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Apostila: Administrao de Material por Gustavo Arruda

Apostila de Administrao

Assunto:

ADMINISTRAO DE MATERIAL VOL. 4


Administrao de Recursos Humanos Administrao Mercadolgica Administrao da Produo Administrao de Material Administrao Financeira e Oramentria

Autor:

Gustavo Arruda
e-mail: Fone: Site: galves@intermega.com.br (0xx81) 3428-2486 www.nlink.com.br/~galves/index1.html

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Reunimos aqui trabalhos universitrios, apostilas, resumos, textos e artigos sobre Administrao, recolhidos atravs da Internet.

Agradecimentos Gostaramos de agradecer aos colegas que disponibilizaram na Internet os resultados dos seus estudos, para que este trabalho fosse possvel. Recife, 2002

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Sumrio 4 - Administrao de Material 4.1 - Gesto de Estoques; 4.2 Aquisio; 4.3 Classificao; 4.4 Armazenamento.

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4.1 - Gesto de Estoques


O QUE GESTO DE ESTOQUES "Administrar materiais ter os materiais necessrios, na quantidade, local e tempo certos, disposio dos rgos de produo da empresa." A Organizao, ou o Sistema-Empresa, definida como a ordenao e agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos estabelecidos. A Administrao de Matrias um sub-sistema do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental determinar o qu, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepo at seu consumo final - para repor o estoque. OBJETIVO DA GESTO DE ESTOQUES A funo do controle de estoques maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas no realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da produo. A administrao do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro tambm se eleva. Uma empresa no poder trabalhar sem estoque, pois sua funo amortecedora entre vrios estgios de produo vai at a venda final do produto. O estoque do produto acabado, matria-prima e material em processo no sero vistos como independentes. Todas as decises tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciaro os outros tipos. s vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organizao mais tradicionais e conservadoras. Somente algumas matrias-primas tm a vantagem de estocar, em razo da influncia da entrega do fornecedor. Outras matrias-primas especiais, o fornecedor precisa de vrios dias para produzi-la. O controle de estoques tem tambm o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa. Quanto maior o investimento, tambm maior a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa. O controle de estoques de suma importncia para a empresa, sendo que controla-se os desperdcios, desvios, apura-se valores para fins de anlise, bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Os objetivos dos departamentos de compras, de produo, de vendas e financeiro, devero ser conciliados pela administrao de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da diviso de estoques j antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposies necessrias.
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Na administrao moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma nica pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade e podem dedicar-se sua funo primria. Atingir o equilbrio ideal entre estoque e consumo meta primordial, portanto deve existir uma integrao das atividades como, compras, recepo e estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenao especfica, de forma a permitir a racionalizao de sua manipulao. Logo, a Administrao de materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critrios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente. OBJETIVOS ESPECFICOS Minimizar o investimento em estoques; Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condies de mercado; Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preos, qualidade e outros fatores que tenham influncia no material e nas condies de fornecimento; Pesquisar continuamente novos materiais, novas tcnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores; Padronizar materiais, embalagens e fornecedores; Controlar disponibilidades de materiais e situao dos pedidos, tanto em relao a fornecedores como em relao produo da empresa; Obter segurana de fornecimento; Obter preos mnimos de compra.

FUNES BSICAS DE UM SISTEMA DE GESTO DE ESTOQUES Suas funes bsicas, interligadas pelo Planejamento e Controle da produo, so: 1. 2. 3. 4. Programao; Aquisio; Estocagem; Distribuio.

A Administrao de Materiais uma funo administrativa semelhante a outras funes de administrao de recursos, tais como a Administrao Financeira, a Administrao de Recursos Humanos, etc. Comumente denominada, tambm, de Administrao de Suprimentos, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando tambm servios e energia. Quando associada distribuio de produtos e materiais em geral denominada Logstica. Em algumas organizaes as atividades de compras esto em um setor, as de estocagem em outro e as de movimentao em outro. A localizao no organograma depende do tipo de empresa.

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PRINCPIOS BSICOS PARA A GESTO DE ESTOQUES Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais funes: a) b) c) d) e) f) g) h) Determinar o que deve permanecer em estoque. Nmero de itens; Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade; Determinar a quantidade de estoque que ser necessrio para um perodo pr-determinado; Acionar o departamento de compras para executar a aquisio de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre sua posio; Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados; Identificar e retirar do estoque os itens danificados.

Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fbrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial so: matria-prima, produto em processo, produto acabado e peas de manuteno. PRINCIPAIS ENFOQUES DA GESTO DE ESTOQUES Para a consecuo dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter como seus principais enfoques: 1. Administrao de Recursos: que em grande parte baseada em tcnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilizao de pessoas, materiais e instalaes ou equipamentos); 2. Sistema de Controle de Informaes: pois sua utilizao correta leva a uma melhoria de produtividade, atravs da distribuio de informaes; integrando gestores, funcionrios, clientes, fornecedores e setores da empresa envolvidos com seu abastecimento, como: Informaes para os usurios; Informaes para a gesto; Informaes para compras; Informaes para o almoxarifado; Informaes para inventrio.

um processo, que coleta, organiza e dissemina informaes tecnolgicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recm-identificadas. O Sistema-Empresa fazendo bem o uso de suas informaes estar a frente em relao aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuio onipresente da informao faz parte de um dos vetores para a competitividade das empresas.

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Utilizando bem esses recursos, informaes e pessoas, o Administrador de Materiais estar apto a exercer as suas funes de forma eficaz, ou seja, gerenciando as entradas e sadas dos materiais necessrios empresa. RESSUPRIMENTO DE ESTOQUES Para contornar problemas, tais como estimativas exageradas que implicam a imobilizao desnecessria de recursos financeiros (alm de congestionamento de reas de armazenagem), utiliza-se parmetro de ressuprimento, que tem por finalidade manter os nveis permanentemente ajustados em funo da lei de consumo, do prazo de reposio, da importncia operacional e do valor de cada material. POLTICA DE GESTO DE ESTOQUES A administrao geral da empresa dever determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto , estabelece certos padres que sirvam de guias aos programadores e controladores e tambm de critrios para medir o desenvolvimento do departamento. Estas polticas so diretrizes que, de maneira geral, so as seguintes: a) Metas de empresas quando h tempo de entrega dos produtos ao cliente; b) Definio do nmero de depsitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; c) At que nvel devero flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alterao de consumo. As definies das polticas so muito importantes ao bom funcionamento da administrao de estoques. Percebe-se, ento, que uma gesto inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurana na empresa, elevados custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionrios, fornecedores e clientes. Resultando o possvel fechamento da empresa.

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4.2 - Aquisio
ESPECIFICAO Antes de se iniciar uma especificao, fundamental ter em mente, de forma clara: O QU se quer comprar, PARA QUE servir esse produto e QUEM far uso dele; Depois de definido o produto, sua utilidade e o usurio, o segundo passo procurar conhecer bem o produto. No se pode descrever algo que no se conhece bem.

a) Custo-benefcio Conhecido bem o produto, atingi-se a fase mais difcil da especificao: a relao custo-beneficio. Uma boa especificao no deve prever apenas as caractersticas dos materiais e o custo da compra, mas deve ser tambm uma forma de fazer com que o dinheiro gasto na compra renda mais. Esta difcil tarefa de estabelecer critrios na especificao capazes de favorecer a qualidade e o uso adequado do produto - sem, no entanto, encarec-lo ou suprimir caractersticas julgadas suprfluas a aplicao prtica da RELAO CUSTO-BENEFCIO. Quanto mais conhecemos um produto e o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relao custo-beneficio. Nem sempre o mais barato ruim, como tambm nem sempre o mais caro o melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usurios, os tcnicos e os responsveis pelas especificaes, poder determinar o material que melhor atende s suas necessidades, para depois, dentre as vrias ofertas de mercado, optar-se pela de melhor preo. Uma das formas de se analisar o custo-beneficio formular as seguintes perguntas: . O que realmente necessrio? . Qual a durabilidade, tamanho, forma, cor e tudo mais que for desejvel no produto? . O que faz o produto? . Quanto custa? . Suas caractersticas favorecem o usurio? b) Utilizao Quem especifica deve conhecer como se utiliza o produto que ser comprado. Ajudado pelos usurios finais e pelos responsveis pelo recebimento, o "especificador " far constar da especificao as qualidades necessrias para correta utilizao e os defeitos que, se presentes, causaro a recusa do produto. No possvel fazer uma boa especificao sem se manter contato com os outros setores de compras.

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SOLICITAO DE COMPRAS A Solicitao de Compras um documento que d a autorizao para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela solicitada para um programa de produo, para um projeto que se est desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores. COLETA DE PREOS A cotao o registro do preo obtido da oferta de diversos fornecedores em relao ao material cuja compra foi solicitada. No deve ter rasuras e dever conter preo, quantidade e data do recebimento na Seo de Compras; dever ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e anlise de Auditoria quando for solicitada. E um documento que precisa ser manuseado com ateno; os elementos a contidos devem fornecer no somente ao comprador, mas tambm a qualquer outro os informes completos do que se est pretendendo comprar, para que a cotao dada corresponda exatamente ao preo do produto requerido e no surjam dvidas futuras por insuficincia de lados ou das caractersticas exigidas. Para melhor anlise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que a cpia fiel das cotaes recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualizao. Existem casos em que a empresa utiliza a prpria solicitao de compras para registro da coleta de preos. CONDIES DE AQUISIO Ao se fazer uma cotao de preos para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preo, prazo, reajuste e uma serie de condies gerais que estabelecem. A empresa, por intermdio do comprador, fixa tambm diversas condies para o fornecedor. Vejamos algumas das condies mais usuais que so feitas pelos fornecedores. a) Condio De Pagamento Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor, as datas dos pagamentos permanecero as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se as condies de pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de preos, no forem observadas alm da correo monetria, a ser calculada com base nos ndices conjuntural publicado pela F.G.V. e proporcional ao atraso ocorrido, o comprador ficar sujeito ao pagamento de multa moratria de 1% ao ms sobre as importncias devidas sem necessidade de qualquer interpelao, judicial ou extrajudicial. O comprador no pode suspender ou reduzir os pagamentos baseado em reclamaes no reconhecidas como procedentes pelos vendedores. Se, por ocasio do trmino da fabricao no for possvel o despacho do material, por motivos alheios vontade do fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento, correndo a armazenagem por conta exclusiva do comprador.

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O pagamento inicial efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do pedido, traduz a concorrncia tcita do volume do fornecimento, das caractersticas tcnicas e das condies constantes da proposta. Consistindo o pedido em vrias ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade separadamente. As duplicatas extradas em conformidade com as condies de pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislao em vigor. Um eventual reajuste de preo dever ser pago contra apresentao da respectiva fatura. b) Prazo de Fabricao Os prazos de fabricao so geralmente indicados na proposta em dias teis de trabalho, de acordo com a programao estimada na data da proposta. Portanto, para que tenha validade, por ocasio da encomenda, os prazos devem ser expressamente confirmados. O prazo de fabricao dever ser contado a partir da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preo de venda ou da data de nossa confirmao, por escrito, do pedido expressamente aceita por ns. O prazo, inclusive para efeito do clculo do reajuste de preo, ficar prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestaes ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrncias: Informaes, documentao e esclarecimentos pedidos ao comprador, a pessoas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e no respondidos ou entregues no devido tempo; Atrasos por motivos de fora maior, tais como guerra, revoluo, motim perturbao da ordem, epidemias, inundaes, incndio, exploso greves e de, modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios vontade; inclusive falhas de fabricao e impossibilidade na obteno de matrias-primas. c) Local De Entrega Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material efetuada na fbrica. O material, uma vez pronto, total ou parcialmente, dever ser retirado logo aps o aviso. Na impossibilidade da retirada do mesmo, por motivos independentes sua vontade, o fornecedor reserva-se o direito de despach-lo ao endereo do comprador, por sua conta e risco, ou de armazen-lo, igualmente por sua conta e risco, mantendo-o distncia do mesmo, sendo considerado entregue. Os vencimentos, para efeito de pagamento, so contados a partir da data do aviso de disponibilidade. Excees ou modificaes dessas "Condies Gerais" somente sero vlidas quando forem aceitas por escrito. Na existncia de condies de compra, estabelecidas pelo comprador, contrrias s condies gerais, prevalecem estas ltimas. PEDIDO DE COMPRA O Pedido de Compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies e caractersticas da compra a estabelecidas; razo pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as clusulas e pr-requisitos constantes do impresso, dos

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procedimentos que regem o recebimento das peas ou produtos, dos controles e das exigncias de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alteraes das condies iniciais tambm devem ser objeto de discusses e entendimentos, para que no surjam dvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestao pelos fornecedores envolvidos. O Pedido de Compra tem fora de contrato e a sua aceitao pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condies a estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqncia de entregas, prazos, preos e local de entrega. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicaes legais da decorrentes. Cuidados especiais devem ser tomados na negociao que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta especfica, evitando-se que a mesma no venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor por intermdio de um protocolo, para o qual se faro registros e controles. So bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porm esta situao deve, na medida do possvel, ser evitada; o comprador dever manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos. bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas condies de compra, que so caractersticas especiais da estrutura de cada empresa e da sua poltica de Compras. Essas Condies poderiam ser, de maneira geral, as seguintes: 1. As mercadorias devero ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A noobservncia da presente clusula garante-nos o direito de cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuzo de nossa parte; 2. Todo material fornecido dever estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido, no que se refere a especificaes, desenhos etc., e sua aceitao condicionada aprovao de nossa inspeo. Em casos de rejeio ser colocado a disposio por conta e risco do fornecedor, at sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por conta do fornecedor; 3. Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, s custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior quela cujo fornecimento foi autorizado pela presente; 4. A presente encomenda no poder ser faturada por preo mais elevada do que aquele aqui estabelecido, salvo prvia modificao e posterior consentimento de nossa parte; 5. No sero aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte, embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela presente; 6. Qualquer dbito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, dever ser corretamente documentado junto fatura correspondente ao fornecimento feito; 7. Fica expressamente entendido que o fornecedor ser considerado estritamente responsvel por qualquer obrigao ou nus resultante da venda ou fabricao de qualquer dos itens deste pedido de

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compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada; 8. No assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas no tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de qualquer modo, no estejam de acordo com os termos e condies supra-estabelecidas; 9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos, em beneficio recproco, avisar-nos por telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatao que venha a sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das clusulas acima. Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergncias entre aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor entregou, ou divergncias com qualquer negociao combinada anteriormente constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicaes extensas e peridicas, lana-se mo de uma carta-padro, aonde estvam englobadas todas as irregularidade que porventura venham a acontecer. LICITAES Para o setor pblico o instrumento utilizado para compras a licitao, como forma de dar transparncia compra pblica. Licitao o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou servios, segundo condies por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentao de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em funo de parmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Esta exigncia encontra fundamento na Constituio Federal, no seu artigo 37 inciso XXI. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: De um, lado proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso; De outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participao nos negcios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares.

a) Quem Est Obrigado A Licitar Unio, Estados, Municpios, Distrito Federal, Territrios e autarquias esto obrigados a licitar, em obedincia s pertinentes leis de licitao, o que ponto incontroverso. O problema que se pe saber se as sociedades de economia mista e empresas pblicas tambm se sujeitam ao dever de licitar. b) Inexigibilidade De Licitao

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A obrigatoriedade somente no se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei N 200 de 25 de fevereiro de 1967: Art. 126. As compras, obras e servios efetuar-se-o com estrita observncia do princpio da licitao. 1.0. A licitao s ser dispensada nos casos previstos nesta lei. 2.0. dispensvel a licitao: Nos casos de guerra, grave perturbao da ordem ou calamidade pblica; Quando sua realizao comprometer a segurana nacional, a juzo do Presidente da Repblica; Quando no acudirem interessados licitao anterior, mantidas, neste caso, as condies preestabelecidas; Na aquisio de materiais, equipamentos ou gneros que s podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratao de servios com profissionais ou firmas de notria especializao; Na aquisio de obras de arte e objetos histricos; Quando a operao envolver concessionrio de servio pblico ou, exclusivamente, pessoas de direito pblico interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritrio; Na aquisio ou arrendamento de imveis destinados ao Servio Pblico; Nos casos de emergncia, caracterizada a urgncia de atendimento de situao que possa ocasionar prejuzos ou comprometer a segurana de pessoas, obras, bens ou equipamentos; Nas compras ou execuo de obras e servios de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importncia inferior a cinco vezes, no caso de compras e servios, e a cinqenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salrio mnimo mensal. c) Princpios De Licitao A Lei N.8-666, de 21 de junho de 1993, dispe no artigo 3 que as licitaes sero processadas e julgadas na conformidade com os seguintes princpios: da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe so correlatos. Alm dos princpios arrolados na Lei 8.666/93, Hely Lopes Meirelles acrescenta outros como sigilo na apresentao das propostas: adjudicao compulsria e procedimento formal. d) Modalidades Da Licitao Cinco so as modalidades de licitao previstas na lei -art. 22 (O 8' veda a criao de outras modalidades licitatrias ou sua combinao): Concorrncia - a modalidade de licitao prpria para contratos de grande valor, em que se admite a participao de quaisquer interessados, cadastrados ou no, que satisfaam as condies do edital, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, com ampla publicidade pelo rgo oficial e pela imprensa particular; Tomada de preos - a licitao realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessria habilitao, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, por aviso

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publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informaes essenciais da licitao e o local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de preos da concorrncia, exigindo a publicao do aviso e permitindo o cadastramento at o terceiro dia anterior data do recebimento das propostas; Convite - a modalidade de licitao mais simples, destinada s contrataes de pequeno valor, consistindo na solicitao escrita a pelo menos trs interessados do ramo, registrados ou no, para que apresentem suas propostas no prazo mnimo de cinco dias teis. O convite no exige publicao, porque feito diretamente aos escolhidos pela Administrao atravs de cartaconvite. A lei nova, porm, determina que cpia do instrumento convocatrio seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse at vinte e quatro horas antes da apresentao das propostas; Concurso - a modalidade de licitao destinada escolha de trabalho tcnico ou artstico, predominantemente de criao intelectual. Normalmente, h atribuio de prmio aos classificados, mas a lei admite tambm a oferta de remunerao; Leilo - espcie de licitao utilizvel na venda de bens mveis e semoventes e, em casos especiais, tambm de imveis.

e) Publicao Dos Editais Os editais de concorrncia, tomada de preos, concurso e leilo devero ser publicados com antecedncia, no mnimo, por uma vez no Dirio Oficial da Unio, no Dirio Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulao no Estado e tambm, se houver, em jornal de circulao no Municpio, dependendo da estncia da licitao. f) Limites Das Licitaes O artigo 23 define 3 modalidades de Licitao em funo dos tipos de servios solicitados, tendo em vista o valor estimado da contratao. Estes limites foram recentemente alterados pelo Decreto n. 9.618, publicado no Dirio Oficial da Unio em 28/05/98 com os seguintes valores: Para Obras e Servios de Engenharia: Convite: valores de at R$ 150.000,00 Tomada de Preos: valores de R$ 150.000,00 a R$ 1.500.000,00; Concorrncia: valores acima de R$ 1.500.000,00.

Para Compras e Servios no referidos no tpico anterior: Convite: valores de at R$ 80.000,00 Tomada de Preos: valores de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00; Concorrncia. : valores acima de R$ 650.000,00.

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g) Dispensa de Licitao O Artigo 24 define que a Licitao dispensvel nos seguintes casos: Para obras e Servios de Engenharia: at o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade Convite (R$ 15.000,00), desde que no se refiram a parcelas de uma mesma obra ou servio ou ainda para obras e servios da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente; Para Compras e outros Servios: at o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade convite (R$ 8.000,00), desde que no se refiram a parcelas de um mesmo servio ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma s vez.

h) Prazos Para Publicao Do Edital O prazo mnimo que dever mediar entre a ltima publicao do edital resumido ou da expedio do convite e o recebimento das propostas ser: De quarenta e cinco dias para: - Concurso; - Concorrncia: do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo", ou execuo por empreitada integral; De trinta dias para: - Concorrncia, nos casos no especificados acima; - Tomada de preos, quando a licitao for do tipo "melhor tcnica" ou "tcnica e preo"; De quinze dias para: - Tomada de preos, nos casos no especificados acima; - Leilo; De cinco dias teis para: - Convite.

i) Procedimento Da Licitao Apesar dos atos que compem o procedimento terem, cada um, finalidade especfica, eles tm um objetivo comum: a seleo da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento um ato unilateral que se inclui dentro do prprio certame, diferentemente do contrato, que externo ao procedimento. "O procedimento da licitao ser iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorizao respectiva, a indicao sucinta de seu objeto e do recurso prprio para a despesa, e ao qual sero juntados oportunamente:... "

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Da Requisio de Compra dever constar obrigatoriamente: Justificativa do pedido, endossada pelo titular do rgo; Especificao adequada do produto a ser adquirido; Indicao do recurso prprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seo de Contabilidade da unidade requisitante; Atendimento ao princpio de padronizao, sempre que possvel for; Indicao dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas. Segundo Hely Lopes Meirelles, esta a fase interna da licitao qual se segue a fase externa, que se desenvolve atravs dos seguintes atos, nesta ordem: 1. 2. 3. 4. 5. Edital ou convite de convocao dos interessados; Recebimento da documentao e propostas; Habilitao dos licitantes; Julgamento das propostas (classificao) Adjudicao e homologao.

A modalidade em que todas as fases da licitao se encontram claramente definidas a concorrncia. 1 - Edital " o instrumento pelo qual a Administrao leva ao conhecimento pblico a abertura de concorrncia, de tomada de preos, de concurso e de leilo, fixa as condies de sua realizao e convoca os interessados para a apresentao de suas propostas. Como lei interna da licitao, vincula a Administrao e os participantes. Funes do edital Segundo a lio de Celso Antnio Bandeira de Mello, o edital: D publicidade licitao; Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas; Circunscreve o universo dos proponentes; Estabelece os critrios para anlise e avaliao dos proponentes e das propostas; Regula atos e termos processuais do procedimento; Fixa clusulas do futuro contrato.

2 - Habilitao A habilitao, por vezes denominada qualificao, a fase do procedimento em que se analisa a aptido dos licitantes. Entende-se por aptido a qualificao indispensvel para que sua proposta

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possa ser objeto de considerao, sendo que o licitante pode ser habilitado ou no pelo rgo competente. Obs: Na modalidade de licitao chamada convite inexiste a fase de habilitao. Ela presumida; feita a priori pelo prprio rgo licitante que escolhe e convoca aqueles que julga capacitados a participar do certame, admitindo, tambm, eventual interessado, no convidado, mas cadastrado. 3 - Classificao " o ato pelo qual as propostas admitidas so ordenadas em funo das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital". (Celso A. Bandeira de Mello - ob. cit. pg. 3 14) Aps se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor , a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critrios de avaliao estabelecidos no edital a quem dever ser adjudicado o objeto da licitao." (ob. cit. pc , 272) A classificao se divide em duas fases: Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes "proposta" entregues pelos participantes do certame. Os envelopes so abertos em ato pblico, previamente designado, do qual se lavrar ata circunstanciada; Na segunda, h o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitao.

Critrios de classificao Existem quatro tipos bsicos de licitao (4 critrios bsicos para avaliao das propostas): Licitao de menor preo - a mais comum. O critrio do menor preo , sem dvida, o mais objetivo. usual na contratao de obras singelas, de servios que dispensam especializao, na compra de materiais ou gneros padronizados; Licitao de melhor tcnica - esse critrio privilegia a qualidade do bem, obra ou servio propostos em funo da necessidade administrativa a ser preenchida. O que a Administrao pretende a obra, o servio, o material mais eficiente, mais durvel, mais adequado aos objetivos a serem atingidos; Licitao de tcnica e preo - neste tipo de licitao, combinam-se os dois fatores: tcnica e preo. Esse critrio pode consistir em que a tcnica e preo sejam avaliados separadamente, de modo a que, aps selecionar as propostas que vierem a alcanar certo ndice de qualidade ou de tcnica, o preo ser o fator de deciso. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderao aos resultados da parte tcnica e ponderao ao preo, que sero considerados em conjunto; Licitao de maior lance ou oferta - nos casos de alienao de bens ou concesso de direito real de uso (art. 45 1' da Lei 8.666/93).

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As propostas que estiverem de acordo com o edital sero classificadas na ordem de preferncia, na escolha conforme o tipo de licitao. Aquelas que no se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatrio sero desclassificadas. No se pode aceitar proposta que apresente preos unitrios simblicos, irrisrios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatrio no tenha estabelecido limites mnimos (v. 3' do art. 44 da Lei 8.666/93). j) Concluso O processo de compras pblicas se assemelha em quase sua totalidade ao do sistema privado, sendo assim, todas as tcnicas de compras devem ser observadas e sempre que possvel aplicadas, seguindo o que foi visto neste trabalho. O fator diferencial para compras pblicas o uso do instrumento para a efetivao da compra: a licitao, que consiste geralmente de um processo longo e extremamente burocrtico com grande quantidade de documentao. Sua utilizao pode ser explicada pela preocupao de se garantir a tica no que se trata ao uso do dinheiro pblico. A licitao visa evitar fraudes e vcios do sistema, por isso um processo rgido com pouca flexibilidade o que dificulta o desenvolvimento de inovaes. Estes fatores vm a reforar os argumentos para que geralmente se compre em grandes quantidades (gerando aumento no custo final da mercadoria). Na verdade o que realmente deve-se fazer tomar a licitao como a restrio do sistema e, por este motivo, deve-se concentrar esforos e subordinar as outras atividades restrio para se otimizar ao mximo o processo, possibilitando a reduo dos estoques. Umas das atividades com enorme relevncia neste sentido a de planejar rigorosamente a aquisio dos materiais para que o estoque dos mesmos no termine antes da adjudicao de um novo lote. Certamente este mtodo no deve ser adotado pelas empresas privadas pois j est garantido o controle do emprego do dinheiro pelo dono do capital, gozando ento do benefcio de utilizar processos mais flexveis e eficientes, proporcionando menores custos e melhores resultados empresa.

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4.3 - Classificao
O QUE CLASSIFICAO Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente s necessidades dos vrios setores da organizao, no se pode garantir um bom funcionamento e um padro de atendimento desejvel. Estes materiais, necessrios manuteno, aos servios administrativos e produo de bens e servios, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificao de materiais. Estes grupos recebem denominao de acordo com o servio a que se destinam (manuteno, limpeza, etc.), ou natureza dos materiais que neles so relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc. Classificar um material ento agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo, uso etc. A classificao no deve gerar confuso, ou seja, um produto no poder ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificao, ainda, deve ser feita de maneira que cada gnero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos qumicos podero estragar produtos alimentcios se estiverem prximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhana, sem, contudo, causar confuso ou disperso no espao e alterao na qualidade. OBJETIVO DA CLASSIFICAO O objetivo da classificao de materiais definir uma catalogao, simplificao, especificao, normalizao, padronizao e codificao de todos os materiais componentes do estoque da empresa. IMPORTNCIA DA CLASSIFICAO O sistema de classificao primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele no poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado. CRITRIOS DE CLASSIFICAO Entre outros, costuma-se dividir os materiais segundo os seguintes critrios: 1 - Quanto Sua Estocagem a) Materiais estocveis So materiais que devem existir em estoque e para os quais sero determinados critrios de ressuprimento, de acordo com a previso de consumo.

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b) Materiais no-estocveis So materiais no destinados estocagem e que no so crticos para a operao da organizao; Por isso, seu ressuprimento no feito automaticamente. Sua aquisio se d mediante solicitao dos setores usurios, e sua utilizao geralmente imediata. c) Materiais de estocagem permanente So materiais mantidos em nvel normal de estoque, para garantir o abastecimento ininterrupto de qualquer atividade. Aconselha-se o sistema de renovao automtica. d) Materiais de estocagem temporria No so considerados materiais de estoque e por isso so guardados apenas durante determinado tempo, at sua utilizao. 2 - Quanto Sua Aplicao a) Materiais de consumo geral So materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores, para fins diretos ou indiretos de produo. b) Materiais de manuteno So os materiais utilizados pelo setor especfico de manuteno da organizao. PRINCPIOS DA CLASSIFICAO A classificao de materiais est relacionada : 1 - Catalogao A Catalogao a primeira fase do processo de classificao de materiais e consiste em ordenar, de forma lgica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas reas da empresa. Simplificar material , por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peas para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificao, ou seja, a opo pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalizao, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, nmero de folhas e formato idnticos contribuem para que haja a normalizao.

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Ao requisitar uma quantidade desse material, o usurio ir fornecer todos os dados (tipo de capa, nmero de folhas e formato), o que facilitar sobremaneira no somente sua aquisio, como tambm o desempenho daqueles que se servem do material, pois a no simplificao (padronizao) pode confundir o usurio do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente. 2 Especificao Aliado a uma simplificao necessria uma especificao do material, que uma descrio minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado. 3 - Normalizao A normalizao se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronizao e identificao do material, de modo que tanto o usurio como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalizao aplicada tambm no caso de peso, medida e formato. 4 - Codificao a apresentao de cada item atravs de um cdigo, com as informaes necessrias e suficientes, por meio de nmeros e/ou letras. utilizada para facilitar a localizao de materiais armazenados no almoxarifado, quando a quantidade de itens muito grande. Em funo de uma boa classificao do material, poderemos partir para a codificao do mesmo, ou seja, representar todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por meios de nmeros e/ou letras. Os sistemas de codificao mais comumente usados so: o alfabtico (procurando aprimorar o sistema de codificao, passou-se a adotar de uma ou mais letras o cdigo numrico), alfanumrico e numrico, tambm chamado decimal. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obteno de uma codificao clara e precisa, que no gere confuso e evite interpretaes duvidosas a respeito do material.. Este processo ficou conhecido como cdigo alfabtico. Entre as inmeras vantagens da codificao est a de afastar todos os elementos de confuso que porventura se apresentarem na pronta identificao de um material. a) Objetivos da codificao Desenvolver mtodos de codificao que por um modo simples, racional, metdico e claro, identifique-se os materiais; Facilitar o controle de estoques; Evitar duplicidade de itens em estoque; Facilitar as comunicaes internas da organizao no que se refere a materiais e compras; Permitir atividades de gesto de estoques e compras; Definir instrues, tcnicas de controle de estoques e compras, indispensveis ao bom desempenho das unidades da empresa.
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b) Mtodos de codificao - Nmero Seqencial o mtodo pelo qual se distribui seqencialmente nmeros arbicos a casa material que se deseja codificar. Este mtodo embora simples, no deixa de ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno e mdio portes. - Mtodo Alfabtico A codificao pelo sistema alfabtico a que utiliza letras em vez de nmeros, para a identificao dos materiais. um sistema bastante limitado especialmente hoje, quando as mquinas que no aceitam smbolos alfabticos j so to largamente aceitas nas empresas modernas. No sistema alfabtico o material codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificao do material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difcil memorizao, este sistema esta em desuso. - Mtodo Alfanumrico ou Misto Este mtodo caracteriza-se pela associao de letras e algarismos. Permite certa flexibilidade porquanto as letras que antecedem os nmeros podero indicar lotes ou representar a inicial do material codificado. Apesar de ser o mtodo mais difundido no Brasil, apresenta o problema da no aceitao das letras pelos sistemas mecanizados. O sistema alfanumrico uma combinao de letras e nmeros e permite um nmero de itens em estoque superior ao sistema alfabtico. Normalmente dividido em grupos e classes, assim: A C --- 3721 (classe, grupo e cdigo indicador) - Mtodo decimal (simplificado) Este mtodo de codificao apoia-se na Decimal Classification, do famoso bibliotecrio norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. uma adaptao de idia genial de Dervey, uma simplificao de seu sistema. Consiste basicamente na associao de trs grupos e sete algarismos. o mtodo mais utilizado nos almoxarifados para a codificao dos materiais. 1 Grupo-00 - Classificador: designa as grandes Classes ou agrupamentos de materiais em estoque; 2 Grupo-00 - Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1 grupo; 3 Grupo-000 - Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2 grupo, de forma definitiva, com todas as suas caractersticas, a fim de torn-los inconfundveis.

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Sendo o mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informaes incomensurveis. - Exemplo Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificao para especificar os diversos tipos de materiais em estoque: Matria-prima; leos, combustveis e lubrificantes; Produtos em processos; Produtos acabados; Material de escritrio; Material de limpeza.

Podemos verificar que todos os materiais esto classificados sob ttulos gerais, de acordo com suas caractersticas. uma classificao bem geral. Cada um dos ttulos da classificao geral submetido a uma nova diviso que individualiza os materiais. para exemplificar tomemos o ttulo 05 materiais de escritrio, da classificao geral, e suponhamos que tenha a seguinte diviso: 05 - Material de Escritrio lpis canetas esferogrficas blocos pautados papel carta Devido ao fato de um escritrio ter diversos tipos de materiais, esta classificao torna-se necessria e chama-se classificao individualizadora. Esta codificao ainda no suficiente, por faltar uma definio dos diversos tipos de materiais. Por esta razo, cada ttulo da classificao individualizadora recebe uma nova codificao, por exemplo, temos o ttulo 02 - caneta esferogrfica, da classificao individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira seguinte: 02 - canetas esferogrficas marca alfa, escrita fina, cor azul marca gama, escrita fina, cor preta Esta nova classificao chamada de codificao definidora e, quando necessitamos referir-nos a qualquer material, basta que informemos os nmeros das trs classificaes que obedecem seguinte ordem: Nr da classificao geral; Nr da classificao individualizadora; Nr da classificao definidora.

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Por exemplo, quando quisermos referir-nos a caneta esferogrfica marca alfa, cor vermelha, escrita fina, basta que tomemos os nmeros: 05 da classificao geral; 02 da classificao individualizadora; e 003 da classificao definidora, e escrevemos: 05 - 02- 003 O sistema numrico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variaes, sendo uma delas o sistema americano Federal Supply Classification que tem a seguinte estrutura: XX ---- XX ---- XXXXXX ---- X Dgito de controle Cdigo de identificao Classe Grupo Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses, de acordo com a necessidade da empresa e volume de informaes que se deseja obter de um sistema de codificao. Para comparao com o exemplo anterior, a classificao geral seria o grupo, o subgrupo a classificao individualizadora, e a classe, a classificao definidora, e os quatros dgitos faltantes do cdigo de identificao serviriam para qualquer informao que se deseja acrescentar. 5 - Padronizao o processo pelo qual se elimina variedades desnecessrias, que, sendo geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremaneira os materiais de uso normal. Dentro desta conceituao de padronizao estabelecem-se padres de medio, qualidade, peso, dimenso do material, etc. No estudo de padres, deve-se atentar para os organismos de padronizao em geral (ABNT, ISO, ASTM, NEMA, ANSI, etc.), procurando-se normas impostas por legislao e de maior uso no mercado fornecedor. A ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas o organismo oficial de normalizao no Brasil, representando-o nos organismos internacionais.

a) Objetivo da padronizao Eliminar as variedades desnecessrias, excluindo desta forma os desperdcios e as sobras, economizando tempo, espao e dinheiro. A padronizao deve ser de acordo com o padro de mercado, com maior nmero de fornecedores, facilitando sua aquisio e minimizao dos custos. b) Vantagens da padronizao Favorece a diminuio do nmero de itens;

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Simplifica o trabalho de estocagem; Permite a obteno de melhores preos; Reduz o trabalho de compras; Diminui os custos de estocagem; Permite a aquisio dos materiais com maior rapidez e economiza com consertos e substituies de peas.

Pela padronizao se adquire a certeza de no haver confuso entre os tipos de materiais que se assemelham sem se equiparem, ficando, portanto, distintamente classificados pela prpria especificao. c) Desvantagem da padronizao Um programa de padronizao, se no for sabiamente realizado, poder acarretar muita confuso; As Normas para Padronizao seguem algumas recomendaes previamente utilizveis na aplicao da tcnica de padronizao de materiais: Consulta de Catlogos; Informaes dos Fornecedores; Anlise dos Estoques existentes; Informaes do Setor Usurio. Identificao

a) Conceito de item O termo item de material aplicvel a um conjunto de objetos (materiais) que possuem as mesmas caractersticas. Como exemplo, consideremos as latas de cerveja de 330 ml em uma caixa de latas de um supermercado. Apesar de poder haver diferena entre uma lata e outra (pequenas diferenas dimensionais, de peso, etc.), para o cliente que adquire uma lata da caixa essas diferenas praticamente no tm interesse algum. A lata de cerveja do exemplo acima um item de material (o cdigo de barras que identifica o produto o mesmo para as diversas latas). As caractersticas que definem essa lata (volume lquido, composio, tipo de lata, marca, tipo de cerveja, data de validade etc.) so as mesmas para as diversas latas da caixa. Um item pode especificar, tambm, um produto vendido a granel. Quando colocamos combustvel em um posto, o lcool comum um item. Um item pode se referir, ainda, a um conjunto de peas iguais em uma embalagem (uma caixa de borracha escolar com vrias borrachas) ou a um conjunto de peas diferentes (um kit de ferramentas, por exemplo). Numa empresa existem itens que so estocados e itens que so utilizados imediatamente aps a aquisio (ou que se comportam, para fins contbeis, como se fossem utilizados imediatamente aps a aquisio). Geralmente so denominados, respectivamente, itens de estoquee itens no de estoque.

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A embalagem com que o material comercializado, por ser uma caracterstica que pode ser importante para o cliente, pode determinar a existncia de itens diferentes para o mesmo material bsico. Como exemplo, lcool em embalagens de 1 litro um item diferente de lcool em embalagens de litro. A marca do produto uma caracterstica importante para o cliente em um supermercado, devido ao preo, confiana na marca, forma da embalagem etc. No supermercado, para cada marca tem-se um item diferente. Em um setor de manuteno de uma empresa a marca do lcool utilizado para a limpeza no importante, desde que o produto tenha a qualidade requerida. Neste caso, para as vrias marcas tem-se um s item. b) Conceito de nmero da parte A identificao de itens de material em uma organizao pode ser feita de diversas formas, dependendo de onde utilizada: cdigo interno, nmero de desenho, cdigo do fabricante, cdigo do fornecedor, nmero de catlogo, amostra, prottipo, modelo, aplicao, nome, descrio, norma tcnica, especificao, cdigo internacional de produtos (cdigo de barras) etc. Os cdigos de identificao de itens de material so geralmente conhecidos, na indstria, como nmero de parte. No comrcio costuma-se dar a denominao de cdigo do produto. s vezes so denominados nmero de pea, o que nem sempre adequado, principalmente para materiais vendidos a granel (exemplo: mangueira vendida em metros) ou vendidos em caixas com vrias peas (exemplo: caixa com 4 velas para um motor de automvel). c) Conceito de nmero de srie H situaes em que se torna importante a distino de cada uma das peas de um item. Como exemplo tpico, os itens que possuem garantia (televisores, mquinas em geral, etc.) tornam necessria a identificao de cada pea isoladamente. Essa identificao feita por um cdigo denominado nmero de srie. O nmero de srie , portanto, uma espcie de detalhamento do nmero de parte. Os itens onde h necessidade de utilizao de nmero de srie so conhecidos, habitualmente, como serializados. O nmero do chassi de um automvel um nmero de srie tpico. Na fbrica de automveis todos os chassis com as mesmas caractersticas correspondem ao mesmo item, porm possuem nmeros de srie diferentes. O nmero de srie individualiza o material. d) Identificao de lotes Certos materiais, tanto por necessidade legal como por interesse de controle de qualidade, devem ser identificados por lotes de fabricao. Essa identificao pode ser feita no prprio produto ou em sua embalagem e visa localizar todos os produtos (peas, remdios, produtos metalrgicos, alimentos, etc.), com algum tipo de problema detectado tanto pelos clientes como pela prpria empresa. Uma empresa que fabrica parafusos, por exemplo, pode detectar uma incidncia muito grande de refugos no processo de fabricao. importante, nesse caso, que o controle de produo permita
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rastrear o processo de fabricao at a identificao do lote da matria prima utilizada no processo, para poder pesquisar as possveis causas do problema. Essa caracterstica de rastreabilidade muito importante no processo de fabricao para se poder ter garantia de qualidade do processo. A identificao por lotes uma espcie de intermedirio entre o nmero de srie e o nmero de parte. Nos produtos serializados o lote fica facilmente identificado pela faixa de nmeros de srie. e) Identificao pelos atributos A descrio de um item atravs de suas caractersticas (atributos, propriedades), conhecida por nome, nomenclatura, descrio, denominao, designao, especificao, etc., uma das formas de identificao de materiais. O termo especificao , em geral, empregado com o significado de identificar precisamente o material, de modo a torn-lo inconfundvel (ou seja, especfico), principalmente para fins de aquisio. O conjunto de descries de materiais forma a nomenclatura de materiais da empresa. altamente interessante a padronizao da nomenclatura. Uma nomenclatura padronizada formada por uma estrutura de nomes ou palavras-chaves (nome bsico e nomes modificadores), dimenses, caractersticas fsicas em geral (tenso, cor, etc.), embalagem, aplicao, caractersticas qumicas, etc. conhecida, tambm, como nomenclatura estruturada. O nome bsico a denominao inicial da descrio (exemplo: arruela, parafuso, etc.), enquanto o nome modificador um complemento do nome bsico (exemplo para arruela: presso, lisa, cobre, etc.). Um nome bsico pode estar associado a vrios modificadores. Exemplo: arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, dimetro interno 6 mm, dimetro externo 14 mm (nome bsico = arruela e modificadores = lisa, cobre,...) A nomenclatura deve ser apresentada em catlogos em diversas ordens, para facilidade de se encontrar o cdigo de identificao a partir do nome ou vice-versa, ou ento para se encontrar o material pretendido a partir de caractersticas conhecidas.

CADASTRAMENTO DE MATERIAIS Uma vez identificado e codificado, o material cadastrado. O Cadastramento o registro, em computador, dos materiais com todos os dados identificadores, como: nome, cdigo, unidade, etc., de interesse da empresa. De posse do cadastro de materiais, a organizao ter facilmente mo as listagens de materiais, to necessrias para consultas e anlise econmico-administrativas.

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4.4 - Armazenamento
SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO (estoqcagem) Carga unitria: embalagens de transporte (pallets) arranjam uma certa quantidade de material (como se fosse uma unidade), facilitando o manuseio, transporte e armazenagem, economizando tempo de armazenagem, carga e descarga, esforo, mo-de-obra e rea; Caixas ou gavetas: ideal para materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, material de escritrio, etc, at na prpria seo de produo; Prateleiras: destinadas a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas. Adequadas para peas pequenas e leves e quando o estoque no muito grande. Constitui o sistema mais simples e econmico Raques: para peas longas e estreitas (como tubos, barras, tiras, vergalhes e feixes). Podem ser montados em rodzios, para facilitar o deslocamento; Empilhamento: uma variante das caixas, para aproveitar ao mximo o espao vertical, reduzindo a necessidade de divises nas prateleiras (formando uma nica prateleira) e facilitando a utilizao das empilhadeiras. As caixas ou pallets so empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuio quantitativa; Container flexvel: uma das tcnicas mais recentes, utilizada para slidos a granel e lquidos em sacos.

ARMAZENAMENTO CENTRALIZADO X ARMAZENAMENTO DESCENTRALIZADO CENTRALIZADO Estocagem em um nico local Facilita o planejamento da produo, o inventrio e o controle INVENTRIO FSICO a verificao da existncia dos materiais da empresa, atravs de um levantamento fsico de contagem, para confrontao com os estoques registrados nas fichas, efetuado periodicamente, para efeito de balano contbil fsico e financeiro do almoxarifado, sees, depsitos e de toda a empresa, atendendo a exigncia fiscal da legislao. DESCENTRALIZADO Estocagem junto aos pontos de utilizao A entrega e o inventrio so mais rpidos, o trabalho com o fichrio e documentao menor

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1 - Levantamento Os inventariantes so escolhidos e agrupados em duas equipes: de contagem (ou de reconhecimento) e revisora (ou de reviso); Devem ser agrupados os itens iguais, identificados com os cartes e isolados os que no sero inventariados.

2 - Contagem 1) Cada item contado duas vezes; 2) A primeira contagem feita pela "equipe recolhedora", que fixar o carto de inventrio em cada item, anotando a quantidade da contagem no destaque do "carto de inventrio"; 3) A Segunda contagem feita pela "equipe revisora". Obs: Todos os registros de movimentaes de estoque devem ser atualizados at a data do inventrio, quando devero ser suspensas para evitar erros 3 - Apurao O coordenador do inventrio dever conferir ambas as contagens. Se positivo, o inventrio para o item est correto, se no dever haver uma terceira contagem por outra equipe diferente. 4 - Conciliao Em caso de divergncias, os responsveis pelo controle do estoque devero justificar as diferenas entre o estoque contbil e inventariado, atravs de relatrio. OBJETIVOS DA ARMAZENAMENTO O avano tecnolgico proporcionou a otimizao de uma srie de processos e rotinas das organizaes. Na rea de armazenagem, introduziram-se novos mtodos de racionalizao e fluxos de distribuio de produtos, estendendo as melhorias adequao das instalaes e utilizao de novos equipamentos para movimentar cargas. A prtica do armazenamento visa utilizar o espao nas trs dimenses, da maneira mais eficiente possvel. Logo, as instalaes devem proporcionar rpida movimentao de materiais, de maneira fcil e prtica. CUIDADOS ESSENCIAIS PARA A ARMAZENAMENTO 1. 2. 3. 4. 5. Determinao do local; Definio adequada do layout; Definio de uma poltica de preservao, com embalagens convenientes aos materiais; Ordem, arrumao e limpeza, de forma constante; Segurana patrimonial, contra furtos, incndios, etc.

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RESULTADOS DA OTIMIZAO DA ARMAZENAMENTO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mxima utilizao do espao; Efetiva utilizao dos recursos disponveis; Pronto acesso a todos os itens (seletividade); Mxima proteo aos itens estocados; Boa organizao; Satisfao das necessidades dos clientes.

CRITRIOS DE ARMAZENAGEM Existem dois tipos de armazenagem, a simples e a complexa. O que determina a complexidade da armazenagem so as caractersticas intrnsecas dos materiais, que variam em relao a: Combustibilida de Volatizao Oxidao Explosividade Intoxicao Radiao Corroso Inflamabilidad Volume e Peso Forma Esses materiais demandam as seguintes necessidades bsicas: Preservao especial Equipamentos especiais antiincndio paa Meio ambiente especial Manuseio especial Fragilidade

Equipamentos especiais movimentao Estrutura de armazenagem especial

TIPOS DE ARMAZENAMENTO O esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende da situao geogrfica de suas instalaes, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor. A disposio dos materiais deve se enquadrar em uma das alternativas que melhor atenda a seu fluxo: a) Armazenagem por agrupamento facilita as tarefas de arrumao e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espao; b) Armazenagem por tamanhos permite bom aproveitamento do espao; c) Armazenagem por freqncia implica armazenar to prximo quanto possvel da sada os materiais que tenham maior freqncia de movimentos; d) Armazenagem Especial

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- Ambiente climatizado destinado a materiais que exigem tratamento especial; - Inflamveis os produtos inflamveis obedecem rgidas normas de segurana. Critrios para armazenagem de cilindros de gases especiais: Grupo 1 No inflamveis, no corrosivos, baixa toxidez; Grupo 2 Inflamveis, no corrosivos, baixa toxidez; Grupo 3 Inflamveis, txicos e corrosivos; Grupo 4 Txicos e/ou corrosivos, no inflamveis; Grupo 5 Espontaneamente inflamveis; Grupo 6 Muito venenosos: Os cilindros devem ser colocados em reas cobertas, ventiladas e em posio vertical, de modo compacto, impedindo a movimentao, e somente podem ser armazenados juntos os gases cuja soma dos nmeros do grupo perfizerem 5 (argnio grupo 1 + amnia grupo 4); - Perecveis devem ser armazenados segundo o mtodo FIFO (First in First Out) primeiro que entra o primeiro que asi. e) Armazenagem em rea externa muitos materiais podem ser armazenados em reas externas, o que diminui os custos e amplia o espao interno. Podem ser colocados em reas externas material a granel, tambores e contentores, pecas fundidas, chapas de metal e outros. Coberturas Alternativas - Galpo fix: construdo com perfilados de alumnio extrudado e conexes de ao galvanizado, cobertos com laminado de PVC anti-chama, de elevada resistncia a rasgos, fungos e raios ultravioleta; - Galpo mvel: semelhante ao galpo fixo, com a vantagem de possuir flexibilidade, capacidade de deslocamento, permitindo a manipulao de materiais em qualquer lugar, eliminando a necessidade de corredores. Independente de qualquer critrio ou considerao seleo do mtodo de armazenamento, oportuno salientar a convenincia a respeito s indicaes contidas nas embalagens em geral, por meio dos smbolos convencionais que indicam os cuidados a serem seguidos no manuseio, transporte e armazenagem, de acordo com a carga contida.

Gustavo Jos Alves da Silva Arruda Rua Baro de Palmares, 56 / apto 106 - Imbiribeira

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Cep 51.170-170 - Recife / PE Fone (0xx81) 3428-2486 galves@intermega.com.br www.gustavoarruda.clic3.net

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