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BARINAS 30/08/2012 PARA: YILUZMAR DE: DAIRA BRAVO

TRABAJO TEORICO SISTEMAS CONTABLES


OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE DE LA EMPRESA ENZOCAM CONSTRUCCIONES

INDICE PAG Introduccin 2 Anlisis del Sistema Administrativo Contable de la Empresa .............................................................3 1.- Caractersticas de la empresa .......................................................................................................3 2.-Funcionamiento del Proceso Adm. Contable .................................................................................4 Anlisis del sistema contable de la empresa ......................................................................................5 Objetivos del Sistema Contable .........................................................................................................5

Funcionamiento Integrado Sistema Administrativo-Contable ...........................................................5 Tareas que se realizan en el Sistema Contable ..................................................................................6 Operaciones Financieras que realiza la empresa ...............................................................................6 Fortalezas y Debilidades que presenta el Sistema Contable ..............................................................7 Descripcin del tipo de Cdigo de Cuentas que utiliza la Empresa ...................................................7 Descripcin de los tipos de formularios y Caractersticas ..................................................................8 Descripcin de los libros que utilizan y las funciones que realiza cada uno de ellos. ........................9 Presentacin de los Estados Financieros .........................................................................................10 Conclusiones y Recomendaciones ...................................................................................................12 Bibliografa .......................................................................................................................................15 Anexo

INTRODUCCIN

La Universidad Nacional Abierta (U.N.A) dentro del pensum de estudio de la Carrera de Contadura Publica, incluye la materia Modelos Contables que pretende brindar las herramientas necesarias para que el futuro profesional cuente con las destrezas necesarias y sea capaz de adecuar los sistemas contables hacia la efectividad de la Empresa. En funcin a lo antes expuesto dentro del perfil de la materia se solicita el estudio del sistema administrativo-contable de una Empresa, amanera de trabajo individual para aprender y poner en uso los conocimientos adquiridos y fortalecer los ya existentes, con el objeto que el alumno de acuerdo a la informacin suministrada este en la capacidad de observar los procesos administrativos y contables, identificar si el sistema contable funciona de manera integrada con el sistema administrativo, si dicho sistema es el mas adecuado estableciendo las debilidades y fortalezas de la empresa, posteriormente debemos realizar un anlisis de todo esta informacin para sugerir que mejoras se pueden realizar y lograr que estas sean acogida por la empresa. Durante el estudio de la empresa se observaron procesos

del rea Administrativo-Contable puesto que es el tema central en cuestin, por tanto, se realizaron visitas peridicas a La Empresa y asesora de la Oficina Contable encargada de llevarle La Contabilidad a la misma, a fin de recopilar la informacin necesaria para llevar a cabo el mencionado informe.

ANLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLEDE LA EMPRESA

1.- Caractersticas de la empresa a) Nombre: ENZOCA CONSTRUCCIONES Ubicacin Geogrfica: Calle Plaza Barinas Estado Barinas b) Clasificacin de la empresa: c ) Actividad que realiza: Es una Empresa de Servicios, cuyo objetivo es la organizacin, promocin, representacin y comercializacin de servicios tursticos y boletos areos. d ) Tamao: es pequea empresa; cuenta con 6 empleados.

e ) Capital: Es Privada; los aportes para su constitucin y funcionamiento provienen del aporte particular de los propietarios justificado con un capital de Bs. 110.000,00 dividido en 11.000 acciones con un valor nominal de Bs. 10,00 c/u. Nmero de propietarios: 4 Yasmin Maria Ferrer(6.600 acciones )Presidente Rumaldo Rincn(2.200 acciones)Vice- Presidente Antonio Oliveros(1.100 acciones)Gerente de Ventas Luciana Mndez(1.100 acciones)Agente de Ventas Betty Melendez Agente de Ventas

Funcionamiento del Proceso Administrativo-Contable Objetivos del Sistema Contable: El sistema Contable de La Empresa es llevado por una contadora externa, quien utiliza para ello un paquete contable denominado XEON CONTABILIDAD, cuyo objetivo es registrar toda la informacin relacionada con la actividad econmica de la empresa. El sistema contable tiene las siguientes funciones: 1.Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la agencia. 2.Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar los distintos subtotales y totales que son tiles para los usuarios de informacin para la toma de decisiones. 3.Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la informacin contenida en el sistema. 4. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin, y direccin de los negocios de la agencia. Recopilar informacin necesaria de los hechos econmicos del medio relacionado con la empresa para ser debidamente registrada, clasificada y considerada en las tomas de decisiones. Representar las actividades en formas secuenciales y registrar los efectos de las transacciones realizadas diariamente para el control de los montos subtotales y totales que sern generados en los estados financieros.

