1) Manajemen informasi (Information Management) Proses Perencanaan untuk pembaharuan atau peninjauan kembali sistem suplai obat termasuk

dalam a drug manjemen information system (DMIS) yang merupakan sistem pengatuaran untuk mengumpulkan, memproses,

melaporkan, dan menggunakan sistem informasi untuk membuat keputusan. Koordinasi dari setiap elemen pada sistem suplai obat membutuhkan keakuratan dan sistem informasi yang tepat waktu. DMIS mampu secara

efektif mensisntesis data dalam jumlah yang sangat banyak dalam manajemen obat. Data-data obat tersebut digunakan sebagai informasi untuk perencanaan, aktivitas, memperkirakan permintaan, pengalokasian, sumber daya, monitoring dan evaluasi manajemen obat (Quick et.al., 1997).

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Sub Instalasi Perbekalan Farmasi merupakan bagian dari Instalasi Farmasi di RSD Dr. Soebandi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan obat, bahan baku, Alat Medis Habis Pakai (AMHP), dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP). Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, Gudang IFRS Dr. Soebandi dipimpin oleh seorang Apoteker dan dibantu oleh 2 orang Asisten Apoteker, 2 tenaga administrasi, dan 2 tenaga transportasi perbekalan. Sub Instalasi Perbekalan mempunyai tugas pokok mengkoordinasi kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di RSD Dr. Soebandi. Farmasis berperan dalam pengelolaan perbekalan farmasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan meliputi seleksi, perencanaan dan pengadaan, pendistribusian, dan penggunaan termasuk evaluasi sampai pelaporan. Proses tersebut difasilitasi oleh PFT yang berperan dalam menentukan formularium obat yang digunakan RSD Dr. Soebandi. Dokter yang mewakili masing-masing satuan medis fungsional (SMF) memberikan usulan obat yang digunakan di RS. PFT kemudian mendiskusikan dan menyeleksi usulan obat yang ada untuk menghasilkan formularium obat yang akan menjadi dasar pengadaan obat di RS. a. Seleksi (Selection) Seleksi merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis obat,

Procurement Merupakan proses kegiatan yang meliputi perencanaan dan pengadaan perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Perencanaan di RSD Dr. Soebandi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas. standarisasi. 1) Perencanaan Dalam melaksanakan suatu kegiatan. Perencanaan perbekalan farmasi menjadi salah satu faktor yang menentukan keberhasilan pelayanan farmasi. perlu dilakukan perencanaan tentang kebutuhan obat. b.menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial. sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Soebandi dilakukan oleh suatu tim perencanaan yang dipimpin Kepala Instalasi Farmasi. Dimana masing-masing SMF mengusulkan kebutuhan obat ke PFT. Metode bottom up dilakukan berdasarkan konsumsi penggunaan obat oleh dokter/SMF. kemudian diseleksi oleh PFT untuk menyusun atau merevisi formularium dan tata laksana penggunaannya di RSD Dr. Soebandi. untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan merupakan proses perencanaan. Soebandi dilakukan dengan metode bottom up dan metode top down untuk formularium lainnya. Seleksi obat dilakukan berdasarkan kebutuhan obat masing-masing SMF yang disesuaikan dengan siklus penyakit yang biasa ditangani oleh RSD Dr. dan perbekalan farmasi lainnya. Oleh karena itu metode bottom up memiliki kekurangan yaitu waktu penyusunan yang relatif lama. serta jaminan purna transaksi pembelian. Perencanaan perbekalan farmasi merupakan proses kegiatan pemilihan jenis. Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) mempunyai peran aktif dalam penentuan seleksi obat di RSD Dr. Perencanaan perbekalan farmasi RSD . Perencanaan dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi pengadaan barang dan tercipta keseimbangan antara persediaan dan permintaan. jumlah dan harga perbekalan farmasi dengan tujuan untuk mendapatkan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan anggaran serta menghindari kekosongan. bahan baku. Soebandi. Penyusunan formularium di RSD Dr. tetapi memiliki keuntungan dalam hal kepatuhan dokter dalam menggunakan obat-obat di formularium sangat tinggi.

Soebandi sudah menggunakan sistem BLU (Badan Layanan Umum). Pendanaan pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit dr. maka prioritas perencanaan disusun berdasarkan analisa VEN dan ABC. meliputi: perencanaan obat untuk pelayanan pasien askes. Soebandi dikelola secara intern oleh rumah sakit. Soebandi. pemakaiaan nyata per tahun. jumlah pengeluaran. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang di gudang farmasi yang dapat menimbulkan kerugian. Dropping atau bantuan. Untuk pengadaan dilakukan oleh tim / panitia pengadaan rumah sakit yang mengadakan kebutuhan berdasarkan pada rencana yang telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit. Prosentase untuk stock pengamanan ±10% untuk perbekalan farmasi yang sifatnya “fast moving”. waktu kekosongan barang. Dengan terbatasnya dana. stok pengaman. Perencanaan di RSD Dr. Pembelian sendiri dapat dilakukan secara tunai (cash) atau kredit tergantung kesepakatan dengan distributor terkait. Analisa ABC ini juga menjadi acuan perbekalan farmasi yang perlu pengawasan lebih terkait besarnya dana yang terserap. Perencanaan obat golongan psikotropika dan narkotika dibuat menggunakan formulir pesanan khusus psikotropika dan narkotika. karena rumah sakit dr. maupun konsiyasi. Sistem pengadaan untuk obat-obatan dan alat kesehatan di RSD Dr.Dr. Metode ini berdasarkan pada data konsumsi bulan sebelumnya. Selain itu ada beberapa perbekalan farmasi yang merupakan bantuan/hibah dari . 2) Pengadaan Pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit dapat dilakukan secara produksi. Surat pesanan ditandatangani oleh apoteker penanggungjawab gudang perbekalan diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi. Untuk melaksanakan metode ini maka data yang diperlukan adalah daftar obat. purata pemakaian tiap bulan. Soebandi menggunakan metode konsumsi dan epidemiologi. Soebandi dilakukan dengan cara pembelian baik kredit. stok akhir. tunai. stok awal. jumlah penerimaan. dan pasien maskin (obat untuk pelayanan di depo farmasi). waktu tunggu. pasien reguler. Perencanaan yang telah dibuat perlu dievaluasi sebelum diusulkan oleh panitia perencanaan ke bagian perencanaan rumah sakit. AMHP dan BMHP. pembelian. serta dana yang tersedia.

Expire date. Instalasi Farmasi menyampaikan surat pemesanan melalui PPK sesuai rencana kebutuhan yang telah ditetapkan. Sedangkan untuk pengadaan dengan cara produksi tidak dilakukan karena terbatasnya fasilitas dan SDM yang ada. Soebandi adalah sebagai berikut : i.instansi lain. ii. Soebandi mendistribusikan barang ke tiap depo farmasi berdasarkan permintaan depo melalui buku defecta. iv. viii. Distributor yang ditunjuk selanjutnya mengirimkan barang ke Rumah Sakit kemudian diterima bendahara barang medis. Dengan persetujuan PPK maka obat dan BHP (bahan habis Pakai) kebutuhan farmasi diadakan oleh ketua panitia pengadaan Rumah Sakit. kelengkapannya seperti pemeriksaan kondisi barang (kemasan barang baik atau rusak). Sebelum barang disimpan di ruang penyimpanan terlebih dahulu dicatat di buku penerimaan barang dan kartu stock. Alur pengadaan Obat dan Alkes di gudang IFRS RSD Dr. Faktur asli yang menyertai barang selanjutnya dikembalikan kepada distributor untuk kepentingan penagihan dan salinanya disimpan di gudang sebagai arsip dan diberi nomor daftar penerimaan barang. Rekanan mengirimkan barang yang telah dipesan selanjutnya diterima oleh bagian gudang dan dilakukan pemeriksaan barang. vi. vii. Ketua panitia pengadaan ini merencanakan tentang kebutuhan Obat dan Alkes yang akan dipesan serta menunjuk distributor yang sesuai dengan kriteria. v. obat dan alat berdasarkan permintaan depo-depo farmasi setiap minggu kepada Kepala Instalasi Farmasi. ix. Soebandi (dalam hal ini apoteker sebagai penanggung jawab gudang IFRS RSD Dr. iii. Selanjutnya bagian gudang IFRS RSD Dr. Gudang mengajukan usulan tentang perencanaan kebutuhan sisa barang. Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakan proses lanjutan setelah pengadaan. Gudang IFRS RSD Dr. Pemeriksaan barang . Barang yang diterima selanjutnya disimpan sesuai dengan jenis barang serta peruntukkannya dan dilengkapi dokumen administrasinya. jumlah dan jenisnya. dicek kesesuaiannya. Soebandi) melakukan pemesanan Obat dan Alkes kepada distributor yang ditunjuk.

reguler. jenis. Barang yang telah diterima diserahkan ke gudang perbekalan farmasi disertai dengan berita acara serah terima barang yang disetujui oleh Kepala Gudang dan Bendahara Material Bahan Medis yang diketahui oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Kuasa barang RS Dr. Barang yang diterima di bagian gudang diperiksa kembali kesesuaiannya. Faktur asli diserahkan kepada rekanan untuk penagihan ke kasir sentral dan salinannya disimpan digudang sebagai arsip setelah dilegalisir dan diberi nomor daftar penerimaan barang. Prosedur penerimaan barang : i. dan kemudian disimpan (sesuai dengan kriteria peruntukan yaitu askes. pencatatan mutu obat. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). Tata ruang merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efisiensi dan efektifitas kegiatan-kegiatan di Gudang Perbekalan Farmasi. dan maskin). 3) Distribusi (distribution) Pendistribusian perbekalan farmasi dilakukan oleh gudang farmasi. kartu stok.bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. memudahkan pencarian. dan keterangan lain yang menyertai. menjaga kelangsungan persediaan. Pengeluaran perbekalan farmasi dilakukan gudang dengan sistem FIFO (First In First Out) yaitu barang yang masuk paling awal dikeluarkan terlebih dahulu. Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Perbekalan Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. pengamanan mutu obat. dan ED. . Setelah sesuai dibuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) yang diketahui dan disetujui oleh Direktur Rumah sakit. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok. ii. dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. kemudian dicatat pada buku penerimaan. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu barang. Barang yang telah dikirim oleh rekanan atau distributor diterima dan dicocokkan kesesuaian antara faktur barang dengan SP mengenai jumlah. Soebandi. iii.

Penggunaan (use) Bagian ini meliputi dispensing dan evaluasi penggunaan obat. Dispensing merupakan kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap validasi. pemberian etiket.Sistem lain yang digunakan yaitu berdasarkan pertimbangan waktu kadaluwarsa atau dikenal dengan sistem FEFO (First Expired Date First Out). Pada proses dispensing inilah yang merupakan kegiatan pelayanan farmasi pada pasien. Apoteker bertugas memantau pelaksanaan proses dispensing tersebut. Perbekalan farmasi di RSD Dr. dan ruangan/poliklinik. serta menghitung harga . operasi dan gawat darurat). rawat inap. menyiapkan atau meracik obat. memberikan label atau etiket. Dispensing dari depo ke pasien dilaksanakan sesuai dengan pelayanan farmasi yang ada di RSD Dr. Pendistribusian barang-barang dari gudang perbekalan farmasi dilakukan berdasarkan permintaan dari depo farmasi (rawat jalan. Pendelegasian ini disebabkan karena terbatasnya jumlah Apoteker di rumah sakit ini. dan pembuatan dokumentasi resep Cek ketersediaan obat dan alat. Soebandi Jember. penyerahan obat dengan pemberian informasi obat yang memadai disertai sistem dokumentasi. interpretasi. laboratorium klinik. Setiap permintaan yang masuk harus menggunakan buku permintaan barang (buku de fecta) diserta bon permintaan barang dan barang-barang yang keluar dicatat dalam buku rekap pengeluaran barang. Soebandi Jember didistribusikan melalui dua metode yaitu distribusi dari gudang ke masing-masing depo dan dispensing dari tiap depo ke pasien. Terima resep Penyerahan obat disertai KIE Skrining resep dan cek kelengkapan administrasi sesuai status pasien Penyiapan obat sesuai resep. Dispensing dilakukan oleh Apoteker yang didelegasikan pada Asisten Apoteker (AA). c. Distribusi dari gudang ke depo dilaksanakan berdasarkan permintaan dari tiap depo yang diajukan melalui buku de fecta.

warna putih untuk obat oral dan warna biru untuk obat non oral. Sedangkan resep dari bangsal rawat inap dapat diserahkan ke depo UDD atau depo Jamkesmas. Siklus dispensing obat di RSD dr Soebandi Jember Berdasarkan gambar di atas secara umum siklus dispensing obat di RSD. Etiket juga dibuat sesuai ketentuan yang ada. 2) Skrining resep dan cek kelengkapan administrasi sesuai status pasien Tahapan selanjutnya setelah penerimaan resep dari pasien maka dilakukan skrining resep oleh Asisten Apoteker (AA) meliputi kelengkapan resep. dan pasien umum. Pasien di RSD. Dokumentasi juga dibuat untuk . Soebandi Jember meliputi : 1) Terima resep Resep yang diterima disetiap depo pelayanan berasal dari berbagai macam poli rawat jalan dan bangsal rawat inap yang ada di RSD dr. Persyaratan administrasi dari masingmasing pasien berbeda tergantung dari statusnya. serta menghitung harga Tahapan selanjutnya setelah pengecekan kelengkapan administrasi yaitu melihat ketersediaan obat yang dibutuhkan oleh pasien sesuai resep dan menghitung jumlah harga obat yang akan dibayar oleh pasien khusus untuk pasien umum. 3) Cek ketersediaan obat dan alat. dan pembuatan dokumentasi resep Setelah perhitungan harga. dilakukan penyiapan obat dan alat sesuai resep yang ada. Adapun persyaratan administrasi pasien askes meliputi kartu askes dan surat jaminan pelayanan (SJP) sedangkan pasien jamkesmas harus memiliki kartu jamkesmas. pemberian etiket. Resep yang diterima di bagian rawat jalan diserahkan ke depo rawat jalan untuk diproses selanjutnya. 4) Penyiapan obat sesuai resep. pasien jamkesmas. surat keterangan miskin serta rujukan dari puskemas dan untuk pasien umum hanya mengisi surat keterangan kesanggupan bayar. Soebandi Jember. dr Soebandi Jember dibagi berdasarakan status pasien yaitu pasien askes.Gambar 7.

Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari menjemen logistik karena sangat menetukan kelancaran dari pendistribusian. kegunaan obat. Departemen Instalasi Farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan. barang aman dari pencuri dan mempermudah pengawasan stok. barang terhindar dari kerusakan fisik. dipahami dan diketahui secara baik. Gudang Farmasi Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit yang kegiatannya dibawah manajemen departemen Instalasi Farmasi. perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi. Oleh karena itu. pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit. 5. membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan obat. pengadaan. indikator ini digunakan untuk mengetahui kecepatan perputaran obat. penyimpanan. 2) Turn Over Ratio. 5) Penyerahan obat disertai dengan KIE Dalam penyerahan obat juga dilakukan pemberian informasi meliputi nama obat.kepentingan data dan administrasi rumah sakit serta bisa menjadi bahan rujukan untuk meninjau kembali resep sebelumnya. yaitu seberapa cepat obat dibeli. Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian rupa agar kualitas dapat diperhatikan. maka metode pengendalian persediaan atau inventory control diperlukan. Indikator penyimpanan obat yaitu: 1) Kecocokan antara barang dan kartu stok. pencarian barang mudah dan cepat. aturan pakai. indikator ini digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat. produksi. didistribusi. dengan demikian nilai TOR akan berpengaruh pada ketersediaan . sampai dipesan kembali. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker langsung atau asisten apoteker yang memang cakap dalam berkomunikasi dan memiliki pengetahuan tentang obat. dan edukasi non farmakologi.

dimana kegiatan pengelolaannya meliputi dari penerimaan. indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit. nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu. 5) Persentase stok mati. indikator ini digunakan untuk menilai sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO. 2 tenaga administrasi (SIM) yang terbagi dua yaitu admin penerimaan dan admin pengeluaran dan 2 orang pembantu umum dalam ini terbagi atas dua juga yaitu alkes dan BHP serta obat-obatan. Kegiatan di depo Gudang Farmasi di dukung beberapa tenaga kerja yaitu 1 orang Apoteker sebagai penanggung jawab. penerimaan sendiri dilakukan oleh Bendaharawan Barang Medis (BBM) sebagai yang bertanggungjawab atas penyerahan perbekalan farmasi dari distributor kepada Instalasi Farmasi. Dr. nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR. dan Gudang 2 untuk Obat-obatan. Kegiatan depo Gudang farmasi antara lain : 1. dan JAMKESMAS. Penerimaan perbekalan sendiri harus sesuai prosedur . stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan. pemusnahan dan pendistribusian. 6) Persentase nilai stok akhir. sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal. 1 orang Bendaharawan Barang Medis (BBM) yang dalam hal ini bertanggung jawab pula dalam pengelolaan Alkes dan BHP (barang habis pakai). Alat kesehatan (Alkes). Askes. Soebandi merupakan depo yang bertanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan farmasi baik berupa alat kesehatan. 1 orang Asisten Apoteker (sebagai Penanggung jawab obat-obatan).obat. penyimpanan. Dimana. Depo Gudang Farmasi sendiri terbagi atas dua yaitu Gudang 1 khusus untuk Alkes dan BHP. barang habis pakai (BHP) maupun obat-obatan. Depo Gudang Farmasi RSD. Penerimaan Penerimaan obat di Gudang Farmasi hampir setiap hari dilakukan. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian persediaan yang baik. demikian pula sebaliknya. 3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak. 4) Sistem penataan gudang. BHP dan Obat-obatan di Depo Gudang Farmasi dibedakan berdasarkan status pasien antara lain Regular.

a. Kebenaran jumlah kemasan Kebesaran jumlah satuan dalam kemasan Kebenaran jenis barang yang diterima Kebenaran identitas produk Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disarankan Pastikan ketiadaan hal-hal sebagai berikut : Tanda-tanda kerusakan Kelainan warna. Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengetahui kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP.untuk menjamin ketertiban administrasi penerimaan barang dan menjamin jenis dan jumlah. Penyimpanan Penyimpanan perbekalan farmasi di depo Gudang Farmasi dilakukan sesuai prosedur untuk menjamin mutu obat dan pelayanan yang optimal. 2. Tim pemeriksa barang melakukan recek perbekalan farmasi yang datang. bentuk dan kerusakan Terlihat partikel/benda asing dalam cairan/kemasan Terlihat kebocoran d. Prosedur tetap (Protap) penerimaan obat di gudang farmasi adalah sebagai berikut. Pastikan kesesuaian antara pesanan dengan barang yang meliputi: c. b. e. Perbekalam farmasi yang datang diterima oleh BBM dan dilakukan pengecekan secara fisik. serta mutu barang yang diterima. meliputi : Faktur/surat penyerahan barang Kartu stok Buku pembelian Pengarsipan faktur f. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). Adapun protap perbekalan farmasi yaitu: . Waktu kadaluarsa memadai Pastikan adanya dokumentasi penerimaan.

pencatatan mutu obat. Soebandi Jember melayani permintaan obat dan alat-alat kesehatan dari berbagai depo farmasi yang ada di rumah sakit. dan ED. Pendistribusian Distribusi perbekalan farmasi dilakukan secara sentralisasi dari gudang farmasi untuk menjamin tercapainya layanan farmasi yang optimal. 5. Instalasi rawat inap (UDD Barat dan UDD Timur). Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu barang. pengamanan mutu obat. Penyimpanan perbekalan farmasi di depo gudang farmasi khusus obatobatan ditata berdasarkan bentuk sediaan dan juga secara alphabetis. Semua barang yang ditata dicatat pada pada kartu stock dan kartu diletakkan disamping barang. reguler disimpan di gudang 2 4. Semua barang disusun berdasarkan urutan nama alphabetisnya. Obat-obatan dan alkes yang telah kadaluwarsa dari setiap depo maupun gudang sendiri dikumpulkan untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan. jamkesmas. disimpan pada lemari es. Pemusnahan Untuk kegiatan pemusnahan pada depo gudang farmasi sendiri baru sekali dilakukan pada tahun 2012 oleh tim yang telah dibentuk. kemudian disimpan ditempatnya masing-masing. memudahkan pencarian dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Obat askes. disertai dengan pencatatan penerimaan pada kartu stok meliputi tanggal. Alur keluar masuknya barang harus dicatat pada kartu stock Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. 7. 6. IBS . Barang datang setelah dilakukan recek oleh BBM. 4. 8. reagen dan BHP disimpan di gudang 1 3. 2. antara lain Instalasi Rawat jalan. menjaga kelangsungan persediaan. jumlah serta nama distributor yang mengirim. Sedangkan untuk obat-obatan askes dilakukan penataan secara alphabetis pada kadungan zat berkhasiatnya. Gudang Farmasi RSD Dr.1. 3. Obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam almari tersendiri. Alat kesehatan. Obat yang perlu suhu 2-8oC. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok.

Pengeluaran barang dari gudang harus selalu dicatat pada kartu stock Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan perbekalan farmasi antara lain penulisan kartu stock tiap masing-masing obat/alat kesehatan setelah diambil. kecuali bila permintaan kurang dari isi perkamen d. dan jamkesmas). Secara garis besar alur distribusi depo gudang farmasi dapat dilihat PROTAP Distribusi berikut ini. Perbekalan farmasi yang tidak ada ketersediaanya di gudang. Perbekalan farmasi yang sudah disiapkan. direncanakan untuk pembelian secara UP/tunai tergantung kebutuhan (mendesak atau tidak). Pelayanan dilakukan sesuai dengan permintaan masing-masing depo farmasi melalui buku defecta yang dikirim ke gudang farmasi. f. Pendistibusian perbekalan farmasi harus dalam kemasan primerya. pencatatan perbekalan farmasi di buku penerimaan obat dan alat kesehatan. Obat yang diserahkan dibedakan sesuai dengan status pasien (reguler/umum. First Out). Hal ini penting untuk proses pengadaan obat dan alkes periode berikutnya. a. dicatat pada masingmasing pada buku bon permintaan unit layanan sesuai keperuntukkannya. dan IGD (Instalasi Gawat Darurat). Pendistribusian juga mengacu pada FEFO (First expired. askes. Perbekalan farmasi yang akan didistribusikan ke unit layanan dengan menyertakan buku permintaan untuk ditandatangani. Petugas gudang mencatat kebutuhan masing-masing unit layanan berdasarkan permintaan sesuai ketersediaan barang di gudang b. Tiap 3 bulan dilakukan pemeriksaan Stock Opname untuk mengetahui sisa stok obat dan alkes yang ada di rumah sakit.(Instalasi Bedah sentral). Perbekalan farmasi yang perlu penanganan khusus harus diserahkan dalam keadaan yang terkondisikan e. dan pengecekan ulang kesesuaian pengambilan obat/alat kesehatan dengan buku defecta dari tiap-tiap depo farmasi. c. . g.

Alur pelayanan distribusi perbekalan farmasi di depo Gudang Farmasi RSD. Skema Alur Distribusi Perbekalan Farmasi Selain melakukan pendistribusian ke tiap-tiap depo. selanjutnya dilakukan sesuai dengan permintaan ruangan. Komoditi- . Soebandi dapat digambarkan secara singkat sebagai berikut: Catat di buku penerimaan masing-masing Depo Farmasi Kirim beserta buku penerima an Dilayani Catat di kartu stock Ada Di input komputer Cek ulang Gudang Farmasi Permintaan Depo Farmasi Simpan kartu stok Tidak ada Perencanaan secara UP Barang datang Depo yang membutukan Gambar 17. Tiap awal bulan petugas dari ruangan yang bersangkutan menulis pada buku bon ruangan. gudang farmasi juga melakukan pendistribusian ke ruangan-ruangan (yang dilakukan setiap 1 bulan sekali). Dr.

alkohol 70%. ditandai dengan tidak adanya pengukur suhu (thermometer) di setiap ruangan sehingga jika masalah ini tetap berlangsung maka akan mempengaruhi kualitas dan khasiat dari obat tersebut. Namun di Gudang farmasi sendiri belum melakukan perhitungan TOR tersebut sehingga belum dapat diketahui apakah pengelolaan persediaan obatnya sudah efektif dan efisien atau belum. kertas perkamen). stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi. Selain indikator terebut juga ditemukan beberapa masalah terkait Gudang Farmasi RS Dr. Ukuran gudang 3. nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu. ukuran bangunan gudang farmasi yang sekarang masih terlalu kecil untuk menampung . Soebandi yang terakreditasi B Pendidikan. Penyimpanan reagen 4. sehingga nantinya juga akan mempengaruhi pengobatan dan tujuan terapi pada pasien. povidon. Suhu ruangan di gudang farmasi belum terkontrol dengan baik. Hewan pengganggu Adapun penjelasan tentang masalah diatas dapat dilihat berikut ini. 1. Untuk sekelas RSD Dr. Soebandi Jember antara lain : 1. 2. Suhu ruangan penyimpanan obat 2. 4) Persentase nilai stok akhir juga belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi. BHP (alkohol 96%. nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR . 3) Persentase stok mati. 2) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak. indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit belum dihitung dan dilakukan oleh Gudang farmasi. Berdasarkan indikator penyimpanan obat terdapat permasalahan yang muncul yaitu 1) Turn Over Ratio merupakan indikator untuk mengetahui apakah pengendalian persedian sudah efektif atau belum. Sarana dan fasilitas gudang 5. reagen.komoditi yang biasanya diminta adalah kassa.

Pendingin ruangan yang tidak berfungsi dengan baik terutama pada ruang penyimpanan obat ASKES dan JAMKESMAS sehingga dikhawatirkan akan mempengaruhi kualitas dan khasiat dari obat tersebut. 4. alkes dan BHMP dapat tersusun rapi dan tidak terjadi penumpukan barang. 3. Ada beberapa sedian farmasi yang telah dirusak oleh binatang pengerat tersebut. Penyimpanan obat sitostatika juga seharusnya . Untuk penyimpanan reagen sebaiknya dilakukan pemisahan dengan alkes atau dibuat tempat penyimpanan khusus sehingga hal-hal yang tidak diinginkan tidak terjadi. keberadaan tikus juga dikhawatirkan dapat membantu dalam penyebaran penyakit yang ada di rumah sakit. Selain dapat merusak sediaan farmasi yang ada di gudang. Rak penyimpanan yang juga kurang memadai sehingga masih banyak sediaan farmasi yang langsung diletakkan di atas lantai tanpa menggunakan alas. Penyimpanan obat sitostatika juga diletakkan di tempat yang sama (digabung) dengan obat-obatan yang lain. Sebaiknya dilakukan pengontrolan terhadap suhu ruangan sehingga kualitas dan khasiat obat tetap terjaga 2. Sarana dan fasilitas yang ada di gudang masih kurang memadai seperti lemari narkotik dan psikotropik yang ukurannya tidak mencukupi sehingga ada obat golongan psikotrotik yang diletakkan di luar lemari. 3. Keberadaan tikus yang populasinya terbilang banyak sangat mengganggu pada penyimpanan sediaan farmasi. Penyimpanan reagen di gudang farmasi masih tercampur dengan alat kesehatan sehingga hal-hal yang tidak diinginkan mungkin bisa terjadi seperti kebakaran atau kontamiasi dari reagen tersebut.seluruh perbekalan farmasi sehingga masih banyak obat dan alkes yang masih tidak teratur penyimpanannya. Alarm yang berfungsi sebagai bunyi peringatan misalnya jika terjadi kebakaran juga tidak tersedia di gudang farmasi. Hal tersebut tentu akan mempengaruhi kelembaban serta keamanan dari sediaan farmasi. Adapun saran/solusi yang bisa diberikan terkait permasalahan diatas adalah 1. Hewan pengganggu yang dimaksud adalah tikus. 5. Sekiranya agar dilakukan perluasan terhadap ukuran Gudang Farmasi sehingga obat-obatan.

uji diagnostik. Memberi nasehat Memberikan usulan penggunaan atau membantu dalam merumuskan kebijaksanaan atau cara-cara untuk evaluasi. perawat. Akan tetapi. 2. 4. Tujuan umum dari Panitia Farmasi dan Terapi adalah : 1. . maka dalam pelaksanaannya selalu diberikan kepada suatu staf medik yang biasa disebut Panitia Farmasi dan Terapi. Membersihkan dan merapikan gudang serta membasmi seluruh hewan penggangu dari gudang farmasi. evaluasi yang pengembangan berkaitan dan formularium dengan penggunaan obat investigasi atau obat percobaan. dan tenaga kesehatan lainnya) akan pengetahuan terbaru dan lengkap berkenaan dengan obat-obatan dan penggunaannya. Jadi Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) adalah organisasi yang berfungsi menjembatani hubungan antara staf medik dan Instalasi Farmasi melalui garis organisatoris. Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) Di suatu rumah sakit diperlukan suatu fungsi pemantauan terapi yang mencakup pengembangan kebijakan dan prosedur mengenai pengelolaan pemeliharaan obat dan bahan obat. farmasis.harus terpisah dari obat yang lain dan harus dengan ditangani secara khusus karena memiliki resiko yang besar terhadap kesehatan. dimana memiliki tujuan membantu pimpinan rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan obat terutama dalam hal rasionalitas penggunaan obat di rumah sakit. Melengkapai sarana dan fasilitas gudang farmasi agar terjaganya kualitas sediaan farmasi serta keamanan gudang. disebabkan kerumitan dan kepekaan kebijakan dari tugas tersebut. Bidang pendidikan Memberikan usulan atau membantu dalam merumuskan programprogram yang dibuat guna memenuhi kebutuhan staf profesional (dokter. serta penetapan dan pengkajian semua reaksi obat yang merugikan. Fungsi pemantauan dan terapi tersebut dapat dilakukan oleh suatu komite. pemilihan dan pemakaian obat-obatan di rumah sakit.

Panitia Farmasi dan Terapi harus mengadakan pertemuan/ rapat rutin minimal 2 bulan sekali. 3. 8. perawat dan seorang tenaga administrasi. untuk kemudian diterima dan mendapatkan rekomendasi. Mengkoordinir monitoring efek samping obat. apoteker. 9. Mengkoordinir uji klinik obat. dan harus menjadi seorang anggota yang mempunyai hak suara dalam panitia ini. Menyusun formularium rumah sakit dan tata laksana penggunaannya. memberi saran dan ikut memecahkan masalah lain dalam pengelolaan barang farmasi. Panitia Farmasi dan Terapi sekurangnya terdiri dari 3 dokter. 4. Menjalin kerjasama dengan panitia sejenis baik secara horisontal maupun vertikal dengan instansi kesehatan lain di luar rumah sakit. keterampilan. 5. 3. 7. Melakukan analisis efektifitas dan efisiensi penggunaan obat di rumah sakit. Menampung. Memantau serta menganalisis kerasionalan penggunaan obat di rumah sakit. . 6. 4. idealnya dokter ahli farmakologi klinik. Panitia tersebut harus mengundang orang-orang. Revisi formularium sesuai kemajuan. Ketua Panitia Farmasi dan Terapi adalah dokter. Organisasi dan tata kerja Panitia Farmasi dan Terapi diselenggarakan berdasarkan pedoman yang berlaku secara umum : 1. Membantu pimpinan rumah sakit melalui komite medik untuk meningkatkan pengelolaan dan penggunaan obat. dan pendapat khusus.Tugas dan tanggung jawab dari Panitia Farmasi dan Terapi ini adalah : 1. sedang farmasis disini berperan sebagai sekretaris. 6. Usulan-usulan dari Panitia Farmasi dan Terapi harus disampaikan kepada staf medis dan atau kepada direktur rumah sakit. baik dari dalam maupun luar rumah sakit yang dapat memberikan sumbangan pengetahuan. Jadwal rapat harus disiapkan oleh sekretaris (farmasis) dan disimpan dalam notulen rapat rumah sakit tersebut. 2. 5. serta penilaian ke dalam rapat mereka. 2.

Untuk kepentingan perawatan penderita yang lebih baik. Informasi tentang pengobatan dasar. Informasi tentang pelayanan farmasi. 5. Formularium rumah sakit adalah daftar obat baku yang dipakai oleh rumah sakit yang dipilih secara rasional dan dilengkapi dengan penjelasan sehingga merupakaan informasi obat yang lengkap untuk pelayanan medik di rumah sakit. rumah sakit harus mempunyai suatu program evaluasi pemilihan dan penggunaan obat yang tepat dan ekonomis. . 2. dosis. tugas dan tanggung jawab. Uraian singkat tentang Panitia Farmasi dan Terapi termasuk keanggotaan. Informasi tentang kebijakan dan prosedur di rumah sakit yang berkaitan dengan penggunaan obat-obatan. Pada umumnya formularium rumah sakit berisi : 1. 4. Informasi tentang obat : kelas terapi. Hubungan dengan panitia lain di rumah sakit yang berkaitan dengan penggunaan obat-obatan harus tetap dipelihara dalam bentuk terselenggaranya semacam rapat koordinasi periodik termasuk di dalamnya ialah Panitia Pengendalian Infeksi.7. 3. bentuk sediaan. Konsep sistem formularium ini adalah suatu metode untuk mengadakan program yang digunakan oleh berbagai rumah sakit baik rumah sakit umum maupun swasta.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful