Manual de Engajamento 2012

E D L A u o T N N A E m m A J A s G E T EN r A P s m A Co EssAD r E T N i
sumrio
introduo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Por que realizar o Engajamento com Partes Interessadas A Quem se Destina o Manual Recursos Necessrios Etapas do Manual atividades para o desenvolvimento do Plano de Engajamento Formao dos Grupos de Trabalho e de Validao Treinamento dos Grupos Anlise de Partes Interessadas Priorizao de Impactos Histrico das Prticas de Relacionamento com as Partes Interessadas Definio de Objetivos do Engajamento Plano de Engajamento com Partes Interessadas Aprovao do Plano Monitoramento e Avaliao Internalizao na Gesto da Empresa anexo: tabelas com critrios para priorizao 5 7 9 11 12 13 15 19 21 25 28 31 37 43 45 48 53 57 61 CD
glossrio referncias anexos: ferramentas de engajamento
Instituto Votorantim | Manual de Engajamento com Partes Interessadas [maro 2012]
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Instituto Votorantim | Manual de Engajamento com Partes Interessadas [janeiro [maro 2012] 2009]
introduo
1. POR QUE REALIZAR O ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS

A base para que a sustentabilidade se apresente como fonte de vantagens competitivas passa pela compreenso de como a sustentabilidade e seus aspectos se relacionam com o modelo de gerao de valor da Empresa. Todos os Negcios do Grupo Votorantim apresentam compromisso com a sustentabilidade, expresso no relatrio GRI e concretizados no Planejamento Estratgico. Estruturar um processo de Engajamento com Partes Interessadas oferece ao negcio uma ferramenta para enderear parte dos desafios apresentados na promoo do desenvolvimento sustentvel. Os pblicos com os quais as empresas se relacionam so cada vez mais diversos, contribuindo para a crescente complexidade do ambiente de negcios. Esses pblicos (consumidores, fornecedores, funcionrios, concorrentes, rgos legisladores, meios de comunicao, instituies financeiras, ONGs, acordos internacionais etc.) podem afetar ou ser afetados pelos diferentes interesses da empresa. As suas expectativas sobre as operaes e comportamentos organizacionais esto sempre em mutao, exigindo respostas rpidas e transparentes. Diante deste cenrio, a habilidade de perceber e administrar as presses e os vrios pontos de vista dos diversos pblicos de interesse torna-se uma importante ferramenta de gesto que orienta para a identificao de riscos e oportunidades. A metodologia desenvolvida pelo Instituto Votorantim, visa facilitar a gesto, alinhando as vises de quem est dentro e fora da empresa, evitando confrontos, gerando colaboraes e reduzindo incertezas nos processos decisrios. Este Manual contribui para o desenvolvimento de uma estratgia de relacionamento com as partes interessadas, apoiando os profissionais da Votorantim a: Definir diretrizes de engajamento; Identificar as partes interessadas e os impactos sociais, econmicos e ambientais que as afetam; Elaborar planos de engajamento, considerando o contexto local e aprimorando prticas existentes; Integrar o engajamento com partes interessadas gesto da empresa. Aprender a dialogar com as partes interessadas e desenvolver competncias para estabelecer uma relao significativa e de confiana tarefa que requer tempo, compromisso e disposio para uma aprendizagem contnua. No entanto, este esforo possibilitar o fortalecimento de vnculos de relacionamento com o pblico de interesse para suas operaes, gerando valor para todos os envolvidos. Bom trabalho! Instituto Votorantim
introduo | por que realizar o engajamento com partes interessadas
PRINCPIOS DE SUSTENTABILIDADE GRUPO VOTORANTIM

Ser reconhecida pela sociedade como uma empresa social e ambientalmente responsvel. Ter sustentabilidade como estratgia, orientando governana, gesto, educao, decises e investimentos - criando valor. Evoluir consistentemente os resultados econmicos, sociais e ambientais, buscando eficincia e confiabilidade nas operaes, de acordo com padres de classe mundial. Ser reconhecida como empresa que atrai, desenvolve e retm talentos para a gerao de valor e construo de uma sociedade justa e inclusiva. Ter compromisso com o bem estar, a sade e a segurana de nossos funcionrios, clientes e parceiros. Contribuir para o desenvolvimento das comunidades em que atuamos. Incentivar a cooperao e a participao de todos os funcionrios e partes interessadas na construo de parcerias e trabalho conjunto - visando a gerao de valor mtuo.
conceitos fundamentais
Parte Interessada: qualquer grupo ou indivduo que possa afetar ou ser afetado pela empresa e/ou suas atividades. Inclui: funcionrios, terceiros, governo, mdia, fornecedores, terceiro setor, clientes e comunidade. Engajamento com Partes Interessadas: Descreve o processo (de relacionamento) mais amplo, inclusivo e contnuo entre uma empresa e aqueles potencialmente impactados, compreende uma srie de atividades e abordagens e dura a vida de um projeto... (IFC: Stakeholder Engagement: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets) Inclui os esforos de uma organizao para compreender e envolver as partes interessadas e suas preocupaes em suas atividades e processos de tomada de deciso. (AA 1000 Stakeholder Engagement Handbook)
*GRI Global Reporting Iniciative Criada em 1997, a GRI uma organizao multistakeholder, sem ns lucrativos, que desenvolve uma Estrutura de Relatrios de Sustentabilidade adotada por cerca de 1.000 organizaes, em todo o mundo. Com longa tradio em relatrios exclusivamente nanceiros, as empresas vm percebendo que, ao elaborar relatrios de sustentabilidade, encontram um caminho para reetir e internalizar o tema, alm de tornar pblicos sua prpria viso, desaos e resultados econmicos, sociais e ambientais. Criam, assim, uma plataforma de comunicao e de dilogo com seus pblicos (stakeholders).
introduo | por que realizar o engajamento com partes interessadas
PREMISSAS PARA O ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS I. Engajamento como parte do negcio
O engajamento deve fazer parte da gesto da empresa, evitando solues temporrias ou pontuais. Devem ser definidos responsveis, metas e processos, para as vrias reas da organizao envolvidas no engajamento. necessrio o envolvimento da liderana da empresa, por meio de governana especfica (por exemplo, por meio de um Comit de Sustentabilidade).
II. Pr-atividade
Ganhar a confiana das partes interessadas importante e requer tempo, portanto, no espere um contato para iniciar o engajamento. A ausncia de relacionamento e de canais de comunicao pode gerar conflitos, especialmente em situaes de crise.
III. Planejamento e flexibilidade

Planeje o engajamento com antecedncia e com base em informaes atuais e relevantes. No existe abordagem nica; adapte o plano realidade local.
IV. Cooperao
Cumprir compromissos, implementar as atividades estabelecidas no plano e manter as partes interessadas informadas criam um ambiente de confiana e cooperao.
V. Compromisso de longo prazo

Executar o Plano de Engajamento continuamente, inclusive em processos de entrada, sada ou adiamento de investimentos. As empresas sofrem mudanas, portanto, o plano deve ser monitorado e adaptado constantemente.
VI. Utilizao das ferramentas disponibilizadas

Considere este Manual como fonte de consulta permanente e utilize as metodologias e ferramentas aqui descritas para aprimorar e desenvolver o Plano de Engajamento em novos empreendimentos, durante a operao da empresa e no perodo de sada/desinvestimento.
VII. Armazenamento e compartilhamento de informaes

Organizar os documentos importantes em local de fcil acesso e conhecimento de todos os envolvidos. recomendvel que os Planos de Engajamento sejam compartilhados com o Grupo Votorantim.
introduo
2. a quem se destina o manual

Este Manual foi desenvolvido para apoiar os gestores do Grupo Votorantim no relacionamento com a comunidade, por meio do processo de Engajamento com Partes Interessadas. Os gestores, como principais responsveis pela empresa, devem liderar o processo. Este processo precisa do apoio das equipes locais e, em muitos casos, de equipes corporativas da Unidade ou de outras reas da VID, como por exemplo o Instituto Votorantim, a Gerncia de Sustentabilidade, etc. As reas de recursos humanos, comunicao, relaes com a comunidade, meio ambiente, e profissionais do jurdico, operaes, suprimentos, sade e segurana, devem ser envolvidas no aprimoramento/desenvolvimento do Plano de Engajamento com Partes Interessadas. Esta participao fundamental, pois agrega conhecimentos e torna o processo mais legtimo e fundamentado.
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introduo
3. RECURSOS NECESSRIOS
O Plano de Engajamento com Partes Interessadas requer alocao especfica de recursos financeiros, humanos e fsicos e a criao de dois grupos locais: Grupo de Validao: composto pelo gestor local e outros gestores escolhidos por ele (por exemplo, gerente de operaes, meio ambiente, comunicao, responsabilidade social), responsveis por: - Aprovao do Plano de Engajamento, incluindo responsveis, recursos humanos, financeiros e materiais; e - Acompanhamento dos resultados da implementao do plano. Grupo de Trabalho: composto por representantes das vrias reas (por exemplo, recursos humanos, jurdico, comunicao, qualidade, meio ambiente), que possam contribuir para o engajamento. Responsvel por: - Elaborao do Plano de Engajamento; e - Implementao do Plano de Engajamento de acordo com os recursos aprovados. H trs momentos distintos em que necessrio planejar e avaliar a alocao de recursos humanos, financeiros e fsicos: Ao iniciar os trabalhos de engajamento; Ao aprovar os planos de engajamentos; Ao revisar os planos de engajamento.
dicas e cuidados
importante reportar o valor investido nos planos de engajamento, mesmo que o oramento esteja previsto em outras reas da Unidade (no corporativo ou nas operaes locais, por exemplo).
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introduo
4. etapas do manual
Contexto e diretrizes do Engajamento com Partes Interessadas.

