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La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO
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Comment définir la procédure de maîtrise des documents?

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Comment définir la procédure de maîtrise des documents qui est une des procédures obligatoires de tout système de management (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …). Que signifie la revue documentaire?

Pourquoi une procédure de maîtrise des documents?
Dans tout système de management (qualité, environnement, sécurité, …) il est important de maîtriser non seulement les documents crées en interne (procédure, instruction, par exemple), mais également ceux qui proviennent de l’extérieur (normes liées aux produits, réglementations, informations clients, par exemple).

Quels mécanismes faut-il maîtriser?
Toute information utilisée dans le cadre des activités d’un organisme doit être exacte afin d’éviter toute situation non conforme. Pour cela, il est important de maîtriser les mécanismes suivants : Pour les documents internes Approuver les documents avant diffusion : L’information doit être exacte. Identifier les modifications apportées aux documents ayant été modifiés : L’information modifiée doit être facilement identifiable pour le lecteur. Assurer la disponibilité des documents applicables : L’information doit être accessible pour le lecteur. Aucune ambiguïté ne doit exister quant à la version du document. Le document est dans sa bonne version. Identifier les documents périmés seulement s’ils cohabitent avec les documents applicables : L’information doit être exacte. Pour les documents externes Identifier les documents d’origine externe utiles à l’entreprise : interaction avec les clients, les fournisseurs, les parties intéressées en général.

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ameliorationcontinue. Vous pouvez vous affranchir des signatures des documents. …) évoque le terme de revue : « Revoir.ameliorationcontinue.fr/audit-interne/) Réussir les audits internes en 4 étapes (http://www. en lecture seule (gestion des droits des répertoires). Comment formaliser votre procédure? Télécharger un modèle de procédure de maîtrise des documents répondant entièrement aux exigences de maîtrise documentaire. dans la mesure où vous définissez clairement les responsabilités liées à la maîtrise documentaire. vous allez pouvoir garantir que les documents applicables sont maîtrisés. c’est le rôle du pilote de processus. Donnez un titre à un document. Remarque : Ce n’est pas le rôle de l’audit interne de faire la revue documentaire d’un processus. Le mécanisme de revue permet ainsi de s’assurer que la documentation applicable est toujours exacte. on ne devrait pas effectuer de revue documentaire. Dans tous les cas. Dans l’absolu.ameliorationcontinue.0/10 (1 vote cast) Comment définir la procédure de maîtrise des documents?. Il faut donc définir la responsabilité de la revue documentaire dans votre procédure. Procédure de maîtrise des documents (http://www.fr/audit-interne/) Comment simplifier la maîtrise des documents? La meilleure façon de simplifier la maîtrise documentaire est de dématérialiser la documentation. workflow d’approbation. Le terme de revue documentaire est un mécanisme permettant de s’assurer que le document est toujours valable en terme de contenu.03/02/13 La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO Diffuser les documents aux personnes concernées : L’information doit être exacte.fr/wp-content/uploads/2011/12/Proceduremaitrise-des-documents. En déclarant cette « zone ». mettre à jour si nécessaire… » selon l’ISO 9001 : 2008. allez-au plus simple dans la solution mise en œuvre pour la gestion de votre documentation. Que faut-il comprendre du mot « revue »? L’exigence des référentiels de management (ISO 9001. Il ne faut pas se tromper de finalité de l’outil d’audit : (http://www. 10.0 out of 10 based on 1 rating Expressions recherchées: www.ameliorationcontinue. en utilisant un espace disque sur le réseau informatique de l’entreprise. nous devons toujours nous poser la question suivante : Cet événement a t-il un impact sur la documentation applicable? C’est vrai. Pourquoi pas les pilotes de processus? Il existe également des applications logicielles permettant de gérer les documents (version.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 2/9 . Donnez les droits à quelques personnes. …).doc) Que pensez-vous de cette procédure tenant sur une page A4? Rating: 10. Si une activité évolue ou si une information externe évolue. et vous avez raison. Dans la pratique. mais dans la réalité on s’aperçoit que les documents « dérivent » dans le temps. Cela va vous garantir un lieu unique pour trouver l‘information pertinente. mettre en place une pagination par lot ( page x/xx) et une version (numéro et/ou date du document) sont les éléments nécessaires et suffisants pour garantir une maîtrise documentaire. ISO 14001.

fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page1/#comment-1686) Bonjour Je voulais savoir qu’elle est la différence entre la politique Qualité de l’entreprise et les objectifs de l’entreprise.fr/tag/maitrise-documentaire/).fr/definir-procedure-maitrisedocuments/trackback/) à partir de votre propre site.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. maîtrise des documents (http://www.ameliorationcontinue.fr/reponse-non-conformite/) La documentation obligatoire ISO 9001 (http://www.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 3/9 . 5.fr/les-projets-damelioration/) Comment dynamiser votre communication ? (http://www.ameliorationcontinue. Autrement dit. est ce qu’on doit distinguer les deux notions? Objectifs qualité de l’entreprise Autres objectifs de l’entreprise Merci d’avance Rating: 0.fr/protection-donnees-informatiques/) » Vous pouvez laisser un commentaire (#respond).0/5 (0 votes cast) 2. 3.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. ISO 9001 (http://www. cela devient plus clair : La politique de satisfaction de vos clients est le moteur de votre système de management de la satisfaction www. En remplaçant le mot « qualité » par « satisfaction des clients ». 12 commentaires pour “Comment définir la procédure de maîtrise des documents?” 1. maîtrise documentaire (http://www. téléchargement (http://www. Pascal Weber (http://www.fr/tag/iso9001/). ou faire un trackback (http://www.ameliorationcontinue. 4.ameliorationcontinue.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/) Comment auditer un projet? (http://www.fr/dynamiser-communication/) Mots-clés: documentation (http://www. Comment répondre à une non conformité suite à l’audit? (http://www.fr/tag/telecharger/) Partager cet article : 0 4 Tw eeter Basculer 6 Share Autres articles « Comment protéger les actifs de son entreprise? (http://www.fr/tag/maitrise-des-documents/).03/02/13 La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO procédure maitrise des documents maîtrise des documents procédure de maitrise des documents maitrise documentaire maitrise des documents de liso 9001 procédure maitrise des documents iso 9001 procédure maîtrise de la documentation revue documentaire qualité procédure maitrise documentaire procédure gestion documentaire iso 9001 Voir aussi : 1. 2.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page1/#comment-1689) Bonjour Ines.ameliorationcontinue.fr/tag/telechargement/).fr/audit-projet/) Les projets d’amélioration avec la gestion de projets (http://www.ameliorationcontinue. La politique qualité est le moteur de votre système de management de la qualité.fr/smsi-pdca/) 4 règles simples pour protéger ses données informatiques (http://www.ameliorationcontinue.fr/) dit : 16 décembre 2011 à 16 h 15 min (http://www.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. télécharger (http://www. Ines dit : 16 décembre 2011 à 9 h 18 min (http://www.fr/tag/documentation-2/).ameliorationcontinue.

productivité. et bonne continuation. Votre question est en effet très intéressante. En tant que responsable Qualité. La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO La politique qualité s’inscrit donc complétement dans la politique générale de l’entreprise.se limite à la diffusion de la documentation. partie du traitement) d’un produit/service non conforme? doit prendre en compte les résultats d’un audit interne? doit améliorer son processus à travers les actions correctives et préventives? Réponses : Le pilote de processus. Prenant compte de mon poste de responsable de qualité -bureau des normes. il vous sera alors possible d’évaluer votre politique qualité à travers sa capacité à atteindre les objectifs associés.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 4/9 . il se peut que vous preniez en charge des activités opérationnelles dans les différents sujets évoqués : Vérifier que la documentation est conforme aux règles données par la procédure de maîtrise des documents Vérifier que les enregistrements obligatoires (exigences ISO 9001 et autres exigences) aient bien des règles de maîtrise Participer à une étape du traitement du produit non conforme Réaliser les audits internes www.Weber.0/5 (0 votes cast) 4.ameliorationcontinue. Il est important que dans le tableau de bord de l’entreprise.ameliorationcontinue.je vois que ma tâche -selon votre procédure. de mon point de vue. Qui Qui Qui Qui Qui est le mieux placé pour pour définir ses besoins en documentation. Je vous invite de lire mon article traitant de comment faire de la politique qualité un outil de management (http://www.3 de la norme ISO 9001:2008 fait elle partie de la tache du pilote de processus? Merci. Les deux aspects sont indissociables.0/5 (0 votes cast) 3. Au plaisir de vous lire.ameliorationcontinue. les activités du processus et les acteurs du processus. Dans l’absolu. Ces axes vont se décliner ensuite en objectifs et en plans d’actions. puisque ces derniers sont en charge de la maîtrise des processus.ameliorationcontinue. Rating: 0. Pour votre fiche de procédure de la documentation. Elle comprend des axes orientés « clients ». en fonction de la taille de l’entreprise. j’ai remarqué que la grande responsabilité de la documentation revient au pilote du processus.ameliorationcontinue.fr/la-politique-qualite/). Je vous invite Rating: 0. le système de management de la qualité est pris en compte par le management. …) associés à des objectifs qualitatifs (coûts de non qualité. Faut-il distinguer les objectifs qualité des autres objectifs de l’entreprise? Surtout pas. Il faut absolument responsabiliser les pilotes de processus aux responsabilités suivantes : Maîtrise documentaire Maîtrise des enregistrements Maîtrise du produit non conforme Mise en oeuvre d’audits internes Mise en oeuvre d’actions correctives et préventives Remarque : Vous constatez que les différents points évoqués concernent les procédures obligatoires d’un SMQ.2. Ma question est: Est-ce que la mise à jour de la documentation interne et externe de notre produit fait partie des tâches du pilote? L’exigence 4. on trouve des objectifs économiques (Chiffre d’affaires.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1778) Bonjour. puis de les gérer? génère les enregistrements? doit contribuer (détection.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1772) Bonjour Mr.fr/) dit : 7 janvier 2012 à 16 h 29 min (http://www.03/02/13 client. Pascal Weber (http://www. dont les pilotes de processus. taux de service client). Nad dit : 4 janvier 2012 à 14 h 59 min (http://www. Dans le cadre d’une revue de direction.

il existe évidemment des variantes d’organisation dans les entreprises.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1786) Bonjour Mr. Nad dit : 9 janvier 2012 à 7 h 55 min (http://www. Pascal Weber Rating: 0. j’aimerai que vous préciseriez plus le genre de la documentation (quelle soit externe ou interne) en nous donnant des exemples si possible! Merci. On y trouve pas seulement le manuel qualité.3 de la norme ISO 9001 : 2008).0/5 (0 votes cast) 6. l’ensemble des exigences « transversales » lié aux procédures obligatoires sont pour moi de la responsabilité d’un pilote de processus : C’est la situation idéale. COTARD dit : 22 février 2012 à 19 h 59 min (http://www. de production (montage). Dans l’article « Comment définir la procédure de maîtrise des documents (http://www.0/5 (0 votes cast) 5. aux documents fournis par les clients (plans. La documentation interne est large. Dans la pratique. Pascal Weber (http://www. ISO 14001.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1977) Bonsoir.ameliorationcontinue. Rating: 0. …. Encore une fois. Il pourrait valider que la documentation répond bien aux exigences de la procédure de gestion des documents (exigences 4. des formulaires. vérification d’un instrument de mesure (pied à coulisse. Au plaisir de vous lire Pascal Weber Rating: 0. Il pourrait être le garant de la documentation applicable. c’est le pilote de processus qui a la grande responsabilité de la maîtrise des documents.ameliorationcontinue. …). Qui fait quoi dans l’approbation et la diffusion des documents peut différer d’une entreprise à l’autre.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 5/9 . Mes salutations. des modes opératoires de contrôle en fabrication ou par prélèvement. Ce que j’ai compris. il faut impérativement éviter le phénomène de centralisation au service qualité. Gardez toutefois la fonction de contrôle : le respect des règles définies.ameliorationcontinue. des normes liées à la conception de produit. voire diffuser les documents en accord avec les pilotes de processus. lequel des responsables de qualité est chargé de la diffusion de la documentation (bureau de non conformité. Selon votre procédure le responsable de qualité est responsable de la diffusion.ameliorationcontinue. Transférer les responsabilités aux opérationnels. par exemple. si vous souhaitez que les acteurs de l’entreprise s’approprient vraiment le SMQ.Weber. des instruction. dans la mesure où il gère l’ensemble des « standards » applicables dans l’entreprise. dans le cadre de leurs activités opérationnelles. Mes questions sont: – Que voulez vous dire du responsable de qualité? Est-ce que le directeur de qualité ou bien un des responsables de ses bureaux? Si oui.fr/) dit : 9 janvier 2012 à 19 h 54 min (http://www. Marie-Anne www. …).fr/definir-procedure-maitrisedocuments/) » j’évoque en effet la responsabilité des pilotes de processus à définir la documentation nécessaire et suffisante à la maîtrise de leurs processus. Cordialement. votre article est très intéressant et pertinent. cela reste votre choix d’organisation.03/02/13 Participer à la résolution d’un problème La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO En conclusion. micromètre. aux normes systèmes (ISO 9001. Au plaisir de vous lire.2. il me semble que le bureau des normes serait le plus approprié. … La documentation externe concerne. Dans le cadre de votre organisation. les procédures obligatoires (norme ISO 9001 : 2008).ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. protocole de contrôle. Ceci étant.0/5 (0 votes cast) 7.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1788) Bonsoir. Toutefois. je souhaiterai avoir un exemple de procédure documentaire à titre d’exemple.bureau des normes…etc)? Et en terme de documentation. On y trouve également des procédures d’organisation.).

merci de m’expliquer la différence entre l’audit interne selo ISO9001 et celui selon ISO22000 Rating: 0. Merci de votre retour d’expérience concernant la maîtrise documentaire. l’encadré voire même la case à cocher d’un document pour l’ouverture d’une fiche de non-conformité client… . benomar dit : 5 janvier 2013 à 21 h 30 min (http://www. Sebastien dit : 27 mars 2012 à 15 h 02 min (http://www. procédures tellement détaillées que l’on précisait la page.0/5 (0 votes cast) 11.ameliorationcontinue. Pascal Weber (http://www. Pascal Weber (http://www.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 6/9 .ameliorationcontinue. une diffusion papier individuelle avec émargement . J’ai parfois l’impression d’être trop radical dans mes actions d’allègement mais avec votre procédure je vois que je ne suis pas si radical que ça ! Je suis arrivé dans une entreprise où notre système documentaire était très (trop) lourd (manuel qualité sur le modèle « norme renversée » .ameliorationcontinue. J’ai donc entamé un allègement en masse de tout ce qui rend le système documentaire trop lourd et donc non consulté par les utilisateurs. Je vais d’ailleurs prévoir prochainement un menu « Téléchargement » afin de faciliter l’accès aux différentes ressources.0/5 (0 votes cast) 10.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment1978) Bonsoir Marie-Anne. Un exemple de procédure de maîtrise documentaire est disponible en téléchargement à la fin de l’article « Comment définir la procédure de maîtrise des documents? » J’ai modifié la police et la couleur afin que le lien apparaisse mieux.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment2078) Bonjour Pascal. Pascal Weber Rating: 0.ameliorationcontinue.fr/) dit : 27 mars 2012 à 18 h 04 min (http://www.0/5 (0 votes cast) 12.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment3321) Bonjour.fr/) dit : 19 janvier 2013 à 9 h 10 min (http://www. Rating: 0. etc…).fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment-3326) www. Le BSP (Bon Sens Pratique) peut être utilisé sans modération.fr/definir-procedure-maitrise-documents/comment-page-1/#comment2082) Bonjour Sébastien.0/5 (0 votes cast) La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO 8.ameliorationcontinue. Bravo! Avez-vous déjà commencé à revoir votre manuel qualité? Quels sont les clients de ce document obligatoire? Clients et/ou personnel de l’entreprise? Je vous invite à lire l’article consacré à la mise en place d’un manuel qualité à valeur ajoutée : Comment faire du manuel qualité un outil à valeur ajoutée? (http://www.0/5 (0 votes cast) 9.fr/le-manuel-qualite/) Au plaisir de vous lire.ameliorationcontinue.03/02/13 Rating: 0. La découverte de votre site m’encourage à poursuivre mes efforts et je vous en remercie.ameliorationcontinue.fr/) dit : 22 février 2012 à 20 h 06 min (http://www. Au plaisir de vous lire. Pascal Weber Rating: 0. Pascal Weber (http://www.

Un système de management ISO 27001 s’attache à maîtriser le système d’information à travers une approche des risques (disponibilité. il n’y a pas de différence a priori dans la manière d’aborder les audits internes. ainsi qu’aux exigences réglementaires & légales. Un système de management ISO 9001 ‘attache à satisfaire les clients de l’entreprise. Pascal Weber Rating: 0. La norme ISO 22000:2005 est alignée sur l’ISO 9001. intégrité. Tous les thèmes sont nécessairement adressés par les mêmes « hommes » (organisation de l’entreprise). sachant que je ne travaille pas dans le domaine de l’agroalimentaire.fr/contact/) (http://feeds.0/5 (0 votes cast) Laisser un commentaire Nom (obligatoire) Mail (ne sera pas publié) (obligatoire) Site Web Envoyer Prévenez-moi des nouveaux commentaires par e-mail (http://www. si vous pensez que c’est nécessaire. Un système de management ISO 14001 s’attache à maîtriser les impacts environnementaux à travers une approche des risques. Dans cas. N’hésitez-pas à m’envoyer l’extrait consacré aux audits internes.com/in/ameliorationcontinue) (https://twitter.feedburner.com/ameliorcontinue) Téléchargez gratuitement votre livre de formation www. Tout cela est parfaitement logique dans la mesure où les entreprises ont le besoin de gérer des systèmes de management intégrés. Il est normal que les audits internes se passent de la même manière. Il s’agit tout d’abord de valider la conformité du système de management aux exigences du ou des référentiels retenus.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 7/9 .ameliorationcontinue. Le deuxième aspect concerne la capacité du système de management à atteindre ses objectifs (efficacité) en s’appuyant sur ses politiques. concerne cette fois l’audit de tous les systèmes de management quels qu’ils soient. La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO Je n’ai pas la norme ISO 22000 sous la main. confidentialité) liés aux actifs de l’entreprise.com/ameliorationcontinue) (http://fr. Le domaine d’application de la norme ISO 19011:2012 qui se limitait dans la version précédente à l’audit des systèmes de management de la qualité et de management environnemental. ainsi qu’à vos propres exigences de l’entreprise.03/02/13 Bonjour. Au plaisir de vous lire.linkedin. Un système de management ISO 22000 s’attache à garantir la maîtrise des risques à travers la méthodologie HACCP.

fr/indicateurperformance/) Mesurer la satisfaction de vos clients sans passer par une enquête (http://www. Pascal Weber (http://www.fr/les-actions-correctives/) Comment décrire une fiche processus pour améliorer les performances de l’entreprise ? (http://www.fr/interaction-entre-les-processus/#comment-3354): Bonjour.fr/fiche-processus-interaction/) La documentation obligatoire ISO 9001 (http://www.ameliorationcontinue. Ma société dispose d’un agrément d’organisme de formation. Tout d’abord chapeau pour votre site et pour le temps que vous lui consacrez. C’est toujours intéressant d’avoir la perception des..fr/maintenance-corrective-etpreventive/) Comment faire un rapport d’audit synthétique et pertinent en 5 points! (http://www. Pascal Weber (http://www..fr/ameliorer-pratiques-conception-industrielle/) Plus de 100 fiches pratiques à découvrir pour piloter et animer la qualité! (http://www.ameliorationcontinue....ameliorationcontinue. Vous pourrez le télécharger dans mon prochain article.fr/rapport-audit/) Les actions correctives .ameliorationcontinue. Plus de 75 fiches pratiques à découvrir pour la conception industrielle! (http://www.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. Achour (http://www.fr/gerer-efficacement-vos-projets-iso/#comment-3351): Bonjour.fr/piloter-et-animer-la-qualite/) (http://www. Je souhaiterais.fr/piloter-et-animer-la-qualite/) Top articles Réussir les audits internes en 4 étapes (http://www. (http://www. le troisième et dernier de la série.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.03/02/13 La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO Votre prenom (sans accent) Votre adresse email Je veux recevoir le guide Derniers commentaires Pascal Weber (http://www..fr/faire-un-audit-interne-au-service-commercial/) L'approche processus comme outil de management (http://www.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 8/9 .Méthode de résolution de problème (http://www.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.fr/la-mesure-de-lasatisfaction-client/) Faire un audit interne au service commercial (http://www.ameliorationcontinue.fr/ameliorer-pratiquesconception-industrielle/) (http://www.ameliorationcontinue.fr/interaction-entre-les-processus/#comment-3353): Bonjour.ameliorationcontinue.fr/approche-processus/) Maintenance corrective & préventive.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue.ameliorationcontinue. TOUKAP (http://www.fr/gerer-efficacement-vos-projets-iso/#comment-3350): c’est quand même curieux de se rendre compte que la qualité n’est pas au rendez-vous..fr/audit-interne/) Comment déterminer des indicateurs performants pour l'entreprise? (http://www.fr/la-documention-obligatoire-iso-9001/) Liens www. Un équilibre à trouver. Merci pour votre retour... J’assure des.fr/creation-manuel-management/#comment-3348): Bonjour..

fr) .leandigestion.tv/) L'offre globale de sécurité (http://www.bader-architecte.qualiblog.com/) La diction avec Jean Sommer (http://jean-sommer.fr/) MonPetitBiz (http://www.ameliorationcontinue.multitech-partner.com/) Claudine Bass – Bader (http://www.excellence-operationnelle.monpetitbiz.fr/) Philippe Roux (http://strategik.webcreationandme.com/) Lean Digestion (http://www.com) Qualiblog – Jérémy Cicero (http://www.Au service de la performance de votre entreprise Webdesign : Webcreation And Me (http://www.fr/) Excellence-Opérationnelle.fr/) Mastère Qualité ENSAM (http://blog-msqualite-ensam.fr/blog/) Quali-Conseil (Canada) (http://www.blogspot.TV (http://www.drp-security.fr/definir-procedure-maitrise-documents/ 9/9 .fr/) La solution de sécurité (http://www.viabloga.ameliorationcontinue.fr) La Supply Chain d'Alexandre Garnier (http://alexandre-garnier.com/) Le manager urbain (http://le-manager-urbain.com) www.fr) Yvon Mougin (http://yvonmougin.com/) Copyright © L'amélioration continue (http://www.quali-conseil.03/02/13 La procédure de maîtrise documentaire répondant aux exigences ISO Bouge ton Job (http://bougetonjob.