REGISTRO DE IMÓVEIS ELETRÔNICO

Recomendação CNJ 9/2013 em discussão
Resumo

Baixada a Recomendação 9/2013 pelo Conselho Nacional de Justiça, seus termos deverão ser discutidos no âmbito do GT SREI – CGJSP, criado pelo Portaria CG 12/2013. Resenha crítica do documento com notas e indicações.

sérgiojacomino@gmail.com

Sergio Jacomino

firmada pelo ministro FRANCISCO FALCÃO. SÉRGIO JACOMINO 1 . a Resolução 9.Registro de Imóveis Eletrônico – Recomendação CNJ 9/2013 em discussão Sérgio Jacomino Na condição de membro do GT-SREI-CGJSP. foi submetida a uma avaliação crítica. foi publicada a Recomendação 9 da Corregedoria Nacional de Justiça. A fim de proporcionar debates internos. destacando-se os artigos em comentários que deverão servir de pauta para a próxima reunião do GT SREI-CGJSP. no sentido de que mantenham cópias de segurança de seu acervo. deverá acomodar as disposições desta Recomendação no que couber. tocou-me secretariar os trabalhos em curso e oferecer elementos para as discussões internas. Entendo que cada especialidade. Após o advento da Portaria CG 12/2012. em vista de suas particularidades. sem data. especificamente. endereçada aos serventuários encarregados dos serviços de notas e de registro. As conclusões aqui ventiladas tiveram em mira o Registro de Imóveis. embora algumas delas pudessem ser estendidas às demais especialidades. do CNJ. de 25 de fevereiro de 2013.

.................................................................................................. 14 Repositórios confiáveis ......... 12 Backup na nuvem – ameaça a dados e à privacidade ....................................................................................................... 7 Escopo da regra ..................................... 7 Mantendo cópias de segurança...................................................... 3 Digitalização X microfilme – custos ................................................... 3 Atos normativos ............. 5 Prospectando os sentidos .................................... ....... 11 Cópias de segurança ou novo livro ....................................... 7 Cópias de segurança em medias alternativas....................................................................................................................................Sumário Registro de Imóveis Eletrônico – Recomendação CNJ 9/2013 em discussão ................ 7 Titulares ou responsáveis ..............................................................redação defectiva ...................Normas estaduais e federais ............................................................................................................................................competência ..........................................bis? .................................................................................. ................................. 17 2 .......................................................................... 17 Glossário ............................................ 13 Os dados são públicos – os softwares podem ser proprietários? .............................................................................................................................. 16 Backup remoto – solução institucional ................................... 1 Recomendação CNJ – 9/2013 .............................................................. 11 Cópias de segurança ou novo livro? .................................. 3 Cópias de segurança ............................. 16 Concentração decisória em matéria regulamentar ...............................................................

Sugestões colhidas na reunião de Diretoria do Instituto de Registro Imobiliário do Brasil.644/1996. como se verifica no Processo 1. da EC 45. em decisão originária. O desaparecimento ou a danificação de qualquer livro deverá ser imediatamente comunicada ao Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça. Ministro Francisco Falcão. 2010. parecer de 7. Parecer sobre o anteprojeto de regulamentação encaminhado pelo Ministério da Justiça. CÉZAR PELUSO. Reza o dispositivo: 47. o CNJ vem baixando atos normativos seja regulamentando preceitos da Lei de Registros Públicos. 8º.gl/S005S acesso em 9. aprovado em 8. min. A competência para baixar atos regulamentares pelo Conselho Nacional de Justiça vem expressamente prevista no art. sucedida de outras. acarretando a necessidade de restauração de livros.4. rel. Nataly Angélica da Cruz. disponível em http://goo. MÁRCIO MARTINS BONILHA. de 30.Recomendação CNJ – 9/2013 Dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas serventias do serviço extrajudicial de notas e de registro. 1 A constitucionalidade do preceito foi decidida. No âmbito de suas atribuições.1997 de lavra de MARCELO MARTINS BERTHE. incisos X e XX do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça). Cópias de segurança . 103-B. provimentos e outros atos normativos destinados ao aperfeiçoamento das atividades dos órgãos do Poder Judiciário. Em conclusão. A falta de comunicação de extravio de livros para efeito de sua restauração representa falta disciplinar punível. São Paulo. parece-nos adequado e perfeitamente constitucional o Corregedor Nacional arrogar-se competência para baixar atos normativos relativamente aos serviços registrais. no uso de suas atribuições legais e constitucionais. de seus serviços auxiliares e dos serviços notariais e de registro (Art. Sérgio.4 pelo des. Atos normativos . São Paulo: mimeo.367-DF. § 4º. A restauração de livros no Estado de São Paulo conta com expressa previsão normativa. pelo STF: ADI 3. Breve excurso histórico sobre sua progressiva instituição no Estado de São Paulo. consultar: TEIXEIRA. 2013.2004 1.competência O CORREGEDOR NACIONAL DE JUSTIÇA. 3 . Registro Eletrônico: a nova fronteira do Registro Público Imobiliário. inciso I.Normas estaduais e federais CONSIDERANDO as notícias de destruição de acervos em decorrência de acidentes naturais.12. Conferir também: JACOMINO. Encontramos suas disposições no item 47 do Capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo 2. Registro de Imóveis Eletrônico . 2 Provimentos CGJ 5/99 e 39/12. Monografia apresentada à Escola Paulista da Magistratura de São Paulo.2013. seja expedindo recomendações.3.Competência regulamentar do Poder Judiciário. Para uma visão em profundidade do tema.

6º A autorização para restauração de livro do serviço extrajudicial de notas e de registro. de 24. transcrição ou inscrição contida no livro próprio. Art. Autorizada pelo Juiz Corregedor Permanente. assim como cópias de outros documentos arquivados na serventia. 8º Para a instrução do procedimento de autorização de restauração poderá o Juiz Corregedor competente requisitar. ou registro ou ato notarial específico.) Art. Em várias passagens da norma há alusão à sua ulterior e necessária regulamentação (arts. aplicar-seá para a abertura de matrícula o disposto nos artigos 229 e 230 da Lei nº 6. se for possível à vista dos elementos constantes dos índices.. baixado pelo Corregedor Nacional. desde logo. A restauração poderá ter por objeto o todo ou parte do livro que se encontrar extraviado ou deteriorado.2012. Art. 3 Provimento CNJ 23. deverá ser solicitada.2012. com arquivamento da respectiva certidão atualizada daquele registro. far-se-á. arquivos das unidades do serviço extrajudicial de notas e de registro e dos traslados. de Oficial de Registro e de Tabelião de Notas.10. novas certidões e cópias de livros. arquivos das unidades do serviço notarial e de registro e dos traslados e certidões exibidos pelos interessados. ou pelo Tabelião. 4 . Art.1. no todo ou em parte. Para único. A Recomendação 9 se inscreve entre as responsabilidades e atribuições do CNJ na regulamentação da → Lei 11. de 2009. ou de registro ou ato notarial.977. para melhor preservação dos livros e documentos que compõem o acervo da serventia. Art. Especialmente o art. FRANCISCO FALCÃO. 7º Uma vez autorizada pelo Juiz Corregedor competente. de qualquer livro do serviço extrajudicial de notas e de registro deverá ser imediatamente comunicado ao Juiz Corregedor. Trata-se do Provimento 23. pelo Oficial de Registro ou Tabelião competente para a restauração. à vista dos elementos constantes dos índices. 2º É vedada a abertura de nova matrícula para imóvel tendo como base apenas certidão de matrícula. e pelos demais interessados. 1º O extravio. (.. CONSIDERANDO a necessidade de manutenção de arquivo de segurança. e poderá ser requerida pelos demais interessados. certidões e outros documentos apresentados pelo Oficial de Registro. ao Juiz Corregedor a que se refere o artigo 1º deste Provimento. ou danificação que impeça a leitura e o uso. extraviado ou danificado.10. 38 e 40). Parágrafo único. a restauração do livro extraviado ou danificado. O Conselho Nacional de Justiça igualmente prevê regras para restauração de livros dos Registros Públicos e Notas. a restauração do livro desaparecido ou danificado.015/1973. de transcrição. 40 trata das cópias de segurança de documentos e de livros escriturados de forma eletrônica. e à Corregedoria Geral da Justiça. será efetuada desde logo pelo Oficial de Registro ou pelo Tabelião.47. assim considerado aquele definido na órbita estadual e do Distrito Federal como competente para a fiscalização judiciária dos atos notariais e de registro. 37. DJ de 26. ou de inscrição expedida pela mesma unidade do serviço extrajudicial de registro de imóveis em que a nova matrícula será aberta. baixado pelo Corregedor Nacional. sem que se promova a prévia conferência da existência e do inteiro teor da precedente matrícula. Francisco Falcão 3. Em se tratando de registro anterior de imóvel efetuado em outra circunscrição.

glossário com as expressões aqui utilizadas. Nas Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais. em entrevista concedida ao Observatório do Registro. Ello plantea tres problemas: (1) Aumentan considerablemente los costes de conservación de la información. sem que o domínio dessa tecnologia representasse aolongo do tempo grandes investimentos. com custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem. com reprodução de filmes de segurança armazenados em locais distintos. especialmente as normas técnicas baixadas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos. Digitalização X microfilme – custos CONSIDERANDO a existência de sistemas de informatização que possibilitam a formação e manutenção de arquivo de segurança em formato eletrônico ou em mídia digital. do CONARQ. MÉNDEZ GONZÁLEZ. Bastaríamos pensar nas sucessivas e necessárias migrações toda vez que o suporte de tais repositórios se modificam. a final. Bastaria lembrar que a grande maioria dos cartórios brasileiros domina e mantém a tecnologia da microfilmagem. veremos que a gestão desses repositórios eletrônicos são caríssimos. Esta premissa é discutível. que forma eletrônica abarca as suas espécies – natodigitais e representantes digitais* 4. o tema é posto em destaque: A autenticidade dos documentos arquivísticos digitais é ameaçada sempre que eles são transmitidos através do espaço (entre pessoas e sistemas ou aplicativos) ou do tempo (armazenagem contínua ou atualização/substituição de hardware/software usados para armazenar. Entre as consideranda acha-se a afirmação de que a manutenção de arquivos de segurança em formato eletrônico tem “custos inferiores ao tradicional sistema de microfilmagem”.Veremos nos comentários abaixo. 4 5 . A propósito do tema. cada diez o quince años hay que hacer volcados masivos de todo el archivo registral a un nuevo soporte para que la información no se degrade. ¿Quién se atreverá a ello sabiendo que se pierden datos en cada volcado? A questão central que guarda toda a problemática de constituição de acervos digitais de documentos de preservação permanente – como são os livros e documentos arquivados nos Registros Públicos – é a questão da integridade e de autenticidade desses documentos. Si las inscripciones se hacen en ese soporte. assim se manifestou FERNANDO P. Dificilmente um bom sistema de gerenciamento de documentos armazenados em meios eletrônicos digno desse nome será menos custoso que um bom sistema de microfilmagem. processar e comunicar os Vamos utilizar as expressões consagradas pela ciência documentarista. entonces. de 2012. lo que ningún sistema registral se puede permitir porque significa “perder derechos”. Es lo que los técnicos llaman migración periódica. Vide. Os verbetes são assinalados com o sinal “*”. ainda inédita: La tecnología actual no garantiza la conservación de la información en soporte electrónico. (2) Se pierden datos porque ningún volcado de datos es fiable al 100%. además de manera innecesaria. Será assim com bons sistemas de armazenamento em meios eletrônicos ou digitais? Se admitirmos que os repositórios digitais vão acolher os representantes digitais* (documentos simplesmente digitalizados) e os nato-digitais. (3) Es necesario “re-firmar” el nuevo archivo. anexas à Resolução 37.

com mínimos cuidados devidos. em virtude do seu objetivo e de sua forma de funcionamento. para validar tal premissa. é mantido há décadas nos Serviços Registrais sem que se tenha notícia de perda de dados. entre pessoas. a presunção da sua autenticidade deve se apoiar na evidência de que eles foram mantidos com uso de tecnologias e procedimentos administrativos que garantiram a sua identidade e integridade (componentes da autenticidade). Disponível em http://goo. em tese. 6 “A autenticidade” rezam as Diretrizes referidas na nota 5 “é a qualidade de o documento ser verdadeiro. Em suma. 5 6 . dificilmente se poderá afirmar que os sistemas eletrônicos são mais econômicos que o microfilme. não o são. digitalizar documentos com a mesma acurácia exigida pelas normas do CONARQ. isto é. ou que. é necessário. ou seja. Ibidem nota 5.3. os processos micrográficos serão mais complexos. quando consideramos que qualquer scanner hoje disponível no mercado pode. Esse fator é conhecido como custódia ininterrupta*.Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. pelo menos. quando são armazenados no longo prazo ou quando há atualização/substituição de hardware. Recomendar aos titulares e aos responsáveis pelas delegações do serviço extrajudicial de notas e de registro que mantenham cópias de segurança em Resolução 37. as técnicas de autenticação baseadas em tecnologia não são efetivas para a transmissão dos documentos no tempo. de 19. No Brasil.12. minimizaram os riscos de modificações dos documentos a partir do momento em que foram salvos pela primeira vez e em todos os acessos subsequentes 5 A gestão do binômio espaço-tempo é fator de aumento de custos pelas complexas atividades que cercam a conservação dos atributos originais dos documentos arquivados em suportes digitais. Como a guarda de documentos arquivísticos digitais é inexoravelmente ameaçada pela obsolescência tecnológica. Sem que se proceda dessa maneira. de forma a permitir um ambiente de confiabilidade nas transações. ou seja. Isto porque. software ou formatos. O armazenamento de documentos digitais coloca em cena dois elementos próprios dos documentos – autenticidade e autenticação 6 – com o problema adicional quando a transmissão desse acervo se dá no tempo e em razão de mudanças nas plataformas informacionais de base. as assinaturas digitais não podem ser migradas para as novas cadeias de bits resultantes da conversão dos documentos para outros formatos de arquivo 7. Trata-se. Salvo melhor juízo.gl/y1xYL acessado em 10. Eventualmente. de equívocos que nascem da sedução tecnológica que esse admirável mundo novo da informática suscita.2012 . enfim.2013. os acervos micrográficos. voltaremos ao tema oportunamente. ao passo que autenticação é a declaração da autenticidade feita em um dado momento por uma pessoa autorizada para tal”. Não é o caso de descer a detalhes aqui. O mesmo documento já citado aponta para o problema: Uma boa utilização da assinatura digital se dá quando os documentos digitais são transmitidos no espaço. o valor legal da assinatura digital foi reconhecido. 7 Id.documentos). Se necessário. 1º. que se conheça em que consistem os sistemas de informatização que possibilitam a formação e manutenção de arquivo de segurança em formato eletrônico ou em mídia digital. mas o autor já foi tentado a buscar a solução da boa e velha pública-forma para os documentos mantidos em meio eletrônico que dependam de migração e autenticação sucessiva. ser exatamente aquele que foi produzido. sistemas ou aplicativos. No entanto. RESOLVE: Art. Por fim.

do quê? Falta o complemento. 39 e seu parágrafo único da Lei 11.1968. de 1994). 1º da Lei 5.1996 e art. algo mais deverá sê-lo. O objetivo da recomendação é a constituição de um arquivo de segurança para preservação dos livros e documentos que compõem o acervo das serventias extrajudiciais tendo em vista os recentes acidentes naturais que acarretaram a necessidade de restauração de livros. 41 da Lei 8. já que historicamente foi o meio utilizado para tanto. Recomenda-se que serventuários mantenham cópias de segurança. Os fundamentos legais são conhecidos: art. ou arquivo em mídia digital formado por imagens extraídas por meio de "scanner". b) Digitalização . Parágrafo único. 1º do Decreto 1. ou qualquer outro método hábil. Os atos praticados e os documentos arquivados anteriormente à vigência da Lei nº 6. O artigo 1º é defectivo.935. A digitalização oferece uma maior dificuldade para enquadramento legal. serão inseridos no sistema de registro eletrônico.. de 31 de dezembro de 1973.935.015. Cópias de segurança em medias alternativas.5. de 1994. art. deverá abranger os livros obrigatórios previstos em lei para as suas respectivas especialidades.. administração e comando (art. mas. ou fotografia. em sua fase inicial. abrangidos na cópia de segurança. Além do que será abrangido. Mantendo cópias de segurança. de 31 de dezembro de 1973. 21 da Lei 8.. de 30. 7 . Prospectando os sentidos Titulares ou responsáveis A recomendação se destina a quem se ache à frente da Serventia com atribuições legais de direção. em sua fase inicial.microfilme. 25 da LRP. art.1.799. A microfilmagem não apresenta grandes dificuldades para se justificar a sua plena utilização como recurso de backup para fins de conservação do acervo documental. de 8. o que deverá ser mantido em cópia? Sabemos que além dos livros obrigatórios. deverá abranger” faz presumir o objeto que não foi enunciado. A oração final – “que.977. ou arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido em consonância com as normas do ICP-Brasil. como se acha na consideranda.. de 2009: “Os atos registrais praticados a partir da vigência da Lei no 6. deverão ser inseridos no sistema eletrônico.015. que. no prazo de até 5 (cinco) anos a contar da publicação desta Lei.433.imagens extraídas por meios de scanner ou fotografia. As cópias poderão ser feitas alternativamente nos seguintes meios: a) Microfilmagem. Admite-se que se devam manter cópias de segurança tanto de livros como de documentos. A previsão poderia se achar no art.

o mesmo com a mecanização do registro (art. documentos.433. podendo. Meios são suportes destinados à fixação de quaisquer informações – papel. facultada a utilização de microfilmagem e de outros meios de reprodução autorizados em lei. servir para acolher os dados e informações. ilumina-se o já citado artigo 39 da última lei citada. a contrario do § 2º do art. que devem ser preservados indefinidamente. que zelará por sua ordem. de 2001). Os papéis referentes ao serviço do registro serão arquivados em cartório mediante a utilização de processos racionais que facilitem as buscas. de 2009. discos magnéticos ou ópticos. microfilme. de 1973. A natureza desses documentos e livros impõe aos registradores a sua guarda e conservação (artigos 24 e 26 da LRP e artigos 30 e 46 da → Lei 8. O conjunto normativo que deve ser agitado para fundamentar o disposto no art. com finalidades conservatórias. de 1994. de 1994).A primeira questão que se coloca é a seguinte: os representantes digitais* devem ser assinados digitalmente? Responde-se com a própria recomendação: aparentemente.que excetua da formalidade tão somente o livro protocolo --. de 1968 e Decreto 1. – todos são meios de reprodução e poderiam.935.159. microfilmagem. adotar sistemas de computação. de 1996). rezam: Art. Lei 11. A utilização de quaisquer meios de reprodução. 8 . Já os artigos 41 e 46 da Lei 8. 8º.935. Art.419. 25. a utilização de quaisquer meios de reprodução deve ser prevista em lei. ainda. disco ótico e outros meios de reprodução. O art. 1º -. 41. a exclusivo talante do serventuário. Não teria sentido trasladar o acervo tradicional de livros e documentos para os meios eletrônicos sem a garantia de autenticidade.977. Ou seja.200-2. independentemente de autorização. todos os demais devem ser assinados digitalmente. microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro. Deverá ser assim com outros meios. 25 da Lei 6. por sua própria natureza. 1º desta Recomendação abrange as Leis 6. de 1991. poderia colocar em risco os dados que.799. segurança e conservação. em tese. dispositivos de memória flash etc. § 3º da → Lei 8. 25 da LRP com os artigos 41 e 46 da segunda. Lei 8. § 2º da LRP) ou com os documentos eletrônicos assinados digitalmente (art. todos os atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços. como previsto no art. de 1994. 3º. Os livros. Vejamos em detalhe. É assim com o microfilme (Lei 5. de 2006 e Lei 11. 10º da MP 2. Mas a Lei de Registros Públicos impôs uma clara condição: autorizou a utilização de “outros meios de reprodução autorizados em lei”. 46. fichas. Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar. Compreende-se que assim seja.015. são de caráter público e representam uma categoria muito especial de documentos – documentos públicos permanentes.935. Conjugando-se o disposto no art. As leis citadas referem-se a meios de reprodução.015/1973 estabelece: Art. papéis.

A lei refere-se a atos registrais praticados a partir de 1976 e atos e documentos arquivados anteriormente à data de vigência da LRP. pelo Ministério Público e seus auxiliares. pelas repartições públicas em geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força probante dos originais. respeitado o disposto em lei para as situações de sigilo e de segredo de justiça. pelas autoridades policiais. O conjunto normativo reproduzido permite tirar algumas conclusões: a) Os livros cartorários e demais repositórios eletrônicos poderão ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrônico (art. servir de calço legal e cumprir a regra do art. mencionados no § 2º deste artigo.. na forma estabelecida nesta Lei. 9 . Tratase do conjunto representado pelos art. d) Os serviços extrajudiciais são. Art. deverão ser preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou. § 4º (VETADO) § 5º Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de petição eletrônica comunicando o fato. portanto. 16 da → Lei 11. 16. § 2º A arguição de falsidade do documento original será processada eletronicamente na forma da lei processual em vigor. 39 estabelece o seu escopo e objeto. 11 e art. considerados órgãos do Poder Judiciário.. o já citado art.. Os livros cartorários e demais repositórios dos órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e armazenados em meio totalmente eletrônico. ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização. por força constitucional (art. de 2006: Art. Por fim. 11 e seus parágrafos). os quais serão devolvidos à parte após o trânsito em julgado. quando admitida.Aqui entra em cena o que poderia. b) O processo judicial poderá ser inteira ou parcialmente eletrônico. 103-B. § 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares. § 6º Os documentos digitalizados juntados em processo eletrônico somente estarão disponíveis para acesso por meio da rede externa para suas respectivas partes processuais e para o Ministério Público. abrangidos. Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário. EC 45/2004). até o final do prazo para interposição de ação rescisória. 25 da LRP no tocante à validade jurídica dos representantes digitais*. serão considerados originais para todos os efeitos legais. 16). 11. . § 3º Os originais dos documentos digitalizados. pelas procuradorias. c) Os documentos digitalizados poderão ser armazenados em meios eletrônicos. pelo art. comportando a juntada de documentos digitalizados (art. 16 da Lei sob comento.419. em tese.

por sua própria natureza – nato-digitais –. o mesmo problema de transmigração desses dados. Embora menos complexo que o processo de armazenamento de representantes digitais*. integridade. para ficarmos tão-somente com os livros do Registro de Imóveis). consultemos o Capítulo V . confiabilidade e a regra do não-repúdio – que significa. Para uma visão ampla do acervo. 10º. Isso deverá ser objeto de especificação em regulamento (art.200-2: “As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários. 10 . Os documentos assinados digitalmente são os produzidos nos termos do art. já que. Não é um processo barato e não será 8 Diz o art. Já a previsão de inserção de atos e documentos arquivados anteriormente abrangeria não só os livros. Mas o que se deve entender por inserção no “sistema de registro eletrônico”? O destinatário da norma deverá ser conduzido numa exegese realista. 10 da Medida Provisória 2. 40 da → Lei 11. livros e papeis. pelos complexos processo e dificuldades que suscita. militam. Estes documentos podem ser armazenados em repositórios eletrônicos e oferecem menor grau de complexidade para se sustentar a criação de arquivos de segurança. de 1991. intermediários e permanentes (art. na forma do art. 38. mas a fichas. tais documentos digitalizados. com a presunção que sustenta ter. Em primeiro lugar. que algumas referências já existem e que devem ser utilizadas como fundamento para uma norma realista que autorize a digitalização de documentos. 173 da LRP. deve considerar que a Lei não especifica o que deva ser o Registro Eletrônico. com a marca de autenticação (assinatura digital do oficial).977. e que esses documentos digitalizados. aqui se renova. § 1º da MP 2. que não devem ser destruídos.Da Conservação – da LRP. Vimos. o que nos dá uma noção do complexo documental que se divide e classifica entre os documentos públicos identificados como correntes. que o autor não poderá negar ou repudiar a assinatura digital aposta no documento eletrônico que se reputa por ele firmado 8. papeis. documentos. deverão ser acolhidos em repositórios eletrônicos. 37. 131 da Lei no 3. grosso modo. de 2009). mas a todo o acervo documental a cargo dos Registros de Imóveis. os atributos de autenticidade.071. de 24 de agosto de 2001. a seu favor.159. Neste capítulo encontramos não só referência aos livros de registro. a mesma força probante que os originais. de 1o de janeiro de 1916 Código Civil”. pelo conjunto normativo citado. segundo uma classificação rigorosa e metódica. c) Documento eletrônico assinado digitalmente (ICP-Br). 8º da → Lei 8.200-2.Os atos registrais praticados a partir da atual LRP abrangem os atos praticados em todos os livros de registro (art.

2006. II. 9 Para maiores detalhes sobre o SIGAD: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos . O arquivo de segurança dos livros de protocolo de todas as especialidades do serviço de notas e de registro poderá ser formado por meio informatizado. Alude a Tabelião ou a Oficial de Registro mas indica livros sob a guarda e conservação tão somente de tabeliães de notas e de protestadores. Cópias de segurança ou novo livro? Uma vez mais é preciso reconhecer que a redação não brinda a clareza que deve dimanar de documentos oficiais. O arquivo de segurança dos Livros de Protesto poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1995. bancar.redação defectiva A redação é defectiva. como o SIGAD*. versando sobre a conservação de documentos pelo tabelião de notas.e-ARQ Brasil. 6º. que pode e deve gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais 9. d) Qualquer outro método hábil. seria o caso de se perguntar: porque a partir de 1980? Os livros lavrados anteriormente a esta data não mereceriam a mesma guarda e conservação? A regra do art. fora do escopo da Recomendação. Parágrafo 2º. 11 . 46 da Lei 8. dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem. Ainda que estejamos. Além dos anteriores.3. A única hipótese que nos ocorre é a utilização de métodos específicos para tratamento do acervo documental dos Registros de Imóveis.. disponível em http://goo. 16 da LRP é de clareza meridiana: “os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente”. Mediante opção do Tabelião ou do Oficial de Registro.gl/yYBAM. Parágrafo 1º. quiçá.2013. Do mesmo jaez o art. aparentemente. e o seu art. de 1994.. a formação de arquivo de segurança dos Livros de Notas poderá abranger os livros escriturados a partir do ano de 1980. não se imagina que outro método poderia ser utilizado para realizar a cópia de segurança. Não há indicação de livros ou de documentos de Registro de Imóveis que pudessem ser conservados a partir de 1980. Escopo da regra . acessado em 10.satisfatoriamente realizado sem um alto investimento que somente um consórcio de cartórios poderá.935.

formado pela manuscrição ou por processos mecanográficos (já tradicionais nas serventias). a concorrência contraditória. formado o Livro Protocolo em meio inteiramente eletrônico. ao medium cartáceo. a anterioridade no acesso dos títulos a Registro. Ultrapassada esta questão. Como se dará a certidão de algo que não é autêntico? – a rectius. 12 . 1º desta Recomendação. pode inocular o germe da insegurança jurídica. Parágrafo 3º. Afinal. autoria consagrada pela regra de encerramento e subscrição pelo Oficial ou escrevente autorizado (arg. o Livro Protocolo estaria abrangido no conjunto indicado no art. nem assinatura eletrônica. Mas o seu destaque parece indicar um tratamento diferenciado. 180 da LRP). por modelo inteiramente informatizado? Dispensa-se a assinatura digital e a “reprodução de imagem” – diz a Recomendação. estamos diante de um arquivo de segurança – ou de simples substituição dos livros tradicionais por repositórios eletrônicos? Inclino-me pela segunda. que já prescindem de redução. Teoricamente. 184 e 185 da LRP)? Em conclusão. Estará a recomendação aludindo à substituição do Livro Protocolo. Esta prática é rotineira nos cartórios. já não será necessário reproduzi-lo em papel e assiná-lo como rotineiramente se faz? Em caso positivo. O arquivo de segurança dos índices do Registro Civil de Pessoas Jurídicas. digital. 179 e art. A regra da prioridade excludente leva à necessidade de comprovar. embora clara. sem necessidade de aposição da firma digital. teoricamente. 185 da LRP) por outro. mas de uma substituição de medium – o livro manuscrito e encerrado pelo Oficial (art. a regra não é clara e certamente merece reparos.bis? O mesmo lapso redacional ocorre aqui. Cópias de segurança ou novo livro . a necessidade de se expedir certidão do Livro Protocolo para que se comprove a prenotação de título. por força da Lei. Pode se dar. do indicador pessoal do Registro de Títulos e Documentos (Livro D) e dos indicadores real e pessoal do Registro de Imóveis (Livros nºs 4 e 5) poderá ser formado por meio exclusivamente informatizado. por meio do único livro hábil pra isso. já que o livro protocolo do Registro de Imóveis prova a prioridade e esta gradua e define a preferência dos direitos reais – prior tempore – potior iure. a recomendação. dispensada a assinatura digital e a reprodução de imagem. já não estaremos diante de um arquivo de segurança. das anotações que se fazem eletronicamente e que. sem necessidade de reprodução em papel. deveriam ser feitas nos livros tradicionais manuscritos ou por meio de fichas (art. do art.Falamos de arquivos de segurança. e a exclusão eventual pela regra da prioridade. Esta parte final estará a indicar que.

O disposto no dito artigo reza: “serão definidos em regulamento os requisitos quanto a cópias de segurança de documentos e de livros escriturados de forma eletrônica”. Aparentemente. ou qualquer outra parte do planeta. 40 da Lei 11. Os conteúdos do Registro de Imóveis são cognoscíveis e não franqueados livremente para escrutínio ilimitado. de 2009 10. Nesse caso. Nada a comentar..977. a critério do Oficial de Registro. mas pode. a formação de arquivo de segurança do Livro "D . O artigo 2º representa uma séria ameaça à integridade e inviolabilidade dos dados registrais e pode ocasionar uma exposição indevida de dados de caráter pessoal em meio que. 10 13 .O problema naturalmente deve ser posto nos seguintes termos: sem a prévia regulamentação do que seja o livro de Registro Eletrônico. A publicidade registral. as consideranda desta Recomendação deveriam ser ajustadas para contemplar inteiramente o conteúdo de seu articulado. competência jurisdicional etc. facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital. estendendo o rol do art. Registro Civil das Pessoas Naturais. em regra aberta a todos (art. ou em Porto Alegre. 2º. 17 da LRP) passa a ser modulada por direitos tutelados pela ordem constitucional – como o direito à privacidade e à intimidade. é inseguro. que se advinha pela redação do art. situar-se em Hong Kong ou Dallas. Backup na nuvem – ameaça a dados e à privacidade Uma vez mais somos obrigados a apontar inconsistências na recomendação. Parágrafo 4º. tal nos parece um risco. Um servidor externo pode localizar-se em São Paulo. além disso. facultar o uso de servidores externos. leva a questão a uma dimensão inaudita. As questões que se podem originar de conflitos pelo acesso indevido e utilização criminosa de informações registrais. igualmente. Ora. Art. não seria recomendável a modelagem de novos livros de registro. Poderá ser dispensada. por definição. Recomendar que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que ao menos uma de suas vias seja arquivada em local distinto da serventia. de modelagem de novos livros escriturados de forma eletrônico. Há que se levar em consideração a legitimidade para requisição de informações em massa que os modelos de gestão eletrônica da informação propiciam. 173 da LRP.de registro de proclama" do Registro Civil das Pessoas Naturais. estamos diante de recomendações acerca de requisitos de cópias de segurança e. sem que possam ser auditados ou mesmo certificados pela autoridade competente.

considerando-se que o art. Art. óptico etc.. Algumas estratégias de preservação digital. em regra. em sua versão 1. 4º. Os dados são públicos – os softwares podem ser proprietários? O alerta é pertinente e leva a importantes reflexões. A iteração de expressões como “mídia eletrônica. disponível em http://goo. mediante "backup" em mídia eletrônica.2. nesse caso. Alertar que o arquivo de segurança integrará o acervo da respectiva serventia e deverá ser transmitido ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior. Melhor seria que a Recomendação se louvasse em termos que já se acham definidos na própria lei. 3º refere-se aos documentos eletrônicos não se entende o que possa representar outro método hábil de backup que não utilize a mídia eletrônica. forma e conteúdo estão desvinculados do suporte. Esses documentos na verdade se materializam como sucessão de bits em um meio qualquer – eletrônico. acesso em 10.419. Mídia eletrônica ou digital é sinonímia. Por fim. documentos eletrônicos. digital ou outro método hábil” parece indicar uma distinção que não ocorre. de 2006) que assenta em verba explicativa o que seja meio eletrônico. lato senso.Art.2013. Com relação às cadeias de bits.gl/HpCqL.. em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização. na prática. Vale a pena reproduzir o que registram as Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais do CONARQ: As características físicas de documentos digitais. Sirva-nos de exemplo a Lei de Processo Judicial (Lei 11. melhor seria se a Recomendação pudesse pautar-se por uma terminologia assente em lei ou definida por órgãos técnicos 11. baseadas na conversão de 11 O Instituto de Tecnologia da Informação. Alertar que deverá ser formado e mantido arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo da delegação do serviço extrajudicial. quando um documento digital é salvo. podem mudar ao longo do tempo. Os documentos eletrônicos assinados digitalmente – ou os representantes digitais* – são considerados. conteúdo e composição. órgão gestor da ICP-Brasil. As características singulares desses arquivos levam a uma ordem de considerações que não devem ser desprezadas pelos gestores dos Serviços Registrais. 14 . ele é desmontado em uma ou mais cadeias de bits que contêm os dados de forma. 3º. A mudança de suporte não compromete a autenticidade do documento digital porque. Portanto. repositório eletrônico etc. ou ao novo responsável pela delegação. suporte e cadeias de bits neles registradas. isto é. digital ou outro método hábil à sua preservação. diferentemente dos documentos não digitais.3. disponibiliza em seu site o Glossário ICP-Brasil. assinatura digital ou eletrônica. em primeiro lugar é preciso esclarecer que.

13 12 15 . como as correições e inspeções realizadas pelo próprio CNJ revelaram. NATALY ANGÉLICA CRUZ citados na nota 1. implicam alteração das cadeias de bits. é necessário caminhar para o sentido de uniformização procedimental. Vide documento indicado na nota 5. no âmbito de sua competência 13. devendo contar com a regulamentação. Não se compreende que a Recomendação não tenha curado de indicar a necessidade de auditoria dos sistemas que geram. cujo exercício se delega com repartição de atribuições e competência territorial. novamente. de 31 de dezembro de 1973. Essa alteração deve manter a forma do documento originalmente produzido. finalmente. circulam e eliminam dados que ao final e ao cabo representam informações de caráter público e que se acham sob a guarda e tutela dos registradores (art. obviamente. Não obstante. 22. e com isso apoiar a autenticidade do documento digital 12. instituirão sistema de registro eletrônico. 5º. Art.formatos. como se viu na lei. caso existentes. dos Juízes Corregedores ou Juízes competentes na forma da organização local. indicada várias vezes no conjunto normativo. em inteira consonância com a regra de direito formal que atribui a regulação nacional a cargo do órgão competente (art. aspectos do Registro Eletrônico. que a própria Recomendação sob comento excetua a regulamentação estadual e é disso. na alteração que pode ocorrer nas cadeias de bits. SÉRGIO e de TEIXEIRA. observados os prazos e condições previstas em regulamento. 5º. veiculam. Lembremo-nos que o Registro Eletrônico foi colocado pela Lei sob a responsabilidade dos Registros de Imóveis: Art. que envolverá. O risco reside. a cargo do Poder Judiciário. por suas entidades de classe. que trata este Grupo de Trabalho. atualizam. sobre a formação e guarda de arquivo de segurança. Competirá aos próprios Registradores instituir o sistema de Registro Eletrônico. mantêm. os trabalhos de JACOMINO. É de se reconhecer que o Registro de Imóveis. Indico. embora seja uma instituição una e indivisível. Não menos certo. Esclarecer que prevalecerão as normas e determinações das Corregedorias Gerais da Justiça.015. 24 da LRP). instituído pela Portaria CG 12/2013 (art. justamente. infra). não deixa de apresentar assimetrias abissais. Fica a recomendação. XXV da CF/1988). 37. Ao recomendar que no caso de vacância os dados sejam transmitidos “em conjunto com os softwares que permitam o seu pleno uso e atualização” não se levou em conta que os sistemas (com utilização de software e hardware específicos) devam ser auditados e certificados por uma agência independente indicado pelos Registradores. ad censura do Poder Judiciário. Os serviços de registros públicos de que trata a Lei no 6. justamente.

é necessário prever a recepção e arquivamento de dados que integram o sistema de Registro Eletrônico em todas as suas dimensões ou módulos – seja na penhora online. portanto. mister a previsão de adoção de padrões reconhecidos pelos órgãos encarregados de regulamentar a gestão arquivística para digitalização de documentos e preservação do acervo digital ou tradicional dos Registros de Imóveis 14.2013. em 90 dias. É preciso. disponível em http://goo.gl/XCWlU. como quiçá nenhuma outra instituição. Recomendar que. observado o já disposto neste item Na expectativa de regulamentação. cuidaram de dispor sobre a matéria. 14 16 . Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo.3. Quando adotado o arquivamento de documentos sob a forma de microfilme ou em meio digital. Encontramos a disposição no item 26. cada qual com um padrão pré-estabelecido pela autoridade competente. no ofício eletrônico. como para acolhida dos representantes digitais* decorrentes da aplicação da Lei 11. o delegado manterá cópia de segurança em local diverso da sede da unidade do serviço. de 2009. Concentração decisória em matéria regulamentar A medida nos parece adequada. É necessário escrupuloso estudo para a classificação desse acervo para fins de estabelecer critérios arquivísticos aplicáveis a cada espécie de documentos que compõem o acervo registral – correntes. A ARISP conta com a Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados e poderá oferecer suporte às necessidades dos pequenos Cartórios de Registro de Imóveis que não contam com repositórios confiáveis* para acolhimento dos representantes digitais* e para os seus dados que compõem o Registro Eletrônico. pela Eg. da tarefa se desincumbiram com eficiência. acessado em 11. as Corregedorias Gerais da Justiça promovam o levantamento das unidades do serviço extrajudicial de notas e de registro que não mantenham.Repositórios confiáveis As Normas de Serviço da Eg. desenvolver uma política voltada para os aspectos relacionados com a preservação dos dados para a nossa e para as gerações futuras – o que foi feito admiravelmente bem pelos repositórios tradicionais que os Cartórios. 6º. intermediários e permanentes. Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo. Capítulo XIII das Normas de Serviço da CGJSP: 26. Art.1. Além do legado representado pelo acervo dos Registros de Imóveis. de disposições relativas ao Registro de Imóveis Eletrônico.1.977. nos backups remotos. nas imagens de matrículas etc. e obtenham informações sobre as providências adotadas por essas unidades. Trata-se de medida indispensável para a constituição de um repositório confiável* que não só abarque os arquivos representados pelos documentos nato-digitais. Recomenda-se a adoção das regras de boas práticas e recomendações do CONARQ sobre a matéria – especialmente as Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. em reforma recente. ou não providenciarem nesse período o arquivo de segurança.

to meet expectations all trusted digital repositories must 15 Definição que se encontra nas Diretrizes citadas na nota 5. documentos.977. Backup remoto – solução institucional Sugerimos que o GT encaminhe requisição de informações à Central ARISP de Serviços Eletrônicos Compartilhados (correição online) para que se detalhe quantos cartórios aderiram aos serviços de backup remoto e quais as condições que a entidade oferece para acolhimento do acervo de todos os Registros de Imóveis do Estado de São Paulo. de 2009).935. ou Juízes competentes na forma da organização local para a fiscalização dos serviços extrajudiciais de notas e de registro. com base em regras baixadas pelo juízo competente (art. however. com acompanhamento da CGJSP. 36 da Lei 11. portanto. de 1994 c. É fundamental que os critérios adotados para a observância das recomendações baixadas pelo CNJ sejam exaustivamente discutidos interna corporis. E que se encarregue o GT de acompanhar a recomendação contida no art. papeis a cargo dos Registrador de Imóveis do nosso Estado. 7º. para que se adotem procedimentos seguros e adequados para a gestão do importante acervo representado pelos dados. art. 6º sob comento. Whatever the overall infrastructure. Art. não sofreram nenhum processo de alteração e.A trusted digital repository is one whose mission is to provide reliable. são autênticos 15. XV. livros. 30. Repositório confiável . MINISTRO FRANCISCO FALCÃO Corregedor Nacional de Justiça Glossário Cadeia de custódia ininterrupta: linha contínua de custodiadores de documentos arquivísticos (desde o seu produtor até o seu legitimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos são os mesmos desde o início. 17 . da Lei 8. Brasília . inclusive para ciência aos responsáveis pelas unidades do serviço extrajudicial de notas e de registro e aos Juízes Corregedores. long-term access to managed digital resources to its designated community.DF. Determinar o encaminhamento de cópia desta Recomendação às Corregedorias Gerais da Justiça. Trusted digital repositories may take different forms: some institutions may choose to build local repositories while others may choose to manage the logical and intellectual aspects of a repository while contracting with a third-party provider for its storage and maintenance. now and in the future.c.Sugerimos que este Grupo de Trabalho possa encarregar-se de direcionar os estudos sobre o processo de formação do repositório eletrônico confiável a cargo da própria instituição registral.

É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital (born digital) 17. Representante digital . Mountain View: RLG.2013. um determinado número de softwares integrados. have policies. 16 18 . processado por computador. A definição se encontra em Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities. de 28 de abril de 2010 . access. característico do sistema de gestão arquivística de documentos. practices.e-ARQ Brasil citado na nota 9.conjunto de procedimentos e operações técnicas.(digital surrogate) . disponível em http://goo. ou uma combinação desses. and· meet the responsibilities detailed in papers 16.Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. demonstrate fiscal responsibility and sustainability.3. Pode compreender um software particular.• • • • • • • accept responsibility for the long-term maintenance of digital resources on behalf of its depositors and for the benefit of current and future users. and security of materials deposited within it. adquiridos ou desenvolvidos por encomenda. SIGAD . and performance that can be audited and measured. design its system(s) in accordance with commonly accepted conventions and standards to ensure the ongoing management. An RLG-OCLC Report. but also the digital information for which it has responsibility. 17 Resolução 31. establish methodologies for system evaluation that meet community expectations of trustworthiness. 18 A definição se extraiu de Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos . 2002. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos 18.gl/LtaJP acesso em 12.Representação em formato de arquivo digital de um documento originalmente não digital. be depended upon to carry out its long-term responsibilities to depositors and users openly and explicitly. have an organizational system that supports not only long-term viability of the repository.