Exprime tus PDF

… usando Mac OS X y sin pagar un euro

Iniciamos una serie de Guías que te ayudarán a crear, modificar, combinar … en definitiva, gestionar tus archivos PDF en tu Mac. Los ficheros con extensión PDF, un estándar actual, fue inventado por Adobe hace ya 15 años, y ha sido perfeccionado con el tiempo hasta llegar a convertirse en el favorito actualmente para difusión electrónica de documentos, ya no solo en la Red, sino en los entornos corporativos, tutoriales, manuales, etc. Las principales características que han hecho de este formato el más utilizado serían:
 Puede integrar texto, imágenes, enlaces, música, vídeo.  Es una especificación Abierta gracias a lo que se han podido generar aplicaciones libres que permiten su creación, visualización y manipulación.  Puede protegerse con contraseña, definiendo el creador del documento los niveles de acceso al mismo (imprimir, copiar, editar, incluso visualizarlo)  Es un formato multiplataforma, pudiendo ser manejado en los Sistemas Operativos más utilizados.

Porque, al contrario que el Sistema Operativo (sic) de Microsoft, el de nuestro Mac lleva en su corazón lo necesario para trabajar con PDFs. El motor Quartz 2D de Mac OS X dibuja imágenes en pantalla a partir de datos Postscript/EPS de alta resolución en vez de mapas de bits de baja resolución. Gracias a esto, puedes imprimir en calidad Postscript en impresoras no-postscript y también convertir a PDF cualquier tipo de documento, imagen, etc.. desde las aplicaciones de tu Mac. Esto es debido a que, al estar integrado en el sistema, no requieren de aplicaciones externas para realizar esta función. Veremos como se hace. Además, veremos también herramientas online y algunos trucos para hacernos la vida más fácil. Mas adelante, en la siguiente guía de la serie, aprenderemos a utilizar herramientas de terceras partes que permitirán que podamos prescindir de aplicaciones comerciales para acceder a todas las posibilidades que ofrece este formato de documento tan popular. Con aplicaciones freeware y shareware haremos de modo automático todo lo que PDF nos permite. Nada mas, empezamos con esta primera guía de la serie “Exprime tus PDF” que espero te ayude a utilizar mejor tu Mac.

Pero no, en esta primera Guía no vamos a utilizar las herramientas creadas por Adobe sino que vamos a usar únicamente las posibilidades de Mac OS X para gestionar este tipo de documentos.

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Vista Previa

La aplicación quizás menos valorada, junto con Textedit, pero al mismo tiempo más utilizada es Vista Previa. Esta fantástica herramienta es el visualizador de archivos de imagen y ficheros PDF por defecto de Mac OS X. Con Vista Previa podremos abrir JPG, GIF, HDR, TIF, PSD, PICT, PNG, BMP, SGI, PS, EPS y PDF. Además, podemos girar imágenes, aplicar pequeñas modificaciones, cambiarlas, cortarlas, convertirlas, hacer capturas de partes de documentos, realizar búsquedas dentro de documentos PDF, crear anotaciones, etc. Y es este apartado de la visualización y manejo de PDF el que nos ocupa en esta ocasión. Lo primero que haremos será abrir cualquier fichero PDF con Vista Previa. Si nuestro sistema permanece en la configuración por defecto al hacer doble clic sobre un archivo de este tipo se abrirá INMEDIATAMENTE. Puede que la instalación de aplicaciones de terceros, como Acrobat Reader, haya cambiado esto. Lo que haremos entonces será seleccionar el archivo a abrir (o cualquier otro) en el Finder y seleccionar la opción del Menú Archivo ‘Mostrar información’ (se accede a lo mismo con la combinación de teclas comando+i). En la ventana que se abre observaremos si en el apartado “Abrir con” está seleccionada la aplicación Vista Previa. Si no es así, podemos seleccionarla de la lista desplegable, y si va a ser esta nuestra elección para todas las ocasiones entonces pulsaríamos en el botón “Cambiar todo”. Desde ese momento siempre que hagamos doble clic en el Finder sobre el tipo de archivo elegido se mostrará en la opción definida por nosotros. Esto es válido para cualquier otro tipo de archivo así que ya tienes el primer truco gratis de esta guía. También, por supuesto, podemos mas adelante cambiar nuestra elección de aplicación accediendo de nuevo a esta ventana. Pues bien, una vez hemos definido que se abra con Vista Previa veremos que opciones nos da esta aplicación para gestionar y visualizar los PDF. Como decía antes, una vez abierto el archivo a la velocidad del rayo, pues una de las virtudes de esta aplicación es precisamente su rapidez, tendremos a nuestra disposición bastantes posibilidades de manipulación del fichero. Esta rapidez es motivada por lo que comentaba en la introducción a la Guía del hecho de que Mac OS X maneja nativamente

