ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán

cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista. FASES DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN DEL ESTUDIO: Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base de las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye: SOLICITUD DEL PROYECTO: Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio. Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran: * Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización. * Estar autorizados por la presidencia de la organización. * Estar incluidas en los planes de la organización. * Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema. * Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visión del proyecto. * Es necesario que exista una verdadera necesidad. * Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar. * En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no está la raíz del problema. Durante el desarrollo de esta fase participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estén incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo. b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, actúa como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc. ASIGNACIÓN DEL PROYECTO: Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados.

posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados. así como cualquier otra información adicional. Quién: Determinar a quién beneficiarán los resultados del proyecto. antecedentes de trabajos similares. El objetivo de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio. 2do Paso: Obtener Antecedentes: Discutir el problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cómo se ha ejecutado la labor. haciendo hincapié en el área del problema. el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo. dependiendo de la complejidad del estudio. sugerencias. resultados esperados. que ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyecto. Simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general. Por otro lado. Además de quién se requerirá ayuda. personal designado. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisión acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solución del problema. en cuanto a los informes. análisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. 4to Paso: Preparar planes de prueba: Los planes deberán abarcar. el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. aunque pueda resultar difícil debido a circunstancias imprevistas y a que tal vez después tenga que revisarse. tal como un informe. Cuál: Determinar cuál será el resultado final del proyecto. 3er Paso: Seleccionar el lugar para dirigir el estudio: Elegir la oficina o estrato de la organización en el cual pueda hacerse con más propiedad. cartas de instrucción y otros informes concernientes al tema. manuales. * Se conversa con las personas que ocupan los puestos claves. información que bien utilizada por el analista le permitirá planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente. tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo. Por Cuánto Tiempo: Determinar cuánto tiempo se necesitará para terminar el proyecto. solo con fines exploratorios. además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del problema). PLANEACIÓN DEL PROYECTO: Una vez asignado el proyecto. documentos a examinar. Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo. para luego seleccionar el material de referencia.. lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto preparada más o menos en detalle. . métodos para desarrollar el trabajo. sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio. cuál y por cuánto tiempo. El estudio preliminar sirve para separar los factores del problema. personal a entrevistar. ESTUDIO PRELIMINAR: Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que no propone soluciones. es decir. Esta investigación estará centrada en el examen de manuales. los pasos que se propone seguir del principio al fin del proyecto y así el analista estará capacitado para emprender el estudio verdadero. 1er Paso: Determinar quién. en secuencia cronológica. es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su relevancia. así como los objetivos. Pasos a seguir para definir el problema: * Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinión de la persona que solicitó el estudio.Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto. gráficos de la organización. un manual o una carta de instrucción. Es conveniente fijar una fecha como base y tratar a conciencia de terminar en esa fecha. etc.

Es importante saber que: * Se debe especificar la magnitud del problema. causa o consecuencia. por esta razón. de reposición de equipos. en muchas oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo tan amplio como sea posible de manera que las dificultades relacionadas sean solucionadas al mismo tiempo. etc. los objetivos. * El analista y el solicitante deben tener la misma opinión. Se determina si se trata de un estudio de sistema. capacidad técnica del personal involucrado en el área de trabajo. entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: . Distinguirá los factores cuantitativos de la apreciación. personal a usar. Al llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y cuál es su causa. están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados. y los resultados que esperan obtener. Quinto. Seleccionará factores estratégicos. Cuarto. equipos. como en los objetivos esperados. Segundo. Sexto. * Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado. cultura organizacional. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Al llegar a este punto el analista requiere de información precisa y veraz acerca de la forma actual como opera el área de trabajo en estudio. el personal que se desempeña en las unidades involucradas. Determinará los factores disponibles de aquellos que no están a su alcance y desarrollará estrategias adecuadas para alcanzarlos. REDEFINICIÓN DEL PROYECTO: La definición del problema. cuenta con métodos especiales para recopilar información. procedimientos. Objetivos: Recopilar del área involucrada en el problema la información necesaria para analizar el estado actual de los procedimientos. * Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar. esta fase es utilizada por el analista como diagnóstico del problema. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL: Es la parte del proceso que permite la recopilación. partiendo de las siguientes premisas: Primero. complejidad del problema. define el problema. * Se concluye si es un problema. registro y análisis de la información actual. Para ello.* Se establece quien va a coordinar la investigación. y para ello es necesario aplicar en forma adecuada las técnicas especiales de investigación. Esta fase se divide en tres etapas: recopilación de información. registros y análisis de la información necesaria para reconocer la situación actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarán los nuevos. costos. entre otros. Tercero. el alcance. Métodos: el analista planificara la recopilación de la información necesaria de acuerdo a los resultados obtenidos durante el estudio preliminar. Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave. etc. El analista debe definir los factores tanto positivos como negativos que podrían influir en la consecución del objetivo. para así buscar la solución al problema planteado. Debe poseer un amplio panorama acerca de los factores positivos y negativos: resistencia al cambio. Trazará cursos alternativos de acción para resolver situaciones imprevistas que puedan tener efectos dañinos sobre su trabajo. de procedimientos u otros. Prestará especial atención al planteamiento de los objetivos esperados. Aun en el entendido de que la solicitud puede estar plagada de malas interpretaciones.

abiertas (las que permiten una respuesta libre) y. durante esta fase se analiza: ¿Qué se hace? Cuestiona sobre la naturaleza de las labores y los resultados obtenidos. “no” o “sin opinión”). así como las relaciones laborales que mantienen entre ellos y la organización. Encuestas: permite la obtención de información de las personas que trabajan en las áreas involucradas en el problema. ¿Quién lo hace? Comprende el estudio de las unidades. clasificándolas en: cerradas (aquellas que permiten solo dos respuestas “sí”. personal involucrado. y se dejará espacio suficiente para contestar. años. Los instrumentos más utilizados son el cuestionario y la entrevista. Requiere que el analista posea una actitud intensa de observación. etc. entre otros). ademanes. ya que una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros. tablas o cualquier herramienta de utilidad para brindarle el ordenamiento y asentamiento pertinente a los datos recolectados. y los factores externos que los afectan. elaborar listas de preguntas de acuerdo a sus necesidades. relación entre cargos y empleados. por lapsos de tiempo determinado: la cantidad de veces que realiza una actividad en días. Claridad: Se evitará el uso de preguntas estereotipadas. alcance. Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de oficina. b) Entrevistas: Es un instrumento que puede aplicarse a todos los niveles de la organización. Es sumamente significativo presentar ordenadamente la información recopilada. c) Listas de Tareas: Son formas especiales que se entregan al personal involucrado en el área del problema para que relacione las tareas que ejecuta en orden de frecuencia. . REGISTRO DE DATOS: Una vez aglomerada toda la información. los pasos más importantes. por lo tanto. gráficas.1. Tabla de Distribución: Permite registrar la participación de cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias para culminarlo. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL: Es la fase de estudio lógico que permite analizar los hechos en función de objetivos terminales. del entrevistado. que implique la percepción de gestos. y cuyas herramientas más importantes son las siguientes: A. lo que faculta el análisis de la información obtenida mediante el uso de instrumentos adecuados. de manera que cualquier persona pueda entenderlos. cuadros. Observación: Consiste en la aplicación de los sentidos al problema y hechos que afectan el área de trabajo. se procede a su registro claro y sistemático. Hoja de Análisis de Procedimientos: Facilita el análisis del flujo de documentos y su relación con otros procedimientos. a) Cuestionarios: Es un formato que presenta una serie de preguntas que debe contestar la persona encuestada. ambiguas o normativas. y el tiempo que demora cada una de ella. Se preparará en concordancia con los objetivos planteados y características generales del trabajo a realizar (tipo de información que se necesita. el analista debe planificarlas cuidadosamente. las actitudes y aptitudes de los individuos que realizan el trabajo. características de los cargos (funciones. y. en abanico de respuestas o de selección múltiple.). es hacerlo con la mayor claridad posible. características del personal (perfiles). Es la asistencia del analista en horas de actividad para observar el desarrollo de las actividades sin tomar parte en ella. debe preparar entrevistas cortas. utilizados para estudiar los objetivos. meses. etc. avisar anticipadamente su visita para que el entrevistado recopile información. y de acuerdo a ciertas normas convencionales para la elaboración de los mismos: Naturaleza de las preguntas: Deben prepararse en función del grado de libertad de las respuestas. así como lo esencial de lo no esencial. tomará sus notas y formulará preguntas cuando así lo considere necesario 2. funciones de una oficina.. B. empleándose para ello. C. Debido a su gran utilidad. Secuencia: Las respuestas deben tener un encadenamiento lógico y orientarse de lo fácil a lo difícil y de lo general a lo particular. Es ahora cuando el analista debe separar lo que es de lo que debe ser. no solo de palabras.

. Además. completos y suficientes. y necesarios. si son claros. podrá valorar la calidad de: a) Los registros: al verificar si son claros. las examina detalladamente para comprenderlas y establecer las relaciones que existen entre ellas. sencillos. y la presentación a la gerencia y los usuarios de los bosquejos correspondientes. si verifica el cumplimiento de los principios fundamentales de control interno. b) Los informes: al corroborar sus objetivos. la calidad de la información. Por otro lado. calidad. ¿Cuándo se hace? Análisis de la secuencia de pasos. c) Si la información no está incluida en otro informe. además permite indagar en forma gráfica el destino de cada copia y. * Organigramas: Presenta la organización de una empresa y permite el mejoramiento de la asignación de funciones y supervisión. DISEÑO: Cuando un sistematizador recibe la asignación para realizar un proyecto cuyos objetivos están perfectamente definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeación y análisis de la situación actual de los sistemas. y. su funcionalidad. DISEÑO Y PRESENTACIÓN A LA GERENCIA Y AUTORIZACIÓN: Comprende la aplicación de técnicas especializadas para el diseño de los nuevos sistemas. pero no incluye pasos del procedimiento. de distribución adecuada. * Afluencia de trabajo: Muestra la pluralidad de trabajo en una oficina y la distribución de las estaciones de trabajo. cuándo. tiempo requerido y costo. ¿Por qué se hace? Intenta justificar la existencia del trabajo. desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la solución o imagen de los resultados finales.¿Cómo se hace? Incluye el estudio de los métodos y las técnicas aplicadas para realizar el trabajo. claridad. dónde y por qué se hacen las cosas en la unidad. quién. sus fines y determinar su continuidad. y si transmiten información relevante y oportuna. entre los más utilizados se encuentran los diagramas. el principio y fin de cada procedimiento. con las copias realmente necesarias y suficientes. y será necesario seleccionar alguno de los que a continuación se mencionan y aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la organización: * Diagrama de flujo de procedimientos: Facilita la interpretación de los pasos de un procedimiento y del flujo de documentos. a fin de obtener la autorización respectiva para la instalación definitiva. El objetivo primordial de esta etapa es analizar la información para detectar las fallas del sistema en estudio. * Distribución de formas: Es un diagrama similar al anterior. En esta etapa del trabajo el analista estudia profundamente para describir la situación como la percibe. oportunidad. los instrumentos y equipos utilizados. d) Los formatos: al verificar si el diseño es adecuado. pertenencia. utilidad. de bajo costo. distribución del espacio dentro de las oficinas y sus relaciones en las operaciones y tareas del personal. * Análisis de formas: Contribuye a determinar los datos que se registran en una forma para facilitar combinaciones y eliminaciones. ¿Dónde se hace? Verificación de la ubicación geográfica y domicilios de las oficinas. distribución. la flexibilidad de los procedimientos. * Distribución de trabajo: Facilita el análisis de las obligaciones de cada grupo de empleados. Estos cuestionamientos conducirán al analista a determinar qué. si permiten que se cumplan los objetivos a un costo razonable. identifica las deficiencias y las causas del problema y realiza composiciones a partir de varios puntos de vista sin menoscabo de las suposiciones. cómo. le suministrará una idea clara acerca del volumen de operaciones. eficientes o si por el contrario requieren mejoras. si son en verdad indispensables. y para lograrlo se requiere de ciertos métodos. de uso sencillo. horarios y tiempos requeridos para alcanzar resultados. separa las partes para conocer todos los aspectos y detalles.

sea rentable para la empresa en términos costo-beneficio. informes. redactado en un lenguaje fácil de entender y sin abusar de términos técnicos. El rechazo del proyecto puede ser: Parcial: Por costo o por tiempo. objetivos. debe combinar adecuadamente sus conocimientos teóricos sobre administración. C. Instalación de los nuevos procedimientos. Construcción de procedimientos. también es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y colaboración. EJECUCION Y SEGUIMIENTO DEL NUEVO SISTEMA: . INSTALACION. CONSTRUCCIÓN. D. manuales. B. Pruebas. la comunicación a las áreas que afecta el sistema. y.A partir de este momento su trabajo será eminentemente creativo. índice. formas. justificación. con la finalidad de que a su presentación acudan todas las personas involucradas. estar organizado de manera que contenga como mínimo las siguientes partes: portada. preferiblemente por medio de memorándum. * Dirección de Juntas: La persona que dirija la junta será el analista. Puesta en marcha del nuevo sistema. primero. para proponer una alternativa atractiva que. ventajas y bondades del proyecto. * Notificar áreas afectadas: Se debe comunicar por escrito. de tal modo que conduzcan la junta según se vaya efectuando la explicación. F. Deberá ser un lugar cerrado. etc. y presentar la propuesta a la gerencia en forma adecuada para su aprobación. la presentación pública de un informe que incluye la descripción del nuevo sistema. computación. que represente la solución definitiva del problema. En el proceso de Presentación a la Gerencia. también es importante el lugar donde se va a efectuar la presentación. Programa de entrenamiento para los usuarios. dejando en primer término que tome la palabra el expositor del sistema. segundo. actores determinantes para ganar la adhesión y decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido. Evaluación de la ejecución. donde no haya posibles distracciones y las personas puedan oír a los exponentes y ver lo que se presenta. PRESENTACIÓN A LA GERENCIA: Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos métodos por parte de la gerencia y es precisamente. Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia.Carteles: Esta presentación por medio de carteles tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensión del sistema. Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser rechazado.. con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio. Será también imprescindible elaborar un plan de actividades a desarrollar. E. G. y se presentará en forma atractiva. * Ayudas Audiovisuales . se deben considerar los siguientes aspectos: * El Tiempo y Lugar Adecuado: Es importante. ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de la venta final de la idea. presentación que incluye la descripción del problema. En este informe también se mostrarán objetivos. El objetivo de esta fase del proceso es diseñar la solución para alcanzar los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto. contabilidad. presentando los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa. APROBACIÓN DE LA GERENCIA: Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalación y ejecución. empresas. entre otros. el cual también debe ser autorizado por la directiva y que debe incluir: A. entre otros.

* Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones. se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones. CONSTRUCCIÓN: Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 1) El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de flujo. asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente. archivos. afinar. EJECUCIÓN: Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes métodos: * Instantáneo o total: Se utilizará cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1) El sistema anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas. SEGUIMIENTO: Después de haber instalado un sistema. . y durante un periodo de tiempo que variará de acuerdo a su complejidad. Reproducir formas. informes. en caso de que sus resultados no sean satisfactorios. es entonces cuando procederá a: a. y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento. c. cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa). b) Cuestionarios generales. 2) No debe requerir la utilización de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilización del personal. d. pruebas. agregar.Corresponde al periodo que va dese la instalación del sistema pasando por el entrenamiento. e) Buzones de sugerencia. ventajas. registros. Compra de equipos. informes. Consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial. etc. sus características. Los métodos de vigilancia que pueden utilizarse son: a) Elaboración de cronogramas de revisión. Crear archivos.. comenzará la instalación física del nuevo sistema. y así sucesivamente hasta completar la instalación. etc. el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos. correcciones. utilizar la retroalimentación para mejorar. archivos. etc. INSTALACIÓN: Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos. A continuación se describen cada una de las fases mencionadas. e. diseño de formas. * En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. c) Cuestionarios específicos. cerciorándose que todas las partes del sistema anterior están desincorporadas. o su instalación. hasta la obtención de los resultados que serán sometidos a evaluación. f. 2) El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos.. etc.. a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren. y 3) Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los resultados de las pruebas pilotos permitirán decidir el mejoramiento del sistema. Crear registros. y 3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema. Elaborar manuales. d) Pruebas reales. eliminar o modificar el trabajo realizado. b. Organizar oficinas.