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CAPITULO V PROPUESTA DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL REGISTRO ACADMICO DE EDUCACIN BSICA DEL COMPLEJO EDUCATIVO OFELIA HERRERA DE LA CIUDAD

DE SAN MIGUEL

1.1 FASE DE PLANIFICACION

1.1.1- INVESTIGACIN DE LA INSTITUCIN

VISIN:
Ser una institucin que ofrece una formacin integral en un ambiente agradable con calidad, disciplina y eficiencia para un mejor aprendizaje.

MISIN:
Formar cientfica, humanista y tecnolgicamente a la comunidad educativa para que se incorpore al campo laboral o acadmico, propiciando el desarrollo y la calidad de vida.

OBJETIVO:
Modernizar los mtodos pedaggicos, permitiendo que el proceso de enseanza aprendizaje se vuelva dinmico, significativo y objetivo, para mejorar la calidad de la educacin de la comunidad educativa.

1.2- ARQUITECTURA DE INFORMACIN

El sistema global que existe dentro del Centro Educativo Ofelia Herrera es completamente manual no interviene ningn tipo de tecnologa electrnica para registrar las operaciones que se realizan dentro de ste.

A continuacin se mostrar cada uno de los controles o procesos que llevan a cabo dentro de la Institucin, y la persona responsable de dicho proceso.

RESPONSABLE Personal de Registro Acadmico

PROCESO Elaboracin de Registros histrico de notas (Libro de Promocin). Elaboracin de Constancias

(Estudio, Notas y Conducta). Elaboracin alumnos. Control de Datos Personales de los Docentes. Revisa, firma y autoriza cada uno de de estadsticas de

Director

los reportes que son realizados por el personal de Registro Acadmico.

Maestro

Entrega de Notas por Perodo. Matricula de Alumnos.

1.3- DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD)

PROCESOS REALIZADOS POR EL REGISTRO ACADMICO

PROCESO 1 Registro Histrico de Notas (Libro de Promocin) La Secretaria del Registro Acadmico solicita las Notas Finales al Personal Docente. El Personal Docente entrega las Notas Finales a la Secretaria del Registro Acadmico. Las Notas Finales recibidas son transcritas por la Secretaria al Libro de Promocin El Libro de Promocin es Archivado dentro del Registro Acadmico por la Secretaria.

Diagrama de Flujo de Datos

Registro Acadmico

Solicitud de Notas

1.1 Los docentes entregan las Notas Finales

Notas Finales

Registro Acadmico

Libro de Promocin

1.2 Las Notas son transcritas al Libro de Promocin

PROCESO 2 Constancia de Estudio

El alumno la solicita a la secretaria. El alumno proporciona sus datos personales (Nombre, Grado y Seccin) La secretaria elabora la constancia. La secretaria entrega la constancia al Director para que la firme y la selle. La constancia es entregada por la secretaria al alumno.

Diagrama de Flujo de Datos

Solicitud de Alumno Constancia

2.1 Recibir Datos Personales

Informacin del Alumno

2.2 Elaborar Constancia Constancia Alumno Constancia

2.3 Firmar y Sellar la Constancia

PROCESO 3 Constancia de Notas

El alumno la solicita a la secretaria El alumno proporciona sus datos personales (Nombre, Grado y Seccin) La secretaria busca las notas del alumno en el Libro de Promocin La secretaria elabora la constancia La secretaria entrega la constancia al Director para que la firme y la selle La constancia es estregada por la secretaria al alumno

Diagrama de Flujo de Datos

Solicitud de Alumno Constancia

3.1 Recibir datos Personales

Informacin del Alumno

3.2 La Secretaria busca las Notas del Alumno en el Libro de Promocin Notas

Constancia Alumno

3.4 Firmar y Sellar la Constancia

Constancia

3.3 Elaborar Constancia

PROCESO 4 Constancia de Buena Conducta

El alumno la solicita a la secretaria. El alumno proporciona sus datos personales (Nombre, Grado y Seccin) La secretaria elabora la constancia. La secretaria entrega la constancia al Director para que la firme y la selle. La constancia es entregada por la secretaria al alumno.

Diagrama de Flujo de Datos

Solicitud de Alumno Constancia

4.1 Recibir Datos Personales

Informacin del Alumno

4.2 Elaborar Constancia Constancia Alumno Constancia

4.3 Firmar y Sellar la Constancia

PROCESO 5 Estadstica de Alumnos

La Secretaria del Registro Acadmico solicita la informacin al personal docente. El Personal Docente recopila la informacin y la entregan a la secretaria del Registro Acadmico.

La Secretaria del Registro Acadmico consolida la informacin recibida por parte del personal docente.

Diagrama de Flujo de Datos

Registro Acadmico

Solicitud de Informacin

5.1 Recopilar Informacin

Informacin Recopilada

Registro Acadmico

Datos Consolidados

5.2 Consolidar la Informacin

PROCESO 6 Control Datos Personales de los Docente

El director le entrega a la secretaria del registro acadmico los datos personales del docente. La secretaria transcribe estos datos a un formulario. La secretaria archiva el formulario.

Diagrama de Flujo de Datos

Datos personales Director del docente

6.1 Transcribir datos personales del docente

Datos personales del docente

Archivo

PROCESOS REALIZADOS POR EL PERSONAL DOCENTE


PROCESO 1 Entrega de Notas por Perodo

La Direccin entrega las libretas de notas a los docentes. Los docentes llenan las libretas con las notas y datos personales del alumno (Nombre, Grado, Seccin, etc.) Los docentes, entregan la libreta de notas a los alumnos. El padre de Familia o el Encargado firma la libreta de notas y la entrega informacin al hijo (alumno). Los alumnos regresan las libretas al docente. El docente guarda las libretas de notas. Y el proceso se repite hasta que el alumno culmina el ao escolar.

Diagrama de Flujo de Datos

Direccin

Libretas de Notas

1.1 Entregar Libretas a los Docentes

Informacin

1.2 Llenar las Libretas con Notas y Datos del Alumno Libretas de Notas 1.3 Entregar Libretas a los Alumnos para firma del Responsable Libretas de Notas Responsable del Alumno

Libreta de Notas

1.4 Entregar Libretas ya firmadas al Docente

Libreta

PROCESO 2 Matricula de Alumnos

El Padre de Familia o el Encargado solicita la matricula al docente encargado del grado. El Padre de Familia o el Encargado, le entrega al docente el papeleo

necesario del alumno (Partida de Nacimiento, Certificado del grado anterior y los datos personales del alumno como lo es la direccin, telfono, nombre de los padres o el encargado). El docente llena la hoja de matrcula, la cual guarda en un flder. El Padre de Familia o Encargado cancela al docente la cuota de matrcula. El docente le extiende al Padre de Familia o Encargado un recibo de cancelacin.

Diagrama de Flujo de Datos Datos Personales Hoja de Matricula Responsable del Alumno Solicitud de Matricula 2.1 Recibir datos y documentos del Alumno Datos del Alumno 2.2 Llenar la hoja de Matricula

Hoja de Matricula 2.3 Cancelar el Recibo

Responsable del Alumno

Recibo de Matricula

1.4-

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL COMPLEJO EDUCATIVO OFELIA HERRERA


CDE

COMITS PADRES DE FAMILIA GOB. ESTUDIANTIL CLUBES

DIRECCIN

COORDINACIN PARVULARIA

SUB DIRECTOR MATUTINO

SUB DIRECTOR VESPERTINO

SUB DIRECTOR NOCTURNO

COORDINACIN EDUC. MEDIA

CONSEJO DE MAESTROS

DOCENTES

ALUMNOS

CONSEJO DE GRADO

SECRETARIAS

ORDENANZAS

CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR

Dada la importancia que la educacin tiene para la formacin del individuo y la sociedad, las decisiones de los servicios educativos no pueden depender de una sola persona o sector, por lo que debe existir espacio de participacin en la direccin y funcionamiento de las instituciones educativas. Motivo por el cual el Ministerio de Educacin en 1996 comenz a promover al interior de cada centro educativo. La constitucin del Consejo Directivo Escolar (C.D.E.) con el objetivo de apoyar y contribuir a mejorar la calidad de los servicios tcnicos administrativos que se realizan en la prestacin de los servicios educativos.

El Consejo Directivo Escolar es una organizacin interna de las instituciones educativas oficiales que integra al Director, a representantes de los educadores, de los Padres de Familia y de los Alumnos para la toma de decisiones en la administracin de los servicios educativos.

El Consejo Directivo Escolar, actuar como gestora en la provisin de los servicios educativos y tendr como competencia:

Definir prioridades del centro educativo Aprobar y divulgar el programa escolar anual y el presupuesto correspondiente.

Gestionar los recursos humanos y financieros asignados o necesarios.

ORGANIGRAMA DEL CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR

Presidente

Secretario

Tesorero

Concejal

DESCRIPCIN DE FUNCIONES

CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR

DEL PRESIDENTE. Dependencia: Direccin Departamental Gestionar ante la Direccin Departamental la personera Jurdica del CDE. Representar legalmente al Consejo Directivo Escolar. Preparar una agenda escrita, incluyendo fecha y temas a discutir, siendo distribuida en un periodo no menor de ocho das , salvo reuniones de carcter urgente.

Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias, notificar a los miembros de cualquiera de los cambios en las diferentes reuniones programadas. Presidir las reuniones del consejo, de acuerdo con los procedimientos establecidos, observando normas de respeto y confraternidad. Dar seguimiento y cumplimiento a los acuerdos y tareas en el consejo. Firmar los documentos necesarios despus de que hayan sido aprobados. Promover la participacin activa de los miembros del consejo y otros, en las reuniones de trabajo. Responder solidariamente del manejo de fondos asignados al centro educativo. Moderar el desarrollo de las reuniones de tal manera que facilite la discusin y la toma de decisiones. Coordinar la utilizacin eficiente de los recursos financieros, fsicos y materiales. Asistir puntualmente a todas las reuniones ordinarias y extraordinarias del Consejo.

DEL SECRETARIO. Dependencia: Sector del Consejo de Maestros.

Levantar y registrar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del CDE.

Asegurar de que las actas tengan el nombre y direccin de la escuela lugar, da y hora cuando se abri la sesin, los miembros del consejo presentes y ausentes y los no miembros convocados que asistieron. Prepara con el Presidente la agenda a desarrollar en las reuniones ordinarias y extraordinarias del CDE. Organizar y mantener el archivo del CDE. Manejar copia del inventario actualizado de los recursos existentes en el centro educativo. Recibir, registrar y archivar la correspondencia del CDE. Preparar la correspondencia del CDE y notificar a quienes corresponda los acuerdos tomados. Asistir puntualmente a todas las reuniones ordinarias y extraordinarias del CDE.

DEL TESORERO. Dependencia: Sector Padres de Familia.

Ser depositario de los fondos que administra el CDE en forma mancomunada con el Presidente y un representante de los maestros. Llevar los registros de ingresos o gastos de las operaciones financieras efectuadas por el CDE en libros contables debidamente autorizados por el MINED a travs de la Direccin Departamental de Educacin. Efectuar los pagos aprobados por el CDE y autorizados por el Presidente del mismo.

Asistir puntualmente a todas las reuniones ordinarias y extraordinarias del CDE.

DEL CONCEJAL. Procedente de todos los sectores

Presentar necesidades, intereses y problemas del sector que represente para estudio y resolucin. Participar de manera responsable en el anlisis y toma de decisiones. Apoyar el cumplimiento de los acuerdos tomados en el CDE. Asistir puntualmente a todas las reuniones ordinarias y extraordinarias del CDE. Establecer y mantener un sistema de comunicacin eficiente con el sector que representa. Coordinar el desarrollo de las actividades con el sector que representa.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES

COMPLEJO EDUCATIVO OFELIA HERRERA

DEL DIRECTOR

Promover y organizar el CDE, el Consejo de Profesores, y el Consejo de Alumnos, velando por su correcto funcionamiento. Planificar y organizar el trabajo docente en forma participativa con el Consejo de Profesores, atendiendo los planes y programas de estudio y disposiciones que se reciban en tal sentido. Realizar actividades de orientacin pedaggica y administrativa al personal docente de la institucin mediante reuniones de trabajo. Dar seguimiento pedaggico a los maestros en las aulas, con el propsito de observar su desempeo y proporcionar la ayuda tcnica necesaria. Organizar la Matricula Escolar. Legalizar con su firma y sello de la institucin, los certificados, ttulos, constancias y certificaciones de calificaciones de los estudiantes. Estimular y apoyar las iniciativas de los decentes de la institucin, cuando favorezcan el desarrollo de las actividades escolares. Organizar anualmente al personal docente asignndoles los grados o secciones en base a las preferencias, experiencias, aptitudes, habilidades y destrezas de los educadores. Apoyar innovaciones pedaggicas que tiendan a cualificar la educacin.

Velar porque la institucin educativa est abierta media hora antes de iniciar las labores y cerrada al finalizar las mismas. Sustituir al profesor de aula cuando este no asista a la institucin y el subdirector tenga grado a su cargo, en el nivel de Educacin Bsica. Investigar con el Consejo y el Personal Docente, las causas que generan la disercin, ausentismo y repitencia escolar en la institucin, con propsitos de atender los que sean endgenas al sistema. Extender en forma gratuita las constancias y certificaciones de estudio que le fueren solicitadas por los estudiantes, padres o encargados. Entregar conforme inventario, los bienes de la institucin tales como equipo, mobiliario, libros y los documentos de cesar en sus funciones y recibirlos en la misma forma, al asumir el cargo. Emitir los informes que le sean solicitados en su calidad de funcionario que de acuerdo a la ley a su labor debe realizar. Firmar y sellar todo documento que le fuere solicitado, razonando su firma, si fuera necesario, pero sin poder denegarla. Organizar en forma participativa el Horario General de Clases de la institucin. Velar por la conservacin del Registro Acadmico de los alumnos y ex alumnos de la institucin. Cumplir y hacer cumplir las Leyes, Reglamentos y Disposiciones que sobre la carrera Docente, la Educacin y que como empleado publico le competen, en base a los procedimientos establecidos. Convocar y presidir las reuniones del Consejo de Profesores.

Promover la armona y respeto entre el Personal Docente, Alumnos y Padres de Familia. Orientar al Personal Docente y Administrativo para el mejor ejercicio de sus funciones. Establecer y mantener buenas relaciones con los padres de familia, tutores o encargados con la finalidad de obtener informacin que favorezca la adaptacin de la institucin a las necesidades de los alumnos y a la vez compartir la responsabilidad de la educacin de los mismos. Designar con el aval del Consejo de Profesores, a un miembro del Personal Docente, para que en ausencia del Director y Subdirector, asuma las funciones de coordinar las actividades de la institucin educativa. Llevar el expediente del Desempeo Profesional de los educadores. Elaborar junto con el subdirector el Reglamento Interno de la institucin educativa, enriquecerlo con la participacin del Consejo de Profesores y darlo a conocer al Consejo Directivo Escolar.

SUBDIRECTOR

Asumir las funciones y atribuciones del Director en su ausencia eventual. Presentarse media hora antes de hincar las clases y retirarse cuando haya terminado sus responsabilidades en la institucin. Cumplir las misiones que le sean asignadas por el Director en funciones de las necesidades del servicio. Organizar y distribuir entre el Personal Docente las zonas para vigilancia de los alumnos, durante los recreos. Darle seguimiento a las disposiciones que emanan del Director o deriven de acuerdo del Consejo de Profesores, as como proponer iniciativas al Director para mejorar la prestacin de los servicios educativos. Llevar el control de asistencia diaria de los educadores y consultar con el Director sobre anomalas que se presenten.

PROFESORES DE AULA

Presentarse al centro educativo, quince minutos antes de iniciar sus labores y retirarse cuando hayan terminado sus responsabilidades. Llevar completos, en orden y al da los libros de Registro Escolar de su grado o seccin, en el nivel de educacin bsica o de sus asignaturas en el nivel de educacin media.

Asistir a los cursos de mejoramiento profesional como resultado de la evaluacin de su desempeo cuando las necesidades del servicio lo demanden. Firmar el libro de Asistencia de Profesores consignando la hora de entrada al llegar a la institucin y de salida, al final de sus labores. Planificar su labor docente y hacer buen uso del tiempo en beneficio de sus alumnos. Responsabilizarse de la seguridad de sus alumnos tanto en el aula como cuando tuviere que asistir a excursiones, actos pblicos y horas de salida de clases. Cooperar con el Director, subdirector, los padres de familia y el Consejo Directivo Escolar en la realizacin de actividades que tiendan a mejorar las condiciones de estudio de los alumnos. Mantener la armona entre sus compaeros y buenas relaciones con el alumnado y los padres de familia. Cumplir los acuerdos tomados en Consejo de Profesores. Velar por el cuido de la infraestructura y mobiliario de la institucin. Cuidar su presentacin personal, en atencin a su profesin.

COMITS

Planificar, coordinar y darle sentido de cohesin a la practica evaluativo de los aprendizajes. Promover el anlisis del contenido del documento Lineamientos de Evaluacin de los Aprendizajes Analizar y presentar soluciones a problemas que se den en su proceso de aprendizaje. Apoyar en la toma de decisiones con respecto a los educadores que requieran oportunidad de resuperacin. Asegurarse que se han agotado todos los medios para promover la recuperacin de los alumnos y las alumnas.

SECRETARIA DE LA DIRECCIN

Elaborar constancias de buena conducta y recomendaciones que les fueren solicitadas. Elaborar correspondencia solicitada por la direccin. Elaborar documentos propios de la institucin que le fueren asignados. Ingreso en la computadora de los datos de matricula de los alumnos del centro. Recepcin de llamadas telefnicas. Elaborar documentacin oficial de la direccin. Atender al pblico que llega a solicitar los servicios a la direccin.

SECRETARIA DE REGISTRO ACADMICO

Ordenar y recopilar documentacin de alumnos matriculados. Ingresar en la computadora datos personales de los alumnos para elaborar listados. Hacer la matricula oficial de alumnos ante la departamental. Ingreso de notas de los alumnos a la computadora por cada perodo. Imprimir boletas de notas para entregar resultados a los padres de familia. Mecanografiar exmenes para cada periodo. Elaboracin de todo tipo de constancias para los alumnos. Elaboracin de certificados para los alumnos al finalizar el ao lectivo. Elaboracin de cuadros resmenes de fin de ao. Elaborar y ordenar todo lo que concierne a tramites para legalizacin de ttulos de alumnos egresados. Elaboracin de informes estadsticos y de otra naturaleza solicitados por la direccin.

PERSONAL DE SERVICIO

Mantener limpias las instalaciones del centro. Mantener limpios los servicios sanitarios. Cuidar del portn para garantizar la entrada y salida de los alumnos. Colaborar en las actividades que la institucin realice de acuerdo a sus capacidades.

Ayudar al mantenimiento preventivo y correctivo del edificio escolar, lo mismo que del mobiliario y dems equipos con que se cuente.

1.5- ANLISIS DE REQUERIMIENTOS

1.5.1- Aplicacin de la Herramienta para Encontrar Hechos

Las herramientas utilizadas para obtener la informacin por parte del Registro Acadmico de Educacin Bsica del Complejo Educativo Ofelia Herrera fueron la Entrevista y la Encuesta, sta fue realizada al personal administrativo de dicha institucin, es decir, Secretaria, Director y Subdirector.

La aplicacin de stas herramientas tubo como propsito conocer de una manera sistemtica las necesidades y problemas que se tienen con el manejo del sistema de trabajo actual, esta informacin fue bsica para poder establecer o esquematizar de forma general el mbito inicial del sistema automatizado propuesto, es decir, los lmites, las entradas, salidas, sus relaciones en caso que existieran con otros sistemas informticos, personas, etc,.

1.5.2- Estudio de los Requerimientos Bsicos


Actualmente en el Registro Acadmico de Educacin Bsica del Centro Educativo Ofelia Herrera se realizan los siguientes procesos:

Elaboracin de Constancias (Conducta, Estudio y Notas). Registro Histrico de Notas (Libro de Promocin).
Estadsticas de Alumnos. Control de Datos Personales de los Docentes.

1.5.3- Actividades de la Determinacin de Requerimientos

Proceso Elaboracin constancias

Actual de Son realizadas

Propuesto en Sern generadas por el sistema automatizado. automatizarn

mquinas de escribir.

Registro histrico de notas Son manejados a travs Se (Libro de Promocin) Estadsticas de alumnos. de libros.

utilizando Bases de Datos.

Son realizadas en hojas Sern generadas por el simples (papel bom). Sistema, utilizando Bases de Datos.

Control de notas de los Son alumnos.

realizados

por

los Ser

manejado

por

el

docentes en forma manual. sistema, haciendo uso de Bases de datos.

1.5.4- Especificacin de los Requerimientos

El Complejo Educativo Ofelia Herrera tiene como plan realizar una modernizacin de su sistema, con el fin de mejorar sus servicios a los estudiantes, as como tambin realizar las operaciones en una forma mas gil y eficiente.

Dicho plan incluye la automatizacin de los procesos realizados por la unidad de Registro Acadmico, los cuales como se ha mencionado anteriormente se realizan de forma manual

El nuevo sistema, har uso de base de datos para guardar la informacin de


los alumnos y el personal docente. Esto dar lugar a tener un mayor orden en los procesos y seguridad en los datos que se manejan. Dicho sistema ser manejado a travs de un men principal el cual contemplar una serie de opciones que permitirn dar acceso a la realizacin de los diferentes procesos, emitiendo as resultados eficientes mediante las pantallas de salidas.

1.6- ESTUDIO DE VIABILIDAD

El estudio de viabilidad factibilidad no es, en realidad, un anlisis, y tampoco un diseo de sistemas. Mas bien es una actividad o proceso del ciclo de vida del mismo, por el cual se mide su viabilidad, entre los cuales se sealan tres categoras como lo son:

VIABILIDAD TCNICA

Para la implementacin del sistema, El Centro Educativo Ofelia Herrera cuenta con el equipo necesario en donde ser instalado el sistema, el cul posee las siguientes caractersticas:

Procesador Pentium IV 1.6 GHZ Disco Duro 18.6 GB Tarjeta de sonido y red Modem 56K Cd Rom 40X Monitor SVGA 14 Sistema Operativo Windows XP

IMPRESOR

Marca: HP Modelo: Laserget 1220 series PCL Resolucin: 660 * 660 puntos por pulgadas

VIABILIDAD ECONOMICA

La institucin no incurrir en gastos del equipo de cmputo, pues ya se posee. No ser necesario invertir en el software (Visual Foxpro), ya que el sistema se realizar ejecutable.

VIABILIDAD OPERATIVA

El nuevo sistema mecanizado vendr a beneficiar al rea administrativa del Registro Acadmico de Educacin Bsica del Centro Educativo Ofelia Herrera ya que ste sustituir al sistema de trabajo que actualmente se lleva en la institucin el cual es en forma manual por lo que los procesos y actividades se realizarn con mayor rapidez y el tiempo de respuestas ser ms eficiente.

En conclusin, la implantacin del nuevo sistema automatizado en el Registro Acadmico de Educacin Bsica del Complejo Educativo Ofelia Herrera , se considera viable debido a que la institucin ya posee el equipo en donde se instalar dicho sistema, el cual tiene las caractersticas apropiadas para su instalacin, por lo que ya no ser necesario comprar el equipo, de esta manera la institucin no incurrir en gastos del software ya que ste ser ejecutable.

1.7- MODELIZACION DEL SISTEMA PROPUESTO

SISTEMA DE CONTROL DE NOTAS Alumnos Docentes Notas Usuario del Sistema Acceso al Sistema Resultado Mantenimiento Ingresar Contrasea Contrasea Comprobacin de Contrasea Reportes

Ayuda Salir Salir del Sistema

OPCION ALUMNOS

Matricula

Usuario del Sistema

Acceso a la Opcin Alumnos

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

Registro del Alumno

Constancias

MATRICULA

Alumnos Resultado Ejecutar la Opcin Matricula Bsqueda

Seleccionar Opcin

1 Ingresar los Guardar Datos Datos

Alumnos

Salir de la Opcin

REGISTRO DEL ALUMNO BOTON MODIFICAR


Alumno

Resultado

Bsqueda

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Registro del Alumno

1 Introducir Datos

Registro del Alumno

2 Seleccionar Botn Modificar

Seleccin De Botn Guardar Datos 3 Modificar Datos del Alumno

Salir

Alumno

REGISTRO DEL ALUMNO BOTON ELIMINAR


Alumnos Bsqueda Ejecutar la Opcin Registro del Alumno 1 Ingresar Datos Resultado Registro del Alumno 2 Seleccionar Botn Eliminar

Seleccionar Opcin

Botn Seleccionado 3 Confirmar la Eliminacin del Registro

Salir

CONSTANCIAS DE ESTUDIO

Alumnos Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Constancias

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Seleccionar el Botn Estudio e Imprimir

Salir

CONSTANCIAS DE NOTAS

Alumnos Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Constancias

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Seleccionar el Botn Notas e Imprimir

Salir

CONSTANCIAS DE CONDUCTA
Alumnos Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Constancias

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Seleccionar Botn Conducta Datos Visualizados 3 Seleccionar Tipo de Conducta e Imprimir

Salir

OPCION DOCENTES
Registro de Docentes. Acceso a la Opcin Docentes Consulta General Ejecutar Opcin

Usuario del Sistema

Seleccionar Opcin

REGISTRO DE DOCENTES BOTON AGREGAR


Docentes

Guardar Datos Ejecutar la Opcin Registro de Docentes 1 Introducir los Datos Nuevo Registro 2 Introducir otro Registro

Seleccionar Opcin

Salir

REGISTRO DE DOCENTES BOTON MODIFICAR


Docentes Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Registro de Docentes

1 Introducir los Datos

Datos Visualizados

2 Seleccionar Botn Modificar

Botn Seleccionado Guardar Datos 3 Modificar Datos

Docentes

REGISTRO DE DOCENTES BOTON ELIMINAR


Docentes Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Registro de Docentes

1 Introducir Datos

Datos Visualizados

2 Seleccionar Botn Eliminar

Botn Seleccionado 3 Confirmar la Eliminacin

Salir

OPCION NOTAS

Agregar Notas Acceso a la Opcin Notas Ejecutar Opcin Modificar

Usuario del Sistema

Seleccionar Opcin

Consulta de Notas

OPCION AGREGAR NOTAS

De 1 a 6 Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin

De 7 a 9

AGREGAR NOTAS A LOS GRADOS [ 1 9 ]

Alumnos

Bsqueda Ejecutar la Opcin Agregar Notas 1

Resultado Visualizacin de Datos

Seleccionar Opcin

Introducir Datos

2 Ingresar las Notas

Guardar Datos Salir Notas

MODIFICAR NOTAS

2 Comprobar Contrasea Contrasea Contrasea Incorrecta

Alumnos

Bsqueda

Resultado 3 Introducir Datos

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Modificar Notas

1 Ingresar Contrasea

Acceso a la Opcin

Datos Visualizados Salir 4 Seleccionar Materia y Perodo Materia y Perodo Guardar Datos Notas

5 Modificar Notas

OPCION CONSULTA DE NOTAS

Por Alumno y Periodo Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin

Por Grado y Periodo

POR ALUMNO Y PERODO


Notas Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Consulta de Notas

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Seleccionar Perodo

Datos Visualizados

Salir

3 Imprimir los Datos

POR GRADO Y PERODO

Notas

Bsqueda

Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar la Opcin Consulta de Notas

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Seleccionar Materia

Datos Visualizados

Salir

3 Imprimir los Datos

OPCION REPORTES
Nmina de Alumnos (por grado)

Aprobados y Reprobados Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Reportes Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin Alumnos que repiten grado

Libro de Promocin

NOMINA DE ALUMNOS (Por Grado)

Alumnos Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Imprimir los Datos

Salir

OPCION APROBADOS Y REPROBADOS

Por Grado Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin

Consolidado

POR GRADO
Alumnos Bsqueda Resultado

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Introducir los Datos

Datos Digitados

2 Visualizacin de la Informacin Datos Visualizados 3 Imprimir los Datos

Salir

CONSOLIDADO

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

Alumnos

Resultado

1 Visualizacin de la Informacin Datos Visualizados 2 Imprimir los Datos

Salir

ALUMNOS QUE REPITEN GRADO

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

Alumnos

Resultado

1 Visualizacin de la Informacin Datos Visualizados 2 Imprimir los Datos

Salir

LIBRO DE PROMOCION

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Presionar Aceptar para iniciar la impresin Cancelar para

Bsqueda Alumnos

Salir

OPCION MANTENIMIENTO
Nuevo Ao Lectivo

Nuevo Director Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Reportes Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin Cambiar Contrasea

Cambiar Fondo

AO LECTIVO

2 Comprobar Contrasea Contrasea Contrasea Incorrecta Acceso a la Opcin

Variables Guardar Datos 3 Introducir Nuevo Ao Lectivo

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Ingresar Contrasea

Salir

Salir

NUEVO DIRECTOR

2 Comprobar Contrasea Contrasea Contrasea Incorrecta Acceso a la Opcin

Variables Guardar Datos 3 Introducir Nombre del Nuevo Director

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Ingresar Contrasea

Salir

Salir

OPCION CAMBIAR CONTRASEA

Contrasea de Opciones Usuario del Sistema Acceso a la Opcin Seleccionar Opcin Ejecutar Opcin

Contrasea de Inicio

CONTRASEA DE OPCIONES E INICIO

2 Comprobar Contrasea Contrasea Contrasea Incorrecta Acceso a la Opcin 3 Introducir la Nueva Contrasea Contrasea Nueva 4 Repetir la Nueva Contrasea Guardar Datos Contrasea

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Ingresar Contrasea anterior

Salir

CAMBIAR FONDO

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Seleccionar el Fondo

Fondo Seleccionado

2 Dar clic en Aceptar

Salir

OPCIN SALIR DEL SISTEMA

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Seleccionar SI Para salir

Salir

OPCIN AYUDA

Seleccionar Opcin

Ejecutar Opcin

1 Seleccionar el tema especfico de ayuda.

Salir

1.7.1- OBJETIVO DEL NUEVO SISTEMA

Obtener, por medio de la Implementacin del Sistema Automatizado, una mayor eficiencia y efectividad en los procesos que se realizan en la Unidad de Registro Acadmico de Educacin Bsica del Centro Educativo Ofelia Herrera, con el fin de brindar un mejor servicio a la poblacin estudiantil.

1.7.2- ALCANCES DEL NUEVO SISTEMA

Elaboracin de Reportes de Alumnos Aprobados y Reprobados en forma


general y por grado.

Manejo de Reportes de los Alumnos que repiten grado. Elaboracin de reportes de notas por perodos Reporte de nomina de alumnos por grado. Elaboracin de reportes de notas final (Libro de Promocin). Control de datos personales de docentes.

2.1 DISEO DE LAS TABLAS

Tabla: Alumnos En esta tabla se almacenan los datos personales de los alumnos.

Campo Codigo Nombres Apellidos Sexo Nacimiento Direccin Telefono Procedente P_salud N_madre N_padre Encargado Grado

Tipo Carcter Carcter Carcter Carcter Fecha Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter

Longitud 7 30 30 1 8 60 8 50 2 50 50 50 1

Tabla: Notas En esta tabla se almacenan las notas de los alumnos, existen nueve tablas, una para cada grado las cuales poseen los mismos campos.

Campo Codigo Nombres Apellidos Seccion Turno Materia A1_1 A2_1 Po_1 P_1 A1_2 A2_2 Po_2 P_2 A1_3 A2_3 Po_3 P_3 A1_4 A2_4 Po_4 P_4 Prome L_prome

Tipo Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Carcter

Longitud 7 30 30 1 10 30 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 10

Tabla: Materias_1 En esta tabla se almacenan las notas finales de cada materia de los alumnos de primero a sexto grado.

Campo Codigo Nombres Apellidos Grado Seccion Turno N_mat N_soc N_len N_nat N_art N_fis Resultado Grado_repe

Tipo Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Carcter Carcter

Longitud 7 30 30 1 1 10 2 2 2 2 2 2 1 2

Tabla: Materias_2 En esta tabla se almacenan las notas finales de cada materia de los alumnos de sptimo a noveno grado.

Campo Codigo Nombres Apellidos Grado Seccion Turno N_mat N_soc N_len N_nat N_art N_fis N_ing Resultado Grado_repe

Tipo Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Carcter Carcter

Longitud 7 30 30 1 1 10 2 2 2 2 2 2 2 1 2

Tabla: Docentes En esta tabla se almacenan los datos personales de los docentes.

Campo Nip Nombres Apellidos Direccin Telefono Ingreso Dui Nit Especial Categora Nivel Mgrado Mseccion Vgrado Vseccion Ngrado Nseccion

Tipo Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Fecha Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter Carcter

Longitud 7 30 30 60 8 8 12 20 40 1 2 1 1 1 1 1 1

2.2 DISEO DE PANTALLAS DE ACCESO AL SISTEMA

La siguiente pantalla le permite introducir la contrasea para acceder al sistema, esta se le pedir al iniciar el mismo (ver pantalla 1).

Pantalla 1

DISEO DE PANTALLA DE BIENVENIDA

Pantalla 2

DISEO DEL MENU PRINCIPAL

El men principal contiene las opciones, que se muestran en la pantalla 3.

Pantalla 3

DISEO DEL MENU ALUMNOS


Al dar clic en Alumno se desplegarn todas las opciones que contiene (ver pantalla 4)

Pantalla 4

Este men (ver pantalla 4), contiene las siguientes opciones:

Matricula: Le permite al usuario realizar la inscripcin de los alumnos al centro educativo. Registro del Alumno: Se utiliza para hacer consultas de alumnos ya sea para realizar alguna modificacin en los datos eliminarlo de la base de datos.

Constancias: Esta se utiliza para cuando se quiera obtener alguna de las constancias como lo es de Estudio, Conducta y Notas.

DISEO DEL MENU DOCENTES


Al darle clic en Docentes se desplegarn todas las opciones que contiene (ver pantalla 5).

Pantalla 5

Este men (ver pantalla 5), contiene las siguientes opciones:

Registro del Docente: Esta permitir al usuario agregar maestros, modificar datos y eliminarlo de la base de datos. Consulta General: Con esta opcin podr el usuario realizar una consulta en general de todos los maestros.

DISEO DEL MENU NOTAS


Al darle clic en Notas se desplegarn todas las opciones que contiene (ver pantalla 6).

Pantalla 6

Esta pantalla contiene opciones que le servirn para introducir las notas a los respectivos grados, hacer las modificaciones en caso de que las hubiera y realizar la consulta de las mismas de un determinado alumno.

DISEO DEL MENU REPORTES


Al darle clic en Reportes se desplegarn todas las opciones que contiene (ver pantalla 7).

Pantalla 7

Este men permite obtener reportes de los alumnos aprobados y reprobados, alumnos que repiten grado, nmina de alumnos por grado y el libro de promocin.

DISEO DEL MENU MANTENIMIENTO


Al darle clic en mantenimiento se desplegarn las opciones que contiene como lo son: (ver pantalla 8).

Pantalla 8

DISEO DE PANTALLAS: OPCIN ALUMNO PANTALLAS DE MATRICULA


Esta pantalla permite al usuario poder matricular a los alumnos, sean estos de nuevo ingreso o de antiguo ingreso (ver pantallas 9,10,11).

Pantalla 9

Pantalla 10

Pantalla 11

PANTALLA DE REGISTRO DE ALUMNO


La siguiente pantalla se utilizar para hacer consultas de alumnos ya sea para realizar alguna modificacin en los datos eliminarlo de la base de datos (ver pantalla 12).

Pantalla 12

PANTALLA DE LA OPCIN CONSTANCIAS


Esta se utilizar para obtener alguna de las constancias (ver pantalla 13).

Pantalla 13

DISEO DE PANTALLAS: OPCIN DOCENTES PANTALLA REGISTRO DEL DOCENTE


Esta es de utilidad para cuando se desee introducir la informacin de un maestro a la base de datos, hacer modificaciones o eliminarlo. Ver pantalla 14

Pantalla 14

PANTALLA CONSULTA GENERAL


Esta pantalla como su nombre lo indica, sirve para visualizar en forma general todos los maestros de dicho centro educativo (ver pantalla 15).

Pantalla 15

DISEO DE PANTALLAS: OPCIN NOTAS PANTALLA PARA AGREGAR NOTAS A LOS ALUMNOS
Esta pantalla se utilizar cuando se quiera agregar notas de una determinada materia y perodo. Esta desplegar la lista de alumnos que llevan dicha materia. (ver pantalla 16, 17).

Pantalla 16

Pantalla 17

PANTALLA MODIFICAR NOTAS


Esta pantalla permite al usuario hacer las modificaciones de notas a los alumnos (ver pantalla 18).

Pantalla 18

PANTALLA CONSULTA DE NOTAS POR ALUMNO


Como su nombre lo indica se utilizar para consultar las notas de un alumno escogiendo su perodo. (ver pantalla 19).

Pantalla 19

PANTALLA CONSULTA DE NOTAS POR GRADO


Como su nombre lo indica se utilizar para consultar las notas de lo alumnos escogiendo el grado, seccin y turno. (ver pantalla 20).

Pantalla 20

DISEO DE PANTALLAS: OPCIN REPORTES PANTALLA APROBADOS Y REPROBADOS POR GRADO


Permite visualizar el reporte de alumnos, ya sea que hayan aprobado o reprobado un determinado ao (ver pantallas 21).

Pantalla 21

PANTALLA APROBADOS Y REPROBADOS EN GENERAL


Esta pantalla se utiliza para visualizar la cantidad de alumnos que aprobaron y reprobaron de todos los grados (ver pantalla 22).

Pantalla 22

PANTALLA DE ALUMNOS QUE REPITEN GRADO


Por medio de esta pantalla se puede visualizar todos aquellos alumnos que estn repitiendo o repitieron un determinado grado (ver pantalla 23).

Pantalla 23

PANTALLA NOMINA DE ALUMNOS


Permite obtener la nomina de alumnos de un determinado grado (ver pantalla 24).

Pantalla 24

PANTALLA LIBRO DE PROMOCION


Por medio de esta pantalla el usuario podr imprimir el libro de promocin (ver pantalla 25).

Pantalla 25

DISEO DE PANTALLA: OPCIN MANTENIMIENTO PANTALLA NUEVO AO LECTIVO


En esta pantalla se podr dar inicio a un nuevo ao lectivo (ver pantalla 26).

Pantalla 26

PANTALLA CONTRASEA OPCIONES / INICIO


Esta pantalla da lugar al usuario que pueda cambiar la contrasea de algunas opciones as como tambin la de inicio del sistema (ver pantallas 27).

Pantalla 27

PANTALLA CAMBIAR FONDO


Al darle clic en Cambiar Fondo se desplegar una figura para que el usuario cambie el fondo de pantalla (ver pantalla 28).

Pantalla 28

PANTALLA NUEVO DIRECTOR


Al seleccionar esta opcin el usuario podr cambiar el nombre del director en el caso que este ya no trabaje en la institucin. (ver pantalla 29).

Pantalla 29

DISEO DE PANTALLAS DE ERROR


Este mensaje le aparecer cuando no introduzca correctamente la contrasea al iniciar el sistema (ver pantalla 30).

Pantalla 30

Este mensaje se mostrar cuando falten uno o ms datos para realizar un proceso (ver pantalla 31).

Pantalla 31

Este mensaje aparecer cuando el cdigo, nombres o apellidos sean digitados incorrectamente (ver pantalla 32).

Pantalla 32

El siguiente mensaje le aparecer cuando se consulte un determinado grado, seccin y turno y no hayan registros (ver pantalla 33).

Pantalla 33

El siguiente mensaje se mostrar cuando se est intentando matricular un mismo alumno en diferentes grado dentro del mismo ao lectivo (ver pantalla 34).

Pantalla 34

Este mensaje se mostrar siempre que se desee eliminar un determinado registro (ver pantalla 35).

Pantalla 35

Este mensaje se mostrar cuando se desea salir del sistema (ver pantalla 36).

Pantalla 36

INDICE

Introduccin 1- Acceso al Sistema 2.- Men Principal 2.1- Opcin Alumnos 2.1.1- Matricula 2.1.2- Registro del Alumno 2.1.3- Constancias 2.2- Opcin Docentes 2.2.1- Registro de Docentes 2.2.2- Consulta General 2.3- Opcin Notas 2.3.1- Agregar Notas 2.3.2- Modificar 2.3.3- Consultar Notas 2.4- Opcin Reportes 2.4.1- Nomina de Alumnos 2.4.2- Aprobados y Reprobados por Grado 2.4.3- Aprobados y Reprobados Consolidado 2.4.4- Alumnos que Repiten Grado 2.4.5- Libro de Promocin 2.5- Opcin Mantenimiento 2.5.1- Nuevo Ao Lectivo 2.5.2- Nuevo Director

126 127 129 130 130 133 135 136 137 138 139 140 142 144 147 147 148 151 152 154 155 155 156

2.5.3- Cambiar Contrasea 2.5.3.1- Cambiar Contrasea de Opciones 2.5.4- Restaurar Informacin 2.5.5- Cambiar Fondo 2.6- Opcin Ayuda 2.7- Opcin Salir del Sistema 3- Consulta de Notas por Internet 4- Pasos para la Instalacin del Sistema

158 158 160 161 162 163 164 165

MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCION

A continuacin se presenta un manual, que le permitir al usuario utilizar el sistema computarizado del Registro Acadmico de Educacin Bsica del Complejo Educativo Ofelia Herrera.

Se muestra cada una de las opciones que este sistema contiene, as como tambin la descripcin de las funciones que desempean cada una de ellas, se detalla claramente los pasos que debe seguir el usuario a fin de realizar cada uno de los procesos de la mejor manera. De igual modo se presentan las pantallas y mensajes que pudieran producirse, segn los procesos que se desean llevar a cabo.

1- ACCESO AL SISTEMA

Para tener acceso al sistema, el usuario deber saber la clave o contrasea del mismo. Esta se le pedir al iniciar el sistema y le aparecer una figura similar a la siguiente.

Figura 1

En caso que la contrasea no sea correcta se presentar un mensaje de error (figura 2), y el usuario podr digitar una segunda ves la contrasea para poder acceder al sistema; pero si nuevamente la contrasea fue digitada incorrectamente se presentar otro mensaje indicndole que el sistema se cerrar (figura 3).

Figura 2

Figura 3

Si se digit correctamente la contrasea, le aparecer la pantalla de bienvenida del sistema (figura 4), y seguidamente cargar el Men Principal del sistema (figura 5).

Figura 4

2.- MENU PRINCIPAL

El men principal contiene las opciones que se muestran en la figura 5. para tener acceso solo d clic en el men que desee y rpidamente se desplegarn las opciones que contiene cada uno de ellos, vase (figura 6)

Figura 5

Figura 6

2.1- OPCIN ALUMNOS

Esta es la primer opcin, que se encuentra en el Men Principal del sistema, dentro de ella se encuentran las opciones de matricula, registro de alumnos y constancias (ver figura 7).

Figura 7

2.1.1 OPCIN ALUMNOS [MATRICULA]

Esta opcin se utilizar para matricular a un alumno ya sea ste de nuevo antiguo ingreso.

Figura 8

PASOS:

1. Dar un clic en la opcin ALUMNOS 2. Seleccione la opcin MATRICULA (ver figura 8)

3. Introduzca

la informacin que se le solicite (ver figura 9) y luego

seleccione: NUEVO INGRESO si es primera vez que ingresa a estudiar a la institucin ANTIGUO INGRESO si es un alumno activo en la institucin. 4. Si seleccion NUEVO INGRESO se mostrar una pantalla (ver. figura 10), donde se le pedir que introduzca todos los datos personales del alumno. Al llenar la informacin correspondiente d un clic en el botn ACEPTAR para grabar la informacin. 5. Si seleccion ANTIGUO INGRESO se mostrar una pantalla (ver. Figura 11), donde se le pedir que introduzca el cdigo del alumno, si no sabe el cdigo digite los nombres y apellidos. Luego presione el botn BUSCAR, si el cdigo nombres y apellidos existe se le mostrar el registro del alumno y se pedir que introduzca si repite grado o no y luego presione ACEPTAR para grabar, en caso contrario que no exista el cdigo se le mostrar un mensaje de error (ver. Figura 12). 6. Presione CANCELAR para evitar cualquier operacin indebida dentro de la opcin.

Figura 9

Figura 10

Figura 11

Figura 12

2.1.2 OPCIN ALUMNOS [REGISTRO DEL ALUMNO]

Esta opcin se utilizar para consultar el registro de un determinado alumno la cual tambin dar lugar a que se hagan modificaciones o eliminar registros.

Figura 13

PASOS: 1. D clic en la opcin ALUMNOS 2. Seleccione la opcin Registro del Alumno (ver figura 13)

3. Introduzca el cdigo nombres y apellidos y d clic en el botn BUSCAR (ver figura 14). 4. Una vez que le aparezcan los datos del Alumno d clic en el botn MODIFICAR si lo que desea es modificar los datos del alumno en el botn ELIMINAR si lo que desea es borrar el registro. Si lo que desea es eliminar el registro de un alumno, deber introducir la contrasea para tener acceso a esta opcin. 5. D clic en el botn CANCELAR para salir de la opcin.

Figura 14

2.1.3 OPCIN ALUMNOS [CONSTANCIAS]

Esta opcin se utilizar para imprimir las constancias de los alumnos.

Figura 15

PASOS:

1. D clic en la opcin Alumnos. 2. Seleccione la opcin Constancias (ver figura 15) 3. Introduzca el cdigo nombres y apellidos y d clic en el botn BUSCAR (ver figura 16). 4. Una vez que le aparezcan los datos del Alumno d clic en el botn CONDUCTA si lo que desea es imprimir una constancia de conducta, presione el botn ESTUDIO si es una constancia de estudio lo que desea imprimir en el botn NOTAS si lo que desea es una constancia de notas. 5. D clic en el botn CANCELAR para salir de la opcin.

Figura 16

2.2 OPCIN DOCENTES

Esta es la segunda opcin, que se encuentra en el Men Principal del sistema, dentro de ella se encuentran las opciones de registro de docentes y consulta general (ver figura 17).

Figura 17

2.2.1 OPCIN DOCENTES [REGISTRO DE DOCENTES]

Esta opcin se utilizar para agregar un nuevo registro a la base de datos, hacer consultas de maestros, tambin dar lugar a que se hagan modificaciones o eliminar registros.

Figura 18

PASOS: 1. D clic en la opcin Docentes 2. Seleccione la opcin Registro del Docente (ver figura 18) 3. Si va a introducir un nuevo registro a la base de datos, d clic en el botn AGREGAR y luego introduzca todos los datos que se le piden despus presione el botn GRABAR para guardar la informacin. (ver figura 19). 4. Si es modificar datos, introduzca el N.I.P. luego presione el botn

BUSCAR para realizar la bsqueda del registro completo del docente una ves que tenga el registro completo presione el botn MODIFICAR. 5. Haga las modificaciones y presione el botn GRABAR para guardar los cambios en la base de datos. 6. Si lo que desea es eliminar haga lo mismo que el paso N4 y en lugar de presionar el botn modificar d clic en el botn ELIMINAR e introduzca la contrasea para tener acceso a esta opcin.

