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TABLAS DINMICAS Si hay algo espectacular en una hoja de clculo eso es sin duda la figura de Tablas Dinmicas.

La TD es un monstruo hambriento de nmeros y datos. Maneja con absoluta eficiencia la aritmtica de suma, recuento y promedio. Es totalmente fiable. Puede poner sus manos al fuego. Es una solucin en busca de problemas. Qu es una Tabla Dinmica? Es una prestacin de Excel que permite resumir grandes volmenes de datos y presentarlos en forma sinptica de manera que pueda ser entendida y evaluada fcilmente. De hecho, las primeras tablas dinmicas de Excel eran conocidas como Cuadros Sinpticos. Excel tiene la tendencia de cambiar su propia terminologa a menudo. Los creadores de la TD al parecer se inspiraron en el cubo de Rubik, el dado aquel con sus 3 ejes y sus facetas mosaico de colores. Para entenderle mejor a las tablas dinmicas es conveniente tener en cuenta lo siguiente: Toman los datos de una base de datos de Excel o fuente externa Es decir, una simple tabla de datos como la que tenemos en la hoja "Fuente", en este archivo, sirve como origen de datos con los cuales trabajan las TDs. Tambin una tabla de datos de una aplicacin de BD puede ser la fuente de datos para una TD. Presentan los datos en 4 ejes: Pagina, Fila, Columna y Datos. (este ultimo es obligatorio; los otros opcionales) No se actualizan automticamente Cuando se agrega un nuevo registro o se modifica alguno existente en la base de datos fuente de la TD, sta no refleja los cambios inmediatamente. Para que ello ocurra es necesario actualizar la misma seleccionando una celda de la TD y ejecutar el comando Datos/ Actualizar datos. Mantienen en memoria los datos subyacentes Con una base de datos de menos de 20.000 registros la TD quizas no exigira muchos recursos de memoria al sistema; pero recuerde que las TD tambien toman los datos de una fuente externa, como ser Acces, Oracle o FoxPro, y suele ocurrir que esas bases de datos tienen centenares de miles, incluso millones de registros, y para mantener en la memoria todos esos datos cuando se guarda el archivo que contiene la TD, el mismo tendra un tamao anormalmente grande. Por ello es conveniente liberar la memoria al momento de guardar y cerrar el archivo. Use el comando Datos/ Informe de Tablas y grficos dinmicos.../ Opciones.../ Guardar datos con el diseo de la tabla, y desactive la opcin. Cuando abra nuevamente el archivo, reactive la opcin y actualice los datos de la TD. A partir de la versin XP ya no es necesario reactivar esta opcin. Basta con ejecutar el comando Datos/ Actualizar Datos

Vendedor Abad Belinda Abad Sandalio Belinda Belinda Belinda Yusara Belinda Yusara Yusara Abad Abad Belinda Belinda Yusara Abad Abad Sandalio Belinda Yusara

Producto Gomas Agendas Gomas Lpices Gomas Llaveros Lpices Lpices Llaveros Llaveros Agendas Gomas Lpices Lpices Agendas Agendas Agendas Lpices Llaveros Lpices Lpices

Cantidad 56 1097 958 206 680 1452 827 1707 970 916 112 1394 1865 1896 1266 6 556 987 611 1375 523

Regin Norte Norte Centro Sur Sur Norte Norte Norte Centro Sur Centro Norte Norte Norte Norte Norte Norte Sur Norte Centro Sur

Fecha 12-Jan-05 9-Feb-05 9-Mar-05 6-Apr-05 4-May-05 1-Jun-05 29-Jun-05 27-Jul-05 24-Aug-05 21-Sep-05 19-Oct-05 16-Nov-05 14-Dec-05 11-Jan-06 8-Feb-06 8-Mar-06 5-Apr-06 3-May-06 31-May-06 28-Jun-06 26-Jul-06

3 tablas dinmicas con vistas sencillas Detalle en el eje FILA

A
Regin Vendedor Producto Agendas Gomas Lpices Llaveros Total general (Todas) (Todas) Total 3037 3088 9386 3949 19460 Regin Producto Vendedor Abad Belinda Sandalio Yusara Total general

B
(Todas) (Todas) Total 5816 9563 817 3264 19460 Vendedor Producto Regin Centro Norte Sur Total general

(Todas) (Todas) Total 3415 12733 3312 19460

Ejemplo de TD algo mas compleja Detalle en los ejes FILA y COLUMNA Obtenga datos selectivamente con el control de la celda c6 Vendedor Producto Agendas Gomas Lpices Llaveros Total general (Todas) Centro 112 958 1375 970 3415 Norte 2925 1450 6295 2063 12733 Sur 680 1716 916 3312 Total general 3037 3088 9386 3949 19460

Tabla dinamica con 2 campos en el eje FILA y uno en ele eje PAGINA

Vendedor Regin Centro Total Centro Norte Total Norte Sur Total Sur Total general

(Todas) Producto Agendas Gomas Lpices Llaveros Agendas Gomas Lpices Llaveros Gomas Lpices Llaveros Total 112 958 1375 970 3415 2925 1450 6295 2063 12733 680 1716 916 3312 19460

TD con 2 campos en el eje FILA y uno en ele eje COLUMNA

Suma de Cantidad Vendedor Producto Abad Belinda Sandalio Yusara Total general

Regin Centro 958 2,345 112 3,415 Norte 3,871 6,538 611 1,713 12,733 Sur 987 680 206 1,439 3,312 Total general 5,816 9,563 817 3,264 19,460

TD igual que el ejemplo 4 pero con autoformato Vendedor Producto Agendas Gomas Lpices Centro 958 Norte 556 1,450 1,865 Sur Total general 556 2,408 2,852

Abad Total Abad

987

958
Agendas Gomas Lpices Llaveros

3,871
2,363

987

5,816
2,363 680 4,098 2,422

Belinda Total Belinda Sandalio Total Sandalio

680 1,375 970 2,723 1,452

2,345
Lpices Llaveros

6,538

680
206

9,563
206 611

611

611
Agendas Lpices Llaveros 112 6 1,707

206

817
118 2,230 916

Yusara Total Yusara


Total general

523 916

112
3,415

1,713
12,733

1,439
3,312

3,264
19,460

TD con fechas agrupadas Vendedor Producto Regin (Todas) (Todas) (Todas) Fecha (Todas) Aos 2005

Meses
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Operaciones
1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1

Cantidad
56 1,097 958 206 680 2,279 1,707 970 916 112 1,394 1,865

El inconveniente de agrupar fechas en las tablas dinmicas es que no es fcil actualizar la TD cuando se agregan nuevos registros a la base de datos. Se desconfigura. Desaparecen de la TD los campos Meses y Aos. En la leccin 6 est la solucin al problema.

Total general

13

12,240

cas es que no

egan nuevos

de la TD los

Ejemplo de TD algo mas compleja Vendedor con detalle de porcentaje Regin Producto (Todas) (Todas)

Vendedor
Belinda Abad Yusara Sandalio

Cantidad
9,563 5,816 3,264 817

%
49.1% 29.9% 16.8% 4.2%

Total general

19,460 100.0%

Producto Cantidad

Meses

Aos

Grfico Dinmico
7,000

6,000

5,000

4,000 Regin
Centro Norte

3,000

Sur

2,000

1,000

0 Abad Vendedor Belinda Sandalio Yusara