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APRENDE A REDACTAR

1. Introduccin
La comunicacin oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada da en nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo que es necesario que toda la informacin que se intercambia con otras personas sea clara, segura, comprensible y corts. Es importante mantener un tono agradable y cordial en nuestras conversaciones, ya que a la lo largo del tiempo hemos desarrollado un estilo personal de expresin. La comunicacin escrita es uno de los medios de comunicacin que ha ido evolucionando, es decir, la correspondencia comercial, ha ido recogiendo toda esta cosecha de despersonalizacin. Cada texto est clasificado segn una redaccin, la cual se realiza de una manera, un estilo, una forma y un esquema propio. Vamos aprendiendo mtodos de creacin automtico que nos ahorra tiempo, adems los avances tecnolgicos nos ayudan an ms en esta labor. As tambin la redaccin de documentos de una empresa o institucin es una de las tareas ms comunes de una administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una redaccin diferente ya sea una carta, un oficio, un informe, una solicitud, etc.; por lo que en este curso les ofreceremos las reglas bsicas para redactar cualquier tipo de documento.

2. Qu es la comunicacin?
Comunicar significa manifestar o hacer saber a otro alguna cosa. En el acto de comunicacin intervienen cinco elementos. EL EMISOR: El que habla o escribe. EL RECEPTOR: El que escucha o lee. EL MENSAJE: Lo que el emisor transmite al receptor. EL CDIGO: O sistema de seales convenido previamente para poder entenderse. EL CANAL: Medio a travs del cual llega el mensaje (Voz humana, escritura, telfono, convencional, etc.) Dentro de la comunicacin escrita, tenemos las siguientes caractersticas: Claridad: Es la que no deja lugar a duda respecto a su significado, no da lugar a malos entendidos. Concesin: Es la que emplea el menor nmero de palabras posibles para expresar los conceptos. Sencillez y naturalidad: Carece de afectacin y rebuscamiento, usa palabras de fcil comprensin. Totalidad. No dejar impresin al destinatario que el mensaje es incompleto, debe tener todas las ideas esenciales relacionadas al tema.

3. Redaccin

Conceptos: 1.- Etimolgicamente significa poner en orden, compilar. 2.- Es el arte de transmitir por escrito los pensamientos o conocimientos previamente ordenados. Dar forma escrita a la expresin de una idea o cosa. 3.- Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un tema determinado. "Es realizar por escrito un conjunto ordenado de pensamientos, de acuerdo a las cualidades de coherencia, claridad y belleza." Objetivos 1.- Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas. 2.- Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje. Caractersticas Vitales y Complementarias. 1.- Vitales (Fondo o contenido) a.- Claridad Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se consigue utilizando frases cortas y signos de puntuacin. No deja lugar a dudas respecto a su significado. La redaccin debe de ser clara y fcil de comprender, los lectores deben de estar seguros de la intencin de los escritos, esto se logra mediante. 1) La seleccin de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola manera. 2) Evitar el estilo telegrfico que sacrifica claridad por brevedad. 3) Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas, evitando expresiones vagas sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equvocas). b.- Precisin La redaccin no debe de tener hechos errneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna desviacin o exageracin. El uso correcto de la gramtica, de la puntuacin y ortografa, tambin contribuyen a que la redaccin sea clara y fcil de comprender. c.- Breve pero completa Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo ms breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. d.- Coherencia Es el desarrollo y la disposicin lgica de un tema. Se logra considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lgico y que guarden

armona entre s, que permite su comprensin y razonamiento. e.- Unidad El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse a cada oracin y prrafo, sino tambin a todo su escrito, si se tiene que considerar ms de un tema prepare un documento por separado. f.- Cortesa Los documentos deben ser redactados en trminos corteses (amables, atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulacin. g.- Belleza Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que e ha querido expresar, el cual se consigue dndole al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frases articuladas y rebuscadas. h- Seriedad Sin incurrir en sequedad. 2.- Complementarias (Es la forma) a.- Correccin, concerniente a: 1) Errores ortogrficos. 2) Impresin desigual de letras. 3) Mrgenes mal colocados. 4) Cartas descentradas. 5) Puntuacin incorrecta. 6) Borrones. 7) Divisin incorrecta de palabras. 8) Ideas y oraciones cortadas e incompletas. 9) Cartas ajadas y mal doblada. 10) Prrafos muy anchos o muy angostos. b.- Cohesin Unin, enlace, afinidad. c.- Creacin de inters d.- Lenguaje positivo e.- Modernismo Elementos de la redaccin: Fondo: Son las ideas que el autor utiliza para desarrollar el tema. Forma: El modo particular que el autor tiene para expresar esas ideas. 10 Reglas de "Oro para redactar" 1.- Haga una introduccin breve. 2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto. 3.- Sin olvidar la cortesa vaya directamente al objetivo principal.

4.- Sea positiv@ emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo manifieste al principio. 5.- Para la elaboracin de los documentos (correspondencia), debe de contestar las siguientes preguntas: a.- Quin? b.- Cundo? c.- Cmo? d.- Dnde? e.- Por qu? 6.- D fechas y datos concretos, nunca escriba: a.- En un futuro b.- Ms tarde c.- Oportunamente 7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos, as como tambin, cierres con palabras articuladas. 8.- Sea segur@ al escribir, evite palabras como: Creo que, quiz, talvez... 9.- Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters, para que no parezca demasiado comn, montono o sin sentido. 10.- Haga que su lector disfrute lo que usted ha escrito. Reglas bsicas para una correcta redaccin 1.- Antes de escribir se debe tener toda la documentacin perteneciente, profundice en el caso, hecho o lo que se est dando y desde ese punto de vista enfoque su redaccin. 2.- Fjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisin y claridad; piense siempre antes de escribir. 3.- Dar al tema el orden estructural o lgico: Sujeto, verbo y predicado. 4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara. 5.- Utilice palabras fciles de comprender, no d la impresin de fatuidad (arrogancia, altanera, orgullo). 6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos palabras con el mismo significado. Evite palabras innecesarias. 7.- Utilice sinnimos cuando est hablando del mismo tema. Consulte un buen diccionario. 8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del rengln (o margen derecho). 9.- Utilice correctamente el lenguaje y evite en lo posible la utilizacin de gerundios. 10.- No haga prrafos largos (8 lneas mximo) y no abuse de la puntuacin. Aspectos bsicos de la redaccin 1.- Expresin, escritura o forma que se refiere al conjunto de vocablos y frases utilizadas para transmitir los pensamientos. 2.- Contenido, fondo o tema a que se refieren, las ideas o pensamientos que se quieren expresar en el escrito o informe (documento en si).

Contenido: Se refiere al documento. Tema: Lo especfico. Fondo: Lo entendible, de lo que hemos hablado. Sugerencias para conseguir una buena tcnica de redaccin 1.- Conocimiento de estructura sintctica. 2.- Observar la expresin oral de los que nos rodean. 3.- Adquisicin de una riqueza lxica, para asimilar nuevos vocablos. 4.- Realizar ejercicios de anlisis de lectura. 5.- Realizar sntesis de escrituras. 6.- Inters por la lectura de libros, peridicos, revistas, proyectos, informes, etc.

4. Etapas para redactar un trabajo escrito

5. Partes de la gramtica que ayudan a tener una excelente redaccin


Qu es gramtica? Ciencia que describe sistemticamente y en su totalidad el lenguaje o las lenguas. //Disciplina que atiende a los aspectos sintcticos y morfolgicos del lenguaje o de las lenguas.// Morfologa: Estudio de la palabra y sus accidentes gramaticales . //Estudio de las formas de las palabras consideradas aisladamente//. Sintaxis: Estudio de la palabra en la frase. //Parte de la gramtica que estudia la coordinacin de las palabra en las oraciones//. Prosodia: Es el estudio de las palabras en su correcta pronunciacin. //Tratado de la pronunciacin y acentuacin de las letras, slabas y palabras//. Ortografa: Es el estudio de las palabras en su correcta escritura. //Parte de la gramtica que ensea la manera de escribir correctamente//. As tambin los signos auxiliares y de puntuacin, juegan un papel muy importante al momento de redactar: Puntuacin: Punto(.), coma(,), punto y coma(;), dos puntos(:), puntos suspensivos(...) Signos Auxiliares: Interrogacin (?), admiracin (!), el parntesis ( ), diresis o crema (), comillas (" "), el guin (-), la raya ( ).

6. El verbo
Alexander desayuna temprano. toma el autobs de las siete y media. llega a su trabajo a las ocho. trabaja sin descanso hasta la una. piensa en la hora de volver a casa. 1. Lexema o raz: Es la parte de la forma verbal que contiene el significado bsico del verbo, es decir, es la parte que nos informa de la accin que ocurre. El lexema del verbo se obtiene quitando las terminaciones: ar, er, ir al infinitivo de los verbos. Ejemplos: cant-ar bail-ar am-ar beb-er com-er tem-er sacud-ir viv-ir exig-ir

2.- Morfemas o desinencias: Los morfemas de los verbos son las terminaciones que se aaden al lexema para construir las distintas formas verbales. Las desinencias se obtienen al quitar el lexema a una forma verbal. Ejemplo: Cant-bamos beb-eremos sacud-o

La conjugacin: Es el conjunto de todas las formas de un VERBO que resultan de la combinacin de un lexema verbal con todas las desinencias verbales posibles. stas se distribuyen en tres conjugaciones: - Primera conjugacin. Est formada por todos los verbos cuyo infinitivo termina en ar. Cantar amar salar - Segunda conjugacin. Formada por todos los verbos terminados en er. Coser temer comer - Tercera conjugacin. Pertenecen todos los verbos terminados en ir. Recibir partir vivir Las desinencias o terminaciones aportan significados gramaticales (accidentes gramaticales) como: Nmero, persona, tiempo o modo. Accidentes Gramaticales del verbo

1.- Nmero: Estas formas verbales pueden estar en singular o en plural. a.- Singular: Cuando la accin la realiza una persona. Ejemplos: Yo escribo T hablas l duerme Ella duerme b.- Plural: Se da cuando la accin es realizada por varias personas. Ejemplo: Nosotros escribimos Vosotros hablis Ellos duermen Ellas duermen 2.- Persona: Las formas verbales pueden estar en: a.- Primera persona Cuando la accin la realiza el hablante solo o con otros. Ejemplo: Yo juego Nosotros(as) lavamos b.- Segunda persona Una forma verbal est en segunda personal cuando la accin la realiza el oyente solo o con otras personas distintas del hablante. Ejemplo: T juegas Vosotros(as) lavis c.- Tercera persona Se da cuando la accin es realizada por una o varias personas distintas del hablante y el oyente. Ejemplo: l juega Ella juega Usted juega Ellos lavan Ustedes lavan d.- Algunas formas verbales no expresan la persona gramatical que realiza la accin del verbo; por esa razn se llaman formas no personales del verbo las cuales son: Infinitivo, gerundio y participio. Infinitivo> cantar Gerundio> cantando Participio> cantado 3.- Tiempo*: Las formas verbales sitan la accin en un tiempo determinado y cada uno de ellos constas de seis formas que varan en nmero y persona.

El pasado: Indica que la accin corresponde a un momento anterior al presente. Ejemplo: Jugaba antes, esta maana. El presente: Seala que la accin coincide con el momento en el que se est hablando. Ejemplo: Juego ahora, en este momento. El futuro: Se refiere a una accin situada en un tiempo que an no ha llegado. Ejemplo: Jugar despus, ms tarde. 4.- El modo: Las formas verbales nos informan de la actitud que tiene el hablante cuando habla. Esta informacin depende del modo en que est la forma verbal. a.- Indicativo Cuando hablamos de acciones que consideramos reales o seguras. Ejemplo: Ayer llovi Hoy llueve Maana llover b.- Subjuntivo Cuando nos referimos a acciones que consideramos posibles, deseables o dudosas. Ejemplo: Ojal llueva Quiz lloviera c.- Imperativo Empleamos el modo imperativo cuando dirigimos rdenes afirmativas al oyente. Ejemplo: Sintate pronto Venid aqu

