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Universidad de Lima Escuela Universitaria de Ingeniera Facultad de Ingeniera Industrial

Trabajo de investigacin: Sistemas de Informacin de la empresa Alicorp S.A.A.

Arista Concha, Diego Alonso Fonseca Sandoval, Cecilia Silva Delgado, Paola Elizabeth Timarchi Ynon, Jos Francisco Salvador

20070081 20070412 20071029 20071068

Lima - Per Julio de 2011

NDICE
1. Introduccin

2. Preliminares a. b. c. Descripcin de la Empresa elegida Misin y Visin Objetivos Empresariales

3. Situacin Actual de la Organizacin a. Estructura Actual b. Funciones de la Empresa c. Anlisis de la situacin actual de los SI/TI. 4. Inventario y Clasificacin de las TICs actuales empleadas en la organizacin a. Hardware b. Software c. Bases de Datos d. Telecomunicaciones

5. Anlisis del Proceso a Mejorar a. Modelamiento de Procesos: i. IDEF0 actual ii. IDEF0 mejorado b. Modelamiento de Datos: i. Modelo E-R actual ii. Modelo E-R propuesto. c. Identificacin y justificacin de las TICs requeridas para la implantacin de la mejora propuesta.

6. Gestin de las TICs en la Organizacin a. b. c. d. e. f. g. h. i. ERP SCM CRM BPM KM BI e-Business GIS Otros

7. Otros Aspectos de los Sistemas de Informacin a. b. c. Seguridad de los SI Auditoria de los SI Aspectos ticos y sociales de los SI

8. Conclusiones y Recomendaciones

9. Bibliografa

1. Introduccin

Los sistemas de informacin son imprescindibles dentro de una empresa, ya que se encargan de apoyar las actividades de una empresa. En este trabajo de investigacin analizaremos a fondo cuales son los elementos involucrados en los procesos de la empresa Alicorp, y como interactan estos entre si para apoyar las actividades de la empresa, permitindole ser una de las empresas lideres de nuestro pas en la actualidad.

2. Preliminares a) Descripcin de la Empresa elegida

Alicorp es una empresa dedicada a la elaboracin de productos industriales, de consumo masivo y nutricin animal. En todos sus procesos de produccin, Alicorp cumple con estndares internacionales de calidad y competitividad. En los ltimos aos, la empresa ha elevado sus niveles de produccin consolidando su liderazgo en diversas categoras.

En todas las plantas se llevan a cabo mejoras en el ordenamiento, sealizacin e identificacin de reas, equipos y herramientas; asimismo se adoptan mtodos y sistemas laborales internacionales como son: Buenas Prcticas de Manufactura (BPM) y TPM (Mantenimiento Producto Total). El liderazgo de Alicorp, alcanzado en el Per y en los mercados de Argentina, Colombia, Ecuador y Centroamrica, se sustenta en la adopcin de los principios de sostenibilidad en todas nuestras actividades y relaciones con los agentes de inters. El accionar socialmente responsable de Alicorp est siendo recompensado con la confianza de nuestros consumidores, inversionistas y colaboradores. Hemos logrado satisfacer sus expectativas con productos de alta calidad, con buenas prcticas de gobierno corporativo, un estricto cuidado del entorno medioambiental y una adecuada gestin del clima laboral.

b) Misin y Visin

La Misin de Alicorp comprende el motivo de ser de la empresa, definido de la siguiente manera: Somos una empresa dedicada a la produccin y comercializacin de alimentos y derivados, integrada por personas con espritu de empresa, comprometidas en fijar nuevos estndares de excelencia en la satisfaccin de Ios clientes Para el 2015 la visin de Alicorp es la siguiente: Sorprendemos a nuestros mercados con innovacin. Transformamos

categoras en experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar dentro de las 250 empresas ms grandes de Latinoamrica. c) Objetivos Empresariales Mediante una poltica integrada de los sistemas de gestin, Alicorp busca cumplir los siguientes objetivos: Exceder las expectativas de nuestros clientes y consumidores ofrecindoles productos saludables y servicios en constante innovacin, con la aplicacin de exigentes estndares de calidad. Prevenir la contaminacin ambiental, asegurar el uso adecuado de recursos, promover el comportamiento seguro para evitar que las personas sufran lesiones o daos a su salud en nuestras instalaciones y a eliminar los daos materiales en general. Cumplir con los requisitos legales aplicables y voluntarios que la Empresa asuma y proteger nuestras actividades contra su posible uso por

organizaciones ilcitas. Desarrollar a nuestro personal. Ser socialmente responsable con nuestro entorno.

3. Situacin Actual de la Organizacin

a) Estructura Actual

Alicorp est compuesta por los negocios de consumo masivo, productos industriales y nutricin animal, as como por diversas reas de lnea y soporte corporativo. Actualmente trabaja bajo una estructura de organizacin matricial, la cual se presenta a continuacin.