Verificar que la informacin este registrada correctamente en cuanto a fechas, contenido de los asientos, y los valores de las cuentas que se debitan o acreditan segn sea el caso,

esto con la finalidad de evitar inconsistencias en los libros diarios, libro mayor y balance general y a su vez evitar inconvenientes externos de aspecto legal.

Anlisis del Sistema Contable de la Empresa: El sistema de informacin no esta establecido para ofrecer control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. Funcionamiento Integrado Sistema Administrativo-Contable: La Agencia de Viajes no cuenta con un sistema administrativo como tal ya que la administracin de la misma recae sobre la duea. Esto hace que la parte contable no tenga conexin directa con la administracin. Por tales razones la relacin entre las partidas con el sistema administrativo no existe, limitndose entonces la misma, debido a que es una Empresa que aun no ha implementado ningn tipo de control Administrativo pues no suministra de manera completa ni oportuna la informacin de sus activos, pasivos y capital, con sus respectivos gastos egresos, compras y ventas aunado a la carencia de un sistema contable inmediato, ya que al final de cada mes es que se envan la relacin de facturas emitidas y facturas de las compras realizadas, y todos los soportes. Apenas se estn realizando los procesos para las inscripciones correspondientes al Instituto Nacional de Cooperacin Educativa( INCE), Instituto Venezolano del Seguros Social (IVSS), sin tener todava nada procesado de la Ley de poltica Habitacional (LPH). Los controles inherentes al pago de los sueldos y salarios de los empleados inscripcin al ministerio de trabajo recae sobre la Contadora y la preparacin de las declaraciones oportunas del (IVA), las declaraciones anuales de Impuestos sobre la Renta (ISLR) de acuerdo con lo establecido en la ley y saca los clculos en materia laboral. Tareas que se realizan en el Sistema Contable: Segn lo informado no se llevan controles contables en concordancia con los sistemas administrativos, la agencia solo se limita a suministrar algunas facturas de compra , venta y relaciones de algunos ingresos y gastos para que la Contadora proceda a llevar los registros en los libros contables exigidos en el Cdigo de Comercio Venezolano, solo se llevan esos registros a fin de que el sistema contable procese la informacin y arroje los reportes correspondientes, como son: Asientos Contables, Mayor analtico, Balance de Comprobacin, Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas, Libros de Ventas, Libros de Compras. En lo que respecta a los Estados Financieros del ao pasado en la cual la agencia laboro

solo 3meses del mismo por problemas con la junta de accionistas, no me fueron suministrados por la contadora e indico que no estaban los datos completos ya que esta realizando la sustitutiva.

Operaciones Financieras que realiza la empresa y su adecuacin al sistema contable que utiliza: Es una empresa de Servicio, en la rama del turismo. Se encarga de la venta de paquetes tursticos, hoteles, renta de carros, boletos areos, cabinas de cruceros, realizacin de tramites cadivi, las operaciones financieras que realiza la empresa son la compra y venta, distribucin y comercializacin, de servicios tursticos, la mayora de las transacciones se realizan en cheque y efectivo y estn a la espera de que el banco BOD, les coloque un punto de ventas.. Para la carga de todas esas transacciones se utiliza el sistema contable XEON , el servicio contable es realizado de manera externa, segn la contadora el sistema es confiable y brinda las siguientes caractersticas: -Plan de Cuentas Configurable. - Posibilidad para integrar el Libro de Compras y Libro de Ventas. - Resmenes en los Libros Exigidos por el Seniat. - Facilidad para importar Plan de Cuentas a otra empresa. - Posibilidad de Manejar Centros de Costo. - Posibilidad de Integrar la Retencin de I.S.L.R. - Control de Activos Fijos y Comprobantes de Depreciacin. - Totalmente Multi-Usuario. - Impresin de Borrador de Planilla de IVA - Impresin de Planilla de IVA. - Reporte de Libro de Compras y Ventas (+Resmenes) - Generacin de Estados Financieros: Comprobantes Balance General Estado de Resultados Balance de Comprobacin Mayores Analticos- Impresin de Activos Fijos

- Permite Proteger meses procesados.- Se puede trabajar en PRE-Cierre.- Cierres automticos de ejercicio.- Posibilidad de Activar Histricos anos anteriores.- Grabacin de datos durante el posteo de comprobantes, Evita la perdida de datos en caso de que se apague accidentalmente.Adecuacin Formato de Facturacin.

Fortalezas y Debilidades que presenta el sistema Contable.

Descripcin del tipo de Cdigo de Cuentas que utiliza la empresa, sus debilidades, fortalezas y aspectos que se pueden mejorar: La codificacin del Plan de Cuentas de la Agencia de viajes Gold VIPcomprende 9 dgitos , cinco niveles, en donde estn establecidos las secciones principales del balance general y estado de resultados: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos Principales, Costos de los Ingresos Principales, Gastos operativos, Otros Ingresos y Egresos y cuentas de orden. El formato de las cuentas X X XX XX XXX

Seccin Principal. Grupo Financiero Cuenta Control Cuenta Detalle Cta Movimiento

El Plan de Cuentas de la agencia es una estructura que presenta el conjunto de cuentas necesarias para el registro de todas las posibles operaciones mercantiles y dems hechos contables que pueda realizar la empresa, adems los paquetes contables lo emplean porque facilitan la relacin con los sistemas administrativos donde se pueden enlazar las informaciones de manera inmediata, haciendo que los procesos sean mas rpidos y permitiendo a su vez una facilidad de expansin , son flexibles a medida que crecen las cuentas se pueden ir incorporando nuevas cuentas de una manera sencilla.

El sistema Contable utilizado cumple con los requerimientos de procesamiento de informacin y a su vez cuenta con la previsin que sern procesados a travs del computador, pretende como objetivo la unificacin de la aplicacin de los mtodos de codificacin con la teora contable, lo cual se logra mediante una adecuada clasificacin de las operaciones reflejadas en lo que representa la columna vertebral del sistema contable como es este cdigo de cuenta. El cdigo elegido cuenta con caractersticas de: Flexibilidad puesto que se puede adicionar cualquier otra cuenta de ser necesario. Es conciso ya que solo permite la adicin de de partidas necesarias,

Es significativo porque cada nmero que integra al cdigo posee una descripcin especifica a la cuenta que representa, Es preciso ya que este cdigo es exacto y de uso nico por partida no admite repeticin, Posee caracterstica de operabilidad por cuanto permite que seanmanejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo.

Descripcin de los tipos de formularios, debilidades y fortalezas y aspectos que se pueden mejorar: Solo se lleva como nico formulario las facturas, utilizando talonarios manuales que cuentan con todos los requisitos exigidos por las normativas exigidas por el SENIAT, facturas tipografiadas por nmero correlativo, la cual se ajusta a lo establecido en las leyes vigentes, muestra: identificacin de la empresa (Denominacin, RIF ), tipo de contribuyente, domicilio, nmero correlativo, datos del cliente (nombre o razn social, cdula de identidad o RIF, direccin o domicilio fiscal, telfono), tipo de venta (contado crdito), cdigo del producto, monto en unidades monetarias (Bs.F), (sub -total)venta, Impuesto al Valor Agregado (IVA) y total de la factura.

En funcin a que solo llevan como nico formulario la facturacin, esto refleja una seria debilidad y carencia de orden y control de los procesos administrativos por ende afecta la actividad contable como se ha expuesto en prrafos anteriores.

Descripcin de los libros que se utilizan y las funciones que realiza cada uno de ellos: La Empresa apegndose a la normativa prevista en elArt.32 del Cdigo de Comercio Venezolano y de la normativa exigida por el SENIAT, lleva los siguientes libros contables. Libro Diario: El Libro Diario recoge por orden cronolgico todas las operaciones que se van produciendo en la empresa. En este libro se registran de forma totalmente cronolgica, todas las operaciones referentes al negocio. Libro Mayor Est dedicado a recoger todos los apuntes que afectan a una cuenta concreta: El Libro Mayor recoge en hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Con sus correspondiente correlatividad que conecte la relacin entre el libro diario y el mayor. Libro de Compras: Reflejan todas las compras realizadas durante el periodo a fin de establecer posteriormente las relaciones de gastos y costos.

Libro de Ventas: Refleja todas las ventas efectuadas durante los periodos establecidos, basados en los respectivos respaldos que deben soportar lo escrito, este libro suministra informacin de los ingresos. Se puede decir que los libros mencionados, se hayan dentro de los parmetros exigidos por la ley, puesto que cuentan con su correspondiente identificacin en su portada con el nombre de la empresa, RIF y NIT, identificacin del Libro y sello hmedo en la parte superior derecha del Servicio Nacional Integrado de Administracin Tributaria (SENIAT).As mismo reposan permanentemente en el domicilio fiscal de la empresa, esto en cuanto a los libros de compra y venta, porque los otros se llevan de manera computarizada siguiendo los parmetros establecidos por la Ley para estos casos, adems como se menciono anteriormente el paquete contable XEON esta sujeto a todas esas normativas.

Descripcin de cmo estn presentados los Estados Financieros de la empresa y la informacin que revela cada uno de ellos: Los Estados Financieros se encuentran apegados a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Los Estados financieros se describen, de la siguiente manera: Balance General: Es el estado financiero que muestra la posicin o situacin financiera para un determinado momento es la radiografa de la situacin financiera de la empresa debe comprobrsela ecuacin patrimonial A= P+C Se presenta en forma vertical con cuatro columnas primero se listan los pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones de la empresa con terceros y con su propietaria, es decir laque posee la empresa se denomina tambin estado de posicin financiera o estado de situacin financiera. Estado de Ganancias y Prdidas: Denominado tambin Estado de Resultados, es el estado financiero, que muestra los resultados de operaciones para un determinado periodo., reflejando cuanto se vendi (ingresos), cuanto cost lo que se vendi (egresos), su diferencia para determinar la utilidad monetaria (si es positiva) o prdida si es negativa, en este caso se presenta de manera vertical con cuatro columnas que permiten visualizar claramente todas las partidas y sus comportamiento.

La interpretacin de los datos obtenidos, mediante el anlisis financiero, permite a la gerencia medir el progreso comparando los resultados alcanzados con las operaciones planeadas y los controles aplicados, adems informa sobre la capacidad de endeudamiento, su rentabilidad y su fortaleza o debilidad financiera, esto facilita el anlisis de la situacin econmica de la empresa para la toma de decisiones.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Durante el anlisis de la Empresa en estudio AGENCIA DEVIAJES GOLD VIP TRAVEL SERVICES, C.A se pudo observar lossiguientes aspectos para poder determinar el estado y condicin entrminos Administrativos y Contables en la cual se encuentra la misma, para tales efectos se harn las correspondientes conclusiones yrecomendaciones al respecto.Conclusiones:1.- Se observo que se lleva un sistema contable bsico llevado a cabo atravs de un paquete contable llamado (XEON) empleado para lasactividades financieras, brindado a travs de un servicio externo.2.-No existe un sistema administrativo que se conecte de maneraoportuna con el sistema contable, evidenciando desorganizacin en elrea y falta de control en la misma.3.-El sistema contable existente se hay subutilizado por no contar con lainformacin necesaria y por la ausencia de un sistema administrativo que permita un enlace entre ambos.4.-Posee las cuentas clasificadas de acuerdo al grupo a que pertenecen,es decir, se utiliza la clasificacin por Grupo, la cual facilita la expansinde las mismas.7.-Solo se cuenta con un formulario la factura. 138.-Se llevan los libros exigidos por el cdigo de comercio y por el seniat,lo que garantiza estar dentro de lo establecido en la Ley.9.-Los estados financieros segn informa la contadora estn ajustados alos principios contables legalmente establecidos adaptndose a lasnormas exigidas permitiendo claridad, precisin, formalismo yobjetividad, sin embargo no fueron suministrados, por lo que presumeque no deben estar realizados los cierres del ao pasado, por estar endiscusin la directiva de la empresa.

Recomendaciones: 1.-Se recomienda el mximo aprovechamiento de un sistema contable para lo cual se requiere de la implementacin de un sistemaadministrativo para llevar las operaciones organizar y facilitar lasactividades inherentes a la empresa, tecnificndolas y hacindolas mas practicas, a la vez permitir un enlace con el sistema contable.2.-Establecer un sistema de codificacin adecuado a la produccin paraimplementar seguidamente un buen sistema de inventarios de materia prima, producto en proceso y producto terminado, lo que permitirobservar con mayor exactitud sus estados financieros.3.-Realizar las correspondientes inscripciones a los organismos parafiscales como el INCE, IVSS, MINTUR entre otros, a fin de cumplir con las exigencias de la ley y otorgar las garantas y proteccin tanto al propietario como a los empleados.4.-Se requiere de realizar mas formularios que contribuyan con laorganizacin administrativa de la empresa, ya que por medio de ellos se puede precisar la relacin jurdica entre las partes que intervienen en unadeterminada operacin y ayudan a demostrar y controlar las diferentesoperaciones que se realizan. Los ms utilizados en este caso son:

14- Facturas- Comprobantes de egresos- Recibo de Ingresos- Formulario de Nomina (Asistencia, Horas Extras, Vacaciones)- Formulario de Conciliacion Bancaria- Nota de Pedido.- Orden de Compras- Solicitud de Viaticos (para cursos, eventos con mayoristas, lneasareas. BIBLIOGRAFA CATACORA C., F. (1997). Sistemas y Procedimientos Contables.Mc. Graw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A.Cdigo de ComercioUniversidad Nacional Abierta (1983) Fundamentos de ContabilidadCaracas VenezuelaUniversidad Nacional Abierta (1983) Modelos Contables. CaracasVenezuelawww.seniat.com/ve

GOLD V.I.P. TRAVEL SERVICES, C.A.RIF:J-29810797-9 PLAN DE CUENTAS Cdigo Cta. Descripcin de la Cuenta Tipo 1 ACTIVOS Grupo1.1 ACTIVO CIRCULANTE Grupo1.1.01 EFECTIVO EN CAJA Y BANCO Grupo1.1.01.01 CAJA GENERAL Grupo1.1.01.01.001 CAJA CHICA Mvtos1.1.01.01.002 CAJA GENERAL Mvtos1.1.01.01.090 DIFERENCIA EN CHEQUE Mvtos1.1.01.02 BANCOS Grupo1.1.01.02.001 MERCANTIL 01050087721087163102 Mvtos1.1.01.02.002 COP BANCA CTA 005209283 Mvtos1.1.01.02.003 BANCO BOD CTA 9088466 Mvtos1.1.01.02.090 DIFERENCIA EN CHEQUE Mvtos1.1.02 INVERSIONES TEMPORALES Grupo1.1.02.01 INVERSIONES TEMPORALES Grupo1.1.02.01.001 INVERSIONES TEMPORALES Mvtos1.1.04 CUENTAS POR COBRAR Grupo1.1.04.01CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES Grupo1.1.04.01.001 PDVSA Mvtos1.1.04.01.002 CLIENTES VARIOS Mvtos1.1.04.01.003 PDVSA PETROCUMAREBO, S.A. Mvtos1.1.04.01.004 PETROQUIMICA DE VENEZUELA, S.A. Mvtos1.1.04.02 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS Grupo1.1.04.02.001 EMPLEADOS Mvtos1.1.04.03 CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS Grupo1.1.04.03.001 ACCCIONISTAS Mvtos1.1.04.03.002 JOSE ANTONIO MARTINES BLANCO Mvtos