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FONFO DOCUMENTAL DE ATENTO

Bogotá, 05 de agosto de 2011.

Elaborado por: Anngie Katerine Roldan Ruiz

La empresa Atento es una empresa de telecomunicaciones en Colombia hace once años, a continuación les presentare como se ha creado el archivo y la clase de fondos documentales que se han tenido y por medio de que procesos se ha logrado su transformación para un mejor servicio a los clientes internos y externos de la entidad.

CREACION DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD

La empresa está en Colombia hace once años nunca se avían manejado los procesos de gestión documental, en julio del año 2010 se implementaron tres espacios para este, ya que no era posible encontrar información y se tenían inconvenientes con los empleados ya que en este se manejan las historias

laborales y la información la mayoría de veces se perdía o la documentación se encontraba deteriorada, se presentaban demasiadas demandas contra la entidad y no podían dar fe de lo que decían por que no tenían soportes de para demostrar lo contrario a lo que decía el demandante y gracias a eso han pagado demasiadas multas por que a pesar del esfuerzo que se ha hecho para recuperar la información los

están deteriorados o los eliminaban. y la documentación de las dos empresas están en un solo archivo y las empresas el parecer el próximo año se van a separar. Fondo Documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. que se completa sistemáticamente. SIGNIFICADO DE FONDOS Fondo Abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes. Lo peor del caso es que Atento se divide en dos empresas que son Atento Colombia y Atento Teleservicios. se pueden encontrar muy pocos documentos del 2000 al 2006 ya que estos se perdían.espacios son insuficientes y la empresa no quiere implementar un plan completo de gestión documental así mismo no nos dan los implementos necesarios para realizar las labores correspondientes. . Como bien sabemos este fondo no tiene ninguna organización archivística y cada que se necesita un documento de las fechas mencionada hay que ir a revolcar aquel lugar mirar todo y muchas veces se pierde un día completo buscando un documento que no se encuentra son muy pocas las veces que se logra encontrar la información requerida. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban FONDO DE LA EMPRESA Fondo acumulado: En este están los documentos aproximadamente desde el año 2006 al 2009.

o como fuentes de la historia. estas están ubicadas en estantería especial. una de .SIGNIFICADO DE ARCHIVO Archivo: Conjunto de documentos. las carpetas se encuentran ubicadas alfabéticamente y las historias laborales de las personas que son de la parte administrativa se encuentran en gavetas pero también organizadas alfabéticamente. acumuladas en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada. la información. en el transcurso de su gestión conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos. la investigación y la cultura. en este se manejan las Historias Laborales de las personas que trabajan actualmente en la empresa. sea cual fuera su fecha. ARCHIVOS DE LA EMPRESA Archivo de Gestión: Más conocido como el Archivo Activo. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla en funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos de los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es contante. sometida a continua utilización y consulta administrativa. SIGNIFICADO DE LAS DOS IMPORTANTES EN LA EMPRESA CLASES DE ARCHIVO MAS Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa. forma y soporte material.

las ventajas que tenemos es que esta separadas las empresas cada una se ubica en un lugar diferente. SIGNIFICADO DE CLASIFICAR Clasificación: Fase del proceso de organización documental. (fondo. sección. en el encontramos si la persona es activa o retirada. fechas de ingreso y de retiro según el caso. subseccion. desventajas de este archivo es que no se tiene en cuenta a que empresa pertenece la historia laboral y se le pone código y se ubica en su lugar cuando se separen las empresas será de cuidado la entrega de los documentos ya que hay personas que han laborado por medio de las dos empresas y sus historias laborales han sido unificadas. empresa a la que pertenece. Si es de una historia laboral inactiva. Si es de una historia laboral activa y ret. cantidad de contratos obtenidos con las empresas. y o asuntos). METODO DE CLASIFICACION DE LA EMPRESA: La empresa tiene un Sistema Operativo que se llama Kactus. gracias a este podemos verificar el estado de la documentación. Archivo Central: Más conocido como el Archivo de Retiros. por este medio ingresamos el numero de la cedula y en la parte superior derecha con lápiz se escribe act. están ubicados en una estantería que no es adecuada para un archivo y están ordenados numéricamente por un código que se les asigna luego de su retiro. e información de eps. en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad productora. pensiones y cesantías. METODO DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA . arp. En este se encuentran las Historias Laborales de las personas que trabajaron en la empresa. además se encuentra en una base de datos la codificación y el nombre de la persona a la que pertenece.

Luego de haber realizado el proceso de clasificación documental pasamos a organizar los documentos: Para ambos Archivos hay un listado de ordenación para las Historias Laborales Hoja de vida Soportes de estudio Certificaciones laborales Fotocopia de la cedula Certificados de eps y pensiones Afiliación a eps. METODO DE DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS DE LA EMPRESA Después de realizar la clasificación y ordenación la descripción más simple y consulta para la entidad es que tienen tres archivos teniendo en cuenta que. arp. un archivo activo que se encuentra separado por empresa y se encuentran organizados alfabéticamente. un archivo de retiros en el cual tienen una base de datos para verificar el código de la persona o historia laboral que necesitan. tienen un fondo acumulado donde pueden buscar documentos sin certeza alguna. fondo de pensiones y cesantías y caja de compensación familiar. Para el caso de cuando se retira una historia laboral esta es llevada a liquidación y esta misma será ubicada encima de la hoja de vida y entregada el archivo de retiros o central. . Encaso de que haya sigue incapacidades Encaso de que haya sigue solicitud de permiso de vacaciones y aceptación Autorización de descuento en caso de que sea necesaria.

Contar con el personal idóneo para realizar las labores que conllevan a realizar una buena Gestión Documental.CONCLUSIONES Hay propuestas por parte de los archivistas. ANNGIE ROLDAN Auxiliar de Archivo . Depurar la información que se tiene olvidada y que es de gran valor para las empresa. Manejar espacios adecuados para los archivos. pero no son tomadas en cuenta ya que la empresa solo busca organizar un poco lo que tienen para dejar de tener tantos inconvenientes con la documentación. RECOMENDACIONES Tomar en cuenta los principios básicos de la importancia de la organización archivística.