You are on page 1of 210

UNIVERSITATEA VALAHIA TÂRGOVIŞTE FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAŢILOR PUBLICE ŞI PRIVATE PROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I Prof

. univ.dr.: Semestrul I, Forma de înv. - ZI GEORGHE BLIDARU

MISIUNE DE AUDIT INTERN Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. GESTIONAREA RESURSELOR UMANE
Masteranzi: Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard Prof. univ.dr.:

GEORGHE BLIDARU Masteranzi: Prof. univ.dr.: GEORGHE BLIDARU Maria Magdalena Prof. univ.dr.: GEORGHE BLIDARU Băcioiu Carmen M. Ana-Gabriela Masteranzi: Bianca Sălăvăstru Cristina Eduard Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Masteranzi: Sălăvăstru Cristina Florea Uţă Eduard Paşol Voicilă Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Uţă Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard

2013

Târgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

CUPRINS
 PREZENTARE GENERALĂ  PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
 Procedura-P01:ORDINUL DE SERVICIU  Procedura-P02:DECLARAŢIA DE INDEPENDENTĂ  Procedura-P03:NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT  Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

PRELIMINARE
 Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR  Procedura-P06:ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN  Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE  Procedura-P08:COLECTAREA DOVEZILOR  Procedura-P10:REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU  Procedura-P11:ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE  Procedura-P12:ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

PUBLIC INTERN
 Procedura-P14:REUNIUNEA DE CONCILIERE  Procedura-P17:URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR  Procedura-P18:SUPERVIZARE

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

PREZENTARE GENERALĂ Într-o instituție publică, gestionarea resurselor umane ocupă o funcţie suport importantă, este un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern care se justificată în mare măsură prin multitudinea de procese derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc. Un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit îl reprezintă Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane, care arată fiecare pas important al derulării misiunii, în detaliu, situațiile concret analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod explicit, pe înțelesul tuturor. Scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii auditate, a funcţionalităţii sistemului acesteia de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ îl are misiunea de audit intern. Acestea sunt structurate pe următoarele domenii auditabile:  organizarea recrutării personalului;  stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;  evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor  pregătirea profesională continuă a personalului  gestionarea dosarelor profesionale  evoluţia carierei personalului  funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane  arhivarea documentelor Ghidului privind gestiunea resurselor umane s-a elaborat astfel încât sa cuprindă procedurile şi documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. În etapa de pregătire a misiunii de audit intern s-au întocmit documentele standard şi s-au adus anumite clarificări cu privire la modul de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul în care au fost completate, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren. În etapa de intervenţie la faţa locului a fost realizată testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în prima etapă, utilizându-se unele tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi a formularelor de constatare şi raportare a neregulilor. În etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fost urmărită redactarea raportului într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi analiza constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară. Tîrgoviṣte 2013 Page 3

În etapa de urmărire a recomandărilor care ca fi realizată în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată vor fi propuse unele modele de documente necesare evaluarii interne şi externe a activităţii de audit intern. Rolul Ghidului practic privind gestiunea resurselor umane este acela de a aduce anumite contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern, acesta fiind un model general şi totodată o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.  Forma juridica : Instituṭie bugetară  Data constituirii: 02.11.1990 prin HG nr. 1176/1990.  CIF : 326318  Durata societatii : nelimitată  Obiect activitate : coordonează activitatea din domeniul protecţiei drepturilor copilului şi ale persoanelor adulte  Telefon : 0245-217686, 0245-614615, 0245-617024;  Fax : 0245-614623  Capitaluri propii :  Cifra de afaceri ( fara tva ) :

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 4

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Structura organizatorica Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa are următoarea structura organizatorică: 1. Serviciul evaluare complexă a copilului 2. Serviciul adopţii 3. Secretariatul Comisiei pentru Protecţia Copilului 4. Serviciul management de caz pentru copii 5. Serviciul management de caz pentru asistenţii maternali profesionişti 6. Serviciul managementul calităţii serviciilor sociale 7. Centrul pentru prevenirea abuzului, neglijării şi exploatării 8. Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat, exploatat – Telefonul copilului 9. Centrul de consiliere pentru parinţi şi copiii care beneficiază de o masură de protecţie specială 10. Centrul de recuperare pentru copii cu handicap – Echipa mobilă 11. Complexul de Servicii Sociale Targoviste: - Centrul de orientare, supraveghere şi sprijin a reintegrării copilului care a săvârşit o faptă penala şi nu răspunde penal - Centrul rezidenţial de reabilitare comportamentală - Centrul de consiliere pentru familie şi copilul care a săvârşit o faptă penală şi nu răspunde penal 12. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Casa Soarelui” - Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul abuzat, neglijat şi exploatat Târgovişte - Centrul maternal - Serviciul de integrare şi reintegrare a copiilor de la AMP în familie 13. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Floare de Colţ”: - Centrul rezidenţial pentru copii cu dizabilităţi: apartamente, case, module de tip familial - Centrul rezidenţial pentru copii: apartamente, case, module de tip familial - Centrul de tranzit pentru tineri - Centrul de plasament de tip familial (respiro) 14. Complexul de Servicii Sociale Găeşti: - Centrul de plasament pentru copii cu dizabilităţi - Centrul de zi pentru copii cu dizabilităţi - Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul cu handicap sever 15. Centrul de informare şi consiliere pentru persoane adulte în dificultate 16. Centrul de orientare şi formare profesionala şi de pregătire pentru viaţă independentă 17. Centrul de Servicii Comunitare „Floarea Sperantei” Pucioasa: - Centrul de criza pentru adulţi - Serviciul Locuinte protejate - Centrul de zi 18. Centrul de îngrijire şi asistenţă Pucioasa - Compartimentul medico-sanitar şi auxiliar - Compartimentul administrativ

Tîrgoviṣte 2013

Page 6

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

19. Centrul de Servicii Comunitare „Sfantul Andrei” Gura-Ocnitei: - Serviciul Locuinte protejate - Centrul de zi „Anca” 20. Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanelor cu Handicap 21. Serviciul Evaluare complexa a persoanelor adulte 22. Biroul prestaţii sociale pentru persoanele cu handicap 23. Serviciul Financiar - Salarizare 24. Serviciul Buget - Contabilitate 25. Biroul Achiziţii publice 26. Compartimentul Informatică 27. Biroul strategii, programe, proiecte 28. Serviciul Resurse Umane 29. Biroul Juridic – Contencios 30. Compartimentul monitorizare şi relaţii publice 31. Compartimentul de Audit Public Intern 32. Biroul patrimoniu, sănătatea şi securitatea muncii, PSI şi protecţie civilă 33. Centrul de recuperare pentru victimele violenţei în familie Sistemul relaţional între compartimente, între acestea şi conducerea Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa, precum şi între direcţie şi Consiliul Judeţean Dâmboviţa este reprezentat în organigrama instituţiei. » Functii si atributii Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte, conform legislaţiei în vigoare, următoarele funcţii: - de strategie, prin care se asigură elaborarea strategiei de asistenţă socială, a planului de asistenţă socială pentru prevenirea şi combaterea marginalizării sociale, precum şi a programelor de acţiune antisărăcie, pe care le supune spre aprobare consiliului judeţean; - de coordonare a activităţilor de asistenţă socială şi protecţie a copilului la nivelul judeţului; - de administrare a fondurilor pe care le are la dispoziţie; - de colaborare cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi instituţiilor care au responsabilităţi în domeniul asistenţei sociale, cu serviciile publice locale de asistenţă socială, precum şi cu reprezentanţii societăţii civile care desfăsoară activităţi în domeniu; - de executie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale şi financiare necesare pentru implementarea strategiilor cu privire la actiunile antisărăcie, prevenirea şi combaterea marginalizării sociale, precum şi pentru soluţionarea urgenţelor sociale individuale şi colective la nivelul judeţului; - de reprezentare a consiliului judeţean, pe plan intern şi extern, în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului. Art. 7 Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte următoarele atribuţii principale: 1. In domeniul protecţiei drepturilor copilului: • întocmeşte raportul de evaluare initială a copilului şi a familiei acestuia şi

Tîrgoviṣte 2013

Page 7

• • • •

• •

• •

2. In

• • •

propune stabilirea unei măsuri de protecţie speciale; monitorizează trimestrial activităţile de aplicare a hotărârilor de instituire a măsurilor de protecţie specială a copilului; identifică şi evaluează familiile sau persoanele care pot lua în plasament copilul; monitorizează familiile şi persoanele care au primit în plasament copii, pe toata durata acestei măsuri; identifică, evaluează şi pregăteste persoane care pot deveni asistenţi maternali profesionişti, în condiţiile legii; încheie contracte individuale de munca şi asigură formarea continuă a asistenţilor maternali profesionişti atestaţi; evaluează şi monitorizează activitatea acestora; acordă asistenţă şi sprijin părintilor copilului separat de familie în vederea reintegrării în mediul său familial; reevaluează, cel putin o data la 3 luni şi ori de câte ori este cazul, împrejurările care au stat la baza stabilirii măsurilor de protecţie specială şi propune, dupa caz, menţinerea, modificarea sau încetarea acestora; îndeplineşte demersurile vizând deschiderea procedurii adopţiei interne pentru copiii aflaţi în evidenţa sa; identifică familiile sau persoanele cu domiciliul în România care doresc sa adopte copii; evaluează condiţiile materiale şi garanţiile morale pe care acestea le prezintă şi eliberează atestatul de familie sau de persoană aptă să adopte copii; monitorizează evoluţia copiilor adoptaţi, precum şi a relaţiilor dintre aceştia şi părinţii adoptivi; sprijină părinţii adoptivi ai copilului în îndeplinirea obligaţiei de a-l informa pe acesta că este adoptat, de îndată ce vârsta şi gradul de maturitate al copilului o permit; îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege. domeniul protecţiei persoanei adulte completează evaluarea situaţiei socio-economice a persoanei adulte aflate în nevoie, a nevoilor şi resurselor acesteia. Asigură furnizarea de informaţii şi servicii adecvate în vederea refacerii şi dezvoltării capacităţilor individuale şi ale celor familiale necesare pentru a depăşi cu forte proprii situaţiile de dificultate, dupa epuizarea măsurilor prevazute în planul individualizat privind măsurile de asistenţă socială; acordă persoanei adulte asistenţă şi sprijin pentru exercitarea dreptului său la exprimarea liberă a opiniei; depune diligenţe pentru clarificarea situaţiei juridice a persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv pentru înregistrarea tardivă a naşterii acesteia; verifică şi reevaluează trimestrial şi ori de cate ori este cazul modul de îngrijire a persoanei adulte aflate în nevoie pentru care s-a instituit o măsură de asistenţă socială într-o instituţie, în vederea mentinerii, modificării sau revocării măsurii stabilite; asigură măsurile necesare pentru protecţia în regim de urgenţă a persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv prin organizarea şi asigurarea funcţionarii în structura proprie a unor centre specializate; depune diligenţele necesare pentru reabilitarea persoanei adulte conform planului individualizat privind măsurile de asistenţă socială;

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 8

• îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege. 3. Alte atribuţii: • coordonează şi sprijină activitatea autorităţilor administraţiei publice locale din judeţ în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului; • coordonează metodologic activitatea de prevenire a separării copilului de părintii săi, precum şi cea de admitere a adultului în instiţutii sau servicii, desfăsurate la nivelul serviciilor publice de asistenţă socială; • acordă asistenţă tehnica necesară pentru crearea şi formarea structurilor comunitare consultative ca formă de sprijin în activitatea de asistenţă sociala şi protecţia copilului; • evaluează şi pregăteşte persoane, identificate de serviciul public local de asistenţă socială, care pot deveni asistenţi personali ai persoanei cu handicap şi supraveghează activitatea acestor asistenţi; • colaborează cu organizaţiile neguvernamentale care desfasoară activităţi în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului sau cu agenţi economici prin încheierea de convenţii de colaborare cu aceştia; • dezvoltă parteneriate şi colaborează cu organizaţii neguvernamentale şi cu alţi reprezentanţi ai societăţii civile în vederea acordării şi diversificării serviciilor sociale şi a serviciilor pentru protecţia copilului, în funcţie de nevoile comunităţii locale; • colaborează pe baza de protocoale sau convenţii cu celelalte direcţii generale, precum şi cu alte instituţii publice din unitatea administrativteritorială, în vederea îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin, conform legii; • asigură, la cerere, consultanţă de specialitate gratuită privind acordarea serviciilor, măsurilor şi prestaţiilor de asistenţă socială şi protecţia copilului; colaborează cu alte instituţii responsabile pentru a facilita accesul persoanelor la aceste drepturi; • propune consiliului judeţean înfiinţarea, finanţarea, respectiv cofinanţarea instituţiilor publice de asistenţă socială, precum şi a serviciilor pentru protecţia copilului; • prezintă anual sau la solicitarea consiliului judeţean rapoarte de evaluare a activităţilor desfăşurate; • asigură acordarea şi plata drepturilor cuvenite, potrivit legii, persoanelor cu handicap; • sprijină şi dezvoltă un sistem de informare şi de consultanţă accesibil persoanelor singure, persoanelor vârstnice, persoanelor cu handicap şi oricaror persoane aflate în nevoie, precum şi familiilor acestora, în vederea exercitării tuturor drepturilor prevazute de actele normative în vigoare; • acţionează pentru promovarea alternativelor de tip familial la protecţia instituţionalizată a persoanelor aflate în nevoie, inclusiv îngrijirea la domiciliu; • organizează activitatea de selectare şi angajare a personalului din aparatul propriu şi instituţiile/serviciile din subordine, de evaluare periodică şi de formare continuă a acestuia; • asigură serviciile administrative şi de secretariat ale comisiei pentru protecţia copilului, respectiv ale comisiei de expertiză medicală a persoanelor adulte cu handicap;

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 9

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute în acte normative sau stabilite prin hotărâri ale consiliului judeţean.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 10

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P01: INIŢIEREA AUDITULUI Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.04.2012 - 15.05.2012. Scopul misiunii de audit este de a asigura managementul de corectitudinea modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil. Domeniile auditabile sunt:  Organizarea recrutării personalului cuprinzând: - Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice; - organizarea concursurilor; - susţinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire.  Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând: - stabilirea elementelor de natură salarială; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programul normal de lucru.  Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;  Evoluţia carierei personalului;  Pregătirea profesională continuă a personalului  Gestionarea dosarelor profesionale;  Gestionarea carnetelor de muncă;  Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde: - evaluarea sistemului informatic; - siguranţa în exploatare a sistemului informatic; - securitatea bazelor de date.  Arhivarea documentelor.

Tîrgoviṣte 2013

Page 11

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică . Echipa de auditori interni este formată din următorii: 1. Florea Maria Magdalena 2. Băcioiu Carmen Mihaela 3. Pașol Ana Gabriela 4. Sălăvăstru Cristina 5. Uță Eduard 6. Voicilă Bianca

Tîrgoviṣte 2013

Page 12

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P02:INIṬIEREA AUDITULUI
Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume și prenume: Florea Maria Magdalena Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni ţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, Ave de audit în orice fel? organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în Aţi de audit? ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi fi auditată? proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă? șef serviciu și auditor intern,

I Da X

>N Nu X X X X X X X X X X -

Tîrgoviṣte 2013

Page 13

Florea Maria Magdalena Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Băcioiu Carmen Mihaela Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

X X X X -

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

Auditor, serviciu, Băcioiu Carmen Mihaela

șef Florea Maria

Tîrgoviṣte 2013

Page 14

Magdalena

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENȚ Ă Nume şi prenume: Pașol Ana Gabriela Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2005 I >N Da Nu X X X X X X X X X

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului ţi vreo legăturcolectivăă, socială care ar rezulta dintr-o fostă Ave de conducere ă politic ?

angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? -

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la X entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă? Auditor, șef serviciu, Pașol Ana Gabriela Florea Maria Magdalena

Tîrgoviṣte 2013

Page 15

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Sălăvăstru Cristina Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X X X X X -

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

Tîrgoviṣte 2013

Page 16

Auditor, Sălăvăstru Cristina Magdalena

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

șef serviciu, Florea Maria

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Uță Eduard Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012

I >N Da Nu Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu X cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii X sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 X ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor X privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de X control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv X cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă X angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de X plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi X auditată? Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă? X -

Tîrgoviṣte 2013

Page 17

Auditor, Uță Eduard Magdalena

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

șef serviciu, Florea Maria

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Voicilă Bianca Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data:15.03.2012 I >N Da Nu X X X X X X X X X X -

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze X abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

Tîrgoviṣte 2013

Page 18

Auditor, Voicilă Bianca Magdalena

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

șef serviciu, Florea Maria

Procedura-P03:INIṬIEREA AUDITULUI Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Către: De la: Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern “Modul de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane ” Stimate domnule Popescu Dumitru, În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012 urmează ca în perioada 01.04.2012-15.05.2012 vom efectua o misiune de audit intern, având ca obiectiv principal Gestiunea resurselor umane. Vă aducem la cunoștință că veți fi contactați ulterior, pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere, în cadrul căreia se vor discuta aspectele ale misiunii de audit, cuprinzând: prezentarea auditorilor; scopul misiunii de audit intern; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul intervenţiei la faţa locului; alte aspecte. Pentru a putea înţelegere mai bine activitatea dumneavoastră, venim cu rugămintea de a ne pune la dispoziţie documentaţia necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane, si anume: legile şi reglementările care sunt aplicabile în activitățile dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceast obiectiv. Pentru întrebări referitoare la desfăşurarea misiunii, vă rugăm să contactaţi pe doamnul Uță Eduard - auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern, doamna Florea Maria Magdalena. Cu stimă,

Tîrgoviṣte 2013

Page 19

Data: 15.03.2012

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Şef Serviciu Audit Public Intern Florea Maria Magdalena

Tîrgoviṣte 2013

Page 20

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR
Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012 COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANE Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate Obţinerea organigramei Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare Obţinerea fişelor posturilor

DA X X X

NU — -

Observaţii

X Există doar parţial

X Obţinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -

X

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012 Nr.c rt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Obs

I.

