sintaxe da Funo

PROCV(valor_proc; matriz_tabela; nm_ndice_coluna;procurar_intervalo)

Valor_proc Valor a ser procurado na primeira coluna da tabela (matriz_tabela). Pode ser um nmero, uma referncia ou um texto.

Matriz_tabela Tabela onde os dados so pesquisados. Os valores da primeira coluna da tabela (coluna onde feita a pesquisa do Valor_proc) devem estar ordenados por ordem ascendente.

Nm_ndice_coluna o nmero da coluna de onde o valor correspondente (ao da coluna de pesquisa, onde actua o parmetro Valor_proc) extrado.

Localizar_intervalo um valor lgico que indica se a pesquisa deve ser exacta ou por aproximao. Ou seja, se o parmetro for omitido a funo localiza um valor aproximado. Caso o parmetro seja falso (valor 0) a funo localiza o valor exacto.

Exemplo de utilizao da funo PROCV.

Esta funo permite pesquisar o contedo de uma determinada clula, na 1 coluna de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, numa outra coluna indicada, da mesma tabela.

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No exemplo pretendemos introduzir um cdigo nas clulas A9, A10 e A11 e obter automticamente a respectiva descrio e o correspondente preo unitrio.

Para tal iremos utilizar a funo Procv nas clulas B9:C11. No exemplo podemos ver a funo aplicada em B9 que seria copiada para B10 e B11.

NOTA: Ao utilizarmos a funo Procv necessitamos de ter em ateno os seguintes factores: 1. A pesquisa feita sempre na 1 coluna da tabela. 2. A 1 coluna da tabela, onde feita a pesquisa, deve estar ordenada por ordem crescente. 3. Ao seleccionarmos a tabela no devemos abranger a linha de cabealho, se esta existir. Aqui na janela da funo podemos ver a frmula que estaria na clula C9 e posteriormente copiada para C10 e C11.

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Vemos que esta funo tem 4 partes: 1. Indicar a clula onde ser introduzido o valor a pesquisar (Valor_proc). 2. Indicar a rea da tabela onde ser efectuada a pesquisa (Matriz_tabela). 3. Indicar o n da coluna onde est o resultado que pretendemos visualizar (Num_ndice_coluna). 4. (Procurar_intervalo) Este ltimo opcional e serve para indicar um Valor Lgico: 1 ou Verdadeiro, faz com que no caso de o valor introduzido na clula especificada em Valor_proc no existir seja colocado outro semelhante. 0 ou Falso s ser pesquisado um valor existente de facto na 1 coluna da tabela, caso contrrio surgir a indicao #N/D (Not Detected).

PROCH (HLOOKUP)
Esta funo basicamente idntica a Procv apenas a pesquisa, do contedo de uma determinada clula, realizada na 1 linha de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, numa outra linha indicada, da mesma tabela.

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MANUAL DE EXCEL 2007 Funes lgicas

SE (IF)
Com base numa ou mais condies, devolve um valor se o teste condio for Verdadeiro ou outro se o teste for Falso. Sintaxe da Funo SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso)

Teste_lgico Condio ou condies que se pretendem testar. Pode ser um valor ou uma expresso. Quando existe a necessidade de combinar vrias condies recorre-se s funes lgicas E(AND) e OU(OR).

Exemplo de utilizao da funo SE.

Na coluna Resultado pretendemos obter uma informao referente ao aproveitamento do aluno. Para tal iremos verificar se a nota em B2 superior ou igual a 10 e se tal se verificar surgir o texto Aprovado, caso contrrio surgir o texto Reprovado.

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NOTA: Poderamos verificar se a nota era negativa, nesse caso a funo ficaria da seguinte forma: SE(B2<10;Reprovado;Aprovado)

E (AND)
As seguintes frases sero VERDADE ou MENTIRA? Tenho dois olhos E duas orelhas E nasci no planeta Terra. ou tem dois olhos E cinco orelhas E nasceu no planeta Terra. Resumindo: a funo E() para ser Verdadeira precisa que todas as opes sejam verdadeiras. E a funo ser assim: E(2+2=4;3+3=6) Portanto: verdade que 2+2=4 E tambm verdade que 3+3=6? Logo: E(10<100;5*5=25) E(10+90=100;5*5=25;4+4=8;10+1=175,4) A primeira verdade e a segunda falsa. Na prtica usamos o E() acoplado ao SE()
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Na frase: tem dois olhos E duas orelhas E nasceu no planeta Terra? Vamos transformar isto no SE() combinado com E() SE(E( tem dois olhos;duas orelhas; nasceu no planeta Terra) ganha 100; seno ganha 0,00) (O Excel l da seguinte forma: SE verdade que tem dois olhos E tambm verdade que tem duas orelhas E tambm verdade que nasceu no planeta Terra ganha 100; seno for verdade ganha 0,00) Portanto: SE(E(10+90=100;5*5=25;2+2=4);100;0) - Resposta: 100 SE(E(10+90=100;5*5=80;2+2=4);100;0) - Resposta: 0

OU (OR)

Da mesma forma utilizando a funo OU OU sabe ler, OU est a estudar, OU respira. OU respira, OU s fala chines, OU nasceu na Lua. Resumindo: na funo OU() basta que uma condio seja preenchida. Outra com OU() OU(=Marciano; >120 anos; =terrorista)

Juntando o SE( ) com o OU() Na folha abaixo observe a funo: =SE(OU(A1>5;B1>5);"Certo";"Errado") escrita na barra de frmulas. Vamos ler: SE(OU(A1>5 ou B1>5); escreva Certo;seno escreva "Errado") Observe a figura a seguir e os resultados. Como j vimos, na funo OU se apenas um dos valores, ou todos, forem Verdadeiros a funo ser Verdadeira e retornar o primeiro valor.

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Numa Escola queremos atravs do Excel colocar ao lado das notas as expresses Aprovado - Em recuperao - Reprovado At aqui vimos a funo SE com apenas duas possibilidades. Ento, como fazer com trs? Iremos colocar uma Funo SE() dentro de outra Funo SE() Ficar assim: = SE(Nota>=5; "Aprovado";SE(Nota>=4;"Recuperao";"Reprovado")) Explicando melhor: Se a Nota for maior ou igual a 5 a resposta ser "Aprovado" se no for Camos na segunda funo SE (em azul) que tambm tem duas possibilidades - Recuperao ou Reprovado.

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Ficar assim:

Funes de Matemtica
SOMA.SE (SUMIF)
Soma um intervalo de clulas mediante uma condio estabelecida. Sintaxe da Funo SOMA.SE(intervalo; critrios; intervalo_soma)

intervalo Intervalo de clulas para a validao do critrio. Este intervalo deve ter um comprimento de clulas igual ao intervalo_soma.

critrios Condio ou condies que iro limitar a soma. A condio ser verficada no intervalo (primeiro argumento desta funo).

Exemplo de utilizao da funo Soma.Se

Pretendemos saber quanto foi pago a cada vendedor em comisses. Para tal, iremos efectuar uma soma de todas as comisses por vendedor

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De acordo com o exemplo, vemos que a funo Soma.Se composta por 3 partes; rea onde iremos pesquisar (Intervalo) o nome do vendedor que nos interessa (Critrios) e a rea que contm os valores a somar (Intervalo_soma).

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Funes de Estatstica
CONTAR.SE

Possui uma folha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E deseja saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo:

CONTAR.VAZIO

Conta as clulas que esto vazias. Exemplo: gostaria de saber quantos alunos esto sem mdia.

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MANUAL DE EXCEL 2007 Funes financeiras

PGTO (PMT)
Calcula o valor da prestao para um dado capital com base numa determinada taxa de juro e por um perodo especfico. Sintaxe da Funo PGTO(taxa; nper; va; vf; tipo)

Taxa Taxa de juro. Se a prestao a calcular for mensal, ento a taxa de juro deve ser mensal.

Nper Nmero de perodos. Podem ser anos, meses, trimestres ou outra periodicidade.

Va Valor actual. Valor do capital inicial. Vf Valor futuro ou o saldo em dinheiro que deseja obter aps o ultimo pagamento ter sido efectuado, 0 (zero), se omisso. Tipo valor logico; pagamento no inicio do perodo =1; pagamento no final do perodo = 0 ou omisso.

