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Universidad Catlica Santo Toribio de Mogrovejo Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera Industrial

Curso Direccin de Personas. Tema:


Caso Prctico: PROCUREMENT SA

Integrantes: Heredia Espinoza Anas. Huamn Reyes Yober. Prado Orosco Karina. Rodrguez Mansilla Morgana.

Docente Antonio Urteaga Trauco.

Fecha de Presentacin

08 de Junio del 2012.

CASO: EQUIPO DE TRABAJO CON ALTA ROTACIN Y BAJA MOTIVACIN

Situacin:

En la empresa PROCUREMENT SA, que se dedica al abastecimiento global de materias primas para la industria metalrgica, el equipo de Control de Gestin est conformado por 14 personas: 1 Coordinador en la casa Matriz (Argentina) que reporta al Director de Planeamiento 4 Analistas en la casa Matriz (Argentina) 9 Analistas en las oficinas de compras en las plantas de los clientes (1 en Argentina, 2 en Mxico, 2 en Venezuela, 1 en Brasil, 1 en Italia, 1 en EEUU, 1 en China). Los 13 analistas reportan en forma directa al Coordinador Los analistas del exterior se comunican por va telefnica, a veces con frecuencia diaria, y a veces con frecuencia semanal, dependiendo de la necesidad del analista del exterior de informacin centralizada. Tambin los analistas del exterior se comunican telefnicamente con los analistas de casa matriz para pedir informacin o para solicitar explicaciones de temas puntuales. Adicionalmente, cuando ingresan, viajan a Buenos Aires, y pasan 1 mes trabajando con el equipo de casa matriz.

El coordinador es una persona con 8 aos de experiencia en la empresa, y 5 aos de experiencia en el sector. Hay 3 analistas con entre 2 y 3 aos de experiencia en el sector (1 en Argentina, 1 en Mxico y 1 en Venezuela). El resto de los analistas son Jvenes Profesionales (de entre 22 y 26 aos). Por definicin corporativa de la empresa, el plan de jvenes profesionales contempla 2 aos en los cuales deben hacer una rotacin para tener experiencia en 2 reas diferentes de la empresa.

El programa de JP contempla 2 aos en los que hay capacitacin on the job, que contempla una rotacin al ao de ingreso, y capacitacin formal: cursos e-learning, cursos presenciales (gestin del conflicto, presentaciones eficaces, administracin del tiempo, etc) y una induccin de un mes con presentaciones de todas las reas de la empresa, y trabajos en equipo con Jvenes profesionales de distintas partes del mundo. Durante los dos primeros aos deben trabajar en 2 sectores (rotar obligatoriamente al ao de haber ingresado) Inicialmente el sector de rotacin necesaria deba ser un puesto en alguna de las plantas clientes (los clientes pertenecen al mismo grupo empresario) (mantenimiento, ingeniera industrial, almacenes, etc.), pero posteriormente se flexibiliz, y pueden rotar a cualquier rea dentro de la empresa (Planeamiento, Compras, Calidad, etc)

En los ltimos 2 aos esta definicin provoc que los analistas del equipo cada vez tuvieran menos experiencia en el rea de Control de Gestin. A su vez, el trabajo de los analistas tiene una carga operativa importante que genera que los jvenes con alto potencial se aburran pronto y quieran rotar, y a veces optan por irse de la empresa. Los analistas son Ingenieros Industriales o Administradores de Empresas La carga operativa consiste en la emisin de reportes semanales y/o mensuales (segn la posicin del analista), algunos de los cuales estn automatizados, y otros en proceso de automatizacin. El perfil de analista que se busca: Ingeniero Industrial o Administrador de empresas (recibido o con menos de 3 materias pendientes) Experiencia previa no requerida Buena capacidad analtica y de relaciones interpersonales Buen dominio del idioma ingls Perfil de buen potencial, pero no de muy alto potencial, pues podra desmotivarse rpidamente Por otro lado, los analistas senior quieren rotar a otro sector, porque no ven grandes oportunidades de crecimiento, dado que el nico puesto jerrquicamente ms alto en el rea de planeamiento es el de coordinador (a pesar de que podran rotar a alguna coordinacin del

rea de compra). Esto dificulta la retencin de los potenciales reemplazos para ese puesto. El plan de carrera para el seor es: reemplazo del coordinador, o rotacin al rea de compras, para coordinar alguna clula de compra. Requisitos: estar bien evaluado, tener potencial alto y estar bien visto por la alta direccin (adems del propio Director, el CEO y otros directores de la empresa). Adems debe generarse la vacante, pero dada la gran expansin que tuvo el grupo industrial en el ltimo tiempo, se abren posiciones permanentemente.

A su vez, los analistas de las oficinas en las plantas tienen un reporte secundario con los directores de las oficinas de cada pas, y un rol de asistencia a dichos directivos. Este reporte secundario y la distancia con el coordinador (que es el reporte primario) generan a veces una confusin en cuanto al sector de pertenencia, especialmente entre los analistas ms jvenes. La asistencia a los directivos consiste en hacer anlisis y presentaciones que el Director de oficina (cada pas) les pide para entender la evolucin de determinados indicadores, o para presentar a los clientes de esos pases. A veces la asistencia se va de los temas propios del Control de Gestin (ej.: carga operativa de traduccin de una presentacin o de edicin de una presentacin que no es del rea). La confusin se manifiesta porque a veces el analista est ms alineado con el Director de oficina en detrimento del coordinador (ejemplo: el analista pide explicaciones de un indicador como si lo estuviera cuestionando, en lugar de respaldarlo y justificarlo como miembro del equipo que lo emite) o porque en ocasiones el analista acepta tareas que no son inherentes a su posicin sin consultar a su coordinador, y posteriormente expresa su descontento al coordinador.

La carga de trabajo en el sector generalmente es muy alta, y las horas de trabajo extensas, cosa que contribuye en determinados perodos a la desmotivacin (por ejemplo, el perodo estresante de la elaboracin del presupuesto anual). Adems, la comunicacin entre el coordinador y los

analistas de los dems pases no es muy eficiente, generando a veces retrabajos y falta de informacin en las oficinas. La desmotivacin es ms acentuada en los perodos de jornadas largas, o de trabajos urgentes que no fueron correctamente planificados por la direccin (ej.: cambios de ltimo momento en presentaciones para el da siguiente). Adicionalmente, cuando los analistas no ven que haya un plan para minimizar estos perodos o casos puntuales, la desmotivacin puede ser permanente. Los retrabajos consisten en hacer anlisis desde cero, sin tener en cuenta que otro analista en otro pas hizo algo similar, que podra servir de punto de partida. O querer pensar un plan de mejora de indicadores, cuando en otra oficina fue implementado con buenos resultados.

SOLUCIN

1. HECHOS:

La empresa PROCUREMENT SA, se dedica al abastecimiento global de materias primas para la industria metalrgica, La Empresa antes mencionada cuenta con un equipo de Control de Gestin est que est conformado por 14 personas: Un coordinador y 13 analistas Los 13 analistas reportan en forma directa al Coordinador Por definicin corporativa de la empresa, el plan de jvenes profesionales contempla 2 aos en los cuales deben hacer una rotacin para tener experiencia en 2 reas diferentes de la empresa y recibir capacitacin. El trabajo de los analistas tiene una carga operativa importante que genera que los jvenes con alto potencial se aburran pronto y quieran rotar, y a veces optan por irse de la empresa. El perfil de analista se busca: o Ingeniero Industrial o Administrador de empresas (recibido o con menos de 3 materias pendientes) . o Experiencia previa no requerida. o Buena capacidad analtica y de relaciones interpersonales. o Buen dominio del ingls.

2. PROBLEMAS
La confusin se manifiesta porque a veces el analista est ms alineado con el Director de oficina en detrimento del coordinador (ejemplo: el analista pide explicaciones de un indicador como si lo estuviera cuestionando, en lugar de respaldarlo y justificarlo como miembro del equipo que lo emite) o porque en ocasiones el analista acepta tareas que no son inherentes a su posicin sin consultar a su coordinador, y posteriormente expresa su descontento La desmotivacin es ms acentuada en los perodos de jornadas largas, o de trabajos urgentes que no fueron correctamente planificados por la direccin (ej.: cambios de ltimo momento en presentaciones para el da siguiente). Adicionalmente, cuando los analistas no ven que haya un plan para minimizar estos perodos o casos puntuales, la desmotivacin puede ser permanente. Los retrabajos consisten en hacer anlisis desde cero, sin tener en cuenta que otro analista en otro pas hizo algo similar, que podra servir de punto de partida. O querer pensar un plan de mejora de indicadores, cuando en otra oficina fue implementado con buenos resultados.

3. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

Plan de indicadores

Plan de coordinacin Identificacin de cuadros Reemplazos de personal Rotacin de acuerdo a las expectativas de los analistas involucrar a los jefes para un trabajo en equipo eficiente Administracin del tiempo

Desarrollo del caso: 1- A partir de la concepcin sistmica de las organizaciones, detecte las reas involucradas en la situacin-problema. El AREA DE CONTROL DE GESTIN: Oficinas en cada pas OFICINAS DE Planeamiento. Compras. Calidad.

AREAS DE SERVICIO A LOS CLIENTES: Mantenimiento. Ingeniera industrial. Almacenes.

OFICINAS DE COMPRAS EN LAS PLANTAS DE LOS CLIENTES 2- Defina las diferentes problemticas que surgen en el caso planteado. Analice sus causas y consecuencias. Comunicacin Ineficiente

Causas Distancia entre los grupos que conforman la Empresa (Coordinador-Analistas, Analistas de otros Pases) Consecuencias Retrabajo Frustracin Desconfianza entre los jefes y empleados Repercusin en la toma de decisiones Desmotivacin Excesiva Carga de Trabajo Falta de Informacin Baja Identificacin de los Analistas con su Area

Pocas posibilidades de superacin y promocin Causas Ineficiente gestin de los recursos humanos Ausencia de planes de carrera Consecuencias Diminucin en el rendimiento del personal Alta rotacin Desmotivacin de los empleados Descontento Renuncias Insatisfaccin laboral

Inadecuada Planificacin Causas Falta de planes de Trabajo Falta de estandarizacin de procesos Consecuencias Desmotivacin Horas Adicionales de trabajo Estrs Retrabajo

Por lo tanto en das punta, estrs y confusin por una comunicacin deficiente, pero sobre todo por falta de indicadores y porque no existe un trabajo en equipo porque hay duplicidad de tareas y esfuerzos innecesarios . todo ello genera desmotivacin y cansancio y pocas expectativas de crecimiento lo que finalmente los jvenes profesionales pueden renunciar a la corporacin lo cual puede generar un alto costo de seleccin, capacitacin, induccin y sobre todo la prdida del capital humano valioso para integrar nuevo recurso humano. 3- Proponga alternativas de solucin o modificacin del status quo a partir de la aceptacin de ciertos indiscutibles que hacen a la poltica de la empresa. Hacer un estudio de "Clima Organizacional", de esa manera encontrar la respuesta al problema de desmotivacin y enseguida implementar un "Programa de Motivacin" como herramienta de solucin a la problemtica encontrada. Estos programas tienen dos objetivos, uno directo y otro indirecto. El Directo consiste en la motivacin del empleado propiamente dicha, y el indirecto en reencausar los valores corporativos y la afinidad con los objetivos, misin y visin de la organizacin.

Mejorar el organigrama para que realmente marque de forma muy clara las lneas de autoridad y los canales de comunicacin, adecuadas e idneas para la Empresa.

Crear un programa de reconocimientos distinguido, empleado del mes, antigedad)

(empleado

Creacin de un programa de incentivos (por productividad, pro actividad, alcance de metas, etc.) Crear un buzn de sugerencias y quejas para empleados. Elaboracin de un plan de Trabajo

4- Considere en la evaluacin de diferentes perspectivas posibles:

la

situacin

actual

A. Ventajas y Desventajas de la conformacin del equipo (vnculo casa matriz y distintos pases) Ventajas Aumenta la moral Aumenta la colaboracin Menos confusin y mejor entendimiento Desventajas Falta competencia Percepciones y actitudes estereotipadas Celo profesional y laboral Mayor tiempo en relaciones informales

B. Descripcin del perfil requerido para el puesto de analista Ingeniero industrial o Administrador de empresas (egresado) Experiencia previa no requerida Buena capacidad interpersonales analtica y de relaciones

Buen dominio del idioma ingles Perfil de buen potencial, pero no de muy alto potencial, pues podra desmotivarse rpidamente. de Jvenes Profesionales (polticas de

C. Programa rotacin)

El programa de Jvenes profesionales es bueno pero al ser flexible la rotacin que puede ser un puesto en alguna de las plantas clientes o en cualquier rea dentro de la empresa hace que como consecuencia haya cada vez mas menos experiencia en el rea de control de calidad

D. Programa de Desarrollo de analistas senior La situacin para el analista snior es un poco ms difcil ya que su nica proyeccin sera la de coordinar y solo hay uno por lo que se debera categorizar este puesto. E. Poltica motivacional No existe una poltica motivacional en este caso se debe hacer un estudio de clima laboral para determinar cul es la situacin actual de los empleados por lo que cada uno tendr expectativas diferentes y donde la empresa debe hacer una combinacin de todas las ellas. F. Integracin de polticas de los distintos pases (por los retrabajo) En este caso debe haber una poltica de comunicacin y estandarizacin de procesos pues muchos de los problemas que tiene la empresa radican en estos factores, que como consecuencia originar la desmotivacin, sobrecarga de trabajo, estrs lo cual hace que el trabajo de los empleados se poco productivo.