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TALLER

SISTEMAS DE INFORMACIN Segn Andreu, Ricart y Valor (1991), se entiende por sistema de informacin: Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuariocomputador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados de una organizacin, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la informacin necesaria para la operatividad habitual de la organizacin y las actividades propias de la Direccin de la misma. Otra definicin menos compleja considera al sistema de informacin como un conjunto de componentes interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para soportar la toma de decisiones, la coordinacin y el control de una organizacin. Tambin se plantea como un proceso permanente de recoleccin, procesamiento, presentacin, interpretacin, uso, y aplicacin de la informacin en la toma de decisiones, redefinicin de objetivos, recursos y Estructuras de la organizacin. Es as como las organizaciones son consideradas esencialmente como canales para el flujo de informacin, ideas e influencias, con el propsito de tomar decisiones y ejecutar acciones. Segn Daniel Cohen, un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Los elementos que se requieren para el funcionamiento del sistema de informacin son: el componente fsico (computadoras y sus complementos), programas (manejo de datos), el recurso humano (alimentacin de datos y utilizacin de los resultados), datos e informacin. Un sistema de informacin desarrolla cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento de datos y salida de informacin. Entrada de informacin: proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la informacin, las entradas se pueden hacer manual o automticamente. En la primera el usuario aporta la informacin directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas. Almacenamiento de la informacin: es un proceso en el cual se guarda la informacin en archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento. Procesamiento de la informacin: permite la transformacin de los datos fuentes en resultados por la aplicacin de mecanismos o indicadores que soporten la toma decisiones Salida de informacin: es la capacidad de un sistema para sacar la informacin procesada hacia otro sistema o usuario. La principal funcin de los SI es proporcionar la informacin que necesitan los distintos grupos dentro de ella, para esto deben alinearse con las organizaciones y al mismo tiempo, estas deben tener conciencia y abrirse a las influencias de los SI para beneficiarse de las nuevas tecnologas. Como existen muchas clases de organizaciones, resulta que la tecnologa de los SI tendr un impacto diferente en cada tipo, por lo tanto, diferentes instituciones en distintas circunstancias experimentan efectos diferentes de la misma tecnologa. Evolucin de los sistemas de informacin

Los sistemas de informacin han evolucionado segn las estrategias empleadas por cada empresa. Sus necesidades y cambios han variado a travs del tiempo, segn lo han requerido las circunstancias y hechos. En la dcada de los cincuenta los SI eran diseados para realizar operaciones elementales, pero vitales, como un pago eficiente de cheques. A finales de la dcada de los sesenta los sistemas administrativos se utilizaban en seguimiento y control; y en los aos setentas se crearon para planeacin y simulaciones. Aproximadamente desde 1985 la informacin se utilizaba para labores de gestin y se conocan los Sistemas de Soporte a las Decisiones (SSD), se realizaban programacin para usuarios finales, planeacin estratgica, administracin de recursos de informacin y se organizaban centros de informacin. As, las empresas comenzaron a planear y administrar la informacin estratgicamente, como si se tratara de otros recursos como el capital, recursos fsicos, y el trabajo. En los aos noventa, ayudan a la creacin y difusin del conocimiento y la informacin mediante los nuevos sistemas de trabajo del conocimiento. Surge la arquitectura para una institucin totalmente enlazada, existiendo una central de computadoras por las cuales fluye la informacin desde y hacia las computadoras de escritorio, almacenando la informacin y traspasndola de un lugar a otro. La arquitectura de la informacin fluye a lo ancho de la empresa. Los cambios que se han producido en las ltimas dcadas se consideran como una revolucin de la informacin en la que se requiere una administracin capaz de emplear la TI de importancia segn requiera la organizacin, considerando la direccin y la naturaleza del negocio, para lograr una disminucin de costos, creacin de e nuevos productos y reforzar las negociaciones con los proveedores. Impacto que generan los sistemas de informacin en la empresa Las organizaciones generan inevitablemente influencia sobre la tecnologa y los SI, ya que cada una requiere cumplir sus objetivos especficos y necesidades bsicas de funcionamiento. A medida que transcurre el tiempo se van integrando nuevas ideas, tendencias e ideologas que transforman a la sociedad, crean nuevos gustos, se producen cambios impredecibles, la transmisin de informacin y entrega de servicios debe ser ms rpida, etc. Por esto, las instituciones deben ir adaptndose a las nuevas condiciones que se le imponen, tanto interiores como exteriores influyendo a una modificacin constante de los SI que poseen para no desaprovechar importantes oportunidades que pueden decidir el futuro de la organizacin. Se debe destacar que los SI abarcan a la organizacin por completo ayudando con la toma de decisiones de rutina y estratgicas. Son los directivos y trabajadores quienes toman las decisiones sobre los SI, deciden sobre el diseo, determinan quin construye y opera los sistemas, y proporcionan los argumentos para construirlos. Igual que cualquier producto como automviles, servicios, comida, etc. requieren de un conjunto de personas especializadas, materiales nicosy cuidados especiales; los SI tambin necesitan unidades operativas especializadas, especialidades de la informacin y un gran conjunto de otros grupos de apoyo. Los directivos y las instituciones en general toman las decisiones claves, las que determinan cmo los servicios de tecnologa han de ser dados, como se compone el departamento de SI; quienes sern especialistas internos y externos de SI; que tecnologa de hardware y software se utilizar.