7. D clic en el botn CANCELAR para salir de la opcin

Figura 19

2.2.2

OPCIN DOCENTES [CONSULTA GENERAL]

Esta opcin se utilizar, para visualizar de manera general todos los maestros que laboran en el centro educativo.

Figura 20

PASOS: 1. D clic en la opcin Docentes 2. Seleccione la opcin Consulta General (ver figura 20) 3. Se le mostrarn todos los docentes que se encuentran activos dentro de la institucin (ver figura 21). 4. D clic en el botn ACEPTAR para salir de la opcin

Figura 21

2.3 OPCIN NOTAS

Esta es la tercera opcin, que se encuentra en el Men Principal del sistema, dentro de ella se encuentran las opciones: agregar notas, modificar y consultar (ver figura 22).

Figura 22

NOTA: El procedimiento para ingresar las notas de los alumnos se ha dividido en 2 secciones: 1. Para los grados de primero a sexto. 2. Para tercer ciclo.

El proceso en ambas opciones es el mismo; la diferencia est en las materias que cursan en ambos niveles. Por eso el proceso se describir solo una vez.

2.3.1 OPCIN NOTAS [AGREGAR NOTAS]

Esta opcin se utilizar para agregar calificaciones a los alumnos.

Figura 23

PASOS: 1. D clic en la opcin Notas 2. Seleccione la opcin Agregar Notas (ver figura 23) 3. Introduzca los datos que se le piden: grado, seccin, turno, materia y perodo, luego presione el botn ACEPTAR (ver figura 24) 4. Introduzca las notas correspondientes al alumno y presione ACEPTAR, se le seguirn presentando los dems alumnos, repita el paso hasta que termine con todos los alumnos de tal grado. Use los botones para moverse por los diferentes registro. (ver figura 25). 5. Siga el mismo proceso para cada materia de cada grado. 6. D clic en CANCELAR para salir de la opcin agregar notas

Figura 24

Figura 25

2.3.2

OPCIN NOTAS [MODIFICAR]

Esta opcin se utilizar para hacer modificaciones en las notas de los alumnos.

Figura 26

PASOS: 1. D clic en la opcin Notas. 2. Seleccione la opcin Modificar (ver figura 26) 3. Introduzca la contrasea (ver figura 27) 4. Digite el cdigo Nombres y apellidos presionando seguidamente el botn BUSCAR para iniciar la bsqueda del registro a cuyo alumno se le modificarn las notas (ver figura 28). 5. Una ves que se le muestren los campos materia y periodo, seleccione la materia a la cual se le modificarn las notas y el periodo y presione ACEPTAR. 6. Luego se le mostrarn las notas, haga las modificaciones en las notas y presione el botn MODIFICAR para grabar los cambios.

Figura 27

Figura 28

2.3.3

OPCIN NOTAS [CONSULTAR NOTAS]

Esta opcin se utilizar para consultar las calificaciones de los alumnos

Figura 29

PASOS: 1. D clic en la opcin Notas 2. Seleccione la opcin Consultar Notas (ver figura 29) 3. Seleccione una de las opciones (Por alumno y Perodo por Grado y Perodo) 4. Introduzca el cdigo nombres y apellidos del alumno a consultar y presione el botn BUSCAR (ver figura 30). 5. Si seleccion la opcin Por Alumno y Perodo, una ves que se le presente toda la informacin escoja el perodo del cual quiere consultar las notas (ver figura 30). 6. Si seleccion la opcin Por Grado y Perodo, digite el grado, seccin, turno y perodo, una ves que se le presente toda la informacin escoja la materia de la cual quiere consultar las notas (ver figura 31). 7. D clic en el botn NUEVA BUSQUEDA para consultar otro alumno. 8. D clic en el botn IMPRIMIR si desea imprimir los resultados. 9. Presione CANCELAR para salir de la opcin.

Figura 30

Figura 31

2.4 OPCIN REPORTES

Esta es la cuarta opcin, que se encuentra en el Men Principal del sistema, dentro de ella se encuentran las opciones: aprobados y reprobados, alumnos que repiten grado, nmina de alumnos por grado y libro de promocin. (ver figura 32).

Figura 32

2.4.1

OPCIN REPORTES [NOMINA DE ALUMNOS]

Seleccione esta opcin siempre que desee un listado de todos los alumnos inscritos en un determinado grado, seccin y turno.

Figura 33

PASOS: 1. D clic en la opcin Reportes 2. Seleccione la opcin Nmina de Alumnos (ver figura 33) 3. Se le presentar una pantalla (ver figura 34) donde usted introducir el grado, seccin y turno. 4. Luego d clic en botn IMPRIMIR para iniciar la impresin del reporte, no olvide encender antes la impresora.

Figura 34

2.4.2

OPCIN GRADO]

REPORTES

[APROBADOS Y REPROBADOS POR

Mediante esta opcin se puede tener un reporte de todos aquellos alumnos que aprobaron el grado y los que lo reprobaron en caso de que sucede.

Figura 35

PASOS: 1. D clic en la opcin Reportes 2. Seleccione la opcin Aprobados y Reprobados por grado (ver figura 35) 3. En la pantalla que se le presentar (ver figura 36), introduzca el grado, seccin y turno. 4. D clic en el botn APROBADOS si lo que desea es el reporte de los alumnos aprobados, de lo contrario d clic en el botn REPROBADOS para obtener el reporte de los alumnos reprobados. (ver figura 37). 5. Asegrese de que tenga la impresora encendida, luego d clic en el botn IMPRIMIR para iniciar la impresin del reporte.

Figura 36

Figura 37

2.4.3 OPCIN REPORTES [APROBADOS Y REPROBADOS CONSOLIDADO]

Mediante esta opcin se puede tener un reporte de todos aquellos alumnos ya sean aprobados o reprobados de todos los grados, secciones y turnos por eso el nombre consolidado.

Figura 38 PASOS:

1. D clic en la opcin Reportes 2. Seleccione la opcin Aprobados y Reprobados [Consolidado] (ver figura 38) 3. Automticamente al dar clic en la opcin los resultados se presentarn en una pantalla. (ver figura 39). 4. Luego d clic en el botn IMPRIMIR para iniciar la impresin del reporte, pero antes asegrese de tener encendida la impresora.

Figura 39

2.4.4

OPCIN REPORTES [ALUMNOS QUE REPITEN GRADO]

Esta opcin le permite al usuario obtener un reporte de los alumnos que repiten grado en cualquier seccin y turno.

Figura 40

PASOS:

1. D clic en la opcin Reportes 2. Seleccione la opcin Alumnos que repiten grado (ver figura 40) 3. Automticamente al dar clic en la opcin los resultados se presentarn en una pantalla. (ver figura 41). 4. Luego d clic en el botn IMPRIMIR para iniciar la impresin del reporte, asegurndose de tener encendida la impresora.

Figura 41

2.4.5

OPCIN REPORTES [LIBRO DE PROMOCION]

Se utilizar para generar el reporte global de notas de los alumnos del ao lectivo.

Figura 42

PASOS: 1. D clic en la opcin Reportes 2. Seleccione la opcin Libro de Promocin (ver figura 42) 3. En la pantalla que se le presentar (ver figura 43) de un clic en TODOS LOS GRADOS, para mandar a impresin todos los grados al mismo tiempo, de un clic en POR GRADOS e introduzca el grado, seccin y turno que desea imprimir.

Figura 43

2.5

OPCIN MANTENIMIENTO

Esta es la quinta opcin, que se encuentra en el Men Principal del sistema, dentro de ellas se encuentran las opciones: nuevo ao lectivo, nuevo director, cambiar contrasea y cambiar fondo.(ver figura 44).

Figura 44

2.5.1

OPCIN NUEVO AO LECTIVO

Esta opcin se utilizar siempre que se de inicio a un nuevo ao lectivo.

Figura 45

PASOS: 1. D clic en la opcin MANTENIMIENTO 2. Seleccione la opcin nuevo ao lectivo (ver figura 45) 3. Introduzca la contrasea para tener acceso a dicha opcin (ver figura 46)

4. Si la contrasea fue aceptada se le presentar otra pantalla (ver figura 47), donde se le pedir que introduzca el nuevo ao. De lo contrario se mostrar un mensaje de error, indicndole que la contrasea es incorrecta. 5. Introduzca el nuevo ao lectivo y d clic en el botn ACEPTAR para grabarlo en la base de datos.

Figura 46

Figura 47

2.5.2 OPCIN NUEVO DIRECTOR

Esta opcin, se utilizar para cambiar el nombre del director en el caso de que hayan cambios por alguna razn. (ver figura 48).

Figura 48

PASOS: 1. D clic en la opcin MANTENIMIENTO 2. Seleccione la opcin Nuevo Director (ver figura 48) 3. Introduzca la contrasea que se le pide (ver figura 49) 4. Introduzca el nombre del director y presione ACEPTAR para grabar los cambio. (ver figura 50).

Figura 49

Figura 50

2.5.3 OPCIN CAMBIAR CONTRASEA

Esta opcin se utilizar para cambiar la contrasea tanto de opciones como de inicio (ver figura 51).

Figura 51

2.5.3.1 OPCIN CAMBIAR CONTRASEA DE OPCIONES

Esta opcin se utilizar para cambiar la contrasea de opciones por ejemplo modificar notas.

Figura 52 PASOS: 1. D clic en la opcin Mantenimiento 2. Seleccione la opcin Cambiar Contrasea / Opciones (ver figura 52) 3. En la pantalla que se presente introduzca la contrasea anterior (ver figura 53). 4. Luego digite la nueva contrasea dos veces y presione ACEPTAR (ver figura 54).

5. En caso que no sea aceptada la contrasea, vuelva a realizar los mismos pasos anteriores y asegrese de escribir la misma contrasea las dos veces que se le soliciten.

Figura 53

Figura 54 NOTA: El procedimiento para cambiar la contrasea de inicio es el mismo que el anterior, de manera que cuando se desee hacer el cambio siga los mismos pasos descritos en esta opcin.

2.5.4 OPCIN RESTAURAR INFORMACIN

Esta opcin, se utilizar para recuperar la informacin de las bases de datos, en caso de que estas hallan sufrido algn dao. (ver figura 55).

Figura 55

PASOS: 1. D clic en la opcin MANTENIMIENTO 2. Seleccione la opcin Restaurar Informacin (ver figura 55) 3. El sistema automticamente recuperar la informacin de las bases de datos daadas, una vez finalizada esta operacin se mostrar el siguiente mensaje (ver figura 56).

Figura 56

2.5.4 OPCIN CAMBIAR FONDO

Esta opcin, se utilizar para cambiar el fondo de la pantalla del sistema (ver figura 57).

Figura 57 PASOS: 4. D clic en la opcin MANTENIMIENTO 5. Seleccione la opcin Cambiar Fondo (ver figura 57) 6. En la pantalla que se le presente (ver figura 58), escoja el fondo que desee y presione ACEPTAR para hacer vlido el cambio.

Figura 58

2.6 OPCIN AYUDA

Esta es la secta opcin que se encuentra en el Men Principal del Sistema, aqu se encontrarn una serie de temas que servirn de apoyo para el manejo el sistema.

Figura 59 PASOS: 1. D clic en la opcin AYUDA (ver figura 59) 2. En la pantalla que se le muestre se mostrarn una serie de temas, elija el que desea para obtener la ayuda. (ver figura 60)

Figura 60

2.7 OPCIN SALIR DEL SISTEMA

Esta es la opcin nmero siete del men principal del sistema, la cual servir para salirse del mismo (ver figura 61).

Figura 61

PASOS: 1. D clic en la opcin Salir del Sistema (ver figura 61) 2. se mostrar un mensaje para confirmar si desea salir del sistema, d clic en el botn SI para salir (ver figura 62)

Figura 62

3- OPCIN CONSULTA DE NOTAS [INTERNET]

Esta es la opcin que se ha creado con el propsito de ofrecer una mayor flexibilidad a los alumnos para que verifiquen sus notas desde un punto estratgico como lo es la Internet. Dicha opcin estar integrada en el sitio o pagina Web que la institucin implemente en un momento dado.

PASOS: 1. En la pagina web de la institucin colocar una opcin con el nombre de Consulta de Notas. 2. Establecer en esta opcin un Link (Hipervnculo) hacia el archivo CONSULTA DE NOTAS POR INTERNET.APP (ver figura 63), el cual se encuentra en C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA \SISTEMA DE BASICA \INTERNET

Figura 63

4- PASOS PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA

A continuacin se detallan los pasos que se debern seguir para la instalacin del Sistema de Control de Notas para el Registro Acadmico de Educacin Bsica.

PASOS 1. Coloque el CD en la unidad de CD-ROM de la computadora. Si el CD inicia automticamente la instalacin, dirijase al paso 5; en caso contrario siga con el paso 2. 2. De doble clic en el icono de MI PC que se encuentra en el escritorio.

3. Luego de doble clic en el icono de la unidad de CD-ROM.

4. A continuacin de doble clic en el archivo SETUP, para iniciar la instalacin.

5. Se mostrar una pantalla indicando que este sistema esta protegido por las leyes de Derecho de Autor (ver figura 64). Presione ACEPTAR para continuar. 6. Si le parece el siguiente mensaje (ver figura 65), de un clic en ACEPTAR.

7. Posteriormente se mostrar una pantalla (ver figura 66) en la cual se le pide que ingrese un nombre (este puede ser el nombre de la persona responsable de la computadora), y el nombre de la organizacin (puede ser el nombre de la institucin), complete estos datos y de clic en el botn ACEPTAR. 8. En el siguiente mensaje (ver figura 67), mostrar la informacin que acaba de ingresar, si estos datos son correctos de un clic en ACEPTAR, de no ser corrector presione el botn CAMBIAR. 9. A continuacin se presentara una pantalla (ver figura 68) indicando e nombre de la carpeta en donde se instalara el sistema. De clic en ACEPTAR para continuar. 10. Luego en la figura 69 de un clic en el botn grande para continuar con la instalacin.

11. En la Siguiente pantalla (ver figura 70) presione el botn CONTINUAR. 12. Una vez que se halla instalado el sistema se mostrar el siguiente mensaje (ver figura 71). De un clic en ACEPTAR para finaliza la instalacin. 13. para ejecutar el sistema, de clic en el botn INICIO de la computadora, luego dirjase a PROGRAMAS, luego a SISTEMA DE BASICA, y por ultimo de un clic en SISTEMA DE BASICA. (ver figura 72)

Figura 64

Figura 65

Figura 66

Figura 67

Figura 68

Figura 69

Figura 70

Figura 71

Figura 72

CONCLUSIN

Durante el desarrollo de sta tesis se llevo a cabo un estudio completo, que contempla varios puntos estratgicos, que sirvieron de apoyo para disear una nueva metodologa de trabajo, con el propsito de sustituir el sistema actual que se lleva; el cual es de forma manual, por uno automatizado.

Uno de los puntos claves que se estudi con precisin fue La Situacin Problemtica, ya que fue aqu donde se identific el problema que se tiene con el manejo del sistema actual, reflejndose asimismo las consecuencias que se tienen como lo es una mayor demora en la realizacin de todas las actividades y procesos llevadas a cabo en la unidad de Registro Acadmico de la Institucin.

En base a este estudio, se dise el sistema automatizado, que lleva como objetivo solucionar el problema encontrado en tal unidad, y de esta manera brindar un eficiente y mejor servicio a las entidades relacionadas con el Centro Educativo principalmente a la poblacin estudiantil.