38.000  Notities  and  counting  
   

I  

k  pakte  mijn  iPhone,  opende  de  app  Hello  en  bladerde  terug  in  de  tijd,  tot  ik  bij  de  datum  kwam  van   de  Evernote  Trunk  Conferentie  2012.  Ik  bekeek  de  foto's  en  daar  was  hij,  Martijn  Aslander,  de  man   van  de  achtendertigduizend  notities.  Ik  moet  eerlijk  bekennen  dat  ik  me  zijn  naam  niet  meer   herinnerde,  maar  gelukkig  registreer  ik  al  mijn  ontmoetingen  in  Evernote  Hello.  

  Ik  wilde  hem  een  e-­‐mail  sturen  om  hem  uit  te  nodigen  voor  een  gesprek.  Ik  was  op  het  idee  gebracht   door  Karan  Bhujbal,  een  Indiase  journalist  die  ik  had  ontmoet,  die  voorstelde  om  de  ‘veelgebruiker’  het   laatste  hoofdstuk  van  mijn  boek  te  laten  schrijven.  Dat  sprak  me  onmiddellijk  aan,  hoewel  ik  uiteindelijk   heb  gekozen  voor  de  vorm  van  een  interview.     Doordat  mijn  naam  is  verbonden  met  Evernote,  krijg  ik  regelmatig  hulpvragen  en  verzoeken  om   presentaties  te  komen  geven.  Ik  ken  daardoor  een  heleboel  Evernote-­‐gebruikers,  maar  niemand  komt   ook  maar  enigszins  in  de  buurt  van  de  achtendertigduizend  notities!   Martijn  begon  met  Evernote  op  hetzelfde  moment  als  ik,  medio  2008.  We  zijn  beide  fanatieke   gebruikers,  met  dat  verschil  dat  ik  niet  zo’n  absurde  hoeveelheid  notities  heb.  (Ik  noemde  het  al  eerder:   ik  kom  nog  niet  aan  de  drieduizend,  ondanks  dat  ik  een  groot  deel  van  mijn  leven  structureer  met   Evernote.)       Hij  vertelde  dat  het  allemaal  was  begonnen  nadat  hij  Phil  Libin,  de  CEO  van   Evernote,  had  horen  uitleggen  dat  hij  met  zijn  tool  de  ‘tweede  hersenen’   van  mensen  wilde  worden.  Phil  was  zo  zeker  van  zijn  zaak  en  sprak  zo   gepassioneerd  over  zijn  ideeën,  dat  Martijn  besloot  om  zijn  hele  papieren   leven  naar  ‘de  olifant’  over  te  hevelen.     (‘Stel  dat  er  op  een  dag  een  chip  wordt  ontwikkeld,  die  met  al  deze   gegevens  in  mijn  hersenen  kan  worden  geïmplanteerd?’)   Ondanks  dat  ik  zelf  zoiets  nooit  zou  durven,  begreep  ik  onmiddellijk  de   geniale  implicatie  van  zijn  woorden.     Wat  als  dit  op  een  dag  mogelijk  zal  zijn?     Tijdens  het  interview  vertelde  Martijn  dat  als  het  zover  was,  hij  zich  zou   aanmelden  als  proefkonijn.  Ik  barste  in  lachen  uit  en  besefte  daarna  pas  dat   hij  geen  grapje  maakte.     Over  Phil,  ik  volg  zijn  artikelen  en  interviews  al  enige  tijd.  Hij  is  een  zeer  enthousiast  spreker,  die  keer  op   keer  herhaalt  dat  het  doel  van  zijn  bedrijf  is  toepassingen  te  ontwikkelen  die  ons  geheugen  kunnen   helpen.  Iets  anders  dat  ik  geweldig  vind:  In  zijn  publieke  presentaties  en  de  officiële  podcasts  van  het   bedrijf  (in  het  Engels)  herinnert  hij  ons  er  voortdurend  aan  dat  hij  bezig  is  een  bedrijf  te  bouwen  dat   honderd  jaar  zal  bestaan.  En  dat  geeft  een  heel  veilig  gevoel.       Terug  naar  Martijn!   Hij  heeft  een  fascinatie  voor  alles  wat  te  maken  heeft  met  het  organiseren  van  dingen  en  heeft   verrassend  genoeg  nooit  een  formele  baan  gehad  in  zijn  leven.  Hij  is  ondernemer  vanaf  zijn  vijftiende,   toen  hij  zijn  eerste  bedrijf  oprichtte  in  een  tijdperk  zonder  internet  en  mobiele  telefoons.  Bovendien  is   hij  een  van  de  mensen  achter  lifehacking.nl,  een  van  de  grootste  sites  in  zijn  soort  in  Nederland.    

‘Stel  dat  er  op  een   dag  een  chip  wordt   ontwikkeld,  die  met   al  deze  gegevens  in   mijn  hersenen  kan   worden   geïmplanteerd?’    

Ik  was  al  geïntrigeerd  door  de  achtendertigduizend  notities,  maar  tijdens  ons  gesprek  raakte  ik  nog  veel   meer  onder  de  indruk.  Op  een  gegeven  moment  in  het  interview  zei  hij  dat  hij  twaalf  jaar  geleden   gestopt  was  met  geld  vragen  voor  diensten.     Hij  doet  zijn  werk  en  laat  de  opdrachtgever  achteraf  bepalen  wat  het  waard  was.     Ik  was  zeer  verbaasd  en  wilde  hier  meer  over  weten!     Martijn  is  een  belangrijk  spreker  in  Nederland,  hij  geeft  ongeveer  honderdtachtig  lezingen  per  jaar  over   de  combinatie  van  technologie  en  organisatie,  toegepast  op  verschillende  segmenten  van  de   samenleving,  zoals  onderwijs,  gezondheid,  enz.  Hij  laat  de  enorme  mogelijkheden  zien  en  legt  uit  hoe  de   verschillende  online  platforms  zijn  te  gebruiken  om  doelen  te  bereiken.  De  afgelopen  tien  jaar  werd  er   voornamelijk  gesproken  over  netwerken,  de  volgende  grote  kwestie  zal  gaan  over    "zwermen".     Naast  het  geven  van  presentaties,  schrijft  Martijn  boeken  en  leert  mensen  hoe  ze  zich  moeten   organiseren.  En  in  principe  helemaal  gratis,  dus!  Hij  wil  alleen  betaald  krijgen  als  hij  van  waarde  is   geweest.  Dit  levert  hem  aan  de  andere  kant  een  grote  mate  van  vrijheid  op.  Door  niet  voor  een   afgesproken  prijs  aan  het  werk  te  gaan,  heeft  hij  de  ruimte  om  zijn  eigen  regels  te  maken.     Tijdens  ons  drie  kwartier  durende  gesprek  bemerkte  ik  vele  overeenkomsten   in  de  manier  waarop  wij  Evernote  zien;  als  belangrijkste  instrument  op  het   gebied  van  persoonlijke  en  professionele  organisatie.  Net  zoals  ik  in  dit  boek   heb  beschreven,  heeft  ook  Martijn  een  zoektocht  gedaan  naar  de  beste   hardware  met  betrekking  tot  het  organiseren  van  gegevens.  Hij  heeft  ervaring   met  een  heleboel  apparatuur  die  ik  ook  heb  gebruikt,  zoals  Palm.  In  2004   stapte  hij  over  naar  Mac:  een  van  de  beste  beslissingen  van  zijn  leven.       Maar  hoe  komt  hij  nou  toch  aan  die  bizarre  hoeveelheid  notities?   De  eerste  stap,  nadat  hij  had  gekozen  voor  Evernote,  was  het  kopen  van  een   ScanSnap  van  Fujitsu.  Hij  begon  stelselmatig  al  zijn  papierwerk,  dat  bij  mij  nog   steeds  in  dozen  zit,  in  te  scannen  en  te  verwerken.   Persoonlijk  heb  ik  geen  ervaring  met  de  ScanSnap,  maar  iedereen  die  ik  ken  die  er  een  heeft  is  er  zeer   enthousiast  over.     De  ScanSnap  is  verkrijgbaar  in  verschillende  modellen.  Martijn  kocht  een  van  de  grootste  –  voor  de   scanners  van  Fujitsu  geldt:  groter  is  beter.  De  meest  geavanceerde  is  bijvoorbeeld  uitgerust  met   automatische  papierinvoer.  Een  groot  voordeel  van  de  ScanSnap  is  dat  hij  OCR  (optische   tekenherkenning)  toepast  waardoor  de  gescande  documenten  direct  interpretabel  worden  opgeslagen   en  makkelijk  te  doorzoeken  zijn.     De  efficiëntie  van  de  ScanSnap  geeft  Martijn  uiteraard  een  enorm  voordeel  ten  opzichte  van  mijn   werkwijze;  ik  maak  gebruik  van  een  traditionele  en  trage  HP  scanner.   Na  zijn  officiële  papieren,  was  zijn  persoonlijke  ‘plakboek’  aan  de  beurt.   Het  kostte  hem  slechts  een  paar  maanden  om  alle  documenten  die  hij  had  hij  te  scannen.  Zodra  alles  in   Evernote  stond  kon  hij  profiteren  van  alle  voordelen,  die  ik  al  heb  genoemd  in  dit  boek.  Dankzij  de  OCR   was  zijn  archief  makkelijk  te  doorzoeken  en  deed  hij  allerlei  leuke  ontdekkingen  in  vergeten   documenten.     .   Alle  papieren  heeft  hij  inmiddels  vernietigd.  Van  alle  gegevens  bewaart  Martijn  back-­‐ups  op  externe   harde  schijven.  Een  extra  veiligheidsmaatregel,  want  de  bestanden  zijn  natuurlijk  altijd  al  opgeslagen  op   ten  minste  twee  plaatsen;  op  de  bedrijfsserver  van  Evernote  en  op  je  eigen  computer.  En  ik  zeg  ‘ten   minste’,  want  je  kunt  je  Evernote-­‐account  synchroniseren  op  meerdere  computers  en  op  die  manier  heb   je  meteen  een  derde,  vierde,  vijfde  back-­‐up.  Ik  beschouw  mezelf  veilig  doordat  ik  één  kopie  bewaar  op  

Maar  hoe   komt  hij  toch   aan  die   bizarre   hoeveelheid   notities?  

Hij  zet  de  papieren   klaar  in  een  bakje  en   als  hij  even  tijd  heeft   voedt  hij  de  scanner,   die  alles  naar   Evernote  stuurt.  

mijn  computer,  één  op  de    server  van  Evernote  en  een  derde  in  de  Time  Capsule  van  Apple,  die  elk  uur   een  automatische  back-­‐up  van  mijn  computer  maakt.     De  database  van  Martijn  is  zo  groot,  dat  hij  de  mobiele  app  op  zijn  iPhone  niet  kan  gebruiken,  die  biedt   gewoonweg  geen  ondersteuning  voor  de  enorme  hoeveelheid  informatie.  Ieder  jaar  koopt  hij  een   nieuwe,  modernere  en  snellere,  computer  voor  de  verwerking  van  zijn  database.  (Ongelooflijk!  Hij   vervangt  dus  ieder  jaar  zijn  Mac,  alleen  omwille  van  zijn  gegevens  in  Evernote!)   Omdat  hij  Evernote  niet  kan  gebruiken  op  zijn  iPhone,  ‘vangt’  Martijn  zijn  handgeschreven  notities  en   andere  informatie  met  Captio.  Deze  toepassing  werkt  als  een  scanner  en  verstuurt  de  vastgelegde   inhoud  per  email  naar  Evernote.     De  meeste  van  zijn  documenten,  papieren,  notities,  enz.  worden  gewoon  verwerkt  door  de  ScanSnap.  Hij   zet  de  papieren  klaar  in  een  bakje  en  als  hij  even  tijd  heeft  voedt  hij  de  scanner,  die  alles  naar  Evernote   stuurt.   Ik  vroeg  hem  of  hij  dit  niet  vervelend  vindt,  dat  hij  bepaalde   mobiele  toepassingen  van  Evernote  moet  missen,  bijvoorbeeld   geolocatie.  Hij  gaf  toe  dat  het  jammer  is,  maar  zei  dat  het  nou   eenmaal  de  consequentie  is  van  zijn  manier  van  werken.     Hetzelfde  geldt  voor  de  Evernote  Hello  (de  app  die  ik  gebruikte  om   zijn  contactgegevens  op  te  slaan  en  terug  te  halen).  Martijn   ontmoet  zoveel  mensen  en  krijgt  zo  veel  visitekaartjes,  dat  het   niet  praktisch  is  om  de  toepassing  te  gebruiken.  Het  proces  neemt   teveel  tijd  in  beslag  en  het  leidt  af  van  het  belangrijkste,  het   contact  met  de  mensen.       Hij  maakt  dus  geen  gebruik  van  Hello,  maar  geeft  ons  vervolgens  wel  een  heel  waardevolle  tip:  Veel   mensen  scannen  thuis  hun  visitekaartjes  en  zetten  vervolgens  de  contactinformatie  in  Evernote.  Martijn   voegt  hier  twee  stappen  aan  toe,  waardoor  het  ineens  interessant  wordt.     De  gegevens  van  de  gescande  visitekaartjes  kunnen  voorzien  worden  van  een  checkbox  als  er  een   specifieke  actie  ondernomen  moet  worden  met  betrekking  tot  die  persoon,  bijvoorbeeld  als  de  persoon   in  kwestie  iets  is  beloofd.  Totdat  de  taak  is  uitgevoerd  blijft  deze  openstaan  in  de  werkbalk  van  Evernote,   zoals  ik  heb  beschreven  in  het  hoofdstuk  "Taakbeheer".     Verder  verzoekt  hij  de  organisatoren  van  elk  evenement  om  hem  een  gastenlijst  te  sturen  en  ook  die   scant  hij  in  Evernote.   Zo  kan  hij,  als  hij  een  visitekaartje  selecteert  waaraan  een  taak  hangt,  meteen  zien  waar  en  wanneer  (bij   welke  lezing)  hij  de  betreffende  persoon  heeft  ontmoet,  en  dit  helpt  om  een  en  ander  in  de  context  te   plaatsen.  Op  deze  manier  kan  hij  bijvoorbeeld  een  persoonlijker  e-­‐mail  sturen.   Het  werkt  ook  andersom,  als  iemand  die  een  presentatie  heeft  bijgewoond  hem  een  e-­‐mail  stuurt  met   een  vraag  of  een  bedankje.  Gewoon  even  zoeken  in  Evernote  en  hij  weet  welke  persoon  hem  wat  heeft   zien  doen.  Op  deze  manier  heeft  hij  dus  eigenlijk  zijn  eigen  versie  van  Hello  gecreëerd!     Een  app  waar  Martijn  wel  gebruik  van  maakt  is  Evernote  Food;  hij  maakt  dagelijks  foto’s  van  wat  hij  eet   en  met  wie.  De  reden  om  Evernote  Hello  niet  te  gebruiken  is  hierbij  niet  valide;  een  etentje  biedt  immers   veel  meer  tijd  dan  een  kort  gesprek.       (Noot  van  de  vertaler:  deze  informatie  is  inmiddels  achterhaald:  sinds  de  app  verbeterd  is  maakt  Martijn   wel  gebruik  van  Evernote  Hello.  Sterker  nog:  hij  kan  niet  meer  zonder!)    

Een  aspect  van  Evernote  dat  hij  anders  aanpakt  dan  ik,  is  het  taakbeheer.     Martijn  deelt  vijf  notebooks  met  zijn  assistent  Maaike,  onder  de  overkoepelende  titel  "Maaike".     De  structuur  ziet  er  als  volgt  uit:   Inbox  Maaike  /  Work  In  Progress  /  Vragen  /  Klaar  /  Algemene  informatie   Martijn  zet  een  taak  in  "Inbox  Maaike".  Wanneer  zij  aan  de  taak  begint,  sleept  ze  hem  naar  "Work  In   Progress",  als  de  opdracht  klaar  is  naar  "Gereed".  Als  ze  vragen  heeft,  schrijf  ze  een  notitie  in  "Vragen",   hij  zet  dan  op  zijn  beurt  het  antwoord  in  “Algemene  Informatie”.  Een  waterdicht  systeem  volgens  mij.  En   ook  prima  toe  te  passen  zonder  assistent.     Een  interessante  vraag  leek  me  hoe  een  dergelijk  grote  database  te  structuren  is.     Maar  dat  blijkt  niet  zo’n  probleem.  Zijn  Evernote  bestaat  uit  16  mappen  die  elk  tussen  de  5  en  12   notebooks  bevatten.  Gewoon  net  als  bij  mij,  dus.     Momenteel  is  hij  bezig  een  applicatie  te  ontwikkelen  waarmee  hij  kan  profiteren  van  alle  statistische   gegevens.  Bijvoorbeeld  om  te  kunnen  zien  hoeveel  notities  hij  hebt  heeft  gemaakt  in  een  bepaalde   maand  of  hoeveel  tijd  hij  ergens  heeft  doorgebracht  in  een  bepaalde  periode.  Ik  hoop  dat  hij  de  app  te   koop  aanbiedt  als  hij  af  is.  (Op  basis  van  waardebepaling  achteraf  natuurlijk!)     Naast  dit  alles  is  Martijn  de  oprichter  van  de  Nederlandse  Evernote  Community,  op  Facebook.  Eens  per   maand  is  er  een  meetup,  waar  tips  en  ideeën  worden  uitgewisseld  door  Evernote  beginners  en   gevorderden.     Voor  meer  informatie  over  deze  fascinerende  persoon,  bezoek  de  site:  martijnaslander.nl.   Het  grootste  deel  van  de  inhoud  is  in  het  Nederlands,  maar  het  is  de  moeite  waard  het  te  lezen  met   behulp  van  Google  Translate,  want  we  kunnen  nog  veel  leren  van  Martijn!       En  zo  ben  ik  aan  het  eind  gekomen  van  mijn  verhaal  over  het  organiseren  van  het  leven  met  Evernote.  Ik   hoop  dat  het  boek  nuttig  voor  je  is  geweest  en  nodig  je  van  harte  uit  om  mijn  tips  te  volgen  op  iTech   Vandaag,  Twitter,  Facebook  en  mijn  blog  vladcampos.com.     Dank  je  wel!               Vladimir  Campos  -­‐  Organizando  a  vida  com  o  Evernote  

 

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful