Modulo 7.

Planificación de la Implementación

MODULO 7 P LANIFIC AC IÓN DE LA IMP LE ME NTAC IÓN

Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 88

que se elaboran en orden sucesivo: . Planificación de la Implementación 1. Estructura del plan de implementación Un buen plan de implementación se elabora recorriendo de arriba hacia abajo en la cadena de resultados del proyecto. Plan de desempeño El plan de desempeño describe la secuencia en la que tendrán que obtenerse los productos para lograr cada objetivo inmediato. Al igual que para los otros elementos del diseño. y no al revés. Planificación de la implementación El plan de implementación traduce el marco lógico del proyecto en la secuencia de acciones necesarias para lograr los objetivos inmediatos en un plazo determinado. El plan de implementación se compone de los siguientes elementos.Estructura de desglose de trabajo . Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 89 . Posteriormente. y las responsabilidades que tendrán cada uno de los miembros del equipo del proyecto. los recursos que serán necesarios.Matriz de responsabilidades .Cronograma Dependiendo de la complejidad del proyecto. En todo caso el plan de implementación y el plan de trabajo se elaboran siguiendo el mismo procedimiento. Es recomendable consultarlas en cada caso. estos elementos pueden presentarse en una o varias matrices. Cada componente se marca en amarillo en la sección correspondiente. en este manual se presentan en una misma matriz. De esta manera son los objetivos inmediatos (lo que se quiere lograr) los que guían la implementación de actividades y productos (lo que se hace). Estos a su vez definen el orden y los tiempos en que se tendrán que realizar las actividades. al inicio de la ejecución del proyecto se elabora un plan de trabajo que actualice y desarrolle en detalle el plan de implementación. Los objetivos inmediatos marcan la pauta sobre el ritmo al que se tienen que obtener los productos. I ncluirá también las tareas y recursos necesarios para el sistema de monitoreo y evaluación (ver Módulo 8). los donante pueden tener requisitos y normas específicas sobre los contenidos del plan de implementación. Para efectos de claridad. el ritmo al que se irán obteniendo los productos. Lo normal es que en el momento del diseño el plan de implementación sea relativamente general y se elabore con un detalle suficiente para estimar el presupuesto del proyecto y garantizar que el proyecto es viable con los recursos y plazos disponibles. El plan de implementación define el orden en que deberá realizarse cada actividad.Plan de desempeño .Modulo 7.

Si en la matriz de planificación se incluyeron indicadores para los productos. La meta final expresa el resultado final que se alcanzará con el producto al finalizar el proyecto. La estructura de desglose de trabajo no debe ser un listado exhaustivo de todas las sub-actividades y tareas. pero para la planificación de la ejecución basta con un nivel de desagregación que permita identificar los recursos necesarios y la secuencia general de ejecución.Modulo 7. Plan de implementación resaltando el plan de desempeño del proyecto Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Producto 1 Producto 2 … Periodo 1 Meta periodo 1 Meta periodo 1 Periodo 2 Meta periodo 2 Meta periodo 2 Periodo 3 Meta periodo 3 Meta periodo 3 Periodo n Meta periodo n Meta periodo n Fin del proyecto Meta final Meta final Estructura de desglose de trabajo La Estructura de Desglose de Trabajo define el ritmo al que se ejecutarán las actividades (incluyendo sub-actividades y tareas si es necesario) para obtener de cada producto. Cada meta parcial indica el grado de avance en la obtención producto para un período determinado. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 90 . Planificación de la Implementación El plan de desempeño se elabora desagregando cada producto en las metas parciales y la meta final. Eso será necesario en el momento de comenzar la ejecución. La matriz de marco lógico contiene una lista de las actividades necesarias para cada producto. entonces en el plan de desempeño incluirá las metas parciales y finales para dichos indicadores. Para planificar la ejecución con el nivel de detalle suficiente posiblemente será necesario desagregar algo más las actividades.

