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CAPITULO 1. MICROSOFT OFFICE 2007 BSICO

1.INTRODUCCIN
El programa Microsoft Office Excel 2007 es una aplicacin integrada en Office 2007 es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la presentacin de estos valores de forma grfica. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene como forma predeterminada 3 hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre Cada una de las hojas puede tener 16384 columnas y ms de un milln de filas, totalizando ms de 16 mil millones de celdas. El nico lmite para la nueva versin es el de la memoria disponible. Al igual que todas las aplicaciones que se ejecutan en el sistema operativo Windows, Excel cuenta con una serie de elementos comunes en su nueva interfaz de usuario. Para iniciar la sesin primero abriremos el programa desde el botn Inicio> Programas> Microsoft Office Excel 2007

2. NUEVA INTERFAZ EXCEL

Fig. 1 Fig 4 Fig 2 Fig 3

Figura 1. Barra de ttulo, en la que encontramos el nombre del libro Figura 2. Barra de herramientas de acceso rpido, se trata de una barra que inicialmente puede encontrar nicamente tres botones con los que puede guardar, deshacer y rehacer. Esta accin se puede personalizar, aadiendo quitando botones. Tambin se puede cambiar de ubicacin esta barra colocndola debajo de la cinta de opciones en lugar de encima.
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Figura 3. En ella encontramos los botones tpicos de maximizar, minimizar, cerrar la aplicacin. Figura 4 Botn de Office da paso a un men desde el que puede crear nuevos libros, abrir otros existentes, guardar, imprimir o publicar, etc, tal y como figura en la imagen siguiente

Barra de opciones

Sustituye al clsico men y barra de herramientas de las versiones anteriores. Esta barra tiene un comportamiento dinmico, segn el espacio disponible en pantalla ofrecer ms o menos opciones, manteniendo siempre las de uso ms frecuente. Adems ofrece un nmero limitado de fichas, a las que se aaden otras en el momento en que se trabaja con grficos, tablas, barra de imagen, etc.
Fig 2 Fig 1 Fig 3

Figura 1. Cuadro de nombre, estable el rango en el que estamos posicionados dentro de la tabla. Figura 2. Barra de frmula. Figura 2. rea de trabajo.
Fig 1 Fig 3 Fig 4 Fig 2

Figura 1. Etiqueta de las hojas, a estas etiquetas se les puede cambiar el nombre haciendo clic sobre el botn secundario del ratn en l encontraremos una opcin Cambiar nombre de igual manera podremos aadirle color de relleno. Tambin podremos desplazarlas de lugar pinchando
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sobre ella y sin soltar el botn izquierdo haremos un desplazamiento a travs de las hojas hasta posicionar la hoja seleccionada en la ubicacin que queramos. Figura 2. Barra de visualizacin y Zoom, desde los botones que estn a la izquierda tendremos las distintas visiones de nuestro libro en la barra de zoom podremos establecer el tamao en pantalla que queremos de nuestra hoja. Figura 3. Barra de estado Figura 4. Barra de desplazamiento horizontal de la misma manera encontramos a la derecha de nuestra pantalla la barra de desplazamiento vertical.

3. NUEVO, ABRIR, GUARDAR, GUARDAR COMO

Nuevo Para abrir un libro nuevo desde el botn de office seleccionaremos las opcin Nuevo. Aparecer un nuevo libro en blanco. Abrir Para abrir un libro que ya tenemos creado desde el botn de Office seleccionaremos la opcin abrir, seleccionando la ubicacin y el nombre del libro que deseamos abrir. Desde el mismo botn encontramos Documentos recientes, que nos permitirn abrir los ltimos libros abiertos por la aplicacin. Guardar. Cuando queramos guardar aquellos cambios realizados en un libro ya creado, a travs del botn de office o a travs del botn de la barra de acceso rpido podremos guardar los cambios realizados. Desde el mismo botn de office podremos guardar un libro por primera vez, tal y como muestra la imagen. Desde ah seleccionaremos las distintas opciones de guardar como que aade la nueva versin 2007 Desde esta opcin aparecer una nueva ventana desde donde seleccionaremos la ubicacin que queremos darle a nuestro documento as como, el nombre que queremos asignar al mismo.

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4. INTRODUCCIN DE DATOS FORMATO DE DATOS

Para introducir datos en una celda debemos de tener en cuenta, el tipo de dato, para que Excel lo reconozca, para que en operaciones posteriores Excel lo reconozca como el tipo de dato que deseamos expresar Excel le sirve por ejemplo para saber cundo puede hacer una operacin matemtica y cuando no la puede hacer, porque el tipo de dato introducido no sea de tipo numrico. Pasos para cambiar tipo de dato: Es imprescindible que seleccionemos las celdas que se desean modificar, y a travs de la barra de opciones inicio, seleccionaremos el cuadro de botones referente a nmero, desde ah

seleccionaremos la opcin a la que pertenezca el tipo de dato a introducir. Tal y como muestra la imagen La introduccin de datos en una celda est compuesta por caracteres los cuales pueden tener asociado una serie de caractersticas, con las herramientas de Fuente, Alineacin, Numero y Estilos de la ficha de Inicio de la cinta de opciones es posible establecer el tipo de tamao, ajuste color, color de relleno, o la existencia de bordes. Tambin hay botones que afectan al nmero de decimales, el uso de millares o a la presentacin de los nmeros (moneda, porcentaje) Fuente

Alineacin

Estilos

Formato de celdas

Modificar

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5. RELLENAR SERIES. LISTAS PERSONALIZADAS

Rellenar series En muchas ocasiones trabajamos con nmeros o fechas correlativos, podemos rellenar las secuencias manualmente que es muy tedioso y lento o tambin podemos utilizar un relleno en serie mediante la opcin rellenar que se encuentra en la barra de opciones Inicio> Modificar>Rellenar> Series. Iniciamos escribiendo el primer dato aceptando y volviendo al dato que hemos escrito, y del cual, deseamos que se inicie la secuencia, iremos al botn Indicaremos cmo queremos rellenar la serie s a filas o a columnas indicaremos que tipo de serie (lineal, geomtrica, cronolgica, autorrellenar) dependiendo del tipo de dato, luego indicamos cuanto se quiere incrementar a cada correlativo (incremento) y finalmente hasta que nmero deseamos que llegue (Lmite). Tal y como muestra la imagen.

Listas personalizadas Excel tiene establecidas una listas, que introduciendo el primer registro y arrastrando nos reconoce la secuencia. Estas listas se

denominan listas personalizadas, como hemos comentado, estas

listas reconocen los das de la semana y los meses. Para

personalizar nuestra propia lista, escribiremos la secuencia en cada una de las celdas que necesitemos para escribir la secuencia, a continuacin seleccionaremos el rango correspondiente, desde el botn de office seleccionaremos el botn de opciones de Excel seleccionaremos el botn listas personalizadas. Comprobremos que el rango seleccionado corresponde con los rangos que queremos aadir a nuestra lista personalizadas, a continuacin pulsaremos el botn Importar, y a continuacin agregar y aceptar. Volvemos a nuestra hoja de clculo escribimos el primer registro y arrastramos para comprobar que la secuencia que registrada.

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Introduccin repetitiva de un mismo dato Se utiliza cuando queremos introducir un mismo dato en distintas celdillas, tambin para repetir los datos en varias hojas. Esta opcin podramos realizarla a travs de la opcin (copiar, pegar). Para introducir un mismo dato en distintas celdas, simplemente tendremos que seleccionar las celdas en las que queremos introducir el dato a travs de ir seleccionando las celdas teniendo pulsada la tecla Control a continuacin en la ltima celda seleccionada escribiremos el dato a copiar y pulsaremos Control+Intro.

6.REFERENCIAS RELATIVAS, TRIDIMENSIONALES

MIXTAS,

BIDIMENSIONALES

En la mayora de las frmulas que se introducen se hace referencia a una celda que se encuentran en la misma hoja y que es la que contiene de dato para calcular haciendo referencia a la fila y a la columna este tipo de referencia se denomina relativa. Cuando queremos que la referencia sea inamovible, es decir, que quede fija, y no cambie sus referencias cuando arrastramos tenemos que fijar esa celda tanto a la fila como a la columna para realizar esta opcin, antepondremos el signo $ a la fila y a la columna (referencia absoluta), para anteponer el signo $ lo escribiremos a travs del teclado o pulsaremos la tecla F4 la primera pulsacin devuelve la referencia absoluta, siguiente fija solamente la fila, la siguiente pulsacin la columna y siguiente de la referencia como relativa. Tambin podemos querer realizar operaciones con datos que tenemos en otras hojas de nuestro libro, para ello tendremos que hacer referencia no slo a la celda a calcular si no tambin a la hoja en la que est el dato. A este tipo de referencia le denominamos bidimensional ya que no hace referencia slo a una fila y a una columna sino tambin a una hoja, la forma de introducir en una celda una referencia bidimensional es la siguiente: nombre de la hoja! celda. Primero llamamos a la hoja donde est el dato seguido de un signo de admiracin en cierre y despus hacemos la referencia a la celda en cuestin. Adems podemos necesitar datos que estn contenidos en otros libros y otras carpetas, este tipo de referencias se denominan tridimensionales porque hace referencia a el libro, la hoja en la que se encuentra el dato, y la celda en la est el dato en cuestin. La forma de hacer una referencia tridimensional es [nombre del libro.xls]nombre de la hoja!celda. primero llamamos al libro entre
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corchetes, despus llamamos a la hoja cerrando con signo de admiracin y despus llamamos a la celda donde se encuentra nuestro dato. Estas dos ltimas referencias tambin se suelen denominar vinculaciones bidimensionales y tridimensionales

7. INTRODUCCIN DE FRMULAS
En Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde frmulas que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que analicen un modelo complejo de frmulas. Sintaxis (Forma correcta de escribir una frmula): La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden de los elementos de una frmula. Las frmulas en Excel siguen una sintaxis especfica que incluye un signo igual (=) (+) seguido de los elementos que van a calcularse (los operndos) y los operadores del clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo. Como valor predeterminado, Microsoft Office Excel 2007 calcula una frmula, de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=) o (+). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicacin y/o divisin antes que la suma y/o la resta. La frmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuacin, suma 5. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. =(5+2)*3 Orden de Ejecucin Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuacin. Si una frmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se calcular en primer lugar. Operador: % ^ Porcentaje Exponente
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*

Multiplicacin Divisin Suma Resta Concatena dos cadenas de texto Igual que Menor que Mayor que Menor o igual que Mayor o igual que Distinto que

/ + &

= < > <= >= <>

Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda.
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Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. La siguiente frmula multiplica el valor en la celda A1 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda A1 se volver a calcular la frmula. =A1*5

Las frmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rtulos que representan a las celdas o rangos.

8.INTRODUCCIN A FUNCIONES
Los clculos que se realizan en una hoja de clculo se llevan a cabo mediante frmulas, las frmulas se introducen con referencias a celdas en lugar de valores especficos para que puedan ser actualizados los clculos al momento de modificar las celdas.

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Excel contiene muchas frmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una frmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la funcin de la hoja de clculo SUMA calcula varios rangos de celdas. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La sintaxis de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual (=) o (+) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga una funcin, la paleta de frmulas facilitar ayuda. SUMA =SUMA(rango) Como pueden apreciar el signo igual = es necesario tanto en las formulas como en las funciones luego la palabra SUMA, en realidad Excel no necesita especificacin entre maysculas o minsculas algo que si es necesario es que el parntesis abierto ( no tenga ningn espacio con la letra A de la palabra SUMA, de igual manera el rango que siempre se toma la primera celda luego se colocan los dos puntos : que en Excel se utilizan generalmente como la palabra hasta y finalmente la ultima celda del grupo que queremos sumar, y finalizamos con el parntesis cerrado ). En realidad el parntesis indica que es lo que se tiene dentro de l es lo que debe operar. Reproduce la siguiente tabla:

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PROMEDIO Otra funcin es la funcin promedio el cual permite calcular el promedio automticamente del rango seleccionado, su sintaxis es: =PROMEDIO(rango) MAXIMO/MINIMO Funcin Max y Min: Estas dos funciones sirven para evaluar cual es el mayor y menor valor de un
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rango de datos respectivamente, su sintaxis es la siguiente: =MAX(rango) =MIN(rango) RAIZ =RAIZ(nmero) en este caso ser el valor numrico de una celda no de un rango sino de un nmero.

9. GRFICOS
Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Para crear un grfico hay que basarse en la forma del rango de datos seleccionado y en los tipos de datos en las filas y columnas. Un grfico se puede crear directamente en una hoja de clculo que se mostrar en pantalla y se guardar como parte de la misma: a esto se le llama grfico incrustado. O bien, se puede crear un grfico como un documento separado en su propia ventana. Los grficos se vinculan a los datos de la hoja de clculo a partir de la que se generaron y se actualizarn cuando se actualiza la hoja de clculo. Crear un nuevo grfico: Primero se seleccionan los datos que se desean representar. Deben incluirse las celdas que contienen rtulos para las filas o columnas para que salgan automticamente y pulsar la tecla F11 Desde la barra de opciones seleccionaremos la opcin Insertar en el que podremos seleccionar los distintos tipos de grficos tal y como muestra la imagen (columna, lnea. circular, barra, rea, dispersin, otros grficos)

En el momento en que hemos seleccionado uno de los grficos aparecer en la cinta de opciones tres nuevas fichas, bajo el nombre genrico herramientas de grficos. Con todo lo preciso para establecer el tipo, diseo, rtulos, escalas, etc. Cualquier grfico insertado en una hoja Excel cuenta con una serie de elementos comunes los cuales se pueden personalizar. Esos elementos aparecen todos en el interior de lo que se denomina rea de grfico, que es la zona delimitada por el recuadro ms exterior.

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Dentro del rea de grfico tenemos tres ttulos, uno general, asociado al grfico y dos correspondientes al los ejes de valores y categoras (eje vertical y eje horizontal), tambin podemos ver La leyenda que indica la informacin representada en la serie de datos. El rea de trazado es el fondo sobre el cual se dibujan las series de datos. Dentro de esta rea de trabajo podemos disponer lneas de divisin verticales y horizontales. Tambin dentro del rea de trazado, debajo del rea de trazado y el eje de categoras, podemos ver una tabla de datos.

10. CONFIGURACIN DE PGINA E IMPRESIN

Configurar pgina Desde la barra de opciones insertar >configurar pgina. Se nos permite establecer los mrgenes tanto superior, inferior, derecha, izquierda, encabezados y pies de pgina, tal y como muestra la imagen. Orientacin del papel (vertical, horizontal). imprimir

Excel cuenta con todas las opciones necesarias a la hora de imprimir los datos alojados en las celdillas y los grficos que pudiramos tener. Es posible imprimir hojas completas, as como una parte de ellas. Basta con seleccionar la opcin imprimir impresin rpida, esta ltima activar la impresora e imprimir el documento. La opcin imprimir nos permite seleccionar la impresora el nmero de copias que queremos, qu queremos imprimir; todo el libro, pgina actual, nmero de pginas, etc. Los datos que deseamos imprimir pueden seleccionarse

previamente, estableciendo el rea de impresin. Utilizando la opcin Diseo de pgina>configurar pgina> rea de impresin> establecer rea de impresin. De esta manera tan slo se imprimir la informacin seleccionada dentro de esta rea de impresin. Para desactivar esta opcin volveremos a realizar los mismos pasos anteriores pero en la ltima opcin seleccionaremos la opcin borrar rea de impresin. Encabezados y pies de pgina La configuracin de estas dos opciones se encuentra en la pestaa insertar>opciones de hoja>encabezados y pies de pgina. En principio no existe contenido alguno en esas secciones. Dentro de cada una de las dos secciones, existen un desplegable con algunos modelos
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predefinidos, pueden abrirse y seleccionar algunas de las propuestas que se nos plantean. Si ninguno de esos modelos nos interesa podremos personalizarlo. La ventana de personalizacin cuenta con unos botones y tres apartados diferentes, estos contendrn los datos a imprimir en la franja izquierda, centro derecha. Los botones que encontramos dentro de la ventana de personalizacin tanto para el encabezado como para el pie de pgina sirven para insertar el nmero pgina, hora fecha, nombre el archivo, imgenes, etc.

Vista previa Tras dar todos los pasos descritos ya estaramos en disposicin de imprimir los datos. Antes podemos ver en pantalla cual sera el aspecto final de los datos, tan cual quedar impreso. Para ello active el botn de Office desde la opcin imprimir selecciones la opcin vista preliminar.

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EJERCICIOS
E1.1. Rellena las siguientes series a columnas: Geomtrica Cronolgica Cronolgica laboral Int: 3 lmite: Int:2 limite Int: 30 Int : limite: 49 7000 limite 11/07/09 1/10/2010 1 2 01/06/2009 16/06/2009 E1.2.: Reproduce la tabla siguiente: Lneal Cronolgica anual Int. lmite 1/12/2012 01/01/2009

ALUMNOS CLASE DE INFORMTICA CURSO EXCEL NOMBRE y APELLIDOS JUAN FERNANDEZ FERNANDO GUTIERREZ ALICIA SAN JUAN ROCIO ALLUE GERARDO SANCHEZ FERMIN LOPEZ EDAD 10 AOS 12 AOS 9 AOS 12 AOS 8 AOS 13 AOS

PROMEDIO EDAD SUMA EDAD EDAD MNIMA EDAD MXIMA E1.3.: A travs de la opcin rellenar series y listas personalizadas reproduce la siguiente tabla 11/02/09 12/02/09 13/02/09 14/02/09 9:00 10:00 11:00 12:00 9:12 10:12 11:12 12:12 12:00 11:00 PM AM 1:00 AM 2:00 AM Lun Mar Mi Jue Mircole Lunes Martes s Jueves Ene Feb Mar Abr Enero Febrero Marzo Abril 15-ene 16-ene 17-ene 18-ene dic-92 ene-93 feb-93 mar-93 Trimestre Trimestr Trimestr Trimestr 3 e4 e1 e2 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Trim. 1 15/02/09 16/02/09 13:00 14:00 13:12 14:12 17/02/09 15:00 15:12

3:00 AM 4:00 AM 5:00 AM Vie Sb Dom Viernes May Mayo 19-ene abr-93 Trimestr e3 Trim. 2 Sbado Jun Junio 20-ene may-93 Trimestr e4 Trim. 3 Domingo Jul Julio 21-ene jun-93 Trimestre 1 Trim. 4
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T3 1er Periodo Producto 1 Cualquier texto 3

T4 2do Periodo Producto 2 Cualquie r texto 4

T1 3er Periodo Producto 3 Cualquie r texto 5

T2 4to Periodo Producto 4 Cualquie r texto 6

T3 5to Periodo Producto 5 Cualquie r texto 7

T4 6to Periodo Producto 6 Cualquie r texto 8

T1 7mo Periodo Producto 7 Cualquier texto 9

Ensendole (desde la segunda columna): 5 6 7 20 24 28 Septiemb Noviemb Enero Marzo Mayo Julio re re Enero 01/01/09 01/04/09 01/07/09 01/10/09 01/01/09 01/04/09 01/07/09 dic-03 dic-04 dic-05 dic-06 dic-07 dic-08 dic-09 E1.4.: De los datos de la siguiente tabla inserta un grfico circular 3D cuya leyenda se encuentre en la esquina superior izquierda, el ttulo del grfico es Kilmetros Cuadrados. Establece el % en cada una de las partes que componen el grfico. 1 4 2 8 3 12 4 16

PROVINCIAS Valencia 2.217 Guadalajara 1.997 Barcelona 3.047 Madrid 10.421 Corua 2.962 20.644
E.1.5. De los datos de la siguiente tabla calcula el IVA de los distintos productos utilizando las refencias mixtas.

E.1.6. de los datos siguientes calcula la recaudacin de cada uno de los cursos.

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CAPITULO 2. MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 AVANZADO

1.FORMULAS DE BSQUEDA
Las funciones de bsqueda proporcionan informacin a partir de los valores que se les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una frmula de la hoja de clculo para buscar valores en las celdas que estn asociados con otros dentro de la misma lista. El elemento de informacin utilizado para buscar otro elemento de informacin se denomina valor de bsqueda. Las funciones de bsqueda ms utilizadas en una lista son BUSCARV, BUSCARH. Estas se basan en el valor de bsqueda, ofreciendo cada una de ellas un resultado: - BUSCARV y BUSCARH: compara el valor de bsqueda con la primera columna de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila. Y a la inversa, es decir, buscan un dato en tablas tomando como punto de partida un dato que se encuentra distribuido vertical y horizontalmente. Los parmetros necesarios en ambos casos son los mismos. Referencia: el primer valor es el valor buscado. Rango: rango que contiene la tabla de datos donde debe efectuarse la bsqueda. ndice: nmero de la columna o fila de donde quiere extraerse el dato que est en la fila/columna donde se encuentra la referencia. Orden: este parmetro es opcional, tan solo puede ser verdadero o falso, por defecto toma el valor verdadero, en el que devolver el valor ms prximo. El valor falso devuelve el valor exacto de referencia. Ejemplo buscar las unidades que corresponden al cdigo DX1006

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2. FORMULAS CONDICIONALES FORMATO CONDICIONAL

En esta categora se recogen funciones que se emplean para evaluar una o varias condiciones que deben cumplir ciertos datos. Mediante una prueba lgica de comparacin se especifican los argumentos o requisitos a cumplir. SI Devuelve un valor s la condicin especificada es verdadera u otro valor si dicha condicin es falsa, es decir, que si la condicin se cumple debe mostrar un resultado y si no se cumple debe mostrar otro. =SI( prueba lgica; valor verdadero; valor falso) Ejemplo: Escribe en la celda A1 el valor 5 en la celda B1 introduce la frmula. Si el valor de la celda es mayor o igual a 5 el resultado verdadero ser APROBADO, el valor falso ser SUSPENSO. Los valores texto siempre irn entrecomillados Puede darse el caso de que uno de sus parmetros, sea a su vez otra funcin dentro de la misma funcin. A este hecho se le conoce como anidacin, gracia a la anidacin es posible dentro de una misma celda introducir valores entre muchas posibilidades. Los parmetros para una condicional anidada es la siguiente: =SI( prueba lgica; valor verdadero; SI( prueba lgica; valor verdadero; SI( prueba lgica; valor verdadero; valor falso))) SUMAR.SI y CONTAR.SI Existen dos funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI, son el equivalente a SUMAR y CONTAR, la diferencia est en que estas toman un parmetro de tal manera que sumar o contar si se cumple una determinada condicin o criterio. Ejemplo: Suma las cantidades de cada uno de los productos, las entradas estarn con signo positivo, y una salida con signo negativo.

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En primer lugar lo que nos pide es el rango desde donde tomar los datos (A3:B11), despus el criterio en nuestro caso es el cdigo que queremos buscar (DX1001) y despus nos solicita el rango que queremos sumar o contar, en el ejemplo que estamos estudiando la columna de la unidades (B3:B11), que es la columna que contiene las entradas. Ejemplo.

En primer lugar, se nos pide el rango desde donde se tomarn los datos (A3:B11), y el criterio (D3), para el primer resultado (DX1001) observamos que hay 4 cdigos que corresponden a ese cdigo.

3. FORMULAS DE TEXTO
Cada carcter de tipo texto tiene asociado un cdigo. Podemos por tanto conocer el cdigo que

corresponde a un carcter. Para ello sigue el siguiente ejemplo: Escribe en la celda A2 desde el cdigo 64 y a travs del autorrelleno hasta el cdigo 88 en la columna B2 introduce la siguiente frmula =CARCTER (A2). En la celda C2 introduce la siguiente frmula =CONCATENAR (el cdigo ; A2; tiene asociado el carcter ;B2)

Extraccin de caracteres Este tipo de operaciones extraen un determinado nmero de caracteres comenzando a contar por uno de sus extremos, el izquierdo, derecho. Los parmetros necesarios son slo dos; el texto a tratar y un nmero indicando cuntos caracteres deseamos extraer del texto seleccionado. IZQUIERDA y DERECHA.

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Ejemplo: Extrae hacia la izquierda 8 caracteres. Haz lo mismo pero esta vez hacia la derecha.

Otro tipo de funciones de texto son MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO, cada una de estas funciones devuelven los caracteres en maysculas, minsculas o el primer carcter en maysculas.

4. FUNCIONES DE FECHA
Todas las funciones de tipo fecha toman como parmetro un nmero considerado como la fecha u horas de la que se extrae un cierto dato, esa fecha u hora pueden ser introducidas manualmente o bien mediante funciones como =HOY () =AHORA(). Estas dos frmulas devolvern la fecha y hora actuales cada vez que se abra el libro. =AO devuelve el ao. Toma como nico parmetro una fecha. =MES devuelve el nmero del mes. Toma como nico parmetro una fecha. =DIASEM. Devuelve un nmero indicando el nmero de la semana. Los parmetros necesarios son dos: una fecha y un ndice (tipo) de los enumerados (1: el ndice estar comprendido entre 1 y 7 siendo el primero el domingo. 2: el nmero estar comprendido entre 1 y 7 siendo el primero el lunes. 3: el nmero estar comprendido entre 0 y 6 siendo el primero el lunes)

4. FILTROS, AUTOFILTROS, FILTROS AVANZADOS

Es una opcin que nos permite filtrar los datos de una tabla por los criterios que marque el usuario, partiendo de una tabla seleccione de la barra de opciones la opcin Datos>Ordenar y Filtrar>Filtro. Inmediatamente aparecer en la fila de ttulos un desplegable, dicha lista nos

servir para elegir el contenido que deseamos ver. Las opciones existentes en las listas del filtro, nos permiten no solo seleccionar un cierto elemente de la lista sino establecer criterios ms complejos. Para deshacer un filtro no tiene ms que hacer en el mismo botn Filtro, en el apartado Datos>Ordenar y filtrar.

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Filtros avanzados. Es posible seleccionar distintos valores a aplicar criterios en las distintas columnas. Para poder aplicar este filtro lo primero que habr que seleccionar es el rango o rea a filtrar. Seleccionaremos la opcin Datos>Ordenar y filtrar>avanzadas. El rea de criterios es tambin una tabla. En ella habr una fila de ttulo, conteniendo el nombre de las columnas a las que van a aplicarse la condicin. Debajo de cada ttulo introduciremos el valor que deseamos seleccionar o bien una condicin.

5.TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Una tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma informacin, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio. Para construir una tabla dinmica, se deben indicar los campos a incluir y la forma en que se van a organizar. Debe entender por campo a una categora de datos. Un elemento es una subcategora dentro del campo. Para crear una tabla dinmica puede utilizar datos procedentes de: - Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de clculo de Excel que contenga columnas con rtulos. - Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicacin o de un sistema de administracin de bases de datos externo. Una tabla utiliza dos tipos de datos: - Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila, columna y pginas de la tabla. Estos campos suelen contener texto. - Campos de datos. Se utilizarn para realizar los clculos. Estos campos suelen tener datos numricos. La creacin de una tabla o grfico dinmico, se efecta mediante la opcin insertar>tablas>tabla dinmica, inmediatamente que se active esta opcin aparecern nuevas herramientas especficas para realizar las tablas dinmicas y que aparecen dentro de la cinta de opciones. En primer lugar hay que estar situado dentro de celda de la tabla que vamos a crear como tabla dinmica, y elegiremos la opcin mencionada en el prrafo anterior. Inmediatamente aparecer en pantalla las ventanas que aparecen en la imagen siguiente. En ella podemos observar una primera
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parte en la que los datos son obtenidos desde una tabla Excel abierta y seleccionada. Si tuviramos que elegir otra base de datos seleccionaramos la segunda opcin. Decidiremos si queremos la tabla dinmica en una nueva hoja dentro del mismo libro, o dentro de la misma hoja desde donde estamos obteniendo los datos. Aceptaremos las opciones que queramos y aparece la siguiente pantalla desde donde trabajaremos los datos.

Desde lista de campos de la tabla dinmica aparecen los campos correspondientes a los ttulos de la tabla original desde la seleccin de cada uno de los campos iremos arrastrando cada uno de los campos a las casillas que tenemos en la parte interior rtulos de fila, rtulos de columna, filtro de informe, o valores, conforme vayas arrastrando cada uno de los campos observars que el dato se coloca dentro del rea de trabajo de la hoja de clculo. Si el dato arrastrado no nos interesa colocarlo, donde lo hemos hecho podemos volver a arrastrarlo y dejarlo en una nueva ubicacin o por el contrario volver a dejarlo en la lista de campos, desde el botn secundario del ratn tambin podemos quitar el campo. Al generar la tabla dinmica Excel utiliza unos formatos por defecto estos pueden ser modificados desde la opcin Configuracin de campo que encontramos en la cinta de opciones: Herramientas de la tabla dinmica>Opciones>campo activo

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Los atributos de un campo afectan no slo a la celdilla seleccionada, sino todas aquellas que pertenecen a la misma categora. Tambin puedes colocarte en una columna o una fila y desde Herramientas de la tabla dinmica>ordenar para cambiar el orden (ascendente o descendente)

6. HERRAMIENTAS ESCENARIOS
Buscar objetivo

DE

ANLISIS,

BUSCAR

OBJETIVO,

SOLVER,

En ocasiones, cuando se trabaja con frmulas, se conoce el resultado que se desea alcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho resultado. Para resolver ese tipo de problemas, podr utilizar la bsqueda de objetivos. Para encontrar el valor que resuelve una frmula, deber situarse en la celda que contiene la frmula y a continuacin seleccionar de la barra de opciones Datos>herramientas de datos>Anlisis y Si> Buscar objetivo. En el campo para cambiar la celda deber introducir la referencia o el nombre de la celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado (deber contener una frmula); en el campo con el valor deber introducir el valor que la frmula debe alcanzar y en el campo Definir la celda tendr que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene la frmula cuyo valor desea conseguir. Cuando usted acepte el cuadro anterior, dar comienzo la bsqueda de valores y al terminar sta, se mostrar un cuadro de dilogo informativo del resultado de la operacin. Si el resultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarn con los nuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban. Ejemplo: Supongamos que tenemos un artculo, con un PVP de 38 queremos saber cuantos artculos tenemos que vender para obtener un total vendido de 300 euros

1er. paso

2 paso

3er. paso

Solucin:

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Escenarios Un escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que se guardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener resultados cambiantes en funcin de los datos presentes en las celdas. Para manejar los diferentes escenarios, deber ejecutar el Administrador de escenarios situado en el cuadro de opciones Datos>herramientas de datos>anlisis y Si> administrador de escenarios En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de la hoja y dispone de los siguientes botones: - Mostrar: Muestra el escenario seleccionado y recalcula las frmulas para las nuevas variables. - Agregar: Crea un escenario nuevo. - Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la lista de escenarios. La eliminacin de escenarios no se puede cancelar ni deshacer. - Modificar: Edita un escenario para modificarlo. - Combinar: Combina los escenarios de varias hojas de un mismo libro de trabajo. - Resumen: crea un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para as comparar los resultados. Para crear un escenario, deber situarse en el Administrador de escenarios y pulsar sobre el botn Agregar. Entrar en un cuadro de dilogo para introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deber separarlas mediante [ ; ]. Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecer un nuevo cuadro denominado Valores del escenario en el que deber introducir los valores de las celdas cambiantes que forman el escenario. Solver Se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un modelo de hoja de clculo con mltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones que tendr el problema. Deber utilizar el Solver cuando desee calcular el valor ptimo para una celda mediante el ajuste de algunas de las otras celdas. Para resolver un problema deber definir la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones.
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- La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar. - Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar el valor deseado en la celda objetivo. - Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes para que queden dentro de unos lmites establecidos. La celda objetivo normalmente contiene una frmula y, de no ser as, deber ser una celda cambiante. Si contiene una frmula, sta deber depender directa o indirectamente de las celdas cambiantes especificadas. Solver es una de las herramientas de anlisis ms potentes que proporciona Excel, pudiendo resolver problemas de programacin lineal e incluso entera. Acceda a Solver a travs del men Herramientas. En el campo Cambiando las celdas deber indicar las celdas a cambiar por el Solver. Si desea que Solver proponga las celdas basndose en la celda objetivo, deber seleccionar el botn Estimar. En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para las celdas. Estas restricciones pueden ser valores mnimos y mximos para cualquier celda. Para especificar las restricciones, deber pulsar sobre el botn Agregar, accediendo a un cuadro de dilogo con ttulo Agregar restriccin, donde podr incluir en el campo Referencia de la celda la celda que contiene la frmula que depende directa o indirectamente de una o varias celdas cambiantes. El proceso de solucin del problema se inicia al elegir el botn Resolver. Este proceso consiste en pruebas sucesivas o iteraciones. Durante cada iteracin Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdas cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celda ptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solucin satisfactoria, cuando ya no es posible avanzar o cuando alcanza el tiempo mximo permitido o el nmero mximo de iteraciones. Solver puede resolver tres tipos de problemas: - Lineales (programacin lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes y la celda objetivo son de carcter lineal. - No lineales (programacin no lineal): las relaciones no son lineales. - De enteros (programacin entera): el resultado del problema debe ser entero o de tipo s o no (1 0).

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7. MACROS. FORMULAS DEFINIDAS POR EL USUARIO

macros Las macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de forma consecutiva y automtica. Usted las utilizar cuando tenga que hacer un mismo proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rpida. Muchas de las funciones incluidas en Excel lo estn en forma de macros, como por ejemplo el Guardado automtico.

Para crear una macro utilice el cuadro de opciones Vista> Macro > Grabar macro, con lo que aparecer un cuadro de dilogo donde puede darle el nombre a la macro as como indicar bajo qu combinaciones de teclas debe ejecutarse. (utilizar siempre las minsculas) Tambin es importante decidir en qu lugar desea guardar la macro. Si desea que est disponible siempre que trabaje en Excel, entonces deber guardarla en el libro de macros personal, si slo desea que est disponible en el libro actual de trabajo, indique la opcin este libro. Una vez acepte el cuadro de dilogo, estar en disposicin de realizar las acciones necesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga se registrar en la macro, por lo que debe tener cuidado. Para finalizar la macro desde cuadro de opciones Vista> Macro > Grabar macro>Detener macro. Tambin es importante indicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Si desea que se guarden de forma relativa, deber indicarlo pulsando en el botn Referencia relativa. Ambos botones estn disponibles en la barra Grabar macro, que permanecer visible en pantalla mientras est realizando las acciones que constituyen la macro. Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeos programas realizados en un lenguaje comn a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones.
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Aunque este lenguaje de programacin no es muy difcil, deber aprender a programar en el mismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes. Formulas definidas por el usuario Para acceder a Visual Basic iremos al men Herramientas>macro>editor Visual Basic. Desde ah en el Men ver activaremos el explorador de proyectos y las propiedades Las macrofunciones se guardan en Mdulos, para crear los mdulos nos iremos al men insertar>mdulo. Los mdulos irn siempre asociados a un libro de trabajo. En el mdulo se puede definir tantas macrofunciones como se desee Crear una macrofuncin en este lenguaje el usuario debe escribirla exactamente. Por qu utilizar este lenguaje? Nos sirve para crear frmulas que no viene definida en Excel y porque es ms rpido crear una funcin y llamarla que introducir las mismas operaciones cada vez que haga falta. Su estructura es la siguiente: Fuction nombre de la funcin

Cuerpo de la funcin

End fuction

Fuction es la palabra que indica a Visual Basic que lo que sigue es una macrofuncin. End Fuction indica que ha terminado. Estas palabras han de escribirse literalmente y no pueden ser utilizadas dentro del cuerpo. Al escribirlas en el mdulo aparecern en color azul.. En el lugar Nombre de la funcin ha de escribirse el nombre que le asignamos a la macrofuncin y que servir aposteriori para llamarla. Los argumentos son los datos iniciales para los clculos que llevar a cabo la macrofuncin y sus valores podrn ser diferentes cada vez que sta se utilice. En el cuerpo de la funcin se deben insertar las operaciones necesarias para calcular el resultado de la macro a partir de los datos iniciales recibidos como argumentos. Una de dichas operaciones debe de ser de la forma nombre fuction= resultado, esto es, a la izquierda del signo igual debe
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escribirse el nombre de la funcin y, a su derecha, una expresin que tome el valor que deseamos que la macrofuncin devuelva como resultado. Ejercicio: Sabemos que nuestro automvil consume 7 litros de gasolina cada 100 kilmetros y que tiene unos gastos adicionales de 0,021 euros/kilmetro. Se desea crear una macro que calcule el gasto de nuestro automvil para cada viaje efectuado. Hay que tener en cuenta que el precio de gasolina y los kilmetros recorridos en cada viaje son variables. Insetar Modulo1 Para indicarle que vamos a crear una macro se debe escribir la palabra Fuction seguida del nombre que le vamos a dar a dicha funcin. Lgicamente dicho nombre debe ser significativo, ejemplo gastocohe. A continuacin, en la misma lnea y entre parntesis, debemos escribir la correspondiente lista de argumentos, los datos iniciales para que los clculos de la macro que puedan ser diferentes cada vez que dicha funcin se utilice. En este problema hay que tener en cuenta la distancia recorrida, el consumo de gasolina y el precio y de los gastos adicionales. Hemos considerado fijos el consumo de gasolina (7 L/100Km) y los gastos adicionales 0,021. Y han quedado como variables el precio del litro de gasolina y los kilmetros recorridos. Estos factores variables sern los argumentos, que escribiremos como kilmetros, preciolitro, esto es separados por comas.

Function GastoCoche(Kilmetros, PrecioLitro) GastoCoche = Kilmetros * (0.021 + PrecioLitro * 7 / 100) End Function

Ahora ya podemos utilizar la funcin gastocoche. Cierra la aplicacin VBa, y vuelve a Excel. Introduce en la celda A1 un valor asignado a los kilmetros y en B1 al precio de la gasolina en C1 vamos a calcular el gastocoche, signo = o + e iremos al asistente para frmulas, desde ah seleccionamos definidas por el usuario, ah aparecer una funcin denominada gastocoche. Ahora, ya podemos utilizar GastoCoche como cualquier otra funcin de Excel. Ejercicio1 Escribe una macro que calcule y devuelva el total con IVA incluido para una base y un porcentaje de IVA variables. Utilzala en una celda de una hoja de clculo para calcular el total con IVA de un producto cuyo precio sin IVA es de 5 y al que corresponde aplicar un tipo de IVA del 4%. Abre el editor visual Basic inserta un mdulo en la hoja 2. crea la funcin.

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