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Director Editorial Luis Matos Editora Asistente Monalisa Neves Redaccin Daniel Aurlio y Luis Matos Coordinacin Editorial Francisco Zaragoza

Traduccin Francisco Zaragoza Revisin Fernando Puente Portada Luciane S. Haguihara Maquetacin Luciane S. Haguihara

Digerati Comunicacin y Tecnologa, S.L. Paseo de la Castellana, 93 4a plta. Madrid Espaa telf (91) 418 5091 / fax (91) 418 5055 www.digerati.es soporte@digerati.com Directores: Alessandro Gerardi (gerardi@digerati.com.br) Luis Afonso G. Neira (afonso@digerati.com.br) Alessio Fon Melozo (a1essio@digerati.com.br) Impresin y Arte Final Rotedic S.A. Distribucin en Espaa S.G.E.L. Sociedad General Espaola de Librera Avda. Valdeparra 29 Polgono Industrial Alcobendas, Madrid 28108 D.L.: M-42885-2004 ISBN: 85-89535-57-6

PREFACIO

Ya nadie recuerda la era en que Lotus 123 imperaba en el mercado omtico. Con ms penas que glorias, este programa cedi su lugar a Excel, sin dudas la mejor aplicacin del paquete de Microsoft Ofce. Y estamos tan habituados hoy a esta excelente herramienta para hojas de clculos, que a nadie se le ocurrira prescindir de ella en el medio empresarial. Lo mismo sirve para realizar grandes balances de contabilidad que para llevar la nmina y los pagos de un departamento. Con la virtud, adems, de que realiza no slo complejas operaciones matemticas, sino que presenta la informacin de una forma difana, accesible, facilitando su interpretacin. Es precisamente este aspecto del programa el que destacamos en este nuevo nmero de nuestra publicacin peridica: cmo editar la informacin, cmo presentarla en tablas y grcos, cmo darle formato a la hoja de clculo, de qu modo congurar la pgina para impresin. Sin prescindir por ello de aspectos interesantes de seguridad, o sobre la publicacin en la web: cmo proteger nuestros libros de Excel, denir contraseas, divulgar una hoja en la red, y muchos temas ms. (Interesado? No deje de examinar el ndice.) Su autor, adems, ha querido cambiar el tono tradicional en los textos instructivos. De ah ese estilo coloquial, que nos lleva de la mano y corriendo. Seguro ser de su agrado.

Disfrute y aprenda con la lectura!

Captulo 1
Hojas de clculo, celdas, y libros ...................................................................... 7 La hoja de clculo ............................................................................................ 7 Libro de Excel.................................................................................................. 8 Iconos ............................................................................................................... 8 Introduccin de datos en Excel ........................................................................ 9 Texto .............................................................................................................. 10 Nmero .......................................................................................................... 10

Captulo 2
Edicin de hojas de clculo ............................................................................. 14 El controlador de relleno ............................................................................... 14 La opcin de autorrelleno .............................................................................. 15 Autocompletar ............................................................................................... 17 Borrar formatos y contenido de las celdas ..................................................... 18 Deshacer/Rehacer una accin ........................................................................ 19 Buscar/Reemplazar datos............................................................................... 20 Cmo eliminar celdas, las y columnas ........................................................ 20 Mover las y columnas .................................................................................. 23 Mover, copiar y pegar datos .......................................................................... 23 Nombrar celdas y grupos de celdas ............................................................... 25 Insertar comentarios....................................................................................... 26 Comprobar la ortografa ................................................................................ 27 Ms de lo mismo ............................................................................................ 27

Captulo 3
Formato de la hoja de clculo ......................................................................... 30 Formato .......................................................................................................... 30 Formato de celdas .......................................................................................... 30 Bordes y tramas ............................................................................................. 31 El plano de fondo ........................................................................................... 32 Formato de nmeros ...................................................................................... 33 El formato condicional .................................................................................. 34

Captulo 4
Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo.................................... 35 Aplicacin del zoom en hojas de clculo ...................................................... 35

NDICE
Dividir Inmovilizar paneles ........................................................................... 36 Comparar en paralelo con .............................................................................. 37 Ocultar lneas o columnas .............................................................................. 38

Captulo 5
Grco............................................................................................................... 40 Asistente para grcos ................................................................................... 40 Tipos de grco ............................................................................................. 41 Creacin de grcos ...................................................................................... 42 Ejes ................................................................................................................ 45 Rtulos y textos en el grco......................................................................... 45 Edicin de grcos ........................................................................................ 49

Captulo 6
Impresin .......................................................................................................... 51 Imprimir en Excel .......................................................................................... 51 Visualizar la impresin .................................................................................. 51 Congurar pgina de impresin..................................................................... 52 Encabezado y pie de pgina ........................................................................... 54 rea de impresin .......................................................................................... 55

Captulo 7
Solucin de errores........................................................................................... 56 Solucin de los problemas de impresin ....................................................... 56 Correccin de errores ..................................................................................... 57 Mensaje de error: causas ms probables de error .......................................... 58 Ventana de inspeccin.................................................................................... 59

Captulo 8
Proteccin de la hoja de clculo o del libro ................................................... 61 Las contraseas en Excel ............................................................................... 61 Cmo crear contraseas en Excel .................................................................. 61 Contraseas avanzadas .................................................................................. 62 Proteger hojas de clculo .............................................................................. 63 Eliminar o modicar una contrasea ............................................................. 63 Modicar la proteccin de las hojas de clculo ............................................. 63 Eliminar la contrasea de la hoja de clculo ................................................ 65 Proteger una parte de la hoja de clculo mediante contrasea ...................... 65

Captulo 9
Excel y Internet ................................................................................................ 68 Creacin de un hipervnculo .......................................................................... 68 Inclusin de datos de Excel en la Web .......................................................... 69 Visualizacin de la hoja de clculo en la Red................................................ 70 Modicacin y almacenamiento de datos en un sitio .................................... 70

Captulo 10
Formularios ...................................................................................................... 71 Cmo elaborar formularios ............................................................................ 71 Editar datos en un formulario ........................................................................ 73

Captulo 11
Tablas y grcos dinmicos ............................................................................. 74 Informe de tabla dinmica ............................................................................. 74 Informe de grcos dinmicos....................................................................... 76 Insercin, modicacin, eliminacin y exhibicin de datos.......................... 77

Caputlo 12
Filtrado y clasicacin de datos ...................................................................... 79 Ordenar datos ................................................................................................. 79 Filtrar un rango .............................................................................................. 80 Filtros por criterios avanzados ....................................................................... 81

Captulo 13
Anlisis de datos ............................................................................................... 84 Resumir datos en listas y tablas .................................................................... 84 Buscar objetivo ............................................................................................. 86 Solver ............................................................................................................ 87 Escenario ....................................................................................................... 89

Captulo 14
Importar y vincular hojas de clculo ............................................................. 91 Importar datos ............................................................................................... 91 Conexin con datos de diferentes tipos ........................................................ 92 Creacin de vnculos ..................................................................................... 93 Compartir un libro de trabajo ....................................................................... 94 Validacin de datos ....................................................................................... 95

Excel sin Esfuerzo

Hojas de clculo, celdas, y libros


La hoja de clculo
Quin dice que Excel slo se emplea en tareas burocrticas? Puede muy bien imaginar la hoja de clculo como un pasatiempo bastante popular, el legendario juego Batalla Naval. Su unidad ms importante es la Celda, que le da vida al cuerpo de la hoja de clculo. La celda es el espacio formado por las intersecciones entre las lneas horizontales y las verticales. Cualquier informacin que quiera teclear en Excel tendr necesariamente que insertarse en una celda. Para ello, basta con situar el puntero del ratn en la celda y teclear la informacin. Es en lo relativo a la celda en lo que Excel ms se parece al viejo entretenimiento de los marineros en tierra rme y el papel milimetrado: para facilitar la visualizacin del usuario, la hoja de clculo se halla dividida en nmeros (las) y letras (columnas). De esta forma, igual que alguien grita idiotizado C1? Ms claro el agua, bobo!, al seleccionar la letra C y el nmero 1, estar sencillamente seleccionando una celda cualquiera dentro de mltiples posibles en este caso, la B5. En su interior, teclear textos y har clculos, como muestra la ilustracin:

Hojas de clculo, celdas, y libros

Libro de Excel
He aqu un tema de gran inters. Pero seamos breves: un libro es como aquellos cajones espaciosos en los que guardamos gran cantidad de objetos (cartas, el papel de los caramelos, recuerdos, cosillas intiles...). Para el caso de Excel, simplemente cambie la palabra objetos por hojas de clculo. Resulta increble cmo un recurso tan sencillo puede modicar todo un sistema de organizacin. Veamos un ejemplo prctico. Tenemos un libro llamado Movimiento de la biblioteca. Con l podemos controlar mensualmente el ujo de prstamos y devoluciones del fondo, sin necesidad de crear varias hojas de clculo dispersas por el archivo del ordenador. La norma es de tres hojas de clculo por libro, pero es posible modicar la cantidad libremente. Cada hoja de clculo recibe un nombre-base (Hoja1, Hoja2, Hoja3), pero no se altere, puede renombrarlas como desee. El procedimiento para nombrar una hoja de clculo es muy sencillo: basta con hacer doble clic sobre la pestaa en que est escrito Hoja1 y teclear el nuevo nombre, que, lgicamente, debe relacionarse con el contenido incluido en la hoja de clculo. Para pasar de una hoja de clculo a otra, debe hacer clic sobre el nombre de la hoja de clculo deseada. Puede ocurrir, sin embargo, que tenga que insertar una nueva hoja de clculo dado el caso de que tenga necesidad de otro tipo de organizacin de los datos o tambin que usted quiera eliminar una hoja de clculo que no necesite ms. En estos dos casos, el procedimiento es similar. Haga clic con el botn derecho del ratn sobre la pestaa con el nombre de la hoja de clculo (Hoja1, por ejemplo) y, en el men de opciones que all aparece, seleccione la opcin Insertar, y, despus, Hoja de clculo o Eliminar, para borrar la hoja de clculo seleccionada. En este mismo men de opciones, puede elegir otras opciones, como Mover o copiar o Seleccionar todas las hojas, entre otras. Si desea cambiar de posicin su hoja de clculo, el mejor procedimiento es, simplemente, hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre ella, mantener presionado el botn, y arrastrar la hoja de clculo hasta que quede situada en la posicin deseada. Como ejercicio para consolidar estos conceptos, inserte 12 hojas de clculo en el libro de trabajo, y dle a cada una de ellas el nombre de un mes: enero, febrero, marzo hasta diciembre. Elimine despus las tres hojas de clculo que existan con anterioridad (Hoja1, Hoja2 y Hoja3) y asegrese de que las hojas de clculo se encuentren, todas, ordenadas por mes. Si logra realizar este ejercicio con xito, ya habr cumplimentado la primera parte de su aprendizaje.

Iconos

Hojas de clculo, celdas, y libros

Excel sin Esfuerzo Iconos


Adems de contar con un diseo atractivo, los iconos desempean un papel decisivo en el paquete Ofce, en especial en Excel. A ellos debemos el dinamismo del programa, que es la marca registrada de las aplicaciones de carcter profesional. Nadie quiere perder su tiempo con pantallas complicadas, no es cierto? En general, los iconos ocupan una buena parte de los recursos del men de opciones. Van desde la simple impresin hasta el uso de frmulas sosticadas. Observe la gura siguiente: Para su mejor comprensin le voy a ofrecer una prueba material. Marque en la pantalla el icono Asistente para grcos. Si se arriesga a hacer clic en l, aparecer una ventana con opciones para la creacin de diferentes modelos de grcos.

Entindalo de una vez por todas. Los iconos estn ah para explicar, no para complicar.

Introduccin de datos en Excel


Introducir datos en Excel no tiene secretos. Basta con hacer clic en la celda deseada y usar el teclado. Los cuatro tipos de datos que se pueden guardar son: texto (o ttulo), nmero, frmula y comando (este ltimo se utiliza para las macros). La identicacin se lleva a cabo cuando se teclea el primer carcter. Observe:

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Texto
Teclear textos en Excel no constituye problema alguno. Basta con hacer clic en la celda y escribir el contenido. No tiene que preocuparse si el texto sobrepasa el lmite de la celda. Despus de teclear los datos, podr comprobar que la columna que hay inmediatamente a la derecha no se ha modicado. Con ese n tendr que redimensionar el tamao de la columna haciendo clic sobre su extremo derecho y arrastrndolo hasta el tamao deseado tal y como estudiamos en el epgrafe anterior. Otra posibilidad es hacer clic en el men Formato > Celdas, despus en Alineacin y entonces seleccionar Ajustar texto, lo que har que el texto resulte dividido en dos o ms las dentro de la celda, facilitando as la visualizacin de los datos.

Nmero
En una celda cualquiera pruebe a teclear una cifra. Nota alguna diferencia? Curioso, verdad? En cuanto Excel identica el carcter numrico, se activan dos nuevos botones. Ambos poseen funciones sencillas de introducir y cancelar datos. Para los nmeros fraccionarios utiliza el punto o la coma entre los dgitos (siguiendo un patrn previo). De esa forma, el valor se alinear a la derecha o a la izquierda, respectivamente.