soporte administrativo. apoyo técnico.2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta periodo 1 Meta periodo 2 Meta periodo 3 Meta periodo n Meta final Meta periodo 1 Meta periodo 2 Meta periodo 3 Meta periodo n Meta final Matriz de responsabilidades Una vez que se tienen identificadas las actividades necesarias para lograr cada producto. Las responsabilidades pueden ser de distinto tipo: supervisión.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1. se procede a definir quién o quienes dentro del equipo del proyecto serán responsables por su ejecución. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 91 . La matriz de responsabilidades indica para cada actividad quien participa en ella y su función. Para ello se añade a la matriz de planificación de la implementación tantas columnas como personas habrá en el equipo del proyecto.2 Sub-actividad Sub-actividad … Producto 2 Actividad 2.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 2.Modulo 7. Planificación de la Implementación Plan de implementación resaltando la estructura de desglose de trabajo Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Producto 1 Actividad 1. etc. ejecución.

duración y finalización. a la vez que simple de usar. Para otras habrá más flexibilidad (u holgura) sobre su comienzo o finalización. Esta secuencia marca la duración mínima total del proyecto. y facilita la elaboración de los términos de referencia para cada puesto. Es fácil de leer y se puede utilizar también para el monitoreo de la ejecución. Adm. La lectura vertical muestra las responsabilidades para cada miembro del equipo. Plan de implementación resaltando la matriz de responsabilidades Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Responsabilidades (1) Dir. Cualquier retraso en alguna de Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 92 . cuál será su duración. Consta de un conjunto de columnas que representan las unidades temporales y filas que contienen las actividades del proyecto. Funciones: S=aprueba/ supervisa. El ritmo de ejecución de las actividades deberá corresponderse con las metas de los productos establecidas en el plan de desempeño. T= apoyo técnico. Las actividades se suelen programar en la fecha de inicio más temprana posible. 1 Tec. Producto 1 Actividad 1.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1. Téc. y el momento en que debe terminar.2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final S E E E S T T E E E A A A (1) Personal: Dir. Es una herramienta poderosa. Establece cuando debe iniciarse cada actividad. Para cada período. Se conoce como ruta crítica a la secuencia de actividades que no tienen ninguna holgura entre sí. conocido también como diagrama de Gantt. en las que se dibuja una barra que indica su inicio. A=apoyo administrativo Cronograma El cronograma describe la secuencia de realización de las actividades.Modulo 7. E= ejecuta. Algunas actividades necesitarán que otras precedentes se hayan completado antes de iniciarse. El cronograma suele presentarse en forma de una gráfica de barras. Planificación de la Implementación La lectura horizontal de la matriz de responsabilidades define el equipo necesario para cada actividad. Tec. el cronograma deberá asegurar que se realizan todas las actividades necesarias para un determinado avance en los productos.= personal administrativo. 2 Adm.= director del proyecto. 1= personal técnico.

Planificación de la Implementación estas actividades provocará un retraso en el conjunto del proyecto.2 Sub-actividad Sub-actividad … Producto 2 Actividad 2. Es importante identificar la ruta crítica de un proyecto para prevenir problemas con los plazos durante la ejecución. Plan de implementación resaltando el cronograma Metas para cada periodo (acumuladas) Componente Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo n Fin del proyecto Dir. Producto 1 Actividad 1. Responsabilidades Tec.Modulo 7.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 2. 1 Tec. El cronograma es más claro si se ordenan las actividades según se ritmo de ejecución a fin de reflejar la secuencia.1 Sub-actividad Sub-actividad Actividad 1.2 Sub-actividad Sub-actividad … Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final Meta 1 Meta 2 Meta 3 Meta n Meta final Para la preparar el cronograma deben seguirse los siguientes pasos: 1. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 93 . 2 Adm. Determinar la secuencia en la que las tareas se deben realizar.