7. La carta comercial
La correspondencia comercial ha perdido parte de la funcin que ejerca en pocas anteriores como nico contacto entre una compaa y sus clientes u otras firmas; ya que se suele acudir a mtodos ms rpidos y directos de comunicacin (E-Mail o Correos Electrnicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia. La carta es una de las categoras de correspondencia que ms modalidades presenta, debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato. Las partes de una carta comercial son las siguientes: 1.- Membrete

Es una forma til de introducir lo datos ms importantes de la empresa que enva la carta, ya que debe aportar la siguiente informacin bsica: - Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas. - Nombre completo de la empresa o la persona - Breve identificacin (por ejemplo: maquinaria de construccin, pediatra, asesora jurdica, psicolgica, etc.) - Direccin (Calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, domicilio, pas.) - Apartado Postal - Nmero de telfono (Telex, telefax, telegramas). - Tambin puede informar sobre: La instancia o el departamento que enva la carta, otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administracin; as como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente. Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja. Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan slo en el papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos aparecer impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa. 2.- Referencias Se caracterizan por un nmero correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que elabora la nota. Estas suelen describirse despus del membrete y figuran en el margen superior izquierdo del papel (esto ltimo depende del estilo de mecanografiado). 3.- Fecha Se escribe en el ngulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 lneas despus del membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el da, mes y ao. Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando sta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponindose al da y despus de una coma. Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear nmero para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minscula y precedido de la preposicin "de" (que no siempre suele incluirse). 4.- Asunto Es el resumen del objeto de la carta y aparecer normalmente en el margen superior izquierdo del papel, despus del nombre de la dependencia o unidad que elabora la nota. Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificacin y archivo de la misma.

5.- El destinatario Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo. Ejemplos: Ingeniero Luis Fernando Ponce Gerente General de IBM Presente. 6.- El saludo Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y frmulas tpicas de saludo que son las ms empleadas: - Estimad@ seor@ (Licenciad@, ingeniero, arquitecto): - Estimados seores: - Distinguido seor: Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes: - Me es grato enviarle un atento y cordial saludo... - Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los xitos en el desarrollo de tan delicadas funciones. - Me es grato referirme a usted y desearle xitos al frente de tan prestigiosa empresa. - Etc. Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos lneas despus de la direccin o destinatario, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan. Es recomendable se eviten siempre las frmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan solo se trata de un saludo. 7.- La introduccin Tal como su nombre lo indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introduccin es siempre corts, aunque el tema de la carta sea una reclamacin; pero tambin directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de estas En ella se dir algo que atraiga como un potente imn la atencin del lector. Una vez leda no le quedar ms remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado. Seora Mara Jos Hernndez Fuentes 1. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577, Col. Vista Hermosa, Zona 1, Guatemala, Guatemala, C.A.

Ejemplos: - En respuesta a su carta del da 7 del presente mes... - Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del... - Apreciamos su comunicacin del... - Me es grato manifestarle (comunicarle) que ... - Me es grato referirme a - Me complace referirme a usted... - Creo oportuno manifestarle... - Le comunico... - Les suplicamos srvanse ponerse en contacto... - Atentamente (respetuosamente) me dirijo a usted... - En relacin con - Expreso a usted atentamente, ... - De conformidad a su atento pedido de fecha... - Confirmndole nuestra carta del da 7 del presente mes y ao Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, estn abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia. 8.- Exposicin, cuerpo o desarrollo El cuerpo de la carta es la exposicin lgica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, adems del estilo al que nos referimos, el contenido no debe tratar ms de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero corts, debe de quedar expuesto un nico tema. En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al inters por el objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por ltimo hay que concluir y lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de opinin, otorgar lo solicitado, etc. En este sentido se deben redactar prrafos cortos (mximo 8 lneas), que irn precedidos o no de sangra (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta. Es norma pulcra dejar una lnea en blanco entre prrafos. 9.- La despedida o cierre El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo, esto introducir a la firma. Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma ms de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos frmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes. - En espera de sus noticias... - Esperamos que.... - Con mi agradecimiento anticipado...

- Disculpen las molestias ocasionadas... - Gracias por la deferencia que le brinde a la presente... - Muchas gracias por... - Le agradezco su fineza... - Le agradecer la atencin a la presente... - Agradezco su... - Anexo a la presente... - Sin otro particular al cual referirme... - Sin ms por el momento, reitero las muestras de... - Lo que informo a usted... - Lo que remito a usted... - Le saluda atentamente... - Sin otro particular, le saluda atentamente... - Atentamente, - Cordialmente, - Afectuosamente, - Muy atentamente, 10.- La antefirma y firma A menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la antefirma. Este grupo final se compone de: Breve despedida, nombre de la compaa (Sello), rbrica, nombre del firmante (tratamiento) y cargo, en este orden. 11.- Anexos Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallndose el tipo de documentos que son. 12.- Iniciales Son las iniciales (abreviaturas [1]) del nombre de la persona que firma, que ordena se elabore la carta y de quien la elabora, las cuales se colocan en maysculas sostenidas, y en minsculas de quien la digit o mecanografi. Ejemplo:

13.- Posdatas Jams las incluya, pues indica poca atencin o un descuido. Hay una excepcin, se trata de las posdatas hechas con toda la intencin en las cartas de ventas en las cuales se incluyen datos que se requiere resaltar o que tenga mayor atencin. Estas P.D. van colocadas al margen inferior izquierdo antes de las iniciales (se escriben con tamao de letra ms pequea que el texto de la carta) NOTA: Si la pieza de correspondencia requiere de otra u otras pginas, stas deben ser de la misma calidad de la primera, en las que es conveniente incluir el nombre y la fecha (Referencia), por si alguna de ellas queda separada. Adems, se numeran las pginas siguientes a la primera, normalmente en el margen inferior. [1]Un principio bsico con relacin a las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las Direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas NO DEBEN utilizarse en el SALUDO ni dentro del TEXTO.

8. Estilos de correspondencia. Elaboracin de una correspondencia


Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo. La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con prrafos sangrados (5 espacios = tabulacin) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carcter oficial. El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangra o tabulacin. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada. Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales. ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA

1.- Toda carta deber ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamao del texto (con letra tipo Arial No. 11) 2.- Los mrgenes dentro de la pgina, para el rea de texto sern. 4 cm. a la izquierda y 3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior ser de 3 cm. 3.- Un buen personal de oficina domina las reglas bsicas de la ortografa. 4.- Se deben redactar prrafos cortos (mximo 8 lneas), que irn precedidos o no de sangra, dependiendo del estilo o tipo de la carta. 5.- Es norma pulcra dejar una lnea en blanco entre prrafos. 6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, sta va seguida de coma (,) Ejemplo: Atentamente, Cordialmente, Muy atentamente, 7.- La firma se har de puo y letra, inmediatamente despus de la despedida, sobre la antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolgrafos o tintas de otro color. 8.- Evite expresiones como: "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija correctamente los nmeros: Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc. Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc. Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc. Conviene conocer lo signos matemticos ms frecuentes, cuando el ordinal acompaa directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y tercero del masculino pierden la "o" final. 9.- La numeracin romana se utiliza principalmente para sealar siglos, el orden de sucesin de los reyes o captulos, departamentos, partes de una cosa, etc. Estos nmeros deben escribirse siempre en letras versales o maysculas. Ejemplo: Siglo XIX Rey V Captulo I Siglo XX Enrique VIII Captulo VII Siglo XXI Juan Pablo II Ttulo III Adems de la uniformidad debe mantenerse un criterio lgico. Y as cuando las cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras. 10.- La escritura de los porcentajes. El error ms frecuente consiste en escribir "cien por cien" o "cien por ciento", lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones no debe mezclar cifras y letras. 11.- Se debe dejar un espacio entre 100 y el signo tanto por ciento %, pues son dos elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor 0/00.