Introduo captulos 1 a 4
1. Por que realizar o Engajamento com Partes Interessadas 2. A Quem se Destina o Manual 3. Recursos Necessrios 4. Etapas do Manual
Atividades para o desenvolvimento do Plano de Engajamento captulos 5 a 14
Passo a passo para a criao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas.

5. Criao dos Grupos de Trabalho e de Validao 6. Treinamento dos Grupos 7. Anlise de Partes Interessadas 8. Priorizao de Impactos 9. Histrico do Engajamento 10. Definio de Objetivos do Engajamento 11. Plano de Engajamento com Partes Interessadas 12. Aprovao do Plano 13. Monitoramento e Avaliao
Melhoria Contnua
14. Internalizao na Gesto da Empresa
Ferramentas de Engajameno com Partes Interessadas anexos A a F
Estas ferramentas devem ser utilizadas de acordo com o plano aprovado mas, em circunstncias especiais, tambm podem ser utilizadas independentemente deste.
A. Diagnstico Local B. Divulgao de Informaes sobre o Negcio C. Consultas D. Queixas E. Retorno para as Partes Interessadas (feedback) F. Parcerias
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o A r A P s E o T D N A E D i m V i i T V L A o V N E E s D DE o N A L o P T N o E D m A J A G N E
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento
5. FORMAO DOS GRUPOS DE TRABALHO E DE VALIDAO

Este captulo orienta a definio dos responsveis pelo processo de Engajamento com Partes Interessadas, assim como seus papis e responsabilidades. A definio dos grupos de trabalho e de validao um dos pontos crticos para o sucesso de processos de engajamento, por isso importante considerar o perfil descrito abaixo para a formao dos grupos. A definio dos componentes dos grupos de trabalho e de validao responsabilidade do Gestor da Unidade, que tambm dever indicar 2 facilitadores para o processo, que, preferencialmente, faam parte do Grupo de Validao. Perfil do Grupo de Trabalho: O Grupo de Trabalho deve ser constitudo por representantes do maior nmero de reas da Unidade; fundamental que participem do Grupo de Trabalho pessoas que tenham bom conhecimento da empresa, do contexto local e contato direto com as partes interessadas; importante que os participantes do Grupo de Trabalho sejam proativos e estejam dispostos a se dedicar ao processo. Perfil do Grupo de Validao: O Grupo de Validao dever ser composto pelo Gerente Geral da Unidade e demais lideranas por ele indicadas; importante que o Grupo de Validao seja formado por lderes comprometidos com o processo, participando das validaes nos momentos determinados; fundamental que o Grupo de Validao valorize o processo de engajamento dentro da unidade. Perfil dos Facilitadores: Os facilitadores devem ter uma viso transversal da operao; fundamental que os facilitadores tenham bom acesso liderana da Unidade e ao Corporativo da Unidade; Preferencialmente devem tambm compor o Grupo de Validao.
Demandas Ocina de formao em SP (Facilitadores) Ocinas de capacitao na UN (Facilitadores + GT) Atividades na Unidade - reunies peridicas, atividades distncia (Facilitadores + GT) Ocinas de capacitao na UN (GV) Dedicao Ano I 16h 32h 32h 8h Dedicao Ano II 8h 16h 42h 2h Dedicao Ano III 8h 8h 42h 1h
dicas e cuidados
Ao compor o Grupo de Trabalho, considere tambm a necessidade de especialistas e recursos externos para tratar assuntos que demandam conhecimentos e encaminhamentos que no so encontrados na Unidade. Considere a oportunidade de envolver participantes conhecedores dos temas materiais apresentados no relatrio GRI ou do Planejamento Estratgico de Sustentabilidade. Em momentos especficos, ser necessrio envolver representantes de reas que detm informaes relevantes sobre a empresa e que j atuam como interlocutores das partes interessadas. Comunicao: Como forma de obter reconhecimento e colaborao, essencial comunicar internamente sobre o processo de engajamento, como, por exemplo, a definio e a composio dos Grupos de Trabalhos e de Validao.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | criao dos grupos de trabalho e de validao
Instrumentos para a implementao:
atividades a serem realizadas
tabela de apoio
formulrio para preenchimento
atividades a serem realizadas:

Definir o Grupo de Validao responsvel pelas aprovaes e acompanhamento da implementao do Plano de Engajamento. Definir o Grupo de Trabalho responsvel pela elaborao/aprimoramento do Plano de Engajamento com Partes Interessadas. Identificar dois facilitadores para a coordenao das atividades do Grupo de Trabalho.
tabela de apoio:
5.1 Formao do Grupo de Trabalho: reas que devem ser consideradas.
formulrio para preenchimento:

5.1 Registro dos nomes e contatos dos Grupos de Trabalho e Validao.
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tabela 5.1
Formao do Grupo de Trabalho | Exemplos de reas envolvidas com partes interessadas
reas da Empresa Recursos Humanos Jurdico Comunicao
Assuntos Gerenciados Relao com sindicatos Relao com trabalhadores terceirizados Contratao local Diversidade Poltica de remunerao Poltica de desenvolvimento profissional Mdia Impactos e passivos ambientais Educao ambiental Sade e segurana do trabalho Aquisio de terras
Partes Interessadas Envolvidas Colaboradores Fornecedores Sindicatos Ministrio Pblico Ministrio do Trabalho Parceiros Prestadores de servio
Meio Ambiente Sade e Segurana
rgos ambientais ONGs ambientalistas Organizaes Normativas (ISO, Social Accountability) Clientes Fornecedores Proprietrios de terras Fornecedores locais e externos Organizaes que promovem comrcio justo Cooperativas
Compras Jurdico Ouvidoria
Seleo/avaliao de fornecedores Desenvolvimento de fornecedores locais Trabalho infantil na cadeia produtiva Trabalho forado na cadeia produtiva Investimento social externo Atendimento ao consumidor Gerenciamento de danos
Relaes com Comunidades Relaes Institucionais Financeiro
Clientes Organizaes de proteo e defesa do consumidor Comunidades ONGs Governo Caminhoneiros Comunidade Polcia Rodoviria
Logstica Fiscal
Atendimento aos caminhoneiros Emisso nota fiscal para transporte de produtos
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formulrio 5.1
Composio do Grupo de Trabalho e Grupo de Validao
Responsvel:
Joo Santos
Nome
rea:
DHO
Telefone
Data:
20 / nov / 2009
Grupo de Trabalho
rea Cargo E-mail
RH Comunicao Rel. Institucionais Produo Jurdico Financeiro
Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado Felipe Prado
Assistente Consultor Consultor Coordenado Supervisor Analista
xx 8888.8888 xx 8888.8889 xx 8888.8890 xx 8888.8891 xx 8888.8892 xx 8888.8893
felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com
Grupo de Validao
rea Nome Cargo Telefone E-mail
Operaes Financeiro RH Meio ambiente
Pedro Lopes Marcos Silva Jlio Martins Felipe Prado
Gerente Geral Coordenador Gerente Gerente
xx 8888.8888 xx 8888.8888 xx 8888.8888 xx 8888.8888
pedro@gmail.com marcos@gmail.com julio@gmail.com felipe@gmail.com
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6. TREINAMENTO DOS GRUPOS

Diferentes nveis de capacitao sero necessrios para implementar ou aprimorar o Engajamento com Partes Interessadas: O Grupo de Validao precisa conhecer os objetivos, passos principais, atividades e recursos que necessitaro de sua aprovao; e O Grupo de Trabalho necessita apropriar-se dos conceitos de Engajamento com partes interessadas e ferramentas do Manual, entender o conjunto das atividades que sero executadas e os resultados esperados. Deve-se lembrar que todos os colaboradores so representantes da empresa na comunidade e, por isso, precisam conhecer os objetivos e resultados esperados do processo de engajamento. A capacitao dos Grupos de Trabalho e de Validao nos conceitos de Engajamento com Partes Interessadas e conhecimentos fundamentais para o desenvolvimento do processo realizada pelo Instituto Votorantim e/ou por um parceiro tcnico indicado pelo Instituto.
O documento PowerPoint com o contedo do treinamento dever ser solicitado ao Instituto Votorantim.
Os contedos sugeridos tambm podem ser utilizados para capacitar novos participantes, em treinamentos de reciclagem, e para orientar os responsveis pela comunicao da empresa.
RESPONSVEL
O Instituto Votorantim indicar parceiros tcnicos para a conduo dos treinamentos para os Grupos de Trabalho e Validao.
dicas e cuidados
importante que todas as pessoas envolvidas no Grupo de Trabalho e no Grupo de Validao trabalhem os contedos propostos do treinamento. Os facilitadores do processo de engajamento com partes interessadas nas unidades devem ser os responsveis pelo treinamento de novos membros. Comunicao: as pessoas que esto em contato direto com as partes interessadas contribuem para a comunicao da empresa na localidade. Esta capacitao um bom momento para reforar o posicionamento da empresa para estes colaboradores, conforme diretrizes de comunicao corporativa da Unidade.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | treinamento dos grupos
tarefa

Apresentar conceitos sobre partes interessadas, impactos e engajamento. Apresentar o processo de Engajamento com Partes Interessadas. Refletir sobre o Engajamento com Partes Interessadas na empresa.
tarefa:
Aplicar material de treinamento.
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7. ANLISE DE PARTES INTERESSADAS

O pr-requisito mais importante para realizar o Plano de Engajamento conhecer as partes interessadas da empresa: quem so, qual o histrico de relacionamento, suas expectativas e preocupaes em relao ao negcio. recomendvel comear esta anlise avaliando os impactos da empresa e deve-se considerar: Impactos com abrangncia local, regional, nacional e/ou global; Impactos positivos e negativos; Impactos diretos e indiretos ; Impactos permanentes, temporrios e intermitentes; Impactos reversveis e mitigveis; e Impactos sinrgicos ou cumulativos. Outras questes (meio ambiente, sade, segurana, finanas, etc.) das partes interessadas podem estar registradas em arquivos da empresa (cartas da comunidade, atas de reunio, etc.), em fontes externas (mdia, documentos do licenciamento, etc.) ou com interlocutores de partes interessadas da empresa e tambm devem ser consideradas para elaborao do plano. Quando necessrio, consultas diretas podem ser realizadas para complementar a anlise. A anlise de partes interessadas fundamental para elaborao do plano de engajamento.
RESPONSVEL
O Grupo de Validao responsvel por assegurar que o mapeamento e as anlises sejam realizados da maneira mais completa possvel.
dicas e cuidados
O primeiro mapeamento sempre servir de base para as prximas revises de priorizao de partes interessadas. Pode-se, obviamente, acrescentar novas partes interessadas. Estas anlises devem ser integradas ao sistema de gesto da empresa (especialmente aos sistemas locais). Para negcios em fase de implantao, expanso ou fechamento, necessrio identificar as partes interessadas afetadas por este processo e no pelas atividades do dia a dia da empresa.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | anlise de partes interessadas
tabelas de apoio

Identificar as categorias e as partes interessadas. Identificar assuntos e questes de interesse associados ao relacionamento com as partes interessadas. Classificar o grau de interesse da empresa e das partes interessadas em engajar.
tabelas de apoio:
7.1 Partes Interessadas Potenciais. 7.2 Impactos que afetam as Partes Interessadas.

7.1 Realizar a Anlise de Partes Interessadas.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | anlise de partes interessadas
tabela 7.1
Exemplos de Partes Interessadas Governo: esferas federal, estadual e/ou municipal Comunidade: lderes comunitrios, membros (incluindo todas as secretarias e departamentos), da comunidade, associaes de bairro, famlia Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio locais, de funcionrios Ministrio Pblico, Polcia, Conselhos Tutelares, Conselho dos Direitos da Criana e do Adolescente, entre outros Funcionrios: ativos, inativos, aposentados, colaboradores diretos e terceiros Fornecedores: de produtos e servios, locais, regionais, nacionais, internacionais Sindicatos, Conselhos e Associaes de Classe Clientes Organizaes no governamentais: ambientalistas, associativas, filantrpicas e assistenciais Outras organizaes civis: escolas, universidades, hospitais Grupos religiosos Mdia
tabela 7.2
Exemplos de Impactos que afetam as Partes Interessadas Alteraes de natureza ambiental, por exemplo: no ar, gua, solo, geologia e geomorfologia, clima, ecossistemas terrestres e aquticos, reas degradadas, contaminadas e/ou deixadas sem uso Alteraes que causam incmodos, por exemplo: rudos, vibraes, odor, impactos visuais Alteraes na dinmica demogrfica, por exemplo: natalidade, mortalidade, migrao, densidade demogrfica, imigrao em busca de empregos, riscos de explorao sexual e/ou trabalho infantil Alteraes de carter econmico, por exemplo: no emprego e na renda, ocupaes/modos de vida, acesso a recursos financeiros (crdito, poupana), arranjos produtivos e valor da produo econmica (extrativa, indstria, comrcio e servios) Alteraes de natureza social, por exemplo: educao, sade, acesso ou restrio infraestrutura social e de servios (assistncia social, saneamento, moradia, segurana, transporte, lazer, etc.), impactos em organizaes sociais locais (igrejas, ONGs, etc.) Alteraes culturais, por exemplo: impactos a patrimnio histrico, artstico, arquitetnico, paisagstico e na comunidade em geral (choque de culturas)
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INTERESSE: PERSPECTIVA PARTE INTERESSADA A parte interessada tem poder de articulao/mobilizao podendo afetar a imagem ou operao da empresa? Classificao De que forma a parte interessada impactada (positiva ou negativamente) pela operao da unidade? Qual o grau de dependncia/interesse da parte interessada em relao a empresa? Classificao Impactos ou questes de interesse Expressivo Moderado Limitado Expressivo Moderado Limitado Expressivo Moderado Limitado
formulrio 7.1
Anlise de Partes Interessadas Para preencher o formulrio deve-se considerar o cenrio atual da empresa. As perguntas abaixo so baseadas nos conceitos descritos nas pginas 55 e 56 do Manual de Engajamento.
INTERESSE: PERSPECTIVA EMPRESA
Grupo de stakeholders
Parte Interessada
Qual a necessidade da empresa em ter um relacionamento prximo com a parte interessada para a realizao de suas atividades?
Expressiva
Moderada
Limitada
Expressivo
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se recebe impactos que podem modificar sua rotina de forma direta e significativa.
Moderado
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se recebe impactos que interferem em seu cotidiano mas no impossibilita as suas atividades.
Limitado
Demonstra que a parte interessada ou a empresa ao relacionar-se pouco impactada o que no interfere em sua rotina.
Formulrio desenvolvido pela BSD Consulting
8. PRIORIZAO DE IMPACTOS
A percepo sobre os impactos da empresa necessita ser levada em conta para definir a melhor maneira de engajar as partes interessadas. O teste de materialidade apresentado neste captulo um mtodo de anlise de opinies (percepo) das partes interessadas sobre determinados assuntos, e da importncia dos mesmos para as estratgias e operaes da empresa, que permite avaliar o grau de relevncia destes temas e classific-los. Esta classificao deve levar em conta principalmente as partes interessadas prioritrias (do captulo 7). Os resultados obtidos com esta anlise sero a base para o desenvolvimento do Plano de Engajamento com Partes Interessadas.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel por assegurar que os impactos sejam analisados de acordo com os critrios sugeridos.
dicas e cuidados
Vale a pena retomar as reflexes realizadas no treinamento e as anlises realizadas nos captulos anteriores. Todos os assuntos definidos no captulo 7 j representam uma relao de assuntos importantes. A anlise, neste momento, deve ser crtica para que seja realizado um filtro dos assuntos que devem ser tratados com prioridade. Procure ter uma viso crtica e analtica de todos os impactos mapeados para garantir que todos os pontos estejam sendo considerados de maneira adequada. Recomenda-se a documentao deste processo.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | priorizao de impactos

Resgatar impactos prioritrios (ver Formulrio 7.1). Identificar o grau de materialidade dos impactos (Formulrio 8.1).

8.1 Preencher o Teste de Materialidade.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | priorizao de impactos
formulrio 8.1
Assuntos de Interesse (Teste de Materialidade) * Para preencher o formulrio adequadamente verifique tambm o detalhamento dos critrios no anexo: Tabelas com critrios para priorizao.
Responsvel:
Toms Santos
rea:
Financeiro
Grau de importncia para a empresa Alto = 3 Mdio = 2 Baixo = 1
Data:
20 / nov / 2009
Materialidade automtico EXCEL
Impactos/assuntos de interesse (do captulo 8)
Partes interessadas (do captulo 7)
Grau de importncia para a Parte Interessada Alto = 3 Mdio = 2 Baixo = 1
Emisso de poeira Descarte de resduos Queda de impostos
Transportadora Comunidade Comunidade Sta. Joana Prefeitura
2 3 2 3
2 3 1 3
Mdia Alta Baixa Alta
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9. HISTRICO DAS PRTICAS DE RELACIONAMENTO COM AS PARTES INTERESSADAS

importante a contextualizao das prticas atuais de Engajamento com Partes Interessadas realizadas pela empresa e a implicao nas suas atividades e operaes. Assim como, a percepo das partes interessadas em relao a estas prticas. Este breve histrico deve ser elaborado tendo em vista as partes interessadas priorizadas e os assuntos materiais definidos, para que represente um cenrio em torno de um contexto especfico que servir de base para a definio dos objetivos de Engajamento com Partes Interessadas.
dicas e cuidados
Ao coletar as informaes sobre o histrico e prticas de engajamento, considere as iniciativas de relacionamento existentes. Ao longo do processo, revisite continuamente a lista de prticas de relacionamento e acrescente informaes sempre que necessrio. Recomenda-se que este processo seja documentado.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela realizao desta etapa. Outras reas envolvidas no processo fornecero o suporte necessrio para o levantamento de informaes e aes j realizadas.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | histrico do engajamento

Identificar prticas de engajamento existentes - relacionar reas de contato da empresa com as partes interessadas. Registrar todas as prticas identificadas.

9.1 Levantamento de prticas de Engajamento com Partes Interessadas.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | histrico do engajamento
formulrio 9.1
Prticas de Engajamento com Partes Interessadas (Histrico)
Responsvel:
Pedro Lopes
Data:
20 / nov / 2009
Unidade: Assunto(s) relacionado(s): Parte(s) Interessada(s):
Votorantim Desenvolvimento local Comunidade local e associao comercial Baixa Sim
1. Pr-atividade da empresa em tratar o assunto:
2. So realizadas aes/iniciativas para o tratamento deste(s) assuntos na gesto da empresa? 3. Efetividade e resultados das aes realizadas:
Baixa tem potencial de causar
4. Essa postura em relao ao tratamento deste(s) assunto(s) consequncias na imagem e operaes da empresa.
5. Em caso positivo na questo 4 (causa ou tem potencial de causar), as consequncias desta postura da empresa em geral, so
negativas
para a sua imagem e operaes.
6. O posicionamento da(s) parte(s) interessada(s), com isso,
a empresa tendo em vista a postura adotada no tratamento deste(s) assunto(s). 7. Caso existam, citar as principais aes e/ou iniciativas realizadas em relao ao(s) assunto(s):
desfavorvel
Busca de profissionais nas comunidades do entorno para contratao.
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10. DEFINIO DE OBJETIVOS DO ENGAJAMENTO

Os objetivos do engajamento so de natureza variada e incluem a maximizao de oportunidades, a mitigao de riscos, a obteno/manuteno da licena para operar. Estes objetivos podem ser ajustados ao longo do tempo medida que a contribuio das partes interessadas trouxer novas perspectivas para a empresa. Este captulo orienta a definio dos objetivos do Plano de Engajamento, de acordo com os objetivos estratgicos da empresa na localidade e com os motivadores, riscos e oportunidades identificados. Refletir e registrar os objetivos crtico para orientar o processo de engajamento.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel por assegurar que os objetivos do Plano de Engajamento estejam alinhados com os objetivos estratgicos do negcio na localidade.
dicas e cuidados
Os objetivos do engajamento devem refletir as expectativas da empresa, o contexto e ciclo de vida do negcio (novo empreendimento, em operao, em descomissionamento) e a realidade local. Nesta etapa, o Grupo de Trabalho pode convidar lideranas que auxiliaro a relacionar os objetivos estratgicos da empresa com os objetivos do engajamento. Pode ser til agrupar os objetivos e categoriz-los de acordo com os resultados esperados ao longo do tempo (curto, mdio e longo prazos). Evite objetivos de engajamento genricos e detalhe os objetivos para avaliar se os resultados foram atingidos. Recomenda-se que este processo seja documentado.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | definio de objetivos do engajamento
tabela de apoio

Refletir sobre os objetivos estratgicos da empresa. Identificar motivadores, riscos e oportunidades do engajamento. Definir os objetivos do engajamento.
tabelas de apoio:
10.1 Motivadores do Engajamento com Partes Interessadas. 10.2 Exemplos para Definio dos Objetivos.

10.1 Definir os objetivos do Engajamento.
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tabela 10.1
Exemplos de Motivadores do Engajamento com Partes Interessadas (Adaptado de: From Words to Action - The Stakeholder Engagement Manual, volume 2, 2005)
Principais motivadores: Licena para operar Expectativas dos colaboradores e vizinhos em relao responsabilidade social da empresa Cobrana de aes de responsabilidade social Ajudar as partes a terem autonomia Contribuir para o desenvolvimento local Cumprimento de acordos e requisitos internacionais, como Global Compact, Princpios do Equador, e Cdigo de Melhores Prticas de Governana Corporativa do IBGC e Global Reporting Initiative (GRI)
Principais benefcios: Compreender o contexto local Estabelecer parcerias junto s comunidades do entorno Compreender as expectativas e demandas das partes interessadas Estabelecer relaes com o governo local Desenvolver colaboradores e mercado Acesso a informaes sobre a cadeia de valor Ser reconhecido pela atuao social Atrair e reter talentos Melhoria de produtividade com sugestes dos colaboradores
Riscos potenciais: No renovar ou perder licena para operar No compreender as demandas das partes interessadas e investir em iniciativas que no contribuem para a empresa nem para a comunidade Criar uma imagem negativa da empresa No conquistar novos mercados Comprometimento no acesso a financiamentos Aumento de aes trabalhistas (e custos relacionados) Ter casos de trabalho infantil e/ou trabalho forado na cadeia produtiva
33
tabela 10.2
Exemplos Para Definio dos Objetivos do Engajamento
Definio do Objetivo Geral do Engajamento O Objetivo Geral do Engajamento deve refletir o interesse da empresa no processo de engajamento com as partes interessadas. Deve, portanto, apresentar a expectativa existente de qualificao dos relacionamentos esperados e o foco de suas aes. O manual prev a elaborao de dois tipos de objetivos: Objetivo Geral: Apresenta de forma ampla a inteno da empresa, tendo em vista a grande diversidade de assuntos e partes interessadas pr-definidos para o processo de engajamento. Subsidia a descrio dos objetivos especficos dos planos de engajamento com as partes interessadas. Est relacionado com o processo de qualificao do relacionamento com as partes interessadas de forma geral. Objetivo Especfico: Deve ser desenvolvido para cada assunto(s) priorizado(s), sendo a base para o desenvolvimento dos planos de engajamento. Os objetivos especficos, em geral, apresentam em sua descrio os principais assuntos e/ou partes interessadas pr-definidos para o processo de engajamento, caracterizando, portanto, o escopo e estratgias de engajamento do plano.
Exemplos de Objetivo Geral: Aprimorar o relacionamento com as partes interessadas de forma a melhorar a imagem da empresa e a interao com a comunidade local.
Exemplos de Objetivo Especfico: Estreitar o relacionamento da Unidade com a comunidade vizinha, utilizando os canais de comunicao existentes para levar o conhecimento das aes socioambientais realizada pela empresa s partes interessadas.
Os objetivos devem: Estar dentro da possibilidade de execuo da unidade; Ser atingidos de forma satisfatria no 1 Ciclo de Engajamento definido pela empresa (tempo e escopo); Ser monitorados e seus resultados avaliados por meio de indicadores; Considerar fatores externos (por exemplo, polticas ou prticas corporativas), que possam comprometer a sua concretizao.
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Termos mais comuns utilizados para descrio dos objetivos:
Verbos Qualificar Aproximar Aprimorar Desenvolver Realizar Estabelecer Promover Mobilizar
Conceitos Imagem e reputao da empresa Desenvolvimento local Aproximao com as partes interessadas Desenvolvimento de projetos Melhoria da qualidade de vida local Busca por parcerias Canais de comunicao Qualificao/Insero no mercado de trabalho
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formulrio 10.1
Objetivo Especfico do Engajamento (O contexto apresentado neste formulrio tem base nas respostas dadas no Formulrio 9.1)
Pedro Lopes Data: 20 / nov / 2009 Assunto(s) relacionados: Desenvolvimento local Parte(s) interessada(s): Comunidade local e associao comercial
Responsvel: Descrever o contedo do objetivo, tendo em vista: - Uma descrio clara do que se busca e se espera alcanar com todo o processo de engajamento e planos (impacto positivo); - A contribuio para a estratgia da empresa (como o objetivo contribuir para as estratgias de negcio). - Escopo e caractersticas das aes de forma genrica, demonstrando a inteno da empresa com este processo de engajamento. Descrio do objetivo Geral do Engajamento:
Desenvolver aes de relacionamento da Unidade com as partes interessadas, ampliando o nvel de informao disponibilizada e desenvolvendo aes que garantam a continuidade da licena social para operar e que contribuam para o desenvolvimento local. Desenvolvimento local em relao a(s) parte(s) interessada(s) Comunidade local e associao comercial as aes da Votorantim so realizadas com uma baixa efetividade. e com baixa tem potencial de causar Essa postura adotada atualmente pela Votorantim no relacionamento com as partes interessadas consequncias negativas
No tratamento do(s) assunto(s) e consequentemente para a imagem e operaes da Unidade. No que se refere postura da empresa no tratamento deste(s) assunto(s) em geral, a(s) parte(s) interessada(s) se posiciona(m) de modo em relao
frequncia
desfavorvel
realizadas pela
s aes
que podem ser resumidas em:
Votorantim Busca de profissionais nas comunidades do entorno para contratao
Descrever o contedo do objetivo, tendo em vista: - A forma principal/ meio pelo qual o objetivo ser desenvolvido (estratgia/ttica); - O que se espera alcanar com este plano de (impacto positivo); - A apresentao do assunto e partes interessadas/grupos relacionados com este plano; Descrio do objetivo especfico:
Identificar e desenvolver oportunidades de gerao de emprego e renda, em parceria com associaes locais, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida da comunidade local.
36 Instituto Votorantim | Manual de Engajamento com Partes Interessadas [maro 2012]
11. PLANO DE ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS

O Plano de Engajamento com Partes Interessadas o resultado das vrias anlises realizadas e, portanto, deve estar alinhado com cada uma delas: Anlise das partes interessadas (captulo 7); Priorizao de impactos e teste de materialidade (captulo 8); Histrico das prticas de relacionamento j realizadas pela empresa (captulo 9); e Objetivos dos Planos de Engajamento (captulo 10).
Considerando estes resultados, deve-se selecionar a(s) estratgia(s) preponderante(s) para cada Plano de Engajamento. A partir desta definio, parte-se para a definio das tticas mais adequadas para cada parte interessada priorizada. A qualidade da implementao do plano depender de alguns fatores crticos: responsveis comprometidos, recursos humanos e financeiros, e cumprimento de prazos. Este um momento importante, de reviso e detalhamento de oramentos e anlise das capacidades da empresa (tempo e habilidade dos colaboradores para as atividades de engajamento) e de colaboradores externos (consultorias, fornecedores, lderes comunitrios, governo, etc.). Dentro deste contexto, devem-se realizar treinamentos especficos, reavaliar parcerias, desenvolver novos fornecedores e rever o oramento conforme estabelecido no plano.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela elaborao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas. Outras reas envolvidas no processo devem fornecer ou complementar informaes relevantes, conforme necessrio. O Grupo de Validao deve avaliar e validar os planos, tendo em vista o cronograma definido e os recursos necessrios, frente s possibilidades e prioridades estratgicas da unidade.
dicas e cuidados
Vale a pena rever se os planos de engajamento contemplam os desafios dos temas matrias do relatrio GRI ou as metas estabelecidas no Planejamento Estratgico de Sustentabilidade da sua Unidade. Ao definir as estratgias de engajamento, considere medidas para superar fragilidades e ameaas e aproveitar oportunidades. Cada parte interessada pode requerer tticas distintas e/ou complementares, quando esto envolvidas em um mesmo assunto. Ao definir o Plano, considerar a superao de requisitos legais obrigatrios aplicveis a novos empreendimentos, tais como audincias pblicas e estudos de impacto (EIA e RIMA). Certifique se os planos de engajamento consideram as diretrizes corporativas, como por exemplo de Gerenciamento de Crises, Relaes Institucionais, Poltica de Investimento Social etc. O Plano de Engajamento com Partes Interessadas um processo contnuo e dever ser revisado frequentemente. Recomenda-se manter a documentao deste processo.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | plano de engajamento com partes interessadas
tabelas de apoio

Resgatar os objetivos do Engajamento com Partes Interessadas (Formulrio 10.1 preenchido). Verificar o histrico de atividades j realizadas com as partes interessadas (Formulrio 9.1 preenchido). Rever a anlise das partes interessadas (Formulrio 7.1 preenchido). Analisar o mapeamento de impactos e materialidade (Formulrio 8.1 preenchido). Elaborar/aprimorar o Plano de Engajamento com Partes Interessadas, definindo estratgias e tticas.
tabelas de apoio:
11.1 Recomendaes de estratgias e tticas a serem adotadas no Plano.

11.1 Elaborar o Plano de Engajamento com Partes Interessadas.
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tabela 11.1
Exemplos de estratgias e tticas para o Plano de Engajamento (Pode-se utilizar uma ou mais tticas conforme a situao de cada parte interessada priorizada).
Estratgia Capacitar Capacitar os colaboradores para a implementao das aes de engajamento.
Tticas Replicar treinamento de Engajamento com Partes Interessadas para demais colaboradores envolvidos com o Plano de Engajamento. Promover treinamento para dilogo com stakeholders. Treinar envolvidos para a realizao de aes especficas de engajamento. Elaborar materiais de comunicao. Realizar reunies e fruns. informativos. Desenvolver programas de visitao na empresa. Preparar comunicados para imprensa e comunidade.
Referncias Treinamento dos Grupos (captulo 6). Consultas (anexo C). Feedback (anexo E).
Informar
Divulgar informaes relevantes sobre a empresa, os impactos de suas operaes (positivos e negativos) e as aes realizadas. Acompanhar manifestaes das partes interessadas em relao empresa.
Divulgao de informaes (anexo B). Consultar diretrizes de comunicao corporativa.
Monitorar
Realizar clipping dirio e acompanhar mdias locais. Acompanhar eventos, discusses e aes que envolvam as partes interessadas. Avaliar sistematicamente o posicionamento da parte interessada em relao empresa.
Anlise das partes interessadas (captulo 7). Consultar diretrizes de comunicao corporativa.
Consultar
Identificar as Ouvir e buscar percepes, interesses, dvidas, crticas e sugestes relacionadas motivaes e empresa. interesses das partes interessadas em Realizar pesquisas (entrevistas relao empresa. individuais, grupos focais, etc.) Realizar reunies, consultas pblicas e fruns informativos. Estabelecer processo para troca de informao e aproximao no relacionamento da empresa com as partes interessadas. Realizar periodicamente reunies, consultas pblicas e fruns participativos. Estabelecer programas sistemticos de relacionamento (ex.: conselhos comunitrios, conselhos de clientes, fornecedores, etc.).
Consultas (anexo C).
Dialogar
Divulgao de informaes (anexo B). Consultas (anexo C). Feedback (anexo E).
Continua na prxima pgina
39
Continuao Tabela 11.1
Estratgia Engajar Desenvolver relacionamento contnuo e inclusivo com as partes interessadas, buscando solues para assuntos de interesse comum.
Tticas Identificar as demandas locais existentes. Avaliar as capacidades, recursos e objetivos da empresa e dos potenciais parceiros. Definir as atividades, investimentos, prazos, papis e responsabilidades, etc. Envolver partes interessadas na identificao e negociao de parcerias. Realizar projetos de investimento social externo e acompanhar resultados: Rotas do Instituto e Programas de Desenvolvimento Local (fomento a cadeias produtivas, fortalecimento da participao comunitria e polticas pblicas). Desenvolver e implementar programas de responsabilidade social ligados cadeia de valor das empresas e monitorar resultados. Ex.: Educao ambiental, fomento florestal, formao de mo de obra local, desenvolvimento de fornecedores de produtos e servios. Capacitar as partes interessadas na metodologia de Engajamento e construo de redes. Apoiar as atividades dessas partes interessadas na construo do dilogo com outros pblicos de interesse. Definir canais para aumentar a participao das partes interessadas nos processos de deciso da empresa e de outras partes envolvidas na ao.
Referncias Diagnstico local (anexo A). Consultas (anexo C). Parcerias (anexo F). www. institutovotorantim. org.br Guia Investimento Social Externo.
Empoderar Apoiar participao mais efetiva das partes interessadas, nos processos de deciso que as envolvem, estimulando a sua capacidade de organizao e autonomia.
Consultas (anexo C). Parcerias (anexo F). Divulgao de informaes (anexo B).
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tabela 11.2
Formas e indicadores de Monotiramento
importante estabelecer, para cada ttica, uma forma de evidenciar o seu cumprimento e quais resultados esto sendo alcanados com essas aes. Dessa forma, o indicador proposto para esse acompanhamento deve ser claro e objetivo, sendo possvel mensurar a realizao, o impacto gerado e a evoluo da ttica e conseqentemente do Plano de Engajamento. Por exemplo, para aes que visam estabelecer um processo para troca de informaes e aproximao no relacionamento da empresa com as partes interessadas interessante mensurar , alm da freqncia de reunies com as partes interessadas, o ndice de satisfao com as informaes prestadas ou o nmero de matrias espontneas no jornal local. Outro exemplo, se considerarmos que a estratgia para desenvolver relacionamento contnuo e inclusivo com o comrcio local buscar o desenvolvimento de fornecedores para as compras da empresa, alm do nmero de fornecedores capacitados, um indicador importante mensurar o nmero de fornecedores locais que passaram a atender a empresa e o volume gerado nestes contratos.
Mais exemplos de indicadores:
% de partes interessadas que receberam informaes sobre a empresa (ou assunto especfico) versus total de partes interessadas % reduo das reclamaes versus n total de reclamaes sobre determinado assunto
N pessoas capacitadas e % absorvido pela Unidade/mercado de trabalho
Incidncia de matrias nas mdias monitoradas e % matrias espontneas positivas
% Favorabilidade na Pesquisa de Clima
N de fornecedores capacitados, volume de compras efetuadas no comrcio local
Algumas aes podem ter um indicador mais simples, apenas de registro das aes realizadas.
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42
formulrio 11.1
Plano de Engajamento (Identifique e liste as estratgias e tticas mais indicadas para o Engajamento com Partes Interessadas priorizadas, considerando a tabela 11.1).
Joo Prestes rea: DHO Criado em: 20 / nov / 2010 Revisado em: 5 / dez / 2011 Objetivos do plano: Melhorar relacionamento com a comunidade, informando sobre desenvolvimento da empresa Estratgia preponderante: Informar
Como/Onde Detalhamento da Ttica Evidncias e indicadores de Monitoramento e evoluo Prazo Acompanhamento Quando Quanto Oramento Responsvel
Responsvel pela ltima reviso:
Quem
Por que
Parte interessada (do captulo 7)
Assuntos de interesse (dos captulos 7 e 8)
Prefeito - Sr. Joo Arrecadao de da Silva (Governo) impostos 03 de Fevereiro
Realizar reunio trimestral com prefeito, gerente-geral e rea contbil para informar valor do trimestre e previso para o prximo
Ata da Reunio e cumprimento da agenda proposta
ltima semana R$ 500,00 de maro, junho, setembro e novembro R$ 100.000,00
Gerente-Geral e representante da rea Contbil Joo Prestes
Prefeito - Sr. Joo Gerao de da Silva (Governo) empregos
31 de Agosto Mensal com incio em 01 de Dezembro R$ 1.000,00 Camila Junqueira
Grupo Rumo Descarte de resduos Verde - Sra. Maria Almeida (3 setor)
Desenvolver parceria para capacitar mo de obra -Nmero de parcerias local de acordo com potencial produtivo firmadas - Capacitaes realizadas e participantes Estabelecer contato com outras empresas a fim de Nmero de profissionais contribuir para que os funcionrios possam ser realocados realocados Comunicar dados sobre o descarte de resduos, -Registro das convidando-os a conhecer o processo comunicaes realizadas -Nmero de interessados em conhecer o processo -Reduo nas reclamaes
Formar grupo de monitoramento com a participao de representantes da comunidade
Formao do Grupo e relatrios do monitoramento Informar internamente andamento e resultados Relatrios com indicadores das aes de resultado Registro da comunicao realizada
Reunio bimestral a R$ 5.000,00 partir de Janeiro Mensal a partir de Janeiro 15 de outubro R$ 0,00
Pedro Carvalho Camila Junqueira e Pedro Carvalho Gerente de Meio Ambiente
Comunidade - Sr. Localizao do depsito Informar sobre a instalao do novo depsito Pedro Silva de resduos de resduos
12. APROVAO DO PLANO

A implementao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas, estabelecido no captulo 11, deve ser aprovada pelo Grupo de Validao, que obviamente poder recomendar alteraes e ajustes conforme necessrio. O Grupo de Validao responsvel por assegurar que o Plano de Engajamento esteja em conformidade com a viso, a misso, os objetivos estratgicos, os oramentos e polticas da empresa e atendendo aos Princpios da Sustentabilidade do Grupo Votorantim. Aps sua aprovao, deve monitorar sua implementao sistematicamente. O Grupo de Trabalho dever apresentar o Plano de Engajamento sugerido de uma maneira clara e simples, incluindo: Justificativa da necessidade de engajamento (histrico, fatos recentes, demandas e oportunidades atuais); Objetivos do Plano de Engajamento; Principais atividades de engajamento desenvolvidas e/ou aprimoradas incluindo: estratgia e tticas por parte interessada priorizada; Recursos humanos e financeiros necessrios; Prazos e responsveis sugeridos; e Anlises das partes interessadas, impactos e teste de materialidade devem fazer parte de um anexo da apresentao e serem discutidos conforme o tempo e a necessidade. Importante que a apresentao dos Planos de Engajamento ocorra em dois momentos presenciais com todos os membros do Grupo de Trabalho e do Grupo de Validao. Em um primeiro momento, o Grupo de Trabalho apresenta os Planos de Engajamento e recebe o feedback do Grupo de Validao que deve sugerir ajustes, caso necessrio. Em um segundo momento, tendo em vista o feedback do Grupo de Validao, o Grupo de Trabalho apresenta os Planos de Engajamento com as alteraes sugeridas para a validao final.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela apresentao do Plano de Engajamento ao Grupo de Validao, assim como pela sua atualizao e implementao, utilizando adequadamente os recursos aprovados.
dicas e cuidados
Comunicao: informe e apresente, por meio das ferramentas de comunicao disponveis, os planos de engajamento da Unidade para as demais reas da empresa.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | aprovao do plano

Preparar apresentao para o Grupo de Validao sintetizando principais aspectos do plano. Apresentar o Plano de Engajamento com Partes Interessadas.
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13. MONITORAMENTO E AVALIAO

Para facilitar o monitoramento e a avaliao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas necessrio que sejam definidos indicadores e metas, que mostrem o grau de atendimento dos objetivos estabelecidos pela empresa para o engajamento, ou seja, a evoluo do Plano. Esses indicadores de monitoramento devem ser estabelecidos de acordo com as aes definidas no Plano de Engajamento. Para facilitar a mensurao recomendvel que tal indicador seja quantitativo, conforme: Indicadores: 4 reunies com pblico interno, reunio com o prefeito e treinamento de 100% dos gestores em temas ambientais, etc. No caso de indicadores que demoram a ser cumpridos, interessante estabelecer metas. Toda a meta deve ser desafiadora, factvel e ter prazo de validade. Indicador: Realizar 4 (quatro) reunies no ano. Metas: Realizar 1 (uma) reunio por trimestre. Alm disso, o processo de monitoramento e avaliao deve ser sistematizado na gesto da empresa. Os resultados devem ser analisados e divulgados para aumentar o dilogo e a confiana entre empresa e partes interessadas. Fica a critrio da unidade contratar entidades externas para avaliao e auditoria do Plano de Engajamento.
RESPONSVEL
O Grupo de Trabalho responsvel pela proposta e monitoramento dos indicadores e metas de engajamento. Para que o processo contribua efetivamente para a empresa na localidade, o Grupo de Validao deve estar comprometido com o acompanhamento e a avaliao dos indicadores e metas.
dicas e cuidados
Procure definir poucos indicadores no incio para garantir que sejam medidos e analisados. Seja flexvel se achar necessrio trocar ou aprimorar um indicador aps o primeiro ciclo. Considere indicadores j existentes nos sistemas de gesto da empresa, tais como indicadores de DHO, Relaes Institucionais e Relatrios de Sustentabilidade, entre outros. Recomenda-se incluir a documentao deste processo.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | monitoramento e avaliao
tabela de apoio

Avaliar a grau de realizao do Plano de Engajamento. Elaborar/aprimorar o processo de monitoramento e avaliao de indicadores de engajamento. Definir aes corretivas para a implementao do Plano de Engajamento.
tabela de apoio:
13.1 Exemplos de indicadores de engajamento.

13.1 Preencher o formulrio de Monitoramento e Avaliao do Plano de Engajamento.
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formulrio 13.1
Monitoramento e Avaliao do Plano de Engajamento (Resgatar as informaes iniciais do Plano de Engajamento - Formulrio 11.1).
Responsvel:
Joo Prestes rea: DHO Data: 15 / Abril / 2010 Objetivo do Plano: Melhorar relacionamento com a comunidade, informando sobre desenvolvimento da empresa
Quando
Atividades realizadas Fatores de sucesso/ insucesso Status Etapas que faltam
Quem
O que
Resultado
Medidas Corretivas/ Preventivas Investimento realizado
Parte interessada
Ttica
Prazo
Prefeito - Sr. Joo da Silva Realizar reunio trimestral com prefeito, ltima Reunio de maro (Governo) gerente-geral e rea contbil para informar semana de valor do trimestre e previso para o prximo maro, junho, setembro e novembro Reunies com possveis parceiros Incio dos contatos Falta de um cronograma de contatos Organizao da equipe Falta de clareza e foco na definio Fechar a parceria No dos parceiros realizada Formalizar a atividade Continuaar o processo Fechar o grupo e estabelecer agenda de reunies Pouca aceitao por parte dos representantes da comunidade Organizao das informaes Cumprimento do cronograma de obra e efetivao da comunicao Continuar o processo
Agendamento prvio com a Reunies junho, Em R$1.500,00 prefeitura e interesse do Sr. Joo setembro e andamento pelo projeto novembro
Pr-agendar as prximas reunies e fazer um lembrete uma semana antes R$100.000,00 Reunio para a finalizao do processo de parceria Em R$5.000,00 andamento Em R$5.000,00 andamento No realizada R$5.000,00 Estabelecer um procedimento de contatos Estabelecer calendrio para garantir a continuidade do processo Aumentar o nmeros de dilogos com os representantes e formalizar um grupo Em R$1.000,00 andamento Concluda R$1.000,00 Estabelecer cronograma para garantir a continuidade do processo
Prefeito - Sr. Joo da Silva (Governo)
Desenvolver parceria para capacitar mo de 3 meses obra local de acordo com potencial produtivo
Estabelecer contato com outras empresas a 6 meses fim de contribuir para que os funcionrios possam ser realocados Mensal Consolidao dos dados e preparao de comunicados Convite aos possveis participantes do grupo Boletins mensais
Grupo Rumo Verde - Sra. Comunicar dados sobre o descarte de Maria Almeida (3 setor) resduos, convidando-os a conhecer o processo Reunio Bimestral
Formar grupo de monitoramento com a participao de representantes da comunidade
Informar internamente andamento e resul- Mensal tados das aes.
Comunidade - Sr. Pedro Silva
Informar sobre a instalao do novo depsito de resduos
15 de outubro Preparao de releases a jornais locais e divulgao em publicidade
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14. INTERNALIZAO NA GESTO DA EMPRESA

Este captulo visa identificar elementos do Plano de Engajamento com Partes Interessadas que podem ser integrados ao sistema de gesto, visando melhoria contnua dos processos da empresa e o reconhecimento dos processos de engajamento existentes. A identificao e seleo das partes interessadas que sero engajadas, assim como os assuntos/questes de interesse so momentos fundamentais do processo de elaborao de um relatrio de sustentabilidade, modelo GRI (itens 4.14 a 4.17). O resultado do trabalho realizado pelo GT pode subsidiar a definio da materialidade do relatrio das empresas do Grupo Votorantim. A realizao deste processo, portanto, representa a internalizao da sustentabilidade na gesto da empresa via engajamento com as partes interessadas. O Engajamento com Partes Interessadas traz benefcios mais sustentveis quando h compromisso e continuidade das aes por parte da empresa. Para internalizar o engajamento gesto do negcio e fomentar um ciclo de melhoria contnua deve-se considerar: Reviso dos objetivos do engajamento; Reviso dos recursos financeiros e adequao de sua utilizao; Reviso das responsabilidades do Grupo de Trabalho; Avaliao do atendimento de metas do Plano de Engajamento; Avaliao da necessidade de realizar novas consultas para retroalimentar o Plano de Engajamento; e Avaliao dos mecanismos de monitoramento, queixas e feedback. Os temas a serem revisados e a periodicidade da anlise devem refletir a realidade da empresa na localidade e o contexto em sua rea de influncia, porm, recomenda-se uma reviso anual.
dicas e cuidados
Lembrar que algumas atividades de Engajamento com Partes Interessadas devem continuar aps o fechamento da empresa na localidade, como, por exemplo, mecanismo para queixas e parcerias para a recuperao de reas degradadas. Ao planejar o fechamento, necessrio definir como as atividades de engajamento integradas aos processos de gesto da empresa na localidade e as boas prticas sero transferidas para a gesto corporativa da empresa.
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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | internalizao na gesto da empresa
tabela de apoio

Avaliar quais elementos do processo de engajamento esto incorporados gesto do negcio. Definir os pontos do engajamento que precisam ser revisados (o qu e como). Identificar os benefcios que os Planos de Engajamento trouxeram para as operaes da empresa e para o relacionamento com as Partes Interessadas.
tabela de apoio:
14.1 Aspectos para internalizao do Engajamento com as Partes Interessadas na gesto da empresa.