podrá hacerlo en especie o en aporte presupuestario directo. lo que ayuda a que el/la directora del proyecto tome decisiones estratégicas basadas en criterios de coste-beneficio. Preparar el cronograma utilizando barras e hitos. Plantea más complicaciones cuando hay recursos que se utilizan para más de un producto. Es importante consultar en detalle las normas del donante antes de elaborar el presupuesto. El Presupuesto El presupuesto cuantifica el plan de implementación expresándolo en términos financieros. La fortaleza de un presupuesto basado en resultados es que se centra en los fines y no en los medios. existen dos tipos de presupuestos: los presupuestos por resultados y los presupuestos por líneas presupuestarias. y sobre los tipos de gastos que admiten. según las condiciones del donante. También es útil para el monitoreo y evaluación de los resultados. semanas. como los costes de administración (oficina. Presupuestar por resultados es relativamente fácil cuando los recursos se utilizan únicamente en actividades relacionadas con un sólo producto. Este tipo de presupuestos facilita el control financiero del presupuesto y el apego a las normas contables. 2. el personal. o deba comenzar antes o después de una determinada actividad.Modulo 7. Los costes directos son los asociados a los recursos que se utilizan para realizar cada actividad. El otro tipo de presupuestos es el que se organiza por líneas presupuestarias. Los costes indirectos son aquellos que están asociados al funcionamiento general del proyecto. equipamiento. Hay una gran diversidad de tipología de presupuestos. 3. Es una parte integral del proceso de planificación y una parte esencial en cualquier documento de proyecto. Pueden ser años. meses. Planificación de la Implementación 2. así como los costes de servicios que se dan directamente a los grupos meta. Un presupuesto por resultados permite mostrar lo que cuesta producir cada resultado. Cada agencia de cooperación y donante tiene sus propias normas sobre las características de los presupuestos de los proyectos. Estimar cuánto tiempo puede transcurrir para llevar a cabo cada actividad. quedando el resto a cargo de la organización receptora de la cooperación la cual. de acuerdo al sistema de administración financiera que aplique en cada caso. el sistema de monitoreo y evaluación. servicios. etc. A su vez los costes de todos los productos se agregan para mostrar los costes de cada objetivo específico. y los imprevistos. En un prepuesto por resultados los costes se individualizan por cada resultado. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 94 . Decidir la unidad en la que se medirá el tiempo.). los costes se agrupan por partidas comunes de gasto o por tipo de insumo. También debe considerarse de antemano las normas sobre los tipos de costes admitidos. Desde el punto de vista de la Gestión Basada en Resultados. Normalmente éstos se clasifican en dos grandes categorías: costes directos y costes indirectos. En esos casos debe estimarse en qué proporción se utiliza el recurso para cada producto. los donantes suelen poner límites a los costes indirectos. 4. trimestres. En este tipo de presupuesto. etc. Los costes de todas las actividades necesarias para lograr cada producto se suman para dar los costes asociados a cada producto. I dentificar cualquier actividad cuya fecha de inicio o finalización esté condicionada por un evento específico. pero no da información sobre la relación entre el gasto y los resultados obtenidos. Dado que lo que se espera de un proyecto es que utilice la mayor parte de sus recursos para producir resultados. Generalmente los organismos de cooperación financian un porcentaje del total del presupuesto del proyecto. Es el tipo de presupuesto que se adopta en el enfoque de Gestión Basada en Resultados.

así como ajustarse a las normas financieras. En el ejemplo anterior se puede estimar las horas que el técnico dedicará a cada capacitación. pero es difícil a la inversa. 2. ambos tipos de presupuestos son importantes pues el equipo del proyecto necesita saber con qué recursos cuenta para producir cada resultado. Pasos en la elaboración de un presupuesto por resultados Usualmente se elabora primero el presupuesto de los costes directos. Estimar la cantidad y costes de cada insumo.Modulo 7. Como un presupuesto por resultados se puede traducir fácilmente en un presupuesto por líneas presupuestarias. 3. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 95 . Planificación de la Implementación En todo caso. según la siguiente fórmula: Coste insumo=Nº unidades X coste unitario Cuando un recurso sea compartido por varias actividades (por ejemplo un formador que hará varios talleres de capacitación diferentes). El coste de cada insumo se obtendrá multiplicando la cantidad de unidades de recurso por su coste unitario. la recomendación general es elaborar siempre un presupuesto por resultados. Posteriormente se elabora la parte correspondiente a los costes indirectos. El coste total de la actividad será la suma de los costes de los insumos necesarios para realizarla. Calcular el coste total de la actividad. que comprende los siguientes pasos: 1. se debe estimar la fracción de ese recurso que se dedicará a la actividad. I dentificar loa recursos o insumos necesarios para cada realizar actividad. La elaboración del presupuesto es un proceso más meticuloso que complejo.

Esta es una de las finalidades más importantes del sistema de monitoreo. ya que permite comprobar en cualquier momento como avanza la ejecución. Todo ello constituye una información clave. � � � Monitoreo de los resultados: Este tipo de monitoreo se centra en los objetivos inmediatos. que se preocupa de si las actividades y productos se están realizando según lo programado. según el nivel de la cadena de resultados del proyecto en que se enfoque. Este tipo de monitoreo es principalmente una herramienta de gestión de la ejecución. sobre el avance del proyecto. Los informes de avance describen el avance del proyecto. Al brindar información. el monitoreo proporciona orientación para mejorar la eficiencia. El monitoreo de la ejecución se centra en lo que el proyecto hace. A diferencia del monitoreo de la ejecución. Dado que este tipo de monitoreo se ocupa de cuestiones sobre el día a día de la ejecución.Modulo 7. las medidas propuestas para superarlos. Facilitar la gestión de los recursos. Normalmente eso se hace a través de informes de monitoreo o de avance que se distribuyen entre las partes interesadas y el donante. Existen dos tipos básicos de monitoreo. y el uso de los recursos. Los informes de monitoreo suelen ser la principal vía de comunicación (a veces la única) con el donante respecto al progreso del proyecto. Facilitar la comunicación con las partes interesadas. si las actividades están siendo realizadas en el plazo previsto y si los productos son conseguidos y entregados al ritmo adecuado. Prevenir y corregir problemas de ejecución. y proporciona información sobre si los recursos están siendo utilizados correctamente para llevar a cabo las actividades. El sistema de monitoreo permite al director del proyecto la comunicación con las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. Planificación de la Implementación 3. el monitoreo de los resultados se enfoca en si los objetivos inmediatos (los resultados) se están Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 96 . tanto interna como externa. El monitoreo permite conocer como se están empleando los recursos para realizar actividades. y las lecciones aprendidas. El monitoreo y proporciona información regular sobre cómo el proyecto está avanzado respecto a las metas previstas. Este tipo de monitoreo es el más extendido: la mayoría de las agencias de cooperación entienden el monitoreo como el monitoreo de la ejecución. suele implicar alta frecuencia de recogida de datos. También informan sobre los obstáculos encontrados. Al relacionar la ejecución con los recursos utilizados. y hacer las correcciones necesarias para volver a encauzar el proyecto en la dirección adecuada. Diseño del sistema de monitoreo y evaluación El monitoreo El monitoreo es una herramienta para la gestión del proyecto durante la implementación que sirve para varios fines importantes: Determinar los progresos en la ejecución del proyecto. el grado de ejecución de las actividades y obtención de los productos. el sistema de monitoreo permite identificar los obstáculos para la ejecución. ayudando a mejorar la eficacia. � Monitoreo de la ejecución: Este tipo de monitoreo centra en el monitoreo de las actividades y productos.

El progreso hacia los resultados por lo general. Se refiere a la idoneidad del diseño en su conjunto y la coherencia y calidad del marco lógico. la recogida de datos en este tipo de monitoreo suelen ser más espaciada que en el monitoreo de la ejecución. Es imprescindible para la gestión del proyecto contar con un sistema de monitoreo que abarque todo lo que el proyecto hace (los recursos. dado que a nivel de los resultados la responsabilidad recae tanto sobre ellos como sobre el proyecto. normalmente a la mitad de su ejecución. la evaluación permite aprender sobre qué elementos de la estrategia funcionaron y cuáles no. y por qué. Es de carácter sumativo. Este tipo de monitoreo es una herramienta de gestión del desempeño del proyecto. sirve para valorar el éxito del proyecto una vez finalizado. Tiene un carácter formativo. (evaluación de medio término). esto es. La evaluación La evaluación es una valoración sistemática y objetiva de un proyecto terminado o en curso. las actividades y los productos). La evaluación final examina el grado en que el proyecto logró sus objetivos y se produjeron los beneficios esperados para los grupos meta. es decir. Estas últimas suelen estar enfocadas a determinar el impacto. Planificación de la Implementación alcanzando. que se preocupa de lo que el proyecto logra. Este tipo de monitoreo. Además existen multitud de metodologías y herramientas para llevarlo a cabo. Si bien cada agencia donante utiliza sus propios criterios de evaluación. ya que proporciona información sobre si los productos se utilizan y son apropiados por los grupos destinatarios. llamados criterios de evaluación. con las expectativas. Por lo tanto. sólo puede ser observado a medio o largo plazo. Asimismo. pues se centra en los elementos que quedan bajo el control directo del proyecto. sobre los cambios que el proyecto está produciendo en el contexto. La evaluación de medio término ayuda a ajustar la estrategia del proyecto para corregir las posibles desviaciones durante la ejecución. dentro de las posibilidades prácticas. se está haciendo más popular con la introducción de la Gestión Basada en Resultados. y sobre cualquier otro aspecto relacionado con los objetivos del proyecto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 97 . Sirve para determinar hasta qué punto el proyecto está cumpliendo. sirve para mejorar la implementación. También se pueden hacer después de transcurrido un tiempo desde que el proyecto acabó (evaluación ex post). los siguientes son los más ampliamente utilizados: � Validez del diseño. pues abarca tanto información interna como externa al proyecto En la práctica un buen sistema de monitoreo debe combinar ambos tipos de monitoreo. Las evaluaciones se pueden hacer durante la ejecución del proyecto. En este tipo de monitoreo la participación de las partes interesadas es clave. También analizar si hubo otros efectos no previstos. o ha cumplido. Esta información es esencial para comprobar si se están logrando resultados más allá de la realización de actividades y la entrega de productos. o a su finalización (evaluación final). pero también es importante que permita conocer si todo ello está conduciendo a lograr los objetivos.Modulo 7. De esta manera el sistema de monitoreo permitirá tomar las medidas correctoras a tiempo en todos los niveles de la cadena de resultados.� El monitoreo de la ejecución usualmente se hace bien. La evaluación examina el proyecto según diferentes aspectos. El monitoreo de los resultados puede ser más complejo y costoso.

a veces de años. como mínimo el monitoreo debe abarcar los recursos. En segundo lugar debe definirse el detalle con que se dará monitoreo a cada uno de los niveles. legal. objetivos inmediatos) que serán incluidos en el sistema de monitoreo. El diseño del sistema de monitoreo y evaluación se puede organizar en cinco etapas consecutivas. I mpacto: Se refiere a los efectos a largo plazo del proyecto. reporte y toma de decisiones que requerirán tiempo del personal del proyecto y recursos. la evaluación proporciona un valioso aprendizaje que ayuda a reforzar el sistema de monitoreo.Modulo 7. Todo ello es muy valioso para poder llevar a cabo la evaluación. entrega de productos. las actividades y los productos. � � � � El monitoreo y la evaluación están estrechamente interrelacionados y deben ser parte un mismo sistema. I ncluye los objetivos previstos pero no se limita a ellos. Eficiencia: Se refiere a la relación entre los resultados obtenidos por el proyecto frente a los recursos utilizados. Por un lado el sistema de monitoreo suministra información sobre como el proyecto ha ido progresando en el uso de recursos. Dado que los impactos solo son visibles transcurrido cierto tiempo después de la ejecución. Por otro lado. Hay una fuerte retroalimentación entre el monitoreo y la evaluación. el impacto suele examinarse en evaluación de impacto que se realizan transcurrido un tiempo. 4. actividades. Pasos en el diseño del sistema de monitoreo y evaluación La gestión del sistema de monitoreo y evaluación conlleva la realización actividades específicas de recogida y análisis de información. Eficacia: Se refiere al grado de logro de los resultados y los beneficios previstos para el grupo meta. Es el grado en que el proyecto y sus objetivos responden a las necesidades reales de las partes interesadas y se adecúa al contexto (político. realización de actividades. social) existente. Debe por tanto planificarse con antelación para asegurar que el presupuesto del proyecto prevé los costos necesarios y que el cronograma incluye las actividades a realizar. Sostenibilidad: Se refiere a las posibilidades de que los resultados del proyecto permanezcan con el tiempo. Es muy recomendable que se diseñe con la participación de las partes interesadas. El monitoreo facilita la gestión cotidiana del proyecto. Esto facilita la apropiación y la responsabilidad compartida sobre el funcionamiento del sistema y el uso de la información. productos. Como se ha visto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 98 . pero es conveniente también que incluya en cierto grado a los objetivos inmediatos. Planificación de la Implementación � Pertinencia. institucional. y la evaluación (especialmente la intermedia) ayuda a mantener la gestión en línea hacia los objetivos. después de que finalizó el proyecto. y (en el monitoreo de resultados) logro de resultados. Definir el alcance del sistema de monitoreo En primer lugar debe decidirse que niveles del proyecto (recursos.

incluirá los indicadores de los objetivos inmediatos. El donante puede exigir alcances específicos del sistema de monitoreo que es importante conocer. Para el monitoreo de las actividades habitualmente se utilizan el cronograma y el plan presupuestario. Si esto sucede. La lista de indicadores puede ser ampliada con preguntas sobre el desempeño. o cuestiones para las que es útil obtener información adicional. así que debe concentrarse en obtener aquella información que sea importante para la toma de decisiones. en un proyecto de divulgación de derechos laborales a trabajadores que se ejecuta mediante sesiones informativas en los centros de trabajo. su sexo. Las preguntas sobre el desempeño abarcan generalmente temas relacionados con: � Las partes interesadas. Los supuestos. Para dar monitoreo a los factores fuera del control del proyecto que pueden afectar a su éxito y que fueron identificados durante la formulación del proyecto � Cada indicador o pregunta sobre el desempeño implica ciertas necesidades de información. No ha de olvidarse que el sistema de monitoreo es una herramienta para la gestión. Otro sistema más detallado recogerá información sobre las zonas de origen de los trabajadores. lo más probable es que el proyecto no pueda poner en marcha el sistema de monitoreo porque se encuentre con que es muy costoso medir los indicadores.Modulo 7. o debilidades que deban superarse. se deben buscar otros indicadores. Para estar atentos a cuestiones críticas identificadas durante el diseño tales como intereses y expectativas. o porque que la información obtenida no es fiable. mayor será la complejidad y costo del sistema de monitoreo. Los indicadores de los objetivos inmediatos se extraen de la matriz de planificación del proyecto. Planificación de la Implementación El nivel de detalle estará en función de las necesidades de gestión del proyecto y del tipo de información que demanden las partes interesadas. actitudes de apoyo o de oposición. Estas necesidades tienen que ser cuidadosamente analizadas para garantizar que la información estará disponible. Dependiendo del alcance del sistema de monitoreo. Por ejemplo. un sistema de monitoreo general puede registrar el número de talleres realizados y el número total de participantes. Si esto no se puede garantizar. edad u otras variables. la siguiente cuestión es definir el conjunto de indicadores que serán necesarios. Esto supone determinar si se podrá obtener la información a un costo razonable en el momento en que se necesitará. los productos y las actividades. Estas se refieren a áreas de interés no cubiertas por los indicadores. Establecer los indicadores. preguntas de desempeño y necesidades de información Una vez que el ámbito del sistema de monitoreo se ha definido. y si las fuentes son válidas y fiables. En general cuanto mayor sea el número de niveles del proyecto y el detalle con que aborden. los indicadores de productos se extraen de la matriz de planificación del proyecto (si fueron incluidos) y del plan de desempeño del proyecto. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 99 . Debe por tanto buscarse un buen balance entre el alcance del sistema y los recursos disponibles. fortalezas a aprovechar. Por su parte. Uno de los problemas más comunes en el diseño del sistema de seguimiento y evaluación es no tener en cuenta las necesidades de información.

