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Escola Secundária Dr.

ª Laura Ayres
Apontamentos Excel

Ensino Secundário Recorrente
Ano Lectivo 2001/02

Disciplina: Tecnologias de Informação e Comunicação Professor: Helder Coelho

1. Introdução à folha de cálculo Excel
No ambiente Windows existe a possibilidade de trabalhar com várias folhas de cálculo, entre as quais  o Microsoft Excel

1.1 A folha de cálculo
A folha de cálculo – neste caso o programa Excel – tem todas as características necessárias para podermos efectuar: • Operações de cálculo simples; • Base dados; • Tabelas; • Criação de gráfico e mapas; • E também processar texto – pequenos relatórios, menus entre outros.

1.2 Iniciar o Excel
Para iniciar o Excel: • Clicar no botão Iniciar [Start]; • Seleccionar a opção Programas [Programs]; • Do sub-menu apresentado clicar na opção Microsoft Excel. OU
• • • • •

Clicar no botão Iniciar [Start]; Seleccionar a opção Executar [Run]; Na caixa de diálogo, escrever Excel. OU Na barra de atalhos Clicar no ícone .

Prof. Helder Coelho

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Cabeçalhos de linha e coluna – quadrículas que identificam as linhas e as colunas. Para atribuir um nome a uma célula digite-o directamente nesta caixa. 3. Barras de deslocamento – barras que permitem o movimento da folha na vertical e na horizontal. Caixa de nome – identifica a célula seleccionada. 10. Barra de título – É composta pelo botão de controlo. 11. Área de edição – zona onde se digita texto e se introduzem dados e fórmulas para efectuar cálculos. Ou através do botão localizado na 7. 8. título da aplicação e botões de dimensionamento. a parte do gráfico ou ainda o objecto. Helder Coelho . 6. Barra de Ferramentas Padrão é possível aceder a um conjunto de funções. Célula activa.1. Conteúdo do livro – nesta zona podemos encontrar quatro botões de movimento: 2/16 Prof. A partir do botão existente nesta barra . é apresentada a seguinte janela: 1 2 4 5 6 3 8 10 7 9 11 12 Nesta janela podemos identificar os seguintes elementos: 1. 9. 4. Barra de menus – permite seleccionar um conjunto de operações para manipulação da folha de cálculo e do livro. Barra de ferramentas – conjunto de botões que permitem executar determinadas tarefas. 2. Botão de controlo – permite efectuar operações sobre a janela do Excel. 5. Barra de fórmulas – permite visualizar o conteúdo da célula activa.3 A janela de trabalho Após ter iniciado o Excel. para que se possam visualizar diferentes partes da folha.

Por sua vez.ZZ.4 A estrutura de uma folha de cálculo A estrutura de uma folha de cálculo funciona como matriz bidimensional constituída por:  linhas na horizontal. Cada coluna é identificada por letras: A. um bloco de células é constituído por um grupo contíguo de células.  colunas na vertical.Início  Esquerda  Direita  Fim  A selecção de um destes botões permite o deslocamento entre os diversos separadores que identificam as folhas de cálculo que constituem o livro de trabalho .. 12. Conjunto de células = Folha de cálculo Conjunto de folhas de cálculo = Livro de trabalho 1..Z. Helder Coelho 3/16 . Assim o bloco em destaque é representado por C3:D6.. É identificada por um endereço formado pela letra da coluna e pelo número da linha que lhe dão origem.. A identificação das linhas e das colunas é feita nos limites da folha numa zona sombreada existente à esquerda e no topo da respectiva folha. • • Cada linha é identificada por um número entre 1 e 65536. Célula  A cada unidade elementar que resulta da intersecção de uma linha com uma coluna. etc. 1. AA. A célula em destaque é identificada como sendo A2 e quando se selecciona toma o nome de célula activa.5 Configurar a janela de trabalho Prof. A sua identificação é feita a partir do endereço da célula localizada no canto superior esquerdo e da célula do canto inferior direito do bloco seleccionado. Barra de estado – informa o utilizador acerca da operação em curso assim como dos comandos seleccionados.

A área de trabalho dever ser configurada de acordo com o tipo de utilização que pretende fazer com o Excel. • Listas personalizadas [Transition] – permite criar uma sequência de elementos. • Clicar no ícone Assistente do Office. • Editar [Edit] – define as opções para edição da folha de cálculo. Existem dois pontos importantes a ter em consideração para uma configuração eficiente. Na janela Opções são identificados os seguintes separadores: • Ver [View] – configura a apresentação da janela de trabalho. • Cor [Color] – define as cores de preenchimento dos gráficos e respectivas linhas.6 O sistema de ajuda Para aceder ao sistema de Ajuda. • Gráfico [Chart] . • Geral [General] – define as opções de configuração do livro. utilize uma das seguintes técnicas: • Pressionar a tecla F1. 1. • Cálculo [Calculation] .configura a forma como devem ser efectuados os cálculos. Helder Coelho 4/16 . Prof. Configurações avançadas Para outras configurações de nível mais avançado.define as opções de configuração de gráficos. • Seleccionar uma das opções do menu Ajuda [Help]. seleccione no menu Ferramentas [Tools] o item Opções [Options]. A barra de ferramentas Seleccionando a opção Barras de Ferramentas do menu Ver podem ser seleccionadas diversas opções das quais se destacam a Padrão e Formatação como base da manipulação dos livros e respectivas folhas de cálculo.

clicar no botão Abrir Pressionar as teclas Ctrl+A [Ctrl+O]. onde devemos especificar:  a unidade ou pasta que contém o ficheiro que pretendemos abrir. seleccionar a opção Dispor.2. devemos: • No menu Janela [Window]. 2. Horizontal. • Pressionar as teclas Ctrl+O [Ctrl+N] Utilizando a primeira técnica surge a janela Novo constituída por dois separadores Geral e Soluções de folhas de cálculo. A partir daqui podem se seleccionados vários modelos para inúmeras aplicações. Operações com livros de trabalho Um livro de trabalho é um ficheiro do Excel.. seleccionar a forma como pretendemos a apresentação da janela.] • Da janela apresentada. utilize uma das seguintes técnicas: • No menu Ficheiro [File]. 2. clicar no botão Guardar Pressionar as teclas Ctrl+G [Ctrl+S].  assim como o nome do respectivo ficheiro.4 Guardar um livro Para guardar um livro.2 Abrir um livro existente Para abrir um livro. seleccionar a opção Abrir [Open]. Cascata. Para tal.1 Criar um novo livro Para criar um livro. • • Na Barra de Ferramentas Padrão. 2. . Vertical 2.. Prof.. clicar no botão Novo . [Arrange. utilizamos uma das seguintes técnicas: • No menu Ficheiro [File]. • Na Barra de Ferramentas Padrão.3 Trabalhar com vários livros abertos Se pretendemos trabalhar com vários livros (ficheiros) abertos ao mesmo tempo. . utilize uma das seguintes técnicas: • No menu Ficheiro [File]. seleccionar a opção Novo [New]. existem diversas formas de dispor as várias janelas na área de trabalho. Depois surge a janela Abrir.. Os livros podem se relacionados entre si e partilhar as suas informações.  São apresentadas quatro opções: Mosaico. seleccionar a opção Guardar [Save]. • • Na Barra de Ferramentas Padrão. Helder Coelho 5/16 .

Na janela Guardar como [Save as]. Prof.Quando se guarda um livro (ficheiro) pela primeira vez. Do sub-menu apresentado. Depois surge a janela Guardar – Opções. clicar no botão Fechar . • assim como o nome do respectivo ficheiro. Helder Coelho 6/16 . Palavra-passe para abrir Palavra-passe para modificar 2. • Na Barra de título. 2. utilizamos uma das seguintes técnicas: • No menu Ficheiro [File]. 3. onde temos que especificar a palavrapasse para abrir o ficheiro e/ou a palavra-passe para poder alterar o conteúdo do ficheiro.5 Fechar um livro Para fechar um livro. clicar no botão Ferramentas [Tools]. onde devemos especificar: • a unidade ou pasta onde queremos guardar o ficheiro. é apresentada a janela Guardar como.1 Guardar um livro com palavra-passe Esta opção é útil quando pretendemos restringir o acesso ao livro de trabalho de outros utilizadores. 2. Para efectuar esta protecção ao livro devemos proceder da seguinte forma: 1. escolher ao comando Opções gerais [General Options].4. seleccionar a opção Fechar [Close].

devemos premir a tecla Ctrl e seleccionar as folhas uma a uma. 3. clicar com o botão direito do rato.3. Prof.1 Seleccionar uma folha de cálculo Cada executar qualquer operação com uma folha de cálculo. Cada livro de trabalho contém por defeito 3 folhas de cálculo. Folha activa 3. Operações com folhas de cálculo Um livro de trabalho é constituído por um conjunto de folhas de cálculo. É assim possível manipular as folhas de cálculo de um livro como se fossem independentes umas das outras. Helder Coelho 7/16 . Para tal devemos: • Clicar sobre o respectivo separador de folhas. • Para isso. é necessário seleccionála primeiro. • De seguida. • Ou então. Se pretendermos adicionar múltiplas folhas: • Seleccionar tantos separadores de folha quantos aqueles que pretendemos inserir. e do menu de contexto seleccionar a opção Inserir. seleccionar a opção Eliminar Folha [Delete sheet] do menu Editar [Edit]. seleccionar a opção Folha de cálculo [Worksheet] do menu Inserir [Insert].3 Eliminar folhas de cálculo Para eliminar uma ou mais folhas: • Seleccionar as folhas que pretendemos eliminar.2 Inserir folhas de cálculo Para adicionar apenas uma folha ao livro: • Seleccionar a folha imediatamente a seguir àquela onde pretendemos inserir a nova folha. • De seguida. 3.

e do menu de contexto seleccione a opção Eliminar. Helder Coelho 8/16 .• Ou então. clicar com o botão direito do rato. Prof.

utilizamos uma das seguintes técnicas: • Pressionar a tecla Ctrl e com o rato arrastar as folhas para o local pretendido.. Helder Coelho 9/16 ..4 Copiar e mover folhas de cálculo Para copiar uma ou mais folhas. • Seleccionar a opção Mover ou Copiar. e depois de seleccionadas. do menu rápido. e do menu de contexto seleccione a opção Mudar nome [Rename]. 3. utilizamos um dos seguintes processos: • Com o rato arrastar as folhas para o local pretendido.3. do menu rápido. Para mover uma ou mais folhas. Clicar com o botão direito do rato.3 Mudar o nome a uma folha de cálculo Para mudar o nome de uma folha: 1. Seleccionar a folha que pretendemos mudar o nome. 2.. • Seleccionar a opção Mover ou Copiar. e depois de seleccionadas.. Prof.

escrever o valor e pressionar a tecla <Enter> para que os dados sejam armazenados na célula.1 Introduzir dados As células são o local da folha de cálculo onde se introduz os dados. Operações de edição 4. Prof. basta seleccionar a célula. 4.2 Tipos de dados O Microsoft Excel 2000 aceita dois tipos de dados:  Constantes: numérico. são imediatamente reconhecidos e formatados como tal.1 Numérico e texto Valores numéricos: Dados que incluam apenas valores entre 0 e 9 e alguns caracteres especiais tais como + -E(). texto. Para fazê-lo.2 Data/hora Dados do tipo data e hora.4.3 Seleccionar células É importante salientar que quando se pretende agir sobre um bloco de células. ao serem introduzidos.2. Para inserir rapidamente a hora actual: Premir as teclas [Ctrl] + [Shift] + [:] Para inserir rapidamente a data actual: Premir as teclas [Ctrl] + [Shift] + [.2. Helder Coelho 10/16 .] 4. $% / Valores alfanuméricos (texto): Dados que incluam praticamente todos caracteres existentes. Para seleccionar um bloco de células: • Clicar no início do respectivo bloco e arrastar (mantendo o botão do rato premido) até à última célula do bloco. Todo o bloco fica preenchido com um fundo preto. 4. . data  Fórmulas Para além desses tipos de dados o Excel também reconhece dois tipos especiais de constantes:  os valores lógicos  os valores que identificam erros. 4. deve proceder-se primeiro à sua selecção.

a operação limpar remove o conteúdo. a formatação ou ambos.  Formatos [Formats] – elimina o formato da célula e não o seu conteúdo. mas o seu conteúdo continuaria o mesmo. o formato. Se pretendermos seleccionar células ou blocos de células não-contíguos: • Seleccionar o primeiro bloco. • Substituir os dados antigos por novos. Helder Coelho 11/16 . Por exemplo. Para seleccionar colunas ou linhas não adjacentes: • Premir a tecla <Ctrl> enquanto clicamos nos cabeçalhos das colunas ou linhas. Prof. seleccionar os restantes blocos. 4. e de seguida. Dentro deste. devemos utilizar uma das seguintes técnicas : • Pressionar a tecla <Delete>.4 Seleccionar colunas e linhas Para seleccionar uma coluna ou linha: • Clicar no cabeçalho da coluna ou da linha Para seleccionar colunas ou linhas adjacentes: • Clicar no cabeçalho da respectiva coluna ou linha • Mantendo o botão do rato premido arrastar.5 Limpar o conteúdo de células Enquanto a operação eliminar remove a célula da folha de cálculo. 4. isto é. esse formato seria eliminado. • Aceder ao menu Editar[Edit] e seleccionar o comando Limpar [Clear]. escrevendo por cima. a informação e os comentários. se uma célula com um determinado conteúdo estiver formatada a Negrito. Para remover o conteúdo de uma célula. podemos optar por um dos seguintes subcomandos:  Tudo [All] – elimina todo o conteúdo da célula.Para seleccionar um bloco de células muito extenso: • Clicar na primeira célula do bloco e mantendo a tecla <Shift> pressionada clicar na última célula do bloco a seleccionar.  Conteúdo [Contents] – retira toda a informação inserida numa célula excepto o seu formato. com a tecla <Ctrl> premida. Equivale a pressionar a tecla <Delete>.  Comentários [Comments] – remove apenas os comentários da célula.

.). È possível criar séries através:  Do menu Editar. A janela Séries 1 2 3 5 4 1. 4.) • Crescimento: multiplica o primeiro valor da selecção pelo valor incluído na caixa de texto Valor do incremento. Valor do incremento: definir o valor de incremento utilizado na série. se os valores seleccionados fossem A1=10 e B1=20. comando Preencher.4.. bastava para cada mês introduzir os dois primeiros dias dos meses. Série nas Linhas: o Excel usa o primeiro valor da linha para preencher as células à direita. • Colunas: o Excel usa o primeiro valor da coluna para preencher as células abaixo. Prof. 3. Por exemplo. • Data: permite criar séries de datas. Tipo: o Excel usa o tipo de série em conjugação com o valor inicial digitado e o valor incluído na caixa de texto Valor do incremento (3) para criar a série • Linear: soma o valor incluído na caixa de texto Valor do incremento aos valores das células seleccionadas. o valor a incrementar na série seria 10. 5. • 2. Limite: permite definir o valor máximo para a série. (((1º valor * incremento) * incremento) * .  Do rato.6 Criação de séries Uma série é um conjunto de dados que tem. subcomando Séries. • Preenchimento automático: cria séries usando como incremento a diferença entre os valores seleccionados. Unidade de data: para definir o tipo de série para séries de datas. de alguma forma relações entre si. (((1º valor + incremento) + incremento) + . Por exemplo. se quisermos colocar na folha um calendário... Helder Coelho 12/16 .

introduzir o valor do incremento. 3. Na janela Séries definir o tipo como Data. 4. 2. Definir o valor de incremento. 4. subcomando Séries. 3. Introduzir a data inicial numa célula. 6. Seleccionar essas células. Seleccionar essas células. Com o botão principal do rato pressionado.7. Introduzir o limite para a série (opcional).4. até onde pretendemos fazer o preenchimento. Para arrastarmos a alça de preenchimento. Arrastar a alça de preenchimento até onde pretendemos criar a série.7 Séries numéricas 4. 5. sub comando Séries. até onde pretendemos fazer o preenchimento. Digitar os valores iniciais nas células. 2. Colocar o cursor no canto inferior direito do bloco de células seleccionado. Prof. Definir o tipo de série. Definir o tipo de incremento na opção Unidade de data. Aceder ao menu Editar. Se necessário. Na janela Séries definir se pretende criar a série em linhas ou colunas. 4. Digitar a data inicial na célula. Colocar uma data máxima na opção Limite (opcional). Aceder ao menu Editar.8.1 Através do comando Séries 1.8. Seleccionar as células. 4. 7.2 Com o rato 1. devemos: 1. 6. 7. comando Preencher. 3. 2. 3. Helder Coelho 13/16 .7. arrastar a alça de preenchimento. Arrastar a alça de preenchimento até onde pretendemos criar a série. Introduzir o(s) valor(es) inicial(ais) na(s) célula(s).2 Com o rato 1. 4. comando Preencher. Seleccionar as células. 5. 2. 2.8 Séries de datas 4.1 Através do comando Séries 1.

separador Listas personalizadas. Escrever numa célula um item qualquer da lista.4. activar a célula de destino e seleccionar o comando Colar [Paste]. activar a célula de destino e Prof. usando o rato. Teclas de atalho: Pressionar as teclas Ctrl+C. Para criar uma lista personalizada. introduzir os dados para a lista na sequência desejada. Menu rápido: seleccionar a opção Copiar. Rato: pressionar a tecla <Ctrl> e. tais como listas de nomes. • • • • Barra de Ferramentas: Clicar no ícone Copiar . activar a célula de destino e pressionar as teclas Ctrl+V. devemos: 1.11 Mover células Mover uma célula significa retirá-la do local onde se encontra para um outro local. Helder Coelho 14/16 . 2. activar a célula de destino e seleccionar o ícone Colar .9 Lista de dados Listas de dados são úteis quando há necessidade de introduzir repetidamente sequências de dados. activar a célula de destino e seleccionar a opção Colar. Clicar no botão Adicionar para incluir a lista na caixa Listas personalizadas. 4. que depois podem ser facilmente introduzidas na folha de trabalho. • Barra de Ferramentas: Clicar no ícone Cortar seleccionar o ícone Colar . Aceder ao menu Ferramentas. Clicar no botão OK para voltar à folha de trabalho. devemos: 1. Preencher as restantes células. Na caixa Entradas de listas. Escolher Nova Lista na caixa de listas personalizadas. . sem largar. 4. Formas de mover células: • Menu Editar [Edit]: seleccionar o comando Cortar [Cut]. 5. No Excel podemos criar facilmente listas personalizadas. 4. existem várias formas de copiar células: • Menu Editar [Edit]: seleccionar o comando Copiar [Copy]. usando a alça de preenchimento. 3.10 Copiar células Após seleccionar o bloco de células a copiar. 2. activar a célula de destino e seleccionar o comando Colar [Paste]. Para efectuarmos esta operação temos de seleccionar as células a mover. Para usar uma lista personalizada. comando Opções. dar um clique e arrastar para o local de destino.

13 Inserir colunas. devemos utilizar o comando Colar especial [Paste Special. OU • • Posicionar o cursor no local onde pretendemos inserir a célula. Para inserir células: • Posicionar o cursor no local onde pretendemos inserir a célula.• • • Menu rápido: seleccionar a opção Cortar.. NOTA: 4. escolher a opção Inserir. Teclas de atalho: Pressionar as teclas Ctrl+X. 4. Helder Coelho 15/16 .12 Eliminação de células Para eliminar uma ou mais células. é necessário mover ou copiar valores de células sem levar a fórmula que lhe deu origem. ou podemos necessitar levar a fórmula que lhe deu origem e não os formatos. no menu Inserir [Insert] escolher a opção Células [Cells]. no menu Inserir [Insert] escolher uma das opções Linhas [Rows] ou Colunas [Columns]. A linha é inserida por cima da célula ou linha seleccionada. linhas e células Para inserir linhas ou colunas: • Seleccionar uma célula. Na janela Eliminar seleccionamos como pretendemos ocupar o espaço que ficou livre pelas células eliminadas.  Neste caso. Prof.. podemos utilizar uma das seguintes técnicas: • Seleccionar a opção Eliminar [Delete] do menu Editar [Edit]. E na janela Colar especial devemos escolher o que queremos colar. • No menu rápido. activar a célula de destino e pressionar as teclas Ctrl+V. activar a célula de destino e seleccionar a opção Colar. • De seguida. OU • Seleccionar uma linha ou coluna. • Seleccionar a opção Eliminar do menu rápido. De seguida.] do menu Editar [Edit]. Rato: pressionar o botão do rato e arrastar para o local de destino. escolher a opção Inserir.   A inserção da coluna será feita à esquerda da célula ou coluna seleccionada. por vezes. • Clicar com o botão direito e do menu rápido.

Em ambos os casos surge a janela Inserir. • De seguida. no menu Editar escolher a opção Eliminar. Depois surge a janela Eliminar onde temos que especificar como pretendemos ocupar o espaço que ficou livre pelas células eliminadas. Helder Coelho 16/16 . no menu rápido escolher a opção Eliminar. • Ou então.14 Eliminar colunas. no menu Editar [Edit] escolher a opção Eliminar [Delete]. linhas e células Para eliminar linhas ou colunas: • Seleccionar a(s) linha(s) ou coluna(s) que se pretende eliminar. • Ou então. Prof. • De seguida. Para eliminar células: • Seleccionar a(s) célula(s) a eliminar. 4. onde temos de seleccionar a opção desejada. no menu rápido escolher a opção Eliminar.