Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL

Curso: MS - Excel

GUÍA DE LABORATORIO No.05 BASE DE DATOS EN EXCEL: 1. CONCEPTO: La Base de Datos es una colección de información organizada en forma de tabla o matriz, donde las columnas se llaman campos, las filas registros y los títulos de columnas nombres de campos o estructura de la Tabla. Campos Nombre de Campos Estructura de la tabla

NOMBRE Omayra David Martín Luz Alicia

APELLIDOS Laguna Gutiérrez Ríos Manrique Mares Aguado Lagos Marzet Mamani Pintado

EDAD 18 21 17 24 21

CIUDAD Tacna Ilo Moquegua Lima Tacna

Una base de datos en EXCEL se puede usar para: i) Ordenar datos alfabética o numéricamente en orden ascendente o descendente. ii) Mantenimiento o actualización de la base de datos. iii) Buscar o consultar datos específicos. iv) Realizar filtros según criterios dados. v) Extraer registros en base a criterios definidos. vi) Tablas dinámicas 2. INGRESO DE DATOS INSERTANDO TABLA Y FORMULARIO  Usar la pestaña Insertar, Tabla y defina el área con 5 columnas.  Activar la casilla “La tabla tiene encabezados”. Aceptar.  Cambiar los títulos de columna con:
CÓDIGO APELLIDOS NOMBRES ÁREA CAT.

 Desactivar el Autofiltro ACTIVAR LA OPCIÓN FORMULARIO  En la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionar: Más comandos..  En comandos disponibles, seleccionar: Comandos que no están en la cinta de opciones  Ubicar Formulario y Agregar. Aceptar.  Debe observar en la barra de accedo rápido la opción formulario

 Ubicarse en la tabla creada y hacer clic sobre Formulario.  Ingresar los datos correspondientes a la lista de Empleados, dejando en blanco la columna Código.  Completar el código con las siguientes funciones: =”EMP” & “-“ & IZQUIERDA (APELLIDOS, 2) & IZQUIERDA (NOMBRES, 2)  Con el formulario terminar de ingresar los registros restantes.

Docente: Mgr. David Caipa Mamani

05/04/2013

PÁG. 1 de 9

Use la herramienta “Orden Descendente”. ORDENAMIENTO DE UNA BASE DE DATOS: a. A B A C C B B C C D D D D EMP-MAWA MARES RÍOS EMP-CHMA CHARCA MARIOS EMP-HUMA HUAMÁN GAMA EMP-MAAN EMP-VELU EMP-RODI EMP-TAMA EMP-MALO EMP-LARA EMP-MAAN MARES RÍOS VERDE TALA ROJO DÍAZ TALA BROZ MARES RÍOS LAGUNA DÍAZ MARES RÍOS MAURICIO INFORMÁTICA 3. b. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. Docente: Mgr. 2 de 9 . e. Repita el proceso para ordenar la tabla con los siguientes criterios: Primer Criterio: Área (Descendente) Segundo Criterio: Categoría (Ascendente) Tercer Criterio: Código (Ascendente) 4. Pulsar la herramienta “Orden Ascendente”. c. En la misma tabla ordenar usando el menú de opciones: DATOS / ORDENAR.  Fíjese que solamente me muestra los registros que sean del Área Informática. inicialmente por la herramienta Orden Ascendente. ubicar el cursor en el interior del cuadro e ir al menú Datos/ Filtros/ Autofiltro  Aparecerán los encabezados de la siguiente forma:  Luego elegimos el filtro ÁREA: INFORMÁTICA. El orden se realiza considerando el campo Apellidos. FILTROS AUTOMÁTICOS:  En el cuadro anterior. seleccionar los criterios:  Primer Criterio: Apellidos (Ascendente) Analice el orden de los Apellidos y Nombres  Segundo Criterio: Nombres (Ascendente) f.Excel LISTA DE EMPLEADOS CÓDIGO EMP-LAMA EMP-MAJA EMP-LAJU APELLIDOS LAGOS MARES MARES RÍOS LAGUNA DÍAZ NOMBRES MARÍA JAVIER JUAN WALTER MARÍA ANA LUIS DIANA MARIO LOLA RAÚL ANITA ÁREA GERENCIA JEFE ÁREA GERENCIA PERSONAL ADMINISTRACIÓN JEFE ÁREA ADMINISTRACIÓN PERSONAL OPERACIONES OPERACIONES OPERACIONES PERSONAL CAT.  Con el filtro hallado puede hacer otras tareas como imprimir o copiarla. como único criterio.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS . d. Llevar el cursor al primer dato de la columna Apellidos. La tabla será ordenada. Repita el proceso para ordenar Descendentemente la Base de Datos tomando como único criterio Nombres.

para extraer los Materiales con unidad de medida Millar y el PU esté entre 600 y 1500.  Rango de criterios: Seleccionar las celdas de la nueva hoja o destino donde escribió el criterio de comparación.  Aceptar ÁREA OPERACIONES CÓDIGO EMP-LARA EMP-MALO EMP-TAMA APELLIDOS LAGUNA DÍAZ MARES RÍOS TALA BROZ NOMBRES RAÚL LOLA MARIO ÁREA OPERACIONES OPERACIONES OPERACIONES CAT. vamos a extraer registros a una Nueva Hoja. vuelva a hacer clic en la solapa de categoría y seleccionar Todos 5. (Cuadro anterior).  Aceptar Docente: Mgr. D D D 7. que cumplan el criterio de comparación de ÁREA: OPERACIONES.  Debe observar los empleados de las Áreas Administración o Informática. usar el menú: Datos. hacer clic en la celda que desee iniciar la extracción de registros.  En una nueva escribir los criterios:  En ésta hoja (destino). Filtro. hacer clic en la solapa de la columna ÁREA.  Seleccionar Filtros de texto. Aceptar.  Rango de criterios: Seleccionar las celdas donde escribió los criterios  Copiar a: Hacer clic en la celda donde iniciará el copiado de registros. ÁREA escribir o copiar el criterio de comparación: OPERACIONES  Paso 2: Desde la Nueva hoja o destino (donde escribió o copió el criterio).  Paso 1: En la hoja nueva o destino.  En la lista inferior seleccionar es igual a.  Copiar a: En la hoja destino (Nueva hoja). en el lado derecho elegir Informática. Filtro. en el lado derecho escribir o seleccionar Administración. incluyendo títulos de columna. Filtro personalizado. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. 3 de 9 . 6. Filtro avanzado  En la ventana seleccionar:  Acción: Copiar a otro lugar  Rango de la lista: seleccionar toda la tabla de Materiales. PERSONALIZAR FILTRO AUTOMÁTICO:  En el mismo cuadro. Marcar O. FILTRO AVANZADO CON MÁS DE UN CRITERIO: En una nueva hoja realizar el Filtro Avanzado. FILTRO AVANZADO:  Desde el cuadro inicial “Lista de Empleados”.Excel  Para volver a visualizar todos los registros.  En la ventana completar los datos:  Acción: Seleccionar Copiar a otro lugar. Filtro avanzado.  Rango de la lista: seleccionar toda la tabla de la hoja 1 (Lista de Empleados). usar las opciones de menú: Datos. aparecerá la siguiente ventana:  En lista seleccionar es igual a.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS .

00 Resultad o TAREAS: a) Abrir la Práctica Nº 3. es una manera rápida de resumir datos en una lista o en una base de datos.500.00 20.00 33.00 56. realizar el siguiente cuadro Nº 2 EXCEL 2002 XP 3 PHOTOSHOP 6.00 17.00 1. P. realizar el Autofiltro para visualizar solo los registros cuyos trabajadores pertenezcan al SNP. mostrar con Autofiltro. APLICACIÓN 1  En una nueva hoja.00 211.U. c) En la Hoja Planilla. David Caipa Mamani 05/04/2013 .00 33.40 PÁG.00 70. los empleados que tengan un Neto a Pagar entre 800 y 1.00 40.U.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS .00 84.00 20. en la columna: AFP.33 20. 854.60 100.00 20.20 56.60 28.00 20.60 20. 4 de 9 1 ENSAMBLE Y REPARE SU COMPUTADORA 3 VENTA 2 VENTA 2 VENTA 5 VENTA 12 VENTA 2 VENTA 4 VENTA 2 VENTA 6 VENTA 5 VENTA 3 VENTA 3 VENTA 1 MUESTRAS 2 VENTA 1 MUESTRAS 3 VENTA 2 VENTA 2 MUESTRAS 12 VENTA 2 DONACIÓN 5 VENTA 2 VENTA 4 VENTA 1-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 Pedro Soto 1-Jul-02 Angie Alva 2-Jul-02 Maria Gallegos 2-Jul-02 Gonzalo Naval 4-Jul-02 Luis Bengoa 4-Jul-02 Luis Rivas 5-Jul-02 Luis Santa Cruz 5-Jul-02 Walter Aguirre 5-Jul-02 Diego Torres 8-Jul-02 Paulo Caceres 8-Jul-02 Diego Torres 2-Jul-02 Andrea Espinoza 1-Jul-02 Angie Alva 5-Jul-02 Antonio Villa 1-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 Pedro Soto 3-Jul-02 Diego Vasquez 2-Jul-02 Gonzalo Naval 2-Jul-02 Gonzalo Naval 2-Jul-02 Maria Gallegos 4-Jul-02 Luis Bengoa 4-Jul-02 Luis Rivas Docente: Mgr.40 31.0 15 LA VIDA ES SUEÑO 16 ENSAMBLE Y REPARE SU COMPUTADORA 17 EXCEL 2002 XP 18 SQL SERVER 2000 19 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 20 MERMELADA 21 ESCUELA VIRTUAL 1 GRADO PRI 22 ACCESS 2002 23 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI NOMBRE PRECIO 28.00 28.00 17.U.00 105.00 88.01 40. Contar.250.00 88.00 17.60 17.00 56.00 40.00 17.00 658.00 60. ordene la tabla tomando como criterios:  Primer criterio: Apellidos y Nombres (Ascendente)  Segundo criterio: Neto a Pagar (Descendente) b) En la misma hoja (Cuarta Aplicación). Cuarta Aplicación (Hoja Planilla).60 4. etc.60 28.00 4. 8.00 20. S/. como por ejemplo: Suma.60 ENTRADA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 SALIDA TIPO SALIDA FECHA CLIENTE TOTAL 84.20 8.00 17. S/. El resultado copiar a una nueva hoja.00 4.00 28.Excel P. El resultado copiar a una nueva hoja.33 40.0 4 ESCUELA VIRTUAL 1 GRADO PRI 5 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 6 ACCESS 2002 7 ESCUELA VIRTUAL 3 GRADO PRI 8 COREL DRAW 10 9 ESCUELA VIRTUAL 2 GRADO PRI 10 EXCEL 2002 XP 11 EXCEL 2002 XP 12 FRONTPAGE 2000 13 FRONTPAGE 2000 14 PHOTOSHOP 6. Promedio. Para poder trabajar bien con subtotales es necesario primeramente ordenar nuestra tabla. SUBTOTALES AUTOMÁTICOS: La inserción de subtotales automáticos. S/.60 15.00 60. Como se observa.50 17.00 70. usando una función resumen elegida por el usuario. <=1500 UNIDAD DE MEDIDA Millar Millar Millar Criterio s de Filtro UNIDAD DE MEDIDA Millar CÓDIGO LADMI-14 LADMI-16 LADMI-17 >=600 MATERIALES LADRILLO KING KONG LADRILLO TECHO HUECO 15 LADRILLO CORRIENTE P.00 211.

