MENGATUR DAN MEMPERSIAPAKAN PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen perjalanan atau travel biro dengan mudah. Maka dari itu sekretarislah yang mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan tsb yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan.pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi sebagai berikut: 1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan? 2. Kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan? 3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil)? 4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi? 5. Apakah dia punya pilihan tertentu mengenai jenis hotel yang dikehendaki? Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight scedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat B. Macam-Macam Perjalanan Dinas Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama wakturnya, dan wilayah kota atau Negara tujuan.Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut. 1. Perjalanan dinas lewat darat Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan. Dibawah ini akan diuraikan apa saja yang dibutuhkan sewaktu melakukan perjalanan dinas lewat darat.

Dapatkan tiket kapal Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya.a. . Perjalanan dinas dengan kereta api Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Perjalanan dinas lewat laut Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagi fasilitas pelayanan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. rapat yang harus diikuti dan sebagainya. Dapatkan karcis untuk perjalanan KA. serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi. Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan. dan siapkan label untuk perjalanan pulang Dapatkan mata uang asing. Perjalanan dinas dengan mobil 1) Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan 2) Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati 3) Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel 4) Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel. berikut tanda pemesanan tempat duduk dan tempat tidur. Dapatkan keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan kereta api yang semestinya digunakan. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah: Periksalah kelengkapan koper pimpinan anda. dan apakah semua visa yang diperlukan sudah diperoleh. janji pertemuan. travellers Siapkan rencana perjalanan 3. Perjalanan dinas lewat udara. Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Juga periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi. rapat yang harus diikuti. janji temu. serta nomor telepon dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya 5) Cek kembali kelengkapan surat-surat pimpinan 6) Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan b. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 2. Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel. Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya.

stasiun. D. Penerbangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Dapatkan mata uang asing. dimana. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi 3. serta dengan cara apa dia harus pergi ke sana. segala sesuatunya harus dipersiapkan. pelabuhan. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan Agar perjalanan dinas dapat berjalan lancar. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat. Sekretaris dapat bekerja sendiri. dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Tiket perjalanan . Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya.Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang. kedatangan. waktu keberangkatan. tanggal. tanggal. keluarga pimpinan dan sekretaris. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan. tembusan untuk wakil pimpinan.1) 2) 3) 4) 5) 6) Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: hari. apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan. Adapun persiapan dan tugas yang harus dilakukan sekretaris adalah: Dapatkan tiket pesawat terbang. sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. Daftar Perjalanan (Itinerary) Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan. nama bandara udara. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip. nomor pesawat. pemikiran. travellers dan surat ijin bepergian Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan Siapkan rencana perjalanan C. Janji temu berisi catatan tentang hari. dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. dan tepatnya pukul keberangkatan. 2. tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. dengan siapa. perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah : 1. waktu. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan. Biasanya perusahaan telah menentukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan. dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.

Peta kota yang akan dikunjungi 10. atau atas izin istri/istri. terdiri : paspor dinas (untuk warga negara yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah). 11. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah b. Memiliki kartu penduduk asli b. salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah. yaitu surat ijin meninggalkan negara. Visa Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat. Perwakilan atau kedutaan . kartu kredit. sebanyak 5 buah f. Paspor Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara tertentu. prangko dan materai 7. Biaya exit permit c. Untuk mengurus paspor dikenakan biaya: a. Surat fiscal (Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri. biro perjalanan. besarnya tergantung keperluan). Daftar alamat penginapan.4. Pas photo 4x6. hotel. tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum. atas izin dari anak-anak/orang tua. cek. Biaya blangko dan buku paspor b. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan Negara yang dilaluinya. Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan. Peta untuk kota yang akan dikunjungi 6. paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik). Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah b. Akte kelahiran asli e. travel bank. Surat keterangan sehat dari dokter 8. melalui Departemen Kehakiman yang berupa exit permit. Lengkapnya untuk memperoleh passport syaratnya : a. Surat ganti nama kalau ada d. Daftar perjalanan 9. Surat warga negara asli c. kantor/perusahan yang akan dihubungi 5. Surat fiskal Paspor dibedakan dua macam : a. Kuitansi. buku tabungan. Biaya health certificate Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya: a. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri. c.

visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN. dalam waktu tertentu. tipes 1 tahun. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air. Fiscal Fiscal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri. dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan. pes 6 bulan. Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. kolera. Macam-macam visa : a. 13. kolera 6 bulan. Health Certificate Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun. Visa untuk pegawai (employment authorization) 12. Visa untuk wisatawan (visitor authorization) b. untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun.negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan. Visa untuk para pelajar (student authorization) c. . karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu. hepatitis dsb). Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya. dan demam kuning 6 bulan. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful