Administración del Tiempo

Cómo aprovechar más efectivamente tus 24 horas diarias
Por Justo Llecllish M.
¿Por qué uno hace y logra más cosas que otro, siendo que ambos tienen 24 al día? Lo más probable es que el uno sepa cosas que el otro no sabe (now how). Porque una cosa es que sea difícil, y otra que no sepas cómo. ¿Qué haces con tu tiempo? ¿Te haz puesto a pensar en qué se disipa nuestro tiempo? Un estudioso de estos asuntos dijo en qué se va nuestro tiempo. Veamos: 1 año buscando cosas perdidas; 2 años llamando a un teléfono ocupado; 3 años en tránsito al trabajo; 5 años haciendo cola; 8 años viendo televisión. Piensa en esto: “El tiempo se pasa, o tú pasas por el tiempo”. Es decir, el tiempo se te fue, o fuiste tú quien se fue del tiempo? Edwin L. Cole afirma muy acertadamente: “Nunca encontramos tiempo, sólo lo tomamos”. Y otro dijo: “El tiempo hará todo lo que tú le ordenes”. O sea que, el asunto no es tanto qué hacer o qué no hacer con nuestro tiempo, sino qué hacer y no hacer con nosotros mismos (creencias, valores, costumbres).

Contenido
Introducción 1. Plan de vida 2. Horario normal 3. Cuaderno de notas 4. Lista de tareas 5. Agenda 6. Accesorios
7.

Principios de multiplicación

Conclusiones

Por esa razón, hoy ya no se habla de “administración del tiempo”, sino de “desarrollo personal”. Porque el tiempo no se administra, sino uno mismo se administra. Una de las plegarias del estadista Moisés fue: “Enséñanos a contar bien nuestros días, para que nuestro corazón adquiera sabiduría” (Moisés, Salmo 90:12). Es que una de las características del sabio es que aprovecha y redime el tiempo (Col 4:5; Efe 5:15). Este estudio plantea teorías y principios que internalizar en nuestra filosofía de vida; enseña el uso de instrumentos de organización personal, como: plan de vida, horario normal, cuaderno de notas, lista de tareas, agenda y otros accesorios; y ayuda a lograr un sistema propio de organización.

Estudio

Parte A

Plan de vida
1. No podemos hablar del uso efectivo del tiempo, si primeramente no definimos para qué queremos más tiempo o para qué queremos usar bien nuestro tiempo. 2. Al hablar de plan de vida nos referimos a planear los próximos 500 años de nuestra existencia. 3. ¿Pero qué tiene que ver administración del tiempo con plan de vida? Edwin L. Cole nos ayuda con la respuesta: “La administración de la vida comienza con la administración del tiempo”. 4. Hay facultades universitarias que han incluido en su plan curricular la materia “plan de vida”. ¿Cuánto afecta sobre sus egresados? 5. Un plan de vida incluye: declaración de vida, desarrollo de vida y prioridades de vida.

Declaración de vida 1. Mi misión (la razón de mi vida). El que no tiene una razón para morir, no tiene razón para vivir. 2. Mi visión (el propósito de mi vida). El que va a distintos lugares, no irá a ninguna parte. 3. Mis valores (lo que creo para mi vida). Uno actúa en función a los valores que abraza.
4.

Mi estrategia (la manera de mi vida). Hay un mapa del tesoro de la vida, y la cuestión es encontrarlo.

Desarrollo de vida 1. Tres variables (identidad). a. Yo soy. b. Yo puedo. c. Yo tengo. 2. Cinco dimensiones (plenitud). a. Espiritual. b. Intelectual. c. Social. d. Ético. e. Físico. 3. Tres plazos (tiempo). a. Corto. b. Mediano. c. Largo plazo.

Prioridades de vida 1. Producto de tu plan de vida. 2. Tu plan de vida se manifiesta en tus prioridades. 3. Orden de prioridad: a) Dios, b). Familia, c). Trabajo, d). Estudio, e). Otros, etc.

Parte B

Horario Normal
Todos saben qué es un horario; ¿verdad? ¿Pero a qué nos referimos con “normal”? Se dice horario normal, porque será lo que normalmente hacemos durante el día y durante la semana.

Criterios
1.

Ritmo. Un final en pendiente. Ej. Lun a Dom; Dom a Sá; etc. Distribución: Dormir (8 horas), trabajar (8 horas), familia (8 horas). Productividad: Mañana, tarde, noche, trasnoche, etc. Para muchos es en la mañana: “Lo que haces en la mañana, determina lo que será tu día”. (Productividad: Cuando todos tus sentidos están despiertos).

2. Descanso: Seis días trabajarás, el séptimo descansarás.
3. 4.

5. Biojornada: Jornadas cortas, jornadas largas.

Ventajas 1. Normaliza tus necesidades. Tus necesidades (estudiar, tareas, obligaciones caceras, etc.) tendrán su día, tiempo y lugar, y por tanto se llevarán a cabo de manera plena y a tiempo. 2. Reconcilia tus prioridades. Para que tus estudios no se peleen con tu familia, ni tu familia se pelee con tu trabajo, etc. 3. Rutiniza tus circunstancias. Ayuda a que convertir en rutina las grandes crisis, como: enviar regalitos, visitas con un día de anticipación, sorpresas de la sunat, etc.
4.

Canaliza tu tiempo de mayor productividad. Ayuda a hacer cosas que alta creatividad a su debido tiempo, y a hacer cosas rutinarias en tu tiempo de baja productividad, por ejemplo: análisis después del almuerzo.

Parte C

Cuaderno de notas
Un simple cuaderno es la diferencia entre los que logran y los que piensan en lograr algo. La razón es simple, pero razonable. Razones 1. Desarrolla tu accionar: “Pienso, porque tengo manos”.
2. 3.

Estimula tu creatividad: “Lapicero, abre las compuertas de tu creatividad”. Manifiesta tu seriedad: “Lo que no está escrito, no existe”.

Propósitos 1. Para no empezar algo sin algo en mente. ¿Cuándo es tu mayor tensión, en tu escritorio? 2. Para anticipar tus diálogos. ¿Por qué tus entrevistas resultan ser improductivas? 3. Para evolucionar ideas en proyectos. ¿Cuándo una idea se convierte en proyecto? 4. Para planear trabajos. ¿Cómo rentabilizas los tiempos muertos?

Consejos 1. Escribe a manea de título la fecha, y bajo guiones sucesivos toma nota de ideas, pedidos, recuerdos, obligaciones, etc. Es decir, todo lo que viene a tu cabeza, corazón y oídos. 2. Según los vayas procesando (organizándolos, remitiéndolos, delegándolos, etc), ponles un check. 3. Si quedan varios sin check (no procesados), cópialos al día último, para no perderlos de vista y no revisar muchas hojas. 4. Y por favor, haz de este chequeo un hábito.

Parte D

Lista de Tareas
No hay nada como hacer las cosas con tiempo. Una lista de tareas tiene tres elementos mínimos: categorías, vencimiento, y marcaciones. Ventajas 1. Ayuda memoria 2. Seguimiento de objetivos 3. Gerenciar proyectos

Dinámica 1. Categorización 2. Priorización 3. Actualización Elmentos Categorías Personal Libre Internet Estudiar Hábitos Lectura Emails Diálogos Vencimiento Hoy Próxima semana Próximo mes Pasado, etc. Marcaciones Hecho (√) Pendiente (P) Aplazado (X)

Parte E

Agenda
Quién no tiene una agenda, pero muy pocos no disfrutan ni siquiera el 30% de su utilidad(cumpleaños).

Tipos
1. 2. 3.

Semanal Mensual. Anual.

Detalle, hora por hora. Principal, día por día. General, mes por mes.

Tips
Fijación: a. Mírala 3 veces por día. b. Problema: Cuando está apuntado en tu agenda, pero la obviaste porque no revisaste tu agenda. 2. Proyección: a. Mirar 7 días adelante. b. Problema: Cuando el mañana viene con su carga montón. 3. Unificación: a. Maneja una sola agenda: espiritual, intelectual, social, ministerial, personal, etc. b. Problema: Cuando te dedicas a tres cosas, y cada una tiene su agenda, entonces se producen cruces y contra tiempos.
1.

Parte F

Accesorios
Carpeta 1. Entrada 2. Salida 3. Pendientes 4. Distribuir

Maletín 1. Uso permanente 2. Sitios fijos 3. Cosas mínimas 4. Mini Oficina. 5. Personalizado.

Vestimenta 1. Sitios fijos. 2. Lapiceros 3. Palm 4. Carnets, tarjetas 5. Sencilleras

Parte G

Principios de multiplicación
1. Haz varias cosas a la vez, siempre y cuando la una se subordine a la otra. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2. Ponle nombre a todo, sino no podrás admninistar. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3. Tecnología, multiplica tu capacidad productiva. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 4. Convierte tu año en 13 meses. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 5. Eficacia por negación: Racionalizar tu horario. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________
6.

Eficacia por delegación: Edificar mi equipo. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

7. Sé más metódico que sistemático. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

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