Organizar ea recrutării personalul ui

Proiectul 1. Fundamentarea proiectului Planului Planului de de ocupare a funcţiilor publice ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a 2. Statul de funcţii Organizarea 3. Corespondenţa pentru solicitarea concursurilor organizării concursurilor 4. Constituirea comisiilor de concurs 5. Anunţul de concurs 6. Publicarea anunţului de concurs 7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor 8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Tîrgoviṣte 2013

Page 22

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Obs .

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor Susţinerea 10. Stabilirea subiectelor concursurilor 11. Susţinerea probei scrise 12. Susţinerea probei interviu 13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului Procesul verbal privind rezultatele 14. concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire II. Stabilirea Stabilirea 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor elementelor drepturilor salariale salariale de natură salarială cuvenite 20. Salariul de bază personalulu 21. Indemnizaţii de conducere 22. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

i c

Tîrgoviṣte 2013

Page 23

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 24

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr.crt

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Modificare 23. Decizia de modificare a drepturilor salariale a drepturilor 24. Comunicarea deciziei de modificare a salariale drepturilor salariale Salarizarea 25.Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru muncii peste programul 26. Aprobarea efectuării muncii peste normal de programul normal de lucru lucru 27. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 28. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 29. Evidențierea Norme şi proceduri referitoare la modul de prezenței,învoirilor,recu evidenţă a prezenţei, învoirilor şi perărilor și concediilor concediilor 30. Utilizarea foilor colective de prezenţă 31. Evidenţa concediilor de odihnă 32. Evidenţa concediilor de medicale 33. Evidenţa concediilor de studii

Ob s.

III.

IV.

Evoluția personalului

carierei

34.

Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

V.

35. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii Planurile strategice şi anuale de pregătire Pregătirea profesională 36. profesională continuă a personalului Planurile individuale de pregătire 37. profesională Realizarea programelor de pregătire profesională

Tîrgoviṣte 2013

Page 25

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr.crt DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE Sistemul indicatorilor de performanţă 38. privind pregătirea profesională Norme şi proceduri referitoare la 39. gestionarea dosarelor profesionale

Obs.

VI.

Gestionarea dosarelor profesionale

40. Constituirea dosarelor profesionale 41. Accesarea dosarelor profesionale 42. Actualizarea dosarelor profesionale 43. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic 44. 45. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

Funcțio – Integrarea subsistemului informatic Evaluare narea 46. aferent gestiunii resurselor umane în a sistemului sistemul informatic general al instituţiei sistemului informatic informatic VII. utilizat Desemnarea personalului cu atribuţii pentru 47. privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în gestiunea cadrul bazelor de date resurselor Sistemul de pregătire profesională a umane 48. personalului implicat în operarea în sistemul informatic Instrucţiunile privind întreţinerea 49. programelor informatice Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului 50. electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Tîrgoviṣte 2013

Page 26

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr.crt

DOMENIUL Siguranţ a în exploatare 51. a sistemului informatic 52. Securitatea 53. bazelor de 54. date 55. 56.

OBIECTE AUDITABILE Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic Existenţ a unui sistem de prevenire/detectare accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) Sistemul modificării periodice a parolelor de acces Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Obs.

VIII.

Arhivarea documentelor

Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului responsabil 57. privind arhivarea documentelor Stabilirea locaţiei pentru dosarele 58. profesionale şi celelalte documente arhivate 59. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTĂ:

Primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Aceasta cuprinde 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.

Tîrgoviṣte 2013

Page 27

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR
Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.201 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012 Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE 1.Fundamentare a proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice RISCURI SEMNIFICATIVE Ob s

I. Organizar ea recrutării personalu lui

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul na ţional de ocupare a funcţiilor publice

 Schimbarea structurii obiectivelor entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective la şi de la alte  entităţi publice Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului  Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizarea 4. Statul funcţii concursurilor

de

5. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

 Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare  Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate  Bibliografia incompletă/neactualizat

Tîrgoviṣte 2013

Page 28

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

 Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

Tîrgoviṣte 2013

Page 29

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 30

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs

RISCURI SEMNIFICATIVE  Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor  Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs  Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate  Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului  Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

Obs.

8. Anunţul de concurs

10. Publicarea anunţului de concurs

 Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării  Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet  Neconcordan ţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

11. Dosarele candida ţilor pentru ocuparea posturilor

 Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate  Acceptarea unor dosare incomplete  Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

13. Procesul verbal privind analiza dosarelor Tîrgoviṣte 2013

 Lipsa acordului membrilor comisiei  Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei Page 31

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIU L

OBIECTE AUDITABIL E

RISCURI SEMNIFICATIVE  Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi  Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor  Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere  Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs  Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori  Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate  Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate  Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise  întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal  Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei  Spa ţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei  Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

OBS.

14. Contestaţii privind respingere a dosarelor

Sus ţiner ea 9 15. concursu Stabilirea rilor subiectelor 16. Sus ţinerea probei scrise

17. Sus ţinerea probei interviu

19. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Tîrgoviṣte 2013

Page 32

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr.cr t.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

RISCURI SEMNIFICATIVE  Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane  Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe  Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi  Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei  Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite  Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului  Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire  Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale  Stabilirea eronată a salariului de bază  Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

OBS.

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

18. Comunicarea deciziei de numire II. STABILIREA Stabilirea 19. DREPTURILO elementel Procedurile R or descrise privind natură acordarea salarială drepturilor salariale SALARIALE 20. Salariul de CUVENITE bază PERSONALUL 21. UI Indemnizaţii de conducere

Tîrgoviṣte 2013

Page 33

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

RISCURI SEMNIFICATIVE  Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte  Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita  Modificarea neargumentată a drepturilor salariale  Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale  Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare  Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor  Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru  Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii  Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

OBS.

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru 32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea

Tîrgoviṣte 2013

Page 34

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor 35. Utilizarea foilor colective de prezenţă 36. Evidenţa concediilor de odihnă 37. Evidenţa concediilor de medicale 38. Evidenţa concediilor de studii

RISCURI SEMNIFICATIVE  Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru  Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor  Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor  Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de conformitate  Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate  Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de conformitate  Evidenta concediilor de studii nu se încadrează in principiile de conformitate  Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului  Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata  Perioada de stagiu nu a fost respectata  Vechimea minima în muncă nu a fost respectata  Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

OBS. 

III.

EVIDENŢIEREA PREZENTEI, RECUPERĂRILOR ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR

IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 9

39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

41. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

 

 Page 35

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. DOMENIUL crt. V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 44. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

RISCURI SEMNIFICATIVE  Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici  Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate  Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat  Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate  Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala  Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite  Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale  Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi  Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

OBS.

46. Planurile individuale de pregătire profesională 47. Realizarea programelor de pregătire profesională 48. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

50. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

51. Constituirea dosarelor profesionale Tîrgoviṣte 2013

Page 36

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 52. Accesarea dosarelor profesionale 53. Actualizarea dosarelor profesionale

RISCURI SEMNIFICATIVE  Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale  Dosarele profesionale nu au fost actualizate  Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic  Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate  Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si  informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

OBS.

VII. FUNCŢIONALIT A-TEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluare 53. Manuale de a operare si sistemul utilizare a ui sistemului informati informatic c

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

 Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

Tîrgoviṣte 2013

Page 37

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei 57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE  Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

OBS.

 Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă  Discontinuitate in pregătirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului  Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta  Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplica  Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate

60. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice Siguranţ 61. Utilizarea a în echipamentelor exploata de prevenire a re a fluctua ţiilor sau sistemul întreruperilor ui curentului informati electric (UPS, c modulatoare de tensiune s.a.)

Tîrgoviṣte 2013

Page 38

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 62. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul 63. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de 64. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic 65. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

RISCURI SEMNIFICATIVE  Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată  Nu este completă delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă  Insuficiența informării personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic  Insuficiența informării personalului implicat în operarea șiutilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia  Neaplicarea instrucțiunilor privind întreținerea programelor informatice

Obs

66. Utilizarea Siguranţ echipamentelor a în de prevenire a exploata fluctua ţiilor sau re a întreruperilor sistemul curentului ui electric (UPS, informati modulatoare de c tensiune s.a.)

 Nu sunt utilizate Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune )

Tîrgoviṣte 2013

Page 39

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 67. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

RISCURI SEMNIFICATIVE   Existența disfuncţionalității în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări  Insuficiența sistemului de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)  Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta  Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat  Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic  Lipsa verificării rapoartelor/listelor privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor  îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor  întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor

Obs.

Securitate 68. Existenţa unui sistem a sistemului de prevenire/detectare a informatic accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

69.Nerespectarea calendarului privind modificarea periodică a parolelor de acces

70. Actualizarea programelor..antivirus, antispyware, firewall

71. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

VIII

Arhiv area docu ment elor

72. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Tîrgoviṣte 2013

Page 40

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. DOMENIUL crt.

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE  Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi procedurilor  Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate  Alocarea unui spa ţiu insuficient arhivării documenta ţiei  Existenţa unei umidităţi ridicate  Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale  Procesul verbal de predareprimire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Obs.

72. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 73. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

74. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Al doilea document care se elaborează în ca drul procedurii Analiza riscurilor este Identificarea riscurilor. Acesta presupune asocierea riscurilor semnificative stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Auditorii interni pot determina din documentele colectate sau din riscurile practice, întalnite pe parcursul practicării meseriei, unul sau mai multe riscuri care se pot asocia. O analiză a riscurilor, pentru fiecare risc în parte sau pe total operație/obiect auditabil, se realizează atunci când la operațiile auditabile există mai multe riscuri.

NOTĂ:

Tîrgoviṣte 2013

Page 41

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativă F2 Aprecierea calitativă F3

Ponderea Nivelul de apreciere al riscului (Ni) factorilor de risc Ni N2 N3 (Pi) Există Există proceduri şi se proceduri, aplică sunt Impact financiar scăzut Impact financiar mediu Nu există proceduri Impact financiar ridicat

P1 - 50%

P2 - 30%

P3 - 20%

Vulnerabilitat Vulnerabilit Vulnerabilitate e ate mică medie mare

Tîrgoviṣte 2013

Page 42

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

NOTĂ:

Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabili ţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate. Când se dore ște evidențierea ș i a altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se țină cont ca suma ponderilor factorilor de risc să fie 100.

Tîrgoviṣte 2013

Page 43

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. Crt . L

OBIECTE DOMENIU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Pun Criterii de analiza a ctaj riscurilor tot Aprecier Aprecier Aprecier al ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă ă (F1) (F2) (F3) Pi Ni 50% P2 Ni 30% 0,3 2 P3 Ni 20 % 0,2 2 2,5

I. Organi Proiect 1.Fundament • Schimbarea 0,5 3 zarea ul area obiectivului entităţii recrută Planulu proiectului publice prin preluarea rii i de Planului de şi prin transferul de person ocupar ocupare a obiective alului e a funcţiilor • Utilizarea 0,5 2 funcţiil publice personalului neadecvat or activităţii de elaborare publice a planului • Utilizarea unor , anexă proceduri neadecvate 0,5 2 la Planul naţion Organi 4. Statul de • Statul de funcţii nu zarea funcţii este actualizat concur permanent funcţie de surilor rezultatele procesului de recrutare • Adresele pentru 5.Corespond solicitarea organizării enţa pentru concursurilor nu solicitarea îndeplinesc condiţiile organizării de conformitate concursurilor 0,5 2

0,3 2

0,2 2

2,0

0,3 2

0,2 3

2,0

0,3 2

0,21

1,8

0,5 2

0,3 1

0,21

1,5

Tîrgoviṣte 2013

Page 44

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt DOMENIUL

OBIECTE AU AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier tota ea ea ea l controlul cantitati calitativ ui intern vă Ni ă P1 Ni P2 P3 Ni 50 % 0,5 2 30 % 0,3 0,3 1 20 % 2 0,2 0,2

6. Constituirea constituire ale 0,5 2 comisiilor de comisiilor de concurs şi concurs de soluţionare a contesta ţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a • Incompatibilitatea membrilor comisiei de 0,5 2 7. Anunţul concursul de concurs • Anunţ de concurs nu îndeplineşte 0,5 1 condiţiile de conformitate concurs • Anunţul de nu cuprinde condiţiile 0,5 de desfăşurare a concursului concurs • Anunţul de

• Bibliografia incompletă neactualizată nu a fost • Avizul ANFP solicitat cu 45 de zile 0,5 2 înainte de data organizării concursului • • Ordinele de

2 2,0 1 1,5

0,3 1

0,2 1

1,5

0,3 1 0,3

0,2 1 2 0,2 1

1,5 1,3

2 0,3 1

0,2

2 1,7

nu cuprinde condiţiile 0,5 1 0,3 2 0,2 de participare la 8. Publicarea concursul de concurs • Anunţ anunţului de nu este publicat în 0,5 2 0,3 1 0,2 concurs Monitorul Oficial al României, Partea a IIIa, cu cel puţin 30 de zile înainte de data

2 1,5

2 1,7

Tîrgoviṣte 2013

Page 45

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Criterii de analiză a riscurilor Pun Aprecier Aprecier Aprecier ctaj OBIECTE Nr ea ea ea AUDITABILE tota crt DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlu cantitat calitativ l lui Ni ivă Ni ă P1 P2 P3 Ni 50 30 20 % % % • Anunţul de concurs nu este afişat la sediul 0, 2 0,3 1 0,2 2 1,7 entităţii sau pe pagina 5 de Internet • Neconcordanţa între conţinutul anunţului de 0, concurs stabilit de 5 comisie şi cel publicat 9. • Dosarele candidaţilor oDosarele pentru ocuparea 0, candida ţilor posturilor nu 5 pentru îndeplinesc condiţiile de ocuparea conformitate • Acceptarea unor posturilor dosare incomplete 0, 5 • Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor 0, candida ţilor pentru 5 ocuparea posturilor 11. Procesul • Lipsa acordului verbal membrilor comisiei privind • • Rezultatele analiza selectării dosarelor de dosarelor înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei 12. • Acceptarea Contestaţii privind respingerea dosarelor contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi • Respingerea nejustificată a contestaţiilor 0, 5 0, 1 5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

3 0,3

2 0,2

2 2,5

3 0,3 2 0,3 1

2 0,2 1 0,2

2,3 2 1,7

2 0,3 1 0,3 1

0, 2 0, 2

2 1,7 2 1,2

0, 5

2 0,3 1

0, 1 2

1,5

0, 1 5

0,3

2 0,2

2 1,5

Tîrgoviṣte 2013

Page 46

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt L

OBIECTE DOMENIU AU AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Pun Criterii de analiză a ctaj riscurilor Aprecier Aprecier tot Aprecier al ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă Ni ă P1 Ni P2 P3 Ni 50% 30% 0,3 20% 2 0,2 1 1,3

• R Rezultatele selectării dosarelor de 0,51 înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la Sus ţi 13. Stabilirea data expirării • Stabilirea unor nerea subiectelor subiecte din afara 0,5 concu tematicii şi rsuril bibliografiei de • Subiectele sunt or neclar formulate sau 0,5 conţin erori 14. Sus ţinerea • Procesul verbal probei scrise privind proba scrisă 0,5 nu îndeplineşte condiţiile de 15. Sus ţinerea • P Procesul verbal probei interviu privind proba interviu 0,5 nu îndeplineşte condiţiile de • I Interviul nu este susţinut în termen de 0,5 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei • Î Întrebările şi răspunsurile la 0,5 interviu nu au fost consemnate în anexa 18. Verificarea • Diferenţe şi notarea semnificative Între 0,52 lucrărilor şi calitatea tratării interviului subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

3 0,3

3 0,2

2 2,8

3 0,3 3 0,3

2

0,2 2 2,5 3 2,7

2 0,2

3 0,3

2 0,2

2 2,5

2 0,3

2 0,2

2 2,0

2 0,3

2 0,2

2 2,0

0,3 1

0,2

2 1,7

Tîrgoviṣte 2013

Page 47

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Aprecier ea controlul ui intern (F1) P1 Ni 50%

Aprecier Aprecie ea rea cantitat calitati ivă vă (F2) (F3) P2 Ni 30 % P3 Ni 20 % 1,5

• S Spaţiile libere din lucrări nu au fost 0,5 barate de membrii comisiei • Declararea ca

2 0,3

1 0,2 1

„promovat” a unor 0,5 2 0,3 candida ţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de 20. Procesul • Procesul verbal verbal privind nu s-a transmis la 0,5 1 0,3 rezultatele Direcţia Resurse concursurilor Umane 21.Comunicar • Anunţarea ea rezultatelor candida ţilor asupra 0,5 1 0,3 rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii 22. • Acceptarea Contestaţii contestaţiilor spre 0,5 2 0,3 privitoare la analiză şi soluţionare rezultatele fără ca acestea să fie concursului depuse în termen de către candidaţi • Candidaţii nu au 0,5 2 0,3 fost anunţa ţi în termen despre rezultatul Deciz 23. Emiterea • Datele de iile deciziei de identificare ale 0,5 2 0, de numire candidatului admis, a 3 numir salariului de e încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost

1

0,2

2 1,7

2

0, 2 0, 2

2 1,5

1

2 1,2

1

0, 2

2 1,7

1

0, 2

1 1,5

2

0, 2

3 2,2

Tîrgoviṣte 2013

Page 48

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

Criterii de analiză a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ Punc RISCURI ui intern vă ă taj SEMNIFICATIVE (F1) (F2) (F3) total Pi Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% • D Decizia de numire nu a fost 0,5 emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului 2 0,3 1 0,2 2 1,7

24. • Comunicarea cu Comunicare întârziere a 0,5 a deciziei de deciziei de numire numire II. Stabilir Stabilire 25. ea a Procedurile dreptu element scrise rilor elor de privind salarial natură acordarea e salarială drepturilor 26. Salariul cuveni de bază te person 27. alului Indemnizaţii de conducere 31. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte • Existenţa unor proceduri 0,5 neactualizate privind..acordarea drepturilor salariale • Stabilirea eronată a 0,5 salariului de bază • Acordarea unor indemniza ţii de conducere necuvenite 0,5

2 0,3

2

0,2 1 1,8

3 0,3

2

0,2 2 2,5

3 0,3

2

0,2 2 2,5

3 0,3

2

0,2 2 2,5

• Stabilirea eronată a sporului 0,5 pentru orele lucrate pe timp de noapte 0,5

2 0,3

2

0,2 1 1,8

32. Salariul • Acordarea de de merit salarii de merit necuvenite Tîrgoviṣte 2013

2 0,3 1

0,2 3 1,9 Page 49

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 50

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a Pun riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier c ea ea ea taj controlul cantitati calitativ tota ui intern vă Ni ă Pi Ni P2 P3 Ni l 50% 30% 20% 0,3 2 2 2 5 0,3 2 0,2 2 0 0,3 1 0,2 2 7 0,5 2 0,3 1 0,2 1 5 0,5 2 0,3 2 0,2 1 8 1, 1, 1, 2, 2,

Modificar 34. Decizia de • Decizia de ea modificare a modificare a 0,5 3 drepturil drepturilor drepturilor salariale or salariale nu a fost întocmita • Modificarea salariale neargumentată a 0,5 2 drepturilor salariale • Salariatului nu i sa comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale • Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare • Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după Salarizar 36.Fundamen soluţionarea fără • Efectuarea ea tarea timpului justificare a orelor muncii lucrat peste peste programul peste programul normal de lucru program normal de ul normal lucru de lucru 37. Aprobarea• Efectuarea muncii efectuării peste programul muncii peste normal de lucru nu a programul fost autorizată de normal de şeful structurii lucru 38. Evidenţa • Sistemul de timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea Tîrgoviṣte 2013 evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 35. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 0,5 2

0,5 2

0,3

2

0,2

2 0

2,

0,5 2

0,3 1

0,2

2 7

1,

0,5 3

0,3

2

0,2

2 5

2,

Page 51

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

R Nr crt DOMENIUL OBIECTE RICURI AUDITABILE SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă ă P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,3 1 0,2 2

Pun ctaj tot al

I III.

39. • Aplicarea eronată Salarizarea a indicilor salariali de 0,52 timpului echivalare a orelor lucrat peste peste programul programul normal de lucru Evidențiere normal de şi • In Existenţa 40. Norme a prezenței, proceduri procedurilor 0,5 2 învoirilor, referitoare lareferitoare la modul concediilor modul de de evidenţă a evidenţă a prezenţei, învoirilor şi • Responsabilii prezenţei, pentru actualizarea 0,5 2 învoirilor şi normelor şi concediilor procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor prezentei 41. • Evidenţa nu au fost Utilizarea nu se încadrează în 0,5 3 foilor principiile de colective de conformitate 42. Evidenţa • Evidenţa concediilor concediilor de odihna 0,5 2 de odihnă nu se încadrează în principiile de 43. Evidenţa conformitate • Evidenţa concediilor concediilor medicale 0,5 2 de medicale nu se încadrează în principiile de 44. Evidenţa conformitate • Evidenţa concediilor concediilor de studii 0,52 de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

1,7

0,3 2

0,2 2

2,0

0,3 2

0,2 3

2,2

0,3 2

0,2 2

2,5

0,3 2

0,2 2

2,0

0,3

2 0,2 1

1,8

0,3 2

0,2 1

1,8

Tîrgoviṣte 2013

Page 52

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a riscurilor Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă ă P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 3 0,3 2 0,2

Pun ctaj total

IV.

Evoluția 45.Concorda • Politica prezenta şi carierei n ţa de 0,5 personalului obiectivelor perspectivă a entităţii entităţii cu nu a fost corelata cu evoluţia dezvoltarea carierei cunoştinţelor personalului • Structura funcţiilor publice de execuţie 0,5 (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată 47. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi grada ţii • Perioada de stagiu nu a fost respectată • Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată • Calificativele anuale acordate nu au fost respectate 0,5

3 2,7

2 0,3 1

0,2

2 1,7

3 0,3

2 0,2

2 2,5

0,5

2 0,3 1

0,2 1

1,5

0,5

1 0,3

2 0,2

2 1,5

V.

Pregătirea profesională continuă a personalului

50. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

• Fundamentarea insuficienta a 0,5 Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

2 0,3

2 0,2 1

1,8

Tîrgoviṣte 2013

Page 53

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

• Planul anual şi cel strategic privind 0,5 recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

1 0,3

2 0,2

2 1,5

Tîrgoviṣte 2013

Page 54

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 55

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

OBIECTE DOMENIUL AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a Pun riscurilor Aprecier Aprecier ctaj Apreciere total a ea ea controlului cantitati calitativă P1 Ni 50% P2 Ni 30% 0,3 1 P3 Ni 20% 0,2 2 1,7

52. Planurile individuale de pregătire profesională

• Planurile de pregătire nu au fost 0,5 2 adaptate la cerinţele individuale ale ă Persoanele 53. Realizarea fiec• rui salariat programelor responsabile de 0,5 2 de pregătire realizarea profesională programelor de pregătire profesională nu au 54. Sistemul • Sistemul indicatorilor de indicatorilor de 0,5 2 performanţă performanţă nu privind caracterizează pregătirea activitatea de profesională pregătire profesională • Persoanele responsabile pentru 0,5 2 urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite • Insuficienţa procedurilor şi 0,5 2 normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale • Responsabilii pentru actualizarea 0,5 2 normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemna ţi

0,3 1

0,2 2

1,7

0,3 1

0,2 1

1,5

0,3 1

0,2 2

1,7

VI.

Gestionarea 56. Norme şi dosarelor proceduri profesional referitoare la e gestionarea dosarelor profesionale

0,3 2

0,2 1

1,8

0,3 1

0,2 2

1,7

Tîrgoviṣte 2013

Page 56

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

OBIECTE DOMENIUL AUDITABILE

Criterii de analiză a riscurilor RISCURI SEMNIFICATIVE Aprecier Aprecier Aprecier ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă ă (F1) (F2) (F3)

Pun ctaj tota l

P1 Ni 50%

P2 Ni 30%

P3 Ni 20%

57. Constituirea dosarelor profesionale

• Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,51

0,32

0,2 2

1,5

58. Accesarea • Accesarea de dosarelor către persoane profesionale neautorizate a dosarelor profesionale

0,52

0,3 1

0,2 2

1,7

59. Actualizarea dosarelor profesionale

• Dosarele profesionale nu au fost 0,52 actualizate

0,3 2

0,2 3

2,2

Tîrgoviṣte 2013

Page 57

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

DOMENIUL

OB OBIECTE AU AUDITABILE

Criterii de analizĂ a Pun RISCURI riscurilor Aprecier Aprecier ctaj Aprecier SEMNIFICATIVE ea tot ea ea al controlul cantitati calitativ ui intern vă Ni ă P1 Ni P2 P3 Ni 50 % 0,5 30% 2 0,3 20% 2 0,2 1 1,8

• Insuficienţa VII Funcțion Evaluare 53. Manuale manualelor de alitatea a de operare şi utilizare sistemul sistemul operare.şi a sistemului ui ui utilizarea informatic de • Manualele informatiinformatisistemului operare şi utilizare c utilizat c informatic a sistemului pentru informatic nu au gestiune fost actualizate • Utilizarea într-o a 54.Adaptabi mare măsură a resursel litatea procedurilor or sistemului manuale umane informatic la • Comunicare cerinţele insuficientă între utilizatorilor utilizatori şi informaticieni/proi ectanţii sistemului informatic 55. Sistemul • • Insuficienţa de asigurare sistemului privind pentru prelucrarea numai prelucrarea a tranzacţiilor tranzacţiilor corecte şi autorizate şi autorizate corecte

0,5

2 0,3

2 0,2 1

1,8

0,5

2 0,3

2 0,2 2

2,0

0,5

2 0,3

3 0,2 2

2,3

0,5

2 0,3

2 0,2 2

2,0

Tîrgoviṣte 2013

Page 58

5 Integrarea • Interfaţa între subsistemul subsistemele ui informaticinformatice nu aferent este adecvată gestiunii resurselor umane.în sistemul informatic general.al instituţiei

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

0,5

2 0,3

1 0,2 2

1,7

Tîrgoviṣte 2013

Page 59

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

DOMENIU OBIECTE L AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier tot ea ea ea al controlul cantitat calitativ ui intern ivă ă (F1) (F2) (F3) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50 30 20 % % % 0,3 2 0,2 1 1,8

57. • Delegarea Desemnarea atribuţiilor şi 0, 2 personalului cu competenţelor 5 atribuţii privind pentru personalul utilizarea implicat în utilizarea aplicaţiilor şi aplica ţiilor şi operarea în operarea în cadrul cadrul bazelor bazelor de date nu de date este completă 58. Sistemul de • Discontinuitate în pregătire pregătirea 0, 2 profesională a personalului 5 personalului implicat în operarea implicat în şi utilizarea operarea în sistemului sistemul informatic informatic

0,3 2

0,2 2

2,0

59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

• Informarea personalului 0, 2 implicat în operarea 5 şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este • Instrucţiunile privind întreţinerea 0, 2 programelor 5 informatice nu se aplică

0,3 2

0,2 1

1,8

0,3 2

0,2 1

1,8

Tîrgoviṣte 2013

Page 60

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a Pun riscurilor ctaj Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă ă P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% 0,3 2 0,2 2 2,0

60. Utilizarea • Echipamentele Siguranţ echipamentelor de fluctuaţiilor sau 0,5 2 a în de prevenire a a întreruperilor exploata fluctuaţiilor sau curentului electric re a întreruperilor (UPS, stabilizatoare sistemul curentului de tensiune ş.a.) nu ui electric (UPS, se utilizează informat modulatoare de ic tensiune ş.a.)

61. Instruirea • utilizatorilor şi Disfuncţionalitate 0,5 2 informarea în instruirea sistematică utilizatorilor sau asupra atunci când se modificărilor produc modificări operate în semnificative în sistemul sistemul informatic informatic 62. Existenţa • Insuficienta Securita unui sistem de sistemului de 0,5 3 tea prevenire/detec prevenire/ bazelor tare a detectare a de date accesărilor şi accesărilor şi modificărilor modificărilor neautorizate neautorizate ale ale bazelor de bazelor de date date (parole, (parole, programe programe antivirus ş.a.) antivirus ş.a.) 63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces Tîrgoviṣte 2013 • Calendarul privind modificarea 0,5 2 periodica a parolelor de acces nu se respecta

0,3 2

0,2 2

2,0

0,3 2

0,2 2

2,5

0,3 2

0,2 2

2,0

Page 61

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 62

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt

VIII.

Criterii de analiză a Pun OBIECTE riscurilor ctaj DOMENIUL AUDITABILE RISCURI Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea SEMNIFICATI ea controlul cantitati calitativă VE ui intern vă (F3) (F1) (F2) P1 Ni P2 Ni P3 Ni 50% 30% 20% • Personalul pentru verificarea şi 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat 64.Actualiz • A Actualizarea area programelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 programelo antivirus, antir antivirus, spyware, firewall nu antispywar se efectuează zilnic e, firewall 65Înregistră• R rile Rapoartele/listele 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0 intrărilor şi privind ieşirilor din înregistrările intrărilor sistem a şi ieşirilor din sistem a utilizatorilo utilizatorilor nu au fost r Norme verificate 66. • Indosarierea Arhivarea şi proceduri documentelor nu este 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8 documentel privind inclusă în cadrul or arhivarea normelor şi documentel procedurilor or rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane • Întocmirea OPISului dosarelor nu este 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 inclusă în cadrul normelor şi procedurilor • Modul de constituire al 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5 dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi Page 63

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt L

DOMENIU OBIECTE RISCURI AUDITABILESEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a Punc riscurilor taj Aprecier Aprecier Aprecier total ea ea ea controlul cantitati calitativ ui intern vă Ni ă P1 Ni P2 P3 Ni 50% 30% 20% 0,52 0,3 3 0,2 2 2,3

67.Desemn • Atribuţiile şi area competenţele privind personalului arhivarea dosarelor responsabil activităţii de gestiune privind a resurselor umane arhivarea nu au fost documentel nominalizate 68. • Alocarea unui Stabilirea spaţiu insuficient locaţiei arhivării pentru documenta ţiei • Existenţa unei dosarele profesionale umidităţi ridicate şi celelalte • Protec ţie documente insuficientă a arhivate documentelor fa ţă de sursele de căldură 69. • Dosarele nu sunt Predarea predate dosarelor la la arhiva instituţiei la arhiva termenele legale • Procesul verbal de instituţiei predare- primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,52

0,3 1

0,2 2

1,7

0,52 0,52

0,3 1 0,3 2

0,2 2 0,2 2

1,7 2,0

0,52

0,3 2

0,2 1

1,8

0,52

0,3 2

0,2 3

2,2

NOTĂ: Documentul din procedura Analiza riscurilor, în care auditorul evaluează riscurile, pe baza actelor în posesia cărora a intrat, este Stabilirea nivelului riscului și a puntajului total al riscului. Pentru fiecare risc identificat, pe baza analizei riscurilor, dar ș i în funcție de resursele alocate misiunii, auditorii interni au stabilit punctajul total, împarțind riscurile în 3 categorii: - riscuri mici : 1,0 - 1,7 Tîrgoviṣte 2013 Page 64

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

- riscuri medii: 1,8 - 2,2 - riscuri mari : 2,3 - 3,0 Procedura-P05: Analiza riscurilor Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Intern CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit:Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Nr DOMENIUL OBIECTE RISCURI . AUDITABILE SEMNIFICATI cr VE it I. ORGANIZAREA Proiectu 1.Fundamenta -elaborarea RECRUTĂRII l rea proiectului Planul de PERSONALULUI Planului Planul de ocupare a de ocupare a funcţiilor ocupare funcţiilor publice a publice -utilizarea funcţiilo personalului r neadecvat publice, activităţii de anexă la elaborare a Planul planului na ţional -utilizarea unor de proceduri ocupare neadecvate si a incomlete funcţiilo r publice Organiz 4.Ştatul de -ştatul de area funcţii care functii care concurs- prevede prevede nu rilor posturile ce este actualizat urmeaza a se permanent ocupa prin funcţie de concurs rezultatele procesului de recrutare

PUNC TAJ TOTA L 2,5

CLAS ARE Mare

OB S.

2,0

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

Tîrgoviṣte 2013

Page 65

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

5.Coresponde nţa pentru solicitarea organizării concursurilor

-adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate -bibliografia incompletă/nea ctualizată -avizul ANFP nu a fost solicitată cu 45 de zile înainte de data organizării concursului -ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data sus ţinerii a concursurilor incompatibilitat ea membrilor comisiei de concurs -anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate -anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului -anunţul de

1,5

Mic

Nu

2,0 1,5

Mediu Mic

Nu Nu

6.Constituirea comisiilor de concurs

1,5

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

7.Anunţul de concurs

1,3

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 66

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

8.Publicarea anunţului de concurs

concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs -anunţul de 1,7 concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III- a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării -anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet -neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat -dosarele candida ţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate -acceptarea unor dosare incomplete - refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candida ţilor pentru ocuparea 1,7

Mic

Nu

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

9.Dosarele candida ţilor pentru ocuparea posturilor

2,5

Mare

2,3 1,7

Mare Mic Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 67

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

11.Procesul verbal privind analiza dosarelor

12.Contestaţii privind respingerea dosarelor

Sus ţiner ea concurs urilor

13.Stabilirea subiectelor de către comisie

14.Sus ţinerea probei scrise

posturilor -lipsa acordului membrilor comisiei -rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei -acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi -respingerea nejustificată a contestaţiilor -rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere -stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs -subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori -procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de

1,7 1,2

Mic Mic

Nu Nu

1,5

Mic

Nu

1,5 1,3

Mic Mic

Nu Nu

2,8

Mare

2,5

Mare

2,7

Mare

Tîrgoviṣte 2013

Page 68

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

conformitate 15.Sus ţinerea • -procesul probei interviu verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate -interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data sus ţinerii probei scrise -întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal 18.Verificarea •---diferenţe şi notarea semnificative lucrărilor şi intre calitatea interviului tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei -spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei •---declararea ca „promovat” a unor candida ţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă Tîrgoviṣte 2013

2,5

Mare

2,0

Mediu

2,0

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

Page 69

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

20.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

-procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

1,2

Mic

Nu

Deciziile de numire

15.Comunicar -anunţarea ea rezultatelor candida ţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termen de trei zile lucrătoare de la data sus ţinerii ultimei probe 16.Contestaţii -acceptarea le cu privire la contestaţiilor rezultatele spre analiză si concursului soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen -candidaţii nu au fost anunţa ţi in termen despre rezultatul contestaţiei 17.Emiterea -datele de deciziei de identificare ale numire candidatului admis, a salariatului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect -decizia de numire nu a fost emisa in termen de 15 zile lucrătoare de la data

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

2,2

Mediu

1,7

Mic

Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 70

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

19.Comunicar ea deciziei de numire II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilire a element e-lor de natură salarială 20.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21.Salariul de bază

admiterii candidatului -comunicarea deciziei de numire s-a facut cu întârziere -existenṭa unor procedure neactualizate privind acordarea drepturilor salariale -stabilirea eronată a salariului de bază -acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite -stabilirea eronată a sporului pentru orele de noapte lucrate -modificarea salariului s-a facut fara a fi intocmită decizia de modificare a drepturilor salariale -modificarea salrială s-a facut inafara legii -modificarea salarială s-a facut fara a fi comunicată angajatului

1,8

Mediu

2,5

Mare

2,5

Mare

22.Indemnizaţ ii de conducere 26.Sporul pentru orele lucrate de noapte Modifica rea drepturi -lor salariale 29.Decizia de modificare a drepturilor salariale

2,5

Mare

1,8

Mediu

2,5

Mare

2,0

Mediu

30.Comunicar ea deciziei de modificare a drepturilor salariale Tîrgoviṣte 2013

1,7

Mic

Nu

Page 71

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-modificarea 1,5 salarială nu a fost comunicata Serviciului Financiar Operarea 1,8 modificării drepturilor salariale în dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor Evidenṭ 31. -efectuarea fără 2,0 a muncii Fundamentare justificare a peste a timpului orelor peste progralucrat peste programul mul programul normal de lucru normal normal de de lucru lucru 32. Aprobarea -efectuarea 1,7 efectuării muncii peste muncii peste programul programul normal de lucru normal de nu a fost lucru autorizata de şeful structurii 33.Evidenţa -sistemul de 2,5 timpului lucrat evidenta a peste timpului lucrat programul peste normal de programul lucru şi normal de lucru recuperarea nu este acestuia formalizat III. SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR 35. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recu perărilor şi concediilor -inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recup erări-lor şi concediilor 2,0

Mic

Nu

Mediu

Mediu

Mic

Nu

Mare

Mediu

Tîrgoviṣte 2013

Page 72

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

IV

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

-responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, recuperărilor şi concediilor nu au fost desemnaţi 36. Utilizarea -evidenţa foilor colective prezentei nu se de prezenţă încadrează în principiile de conformitate 37. Evidenţa -evidenţa concediilor de concediilor de odihnă odihna nu se încadrează în principiile de conformitate 38. Evidenţa -evidenţa concediilor de concediilor medicale medicale nu se încadrează în principiile de conformitate 39. Evidenţa -evidenţa concediilor de concediilor de studii studii nu se încadrează în principiile de conformitate 40.Concordan -politica ţa obiectivelor prezenta şi de entităţii cu perspectivă a evoluţia entităţii nu a carierei fost corelata cu personalului dez.cunoştinţel or profesionale ale personalului -structura funcţiilor

2,2

Mediu

2,5

Mare

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,7

Mare

1,7

Mic

Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 73

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

V.

PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI SALARIAT

publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata 42. -perioada de Promovarea în stagiu nu a fost cadrul funcţiei respectată pe categorii, -vechimea clase şi minimă în grada ţii muncă nu a fost respectată -calificativele anuale acordate nu au fost respectate 45.Planurile strategice şi fundamentarea anuale de insuficienta a pregătire Planului profesională strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici -planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate 47.Planurile -planurile de individuale de pregătire nu au pregătire fost adaptate la profesională cerinţele individuale ale fiecărui salariat

2,5 1,5

Mare Mic Nu

1,5

Mic

Nu

1,8

Mediu

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 74

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

48.Realizarea programelor de pregătire profesională

-persoanele 1,7 responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

Mic

Nu

49.Sistemu l indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI

DOSARELE PROFESIONALE

51.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

52. Tîrgoviṣte 2013

-sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională -persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite -insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale -responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi -dosarele

1,5

Mic

Nu

1,7

Mic

Nu

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

Page 75

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Constituirea dosarelor profesionale 53. Accesarea dosarelor profesionale 54. Actualizarea dosarelor profesionale

profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite -accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale -dosarele profesionale nu au fost actualizate -modificari de salari -insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic -manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate -utilizarea întro mare măsură a procedurilor manuale -comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/p ro- iectanţii si stemului informatic -insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor

1,7

Mic

Nu

2,2

Mediu

1.9 1,8

Mediu Mediu

VII

FUNCŢIONALIT ATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluare a sistemul ui informat ic

53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

1,8

Mediu

54. Adaptabilitate a sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

2,0

Mediu

2,3

Mare

70. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi Tîrgoviṣte 2013

2,0

Mediu

Page 76

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

corecte 71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei 72. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date 73. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

corecte şi autorizate -interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

1,7

Mic

Nu

75. Tîrgoviṣte 2013

-delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă •-discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic -informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta -instrucţiunile

1,8

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,8

Mediu Page 77

Siguranţ a în exploata re a sistemul ui informat ic

Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice 76. Utilizarea echipamentel or de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 77. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic 78. Existenţa unui sistem de prevenire/det ectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) 79. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică -echipamentele de prevenire a fluctua ţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

2,0

Mediu

Securita tea bazelor de date

2,0 disfuncţionalita te în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic -insuficienta 2,5 sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ) -calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta -personalul 2,0

Mediu

Mare

Mediu

1,8

Mediu Page 78

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

80. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 81. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

VII I

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

82. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat -actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic rapoartele/listel e privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate -îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor -întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor -modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

1,8

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Mic

Nu

1,5

Mic

Nu

Tîrgoviṣte 2013

Page 79

-atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate 84. Stabilirea -alocarea unui loca ţiei pentru spaţiu dosarele insuficient profesionale şi arhivării celelalte documenta ţiei documente -existenţa unei arhivate umidităţi ridicate -protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură 85. Predarea -dosarele nu dosarelor la sunt predate la arhiva arhiva instituţiei instituţiei la termenele legale -procesul verbal de predareprimire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 83. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

2,3

Mare

1,7

Mic

Nu

1,7 2,0

Mic Mediu

Nu

1,8

Mediu

2,2

Mediu

Nota: Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 60 de obiecte auditabile şi 101 riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic). In continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe. Tîrgoviṣte 2013 Page 80

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 81

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura - P05 : Analiza riscurilor Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Intern
TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen Avizat: Florea Maria Magdalena Nr . crt .
I.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

ORGANIZARE A RECRUTĂRII PERSONALUL UI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice Organizarea concursurilor

1. Fundamentarea Elaborarea Planul de proiectului Planuluiocupare a funcţiilor de ocupare a publice funcţiilor publice Utilizarea personalului neadecvat activităţii de Utilizarea unor proceduri neadecvate

T Consecintele Grad de Obs / funcţionării/ încredere . S nefuncţionăr al ii controlului Auditorului intern în controlul intern S Scăzut S S Mediu Scăzut Mediu

2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este S care prevede actualizat permanent posturile ce funcţie de rezultatele urmează a se procesului de recrutare ocupa prin concurs

3. Corespondenţa Bibliografia pentru solicitarea incompletă/neactualizată organizării concursului Nr . cr t. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

S

Mediu

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate Acceptarea unor dosare incompleteunor subiecte din Stabilirea afara tematicii şi bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise ările şi răspunsurile la Întreb interviu nu au fost consemnate în anexa la

T Consecintele Grad de Ob / funcţionării/ încredere s. S nefuncţionăr al ii controlului auditorului în controlul S intern Scăzut

11. Susţinerea probei scrise 12. Susţinerea probei interviu

S T Există sistem de control eficient T Există sistem de control eficient S S S S

Scăzut Ridicat Ridicat Scăzut Scăzut Scăzut Scăzut

NU

Tîrgoviṣte 2013

Page 83

Nr . cr t.

S Scăzut Datele de identificare ale Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect DOMENIUL OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE T Consecintele Grad de Ob AUDITABILE / funcţionării/ încredere s. S nefuncţionăr al ii controlului auditorului intern în controlul intern zut S Scă 18. Comunicarea Comunicarea cu deciziei de numire întârziere a deciziei de numire
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULU I

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

II.

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de bază 21. Indemnizaţii de conducere

Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronată a salariului de bază Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

S

Scăzut

S

Scăzut

S

Mediu

25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

S

Mediu

Tîrgoviṣte 2013

Page 84

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

S

Scăzut

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 30. Evidenṭa muncii Fundamentarea peste programul timpului lucrat normal de lucru peste programul normal deEvidenţa lucru 32. timpului lucrat peste programul normal de lucru şi III. SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, recuperareaşi 34. Norme RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR proceduri referitoare la modul de

Modificarea drepturilor salariale

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale Operarea modificării drepturilor salariale în dosarul profesional după soluţionareaăcontestaţiilor Efectuarea f ră justificare a orelor peste programul normal de lucru

T Consecintele Grad de Ob / funcţionării/ încredere s. S nefuncţionăr al ii controlului auditorului intern în controlul intern S Scăzut S S Scăzut Scăzut

Sistemul de evidenţă a S timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat S Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor , recuperărilorşi concediilor

Scăzut

Scăzut

Tîrgoviṣte 2013

Page 85

evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperă rilor şi concediilor

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

DOMENIUL

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperărilor şi concediilor nu au fost se Evidenţa prezentei nu 35. Utilizarea încadrează în principiile foilor colective de de conformitate Evidenţa concediilor de 36. Evidenţa odihna nu se încadrează concediilor de în principiile de odihnă OBIECTE RISCURI SEMNIFICATIVE conformitate AUDITABILE

S

Mediu

S S

Scăzut Scăzut

IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

37. Evidenţa concediilor de medicale 38. Evidenţa concediilor de studii 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului 40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii 41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale stagiu nu a Perioada de ale fost respectată

T Consecintele Grad de / funcţionării/ încredere S nefuncţionăr al ii controlului auditorului intern în controlul S Scăzut S S Scăzut Scăzut

Ob s.

T Există sistem de control eficient S

Ridicat

NU

V.

PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUĂ A PERSONALULUI

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a

Scăzut

Tîrgoviṣte 2013

Page 86

VI.

DOSARELOR PROFESIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor 48. Actualizarea dosarelor profesionale

S Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor S profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Modificari neoperate de S salarii S

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Scăzut

Scăzut Scăzut

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

VII

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemulu i informatic

53. Manuale de operare şi utIlizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale Comunicare insuficientă între utilizatori şi informati ci eni/ proi ectanţii sistemului informatic • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

T/ Consecintele Grad de S funcţionării/ încreder nefuncţionăr e al ii controlului auditoru intern l ui în controlu S Scăzut Scăzut

Ob s.

S

S S

Scăzut Scăzut

S

Scăzut

Tîrgoviṣte 2013

Page 87

57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregătire profesională a personalului

S Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă S Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Scăzut

Scăzut

Nr. DOMENIUL crt.

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

implicat în Informarea personalului operarea în implicat în operarea şi sistemul utilizarea sistemului informatic informatic asupra 59. Instrucţiunile Instrucţiunile privind S privind întreţinerea programelor întreţinerea informatice nu se aplică Siguranţa 60. Utilizarea Echipamentele de prevenireS în echipamentelor dea fluctua ţiilor sau a exploatare prevenire a întreruperilor curentului a fluctuaţiilor sau electric (UPS, stabilizatoare sistemului întreruperilor de tensiune ş.a.) nu se Disfuncţionalitate în S informatic 61. Instruirea utilizatorilor şi instruirea utilizatorilor sau informarea atunci când se produc sistematică asupra modificări semnificative în

T/ Consecintel Grad de Obs S e încredere . funcţionării/ al nefuncţionă auditorului rii în controlului controlul T Există sistem Ridicat de control eficient Scăzut Scăzut

Scăzut

Tîrgoviṣte 2013

Page 88

Securitatea 62. Existenţa unui Insuficienta sistemului de S bazelor de sistem de prevenire/ detectare a date prevenire/detectar accesărilor şi modificărilor e a accesărilor şi neautorizate ale bazelor de modificărilor date (parole, programe neautorizate ale antivirus ş.a.) 63. Sistemul Calendarul privind S modificării modificarea periodică a periodice a parolelor de acces nu se

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Scăzut

Scăzut

Nr. DOMENIUL crt.

OBIECTE AUDITABILE

VIII ARHIVAREA DOCUMENTELOR

T/ Consecintel Grad de Obs S e încredere . funcţionării/ al nefuncţionă auditorului rii în controlului Scăzut controlul Personalul pentru verificarea S şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost 64. Actualizarea Actualizarea programelor S Scăzut programelor antivirus, antispyware, antivirus, firewall nu se efectuează 65. înregistrările Rapoartele/listele privind S Scăzut intrărilor şi înregistrările intrărilor şi ieşirilor din ieşirilor din sistem a sistem a utilizatorilor nu au fost 66. Norme şi îndosarierea documentelor S Scăzut proceduri privind nu este inclusă în cadrul arhivarea normelor şi procedurilor documentelor Page 89

RISCURI SEMNIFICATIVE

Tîrgoviṣte 2013

67. Desemnarea Atribuţiile şi competenţele S personalului privind arhivarea dosarelor responsabil activităţii de gestiune a privind arhivarea resurselor umane nu au fost 68. Stabilirea Protecţie insuficientă a T locaţiei pentru documentelor faţă de sursele dosarele de căldură 69. Predarea Dosarele nu sunt predate la S dosarelor la arhiva instituţiei la arhiva instituţiei Procesul verbal de predare- S primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Scăzut

Există sistem Ridicat de control eficient Scăzut Scăzut

NU

Procedura-P05: Analiza riscurilor Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Compartimentul Audit Public Intern
TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit: Avizat: Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Data: 20.03.2012

I.

ORGANIZAR EA RECRUTĂRII PERSONALU LUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice Organizarea concursurilor

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs Page 90

Tîrgoviṣte 2013

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor 4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor Susţinerea concursurilor Deciziile de numire II. STABILIREA Stabilirea DREPTURILO elementelor de R natură salarială SALARIALE CUVENITE PERSONALU LUI 5. Sus ţinerea probei scrise 6. Sus ţinerea probei interviu 7. Emiterea deciziei de numire 8. Comunicarea deciziei de numire 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 10. Salariul de bază 11. Indemniza ţii de conducere 12. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. DOMENIUL crt. Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru EVIDENŢIEREA PREZENTEI, ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR

OBIECTE AUDITABILE 13. Sistemul de premiere 14. Decizia de modificare a drepturilor salariale 15. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 16. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de 17. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia referitoare la modul de evidenţă a 18. Norme şi proceduri

III.

IV.

prezenţei, învoirilor şi concediilor 19. Utilizarea foilor colective de prezenţă 20. Evidenţa concediilor de odihnă 21. Evidenţa concediilor de medicale 22. Evidenţa concediilor de studii EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 23. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei 5 personalului Page 91

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

V. VI. VII. VIII

PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI DOSARELE PROFESIONALE UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMULUI DE SALARIZARE FUNCŢIONALITATE Evaluarea A SISTEMULUI sistemului INFORMATIC informatic UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

24. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională 25. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor 26. Actualizarea dosarelor profesionale 27. Norme şi proceduri privind utilizarea programului informatic de 28. Actualizarea salariilor 29. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic 30. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor 31. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor 32. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date 33. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic 34. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice OBIECTE AUDITABILE

Nr. DOMENIUL crt.

IX.

Siguranţa în 35. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau exploatare a întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune sistemului 36. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra informatic modificărilor operate în sistemul informatic Securitatea bazelor37. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi de date modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe 38. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces 39. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 40. înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor ARHIVAREA DOCUMENTELOR 41. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 42. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea 43. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei Page 92

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern Departamentul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit:Paṣol Gabriela Avizat:Florea Maria Magdalena Data: 15.03.2012

Data: 20.02.2012 ETAPELE DOMENIUL MISIUNII Tema Gestiunea 1. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

ACTIVITĂŢI
9

1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de

DURAT PERSOANELE LOCUL A DESFĂŞURĂ IMPLICATE 544 130 2 Bacioiu DAPI 2 Paşol Gabriela DAPI

Tîrgoviṣte 2013

Page 93

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate 4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

2

Sălăvăstru Cristina

DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI

40

5. Întocmirea Chestionarului de control intern 6. Întocmirea Listelor obiectelor auditabile centralizatoare a

8 40

Voicilă Bianca Sălavăstru Cristina Uţă Eduard Paşol Gabriela Băcioiu Carmen Paşol Gabriela Uţă Eduard Voicilă Bianca Paşol Gabriela

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 8.Întocmirea Programului de audit intern

16 4

DAPI DAPI

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

DURAT PERSOANE LOCUL A LE DESFĂŞURĂ RII 4 cioiu DAPI 9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al (H) BăIMPLICATE Carmen intervenţiei la faţa locului 4 DAPI Băcioiu 10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor Carmen acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul 4 intervenţiei la faţ şi organizarea Şedinţei de Băcioiu 11. Planificarea a locului. DAPI Carmen deschidere cu Direcţia Resurse Umane AUDITAT 4 AUDITAT Băcioiu 12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Carmen Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii 326 de audit. AUDITAT 1.1. Efectuarea testărilor, detaliate 16 Paşol Gabriela Programul intervenţiei la faţa locului 1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 Paşol Gabriela DAPI serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Paşol Gabriela DAPI 1.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Paşol Gabriela
9

ACTIVITĂŢI

Tîrgoviṣte 2013

Page 94

ETAPELE MISIUNII

8 AUDITAT Paşol Gabriela 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din Băcioiu punct de vedere al conţinutului şi al Carmen formei şi întocmirea Notei centralizatoare 16 Sălăvăstru AUDITAT OBIECTIVUL 2. a documentelor de lucruărilor, 2.1. Efectuarea test detaliate Cristina STABILIREA Programul intervenţiei la faţa locului DREPTURILOR 2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 1 Sălăvăstru DAPI SALARIALE CUVENITE departament Cristina PERSONALULUI 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Voicilă Bianca DAPI 2.4. Colectarea dovezilor 2 AUDITAT Sălăvăstru 1 AUDITAT Sălăvăstru 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din Cristina punct de vedere al conţinutului şi al Voicilă Bianca formei şi întocmirea Notei centralizatoare AUDITAT OBIECTIVUL 3. MODUL a documentelor de lucruărilor, 3.1. Efectuarea test detaliate 10 Uţă Eduard Voicilă Bianca DE EVIDENŢIERE A Programul intervenţiei la faţa locului PREZENTEI,ÎNVOIRILOR, 3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 Uţă Eduard DAPI RECUPERĂRILOR ŞI A departament CONCEDIILOR 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Sălăvăstru DAPI Cristina 3.4. Colectarea dovezilor 4 Uţă Eduard AUDITAT DOMENIUL ACTIVITĂŢI DURAT PERSOANE LOCUL A LE DESFĂŞURĂ RII IMPLICATE 2 Florea Maria AUDITAT 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din (H) Magdalena punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 8 Paşol Gabriela AUDITAT OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA a documentelor de lucruărilor, 4.1. Efectuarea test detaliate CARIEREI Programul intervenţiei la faţa locului PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 Bădicioiu DAPI departament Carmen 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Paşol Gabriela DAPI 4.4. Colectarea dovezilor 4 Bădicioiu AUDITAT Carmen 8 Paşol Gabriela AUDITAT 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 8 Uţă Eduard AUDITAT a documentelor de lucruărilor, OBIECTIVUL 5. 5.1. Efectuarea test detaliate PREGĂTIREA PROFEProgramul intervenţiei la faţa locului SIONALA CONTINUA A 5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 DAPI Uţă Eduard PERSONALULUI departament F.I.A.P. - urilor 5.3. Elaborarea 8 DAPI Uţă Eduard
9

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 95

ETAPELE MISIUNII

5.4. Colectarea dovezilor 16 Uţă Eduard AUDITAT 8 AUDITAT Uţă Eduard 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 8 Bădicioiu AUDITAT OBIECTIVUL 6. a documentelor de lucruărilor, 6.1. Efectuarea test detaliate Carmen DOSARELOR DAPI Programul intervenţiei la faţa locului PROFESIONALE 6.2. Discutarea constatărilor cu şeful 2 DAPI Bădicioiu dedepartament F.I.A.P. - urilor 6.3. Elaborarea 8 AUDITAT Carmen Bădicioiu 6.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Carmen Bădicioiu 8 AUDITAT Carmen Bădicioiu 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din DAPI Carmen punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare AUDITAT a documentelor de lucruărilor, OBIECTIVUL 7. 7.1. Efectuarea test detaliate 10 Voicilă Bianca UTILIZAREA CORECTĂ A Programul intervenţiei la faţa locului DAPI PROGRAMULUI DE 7.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 Voicilă Bianca DAPI SALARIZARE departament F.I.A.P. - urilor 7.3. Elaborarea 8 Voicilă Bianca AUDITAT 7.4. Colectarea dovezilor 8 Voicilă Bianca AUDITAT DOMENIUL ACTIVITĂŢI DURAT PERSOANEL LOCUL A E DESFĂŞURĂ RII IMPLICATE 8 AUDITAT 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din (H) DAPI punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 4 AUDITAT OBIECTIVUL 8. a documentelor de lucruărilor, Sălăvăstru 8.1. Efectuarea test detaliate FUNCŢIONALITATEA DAPI Cristina Programul intervenţiei la faţa locului SISTEMULUI INFORMATIC 8.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 DAPI Sălăvăstru UTILIZAT PENTRU departament F.I.A.P. - urilor 8.3. Elaborarea 16 Cristina AUDITAT Sălăvăstru GESTIUNEA Cristina 8.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Sălăvăstru RESURSELOR UMANE Cristina 8 AUDITAT Sălăvăstru 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din DAPI Cristina punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 4 AUDITAT a documentelor de lucruărilor, OBIECTIVUL 9. Paşol Gabriela 9.1. Efectuarea test detaliate ARHIVAREA DAPI Programul intervenţiei la faţa locului DOCUMENTELOR 9.2. Discutarea constatărilor cu şeful de 2 DAPI Paşol Gabriela serviciu 9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 AUDITAT Paşol Gabriela 9.4. Colectarea dovezilor 8 AUDITAT Paşol Gabriela
9

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 96

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare 13. Planificarea de lucru a documentelor şi organizarea Şedinţei de închidere 14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 15. Concluzii III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN

8

Paşol Gabriela Paşol Gabriela Paşol Gabriela Paşol Gabriela

AUDITAT DAPI AUDITAT AUDITAT DAPI

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

IV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

16. Redactarea proiectului de Raport de Florea Maria DAPI audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de Magdalena Florea Maria DAPI audit intern Magdalena 8 Florea Maria DAPI 18. Obţinerea aprobării proiectului de Magdalena Raport de audit intern de conducerea 2 DAPI Serviciului Audit Public Intern de Raport Florea Maria 19. Transmiterea proiectului Magdalena de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile ACTIVITĂŢI DURAT PERSOANEL LOCUL A E DESFĂŞURĂ RII IMPLICATE 8 AUDITAT 20. Planificarea şi organizarea (H) Paşol Gabriela Reuniunii de conciliere, dacă este 8 DAPI Paşol Gabriela 21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul 22. Finalizarea Raportului de audit 8 DAPI Paşol Gabriela intern ţinerea Raportului de audit 8 DAPI Paşol Gabriela 23. Ob intern aprobat de conducerea 24.ţTransmiterea recomandărilor 2 AUDITAT institu iei Paşol Gabriela aprobate către auditat 4 25. Iniţierea procesului de urmărire 4 DAPI Paşol Gabriela
9

16 8 8 84 32 8

Tîrgoviṣte 2013

Page 97

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P06: Elaborarea programului de audit intern Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN LA FAŢA LOCULUI Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălă v ă stru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 02.04.2012 Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI Nr . OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locu Durata Nr. Nr. lista l test verificar (h) e DRU 8 T1 LV 1 Auditori

cr t. Fundamentarea proiectului 1. Planului de ocupare a funcţiilor publice Tîrgoviṣte 2013

- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

Page 98

2. Statul de funcţii prevede DRU - Verificarea legalizării sau posturile ce urmează a se ocupa certificării copiilor documentelor; 3. prin concurs ţa pentru solicitarea - Analiza respectării Coresponden modului de organizare al organizării concursurilor concursurilor; 4. Dosarele candidaţilor pentru - Eşantionul va fi constituit ocuparea posturilor din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100% 5. Susţinerea probei scrise DRU - Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

4

T2

LV 2

2

T3

LV 3

6. Susţinerea probei interviu

- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu - Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004 - Verificarea numire

7. Emiterea deciziei de numire

deciziilor

de

DRU

2

T4

LV 4

8. Comunicarea deciziei de numire

- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2004

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Tîrgoviṣte 2013

Page 99

Nr

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTĂRII managementului CCI Chestionarea

cr t. 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 1 0 1 1 1 2 Salariul de bază Indemnizaţii de conducere

Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e DRU 2

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale şi statele de plată

DRU

10

T5

LV 5

Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr cr t. anul 2004 1 3 1 4 Decizia de modificare a drepturilor salariale
- Analiza diminuărilor salariale

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTĂRII

Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e

Auditori

DRU

2

T6

Sǎlǎvǎstru Cristina LV 6 Voicilǎ Bianca

- Verificarea operării în sistemul informatic a diminuărilor salariale ca urmare a Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale sancţiunilor - Eşantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariaţi sancţionaţi în anul 2004

Tîrgoviṣte 2013

Page 100

1 5

1 6

DRU - Verificarea aprobării efectuării Fundamentarea timpului lucrat muncii peste programul normal peste programul normal de lucru de lucru - Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru Evidenţa timpului lucrat peste - Analiza stabilirii compensării programul normal de lucru şi muncii efectuate peste recuperarea acestuia programul normal de lucru - Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

2

T7

LV 7

Uțǎ Eduard

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata Nr. Lista Auditori test verificar (h) e DRU 1 Sǎlǎvǎstru Cristina

cr t. 17 Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperărilor şi concediilor

- Examinarea procedurilor scrise privind completarea şi transmiterea foilor de prezenţă colectivă

Tîrgoviṣte 2013

Page 101

17Utilizarea prezenţă

foilor

colective

de - Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii, respectiv 40% - Verificarea modului de evidenţiere al prezenţei în foile colective - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor medicale - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de studii

DRU

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

8

T8

LV 8

Florea Maria Magdalena

19Evidenţa concediilor de odihnă

Sǎlǎvǎstru Cristina

20Evidenţa concediilor medicale 21Evidenţa concediilor de studii

DRU

1

Florea Maria Magdalena

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI Nr Cr t OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locu Durata Nr. Lista l test verificar (h) e Auditori

Tîrgoviṣte 2013

Page 102

22 Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii - Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor - Eşntionul va fi constituit dintrun procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

DRU

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

8

T9

LV 9

Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locu Durata Nr. l test (h) DRU 8 Lista verificar e Auditori

Cr t. 23 Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

- Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor - Verificarea fundamentării planurilor profesionale de pregătire - Interviu adresat şefului Serviciului RU

T 10 LV 10

Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Cr t. 24Norme şi proceduri referitoare la- Verificarea conţinutului . gestionarea dosarelordosarelor profesionale profesionale Tîrgoviṣte 2013 Locu Durata Nr. l test (h) DRU 8 Lista verificar e T 11 LV 11 Auditori Florea Magdalena

Page 103

25Actualizarea . profesionale

dosarelor- Eşantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul dosarelor profesionale

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Bǎcioiu Carmen

Nr cr t. 26 .

27

28 .

29

30 .

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locu Durata Nr. Lista Auditori l test verificar (h) e Manuale de operare şi utilizare a - Examinarea manualului de Paṣol Gabriela sistemului informatic utilizare a sistemului informatic - Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic - Examinarea adaptării DRU 8 T 13 LV 13 Florea Maria Adaptabilitatea sistemului sistemului informatic la informatic la cerinţele Magdalena necesităţile utilizatorilor utilizatorilor - Verificarea existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse Sistemul de asigurare pentru Paṣol Gabriela în sistemul informatic prelucrarea tranzacţiilor - Eşantionul va fi constituit din autorizate şi corecte informaţiile privind 3 salariaţi din cadrul compartimentului - Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea şi controlul operaţiunilor de DRU 2 - Băcioiu Carmen Desemnarea personalului cu - Verificarea fişelor de post şi atribuţii privind utilizarea deciziile de numire ale aplicaţiilor şi operarea în cadrul personalului responsabil cu bazelor de date utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date DRU 2 - Băcioiu Carmen Sistemul de pregătire - Analiza documentelor privind profesională a personalului programele de pregătire implicat în operarea în sistemul profesională a personalului informatic implicat în operarea în sistemul informatic Page 104

Tîrgoviṣte 2013

31 Instrucţiunile privind întreţinerea - Examinarea procedurilor DAI 2 . programelor informatice privind întreţinerea programelor informatice Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT RESURSELOR UMANE Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locu Durata . l (h) cr 32Utilizarea DRU 4 echipamentelor de - Analiza instrucţiunilor privind prevenire a fluctuaţiilor sau utilizarea echipamentelor şi întreruperilor curentului electric instalaţiilor pentru realizarea (UPS, modulatoare de tensiune exploatării în siguranţă a s.a.) sistemului informatic - Inspecţia fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune) - Intervievarea privind examinarea manualului de utilizare şi dotarea sistemului cu 33 Instruirea utilizatorilor şi 2 Analiza sistemului de instruire şi DRU . informarea sistematică asupra informare sistematică asupra modificărilor operate în sistemul modificărilor operate în sistemul informatic informatic 34 Existenţa unui sistem de DRU 8 - Verificarea sistemului şi a . prevenire/detectare a procedurilor pentru asigurarea accesărilor şi modificărilor securităţii bazelor de date neautorizate ale bazelor de date - Analiza sistemului de parole de 35 (parole, programe antivirus ş.a.) acces în sistemul informatic Sistemul modificării periodice a - Observarea fizică a sistemului parolelor de acces 36 Actualizarea programelor de prevenire şi detectare a . antivirus, antispyware, firewall accesărilor şi modificărilor în sistem sau a Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT RESURSELOR UMANE

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

Paṣol Gabriela

PENTRU GESTIUNEA Nr. Lista test verificar e T 14 LV 14 Auditori Sǎlǎvǎstru Cristina

-

-

T 15

LV 15

Voicilă Bianca

PENTRU GESTIUNEA

Tîrgoviṣte 2013

Page 105

Nr

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTĂRII

cr t. 40Înregistrările intrărilor şi ieşirilor transmiterilor neautorizate ale . din sistem a utilizatorilor bazelor de date - Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall - Eşantionul se va constitui din administrator şi utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare - Intervievarea salariaţilor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nr OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII cr t. 41 Norme şi proceduri privind . arhivarea documentelor rezultate din activitatea de 42 gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului . responsabil privind arhivarea 43 Predarea dosarelor la arhiva . instituţiei

Locul Dura Nr. ta test (h)

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Lista verificar e

Auditori Sǎlǎvǎstru Cristina

Locul Durat Nr. a test (h) T 16 - Analiza respectării prevederilor DRU 4 procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

Lista verific are LV 16

Auditori Voicilă Bianca

Tîrgoviṣte 2013

Page 106

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.200431.12.2004 Întocmit: Paṣ ol Gabriela, Bă cioiu Carmen, Să lă vă stru Cristina Avizat: Florea Maria Magdalena Data:27.03.2005 A. Lista participanţilor ________________________________________________________ Numele Funcţi Direcţ9 ia/ Nr. E-mail Semnătu a ra telefon Serviciul 9 Florea Maria Auditor Şef DAPI 07432103 Magdalena Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 32 07612593 69 Paṣol Gabriela Auditor DAPI 07446597 Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 89 07219631 Voicilă Bianca Auditor 47 DAPI 07352587 41 Uṭă Eduard Auditor DAPI 07687896 Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crăcea Bianca Negoita Ion Directo r Inspect or Inspect or Inspect or 54 Departamentul 07311237 Resurse Umane 89 Departamentul 07346549 Resurse Umane 87 Departamentul 07350124 Resurse Umane 57 Departamentul 07698520 Resurse Umane 74

B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: -Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit; Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern; -Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile

care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate. În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume: Activitatea privind activitatea Departamentului Resurse Umane reprezintă o zonă cu risc; Complexitatea activităţii Departamentul Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane; Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri -condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor; - data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor; - modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Auditori
Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen Paṣol Gabriela Sălăvăstru Cristina Voicilă Bianca Uṭă Eduard

Auditaṭ i
Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crăcea Bianca Negoita Ion

Tîrgoviṣte 2013

Page 108

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Intern LISTA DE VERIFICARE NR 1 Misiunea de audit : Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 Intocmit de :Sălăvăstru Cristina Avizat: Florea Magdalena Data:27.03.2012 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: - planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente X şi de perspectiva ale entităţii? - există o fundamentare detaliată a planului? X - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X - există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X - vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi X pregătirea profesională necesare postului? - planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor X autorizate? - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. - realizarea operaţiunilor de control intern prin - operaţiunile de control intern sunt însoţite de list e de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate DA NU OBS.

Fundamentarea proiectului Atribuţiile postului X X
-

Nu există lista activităţilor

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 110

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU X X X

OBS.

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate - operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi de control intern prin -se realizează operaţiuni semnate proceduri? - examinarea procedurilor: - există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şiexistă proceduri de lucru scrise, aprobate şi - se aplică? actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică? - există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute? - există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute? - există proceduri de lucru - dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. Organizarea concursurilor - există un sistem procedural privind organizarea X - aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea X concursurilor? - dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. - atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, X separarea sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului: - procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului - procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului - procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul - procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului; - există proceduri?/ (nu există proceduri?)

Nu se elaborează

Nu există proceduri Există, dar nu sunt formalizate

X

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X - vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi X pregătirea profesională necesare postului? - persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea X - statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele X procesului

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Fişa postului

Tîrgoviṣte 2013

Page 112

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

ACTIVITATEA DE AUDIT de recrutare? - dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după ultimul concurs realizarea obiectivului/ - există lista activităţilor pentru subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Susţinerea concursurilor - există un sistem privind susţinerea concursurilor? - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Deciziile de numire - aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire? - dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. - există stabilită persoană responsabilă? - respectaţi principiul dublei semnături? - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarială - există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură salarială? - dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. - există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor? - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. - vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

DA X X X X

NU

OBS. Statul de funcţii Lista activităţilor Există, dar nu sunt formalizate

X X X X X X X X

Listă activităţi

X X X X X X

Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Modificarea drepturilor salariale - există un sistem procedural de organizare al activităţii X privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale? - există stabilită persoana responsabilă? X - vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi X pregătirea profesională necesare postului? - există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? ă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. - dacă “da”, v X X

Fişa postului Există, dar nu este formalizat

Fişa postului

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X X

Tîrgoviṣte 2013

Page 114

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TESTUL NR 1 Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 OBIECTL TESTULUI Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice OBIECTIVELE TESTULUI Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice transmise de structurile subordonate entităţii DESCRIEREA TESTULUI Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice. Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume: • Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.; concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante; existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante; existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate. • Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate. CONSTATARI Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal. CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data :15.03.2012

Auditor intern, Oprea Gabriela

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 1 Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011 PROBLEMA Nestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate. CONSTATARE Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b). CAUZE Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice; Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale; Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate; CONSECINŢE
Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ; -Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.

RECOMANDĂRI Tîrgoviṣte 2013 Page 116

Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia; Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor; Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Întocmit,

Supervizat, conformitate, Oprea Gabriela Florea Magdalena Cristina Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 2 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului Nr. Activitatea de audit crt. 1 Organizarea concursurilor DA NU

Pentru Salavastru

OBS.

1.1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor necesare organizării concursurilor: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; d) oferirea unor exemple în acest sens; e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor; f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor; i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; 1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; Tîrgoviṣte 2013

-

Page 117

1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii, constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs, constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

-

Nr. crt. 1.2 1.3 1.4

Activitatea de audit DA Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea concursurilor Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Verificarea existenţei documentelor obligatorii: a) copia actului de identitate b) formularul de înscriere c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate e) cazierul judiciar f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de muncă h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică i) completarea formularului de înscriere NU OBS.

1.5

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 118

1.6.

Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X

1.7

1.8

Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de X formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea: a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor; X c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor; X e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare; X f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost verificate: X Activitatea de audit a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare X b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare; X c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate; X d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele cuprinse în Procesul verbal; e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în Procesul verbal de selecţie a dosarelor. Verificarea contestaţiilor: a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; b) examinarea contestaţiilor; c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul instituţiei. Analiza modalităţilor de arhivare DA NU

Test nr. 2 Liste de control Centralizator ul privind modul de Test nr. 2

- Liste de control Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor

Nr. crt.

OBS.

r k.

Nu

1.9

1.10

Tîrgoviṣte 2013

Page 119

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data:15.03.2012

Auditor intern, Bacioiu Carmen

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 2 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Modul de organizare al concursurilor OBIECTIVUL TESTULUI Examinarea dosarelor candidaţilor DESCRIEREA TESTULUI În anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate. Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit: • Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate lapct. 1.5.; • Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea: existenţei posturilor în statul de funcţii; solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor; emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial.cu.cel puţin 30 Tîrgoviṣte 2013 Page 120

• lucrătoare; verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare; verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat în elaborarea Listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care,ulterior au fost preluate într-un Centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare, prezentate în anexă. CONSTATARI Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs. CONCLUZII În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2. Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern

de zile înaintea,desfăşurării concursurilor; depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare; îndeplinirii condiţiilor de vechime. Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor: verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 2 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011
PROBLEMA Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice CONSTATARI Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs. CAUZE - Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funcţiilor publice;

Tîrgoviṣte 2013

Page 121

- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor; - Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea organizării concursurilor. CONSECINŢE - Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege; - Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din dosarul de concurs şi documentele originale; - Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante. RECOMANDĂRI - Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii; - Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale. Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Salavastru Cristina Bianca

Florea Magdalena

Voicila

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 3 Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului Nr crt 1 1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT Susţinerea concursurilor Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente susţinerii concursurilor: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; DA NU OBS

-

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 122

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; e) oferirea unor exemple în acest sens; f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor; i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării. 1.2. 1.3. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor

-

-

-

-

-

-

-

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 123

1.4.

1.5.

Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza susţinerii probelor scrise: a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concur b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test grilă d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei Analiza susţinerii probelor interviu: a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; c) consemnarea întrebărilor şi

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X X

TEST NR 3

X X Liste de control nr 16

X X X X X X X

Centralizator ul privind sustinerea probelor scrise

1.6.

TEST NR 3 X Liste de control nr 712 Centralizator Page 124

Tîrgoviṣte 2013

răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal; d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; e) stabilirea planului interviului; f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. Analiza rezultatelor concursurilor - examinarea proceselor verbale întocmite - analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50 de puncte la fiecare probă Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data susţinerii probelor Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X X X X -

ul privind sustinerea probelor interviu

1.7.

1.8. 1.9. 1.10 .

Data: 16.03.2012 Cristina

Auditor intern, Salavastru

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR.4 Tîrgoviṣte 2013 Page 125

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr crt 1

Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Deciziile de numire -

OBS.

1.1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea deciziilor: gradului de acoperire prin 1.1.1. 1.1.1Verificarea procedură a activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor dede către persoanele a) aprobarea procedurii numire:

competente;modelelor de decizie de numire; b) stabilirea c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire; e) oferirea unor exemple în acest sens; f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor g) numire; -

de existenţa componentei de actualizare a procedurii. h) numire. 1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. 1.1.3 Respectarea principiului dublei 1.1.4. 1.1.4Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale 1.1.5. 1.1.5Asigurarea transpunerii prelucrărilor întrun sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm1.1.6 Modalitatea arhivării. de prelucrare ş.a. 1.1.6. 1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele .2.1.3 posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi 1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: ă procedura corespunzătoare? a) consider b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?propuneri de perfecţionare a procedurii? c) există 1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidaţilor admişi în urma 1.5.1. 1.5.1 Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: a) denumirea funcţiei de încadrare b) temeiul legal al numirii c) numele funcţionarului public d) data de la care urmează să exercite funcţia publică e) drepturile salariale

-

-

-

-

X X X X X X

TEST NR 4 - Liste de control Centralizator privind

Tîrgoviṣte 2013

Page 126

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS. emiterea deciziilor de numire

1.6 1.7

f) locul de desfăşurare a activităţii X g) semnătura ordonatorului de credite X h) ştampila instituţiei X 1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei de numire 1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei fişei postului, anexă la decizia de Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data la care candidatul a fost declarat Analiza modalităţilor de arhivare -

-

Data, intern, 15.05.2012

Auditor Salavastru Cristina

Tîrgoviṣte 2013

Page 127

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 5 Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Nr.Crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. 1. 1.1
Stabilirea elementelor de natura salariala Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natura salariala 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente stabilirii elementelor de natură salarială: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

-

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple în acest sens; f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, 1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: ă procedura corespunzătoare? a) consider b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: a) salariului de bază b) indemnizaţiei de conducere c) sporului pentru complexitatea în muncă d) sporului de vechime în muncă e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) salariului de merit g) sistemului de premiere Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor -

-

1.2. 1.3. 1.4.

-

1.5.

X X X X X X X -

X TEST nr. 5 - Liste de control - Centralizat or privind sabilirea elementelor de natură salarială

1.6.

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 128

Data: Auditor intern, 19.05.2012 Salavastru Cristina Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

TEST NR 5 Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011
OBIECTUL TESTULUI Stabilirea elementelor de natură salarială OBIETIVELE TESTULUI Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale DESCRIEREA TESTULUI Eşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum urmează: salariul de bază; indemnizaţia de conducere; sporul pentru complexitate în muncă; sporul de vechime în muncă; sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; salariul de merit. In acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire. Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă. CONSTATARI Din testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, ... este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, ..., clasa I, gradul 3. Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

Tîrgoviṣte 2013

Page 129

CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5. Data, 19.05.2012

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Auditor intern, Voicila Bianca

Supervizor, Florea Magdalena

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FISA DE INDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 5

Misiunea de audit:Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011
PROBLEMA Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie. CONSTATARI Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare. Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003. CAUZE Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ. CONSECINŢE Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei; Inexistenţa unor proceduri adecvate. RECOMANDĂRI Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia; Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării; Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii; Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de

Tîrgoviṣte 2013

Page 130

control şi a responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Întocmit,

Supervizat,

Pentruconformitate,

Salavastru Cristina

Florea Magdalena

Oprea Gabriela

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 6 Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Tîrgoviṣte 2013

Page 131

Nr. crt. 1 1.1

ACTIVITATEA DE AUDIT Modificarea drepturilor salariale Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA 1.1.1. salarială:

DA

NU

OBS.

1.2 1.3 1.4

1.5 1.6 1.7 1.8

procedură a activităţilor aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple în acest sens; f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. 1.1.3Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. 1.1.4 Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi,comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare 1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării documentelor. Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării X sancţiunilor: a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul entităţii publice; b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină. Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale X

-

-

-

-

-

Test nr. 6 - Liste de control Centralizator

X - Liste de control -Centraliz ator Page 132 privind diminuarea

1.9 1.10

X

1.11 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv Tîrgoviṣprin reţinerea sumelor te 2013

X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data: 19.05.2012

Auditor intern, Salavastru Cristina

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 7 Obiectivul II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Nr. crt. 1 1.1 ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste programul normal de lucru: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de lucru; OBS.

Tîrgoviṣte 2013

Page 133

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru; e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program; f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce va fi recuperat; g) oferirea unor exemple în acest sens. h) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

1.2 1.3 1.4

1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? -

-

-

-

Test nr. 7 Lista de control Lista de control Test nr. 7

1.5 Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de X 1.6 lucru Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat 1.7 Verificarea completării sistematice a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru 1.8 Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: X a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii Tîrgoviṣte 2013

X

X

Page 134

suplimentare în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia b) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază 1.9 1.10

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X X X Lista de control

Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

Data: intern, 19.05.2011 Cristina Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 7 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului OBIECTIVELE TESTULUI Salarizarea muncii peste programul normal de lucru DESCRIEREA TESTULUI Tîrgoviṣte 2013

Auditor Salavastru

Page 135

Eşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8, pentru lunile aprilie şi decembrie 2004: aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru; existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat; completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat; compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile; compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă; acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază. Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată. CONSTATARI Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele: efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior; nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu- se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile; CONCLUZII în baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7. Data: 19.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard Supervizor, Florea Magdalena

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern

Tîrgoviṣte 2013

Page 136

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

FOAIE DE LUCRU NR 7 La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel: -stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33; -constituim din populatia statistica 465 dosare,esantionul resprezentand un numar de 15 dosare prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numarul 1,rezultand o serie a dosarelor cu numerele 1,34....463. -esantionul astfel constituit va fi verificat integral; -in urma verificarii efectuate se va intocmi un test.

Tîrgoviṣte 2013

Page 137

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii Elemente Aprobarea Existenţa Completarea Compensarea Compensarea testate efectuării Registrului sistematică a orelor de muncă orelor de muncă Direcţiile muncii peste special de Registrului special suplimentară suplimentară prin 9 programul evidenţă a de evidenţă a prin timp liber adăugarea unui testate normal de timpului timpului lucrat peste echivalent în spor la salariu lucru lucrat.peste programul normal următoarele 30 când programul de lucru pentru de zile compensarea cu normal de lucru fiecare salariat timp liber Martie 2011: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE Mai 2011: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP X X X X X X X X FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP

Acordare a unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază X X X X X X X X

Data 20.05.2012

Auditor intern,Uta

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Eduard

Tîrgoviṣte 2013

Page 139

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 8 OBIECTIVUL III.SITUATIA PREZENTEI,INVOIRILOR,RECUPERARILOR SI CONCEDIILOR Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor 1.1 Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi concediilor de odihnă, medicale şi de studii: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor; listei activităţilor pentru realizarea c) verificarea existenţei obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor de odihnă; e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor; f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii; g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a drepturilor salariale; h) oferirea unor exemple în acest sens; i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. -

-

-

-

1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

1.2 1.3 1.4

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a. Modalitatea arhivării. 1.1.6. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor -

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

-

Nr. crt. 1.5

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X a) utilizarea formularelor tipizate b) respectarea principiului dublei semnături c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de prezenţă Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor: a) sistemul de evidenţă a învoirilor b) modul de compensare a învoirilor c) diminuarea corespunzătoare a salariilor d) aprobarea învoirilor X X X X X X

OBS. Test nr. 8 Lista de control

1.6

1.7

Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă: a) planificarea anuală a concediilor de odihnă

Test nr. 8

1.8

b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea X anuală c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu concordă cu perioadeleevidenţiere (rechemare, lucrări Verificarea modului de planificate a concediilor medicale X a) conformitatea certificatelor medicale X

X

Lista de control Test nr. 8

b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele din foile X colective de prezenţă Tîrgoviṣte 2013

Lista de control Page 141

1.9

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

X

-

-

1.10 1.11

b) respectarea prevederilor contractelor individuale de muncă Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele funcţiei Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

Data, 20.5.2012

Auditor intern, Uta Eduard

Tîrgoviṣte 2013

Page 142

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern

TEST NR 8 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor recuperarilor si concediilor . OBIECTIVELE TESTULUI Verificarea sistemului foilor colective de prezenţă. Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă Verificarea evidenţei concediilor medicale DESCRIEREA TESTULUI Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004. Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, comportă următoarele verificări: • evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004: utilizarea formularelor tipizate; respectarea principiului dublei semnături; datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă. • evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004: existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004; concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală; existenţa justificării neconcordanţei. Tîrgoviṣte 2013 Page 143

• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004: conformitatea certificatelor medicale; perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă; datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

CONSTATARI În urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat: neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ; inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE. CONCLUZII În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8. Data:21.05.2012 Supervizor Uta Eduard Auditor intern

Tîrgoviṣte 2013

Page 144

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND EVIDENTA PREZENTEI,CONCEDIILOR DE ODIHNA SI CONCEDIILOR MEDICALE LA DPA,DA,DRU SI DGIE

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Elemente testate Structuri testate

EVIDENŢIEREA PREZENTEI 9

CONCEDII DE ODIHNĂ

CONCEDII MEDICALE

Utilizarea Respectar Datele formularel ea preluate în or principiulu statul de plată tipizate i corespund cu dublei cele din foile semnături colective de prezenţă Februarie 2011: - DPA - DA - DRU - DGIE August 2011: - DPA - DA - DRU FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X X X X X X X X X X X X X X X X X

Existenţa Concorda Existenţa Conformitat Perioadele planificar nţa justificării ea din ii efectuării neconcorda certificatelor certificate anuale concediilo nţ medicale corespund r ei cu cele din cu foile planificare colective de X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele X X X X X X X

- DGIE FIAP Data:21.05.2012

X X Auditor intern, Uta Eduard

Tîrgoviṣte 2013

Page 146

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 9 OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU 1. Evoluţia carierei personalului 1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente evaluării şi promovării în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; existenţei listei activităţilor b) verificarea pentru realizarea obiectivului; c) precizarea modalităţii de evaluare şi promavare în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului; d) oferirea unor exemple în acest sens e) existenţa componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într- un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

OBS.

-

-

1.2

-

1.3

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? 1.5 Analiza respectării criteriilor de promovare în cadrul funcţiei publice: a) evaluarea anuală a funcţionarilor din ultimii 2 ani; sancţiunilor pe ultimii 2 ani; b) lipsa c) vechimea pe funcţie; d) alte criterii stabilite de conducerea entităţii publice (cursuri absolvite, specializări ătire 1.6 Punerea de acord a planurilor de preg ş.a.) X profesională cu obiectivele entităţii entităţii X 1.7 Verificarea concordanţei obiectivelor cu existeniilefişelor zute în fişele a personalului; X a) atribuţ ţa prevă de evaluare posturilor: b) completarea fişelor de evaluare a personalului; fişelor de evaluare, atât de c) semnarea evaluatori, cât şiade evaluaţi; evaluare din fişa d) corespondenţ criteriilor de de existenţa cu sarcinile aferente salariatului e) evaluare fişelor postului la dosarul profesional f) completarea fişelor postului; g) semnarea fişelor postului de salariaţi şi X conducere; h) corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu X sarcinile stabilite prin ROF fişelor postului. i) actualizarea periodică a în competenţa X 1.8 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor 1.4

NU -

OBS.

-

Test nr. 9 Test nr. 9 Lista de control

Lista de control -

Tîrgoviṣte 2013

Page 148

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 9 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2012-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Evolutia carierei personalului OBIECTIVELE TESTULUI Evaluarea concordantei dintre obiectivele entitatii ssi structura fiselor de post ale personalului. DESCRIEREA TESTULUI Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând 14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de lucru, prezentate în anexă. Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărinduse: -Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii; -Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor: existenţa fişelor de evaluare a personalului; semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere; corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul; actualizarea periodică a fişelor postului. Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţaobiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă. CONSTATARI Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor. CONCLUZII În acest caz nu se va elabora FIAP NR 9. Data: 21.05.2012 Supervizor, Uta Eduard Tîrgoviṣte 2013 Auditor intern,

Florea Magdalena Page 149

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FOAIA DE LUCRU OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii procedurii astfel: • populaţia 90 dosare profesionale; • eşantionul de 5% =dosare • stabilim pasul de selecţie, astfel: 90:5 = 18 • eşantionul va cuprinde următoarele 5 dosare profesionale selectate din populaţia totală: 18, 36, 54, 72,90. • eşantionul constituit va fi verificat integral; • în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, Salavastru Cristina

In prezenta, Ghigheci Claudia

Tîrgoviṣte 2013

Page 150

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 151

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND CONCORDANTA DINTRE OBIECTIVELE EBTITATII SI STRUCTURA FISELOR DE POST

Elementele Punerea de acord a planurilor de pregătire Elementele profesională cu eşantionului obiectivele entităţii 9 01 - 18 X testate 02 - 36 03 - 54 04 - 72 05 - 90 Data:21.05.2012 X X X X

Existenţa fişelor Semnarea de evaluare a fişelor postului personalului de salariaţi şi conducere

Corespondenţa Actualizarea sarcinilor din fişa periodică a postului cu sarcinile fişelor postului stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul X X X X X X X X X X Auditor Intern,

X X X X X

X X X X X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Salavastru Cristina

Tîrgoviṣte 2013

Page 153

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 10 OBIECTIVUL IV.PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1 Pregătirea profesională continuă a personalului 1.1 Examinarea procedurii privind pregătirea profesională a personalului: 1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente pregătirii profesionale a f) aprobarea procedurii de către persoanele competente; g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; h) precizarea modalităţii de pregătire profesională continuă a personalului; i) oferirea unor exemple în acest sens; j) existenţa componentei de actualizare a procedurii. 1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.9. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze; 1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de 1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor X Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în pregătirea profesională Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii d) consideră procedura corespunzătoare? e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? f) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Verificarea fundamentării planurilor de pregătire Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de pregătire ale fiecărui salariat X -

-

Interviu

1.2 1.3 1.4

Interviu Notă

1.5 1.6 1.7

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.8

Analiza sistemului indicatorilor de performanţă

-

-

Nr. crt. 1.9 1.10

ACTIVITATEA DE AUDIT Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de elaborare a sistemului indicatorilor de Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

DA -

NU

OBS.

Tîrgoviṣte 2013

Page 155

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 11 OBIECTIVUL VI.UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMELOR DE SALARIZARE Nr. Activitate de audit DA NU Obs. crt. 1. Gestionarea dosarelor profesionale 1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; b) precizarea modalităţii de gestionare a dosarelor profesionale; c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse în dosarele profesionale; e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor profesionale; f) precizarea elementelor ce asigură securitatea dosarelor profesionale; g) oferirea unor exemple în acest sens; h) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

-

-

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a. 1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. 1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Tîrgoviṣte 2013

-

-

Page 156

1.3. 1.4.

Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Activitate de audit

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

DA X X X X X X X

NU Test nr. 11 Obs.

Nr. crt. 1.5. 1.6.

Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele profesionale Verificarea conţinutului dosarelor profesionale a) nume şi prenume b) data şi locul naşterii c) starea civilă d) numele copiilor şi data naşterii e) siuaţia miliară f) pregătirea profesională g) cazierul judiciar h) cazierul administrativ i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia j) copii de pe carnetul de muncă k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani n) copia de pe cartea de identitate sau buletin o) Decizia de numire p) fişa postului

X X X X X X X X X X

- Listă de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesional e

Tîrgoviṣte 2013

Page 157

1.7.

Analiza modalităţii de arhivare

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

-

-

Data: 21.05.2012

Auditor intern, Voicila Bianca

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR 11 Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011 OBIECTUL TESTULUI Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale functionarilor publici OBIECTIVELE TESTULUI Constituirea dosarelor profesionale DESCRIEREA TESTULUI Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate. Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume: nume şi prenume data şi locul naşterii starea civilă numele copiilor şi data naşterii situaţia militară pregătirea profesională cazierul judiciar cazierul administrativ funcţia, categoria, clasa, gradaţia copii de pe carnetul de muncă declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani copia de pe cartea de identitate sau buletin Tîrgoviṣte 2013 Page 158

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

decizia de numire fişa postului Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.

CONSTATARI In general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici. In urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente: • Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431; • Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321; • Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241. CONCLUZII In baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 11.

Data:21.05.2012

Auditor intern, Uta Eduard

Tîrgoviṣte 2013

Page 159

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 160

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE CONTROL PRIVIND MODUL DE EVIDENTA A DOSARELOR PROFESIONALE ESA NTION ELEMENTE TESTATE Nume si prenume Data si locul nasterii Stare civila Situatia militara Pregatire profesionala Cazier judiciar Cazier administrativ Declaratii de politie politica Declaratii de avere 17 27 37 47 57 67 77 87 97 107 117 127 137 14 7 157 167

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X FIA P X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X X

X X X X X X X X FIA P

X X X X X X X X X

X X X X X X X X FIA P

X X X X X FIAP X X X

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Cereri concediu odihna pe ultimii 3 ani Copii carte de identitate Decizia de numire Fisa postului

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

Tîrgoviṣte 2013

Page 162

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR 12 OBIECTIVUL VIII.FUNCTIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATOC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS. crt. 1. 1.1. Evaluarea sistemului informatic Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic în activitatea de gestiunea a resurselor umane: ţa manualului de instrucţiuni; a) existen b) completitudinea manualului de instrucţiuni; c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele competente; d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic; e) oferirea unor exemple în acest sens. X X X X X X X
-

Interviu

FIAP nr. 13

1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele _ cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane 1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de operare şi consultare în sistemul informatic 1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în domeniu 1.1.6. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în domeniu asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a resurselor umane 1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor 1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor 1.2. 1.3.
-

-

-

-

-

-

1.4.

Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual de către persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Examinarea adaptării sistemului informatic la X necesităţile utilizatorilor privind:

-

Interviu

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

OBS.

Tîrgoviṣte 2013

Page 163

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

a) există un număr suficient de manuale? b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare? X

X

FIAP nr. 13

c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? X d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii? e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor X introduse? Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de specialitate Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcţie de nivelul de control exercitat asupra datelor? Verificarea în cadrul sistemului informatic a: - existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse; - existenţei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri X

1.5.

-

1.6. 1.7.

-

Test nr. 13

X X X -

1.8.

Data:21.05.2012

Auditor intern, Uta Eduard

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 12 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004 Tîrgoviṣte 2013 Page 164

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Obiectul testului: Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Obiectivele testului Analiza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemului de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte. Descrierea testului Auditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia de gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi. Testul s-a efectuat astfel: - pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumele salariatului; - pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem, practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului. Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcă eronate sau duble. Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control. Constatări Din analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacţie a acestuia la introducerea datelor. Concluzii Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 12. Data: 08.04.2005 Supervizor, Magdalena Auditor intern, Uṭă Eduard Florea Maria

INTERVIU

Tîrgoviṣte 2013

Page 165

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1) şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.) adresat salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004 Nr. ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII crt. 9 1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului X Lista de informatic? verificare nr. 12 poz. 1.1. 2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X 3. 4. 5. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de utilizare Lista de verificare nr. 12, poz. 1.4. Parţial Parţial X X X X X Intervievat Bajan Iuliana FIAP FIAP sept. 2001

Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră X se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual? Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile X utilizatorilor Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse? Există manual pentru fiecare utilizator? Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? Când a fost actualizat manualul ultima dată? X

6. 7. 8. 9.

10. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? 11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? Auditor Uṭă Eduard

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13 Tîrgoviṣte 2013 Page 166

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor CONSTATAREA Existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi acestea nu sunt actualizate; Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. CAUZE Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu; Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic. CONSECINŢE Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor insuficiente şi neactualizate; Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi (încadrare, cuantum, deduceri etc.). RECOMANDĂRI Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni; Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor; Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii; Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate; Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Auditor intern, Uta Eduard

Supervizor, Florea Magdalena

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 13 Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS. crt.

Tîrgoviṣte 2013

Page 167

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic (Obiecte auditabile 60-61 - LC)

Obiecte auditabile 38-39 (TD)

1.1.

Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic: X Interviu

f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi X instalaţiilor auxiliare sistemului informatic; g) completitudinea instrucţiunilor; h) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; i) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a echipamentelor şi instalaţiilor; j) oferirea unor exemple în acest sens. 1.1.9. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare; 1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare X X X X -

-

1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare 1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare 1.2. Coroborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a sistemului informatic Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? -

-

1.3.

-

1.4.

-

-

Nr. crt.

ACTIVITATE AUDITABILĂ

DA NU

OBS.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

-

-

Tîrgoviṣte 2013

Page 168

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.5.

Analizarea programelor de pregătire profesională continuă a personalului de specialitate Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le asigure stabilitatea în funcţionare: - back UPS; - stabilizatoare de tensiune ş.a.

-

-

1.6.

X

r L r L r L -

Test nr. 14 Interviu

X X -

1.7.

Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea stabilităţii în funcţionare Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privinţa noilor modificări introduse în sistem şi asupra extinderii posibilităţilor de utilizare a sistemului?

1.8.

-

-

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Băcioiu Carmen

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 13 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.200431.12.2004 Obiectul testului Siguranţa în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Tîrgoviṣte 2013 Page 169

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Obiectivele testului Analiza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcţionarea sistemului informatic. Descrierea testului Testarea s-a realizat prin observarea directă a existenţei pe teren, la cele 5 calculatoare din cadrul Direcţiei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6. De asemenea, testarea s-a realizat şi printr-un interviu adresat salariaţilor Direcţiei Resurse Umane, prezentat în anexă. Constatări Din testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcţionării optime a sistemului informatic. Concluzii In baza acestui test s-a intocmit FIAP

Data 08.05.2012 Supervizor

Auditor Intern

Băcioiu Carmen

Florea Maria Magdalena

Tîrgoviṣte 2013

Page 170

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1) şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII crt. 9 1. 2. 3. 4. 5. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X X Lista de verificare nr. 13 poz. 1.1. Manualul de utilizare Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parţial Parţial X X X X X FIAP FIAP sept. 2008

Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră X se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual? X Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse? Există manual pentru fiecare utilizator? Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? Când a fost actualizat manualul ultima dată? Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Auditor, Băcioiu Carmen Intervievat, Nichita Marius

Supervizor, Florea Page 171

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Magdalena NOTĂ: În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor. CONSTATAREA: Existenţa si neactualizarea unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic; Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. CAUZE: Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu; Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic. CONSECINŢE: Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor insuficiente şi neactualizate; Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi (încadrare, cuantum, deduceri etc.). RECOMANDĂRI: Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni; Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor; Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii; Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate; Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Tîrgoviṣte 2013

Page 172

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Întocmit, Uţă Eduard Superviza t, Pa şol Ana Gabriela Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 14 Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1. ACTIVITATE AUDITABILĂ Siguranţa în exploatare a sistemului informatic (Obiecte auditabile 60-61 - LC) Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor X şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic: f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor X şi instalaţiilor auxiliare sistemului informatic; g) completitudinea instrucţiunilor; X h) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; X i) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de X utilizare a echipamentelor şi instalaţiilor; j) oferirea unor exemple în acest sens. X 1.1.2. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare; 1.1.3. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare 1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare 1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare Coborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a sistemului informatic Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? Interviu DA NU OBS. Obiecte auditabile 38-39 (TD)

1.1.

-

1.2. 1.3. 1.4.

Page 173

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.5.

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea stabilităţii în funcţionare

-

-

Data: 02.03.2012 Auditor intern, Florea Maria Magdalena Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umane adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ÎNTREBĂRI Există un manual de utilizare a sistemului informatic? Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual? Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate prin fişa postului? Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate? Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare? Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? DA NU OBSERVAŢII 9 X Lista de verificare nr. 14, poz. X X X X X X X

Lista de verificare nr. 14, poz. 1.4.

Auditor intern, Voicilă Bianca Intervievat,

Tîrgoviṣte 2013

Page 174

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Negoita Ion NOTĂ: În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 14 Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1. ACTIVITATE AUDITABILĂ Securitatea sistemului informatic (Obiecte auditabile 62-65 - LC) Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date: a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor care asigură securitatea sistemului informatic b) aprobarea procedurii de către persoanele competente; c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne accesarea şi modificarea acestora de către persoane neautorizate prin parole; X X X TEST nr. 15 Interviu DA NU OBS. Obiecte auditabile 4043 (TD)

1.1.

d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces; e) existenţa unui responsabil pentru modificarea parolelor; f) actualizarea programelor care asigură securitatea sistemului informatic; -

X X -

Tîrgoviṣte 2013

Page 175

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

g) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane; h) oferirea unor exemple în acest sens; i) conţine componenta de actualizare a procedurii. -

-

-

1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în punctele cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu atribuţii în domeniu 1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii în domeniul realizării securităţii sistemului informatic A ACTIVITATE AUDITABILĂ Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic - există un sistem de parole de acces? - există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării sistematice a parolelor de acces? Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate X

Interviu

Nr. crt. 1.2.

DA X

NU

OBS. Test nr. 15

X X -

1.3. 1.4.

-

-

1.5. 1.6.

-

Interviu

1.7. 1.8. 1.9.

Observarea fizică a sistemului de prevenire şi X detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. prin programe de audit informatic pentru înregistrarea intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi sau antispywarei şi Examinarea programelor antivirus, neautorizaţ X firewall Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, antispyware şi firewall Analiza modalităţii de arhivare a documentelor -

Interviu -

Tîrgoviṣte 2013

Page 176

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data: 11.04.2012 Auditor intern,

Băcioiu Carmen

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern TEST NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Obiectul testului: Evaluarea securităţii sistemului informatic. Obiectivele testului: Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date. Descrierea testului: Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare. Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv: *existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic; *realizarea calendarului privind parolele de acces; *existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces; Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori. Constatări: Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea directă pe teren, s-a constatat: *inexistenţa unui sistem de parole de acces; *nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces; inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilor

Tîrgoviṣte 2013

Page 177

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

În baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15. Data: 14.04.2012 Auditor intern, Sălăvăstru Cristina

Supervizor, Florea Maria Magdalena

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind securitatea sistemului informatic DRU Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Nr. ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII crt. 9 1. Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a. 2. Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată X Lista de de conducere? verificare nr. 15 poz. 1.1.1. b. 3. Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se X Lista de face printr-o parolă de acces? verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c. 4. Schimbaţi periodic parola? X FIAP 5. 6. 7. Parola este cunoscută doar de dvs.? Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de acces? Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic? X X X FIAP Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4. adresat salariaţilor din cadrul

Tîrgoviṣte 2013

Page 178

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

8. 9. 10.

Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, firewall ş.a.? Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

X X X

Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. şi 1.8.

Auditor, Paşol Ana Gabriela Intervievat, Ruset Claudia NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 14 Misiunea de audit: : Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Neasigurarea securităţii sistemului informatic. CONSTATAREA: Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces. Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem. CAUZE: Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi verificarea acestora de către o persoană responsabilă; Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de gestiune a resurselor umane. CONSECINŢE: Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate; Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri informaţionale.

Tîrgoviṣte 2013

Page 179

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

RECOMANDĂRI: - Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces; - Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate; Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor.

Întocmit, Băcioiu Carmen Supervizor, Florea Magdalena

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 15 OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nr. crt. 1. 1.1. Activitate de audit DA NU Obs. Obiecte auditabile 44-46

Arhivarea documentelor (Obiecte auditabile 66-69 - LC) Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţii de arhivare: a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; existenţei listei activităţilor pentru b) verificarea realizarea obiectivului/subobiectivului; c) stabilirea modelelor de formulare specifice; d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; termenelor de predare a documentelor la e) stabilirea arhivă; f) exemple în acest sens; -

Page 180

Tîrgoviṣte 2013

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.2. 1.3. 1.4.

g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhivă; h) conţine componenta de actualizare a procedurii. 1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; 1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească aceasta; 1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fazelor; 1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de 1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele posturilor Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în activitatea de Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: a) consideră procedura corespunzătoare? b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? Activitate de audit c) există propuneri de perfecţionare a DA -

-

-

-

-

NU Interviu X FIAP nr. 16 Obs.

Nr. crt. 1.5.

procedurii? Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare X la activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a X documentelor trecute în opis

Tîrgoviṣte 2013

Page 181

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Data: 05.05.2012 intern, Uţă Eduard

Auditor

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Ghigheci Claudia , director al Departamentului de Resurse Umane Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane? Răspuns nr. 1: In cadrul Departamentului de Resurse Umane este prevăzut un post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevăzute prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate. Întrebarea nr. 2: La nivelul Departamentului de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privind arhivarea documentelor? Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii dosarelor din cadrul DRU în vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului. Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?

Tîrgoviṣte 2013

Page 182

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate. Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate? Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului acestora. Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus? Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care nu le aparţine. Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat? Răspuns nr. 6: Nu. Director Departament Resurse Umane, Ghigheci Claudia NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 15 Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Departamentului Resurse Umane CONSTATAREA: Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate. CAUZE: Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă; Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane; Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens; Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare. Tîrgoviṣte 2013 Page 183

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

CONSECINŢE: - Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate; - Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente; - Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă; RECOMANDĂRI: Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei. Înto cmit, Să lă vă str u Cristina Sup ervizat, Florea Maria Magdalena

Pent ru ci Claudia conformitate, Ghighe

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Entitatea: Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit intern: Activitatea Departamenului resurse Umane CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTĂ AUDITOR DA NU I

Tîrgoviṣte 2013

Page 184

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1. Nu a fost stabilit numărul Planul de ocupare a funcţiilor publice X funcţiilor publice care vor fi pe anul 2011; X rezervate absolvenţilor Note de fundamentare a planului de programelor de formare ocupare a funcţiilor publice pe anul specializată în administraţia 2011. publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de 2. Dosarele de concurs ale Copii documente ale candidaţilor la: X candidaţilor conţin copii ale Concursul pentru ocuparea postului X documentelor care nu sunt de consilier la DMRU X legalizate sau care nu sunt Concursul pentru ocuparea postului X certificate pentru conformitate de asistent la DBFC X de către secretariatul comisiei Concursul pentru ocuparea postului X de concurs de consilier sup. la DBFC Concursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADR Concursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAI Concursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI 3. Funcţionarea comisiei de -Procese verbale ale concursurilor concurs cu nu număr mai mic de organizate în anul 2011. membri 4. încadrarea eronată a Procese verbale ale concursurilor salariaţilor pe alte funcţii decât organizate în anul 2011; cele pentru care au fost Decizia de numire nr. 1234/2011. declaraţi admişi de către comisia de concurs 5. Neexercitarea controlului Stat salarii lunile august şi asupra modului de elaborare a septembrie 2011 deciziilor de numire de către Decizia de numire nr. 1234/2011. persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar- salarizare 6. Inexistenţa unui sistem Evidenţa orelor suplimentare pentru pentru organizarea modului de lunile aprilie şi decembrie 2004 ale evidenţă a orelor suplimentare DPA, DGBCF, DRUşi DGIE.; şi de recuperare a acestora de Lista de control privind evidenţa către salariaţii entităţii salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii X X

X X

X X

CONSTATAREA

DOCUMENT JUSTIFICATIV

EXISTA AUDITOR I DA NU

Tîrgoviṣte 2013

Page 185

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

7.Utilizarea a diferite formulare - Foi colective de prezenţă lunile de foi colective de prezenţă, februarie şi august 2011ale DPA, DA, care nu conţin elementele DRU şi DGIE. X obligatorii prevăzute de lege Inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană 8.Existenţa unor dosare - Lista de control privind modul de profesionale incomplete care nu evidenţă al dosarelor profesionale conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public 9.Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces. Nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem. 10.Predarea - primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate - Interviuri adresate managementului resurselor umane X

X

X

- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat doamnei Ghigheci Claudia, Director la Departamentul Resurse Umane.

X

Auditor, Sălăvăstru Cristina

Tîrgoviṣte 2013

Page 186

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR Nr. Recomandarea crt. 1 Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici Plan de acţiune Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 31.12.2012 ea Director DRU

-

2.

3.

4.

5.

Constituirea prin decizia managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare Instruirea personalului care se - Organizarea 31.12.2012 ocupă cu elaborarea şi aprobarea cursurilor de pregătire . Planului de ocupare a funcţiilor pentru personalul publice la nivelul ministerului şi responsabil cu evaluarea sistematică a acestuia elaborarea Planului Stabilirea de atribuţii şi - Completarea 30.11.2012 responsabilităţi în elaborarea şi atribuţiilor şi aprobarea Planului de ocupare a responsabilităţilor în funcţiilor publice, prin fişele fişele de post Elaborarea procedurilor de - Desemnarea 30.08.2012 organizare şi desfăşurare a persoanelor concursurilor privind ocuparea responsabile cu funcţiilor publice, care să prevadă elaborarea numirea unor membri supleanţi procedurilor privind pentru înlocuirea membrilor organizarea şi indisponibili ai comisiilor de susţinerea organizare a concursurilor pentru concursurilor Instruirea membrilor comisiilor de - Pregătirea membrilor 30.08.2012 concurs şi ai comisiilor de comisilor de concurs şi contestaţii, precum şi a ai comisiilor de persoanelor care asigură munca de contestaţii pentru secretariat înaintea organizării cunoaşterea acestora, consemnate printr-un aprofundată a proces verbal conform legii procedurilor privind organizarea şi susţinerea concursurilor

Director DRU

Director DRU Director DRU

Director DRU

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Nr. Recomandarea crt. 6.

Plan de acţiune

Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi C- Constituirea unei informarea Serviciului Audit Public comisii cu atribuţii în Intern asupra rezultatelor verificării verificarea deciziilor de numire emise în anul 2003; Comunicarea 7. Pregătirea profesională a - - -Organizarea unor 31.12.2012 personalului implicat în activitatea cursuri de pregătire de organizare şi gestionare a profesională cu resurselor umane din cadrul entităţii specialişti din şi evaluarea sistematică a acestuia domeniul resurselor umane şi/sau participarea la 8. Implementarea unui nivel - Desemnarea prin 30.06.2012 suplimentar de control intern decizie a managerului ierarhic pentru operaţiile specifice a unei persoane care activităţilor privind organizarea şi să supervizeze gestiunea resurselor umane din respectarea cadrul entităţii prevederilor legislative şi normative la 9. Elaborarea procedurilor scrise şi - Desemnarea de către 30.06.2012 formalizate pentru sistemul de directorul DRU a emitere al deciziilor de numire persoanelor cu atribuţii în elaborarea şi actualizarea procedurilor pentru 10. Reverificarea modului de stabilire a sistemul de emitere şi 30.09.2012 salariilor pentru salariaţii nou C-Constituirea unei angajaţi în anul 2010 şi informarea comisii cu atribuţii în Serviciului Audit Public Intern asupra verificarea modului de rezultatelor verificării stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003; C-Comunicarea

Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 30.09.2012 Director DRU

Director DRU

Director DRU

Director DRU

Director DRU

Tîrgoviṣte 2013

Page 188

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

11. VerificarReverificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2010 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor Nr. Recomandarea crt. 12.

- C-Constituirea unei 30.09.2012 Director comisii cu atribuţii în DRU verificarea modului de aplicare a sancţiunilor în anul 2010; Plan de acţiune Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar ea 30.09.2012 Director DRU

Efectuarea unei reverificări privind Constituirea unei sistemul de evidenţă a timpului comisii cu atribuţii în suplimentar peste programul normal verificarea sistemului de lucru şi modul de compensare al de evidenţă a timpului acestuia pentru depistarea tuturor supli-mentar peste situaţiilor de nerespectare a cadrului programul normal de normativ şi informarea şefului lucru şi modul de compartimentului de audit intern compensare al asupra rezultatelor obţinute acestuia; Transmiterea rezultate lor verificării comparti13. E Elaborarea unei proceduri - -Desemnarea unei 30.06.2012 Director pentru gestionarea timpului efectuat comisii privind DRU peste programul normal de lucru în elaborarea vederea compensării în timp sau în procedurilor pentru bani şi implementarea în cadrul gestionarea timpului acestuia a activităţilor de control şi a efectuat peste responsabilităţilor adecvate programul normal de lucru

14. Implementarea unui nivel de control - Desemnarea prin 31.12.2012 Director suplimentar pentru evidenţierea decizie a managerului DRU prezenţei personalului şi justificării a unei persoane care nerespectării planificării concediilor de să supervizeze odihnă respectarea prevederilor legislative şi normative privind evidenţa prezenţei personalului

Tîrgoviṣte 2013

Page 189

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

- Constituirea unei 30.09.2012 Director comisii pentru DRU verificarea dosarelor profesionale necuprinse în analiza echipei de auditori

Nr. Recomandarea crt. 16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

Plan de acţiune

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

18. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări 19. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar - Desemnarea prin 30.06.2012 ea Director decizie a managerului DRU a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind gestionarea dosarelor - Desemnarea unei 30.06.2012 Director comisii privind DRU elaborarea procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale - Intocmirea unui plan 28.07.2012 Director de evaluare DRU sistematică a personalului - Desemnarea unei 30.06.2012 persoane şi completarea prin fişa postului a atribuţiilor privind actualizarea manualului de - Desemnarea unei 30.09.2012 persoane responsabile cu verificarea periodică a actualizării instrucţiunilor şi a stabilirii numărului necesar de manuale Director DRU Şef serviciu IT

20. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

Director DRU Şef serviciu IT

Tîrgoviṣte 2013

Page 190

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

21. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a 22. tranzacţiilor corecte şi autorizate Asigurarea unui sistem de pregătire şi

- Implementarea unui 30.06.2012 Director DRU modul de control Şef serviciu suplimentar la IT sistemul informatic existent - Organizarea unor 31.12.2012 Director DRU evaluare sistematică a personalului aplicaţii practice cu Şef serviciu responsabil în utilizarea sistemului personalul responsabil IT informatic şi evaluarea cunoştinţelor obţinute 23. Schimbarea sistematică a parolelor de - Urmărirea realizării 30.06.2012 Director DRU acces de către utilizatorii sistemului unui calendar de Şef serviciu informatic modificare a parolelor IT şi aplicarea practică a acestuia

Nr. crt. 24.

Recomandarea

Plan de acţiune

Desemnarea unei persoane - înscrierea în fişa cu atribuţii şi competenţe în postului persoanei verificarea schimbării periodice a desemnate a parolelor de acces atribuţiilor 25. - Desemnarea unei 30.06.2012 Stabilirea atribuţiilor cu persoane care să preia verificarea schimbării parolelor în automat atribuţiile lipsa persoanei desemnate responsabilului cu schimbarea parolelor 26. - Pregătirea 31.12.2012 specialiştilor în Pregatirea specialiştilor în asigurarea asigurarea securităţii securităţii sistemului informatic şi sistemului informatic informarea sistematică a utilizatorilor privind cele mai noi informaţii în domeniu şi crearea posibilităţii accesului la manuale şiDesemnarea unei 27. e - reviste de 30.06.2012 Elaborarea procedurilor scrise şi persoane cu formalizate specifice activităţii de elaborarea şi arhivare a documentelor, care să actualizarea cuprindă modul de constituire, de procedurilor specifice accesare, stocare şi utilizare a activităţii de arhivare

Calendarul Responsabil implementa cu rii implementar 30.06.2012 Şef serviciu IT Şef serviciu IT

Şef serviciu IT

Director DRU Şef serviciu administrativ

Tîrgoviṣte 2013

Page 191

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

28.

Desemnarea unui salariat - Elaborarea şi din cadrul Departamentului Resurselor înscrierea atribuţiilor Umane care va avea atribuţii şi în fişa de post a competenţe în evidenţa, constituirea persoanei şi predarea dosarelor la arhiva responsabile instituţiei

30.06.2012 Director DRU

Auditori, Voicilă Bianca Paşol Ana Gabriela

Directo r DRU, Ghigheci Claudia Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011 Întocmit: Sălăvăstru Cristina Avizat: Voicilă Bianca Data: 21.05.2012 Procedura - P11: Şedinţa de închidere MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE A.Lista participantilor Numele Funcţia 9 Florea Maria Auditor Magdalena Bădicioiu Carmen Auditor Paṣol Gabriela Sălăvăstru Cristina Tîrgoviṣte 2013 Auditor Auditor

Direcţia/ 9 Serviciul Şef DAI DAI DAI DAI

Nr. E-mail Semnătura telefon

Page 192

Voicilă Bianca Uṭă Eduard Ghigheci Claudia Ruset Claudia Crăcea Bianca Negoita Ion

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Auditor Auditor

DAI DAI

Director Departamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane InspectorDepartamentul Resurse Umane

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate. Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora. Departamentul Audit Intern RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN - PROIECT Structura auditata: Departamentul Resurselor Umane din cadrul Direcţiei Generale de Asistenţă Sociala şi Protecţia Copilului Dâmboviţa Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost formată din:  Florea Maria Magdalena- Auditor  Bădicioiu Carmen- Auditor  Paṣol Gabriela- Auditor  Voicilă Bianca- Auditor  Sălăvăstru Cristina- Auditor Tîrgoviṣte 2013 Page 193

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

 Uṭă Eduard- Auditor din cadrul Departamentului Audit Public Intern al entităţii publice. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/29.02.2012 Baza legală a acţiunii de auditare:  Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei;  Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;  O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare  a auditului public intern;  Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice. Durata acţiunii de auditare: 01.03 - 21.05.2012 Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2011 Obiectivele misiunii de audit:  Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:  Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;  organizarea concursurilor;  susţinerea concursurilor;  deciziile de numire.  Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:  stabilirea elementelor de natură salarială;  modificarea drepturilor salariale;  salarizarea muncii peste programul normal de lucru.  Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;  Evoluţia carierei personalului;  Pregătirea profesională continuă a personalului;  Gestionarea dosarelor profesionale;  Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele subobiective:  evaluarea sistemului informatic;  siguranţa în exploatare a sistemuluiinformatic;  securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate:  comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în dosarele profesionale şi în bazele de date;  examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;  garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la Tîrgoviṣte 2013 Page 194

baza justificării înregistrărilor;  urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.  interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;  eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;  observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor. Instrumente de audit:  chestionarele;  liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare  obiectiv auditabil.

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011:  documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor  publice pe anul 2011, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor,  procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)  decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;  dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi Funcţionare;  foile colective de prezenţă;  cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;  Registrul de evidenţă a salariaţilor;  alte documente. Materiale întocmite pe timpul auditării:  foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;  liste de verificare pe obiective (LV);  fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);  documente de lucru;  Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;  programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;  Chestionarul de control intern (CCI);  rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc. Organizarea Departamentului Resurse Umane: Departamentul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea departamentului a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare. Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu. Tîrgoviṣte 2013 Page 195

Activităţi desfăşurate în cadrul Departamentului Resurselor Umane:  întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;  răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării  personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;  fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;  aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;  fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;  verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;  organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului  întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;  pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor. Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus. II. CONSTATARI SI RECOMANDARI 1.ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI 1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice 1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1) În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică. În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate. Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici. În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a Tîrgoviṣte 2013 Page 196

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată. 1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la concurs (2) 1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3) 1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4) În anul 2011, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia. La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5. Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative. In acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice. Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat. 1.3.Susţinerea concursurilor 1.3.1. Susţinerea probei scrise (5) Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă. Tîrgoviṣte 2013 Page 197

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

1.3.2.Susţinerea probei interviu (6) Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare. 1.4.Deciziile de numire 1.4.1.Emiterea deciziei de numire (7) Intocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat. Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2011, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs. Incadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2010, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi. 1.4.2.Comunicarea deciziei de numire (8) 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI 2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială 2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale(9) 2.1.2. Salariul de bază (10) Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003. Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior. Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia. 2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11) 2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12) Tîrgoviṣte 2013 Page 198

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13) 2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14) 2.1.7. Salariul de merit (15) 2.1.8. Sistemul de premiere (16) 2.2. Modificarea drepturilor salariale 2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17) În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale. Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2011, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă. Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar. 2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18) 2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19) 2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20) Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar. Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.3-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ. Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată. Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă. De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Tîrgoviṣte 2013

Page 199

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

cadrului normativ. 3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR 3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21) 3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22) In vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2011. In urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate. Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor. 3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23) 3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24) 3.5. Evidenţa concediilor de studii (25) 4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26) Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor. 5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI 5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27) Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii. 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28) 6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29) În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2011 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici. În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor,acordarea salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora. În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici. În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari Tîrgoviṣte 2013 Page 200

autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.). Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici. 7.FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 7.1. Evaluarea sistemului informatic 7.1.1.Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

In scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie actualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate. Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare. In vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele:  stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;  actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor;  asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;  stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;  asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic. 7.1.2.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33) 7.1.3.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34) 7.1.4.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date (35) 7.1.5.Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36) 7.1.6.Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37) 7.2.Siguranţa în exploatare a sistemului informatic 7.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38) Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au Tîrgoviṣte 2013 Page 201

constatat existenţa unei dotări adecvate cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic. 7.2.2.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic (39) 8.2. Securitatea bazelor de date 7.2.3.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40) 7.2.4.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41) În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea acestui sistem. Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare sistematică a acestor parole de acces. Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate. În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate. 7.2.5.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42) 7.2.6.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43) 8.ARHIVAREA DOCUMENTELOR 8.1.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44) 8.2.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45) 8.3.Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

III.CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei: NR. OBIECTIVUL APRECIERE CRT. FUNCŢIONAL DE CRITIC ÎMBUNĂTĂTIT 1. Organizarea recrutării personalului X

Tîrgoviṣte 2013

Page 202

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor Evoluţia carierei personalului Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane Arhivarea documentelor

X X X X X X

8.

X

Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere. Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori, Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă Eduard

Tîrgoviṣte 2013

Page 203

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern PROCEDURA P14: FINALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Activitatea Departamenului ResurseUmane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Întocmit: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Uṭă Eduard Data: 21.05.2012 Avizat: Florea Maria Magdalena Lista participantilor Numele Florea Maria Magdalena Bădicioiu Carmen Paṣol Gabriela Sălăvăstru Cristina Voicilă Bianca Uṭă Eduard Ghigheci Claudia Ruset Claudia Funcţia 9 Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Direcţia/ 9 Serviciul Şef DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI Nr. E-mail Semnătura telefon 07432103 32 07612593 69 07446597 89 07219631 47 07352587 41 07687896

54 Director Departamentul 07311237 Resurse Umane 89 InspectorDepartamentul 07346549 Resurse Umane 87 Page 204

Tîrgoviṣte 2013

Crăcea Bianca Negoita Ion

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

InspectorDepartamentul 07350124 Resurse Umane 57 InspectorDepartamentul 07698520 Resurse Umane 74

A.Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:  activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;  complexitatea activităţii Departamentului Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat;  fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;  neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor. Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică. Notă: Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi raport de audit intern final.

Tîrgoviṣte 2013

Page 205

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Resurse Umane Rec. Recomandarea Nr. 1. Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea Impleme Partial Neimple ntat impleme mentat ntat X Data: 21.05.2012 Raport de audit nr. X/ Data implementă rii 31.12.2012

2. 3.

4.

Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în X acest sens, prin fişele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici comisiilor de concurs X Instruirea membrilor şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

30.06.2012 X 31.12.2012

30.06.2012

Tîrgoviṣte 2013

Page 206

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

5.

6. 7.

Elaborarea procedurilor de organizare şi X desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de X control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii Elaborarea procedurilor scrise şi X formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării Verificarea persoanelor care au fost X sancţionate de conducere pe anul 2010 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest reverificări privind Efectuarea unei gen sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de Elaborarea unei proceduri pentru X gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni

30.06.2012

X X

30.09.2012 31.12.2012

8.

30.06.2012

9. 10.

30.06.2012 X 30.09.2012

11. 12.

30.09.2012 X 30.09.2012

13.

30.06.2012

14.

X

31.12.2012

Tîrgoviṣte 2013

Page 207

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

15.

16. 17.

Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici Implementarea unui nivel de control X suplimentar pe lanţul procedural Elaborarea procedurilor scrise şi X formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu X gestionarea atribuţiilor prin fişele de post

X

30.09.2012

30.06.2012 30.06.2012

18.

30.06.2012

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Resurse Umane

Recomandarea Rec. Nr. 19. Realizarea unui sistem de pregatire profesională a personalului implicat în gestionarea fiselor de post 22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări 23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea X manualului de instrucţiuni 24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor 25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii 26. Stabilirea în responsabilitatea X administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor 27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului Tîrgoviṣte 2013

Departamentul Audit Public Intern Misiunea de audit public intern: Activitatea Impleme Partial Neimple ntat implemementat ntat X X

Data: 21.05.2012 Raport de audit nr. X/ Data implementa rii 12.07.2012 28.08.2012 30.06.2012

X X

30.09.2012 30.09.2012 30.06.2012

X

31.12.2012

Page 208

28. 29. 30. 31.

Schimbarea sistematică a parolelor de X acces de către utilizatorii sistemului Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi X competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuţiilor cu verificarea X schimbării parolelor în lipsa persoanei Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise şi X formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul X Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

30.06.2012 30.06.2012 30.06.2012 X 31.12.2012

32.

30.06.2012

33.

30.06.2012

PROCEDURA P18- SUPEVIZAREA Direcṭ ia Generală de Asistenṭă Socială ṣ i Protecṭ ia Copilului Departamentul Audit Public Intern FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea D.R.U. Perioada auditată 01.01.2011-31.12.2011 Perioada misiunii 01.03-21.05.2012 Auditor evaluat: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă Eduard Intocmit: Sălăvăstru Cristina Data: 21.05.2012 Bugetul de timp efectiv: 274 ore Bugetul de timp planificat: 1 2 3 4 5 Observaţii In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat X riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate X de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător Programele de audit au fost elaborate în vederea X A fost îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de necesar să timp alocat se lucreze peste orele de program Tîrgoviṣte 2013 Page 209

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a o bună comunicare între auditor şi auditat şi A existat resurselor de audit între auditor şi conducerea structurii de audit intern; A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi

X X X X X X X X X X X X

Există probe de audit care să susţină concluziile Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personală al auditorului intern.

X X

NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj: • 1 pentru nesatisfăcător • 2 pentru slab • 3 pentru satisfăcător • 4 pentru bine • 5 pentru foarte bine În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

Tîrgoviṣte 2013

Page 210