La línea de base abarca como mínimo todos los indicadores del proyecto. lo que además de ser más eficiente contribuirá al fortalecimiento de capacidades de monitoreo y evaluación de las partes interesadas como otro valor añadido del proyecto. su elaboración puede implicar estudios complejos que será necesario incluir en el presupuesto. los donantes pueden exigir ciertos requisitos (técnicos y financieros) para la línea de base que será necesario tener en cuenta. Hay muchas metodologías y herramientas. se deben identificar los recursos humanos y materiales necesarios para la recogida y el análisis de la información. En muchos casos. Dependiendo de la información que exista sobre el problema al comienzo del proyecto. es preferible reforzar los ya existentes. cada tres o cuatro meses. desde evaluaciones rápidas ( rappid assessment). pues sin ella no se podrá calibrar cual ha sido la contribución real del proyecto. y pueden incluir encuestas. y del alcance de la línea de base. Debe elegirse la más adecuada en función de los recursos. las actividades y los productos son monitoreados continuamente. revisiones documentales. Puede ser necesario a coordinar la recogida de información con otras partes interesadas. pero no se limita necesariamente a ellos. La frecuencia de la recogida de información. Es conveniente articular el sistema de monitoreo y evaluación del proyecto con los sistemas existentes tanto como sea posible. sino que tiene que ser coherente con la naturaleza del indicador. lo cual puede ser muy valioso gestión del proyecto y para la evaluación. la línea de base es un elemento del sistema de seguimiento y evaluación que puede consumir una cantidad importante de recursos y tiempo. ya que éste facilita la apropiación del proyecto y la sostenibilidad. Es conveniente estimular la participación de las partes interesados para el monitoreo y la evaluación. Los cambios en los objetivos inmediatos requieren periodos más largos para ser visibles. a diagnósticos en profundidad. Definir recursos y responsabilidades Además de las herramientas y métodos que deben utilizarse. Esto permitirá determinar los logros del proyecto en momentos intermedios de su ejecución y su finalización. entrevistas. al desconocerse cuál era la situación de partida. Por lo general. � � Las herramientas. Estará determinada por las necesidades del proyecto para la gestión interna y la preparación de informes. Los métodos de recogida y análisis de información pueden ser cuantitativos o cualitativos. Para cada elemento del sistema de monitoreo habrá que definir: � Los métodos de recogida y análisis de información. Además. La frecuencia de la recogida de datos no tiene por qué ser igual para todos los indicadores y preguntas de desempeño. Las herramientas dependerán del método de análisis. incluyendo la elaboración de la línea de base. Planificación de la Implementación Establecer los procesos de recogida y análisis de datos Para medir indicador o pregunta de desempeño se necesitará un tipo información que tendrá que ser recopilada y analizada mediante un proceso específico. sociales y económicas será muy útil para cubrir lagunas de conocimiento y mejorar la comprensión del problema. tanto las del personal del proyecto como las de las partes interesadas. La línea de base es esencial. observación. En lugar de duplicar sistemas. La línea de base La línea de base ofrece una imagen de las condiciones existentes al inicio del proyecto.Modulo 7. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 100 . o acudir a fuentes externas al proyecto. Una línea de base que cubra también otras variables institucionales. El objetivo principal de la línea de base es medir el valor inicial de los indicadores del proyecto. La recogida y organización de datos debe tener en cuenta la distribución de responsabilidades. las necesidades de información y el tiempo disponible. por lo que sus indicadores suelen ser medidos una o dos veces al año. etc.

Deben planificarse los canales formales a través de los cuales se informará a las partes interesadas. Los informes al donante son uno de ellos. Cada destinatario tendrá necesidades de información diferentes.Modulo 7. y si estos serán sostenibles. cuando la necesitarán y como deberá estar presentada. Por ejemplo al/a la director/a del proyecto le interesará saber si el cronograma de actividades se cumple según lo previsto y si los productos están siendo entregados a tiempo. pero puede haber otros tales como comisiones de monitoreo con los participantes en el proyecto. Los grupos meta pueden estar más interesados en saber si recibirán todos los beneficios esperados. Para el donante esa tal vez no sea su preocupación principal. el proyecto esté abierto a espacios de discusión más informales. Por tanto debe analizarse quienes serán los usuarios de información. donde la comunicación puede ser más directa y espontánea con las partes interesadas. y puede que le interese más saber cuántos beneficiarios están siendo atendidos. Los ejemplos de actos formales de toma decisiones incluyen: � Revisión participativa de la estrategia del proyecto en el inicio � Revisiones periódicas con el personal del proyecto � Vistas regulares al terreno � I nformes de avance � Evaluaciones de medio término Se recomienda que además de los actos formales de reflexión. que tipo de información necesitarán. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 101 . Planificación de la Implementación Divulgación de la información y toma de decisiones El propósito principal de sistema de monitoreo es producir información útil y a tiempo para la toma de decisiones por los gestores del proyecto y las partes interesadas.

las herramientas. recursos Divulgación y uso de la información Formatos espacios / Responsables Indicadores de objetivos Inmediatos Indicadores de productos Indicadores de actividades Preguntas de desempeño La matriz de monitoreo se compone de tres bloques. La matriz de monitoreo y evaluación Es una herramienta que facilita la preparación del plan de monitoreo y evaluación. El siguiente lo forma la segunda columna. etc.) indicando. Planificación de la Implementación 5. que contiene los detalles sobre la gestión de la información para cada indicador/pregunta de desempeño. productos. Se incluyen los métodos de recopilación de datos. la frecuencia de recogida de datos. El primero está formado por la columna que contiene los indicadores de los diferentes niveles del marco lógico que incluya el sistema de monitoreo (actividades. objetivos inmediatos) y las preguntas de desempeño. quienes serán los destinatarios de la información. Elemento del Marco Lógico / pregunta de desempeño Recogida y análisis de datos Métodos. Comprende los principales elementos de los planes del monitoreo y se puede utilizar para planificar el plan de monitoreo y evaluación junto con las partes interesadas durante un taller de planificación. reuniones de monitoreo con las partes interesadas. Asimismo se especifican los responsables de hacer llegar la información a los usuarios. La tercera sección de la matriz se refiere a la divulgación y uso de la información. herramientas. los responsables y los recursos necesarios. Manual de diseño de proyectos de cooperación sindical 102 .Modulo 7. Se especifican los diferentes formatos y eventos que se utilizarán para difundir la información (informes escritos. responsable. frecuencia.