SISTEMA DE CONTROLE DE SECRETARIA ESCOLAR

Talita Ferreira de Lima1 e Reane Franco Goulart2 1 Graduando do Curso de Sistemas de Informação Universidade do Estado de Minas Gerais (UEMG) talitalima@ituiutaba.uemg.br 2 Professora MSc. Orientadora Universidade do Estado de Minas Gerais (UEMG) Fundação Educacional de Ituiutaba reane@ituiutaba.uemg.br

RESUMO Este artigo mostra a importância do uso da tecnologia de informação em controles administrativos, especificamente, em uma secretaria escolar. Relata sobre o funcionamento da secretaria da Escola Municipal Bernardo José Franco, onde se pretende implementar o sistema. O artigo discorrerá sobre as tarefas realizadas na secretaria, algumas dificuldades na realização dessas tarefas e a proposta de um sistema automatizado, usando um software projetado especificamente para uso dessa função, linguagem de programação e linguagens utilizadas na construção de diagramas, tecnologias e cronograma de tempo das atividades a serem realizadas.

PALAVRAS CHAVES Secretaria, controle administrativo, aluno, escola e informação.

KEY-WORDS Office. de acordo com as peculiaridades inerentes a cada um. some difficulties in the accomplishment of those tasks and the proposal of an automated system. technologies and cronogram of time that each activity takes to be accomplished. programming language and languages used in the construction of diagrams. administrative control. . in a school office. as organizações tem utilizado variada e complexa gama de tecnologia.com diferentes reflexos . student. 1) INTRODUÇÃO Com o objetivo de alcançar maiores índices de competitividade. specifically. The article will discourse what kind of tasks are done in the office. using a software specifically projected for use of that function.podem ser encontradas em vários ambientes.SYSTEM OF CONTROL OF SCHOOL OFFICE ABSTRACT This article shows the importance of the use of the technology of information in administrative controls. de forma que novas tecnologias . where is intended to implement the system. It concerns about the office operation in the Municipal School Bernardo José Franco. school and information.

.Tal busca por um aperfeiçoamento tecnológico cria um ambiente favorável para manter organizações mais ligadas ao que acontece no mundo. constituindo portanto uma interessante dinâmica quando da sua interação. gerando informações mais seguras. declaração de transferência. notas. organizações e tecnologias vão se ajustando. Faz-se necessário. tais como matrícula do aluno. atestados. como matrículas. transferências. coerente e com menor margem de erros. portanto. que usem a tecnologia de informação para melhorar a capacidade de manipular os dados. visando rapidez e veracidade dessas informações. interatividade e qualidade dos serviços. faltas. Afetando-se mutuamente. obtendo resultados satisfatórios e que atendam as necessidades solicitadas. Como em toda escola. assim como torna-las mais flexíveis e adaptáveis. históricos escolares. • Oferecer facilidade aos auxiliares de secretário que porventura não possuam experiência na área. 2) OBJETIVOS DO SISTEMA Este sistema ter por objetivo: • Permitir a informatização dos processos de uma secretária escolar. atingindo maior rapidez. boletim escolar. Os sistemas que envolvem o Controle de Secretaria Escolar não fogem a este contexto. histórico escolar. dotadas de sistemas capazes de colher informações agregadas que sustentarão os vários processos organizacionais de resposta às mudanças. existe na Escola Bernardo José Franco. uma secretária para administrar as atividades escolares.

• Oferecer agilidade das atividades a serem realizadas. 3) DESENVOLVIMENTO Uma vez que projeto é dividido em duas fases.Casos de Usos Descrição dos Casos de Uso Diagrama de Classes Diagramas de Seqüência Diagramas de Atividades Definição do MER Dicionário de Entidades Codificação Testes Manual do Usuário Finalização do Sistema 2005 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Fig. manual do analista e manual do usuário. 1 – Cronograma de Atividades .). o Diagrama de Seqüência e parte do Diagrama de Atividades. cumprindo prazos estabelecidos por parte da escola ou dos pais. 1) e o Diagrama de Caso de Uso (Fig 2. Dentre os diagramas exigidos. porém esses diagramas não estão apresentados nesse artigo por não ser necessário nesta ocasião. A Definição do MER e o Dicionário do MER deveriam estar prontos. CRONOGRAMA Definição do projeto Pesquisa de campo Definição do escopo Manual do Analista Diag. entre eles o Cronograma de Atividade (Fig. 1). parte do manual do analista está nesse artigo. como mostra o Cronograma de Atividades (Fig. encontram-se prontos o Diagrama de Classes.

A matrícula é feita em uma ficha específica. enviada pela Secretaria Municipal de Educação e Cultura. sendo nelas acrescentadas novas notas a cada bimestre e guardadas com documentos do aluno em sua pasta individual. A Renovação é feita na mesma ficha utilizada para Matrícula. utilizando fichas impressas por gráficas. Quando o aluno é transferido da escola. registrando a numeração da pasta e o . através de diários de classe e reescritas em fichas individuais de cada aluno. essa pasta é numerada e guardada em caixas de papelão. mas não há data do seu ingresso na escola. O banco de dados a ser utilizado ainda não foi decidido. A nota do aluno é passada pelo o professor. notas e demais informações. a respeito do aluno. A cada série é acrescentada uma nova ficha.1) ANÁLISE DO SISTEMA ATUAL Atualmente a secretaria da escola possui um computador não possuindo nenhum software para o controle administrativo. preenchida à caneta e guardada em um armário. preenchidas pelo secretário à caneta e arquivadas em arquivos mortos. entendeu-se que a melhor linguagem a ser usada é Delphi por ser uma linguagem orientada a objeto e por ser ensina em uma disciplina do curso.Os diagramas prontos foram desenvolvidos baseado na Linguagem de Modelagem Unificada (UML) e arquitetados utilizando a ferramenta Enterprise Architect. acrescentando apenas a nova série que o aluno irá cursar. Para a parte de programação. Há um livro de ata onde se registra o nome do aluno matriculado. Todo o controle de freqüências. são feitas manualmente. 3.