Exemplo de utilizao da funo Pgto: Pretendemos saber quanto ficaremos a pagar, mensalmente, se adquirirmos uma habitao de 54.000 Euros, ficando em dvida 46.500 Euros a serem pagos em 30 anos a uma taxa anual de 9%.

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Ao aplicar a funo, conforme est na clula B7, deveremos introduzir os seguintes dados.

Taxa = B4/12, onde B4 representa a taxa de juro anual, mas como pretendemos calcular a prestao mensal, essa taxa ter que ser mensal. Nper = B5*12, onde B5 representa os anos, obtendo assim o n total de pagamentos. Va = -B6, representa o valor em dvida (o sinal de opcional, depende apenas da utilizao que pretendemos dar ao aplicarmos a funo Pgto. Vf = Saldo que pretende obter aps ltimo pagamento (0 se omisso). Tipo = Valor lgico: 1 pagamento no incio do perodo 0 ou omisso, pagamento no final do perodo.

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Funes de data e hora

AGORA (NOW)
Devolve a data actual, ou seja, a data do sistema indicando a data e a hora do dia. Sintaxe da Funo AGORA()

DIAS360 (DAYS360)
Devolve o nmero de dias entre duas datas com base num ano de 360 dias (doze meses de 30 dias). Para calcular a diferena entre duas datas baseadas num ano de 365 dias, basta uma simples subtraco entre as mesmas. Sintaxe da Funo DIAS360(data_inicial; data_final; mtodo)

HOJE (TODAY)
Devolve a data actual. Sintaxe da Funo HOJE()

DIATRABALHO (NETWORKDAYS)
Devolve o nmero de dias teis compreendido entre duas datas. Sintaxe da Funo DIASTRABALHO(data_inicial; data_final; feriados) Data_inicial Data de incio. Data_final Data de fim. Feriados Datas dos feriados compreendidos no intervalo de datas especificado.

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Formatao, proteo de dados e Formulrios

Formatao condicional
A formatao condicional ajuda a responder a questes especficas sobre dados. Pode aplicar a formatao condicional a um intervalo de clulas, a uma tabela do Excel ou a um relatrio de Tabela Dinmica. H diferenas importantes que devem ser entendidas ao usar formatao condicional num relatrio de Tabela Dinmica.

Os benefcios da formatao condicional ao analisar dados, ajuda a questes como:

Onde esto as excees num resumo de lucros nos ltimos cinco anos? Quais so as tendncias numa pesquisa de opinio de marketing ao longo dos ltimos dois anos? Quem vendeu mais do que 50.000 este ms? Qual a distribuio etria dos empregados? Quais so os alunos com melhor e pior desempenho na classe?

A formatao condicional ajuda a responder essas questes tornando mais fcil destacar clulas ou intervalos de clulas, enfatizar valores no-usuais e visualizar dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de cones. Um formato condicional altera a aparncia de um intervalo de clulas com base numa condio (ou critrio). Se a condio for verdadeira, o intervalo de clulas ser formatado com base nessa condio; se a condio for falsa, o intervalo de clulas no ser formatado com base nessa condio. Observao Quando criar um formato condicional, poder fazer referncia a outras clulas na mesma folha, mas no poder fazer referncia a clulas em outras folhas na mesma livro, ou utilizar referncias externas a outra livro. Escalas de cores so Menus visuais que ajudam a entender a distribuio e a variao de dados. Uma escala de duas cores ajuda a comparar um intervalo de clulas usando uma gradao de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, numa escala de cores verde e vermelha, pode especificar que clulas de valores mais altos tenham uma cor mais verde e clulas de valores mais baixos tenham uma cor mais vermelha. Problema: no vejo a minha formatao condicional para nenhuma clula no intervalo. Se uma ou mais clulas do intervalo, contiver uma frmula que retorna erro, a formatao condicional no ser aplicada ao intervalo inteiro. Para garantir que a formatao condicional seja aplicada ao intervalo inteiro, use uma funo ou SEERRO para retornar um valor diferente de erro.
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Formatao rpida
1. Selecione uma ou mais clulas num intervalo, uma tabela ou um relatrio de Tabela Dinmica. 2. Na Menu Pgina Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatao Condicional e, em seguida, clique em Escalas de Cor.

3. Selecione uma escala de duas cores. Dica Passe o rato sobre os cones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de duas cores. A cor da parte superior representa valores maiores; e a da parte inferior, valores menores. Dica possvel alterar o mtodo de escopo de campos na rea Valores de um relatrio de Tabela Dinmica usando o boto de opo Aplicar regra de formatao a.

1. Selecione uma ou mais clulas num intervalo, uma tabela ou um relatrio de Tabela Dinmica. 2. Na Menu Pgina Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatao Condicional e, em seguida, clique em Gerir Regras. A caixa de dilogo Gestor de Regras de Formatao Condicional ser exibida. 3. Siga um destes procedimentos: Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de dilogo Nova Regra de Formatao ser exibida.

Para alterar um formato condicional, siga este procedimento: 1. Verifique se a folha, a tabela ou o relatrio de Tabela Dinmica apropriado est selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatao para. 2. Como opo, altere o intervalo de clulas clicando em Recolher Caixa de Dilogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de dilogo, selecionando o novo intervalo de clulas na folha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Dilogo . 3. Selecione a regra e, em seguida, clique em Editar regra.

A caixa de dilogo Editar Regra de Formatao ser exibida.

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4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na rea Valores de um relatrio de Tabela Dinmica por: Seleo, clique em Apenas estas clulas. Campo de correspondncia, clique em Todas as clulas de <campo de valor> com os mesmos campos. Campo de valor, clique em Todas as clulas de <campo de valor>. 5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as clulas com base nos valores. 6. Em Edite a Descrio da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Bicolor. 7. Selecione um Tipo Mnimo e Mximo. Siga um destes procedimentos: Formatar valor mais alto e valor mais baixo Selecione Valor Mais Baixo e Valor Mais Alto. Neste caso , no digita um Valor para Mnimo e Mximo.

Formatar um valor numrico, de data ou hora Selecione Nmero e digite um Valor Mnimo e Mximo. Formatar uma percentagem Selecione Percentagem e digite um Valor para Mnimo e Mximo.

Os valores vlidos esto entre 0 (zero) e 100. No digite o sinal de percentagem. Use uma percentagem quando desejar visualizar todos os valores proporcionalmente porque a distribuio de valores proporcional.

Selecione Percentil e digite um Valor para Mnimo e

Os percentuais vlidos esto entre 0 (zero) e 100. no pode usar um percentual se o intervalo de clulas contiver mais de 8.191 pontos de dados. Use um percentual quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 percentuais ) numa proporo de cores e valores baixos (como os 20 percentuais) em outra proporo de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualizao de seus dados.

Formatar um resultado de frmula Selecione Frmula e digite um Valor Mnimo e Mximo.

A frmula deve retornar um nmero, uma data ou uma hora. Inicie a frmula com um sinal de igual (=). Frmulas invlidas resultam em nenhuma formatao aplicada. Convm testar a frmula na folha para assegurar que ela no retorne um valor de erro. Valores Mnimo e Mximo so os valores mnimo e mximo do intervalo de clulas. Verifique se o valor Mnimo menor do que o valor Mximo.
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pode escolher um Tipo diferente para Mnimo e Mximo. Por exemplo, possvel escolher um Nmero para Mnimo e um Percentual para Mximo. 8. Para escolher uma escala de cores para Mnimo e Mximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor. Se desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A escala de cores que selecionar ser exibida na caixa Visualizao.

Listas pendentes
Listas pendentes so criadas a partir de um intervalo de clulas. Para simplificar a introduo de dados ou limitar as entradas a itens especficos que defina, pode criar uma lista pendente de entradas vlidas que compilada noutra localizao do livro. Quando se cria uma lista pendente para uma clula, aparece uma seta nessa clula. Para introduzir informaes nessa clula, clique na seta e clique na entrada pretendida.

Para criar uma lista pendente a partir de um intervalo de clulas, utilize o comando Validao de Dados no grupo Ferramentas de Dados do separador Dados. Para criar uma lista de entradas vlidas para a lista pendente, introduza as entradas numa coluna ou linha, sem clulas em branco. Por exemplo:
A 1 2 3 4 Vendas Finanas Investigao e Desenvolvimento MIS

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NOTA possvel que pretenda ordenar os dados pela ordem em que pretende que apaream na lista pendente. Se pretender utilizar outra folha de clculo, escreva a lista nessa folha de clculo e, em seguida, defina um nome para a lista. Para definir um nome: Seleccione a clula, o intervalo de clulas ou as seleces no adjacentes s quais pretende atribuir nomes. Escreva o nome das clulas; por exemplo, DepartVlidos. Prima ENTER. NOTA No pode atribuir um nome a uma clula enquanto estiver a alterar o respectivo contedo. Clique na caixa Nome na extremidade esquerda da barra de frmulas.

apresentada a caixa de dilogo Validao de Dados. Clique no separador Definies. Na caixa Por, clique em Lista. Para especificar a localizao da lista de entradas vlidas, efectue um dos seguintes procedimentos: Se a lista estiver na folha de clculo actual, introduza uma referncia lista na caixa Origem. Se a lista se encontrar noutra folha de clculo, introduza o nome que definiu para a lista na caixaOrigem. Em ambos os casos, certifique-se de que insere um sinal de igual (=) antes da referncia ou do nome. Por exemplo, introduza =DepartVlidos. Certifique-se de que a caixa de verificao Lista pendente na clula est seleccionada. Para especificar se a clula pode ser deixada em branco, marque ou desmarque a caixa de verificao Ignorar clulas em branco. Em opo, defina uma mensagem de entrada a ser apresentada ao clicar na caixa. 27

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Para visualizar uma mensagem de entrada: Clique no separador Mensagem de Entrada. Certifique-se de que a caixa de verificao Mostrar mensagem de entrada ao seleccionar clula est seleccionada. Introduza o ttulo e o texto para a mensagem (at 225 caracteres).

Proteo de folhas e livros

Para impedir que, por acidente ou deliberadamente, um utilizador altere, mova ou exclua dados importantes, pode proteger determinados elementos de uma folha ou livro, com ou snuma senha. Para proteger os dados de uma folha:

a) Selecione a folha que deseja proteger. b) Para desbloquear clulas ou intervalos que deseja liberar para outros utilizadores alterarem, faa o seguinte: a. Selecione cada clula ou intervalo que deseja desbloquear. b. Na Menu Incio, no grupo Clulas, clique em Formatar e, em seguida, clique em Formatar Clulas.

a. Na Menu Proteo, limpe a caixa de seleo Bloqueada e clique em OK. b) Para ocultar frmulas que no deseja que fiquem visveis, faa o seguinte:

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b. Na Menu Propriedades, desmarque a caixa de seleo Bloqueado e desmarque a caixa de seleo Bloquear texto, se houver uma. f) OBSERVAO Para permitir que os utilizadores utilizem controles ou botes e cliquem neles, no necessrio desbloque-los. Pode desbloquear os grficos incorporados, as caixas de texto e os outros objetos criados com as ferramentas de desenho para que os utilizadores possam modific-los. g) Na Menu Reviso, no grupo Alteraes, clique em Proteger Folha.

h)

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i) Na lista Permitir a todos os utilizadores desta livro, selecione os elementos que deseja que os utilizadores possam alterar. Na caixa Senha para desproteger a folha, digite uma senha para a folha, clique em OK e digite novamente a senha para confirm-la. OBSERVAO A senha opcional. Se no fornecer uma senha, qualquer utilizador poder desproteger a folha e alterar os elementos protegidos. Certifique-se de escolher uma senha que seja fcil de lembrar j que se a perder no poder aceder aos elementos protegidos na folha.

Formulrios

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Criar um formulrio de dados 1. Se necessrio, adicione um cabealho de coluna a cada coluna no intervalo ou tabela. O Excel usa esses cabealhos de modo a criar rtulos para cada campo do formulrio. Importante Verifique se no h linhas em branco no intervalo de dados. 2. Clique numa clula no intervalo ou tabela ao qual deseja adicionar o formulrio. 3. Para adicionar o boto Formulrio Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, faa o seguinte: 1. Clique na seta ao lado de Barra de Ferramentas de Acesso Rpido e clique em Mais Comandos. 2. Na caixa Escolher comandos em, clique em Todos os Comandos e selecione o boto Formulrio na lista. 3. Clique em Adicionar e em OK. 4. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido, clique em Formulrio .

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MANUAL DE EXCEL 2007 Tabelas dinmicas

Mtodos para obteno de dados externos:

Criar um relatrio de tabela dinmica ou grfico dinmico

Para criar um relatrio de tabela dinmica ou de grfico dinmico, deve ligar-se fonte de dados e inserir o local do relatrio. 1. Selecione uma clula em um intervalo de clulas ou coloque o ponto de insero dentro da tabela do Microsoft Office Excel . Certifique-se de que o intervalo de clulas tenha ttulos de coluna. 2. Selecione o tipo de relatrio a ser gerado seguindo um destes procedimentos: Para criar um relatrio de Tabela Dinmica, na Menu Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica e em Tabela Dinmica.

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o Excel exibe a caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica. Para criar um relatrio de tabela dinmica e de grfico dinmico, na Menu Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica e, em seguida, clique em Grfico Dinmico.

O Excel exibe a caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica com Grfico Dinmico. 3. Selecione uma fonte de dados seguindo um destes procedimentos: Selecionar os dados que deseja analisar 1. Clique em Selecionar uma tabela ou um intervalo. 2. Digite o intervalo de clulas ou a referncia do nome da tabela, como =LucrosTrimestrais, na caixa Tabela/Intervalo. Se tiver selecionado uma clula em um intervalo de clulas ou se o ponto de insero estava numa tabela antes de iniciar o assistente, o Excel exibir o intervalo de clulas ou a referncia do nome da tabelas na caixa Tabela/Intervalo. Como alternativa, para selecionar um intervalo de clulas ou uma tabela, clique em Recolher Caixa de Dilogo para ocultar temporariamente a caixa de dilogo. Selecione o intervalo na .

folha e pressione Expandir Caixa de Dilogo

Dica Considere o uso de uma referncia de nome de tabela no lugar de um intervalo de clulas, uma vez que as linhas adicionadas a uma tabela so automaticamente inclusas no relatrio de Tabela Dinmica quando atualiza os dados. Observao Se o intervalo estiver em outra folha na mesma pasta de trabalho ou em outra pasta de trabalho, digite o nome da pasta de trabalho e da folha usando a seguinte sintaxe: ([nomedapastadetrabalho]nomedafolha!intervalo).

1. Clique em Usar uma fonte de dados externa. 2. Clique em Escolher Conexo. O Excel exibe a caixa de dilogo Conexes Existentes. 3. Na caixa de listagem suspensa Mostrar na parte superior da caixa de dilogo, selecione a categoria de conexes para a qual deseja escolher uma conexo ou selecione Todas as Conexes Existentes (que o padro).
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4. Selecione uma conexo a partir da caixa de listagem Selecionar uma Conexo e clique em Abrir. Observao Ao escolher uma conexo da categoria Conexes nesta Pasta de Trabalho, estar reutilizando ou compartilhando uma conexo existente. Se escolher uma conexo a partir das categorias Arquivos de conexo na rede ou Arquivos de conexo neste computador, o Excel copiar o arquivo de conexo na pasta de trabalho como uma nova conexo de pasta de trabalho e usar esse arquivo como a nova conexo para o relatrio de Tabela Dinmica. Para obter mais informaes, consulte Gerir conexes aos dados numa pasta de trabalho. 4. Especifique um local seguindo um destes procedimentos:

Para colocar o relatrio de Tabela Dinmica numa nova folha comeando na clula A1, clique em Nova Folha. Para colocar o relatrio de tabela dinmica numa folha existente, selecione Folha Existente e especifique a primeira clula no intervalo de clulas onde deseja posicionar o relatrio de Tabela Dinmica. para ocultar temporariamente a .

Como alternativa, clique em Recolher Caixa de Dilogo

caixa de dilogo, selecione a clula inicial na folha e pressione Expandir Caixa de Dilogo 5. Clique em OK.

O Excel adiciona um relatrio de Tabela Dinmica vazio ao local especificado e exibe a Lista de Campos da Tabela Dinmica para que possa adicionar campos, criar um layout e personalizar o relatrio de Tabela Dinmica. Para obter mais informaes, consulte Viso geral dos relatrios de Tabela Dinmica e de Grfico Dinmico e Criar e alterar o layout dos campos em um relatrio de Tabela Dinmica. Se criar um relatrio de Grfico Dinmico, o Excel criar um relatrio de Tabela Dinmica associado logo abaixo desse relatrio de Grfico Dinmico. Um relatrio de Grfico Dinmico e seu relatrio de Tabela Dinmica acompanhante devem estar sempre na mesma pasta de trabalho.

Grficos dinmicos

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Criar um relatrio de grfico dinmico a partir de um relatrio de tabela dinmica existente 1. Clique no relatrio de tabela dinmica. 2. Na Menu Inserir, no grupo Grficos, clique em um tipo de grfico.

pode usar qualquer tipo de grfico exceto um grfico de disperso (xy), de bolha ou de aes.

Macros e Edio VBA

O que uma Macro

Caso execute uma tarefa vrias vezes no Microsoft Excel, possvel automatiz-la com uma macro. Uma macro uma sequncia de comandos e funes armazenados em um mdulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode ser executada sempre que voc precisar executar a tarefa. Quando voc grava uma macro, o Excel armazena informaes sobre cada etapa realizada medida que voc executa uma sequncia de comandos. Em seguida, voc executa a macro para repetir, ou "reproduzir", os comandos.

Por exemplo, vamos supor que, seguidamente precisa formatar uma clula com Negrito, cor de fonte Vermelha, Itlico, Fonte Verdana de Tamanho 13 com quebra automtica de linha. Ao invs de ter que executar todos os comandos de formatao em cada clula, pode criar uma Macro que aplica todos os comandos de formatao. Aps criada a Macro, cada vez que tiver que aplicar o conjunto de comandos de formatao, basta executar a Macro, o que normalmente feito atravs da associao de uma combinao de teclas com a Macro, como por exemplo Ctrl+L. No nosso exemplo, cada vez que quiser formatar uma clula com os formatos descritos, basta clicar na clula e pressionar Ctrl+L. Mais fcil do que aplicar cada comando individualmente.

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Antes de gravar uma macro, planeie as etapas e os comandos que deseja que a macro execute. Se cometer um erro durante a gravao da macro, as correes feitas tambm so gravadas. Ao gravar macros, o VBA armazena cada macro em um novo mdulo anexado a uma pasta de trabalho.

Gravar e executar uma Macro

Quando grava uma macro, o gravador de macro grava todas as etapas necessrias para concluir as aes a serem executadas por essa macro. A navegao na Faixa de Opes no includa nas etapas gravadas. Observao A Faixa de Opes um componente da Interface de utilizador do Microsoft Office Fluent. Primeiramente o menu Programador deve estar ativado, aparecendo na barra de menus, caso no esteja:

1. Se o Menu Programador no estiver disponvel, faa o seguinte: 1. Clique no Boto Microsoft Office Excel. e, em seguida, clique em Opes do

2. Na categoria Popular, em Opes principais para trabalhar com o Excel, marque a caixa de seleo Mostrar Separador Programador no Friso e clique em OK. 2. Para definir o nvel de segurana temporariamente e habilitar todas as macros, faa o seguinte: 1. Na Menu Programador, no grupo Cdigo, clique em Segurana de Macros.

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6. Clique em OK para iniciar a gravao. 7. Execute as aes que deseja gravar. 8. Na Menu Programador, no grupo Cdigo, clique em Parar Gravao Dica tambm pode clicar em Parar Gravao .

O Editor de Visual Basic

O Editor de Visual Basic um ambiente de desenvolvimento que possibilita trabalhar com formulrios e objetos. Serve para que possamos atravs deste formulrios e objetos criar cdigo de programao para facilitar a criao de solues de uma maneira mais significativa. o ambiente de desenvolvimento e edio de macros disponibilizado nos aplicativos do Microsoft Office. Permite ainda Editar ou altera macros existentes ou previamente criadas. Esta disponvel no Menu Programador junto ao Boto de Macros.

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Bibliografia: