PR-CAL-004 GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Elaborado po Coordinador de Calidad

Revisado por: Gerente General

Aprobado po Presidente

Fecha: 15/08/07

Fecha: 11/10/07

Fecha: 12/10/07

I. Propósito y Alcance
1. Propósito Establecer los lineamientos para la elaboración de los diferentes tipos de documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad de EMPRESA, C.A. 2. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los documentos de EMPRESA, C.A., que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. Este procedimiento abarca, desde la clasificación de los documentos, la codificación, la estructuración, hasta las etapas a seguir para su elaboración y aprobación.

II. Responsabilidades
Es responsabilidad del Gerente General, Velar porque esta guía se aplique en la elaboración de los documentos del S.G.C. Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, Coordinar y asesorar la elaboración de la documentación del S.G.C, en concordancia con los lineamientos de esta guía. Es responsabilidad de todo el personal de la empresa contribuir y cumplir con los lineamientos establecidos en este procedimiento.

III. Descripción del Procedimiento
III.A NORMAS. 1. Tipos de Documentos Los diferentes tipos de documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad de EMPRESA, C.A, se clasifican en:  Manuales. Procesos (Fichas) Procedimientos. Instrucciones de trabajo. Formularios Instructivo de Llenado Documento General Especificaciones


   

La Estructura Jerárquica de la documentación es la siguiente

Manual del S.G.C

Procesos y Procedimientos Instrucciones, Formularios, Especificaciones, Documentos Generales y otros
2. Nomenclatura para los Tipos de Documentos Los diferentes tipos de documentos del S.G.C mencionados en el punto (1) de este procedimiento, se identifican mediante un código conformado por 2 (dos) letras como se indica en la siguiente tabla: CÓDIGO MA PC PR IT FM IN DG ES 3. Nomenclatura para las áreas de trabajo Las diferentes áreas de trabajo de la empresa para efectos de normalización de la documentación del S.G.C, están representadas por un código conformado por 3 (tres) letras como se indica en la siguiente tabla: CÓDIGO ÁREA DE TRABAJO TIPO DE DOCUMENTO Manual Procesos Procedimientos Instrucciones de Trabajo Formulario Instructivo de Llenado Documento General Especificación

DIR CAL RHU SUP A&F VEN IMP EXP CUS COM ADU

Dirección Calidad y Procesos Recursos Humanos Soporte Tecnológico Administración y Finanzas Ventas Importaciones Exportación Customer Services Compras Aduanas

4. Sistema de Codificación. 4.1 Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Documentos Generales, Formularios e
Instructivos de Llenado. El sistema de codificación para los distintos tipos de documentos, esta compuesto por un código alfanumérico que posee 3 (tres) elementos que muestran de manera inmediata el tipo de documento, área de procedencia y orden correlativo de emisión. Este código se representa de la siguiente manera y se lee de izquierda a derecha: XX – XXX – XXX a b c

Tipo de Documento En donde:

Area correspodiente

N° Correlativo

  

El primer elemento XX (a): Posee (2) dos letras y esta relacionado con el tipo de documento (ver tabla descrita en el punto 2). El segundo elemento XXX (b): Posee (3) tres letras y esta relacionado con el área de procedencia del documento (ver tabla descrita en el punto 3). El tercer elemento XXX (c): Posee (3) Dígitos e indica el número correlativo del documento en su área de procedencia. Su rango varía desde 001 hasta 999.

Ejemplos:

Para Codificar un Procedimiento (PR)

PR-CAL-001 Procedimiento del área de Calidad 001. PR-RHU-009 Procedimiento del área de Recursos Humanos 009. PR-COM-003 Procedimiento del área de Compras 003.

Para Codificar una Instrucció de Trabajo (IT) IT-M&V-002 Instrucción de Trabajo del área de Mercadeo y Ventas 002. IT-RHU-003 Instrucción de Trabajo del área de Recursos Humanos 003. IT-COM-001 Instrucción de Trabajo del área de Compras 001.

.

Para Codificar un Formulario (FM) FM-RHU-003 Formulario del área de Recursos Humanos 003. FM-SUP-002 Formulario del área de Soporte Tecnológico 002

Para Codificar un Instructivo de llenado (IN) IN-M&V-001 Instructivo del área de Mercadeo y Ventas 001. IN-IMP-001 Instructivo del área de Importación 001.

Para Codificar un Documento General (DG) DG-M&V-002 Documento General del área de Mercadeo y Ventas 002. DG-DIR-001 Documento General el área de Dirección 001.

Para Codificar una Especificación (ES) ES-COM-002 Especificación del área de Compras 002. ES-DIR-005 Especificación el área de Dirección 005.

4.2 Codificación de Manuales Los manuales de las distintas áreas de la empresa se identifican utilizando un código alfanumérico conformado por 4 (cuatro) elementos, que muestran de manera inmediata el tipo de documento, el área de procedencia, y la fecha de vigencia de la edición del manual. Este código se representa de la siguiente manera: XX – XXX : XX – XXXX a b c d En donde:

• •

El primer elemento XX (a): Posee (2) dos letras y esta relacionado con el tipo de documento (ver tabla descrita en el punto 2). El segundo elemento XXX (b): Posee (3) tres letras y esta relacionado con el área de procedencia (ver tabla descrita en el punto 3).

El tercer elemento XX – XXXX (c) y (d): Posee (6) seis dígitos e indica el mes XX y el año XXXX de vigencia del manual.

Ejemplos: • Para codificar un Manual (MA)

MA-CAL: 12-2003 Manual de la Calidad editado el mes 12 del año 2003. MA-RHU: 11-2003 Manual de Recursos Humanos l editado el mes 11 del año 2003. MA-COM: 01-2004 Manual de Compras editado el mes 01 del año 2004. 5. ESTRUCTURACIÓN DE DOCUMENTOS 5.1 MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD 5.1.1. Estructuración del Manual de Gestión de la Calidad El Manual de Gestión de la Calidad se estructura en concordancia con los lineamientos establecidos en este documento. 5.1.2 Carátula del Manual de Gestión de la Calidad. La primera página identifica al Manual según el Formulario “FM-CAL-014 Portada de Manuales”. La cual posee el nombre del manual y código identificativo. Esta contiene la siguiente información:

• • •

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

Código: Identificación del procedimiento de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del Manual de acuerdo a la actividad que se describe en él. Contra Portada del Manual: Posee un titulo indetificativo de nombre “Aprobación del Manual”.

• • • 5.1.3

Elaborado por: Nombre de la persona que elaboró el Manual y la Fecha. Revisado por: Nombre del Gerente General y la fecha de revisión Aprobado por: Nombre del Presidente y la fecha de aprobación. Encabezado del Manual de Gestión de la Calidad.

Todas las páginas que conforman el Manual, exceptuando la portada y los anexos, presentan un encabezado según el “FM-CAL-012 Encabezado”. Los campos de este Formulario contienen la siguiente información:

• • • • •

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior. Titulo: El rotulo informativo ubicado en el centro del encabezado el cual indica el nombre del manual de acuerdo a la actividad que se describe en él. Área: Nombre del área de procedencia del Manual. Código: Codificación del manual de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que Manual ha sido sometido a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0 para el original y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1. Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforman el Manual. Fecha de Emisión: Fecha mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: No aplica para las hojas del manual Contenido del Manual de Gestión de la Calidad

• • •

5.1.4

Los elementos que conforman el contenido de un Manual se indican a continuación: 5.1.4.1 Contenido. 5.1.4.2 Objetivo y campo de aplicación. 5.1.4.3 Información general de la empresa. 5.1.4.4 Descripción de la organización. 5.1.4.5 Sistema de Gestión de la Calidad. 5.1.4.6 Referencias 5.1.4.7 Descripción del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.1.4.8 Anexos. 5.2 .Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales

5.2.1

Estructuración del Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales.

El Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales poseen normalizada su estructura de acuerdo a los siguientes lineamientos: Portada del Manual de gestión de la calidad, presentación que consta de una Portada según Formulario “FM-CAL-014 Portada de Manuales”. Contraportada para la aprobación del manual. Contenido: Los manuales recopilan información general relacionada con las diferentes actividades, y métodos del sistema de la calidad. 5.2.2 Carátula del Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales La primera página identifica al Manual según el Formulario “FM-CAL-014 Portada de Manuales”. La cual posee el nombre del manual y código identificativo. Esta contiene la siguiente información:

• •

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior. Código: Identificación del procedimiento de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. • Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del procedimiento de acuerdo a la actividad que se describe en él.

Contra Portada del Manual Posee un titulo indetificativo de nombre “Aprobación del Manual”.

• •

Elaborado por: Nombre de la persona responsable del área o gerencia Revisado por: Nombre del Gerente General y fecha Aprobado por: Nombre del Presidente y fecha. Encabezado del Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales

5.2.3

Todas las páginas que conforman el Manual, exceptuando la portada y los anexos, presentan un encabezo según el “FM-CAL-012 Encabezado” Los campos de este Formulario contienen la siguiente información:

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

• • • •

Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del manual de acuerdo a la actividad que se describe en él. Área: Nombre del área de procedencia del Manual. Código: Codificación del manual de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que Manual ha sido sometido a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0 para el original y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1. Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforman el Manual. Fecha de Emisión: Fecha mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: No aplica para las hojas del manual

• • •

5.2.4 Contenido del Manual de Procedimientos, Manual de Organización y otros Manuales Los elementos que conforman el contenido de un Manual se elaboran en concordancia con las características propias de su información y al tipo de manual, como son: 5.2.4.1 Contenido o Índice 5.2.4.2 Objetivo y campo de aplicación. 5.2.4.3 Procedimientos, Instrucciones de trabajo, Descripciones de Cargos, Formatos, Organigramas (esto dependerá del tipo de manual). 5.2.4.4 Anexos. 6. Estructuración de Procedimientos Los procedimientos poseen normalizada su estructura de acuerdo a lo siguiente: 6.1 Portada de Procedimientos. La primera página identifica al procedimiento según el Formulario “FM-CAL-011 Portada de Documentos”. En esta se identifican los responsables de la elaboración, revisión, aprobación y la fecha de emisión. Esta contiene la siguiente información:

• •

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

Código: Identificación del procedimiento de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. • Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del procedimiento de acuerdo a la actividad que se describe en él.

• •

Elaborado por: Nombre de la persona responsable del área o gerencia Revisado por: Nombre del Gerente General y fecha Aprobado por: Nombre del Presidente y fecha

6.2 Encabezado de los Procedimientos Todas las páginas que forman el procedimiento, exceptuando la portada y los anexos, presentan un encabezado según el “FM-CAL-012 Encabezado” Los campos de este Formulario contienen la siguiente información:

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

• Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del procedimiento de acuerdo a la actividad que se describe en él. • Área: Nombre del área de procedencia del procedimiento.

• •

Código: Codificación del procedimiento de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que el procedimiento ha sido sometido a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0, para el original y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1.

• • •

Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforman el procedimiento. Fecha de Emisión: día, mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: Ubicado en la parte inferior de la página (cuando aplique).

6.3 Contenido de los procedimientos

Los elementos que conforman el contenido de los procedimientos son los siguientes: 6.3.1 Propósito: Define de forma explícita el objetivo que se pretende alcanzar con la formulación del procedimiento. 6.3.2 Alcance: Define el área de aplicación que cubre el procedimiento. 6.3.3 Responsabilidades: Indica la(s) responsabilidad(es) que asumirá(n) la(s) persona(s) involucrada(s) con el procedimiento. 6.3.4 Descripción del procedimiento: Detalla la manera de cómo se llevan a cabo las actividades, el mismo esta compuesto por Normas y/o etapas según corresponda. 6.3.4.1 Normas:


Se indican aquellos lineamientos que son importantes establecer para desarrollar las actividades dentro del contexto deseado. La descripción de las normativas se efectúa en el tiempo verbal presente.

6.3.4.2 Etapas a Seguir: Describe la secuencia lógica, clara concisa de las distintas operaciones o pasos que componen una actividad, señalando el Qué, Quién, Cómo, Cuando y Dónde según corresponda. Se utiliza la metodología: Play Script (Guión teatral) y/o Flujograma (Tisher). El tiempo verbal empleado en la elaboración de las etapas, es el presente del indicativo, conjugado en tercera persona del singular (ejemplo: revisa, registra, efectúa). La descripción de los pasos que se ejecutan se indican en siguientes componentes (Véase III.B) (1). Responsable: Unidad administrativa ó cargo del funcionario que realiza la acción. Acción: Pasos que se ejecutan en forma secuencial. Nota: Los procedimientos de acuerdo a su naturaleza y a las actividades que describen, podrán contener Normas o Etapas a seguir, y ambas cuando aplique. 6.3.5 Formularios: Específica los Formularios utilizados para registrar los resultados de las acciones tomadas, y se identifican con su código y nombre. 6.3.6 Documentación de referencia: Se indican los documentos relacionados con el procedimiento, se muestra su código y nombre (cuando corresponda). 6.3.7 Glosario de Términos: Contiene aquellos conceptos, definiciones y abreviaturas aplicadas y descripción del documento, para facilitar su interpretación. un cuadro que tiene los


• • • •

Número: Correlativo numérico de las acciones a realizar, comenzando con el número uno

6.3.8 Anexos: En esta sección se incluye toda la información referenciada al procedimiento tales como: Tablas, Diagramas de flujos, Formularios, Instructivos de dichos Formularios (si existen), etc. 7. Estructuración de las Instrucciones de Trabajo. Las Instrucciones de trabajo poseen normalizada su estructura de acuerdo lo siguiente: 7.1 Encabezado de las Instrucciones de Trabajo Todas las páginas que forman las instrucciones de Trabajo, exceptuando la portada y los anexos, presentan un encabezo según el “FM-CAL-012 Encabezado”. Los campos contienen la siguiente información:

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

• • • •

Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre de la Instrucción de Trabajo de acuerdo a la actividad que se describe en él. Área: Nombre del área de procedencia de la instrucción de trabajo. Código: Codificación de la instrucción de trabajo de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que la instrucción de trabajo ha sido sometida a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0, para el original y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1. Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforman la instrucción de trabajo. Fecha de Emisión: día, mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: Ubicado en la parte inferior de la página (cuando aplique).

• • •

7.2 Contenido de las Instrucciones de Trabajo. 7.2.1 Propósito: Define de forma explícita el objetivo que se pretende alcanzar con la formulación de la instrucción de trabajo. 7.2.2 Descripción de la Instrucción de Trabajo: Detalla la manera de cómo se llevan a cabo las actividades. Se utilizan diferentes metodologías para plasmar de manera adecuada las actividades realizadas tales como: Play Script, Flujograma (Thisher).

El tiempo verbal empleado en la elaboración de las etapas, es el presente del indicativo, conjugado en tercera persona del singular (ejemplo: revisa, registra, efectúa). 8. Estructuración de los Formularios Los Formularios poseen normalizada su estructura de acuerdo a sus características, tamaño y complejidad informativa. 8.1 Encabezado de los Formularios El encabezado de los formularios poseen un formato libre de acuerdo a las características propias de la información que describen. 8.2 Contenido de los Formularios. Los elementos que conforman el contenido de un Formulario son los siguientes: 8.2.1 Logo de la empresa: Símbolo que identifica a la empresa ubicado en la parte superior. 8.2.2 Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del Formulario de acuerdo a la actividad que se describe en el. 8.2.3 Código: Codificación del Formulario de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento, ubicado en el pie de página del Formulario. 8.2.4 Pie de Página: Ubicado en la parte inferior de la página, contiene las revisiones, fecha de emisión y el código identificativo del Formulario. 8.2.5 Información General: Estructurada en formato libre, de acuerdo a sus características, tamaño y complejidad. Nota: Algunos Formularios podrán tener la información del pie página como: código identificativo, revisiones y fecha de emisión ubicadas en otras áreas (no necesariamente al pie de página), estos casos son considerados excepciones. 9. Estructuración de los Instructivos de llenado 9.1 Encabezado de los Instructivos de llenado Todas las páginas que forman los instructivos de llenado, presentan un encabezo según el “FM-CAL-012 Encabezado”. Los campos contienen la siguiente información:

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior.

• •

Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del instructivo de acuerdo a la actividad que se describe en él. Área: Nombre del área de procedencia del instructivo.

• •

Código: Codificación del instructivo de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que el instructivo ha sido sometido a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0 para el original, y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1. Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforman el instructivo. Fecha de Emisión: día, mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: Ubicado en la parte inferior de la página (cuando aplique).

• • •

9.2 Contenido de los Instructivos de llenado 9.2.1 Propósito: Define de forma explícita el objetivo que se pretende alcanzar con la formulación del Instructivo. 9.2.2 Descripción del Instructivo: Detalla la manera de cómo se lleva a cabo la actividad. 10. Estructuración de los Documentos Generales y Especificaciones. Los documentos generales y Especificaciones poseen normalizada su estructura de acuerdo a sus características, tamaño y complejidad informativa. Las descripciones de cargo tienen normalizada su estructura de acuerdo a lo contenido en el punto 11. del presente procedimiento. 10.1 Contenido de los Documentos Generales y Especificaciones. Los elementos que conforman el contenido de un Documento General y/o Especificación son los siguientes: 10.1.1 Logo de la empresa: Símbolo que identifica a la empresa ubicado en la parte superior según Formulario “FM-CAL-013 Documentos Generales”. 10.1.2 Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre del Documento General y/o Especificación de acuerdo a la actividad que se describe en el. 10.1.3 Descripción General: Estructurada en Formato libre (Horizontal y/o Vertical), de acuerdo a sus características, tamaño, complejidad y tipo de información contenida. 10.1.4 Código: Codificación del Documento General y/o Especificación de acuerdo al apartado 3. Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. 11. Estructuración de las Descripciones de Cargo

11.1 Portada de las Descripciones de Cargo Las Descripciones de Cargo poseen normalizada su estructura de acuerdo a: Portada de presentación: Consta de una portada según el Formulario “FM-CAL-011 Portada de Documentos”. En esta se identifican los responsables de la elaboración, revisión y la aprobación. 11.2 Encabezado y Pie de Páginas de las Descripciones de Cargo

Todas las páginas que forman la Descripción de Cargo, exceptuando la portada, presentan un encabezado según el “FM-CAL-012 Encabezado” Los campos de este Formulario contienen la siguiente información:

• • • • •

Logo de la Empresa ubicado en la parte superior izquierda. Titulo: El rotulo informativo el cual indica el nombre de la Descripción de Cargo. Área: Nombre del área de procedencia de la Descripción de Cargo. Código: Codificación de la descripción de cargo de acuerdo al apartado (3) Sistema de Codificación, en el presente procedimiento. Nº de Revisión: Indica el número de veces que la Descripción de Cargo ha sido sometida a actualizaciones, es un nº correlativo que inicia en 0, para el original, y para las emisiones posteriores se empleará un correlativo a partir del 1. Página: Indica el número correspondiente a la página con respecto al total que conforma la Descripción de Cargo. Fecha de Emisión: día, mes y año, en que el documento fue emitido e implementado para su uso oficial. Esta fecha siempre es posterior a la fecha de aprobación. Pie de Página: No aplica para este tipo de documento.

• • •

11.3 Contenido de las Descripciones de Cargo. Los elementos que conforman el contenido de las Descripciones de Cargo son los siguientes: 11.3.1 Identificación del Cargo: Define de forma explícita el Nombre del Cargo, Nivel Jerárquico dentro de la organización, Unidad Funcional, Unidad a la cual Reporta, Personal al cual Supervisa. 11.3.2 Propósito: Define de forma explícita el objetivo que se pretende alcanzar con la formulación de la Descripción de Cargo.

11.3.3 Funciones y Responsabilidades principales del Cargo: Indica las funciones y responsabilidades que asumirán las personas involucradas en el Cargo. 11.3.4 Perfil del Cargo: Muestra las Especificaciones del cargo y características relativas al mismo (educación, formación y experiencia). 11.3.5 Competencias: Muestra los conocimientos técnicos, habilidades organizacionales y personales que deben poseer las personas que asumirán el Cargo. 11.3.6 Relaciones: Indica las interacciones con el personal dentro de la organización y fuera de ella, que sostiene la persona que ocupa el Cargo.

III.B ETAPAS A SEGUIR

RESPONSABLE

ACCIÓN

1

Solicitante

Detecta la necesidad de revisar o elaborar un documento, consulta con el Coordinador de Calidad con la finalidad de aclarar criterios y tomar decisiones sobre su elaboración. Realiza la solicitud formal para elaborar el documento a través del SOED “FM-CAL-018 Solicitud de Elaboración de Documento”, explicando y anexando toda información necesaria para justificar su solicitud. Elabora borrador de acuerdo a las instrucciones recibidas por el coordinador de Calidad, siguiendo los lineamientos establecidos en la presente guía. Revisa el documento, si corresponde lo autoriza y lo remite al Presidente, en caso contrario lo devuelve al Responsable de la elaboración para que efectúe los correctivos que correspondan y se repite el ciclo. Revisa el documento autorizado, si corresponde lo aprueba y lo remite al Coordinador de Calidad. En caso de existir un comentario, lo devuelve al Gerente General para que canalice las medidas correctivas con el responsable correspondiente. Recibe el documento aprobado y realiza las siguientes actividades: • Formaliza el documento de acuerdo a los requisitos de este procedimiento y lo incorpora en el formato: FM-CAL020. Lista Maestra de Documentos. • Registra la naturaleza del cambio en el formato: FM-CAL021 Control de Cambios a Documentos. Emite el documento y lo envía para ser firmado por: Quién lo Elaboró, Reviso y Aprobó. Firman el Documento y lo remiten al Coordinador de Calidad

2

Solicitante

3

Solicitante

4

Gerente General

5

Presidente

6

Coordinador de Calidad

7

Coordinador de Calidad

8

Responsable de Elaboración, Gerente y Presidente.

9

Coordinador de Calidad

Culminado el proceso de Firmas, procede de la siguiente manera: • Distribuye el documento según el formato: FM-CAL-022 Lista de Distribución de Documentos. • Archiva el documento en la carpeta de documentos

originales.

IV. Formularios
FM-CAL 011 Portada de Documentos FM-CAL-012 Encabezado FM-CAL-013 Documentos Generales FM-CAL-014 Portadas de Manuales FM-CAL-018 Solicitud de Elaboración de Documentos (SOED). FM-CAL-020 Lista Maestra de Documentos FM-CAL-021 Control de Cambios a Documentos FM-CAL-022 Lista de Distribución de Documentos.

V. Documentación de Referencia No aplica para este procedimiento. VI. Glosario de Términos 1. Norma Es un documento que describe las directrices o pautas que se deben seguir, para alcanzar un fin especifico. 2. Normalización Es una actividad que se realiza para simplificar y unificar los criterios sobre un tema específico. que da como resultado la creación de una norma. 3. Documento Cualquier medio impreso o electrónico que lleve información. 4. Instrucción de Trabajo Es un documento que describe como se debe realizar una actividad específica, de manera detallada. 5. Formularios Es un documento donde se registra una información asociada a un proceso de la empresa, y que suministra evidencia de la actividad realizada. 6. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo un actividad o un proceso. En este documento se debe establecer: ¿Quien hace que? ¿Como lo hace? ¿Cuando lo hace? y ¿Donde Lo hace?, entre los documentos que puede contener están: Instrucciones de Trabajo, Formularios y Otros. 7. Manual

Es un documento que contiene información valida y clasificada sobre una determinada materia en la organización, y esta conformado por un compendio de documentos que pueden ser: Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Formularios, Instructivos, Documentos Generales, etc. 8. Documentos Externos Es toda aquella información relacionada con el S.G.C de la empresa, que no se origina en ella, y puede proceder de clientes, proveedores, y otros. La cual incide o afecta la Calidad de los productos o servicios generados. 9. S.G.C Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. VII. Anexos No aplica para este procedimiento.

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