Fuente: Memoria Anual 2009 Alicorp S.A.A

As tambin, la empresa cuenta con la siguiente organizacin de vicepresidencias:

Fuente: Alicorp en lnea http://www.alicorp.com.pe/espanol/nosotros.html

El rea de Sistemas pertenece a la Vicepresidencia de Finanzas, Administracin y Sistemas y est conformada por 115 personas las cuales se distribuyen segn el siguiente organigrama:

Fuente: ALICORP S.A.A

b)

Funciones de la Empresa

Analizaremos las funciones de Alicorp segn cada rea que conforma la empresa, siendo sta la que se muestra a continuacin:

rea RRHH y relac. institucionales

Funcin Velar por el bienestar de los trabajadores, seleccionar personal, administrar la capacitacin y mantener relacin con entes externos. Responsable de lograr niveles ptimos de productividad en trminos de eficiencia, efectividad, calidad y costos. Desarrollo de nuevos productos y de la mejora de existentes y costos de manufactura a travs del desarrollo y optimizacin de procesos. Responsable de administrar los Sistemas de Gestin de Calidad, Ambiental y Seguridad Alimentaria de la compaa. Responsable por la confiabilidad de los equipos de produccin, con tcnicas de mantenimiento preventivo y predictivo de equipos. Responsable de los montajes de las plantas nuevas, de la

Produccin Desarrollo Tecnolgico Calidad

Mantenimiento

Automatizacin modificacin de los sistemas existentes de la parte elctrica y de automatizacin. Proyectos de Ingeniera Seguridad Planeamiento Industrial Materias Primas Compras Locales Almacenes de Insumos Ejecucin de los proyectos de inversin, del desarrollo de ingeniera bsica y coordinacin para ingeniera de detalle. Propsito de controlar las prdidas reales y potenciales relacionadas con lesiones, enfermedades ocupacionales y daos materiales. Responsable de planificar la produccin, compra y distribucin de los productos que la empresa comercializa. Responsable de abastecer a las plantas con materia prima de calidad, a costos competitivos y de manera oportuna. Realizar adquisiciones respondiendo en el menor tiempo y buscando calidad y obtener la mayor rentabilidad en dichas operaciones. Responsable de gestionar con los proveedores el abastecimiento de insumos, envases y repuestos a las plantas de produccin. 9

Demanda

Pronosticar la demanda del mercado, de distribuir los planes de venta y de proveer de informacin e indicadores de ventas. Responsable del diseo y gestin del modelo de distribucin fsica de productos a clientes a nivel nacional. Incorporar valor agregado a los procesos que aseguren la excelencia en la satisfaccin de los clientes internos y externos. Responsable de optimizar la gestin de ventas en cada regin ejecutando eficientemente las estrategias planteadas. Responsable de detectar las oportunidades de negocios y desarrollar productos que satisfagan las necesidades de los consumidores. Responsable de manejar la logstica de todas las importaciones y exportaciones de la empresa. Proponer e impulsar el uso de la tecnologa en los procesos,

Distribucin Servicio al Cliente

Ventas

Marketing

Comercio Exterior

Sistemas

identificando soluciones beneficiosas, evaluando requerimientos tecnolgicos y de informacin de las reas usuarias. Brindar informacin financiera y de gestin, en forma oportuna y

Contabilidad

confiable, a los clientes internos y externos para la toma de decisiones. Responsable de la elaboracin del presupuesto base de la empresa,

Presupuestos

y de la consolidacin y control del presupuesto de gastos e inversiones.

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c)

Anlisis de la situacin actual de los SI/TI.

Las principales actividades que mantiene ALICORP en su proceso productivo son de vital importancia estudiar para explicar los principales procesos y para ello hemos tomado el modelo de la cadena de valor aplicndolo a la empresa.

Fig. CADENA DE VALOR

Actividades Primarias Logstica Interna Operaciones Logstica Externa Marketing y Ventas Servicios Actividades de Soporte Abastecimiento Desarrollo tecnolgico Recursos Humanos Infraestructura de la empresa

Los principales procesos de produccin de Alicorp se dan en el rubro de consumo masivo, especficamente en los negocios de Aceites domsticos, Fideos, Margarinas Domsticas. Los procesos de Desarrollo Tecnolgico tambin forman parte de la poltica de actualizacin de Alicorp S.A.A implementando las plantas de fabricacin de los diferentes productos que tiene en todos sus negocios.

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Hemos realizado un anlisis y la manera de cmo se relacionan las mejoras, correcciones y nuevas ideas o rumbos en la estrategia de la organizacin con las mejoras informticas y los nuevos sistemas que se implementan. Cabe resaltar que las soluciones implementadas son la mayora basadas en software especfico pero podemos apreciar que en muchas otras se usan recursos que en una primera estancia son gratis, como mensajera, chat, videoconferencias.

El uso e integracin de herramientas basadas en un sistema virtual de acceso por los trabajadores de la empresa, genera un ambiente de mejora, eficiencia, motivacin, comunicacin y desarrollo constante por el uso de las herramientas que cada vez se van ampliando de acuerdo a las necesidades del cliente externo en primer lugar y luego sobre el cliente o departamento ms importante dentro de la empresa. Sistemas En enero del 2008 se implant el Sistema SAP para Pro-Oriente. Ese mismo ao se desarroll el proyecto Anaconda, que consisti en la entrega de la produccin de Mimaskot directamente al Centro de Distribucin Central utilizando faja

transportadora. En mayo, se instal el nuevo sistema comercial de distribuidoras en distribuidora exclusiva medina y la solucin mvil en Molinera Inca. En junio, se implement el mdulo de Integracin de Manufactura (Manufacturing Execution System-MES) en Refinera Copsa (integrando la informacin de la planta al SAP) y el Sistema Comercial en Distribuidoras de Helados en Ecuador. En agosto, se implement el Sistema de Gestin de Almacenes (Mega) en Ransa para productos de Alicorp y los informes de gestin de Molinca. En setiembre, se implement el mdulo QM en Planta de helados Lamborgini y el Sistema de Informacin para Distribuidoras de Ecuador (alianza con el Grupo Alarcn) y se trabaj en el proyecto Trazabilidad en negocio de nutricin animal (gestin de stocks por lotes). En octubre, se implement el SAP en negocio de nutricin animal en Alicorp Honduras y el Sistema ROM Multiempresas. En noviembre, se fusionaron todas las operaciones de Alicorp Ecuador (ex Eskimo y Agassycorp) y a la implementacin de QM en Planta Eskimo de Ecuador y de los Informes de ventas en Ecuador. En diciembre, se sistematiz la fusin de Propersa con Alicorp Colombia, los nuevos libros y registros contables requeridos por SUNAT, la Trazabilidad en planta Calixto Romero (gestin de stocks por lotes) y se implement el Sistema de Planes Comerciales para el rea de Ventas.

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Ventas El proyecto MIND, implementado en el total de las Distribuidoras Exclusivas (DEX) a nivel nacional, tuvo como objetivo implantar un software que ofrezca alta seguridad, integracin con SAP, ejecucin en lnea y reduccin de costos de equipos, todo lo cual nos permite incorporar las mejores prcticas de Alicorp y optimizar la gestin de las distribuidoras. Se alcanz un rcord histrico de distribucin de Manty a nivel nacional (60%) y se consolid su liderazgo en el mercado. En la categora de galletas, se super por primera vez la plataforma de las 2,000 toneladas por mes con rcords histricos en la distribucin promedio de Lima de las marcas core: Casino (62%), Soda V (52%), Chomp (52%), Tentacin (54%) y Glacitas (37%). Se consolid en las distribuidoras de Lima la plataforma de distribucin a restaurantes Ventas a la Carta, que increment en 120% el nmero de clientes atendidos y en 42% la venta en toneladas en este giro de negocio. Expandimos a provincias la fuerza de ventas especializada en panaderas (va DEX), aumentando el nmero de panaderas atendidas en 24% y la venta en toneladas en 41% en este giro de negocio. Mediante el plan de Reclutamiento y Sistema de Incentivos a Heladeros, se logr reclutar 1,800 heladeros durante la campaa 2007-2008, nmero que excedi en 50% al de la campaa 2006-2007. Se redise el programa de exhibicin y visibilidad minoristas MaxiVentas, incrementando la facturacin en 14% con respecto a 2007 en bodegas y puestos de mercado participantes. Calidad Se renov la certificacin ISO 9001 para nuestras Plantas Copsa, Galletera, Fideeras, Sidsur y Calixto Romero. Se certific en ISO 9001 a las Plantas de Brea y Rmac, e integramos al Sistema de Calidad de Distribucin en el de Supply Chain. Se renov la certificacin ISO 14001 para las Plantas Copsa, Sidsur, Calixto Romero y Fideeras, iniciando objetivos ambientales destinados a la reduccin del consumo de energa elctrica. Se renov la certificacin de la autoridad sanitaria para los planes HACCP en las plantas productoras de alimentos. Se inici el proyecto de migracin de la documentacin del SMAD (Sistema Mecanizado de Administracin de Documentos) al KM (Knowledge Management) del SAP. Se implement mejoras en el sistema de calidad de la planta de Eskimo, en Ecuador, con el uso del mdulo de calidad en SAP, especificaciones visuales para todos los productos y asignacin de mayores recursos para la gestin.

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Desarrollo Organizacional La visin de la empresa al 2015 es: Sorprendemos a los mercados con nuestro crecimiento agresivo e innovacin. Transformamos categoras comunes en

experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar entre las 250 empresas ms grandes de Latinoamrica. Para lograr esta visin, toda la organizacin debe interiorizar y llevar a la prctica cada uno de los pilares que la conforman: innova, crea, crece. Con este objetivo, se realizaron diversas actividades dirigidas a nuestro personal: talleres y dinmicas en todas las reas a cargo de los propios gerentes, entrega de merchandising y exposicin visual del logotipo de la visin y de las frases motivadoras. Se renov el boletn interno electrnico Flash Alinotas con dos nuevas secciones: una dedicada a la nueva visin de Alicorp y la otra, llamada Alicorp Tinforma, que difunde notas de inters general y tips para el personal. Se incorporaron entrevistas y testimoniales de diferentes colaboradores de nuestra empresa logrando incrementar el promedio de notas en un 48%. Se ampli el alcance del programa SMART a las gerencias y mandos medios de la organizacin. SMART es nuestro programa de excelencia gerencial, diseado para desarrollar el potencial de nuestros gerentes. Actualmente el 82% de los participantes se encuentra en los niveles de Excelencia y Avanzado. Con respecto a las competencias asociadas al modelo, lograron el nivel de excelencia, 86% en Compromiso con Alicorp, 76% en Compromiso con los Resultados, 64% en Compromiso con el Cliente, 63% en Desarrollo del Recurso Humano, 52% en Capacidad de Influencia y 48% en Liderazgo. Tambin se reforz el proceso de desarrollo de nuestra plana gerencial con la implementacin del Mdulo de Inteligencia Emocional: los gerentes asistieron a talleres donde recibieron feedback de sus propios jefes, pares y colaboradores sobre sus fortalezas y reas de oportunidad relacionadas a las competencias emocionales. Se realiz un estudio de clima organizacional con la empresa Hay Group, para evaluar la satisfaccin del personal de la nuestra compaa. Se obtuvo un porcentaje de favorabilidad del 77%, resultado que ubica 11 puntos porcentuales por encima del promedio de las empresas top de Latinoamrica (con favorabilidad promedio de 66%). Los resultados obtenidos en cada una de las dimensiones fueron los siguientes: efectividad de empresa, 80%; efectividad individual, 76%; trato con el empleado, 71%; y compromiso general, 85%.

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Recursos Humanos Se lanzamos el Programa de Desarrollo de Liderazgo (PDL), dirigido a jefes, supervisores, lderes de lnea y/o afines que trabajan en las plantas. El objetivo de este programa es fortalecer las habilidades fundamentales de interaccin para que impacten en el liderazgo intermedio y en el clima de las plantas de Alicorp. Dos nuevas promociones de jvenes ejecutivos se unieron al Programa de Desarrollo Skills, el cual a la fecha cuenta con ms de 120 participantes. Este programa, con instructores nacionales e internacionales de primer nivel, tiene como objetivo principal potenciar habilidades que permitan a los ejecutivos acelerar su crecimiento profesional.

En alianza con la Universidad del Pacfico, se desarroll el Programa de Especializacin en Gestin Comercial (EGC), dirigido a la Fuerza de Ventas. Durante 2008, se obtuvieron excelentes resultados desarrollando en los participantes la habilidad para tomar decisiones que consideran aspectos estratgicos de la gestin de ventas. Actualmente, el programa beneficia a ms de 50 trabajadores a nivel nacional. La metodologa utilizada refuerza conocimientos tericos y habilidades clave que se plasman en un trabajo aplicativo en el cliente. Se desarroll la automatizacin del programa Conversando con la Gerencia. El nuevo sistema permitir a los gerentes entrevistadores auto gestionar sus entrevistas y contar con informacin sobre los temas de mayor inters en su equipo de trabajo. Operaciones Se lanz el programa Beneficios de Salud, que cuenta con convenios para que el trabajador y sus familiares directos puedan gozar de porcentajes de descuento en farmacias y clnicas mediante la sola presentacin de su fotocheck. Se cre el Portal de Polticas y Procedimientos de Recursos Humanos, que pone a disposicin de los trabajadores una herramienta de consulta para estandarizar patrones de

comportamiento en el trabajo y criterios para la toma de decisiones relacionadas con el personal. En el mes de marzo se culmin la implementacin del mdulo de nmina de Ecuador, diseado sobre la base de la legislacin laboral de dicho pas. Este desarrollo permiti integrar su sistema de Recursos Humanos a la plataforma SAP y optimizar los recursos utilizados para las labores de nmina. Se capacitan a los principales usuarios de servicios de tercerizacin de la empresa en el manejo responsable de esta modalidad de contratacin, en lnea con las nuevas disposiciones laborales sobre la materia. 15

En coordinacin con el rea de Distribucin, realizamos un operativo de fiscalizacin a nivel nacional para garantizar que los transportistas cumplan con sus obligaciones laborales con el personal estibador que les brinda servicio, y creamos los mecanismos de control para asegurarnos del cumplimiento permanente de dichas obligaciones.

La implantacin de la solucin SAP R/3 fue un rotundo xito. Se implement en todos los procesos de negocios, en todas las sedes de la empresa, lo que signific que todos los procedimientos y sistemas se cambiaron de un da para otro. Con SAP se cuenta ahora con informacin integral acerca de la empresa, en tiempo real y de forma accesible, que redundar en una efectiva poltica de ventas, disminucin de das de cobranza, optimizacin de la negociacin con los proveedores para mejorar los precios, mejora en la administracin de la rotacin de inventarios, entre otros aspectos claves del negocio. La funcionalidad de Warehouse Management, y con aplicaciones para el manejo de cdigo de barras y de radio frecuencias es de mucha ayuda para esto, la empresa Teklogix, partner de SAP, que cuenta con un software certificado por SAP para el manejo de los almacenes de productos terminados ha sido de soporte. Las soluciones implementadas que se han aplicado han dado como resultado por su efectividad y flexibilidad en el tiempo y por la integracin de informacin de la organizacin en su totalidad, en una excelente herramienta para hacer frente a las exigencias del nuevo milenio.

4. Inventario y Clasificacin de las TICs actuales empleadas en la organizacin

a. Hardware

Se refiere a todas las partes fsicas y tangibles de una computadora: sus componentes elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos, sus cables, gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado.

PCS: Los trabajadores de la empresa utilizan en su mayora la siguiente computadora la cual cuenta con la sealada descripcin:

Descripcin: Sistema operativo instalado Windows 7 Professional original 32 bit 16

Windows Vista Business original 32 bit Windows XP Professional (disponible a travs de derechos de actualizacin a versin anterior desde Windows 7 Professional original) Windows 7 Home Basic original 32 bit Windows Vista Home Basic original 32 bit Familia de procesador Intel Celeron Dual Core Intel Pentium Dual Core Intel Core2 Duo Intel Core2 Quad Chipset Intel Q43 Express Memoria mxima Ampliacin posible a 16 GB Disco Capacidad de 250 Gigas. Computadoras porttiles: Estas son otorgadas a los Directores, Gerentes y Jefes de rea. Actualmente la licitacin ha sido ganada por HP con las famosas Notebooks.