14.1 Preencher o formulrio Anlise Crtica do Engajamento com Partes Interessadas.
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tabela 14.1
Internalizao do Engajamento com Partes Interessadas na Gesto da Empresa - Itens para avaliao (Baseada nos Sistemas de Gesto: ABNT NBR ISO 14.001 - Sistemas de Gesto Ambiental Requisitos com orientaes para uso 2004). Elemento do Sistema de Gesto Geral Correlao com o Engajamento com Partes Interessadas Planejar, documentar, implementar, monitorar e melhorar continuamente a gesto do assunto material identificado.
Poltica
Definir uma poltica corporativa visando gesto de impactos, de acordo com as diretrizes deste manual.
Planejamento
Identificao e controle de impactos Requisitos legais e outros Objetivos, metas e programas
Identificar aspectos socioambientais das atividades, produtos e servios e interface com as partes interessadas.
Identificar os requisitos legais e compromissos voluntrios subscritos pela empresa, e garantir que eles sejam considerados na implementao e manuteno do sistema. Estabelecer objetivos e metas para a gesto dos impactos da empresa e programas de gesto que atribuem responsabilidades, recursos e prazos. Definir, documentar e comunicar funes, qualificaes e responsabilidades do Grupo de Trabalho, recursos humanos, financeiros e fsicos necessrios para a implementao do plano. Nomear um responsvel para assegurar a implementao do processo e comunicar desempenho liderana.
Implementao Recursos, e operao papis e responsabilidades
Competncia, treinamento e conscientizao
Identificar as necessidades de treinamento do Grupo de Trabalho. Todos os envolvidos devem ser capacitados e treinados no Engajamento com Partes Interessadas buscando solues compartilhadas de impactos.
Continua na prxima pgina
50
Continuao Tabela 14.1
Elemento do Sistema de Gesto Implementao Comunicao, e operao participao e consulta
Correlao com o Engajamento com Partes Interessadas Realizar consultas s partes interessadas para obter informaes, levantar questes e preocupaes e instruir os representantes da empresa a respeito do contexto local. Fornecer informaes s partes interessadas sobre os impactos da empresa, visando participao informada e tomada de deciso nos temas que as afetam. Engajar as partes interessadas por meio de outras estratgias para a gesto dos impactos. Estabelecer procedimento para responder s questes e queixas.
Controle de documentos
Manter controle de documentos (incluindo registros de consultas, tabelas, check-lists, atas, mapas, formulrios preenchidos e documentos externos) de modo a facilitar seu acesso. Os documentos devem ser periodicamente revisados, assegurando que as verses utilizadas sejam atuais.
Verificao
Monitoramento e avaliao
Definir indicadores e processos para monitorar o grau de Engajamento com Partes Interessadas e sua contribuio para a gesto de impactos da empresa.
Estabelecer aes corretivas e preventivas a partir do Aes monitoramento dos indicadores. corretivas e preventivas Anlise crtica A liderana deve analisar criticamente todo o processo de Engajamento com Partes Interessadas e a gesto dos impactos, assegurando sua adequao e eficcia.
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formulrio 14.1
Anlise Crtica do Engajamento com Partes Interessadas
Responsvel:
Pedro Silva
Grau de Atingimento
rea:
Comunicao
Medidas de Melhoria Contnua
Data:
20 / nov / 2009
Implementao Prazo
Elementos do Sistema de Gesto Elemento do Sistema de Gesto Geral e Poltica
Responsvel
Atende Atende parcialmente No atende
Nenhuma modificao proposta. _ Objetivos gerais inalterados. Precisa ser realizada a reviso dos assuntos e materialidade Analisar se as partes interessadas relacionadas ao cumprimento local dos requisitos do FSC foram consideradas. _ _ _ Reavaliar as tticas de divulgao de informaes para a comunidade local. Pesquisa de opinio revelou baixo nvel de informao da comunidade local sobre os planos da unidade para o fechamento da 3 linha de produo. Grupo de Trabalho Grupo de Trabalho _ _ _
_ 15/nov 15/nov
Identificao e controle dos impactos Requisitos legais e compromissos voluntrios
Objetivos e metas do Plano de Engajamento Funes, responsabilidades, recursos financeiros, humanos e fsicos Competncia, treinamento e conscientizao Comunicao e consulta s partes interessadas
Atende Atende Atende Atende parcialmente
_ _ _
15/maio Departamento de Comunicao e Grupo de Trabalho
Controle de documentos
No atende
Relatrio de monitoramento e avaliao de indicadores Aes corretivas e preventivas Anlise crtica
Atende Atende Atende
Resp. Planos Contnuo A documentao precisa ser inserida no portal. Necessidade de registrar todas as aes realizadas _ _ _ _ _ _ _ _ _
52
: o X m E N o A C s A A L r E A B P A T s o i r T i o r C A Z i r o i r P
53
anexos: ferramentas e engajamento | anexo F: parcerias
54
anexos: tabelas com critrios para priorizao
tabela 1
Critrios para classificao das Partes Interessadas (Desenvolvido pela BSD Consulting, tendo como base: AA1000ES 2011) Prioriza as partes interessadas para o Plano de Engajamento. Define o grau de interesse e a necessidade da empresa em engajar com a parte interessada para o tratamento de determinados assuntos de interesse comum, tendo em vista as diretrizes estratgicas e impactos socioambientais da empresa.
INTERESSE: PERSPECTIVA EMPRESA
So avaliados implicitamente nesta perspectiva: Proximidade: refere-se ao nvel de interao da empresa com as partes interessadas, incluindo: a caracterstica do relacionamento em relao existncia de contrato formal ou parceria para desenvolvimento de atividades; ou aspectos que caracterizem uma interao prxima entre a empresa e a parte interessada para suas operaes. Representatividade: refere-se existncia de meios formais e organizados de representao dos interesses das partes interessadas em relao empresa, o que significa que a parte interessada representa outras partes interessadas e pode ou no ser institucionalizada. Responsabilidade: corresponde ao encargo da empresa com relao parte interessada, tendo em vista a existncia de contratos formais ou licenas para operar, traduzido em deveres, obrigaes e prestao de contas. Influncia: refere-se capacidade da empresa em influenciar significativamente as atividades e/ou a tomada de decises da parte interessada.
INTERESSE: PERSPECTIVA PARTE INTERESSADA
So avaliados implicitamente nesta perspectiva: Dependncia: Refere-se a dependncia das partes interessadas, de diversas razes - financeira direta ou indireta, infraestrutura, apoio local, parceria institucional, servios (compras e venda) relacionadas s atividades e operaes da empresa. Influncia: refere-se capacidade da parte interessada em influenciar significativamente as atividades e/ou a tomada de decises da empresa.
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anexos: tabelas com critrios para priorizao
Critrios para determinar relevncia dos assuntos para as partes interessadas e empresa. (Desenvolvido pela BSD Consulting, tendo como base: THE MATERIALITY REPORT: Aligning Strategy Performance and Reporting. AccountAbility, BT Group Plc and LRQA, 2006).
tabela 2
Grau de importncia para a Empresa Baixa As consequncias do no tratamento deste assunto so reversveis a curto prazo e com custos aceitveis. O no tratamento deste assunto no tem capacidade de afetar a reputao da empresa com as partes interessadas. Mdia As consequncias do no tratamento deste assunto so reversveis a mdio prazo e com custos aceitveis para a empresa. O no tratamento deste assunto pode afetar de modo razovel a reputao da empresa com esta parte interessada. Alta Est relacionado com compromissos estratgicos assumidos pela empresa e/ou est previsto em legislaes, podendo gerar cobranas das partes interessadas. As consequncias do no tratamento destes assuntos so irreversveis ou a reversibilidade s acontece com altos custos e no longo prazo. O no tratamento deste assunto pode afetar a reputao da empresa com diversas partes interessadas.
Grau de importncia para as partes interessadas Baixo Assunto mencionado com baixa frequncia e no essencial para as atividades e cotidiano das partes interessadas. O assunto mencionado pelas partes interessadas com mdia frequncia, mas existem outros assuntos de maior relevncia para as partes interessadas. O assunto relevante, mas no afeta significativamente as atividades e o cotidiano da parte interessada. Alto Assunto frequentemente mencionado pela parte interessada e/ou representa um compromisso j assumido pela empresa. O tratamento deste assunto essencial e impacta significativamente as atividades e o cotidiano da parte interessada em questo e outras categorias de partes interessadas.
Mdio
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s o L G
o i r s
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glossrio
glossrio
Anlise das partes interessadas: Processo para identificar as partes interessadas de uma
organizao e analisar seus interesses, influncia, bem como o histrico de relacionamentos.
Comunidade: Grupo social que possui opinies e valores comuns e interao contnua. Pode ser
definida geograficamente por limites polticos ou de recursos, ou socialmente, como a comunidade de indivduos que possuem interesses comuns.
Consulta: Processo de recolher informaes e opinies das partes interessadas e levar estas questes em considerao para alterar planos, tomar decises ou definir direes. Dados secundrios: Informaes qualitativas ou quantitativas previamente coletadas. Fontes podem
incluir relatrios do censo, artigos de peridicos, estudos tcnicos ou acadmicos e outras publicaes.
Desenvolvimento da comunidade: Processo de fortalecimento da comunidade, melhorando a qualidade de vida das pessoas, permitindo sua participao nas decises e maior exerccio de sua cidadania. O desenvolvimento da comunidade almeja fortalecer sua estrutura para melhorar seus ambientes sociais e fsicos, aumentar igualdade e justia social, superar a excluso social, construir capital social, envolver comunidades em estratgias, avaliaes e processos de tomada de deciso que podem influenciar positivamente as condies locais. Desenvolvimento sustentvel: Conceito lanado em 1987 no relatrio da Comisso Brundtland
intitulado Our Common Future (Nosso Futuro Comum), prope que a humanidade tem condies de promover o desenvolvimento sustentvel atendendo s necessidades do presente sem comprometer a capacidade das geraes futuras de satisfazer suas prprias necessidades. Considera as dimenses social, ambiental e econmica de desenvolvimento.
Dilogo: Troca de pontos de vista e opinies para explorar diferentes perspectivas, necessidades
e alternativas, com o objetivo de fomentar a compreenso, a confiana e a cooperao mtua sobre uma estratgia ou iniciativa.
Divulgao de informaes: Tornar as informaes acessveis s partes interessadas. Empoderar: Aumentar a habilidade das pessoas de participar nas tomadas de deciso, isto , de ter
maior influncia e controle. No sentido mais amplo, empoderamento a expanso da liberdade de escolha e aes, o que implica para a empresa, compartilhar responsabilidades, e recursos na tomada de deciso com as partes interessadas empoderadas.
Empreendedorismo: Conjunto de comportamentos e atividades adotadas por pessoas que detectam

uma oportunidade de negcio e se dedicam criao de um novo empreendimento para explorar esta oportunidade.
Engajamento: Esforo da organizao para entender e envolver as partes interessadas, preocupaes

e necessidades em suas atividades e processos de tomada de deciso.
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glossrio
Fechamento: Todas as atividades relacionadas ao encerramento das operaes, incluindo

desmobilizao das operaes e da fora de trabalho, desativao e desmonte dos equipamentos, estruturas e edifcios, reabilitao de equipamentos, estruturas, edifcios e reas degradadas para novos usos e remediao de passivos.
Impacto: Qualquer efeito, antecipado ou no, positivo ou negativo, causado por uma interveno. Indicador: Fator ou varivel quantitativa ou qualitativa que fornece meios simples e confiveis
de mensurar as realizaes para refletir as mudanas conectadas a uma interveno, ou para auxiliar o desempenho de um fator em desenvolvimento.
Investimento Social Externo: Repasse voluntrio de recursos privados de forma planejada,

monitorada e sistemtica para projetos sociais, ambientais e culturais de interesse pblico. (Grupo de Institutos Fundaes e Empresas Gife)
Materialidade: Limite a partir do qual as questes ou impactos de natureza econmica, ambiental

e social afetam as decises das partes interessadas e a capacidade de satisfazer as necessidades do presente sem comprometer a capacidade das geraes futuras de suprir suas prprias necessidades.
Monitoramento e avaliao: Ferramenta de controle que fornece um retorno da efetividade

de um projeto durante sua implementao. Utiliza-se o monitoramento participativo para avaliar sistematicamente o progresso do ciclo de vida do projeto, assegurando a incorporao das perspectivas de partes interessadas e da empresa.
Parcerias: Acordo entre pessoas e/ou organizaes do poder pblico, privado e/ou sociedade civil
que utilizaro seus recursos e competncias para atingir um objetivo comum; neste caso, tambm compartilham riscos e benefcios do projeto em questo.
Partes interessadas: Pessoas ou grupos que afetam ou so afetadas, positiva ou negativamente

pelas atividades, planos e/ou projetos de uma organizao; possuem interesses, influncia ou autoridade especifcos.
Responsabilidade Social Empresarial: Forma de gesto que se define pela relao tica
e transparente da empresa com todos os pblicos com os quais ela se relaciona e pelo estabelecimento de metas empresariais compatveis com o desenvolvimento sustentvel da sociedade, preservando recursos ambientais e culturais para as geraes futuras, respeitando a diversidade e promovendo a reduo das desigualdades sociais. (Instituto Ethos)
Risco: Medida de perda econmica, social ou ambiental que o produto da probabilidade da

ocorrncia da perda versus severidade da consequncia.
Sociedade civil: Rede de associaes, normas sociais e relacionamentos que existem separadamente
do governo ou instituies de mercado. A sociedade civil pode incluir organizaes religiosas, fundaes, associaes profissionais, sindicatos, instituies acadmicas, mdia, grupos no governamentais organizados e grupos ambientalistas.
60
r E F E
s A i NC
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referncias
referncias
Referncias externas: AA1000 ACCOUNTABILITY: PRINCIPLES STANDARD 2008, verso brasileira. AccountAbility 2008. http://www.accountability.org.uk/resources AA1000 ACCOUNTABILITY: STAKEHOLDERS ENGAGEMENT STANDARD, Exposure draft. AccountAbility 2005. http://www.accountability21.net ACCOUNTABILITY; THE UNITED NATIONS ENVIRONMENT PROGRAMME; STAKEHOLDER RESEARCH ASSOCIATES. From Words to Action. The Stakeholder Engagement Manual. Vol.2 The Practitioners Handbook on Stakeholder Engagement, 2005,156p. http://www.accountability.org. uk,http://www.StakeholderResearch.com, http://www.uneptie.org ENERGY SECTOR MANAGEMENT ASSISTANCE PROGRAM ESMAP; WORLD BANK; INTERNATIONAL COUNCIL ON MINING & METALS ICMM. Community Development Toolkit, 2005, 165p. http://www.icmm.com/page/629/community-development-toolkit-, http://info. worldbank.org/etools/library/view_p.asp?lprogram=107&objectid=238377, http://www.esmap.org FOREST STEWARDSHIP COUNCIL. Conselho Brasileiro de Manejo Florestal FSC Brasil. http://www.fsc.org.br GIFE. http://www.gife.org.br GLOBAL REPORTING INICIATIVE. http://www.globalreporting.org ICMM INTERNATIONAL COUNCIL ON MINING AND METALS. Planning for Integrated Mine Closure: Toolkit, 2008, 86p. http://www.icmm.com INTERNATIONAL FINANCE CORPORATION. World Bank Group. Performance Standards. http://www.ifc.org Stakeholder Engagement: A good practice handbook for companies doing business in emerging markets, 2007, 201p. http://www.ifc.org/ifcext/sustainability.nsf/Content/Publications_GoodPractice_ StakeholderEngagement INSTITUTO ETHOS. http://www.ethos.org.br ORGANIZATION FOR ECONOMIC CO-OPERATION AND DEVELOPMENT. http://www.oecd.org PACTO GLOBAL. http://www.pactoglobal.org.br THE EQUATOR PRINCIPLES. A benchmark for the financial industry to manage social and environmental issues in project financing. http://www.equator-principles.com THE MATERIALITY REPORT: Aligning Strategy Performance and Reporting. AccountAbility, BT Group Plc and LRQA, 2006. http://www.accountability21.net/materiality Referncias Internas: Guia de Investimento Social Externo Instituto Votorantim, 2008. Guia de Formalizao de Parcerias e Acompanhamento de Projetos para a Juventude Instituto Votorantim, 2009. Outras informaes: Website do Instituto Votorantim: www.institutovotorantim.org.br Dvidas e sugestes: contato@institutovotorantim.org.br
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Este Manual foi desenvolvido pelo Instituto Votorantim com o suporte da ERM Brasil. Est baseado em metodologias internacionais (ICMM - International Council on Mining and Metals, IFC - International Finance Corporation e AA 1000 - Accountability) e em experincias de engajamento com partes interessadas das empresas do Grupo Votorantim. O material foi revisado pela BSD Consulting, com apoio do Instituto Votorantim, tendo em vista a experincia em processos de engajamento com partes interessadas da consultoria e a realizao de projetos em unidades da Votorantim. A partir destas experincias, novos contedos foram inseridos, visando adequao do material s novas necessidades identificadas.

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glossrio referncias anexos: ferramentas de engajamento

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1. POR QUE REALIZAR O ENGAJAMENTO COM PARTES INTERESSADAS

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introduo | por que realizar o engajamento com partes interessadas

PRINCPIOS DE SUSTENTABILIDADE GRUPO VOTORANTIM

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introduo | por que realizar o engajamento com partes interessadas

III. Planejamento e flexibilidade

V. Compromisso de longo prazo

VI. Utilizao das ferramentas disponibilizadas

VII. Armazenamento e compartilhamento de informaes

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2. a quem se destina o manual

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Contexto e diretrizes do Engajamento com Partes Interessadas.

Atividades para o desenvolvimento do Plano de Engajamento captulos 5 a 14

Passo a passo para a criao do Plano de Engajamento com Partes Interessadas.

14. Internalizao na Gesto da Empresa

Ferramentas de Engajameno com Partes Interessadas anexos A a F

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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento

5. FORMAO DOS GRUPOS DE TRABALHO E DE VALIDAO

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Instrumentos para a implementao:

atividades a serem realizadas

formulrio para preenchimento

atividades a serem realizadas:

formulrio para preenchimento:

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Formao do Grupo de Trabalho | Exemplos de reas envolvidas com partes interessadas

reas da Empresa Recursos Humanos Jurdico Comunicao

Meio Ambiente Sade e Segurana

Compras Jurdico Ouvidoria

Relaes com Comunidades Relaes Institucionais Financeiro

Atendimento aos caminhoneiros Emisso nota fiscal para transporte de produtos

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Composio do Grupo de Trabalho e Grupo de Validao

RH Comunicao Rel. Institucionais Produo Jurdico Financeiro

Assistente Consultor Consultor Coordenado Supervisor Analista

xx 8888.8888 xx 8888.8889 xx 8888.8890 xx 8888.8891 xx 8888.8892 xx 8888.8893

felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com felipe@gmail.com

Operaes Financeiro RH Meio ambiente

Pedro Lopes Marcos Silva Jlio Martins Felipe Prado

Gerente Geral Coordenador Gerente Gerente

xx 8888.8888 xx 8888.8888 xx 8888.8888 xx 8888.8888

pedro@gmail.com marcos@gmail.com julio@gmail.com felipe@gmail.com

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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento

6. TREINAMENTO DOS GRUPOS

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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento | treinamento dos grupos

Instrumentos para a implementao:

atividades a serem realizadas

atividades a serem realizadas:

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atividades para o desenvolvimento do plano de engajamento

7. ANLISE DE PARTES INTERESSADAS

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