obter documentos importantes. Com o software os serviços da secretaria tornam-se mais dinâmicos e as informações são fidedignas. em poucos mecanismos. . A idéia é automatizar trabalhos rotineiros da escola. O sistema propõe melhorar o acompanhamento e traz subsídios para a gestão escolar. como número total de alunos. Uma vez que o aluno os dados pessoais e dados escolares são cadastrados no sistema é possível. uma vez que. de forma rápida e eficaz. Não há como obter informações imediatas. relação de número de alunos por sexo.nome de aluno transferido em livro específico. propõe-se um software para a melhoria da gestão escolar e conseqüentemente para a melhoria da qualidade do ensino. o que dificulta bastante a localização dessas pastas dentro das caixas. sem qualquer data de transferência ou ordem alfabética. número de alunos por série entre outras informações que são solicitadas pela direção da escola para planejamento e desenvolvimento de atividades pedagógicas e também atualização de dados na Secretária de Educação e Cultura. nome de alunos que devem documentos à escola. por raça ou idade.2) ANÁLISE DO SISTEMA PROPOSTO Pensando em melhor aproveitamento das informações e organização dos dados. Para expedição de histórico. Tais fichas não podem obter rasuras. se houver rasura é necessário outra ficha e escrever tudo novamente. 3. o que se torna dispendioso a expedição do histórico. é necessário copiar todas as notas do aluno de todas as fichas e transcreve-las para uma única ficha de matrícula.

Quando solicitado tem um tempo hábil para pra emissão.Solicitar Matrícula . 2) é possível ver esses módulos de com quem eles interagem dentro do sistema.Cadastrar Professor .Emitir Histórico Escolar .Efetuar Matrícula .Informar Notas e Faltas dos Alunos Através do Diagrama de Caso de Uso (Fig.Um bom exemplo é a emissão de um Histórico Escolar.Cadastrar Histórico Escolar . .Cadastro de Notas e Faltas dos Alunos .Solicitar Histórico Escolar .Renovar Matrícula . O sistema proposto possui os seguintes módulos: .Solicitar Boletim . podendo assim ter seu Histórico Escolar emitido na mesma hora.Cadastrar Aluno . Com o sistema proposto o aluno é cadastrado com seus dados pessoais e suas notas.Cadastrar Disciplina .Cadastrar Turma . tendo o aluno ter que esperar no mínimo trinta dias. tendo todas as informações necessárias já estarão armazenadas no sistema. um documento muito importante que contém todas as escolas e notas de todas as séries que o aluno já estudou.Emitir Boletim .Solicitar Renovação de Matrícula .

2 – Diagrama do Caso de Uso da análise do sistema atual .Cadastrar Aluno Solicitar Matrícula Efetuar Matrícula Solicitar Renovação de Matrícula Renovar Matrícula Solicitar Boletim Aluno Cadastrar Turma Solicitar Histórico Escolar Cadastrar Professor Cadastrar Disciplina Secretário Cadastrar Notas e Faltas Cadastrar Histórico Escolar Emitir Boletim Informar Notas e Faltas dos Alunos Professor Emitir Histórico Escolar Fig.

E finalmente agradeço a Deus. O resultado do uso da tecnologia de informação no sistema de controle de secretaria será de rapidez no acesso de informações. diminuição na redundância dos dados. procurando apenas gerar benefícios. 5) AGRADECIMENTOS Agradeço à professora e orientadora do projeto. sempre me lembrando dos prazos e auxiliando do que foi necessário para a elaboração deste artigo. por suas colaborações. possibilidades de planejamento. . incentivos. Reane Franco Goulart.4) CONCLUSÕES A implantação do sistema visa atender a necessidade específica da Escola Municipal Bernardo José Franco. usando a tecnologia a seu favor. Agradeço aos colegas de sala. cooperou com sugestões para que o artigo ficasse bem escrito. mesmo tão longe. que sempre estiveram dispostos a ajudar. criador dos céus e da terra. Agradeço à amiga Priscila Sanches que. que proveu todos os recursos para a realização deste artigo. socorrendo-me em momentos de dúvidas.

J. R. Organizações e Sociedade no Brasil. . Disponível em: <http://www. M. São Paulo. T.br/infor_saemec. Rio de Janeiro: Campus Ltda.seduc. L. BEZERRA. & WAINER.htm> Acesso em: 23 de Junho de 2005. 2002. Editora Cortez. S. Informática.gov.6) REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA FLEURY. & SILVA. In: RUBEN. M. Eduardo. SEDUC promove reunião sobre o SAEMEC com diretores de Cuiabá. G. 2003.mt. Princípios de Análise e Projeto de Sistemas em UML. VOLPATO. Cultura Organizacional e tecnologia de informação – um estudo de caso em organizações universitárias.