LA DOCUMENTACION MERCANTIL 1.

INTRODUCCION Es la disciplina que se trata del estudio de las características de los diversos documentos que intervienen en las operaciones mercantiles: Comercialización, Fabricación y/o Distribución de los productos y/o servicios de las entidades comerciales, industriales, de créditos bancarios; así como de las prácticas más habituales para su archivamiento y posterior manipulación. La Documentación Mercantil y su relación con la Contabilidad Se relaciona con la Contabilidad, porque le proporciona los instrumentos sustentatorios para el registro contable, en tanto que la Contabilidad ordena, analiza y registra las operaciones contenidas en los documentos para resumirlos y formular los resultados del periodo a través de los estados financieros Funciones: 1).Para el Comerciante: Representa un medio probatorio de las transacciones que se realizan en un ejercicio económico 2).Para la Empresa: Puede probar la autenticidad de la operación comercial y también registra el resultado de lo sustentado de la gestión. 3).Para el Estado: Verifica las diversas transacciones realizadas por la persona jurídica o natural y da fé a la forma de librar y registrar la aplicación de las disposiciones legales vigentes. 4).Para la Colectividad en general: Porque a pesar del tiempo se puede autenticar la propiedad. Importancia de la Documentación Mercantil La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido. 2. DOCUMENTOS MERCANTILES La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversa índole. Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar, garantizar y dar fe del entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso, describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia. Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil. Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad. En conclusión, podemos decir que documentación mercantil es toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: a) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. b) Probar un hecho desde el punto de vista legal.

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por correo interno El medio que se utilice dependerá de la rapidez con que deba llegar el mensaje al destinatario. Localización y uso Los documentos se conservan por una razón básica: su uso. Solicitudes. *Rotular adecuadamente las gavetas.Clasificación de los Documentos Mercantiles Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones. Cada institución debe establecer las medidas necesarias para conservar y proteger los documentos durante su vida útil. Los documentos se reciben por correo. EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO El ciclo de vida de un documento se refiere a su vida útil. o en CD-Rom. Transferencia Cuando los documentos en papel se convierten en inactivos deben transferirse de los archivos activos o semiactivos a los archivos inactivos De este modo no se recarga los archivos activos. Ficha Registral. *Establecer normas fijas que se apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. Consta de las siguientes fases: creación o recibo distribución. Luego. protección. localización. Contratos Mercantiles 3. del servicio postal. o al llenar un formulario. al dictarlo a una persona. No se justifica perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá. Títulos – Valores 8. de acuerdo a un plan establecido. Cotizaciones. Para lograr un sistema eficaz de administración de documentos es necesario mantener el debido control en todas las fases de un documento y establecer normas y procedimientos precisos. Creación o recibo Una institución típica produce y recibe diariamente una gran cantidad y variedad de documentos. La distribución puede ser interna o externa. entre los que comúnmente se utilizan los enmarcaremos en la siguiente clasificación: 1. en el disco duro de la computadora. Se debe tener en cuenta lo siguiente: *El sistema debe corresponder a las necesidades de la empresa. uso. Documentos Administrativos (El memorando. La política para la conservación y disposición de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales de utilidad para la empresa. préstamo. al buscar los documentos en los archivos. archivo. desde su creación hasta su disposición o destrucción. o. Algunos de los documentos se conservarán en gabinetes de archivos. *Mantener un control apropiado sobre la creación. al preparar un borrador a mano. el valor histórico y los costos involucrados. 2. Pro-formas) 7. Disposición La última fase de un documento es la disposición o destrucción cuando y no tiene ningún valor para la empresa. Documentos Laborales 5. en bóvedas especiales. La solicitud. retención y disposición de documentos. transferencia y disposición o destrucción. Los documentos se deben clasificar de acuerdo a un plan establecido. Las copias de los documentos se pueden conservar en papel. El informe. El certificado) 4. se siguen esas mismas reglas. Distribución La distribución del documento consiste en hacerlos llegar a las personas que necesiten la información. Protección Cualquier documento de valor debe protegerse y conservarse adecuadamente. o por correo electrónico. Correspondencia Comercial (Cartas. El oficio. Eso se hace como medio alterno para tener acceso a información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando. Comprobantes de Pago 3. Las actas. o. Puede distribuirse por medio de mensajeros. *Ofrecer adiestramiento periódico al personal y tener normas claras y precisas para su selección y evaluación. Esto puede evitar la pérdida de información clave en caso de demandas legales y requerimientos gubernamentales. ordenación y clasificación de los documentos en las carpetas y en medios o discos magnéticos. El documento se crea al mecanografiarlo. Conservación o archivo Muchas empresas con sistemas computarizados acostumbran mantener copias en papel de los documentos que producen. *Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a información confidencial. La transferencia se debe hacer periódicamente. Documentos societarios: Escritura Pública. Las acciones. 2 . expedientes y los discos CD-Rom y no sobrecargar estos recursos. Vigencia de Poderes. Éstos se archivan siguiendo reglas y procedimientos específicos para su codificación y alfabetización. La declaración jurada. *Mantener un sistema adecuado para la codificación. por correo electrónico. Documentos Financieros y Bancarios 6. Esto permite un uso eficaz de espacio. por servicio de mensajeros. de tal modo que se pueda localizar con facilidad cuando se necesita. El disco duro está integrado en la computadora.

E. sino. se hace necesario la combinación de los anteriores sistemas de clasificación. y al segundo. zonas o localidades territoriales o geográficas. ordenarlos. etc. Aplicación de los Colores en la clasificación de documentos No se debe dejar de mencionar la importancia de la aplicación de los colores como elemento auxiliar de clasificación de documentos. como situaciones. B. Región. tantos sistemas de ordenamiento de documentos. características o factores particulares hayan en cada dependencia. un segundo grupo emitidos en el mes de febrero ser clasificado como FEBRERO02. En un archivo. nombre. así como por la necesidad de cumplir con el principio elemental de que “todo sistema de clasificación (y ordenamiento) debe permitir una inmediata ubicación de un documento requerido”. como situaciones. agrupar documentos en clases tales como: Asunto/Cronológico/. significa que el documento no está en su posición correcta. 5. no solo como diversidad de criterios hayan. Las Facturas. por ejemplo. Asunto/Geográfico. permite visualizar tales grupos de documentos en los archivadores y detectar errores de ubicación. características o factores particulares hayan en cada dependencia. Por ejemplo si hay un conjunto de documentos referidos a los clientes y otro conjunto referido a proveedores. podemos clasificar por meses: un primer grupo de Memos emitidos en el mes de enero podría ser clasificado como ENERO02. A. por ejemplo rojo. podrían clasificarse en: Facturas Localidad-A. como hemos explicado. Clasificación CRONOLOGICA La clasificación cronológica de documentos consiste en establecer un conjunto de documentos homogéneos según el tiempo o fechas en que hayan sido generados (o recibidos) o cuando el contenido o naturaleza de los documentos estén vinculados con el tiempo o con las fechas. por ejemplo. los documentos deben aparecer. tiene documentos relacionados a zonas geográficas (Departamento. sino. asignado al grupo de PROVEEDORES. donde las palabras aparecen en riguroso orden del alfabeto. Cuando el Departamento de Ventas. SISTEMAS DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS Un segundo aspecto a resolverse. y dentro de una clase preestablecida. y así sucesivamente.. tipo o contenido. Ordenar documentos. Clasificación GEOGRÁFICA La clasificación geográfica de documentos consiste en agrupar grupos de documentos relacionados a determinados circunscripciones. En cada grupo clasificado se procederá a ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. según hemos anotado líneas arriba. como en el caso de los sistemas de clasificación. D.. SISTEMAS DE CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Un primer aspecto a resolverse es clasificar los documentos y luego según esa clasificación. Clasificación MIXTA Según la cantidad de documentos a archivarse y la complejidad de sus interrelaciones mutuas. materia o cualquier otro signo distintivo pero con caracteres alfabéticos del documento. A manera de ilustración presentamos a continuación cuatro sistemas convencionales de clasificación. hemos dicho. etc. si se aplica el color azul al grupo de documentos clasificados como CLIENTES. no sólo como diversidad de criterios hayan. C. memorandos. es hacerlo teniendo en cuenta las fechas de emisión o recepción de dichos documentos. el siguiente paso inmediato es ordenar los documentos en cada uno de ellos. La aplicación de diferentes colores en los ribetes superiores y/o colaterales de los Fólderes a cada clase o grupo de documentos establecidos. Presentamos a continuación dos sistemas convencionales de ordenamiento de documentos. Si existen. en otra clase denominada PROVEEDORES. En igual forma a un conjunto de documentos referidos al Personal podemos agrupar en una clase a la que podemos denominar LEGAJOS DE PERSONAL. repercuten en la determinación de la adopción de un particular sistema de ordenamiento documentario. tantos sistemas de clasificación. Pueden haber. En algunos casos será necesario. es el de la Ordenación de Documentos. El mejor ejemplo de un ordenamiento alfabético es el diccionario. por ejemplo. etc. 3 . una cantidad importante de Memorandos enviados en el año 2007. es poner cada uno de los documentos en el lugar que le corresponde de suerte que permita su fácil ubicación. los cuales. pero si en este grupo se detecta un Folder con otro color. Por ejemplo. Clasificación por ASUNTOS Clasificar documentos por Asuntos significa agrupar ciertos documentos homogéneos según su naturaleza. A. Localidad o simplemente “puntos de venta”) se pueden agrupar tales documentos en tantas clases o grupos como zonas o puntos de ventas hayan y en cada clase ordenarlos según el sistema de ordenación adoptado. asunto. Pueden haber.4. al primero agrupamos en una clase denomina CLIENTES. Provincia. después de la clasificación. Una vez establecida las clases o grupos de documentos. Ordenamiento ALFABETICO Significa determinar el lugar que le corresponde a cada uno de ellos según la letra con que empiezan su título. por ejemplo. Distrito. Este sistema es el más adecuado para clasificar las Correspondencias ya que el mejor modo de clasificar las cartas. como en un diccionario. Facturas Localidad –B. Cronológico/Geográfico.

consiste en asignar un número (correlativo o autogenerado) a cada documento. Ordenamiento NUMERICO Si ordenar documentos significa establecer el lugar respectivo para cada documento. de modo que permita una fácil ubicación de cualquiera de ellos con solo ubicar el lugar respectivo en el orden numérico. C. 4 . será necesario la adopción de un sistema de ordenamiento híbrido. Ordenar documentos numéricamente dentro de un grupo o clase preestablecido de ellos. Ordenamiento MIXTO En otros casos. que mejor forma de determinar su lugar asignándole un número de identificación a cada documento.B. según la cantidad y naturaleza de documentos a ordenarse. según la naturaleza de las actividades que realiza la dependencia o según los criterios. principalmente entre el sistema alfabético y el numérico o entre cualquiera de otros sistemas de ordenamiento personalizados que se hayan adoptado.