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Excel sin Esfuerzo

CTRL + P o CTRL + SHIFT + F12 SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 CTRL+PGDN CTRL+PGUP SHIFT+CTRL+PAGE DOWN SHIFT+CTRL+PAGE UP CTRL+PAGE DOWN ALT + H R ALT+E J ALT+E H

Muestra la famosa ventana de dilogo Imprimir Inserta una nueva hoja de clculo en el libro de trabajo Mueve hacia la hoja de clculo siguiente Mueve hacia la hoja de clculo anterior Selecciona la hoja de clculo actual y la posterior Selecciona la hoja de clculo actual y la anterior Cancela una secuencia determinada de hojas de clculo seleccionadas Euroconversin Copia o mueve la hoja de clculo actual Borra la hoja de clculo actual

CTRL+BARRA ESPACIADORA Selecciona la columna entera SHIFT+BARRA ESPACIADORA Selecciona la la entera CTRL+E SHIFT+BACKSPACE CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA ALT+; (punto y coma) ENTER SHIFT+ENTER TAB SHIFT+TAB ESC HOME CTRL+SHIFT+F3 CTRL+ALT+K CTRL+; (punto y coma) CTRL+SHIFT+: (dos puntos) CTRL+Z ALT+0162 ALT+0128 Selecciona la hoja de clculo entera Entre varias celdas seleccionadas, destaca slo la celda activa Dado un objeto seleccionado, destaca todos los objetos de una hoja de clculo Selecciona las celdas visibles en la seleccin actual Completa una entrada de celda y selecciona la celda de abajo Completa una entrada de celda y selecciona la celda inmediata superior Completa una entrada de celda y selecciona la celda inmediata derecha Completa una entrada de celda y selecciona la celda inmediata izquierda Cancela una entrada de celda Mueve hacia el inicio de la lnea Crea nombres basados en etiquetas de lnea y columna de la hoja de clculo Inserta un hipervnculo a una direccin de Internet Inserta la fecha Inserta la hora Deshace la ltima accin Inserta el smbolo de centavo de dlar Inserta el smbolo de euro Mueve el punto de insercin hacia la barra de frmulas cuando la edicin de una celda se desactiva

Hojas de clculo, celdas, y libros

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F2 BACKSPACE ENTER CTRL+SHIFT+ENTER ESC SHIFT+F3 F3 ALT+= (signo de igualdad) CTRL+F SHIFT+F9

En la barra de frmulas, borra un carcter a la izquierda Completa una entrada de celda con base en la celda de la barra de frmulas Inserta una frmula matriz Cancela una entrada en la celda Exhibe la ventana de dilogo Insertar funcin Pega un nombre denido en una frmula Inserta una frmula de AutoSuma con la funcin SUMA Copia una frmula de la celda que est encima de la celda activa Alterna entre mostrar valores de celda y mostrar frmulas Calcula todas las hojas de clculo en todos los libros de trabajo abiertos, independientemente de que hayan sido alterados o no Edita la celda activa y la limpia o excluye el carcter anterior de la celda activa a medida que se edita el contenido de la celda Borra el carcter a la derecha del punto de insercin o borra la seleccin Borra el texto al nal de la lnea Exhibe la ventana de dilogo Vericar ortografa Edita un comentario de celda Copia las celdas seleccionadas

CTRL+ (comilla sencilla izquierda) Calcula la hoja de clculo activa

CTRL+ALT+F9

BACKSPACE DELETE CTRL+DELETE F7 SHIFT+F2 CTRL+C

CTRL+C, inmediatamente seguido Muestra el Portapapeles de Microsoft Office (algunos elementos copiados y pegados) de otro CTRL+C Recorta las celdas seleccionadas CTRL+X CTRL+V CTRL+ (guin) CTRL+SHIFT+signo de adicin (+) ALT+(apstrofo) CTRL+1 CTRL+SHIFT+$ CTRL+SHIFT+% Pega las celdas copiadas Borra las celdas seleccionadas Inserta celdas en blanco Muestra la ventana de dilogo Estilo Muestra la ventana de dilogo Formato de celdas Activa el formato Moneda con dos lugares decimales (nmeros negativos entre parntesis) Activa el formato Porcentaje sin lugares decimales

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CTRL+SHIFT+# CTRL+N CTRL+K CTRL+S CTRL+9 CTRL+0 (cero)

Activa el formato Fecha, con da, mes y ao Activa o desactiva el formato en negrita Activa o desactiva el formato en cursiva Activa o desactiva el subrayado Oculta las las seleccionadas Oculta las columnas seleccionadas

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Edicin de hojas de clculo


El controlador de relleno
El controlador de relleno es un recurso extremadamente til cuando se intenta teclear una secuencia de datos en Excel. Estando situado en una celda cualquiera, podr observar que en el ngulo inferior derecho hay un cuadradito que se destaca. Al situar el cursor encima del mismo, el puntero se transforma inmediatamente en una cruz, tambin de color negro. Pues bien, haga clic con el ratn en ese punto y arrstrelo. Podr observar cmo se copiar el contenido de esa celda en las dems seleccionadas.

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Edicin de hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo La opcin de autorrelleno


Si la vida es un ro interminable de cosas curiosas, Excel es uno de sus afluentes. Observe cmo, despus de seleccionar un conjunto de columnas y hacer clic sobre el controlador de relleno, aparece el icono Opciones de autorrelleno. Haga clic sobre l:

Esta imagen es un ejemplo elemental, con pocas opciones. Pruebe ahora a teclear martes, haga clic en el controlador de relleno y arrstrelo hacia abajo, manteniendo presionada la tecla izquierda del ratn:

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Ve? El nmero de opciones se ha multiplicado! En este ejemplo, el Autorrelleno se ha encargado de completar los restantes das de la semana, pues ha escogido la opcin Rellenar serie. Para modificarla, basta con hacer otra eleccin en el listado. El Autorrelleno es un recurso peculiar, pues la lista de opciones depender del tipo de dato insertado. Excel puede rellenar automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmero y texto, fechas o perodos de tiempo, apoyndose en un patrn establecido por usted. Por ejemplo, las elecciones iniciales en el cuadro siguiente se extienden en la forma en que ah aparece. Los tems separados por comas se hallan en celdas contiguas. Seleccin inicial 1, 2, 3 9:00 Norte lunes Ene Ene, Abr Ene-99, Abr-99 15-Ene, 15-Abr 1999, 2000 1-Ene, 1-Mar Tri3 (o T3 o Trimestre3) texto1, textoA 1 Perodo Producto 1 Serie expandida 4, 5, 6, ... 10:00, 11:00, 12:00, ... Norte, Sur, Este, ... martes, mircoles, jueves, ... Feb, Mar, Abr, ... Jul, Oct, Ene, ... Jul-99, Oct-99, Ene-00, ... 15-Jul, 15-Oct, ... 2001, 2002, 2003, ... 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Tri4, Tri1, Tri2,... texto2, textoA, texto3, textoA,... 2 Perodo, 3 Perodo,... Producto 2, Producto 3,...

Para simplificar su trabajo, puede crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto utilizadas con ms frecuencia, como, por ejemplo, las reas de venta de su empresa. En lneas generales, una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos utilizados para rellenar una columna que sigue un orden fijo, como puede ser, por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. En Excel puede crear una serie de relleno personalizada a partir de tems ya existentes, creados por usted en una hoja de clculo, o puede teclear la lista previamente. Para ello basta con seguir los siguientes pasos: 1. Si ya ha introducido la lista de tems que desea usar como serie, seleccinela en la hoja de clculo. En el men Herramientas elija Opciones, y seguidamente haga clic en la pestaa Listas personalizadas.

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Edicin de hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo


2. Para hacer uso de la lista seleccionada, haga clic en Importar. Ahora bien, si quisiera crear una nueva lista, seleccione NUEVA LISTA en la ventana Listas personalizadas y, a continuacin teclee las entradas en el recuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione Enter despus de cada entrada. Cuando la lista est confeccionada, haga clic en Agregar. Algn problema hasta el momento? 3. Para crear una lista personalizada que contenga solamente nmeros, del 0 al 100, por ejemplo, seleccione primero la cantidad de celdas vacas suficiente para albergar la lista. En el men Formato, haga clic en Celdas y, seguidamente en Nmero. Aplquele el formato Texto a las celdas vacas y teclee la lista de nmeros en las celdas formateadas. Seleccione la lista e imprtela.

Modicacin o eliminacin de una serie de relleno


1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, seguidamente en la pestaa Listas personalizadas. En el cuadro respectivo, seleccione la lista deseada. 2. Para editar la lista, haga las modificaciones necesarias en el cuadro Entradas de lista y, seguidamente, haga clic en Agregar. Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar.

Autocompletar
Escena 1: Individuo que se apresta a teclear en Word datos que muchas veces se repiten. Su misin: concluir una hoja de clculo urgente. Son las 6:15 p.m. Est atrasadsimo y suda a borbotones. Su expresin atnita no resulta convincente. Tiene lo que merece, ya que se ha gastado la punta de los dedos innecesariamente: A) Qu diablos haca tecleando datos de una hoja de clculo en Word? B) Si se hubiese dignado a abrir Excel, se habra enterado de que no era necesario teclear la mitad de los caracteres. El infeliz suspendi por pura negligencia! Escena 2: Es lo mismo que pasa en cierta propaganda de una crema dental. El to aparece con un aspecto triunfal rodeado de aduladores y palmaditas en el hombro, mientras saborea su caf y se prepara con aires de intelectual para la prueba. El secreto? Algo muy sencillo y al alcance de cualquiera: Use Autocompletar en su hoja de clculo, y tendr la sartn por el mango! Durante la introduccin de los datos, observe que, si los primeros caracteres coinciden con los de una informacin ya tecleada en otra columna, Excel se encargar de completar el resto de la expresin:

Edicin de hojas de clculo

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En la ilustracin, se ha tecleado la palabra revista en la cuarta celda y se ha repetido en la celda de abajo. En este caso, he tecleado rev, y Excel ha reconocido su semejanza con la expresin anterior y la ha completado. Esta sugerencia, sin embargo, permanecer con el fondo en negro. Si se confirma que se trata de una palabra repetida, basta con presionar Enter y seguir adelante. Si no, contine tecleando normalmente y haga clic en la tecla Backspace (Supr). Aunque se trata de un recurso que facilita en gran medida el tecleado en Excel, puede darse el caso de que en algn momento desee deshabilitarlo. Para ello basta con hacer clic en el men Herramientas, presionar Opciones, y, seguidamente, hacer clic en la pestaa Modificar. Desactive entonces la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda. Para activar nuevamente Autocompletar, basta con marcar nuevamente esa opcin.

Borrar formatos y contenido de las celdas


No siempre logramos un formato de primera, o redactamos un texto impecable. As pues, una chapuza nunca es definitiva en Excel, gracias al recurso Borrar, que pasa un borrador por encima del error cometido. Para localizarlo, vaya al men Edicin y elija Borrar.

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Edicin de hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo


El submen Borrar est integrado por cuatro opciones: Todo, Formatos, Contenido Supr, Comentarios. Claro que tambin puede apelar al recurso de meter sus toscas manos, apretar la tecla Delete (Supr), y borrar todo el contenido. Para hacer un borrado ms especfico y coherente, sin embargo, le recomiendo el uso de una de las opciones vistas ms arriba, que se explicarn ms abajo. Todo: Recuerda el temible Botn Rojo que decan los yanquis los soviticos tenan durante la Guerra Fra? Tensin total! Habra sido suficiente que Nikita Krushev se tomara un trago ms de vodka y adis planeta Tierra! Qu horror! En Excel la opcin Todo no deja piedra sobre piedra. Borra los comentarios, el formato, y el contenido de la celda La comparacin ha sido psima, lo admito, pero tena que llamar la atencin de alguna forma. Formatos: Deshace el formato de la celda, sin borrar el contenido o el comentario insertado. Le pido me disculpe, pero no pude encontrar ninguna abyecta analoga para esta opcin. Contenido Supr: Se corresponde con la tecla Delete, o su efecto es el mismo (borra slo el contenido). Se halla en la lista ms bien por la estandarizacin de Microsoft. Es algo que queda a criterio del cliente. Comentarios: Hace falta comentar los Comentarios? S, creo que s. Explicar ms adelante la insercin de comentarios en la hoja de clculo as como su relevancia. Por el momento baste decir que, al hacer clic aqu, se borrar el comentario.

Deshacer/Rehacer una accin


Presente en todas las aplicaciones de Office, la funcin Deshacer/Rehacer accin permite rectificar los errores ms frecuentes de escritura, as como restituir datos accidentalmente eliminados. Es sumamente intuitiva y abarca muchos aspectos. Por tal razn, no debe confundirse con Borrar celdas. Adems, tambin sirve para autorrelleno, frmula, funcin... Ilustracin, por favor:

Edicin de hojas de clculo

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Observe el fondo de la hoja de clculo de la imagen. No encuentra nada nuevo? Ilusin ptica! He realizado diversas operaciones de formato y borrado, he cambiado el ancho de columna y ahora intento rehacer las ltimas acciones. Lo primero que se hace en este caso es ir al men Edicin. En l se encuentran las opciones relativas a las modificaciones. El nombre cambiar de acuerdo con la accin realizada en la hoja de clculo. Si la accin fue modificar el Ancho de columna, aparecer el recurso Deshacer Ancho de columna. . Observe que, tanto a travs del men Tambin existe el icono Deshacer como del icono, es posible acceder a una lista de las ltimas acciones realizadas. Con lo cual basta con pasar el cursor del ratn por las que se quieren borrar y hacer clic en Enter. En la opcin del icono, basta con hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre la flecha.

Buscar/Reemplazar datos
Ahora es la ma para escribir en la pizarra! Bueno, ah va. Voy a ser breve. Para localizar y/o sustituir uno o varios datos de la hoja de clculo, haga clic en el men Edicin y de ah pase al submen Buscar (o en su lugar a Reemplazar).

Eso es todo. Basta con teclear la expresin en el recuadro especfico y hacer clic en Buscar siguiente. Para reemplazar, escriba la nueva informacin y haga clic en Reemplazar. Le parece bien as?

Cmo eliminar celdas, las y columnas


Observe la hoja de clculo siguiente. Es la lista oficial de goleadores de la Liga, donde se incluyen los goles registrados hasta el momento. Un aprendiz de un peridico de gran circulacin, intentando hacer un buen trabajo, no se limit a buscar

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Edicin de hojas de clculo

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los nmeros en la LFP, con vistas a la prxima edicin del Cuaderno Deportivo, sino que por propia iniciativa decidi incluir un sexto campo de informacin que, si bien merece aplausos por la (in)fidelidad histrica, carece de cualquier importancia inmediata, pues se trata tan slo de un dato secundario y que para colmo no ha sido actualizado. Y ahora, cmo hace el editor para eliminar esa columna?

No, l no va a pasar el corrector por encima del texto de la columna, caro lector. Har algo mucho mejor, ms cuidadoso. Primero, el editor seleccionar dicha columna. Hecho esto, se dirigir al men Edicin y har clic en Eliminar. Como variante alternativa, podr hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Eliminar. Da lo mismo.

Edicin de hojas de clculo

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Podr ver entonces, en la pantalla de su ordenador, un pequea cuadro de seleccin con el nombre Eliminar. Obviamente el editor seleccion una Columna entera haciendo clic en la letra que indica la columna, y borr as la informacin que ocupara un espacio intil en la maquetacin del peridico. Para volver atrs, haga clic en Deshacer Eliminar.

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Edicin de hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo Mover las y columnas


Imagine que tiene ubicados los datos secuencialmente en una columna y desea presentarlos en filas. No, no tiene que teclearlo todo de nuevo. Excel cuenta para ello con un recurso sumamente interesante: Transponer filas y columnas. Para hacer uso de l basta con seleccionar las celdas que pretende mover y hacer clic en el botn Copiar. A continuacin, site el cursor en una nueva celda de la hoja de clculo, haga clic en el men Edicin, Pegado Especial y selecciona Transponer, y por ltimo Aceptar. Sumamente fcil, verdad?

Mover, copiar y pegar datos


Hay algo que quiero dejar bien en claro: yo nunca utilizo expresiones propias del argot popular! Desconozco ese vocabulario laico. Sin embargo, trabajo muy bien con Mover y Copiar en mis hojas de clculo de Excel, as como en las dems aplicaciones de Office. Al escoger este procedimiento de traslado de datos, es necesario saber que, al cortar o copiar el contenido de una celda o conjunto de celdas, se transferirn todos los datos all contenidos, ya sean frmulas, nmeros o texto. Quiere que se lo explique mejor? Por pura economa de recursos (imagnese: la crisis econmica, los plazos de cobro, etc.), voy a abrir nuevamente la hoja de clculo de los goleadores. De modo aleatorio elegir una seccin. A continuacin, voy a hacer clic con el botn derecho del ratn sobre la seleccin y, qu belleza!, observe el siguiente men:

Edicin de hojas de clculo

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La diferencia bsica entre Copiar y Cortar es que en el primer caso se genera una copia de las informaciones que se insertarn en otra rea de esa hoja de clculo o documento de Office, mientras que en el segundo se elimina de su lugar de origen el sector seleccionado con el fin de pegarlo en otro lugar. Estoy tentado de cortar este fragmento e incorporarlo a un documento de Word. Proceso complicado? Nada de eso!

Parodiando al poeta, los dems programas profesionales que me perdonen, pero la interaccin es algo fundamental. Y eso al Office le sobra! Es todo tan grfico que, al hacer clic en Cortar, el rea seleccionada aparecer bordeada por la lnea discontinua que caracteriza la zona de corte. Despus slo hay que buscar el docu-

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Edicin de hojas de clculo

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mento destino, hacer clic con el botn derecho en un rea especfica y seleccionar la opcin Pegar. Tambin puede acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar a travs de sus respectivos iconos, localizados en la barra de herramientas, o haciendo clic en el men Edicin y seleccionando la opcin deseada. En fin, que son muchos los caminos que conducen al tem deseado. Seguramente se habr dado cuenta de que, antes de elegir la opcin Copiar o Cortar, Excel haba mantenido desactivada la opcin Pegar. Esto es as debido al hecho de que para pegar es necesario previamente haber copiado o cortado. Es este un mecanismo utilizado por todo los paquetes de Office con el fin de evitar que haga algo indebido, o, mejor an, que pierda tiempo intentando hacer algo que no tendr ningn resultado prctico. Pero volvamos a lo que nos interesa. Mover y transferir datos de ac para all, de all para ac, est chupado, no es as? (Caramba, met la pata!)

Nombrar celdas y grupos de celdas


Pues bien, tal y como dijimos, es posible nombrar las celdas o los conjuntos de celdas y acceder a ellos rpidamente cuando resulte necesario. A continuacin, los pasos a seguir para lograr hacerlo con xito: 1. Antes de bautizar o rotular un conjunto de celdas, piense en un nombre de fcil comprensin, como, por ejemplo, Puntos. 2. Seleccione la celda o conjunto de celdas contiguas o no que desee nombrar. Haga clic en la casilla Cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de frmulas (situada en la parte superior de la ventana de Excel), teclee el nombre deseado y pulse Enter. Vale destacar que no puede nombrar una celda mientras se est modificando su contenido.

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3. Despus de nombrar el conjunto de celdas, puede moverse rpidamente por la hoja de clculo, utilizando para ello las teclas de mtodo abreviado Ctrl + I, o simplemente presionando la tecla F5 y seleccionando a continuacin el nombre del conjunto de celdas y presionando Aceptar.

Insertar comentarios
Tal y como vimos a comienzos del libro, una celda puede ser pequea en apariencia, pero es capaz de contener frmulas, funciones y atribuciones sumamente complejas. Y puesto que esto es as, la opcin Comentario sirve para insertar consideraciones y recordatorios sobre los procedimientos utilizados. Para un trabajo en equipo es esencial. Para los olvidadizos de turno, dem. Haz clic sobre la celda en la que deseas insertar tus observaciones. A continuacin ve al men Insertar y haz clic en Comentarios. Observa:

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Una pequea marca en rojo, en el ngulo superior derecho de la celda, nos indicar que posee un comentario. El comentario, en s, se escribir en el recuadro amarillo. El nmero de caracteres es limitado. Al terminar de escribir, debe pulsar Enter. Para leer el comentario basta con hacer clic sobre el icono rojo. As:

Comprobar la ortografa
La forma de comprobar la ortografa es similar a la del Word. La diferencia bsica estriba en que la delimitacin de los errores ortogrficos (en rojo) o gramaticales (en verde), a travs del subrayado, aqu no existe. Por consiguiente, es conveniente efectuar la revisin ortogrfica al final de cada trabajo. Crean que esto ya no se usaba? En el men Herramientas, haga clic en Ortografa. Aparecer la siguiente ventana:

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A partir de aqu, el procedimiento es igual que en Word. Puede optar por Omitir, Cambiar, o Agregar la nueva expresin al diccionario de Office. Otra posibilidad de iniciar la correccin ortogrfica es mediante la tecla F7.

Ms de lo mismo
Problema I: Los nmeros, las fechas y las horas no se muestran correctamente. Solucin: Excel muestra los nmeros, las fechas y las horas en una hoja de clculo de acuerdo con el formato de nmero aplicado a las celdas. Para modificar el formato de nmero, selecciona las celdas. En el men Formato, haga clic en Celdas, seleccione la gua Nmero y, seguidamente, haga clic en la categora y en el formato deseados. Para usar el formato de fecha estndar, haga clic en la celda y presiona Ctrl + Shift + #. Para usar el formato de hora oficial, presione Ctrl + Shift + @. Problema II: Los smbolos ##### aparecen en lugar de un nmero. Solucin: Un valor de error ##### ocurre cuando la celda contiene un nmero, fecha u hora que ocupa ms espacio del que hay, o cuando la celda contiene una frmula de fecha o de hora que produce un resultado negativo. Intente aumentar la anchura de la columna para resolver el problema. Problema III: Las fechas en la hoja de clculo aparecen diferentes. Solucin: Cuando una fecha se introduce en una celda, aparece tanto en formato estndar como en el formato que tena la celda antes de que la fecha se introdujera. El formato de fecha estndar se basa en configuraciones propias de la gua Fecha > ventana de dilogo Configuraciones regionales (del Panel de Control de Microsoft Windows). Si esas configuraciones de fecha se han modificado, cualquier fecha existente en las carpetas de trabajo que no haya sido formateada mediante Formato Celdas, tambin se modificar. Problema IV: No se ve parte del texto tecleado en una celda. Solucin: Para mostrar diversas lneas de texto en una celda seleccionada, haga clic en Celdas en el men Formato, seleccione la gua Alineacin y marque la opcin Ajustar texto. Problema V: Excel no completa las entradas de columna. Solucin: Asegrese de que la opcin Autocompletar est activada. En el men Herramientas, haga clic en Opciones, seleccione Modificar y verifique si la casilla Habilitar Autocompletar para valores de celda est seleccionada.

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Problema VI: El controlador de relleno no funciona. Solucin: En el men Herramientas, haga clic en Opciones, acceda a la gua Modificar y asegrese de que la opcin Permitir arrastrar y colocar celda haya sido seleccionada. Cuando se seleccione una fila o columna entera, Excel mostrar el controlador de relleno al principio de la fila o de la columna. Problema VII: Hace falta copiar un valor y no rellenar una serie. Solucin: Muy simple: basta con seleccionar los valores predeterminados y mantener presionada la tecla Ctrl al arrastrar el controlador de relleno. Problema VIII: Desaparece la informacin al arrastrar el controlador de relleno. Solucin: Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una seleccin, y se detiene en las celdas seleccionadas sin traspasar la primera columna o la fila superior de la seleccin, Excel excluir los datos dentro de la seleccin. Debe arrastrar el controlador de relleno hacia fuera del rea seleccionada antes de soltar el botn del ratn. Problema IX: Al aplicar el formato Texto a los nmeros, estos no cambian al formato texto. Solucin: Si ya ha introducido los nmeros y ha aplicado el formato Texto a las celdas, haga clic en cada celda, presione F2 y Enter para insertar otra vez los nmeros como texto.

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Formato de la hoja de clculo


Formato
Puesto que Juan as lo prefiere, ser breve como la propaganda electoral de un partido enano, y pragmtico como la seleccin alemana de ftbol. La expresin formatear no podra encontrar mejor definicin que la que aparece en el diccionario. En Excel, la adaptacin a un determinado patrn auxilia en trabajos de tipo acadmico e informes de empresa, que casi siempre exigen rigor y una estructura predefinida con la que incrementan su valor. Eso sin tener en cuenta la validez esttica que ello proporciona.

Formato de celdas
Aumentar el tamao de la fuente, modificar su estilo, utilizar las negritas, el subrayado, las cursivas Todo eso (y mucho ms) son recursos de formato de datos. Tanto es as, que sus respectivos iconos se encuentran en la Barra de Formato.

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Con el fin de facilitar nuestro trabajo, los iconos de texto estn bastante prximos unos de otros. Para modificar la configuracin de la fuente, seleccione la seccin de la hoja de clculo que se modificar y elija las opciones deseadas. Adems de los tradicionales tamao y tipo de fuente, hay tambin otras opciones, como el color de la fuente, representada por la letra A subrayada en rojo. Al hacer clic sobre el icono, aparecen diversos colores. Como las opciones son intuitivas, haga las modificaciones que desee, seleccione su nuevo estilo y... listo!

Bordes y tramas
Incluir bordes y tramas en una celda es una eficaz forma de destacarla en una hoja de clculo. Para hacer uso de este recurso, puede seleccionar en el men Ver, la Barra de Herramientas y, una vez all, Bordes. Al aparecer la barra de herramientas Bordes, haga clic en la flecha de la izquierda y elija Dibujar borde o Dibujar cuadrcula de borde. Y a continuacin haga clic en la celda donde desee incluir un borde. Si quiere situar bordes alrededor de toda la celda, haga clic en su centro con la herramienta de dibujar borde y arrstrela sobre la lnea. Dado el caso de que desee incluir un borde externo alrededor de una columna, haga clic en el centro de la celda, con la herramienta de dibujar borde, y arrstrela sobre la columna. Para aplicar un estilo de lnea de borde diferente, haga clic en la flecha de la derecha, la de Estilo de lnea y seleccione el estilo de tu preferencia. En el botn de al lado, puede tambin cambiar el color de la lnea. Por ltimo, en caso de que quiera eliminar un borde, basta con hacer clic en Borrar borde (representado por el icono del borrador) y seleccionar la celda cuyo borde desea borrar. Para eliminar ms de un borde, basta con arrastrar el borrador sobre los bordes deseados.

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Sugerencia: Mantener la tecla Ctrl presionada o no, permite alternar entre el modo Dibujar borde y el modo Dibujar cuadrcula de borde, y tambin alternar, en el modo Borrar bordes, entre Borrador de bordes y borrador de cuadrculas de borde. Pero no son slo los bordes los que ayudan a destacar una celda. Como el ttulo de este tem ya nos indica, veremos a continuacin cmo utilizar el sombreado con esa finalidad. El procedimiento es muy elemental. En primer lugar, seleccione las celdas en las que desea aplicar un sombreado o, una vez aplicado, deshacerlo. En la Barra de Herramientas Formato, haga clic encima del icono Color de relleno. Si quiere alterar el color, haga clic en la flecha situada al lado de Color de relleno y, seguidamente, seleccione un color de la paleta. Tambin se puede acceder a las opciones Bordes y Tramas a travs de la opcin Celdas del men Formato. En caso de que quiera, por ejemplo, sombrear celdas utilizando patrones de relleno de Excel, acceda al men Formato > Celdas y elija ah la pestaa Tramas, busque Sombreado de celda y seleccione el color deseado.

En caso de que quiera borrar un sombreado, basta con hacer clic en la flecha situada al lado de la casilla Color de la barra de formato, y seleccionar la opcin Sin color.

El plano de fondo
Hay varias formas de adornar una hoja de clculo. Entre las ms usadas est la aplicacin del plano de fondo, o sea, sustituir el tradicional blanco e incluir una ima-

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Formato de la hoja de clculo

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gen como fondo de la hoja de clculo. Para aplicar este recurso, haga clic en el men Formato, elija Hoja e, inmediatamente, haga clic en Fondo. Seleccione el archivo de imagen que desee y presion Insertar. Para borrar el plano de fondo de una hoja de clculo, acceda al men Formato, elija Hoja, y haga clic en Eliminar fondo. Hay que subrayar que esta imagen slo aparece en el monitor. A la hora de imprimir, la imagen no saldr en el papel. Otra posibilidad de visualizacin sera la edicin de toda la hoja de clculo como libro de trabajo.

Formato de nmeros
La informacin transmitida por un nmero est subordinada al smbolo que se le vincula. Unidades como el porcentaje o los puntos decimales ofrecen una importante informacin en aritmtica. En Excel, puede utilizar los iconos distribuidos en la Barra de formato para dar formato a nmeros. En esa barra hallar cinco opciones: Estilo moneda (unidad monetaria), Estilo porcen-tual, Estilo millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales.

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Otra opcin se encuentra en el men Formato, opcin Celdas y, en la gua Nmero, seleccione el formato que con-sidere ms adecuado para su presentacin. En esta misma ventana, puede encontrar una vista preliminar del resultado final.

El formato condicional
No ser demasiado especfico (todava), ya que el formato condicional requiere cierto dominio de algunas herramientas de Excel que se estudiarn en los prximos captulos. Pero nada impide que pueda tener una idea de en qu consiste, verdad? El formato condicional destaca con un sombreado o color de fuente el conjunto de celdas que cumpla con una condicin especfica. Por ejemplo: si la celda B4, calabaza, perteneciera a legumbre, y esa fuera la informacin que realmente estoy buscando, entonces Excel marcara automticamente esa celda. Es de extraordinaria utilidad para quien est elaborando un informe del objetivo perseguido por las ventas y tenga que analizar los meses en que el resultado fue igual o superior al objetivo. Para localizar el recurso en Excel, visita el men Formato y detente en Formato condicional.

Para agregar, modificar o eliminar formatos condicionales, seleccione las celdas con los datos a los que va a dar formato. En el men Formato, haga clic en Formato condicional. Para determinar el criterio de formato segn determinados valores en las celdas seleccionadas, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparacin y teclee un valor fijo. Si quisiera utilizar una frmula con criterio de formato, haga clic en Frmula e introduzca la frmula que se evaluar. A continuacin, haga clic en Formato y seleccione el formato que desea aplicar cuando el valor de la celda cumpla la condicin. Para aadir otra condicin, slo tiene que repetir el procedimiento. Puede especificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las tres fuera verdadera, las celdas mantendrn el formato predeterminado. Sin embargo, si especifica ms de una condicin y si ms de una fuera verdadera, Excel aplicar solamente los formatos de la primera condicin verdadera.

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Organizacin y visualizacin de las hojas de clculo


Aplicacin del zoom en hojas de clculo
Una cmara fotogrfica, por ejemplo, exige un buen sistema de zoom, pues el ajuste del enfoque es un detalle fundamental para cualquier fotgrafo, aun cuando se trate de un aficionado. Cuando hablamos del Excel, la importancia del zoom recae en la lectura de quien trabaja con hojas de clculo en la pantalla, ya que no es raro tropezarse con el usuario con la vista cansada. Es esta una de las razones de la aparicin de ese recurso en el paquete Office. Su uso no es nada difcil. En la barra de herramientas estndar, haga clic en su icono. Entonces aparecer la siguiente escala: 25%, 50%, 75%, 100%, 200%. Es posible seleccionar entre 10 y 400%. Pero recuerde siempre que la impresin se realizar en 100%, sea cual sea el tamao de visualizacin empleado.

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En caso de que as lo desee, tambin puede mostrar su hoja de clculo a pantalla completa, lo que evidentemente facilitar la visualizacin de los datos. Para ello, basta con hacer clic en Ver, y seleccionar la opcin Pantalla completa. Para regresar al modo de presentacin normal, haga clic en el botn Cerrar pantalla completa que ha aparecido en la pantalla. Si por casualidad hubiera ocultado la barra de herramientas Pantalla completa, puede restaurarla haciendo clic en Pantalla completa, en el men Ver.

Dividir Inmovilizar paneles


Por qu paneles y no ms hojas de clculo? Me explico: cuando hablamos de paneles en Excel, es porque la hoja de clculo ha sido dividida y separada por barras de desplazamiento verticales y horizontales. De tal forma es posible trabajar una hoja de clculo desde diversas perspectivas, lidiando simultneamente con datos de diversos sitios. En un informe estadstico, por ejemplo, ese recurso es indispensable para hacer comparaciones y rectificaciones. Aplicarlo es muy sencillo. En el men Ventana, seleccione entre Dividir e Inmovilizar paneles. Observe lo que ocurre cuando elige Dividir:

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En caso de que quiera modificar esa divisin, haga clic encima de las barras divisorias y arrstrelas hasta el punto deseado. Para eliminarlas, utilice el mismo procedimiento: Ventanas > Quitar divisin.

Comparar en paralelo con


Si estuviera trabajando con dos hojas de clculo a la vez, puede resultar incmodo examinar y comparar simultneamente sus datos. Afortunadamente Excel cuenta con una opcin para facilitar mucho la visualizacin de dos hojas de clculo a la vez. Basta con hacer clic en el men Ventana, y seleccionar la opcin Comparar en paralelo con... Para volver a la vista normal, repita el procedimiento.

Otra opcin para quien desee solamente mostrar en una misma ventana ms de una hoja de clculo, es utilizar el recurso Organizar de Excel, al que se puede acceder a travs del men Ventana. Ahora debe determinar cmo desea organizar las hojas de clculo: en modo mosaico, horizontal, vertical o cascada y, entonces, presionar Aceptar. Para mostrar hojas de clculo slo en el libro de trabajo activo, marque la casilla de seleccin Ventanas del libro activo, que aparece al hacer clic en el men Ventana > Organizar.

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Ocultar lneas o columnas


En ocasiones puede darse la posibilidad de que quiera comparar los datos de la columna A con los que estn en la columna Z, por ejemplo. Es evidente que no se pueden visualizar todas las columnas de una hoja de clculo debido a limitaciones impuestas por el tamao de la pantalla. Tambin puede suceder que simplemente desee ocultar parte de la hoja de clculo que contenga datos confidenciales. En ambos casos, unas forma fcil de lograr su objetivo es hacer clic con el botn derecho sobre el nmero que representa la lnea o sobre la letra que representa la columna y seleccionar la opcin Ocultar. Si lo desea, puede ocultar ms de una columna o la lnea simultneamente, con slo seleccionarlas. Recuerde que, si fueran celdas no adyacentes, debe mantener presionada la tecla Ctrl para poder llevar a cabo la seleccin.

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Para mostrar nuevamente las celdas ocultas, basta con hacer clic en el botn derecho del ratn en la parte de la hoja de clculo en que tales celdas deberan hallarse y seleccionar la opcin Mostrar. Cuando oculta partes de un libro de trabajo, los datos no se muestran, pero no se eliminan del libro de trabajo. Si guarda y cierra el libro de trabajo, los datos ocultos se mantendrn igualmente ocultos la prxima ocasin en que el libro de trabajo se abra. Si imprimiera el libro de trabajo, Microsoft Excel no imprimir las partes ocultas.

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Grfico
Un grfico es la mejor forma de representacin visual de una hoja de clculo. Estoy tan seguro de ello que si el tema fuese llevado a votacin al Parlamento, apuesto a que todos estaran a su favor. Sin embargo, sucede que existen los escpticos y los que requieren de una demostracin. Para ellos proclamo que el fruto de dcadas de investigacin cientfica se puede condensar en una sola pgina, sin detrimento del contenido. Imposible? Comprendo su incrdula opinin. Es incluso razonable. Pero quin dira que Brasil llegara a tener un tenista que ocupara el nmero uno del mundo? Y en qu cabeza podra caber que Luciano Pavarotti cantara Roots Bloody Roots con Sepultura, y que Schwarzenegger sera gobernador de California? Caramba, y para qu estar haciendo estas comparaciones tan estpidas? Un grfico es capaz de dialogar con varias informaciones a la vez. Una proyeccin en lnea, por ejemplo, explica cul ha sido la trayectoria estadstica entre dos datos (o puntos) estudiados. A partir del impacto causado por la lectura de esta representacin, podemos extraer una serie de consideraciones y anlisis sofisticados. A semejanza del clculo mediante frmulas, dibujar un grfico en Excel es tan fcil como chasquear los dedos. Con gran nivel de precisin! Un portento! Adems, son los propios estadsticos quienes recomiendan el uso de Excel para tareas propias del gnero. Es el camino ms corto para causar buena impresin en la reunin de la firma y adems servir de modelo de genio de las matemticas al caradura del de finanzas.

Asistente para grcos


Una de las caractersticas del paquete Office es la ayuda recurrente de los Asistentes. El Asistente para grficos es una ventana de dilogo progresiva, en la que las etapas de seleccin componen un grfico a partir de modelos estndar o personalizados. Puede encontrarlo en el men Insertar, haciendo clic en la opcin Grfico:

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Grcos

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La pantalla principal del Asistente presenta dos tipos de grficos (subdivididos en Tipos estndar y Tipos personalizados) y muestra un hermoso listado de modelos. Si observa la parte superior de la ventana, podr ver que este es el primero de cuatro pasos. Lo cual significa que, tras cuatro o cinco clics, la hoja de clculo se convertir en un grfico de precisin quirrgica!

Tipos de grco
Para cada informacin extrada de las frmulas existe un tipo de grfico que puede reflejarla mucho mejor. Siendo esto as, es fundamental precisar qu tipo de grfico emplear. Adems, este no es el primer paso por puro capricho. En Excel, como ya mostramos, hay dos tipos de listas de grficos: A) Tipos estndar B) Tipos personalizados La lista estndar incluye los tipos bsicos de composicin grfica. Sus posibilidades van desde los tradicionales Circular y Barras, hasta variantes inusitadas, como XY (Dispersin) y Radial. En general, los tipos estndar se identifican como pertenecientes al conjunto de modelos de Estadstica.

Grcos

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Plenos de estilo tambin son los grficos Personalizados. En ellos, el grado de autonoma del usuario aumenta, lo cual transforma la proyeccin visual en un elemento ms refinado y completo. Los grficos Personalizados se dividen en Integrado y Definido por el usuario. Observe la siguiente ilustracin:

Creacin de grcos
Lo que intento demostrar ahora es slo una entre cientos de posibilidades para la creacin de grficos. Quiere practicar? Pues ah vamos! Regla nmero uno: es imprescindible seleccionar una hoja de clculo. A modo de ejemplo observe a continuacin esta hoja de clculo, con datos de produccin y ventas:

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Hay varios campos de datos: Ao, Porcentaje y Productos. Slo dos campos, pero lo suficiente para una demostracin potencial de Excel. Ha llegado la hora de que el Asistente para grficos entre en accin. Basta con un simple clic sobre l:

Este es el momento de elegir un modelo de grfico. Si quiere ganar tiempo, seleccione uno de los tipos Estndar disponibles. Cada modelo posee una cantidad determinada de variantes o subtipos. Pienso que, para nuestro informe de ventas, el grfico de Columnas nos viene muy bien. Para darle un toque de Maestro, las columnas se podran ver en tercera dimensin. Una vez seleccionado el grfico, haga clic en Siguiente. Resultado parcial: el rea de la hoja de clculo seleccionada quedar enmarcada por una lnea de puntos, mientras que el Asistente realizar el esbozo inicial del grfico. El prximo paso es definir el Rango de datos. En el caso de la Columna, la seleccin recae sobre fila o columna. Um columnas, qu interesante.

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Haga clic ahora en Siguiente. En el tercer paso se inicia un minucioso proceso en la elaboracin del grfico. Pasar por alto algunos aspectos, puesto que a fin de cuentas lo que nos proponemos en este momento es elaborar un grfico elemental. Estamos en la fase de entrenamiento. En el campo Ttulo del grfico, bautizaremos el grfico como Grfico1 Tambin podra ser Grfico de Venta de productos. Algo nada original. Slo prctico.

Siguiente. En el cuarto y ltimo paso, tenemos que elegir dnde insertar nuestra creacin visual. En una hoja nueva o Como un objeto en la misma hoja de clculo en que venimos trabajando? La respuesta depender de sus necesidades. Aqu elegiremos la misma hoja de clculo.

Y entonces cul ser el resultado?

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Una obra maestra! Bueno, no hay que exagerar Tenga en cuenta que slo se trata de un ejemplo. El grfico puede ajustarse en la pantalla (aumentar, disminuir, centrar). Basta con hacer clic en sus bordes y arrastrarlos hasta el lugar deseado.

Ejes
Conoce los datos descritos en un informe? Pues bien, tales datos tendrn que ser convertidos y ordenados para adaptarse al grfico. Todos los campos de valores van a ocupar un lugar en el diseo, de forma tal que las lneas y curvas habrn de tener un significado claro e interrelacionado. Cada uno de ellos, por consiguiente, representa un eje de su informacin. No todos los tipos de grfico exigen un eje, que, en general, se aplica a modelos como Barras, Lneas o Columnas. Un grfico como Circular por razones obvias no requiere ejes. A partir de tal razonamiento, el eje (cuando es necesario) se clasifica en dos: Eje de categoras y Eje de valores. El Eje de categoras (la X de marras!) se subdivide en Automtico, Categora y Escala de tiempo. Mientras que el Eje de valores (la Y, por supuesto!), es optativa, pero su inclusin facilita y mucho! la comprensin de los datos analizados.

Rtulos y textos en el grco


No slo de frmulas y funciones vive un informe. Para elaborarlo, es necesario un mtodo utilizado en todas las formas de cultura: la identificacin. Es un proce-

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dimiento simple, indoloro y que no cuesta nada salvo algunos caracteres. Insertar ttulos y rtulos en el grfico es exactamente lo que vamos a estudiar ahora. Para ello, siga los pasos del siguiente ejemplo: 1. Cree una nueva hoja de clculo e introduzca los siguientes datos:

2. Seleccione las celdas que se extienden de A3 a G8, haga clic en el icono Asistente para grficos y seleccione el tipo de grfico Columnas. Despus haga clic en Siguiente.

3. Seleccione si el grfico se mostrar en serie en Filas o Columnas y haga clic en Siguiente.

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4. En este paso puede teclear un Ttulo para el grfico, otro para el eje X y otro para el eje Y.

5. Haga clic en la pestaa Eje y seleccione Escala de tiempo con el fin de poder determinar las diferencias en la presentacin del grfico. En caso de que prefiera otra opcin, basta con seleccionarla.

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6. Haga clic en la pestaa Lneas de divisin y seleccione todas las opciones que ah aparecen para que pueda observar el resultado. Despus, deje marcadas solamente las que juzgue ms apropiadas.

7. Haga clic en Leyenda y seleccione las opciones de posicionamiento que juzgue ms adecuadas.

8. Haga clic en Rtulos de datos. Seleccione la opcin Valor y observe cmo es posible incluir todos los rtulos en el grfico. En este ejemplo especfico, quizs prefiera no hacer seleccin alguna.

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9. Haga clic en la pestaa Tabla de datos y seleccione la opcin Mostrar tabla de datos para poder confrontar la hoja de clculo y el grfico.

10. Luego, haga clic en Siguiente y seleccione la opcin En una hoja nueva y presione Finalizar.

Edicin de grcos
El grfico ha sido concluido, cierto; pero se da cuenta de que algo no ha salido como quera. Ser necesario comenzarlo todo desde cero? Como es un lector atento, debe haberse dado cuenta de que ya hicimos esa pregunta con anterioridad, y su respuesta es un sonoro No!. Pues bien, nada como escribir para personas inteligentes As pues, slo nos resta mostrar cmo proceder. Los datos presentados en el grfico se hallan vinculados a la informacin contenida en la hoja de clculo. As pues, cada vez que modifique algo en la hoja de clculo, inmediatamente el grfico se alterar y se actualizar. Puede ocurrir, sin embargo, que quiera modificar el orden de trazado de las series de datos. En ese caso, el procedimiento es un poco ms complejo. Siga los pasos que a continuacin aparecen:

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1. Haga clic en la serie de datos del grfico que quiera modificar. Para cambiar el orden de trazado de tales datos en un grfico de superficie, haga clic en un cdigo de leyenda. 2. Tambin puede ir al men Formato, y pinchar en Secuencia de datos seleccionada e, inmediatamente, hacer clic en la pestaa Orden de las series. 3. En la ventana Orden de las series, haga clic en la serie que desea mover. Para colocar la serie en el orden deseado, haga clic en Subir o en Bajar. Fcil, verdad? Entonces pasemos al siguiente tem. Es posible que desee modificar el rango de celdas en que est basado el grfico. Se trata de algo bastante sencillo. Primeramente, haga clic en el grfico que desea modificar, despus acceda al men Grfico con el botn derecho del ratn, haga clic en Datos de origen y, enseguida, en la pestaa Rango de datos. Cercirese de que se ha seleccionado toda la referencia en la ventana Rango de datos. En la hoja de clculo seleccione las celdas que contienen los datos que quiere que aparezcan en el grfico. Si quiere que los rtulos de columna y fila aparezcan en el grfico, incluya las celdas que contienen estos rtulos en la seleccin. Otro procedimiento de edicin muy frecuente y sencillo, es la exclusin de tems de un grfico. Como bien sabe, si excluyes los datos de la hoja de clculo, otro tanto ocurrir automticamente con los datos del grfico. Pero, en caso de que desee eliminar datos solamente del grfico, debe hacer clic en la serie de datos que desea eliminar y presionar Delete (Supr). Con frecuencia el grfico ya est listo y decide dejar algn lado oculto en la hoja de clculo. Se mantendr oculta esa informacin tambin en el grfico? Para controlar la exhibicin de datos ocultos de la hoja de clculo, en un grfico, haga clic en el grfico. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la pestaa Grfico. Despus, proceda de acuerdo con una de estas opciones: Para mostrar todos los datos de la hoja de clculo en el grfico, incluso si algunas filas o columnas estuvieran ocultas, desactive la opcin Trazar celdas visibles solamente; Para impedir que las filas o columnas ocultas se muestren en el grfico, marque la opcin Trazar celdas visibles solamente.

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Imprimir en Excel
Imprimir una hoja de clculo en Excel exige tomar ciertas precauciones, sobre todo en relacin con la configuracin de la pgina que se imprimir. Los saltos de pgina no son tan visibles como en Word y ese encender la impresora y poner el ratn en Imprimir puede no ser un expediente satisfactorio. Es por ello que cada uno de los pasos en el proceso de impresin tiene una importancia progresiva, de ah que se deba transitar por esa escala paso a paso. Tambin porque, francamente, perder todo un trabajo por descuido es algo cruel. No le parece?

Visualizar la impresin
En el men Archivo, se halla el submen Vista preliminar. Al hacer clic sobre l, una nueva ventana de trabajo aparecer. Y el cursor del ratn se trasformar en una lupa como la de Sherlock Holmes:

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La funcin de la lupa es evidente: es la que va a regular, aplicando el zoom, el tamao de visualizacin en la pantalla. Basta con un clic encima de la pgina. Uno de los botones de la pantalla cumple la misma funcin y responde al nombre de Zoom! Muy original, verdad? Existen otros dos botones con ese fin. Recursos tiles. Dignos. El primero se llama Mrgenes, y encierra en un recuadro la pgina que se imprimir. El segundo, ms importante, es Saltos de pgina. Observe:

S, cmo no! A travs de un punteado azul oscuro, Saltos de pgina muestra la divisin en pginas dentro de la hoja de clculo. Cada una adems se identifica como Pgina 1, Pgina 2, etc. Para volver al punto de partida, accione nuevamente Vista Preliminar, en el men Archivo. En caso de que tenga la intencin de volver a trabajar con la hoja de clculo, haga clic en Cerrar o Vista Normal.

Congurar pgina de impresin


Configurar, ajustar, dar forma. Colocar una hoja de clculo en condiciones adecuadas de impresin. Regrese a Vista preliminar y presione el botn Configurar. Observe qu brbara la ventana de dilogo Configurar pgina!

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Sugerencia : tambin puede acceder directamente a esa ventana de dilogo sin tener que pasar por Vista preliminar. Basta con hacer clic en el men Archivo, y seleccionar Configurar pgina. La ventana Configurar pgina presenta cuatro pestaas: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie de pgina, Hoja. En cada una de ellas tiene su morada el secreto de una buena impresin. En la primera pestaa (Pgina) se podrn definir los aspectos relacionados con la configuracin del papel. Aqu puede precisar la Orientacin de la hoja de clculo, es decir, la forma en que se imprimir su hoja de clculo: en formato Vertical u Horizontal. En el siguiente elemento (Escala), es preferible mantener la configuracin estndar (a saber: 100% de tamao normal y 1 x 1 cm. de alto x largo). Y ya est. En caso de que sea necesario hacer alguna modificacin, basta con seleccionar la dimensin en los respectivos mens (controlados por flechas hacia arriba y hacia abajo) y llevar a cabo la modificacin necesaria. Tamao del papel (A4, Letter, etc.) y Calidad de impresin tambin son tems que pueden ajustarse (el procedimiento que hay que seguir es el mismo).

Pasemos a la prxima pestaa: Mrgenes. Dmosle la bienvenida. En la imagen se puede observar la representacin grfica de la hoja de clculo circundada por varios mens, con los cuales se puede controlar la posicin del Pie de pgina, el Encabezado, as como los Mrgenes. En su parte inferior, se puede seleccionar la forma en que se imprimir la hoja de clculo: Verticalmente u Horizontalmente. Basta, pues, con elegir segn tus preferencias, y confirmar con Aceptar.

Impresin

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Encabezado y pie de pgina


Las notas al pie de pgina y los encabezados son ms usuales de lo que usted se imagina. Un encabezado, por ejemplo, puede ser el smbolo de su empresa, una direccin, etc. En los informes profesionales, encabezados y pies de pgina son casi obligatorios. Es lo menos que se le puede exigir a un buen trabajo.

Vea cuntos recursos! Tanto el encabezado como el pie de pgina cuentan con una lista predefinida. Claro est que nuevos patrones pueden aadrsele. Observe que encima del men, un rea blanca muestra cmo se inscribir el encabezado o el pie de pgina en la hoja de clculo. Pero, algo curioso, muy curioso, son los botones de personalizacin. Estn all, muy atrayentes, en el mismo centro de la pantalla. Es como si nos gritaran: Oigan, estamos aqu! Y cuntas posibilidades ofrecen! El botn de la izquierda es Personalizar encabezado, y posibilita que puedas configurar un encabezado que se mostrar en todas las pginas de su hoja de clculo. Mediante los botones ah presentes podr dar formato a textos de encabezado, insertar fecha, nmero de pgina y hasta una imagen. Basta con hacer clic en el botn deseado. Las mismas opciones son vlidas para el botn Personalizar pie de pgina.

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Impresin

Excel sin Esfuerzo rea de impresin


En teora, creo que ese pequeo gran recurso ha quedado claramente explicado. El rea de impresin es el sector de la hoja de clculo que realmente se imprimir. Al seleccionar y arrastrar el ratn sobre el rea deseada, es poco lo que entonces queda por hacer: ir hasta el men Archivo, elegir la opcin rea de impresin y hacer clic en Definir rea de impresin. Dicha rea quedar marcada con el tradicional punteado. En caso de que quiera imprimir las lneas de la hoja de clculo, con las cuadrculas de cada tem, puede acceder, a travs del men Archivo, a Configurar pgina y hacer clic en la pestaa Hoja. Una vez en ella, slo tiene que seleccionar el tem Lneas de divisin. Otra opcin de este tem es el Orden de las pginas, el que le permitir seleccionar la secuencia de impresin, es decir, si la hoja de clculo se imprimir Hacia abajo, luego hacia la derecha, o Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Impresin

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Solucin de errores
Solucin de los problemas de impresin
Esta es la prueba definitiva de que el seor Juan no hizo lo establecido. Seguramente se salt algn paso. Si lo hubiera seguido todo segn lo explicado, no se vera afectado por problemas de impresin. A lo sumo, tendra que sustituir el cartucho de tinta, o algo por el estilo... En la Ayuda de Excel, uno de los captulos del ndice general est dedicado a las fallas de impresin. Es el llamado Solucin de problemas al imprimir. Despus de detectar el error, busque este recurso y verifique cul es la solucin adecuada. En verdad, los problemas se resumen en tres tipos: Se imprimen datos incorrectos, La copia impresa no tiene el aspecto adecuado, La paginacin es incorrecta.

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Solucin de errores

Excel sin Esfuerzo


Para resolver nuestro problema de margen en el encabezado, vamos hasta la segunda lnea del segundo grupo. Observe a continuacin:

Curiossimo! Todas las coordenadas para mejorar su impresin estn all. Lo mismo ocurre con los restantes temas. El secreto adems de prestar atencin a lo que digo, no es as, Juan? es saber identificar lo que est obstaculizando el desarrollo del proceso.

Correccin de errores
Con la agitacin en que vivimos, siempre cometemos algunos errores. De los ms diversos tipos: olvidarnos de pagar una cuenta, de desconectar la plancha, no saber dnde se dejaron las llaves, soltar una respuesta aberrante en un examen, entrar a cien por una va contraria. Es lo que yo llamo la bacteria de la globalizacin. Un asunto horrible!

Solucin de errores

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Al menos en Excel encontramos una eficaz vacuna contra el bacilo. No es por mera coincidencia que haya sido erradicado con su aplicacin. En recursos claves, como frmulas y funciones, Excel enva un aviso de error a travs de un mensaje codificado.

Mensaje de error: causas ms probables de error1


# N/A Se ha detectado un intento de calcular sin valores. Sumar nada en ningn lugar, no da nada en ningn lugar, comprendido? Este error tambin ocurre cuando se olvida de introducir algn parmetro necesario para la ejecucin de una funcin. Por lo tanto... preste ms atencin! # NOMBRE? Forma diplomtica de preguntar: Sera mucho pedirle que escribiera correctamente el nombre de la funcin, amigo mo?. Otra posible causa de este error puede ser que teclee algn texto en una frmula sin colocarlo entre comillas, capisci? # NULO! Cmo es posible intentar llevar a cabo una interseccin de dos reas que no se intersecan? Es como intentar mezclar aceite y vinagre, o chocolate con gambas. # NUM! Se han detectado problemas con algn nmero. Sera usted tan amable de revisar de nuevo? # DIV/0! Oh! Qu horror! Como dira la maestra de primaria: jams divida un nmero entre cero. ##### Usted sabr disculparme, pero esto no se puede tragar. Teclear hora o fecha nula? Qu da es hoy? Hoy es 29 de diciembre de 2009. Otra posible causa de este error puede ser que el nmero presentado contenga una cantidad de dgitos mayor que la admitida por el tamao de la celda. Para resolver este problema basta con aumentar el ancho de la celda. Fcil, fcil... Nada mejor que la prctica para detectar un error generado por Excel. Para ello, teclee la siguiente hoja de clculo:
1 Es posible que estos errores estn causados por otro factor. Para ver el listado completo de las causas posibles de un determinado error, consulte la Ayuda del programa.

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Solucin de errores

Excel sin Esfuerzo

Observe cmo al teclear una frmula errnea, el resultado presentado fue #Nombre?. Para obtener detalles sobre el error presentado, haga clic en el men Herramientas y seleccione la opcin Comprobacin de errores. Realmente ser mucho ms fcil corregir los errores de esta forma

Ventana de inspeccin
La Ventana de inspeccin lleva a cabo un reconocimiento en su hoja de clculo, o en una parte de ella previamente seleccionada. Y punto. Yo no tengo la culpa. Es exactamente eso lo que hace. Haga la prueba de ir al men Herramientas > Auditora de frmulas > Mostrar barra de herramientas Auditora de frmulas. Con este recurso podr determinar fcilmente qu celdas presentan resultados dependientes de otras y, as, localizar con precisin dnde puede estar localizada la causa del error. Esa dependencia, o una posible precedencia, se identificar mediante flechas presentes en la hoja de clculo. Para eliminarlas, haga clic en el men Herramientas > Auditora de frmulas > Quitar todas las flechas.

Solucin de errores

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A continuacin, la ventana de inspeccin:

Curioso, verdad? Ahora, para efectuar la inspeccin, marque el fragmento de la hoja de clculo que quiera analizar y, desde Auditora de frmulas, selecciona Mostrar Ventana Inspeccin. Entonces surgir una pequea ventana. En ella selecciona Agregar inspeccin. Observa el resultado:

A partir de este momento Excel inicia una especie de depuracin de los datos de la hoja de clculo o, para hacer uso del viejo y usado aforismo separa el grano de la paja.

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Solucin de errores

Excel sin Esfuerzo

Proteccin de la hoja de clculo o del libro


Las contraseas en Excel
Pregntele a cualquier transente cuntas combinaciones alfanumricas y contraseas tiene que memorizar. No se sorprenda al recibir una desconsolada respuesta. El NIF, la cuenta del banco, la cuenta de ahorros, el cdigo del buzn del telfono mvil, DNI Y eso sin tener en cuenta el huracn de contraseas para acceder a la red de la empresa, a Internet y a las 452 cuentas de email. En mi querida Grecia clsica, all por los tiempos de Pericles y Aquiles, el ciudadano no tena esas preocupaciones. No sin razn una buena parte de las apuestas en la lotera se basan en una maraa numrica. Ah! Qu tiempos aquellos en que comprbamos el nmero de Navidad con el cumpleaos de la mujer, de los hijos, de la abuela. Pues bien, el caso es que la proteccin a travs de la contrasea es un mal necesario. En Excel, te protege contra seres horrorosos para que no puedan atentar contra tu hoja de clculo, y modicar datos, o incluso acceder a contenidos limitados.

Cmo crear contraseas en Excel


La creacin de contraseas en Excel, al igual que en todo el paquete de Ofce, responde a un criterio interesante. Para realizar la proteccin de un libro de trabajo, es necesario dirigirse al men Herramientas y hacer clic en el bienaventurado Opciones. En la ventana que ah aparece, es necesario acceder a la pestaa Seguridad.

Proteccin de la hoja de clculo o del libro

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En el campo Contrasea de apertura, escriba su contrasea. En pantalla, en lugar de los caracteres reales, aparecern asteriscos. Tenga siempre presente que la discrecin es imprescindible. Puede crear una contrasea de hasta 255 caracteres. Sin embargo, salvo que sea un fenmeno de memorizacin, es conveniente no abusar. Despus de haber escrito su contrasea, teclee Enter. Observe el resultado:

Vuelva a escribir su contrasea, por favor. Felicidades! A partir de ahora, cada vez que abra su libro de trabajo, le ser solicitada esa contrasea, que ser suya, personal e intransferible, salvo que quiera compartirla con alguien ms. Si as lo deseara, puede repetir el procedimiento, pero tecleando adems una Contrasea de escritura, lo que impedir que alguien sin autorizacin modique la hoja de clculo.

Contraseas avanzadas
All, junto al espacio destinado a la contrasea, existe un botn muy simptico, llamado Avanzadas. Haciendo clic en este botn podr seleccionar el tipo de criptografa deseada. Cuanto mayor sea la longitud de la contrasea, mayores sern las dicultades que alguien encontrar para usurparla, o sea, se le har ms difcil burlar la contrasea a alguien con malas intenciones. En este tem, Excel permite seleccionar criptografas de 40 a 128 bits.

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Proteccin de la hoja de clculo o del libro

Excel sin Esfuerzo Proteger hojas de clculo


Puede proteger su hoja de clculo con el n de evitar que alguien modique indebidamente el contenido de alguna celda. Para ello debe ir al men Herramientas, seleccionar Proteger y hacer clic en Proteger hoja. En la ventana que entonces aparece, introduzca una contrasea y seleccione las opciones que desee dejar libres a quien acceda a su hoja de clculo. Presione Aceptar y despus conrme su contrasea volvindola a teclear.

Eliminar o modicar una contrasea


Las contraseas vienen al mundo con un plazo de caducidad. Es sumamente acertado modicarla a menudo o incluso sustituir la contrasea. Como mnimo, se trata de una excelente tctica de defensa. Como mximo, invertir slo algunos minutos de tu tiempo. Nunca est desprevenido. Si sospecha que alguien ha descubierto su contrasea, modifquela con las herramientas que Excel pone a su disposicin. Casualmente es eso lo que voy a explicarle a continuacin.

Modicar la proteccin de las hojas de clculo


Le voy a contar un hecho real, narrado por el propio protagonista, al que llamaremos Fulano. Por qu? Vaya, qu pregunta! Pues porque todos somos unos fulanos, en todo iguales en esta vida!

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Nos cuenta Fulano que llevaba das y das maquinando una contrasea sosticadsima. Haba mezclado ajos con hierbajos, revuelto y vuelto a revolver, invertido ecuaciones y resultados de la Copa de 1938. Haba hecho una bella ensalada. Algo genial! Tanto era as que ni su mujer sospechara. Y mira que ella era experta en descubrir todos sus secretos (por ejemplo, la deuda en el colmado de la esquina). Pero en esta ocasin su proyecto sera infalible. Sera Pero y si algn malvado hubiera descubierto, ya fuera accidentalmente o habindolo espiado, la sagrada combinacin? Listo como era, Fulano accedi al men Herramientas, al tem Proteger e hizo clic encima de Desproteger hoja.

La ventana de dilogo le pidi entonces la contrasea. Fulano titube. No estaba seguro de si le pedan la vieja o la nueva. Sin embargo, hizo lo correcto y tecle la vieja contrasea. La pantalla regres a la normalidad, pero el trabajo de modicacin no haba concluido. Era necesario volver al men Herramientas > Proteger > Proteger hoja.

Fulano vio entonces la opcin Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, y dedujo que debera seleccionar lo que los dems usuarios podran alterar o no. En la parte superior tecle la nueva contrasea. Volvi a teclearla. Por n su sistema de seguridad entraba en vigor.

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Proteccin de la hoja de clculo o del libro

Excel sin Esfuerzo Eliminar la contrasea de la hoja de clculo


Y si el uso de la contrasea no fuera imprescindible? Algo nada infrecuente. Pues el procedimiento es todava ms sencillo. En el men Archivo, existe la opcin Guardar como. En la ventana de dilogo, existe un pequeo botn denominado Herramientas. Tenga la bondad de apretarlo y ver una nueva lista de opciones.

Para eliminar la contrasea, haga clic en Opciones generales.

Dirija la vista hacia la ventanilla Contrasea de apertura. Borre entonces los asteriscos y a continuacin Aceptar. Listo! No ms contraseas en su hoja de clculo. Adis barrera electrnica.

Proteger una parte de la hoja de clculo mediante contrasea


Hay ocasiones en las que se desea proteger una hoja de clculo mediante contrasea, con lo cual se impide que algn imprudente altere celdas fundamentales, como,

Proteccin de la hoja de clculo o del libro

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por ejemplo, las que almacenan frmulas. De esta forma, el sujeto puede visualizar los datos, pero no podr llevar a cabo modicacin alguna. Para lograr algo semejante, basta con hacer clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Proteger > Proteger hoja. Inmediatamente teclee una contrasea para desproteger y seleccione los tems que cualquier usuario podr modicar. Haga clic en Aceptar. Vuelva a teclear la contrasea y concluya haciendo clic nuevamente en Aceptar. Desactivar la proteccin tambin es sencillo. Haga clic nuevamente en Herramientas, seleccione Proteger > Desproteger Hoja. A continuacin teclee la contrasea que haba introducido con anterioridad y presione Aceptar. Algo sumamente importante: no olvide la contrasea, pues, en tal caso, no podr hacer modicaciones en la hoja de clculo y buena parte del trabajo podra perderse. Ahora bien, cabe la posibilidad de que slo le interese proteger una parte de la hoja de clculo. De ser as, quien la abra slo podr modicar algunas celdas. Esto es muy til cuando se desea bloquear modicaciones de frmulas, y permitir que slo algunos usuarios que posean una contrasea determinada puedan modicarla. Para poder llevarlo a cabo, haga clic en Herramientas > Proteger > Permitir que los usuarios modiquen rangos. En la ventana que entonces aparece, haga clic en Nuevo y seleccione el rango de celdas en el que desea permitir modicaciones. Introduzca una contrasea de acceso a esos rangos, presione Aceptar y Aplicar. Cierre la ventana, regrese a la hoja de clculo. A continuacin haga clic en Herramientas > Proteger > Proteger hoja. Tiene la opcin de incluir una contrasea. Presione Aceptar. Regrese a la hoja de clculo e intente teclear algo fuera del rango seleccionado. Ver que se le solicita una contrasea para que pueda hacer la modicacin. Despus de teclear la contrasea, tendr acceso slo a esa rea de la hoja de clculo. Entonces, slo hay que desprotegerla.

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Proteccin de la hoja de clculo o del libro

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Excel y Internet
Creacin de un hipervnculo
Voy a coger un atajo! Quin no ha utilizado alguna vez esa expresin? Atajo es sinnimo de rapidez. Y no otra cosa es el hipervnculo! El atajo de la tecnologa. Cuando t cortas camino hacia la playa en tu viejo Chevy del 76, o buscas espacios vacos en el campo de ftbol, andas, en realidad, en busca de una forma de llegar antes y sin esfuerzo. El hipervnculo de Excel opera de la misma forma. En la hoja de clculo se ha creado un smbolo grfico que servir de atajo (claro est!) hacia un documento ubicado en una red, ya sea Intranet (local) o Internet. Crearlo es algo curioso! En primer lugar es necesario seleccionar cul ser el elemento grfico o lnea de texto que servir de vnculo. Una vez hecho esto, har clic con el botn derecho del ratn:

Um! Observe el men. Adivina cul ser el siguiente paso? Difcil, verdad? Cmo? No lo ha encontrado? Haga clic en Hipervnculo. Una nueva ventana aparecer: Fcil de visualizar, verdad? En Vincular a, opte por Archivo o pgina Web existente. Entonces tiene ante usted un laberinto con cuatro salidas:

Excel y Internet

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1. Seleccionar la hoja de clculo del libro actual? Vaya a Carpeta actual, y haga clic en un archivo especfico. 2. Una pgina Web dentro de una lista? Adems de Pginas consultadas, seleccione la pgina que quiere vincular. 3. En caso de que su intencin sea vincular un archivo reciente, haga clic en Archivos recientes y defina cul de ellos ser el premiado. 4. Si es el sabelotodo de Excel, sabr, por ejemplo, el nombre y la ubicacin del archivo o de la pgina de Internet. Opte entonces por Direccin! Seleccione el tem deseado y presione Aceptar. Para hacer la prueba, slo tiene que regresar a la hoja de clculo y hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el vnculo creado. Le redireccionar hacia la pgina o el archivo seleccionado.

Inclusin de datos de Excel en la Web


Y es que divulgar en Internet los datos obtenidos en Excel tanto dentro como fuera se ha convertido en la moda de los ltimos tiempos. Uno de los mandamientos del empresario feliz y con buena imagen. Si quiere, apostamos: no es nada casual que, en las ltimas versiones de Excel, Internet se haya transformado en un nexo de continuidad de la aplicacin. Pasemos a la prctica: en presencia de una hoja de clculo abierta, dirjase al men Archivo y a continuacin seleccione Guardar como pgina Web.

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Excel y Internet

Excel sin Esfuerzo


En caso de que el libro ya haya sido escogido, y usted no tenga nada que aadir, marque Todo el libro y finalice con Guardar. De lo contrario, un nuevo camino le espera. Y su puerta de entrada es el botn Guardar.

Visualizacin de la hoja de clculo en la Red


Si quiere visualizar cmo aparecer su archivo en Internet, basta un simple clic en el men Archivo y otro en Vista previa de la pgina Web. Se abrir entonces la ventana de su navegador y la pgina har su aparicin.

Modicacin y almacenamiento de datos en un sitio


Va a ser la presencia o la ausencia de la interactividad lo que mejor definir cmo modificar una hoja de clculo creada en Excel. Si ha almacenado y ha publicado datos interactivos, no es aconsejable abrir el archivo html resultante en el propio Excel para llevar a cabo las modificaciones. Es recomendable modificar el libro de trabajo original (archivo.xls) en el que se basan los datos, y publicar nuevamente los tems interactivos en la pgina Web. Ahora bien, en caso de que tenga almacenados o publicados datos no interactivos, puede abrir el archivo html directamente en Excel, hacer las modificaciones y guardarlo nuevamente. Conviene destacar que si quisiera modificar el archivo html en un editor para Web, tendr obligatoriamente que conocer un poco de programacin para Internet.

Excel y Internet

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Formularios
Un formulario no suele ser visto con bueno ojos. En general, esa inofensiva palabra de 10 letras se encuentra vinculada a nociones tales como demora, cola, y oficina pblica. Quiere saber por qu? Qu paciencia hay que tener! Por favor, no le preste atencin a esa palabrera insignificante. Lo nico que intentan es calumniar al pobre formulario! Trate de desprenderse inmediatamente de ese prejuicio. La burocracia es inevitable, como el aire. Y los formularios, por muy tediosos que sean, son los responsables directos de la rapidez en las soluciones. Su uso es indispensable en cualquier banco de datos elaborado en Excel. Pero bueno, por fin qu elementos integran un formulario? Respuesta inmediata: un formulario se halla integrado por campos y registros. El campo es un conjunto de informaciones similares dentro de una tabla. Mientras que el registro representa un grupo determinado de campos. Para entender esto, slo hay que establecer una analoga con Excel, en el que los ttulos de las diferentes columnas seran los campos: Nombre, Direccin, Salario, etc. Las lneas, por su parte, representaran los registros, como por ejemplo, Jos, Calle 23, $ 2.000,00, etc. Excel ofrece dos tipos bsicos de formulario: Formulario de datos: Abre una ventana de dilogo que permite la inclusin, alteracin, exclusin y localizacin de registros. Se puede decir que este es el modelo tradicional de formularios. Formulario de hoja de clculo: Con l es posible confeccionar modelos personalizados o con un gran nivel de detalles. Este modelo puede elaborarse con el auxilio del lenguaje de programacin VBA (Visual Basic for Applications).

Cmo elaborar formularios


Antes de comenzar la explicacin, observe la imagen siguiente. Preste atencin al mensaje proporcionado por el glorioso Excel:

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Formularios

Excel sin Esfuerzo

Juan bien s que no, pues lo vigilo de cerca, pero usted, lector curioso, seguramente ha localizado, en el men Datos, la opcin Formulario, ha hecho clic y qu ventana tan desagradable, desalentadora e inconveniente! Vale, comprendo. Estoy lejos de censurar su actitud. Seguramente se habr percatado, amigo lector, de que la curiosidad es una cualidad que valoro mucho. Quien acte as, siempre ganar puntos en la opinin que me merece. Y la opinin de Maestro es un asunto muy serio! Desgraciadamente, sin embargo, me veo obligado a rectificar: jams se ha de pasar por alto una fase del proceso, pues si no el proceso completo se vendr abajo! No haga como yo, que olvid mencionar los Rtulos, tan importantes en la organizacin adecuada de los datos. Me comport como un inepto total, lo confieso! Ponga a trabajar su raciocinio (nada difcil para usted aunque para Juan): los campos tienen necesidad de nombres, verdad? Los rtulos nombran campos. Por consiguiente, no hay formulario que opere sin rtulos. Se da cuenta del asunto? Eh? Eh? En la propia ventana del mensaje aparecen, adems de la alerta, las solucionticas de las problemticas. En caso de que quiera utilizar la primera lnea de la seleccin como rtulo, basta con Aceptar. Lo ideal es que, desde el mismo inicio, seleccione todas las celdas que se presentarn en los formularios y, de inmediato, haga clic en el men Datos, y seleccione Formulario. Excel asumir los datos de la primera lnea de la hoja de clculo como los rtulos de las columnas, y los tems relacionados abajo como los registros. Observe el siguiente ejemplo:

Formularios

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Editar datos en un formulario


El formulario que acaba de crear tendr por objetivo facilitar la introduccin de datos en la hoja de clculo. Toda la informacin que modifique o introduzca en esta ventana de formulario, se colocar automticamente en las celdas de la hoja de clculo. La ventana de formularios incluye lo siguientes botones: Nuevo: Haga clic en l para introducir ms registros en su hoja de clculo. Eliminar: En caso de que quiera eliminar un determinado tem, basta con hacer clic en este botn. Aparecer un mensaje para confirmar la eliminacin. Si est seguro de su decisin, haga clic en Aceptar. Restaurar: Permite deshacer modificaciones efectuadas. Buscar anterior: Permite moverse hacia arriba en el formulario. Otra posibilidad es utilizar la barra deslizante que aparece a la izquierda. Buscar siguiente: Haga clic en esta opcin para pasar al prximo registro. Criterios: Cuando est trabajando con un formulario que contiene muchos datos, haga clic en este botn y teclee el valor que desea aplicar como criterio (por ejemplo, si seleccionara 1056 en el tem enero, se mostrar solamente el vendedor Juan de la Rua). A continuacin, para visualizar sus datos, haga clic en los botones Buscar anterior o Buscar siguiente. Cerrar: Oculta la exhibicin del formulario, y regresa a la hoja de clculo. Despus de hacer clic en este botn, podr ver cmo todas las modificaciones hechas en el formulario aparecen en la hoja de clculo. Como ve, es sumamente sencillo incluir datos utilizando la ventana de formularios.

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Formularios

Excel sin Esfuerzo

Tablas y grficos dinmicos


Frecuentemente nos sentimos ante una verdadera selva de piedras en presencia de la maraa de nmeros y datos que visualizamos en algunas hojas de clculo. En tales ocasiones, slo pensamos en una cosa: en cmo resumir la informacin de modo tal que podamos visualizar fcilmente los datos que nos interesan. Pues bien, vamos a ofrecer la solucin para todos nuestros problemas: las milagrosas tablas dinmicas. Se trata de tablas interactivas que resumen rpidamente grandes cantidades de datos mediante formatos y mtodos de clculo especficos. Esa dinmica obedece a la posibilidad de desplazar los encabezados de lnea y de columna en torno al rea principal de datos para obtener diferentes visiones de los datos fuente, as como a la actualizacin automtica obtenida a medida que se modifican los datos. La nocin de grficos dinmicos es parecida: permiten resumir la presentacin de los datos que realmente nos interesan.

Informe de tabla dinmica


El informe de tabla dinmica debe seleccionarse cuando quiere analizar totales relacionados, sobre todo cuando tiene una larga lista de valores que habrn de sumarse y desea comparar varios tems de cada uno. En un informe de tabla dinmica, cada columna o campo en los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias lneas de informacin. Para generar un informe de tabla dinmica, debe partir de una hoja de clculo con el mismo formato de una lista, o sea, datos agrupados, y en la primera lnea debern aparecer los nombres de los campos. Observe el siguiente ejemplo:

Tablas y grcos dinmicos

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Qu le parece si creamos un informe de tabla dinmica? Para ello, haga clic en el men Datos, y seleccione la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos. Precise dnde estn los datos que desea almacenar. Para nuestro ejemplo, elija Lista o base de datos de Microsoft Office Excel. Seleccione Tabla dinmica en el tem Qu tipo de informe desea crear? Haga clic en Siguiente. Sugerencia: En esta pantalla aparecen diversos tems. Analice el significado de cada uno de ellos: Lista o base de datos de Microsoft Office Excel: la tabla dinmica servir para resumir datos de una lista con varias columnas, creada anteriormente en Excel. Fuente de datos externa: la tabla dinmica servir para consultar y resumir los datos de archivos o tablas de una base de datos externa, creada en aplicaciones o en sistemas de gestin de bases de datos, como Access, FoxPro, dBase, Oracle o SQL Server. Rangos de consolidacin mltiples: la tabla dinmica servir para combinar y resumir datos de varios rangos de hojas de clculo de Excel que poseen nombres de lnea y de columna. Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico: puede utilizar los datos de una tabla dinmica ya existente en el mismo libro de trabajo.

Seleccione el rango que contiene los datos y haga clic en Siguiente.

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Tablas y grcos dinmicos

Excel sin Esfuerzo


Precise el sitio en que quiere ubicar el informe de tabla dinmica: en la Hoja de clculo nueva o en la Hoja de clculo existente. Presione Finalizar.

A continuacin, el asistente reservar un rea de la hoja de clculo para el informe y una lista con los campos disponibles. A medida que arrastre los campos de la ventana de la lista hacia las reas estructuradas en temas, Excel resumir y calcular el informe automticamente. Cuantos ms campos incluya en un rea, ms detalles contendr la Tabla dinmica:

Informe de grcos dinmicos


Para crear rpidamente un grfico con los datos existentes en la tabla dinmica, basta con presionar el botn Asistente para grficos en cualquier tabla dinmica. Otra va para crear un grfico dinmico es situar el cursor en cualquier lugar de la pgina elegida y hacer clic en el men Datos y a continuacin en Informe de tablas y grficos dinmicos. En la primera ventana del asistente, seleccione

Tablas y grcos dinmicos

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Informe de grfico dinmico y siga los mismos pasos vistos en la creacin de la tabla dinmica. Aparecer la barra del men grfico y la de la tabla dinmica, que le permitirn personalizar su grfico, a travs de la seleccin del tipo deseado. Haciendo clic sobre el grfico, podr determinar su diseo. A continuacin, la ventana que ver en Excel:

Insercin, modicacin, eliminacin y exhibicin de datos


Observe la imagen siguiente:

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Tablas y grcos dinmicos

Excel sin Esfuerzo


En ella aparece la tabla dinmica creada a partir de la hoja de clculo usada como ejemplo en este captulo. Las modificaciones que haya que hacer en los datos constantes de esta tabla podrn llevarse a cabo con los botones de la barra de herramientas Tabla dinmica.

En caso de que quiera modificar los datos de la tabla dinmica, debe modifi-carlos en la tabla de origen y hacer clic en el botn de actualizacin de datos. Para modificar campos de la tabla dinmica como, por ejemplo, el nombre, el tipo de clculo que se aplica, o el formato del nmero, basta con situar el cursor encima del campo que se quiera modificar, y hacer clic en el botn Configuracin de campo. Si el diseo de la hoja de clculo hubiera de sufrir modificaciones, podemos situar el cursor en una de las celdas de la tabla dinmica y hacer clic en el Asistente de la tabla dinmica. Se llega entonces a la tercera etapa, en la que podr modificar el diseo de la tabla con las siguientes funciones: Eliminar campos que ya no son necesarios. Para ello, site el cursor sobre la barra que indica el campo que se excluir, Presione el botn izquierdo del ratn y arrstrelo fuera del diseo de la tabla. Insertar nuevos campos. Site el cursor sobre el campo deseado, situado a la derecha de la pantalla, y arrstrelo hasta el interior del diseo, hasta el rea que deba ocupar. Modificar la ubicacin de los campos ya existentes. Site el cursor sobre el campo seleccionado, presione el botn izquierdo del ratn y arrstrelo hasta la nueva posicin.

Tablas y grcos dinmicos

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Filtrado y clasificacin de datos


Ordenar datos
Sin lugar a dudas, cualquier lista de informaciones debe presentarse siguiendo determinada clasificacin, como, por ejemplo, el orden alfabtico. Este procedimiento elemental facilitar la bsqueda o consulta de los datos. En Excel, es muy fcil organizar los datos. Para ello, basta con hacer clic en el botn Ordenar.

Excel devuelve un aviso en el que nos informa que podramos tener problemas en el ordenamiento de los datos, siempre que nuestra accin hiciera que el orden de la primera columna se modificara, pero el de las dems se mantendra, lo que traera como consecuencia la confusin de los datos. Basta con seleccionar Ampliar la seleccin y hacer clic en Ordenar para que Excel se encargue de solucionar ese problema al incluir en la seleccin tambin las restantes columnas. Es posible que quiera ordenar los datos a partir de otra columna, como, por ejemplo, Salario. Para ello acceda al men Datos y seleccione Ordenar. Aparecer la ventana siguiente:

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Filtrado y clasicacin de datos

Excel sin Esfuerzo

En ella basta con seleccionar el campo deseado en Ordenar por, precisar si el orden ser Ascendente o Descendente y hacer clic en Aceptar. Si as lo quisiera, puede definir un segundo y tercer criterio, en caso de que los datos iniciales sean iguales. Ver que el ordenamiento de datos es indispensable para hacer bsquedas en las listas.

Filtrar un rango
Un til recurso de Excel, muy utilizado en listas con gran cantidad de lneas, es el Autofiltro. En lneas generales, permite la seleccin de informaciones que satisfagan determinados criterios. Su uso es muy fcil. Con el mismo ejemplo utilizado anteriormente, site el cursor en la celda A3, que representa el nombre del primer campo de datos, haga clic en el men Datos, seleccione Filtro y, despus, Autofiltro.

Filtrado y clasicacin de datos

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Al lado de los campos, aparecern flechas indicadoras de listas de seleccin. Haga clic, por ejemplo, en la flecha al lado de Todos los productos y seleccione Arroz. Ver que aparecer solamente la informacin referente a las ventas de arroz. La flecha se mantendr en color azul, indicando que estos datos han sido filtrados. Para mostrar todos los datos nuevamente, haga clic en la flecha y seleccione Todas.

Este recurso ofrece diversas opciones para filtrar los datos, razn por la cual es importante que invierta algn tiempecillo probando cada una de ellas. Para desinstalar las flechas del filtrado, haga clic nuevamente en el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Filtros por criterios avanzados


Excel permite la bsqueda en una determinada lista a partir de la definicin del filtrado con criterios avanzados. Este recurso propicia mejor la visualizacin de los datos filtrados y facilita la extraccin de los datos buscados. Es necesario, primero, definir el rango de la lista en el que se hallan los datos, especificar el rea en que se aplicarn los criterios de bsqueda y el rea en que se ubicarn los datos filtrados. Para usar este recurso, vamos a valernos de una nueva hoja de clculo. Seleccione el nombre de algunos campos que estn en la lnea 1 y cpielos en la lnea 33. En la celda A31, teclee Criterio de consulta. Debajo del tem PIB (que est en la celda E33), defina el primer criterio de bsqueda, tecleando Alicante. O sea, el objetivo

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Filtrado y clasicacin de datos

Excel sin Esfuerzo


es mostrar solamente los datos que afectan a Alicante. (Por supuesto, en su hoja sus datos pueden ser completamente diferentes). Observe la imagen:

Ahora, site el cursor en la celda A1, haga clic en el men Datos, seleccione Filtro > Filtro avanzado. Y, en Accin, seleccione la opcin Copiar a otro lugar. En Rango de la lista, seleccione toda la lista presentada. En este caso, de A3 a E10. En Rango de criterios, seleccione de A1 a E28. En el tem Copiar a otro lugar, escoja la celda A33. Pulse Aceptar.

Filtrado y clasicacin de datos

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El resultado final ser:

Ensaye con otras opciones de filtrado para conocer las posibilidades de bsqueda que Excel ofrece. En este ejemplo, es posible que no se muestre con claridad la utilidad de estos recursos, pero piense que las hoja de clculo pueden contener millares de lneas y, para buscar una informacin en esa maraa de datos, no es posible prescindir de la utilizacin de los filtros.

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Filtrado y clasicacin de datos

Excel sin Esfuerzo

Anlisis de datos
Resumir datos en listas y tablas
Coleccin de lugares comunes: imagnese lo que es encontrar una aguja en un pajar, una estrella en el cielo, un planeta en la Va Lctea. Vale, pues en una escala menor, puede ser que nos encon-tremos con una gran cantidad de datos que tengamos que analizar. Para no perder horas en vano en busca de una informacin, podemos usar algunos de los recursos que ofrece Excel. Una de las mejores formas de resumir la informacin de una lista es utilizar los Subtotales. Mediante este recurso, Excel organiza una lista en temas de forma que usted pueda mostrar y ocultar las lneas de detalles de cada subtotal y, de tal modo, ver los datos resumidos de diferentes maneras. Para usar este recurso, es necesario que su lista est ordenada por el campo que se seleccionar para totalizar los datos. Veamos un ejemplo: 1. Abra la hoja de clculo usada en el ltimo ejemplo o vuelva a teclear los datos presentados en la imagen:

2. Ponga el cursor en la celda A3, haga clic en el men Datos y seleccione la opcin Subtotales. Aparecer la siguiente pantalla:

Anlisis de datos

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3. En la casilla Para cada cambio en, haga clic en la prxima columna a la que vamos a computar el subtotal. En este caso, Nombre. 4. En Usar funcin, haga clic en la funcin que desea usar para calcular los subtotales. En este ejemplo, Suma. 5. En el tem Agregar subtotal a, marque la casilla de seleccin de cada columna que contenga los valores que se van a subtotalizar. En el ejemplo, seleccionamos el tem Salario. 6. Si usted desea realizar un salto de pgina de forma automtica despus de cada subtotal, marque la casilla de seleccin Salto de pgina entre grupos. En caso de que necesite que los subtotales se vean arriba, y no debajo de las lneas subtotalizadas, desmarque la casilla de seleccin Resumen debajo de los datos. Haga clic en Aceptar.

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Anlisis de datos

Excel sin Esfuerzo


Listo. Excel agrega los botones numerados de 1 a 3 y los botones con el smbolo de + y de -. Haga clic en los mismos para ver los diferentes tipos de presentacin de los datos resumidos. Un consejo: puede usar el comando Subtotales nuevamente para aadir ms subtotales con funciones de resumen diferentes. Para impedir que los subtotales existentes se sobrescriban, desmarque la casilla de seleccin Reemplazar subtotales actuales. Para quitar los subtotales, basta con hacer clic nuevamente en el men Datos > Subtotales y, en la ventana que aparece, hacer clic en el botn Quitar todos.

Buscar objetivo
Imagine esta situacin: usted gana 1.500,00 por mes (poda ser ms!), paga 8% de INSS y 10% de Impuesto de Renta. Cunto recibir neto? Basta hacer algunos clculos en Excel para llegar al desalentador resultado: 1.230,00 de salario neto. Mire una simple frmula usada para calcular este resultado.

Continuando con el ejemplo, imagine que usted necesita saber cunto tiene que ganar para que su salario neto sea de 2.300,00 . Para resolver este problema, entrar en escena la funcin Buscar objetivo. Este recurso analiza una frmula y un supuesto resultado. A partir de dichas informaciones, pase a cambiar uno de los componentes de la frmula hasta llegar al resultado deseado. Simplifican-do: debemos usar esta funcin cuando queremos saber cul es el valor inicial ideal para obtener un resultado ya definido, considerando varios criterios.

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Para resolver el problema propuesto, haga clic en el men Herramientas y seleccione Buscar objetivo. En Definir la celda, teclee la celda del salario neto, B6. En Con el valor, escriba 2.300 y, en Para cambiar la celda, escriba B3, la celda del salario bruto. Mire la imagen:

El nuevo salario bruto debe ser de 2.804,88

. Vaya... Excel...

Solver
El recurso Buscar objetivo es bastante interesante. Sin embargo, en algunos casos, si el problema tiene otras variables, puede que este recurso no se a suficiente para dar con la solucin. Tomando como base el ejemplo anterior, si quisiramos incluir otro criterio en el clculo, como, por ejemplo, que el valor del INSS no sea superior a 100,00 , tendramos que usar un recurso ms potente: Solver. Para aprender en la prctica como usarlo, abra la hoja de clculo del ejemplo anterior. Despus, haga clic en el men Herramientas y seleccione Solver. Teclee los datos presentados en la imagen y haga clic en el botn Resolver.

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Anlisis de datos

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En la ventana presentada por Solver, aparecen varios elementos que podemos rellenar y botones que podemos usar. He aqu el significado de cada uno: Celda objetivo: aqu especificamos la celda en que se presenta el valor. Igual a: define si usted desea que la celda objetivo sea maximizada, minimizada o fijada con un valor especfico. Si quiere un valor en particular, escrbalo en la casilla. Cambiando las celdas: define las celdas que se pueden ajustar, siempre y cuando se satisfagan las restricciones al problema y la celda especificada en la casilla Celda objetivo alcance su objetivo. Estimar: realiza un estimado de todas las celdas sin frmulas indicadas por la referencia incluida en el tem Celda objetivo, y pone las referencias en Cambiando las celdas. Sujeto a las restricciones: lista las restricciones actuales a las que est sujeto el problema. Agregar: muestra la opcin Agregar restriccin. Cambiar: muestra la ventana Cambiar restriccin. Eliminar: quita la restriccin seleccionada. Resolver: inicia el proceso de solucin del problema definido.

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Opciones: muestra la ventana Opciones de Solver, en la cual puede cargar y guardar modelos de problemas y controlar los recursos avanzados del proceso de solucin. Restablecer todo: borra las configuraciones actuales del problema y restablece todos los valores iniciales. Un consejo: en caso de que no vea la opcin Solver en el men Herramientas, debe seleccionar la opcin Complementos en este mismo men. En la casilla que aparece, seleccione la opcin Solver y pulse Aceptar. Es muy probable que el programa le pida que inserte el CD de instalacin del paquete Office para aadir este recurso.

Escenario
Con sus poderosos recursos de anlisis, Excel permite prever los resultados que se obtendrn a partir de algunos factores variables. Entre estos recursos se destaca el de Escenarios. Puede usarlo para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Por ejemplo, usted quiere saber en qu grado un cambio en una tributacin determinada puede afectar su salario neto. Para entender mejor el uso de los escenarios, vamos a dar un ejemplo prctico:

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Anlisis de datos

Excel sin Esfuerzo


1. Escriba la siguiente hoja de clculo: 2. Haga clic en el men Herramientas y elija la opcin Escenarios. En la ventana que aparece, haga clic en el botn Agregar. 3. En Nombre del Escenario, escriba Tributacin. En la opcin Celdas cambiantes, teclee E14. Pulse Aceptar. 4. En la ventana Valores del escenario, escriba 5%. Pulse Aceptar. 5. Haga clic en el botn Mostrar, para ver la proyeccin. 6. Si usted desea crear escenarios adicionales, haga clic nuevamente en Agregar y, luego repita el procedimiento. Cuando concluya la creacin de escenarios, haga clic en Aceptar y en Cerrar. 7. Para eliminar un escenario, haga clic en el men Herramientas > Escenarios y, despus, en el nombre del escenario que desea eliminar. En seguida, haga clic en Excluir.

Anlisis de datos

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Importar y vincular hojas de clculo


Importar datos
Como ya sabe usted, el objetivo principal de Excel es automatizar los procesos de clculo y de escritura de textos. Para ello, uno de los recursos ms interesantes que el programa utiliza es la funcin de importar datos. Se trata de una verdadera chistera de mago (vale, sin el conejo) que permite traer a una hoja de clculo la informacin grabada en archivos de texto o en una base de datos. Primero usted aprender a importar datos de un archivo de texto creado en el bloc de notas. Si bien este proceso es simple, extremadamente simple, hay que aclarar que es necesario que este archivo tenga algn elemento que separe los datos, que puede ser desde un espacio en blanco hasta un punto y coma, entre otros. Mire cmo hacerlo: 1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto. Para garantizar que los datos externos no sustituyan a los existentes, cercirese de que la hoja de clculo no tiene datos debajo o a la derecha de la celda en la que usted ha hecho clic. 2. En el men Datos, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Importar datos. 3. En la casilla de seleccin Tipo de archivos, haga clic en Archivos de texto. En la lista asociada a Buscar en, localice el archivo de texto que quiere importar como un rango de datos externo y haga clic dos veces sobre el mismo. 4. Para especificar cmo quiere presentar el texto en columnas, siga las instrucciones del Asistente para importar texto y haga clic en Finalizar. 5. En la ventana Importar datos, haga clic en Propiedades para definir las opciones de Diseo y formato de datos. 6. Por ltimo, debe seleccionar si quiere incluir los datos en la hoja de clculo existente o en una nueva hoja de clculo. Una vez hecho esto, haga clic en Aceptar.

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Importar y vincular hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo Conexin con datos de diferentes tipos


En el apartado anterior, ha visto cmo importar datos de archivos de texto. Sin embargo, puede ser que necesite realizar el anlisis de los datos generados a partir de otros programas especficos para bases de datos. Para importar ese tipo de datos, siga los pasos siguientes: 1. En el men Datos, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Importar datos. 2. En caso de que desee abrir un origen de datos existente, haga la seleccin en la casilla Mis archivos de origen de datos y haga clic en Abrir. Si su objetivo es crear una nueva conexin con un origen de datos, haga clic en Nuevo origen de datos, y elija el origen al que se quiere conectar y haga clic en siguiente. 3. Escriba las informaciones solicitadas por los cuadros de dilogo del Asistente para la conexin de datos.

4. Si quiere, usted puede ejecutar este procedimiento en el cuadro de dilogo Importar datos. Haga clic en Propiedades para elegir las opciones de Definicin de consulta, Control de actualizaciones, Diseo y formato de datos y luego haga clic en Aceptar. 5. Si est usando una consulta creada con Microsoft Query, o una consulta Web, haga clic en Parmetros para especificar cmo se obtendr un valor como

Importar y vincular hojas de clculo

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parmetro para el rango de datos externos. Despus especifique si quiere que los datos aparezcan en una Hoja de clculo existente o en una Nueva hoja de clculo. Haga clic en Aceptar.

Creacin de vnculos
Usted ya se habr dado cuenta de que es imposible poner todos los datos de una empresa en una hoja de clculo (todo quedara muy desorganizado!). Por otro lado, a veces ponemos frmulas en nuestra hoja de clculo que se refieren directamente a datos almacenados en otras ubicaciones y, desde luego, queremos que, al modificar un valor en la hoja de clculo de origen, la hoja de clculo que contiene la frmula (o sea, la de destino) se actualice tambin. Bien, es aqu precisamente donde entra en escena el recurso de Vnculos que Excel nos proporciona. Un vnculo no es ms que una referencia a otro libro de trabajo, que, por ejemplo, podemos poner en una frmula. Las frmulas con vnculos a otras carpetas de trabajo se exhiben de dos formas, en dependencia de si el libro de Excel de origen es ese el que proporciona los datos para una frmula est abierto o cerrado: Cuando el libro de origen est abierto, el enlace que representa el vnculo incluir el nombre del libro entre corchetes seguido del nombre de la hoja de clculo, de un signo de exclamacin (!) y de las celdas de las que depende la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula aade las celdas B1 y B5 del libro Salario.xls: Vnculo =SUMA([Salario.xls]Mensual!B1:B5) Si el libro de origen est cerrado, el enlace para el vnculo incluir todo el camino o ruta: Vnculo =SUMA(C:\Informes\[Salario.xls]Mensual!B1:B5) Las frmulas vinculadas a un rango definido en otra hoja de clculo usan el nombre del libro de trabajo seguido de un signo de exclamacin (!) y del nombre atribuido al rango. Por ejemplo, la siguiente frmula le aade las celdas del rango denominado Ventas, del libro de trabajo Resultados.xls: Vnculo =SUMA(Resultados!Ventas)

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Importar y vincular hojas de clculo

Excel sin Esfuerzo


Usted tambin puede insertar un vnculo de un libro de trabajo en otro libro de Excel localizado en la Intranet de su empresa o en Internet. Para ello, el libro de origen tiene que estar en el formato de Excel (.xls) y no ser un archivo HTML. Siga estos pasos: 1. Abra el libro de origen y seleccione la informacin que quiere copiar como un objeto vinculado. 2. Haga clic en Copiar. 3. Vaya ahora a la hoja de clculo en la que quiere colocar la informacin y haga clic en el lugar donde quiere mostrarla. En el men Editar, haga clic en Pegado especial. 4. En la pantalla que aparece, haga clic en Pegar vnculo.

Compartir un libro de trabajo Suele suceder a menudo que ms de una persona necesita acceder y realizar modificaciones, simultneamente, en una hoja de clculo determinada. Vea cmo podemos hacerlo en Excel: 1. Cree el libro de trabajo que quiere poner a disposicin de otras personas para la edicin multiusuario e introduzca los datos y recursos que quiere compartir. 2. En el men Herramientas, haga clic en Compartir libro y luego haga clic en la pestaa Modificacin. Marque la casilla de seleccin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez y entonces haga clic en Aceptar.

Importar y vincular hojas de clculo

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3. En el men Archivo, haga clic en Guardar como y grabe el libro de trabajo en una ubicacin de la red que sea accesible a los usuarios que usted determine. Importante: use un libro compartido y no un servidor Web. 4. Verifique los vnculos con otros libros de trabajo o documentos y repare los que contengan defectos. Para ello, haga clic en el men Editar y en Vnculos. Si no hay informaciones vinculadas, o sea, si no hay informacin que influya en los resultados de los clculos en otras hojas de clculos, el comando Vnculos no estar disponible. 5. Haga clic en Verificar status para actualizar el status de todos los enlaces en la lista, seleccione el vnculo presentado y ejecute la accin necesaria. Consejo: todos los usuarios con acceso al archivo compartido de red tendrn acceso total al libro compartido, a no ser que usted use el comando Proteger hoja de clculo, al que se accede mediante el men Herramientas, haciendo clic en Proteger, para restringir el acceso (vea cmo hacerlo en el captulo 9).

Validacin de datos
Usted se debe de haber dado cuenta de una cosa al compartir una hoja de clculo: cualquiera tiene acceso a la misma y puede introducir la informacin que desee. Para evitar problemas como este, es interesante usar recursos para validacin de datos, que nos permiten crear algunas reglas a las que deben obedecer quienes introduzcan informacin en la hoja de clculo. Gracias al recurso de validacin, podemos definir qu tipo de informacin queremos que sea aceptada en un rango de celdas, o podemos, tambin, definir un mensaje de auxilio al usuario, indicando a qu expediente recurrir en determinada situacin. Para usarlo, seleccione el rango de celdas que va usted a comprobar y entonces haga clic en el men Datos y elija Validacin. En la pantalla que aparece, especifique las configuraciones, definiendo los criterios de validacin. En Permitir, determine qu tipo de informacin se aceptar y dentro de qu intervalo. Los criterios posibles son: Nmero entero: permite solamente escribir nmeros enteros; Decimal: acepta nmeros fraccionarios y enteros; Lista: permite que se especifique un elemento de la lista, que se podr crear y separar por ; (punto y coma).

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Excel sin Esfuerzo


Fecha: acepta solamente entradas de fechas, y se puede usar el separador/o -. El rango permitido va de 01/01/1900 a 31/12/9999. Hora: restringe la entrada de datos para las horas, cuyos valores deben estar separados por dos puntos. Longitud del texto: restringe la entrada a ciertos valores a partir de la cantidad de caracteres especificada. Personalizada: permite escribir una frmula que devolver un valor Verdadero o Falso. Por ejemplo: =A1>=MEDIA (B2:B3). Aqu tambin podemos especificar la advertencia que el usuario recibir al tratar de hacer una modificacin no vlida: Mensaje Entrante: informacin que se le mostrar al usuario cuando seleccione la celda. Mensaje de Error: mensaje que se le presentar al usuario en caso de que el valor introducido no se corresponda con uno de los criterios definidos como vlidos. Puede ser de tres estilos: Lmite: no permite que se prosiga mientras no se escriba un valor vlido; Advertencia: informa sobre el problema, pero permite que se restablezcan las informaciones originales o que se mantenga el valor; Informacin: slo informa que se ha introducido un valor no vlido; sin embargo, no representa un bloqueo para el usuario. Despus de elegir el criterio de evaluacin, usted debe especicar a partir de qu valor se har la validacin, y hacer clic en Aceptar. Escriba algo no vlido en el rango que usted ha seleccionado y ver un mensaje parecido a este:

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