12.- Un principio bsico en relacin con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto, stas ocupan un lugar importantsimo en la correspondencia comercial. 13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esquemas (vietas):

CAPTULO I CAPTULO II CAPTULO III

TITULO I TTULO II TTULO III

14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea informacin u adjetivos. Las muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas. 15.- El uso endmico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje comercial". 16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas "frases con doble refuerzo", estas consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados similares; por otra parte la redaccin es confusa y repetitiva. 17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o trminos en desuso: Agradecindole por anticipado En respuesta a Les anticipamos las gracias Prontas noticias Aprovechamos la ocasin Aprovechamos la oportunidad Quedamos a su disposicin En espera de Quedo de usted Muy seores nuestros Muy seor mo

De nuestra consideracin Espero verme honrado Quedamos a sus rdenes Nos complace Ponemos en su conocimiento Con el agrado de siempre Nos es grato Q.e.s.m. (que estrecha su mano) Quedamos a la espera Tener el gusto de Deseando Se hace del conocimiento de Sin ms por el momento Quedo atento y seguro servidor Esperando su pronta respuesta Su muy afecto amigo Su affmo. S.s. /su afectsimo y seguro servidor) A su rdenes La presente tiene por objeto Confirmndole Le suplicamos Se sirva notificaciones A la mayor brevedad posible De orden del seor Damos respuesta Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectsimo) Rogndoles Les anunciamos Les informamos Nos reiteramos gustosos Nos permitimos A la espera Habiendo tenido conocimiento Cumplimentando Acuse recibo Adjunto a la presente Agradecindole de antemano Aprovecho la oportunidad De los corrientes Debidamente firmada Deseo por este medio Deseo por este medio explicarle El objetivo de la presente En contestacin a su carta Es para m un honor dirigirme Hemos recibido Me despido Me dirijo a usted

Me suscribo No omito manifestarle Por medio de la presente Quisiera expresarle Mis agradecimientos Su atento y seguro servidor 18.- Algunas frases o trminos sustitutos a emplear son: Esperamos que Muchas gracias Anexo Le agradecer Firmada Me es grato manifestarle que Expreso a usted atentamente Le comunico En relacin con Agradezco su Apreciamos su comunicacin del Atentamente Cordialmente Me es grato referirme a Respetuosamente Estimados seores Creo oportuno manifestarle Expreso a usted atentamente Le agradezco... gracias por Afectuosamente Hago referencia a su 19.- Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea (charlatanera, chchara, palabrera). No utilice abreviaturas en la despedida. 20.- Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o cargos importantes:

9. Tipos de correspondencia
EL OFICIO Es un documento de comunicacin escrita, expuesto ampliamente y de carcter oficial, estructurado en una introduccin, contenido y cierre. De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Smbolos Patrios, Captulo VIII, Decreto Legislativo No. 115, toda correspondencia OFICIAL llevar el lema DIOS UNIN LIBERTAD, escrito con maysculas y sin comas que separen las palabras.

A esta norma se excepta la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones gremiales, instituciones de carcter privado; funcionarios o personas particulares se diferencian del anterior lineamiento nicamente en que NO llevarn el lema: DIOS UNIN LIBERTAD. Toda carta OFICIAL se elaborar en papel membretado del Ministerio o de la Dependencia que emite el documento, en tamao 8" x 11", en estilo Semibloque. Cuando el Oficio va dirigido a los Seores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de las iniciales, se deber escribir con maysculas sostenidas (en negrita) segn sea el caso la frase: AL SEOR MINISTRO DE ..... ING. ... E.S.D.O. EL MEMORNDO Es un modelo de comunicacin escrita de uso exclusivamente interno a la institucin o empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicacin entre los diferentes niveles jerrquicos o entre funcionarios con similar jerarqua. Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la informacin, para remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como informes; etc. Preferiblemente el Memorando no debe exceder de una pgina. Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirn debajo del nombre segn corresponda. La firma de quien remite ir en el margen superior derecho, al lado del nombre. No se utilizarn lneas, puntos u otro adorno tipogrfico para separar el bloque de texto con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha Los nombres y cargos de quienes recibirn copia (c.c.), irn al margen inferior izquierdo, con letra tamao 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la nota. LAS CIRCULARES Son escritos de carcter oficial o administrativo que responden a un estilo de comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios en una institucin o empresa (cambio de direccin, disolucin-suspensin de una firma, fundacin de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.) Son disposiciones por escrito de carcter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, como expresin concreta de las relaciones jerrquicas y de las potestades administrativa que las leyes le confieren.

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayora de las veces se dirige a un crculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institucin o accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviar el mismo texto de circular, sin variar el contenido. EL INSTRUCTIVO Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un perodo de tiempo determinado. Conjunto de disposiciones por escrito de carcter administrativo, emitidas por la autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado aduanero, el cual deber ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicacin en lo que corresponda. SOLICITUD Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior jerarqua), para exponerle cualquier problema o situacin de carcter oficial o personal. LOS INFORMES Es un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial y se utiliza para conseguir noticias, informacin acerca de un suceso, situacin, negocio o persona. Segn el contenido del informe podermos distinguir varios tipos: 1.- Informes personales: Una empresa solicita a otra informacin sobre una persona a la que normalmente piensa contratar. 2.- Informes comerciales: Cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra, suele solicitar informacin acerca de ella a otra empresa con la que hay comerciado anteriormente. 3.- Otros informes: Informes bancarios que suelen solicitarse para comprobar las condiciones econmicas de un particular o una empresa; e Informes que redactan representantes y viajantes de una empresa. EL ACTA Es un documento que generalmente sirve para hacer constar, en detalle, los acuerdos que se tomaron durante una reunin. Tambin sirve para demostrar la transparencia de un procedimiento de toma de decisin sobre el cual pudiese haber algn reclamo posterior o una solicitud de aclaracin. Por tal motivo debe guardar estricta formalidad y garantizar su confiabilidad, en cierto momento, como instrumento legal.

Por lo tanto, toda Acta debe: 1.Elaborarse en papel membretado de la institucin o empresa que la emite. 2.Llevar el correspondiente nmero correlativo (En letras o cifras). 3.Escribirse a rengln seguido (sin espacios en blancos), con texto justificado. 4.- Identificar con precisin la hora de inicio, de cierre y fecha en que se llev a cabo la reunin. 5.- Detallar a las personas participantes (nombre y cargo) y ausente, por cada parte respectiva. 6.Debe identificarse en forma clara el asunto que se est tratando. 7.- Por cada acuerdo tratado se consigna un nmero en el orden en que se han visto, as: PRIMERO, SEGUNDO, TERCERO (en maysculas sostenidas). 8.Hacer un listado de los acuerdos logrados. 9.- Firma de los presentes por jerarqua de cargo (se escriben los ttulos, nombres y cargos). EL CURRCULO En las ofertas de servicios de un particular a una empresa, es generalmente imprescindible la presentacin del Currculo, tambin conocido como Currculum Vitae, en el que el interesado debe hacer una relacin de toda su experiencia profesional y acadmica, adems de aportar sus datos personales. Sea claro y breve, no mienta ni exagere sus aptitudes o experiencia profesional. La informacin se detalla esquemticamente, pero siempre se puede acompaar de documentos que certifiquen lo dicho, aunque en un primer momento es preferible entregar tan solo el Currculo y, si se le pide, presentar la documentacin acreditativa. Es preferible entregar este documento personalmente. Es norma que si se enva por correo, se acompae de una carta breve de presentacin. LOS RECIBOS Son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa o persona, cierta cantidad de dinero de otra. LA FACTURA Es un tipo de documento que el vendedor enva al comprador en el que detalla el gnero comprendido en la venta. Cada empresa suele tener facturas impresas de antemano, en las que acostumbran a figurar el membrete de la firma o compaa.

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