resumir la visualización y completar con un gráfico circular.50 46. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG.67 105.67 33.60 59.00 15.00 20. en forma ascendente  Hallar subtotales:  Una vez ordenada la tabla por Clientes.33 46.67 33.99 31.00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 VENTA 2 VENTA 1 DONACIÓN 1 DONACIÓN 1 MUESTRAS 6 VENTA 3 VENTA 3 VENTA 5 DONACIÓN Curso: MS .60 20.00 46. como se muestra. hacer clic en cualquier celda de la tabla  Vamos a determinar el subtotal del TOTAL por CLIENTE  Ir a la ficha DATOSSUBTOTAL  En la ventana.99 59.00 4.67 17.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL 24 EXCEL 2002 XP 25 COREL DRAW 10 26 OFFICE XP 27 FRONTPAGE 2000 28 JAVA SCRIPT 29 ESCUELA VIRTUAL 2 GRADO PRI 30 FRONTPAGE 2000 31 EXCEL 2002 XP 32 PANIFICACION 20. Colocar: Para cada cambio en : CLIENTE Usar función : Suma Agregar subtotales a : TOTAL Mantener activas las casillas : Reemplazar subtotales actuales Resumen debajo de los datos Luego pulsar sobre el botón ACEPTAR  Observará los subtotales de cada cliente APLICACIÓN 2  Hallar Subtotal del TOTAL por NOMBRE APLICACIÓN 3  Hallar el promedio de PRECIOS de cada NOMBRE APLICACIÓN 4  Determinar la SUMA de la lista por TIPO SALIDA.Excel 5-Jul-02 Diego Torres 5-Jul-02 Luis Santa Cruz 1-Jul-02 María Gallegos 6-Jul-02 Miguel Ruiz 1-Jul-02 Paulo Caceres 5-Jul-02 Walter Aguirre 8-Jul-02 Diego Torres 8-Jul-02 Paulo Caceres 2-Jul-02 Walter Flores 99.00  Ordenar la tabla:  Proceda a ordenar la tabla tomando como único criterio la columna CLIENTE. Docente: Mgr. 5 de 9 .99 20.33 46.

Usar la ficha Insertar. S/. S/. DOBLE HAB. SIMPLE HAB. SUITES HAB. 6 de 9 . S/. SUITES HAB.00 175.00 215.  Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD.00 105.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS . S/.00 105. DOBLE HAB. DOBLE HAB. S/. con una gran cantidad de campos o columnas. LOURDEST 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 13/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 14/03/2012 105. S/. JUNIOR HAB. CUADRUPLE HAB. JHON ROSSALES PANIZO.00 180. Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD. también llamadas pivot tables.00 175. S/.00 215. JUNIOR TIPO DE DOCUMENTO FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA NºDE SERIE 0017437 0017438 0017439 0017440 0017441 0017442 0017443 0017444 0017445 0017446 0017447 0017448 0017449 0017450 0017451 0017452 0017453 0017454 0017455 N° DE FACTURA 00001 00002 00003 00004 00005 00006 00007 00008 00009 00010 00011 00012 00013 00014 00015 00016 00017 00018 00019 ESTADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO CANCELADO S/. S/. S/. HUGO CHAVEZ TURPO. que además autodefine el rango de la matriz automáticamente.Excel 9. SIMPLE HAB. utilizado el filtro por FECHA 1. BETINA CONTRERAS MENDEZ.00 180.SUMARIZACIÓN: Visualizar el MONTO por TIPO DE HABITACIÓN.00 115. APLICACIONES  Con la siguiente base de datos aplicar el resumen y rotación de la información RELACIÓN DE VENTAS Y SERVICIOS ASIGNADO A CARGO EMPRESA: Ventas y Servicios: INICIO DE OPERACIONES: MARTES 13 DE MARZO DEL 2012 HOTEL AMÉRICA CODIGO CLIENTE FECHA TIPO DE HABITACION HAB. Docente: Mgr.00 115. MONTO H001 H002 H003 H004 H005 H006 H007 H008 H009 H010 H011 H012 H013 H014 H015 H016 H017 H018 H019 PAREDES ESTRADA.  Esto se logra simplemente arrastrando los campos requeridos a la zona deseada. PAUL GONZALES ESCALANTE. SUITS HAB.00 175. CUADRUPLE HAB.00 APLICACIÓN 1 . JULIO PACHECO RICO. JUNIOR HAB. S/. TABLAS DINÁMICAS  Las tablas dinámicas. HELBET FARFAN LIMASCCA.00 130. MATRIMONIAL HAB. S/. TRIPLE HAB.00 160. MATRIMONIAL HAB.00 130.00 130. ayudan a visualizar únicamente la información relevante. DAYANA LORENA BENAVIDES CARPIO. MARIO JAVIER SOLANO LOPEZ RITA MACHACA FLORES JAIME BON LAURA PERCY CHURA FARFAN CARLOS LAURA RICHAR LARSON KARINA FLORES ARMANDO GONZALES. Tabla Dinámica. MATRIMONIAL HAB. S/. S/. SIMPLE HAB. S/. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. S/. debe observar la siguiente ventana. S/. MARIA CECILIA CALLA CORNEJO. SIMPLE HAB. son una herramienta para análisis de bases de datos (BD).00 115.00 215. S/. MANUEL CAÑAZA AMPUERO. S/. ALBERTH FLORES RIVERA.00 105.

También podemos visualizar la presentación clásica de la pivot haciendo clic con el botón derecho sobre la tabla. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. Debemos seleccionar los campos de la lista a agregar al informe y ubicar en la ventana de la derecha 6. En una nueva hoja tendremos: 5. Para ésta aplicación “Visualizar el MONTO por TIPO DE HABITACIÓN. Aceptamos el rango por defecto y elegir Nueva hoja de cálculo 3. 7 de 9 . utilizado el filtro por FECHA” debe arrastrar los campos Docente: Mgr.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS .Excel 2. Al hacer clic en aceptar ahora el diseño de la tabla dinámica se mostrará como sigue 8. luego opciones. Aceptar 4. pestaña Mostrar y habilitamos la opción “Diseño de tabla dinámica clásica” 7.

Cliente. 8 de 9 . David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. Aceptar 3. Tipo de habitación. usar las opciones para visualizar la ventana para crear la ventana dinámica. APLICACIÓN 3: Tabla dinámica par filtrar las fechas para todos los campos y ubicarlas de manera tabular 1. 4.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS . Debe quedar como se muestra.Excel APLICACIÓN 2 . Arrastra los campos como se indica:  El campo Fecha hacia Filtro de informe  Los campos: Código. Nº de serie y Nº de Factura a rótulos de fila  El campo Monto arrastrar hacia Valores. Tipo de documento. En la ficha Herramientas de tabla dinámica. para cada tipo de habitación. Partiendo de la base de datos original. Docente: Mgr. Diseño. Dentro de las tablas dinámicas podemos mover cada uno de los campos según nuestra conveniencia.” En el ejemplo se ha movido el campo “Fecha” para poder filtrar y visualizar solo entre el 13/03/2012 y 15/03/2012. 2. 5. a este efecto se le denomina “Rotación. Eliminar los subtotales. Mostrar en formato tabular. seleccionar Diseño de Informe.ROTACIÓN: 9.

9 de 9 . Acepar en la ventana “Mostrar todas las páginas de informe de:” FECHA 3. Docente: Mgr. haciendo clic en la herramienta Botones +/-. APLICACIÓN 4: Distribuir los filtros por fecha de la Tabla dinámica en diferentes hojas para impresión 1. Configurar con una Macro para imprimir cada una de las hojas. seleccionar Opciones. En fecha seleccionar 13/03/2012 y observará el resumen de la fecha solicitada. Se generará en un reporte para cada fecha en hoja diferente 4. 2.Excel 6.. Mostrar páginas de filtro de informes. David Caipa Mamani 05/04/2013 PÁG. 7.Universidad Nacional “Jorge Basadre Grohmann” Instituto de Informática y Telecomunicaciones –ITEL Curso: MS . En el resultado final obtenido de la Tabla Dinámica. Retirar los botones */-.