Perencanaan Proyek Sistem Informasi

I Made Wirawan – imwira@yahoo.com Didik Dwi P – didik@um.ac.id

Tujuan Memahami urgensi, tahapan, dan metode perencanaan proyek sistem informasi.

2

Topik Bahasan Perencanaan Proyek Metode Penjadwalan Work Breakdown Structure (WBS) Gantt Chart Diagram PERT/CPM

3

Perencanaan Definisi perencanaan proyek (project planning): Sekumpulan aktivitas yang dilakukan secara kolektif pada awal manajemen proyek. (Pressman, 2001) Manajemen proyek: Sebuah disiplin ilmu yang menyangkut tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya untuk mencapai kesuksesan tujuan proyek.

4

Tahap Perencanaan Set objectives Define business problem and scope Produce detailed project schedule Confirm project feasibility
Economic, organizational, technical, resource, and schedule

Identify constraints “if we fail to plan , we plan to fail”

5

Aktivitas Perencanaan Proyek Menguraikan current situation
Mendeskripsikan situasi yang ada

Menguraikan future situation
Mendeskripsikan situasi ke depan (setelah penerapan sistem informasi)

Menguraikan penjadwalan proyek
Menyusun jadwal perencanaan proyek

6

Fokus Perencanaan Proyek 3 dimensi fokus perencanaan: Time
Ditangani melalui penjadwalan (scheduling)

Money
Ditangani melalui analisis biaya dan penganggaran (budgeting)

Human and material resources
Ditangani melalui analisis kebutuhan sumber daya

7

Peta Konsep Perencanaan

8

Konsep Perencanaan WHAT?
Perencanaan sistem informasi = SI + P Sistem Informasi? Perencanaan?

WHY?
To ensure that IS both complements and assists in the achievement of our business goals. To ensure that the use of scarce resources are maximized within a business. To maximize the benefits of changing technology.

9

Konsep Perencanaan WHO Perform?
IS planners / System analyst Stakeholders

WHERE?
Any organization that has interest in getting the best out of its IT investments.

WHEN?
Grabbing opportunities

10

Konsep Perencanaan HOW? Look at business structure, function, processes, culture Look at existing IT Look at available technology. Carry out interviews. Develop policies. Develop application portfolio. Plan schedules for migration, implementation etc.
11

Perencanaan Proyek Metode Penjadwalan Work Breakdown Structure (WBS) Gantt Chart Diagram PERT/CPM

12

Metode Penjadwalan Proyek 3 main tools to schedule any projects, from simple to complex: Work breakdown structure (WBS) Gantt Chart PERT/CPM

13

Work Breakdown Structure (WBS) WBS is a tool that defines a project and groups the project’s discrete work elements in a way that helps organize and define the total work scope of the project. Guidelines
Identifying activities Develop WBS from the top down; not bottom up Don't exceed about 5 levels in a WBS Make sure that the WBS is consistent

Representations
Inverted tree structure Indented list format
14

WBS Contoh WBS (inverted tree structure)

15

WBS Contoh WBS (indented list format) 1.0 Analyze need 2.0 Analyze investment 3.0 Develop solution
3.1 Manage project 3.2 System engineering 3.3 ...

4.0 Implement solution 5.0 ...

16

Gantt Chart Gantt Chart

17

Gantt Chart Kelebihan
Umum digunakan Menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami Sesuai untuk proyek sederhana

Kekurangan
Tidak merepresentasikan relasi antar aktivitas Tidak memberi gambaran progress yang jelas Tidak memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan tercepat/terlama

18

PERT PERT = Program Evaluation and Review Technique Dikembangkan tahun 1950-an oleh US Navy untuk proyek Polaris. Critical Path Method (CPM) charts are similar to PERT charts and are sometimes known as PERT/CPM Merepresentasikan urutan aktivitas atau kebergantungan antara aktivitas. Urut-urutan aktivitas direpresentasikan dalam bentuk diagram jaringan (network diagram) atau diagram panah (arrow diagram)
19

PERT (3) Kelebihan
Merepresentasikan relasi antar aktivitas Sesuai untuk proyek besar Lebih efisien

Kekurangan
Sulit dalam pengembangan dan pengelolaan

20

Notasi PERT Diagram PERT (jaringan) terdiri dari notasi:
Panah (arrow): merepresentasikan kegiatan (activity) Simpul (node): merepresentasikan kejadian (event)

Kegiatan

Kejadian

21

Diagram PERT – Aturan Dasar Setiap kegiatan hanya boleh direpresentasikan oleh satu panah. Tidak boleh terdapat dua kegiatan (panah) dari satu kejadian yang menunjuk ke kejadian lain yang sama.

A 1 B 2

Penggambaran yang salah

22

Kegiatan Dummy Terkadang dua kegiatan dari satu kejadian yang menuju ke satu kejadian dapat terjadi pada diagram PERT. Agar tidak menyalahi aturan, diperlukan kegiatan dummy (dummy activity) di dalam penggambarannya.
2 A

1 B

3

Menggunakan kegiatan dummy
23

Diagram PERT – Aturan Dasar (2) Avoid crosses

Avoid loops

24

Style Diagram Activity-on-arrow (AOA)

Activity-on-node (AON)

25

Situasi Diagram Jaringan
B A C A C B

A harus selesai sebelum B atau C bisa dimulai

A dan B harus selesai sebelum C bisa dimulai

A Dummy B

A dan B harus selesai sebelum C bisa dimulai
C 26

Petunjuk Pembuatan Diagram Is this a Start Activity? Is this a Finish Activity? What Activity Precedes this? What Activity Follows this? What Activity is Concurrent with this?

27

Kasus 1 Diketahui:
Kegiatan A dan B merupakan kegiatan pertama dan dilakukan serentak. Kegiatan A mendahului C; kegiatan B mendahului C dan D. Kegiatan C dan D mendahului E.

Bagaimana penggambaran diagramnya?

28

Penyelesaian

2 A

C 4

1 D1 B 3 D

E

5

29

Jalur Kritis Aktivitas utama diagram PERT adalah untuk mengidentifikasi jalur kritis (critical path) Jalur kritis: jalur terpanjang, saling berhubungan langsung, tidak dapat ditunda. Jalur kritis menyatakan kegiatan kritis dari awal hingga akhir. Penundaan kegiatan kritis akan memengaruhi waktu penyelesaian seluruh proyek.

30

Kasus 2 Diketahui jadwal kegiatan sebagai berikut:
Kegiatan A B C D E F G H D1 D2 Observasi Kuisioner Pendahulu Waktu (hari) 3 4 4 5 7 3 4 2 0 0

Gambarkan diagram PERT dan dapatkan jalur kritisnya!
31

Kasus 2

2 A 3 1 B 4 C 3 5

D 5 G 4 D2 E H 2 6 3 4 F D1 7 7

4

32

Kasus 2 Waktu penyelesaian tiap jalur:
A, D, G → 3 + 5 + 4 = 12 B, E, H → 4 + 7 + 2 = 13 B, E, G → 4 + 7 + 4 = 15 B, F, G → 4 + 3 + 4 = 11 B, F, H → 4 + 3 + 2 = 9 C, F, G → 4 + 3 + 4 = 11 C, F, H → 4 + 3 + 2 = 9

Jalur Kritis

33

Langkah-Langkah Pembuatan PERT Identifikasi kegiatan dan kejadian Menetapkan urutan kegiatan Membuat diagram jaringan Estimasi waktu untuk setiap kegiatan Menspesifikasikan jalur kritis Meng-update diagram sesuai kemajuan proyek

34

Manfaat PERT Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek. Memudahkan identifikasi tingkat prioritas pekerjaan. Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan. Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untuk kelancaran proyek. Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan. Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.
35

Transformasi Gantt Chart ke/dari PERT/CPM

36

Transformasi Gantt Chart dan PERT/CPM

2 A 4 1 D 4 C 4 4 E 6

5

B

2

3

37

Waktu penyelesaian Waktu penyelesaian tiap jalur:
A, C, E → 4 + 4 + 6 = 14 B, D, E → 2 + 4 + 6 = 12
Jalur Kritis

38

Latihan Translasikan Tabel berikut ke dalam Gantt Chart Gambarkan diagram PERT dan dapatkan jalur kritisnya
Kegiatan A B C D E F G H I J D1 Pendahulu A A B C C D D1, E, G F D2, H, I B Waktu (hari) 3 4 3 6 3 2 5 4 3 3 0 39