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CRITERIOS PARA LA SOLVENTACION O BAJA DEFINITIVA DE LAS OBSERVACIONES RELEVANTES DETERMINADAS POR LAS INSTANCIAS FISCALIZADORAS DEPENDIENTES DE LA SECRETARIA

DE CONTRALORA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y DESPACHOS EXTERNOS

1. FUNDAMENTO LEGAL Artculos 37, fracciones II, VII y VIII de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 45 y 46 de la Ley de Presupuesto de Contabilidad y Gasto Pblico Federal; 134, 135, 136, 145, 146, 156, 157, 158, 162, 175, 179 y 181 del Reglamento de la Ley de Presupuesto de Contabilidad y Gasto Pblico Federal, 15, fracciones II, VIII y XII y 47, fracciones I, II y III del Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo.

2. OBJETIVO Establecer los criterios a los que se sujetarn Organos Internos de Control en las dependencias, Organos Desconcentrados y Entidades de la Administracin Pblica Federal, as como la Procuradura General de la Repblica para llevar a cabo la baja definitiva de observaciones relevantes pendientes de solventar, formuladas por las instancias fiscalizadoras.

3. DEFINICIONES Secretara: La Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo. Instancias Fiscalizadoras: Son aqullas facultadas para realizar auditoras y revisiones a las dependencias, rganos desconcentrados, entidades y Procuradura General de la Repblica, que formulan observaciones y/o recomendaciones en el mbito de sus atribuciones, para coadyuvar al buen desempeo y cumplimiento de metas y objetivos, as como para sancionar a los servidores pblicos involucrados en conductas ilcitas. Dichas instancias son la Unidad de Auditora Gubernamental; los Auditores Externos y los Organos Internos de Control. Unidad de Auditora Gubernamental: Unidad administrativa de la Secretara, facultada para ordenar y realizar en forma directa, por iniciativa de la propia dependencia, de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico o de las coordinadoras de sector, las auditoras en las dependencias, rganos desconcentrados y entidades de la Administracin Pblica Federal, as como en la Procuradura General de la Repblica. Auditores Externos: Despachos especializados en auditora designados por la Unidad de Auditora Gubernamental, en los rganos desconcentrados y entidades de la Administracin Pblica Federal, para la realizacin de auditoras especficas.

Organos Internos de Control: Entes que tienen a su cargo la fiscalizacin al interior de la Dependencia, Organo Desconcentrado, Entidad o Procuradura General de la Repblica. Organos administrativos desconcentrados: Entes jerrquicamente subordinados a las dependencias y PGR, creados para la ms eficaz atencin y eficiente despacho de los asuntos de su competencia. Sistema de Informacin Peridica (SIP): Es el mecanismo de registro y de seguimiento a las observaciones relevantes determinadas por las instancias fiscalizadoras, hasta su solventacin definitiva. Sistema Auxiliar de Control: Subsistema del Sistema de Informacin Peridica, en el que se registran para su seguimiento por el Organo Interno de Control, hasta su total solventacin las observaciones relevantes generadas por las instancias fiscalizadoras, as como las que fueron determinadas por el Organo Interno de Control y se encuentran en responsabilidad penal y de gestin de cobro por va judicial, cuyo trmite de solventacin se encuentra en una tercera instancia sancionadora, as como las determinadas a la actuacin del Organo Interno de Control. Solventacin de Observaciones: Cuando las observaciones se encuentran solucionadas al 100%, o bien a criterio de las instancias fiscalizadoras, se dictamine que las acciones llevadas a cabo por las dependencias, rganos administrativos desconcentrados, entidades y Procuradura General de la Repblica presentan un avance de cuando menos el 90% en su solventacin, siempre y cuando los remanentes estimables en dinero no sobrepasen los $10,000.00, en los trminos de los artculos 179 y 180 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, as como en los casos y condiciones establ ecidas en el contenido de este documento. Baja de Observaciones: Cuando las observaciones se eliminan del Sistema de Informacin Peridica y se transfieren al Sistema Auxiliar. Cancelacin de Observaciones: Cuando se descargan del Sistema de Informacin Peridica las observaciones porque las circunstancias y/u operaciones que les dieron origen han cambiado y no es posible implementar las recomendaciones propuestas se eliminan del Sistema de Informacin Peridica y se transfieren al Sistema Auxiliar. Observaciones no relevantes: Aqullas que no se encuentran comprendidas dentro de los supuestos enumerados en los Lineamientos Generales para la Elaboracin y Presentacin de los Informes y Reportes del Sistema de Informacin Peridica. Dao econmico: Es aqul que ocasiona menoscabo a la Hacienda Pblica Federal. Comit de Control y Auditora: Cuerpos colegiados auxiliares que tienen como finalidad coadyuvar estratgicamente con el rgano de Gobierno o equivalente de la

Entidad u rgano Administrativo Desconcentrado y las reas que le reportan, segn corresponda, en la evaluacin del cumplimiento de los objetivos, metas y programas a cargo de la institucin y aqullos que emanen de programas sectoriales y federales que permita fortalecer el apoyo en la toma de decisiones respecto a la problemtica relevante, as como medir reas sensibles y proclives a actos de corrupcin. Comit de Control Interno: Organo de apoyo que Coadyuva estratgicamente con el Titular de la Dependencia o Procuradura General de la Repblica y las reas que le reportan, segn corresponda, en la evaluacin del cumplimiento de los objetivos, metas y programas de la misma que permita fortalecer el apoyo en la toma de decisiones, as como medir las reas sensibles y proclives a los actos de corrupcin.

4.

FUNDAMENTOS BASICO PARA SOLVENTAR OBSERVACIONES De los Organos Internos de Control: El Titular del Organo Interno de Control deber contar con la evidencia suficiente que avale las acciones adoptadas para corregir las deficiencias observadas y prevenir su recurrencia, asegurndose que se haya logrado una resolucin adecuada, que redunde en la mejora de los sistemas de control para promover la economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y la efectividad en el cumplimiento de metas y objetivos institucionales. Dicha evidencia se remitir slo por excepcin o en caso de que lo solicite, a la Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica de la Secretara, debiendo quedar constancia en las bases de datos del Sistema de Informacin Peridica (SIP), para seguimiento y comprobacin de la efectividad de las acciones realizadas. La descripcin del seguimiento de las observaciones relevantes que se reporten como solventadas en el Sistema de Informacin peridica deber ser lo bastante clara y precisa sobre las acciones realizadas por las reas operativas responsables, el tipo de documentacin que ostentan o que se consult y las medidas implementadas, en su caso, para el descargo de las mismas.

Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial y auditores externos: Unicamente se darn de baja del Sistema de Informacin Peridica, aquellas observaciones que estas instancias, conforme al mbito de competencia de cada una de ellas hayan determinado y hagan constar p or escrito como solucionadas totalmente. De la Unidad de Auditora Gubernamental: Considerando que en los trminos del artculo 47, fraccin IV, inciso b) apartado A, numeral 2 del Reglamento Interior de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, corresponde a las reas de auditora interna de los rganos internos de control, dar seguimiento a las observaciones determinadas en las auditoras y revisiones practicadas por los propios rganos internos de control; por lo tanto, los titulares de dichos rganos debern promover la solventacin de las observaciones formuladas por ellos y opinar sobre las acciones adoptadas para su atencin en caso de que la determinacin corresponda a la instancia de

fiscalizacin respectiva. Con Responsabilidades Administrativas: De conformidad con las atribuciones conferidas a los rganos internos de control por la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal stos cuentan con la autoridad suficiente para llevar a cabo los procedimientos administrativos de responsabilidades y la atencin de quejas y denuncias, imponiendo sanciones disciplinarias y econmicas; asimismo, la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial tiene, entre otras atribuciones, tramitar, sustanciar y resolver los procedimientos disciplinarios derivados de las quejas y denuncias formuladas con motivo del incumplimiento de las obligaciones de los servidores pblicos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal o de la Procuradura General de la Repblica, as como ejercer la facultad de atraccin que le confiere el artculo 18 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, por la naturaleza de los hechos denunciados o la gravedad de las presuntas infracciones; llevar el registro de los servidores pblicos sancionados; por ello, este tipo de irregularidades, slo se considerarn como solventadas con la resolucin definitiva que emita la instancia sancionadora correspondiente; se transferirn al Sistema Auxiliar de Control para su seguimiento hasta su resolucin definitiva. Lo anterior, una vez concluidas en su totalidad las acciones que atiendan las medidas correctivas y preventivas de la observacin.

5.

CRITERIOS PARA OBSERVACIONES

LA

SOLVENTACION

CANCELACION

DE

Replanteamiento. Fusin. Dictamen. Dao econmico. Cuando la solucin dependa de terceros ajenos al Organo Interno de Control y a la institucin. Transferencia de observaciones a otro Organo Interno de Control.

Para facilitar la aplicacin de estos criterios la Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica apoyar a los Organos Internos de Control para determinar los elementos de juicio necesarios que fundamenten las propuestas de solventacin y/o cancelacin de observaciones relevantes. 5.1 Replanteamiento Procede cuando: A) La instancia fiscalizadora hace la observacin sin el debido sustento documental o normativo, lo que dificulta su solventacin y da lugar a que en caso de fincarse una responsabilidad sea fcilmente impugnable.

B) Por cambio de condiciones o circunstancias durante el plazo de atencin, que amerite la aplicacin de recomendaciones distintas a las originalmente planteadas. En consecuencia la propia instancia har el nuevo planteamiento cuya reorientacin permita que la solucin se lleve a cabo de una manera ms clara, precisa y viable, debidamente fundado y motivado, con copia de los papeles de trabajo respectivos y los documentos que sirvan de sustento para determinar la observacin, que en su caso, puedan apoyar en el fincamiento de responsabilidades; adems deber incluir propuesta de solucin. Esta situacin se informar ampliamente en el seguimiento a travs del Sistema de Informacin Peridica. 5.2. Fusin Supone la existencia de observaciones similares en dos o ms reas y que la solucin de una de ellas agote o solvente la observacin determinada o su solventacin corra a cargo de una misma rea operativa interna; por economa procesal y administrativa se evita la duplicidad de expedientes y agiliza el seguimiento por parte del Organo Interno de Control en la solventacin de la observacin generada, corriendo a cargo de este ltimo disponer la fusin, en coordinacin con la instancia fiscalizadora respectiva, cuando as proceda justificadamente. Para estar en posibilidad de fusionar las observaciones, debern tomarse en cuenta los siguientes criterios; Slo se aceptar la fusin de observaciones si la problemtica es idntica y que el rea responsable sea la misma, siendo diferente nicamente su ubicacin (Delegaciones, Regiones, Sucursales, Unidades, Direcciones, Departamentos, etc.), siempre y cuando no exista la posibilidad de eliminar las particularidades de cada rea; Si se fusionan observaciones de diferentes ejercicios, con independencia de las justificaciones que deban proporcionar a la Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica, prevalecer la ms antigua; No podrn fusionarse observaciones determinadas por diferentes instancias fiscalizadoras; Si las observaciones a fusionar tienen montos pendientes de recuperar, stos deben quedar perfectamente identificados y cuantificados en la nueva observacin; Las observaciones deben estar debidamente correlacionadas. 5.3 Dictamen Los siguientes supuestos procedern siempre y cuando no se constituyan responsabilidades que impliquen cualquier dao o perjuicio estimable en dinero que sufra la Hacienda Pblica Federal o el patrimonio de cualquier entidad, en los trminos del artculo 46 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.

5.3.1 Cuando el Organo Interno de Control y el rea Jurdica de la dependencia o entidad respectiva, conforme a las atribuciones que le confiera el Reglamento Interior respectivo, demuestren que las observaciones en las que las acciones planteadas preventivas o correctivas no son posibles ni viables, debido a la desaparicin de unidades administrativas o bien la modificacin de disposiciones jurdicas hagan incierta la determinacin de la unidad que debe solventar y que tampoco existen otras alternativas de solucin, se cancelarn mediante un dictamen emitido y signado por las mismas instancias. 5.3.2. El Titular del Organo Interno de Control, mediante dictamen signado por l y por el Area Jurdica respectiva, dar de baja las observaciones no relevantes, de acuerdo a los Lineamientos Generales para la Elaboracin y Presentacin de los Informes y Reportes del Sistema de Informacin Peridica y aqullas cuya solucin sea tan complicada que rebase las facultades de sus titulares o su solucin est en manos de terceras personas y no afecte el patrimonio de la institucin, en los trminos de los artculos 48 de la Ley de presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y 179 y 180 de su Reglamento, si la situacin no se ha repetido por los controles que se establecieron. 5.3.3. Despus de haber agotado las gestiones necesarias ante las instancias correspondientes y no obtener respuesta positiva, el rea auditada, con opinin del rea jurdica, elaborar un documento donde consten todas las acciones paso a paso, llevadas a cabo para su solventacin, mediante un dictamen signado por el Titular del Organo Interno de Control, previo a la revisin de documentacin y/o pruebas que ofrezca el rea Jurdica y laboral de la dependencia o entidad respectiva o de la Procuradura General de la Repblica y en el caso de las entidades, por el Organo de Gobierno, por excepcin y por la relevancia del asunto, para dejar evidencia de que su solucin depende de terceros y que la entidad ha trabajado para su desahogo, por lo que se justificara la transferencia de las observaciones rezagadas al Sistema Auxiliar de Control. Por otra parte, para complementar dicha baja se procedera a verificar que a la fecha o en este ejercicio, las acciones que se estn desarrollando muestren que no se esta incurriendo en las mismas anomalas que originaron la observacin. 5.3.4. Las observaciones que son turnadas a la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial o a la Direccin General de Inconformidades, una vez que se emite la resolucin y que por su relevancia pasan a una tercera instancia derivndose un procedimiento en el cual el Organo Interno de Control ya no tiene intervencin alguna, sern transferidas al Sistema Auxiliar de Control, por lo que la Institucin continuar informando sobre sus avances al Organo Interno de Control para mantener actualizado el seguimiento correspondiente. 5.3.5. Cuando la recuperacin por la va judicial resulta ms onerosa que el costobeneficio, la Secretara podr autorizar su cancelacin, siempre que los hechos no revistan un carcter delictuoso, ni se deban a culpa grave o descuido notorio del responsable y que los daos causados no excedan de cien veces el salario mnimo diario vigente en el Distrito Federal, de acuerdo con el artculo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico

Federal, observando lo dispuesto en los artculos 175 al 184 de su Reglamento; en su caso, se reclamar el importe a la Tesorera de la Federacin con cargo al Fondo de Garanta para Reintegros al Erario Federal, en los trminos de los artculos 65 y 67 de la Ley del Servicio de Tesorera de la Federacin. En el caso de las entidades paraestatales, se requerir, adems, dictamen del Comit de Cuentas Incobrables o equivalente, aprobado por el Titular del Organo Interno de Control y el rea Jurdica de la entidad respectiva, conforme a las normas y bases correspondientes, aprobadas por el Organo de Gobierno conforme al artculo 58, fraccin XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 5.4. Dao Econmico

5.4.1. Procede cuando la conducta que caus el dao econmico no fuera intencional, de acuerdo al dictamen del Organo Interno de Control, ni se encuentre dentro de los supuestos del artculo 8 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos y el rea operativa convenga formalmente la recuperacin de los montos, previa documentacin del adeudo a travs de descuentos que va nmina se le efecten al servidor pblico responsable, por lo que, estando garantizado el resarcimiento, se considerara como solventada la observacin. 5.5. Observaciones cuya solucin dependa de terceros ajenos al rgano interno de control

Se transferirn al Sistema Auxiliar de Control, para seguimiento interno hasta su conclusin, las observaciones en los siguientes supuestos: 5.5.1. Cuando se encuentren en proceso de investigacin o en resolucin por instancias judiciales, no quedando bajo responsabilidad del Organo Interno de Control su solucin. 5.5.2. En caso de observaciones cuya solucin corresponde a instancias externas, como la Procuradura General de la Repblica; o aqullas que por la naturaleza de los hechos denunciados o la gravedad de las presuntas infracciones deba conocer la Secretara, conforme al artculo 18 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. 5.6. Transferencia de Observaciones a otro Organo Interno de Control

5.6.1. Cuando la solventacin corresponde al Organo Interno de Control de una dependencia o entidad distinta de la que est conociendo, por lo cual se deber promover su transferencia al Organo Interno de Control correspondiente, para darle el seguimiento hasta su solventacin, debiendo considerar los tiempos que marcan las leyes a fin de evita la prescripcin correspondiente, con aprobacin de la Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica.

Para la transferencia se requerir que medie un acuerdo entre ambos Organos Internos de Control, ya sea a travs de oficios, acta de entrega recepcin o minuta de trabajo.

6.

Casos de excepcin. Observaciones al desempeo del Organo Interno de Control

No sern aplicables los criterios anteriormente descritos, a las observaciones determinadas al desempeo del Organo Interno de Control, por parte de la Coordinacin de Visitaduras de Atencin Ciudadana, Responsabilidades o Inconformidades; Despacho de Auditores Externos; Unidad de Auditora Gubernamental y Contralora Interna de la SECODAM, as como otras instancias que cuenten con atribuciones de fiscalizacin, ya que por su naturaleza slo pueden ser consideradas como atendidas por la Instancia que las gener; sin embargo, para evitar confusin con las que estn a cargo de las reas operativas de las Instituciones, desde su incorporacin al Sistema de Informacin Peridica, se registrarn de manera directa en el Sistema Auxiliar de Control para llevar su seguimiento.

7.

Disposiciones finales

La Contralora Interna de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo de conformidad con el artculo 24, fraccin II del Reglamento Interior de la propia Secretara, vigilar el estricto cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y de estos criterios. Los presentes Criterios constituyen una gua para la solventacin y baja de observaciones, en la inteligencia de que por ningn motivo y bajo ningn concepto podrn contravenir las disposiciones legales que rigen el marco normativo que regula el actuar de los Organos Internos de Control en las Dependencias, Organos Administrativos Desconcentrados, Entidades de la Administracin Pblica Federal y Procuradura General de la Repblica, en el seguimiento y fiscalizacin de la solventacin de observaciones derivadas de auditoras realizadas por las diversas instancias fiscalizadoras. La Unidad de Control y Evaluacin de la Gestin Pblica podr revisar y verificar en cualquier momento las determinaciones de los Organos Internos de Control para solventar o dar de baja las observaciones, conforme a estos Criterios. Mxico, D.F. a 14 de agosto de 2002.

EL TITULAR DE LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIN DE LA GESTION PUBLICA,

C.P. CESAR CHAVIRA ENRIQUEZ.