1. MARCO CONCEPTUAL. 1.1 Qu es un modelo de gestin administrativa?

Un sistema de gestin administrativa es un conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos de una institucin; a travs del cumplimiento y la ptima aplicacin del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
de Abril de 2007] (Definicin conformada segn monografa Gestin Administrativa de una empresa comercial: http://www.monografias.com)[Consultada:16

1.2 Importancia de un modelo de gestin administrativa.

Los modelos de gestin administrativa permiten la optimizacin en la ejecucin de los procesos, con el fin de incrementar la cantidad y eficacia en la gestin de los

servicios. La incorporacin de un modelo de gestin al procedimiento administrativo permite una reduccin en el tiempo empleado en los trmites y consultas, as como, una mayor calidad en el servicio prestado, que es recibido por el usuario. Considerando los beneficios anteriores, se presentar una propuesta de aplicacin del Modelo de Gestin Administrativa diseado para la Alcalda Municipal de Cojutepeque.

En los ltimos aos muchas empresas han incorporado nuevos sistemas de gestin que permiten la automatizacin en la ejecucin de los procesos con el fin de aumentar la cantidad y eficacia en la gestin de los servicios que realiza. Estos sistemas denominados flujo de trabajo son sistemas informticos que permiten la integracin de los distintos procesos as como, el control automtico de los elementos que participan en los mismos, desde personas y ordenadores hasta informacin y documentacin.

La aplicacin de estos nuevos sistemas de gestin a los procesos administrativos permite agilizar la circulacin tanto de informacin como de documentos, obtenindose una mayor eficacia en el servicio prestado.

Pero es importante considerar, que la automatizacin es fcilmente aplicable en instituciones que cuentan con una estructura organizativa funcional y procedimientos administrativos definidos y efectivamente aplicados, as como tambin, capacidad financiera que les permita invertir en la tecnologa requerida.

1.3 Objetivo de un modelo de gestin administrativa.

La aplicacin de un Modelo de Gestin Administrativa persigue los objetivos siguientes: - Optimizar los procesos de gestin, logrando un trabajo ms eficaz y fcil de realizar. - Mejorar los productos o servicios que se ofrecen a los clientes. - Establecer procedimientos de seguimiento y control de los procesos internos y de los productos o servicios, de tal forma que se facilite la toma de decisiones a partir del conocimiento de la situacin existente y de su evolucin histrica. - Incorporar nuevas tecnologas para mejorar e incrementar la oferta de productos o servicios.

La incorporacin de un nuevo modelo de gestin administrativa propone una evaluacin preliminar y exhaustiva de la situacin actual, de tal forma que se conozcan todos y cada uno de los procesos administrativos desarrollados dentro de la institucin y los elementos que intervienen en ellos, tanto personal como material.

1.4 Etapas de un Modelo de Gestin Administrativa.

El Modelo de Gestin Administrativa, involucra diversas etapas a desarrollar en la secuencia descrita a continuacin: - Anlisis de la estructura funcional: descripcin de las funciones y objetivos de cada una de las unidades administrativas y de servicio, as como de las

interrelaciones y los flujos de informacin entre ellas. - Anlisis de las relaciones con terceros: identificar y caracterizar las entidades con las que interacta el servicio y el objeto de dicha interaccin. 2