Exprime tus PDF

… usando aplicaciones que te dan “algo mas”

Terminamos con esta entrega una serie de Guías que te ayudarán a crear, modificar, combinar … en definitiva, gestionar tus archivos PDF en tu Mac. Los ficheros con extensión PDF, un estándar actual, fue inventado por Adobe hace ya 15 años, y ha sido perfeccionado con el tiempo hasta llegar a convertirse en el favorito actualmente para difusión electrónica de documentos, ya no solo en la Red, sino en los entornos corporativos, tutoriales, manuales, etc. Las principales características que han hecho de este formato el más utilizado serían:
 Puede integrar texto, imágenes, enlaces, música, vídeo.  Es una especificación Abierta gracias a lo que se han podido generar aplicaciones libres que permiten su creación, visualización y manipulación.  Puede protegerse con contraseña, definiendo el creador del documento los niveles de acceso al mismo (imprimir, copiar, editar, incluso visualizarlo)  Es un formato multiplataforma, pudiendo ser manejado en los Sistemas Operativos más utilizados.

Pero no, en esta segunda Guía no vamos a utilizar las herramientas creadas por Adobe sino que vamos a usar únicamente aplicaciones gratuitas y shareware que nos aporten algo mas. Veremos también herramientas online y algunos trucos para hacernos la vida más fácil. Porque, aunque en la primera guía de esta serie descubrimos que solo con lo que “viene” en nuestro Mac podemos hacer mucho, con estas propuestas que te hago harás mucho mas. Nada mas, empezamos con esta segunda guía de la serie “Exprime tus PDF” que espero te ayude a utilizar mejor tu Mac.

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PDF2RTFservice

Empezamos con un servicio que se integra en nuestro sistema permitiendo abrir archivos PDF a aplicaciones que en principio no lo admiten. Una vez descargada de la web del desarrollador descomprimiremos el fichero comprimido para que nos muestre una carpeta. En ella tenemos la aplicación y un fichero “readme”. El proceso de instalación es el siguiente: 1. Copiar el archivo ‘PDF2RTFservice.service’ en la carpeta “Services” dentro de la Librería de nuestro directorio de usuario, o sea ‘tuusuario/Libreria/Services’ (si no existiera se puede crear). Si quieres que esté disponible para todos los posibles usuarios del Mac se copiaría el archivo a ‘/Librería/Services’. Reinicia tu sesión o el sistema para que esté disponible el servicio.

2.

A partir de este momento cualquier aplicación basada en ‘Cocoa’ (como TexEdit o Pages) podrá abrir archivos PS, EPS y PDF. También podrás usar la técnica de “arrastrar y soltar” en cualquier aplicación de este tipo. Una vez abierto, el archivo se convierte a RTF con lo que podemos editar su contenido y posteriormente guardarlo a nuestro gusto.

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Lo que hay que tener en cuenta es que se perderán formatos especiales e imágenes pero para guardar el texto de documentos PDF es una solución ideal, sencilla y, por supuesto gratis.

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CombinePDFs

Desde MonkeyBreadSoftware nos traen esta maravilla de pequeña aplicación gratuita, programada en RealBasic. La podemos descargar desde esta página web. Una vez en nuestro Mac, abrimos la imagen de disco (.dmg) y arrastramos el icono de la aplicación a donde elijamos. Pues bien, la apariencia simple de esta aplicación no debe confundirnos pues permite opciones realmente interesantes y potentes. Si arrastramos nuestros documentos PDF sobre la ventana de la aplicación (también a través del botón ‘Add’) vemos que muestra la lista de los mismos desglosados página a página. Ahí podemos quitar páginas (‘Remove pages’), recolocarlas simplemente arrastrando y soltándolas en el lugar deseado.

También, aunque menos obvio al no disponer de botón dedicado a ello, puedes añadir rotación a las páginas que quieras, e incluso bordes de diversos tipos. Una vez a tu gusto solo tienes que elegir el nombre del fichero final y hacer clic en ‘Merge PDFs…’.

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El resultado es ciertamente efectivo, bueno y sorprendentemente rápido.

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CocoaBooklet

Ahora vamos a ver esta chulada de aplicación que me tiene encandilado. Es algo bien sencillo pues su única misión es realizar cuadernillos, para plegar y recortar, de tus documentos en PDF. La aplicación puedes descargarla en la página del desarrollador y es gratuita aunque acepta donaciones al autor de esta pequeña obra de arte de software. Una vez descargada, montada la imagen y copiada la aplicación en tu carpeta de Aplicaciones puedes ejecutarla mostrándote una única y sencilla ventana. Su único cometido es que arrastres sobre ella el PDF a tratar, pero antes vamos a configurar las opciones que tenemos disponibles pues si no le decimos lo contrario el proceso es automático una vez soltamos el archivo sobre la ventana de la aplicación. Para ello accedemos al menú ‘CocoaBooklet>Preferences. Lo primero que observamos es la pestaña donde elegiremos el tipo de papel sobre el que vamos a imprimir, la orientación (vertical u horizontal) del mismo, los márgenes a aplicar (‘margins’), definiendo los laterales (‘left and right’) y los superior e inferior (‘upper and lower’). Si nos equivocamos podemos devolverlos a los por defecto pulsando en ‘Default margins’. También podemos marcar unas guías (‘gutter’) para los cortes, que solo se usarán en el formato “minibooklet” que veremos más adelante. Por último, definimos las unidades de medida con las que configuramos los parámetros, ya sean centímetros o pulgadas.

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En la siguiente pestaña ‘Destination’ elegimos donde se guardará la copia en cuadernillo de nuestro documento. Para ello podemos definir si queremos que … Nos pregunte (‘ask’) Mismo lugar que el original (‘same as original’) En … (‘use), donde elegiremos la carpeta de destino.

A continuación podemos elegir si queremos que el archivo generado lleve algún sufijo al final del mismo que lo identifique como tal.

Esto es especialmente interesante si la carpeta de destino es la misma que la del original o si, simplemente, queremos tenerlos bien identificados para búsquedas posteriores. Para finalizar, en la última pestaña es donde vamos a elegir el tipo de cuadernillo que queremos. Te voy a comentar lo que significa cada opción de las que disponemos por orden de aparición: “Hacer un minicuadernillo” crea un cuadernillo con 4 páginas en cada página impresa. Con esta opción no necesitas una impresora a doble cara. En mi experiencia es la mejor opción en todos los sentidos. “Hacer un minicuadernillo a doble cara”. Con esta opción, además, tendrás un cuadernillo una cuarta parte del tamaño del original. En mi experiencia no es la mejor opción. “No doblar las páginas impares”. Con esta casilla seleccionada preparas el documento imprimirlo a dos caras con un pequeño borde. “Separar el documento en varios cuadernillos”. Aquí puedes elegir, además, el máximo de páginas.

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“Separar el cuadernillo en páginas pares e impares”, opción muy interesante para hacer cuadernillos a doble cara en impresoras sin esta funcionalidad. “Añadir marcas de corte y doblado”. Pues eso, para facilitar la vida a esos que no tendrían futuro como ladrones de panderetas, como un servidor. Pues ya está. Una vez definidas las preferencias ya podemos hacer cuadernillos de nuestros PDF favoritos para tenerlos siempre disponibles.

Luego, el modo de doblarlos y cortarlos también tiene su aquél, Para los que no sacaron buenas notas en la clase de manualidades, en la web de CocoaBooklet nos han puesto unos esquemas que reproducimos aquí. Sigue en esta secuencia las instrucciones y tendrás tu cuadernillo.

Pero eso no es todo. Porque CocoaBooklet puede facilitar aún mas la creación de cuadernillos. Una vez hemos determinado nuestras preferencias podemos prescindir de la carga de la aplicación para hacer cuadernillos. ¡Si! Has leído bien porque con podemos crear un “Servicio PDF” (seguro que te suena de la primera guía de esta serie) desde la aplicación. De este modo, podremos hacerlos desde la ventana de impresión de cualquier aplicación de nuestro Mac. Para crear el servicio solo tenemos que acceder al menú ‘’CocoaBooklet>Create a PDF service’.
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Una vez seleccionado dispondremos de una nueva opción en las posibilidades de crear PDFs desde la ventana de impresión de nuestras aplicaciones. En la captura sale la opción ya traducida aunque CocoaBooklet no lo hace así, sino que te saldrá inicialmente como “Create booklet”. El modo de cambiarlo ya te lo expliqué en la primera guía de esta misma serie.

Con todo esto, lo que consigues es que un documento a página completa se transforme en un cuadernillo muy práctico “para llevar” donde las páginas se colocan de modo que al plegarlas queden perfectas.

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Recordarás que en la primera guía de esta serie “Exprime tus PDF” hablábamos de que podías clasificar tus PDF en iTunes y que, en general, con las aplicaciones de nuestro Mac podíamos hacer casi de todo. Pues yep es lo que le falta a Mac OS X. Lo que te presento es una aplicación que debería venir por defecto en cada Mac, es el organizador definitivo para tus documentos, un iPhoto para textos, PDFs, documentos escaneados, etc en la línea de las aplicaciones de iLife y mucho mas. Además es una aplicación totalmente gratuita, con una interfaz fantástica, de las mejores que he visto, un rendimiento impresionante, está en Binarios Universales, etc, etc, etc. De verdad, no se puede vivir sin yep. Lo primero que has de hacer es descargar la aplicación desde la web del desarrollador. Una vez montada la imagen de disco y copiada la aplicación a nuestra carpeta preferida ejecutamos la aplicación y empezamos a gozar con su interfaz.

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Inicialmente nos mostrará ya algunos documentos de muestra además de la documentación del programa. Solo con ello ya podemos vislumbrar lo que nos vamos a encontrar. Lo que no voy a hacer, en esta ocasión, es desglosar todas y cada una de las posibilidades de esta aplicación pues merece mención y artículo aparte, pero si te adelanto algunas de sus virtudes: Etiquetas por defecto (automáticas) e inteligentes definibles también por el usuario. Carpetas y carpetas inteligentes al estilo iLife Importación de tus documentos copiándolos, o no, en la carpeta ‘yep documents’, igual que haces con iTunes o iPhoto. Opciones de búsqueda impresionantes (no se me ocurre otro modo de describirlo) Escaneado y organización de documentos impresos directamente desde la interfaz de yep. Visualización de documentos desde la interfaz de yep o desde visor externo. Impactantes efectos visuales de la interfaz del programa que te enamorarán. Previsualización de documentos y sus etiquetas solo con pasar el ratón sobre ellos. Creación de documentos desde el mismo programa solo con arrastrar y soltar imágenes. Creación de carpetas inteligentes a través de resultados de búsquedas. Integración con .Mac Integración de etiquetas en Spotlight.

Nada mas, de momento, aparte de agradecimiento eterno a Ted Leckie y Tom Andersen por esta magnífica pieza de software por la que deberían recibir acciones de Apple. ¿Te he dicho ya que yep es una aplicación gratuita y que puedes descargarla de este enlace?

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Para terminar esta serie de guías sobre como exprimir PDFs he dejado la aplicación que me dio la idea del título. PDF Shrink es una aplicación que nos permitirá convertir nuestros documentos PDF a tamaños y resoluciones adaptados a nuestra necesidad. De paso, podremos añadir o quitar opciones, introducir medidas de seguridad, y alguna cosa mas. De todos modos es una excepción pues no es una aplicación o solución gratuita como el resto pero para mi es una utilidad imprescindible en mi sistema, por la que merece la pena pagar los 35$ que vale si trabajas habitualmente con documentos PDF. Tiene cualidades suficientes y ofrece particularidades que justifican la pequeña inversión. Bueno, en cualquier caso, puedes descargar una versión de prueba de 10 días en la página de descargas y, mas adelante, si valoras como yo esta aplicación, adquirirla online. La aplicación, una vez instalada, nos muestra todo su potencial en una sencilla ventana desde la que podemos acceder a todas sus funciones. Las únicas preferencias que configuraremos del programa es si queremos que busque actualizaciones o que haga un log en caso de apagarse indebidamente, por lo que todo está en lo que ves. Aunque no es tan obvio, así que vamos a explicarlo … La barra de iconos nos facilita acceso a las acciones mas comunes y la ventana principal es donde tenemos los “flujos de trabajo” u opciones de salida de los PDF que procesemos. Nada mas instalar la aplicación ya tenemos 3 opciones por defecto (Email, Print y Web) pero podremos cambiarlas, cambiarles el nombre (como es mi caso también), crear otras a partir de estas o las nuestras totalmente a nuestro gusto.

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La mejor es que veamos las posibilidades editando/revisando cualquiera de las que vienen ya por defecto. Para ello haremos doble clic en la que elijamos, mostrándonos el asistente. Inicialmente nos muestra el modo básico de edición de flujos, pero podemos acceder al Modo Avanzado pulsando en el botón ‘Advanced’ recomendado, eso si, si dispones de los conocimientos necesarios para saber lo que estás manipulando. Accederemos a una configuración mas fina, eso si, pero para un primer contacto y uso estoy seguro que te será suficiente con la configuración básica. Lo primero que haremos es elegir que queremos hacer con nuestro documento, y podemos elegir: Hacer el fichero mas pequeño posible Para visualizar en un monitor de ordenador Enviar a otros por email Colocarlo en un sitio web Imprimirlo en una impresora de tinta o láser Comprimirlo, pero manteniendo la calidad del original

Lo siguiente es decidir en que visualizadores de documentos PDF se podrá ver el mismo. Esto, que parece trivial, no lo es pues los más modernos visualizadores están mas optimizados y, si queremos que sea lo mas compatible posible nuestro documento perderemos capacidad de compresión del mismo. En esta ventana simplemente elegimos las aplicaciones para las que será totalmente compatible. Eso no significa que visualizadores mas antiguos no puedan mostrarlos, pero podrían no verse adecuadamente o con todos sus elementos.

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En las opciones de Seguridad definimos cuales serán los niveles de acceso y/o manipulación del documento. Debes tener en cuenta que, aunque los visualizadores no permitirán normalmente manipular tu documento, con utilidades profesionales como Adobe Acrobat Profesional o con alguno de los trucos que has aprendido en estas guías si que podrías. Pues bien, aquí puedes poner límites a lo que quieres que se acceda de tu documento antes de publicarlo. Lo primero es decidir si quieres aplicar niveles de seguridad. Si prefieres no hacerlo no hay mas preguntas. En caso contrario, lo primero que debes es indicar la contraseña necesaria para poder modificar a posteriori el documento. Esto es debido a que vas a limitar el acceso a ciertas posibilidades, pero si introduces la contraseña tu mismo podrías cambiarlo mas adelante en caso de necesidad. Vamos, que no dejas cerrado el documento. Entre las limitaciones posibles puedes … No permitir cambio alguno en el documento No permitir que se extraiga contenido del mismo (para evitar la extracción de texto, por ejemplo, copiando y pegando) No permitir imprimir el documento Requerir una contraseña para abrir el documento (esta opción es muy práctica y puede utilizarse sin marcar ninguna de las anteriores para permitir acceso total de tus documentos a quien tu envíes la contraseña para abrirlos)

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En las opciones de salida del documento puedes elegir las siguientes posibilidades:

Guardarlo en el mismo lugar que el original Guardarlo en una carpeta a tu elección Añadir un sufijo al documento resultante (para poder identificarlo mas rápidamente y facilitar búsquedas)

Por último, puedes definir el aspecto de tu nuevo flujo de trabajo en la pantalla principal de PDF Shrink. Aquí puedes elegir el color de fondo, el icono, e incluso una pequeña descripción de lo que hace tu configuración, cosa muy útil si, como suele ser habitual, terminas generando unas cuantas. En las opciones avanzadas puedes, además, definir la resolución de salida de imágenes, texto, gráficos, etc. El resto de opciones son similares. Experimentando con nuevos flujos de trabajo o duplicando y cambiando existentes, poco a poco encontrarás las que mejor se adapten a tus necesidades. Es cuestión de probarlas y guardar las que te den mejores resultados para cada ocasión.

Terminaremos con el asunto de configurar flujos de trabajo volviendo a la barra de iconos, donde encontramos las funciones más habituales (nuevo, renombrar, borrar, duplicar, ejecutar (‘run’), marcar por defecto (el de la banderita), y dos mas que aportan algo especial.

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El icono ‘Save droplet’ creará un script del flujo de trabajo seleccionado en la ventana principal que, arrastrando y soltando sobre el un archivo PDF ejecutará la acción definida previamente.

El llamado ‘Save PDF Service’ crea un “Servicio PDF” que te permitirá utilizar ese flujo de trabajo desde la ventana de impresión de todas las aplicaciones de tu Mac. Como ves, volvemos a hablar de los Servicios PDF. Pues ya solo nos queda exprimir nuestros PDF … Podemos hacerlo de dos maneras. Una es seleccionar un flujo de trabajo de nuestra lista y hacer clic en el icono ‘Run’ (ejecutar), y la otra arrastrar y soltar nuestros PDFs desde el Finder sobre el item de nuestra lista. En ambos casos se inicia de inmediato una ventana que nos muestra el proceso activo y donde podemos, también, revisar el histórico de nuestra actividad con PDF Shrink. Lo interesante de esta pestaña de actividad es que podemos comprobar “a golpe de vista” la capacidad de compresión de nuestros flujos de trabajo. Puede ser una buena prueba comprimir un mismo fichero con todos nuestros flujos de trabajo y comprobar como actúa cada uno de ellos. Te puedo asegurar que las diferencias de tamaño obtenido son considerables, llegando a ratios de casi un 90% de compresión en documentos con una calidad de visualización suficiente. No obstante, es importante también comprobar la calidad de visualización resultante para no llevarse sorpresas y comprobar que el resultado es el esperado. Nada mas, y nada menos. Espero encuentres suficientemente útil esta aplicación.

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Adobe Acrobat

Y casi terminamos hablando del original, de la aplicación (mas bien Suite de Aplicaciones) de Adobe. La Familia Adobe Acrobat. No está de mas que conozcas las posibilidades que te ofrecen así que vamos a desgajarlas una a una. Con Adobe Reader: ✓Visualizar, imprimir y buscar archivos PDF de Adobe ✓Utilizar Start Meeting para colaborar en línea y compartir documentos en tiempo real con el software de Adobe Acrobat Connect

Con Adobe Acrobat Elements, además de lo anterior:

✓Cree documentos PDF desde cualquier aplicación que permita la impresión de documentos, incluida la creación de documentos con un sólo botón desde Microsoft Word, Excel y PowerPoint ✓Proteja los documentos PDF con contraseñas y codificación de 128 bits ✓Aplique restricciones para la impresión, la copia y la modificación de documentos PDF

Con Adobe Acrobat Estándar le sumarás todas las opciones habituales de creación, modificación, protección y colaboración de la Familia Acrobat.

Y en la versión Adobe Acrobat Profesional además incorpora creación de formularios para cumplimentar en el resto de visores de ficheros PDF y mas opciones de gestión de documentos, por ejemplo, directamente desde AutoCAD.

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Por último, la mas novedosa aplicación de la Familia, Adobe Acrobat 3D, añade conversión, exportación e importación a y desde PDF para las mayoría de las aplicaciones 3D.

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Herramientas Online

Para finalizar la guía, y también la serie, compartiré contigo unas direcciones web desde donde podrás realizar algunas operaciones con documentos PDF y sin necesidad de mas aplicación que tu navegador. “Create your own PDF”, donde puedes generar un PDF a partir de texto que escribes directamente en la página web. “PS2PDF” para crear un PDF de un archivo Postcript (.ps) existente en tu ordenador. “HTMLDOC PDF-o-matic”, donde puedes generar un PDF de cualquier página web de la red. “DOC Transformer” de la Provincia de Pisa (Italia) que, tras hacer clic en el botón ‘Continua’ te permite convertir documentos a PDF. “PDF Online”. Quizás el mas versátil. Con esta utilidad online puedes crear PDFs de ficheros en los siguientes formatos de origen. ➡ -MS Word (DOC) ➡ -MS Publisher (PUB) ➡ JPG, PNG ➡ -MS Word (RTF) ➡ -MS Excel (XLS) ➡ BMP, TIFF ➡ -MS PowerPoint (PPT) ➡ -HTML (MHT) ➡ WMF, EMF ➡ -MS PowerPoint (PPS) ➡ -Text (TXT) ➡ GIF

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Agradecimientos y Créditos

Bien, espero que todo haya ido bien. Si ha sido así puedes realizar una donación al Equipo de Colaboradores de Macuarium.com (es coña … ¿O no?) o utilizar este documento para ayudar a otros maqueros como ha sido mi pretensión con esta Guía. En la siguiente guía de esta serie te mostraré como trabajar con ficheros PDF pero ya utilizando soluciones ofrecidas por terceras partes y no incluidas por defecto en tu Mac. Eso si, hablaremos principalmente de utilidades gratuitas.

Para finalizar, te indicaré las referencias utilizadas para la elaboración de esta MiniGuia así como otros enlaces a aplicaciones de terceros que pueden ayudarte también a solucionar problemas como los descritos.

Referencias
➡ Foros de “Soporte Software” de Macuarium.com ➡ Foro de “Bienvenidos al Mac” de Macuarium.com ➡ Foro de “Artes Gráficas” de Macuarium.com ➡ Wikipedia en Español ➡ Documentos Técnicos de Soporte de Apple ➡ Página de Adobe ➡ AutomatorWorld ➡ Automated Workflows

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