10 Proces en praktijk

Fotografie: Robin Kuijs

irene kruijff
… is consultant bij TOPdesk en afgestudeerd arbeidspsycholoog. Irene begeleidt implementaties van TOPdesk en geeft opleidingen.

Veranderbereidheid kent zijn tijd
Herkent u de volgende situatie? Uw project is netjes binnen de tijd en het budget afgerond. Toch blijkt de uitkomst in de praktijk niet wat u ervan had verwacht. Er is onrust onder de medewerkers en elk werkoverleg begint met gemopper. Er blijkt een gebrek aan draagvlak te zijn binnen uw organisatie. Wat moet u doen?

De voorwaarde voor succes
In veel projecten ligt de focus op efficiëntie: er moet een deadline worden gehaald en het gereserveerde budget mag niet worden overschreden. Het blijkt echter deze zaken helemaal niet zo belangrijk zijn als men denkt. Bij het merendeel van de succesvol ervaren projecten wordt namelijk het budget of de deadline overschreden. De voorwaarde voor succes hangt in veel sterkere mate af van de inhoud van het project én van de acceptatie van de verandering die het project met zicht meebrengt. Voor het slagen van uw project is het dus belangrijk om de bereidheid tot veranderen van uw medewerkers mee te wegen.

Herken weerstand bij uw medewerkers
Weerstand is weinig bereidheid tot veranderen. Weerstand herkennen in een organisatie is niet altijd makkelijk. Veel van de symptomen die optreden bij weerstand, kunnen namelijk ook een andere oorzaak hebben. In het ultieme geval wordt letterlijk uitgesproken: ‘Hier doe ik niet aan mee’. In andere gevallen kunt u de weerstand aflezen aan de houding van de betrokkenen. Zij kunnen bijvoorbeeld een passieve houding aannemen als het project ter sprake komt, of herhaaldelijk zeuren om zaken die er weinig toe doen. Helaas blijft het herkennen van weerstand uiteindelijk vaak bij een gevoel.

PROCES EN PRAKTIJK 11

Om weerstand te voorkomen of aan te pakken, is het van belang om u te realiseren waar de weerstand vandaan komt. Zo kunt u van tevoren al bedenken waarom u weerstand zou kunnen verwachten en met deze bevindingen weerstand gericht bestrijden. er zijn grofweg drie verschijningsvormen van weerstand1:

SUCCES VAN EEN PROJECT = KWALITEIT + VERANDERBEREIDHEID

mOeTen
De noodzaak voor de verandering is niet duidelijk bij de betrokkenen.

Willen
mensen zijn niet vanuit zichzelf gemotiveerd om mee te werken aan de verandering, bijvoorbeeld door slechte ervaringen in het verleden of door negatieve emoties.

kunnen
niet alle benodigdheden voor het uitvoeren van de verandering zijn aanwezig.

1

Van weerstand naar veranderbereidheid van erwin metselaar, Anton Cozijnsen, Peter van Delft, 2011

12 proces en praktijk

Voorkomen is beter dan genezen
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Dit geldt ook in het geval van weerstand. De veranderbereidheid van uw medewerkers kan worden vergroot door hier al in het voortraject rekening mee te houden. Hieronder enkele tips gebaseerd op de drie eerder genoemde verschijningsvormenweerstand.

Veranderbereidheid vergroten
Mocht er bij een TOPdesk-implementatie of ander project weerstand optreden, ga hier dan actief mee aan de slag. In de meeste gevallen verdwijnt weerstand niet vanzelf. De juiste aanpak van weerstand is afhankelijk van de achterliggende oorzaak. Probeer daarom te achterhalen waar de weerstand vandaan komt. Hieronder per eerder genoemde oorzaken een tip om de veranderbereidheid te vergroten.

TIP: Maak het nut van de verandering duidelijk
Het nut van de verandering moet goed duidelijk zijn bij uw medewerkers. Communiceer hierover in bijvoorbeeld een kick-off, in de nieuwsbrief of op het intranet.

TIP: Geef persoonlijke aandacht
Voor uw medewerkers is het het belangrijkste om te weten wat er precies gaat veranderen in zijn of haar werk en welke gevolgen dit heeft. Als u merkt dat iemand het moeilijk heeft met de verandering, dan kan een persoonlijk gesprek tijdens een rondje over de werkvloer al veel helpen. Probeer het grotere belang van de afdeling of de organisatie te vertalen naar het belang voor de individuele medewerker.

moeten

TIP: Betrek uw medewerkers bij het project
Betrek uw medewerkers bij de verandering en geef hen verantwoordelijkheid binnen het project. Start een werkgroep met medewerkers van verschillende afdelingen, die wordt betrokken bij beslissingen. Bespreek de inzet van uw medewerkers en hun resultaten tijdens functioneringsgesprekken.

moeten

willen TIP: Leid uw medewerkers op
Leid uw medewerkers op in de nieuwe manier van werken. Zorg voor een duidelijke werkinstructie en naslagwerk, zodat er (ook achteraf) geen onduidelijkheden ontstaan over hoe dingen moeten worden aangepakt.

TIP: Koppel ook positieve emoties aan de verandering
Vier het wanneer er een mijlpaal is bereikt, bijvoorbeeld met taart bij de koffie. Beloon medewerkers die zich goed inzetten, en beloon behaalde resultaten door een eervolle vermelding of een positieve evaluatie in een functioneringsgesprek.

willen kunnen

TIP: Zorg voor een aanspreekpunt
Wijs een aanspreekpunt aan in de organisatie, naar wie medewerkers toe kunnen met hun vragen. Dit kan bijvoorbeeld een ‘key-user zijn’, of iemand die betrokken was bij het implementeren van de verandering.

Meer weten?
Ervaart u weerstand bij uw TOPdesk-implementatie? Vraag naar advies bij uw TOPdesk-consultant. Heeft u geen dagen meer ingepland staan? Neem contact op met de afdeling Planning van TOPdesk en vraag naar de specialisten op verandergebied. Dat kan via telefoonnummer +31(0)15 270 09 00 of per e-mail: planning@topdesk.com.

kunnen

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful