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Sistemas productivos Empresariales

Ing. Manuel Canaza Masco

PRACTICA LABORATORIO: IDEF0 – IDEF3

Una Institución de Profesionales que anualmente realiza una serie de eventos de carácter académico, de investigación y comercial está interesada en el desarrollo de un sistema de software para la administración de estos eventos. Para ello se le informa de las principales actividades que realizan, las cuales se resumen en:
1. La configuración del evento, que consiste en el registro de un evento en

particular y el de los sub eventos que están relacionados (actualmente se realiza en el Libro de Eventos). Un evento tiene una denominación, fecha de inicio, lugar y un Comité Organizador. Los sub eventos pueden ser: congreso, curso, feria negocios, seminario, exposición académica, y los opcionales: actividad social, exposición comercial, y turismo. También se incluye la designación de los responsables por cada sub evento.
2. La organización del evento, para lo cual es necesario conocer la

configuración del evento y sub eventos, incluye la definición del lugar del evento, los cupos y los precios de inscripción por sub evento, diferenciando precios por socio institucional y no socio, inscripción antes de una fecha pre establecida o inscripción en grupo (en relación a participantes de un empresa en particular), y la elaboración del programa del evento y de cada sub evento.
3. Los servicios complementarios como la adquisición de pasajes, que incluye

el registro de la línea aérea o terrestre, la fecha, horario, y el nro. vuelo o viaje; y la reserva de habitaciones por el periodo del evento, que incluye el registro de los hoteles, las habitaciones a disposición y de las habitaciones reservadas.
4. La organización de un sub evento. Un curso tiene un expositor, una

denominación, una duración en horas, un horario y una localización. La feria incluye la definición de una localización y un número de stands. El seminario incluye un tema (el cual es afín al tema del evento principal), la programación de expositores, fecha de inicio, un horario, y una localización. La exposición académica incluye la programación de trabajos previamente seleccionados, autor, fecha y hora de exposición, moderador, y equipo audiovisual. La actividad social incluye una denominación, un lugar, auspiciadores, y un programa; un tipo de actividad social es la cena de gala final. La exposición comercial comprende un tema, la solicitud de una sala de exposición, una empresa, una fecha y un horario. Un viaje turístico incluye un lugar, una fecha, un horario, y un programa de visitas.
5. La inscripción de participantes estableciendo un nivel de participación

(conferencista, asistente, acompañante, expositor comercial, etc). En todos los casos las personas interesadas en participar tienen que inscribirse al evento, pagando las tarifas establecidas. La inscripción le permite participar en el congreso y la exposición académica cuando estos se incluyen en la configuración del evento. Al momento de la inscripción se puede solicitar inscripción en los sub eventos programados. La inscripción puede realizarse directamente en el local institucional, por fax o por e-mail mediante el

El alquiler de stands para las ferias comerciales. recepción y hospedaje de los mismos. y un ambiente distribuido por cubículos. otra para las sesiones del Comité Organizador. aun responsable de Congreso. . La emisión de las credenciales del evento según el nivel de participación de los inscritos (expositor. para cada uno de los demás responsables. Se dispone de una oficina para Tesorería donde se realizan las inscripciones y se emiten las facturas.Sistemas productivos Empresariales Ing. asistente. Un participante previamente inscrito puede cancelar su inscripción hasta dos días antes del inicio del evento. panel. y reservas de hotel. etc). El responsable de Inscripciones trabaja coordinadamente con el responsable de Credenciales y de Control de Asistencia. piso. así como con el responsable de Impresiones y Reproducciones quien se encarga de la reproducción del material a entregar a los participantes. el de Servicios Complementarios y el de Feria Comercial. La facturación detallada por la inscripción en el evento y por los servicios complementarios recibidos. mini generador eléctrico. coordinando con el responsable de Servicios Complementarios sobre el viaje. 7. así como de los certificados correspondientes. así como de la entrega de los materiales del evento (maletín. El responsable de Facturación trabaja coordinadamente con el de Inscripciones. a otro del compromiso y control de Servicios Complementarios. vía cheque o depósito en cuenta. así como la adquisición de servicios adicionales. colaborador). dentro de los que fueron invitados a remitir sus ponencias. libros. El local institucional incluye una sala de recepción donde se encuentra una recepcionista que además cumple labores de comunicación dado que administra la central telefónica. 10. Servicios complementarios. Se lleva un control sobre los vuelos para programar la recepción y transporte al alojamiento correspondiente. seguro. a otro de Feria Comercial. El Comité Organizador designa a un responsable del proceso de Inscripción. formato de inscripción correspondiente cancelando por adelantado todo lo solicitado en efectivo. La Dirección de la Institución designa al Comité Organizador como responsable de la configuración y organización del evento. Durante la inscripción también se puede solicitar la adquisición de pasajes. Manuel Canaza Masco 6. y así para cada sub evento configurado dentro del evento. inclusive se puede requerir la inscripción de un acompañante por participante. El control de asistencia de los participantes en base a su inscripción y nivel de participación. Existe además una oficina para el Presidente institucional y una sala para las sesiones del Directorio. etc. CD’s. Finalizado el evento se emiten las facturas por la inscripción y por los otros servicios solicitados. El alquiler de stands se realiza por ubicación y tamaño. 9. como alquiler de computadora. teléfono. El primer día del evento se entregan las credenciales del participante y de su acompañante. Cada responsable dispone de un colaborador. 8. El responsable del Congreso se encarga de coordinar los requerimientos de los conferencistas seleccionados.