La Etapa de Identificacin de las Necesidades de Informacin. Es una etapa que permite identificar las necesidades de informacin en base a demandas planteadas, esta identificacin debe cubrir esencialmente a los usuarios de la informacin, y estos suelen clasificarse generalmente en dos tipos de usuarios claramente diferenciados, es decir Usuarios Internos (los funcionarios en general) y los Usuarios Externos (aquellos que demandas un servicio a la organizacin). Se trata en esta ocasin de identificar las necesidades de informacin entorno a temas, asuntos generales y asuntos especficos atribuibles a la organizacin, los cuales viene desarrollando la institucin como actividades cotidianas. Sin duda alguna estos parmetros se especifican con mayor detalle en los manuales de funciones, manuales de organizacin y reglamentado en sus normas y procedimientos de la propia organizacin. Por otro lado, es importante identificar los soportes en los cuales suelen requerir los usuarios, dicha informacin, la tendencia actual es distribuir en formatos HTML, CDROM y diskettes, y en otras en papel. Esta informacin tiene que ser bidireccional, es decir el sistema comunica al usuario, como el usuario se comunica con el sistema. El usuario tiene que acceder a la informacin digital desde cualquier plataforma o sistema, de tal manera que los documentos sean fcilmente identificables y portables cuando se los requiera. Por otro lado se debe ofrecer la informacin con carcter de interactividad hacia el usuario, de tal manera que el mismo pueda interactuar. Se sugiere la aplicacin del formato HTML, el mismo que permite una aplicacin sencilla en Internet o en Intranet, por tener ventajas de que el usuario no requiere mayores aprendizajes sobre el mismo. En concreto, las necesidades de informacin de los usuarios deben estar orientados a determinar una adecuacin del mejor sistema de comunicacin en la que se incluyan esencialmente los formatos, los navegadores o interfases amigables, la adecuacin a plataformas de red y sobre todo que permita la interactividad usuario-sistema. La Definicin de documentos que se van a gestionar. Es importante mencionar que el concepto de documento que formara parte del Sistema de Gestin Documental (SGD) en una organizacin, no solo es el que ingresa en l, sino tambin aquel que se produce, edita y distribuye en la organizacin y fuera de ella. Con ese marco definido, es importante en esta segunda etapa, definir los tipos documentales que se producirn, editarn y distribuirn, en este caso se tendr que tomar en cuenta todas las normas que existen en esta materia dentro la organizacin a la cual pertenece el Sistema de Gestin Documental (SGD) con la finalidad de que ellos superen los controles de calidad.

Es muy importante tomar en cuenta en los documentos, los ciclos de vida, las estructura, el formato y medio fsico de los mismos a fin de que sean los ms adecuados a las caractersticas del usuario, en este caso son muy importantes las interfases que ayudan al usuario a comprender el contenido de los documentos. Tambin es importante que la presentacin de los documentos est determinada por el soporte y el formato, los mismos que se puede digitalizar y disear formatos normalizados con el objetivo establecer hiperenlaces e interfases grficas. Por otro lado es importante tomar en cuenta la produccin y distribucin de los documentos, y para ello debemos responder a las siguientes preguntas; Cundo, Cmo y Dnde produciremos y distribuiremos nuestros productos documentales?. Tambin es necesario la produccin de documentos secundarios que se presenten cuando hacen referencia a primarios, como son las listas, catlogos e ndices. Todas las anteriores caractersticas pueden adoptar diferentes formatos, como los HTML, Documentos tipo Word, Acrobat, Texto, con extensin doc, pdf, y txt. Todas estas caractersticas deben responder a las necesidades del usuario, bajo las siguientes condiciones: 1. El formato debe ser absolutamente fiel al original. 2. El formato debe facilitar su manejo. 3. Debe responder a la interactividad con el usuario para relacionar los campos. 4. Debe existir un programa de interpretacin de dicho formato (fcil) Por ltimo en esta etapa, se planifica la identificacin de los documentos gestionados por el sistema, con propsitos de su adecuada organizacin, edicin y distribucin, en este caso tas Bases de Datos tienen que permitir el almacenamiento y recuperacion de la memoria institucional y el fondo documental del sistema para el cual se emplearan las tcnicas de archivstica y documentacin que conocemos. Elaborar el plan de construccin del lenguaje documental. Esta etapa se caracteriza por la construccin de un lenguaje de recuperacin de informacin almacenada que est normalizado y que permita la clasificacin de los documentos adems de la utilizacin de herramientas que permitan la indizacin de documentos electrnicos PDF, TXT, Bases de Datos, para en lo posterior recuperar a travs de bsquedas interactivas basados en las expresiones booleanas cuyos operadores principales sean AND, OR, NOT adems de la utilizacin de comodines de truncamiento de palabras sea por campos especficos.

Estudiar alternativas tecnolgicas para el Sistema de Gestin Documental (SGD).

La ltima etapa tiene el objetivo fundamental de aplicar la mejor tecnologa que permita: 1. Editar y difundir los documentos en formato digital de forma gil y con interfases amigables. 2. Indizar de manera automtica un conjunto de documentos. 3. Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la informacin que necesita. En este caso las tecnologas ms actuales suelen ofrecer diseo de documentos hipertexto y de interfases grficas a fin de hacerlas ms dinmicas. Se ha notado que la aplicacin de hipertextos permite realizar la indizacin asociativa a travs de trminos seleccionados y establecer hiperenlaces. Por otro lado las tecnologas que permiten el trabajo corporativo se basan esencialmente en el correo electrnico, acceso a bases de datos documentales compartidas, coordinacin basada en el flujo de trabajo. Las tecnologas adoptadas tienen que permitir, potenciar y desarrollar el trabajo corporativo, el trabajo en red, apoyado ineludiblemente en la Intranet, con plataformas bien definidas. De lo que se trata es de recuperar y difundir la informacin documental haciendo nfasis a la exhaustividad, pertinencia, precisin, rapidez y economa.

Cuarta Fase. Implantacin del sistema. Despus de elaborar el plan, analizado y diseado el Sistema de Gestin Documental, se debe implementarlo en la va prctica, para comprobar y realizar las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria con la produccin, edicin y distribucin de los productos documentales. Para esta fase, es necesario aplicar algunos elementos que se establecieron en el plan, cual es aplicar segn cronograma, las tareas y actividades. Probablemente se plantee llevar a cabo una prueba piloto por un breve tiempo, a fin de retroalimentar al sistema.

Quinta Fase. Control y mantenimiento del sistema. Esta ltima fase que resulta la ms importante de todas, permitir el perfeccionamiento de los resultados planteados en sus inicios. Es el momento en que se expresa el control y la autntica gestin documental de la organizacin. Para ello se debe hacer nfasis en lo siguiente: El funcionamiento en este caso se constituye en el principal mecanismo de enlace con todos los usuarios relacionados con el Sistema de Gestin Documental, el hecho de

mostrar las ventajas del sistema y las inigualables contribuciones a la gestin administrativa del organismo, y como consecuencia el logro de objetivos se constituye en el pilar fundamental para entrar en un mundo de flujo de informacin y documentacin adecuadamente controlada. Otro elemento importante es la explotacin de las disponibilidades documentales de la informacin idneamente seleccionada para la toma de decisiones en cualquier nivel de la estructura administrativa de la organizacin. Por otro lado, es sumamente importante realizar de forma permanentemente el mantenimiento de los documentos en todas sus etapas mismas que constituyen en la cadena documentaria y especialmente en el ciclo de vida de los documentos. Son aspectos que sin duda permitirn ingresar a otra era del tratamiento documental con un Sistema de Gestin Documental basado en la automatizacin y la aplicacin de las nuevas tecnologas digitales. A raz del control y obviamente del mantenimiento documental en el Sistema, surgen sin duda, una serie de tareas operativas e intelectuales que hay que manejarlas a nivel de decisiones, ms eficientes, corno es por ejemplo el Archivar y el Expurgar, procesos que requieren tambin del apoyo del Sistema de Gestin Documental de manera implcita. Para ello es necesario entrar en otras reas del manejo documental, cuales son temas jurdicos, etc.

CONCLUSIONES.
A manera de conclusiones, es necesario puntualizar, que se debe establecer un marco metodolgico para optimizar el Sistema de Gestin de Documental, este debe cubrir el largo proceso documental desde su generacin hasta su archivo o expurgo. Esta metodologa documental debe permitir el potenciamiento, facilitar y desarrollar el trabajo corporativo. Tambin es necesario que el Sistema de Gestin Documental este orientado a la consolidacin del control de calidad del proceso documental, en todas sus etapas. Cualquier cambio en el futuro, debe tomar en cuenta a la metodologa propuesta, a las nuevas tecnologas de la informacin, como a las necesidades del usuario.

http://www.revistasbolivianas.org.bo/ CUESTIONARIO Teniendo en cuenta el anlisis de la lectura, responda: 1. Qu es un Sistema de Informacin. 2. Identifique los elementos de un Sistema de Informacin 3. Cuales son las actividades bsicas de un Sistema de Informacin, cite un ejemplo grfico para su empresa 6

4. Cul es la funcin principal de los Sistemas de Informacin e identifique los avances en la dcada de los 90. 5. Cuales son los tipos de usuarios de la informacin, cite ejemplos aplicados a la empresa 6. Cual es la orientacin de las necesidades de informacin? 7. En que medios se determina la presentacin de los documentos? 8. Cuales son las fases de implementacin del Sistemas de Informacin, realice una breve descripcin.