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pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mesmos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entidades internacionais de biblioteconomia e bibliografia. Em grande número de países foram organizados centros ou serviços de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivologia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referência em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informações. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acentuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes eram da competência de bibliotecas e bibliotecários. Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferentes países a profissão de documentarista (também denominada documentalista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divulgar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação dessas informações. Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técnicos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecários resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente aceita em seu significado mais moderno. O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhecimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procurou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desenvolver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911 e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e documentação competiam funções comparáveis às que são desempenhadas pelos modernos centros de documentação. Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistência técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentação (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódicas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecnologia e das ciências sociais. Sistemática da documentação Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação 1

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1. Conceitos fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: arquivos correntes e intermediário; protocolos; classificação e ordenação de documentos; avaliação de documentos; arquivos permanentes. 3. A política nacional de arquivos e a legislação arquivística. 4. Conservação e preservação de documentos. 5. Documentos digitais. Conceitos fundamentais de Arquivologia. ARQUIVO O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e ampliado extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não pudesse ser localizado para consulta por meio das técnicas da documentação. Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sistematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conhecimento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista, jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos. Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação seria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura. O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos milhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e normas especiais para registro da documentação existente, controle e manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral. Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primeiros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados, com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamento. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreendido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca de dados e informações específicas de seus consulentes. História A organização racional da informação e da documentação levou Paul Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em 1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classificação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transformou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e, em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande número de entidades de diferentes países, num programa que tem por finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado

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Seu campo de trabalho são os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários, audiovisuais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiásticos, empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográficos, policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e laboratórios de conservação e restauração de documentos. As três correntes De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa (records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento. Os referenciais teóricos arquivísticos Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos, destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as funções de classificação documental e avaliação documental e a definição de instrumento de gestão arquivística. Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade arquivos correntes, intermediários e permanentes Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados . Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase . Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitva. Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente . Classificação segundo a valoração dos documentos Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa 2

contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a classificação, uma vez que esta também deve ser normalizada. Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consistiam em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços ou instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamentos. A uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização internacional dos produtos industriais. O sucesso da normalização no campo da indústria fez com que a documentação a adotasse, com o objetivo de tornar internacionalmente acessíveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor, uma vez que para obter a máxima disseminação da informação científica o pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretação deles se faça sem dificuldade. Para que a informação se torne imediatamente acessível, a documentação estabelece normas para organização e difusão dos documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto é, produzidos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O progresso da ciência exige o mais amplo intercâmbio de informações e a normalização internacional tem o objetivo de facilitar esse intercâmbio. Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À documentação interessa, principalmente, a difusão das informações contidas em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos, em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -teses universitárias, registros de patentes etc. Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido amplo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer natureza. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A organização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às bibliotecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo específico dos serviços ou centro de documentação. Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arquivologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca, arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliotecas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são independentes. Mecanização e automação Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se produzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos recapitulativos são os documentos terciários. Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a segunda guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser experimentados pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se três tipos de sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeiçoamento, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas baseados em métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção fotoelétrica por meio de código; (3) sistemas baseados no registro magnético (em fios, tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de informática, foram criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperação de informações, que podem ser específicas para cada assunto, principalmente no tocante às informações técnicas. A informática tornou ilimitado o campo da documentação. A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comunidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja, projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando, selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando modernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restauração de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesquisas históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador.

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III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo. Art. 5o Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização. Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições; II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República; III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA. Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá; II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão; IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes. 3

e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais serem eliminados.

ARQUIVOLOGIA – LEGISLAÇÃO PERTINENTE DECRETO Nº 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967, no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, DECRETA: Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. § 2o Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 2o O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo; IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal. Art. 3o Integram o SIGA: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes. Art. 4o Compete ao órgão central: I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; § 1o

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182o da Independência e 115o da República. cujo acesso pode ser franqueado. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.classificação: atribuição. das normas complementares a este Decreto. para discussão e deliberação. concedido por autoridade competente. e XVII . § 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos. zelando pelo seu fiel cumprimento. área ou instalação considerados sigilosos em decorrência de sua natureza ou conteúdo. deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA. manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança.159. Art.medidas especiais de segurança: medidas destinadas a garantir sigilo.marcação: aposição de marca assinalando o grau de sigilo. quarenta e cinco dias após a publicação deste Decreto. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. IV . a planos e operações militares. Art. pela autoridade competente. transmissão. de grau de sigilo a dado. Art. VIII . emprego ou atividade. Art. Parágrafo único. em Brasília. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA. em área sigilosa. no uso da atribuição que lhe confere o art. como órgão central do SIGA. DECRETA: CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada.disponibilidade: facilidade de recuperação ou acessibilidade de dados e informações. VII . área ou instalação. 12 de dezembro de 2003. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo. de conhecimento restrito a pessoas credenciadas. material.grau de sigilo: gradação atribuída a dados. dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado. da honra e da imagem das pessoas.reclassificação: alteração. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados. 11. e tendo em vista o disposto no art. § 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc.credencial de segurança: certificado. dentre outros. bem como das áreas e instalações onde tramitam. para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República. o encaminhamento. tornando ostensivos dados ou informações. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. XIV . Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens Arquivologia 4 A Opção Certa Para a Sua Realização . da Constituição. documentos e materiais sigilosos. documento. detectar. no âmbito da Administração Pública Federal. 84. e dá outras providências. inerente ao efetivo exercício de cargo. são estabelecidos os seguintes conceitos e definições: I . XV . sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal. no trânsito ou no destino. da classificação. cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. DECRETO Nº 4. XI .integridade: incolumidade de dados ou informações na origem. Parágrafo único. Art. XIII . proteção contra revelação não-autorizada. de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 3º A produção. Art. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. manuseio. alínea "a". § 2o O Arquivo Nacional promoverá. quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros. IX . V . autenticidade. subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA. DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto. informações. integridade. que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou informações em diferentes graus de sigilo. 10. de 8 de janeiro de 1991. Compete ao Arquivo Nacional. III . da classificação de dado. informação. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes.investigação para credenciamento: averiguação sobre a existência dos requisitos indispensáveis para concessão de credencial de segurança.legitimidade: asseveração de que o emissor e o receptor de dados ou informações são legítimos e fidedignos tanto na origem quanto no destino.sigilo: segredo. Parágrafo único. pela autoridade competente. XVI . legitimidade e disponibilidade de dados e informações sigilosos. consulta. informação. 2º São considerados originariamente sigilosos. com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal.necessidade de conhecer: condição pessoal.553. inviolabilidade. II . Brasília. Art. a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos.autenticidade: asseveração de que o dado ou informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino. 23 da Lei nº 8. informações. documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado. por solicitação de seu Presidente.visita: pessoa cuja entrada foi admitida. VI . 12. em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. secretos. indispensável para que uma pessoa possuidora de credencial de segurança. Art. por maioria absoluta de seus membros. função. confidenciais e reservados. área ou instalação sigilosos. às relações internacionais do País.desclassificação: cancelamento. anular e registrar ameaças reais ou potenciais a esses dados e informações.ostensivo: sem classificação. XII .comprometimento: perda de segurança resultante do acesso nãoautorizado. em caráter excepcional. CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo Art. incisos IV e VI. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultrasecretos. pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto. Parágrafo único. dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas. Também objetivam prevenir. informações. e serão como tal classificados. tenha acesso a dados ou informações sigilosos. 4º Para os efeitos deste Decreto. especialistas e consultores com direito a voz e não a voto. X . Dispõe sobre a salvaguarda de dados.

mas ao documento. se for o caso. de 2004) Art. operações ou objetivos neles previstos ou referidos. de 2004) IV . (Redação dada pelo Decreto nº 5. salvo no caso de sua prorrogação.identificação dos destinatários em protocolo e recibo próprios. e da primeira página. a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes. Poderão ser elaborados extratos de documentos sigilosos. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico. entidade pública ou instituição de caráter público. de 2004) § 2o Além das autoridades estabelecidas no caput. (Redação dada pelo Decreto nº 5. datas de expedição e ementas. II.ultra-secreto: máximo de trinta anos. 15. Art. alterá-la ou cancelá-la.da autoridade classificadora. instalações. do Exército e da Aeronáutica. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados. de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. programas ou instalações estratégicos. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultrasecreto. 17. § 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos.301. planos-relevo.301.(Redação dada pelo Decreto nº 5. A publicação dos atos sigilosos. de 2004) Art. para documentos ultra-secretos.Comandantes da Marinha. de 2004) Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação Art. de 2004) V . de 2004) Art. requer medidas adicionais de controle. Art.lavratura de termo de custódia e registro em protocolo específico. confidencial e reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I.301. comando. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades: I . e (Redação dada pelo Decreto nº 5. destinatária ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. (Incluído pelo Decreto nº 5. será atribuído o grau de sigilo mais elevado. para sua divulgação ou execução.301. para fins de organização. (Redação dada pelo Decreto nº 5. (Redação dada pelo Decreto nº 5. Art. de 2004) § 1o Excepcionalmente. quando da difusão. preservação e acesso. de 2004) II . II . de 2004) IV .da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto.301. no seu todo. quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo.301. de 2004) I . Documento Sigiloso Controlado (DSC) é aquele que. Os mapas. as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações.301. para documentos confidenciais e reservados. podem atribuir grau de sigilo: (Renumerado do parágrafo único pelo Decreto nº 5.Presidente da República. limitar-se-á aos seus respectivos números. III e IV do art. Parágrafo único. planos ou operações de interesse da defesa nacional.reservado: máximo de cinco anos. de 2004) Parágrafo único.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos da segurança da sociedade e do Estado. CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos Art. por igual período. cartas e fotocartas baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão classificados em razão dos detalhes que revelem e não da classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.secreto: máximo de vinte anos. salvo quando elaborados para fins de divulgação. confidencial e reservado.da autoridade classificadora. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. e (Redação dada pelo Decreto nº 5.301. exceto quando expressamente vedado no próprio documento.Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas. Parágrafo único. Seção II Do Documento Sigiloso Controlado Art.301.confidencial e reservado: os servidores civis e militares. de 2004) I . Parágrafo único. de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. dados ou informações referentes a sistemas. cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. respeitados os interesses Arquivologia 5 A Opção Certa Para a Sua Realização . no interesse do Poder Executivo e das partes. § 2º São passíveis de classificação como secretos. programas. se houver. mediante consentimento expresso: I . (Redação dada pelo Decreto nº 5. dentre outros. 11. de 2004) II .301. Art. Art. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301. Na reclassificação. 16. Art. a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. (Incluído pelo Decreto nº 5. redigidas de modo a não comprometer o sigilo. (Redação dada pelo Decreto nº 5. para documentos secretos. 12.301. (Incluído pelo Decreto nº 5. de 2004) III . de 2004) III . incluindo: I . Aos extratos de que trata este artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem. 14. os parágrafos.secreto: as autoridades que exerçam funções de direção. chefia ou assessoramento. II . projetos.Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas. 18. pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria.301. 13. mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação. ou ao arquivo permanente do órgão público. e III . 7o Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: (Redação dada pelo Decreto nº 5.301.confidencial: máximo de dez anos. § 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que. 7o. o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação. e (Redação dada pelo Decreto nº 5. de 2004) II .Vice-Presidente da República. probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados. As páginas. 10. Art. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente. por sua importância.301. 9º Para os graus secreto. poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. as seções. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez. (Redação dada pelo Decreto nº 5. por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos. conferido a quaisquer de suas partes.301.301.

a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. 32. considerado DSC. desde que necessário como prova em juízo. será efetuada pessoalmente. e em todas as suas páginas. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios. Art. A expedição. carbonos. Sempre que a preparação. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. se for o caso. que possam dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte. se for o caso.lavratura anual de termo de inventário. Art. será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. devendo cada uma conter. 21. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança. conforme regulamento. oficinas gráficas ou similar. mensageiro oficialmente designado. II . 27. da Preservação e da Eliminação III . A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos. quando da passagem ou transferência de responsabilidade. Art. 29. 22.serão acondicionados em envelopes duplos. confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal. 28. Seção VII Da Avaliação. devidamente conferidos. por sua natureza.sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário. observado o disposto no art. 30. Parágrafo único. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I . § 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que se refere o art. 19. 33. da Tramitação e da Guarda Art.no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento. indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida. se houver. Parágrafo único. desde sua classificação ou reclassificação. pelo órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade receptores. e V . com opção de registro. O documento ultra-secreto é. e IV . dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário. O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de notas manuscritas. se houver. destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento. Art. sempre que se proceder à transferência de sua custódia ou guarda. em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado. Parágrafo único. Art. e II . § 1º As páginas serão numeradas seguidamente. 20. § 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior. também. por agente público autorizado. Seção V Do Registro. § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º. Art. 33. os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada. § 1º A reprodução total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos Art. tipos. se for o caso. 34. sendo vedada a sua postagem. remetente. que requeiram tramitação e solução imediatas. A marcação em extratos de documentos. 35 deste Decreto. seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. O envelope interno só será aberto pelo destinatário. Art. clichês. deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas. 25. nas capas. 24. A expedição de documento secreto. de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo. § 2º O DSC também expressará. lacrado e expedido mediante recibo. provas ou qualquer outro recurso. no âmbito dos órgãos e entidades públicas ou instituições de caráter público. rascunhos. Parágrafo único. Parágrafo único. sistema de encomendas ou. Art.verificar a integridade e registrar.o envelope interno será fechado. III . Art.no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I . Os meios de armazenamento de dados ou informações sigilosos serão marcados com a classificação devida em local adequado. Art. Parágrafo único. 23. IV . impressoras. que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento. o qual informará imediatamente ao remetente. que indicará.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Parágrafo único. fotografias. 26. magnéticos ou ópticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informações. discos e fitas sonoros. condução e entrega de documento ultra-secreto. o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. O termo de inventário e o termo de transferência serão elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a guarda de um órgão de controle. mala diplomática. Art. ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecerá às normas complementares adotadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública. fotocartas. ou indicação do grau de sigilo. necessariamente. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais. reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias. em princípio.proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação. § 3º Serão fornecidas certidões de documentos sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservação. 42. cartas. indicação do total de páginas que compõem o documento. A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original. 20. essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada. A critério da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. Arquivologia 6 A Opção Certa Para a Sua Realização . Seção VI Da Reprodução Art. A marcação. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso. esboços e desenhos sigilosos obedecerá ao prescrito no art. A indicação do grau de sigilo em mapas. conforme previsto no art. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos. Seção III Da Marcação Art. 31. Art. desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento.lavratura de termo de transferência. impressão ou.

ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior. 9º deste Decreto. 39. 35. alteração ou cancelamento da classificação sigilosa. Parágrafo único. 51. Art. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido: I .autorizar o acesso a documentos sigilosos. Parágrafo único. sinalização. e II . Art. Aplicam-se aos programas. 38. naquilo que diga respeito à sua pessoa. que pode ser limitada no tempo. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades. e V . com a finalidade de assegurar uma perfeita execução das operações criptográficas. Parágrafo único. Art. e que sejam física e logicamente isoladas de qualquer outra. demarcação. à integridade. aplicativos. cifra ou sistema de criptografia no âmbito de órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada.realização de vistorias periódicas. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS). civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. os programas. antecipadamente. 44.propor. mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. secreto. 44. Parágrafo único. 43. sempre que possível. nos termos da legislação em vigor. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo ultra-secreto só poderão estar ligados a redes de computadores seguras. Art. 36. III . II . A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto. sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de segurança previstas neste Decreto para os documentos sigilosos controlados e os seguintes procedimentos: I . Os documentos permanentes de valor histórico. Art. Entende-se como oficial o uso de código. § 1º Todo aquele que tiver conhecimento. Os dados e informações sigilosos. O acesso a dados ou informações sigilosos.identificação de indícios de violação ou interceptação ou de irregularidades na transmissão ou recebimento de dados e informações criptografados. renovação dos prazos a que se refere o art. CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS Art. § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico. II . em atendimento ao disposto no art.propor. confidencial e reservado. 39. confidencial e reservado só poderão integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e segurança adequados a proteção dos documentos.determinar o destino final da documentação tornada ostensiva. Art. Arquivologia 7 A Opção Certa Para a Sua Realização . Art. IV . A destruição de dados sigilosos deve ser feita por método que sobrescreva as informações armazenadas. 40. com as seguintes atribuições: I .comunicação. 5º. 47. 25 e 26.designação de sistemas criptográficos adequados a cada destinatário. é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo. Para efeito deste artigo. serão assinados e criptografados mediante o uso de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 50. Art. à legitimidade e à disponibilidade de dados ou informações criptografados. deverá ser providenciada a destruição física por incineração dos dispositivos de armazenamento.analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação. CAPÍTULO IV DO ACESSO Art. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos. O armazenamento de documentos sigilosos. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. 42. que tenham necessidade de conhecê-los. não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado. civil e administrativa. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 49.ao agente público.ao cidadão. 45. IV . desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. de qualquer anormalidade relativa ao sigilo. à inviolabilidade. Parágrafo único. constantes de documento produzido em meio eletrônico. entidades ou instituições interessados. função. 48. 46. deve ser feito em mídias removíveis que podem ser guardadas com maior facilidade. § 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais. Art.manutenção de inventários completos e atualizados do material de criptografia existente. nos termos deste Decreto. à autenticidade. ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. no exercício de cargo.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. sob pena de responsabilidade penal. segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade. CAPÍTULO VII DO MATERIAL SIGILOSO Seção I Das Generalidades Art. e V . em conformidade com o art. A comunicação de dados e informações sigilosos por meio de sistemas de informação será feita em conformidade com o disposto nos arts. sistemas e equipamentos de criptografia para uso oficial no âmbito da União são considerados sigilosos e deverão. selecionando os documentos para guarda permanente. Art. ao superior hierárquico ou à autoridade competente. de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas. III . Se não estiver ao alcance do órgão a destruição lógica. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados. É vedada a utilização para outro fim que não seja em razão do serviço. aplicativos. CAPÍTULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Art. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição. 7º. 37. 41. Art. ser submetidos à certificação de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional. emprego ou atividade pública. Ressalvado o disposto no parágrafo único do art. a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produção de documentos com grau de sigilo secreto. à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto. em conformidade com o disposto no art. probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos.

58. em razão do ofício. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a. e 4.159. O disposto neste Decreto aplica-se a material. Dados ou informações sigilosos concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de material somente serão fornecidos aos que. d) identificação. Art. poderão ser empregados guardas armados. como empréstimo. materiais. terão acesso a material. serão adequadamente marcados para indicar o seu grau de sigilo. máquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza. protótipos. por suas funções oficiais ou contratuais. 57. CAPÍTULO VIII DOS CONTRATOS Art. para fins de concessão de credencial de segurança.134. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso. em decorrência do exercício de atividades específicas. 55. para a manutenção do sigilo relativo ao objeto contratado. para o transporte de material sigiloso. A celebração de contrato cujo objeto seja sigiloso. bem como por pessoa física. funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos. no âmbito das atividades sob seu controle. O titular de órgão ou entidade pública. a reciclagem e o aperfeiçoamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes à salvaguarda de documentos. obedecerá aos seguintes requisitos: I . Na classificação dos documentos será utilizado. e II . ou que sua execução implique a divulgação de desenhos. Seção II Do Transporte Art. Os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas. de 4 de dezembro de 2002. Os órgãos e entidades públicos controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas físicas e jurídicas interessadas os dados e informações necessários ao desenvolvimento de programas. 62. os materiais sigilosos serão tratados segundo os critérios indicados para a expedição de documentos sigilosos. o critério menos restritivo possível. áreas. Art. Art. Art. produção ou aquisição. e e) responsabilidade do contratado pela segurança do objeto subcontratado. para os fins desta lei. 2º Consideram-se arquivos. moldes. c) obrigação de o contratado adotar as medidas de segurança adequadas. Parágrafo único. em nome do contratado. 8 Art. em decorrência de aperfeiçoamento. bem como às instituições de caráter público. no todo ou em parte. CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 59. e serão de responsabilidade da empresa contratada. Brasília.o estabelecimento de cláusulas prevendo a: a) possibilidade de alteração do contrato para inclusão de cláusula de segurança não estipulada por ocasião da sua assinatura. Parágrafo único. 61. à cultura. e ao seu código de ética específico. por meio de cláusulas contratuais específicas. instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa sujeitam-se às normas referentes ao sigilo profissional. de 24 de janeiro de 1997. § 1º O material sigiloso poderá ser transportado por empresas para tal fim contratadas. Este Decreto entra em vigor após quarenta e cinco dias da data de sua publicação. civis ou militares. bem como à sua execução. pesquisas e trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto. Art. que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes. Os titulares de órgãos ou entidades públicos encarregados da preparação de planos. uso. Art. Art. Sempre que possível. Parágrafo único. dados ou informações de natureza sigilosa. 67. 69. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público promoverão o treinamento. sempre que possível. cabe providenciar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados. Aplica-se o disposto neste artigo ao titular de órgão ou entidade públicos ou de instituições de caráter público encarregada da fiscalização e do controle de atividades de entidade privada. A critério dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal serão expedidas instruções complementares. Aos órgãos e entidades públicos. plantas. armazenagem ou emprego de material sigiloso são responsáveis pela expedição das instruções adicionais que se tornarem necessárias à salvaguarda dos assuntos com eles relacionados. A critério da autoridade competente. responsável pela preservação do seu sigilo. 52. 60. produção. LEI No 8. arrendamento ou locação. 64. Art. de 29 de dezembro de 1998. aquisição. instituições de caráter público e entidades privadas. materiais. faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. automaticamente. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. tramitação. Art. b) obrigação de o contratado manter o sigilo relativo ao objeto contratado. Todos os modelos. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores. Art. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. 54. não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. cessão. área. instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. após o desligamento. Art. Ficam revogados os Decretos nºs 2. 65. Art. 27 de dezembro de 2002.910. ou em curso de fabricação em suas instalações. 63.497. 68. dados e informações sigilosos. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos. prova. 2. que detalharão os procedimentos necessários à plena execução deste Decreto. § 2º As medidas necessárias para a segurança do material transportado serão estabelecidas em entendimentos prévios. A definição do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso é responsabilidade do detentor da custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo. 53. nos termos deste Decreto fica. instalações e sistemas de informação de natureza sigilosa. para fins de produção ou exportação de material de interesse da Defesa Nacional. Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . deverá providenciar para que lhe seja atribuído o grau de sigilo adequado. 66. a que os contratantes estejam vinculados. das pessoas que. DE 8 DE JANEIRO DE 1991. a capacitação. ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. função ou emprego público. Art. 56. sem prejuízo de sanções penais. como instrumento de apoio à administração. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 181º da Independência e 114º da República. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA. prova. responsável por projeto ou programa de pesquisa.o conhecimento da minuta de contrato estará condicionado à assinatura de termo de compromisso de manutenção de sigilo pelos interessados na contratação. Art. a eles devam ter acesso.

12. 11. bem como à inviolabilidade da intimidade. por igual período. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções. 13. da vida privada. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. em decorrência de suas atividades. ou doados a instituições arquivísticas públicas. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico. civil e administrativa. Art. Parágrafo único. a contar da data de sua produção. Legislação estadual. também. Art. São considerados. Para o pleno exercício de suas funções. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Arquivologia 9 A Opção Certa Para a Sua Realização . CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. bem como a gestão e o acesso aos documentos. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo. Art. Art. desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que. sem prejuízo das ações penal. estadual. mesmo sem movimentação. o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 22. 17. 19. contidas em documentos de arquivos. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. 23. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que. 15. Art. o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Art. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. Art. na sua específica esfera de competência. podendo esse prazo ser prorrogado. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais. constituam de consultas frequentes. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. Parágrafo único. Art. Art. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. intermediários e permanentes. 16. por razões de interesse administrativo.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Art. Art. Art. Art. 21. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. no exercício de suas atividades. o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. Art. por órgãos públicos de âmbito federal. sob pena de responsabilidade. a contar da sua data de produção. 20. bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos. do Ministério das Relações Exteriores. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo. e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes. por uma única vez. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. nem transferidos para o exterior. do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. da honra e da imagem das pessoas. do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha. não sendo de uso corrente nos órgãos produtores. da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. legislativas e judiciárias. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo. por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental. aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. da vida privada. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. estaduais. do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais. 18. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. do Distrito Federal e municipais. 14. que serão prestadas no prazo da lei.

159. mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros.159. II . sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados. XII . IX .073. 24. que definirá a política nacional de arquivos. § 3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República. Revogam-se as disposições em contrário.dois representantes do Poder Legislativo Federal. órgão superior de deliberação do CONARQ.estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo. Disposições Finais Art. públicas e privadas. XI .zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento. respectivamente. Ficará sujeito à responsabilidade penal. VIII . que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. DE 3 DE JANEIRO DE 2002. V . pesquisa. estadual. 84. que o presidirá. órgão vinculado ao Arquivo Nacional. 3o São membros conselheiros do CONARQ: I . inciso IV. 1o O Conselho Nacional de Arquivos . 5o O Plenário.estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados. preservação ou acesso a fontes documentais. e tendo em vista o disposto na Lei no 8. conjugar esforços e encadear ações. IX .recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados. 25. órgão colegiado. uma vez a cada quatro meses e. tecnologia. de 8 de janeiro de 1991. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. Art. vinculado ao Arquivo Nacional. § 2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal.o Diretor-Geral do Arquivo Nacional. DECRETO Nº 4. Legislativo e Judiciário da União. § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas. nos termos do art. dos Estados. visando à gestão. do Distrito Federal e municipal. 2o Compete ao CONARQ: I . VIII . aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. VII . Art. produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva. 4o Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ. XV .propor ao Presidente da República.articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação. informação e informática.dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Art. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. XIII . sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. § 4o O mandato dos Conselheiros será de dois anos. em qualquer instância. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.manter intercâmbio com outros conselhos e instituições. 170º da Independência e 103º da República. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA.CONARQ. § 1o Cada Conselheiro terá um suplente. III . Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização .promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados. por qualquer forma. 26.três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino. criado pelo art. de 8 de janeiro de 1991.estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal.estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos . Parágrafo único. Art. legislativa e judiciária. reunirse-á. restringir o disposto neste artigo.dois representantes do Poder Executivo Federal. cultura.dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais. X . em suas faltas e impedimentos. a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 26 da Lei no 8. V . XIV . X . DECRETA: Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art.dois representantes do Poder Judiciário Federal. 12 da Lei no 8. 27.159. 8 de janeiro de 1991. III . IV . na forma da legislação em vigor. bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos. civil e administrativa. em caráter ordinário. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos. IV .SINAR. extraordinariamente. permitida uma recondução. por intermédio do Chefe da Casa Civil da Presidência da República. de 8 de janeiro de 1991.um representante do Arquivo Nacional.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos VII . Art. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia. do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios. ciência.identificar os arquivos privados de interesse público e social.159.promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas. Art. 28.estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR. cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas. II . a declaração de interesse público e social de arquivos privados. Art. Brasília. § 5o O Presidente do CONARQ. VI . de 1991.propor ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. no uso da atribuição que lhe confere o art. para prover e receber elementos de informação e juízo. Poderá o Poder Judiciário. no mínimo. Regulamenta a Lei no 8.um representante de associações de arquivistas. como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 10 Art. bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. VI . tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. da Constituição.

os arquivos estaduais dos Poderes Executivo. § 1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII. V .promover a gestão. IV . para as devidas providências. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ.produzidos e recebidos por agentes do Poder Público. § 1o O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. a identificação. definidas como tal pela Lei no 9. II . em decorrência de suas funções administrativas. nos termos do art. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público. sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa. Legislativo e Judiciário. § 5o A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria. interagindo com as câmaras técnicas. 15. Legislativo e Judiciário. VIII . é da competência do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados. § 4o Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião. Art. 9o A aprovação do regimento interno do CONARQ. III . Art.prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ. de 22 de outubro de 1991. ad referendum do Plenário. § 2o As pessoas físicas e jurídicas de direito privado. 17.o Arquivo Nacional. II . III . Parágrafo único.159. Compete aos integrantes do SINAR: I .produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais. o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. na sua esfera de competência. no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente. Art. as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central. XIII . VII . Integram o SINAR: I . III . Art. a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência. VI . IX .apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR. Art. Parágrafo único. serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas. em sua área de atuação. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. 16. 13.garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente. conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional. de 15 de maio de 1998. Art. classificação e avaliação do acervo arquivístico. 10 da Lei no 8.implementar a racionalização das atividades arquivísticas. Os documentos públicos de valor permanente. XII .proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo. bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos.disseminar. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I . V . 6o O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. 10. Capítulo IV 11 As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional. providenciarão.os arquivos do Poder Executivo Federal. câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ. discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos.comunicar ao CONARQ. 8o É considerado de natureza relevante. normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR.promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação. de 1991. em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central.os arquivos do Poder Judiciário Federal. e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais. Capítulo II DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. IV . Art. IV . parcial ou total. legislativas e judiciárias. antes de concluído o processo de desestatização. X .produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. visando a identificar. do Distrito Federal e municipais. por deliberação do Plenário ou ad referendum deste. visando à gestão. bem como câmaras setoriais. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. não ensejando qualquer remuneração. II .os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.APOSTILAS OPÇÃO § 1o O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. 11. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ.apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados. Capítulo III DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. § 3o Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o. de forma a garantir a integridade do ciclo documental. zelando pelo seu cumprimento. garantindo constante atualização. estaduais. em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ. § 2o Para efeito do disposto neste artigo. mediante proposta deste. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. 7o O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais. Art. 14. quando organizados sistemicamente. § 2o A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos VII . Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. Art. XI . enquanto necessários ao desempenho de suas atividades.246. detentoras de arquivos.propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social. as empresas. 12. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. instituído pela Lei no 8. Art.os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo. que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização. passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais.637.os arquivos do Poder Legislativo Federal. com a finalidade de elaborar estudos. VI .produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais. podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas.

