UN NUEVO SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS PARA GALLETASDE GIRL SCOUTS Las galletas Peanut Butter Petites, Caramel DeLites

y Thin Mints de Girl Scouts ha tenido un éxito de ventas y son favoritos de los estadounidenses, el cual las ventas de estas últimas constituyen las principales fuentes de fondos para esta organización. Por ello Girl scouts vende tantas galletas que sus pedidos anuales se han convertido en un gran reto. El levantamiento de pedidos de galletas se basa en mucho esfuerzo administrativo, durante el periodo de ventas más altas anotaban sus ventas en una tarjeta de periodo individual y al terminar la entregaba a la líder de la tropa. Esta última transfería la información a un formulario que constaba de cinco partes y lo entregaba a una voluntaria de la comunidad que clasificaba los pedidos; de ahí los datos de los pedidos pasaban a las oficinas centrales de un consejo regional, donde se conjugaban los pedidos finales para el fabricante ABC Cookies, además de levantar los pedidos, las voluntarias y las integrantes de la tropa Girl Scouts tenían que coordinar la entrega de galletas del fabricante a los almacenes regionales, a los sitios de descargas locales, a cada exploradora y a los clientes mismos. El trabajo administrativo se había vuelto abrumador, había muchas oportunidades para cometer errores, debidos a las columnas incorporadas, a los múltiples precios por cajas y a los cálculos que tenían que realizar diferentes personas, todo en la fecha límite. El Patriots´Trail Council intento construir un sistema computarizado utilizando herramientas de desarrollo de aplicaciones y de administración de bases de datos Microsoft Access que costaría 25 000 dólares y habría tomado de tres a cuatro meses para poner a funcionar el sistema era demasiado tiempo, complejo y caro para Girl Scouts, luego de asesorarse con los consultores en administración Dovetail Associates, el consejo selecciono QUICK BASE For Corporate Workgroup de Intuit Quick Base es un servicio de software alojado en la web para pequeñas empresas y grupos de trabajos corporativos, es adecuado para construir aplicaciones de bases de datos sencillas con bastante rapidez y no requiere de mucha capacitación para usarse, Quick Base se puede personalizar y está diseñado para

Realizar la administración de un proyecto de software para solucionar el problema de Girl Scoutt. El nuevo sistema redujo la cantidad de tiempo. tomando en cuenta las siguientes actividades. organizar y compartir datos entre equipos que se encuentren en muchos lugares distintos.recopilar. Control Métricas para el seguimiento y control del proyecto. . la solución de Quick Base elimina el trabajo administrativo y los errores de cálculo. esfuerzo y errores en el proceso de levantamiento de pedidos de galletas. junto a la facilidad de ingresar pedidos de galletas en línea a través de la web. También ha eliminado el papeleo administrativo en más de 90% los errores y disminuido el 50% el tiempo invertido por los voluntarios. El sistema anterior tardaba dos meses en contar los pedidos y determinar que exploradoras debían ser recompensadas por vender más galletas. Planeación Determinar Objetivo del Sistema Determinar Recursos Realizar un Plan de trabajo Actividades (Grafica de Gantt o Diagrama PERT) Organización Organigrama y funciones de los miembros del equipo Dirección Establecer las acciones pertinentes para orientar un proyecto de desarrollo de software. La dirección de Girl Scouts tuvo que diseñar un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de galletas y manejar la transición de los viejos procesos de levantamiento manual de pedidos de galletas al nuevo sistema. Ahora este tiempo se redujo en 48 horas. al proporcionar un origen de datos central libre de obstáculos para todo el consejo. con este software solo tomo dos meses la construcción prueba e implementación de todo el sistema.