Descripcin: Sistema operativo instalado Windows Vista Business original 32 bit Windows Vista Home Basic original Windows Vista Business original con actualizacin a Windows XP Professional e instalacin personalizada FreeDOS (puede variar segn el pas) Familia de procesador IntelCore2Duo Intel Celeron Dual-Core Peso del producto A partir de 2,4 kg Memoria mxima Ampliacin posible a 8 GB Disco 160GB 320GB Tamao 17

14,1" Tarjeta grfica Mobile Intel Graphics Media Accelerator 4500MHD Impresoras: Una impresora es un perifrico de salida. La empresa cuenta con dos tipos de impresoras. Cada rea cuenta con una impresora Serie HP LaserJet 9050 para imprimir en blanco y negro. Asimismo cada rea cuenta con 3 impresoras HP Color LaserJet serie CP3520 para imprimir a color Serie HP LaserJet 9050 ( una por rea) HP Color LaserJet serie CP3520 ( 2 o 3 por rea)

Memorias USB: Una memoria USB es un dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la informacin requerida y no necesita bateras.En ALICORP las memorias USB son utilizadas por todos los integrantes para transportar datos e informacin de sus casas al lugar de trabajo y viceversa. Scanner: Un scanner es un dispositivo de entrada en el ordenador. En la empresa ALICORP se utiliza para pasar imgenes de folletos, revistas a la computadora y poder incluirlo en presentaciones o almacenarlos para su uso posterior. - HP Laserjet MP4345

Servidores:

Servidor Blade: son una versin compacta de sistemas montados en rack. El Blade incluye una CPU, memoria y dispositivos para almacenar datos. Diseados para aprovechar el espacio, reducir el consumo y simplificar su explotacin. o Blade IBM HS o Blade HP BL460c

Servidores Rackeables: el servidor es una unidad completa en si mismo. Esto significa que contiene la CPU, memoria, fuente de alimentacin, ventiladores y disipadores. Estos servidores son atornillados en el rack, y cada uno es conectado a la red corporativa usando un cable separado.

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o Servidor rack HP ProLiant DL385

Equipos de Comunicaciones: Sirven para mantener comunicacin a la central con las diferentes tiendas y los centros de informacin, asimismo permiten el acceso a Internet. b. Software

Para el presente trabajo se ha catalogado el software utilizando la clasificacin aprendida en clase, con lo cual se forman cuatro grupos: programas de aplicacin de propsito general, programas de aplicacin de propsito especfico, programas de administracin de sistemas y programas de desarrollo de sistemas. Dado que Alicorp no emplea software del ltimo tipo, se explicar a detalle las otras tres categoras, y los programas que caen en ellas.

i)

Aplicaciones de Propsito General

La empresa utiliza lo siguiente: Microsoft Office 2007 Herramientas incluidas entre otras: o o o o o o o o o Microsoft Word: procesador de texto Microsoft Excel: hoja de calculo Microsoft Power Point: programa de presentaciones Microsoft Access: programa de bases de datos Microsoft Outlook: agenda y cliente de correo electronico Microsoft Front page: editor de paginas web visual Microsoft Photo manager: editor grafico Microsoft Publisher: editor para crear tarjetas, pancartas etc. Microsoft Project: gestion de proyectos

Comunicator Office: Permite que los miembros del equipo puedan enviar y recibir mensajes electrnicos de manera instantnea, y de este modo comunicarse y colaborar en tiempo real. Vendra a ser groupware.

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ii)

Aplicaciones de Propsito Especfico

Antivirus: Su es detectar y eliminar virus informticos. La empresa cuenta con el antivirus Kaspersky Anti-Virus 2010, el cual realiza una combinacin de proteccin reactiva y preventiva, protegiendo a la empresa de virus y troyanos de manera eficaz.

iQSoft HD (Help Desk) Programa utilizado para la asistencia en ocurrencia tanto en aplicaciones informticas y ocurrencias en general.

IQSoft RRHH: Programa utilizado para el pago de planillas y como administrador de personal (ingresos y salidas de personal).

File Servers: Administrador de archivos compartidos.

SAP: En el 2010 la empresa ha implementado la nueva Estructura Organizacional en SAP, programa con el cual se podr consolidar informacin de diferentes reas y manejarlas en un solo programa.

Software contable: La empresa cuenta con un software contable llamado CONCAR, el cual est destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los clculos necesarios.

Software de Tesorera: Permite un control sobre los pagos y flujos de efectivo, asimismo es el software con el que se controlan los arqueos de caja y se verifican las ventas de la cadena contra lo que reporta la empresa de trasporte de dinero.

Software comercial: Software de desarrollo propio creado especialmente a la medida de la empresa, a travs de este se controla todo el surtido de la cadena, se manejan los precios, inventarios, promociones, niveles de servicio de proveedores, facturacin, etc.

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iii) Aplicaciones de Administracin de Sistemas En Alicorp se utiliza el sistema operativo Windows XP, el cual cuenta con secuencias ms rpidas de inicio e hibernacin que sus versiones anteriores. Algunos atributos de este sistema operativo son: Capacidad del sistema operativo de desconectar un dispositivo externo, de instalar nuevas aplicaciones y controladores sin necesidad de reiniciar. Nueva interfaz de uso ms fcil. Uso de varias cuentas, lo que permite que un usuario guarde el estado actual y aplicaciones abiertos en su escritorio y permita que otro usuario abra una sesin sin perder esa informacin. ClearType, diseado para mejorar legibilidad del texto encendido en pantallas de cristal lquido (LCD) y monitores similares. Escritorio Remoto, que permite a los usuarios abrir una sesin con una computadora que funciona con Windows XP a travs de una red o Internet, teniendo acceso a sus usos, archivos, impresoras, y dispositivos; Soporte para la mayora de mdems ADSL y conexiones wireless, as como el establecimiento de una red FireWire.

c. Bases de Datos

Para administrar sus bases de datos, Alicorp hace uso de los Sistemas de Gestin de Base de Datos (Database Management Systems o DBMS), los cuales constan de software muy especfico, que sirve de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Alicorp gestiona sus bases de datos mediante tres herramientas: Cubo: Interfaz para obtener reportes entre el lenguaje de consulta estructurado (o SQL, siglas de Structured Query Language) y el usuario.

Oracle: Sistema de gestin de base de datos relacional (o RDBMS por el acrnimo en ingls de Relational Data Base Management System), desarrollado por Oracle Corporation. IBC: Utilizado para el intercambio de datos con proveedores.

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d. Telecomunicaciones

Alicorp hace uso de una red segn la tipologa de estrella, en la cual las computadoras se conectan a un dispositivo central conocido como concentrador o hub, el cual es un dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y poder ampliarla. Dicho dispositivo recibe una seal y repite esta seal emitindola por sus diferentes puertos. El hub usado en Alicorp es de la marca Bay Networks y su capacidad es de 10baseT.

5.

Anlisis del Proceso a Mejorar

Al evaluar distintos procesos de la empresa, elegimos el proceso de gestin de pedidos para un anlisis detallado y propuesta de mejora. Alicorp estima que aproximadamente 20% de las quejas de los clientes se deben a entregas retrasadas. A continuacin explicamos los pasos que actualmente conforman la gestin de procesamiento de un pedido grande de un supermercado.

a. Modelamiento de Procesos

i) IDEF0 actual

Alicorp realiza el procesamiento de pedidos en tres grandes etapas: preparar el pedido, armar el pedido y finalmente cargarlo en un camin.

La primera etapa consiste en la preparacin del pedido, donde se realiza la solicitud de productos mediante el ingreso de una orden de venta. Para que la orden puede ser aceptada, el analista de ventas que recibe la informacin. Esta llega mediante una llamada, un fax, un correo o usando el sistema B2B, servicio online de clientes que ha sido diseado para que los clientes puedan hacer sus pedidos, ver la situacin de los mismos y consultar su cuenta corriente. El analista evala la informacin teniendo en cuenta la base de datos de los clientes, la Sunat y el plazo de entrega de 4 das.

Luego viene el armado de pedidos. Comienza con la recepcin del pedido aprobado por el analista del almacn el cual ingresa el pedido al sistema donde se realiza un 22

envo de la informacin del pedido al Sistema de gestin de almacenes (MEGA). El sistema verifica si hay stock disponible, la prioridad de los pedidos de acuerdo al tipo de cliente (A, B, C, D, E) y la fecha de vencimiento de los productos del almacn. El sistema genera, teniendo en cuenta estos limitantes, un reporte de armado de pedido que indica a un operario dentro del almacn la ubicacin exacta para armar el pedido propiamente dicho. El operario, usando un aparato de radio frecuencia, que incluye un lector de barras, terminal de comunicacin de datos y un teclado manual, recibe la informacin de la ubicacin de los productos y los recoge. A medida que los va recogiendo, el sistema automticamente lo resta del stock. Los operarios se movilizan a travs del almacn usando montacargas elctricos y considerando siempre las normas que han sido certificadas en el almacn, tales como OSHAS, la ISO 9001 y BPM. El operario va colocando los pedidos en un canal de distribucin determinado por el software MEGA, que ha sido diseado especialmente para que los camiones puedan recoger la carga con facilidad. Una vez terminada la recoleccin del pedido, un supervisor comprueba que el reporte del mismo concuerde con los productos que los operarios han sacado del almacn.

El ltimo paso consiste en cargar el pedido al camin designado por el analista de transportes, para llevar la mercadera a su destino. Los estibadores se encargan de colocar el pedido dentro de la unidad de transporte asignada por dicho analista, quien programa la unidad en el sistema ERP, SAP, previa consulta de la base de datos de camiones y selecciona de acuerdo a capacidad y disponibilidad del vehculo. El vehiculo parte con un conjunto de guas manuales a su destino final.

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ii) IDEF0 mejorado

Para el modelamiento del IDEF0 mejorado, se plantea la posibilidad de mejorar el procesamiento de los pedidos mediante la implementacin de comercio electrnico a travs de internet, con el cual se espera un incremento sustancial de la eficiencia en el proceso. Como se demuestra en el presente IDEF0, con la implementacin de comercio electrnico se reduce a cuatro el nmero de pasos del procesamiento de pedidos y se elimina gran parte del papeleo.

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La primera etapa consiste en la eleccin del cliente, donde, por medio de un catlogo electrnico, el cliente realiza el pedido y la computadora enva directamente el pedido a la mquina del vendedor. Luego se pasa a la etapa de comprobacin, donde la computadora del vendedor verifica el crdito del cliente y los bienes que quiere que estn disponibles. La tercera etapa consiste en la notificacin, donde los departamentos de almacn y embarque son avisados para preparar mercancas para la entrega. La etapa final es la facturacin, donde el departamento de contabilidad factura al cliente electrnicamente.

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b. Modelamiento de Datos

i. Modelo E-R actual

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ii. Modelo E-R propuesto.

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c. Identificacin y justificacin de las TICs requeridas para la implantacin de la mejora propuesta.

Para la implementacin de un sistema de comercio electrnico se requieren ms servidores blade (el ya mencionado Blade IBM HS se perfila como una buena opcin). El nmero de ellos se tendra que determinar en trabajo conjunto entre las reas de marketing y sistemas para poder pronosticar el trfico electrnico (y con ello, los requerimientos tcnicos) en este nuevo rubro de ventas.

En lo que respecta a software, se necesitara usar software de procesamiento de transacciones y de informacin gerencial (TPS y MIS), diseados especialmente para Alicorp. La compra de paquetes no es una opcin adecuada porque se trata de una empresa grande en expansin. Cloud computing tampoco es recomendable ya que la informacin es muy sensible como para que sea manejada por terceros.

Se tendra que acoplar todo esto a la base de datos manejada por Oracle y a la red de topologa de estrella que se usa actualmente.

6. Gestin de las TICs en la Organizacin

a.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Es un sistema interfuncional dirigido por un paquete integrado de mdulos de software que da soporte a los procesos internos bsicos de la compaa. Estos procesos estn asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios.

En ALICORP la decisin de implantarlo fue en febrero del 2010, al notar que la informacin en las distintas reas no se encontraba integrada, muchas veces un rea desconoca las operaciones de otra cuando sta informacin era fundamental. Es as como decide implementarlo y contactar a una empresa integradora de software: IBM El sistema ERP permitir optimizar los procesos empresariales, tener acceso a toda la informacin de forma precisa, confiable y oportuna, compartir informacin a nivel de reas y eliminar operaciones y datos innecesarios. Y as otorgar apoyo a los clientes y permitir la toma oportuna de decisiones junto a una disminucin de los costos totales de operacin. 30

b. SCM (Supply Chain Management)

Es un sistema interfuncional e interempresarial que utiliza tecnologa de informacin, que se enfoca en optimizar la planeacin y las operaciones de la cadena de suministro de la empresa.

La empresa ALICORP utiliza su software comercial como un sistema de SCM ya que le permite tener mejores pronsticos de ventas, reducir inventarios de materias primas y / productos en proceso, reducir costos logsticos, cumplir con las fechas ofrecidas a sus clientes y ser ms eficientes.

c.

CRM (Customer Relationship Management)

Es una aplicacin que apoya las estrategias del negocio orientadas a dar una mejor atencin y servicio al cliente.

El tipo de software utilizado para apoyar la relacin con el cliente es ORACLE, herramienta cliente/servidor para la gestin de base de datos. Este software es un producto vendido a nivel mundial aunque debido a su elevado precio se ve generalmente slo en empresas grandes y multinacionales.

d. KM (Knowledge Management)

Concepto que trata de transferir el conocimiento y experiencia existente entre los miembros de la organizacin, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros.

En ALICORP se utiliza el software QUAKER CHEMICAL el cual permite almacenar el aprendizaje organizacional, recurrir a procedimientos estandarizados que reflejen la experiencia de la organizacin, administrar y transferir y aplicar el conocimiento de la empresa. A dicho software no se le da el uso adecuado pues no todos los procesos se encuentran documentados y faltan manuales. e. BI (Business Inteligence)

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Tcnicas informticas que se usan para encontrar y analizar los datos empresariales de los diferentes procesos y a menudo tiene como objetivo apoyar en la toma de decisiones empresariales.

ALICORP empez a usar este programa hace varios aos. Gracias a este sistema puede conocer cul es la tendencia en los precios para sus diferentes lneas de productos, como sern los pronsticos de ventas e informacin parecida.

As tambin provee un mecanismo para buscar datos con rapidez y tiempo de respuesta uniforme independientemente de la cantidad de datos o la complejidad del procedimiento de bsqueda.

f.

e-Business

Es la

integracin del negocio de una empresa incluyendo productos, procesos y

servicios por medio del Internet.

Alicorp no utiliza esta tecnologa que se est expandiendo en todas las industrias a nivel mundial. La integracin de esta tecnologa en su proceso de venta, podr agregar valor al negocio de la empresa mediante un buen diseo y estrategia del mismo, para lograr una mejor calidad de servicio y as aumentar la satisfaccin del cliente con el producto y servicio que brindan.

g. GIS (Sistema de Informacin Geogrfica)

Es una integracin organizada de hardware, software y datos geogrficos diseado para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la informacin geogrficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de planificacin y gestin.

En ALICORP, este programa est en proyecto ya que podra ser de bastante ayuda para la compaa.

h. Otros: EDI (Electronic Data Interchange)

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Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes, para la transmisin por medios electrnicos, preparados en un formato capaz de ser ledo por la computadora y de ser procesado automticamente.

ALICORP cuenta con el software EDICOM el cual al final de da enva rdenes de compra a los proveedores que cuentan con sistemas EDI. Este sistema permite grandes ahorros en personal, reduce los errores de facturacin, elimina el costo de papelera y mensajera y permite obtener informacin instantnea

7. Otros Aspectos de los Sistemas de Informacin

a.

Seguridad de los SI

Alicorp siendo una empresa tan grande y lder en el mercado debe invertir en la seguridad de sus sistemas de informacin. Debe protegerse de robo de informacin; sea de empresas competidoras o cualquier otra persona interesada; situaciones que le traeran grandes prdidas econmicas. Es as como buscan proteger la informacin y reducir su vulnerabilidad.

Alicorp hace uso de varios medios para proteger su informacin interna, aplicando toda la proteccin en toda la empresa y en los diferentes niveles de la organizacin.

Por ejemplo, usa los Firewall para proteger de usuarios no autorizados las redes internas como son el Intranet y la mensajera instantnea de la compaa. El firewall que tiene como tarea evitar que usuarios de internet no autorizados tengan acceso a estas redes, se encarga de examinar los mensajes que se transmiten y a travs de ellas y bloquea los que cumplen los criterios de seguridad especificados.

Para proteger las computadoras de virus malintencionados cada una de las maquinas cuenta con antivirus que se encargan de reconocer estos elementos y eliminarlos automticamente.

As tambin, la empresa debe asegurarse de que si por algn motivo la informacin de documentos resultase daada, se cuente con la copia de seguridad necesaria. Para esto existen los backups o tambin conocidos como copia de seguridad. Estas

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copias de seguridad se realizan cada fin de mes para asegurarse que tienen toda la informacin posible guardada y respaldada.

b. Auditoria de los SI

No ha sido posible conseguir informacin exacta o precisa, pero segn lo alcanzado los procesos de auditoria interna se efectan por departamentos en la empresa y siempre se realizan una vez al ao. Hay un equipo que se dedica a realizar esta inspeccin teniendo ellos un manual de cmo ejecutarla. Siempre el enfoque que se da es para la mejora continua y deteccin de no conformidades en el uso de los SI.

c.

Aspectos ticos y sociales de los SI

La tecnologa de la informacin y los sistemas de informacin dan lugar a nuevos aspectos ticos tanto para los individuos como para las sociedades porque crean oportunidades para un cambio social intenso y as, amenazan las distribuciones existentes de poder, dinero, derechos y obligaciones.

Entre los principales aspectos ticos, sociales y polticos propiciados por los sistemas de informacin en la empresa se encuentran las siguientes:

Derechos de propiedad: La empresa cuenta con licencia para todos los programas que utilizan los usuarios, asimismo est prohibido que el personal instale programas en las computadoras, ya sean comprados o descargados de Internet. Derechos y Obligaciones: a. Derechos: La Compaa asigna privilegios de acceso a cada usuario a informacin de la empresa mediante el uso de contraseas, contribuyendo de esta manera a mantener el sistema de control interno. La Compaa respeta la privacidad de sus colaboradores, esta se reserva el derecho de acceder a toda la informacin creada, almacenada o transmitida por los recursos Informticos de la Organizacin. 34

b. Obligaciones: Se encuentra terminantemente prohibido retirar de la empresa informacin de uso interno sin la autorizacin debida de la gerencia de rea. No se debe compartir las carpetas de Windows para Todos. Las carpetas de Windows deben compartirse slo para el personal necesario. Las contraseas que la gerencia ha asignado a cada uno de los usuarios deben almacenarse de forma segura, esto implica no divulgarlas o compartirlas. Est prohibida la instalacin de cualquier software y/o hardware no autorizado por esta rea. (shareware, freeware, impresoras, PDAs, quemadores de CDs, computadoras, discos porttiles, memorias, etc). Est prohibido el uso de los Recursos Informticos de la Compaa para: Fines personales o en favor de terceros no relacionados con el negocio. Almacenar, procesar, o transmitir contenido que pudieran considerarse inapropiado, ofensivo, ilegal o que afecte la seguridad o los intereses de la Compaa. Cometer o intentar cometer actos ilcitos y/o para los que no ha sido autorizado por la Gerencia de rea. Responder o transmitir cadenas de correo Ejecutar (doble click) archivos adjuntos provenientes de personas desconocidas y ajenas a la empresa Navegar por pginas de Internet que no guarden relacin con el negocio.

Responsabilidad y control Soporte Tcnico es el rea que vigila se respeten los estndares tecnolgicos, de licenciamiento, y de seguridad de cada elemento que se introduce a la Infraestructura Tecnolgica de la Compaa. Todos los usuarios son responsables por proteger los recursos informticos de accesos indebidos, modificaciones, divulgacin y destruccin. Los usuarios con computadores porttiles (laptops) deben mantenerlas en todo momento protegidas con cable y candado.

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Sanciones: El rea de Soporte Tcnico revisar peridicamente el respeto a estas Polticas. El incumplimiento conllevar a acciones disciplinarias. Mantenimiento de estas Polticas La custodia de estas Polticas la tiene el Jefe de Tecnologa, quien es responsable de su implementacin y de monitorear su cumplimiento.

8.

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones a) Los conocimientos de gestin de informacin aprendidos en el curso han sido de gran utilidad para entender la manera en como las empresas almacenan, distribuyen y transmiten la informacin. b) La matriz IDEF es una muy buena herramienta de anlisis, ya que, cuando se comparan opciones, permite ver tanto la reduccin de procedimientos como de requerimientos de diversa ndole. c) El uso de las tecnologas de gestin en empresas pueden tener notables mejoras y usos como un manual de prcticas de gestin basado en TICs para empresas asi como redefinir el flujo de proceso del negocio, aspectos vitales para que el desarrollo de las actividades sea el ptimo deseado.

Recomendaciones a) Dado que Alicorp se encuentra actualmente en expansin internacional, se recomiendo implementar sistemas integrados de gestin de la informacin lo antes posible, para que la empresa pueda tener toda la informacin centralizada y se puedan desarrollar estrategias multidomsticas a largo plazo. De esa manera tambin se podra aprovechar el conocimiento adquirido en distintas partes del mundo. 36

b) Se recomienda implementar el sistema de comercio electrnico, ya que es un canal que est entrando con fuerza en diversos mercados y sigue una tendencia en alza. c) Es muy importante estar al tanto de los cambios tecnolgicos en la actualidad y sobre todo en lo que respecta a la seguridad de los sistemas que se pueden implementar. Siempre no est de mas revisar de tanto en tanto el mercado sobre las opciones viables a usar.

9.

Bibliografa

HILL, Charles W.L. Administracin Estratgica. Mxico, Mcgraw, 2005. http://www.alicorp.com.pe/espanol/nosotros.html

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