por seus proprietários ou detentores. Art. Inclui 12 Art. ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 25. § 2o Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos. mediante proposta do Arquivo Nacional. bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. encaminhará solicitação. interesse na aquisição. em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação. para que manifeste. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos. na forma prevista na Lei no 9. de 20 de março de 1997. 27. nos termos do § 2o do art. tão logo sejam nomeados os inventariantes. 19. 2. civil e administrativa. Orçamento e Gestão deverá. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia. obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal. 30. preservação e divulgação do acervo. objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização. § 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 3 de janeiro de 2002. dentro do território nacional. baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação. com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.942. Ficam revogados os Decretos nos 1. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União.182. 23. na forma da legislação em vigor. 29. 31. Art. no prazo máximo de sessenta dias.394. higienizados e acondicionados. 21. 22. avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação. técnica e arte. de acordo com o art. ARQUIVOLOGIA Considerada disciplina. Art.159.159. Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional Art. ficando sujeito à responsabilidade penal. 3o. O CONARQ. Brasília. Art. que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos. Art. de 25 de abril de 1995. Capítulo VI DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS Art. por iniciativa própria ou mediante provocação. Art. Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . § 2o A avaliação referida no § 1o será homologada pelo Presidente do CONARQ. a arquivologia é uma ciência auxiliar da história. Art. A Casa Civil da Presidência da República. tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Art. 1. 32. § 1o O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. 13 da Lei no 8. II . Art. O Chefe da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto. de 30 de dezembro de 1991. que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise. titular do direito de preferência. 181o da Independência e 114o da República. aprovadas pelo Arquivo Nacional. para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. § 1o A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública. a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de documentos.os arquivos presidenciais. como no que toca à eliminação de peças de valor transitório e controle dos arquivos em formação. liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos. um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma nação. Art. que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes. 24. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos. ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional. de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ. 33. solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado. elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput. de 18 de janeiro de 1999. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos. nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. 16 da Lei no 8.APOSTILAS OPÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos III . § 2o São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I . de 29 de junho de 1994. de 1991. organizados. O Ministério do Planejamento. serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.159. de 1o de janeiro de 1916. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos.os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público.784. na forma do parágrafo único do art. permitida a subdelegação. de acordo com o art.173. Art. Fica delegada competência ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República. 26. de 1991. títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos instrumentos de pesquisa. As atividades técnicas referidas no caput. total ou parcial. 20.os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no 3. Art. Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de arquivos.461. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente. de 29 de janeiro de 1999. e 2. deverão estar avaliados. Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art.071. § 1o Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. 28. 7o da Lei no 8. de 1991. 18. nos termos da lei. para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. Parágrafo único. A perda acidental. acompanhada de parecer. 3o da Lei no 8. Fonte de consulta para todos os fins. § 3o Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos.

APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos • • • Correntes: conjuntos de documentos atuais. discos. no qual se incluem documentos escritos e iconográficos. As listas e tabelas de descarte especificam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços existentes. bancárias. portanto. A partir da revolução francesa. § 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos. que levariam à moderna crítica histórica. naturalmente. § 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares. tombamento e desapropriação. em seus artigos 215 e 216. Os arquivos econômicos. como ocorre. ecológico e científico. reflete sua atividade. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes. seu porte e seus objetivos. por exemplo. dando início aos estudos de diplomática. apartamentos. Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico. como os audiovisuais. também as tarefas dos arquivistas. artísticas e tecnológicas. O arquivista desenvolve padrões de avaliação. traslados. 216. fazer e viver. em decorrência de suas atividades administrativas. vigilância. uso de microfilmagem de substituição. do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia permanente). paleontológico. promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro. jurídica ou militar. São eles. à ação. marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. qualquer que seja a informação ou a natureza do documento. não deve fazer parte do arquivo principal. restauração de documentos pelo emprego de máquinas e material sintético. opções de venda de casas. proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos.” Arquivologia 13 A Opção Certa Para a Sua Realização . documentos. na forma da lei. § 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos. Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico denominado fundo. ou mesmo pessoas físicas. IV — as obras. com papéis de famílias e pessoas ilustres. terrenos. ser empregado como sinônimo de arquivologia. em alguns casos. que são objeto de consultas e pesquisas frequentes. não devem misturar-se com o arquivo principal. principalmente após a criação da École des Chartes (Escola das Cartas). interessam à arquivística. § 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960). produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas. relatórios e vistorias e outros documentos ligados ao setor. podem ser públicos ou privados. certidões. 215. O primeiro tratado moderno de arquivística. Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no século XIX. já que o tratamento que a eles se deve dar é diferente. na constância e em decorrência de seus negócios. ou por pessoas físicas. § 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. IMPORTÂNCIA A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal. prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automático. O termo arquivística pode. aparecimento de depósitos intermediários de arquivos ou centros de préarquivamento. grupo. temporários e permanentes: Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários. § 1° O Poder Público. e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais). judiciárias ou legislativas. Johan Adriaan Feith e Robert Fruin. industriais. paisagístico. sobretudo no que diz respeito a títulos de propriedade. e de outras formas de acautelamento e preservação. foge ao objetivo dessa empresa e. Assim. da proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram). data de 1898 e intitulase. A preocupação dos governos e autoridades em conservar determinados documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa. arqueológico. § 2° Cabem à administração pública. tomados individualmente ou em conjunto. pessoais e familiares. em nível federal. cuja preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do Estado. registros. Tratando-se. enquanto certidões. intervenção dos arquivistas na gestão de papéis administrativos e nos arquivos econômicos. remonta à antiguidade. corporação ou família devem ser mantidos em grupos.©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda. O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação de documentos depois de avaliados. com a colaboração da comunidade. Art. estadual ou municipal. de modo geral. o arquivo de uma empresa. artístico. de empresas comerciais. de autoria dos holandeses Samuel Muller. diretamente relacionados com os progressos da civilização. por meio de inventários. Uma empresa. de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos. imobiliária de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos relativos à atividade que desenvolve. os arquivos tornaram-se bem público. Um catálogo de livros de uma editora. em edição brasileira. a abordagem seria outra. em curso. e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. CONCEITO Arquivos são conjuntos organizados de documentos. por exemplo. desde que se revistam de importância histórica. 1. pois catálogo de livros é fundamental a sua própria sobrevivência. tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico. Haverá contratos de locação. com os princípios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa. cartas pedindo informações. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional. a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. na forma da lei. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história. Os arquivos. Uma série de fatos novos. de uma empresa ligada à área educacional. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais. edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-culturais. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destinação dos documentos. e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. núcleo ou corpo de arquivos. objetos. opções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobiliário seriam afastados do arquivo principal. anúncios em jornais. V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico. porém. devido a suas atividades específicas. entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos. que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. de imóveis residenciais e comerciais. programas de história oral. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivística moderna. traslados. III — as criações científicas. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial. Documentos de natureza diversa. colecionados com outros objetivos. portadores de referência à identidade. Começam também a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrônicos. determina: “Art. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas. separados segundo a natureza das instituições que os criaram). elabora planos de descarte. e tabelas especiais cogitam de cada administração em particular. científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. nos quais se incluem: I — as formas de expressão. fitas magnéticas e filmes. II — os modos de criar. indígenas e afro-brasileiras. à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira. contratos de compra e venda. 2.

recomenda-se a utilização de três jogos de guias numeradas. servindo para indicar o dia específico. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas ou cartões. contratos a serem assinados. duplicatas a cobrar. enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissão. favoreceram o surgimento de um novo enfoque do arquivo. porém. recomenda-se que se abra uma pasta em nome de VARIG. as 14 No Brasil. simplicidade. nesse caso. impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. Atualmente. por exemplo. Suponha-se uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal. o manuseio e a consulta. embora seja mais trabalhosa. •Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata. prepara-se um jogo de doze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de•1 a 31. 60 ou 90 dias. entretanto. então. Em cada pasta. 2. Método cronológico: em primeiro lugar. apesar de a razão social dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A. existem métodos tradicionais. No caso de empresas com muito movimento de contas a receber e/ou a pagar. pois exige a anotação de todos os pormenores do documento. e um indicador móvel que se desloca na pasta. por exemplo. A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos. a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente por seu valor histórico. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. ou os desenvolvidos pela informática. incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. que se escreva numa ficha ou folha de papel: É muito comum encontrar anotações como “Veja também”. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas. objetivando particularmente a correta tomada de decisão pela empresa privada. de pessoal. começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concepção arquivística. ou. deve-se colocá-los nos mês seguinte. 3. ORGANIZAÇÃO O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança. além disso. aumenta a possibilidade de falhas no acompanhamento. A difusão da informação de conteúdo técnico e científico. O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adicionais dos documentos. inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente arquivados e fatalmente esquecidos. Surgiam outros aspectos relevantes. principalmente quando colocadas em índices. apólices de seguro que devem ser renovadas. REFERÊNCIAS CRUZADAS A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com arquivos. Havendo opção pelo uso de pastas. o de equipamentos compactos.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos disposto apos a guia do mês em curso. precisão. •Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. em que poderão ser colocados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas. graças principalmente à necessidade cada vez maior de informações. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da tecnologia. o Arquivo Nacional. é importante cuidar do sigilo. Sua importância e seu potencial de crescimento são ilimitados. tal fato dificulta sobremaneira o manuseio e. dia 31. ou de follow up. e seu funcionamento também será o mesmo. as cidades que ela serve. ou órgão público. retornando ao dia 1° no início de um novo mês. A grande vantagem da utilização da informática. As informações necessárias para o correto acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras. as conexões possíveis. Quando. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e os dados principais são lançados também na margem superior das fichas. em seguida. já que por meio deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam respostas. indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. à vista do manipulador. assim. que pretende atender a todos e a todas as questões. O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. que se guardem os documentos em pastas separadas até o momento oportuno. As pastas são colocadas em ordem alfabética. inclusive com prazos de 30. de estoque. a nova mentalidade que se introduz na administração pública. notadamente da informática. distante daquele critério eminentemente histórico. Após a Segunda Guerra Mundial. a VARIG. a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de decisões. os documentos são colocados em ordem cronológica e. como o de jogos de fichas prontas. próprios para vários tipos de controle. conforme o modelo descrito. Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Nas margens superiores das pastas. O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser adaptadas a qualquer empresa. •Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa. A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe. métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles. No passado. Recomenda-se. Existem. Como consequência. 1. deverão constar: letra correspondente. pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. para isso. e modernos. como. o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam. além da rapidez. ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. enfim. E provável que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada numa pasta de ‘Carga Aérea”. porém exige anotações pormenorizadas para que se possa fazer o acompanhamento. os documentos são retirados e o indicador móvel vai-se deslocando até o fim. um fornecedor do Mappin provavelmente terá uma pasta com esse nome no arquivo. em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. facilitando. devem estar escritas em folhas de papel e inseridas nas respectivas pastas. precisa ser organizado convenientemente e. À medida que os dias vão passando. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos. representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas. inclusive dos vôos cargueiros. por exemplo. essas exportações são efetuadas por uma companhia aérea. lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas. Por exemplo. números de 1 a 31. roubo e deterioração. guardadas nos próprios arquivos. O arquivo de prosseguimento possibilita à secretária constante follow up. A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. a necessidade de pesquisa constante e sistemática. Também conhecido como arquivo de andamento. proporcionando pronta localização dos documentos. extravio. à medida que os dias vão passando. é a redução da margem de erro.”. faturas a pagar. já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação e a utilidade do arquivo. foi criado em 1836. previsto na Constituição de 1824. como o cronológico e o alfabético. ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO Esses arquivos são muito importantes para a empresa. •Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado. os horários dos vôos. ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. Como nas empresas de grande porte o número de cartões ou fichas é imenso. será necessária uma cópia adicional de todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados nas pastas por ordem alfabética dos nomes e. Entretanto. flexibilidade e acesso: •Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança. representando os dias do mês. significa também uma fonte inesgotável de informações. de contabilidade e outros. Nesse caso. como a racionalização da informação. arquivados após as guias que correspondem às datas de acompanhamento. ou por uma tela de terminal de microcomputador. Dependendo da natureza do arquivo.

na tentativa de se resolver o problema de espaço. na maioria dos casos. há aqueles que têm valor de um ano. mas também quanto a seu valor. pois ajuda e agiliza o funcionamento do arquivo. No entanto. outros. livros de registros de ações. isto é. • A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompanhadas de um registro que especifique o modo. dependendo da frequência de uso. ou escritórios de advogados. possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos. entre outros: contratos. transferências permanentes e transferências diárias: tarifas de carga aérea e outras informações pertinentes. inclusive. deve-se fazer uma referência cruzada. Conservação e proteção de documentos Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as finalidades que possui e seu tempo de vigência. ou que se encontram em fase de conclusão. procurações. deve-se tomar cuidado e evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de papéis. para os arquivos inativos ou mortos. extratos bancários. A transferência pretende: • • • • • liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual. Atualização de arquivo Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro: transferências periódicas. Assim. transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em uso. naturalmente.patentes. furtos. devem merecer cuidados especiais. • Transferências diárias: são as mais recomendáveis. manter o arquivo em bom estado de conservação. Como exemplo. cinco ou mais anos. Os documentos são classificados por seu valor em: permanentes . Nesse sentido. e ainda uma observação: Veja também Carga Aérea. as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer. dificultando o trabalho e. Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos microfilmes em local seguro. pode-se organizar um quadro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos. existem três tipos de arquivos: arquivo ativo. Existem algumas formas de proteger esses documentos: • • Utilização de cofres a prova de fogo. Recomenda-se a confecção de um quadro ou tabela. A perda ou destruição de tais documentos pode. • Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos irregulares. então. Solução muito mais lógica. A Os documentos considerados vitais para a empresa. pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para Carteira de Comércio Exterior. registro da data em que ocorreu a destruição e referência ao conteúdo deles. ou marcação indicando a data da transferência. notas fiscais. permanentes e temporários. Uma empresa que tenha. cofres de filiais da empresa. livros de atas. inundações. sem qualquer planejamento. Por exemplo. Igualmente no caso de siglas. não servirão para mais nada. A transferência. Assim. mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. dois. consequentemente. Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização: alguns são muito procurados. o arquivo. 50 anos de existência deverá manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados. porém. além de serem conservados indefinidamente. faturas. consulta e referência constantes e atuais. outros são consultados poucas vezes. Com o passar do tempo. como cofres de bancos. cartas . Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a outros lugares para guarda. memorandos e outros. Citam-se. TRANSFERÊNCIA Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo. Normalmente. Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso. folhetos. são documentos que devem ser guardados indefinidamente. porém não têm importância vital. de outro. De um lado. Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso. ainda. O importante é que a pasta fique com a forma mais conhecida e mais fácil. considerando as diferenças não apenas quanto à frequência do uso ou da consulta. e ainda existem aqueles que. ou quase nunca. pois muitas vezes serão necessárias a imediata localização e a consulta a papéis em desuso. acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. O arquivo morto precisa. escrituras. a tendência é adquirir móveis novos. fórmulas (químicas). ou são bastante consultados. com anotação da vigência do documento que. já que o arquivo inteiro terá de ser analisado. cinco ou mais anos.vitais. pois possuem importância vital para a empresa. facilitar o trabalho de arquivar. contas a receber e a pagar. por exemplo. talvez seja preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referência cruzada para “INL”. estatutos. despesas desnecessárias com novos • Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados. e reduzir ou eliminar equipamentos. daqueles que perderam sua utilidade prática. congestionando. Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos e. para não se fazer confusão com IML (Instituto Médico Legal). irá acarretar grande perda de tempo. correspondência. livros e registros contábeis. significar até o fracasso total de uma empresa. • Temporários: são documentos que têm valor temporário de um. seguirá critérios determinados pela própria empresa. a data e o local Arquivologia 15 A Opção Certa Para a Sua Realização . Assim. as transferências de documentos devem ser cuidadosas e criteriosamente estudadas e planejadas. registros de empregados. outros de dois. avaliações. Tipos de arquivo No que se refere à frequência do uso ou consulta. facilitando sobremaneira o trabalho do arquivista. mas não seu valor. arquivo inativo e arquivo morto. não se deve considerar este arquivo como um “depósito de lixo”. recibos de impostos e taxas. que muitas vezes se subordina a imperativos da lei. ou vice-versa. no caso de destruição. em casos extremos. sem eles a empresa não tem condições de funcionar. mesmo porque os documentos definidos como inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso. são temporários: recibos. • Permanentes: Portanto. consulta ou referência quase nulas. consulta ou referência. Dessa forma. porque mantêm em ordem os arquivos ativos. econômica e eficaz é a de eliminar ou destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso ou desatualizado para local apropriado. localizar e consultar documentos nos arquivos. podem-se relacionar: rela tórios anuais. desabamentos e outros eventos. e outros. aumentando sua vida útil. após a conclusão do fato que os criou. • Permanentes . observa-se que os arquivos ficam sobrecarregados de papéis. manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou ativos.vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente. ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo. isto é. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimento. a referência cruzada é muito importante. apólices de seguro. três. notadamente de proteção contra incêndios.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se proceder a uma completa microfilmagem.

• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arquivos. As vantagens são: para onde foram encaminhados. • Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no local onde estão colocados os arquivos. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou mesmo indefinidamente. exatidão perfeita dos documentos reproduzidos. Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público. • • • Economia: os ganhos em espaço. Em seguida. o mais comum. É muito importante. de pessoal. o arquivo deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização. em outro departamento. especialmente nas grandes empresas. o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos departamentais. é preciso levar em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço. ou seja. São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do arquivo ativo para o inativo. O conhecimento da empresa e de seu organograma é fundamental nessa etapa. como incêndio. em todos os setores da economia. pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos aos diversos departamentos. são facilmente guardados em cofres especiais. Um especialista organiza um arquivo central. entretanto. inclusive aqueles que são vitais e/ou sigilosos. que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. estadual e municipal. devido à expansão da administração pública em todos os setores e em todos os níveis: federal. • Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora muito. O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida. necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos. por consequência. pois. Arquivologia 16 A Opção Certa Para a Sua Realização . alonga sua vida útil. ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos vários departamentos. dos riscos de eventos. seu arquivamento e conservação. agilizando em muito o serviço. • Dispersão: a pasta em que está classificado um documento. inundação ou furto. atingindo até 150 anos. centralização parcial. Realmente. de forma que possam ser localizados imediatamente. De um lado. é a opção pelo sistema misto. pode estar com outro consulente. • Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil. • Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada. os documentos vão para o arquivo central. pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialista. o que dificulta a consulta e tumultua o trabalho do arquivista. - • Utilização: amplia o uso do equipamento e. no momento de uma consulta. por exemplo. Verifique-se. graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço da tecnologia. bem como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfilmes. na localização e na preparação de cópias adicionais ou referências. a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles. de tempo gasto no arquivamento. consequentemente. trata-se de um assunto de solução não muito fácil. • Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo central e espera para poder iniciar a consulta. A reprodução de um microfilme no formato do documento exige. médio e longo prazos. a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos. Seu trabalho. tão necessário à vida da empresa. É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e. A centralização dos arquivos proporciona vantagens. correspondência de modo geral. documentos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arquivos desses departamentos. o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra. naturalmente tomando-se todas as precauções. de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais. necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanentemente. • Concentração: os documentos são concentrados por assuntos. chegando a quase 95% do documento original. entretanto. os mesmos assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos. por exemplo. reclamações. também. onde deverão ser guardados os documentos de interesse geral. em que o arquivo do departamento se encontra à mão. Na descentralização. Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos. além de representarem cópias adicionais desses documentos. O importante é As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos anos. Em princípio. já que dificilmente o microfilme será utilizado para arquivos ativos. necessidades e objetivos a curto. além de fidelidade. Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o controle e não o arquivo. entretanto. Em princípio. MICROFILMAGEM Observa-se na época atual excessivo aumento do número de documentos. CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO? Trata-se de uma questão muito comum. a microfilmagem de cheques compensados. já que existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. mas existem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se tomar uma decisão sobre o assunto. necessidade de proteger . principalmente se houver muitas pessoas no local. dificultando a manutenção do sigilo. os documentos dos riscos de incêndio. para sua validade. oferecendo ao consulente visão global. o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do trabalho em todas suas etapas. As principais vantagens da centralização são as seguintes: • Eficiência: devido à centralização. As soluções variam de empresa para empresa. • Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos. principalmente nas grandes empresas. devem ser arquivados no próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes. considerar o aspecto legal da microfilmagem. • Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado. A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos: • • • • necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos documentos. tal fato não ocorre com a descentralização. tende-se a manter um especialista em arquivística. peso e tamanho dos arquivos chegam a mais de 80% em muitos casos. • Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos de arquivamento. Há algumas desvantagens na centralização. além de mesas e cadeiras para as diversas consultas. que precisam ser apontadas: • • Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade. O microfilme surgiu como uma das principais respostas a essa questão. Assim. além da administração do arquivo central. seus pedidos. de outro. Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada. • Economia: é grande a economia de equipamento.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições. inundação ou furto.

São vantagens do sistema: • • • custo mais baixo. 6. Estrutura. podendo ser de madeira. para permitir o maior acúmulo de documentos. possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno Portanto. fácil conservação. as pastas podem ser normais ou sanfonadas. que formam uma aresta comum chamada vinco. muito utilizadas. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros. largamente usadas nos equipamentos modernos. Arquivologia 17 A Opção Certa Para a Sua Realização . Dispositivo antiimpacto. As pastas servem para agrupar e proteger os documentos comuns a um assunto e. ACESSÓRIOS Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A escolha de um dos sistemas. assim como do equipamento propriamente dito. O sistema é muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessidade de informações rápidas. 4. Também pertencem ao sistema horizontal as mapotecas. a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos originais. normalmente. 1. • Lateral. garantia de segurança e conservação de documentos. São desvantagens do sistema: • • • necessidade de retirar o documento para fazer anotações. que amarram ou colocam os documentos em pacotes. informações. assim como ao conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado. tiras de inserção e notações. a consulta exige o deslocamento de outros documentos. • há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou retirar um documento. relação de clientes. iluminação deficiente. Alguns requisitos são: • • • • • • adequação às necessidades do serviço. possibilidade de expansão. O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos serviços a que se destina. EQUIPAMENTOS Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. 5. 3. projeções. de aço. A correta e eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o andamento do serviço. as anotações podem ser efetuadas no mesmo local. • • a consulta é demorada. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada. Pés antiderrapantes. com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do mercado. fácil manuseio. 3. apenas com 2. mas que ainda é utilizado em algumas repartições públicas. Securit.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. é preciso encarar o microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empresa tenha sido estudada e comprovada. fácil atualização do material arquivado. endereços. pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo. plantas. Os principais acessórios são: pastas.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos • • espaço. algumas possuem divisões internas. têm dimensões padronizadas. As pastas suspensas. com a frente voltada para o arquivista. fornecedores e outras. As desvantagens são: • ocupa muito espaço. Atualmente. Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros. de material plástico ou de acríLico. • consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos. irá facilitar em muito o serviço do arquivista. as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais. São dois os tipos nesse sistema: • Frontal. são semelhantes às convencionais. por meio de braços metálicos apoiados em suportes especiais. heliografias e mapotecas As vantagens do sistema são as seguintes: • • a iluminação é direta. E um sistema antigo. Índice alfabético.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquivador em posição vertical. Antes de mais nada. aparência e funcionalidade. com a lateral voltada para o arquivista. Com relação ao vinco. guias. Cadeado. em posição horizontal dentro do móvel arquivador. muito conhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas. Denomina-se sistema de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel arquivador. • Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utilizados pelos três sistemas: horizontal. São três os sistemas de equipamento: 1. A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema e método de classificação e arquivamento empregados. 2. representantes. 1. resistência e durabilidade. Fichários São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões. O conhecimento dos sistemas de equipamento. de suas vantagens e desvantagens. No que se refere à projeção. facilidade de acesso. obtenção de maior economia de espaço. ela poderá ou não constar da pasta. vertical e rotativo. deve seguir os critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa ou órgão público e que prevalecem numa boa administração. Os documentos são colocados uns atrás dos outros. • as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas. e os fichários tipo kardex. Suporte regulável. São largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices.

seja mostrando as relações e planejamento do passado. as projeções podem vir em posição central. • Indireto: o arquivo. a seu campo de atividade. chamada projeção. considerando-se que é a memória viva da empresa. Os diversos métodos de arquivamento. A criação do arquivo temporário. Mera opinião. Deixar de aprendê-los é prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem estruturado. quatro. que auxilia na correta tomada de decisão. Todos são bons e apresentam vantagens e desvantagens. deverão ser inseridas nas projeções das pastas ou das guias. em especial. Enganam-se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos métodos tradicionais de classificação de informações. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as condições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração pública. Métodos de arquivamento: 4. a busca de informações e proporciona uma correta tomada de decisão. formando um jogo de. A tarefa da secretária. é um centro atuante de informações. bem estruturado. o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos. ou não. encontra-se.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. consiste em registrar as informações em programas previa-mente estabelecidos. em que a informática assumiu posição de grande relevância. Entretanto. por sua vez. encaixes para as tiras de inserção. O importante é que a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho. concepção moderna de arquivística. Notações: são os dizeres. Acrescente-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de técnicas de classificação e simplificação de tarefas. por exemplo. a empresa ou órgão público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. que ela precisa arquivar. arquivados por mera tradição. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da guia. que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo. São os arquivos correntes. mal administrada e. antes de tudo. neste caso. O principal. redução de pessoal e consequente economia de custos. Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de documentos facilita a pesquisa. Havendo um sistema de arquivamento já definido. enorme empenho dos órgãos do governo em desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados. São três os principais métodos de arquivamento: alfabético. podem ter. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e podem ser colocadas posteriormente. Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante. depende de um índice para ser consultado. Nas guias. por exemplo. 2. três. Servem para ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem ser de papelão. São inúmeras as vantagens conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documentos dos arquivos correntes. em verdade. São os arquivos temporários. para que isso aconteça. um instrumento de controle para a atividade administrativa. indireto e semi-indireto. atualmente. a secretária manipula informações escritas (documentos). Esses métodos. Verifica-se. inclui-se. Neste sistema. as informações comumente solicitadas. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que. 5. • Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices. O programador apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais necessidades do departamento.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos sua produção. indireto e semiindireto. e as três espécies. Além disso. por exemplo. porte e objetivos de curto. O sistema inclui. controle de quantidade e da qualidade dos documentos. a estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público. quanto à projeção. duas. principalmente. que deverá preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Para ser eficaz. • Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente. o arquivo de informações tornou-se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente através de computadores. pois. É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de classificação e arquivamento. O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema de arquivamento. seja evitando duplicidade antieconômica de velhas iniciativas. Neste sistema. • Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científico. portanto. as pessoas normalmente envolvidas. um arquivo moderno. • Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consultas. internas e externas. o que se deve fazer para alcançar o fim desejado. e os tipos de documento que devem ser arquivados. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla visibilidade. • Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios. e dos equipamentos e acessórios. podem ser fixas ou adaptáveis. São três os sistemas de arquivamento: direto. Assim sendo. embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas. Além disso. sem necessidade de recorrer a um índice. A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa. As guias servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. 3. foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do sistema de arquivamento da administração pública. em diferentes posições ou. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um sistema de arquivamento. podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. direto. com uma saliência na parte superior. é necessário que se decida sobre o sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Modernamente. após receberem os dizeres ou inscrições correspondentes. apóia-se no fato de que a maioria dos arquivos é mal organizada. médio ou longo prazos. o sistema necessita de métodos que indiquem a maneira de proceder. SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou documentos velhos e inúteis. dificulta a localização imediata das informações desejadas. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo menores. que orienta o que se deve fazer para atingir um fim específico. O conceito de sistema também é válido para os órgãos da administração pública. em que se distinguem três etapas quanto aos documentos: a particularidade de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apóia nos suportes laterais do arquivo. e melhor critério de preservação. neste caso. segunda etapa do sistema. Nas instituições públicas. a coleta de dados. o método alfabético de arquivamento e suas variações. então. ela deve conhecer os variados métodos de classificação para propor soluções apropriadas. redução ao essencial da quantidade de documentos nos arquivos correntes. variedade do método alfanumérico. buscando solução ou resposta. os serviços prestados. é compreender o verdadeiro potencial que o arquivo representa. A empresa contrata um especialista em programação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados). as inscrições registradas nas tiras de inserção e em seguida inseridas nas pastas ou guias. É conhecido como a “teoria das três idades”. mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. o método numérico de arquivamento e suas variações. melhor manutenção. Sistema é um conjunto de princípios interligados. formam a base a partir da qual se criaram vários outros. cinco ou mais posições. o método automático. predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde Arquivologia 18 A Opção Certa Para a Sua Realização . obtidas. uso e supervisão dos arquivos. As guias. numérico e alfanumérico. de material plástico ou de aço. São os arquivos permanentes ou históricos. serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente. controle e eliminação de documentos. isto é.

talvez de cunho ainda maior. que todos os problemas serão resolvidos. as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para todos que venham a executá-las. fica mais fácil fazer uma avaliação do documento. denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. ou evidenciar a decisão ou o fato que deve ser registrado. enfim. desde que utilizado da forma correta. automático moderno.APOSTILAS OPÇÃO • Método alfabético: —específico ou por assunto. anexando a segunda via da ficha ao documento. Classificar o documento de acordo com o método da instituição. usá-los no sentido de valor probatório. Protocolo É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou conferência diplomática. A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos Receber as correspondências. Para que este problema inicial seja resolvido. com o auxílio do protocolo. Para que isto ocorra. separando as de caráter oficial da de caráter particular. registro. Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental. Técnicas de arquivo e protocolo. surgem situações diversas. cumprem suas funções. enfim. visto que cada instituição possui suas tipologias documentais. A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. recebam um treinamento adequado. então. A principal função do protocolo é autenticar a entrega de um documento. Contudo. fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação documental. Se feitas. se organizados e devidamente registrados. Para tentar sanar esse e outros problemas. A própria conscientização dos funcionários. todo o trâmite do documento pode ser comprometido. seja este a sua eliminação ou recolhimento. de preferência simples e descentralizado. Após cumprirem suas respectivas funções. seja por descaso ou mesmo por falta de conhecimento. visto que. expedindo o original. Em linguagem diplomática. o destino do documento. de muita importância. a fim de cumprirem suas funções. que venha a atender as necessidades da empresa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições. deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados.. se feito de forma errônea. incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. ou seja. É sabido que durante a sua tramitação. como data de entrada. pelas devidas pessoas. Arquivamento. processos que anteriormente encontravam dificuldades. Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. para que possam executar essa tarefa da forma correta. acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. O primeiro é 19 • Método numérico: —simples. como a não localização de documentos. as pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem. agora com os dados das fichas de protocolo. —dúplex. seus dados principais. cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema. afim de que não se perca o controle. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua importância para a área da arquivística. a implantação de um sistema de base de dados. os documentos devem seguir seu curso. chegar ao seu destinatário Para isto. Dentre as recomendações com relação a expedição de documentos. Encaminhar as cópias ao Arquivo. os documentos devem ter seu destino decidido. • Método alfanumérico: —decimal. no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Portanto.. Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da leitura. mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea). pois por meio dela. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. —automático. É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos. permitindo que. é essencial que as pessoas que trabalham diretamente com o recebimento e registro de documentos. os fatos e as decisões ocorridos numa assembléia ou audiência. —mnemônico. Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento. fica mais fácil. Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Arquivar as fichas de protocolo. movimentação e expedição de documentos). Geralmente. Deve-se esquecer a idéia de que basta inserir dados e números num sistema. requisitando a existência de antecedentes. significa o livro onde se registram. Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo. a implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo. a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que foi surgindo. não se podendo assim. Separar as cópias. De modo geral. Do contrário. bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto. registro. destacam-se: Receber a correspondência. proporcionado assim um melhor rendimento de todo o pessoal. D. significa a própria deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assembléia ou congresso. que é recomendável o uso de um sistema de protocolo. recomenda-se (SENAC. Rearquivar as fichas de procedência e assunto. É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras. encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários. os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo (recebimento. distribuição. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Isso agiliza as ações dentro da instituição. —geográfico. Preparar a ficha de protocolo. verificando a falta de anexos e completando dados. carimbando-o em seguida. setores por que já passou. distribuição e movimentação dos documentos em curso. Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo. se existirem. Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. em ordem. Dentre tais avanços. podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição. Após essa etapa. tão logo cheguem às instituições. D. Empréstimo e Consulta. no sentido de que. saber sua exata localização. os documentos apresentados numa repartição ou. devem ser distribuídos e classificados da forma correta. Expedição. Entretanto. Destinação) vamos dar atenção especial ao Protocolo. seus métodos de classificação. É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se importante. no sentido de ter despertado nas pessoas a importância dos arquivos. acelerando assim. Técnicas de arquivo e protocolo. por exemplo. se feita da forma errada. mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada. em duas vias. —variadex. os documentos fossem registrados. ou mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Num primeiro momento. distribuindo as de caráter particular a seus destinatários. N. AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é uma tradução do termo inglês “records management”. N. Por protocolo também se entende o livro em que os escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim desta é assinado pelo juiz.

por isso. é a liberação de espaços. nessa visão imediatista. com vistas à racionalização e eficiência administrativas. sem a prévia identificação e avaliação dos conjuntos documentais. um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento. a legibilidade do objeto. Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado. no momento da autuação.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos A avaliação deverá ser realizada no momento da produção. não tardará muito para que a produção e acumulação desordenadas preencham novamente todos os espaços disponíveis. automatização do acesso. o filme. do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente (valor históricocultural). por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar" originário da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é uma versão iberoamericana do conceito inglês. A gestão pressupõe. de acordo com o número recebido no protocolo. o primeiro parece ser o mais difundido entre nós. com vistas à liberação de espaço físico. uso e destinação final dos documentos. A avaliação de documentos arquivados em sequência numérica implica basicamente a análise de documento por documento. "a restauração é quase uma neurose da perfeição. amor à arte. independentemente de seu suporte ser o papel. manuseio e armazenamento. devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade. sem dúvida. O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e eficácia na produção. com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação. FÍSICOS Luminosidade . tramitação. não necessariamente consecutivos: 1. PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA GESTÃO DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).tem por objetivo revitalizar a concepção original. Por isso. que está com seus depósitos abarrotados de documentos. 2 . Esse procedimento pode representar um investimento inútil quando incidir sobre documentos rotineiros. publicado em São Paulo em 1990 e reeditado em 1996.Conservação Preventiva (Restauração) . RACIONALIZAÇÃO. Mas. o que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/vigência). tanto nas instituições públicas quanto nas empresas privadas. São de fácil reconhecimento. 3. ou seja. portanto. objetos de arte. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” . os três momentos da gestão. No âmbito da legislação federal. numéricos ou cronológicos. uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. conservando-se deles apenas pequenas amostragens. a avaliação sugere uma eliminação imediata de papel. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade. EFICIÊNCIA. Produção dos documentos: inclui a elaboração de formulários. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais. materiais. uso. 2. A avaliação de documentos de arquivo é uma etapa decisiva no processo de implantação de políticas de gestão de documentos. repetitivos. No entanto. A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa. Manutenção e uso: implantação de sistemas de arquivo. A manutenção. O que interessa.o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida. paciência. Umidade . segundo critérios temáticos. a eliminação sem critério ou. mobiliário. seleção dos sistemas de reprodução. local. especialmente nos do serviço público. revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro. A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo.Conservação . o que significa avaliar documentos? Para o administrador. desprovidos de valor informativo. 1 . “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção. das transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais). que poderiam ser eliminados. em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes. O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais. É frequente. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água Arquivologia 20 A Opção Certa Para a Sua Realização . Conservar bens culturais (livros. é preciso levantar a história. o disco ótico ou qualquer outro. Destinação final dos documentos: programa de avaliação que garanta a proteção dos conjuntos documentais de valor permanente e a eliminação de documentos rotineiros e desprovidos de valor probatório e informativo. o disquete. manutenção. proteção e manutenção. Entre essas duas variantes. Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador. Nesse sentido. químicos e biológicos que os atacam. implantação de sistemas de organização da informação. para evitar a acumulação desordenada.é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação. Temperatura . etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos. Essa prática resulta na mescla de documentos gerados no exercício de funções diversas. classificação. aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. o que dificulta a recuperação do contexto original de produção. Esse é o grande problema no momento de avaliar massas documentais acumuladas nos arquivos centrais ou intermediários. o que é bastante trabalhoso em face da massa documental acumulada com o decorrer do tempo. O Dicionário de Terminologia Arquivística. AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS 1. CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO Dentro de uma biblioteca.a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração. pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais. paralelamente ao trabalho de classificação. a limpeza periódica é a base da prevenção. probatório ou cultural. dando aos mesmos o tratamento correto. por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. a reprodução do acervo em outros suportes. uso primário e avaliação de arquivos”. bem como para a preservação do patrimônio documental. se o processo de avaliação não for efetivamente implantado através das Tabelas de Temporalidade. O critério de arquivamento dos processos administrativos ainda é o sequencial numérico/cronológico. a fita magnética. assim. conceitua gestão de documentos como um “conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação. o que é igualmente grave. tramitação. documentos. bem como à preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural.

o rádio. Em termos informáticos. pesquisa e desenvolvimento) Recursos Humanos (contratos de pessoal. AMBIENTAIS Ventilação . apóiam técnico e documentos de Cliente) Marketing (estudos de mercado. ou seja. 4. teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. A partir da Segunda Guerra Mundial.APOSTILAS OPÇÃO 2. Uniformização de Processos de reencaminhamento. Digitalização dos documentos. Numa segunda fase os documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação. 3. é preciso compreender o século XX sob o ponto de vista da extraordinária rapidez da evolução tecnológica. BIOLÓGICOS Insetos . Poluição Atmosférica . e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos. 5. independente do local onde o utilizador aceda aplicação. digitalização do documento geralmente em formato papel para um formato eletrônico. o automóvel. As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados. quando há pouca aeração. de Montreal Introdução Para bem se entender a problemática atual dos arquivos. arquivo e eliminação dos documentos.um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos. aumento de produtividade na procura. ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos. para nomear somente alguns. os satélites. Gestão documental A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da arquivística responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade). pergaminhos e materiais similares. Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida. o cinema. Por último. Descentralização do espaço físico. mantendo o histórico de versões dos documentos. organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. como por exemplo. isto é. A Gestão Documental integrada com outras soluções. É suficiente lembrar que diversos atores. Vantagens na sua utilização Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . o Google. a digitalização. reencaminhamento e desactualizado (destruído). como por exemplo. o telefone. As vantagens na sua utilização são as seguintes: Redução do custo do número de cópias. ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos. concursos públicos e cadernos de encargos) Serviços a Cliente (informações. fichas técnicas e regulamento) AUTOMAÇÃO O novo mundo dos arquivos – automação . Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel. 21 Acidez do Papel .James M. HUMANOS O Homem. beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa. ou seja. este processo disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a um browser. a eletricidade.o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas. procedimentos. Somemos ao elevado índice de acidez. Tintas . no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo.é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos. destruindo coleções e documentos preciosos. desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural. aprovação. o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa.A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Roedores . de seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da sua existência. mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos. podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas. e sobretudo os computadores. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento. Casos de aplicação A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está presente em todas as organizações. auditorias e fichas de não conformidade) Produção (desenho técnicos. os documentos e processos estão sempre disponíveis. distribuição. a máquina de escrever. A partir da década de 1970. Dentre as causas de degradação do papel.a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação.atuam decompondo a celulose. por exemplo. fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico. Turner – U. As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto alargados de áreas funcionais: Administrativa e Financeira (documentos financeiros) Qualidade (normas. Os principais insetos são: Anobiídeos (brocas ou carunchos) Thysanura (traça) Blatta orientalis (barata) Fungos . QUÍMICOS A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel. Poeira . a publicação. Foi e é usada para escrever em papéis. a televisão. grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel. a eletrônica. há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. a Gestão Documental é uma solução de arquivo. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando há a recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização. a telemática. normas e procedimentos operacionais e controlo de produção) Jurídica (contratos.A celulose é atacada pelos ácidos. brochuras e especificações de produtos) Desenvolvimento (memórias descritivas. se instalaram no cenário tecnológico durante esse período: por exemplo. propostas. o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas. cada um tendo uma influência profunda sobre a sociedade humana. é a presença de pó. assiste-se à chegada da fotocopiadora. aprovação.

e eventualmente o texto inteiro de documentos manuscritos? Dever-se-ia Desde 1990. que apesar de nossa disciplina ainda não estar estabilizada definitivamente. e assim por diante. mas o que interessa é que podem calcular com muita rapidez. mas a complexificação das tecnologias e a influência dessas últimas sobre nossos métodos de trabalho foram de tal ordem que essas políticas não são mais suficientes. ou seria melhor colocar em linha os instrumentos de pesquisa. a impossibilidade de entrevistar os aparelhos. no espaço de trinta anos. sua segurança e sua integridade. os suportes eletrônicos são muito instáveis. de versões desses sistemas operacionais. Mas até onde deveria ir esta presença? Dever-se-ia contentar com informações gerais num resumo das fontes. a política do NARA ( National Archives and Records Administration. Os exemplos americanos são característicos da situação por toda parte do mundo. Todavia. A situação hoje Atualmente a capacidade dos computadores muda de modo radical e muito velozmente. a normalização. que se vêem impossibilitados de seguir tantos desenvolvimentos. os planos de classificação. assim como os quadros estatísticos criados com diferentes sistemas operacionais. de sistemas de exploração. Essas tecnologias também mudaram profundamente a sociedade em seu conjunto. Pode-se maltratálo e mesmo assim ler facilmente o texto que está relatado sobre o papel. tem-se recorrido ao repiquage. Nós transferimos para o ambiente informatizado as políticas desenvolvidas para os documentos sobre papel. hoje. as tecnologias criadas para outros fins. O surgimento de novas e importantes tecnologias no campo da informação. os dados sobre as florestas do Brasil capturadas por satélite nos anos de 1970. A interconectividade. Para conjugar-se ao problema da longevidade dos suportes. que se instala rapidamente. Breve. os dados da NASA. que se espalha durante os anos de 1960 e 1970. 53). Outro problema de capacidade: não se pode mais conservar a informação apenas em formato linear. É claro. podendo residir em diferentes arquivos (Bergeron 1992. essa tendência é clara. representada atualmente pela Internet e pelo Word Wibe Web. ou seja. os preços são tão elevados que somente as organizações bastante importantes têm condições de usar essas máquinas. cria um problema de escala para os aparelhos administrativos. os exemplos de perdas de arquivos eletrônicos importantes se multiplicam: os dados do recenseamento americano de 1960. A duração dos suportes eletrônicos é suficiente para muitas situações. e a proliferação de formatos proprietários. O aparecimento dos microcomputadores em 1980 muda radicalmente o quadro tecnológico. nos Estados Unidos) sobre os arquivos ordinolingues está tão mal estabelecida (aproximadamente 25 anos após o começo da informatização). a marcação e a preservação de todos esses arquivos. causaram também mudanças fundamentais nos métodos de trabalho das pessoas que geravam a informação no momento desses desenvolvimentos e pelos séculos seguintes. dividimos as questões em cinco categorias: os documentos e seus suportes. assim como as estruturas relacionais das bases de dados. de sistemas operacionais. a interconectividade. antes tratavam-se dos átomos. mas sua utilização não se torna muito difundida em razão da chegada quase simultânea dos microcomputadores. O hipertexto e as ligações hipertextuais e hipermidiáticas. hoje tratam-se dos bits. a possibilidade do teletrabalho para os arquivistas. mas pouca para a conservação a longo prazo dos arquivos. e ainda com uma versão diversa para ser instalada no Web. copia-se o sinal eletrônico sobre um suporte novo a fim de assegurar sua sobrevida. a primeira mensagem de correio eletrônico em 1964. O documento eletrônico tornou-se um conjunto de relações ou de trechos de informação. Depois de muitos anos. Vê-se nesse contexto do desenvolvimento da Infovia. acrescentam uma outra dimensão e complexificam mais o problema. a difusão ampla das fontes. Por exemplo. a volatilidade da informação. Hoje um computador custa muito menos que um carro e é capaz de executar as importantes operações que os grandes computadores do tipo mainframe não realizavam nos anos de 1960 e 1970. Nós que vivemos sobre a terra nesse momento somos testemunhas de desenvolvimentos que se desenrolam a uma velocidade impressionante. a natureza da matéria de que tratam os arquivistas terá mudado radicalmente. entretanto. Os documentos e seus suportes: A tendência para a numerização faz com que quase a totalidade dos arquivos seja já criado em formato informático.53).APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos cada um redigido por uma pessoa diferente. quando se trabalha com os documentos eletrônicos. mesmo nas melhores condições. tratavam-se os dois ao mesmo tempo e pensavam-se nos dois como sendo uma coisa só: um documento. mas também de o converter a uma versão mais recente do sistema operacional empregado para o conceber. a fim de assegurar sua consultabilidade a longo prazo. numerosas vantagens para os depósitos dos arquivos: por exemplo. Aliás. Ao mesmo tempo. Arquivologia 22 A Opção Certa Para a Sua Realização . o antigo papel pode durar milhares de anos. Constata-se. a facilidade de consulta pelos usuários. Pode-se constatar que são sempre as mudanças tecnológicas que determinam a maneira de se realizar nosso trabalho de organização da informação. Periodicamente.54). bem como o preço do desenvolvimento de tudo isso. Agora a mudança que precisa ser vista é a "migração". esses aparelhos são sensíveis à temperatura e precisam ser instalados nos locais talhados sob medida e com acesso controlado. a chegada dos arquivos multimídia torna mais complexos do que nunca os arquivos eletrônicos (Bergeron 1992. Ao mesmo tempo. abalando assim os fundamentos teóricos do arquivismo. que esta prática não é mais suficiente. Para adaptar a expressão de Negroponte (1995). Antes. as máquinas de escrever eletrônicas chegam ao mercado. a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria. como a informação estava sempre integrada ao suporte. é claro. É útil observar nesse contexto que não há nada de novo. para fins de gestão da informação. Por outro lado. empregando um processador textual diferente num ambiente informático diverso. Ora. Por volta do fim dos anos de 1970 assiste-se à chegada de aparelhos dedicados ao tratamento de textos. O problema é tributário do fato de que nossa tendência é adotar. são a dependência diante da mídia e dos aparelhos. como nos casos do papel e da prensa de Gutenberg. Histórico recente Durante os anos de 1960 assiste-se à implantação de computadores nos governos e corporações mais importantes. Por exemplo. desde já é preciso rever seus fundamentos teóricos e estabelecer um novo paradigma para a disciplina em função das novas tecnologias da informação. ou ainda em um outro sistema operacional mais normalizado e capaz de o ler. O leitor recebe um simples documento em papel. que a chegada da microinformática nos obriga a interrogar sobre a pertinência dessa política (Bergeron 1992. a conversão e a preservação. os desenvolvimentos tecnológicos estão de tal forma rápidos. Muito caros. Questões atuais Para os fins de nossa apresentação hoje. pode-se encontrar exceções. O novo ambiente. nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho. mesmo em más condições. Outros fatores importantes que contribuem para as mudanças fundamentais nas teorias e nas práticas. a visibilidade. mas o arquivista responsável pelo documento eletrônico deve pensar a organização para a armazenagem. Somente hoje os computadores começam a ser capazes de tratar de atividades mais “inteligentes”. mas vêse hoje redes inteiras de computadores interligadas em uma vasta superrede em escala mundial. Deve-se já distinguir o conceito de suporte daquele de informação. a Internet e a World Wide Web não cessam de nos espantar por causa do desenvolvimento quase cotidiano de novas possibilidades de interação no mundo da informação. tudo reunido em um documento eletrônico colocado em página para a impressão sobre papel ainda por outro sistema operacional. o relatório anual de uma companhia pode consistir em arquivos de texto. O computador pessoal custa menos que um automóvel. acrescenta uma dimensão nova à problemática. a prática não somente de copiar um documento eletrônico antigo sobre um suporte novo. Pode-se encontrar na relação das fotos e outros gráficos criados com outros sistemas operacionais. Ainda uma vez. Os computadores não são muito “inteligentes”. Não somente pode-se conectar dois computadores via rede telefônica. as organizações de menor tamanho buscam a máquina de escrever elétrica. os calendários de conservação. entretanto. bem como a relação entre eles. Ao contrário. e ainda gráficos gerados por outros sistemas.

não importando onde estão os diversos destinatários eletrônicos pelo mundo afora. é preciso mais ou menos 1Mo de memória.5 To/hora. pode-se notar que o sistema “Cineon de Kodak”. Os problemas associados à imagem fixa e em movimento são ainda mais importantes. Em princípio. temse todo o interesse em normalizar práticas de descrição e de organização. há obstáculos importantes. um fichário de informação estocado sobre fichas de cartão tomará sem dúvida a forma de uma base de dados. por exemplo. nota-se que para contar o estado civil dos habitantes de Québec. às imagens de documentos manuscritos? Por outro lado. eventualmente. isso pode parecer muito elevado. há uma verdadeira distinção entre arquivos numéricos e bibliotecas numéricas ( “ arquivos digitais” e “bibliotecas digitais”)? Se todos os textos são conservados em formato eletrônico. esta prática não será nada prática. fichários onde o texto não é tratável por computadores. esses sistemas operacionais intermitentes tal como o Acrobat d’Adobe. mas também de Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . se se confia nas informações disponíveis em linha. se ela é possível. A taxa de affichage do filme é de 24 imagens/segundo. 30 imagens/segundo. mas cada pixel que compõe a imagem tem necessidade de muito mais profundidade para exprimir as cores. pois um cálculo rápido nos dá os algarismos seguintes. entretanto. Isto acrescentou uma camada de metadados. Porém. ele custará 650 Go de espaço de estocagem para registrar somente as imagens desses dados. precisaria escanear a 1000 ppp. vale dizer. senão há perda de informações. a longo prazo. Muitas iniciativas nesse sentido foram empreendidas. baseados sobre um sistema que permite a resolução comandada de 320 milhões de pixels por imagem: a 24 imagens/segundo. Considerando a preservação e a conservação dos arquivos eletrônicos. e assim mais memória informática. Há múltiplos tipos de metadados: para a apresentação do documento (por exemplo. Por outro lado. Além disso. a indexação ( os pontos de acesso para o tema). se ela é necessária. O custo em memória para estocar um filme de 90 minutos é então de 960 Mo por segundo de filme.. o sistema necessitaria de 110 horas para converter a imagem em movimento do formato analógico ao formato numérico. especialmente as infra-estruturas atuais. norma ISO 8879). E com tudo isso. permitindo afixar o texto com a sua colocação na página exigida. ou seja. se um documento de arquivo torna-se um fichário informático e se um livro torna-se também um fichário informático. passa-se de um mundo tecnológico caótico a um mundo ordenado. necessitaria de 33 grossos cassetes para estocar este filme. Para chegar a um mundo no qual toda a informação está em formato eletrônico e acessível a quem possua um computador e uma ligação com as redes. e então de 59. seria necessário prever muitas vezes não apenas a conversão de textos em octetos. Para disfarçar os problemas desses fichários de imagens que permitem ao usuário ver a colocação de um texto na página. O que nos permite ser otimistas é que. as Regras para a Descrição dos Documentos de Arquivos (RDDA. Este grupo de trabalho conclui que a responsabilidade primeira para a informação numérica permanece com os criadores. sem falar nos trinta meses de trabalho para efetuar essa pesquisa (Lubkov 1997. para exprimir suas relações com outros documentos (por exemplo. compreende-se facilmente que a intervenção humana é necessária para efetuar a correção de cada página antes que a possamos considerar como consultável. mas que está sempre em forma de ficha não manipulável. podemos ainda distinguir as bibliotecas dos arquivos ( Preserving digital information 1996. se conta em torno de 85Ko/página. mas quando se considera que aquilo se traduz por cerca de trinta erros por folha A4 datilografada em espaço duplo. Para a imagem fixa. ele nos custa em espaço de estocagem cerca de 500 Ko/página. em que a cópia original é estocada num computador para consulta através das redes. não há mais problema com as simples imagens em preto e branco. não se poderá considerar a numeração das coleções de imagem em movimento antes de encontrar maneiras mais econômicas de estocar os fichários assim criados.6 Go por minuto e de 3. calcula-se 3000). as informações técnicas concernentes ao formato do fichário). Para a imagem em movimento. os metadados. Resta ainda muito trabalho a fazer. no Canadá). Isto se traduz por mais de uma hora de tratamento por minuto de filme. Mas os melhores sistemas operacionais atuais não fazem prova de uma taxa de resultados além de 97% ou 98% (Linke 1997. 70). como uma telecópia. ganham muita importância. Para atender a resolução do microfilme. Para a imagem em movimento. Consideremos igualmente o caso da dimensão dos fichários de imagens de páginas. A uma resolução de 400 pontos por polegada (ppp). de pontos). O alvo desses últimos é permitir a conversão de documentos impressos sobre papel e fichários tratáveis por computador e isso a custo abordável. essas camadas de dados adicionais que utilizamos para descrever e organizar os dados contidos nos documentos eletrônicos. um dos poucos sistemas disponíveis para a numeração da imagem em movimento. necessita-se 40 Mo/imagens. sem compressão. de linhas. e do vídeo. teremos a impressão de que a história da raça humana sobre a terra começou em 1970. ou seja. a Wrawick Framework e seus sucessores (15 elementos de base para a comunicação de documentos em rede). Não falamos ainda de custos de tratamento. senão não se poderia consultar as informações mais recentes. podemos nos voltar um pouco para as conclusões do grupo de trabalho sobre a preservação dos arquivos numéricos (Preserving digital information 1996. seria necessário transplantar cassetes em dez ou vinte anos para evitar a perda de todo esse trabalho! Como os suportes numéricos não são confiáveis para a conservação a longo prazo.000 $ US pela fita magnética somente! Além disto. Mais tarde um sistema operacional de reconhecimento ótico de caracteres lerá o código para reconstituir o fichário informático. Que fazer então com as informações acumuladas em nossos depósitos depois de séculos? É preciso demonstrar se a conversão dos fichários existentes é desejável. este importante observador das atividades das grandes redes. de caracteres itálicos). É preciso não somente prever os campos evidentes nas estruturas. que não estarão ainda em formato de fichários manipuláveis para uso. 37). para gerir o fichário informático (por exemplo. 16 km de espaço para estocar nosso filme de 90 minutos! Decididamente. serão necessários aproximadamente 8 bilhões de pixels/segundo de filme 35mm. enaltece-se às vezes a impressão sobre papéis do código informático codificado em algarismos 1 e 0. e a Duplin Core. Com a sistematização das práticas. e portanto 180 m3 por minuto de filme. Porém. em torno de 18 milhões de certidões. seremos os conservadores de documentos altamente estruturados e onde as informações concernentes à estrutura e à organização desses documentos "viajem" através das redes com os documentos como parte integrante de tudo isso. A questão mais notável associada a esse gênero de documentos é a dimensão dos fichários quando esses documentos são informatizados. No ritmo de 6000 bits/página (quando se datilografa com entrelinha simples. os proprietários. esse novo mundo nos apresenta um problema filosófico: sobre a Infovia. Tomemos por exemplo o estado dos numériseurs e os sistemas operacionais de reconhecimento ótico de caracteres (ROC). mas também uma restruturação dos dados. para exprimir a catalogação. quando melhora-se a resolução para 600 ppp. é sobretudo a normalização dos metadados que é de uma importância capital nesse contexto. pode-se esperar. contaremos 5600 páginas (uma pilha de aproximadamente 5m) por cada segundo de filme. aos documentos eletrônicos. a Standart Generalized Markup Language (SGML. precisaria considerar a conversão maciça dos fichários já existentes. em razão das propriedades de conservação a longo praz do papel. e substituirão.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos outros para acomodar a informação analógica e aquela que pode ser acrescentada à mão sobre as fichas. Como assinalava Clifford Lynch. desenvolve-se atualmente linguagens de descrição de páginas. 7)? Esse problema demonstra a que ponto as mudanças tecnológicas são profundas. que oferece uma colocação em página que exige muita memória informática. No momento. especialmente o aperfeiçoamento das normas e sua implantação universal de forma independente dos sistemas operacionais e do material informático. etc. o estado das tecnologias e os custos necessários. mas que se pode ler sobre uma tela. Se se deseja permitir o acesso a muita informação via redes. aproximadamente 5 To por 90 minutos de filme. Nesse complexo contexto . os fornecedores e. os sinais de estilos. A título de exemplo do que estes algarismos representam em um caso concreto. Para uma imagem em torno de 20 cm por 25 cm. senão o usuário será obrigado a aprender a linguagem de cada novo sistema com o qual deseja trabalhar. Por exemplo. o grupo enaltece a criação 23 fornecer o acesso via as redes às nossas bases de dados. a Encoded Archival Description (EAD. A título de exemplo desse problema à escala de um arquivo. a classificação. ao custo de 13. mas que não o permite manipular os dados. nos Estados Unidos). 42).

os problemas arquivísticos associados à Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina: os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial). tanto ao nível das linhas diretas entre os sistemas de gestão e documentos quanto ao nível da interação pessoamáquina. em caso de perigo de destruição. Visto desta última perspectiva. de migrar e abastecer o acesso às coleções numéricas. nossas práticas. com o tempo assistiremos sem dúvida ao desenvolvimento de suportes informáticos tão inabaláveis quanto o velho papel. Além disso. veremos bem eventualmente a chegada de computadores melhor “educados” para responder a nossas necessidades. Lembremos que no momento somente uma ínfima parte da população global está em linha. seja por eliminação. nossos processos. analisaremos o problema considerável da pilha de fichários necessária para a estocagem de imagens em movimento quando estas últimas são numerosas. É necessário encontrar soluções neste nível para evitar que estejamos eternamente condenados a substituir a intervalos relativamente curtos a totalidade de arquivos que possuímos. assinalemos os problemas de integridade e autenticidade dos dados. e que o documento que eles oferecem aos usuários por consulta é o mesmo que eles receberam por arquivo. Todavia. a banda frequentada terá necessidade de ser acrescida consideravelmente antes que se possa responder convenientemente às necessidades dos usuários cujo número não cessa de crescer. A “consortium Unicode” trabalha há vários anos para desenvolver um código informático que dê conta de todas as línguas escritas. Devemos prever eventualmente o acesso universal à Internet e seus sucessores. Dependendo do porte da mesma. O turbilhão tecnológico no qual nos encontramos atualmente dará lugar aos métodos normalizados. o trabalho considerável requerido para efetuar os trabalhos de conversão. Nossos métodos. de migração de dados e de outras funções arquivistas. não recorrem senão de maneira muito primitiva aos aparelhos cognitivos dos usuários. A comissão permanente de avaliação de documentos tem por finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e procedimentos referentes a avaliação documental. é extremamente importante no contexto das redes. Os arquivistas precisam ter confiança de que os documentos informáticos dos quais eles têm a guarda não podem ser alterados. Passa-se sob silêncio os problemas de deterioração química e biológica. os sistemas operacionais disponíveis atualmente são bastante penosos. 35). médio e longo prazo. Eles serão capazes de detectar um problema de funcionamento que experimentamos. Como é o caso em qualquer ouro lugar. Obstáculos à automação Nesta parte. Segundo Wadson Faria (2006. No que concerne aos computadores. Carla da Silva Miguelote e Rejane Moreira. Ao nível dos sistemas operacionais. Estas organizações certificadas teriam o direito legal de intervir pela salvaguarda de documentos depositados alhures. de formação de usuários. podemos ainda assim esperar ver melhoras consideráveis a curto. devido à privatização de um arquivo. tem-se a necessidade de desenvolver os sistemas melhor integrados às necessidades dos arquivistas e dos usuários. p. a conversão dos fichários permanece um problema importante por várias razões. pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil. financeira e pessoal. resume-se brevemente alguns obstáculos atuais à automação dos arquivos. o obstáculo principal é sua instabilidade. quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central). Além disso. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos. As pessoas que administram os orçamentos têm a impressão de que os trabalhos estão completos. por exemplo. a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma. sobre os quais trabalhamos atualmente. o controle de qualidade é importante no arquivamento de dados eletrônicos. A questão da “prisão ASCIL”. por exemplo. Além disso. ou ainda do telefone. Comissão permanente de avaliação de documentos É necessário que cada organização faça a constituição legal de sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. nossas normas serão estabilzadas eventualmente. Finalmente. mas é preciso crer que o problema será resolvido eventualmente. esses instrumentos de trabalho tão importantes à nossa vida. e intervir de maneira interativa para nos apontar as soluções possíveis. com o desenvolvimento das soluções a baixo custo dos problemas de estocagem e de tratamento. ao dizer que se fará correções mais tarde. pois é a presente geração de arquivistas que assegura a transição entre dois mundos tecnológicos fundamentalmente diferentes um do outro. seja por sua instituição como arquivos permanentes. seja por uma ameaça física à integridade dos documentos. Terminando. e que mesmo nos países industrializados falamos apenas de dez ou quinze por cento da população. poderá haver mais de uma Comissão. expressão de Mitchell Kapor para designar o problema das línguas não inglesas que lutam para ostentar suas marcas diacríticas no meio informático. Soluções a longo prazo Apesar dos numerosos e importantes problemas associados atualmente aos arquivos automatizados. fiscal. criar-se-á um processo de certificação de organizações capazes de estocar. Um passo importante: a “World Wide Web Consortium” vem de anunciar (julho 1997) a publicação da primeira versão de trabalho da HTML 4.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos compreensão de imagens para melhor estocá-las. digitalização etc. e por quanto tempo devem ali permanecer. Veremos disponíveis em linha de demonstrações vídeo para nos mostrar como executar tal função. seja por uma mudança de políticas de conservação em outro lugar. e os produtores de sistemas operacionais não os adotam muito rapidamente. o desenvolvimento de tipos de memória viva e morta que não se apagam automaticamente ou que não se corrompem em função de uma falha de eletricidade nos permite assegurar nossos temores psicológicos face a nossas relações com esses instrumentos que têm uma importância tão grande em nossas vidas. como é o caso do correio à escala internacional. avaliação e seleção da 24 de uma infra-estrutura muito profunda (deep infrastructure) capaz de suportar um sistema distribuído de dados. Tabela de temporalidade Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. e o problema ao nível da infra-estrutura incapaz de tratar convenientemente esses enormes fichários. teríamos vantagem em considerar como inaceitável a prática atual de versar os dados nos sistemas de informação sem controle de qualidade. como executar tal tarefa. Tradução de Andréa Araújo do Vale. devem obedecer às normas do CONARQ. Terminando. que o papel que representamos neste momento é de uma grande importância histórica. sem dúvida. Na disposição de uma tal estrutura. não há nada além de tecnologias experimentais. Muito frequentemente vimos que as condições econômicas não permitem essas correções. Em nível das infra-estruturas. A importância dos trabalhos em curso nos deixa crer que se verá o controle dos dados desde sua criação até sua disposição eventual.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente. em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público. efetuar tal manobra informática. a qual adota como jogo de caracteres a “Unicode”. este problema importante vai. Podemos assinalar particularmente as dificuldades de conversão de fichários de ordem técnica e aqueles de ordem econômica. Ao nível do endocage. também orientar e realizar a análise. mas esse código toma 16 bits de memória para cada caracter comparado a 7 ou 8 para os dados codificados em ASCIL. É na gestão dessa transição que nós podemos tirar vantagem de nossas atividades para os próximos anos. e são os usuários que sofrem a utilização desses dados não verificados e não corrigidos. Como vimos. Veremos eventualmente a automatização de procedimentos de salvaguarda. os custos implicados nesse processo. é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos. ser solucionado num futuro não muito distante. será bom lembrar que nós nos encontramos atualmente no meio desse turbilhão tecnológico. Ao nível dos suportes físicos. No momento.

eficácia sobre a gestão documental. com TeX. Nesse sentido. podem ser adicionados a documentos digitais. Aliado a esses fatores. e. a produção de jornais. Aliado a esse aspecto. Adobe. A informação digital é um dos principais. A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo considerável para trabalhos de triagem frequentes. por exemplo.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos simulação. a XML oferece uma forma simples de representação e organização de dados. possuindo vantagem competitva diante do Flashä. Kodak. matemática.. aprendizado e uso de tais informações. encontra-se os produtores de conteúdo digital que necessitam incorporar elementos interativos e recursos multmodais como encontrado nas diversas mídias. Importante ainda observar que uma forma de transmitir conhecimento tácito é integrando Arquivologia 25 A Opção Certa Para a Sua Realização . senão o mais importante. deve-se ainda ressaltar que os provedores de conteúdo das mais variadas naturezas e educadores têm a necessidade de explorar novas formas de disponibilizar informações. SVG oferece suporte a troca. diminuição com custos operacionais. manipulação e apresentação de informação gráfica de modo inteligente. Adicionalmente. É importante ressaltar que com a popularização da Internet ao longo dos últimos anos. Nesse sentido. Empresas envolvidas no desenvolvimento e difusão da SVG compreendem Sun Microsystems. denominados documentos digitais. Além disso. dentre outros. beneficiando várias categorias de produção de conteúdo digital. Incorporar recursos adicionais de multimídia ao conteúdo textual promove a visualização multimodal. programas computacionais. Assim. diminuição da ocupação do espaço físico. das atividades meio e fim. maior será a eficácia da mesma no processo de arquivamento. leiaute e sincronização na produção de conteúdo digital com recursos multimídia. de seu objetivo. o documento digital possibilita o entendimento de assuntos difíceis e abstratos em diversas áreas da educação. pois quanto mais ampla for a TTD. um documento digital pode conter figuras. Documento Digital Informação compreende qualquer conteúdo que possa ser armazenado ou transferido de algum modo. diferentes pessoas têm percepção e compreensão diferentes das coisas através de cada representação. gráficos. visando atender demandas específicas. por meio de elementos interativos. um documento digital proporciona diversos benefícios quando incorpora recursos multimodais. auditiva ou outros que tenham dificuldade de lidar com conceitos abstratos podem tirar proveito do acesso a documentos digitais. ou seja. tem-se um subconjunto de padrões globais derivados da XML que são empregados no processo de produção de conteúdo digital como. Antonio Mendes Da Silva Filho produção documental produzida e acumulada. Dessa forma. por exemplo. A pessoa responsável pelo processo de arquivamento tem que ter um conhecimento básico sobre as ferramentas da TTD para que haja o melhor funcionamento do arquivo.g. XML é uma metalinguagem que separa conteúdo de apresentação. a inserção da XML e tecnologias suplementares de mídia digital têm redesenhado o cenário da produção dos. servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Perceba ainda que a utilização de recurso multimodal contido nos documentos digitais serve ainda para prover significativa parcela da população de acessibilidade a uma gama variada de conteúdo de maneiras distintas. quando comparados a outros formatos. consegue-se ampliar a população alvo para difusão. se considerarmos. hoje em dia. MathML é uma aplicação XML orientada para área de Matemática com o objetivo de facilitar uso e reuso de conteúdo matemático ou de natureza científica necessário na produção de conteúdo digital. à medida que a informação digital circula através de fluxos de trabalho que atuam sobre ela. Além disso. Nesse sentido. a possibilidade de fácil reuso de conteúdo em diferentes mídias além do uso de recursos multimodais e elementos interativos abre o leque para inúmeras aplicações.Dentro desse contexto. escalabilidade e flexibilidade. outros requisitos que necessitam ser atendidos compreendem interoperabilidade. SVG (Scalable Vector Graphics) e SMIL (Synchronized Multimedia Integration Language). sendo interoperável. Como resultado. Uma das principais questões na produção de conteúdo digital trata-se do método utilizado para representação de dados. proporcionando produção e apresentação de conteúdo digital no estilo de TV. pode-se explorar formas de publicação de documentos digitais com conteúdos pertinentes ao campo da física computacional. produto da era atual. Ela pode ser manipulada e visualizada de maneiras distintas. Dentro deste contexto. sua representação e formato sofrem modificações. principalmente. Já SMIL é uma tecnologia baseada em XML para descrever o controle. química. revistas e periódicos constitui uma das primeiras áreas onde as tecnologias para produção de conteúdo digital foi empregada e. pessoas com deficiências visual. definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento. bem como torna o problema de incompatibilidade de dados gerenciável. por exemplo. a área de educação. Documentos SVG possuem uma série de vantagens. MathML permite a manipulação e apresentação de conteúdo científico. conhecer a tipologia documental produzida ou recebida pela organização. vale ressaltar que diferentes apresentações de um conteúdo constituem diferentes representações do conhecimento que ele contém. Recursos como áudio. SVG é uma aplicação XML que permite a editoração e manipulação de elementos gráficos. Também. agilidade na recuperação da informação. permite-se tanto um acesso mais fácil quanto um entendimento maior desses conteúdos. animações e controles em tela. além de dispor de conversores para conversão para outras notações. Também neste cenário. Dentre esses aspectos. Isto é uma realidade no cenário atual onde tem-se a educação cada vez mais valorizada. no que diz respeito a cobertura da massa documental produzida pela organização. a maioria desses editores trabalham com conteúdo em diversos formatos como. oferecendo flexibilidade. além do que educadores têm buscado novas formas de transmissão de conhecimentos. dentre outras. representações dependentes do tempo como filmes. dentre outras formas de visualização. dados estruturados. pois o crescimento em volume passa a não ter limites. obtenção de conhecimento sobre a estrutura funcional da organização. Apple. Cabe salientar que ao se prover documentos digitais com recursos multimodais e elementos interativos. servindo a determinado propósito e sendo de utilidade ao ser humano. SVG faz uso da XML para definir o formato desses elementos. Os processos de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD. Assim. XML (Extensible Markup Language).Trata-se de tudo aquilo que permite a aquisição de conhecimento. Dicas As organizações devem levar em consideração algumas orientações práticas para efetivação das TTDs que são as seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos de execução. por exemplo. então. Nesse sentido. a participação de todos da organização para criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. interoperabilidade. extensibilidade e. ser descontrolado e desordenado. a documentos digitais. reuso. controle geral da massa documental. como por exemplo. MathML (Mathematical Markup Language). Por outro lado. necessitam frequentemente de novas reorganizações. integra-se facilmente a tecnologia Java. Vantagens São inúmeras as vantagens da aplicação de uma TTD. áudio e vídeo) a conteúdo digital. deve ser formada por representantes dos mais importantes setores da instituição. IBM. Características Tabela de temporalidade documental deve ser vista como um documento institucional e normativo. podendo ser manipulados e convertidos por várias ferramentas. SMIL permite a integração de recursos multimídia (texto dinâmico. dentre outras.

expressão ou código que pode ser usado para pesquisar. e) Informalidade. visando não apenas a eliminação. No entendimento de alguns autores como Shellenberg. c) triagem. temperatura e umidade relativa do ar. 02. Nome. b) relevante. e) acondicionamento. Essa é a definição de: a) carta. incorrendo em problemas de difícil solução para os arquivistas. c) determinação. aumentar o índice de recuperação da informação. a contar da data de seu arquivamento. d) classe de referência. b) viabilidade. Muitas instituições produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada. a contar da data de sua movimentação. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a própria instituição e os funcionários do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituição a que dizem respeito. d) restauração. A chamada unidade mínima de documentação possui o caráter da indivisibilidade. e) codificação. segundo Bellotto (2004). cuja reunião optativa é útil para documentar um fato. Essa noção remete à interpretação do plano de: a) descarte. Paes e Bellotto. se é necessária a descrição de suas partes.APOSTILAS OPÇÃO PROVA SIMULADA A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos c) d) e) memorando. c) Naturalidade. agentes externos ao documento que são os mais responsáveis pela: a) racionalização. e) identificação. de uma família ou de um indivíduo. d) classificação. Receber o documento. e) área de relevância. e) 60 anos. evento. d) disseminação. b) 30 anos. b) prevenção. d) destinação. alguns documentos classificados como sigilosos. agregar documentos por fundos. A soma total de todas as descrições obtidas. b) notação. d) 50 anos. sendo organizadas em sete áreas de informação descritiva. c) organicidade. e) restauração. a contar da data de sua organização. ou seja. conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da: a) descrição. b) destinação. de acordo com a norma nacional de código de detentor e um específico código de referência local ou número de controle. localizar o código. d) Temporalidade. e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos é da essência do princípio da: a) Proveniência. 05. c) ponto de acesso. sem critérios técnicos ou científicos. deverá ser representado numa só descrição. resolução. Nessa perspectiva. Os procedimentos intelectuais e físicos e os resultados da análise e organização de documentos de acordo com os princípios arquivísticos denominam-se: a) arranjo. reunir todos os títulos (documentos) provenientes de um corpo. A competência do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrição é fundamental para uma perfeita recuperação das informações. palavra-chave. de acordo com a última versão da ISO3166. b) indexação. 06. Para atender às necessidades da instituição e do arquivo. que pode ser traduzida por um “conjunto de documentos de tipologias diferentes. cobrindo todos os documentos: os que careçam de valor. se um fundo como um todo estiver sendo descrito. c) 40 anos. c) conservação. e) funcionalidade. b) relacionamento. b) ofício. c) contextualizada. Os princípios arquivísticos adquirem universalização a partir do seu emprego e referência. identificar ou localizar uma descrição arquivística é conhecido como: a) item de série. c) levantamento. 12. c) avaliação. Assim. ligadas numa hierarquia. Dentre elas destaca-se a de registrar o código do país. Assim. Esses são os principais elementos de descrição constitutivos do código de referência da área de: a) proveniência. e) estrutural. mas principalmente. 08. a contar da data de sua destinação. d) simultaneidade. d) depuração. Tal técnica é denominada descrição: a) multinível. dossiê. utilizando o índice. a sua cobertura deve ser total. o código do detentor. quando necessário. ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundário(s) de acordo com o seu conteúdo. 10. a contar da data de sua produção. e) triagem. O pesquisador do arquivo precisa acessar. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística estabelece algumas regras gerais. estas podem ser descritas em separado. mesmo refutados em princípio. b) parte de arranjo. como também os que possuem valor. 07. 11. Arquivologia 26 A Opção Certa Para a Sua Realização . 01. e) deterioração. assunto etc”. “a relação entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente” é um axioma arquivístico que se traduz como: a) integralidade. garantindo consistência da área. para uma investigação acadêmica. O arquivista deve informar que esses documentos são restritos por um prazo máximo de: a) 20 anos. d) identificável. c) avaliação. pois. garantir condições de conservação da documentação de valor permanente. 04. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. referentes à segurança da sociedade e do Estado. b) levantamento. Em qualquer arquivo. b) Territorialidade. de um estabelecimento. isto é. termo. é importante estabelecer critérios que visam a otimizar sua administração de maneira coerente e eficaz. 03. O arquivo da universidade está sendo mantido sob condições adversas e alguns fatores como: luz. d) organização. anotar o código na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários são rotinas correspondentes às operações de: a) prescrição. 09. são corroborados mais adiante. assegurar a preservação de certos documentos. Alguns paradigmas da área arquivística permanecem ao longo dos anos.

19. e) tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. de umidade relativa e de poluentes. mutável. permanente. e) geográfico. em memórias eletrônicas de massa”. a) b) c) d) e) Arquivo e do Congresso. d) tabela de codificação. onomásticos etc. de acordo com os valores informativos e probatórios. Governo e da Política. sonoro. e) remissiva alfabética. estratégico. UNESCO. permanente. 27. d) tabela de avaliação e extinção expedida pelo ABARQ. e) palavra-item. ARCAR. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados. d) palavra-índice. 18. O instrumento que deve ser elaborado é o: a) índice. por meio de instrumentos. corrente. c) ordenação alfabética. d) fumigação. c) restauração de documentos. os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NÃO são considerados na: a) precedência classificatória. à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo” é finalidade do: CONAR. c) intermediário. d) sigilosos. sob pena de responsabilidade. d) descarte de projeções. na forma da legislação em vigor. Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição. denomina-se: a) monitoração. e) refrigeração. b) intermediários. A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos a) b) c) d) e) um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: onomástico. na maioria. c) palavra-chave. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. d) temporalidade. e) originalidade. para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação denomina-se: a) palavra-cópia.159 menciona que todos têm direito a receber dos 16. b) caducidade. a) b) c) d) e) “Implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. Homem e da Comunidade. visando a incluí-los num instrumento. o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico. Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição. visando à gestão. 14. A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos. c) esterilização. 15. intermediário. 25. 4º da Lei 8. d) movimentação de documentos. b) incineração de documentos. intermediário. São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: primário. Arquivologia 27 A Opção Certa Para a Sua Realização .APOSTILAS OPÇÃO 13. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos. o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente. A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações. especializado. obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalência e transferência expedida pelo SINAR. e) topográfico. O art.. especial. b) tabela de enquadramento e definição expedida pelo SIDAR. chave e outros procedimentos técnicos e conservados. d) terciário. O controle de temperatura. e) secretos. 26. visando a órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. b) numérico. e) instrumento de pesquisa. A legislação determina que “ficará sujeito à responsabilidade penal. c) guia. utilizando critérios temáticos. a) b) c) d) e) “Documento elaborado por meio de um computador. sendo seu autor identificável por meio de um código. d) unitermo. imagnético. AAB. é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos. e) preservação de documentos. e) corrente. 21.”: a) permanente. b) movimentação alfanumérica.. b) repertório. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do: a) b) c) d) e) 28. que é a tabela de: a) operacionalidade. Público e da Vida. é o documento: sistemático. 17. b) especializado. aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor. c) tabela de prescrição e decadência expedida pelo DENARQ. b) método de arquivamento. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos. Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos. SINAR. c) permanentes. cronológicos. 24. O técnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaboração de uma publicação. b) climatização. contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei. civil e administrativa. Estado e da Sociedade. b) palavra-guia. 22. c) dicionário. d) inventário. 23. De acordo com as regras de alfabetação. 20. descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados. c) sistema de notações. c) organicidade. avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradoras dos arquivos da administração pública. eletrônico.

controle.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 38. transferência e recolhimento dos documentos) e técnicas a serem observadas na constituição. de acordo com seus valores probatórios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliação c) descrição d) classificação 35. 30. b) ABARQ. A fase da operação de arquivamento. d) COLMARQ. podem ser: a) ativo e passivo b) probatório e fiscal c) eventual e jurídico d) transitório e definitivo e) administrativo e histórico 28 29. análise. c) REBARQ. em que é feito o arranjo dos documentos. colocando-o numa capa de cartolina. descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais. chama-se: a) conservação b) recolhimento c) referência d) transferência e) encaminhamento 43. A centralização dos arquivos correntes não é apenas a reunião da documentação em único local. denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivística 34. retenção e expurgo c) avaliação. segundo critério geográfico. Ao usar o Método Numérico Simples. incluindo. O processo de análise da documentação de arquivos. levantamento. segundo critério geográfico. O órgão vinculado ao Arquivo Nacional que define a política nacional de arquivos é o: a) SINARQ. A passagem dos documentos da 2ª para a 3ª idade do arquivo. pesquisas históricas é função do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermediário e) especializado 42. controle. numérico ou cronológico é o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinação d) retenção e) seriação 45. visando a torná-los úteis para fins administrativos. A Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os arquivos permanentes é chamada de: a) triagem b) seleção c) descarte d) recolhimento 37. registro. O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critério temático. Este instrumento é identificado como: a) guia b) índice c) catálogo d) repertório e) topográfico 44. a guarda e conservação dos documentos visando à sua utilização são características da: a) criação b) função c) finalidade d) localização e) importância 39. que constituirão uma série à parte. Além do número. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. implantação e acompanhamento 40. O método de seleção que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental. Reunir. basicamente. arranjar. É o instrumento de pesquisa mais genérico. Quanto ao gênero. análise e eliminação b) expedição. conservar. Esse documento denomina-se: a) catálogo b) protocolo c) inventário d) repertório e) processo 41. desenvolvimento e utilização dos arquivos. numérico e / ou cronológico chama-se: a) suporte b) avaliação c) destinação d) amostragem 36. chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelâneas d) confidenciais 32. todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. distribuição e movimentação e) planejamento. O método cronológico é adotado em quase todas as repartições públicas. O órgão encarregado dessa centralização é o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo. descritos de forma sumária ou pormenorizada chama-se: a) catálogo b) índice c) lista d) guia Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização . visando estabelecer a sua destinação. arranjo. alfabético. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas. movimentação e descarte d) recebimento. organização. Os documentos de arquivos podem assumir. como também a concentração de todas as atividades de controle de documentos. denomina-se: a) classificação b) automação c) ordenação d) inspeção 33. pois se propõe a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. O conjunto de princípios (análise. Numera-se o documento depois de autuado. os microfilmes são documentos classificados como: a) cartográficos b) iconográficos c) audiovisuais d) textuais 31. de acordo com a codificação dada aos mesmos. alfabético. dois tipos de valores que de acordo com os seus conteúdos. onomástico ou geográfico. É obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo. cronológico. são transcritas outras informações. avaliação. e) CONARQ. descrição. Nos arquivos.

“. O processo que na organização de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em sequência alfabética. a) b) c) d) e) A definição da política nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): SOCINFO SINAR ABNT/ISSO AFNOR CONARQ 61.. O arranjo é “o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento. organização e guarda b) produção. Bibliotecas. Estabelecer preceitos capazes de orientar a ação dos responsáveis pela análise e seleção do documento. estamos nos referindo ao (à): a) índice b) repertório d) catálogo d) inventário e) guia 56. Conforme a natureza do conteúdo. técnicos e históricos b) administrativos. de pessoal. geração/gestão e difusão d) organização.APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 54. contábil. A atividade de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento. tais como Arquivos. ainda que a documentação transferida do arquivo corrente permaneça no arquivo intermediário. A experiência piloto da criação do Projeto de Gestão de Documentos para estabelecer uma organização sistêmica dos arquivos da administração pública brasileira teve como um dos objetivos específicos: a) assegurar apoio necessário ao planejamento no nível ministerial b) implementar decisões governamentais no âmbito do Ministério c) otimizar o processo de recuperação de informações técnicoadministrativas 29 53. De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia. adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir. administrativos. a) b) c) d) e) Os métodos de arquivamento são responsáveis pela (o): plano de armazenagem dos documentos notação dos documentos palavra-chave dos documentos ordenação dos documentos plano de destinação dos documentos 59. de pessoal. Em sentido restrito. tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservação. Segundo as normas de organização de Arquivos Intermediários. administrativos. memória. O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanços importantes na área de arquivologia no domínio da cooperação entre países foi criado em: a) 1962 no âmbito FID b) 1945 no âmbito AMC c) 1971 no âmbito CRCCF d) 1950 no âmbito UNESCO e) 1964 no âmbito da AFNOR 57. administrativos. chama-se: a) destinação b) descrição c) avaliação d) coleção e) classificação 47. as funções fundamentais dos sistemas e serviços relacionados com o tratamento da informação. em relação significativa de tais unidades entre si. de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivísticas. é denominado: a) doação b) avaliação c) classificação d) destinação e) distribuição 48. com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação. Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a característica de uma lista alfabética (e eventualmente cronológica) de nomes de pessoas.”. Ao longo da história. “a sequência de documentos da mesma natureza no interior de um fundo “é chamada de: a) série b) item c) grupo d) seção e) divisão Arquivologia A Opção Certa Para a Sua Realização .. arquivamento e conservação e) autuação. apensamento. determina medidas especiais de proteção. o acesso a ela limita-se ao órgão: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 50. análise documental e arquivamento 60. a) b) c) d) e) A descrição é tarefa típica do arquivo: corrente intermediário permanente especial especializado 46.. de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. conservação e autuação c) tratamento. quanto à sua guarda e acesso público. de pessoal 62. conservação. conservação. os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais. contábil-financeiros. técnicos ou especializados e) técnicos. avaliar e recuperar informação c) registrar e permitir a acessibilidade às fontes de informação d) avaliar informações sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 58.. Centros de Informação ou Serviços de Informação são: a) conhecer a demanda de uso e acesso. análise. legais e técnicos d) históricos. jurídico e técnicos c) diplomáticos. numérica ou alfanumérica. é classificação como: a) sigiloso b) oficial c) público d) secreto e) urgente 49.” A relação significativa por Schelleenberg é o princípio da: a) santidade b) identificação c) análise d) organicidade e) funcionalidade 52. é competência da: a) recepção b) avaliação c) destinação d) organização e) acumulação 51. a) b) c) d) e) A sistemática de arranjo inicia-se materialmente com o: processamento levantamento planejamento recolhimento agrupamento 55. O documento. tramitação. pela natureza de seu conteúdo informativo. e arquivamento b) armazenar.

o seguinte procedimento metodológico operacional deverá ser implementado: a) arranjo e destinação da produção documental b) otimizaçãodos procedimentos e das atividades arquivísticas c) avaliação. conservação e restauração de documentos denomina-se: a) preservação b) descrição c) conservação d) restauração e) avaliação 67. armazenamento. estadual ou municipal). para organizar a documentação armazenada. os arquivos privados são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas e jurídica. além da permanente.APOSTILAS OPÇÃO d) e) A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 D D A C A D B D C E 61 62 63 64 65 66 67 E C B D D A B assegurar apoio necessário para implementação no nível ministerial identificar os tipos de documentos nas instituições e definir o software para uso 63. A arquivística preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatório dos registros nos documentos eletrônicos. O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento. seleção. em decorrência de suas atividades. nem recolhidos para o exterior b) alienados com dispersão ou perda da unidade documental. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental. As duas questões centrais desse problema são: a) software e direito autoral b) privacidade do cidadão e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmissão dos dados e formatos e) hardware e direito autoral ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ GABARITO: PROVA III 01 A 11 C 2 D 12 E 3 C 13 E 4 B 14 A 5 A 15 B 6 D 16 E 7 C 17 B 8 E 18 A 9 B 19 C 10 A 20 B 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 D A D B B C E B E C 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 C C D B D D A B D E 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 C B A B E B C A A B _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ Arquivologia 30 A Opção Certa Para a Sua Realização . Um arquivo público (federal. deverá introduzir uma política de gestão dos documentos públicos considerando as fases correntes e intermediárias. a avaliação dos documentos de arquivo deve ser realizada no estágio: a) intermediário b) corrente / intermediário c) intermediário / permanente d) corrente e) permanente 65. mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com dispersão 64. nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexação. arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produção documental e) controle do fluxo de documentos 66. Considerando a teoria das três idades. De acordo com a política nacional de arquivos públicos e privados (Lei 8. De imediato.159).