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este tipo de archivos. Es mas, lo podemos comprobar desde la misma interfaz de Vista Previa y, para que veas que es cierto será lo primero que hagamos. Una vez abierto el PDF, si este fue creado desde cualquier aplicación de Mac OS X como las opciones de exportación de las aplicaciones de iLife o, simplemente, desde las opciones de impresión, podemos comprobar lo que te comentaba. Para ello volvemos a pulsar la mágica combinación de teclas comando+i mostrándonos lo siguiente …

Seleccionando la pestaña ‘Detalles’ vemos en ‘Productor del PDF’ la leyenda “Mac OS X 10.4.8 Quartz PDFContext” que no es, ni mas ni menos, que el motor interno de nuestro sistema operativo que comentábamos. Pero vamos a meternos ya en harina.

Primero observamos en la pantalla principal de la aplicación la barra de herramientas con las opciones que nos ofrece para visualizar y manipular el archivo.

Podemos pasar de página, ir a una en concreto, avanzar o retroceder, verlas a mayor tamaño, girarlas, recortar el fichero para hacer una captura y, si accedemos a los botones de herramientas … usar el cursor del ratón para desplazarnos por el documento, seleccionar texto del mismo, hacer selecciones, o incluso incluir anotaciones de texto o gráficas como puedes ver. Estas anotaciones, por supuesto se guardarán en nuestro documento si así lo deseamos y son especialmente útiles para rellenar documentos de formulario no compatibles con todos los visualizadores de PDF.

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Si elegimos la herramienta de Texto podemos seleccionar parte del texto del documento, copiarlo y pegarlo en un documento nuevo. De este modo podemos recopilar información selectiva a nuestro gusto.

Es mas, puedes comprobar que conserva los formatos de texto, viñetas, etc del documento original. En este caso hemos hecho la prueba pegando el texto en la aplicación TexEdit, otra gran desconocida y fantástica herramienta incluida en nuestro Mac que puede abordemos en otra ocasión. Ta m b i é n podemos buscar a la velocidad del rayo en el documento. Para ello mostramos el “Cajón” si no está visible. Una vez abierto disponemos de una caja de búsqueda donde, introduciendo
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el criterio deseado, obtendremos los resultados mientras escribimos. Para ello, el cajón cambia su vista dejando de mostrarnos las miniaturas de las páginas para enseñarnos los resultados. Seleccionando uno de ellos nos mostrará la página y la palabra resaltada Si te fijaste en la captura anterior, hay otros modos de visualizar un PDF en Vista Previa del de página única. Vamos a echar un vistazo rápido a las posibilidades disponibles. Aparte de la visualización normal página a página podemos elegir la de ‘Páginas opuestas’, obteniendo un aspecto de doble pagina que si, además, añadimos el ‘Modo Libro’, adaptará esta vista a como quedaría el documento en cuanto a su disposición de páginas pares o impares. Podemos hacer mas cosas, por supuesto, pero eso ya te lo dejo a ti y que descubras el resto de posibilidades, como el ‘Pase de diapositivas’, perfecto para una lectura sin interrupciones ni elementos superfluos en pantalla. Pero no queda ahí todo pues aún nos ofrece esta gran aplicación otras posibilidades que la hacen especialmente potente y útil.
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Vamos a ver, estamos hablando de que con Vista Previa puedes visualizar documentos que, normalmente, te habrás descargado de la Red o te habrán enviado para su revisión o estudio. Pues a veces nos encontramos con que estos documentos tienen un gran tamaño o igual incluso queremos guardar una copia en otro formato diferente para manipularlos a posteriori. Bien, también podemos hacerlo. Una opción obvia sería el modo en que el que yo realizo las capturas para las guías, y es utilizar las opciones de captura de imagen de Mac OS X que, con sus accesos abreviados mediante el teclado te permitirá captura la pantalla completa, la ventana o una selección de la misma. Esto puede ser útil en algunas ocasiones pero se queda corto para las grandes oportunidades que nos ofrece Vista Previa. Para descubrirlas debemos acceder al menú ‘Archivo>Guardar como …’ donde observaremos que la primera opción es el formato PDF, pero viene con premio, pues desplegando las opciones del ‘Filtro Quartz’ (¿Recuerdas que de esto ya te hablé?) tenemos varias configuraciones para reducir el tamaño del archivo, incluida la de convertir todo a blanco y negro, si lo importante es el texto, por ejemplo. Dependiendo de la optimización previa del fichero PDF los resultados serán mas o menos espectaculares en cuanto a ahorro de espacio.

Pero aún hay mas …

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Podemos elegir una buena cantidad de formatos de imagen en el que guardar página a página nuestro PDF. En varios de ellos podremos elegir la calidad de la imagen generada o incluso el parámetro de compresión. Pero vaya, que creo que me vas a echar la bronca si no te cuento uno de los trucos más buscados en los PDF. Seguro que mas de una vez has descargado un fichero PDF de la red que, ¡Albricias!, contenía una imagen por la que morías hace tiempo. Y no sabes como usarla en tus documentos. Muy fácil, con la herramienta de selección de Vista Previa. Vamos a por el truco que hará tus delicias. Para ello haremos trabajar juntos a Vista Previa y TexEdit. Lo primero que hacemos es elegir la ‘Herramienta de Selección’ del cajón de herramientas de la parte superior de la ventana. A continuación hacemos “clic y arrastramos” alrededor de la imagen que queremos extraer. Con ello que da oscurecido el resto del documento, resaltando nuestra selección. Ahora copiamos, o desde el Menú Edición>Copiar o con la combinación ‘comando+c’. Con esto ya tendremos la selección en el Portapapeles (el lugar de intercambio temporal del Mac OS X de elementos copiados). Ahora abrimos TexEdit, que se encuentra en la carpeta “Aplicaciones” y pegamos (Menú Edición>Pegar o ‘comando+v’)

Lo que obtenemos es la imagen seleccionada en un documento nuevo que, ahora si, podemos usar en nuestros documentos personales. Bueno, pues creo que no está mal para empezar. Ahora vamos a ver como creamos PDF en nuestro Mac.

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Crear un PDF

Porque claro, ¡Queremos hacer PDFs! Y nuestro Mac nos lo pone MUYYYY fácil. Para ello solo tenemos que realizar una de las acciones más habituales en un ordenador: IMPRIMIR. Para que veas como se hace abrimos un documento, por ejemplo de Excel, elegimos el Menú ‘Archivo>Imprimir’ o la combinación de teclas ‘comando+p’ y, aparte de las opciones habituales, tenemos abajo un botón “PDF” que, al desplegarlo, nos muestra las opciones de creación de nuestro flamante fichero. Dependiendo de cuán personalizado tengas tu sistema, y las aplicaciones instaladas, observaras mas o menos opciones así que no te sorprendas si en tu Mac tienes menos (o mas) que las que te muestro. También veremos luego de donde salen esas posibilidades, no te preocupes. Pues nada, así de simple. Una vez elegido el nombre y destino de nuestro fichero tendremos un PDF creado por nosotros mismos sin necesidad de invertir tiempo ni dinero en buscar aplicaciones externas y tan simple como todo en nuestro Mac. Este archivo PDF podremos abrirlo en Vista Previa o cualquier otro visualizador de este tipo de archivos.

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Servicios PDF

Este apartado es algo mas farragoso pues nos adentra en la gestión interna del Sistema pero, por otro lado, nos permite acceder a funciones avanzadas de la gestión que Mac OS X puede hacer a la hora de crear ficheros PDF. De lo que estamos hablando es de la función que permite que cuando elegimos la opción de “Imprimir como PDF” dispongamos de las opciones que observamos. Desde la instalación básica de nuestro sistema ya disponemos de las principales, pero se pueden ampliar, hacer que se muestren en nuestro idioma o con el nombre que mas nos gusten, e incluso modificarlas. Vamos a ver como se hace esto. Lo primero que observamos es eso de “Editar menú …”, bueno, al menos a mi estas cosas me llaman la atención. Si hacemos clic ahí veremos que podemos cambiar el nombre de las opciones simplemente seleccionándolas y que también hay unos botones para quitar y añadir (+ y -). Nada, pues vamos a pinchar al de añadir a ver de que va esto. Pues lo que nos ofrece es la típica ventana de búsqueda de archivos de Finder, donde podremos elegir, por ejemplo, “flujos de trabajo” realizados en Automator que añadan mas funciones a nuestros PDF. Dicho sea de paso, estas opciones, visibles inicialmente, muestran los ‘Servicios PDF’ disponibles en las carpetas “PDF services” (hay dos) en el disco de nuestro Mac y, como comentábamos antes, algunas ya están disponibles desde la instalación de Mac OS X. Si nos pasamos por estas carpetas encontraremos, inicialmente, con archivos de “flujo de trabajo” de Automator que, como no, podemos abrir para observar como están hechos y, de paso, aprender un poco para animarnos en un futuro a crear los nuestros y, de ese
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modo, añadir mas funciones a la creación de PDF o la automatización de cualquier actividad en nuestro Mac.

Escapa del ámbito de esta guía mostrar su uso, por supuesto ,así que tienes tarea. Empieza por las Guías de Macuarium donde encontrarás información al respecto.

Volviendo al asunto de los ‘Servicios PDF’, verás que con el tiempo, y la instalación de aplicaciones, el menú disponible se irá ampliando y podrás hacer mas cosas con tus ficheros. P a r a t e r m i n a r, porque adentrarse en profundidad en este tema conllevaría una guía por si solo, puedes ver como está hecho el “flujo de trabajo” que comprime tus PDF (‘Comprimir PDF’). En este caso, la acción que realiza con los archivos PDF que generemos es utilizar el parámetro de compresión JPG a calidad mínima con lo que reducirá la resolución de las imágenes contenidas en el fichero reduciendo, de este modo, el tamaño final del mismo.

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TexEdit

Ahora vamos a ver que puede hacer esta maravilla de aplicación con nuestros PDF que no sepamos ya. Pues aquí os traigo un truco no muy documentado pero que funciona estupendamente. Con el podrás tener una recopilación de tus PDF favoritos, o unir en un archivo único varios documentos PDF de un mismo contenido o lo que se te ocurra. Y el proceso es bien simple. Elige los archivos PDF en el Finder y … arrástralos sobre el icono de TexEdit en el Dock o sobre un documento nuevo, con TexEdit ya abierto. Lo que obtienes es un documento que incluye ordenados los PDF que arrastraste a TexEdit, que podrás visualizar con total sencillez. Pero no solo eso. Cuando has arrastrado los PDF a TexEdit lo has hecho (y tu sin saberlo ¡!) como “paquetes”, y eso significa que están ahí incrustados en el documento. Y lo que esto te permite es que si haces doble clic sobre cualquiera de los PDF incluidos en el documento te lo abrirá aparte en Vista Previa. Con las dobles barras de desplazamiento puedes desplazarte por el documento o los PDF a placer. Una vez satisfecho con la “recopilación” guarda el archivo y ya tienes tus PDF bien guardaditos y a una velocidad de visualización incomparable. Majo el TexEdit ¿Eh?.

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iTunes

¿Tienes siempre abierto iTunes para escuchar la Banda Sonora de tu vida? … Entonces, ¿Por que no usar también este catalogador de “música” para organizar tus documentos en PDF?. ¿De verdad que no sabías que podías?, pues es muy fácil. Solo tienes que arrastrar tus documentos en PDF preferidos al icono de iTunes en el Dock o a la ventana de iTunes para que te los copie (si así tienes predefinido iTunes) o te cree enlaces a los mismos (en la otra configuración posible).

Una vez hecho esto tendrás tus PDF en la ventana de iTunes, con la salvedad de que no dispondrán de información de ‘artista’, ‘género’, etc.

Para que la catalogación sea realmente útil solo debes crear una “Lista personalizada” que te los organice correctamente.

En la misma, solo pondrás una regla que recoja los archivos de “Tipo” que “contiene” “pdf”. Con eso ya lo tienes.

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Ahora dispones de una lista con tus documentos en PDF que, haciendo doble clic sobre cualquiera de ellos, te lo mostrará en Vista Previa. Y todo ello sin necesidad de utilizar mas aplicaciones que tu reproductor de música iTunes.

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iPhoto

Pues si, también con iPhoto puedes hacer grandes cosas en PDF, el tema ya se ha tratado en parte en la guía a la que accedes si haces clic este enlace directo.

También otro modo de crear PDFs con iPhoto es el siguiente: Añade imágenes a iPhoto Crea un álbum Le das a imprimir, eliges "página completa" por foto, y en lugar de imprimir, “guardar como PDF”

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Safari

Y terminamos con el navegador por defecto de nuestro Mac. Porque si, también podemos visualizar archivos PDF en el navegador Safari de Mac OS X. Para ello simplemente haremos clic en el enlace al fichero y nos aparecerá en la ventana del navegador.

Que no queremos esto sino que preferimos descargar el archivo PDF para, posteriormente, visualizarlo o hacer todas las demás cosas que hemos aprendido, pues en vez de hacer clic sobre el enlace usaremos la combinación ‘opción+clic’ con lo que se iniciará la descarga del archivo a la carpeta de descargas de Safari. Y, por último, como truco final, prueba a arrastrar un archivo PDF desde el Finder al icono de Safari en el Dock (jeje). ¿Mola eh?.

NOTA: esta funcionalidad pueden cambiarla aplicaciones de terceros como Acrobat Reader, Acrobat Profesional o incluso herramientas de configuración del sistema como Onyx y otras. Si no te funciona tendrás que revisar las preferencias y opciones de esos otros programas para devolver esta opción.

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Agradecimientos y Créditos

Bien, espero que todo haya ido bien. Si ha sido así puedes realizar una donación al Equipo de Colaboradores de Macuarium.com o utilizar este documento para ayudar a otros maqueros como ha sido mi pretensión con esta Guía. En la siguiente guía de esta serie te mostraré como trabajar con ficheros PDF pero ya utilizando soluciones ofrecidas por terceras partes y no incluidas por defecto en tu Mac. Eso si, hablaremos principalmente de utilidades gratuitas.

Para finalizar, te indicaré las referencias utilizadas para la elaboración de esta MiniGuia así como otros enlaces a aplicaciones de terceros que pueden ayudarte también a solucionar problemas como los descritos.

Referencias
➡ Foros de “Soporte Software” de Macuarium.com ➡ Foros de “Bienvenidos al Mac” de Macuarium.com ➡ Wikipedia en Español ➡ Documentos Técnicos de Soporte de Apple ➡ Página de Adobe ➡ AutomatorWorld ➡ Automated Workflows

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