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ESTUDO DE CASO 6.1 Empresa alimentcia de domnio familiar A empresa alimentcia est localizada no municpio de Embu no Estado de So Paulo.

Uma de suas instalaes, denominada fbrica 3 (trs), sofreu um sinistro no final de 2006, decorrente do incndio de toda a instalao. Portanto, o processo estudado relativo reconstruo de toda a fbrica e a contratao de uma construtora para o fornecimento de material e mo-de-obra de construo civil.

Vista fachada frontal da fbrica

Vista depsito

A empresa em questo tem sua estrutura societria composta pelo chefe da famlia e pelos trs filhos, configurando uma empresa familiar. Portanto, as decises ficam a cargo da deciso da famlia e do conselho da empresa. Essa empresa alimentcia contratou uma empresa de projetos e consultoria especializada em plantas sanitrias, ou seja, especializada em plantas certificadas pela ANVISA (Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria) para a elaborao inicialmente do projeto bsico e posteriormente para a elaborao do projeto executivo. Alm disto, foi contratada uma empresa de consultoria para executar o processo de concorrncia da construtora.

rea produo em reforma 6.1.1 Categoria e modalidade As modalidades adotadas neste processo de concorrncia pela empresa gerenciadora de contrataes, devidamente autorizada pela empresa alimentcia a intermediar o processo de concorrncia, foram: o cadastro da empresa com posterior apresentao de propostas tcnicas em seleo restrita.

Cadastro das empresas Na modalidade de cadastro das empresas construtoras, o cadastramento prvio foi definido por uma srie de determinaes e normativas: tcnicas, financeiras e por meio de apresentao de diversos documentos. Inicialmente foi efetuado um documento denominado vendor list, elaborado em conjunto cliente-gerenciadora, contendo o nome das empresas, que atendessem aos requisitos mnimos estabelecidos. A escolha das empresas construtoras deu-se a partir da avaliao da complexidade dos servios e da qualidade esperada no fornecimento. A partir destes dados, foram pr-avaliadas as empresas que se mostraram interessadas por meio de contatos da gerenciadora e o departamento de gerncia industrial. Os requisitos mnimos exigidos das empresas construtoras foram: porte compatvel com a obra, experincia em servios similares, renome no mercado. A partir destes critrios, foram selecionadas dez empresas que apresentaram diversos documentos comprobatrios. Como condio de participao foi necessrio apresentar a planilha de pr-qualificao, que possibilitou a anlise tcnica, que teve como principal quesito a execuo de obras sanitrias similares, como edificaes para indstria de cosmtico, farmacutico, alimentcio, bebidas e eletrnico. Com a planilha de pr-qualificao preenchida pelas empresas os dados foram transferidos para um programa computacional que possui diversos macros e que permite a execuo de ordenamento, segundo critrios prselecionados. Anlise Tcnica Os documentos solicitados s empresas, aps deciso conjunta com o cliente, foram: Currculo do Licitante. Detalhe dos Servios que atualmente presta. Inscrio, Habilitao, Certificados e Comprovantes. Acervo tcnico no CREA. Considerou-se a experincia de cada proponente, especificamente nas realizaes de obras similares, na participao do mercado em nichos tambm semelhantes. Alm disso, considerou-se muito importante a experincia da empresa construtora em realizar obras em plantas sanitrias, com a produo em funcionamento. Foram atribudas notas a cada um dos quesitos avaliados, que, ponderados entre si:

Anlise Pr-qualificao A empresa I apresentou o pior desempenho na Adequao Tcnica e, por isso, ficou definido que esta no seria convidada a apresentar proposta Tcnica e Comercial. As primeiras empresas colocadas na classificao tcnica estavam em condies melhores para realizar a obra proposta, j que apresentavam obras sanitrias em andamento, portando um maior conhecimento para a realizao dos servios e metodologias executivas compatveis com a atualidade. As cartas convites foram emitidas ainda na fase de pr-qualificao, onde o nome da empresa no foi divulgado devido normativa de compromisso de sigilo e confidencialidade. Propostas Tcnicas e Comerciais em Seleo Restrita Dentro de um nmero restrito de participantes, as empresas pr-qualificadas foram convidadas a elaborar a proposta tcnica com a metodologia de trabalho e conceito terico do projeto a ser executado. Nesta modalidade h critrios pr-definidos para que os participantes da seleo possam demonstrar sua habilidade tcnica. A empresa responsvel pelo gerenciamento das contrataes elaborou a documentao para compor o processo de concorrncia, incluindo o edital de concorrncia, documento que define o tipo de propostas, descreve todas as responsabilidades e obrigaes do contratado e contratante. A escolha da melhor tcnica e metodologia, assim como a anlise comercial realizada pelo contratante e pela gerenciadora. 6.1.2 Normas diretrizes e sistema de qualidade A empresa alimentcia por ser de domnio familiar apresentou suas diretrizes e normas de qualidade, porm as regras estipuladas so flexveis, podendo ser alteradas no momento que melhor convir aos scios-diretores da empresa. O processo de tomada de deciso torna-se dinmico e produz agilidade na comunicao de informao, que corresponde a um ganho significativo no processo de contratao. As propostas foram entregues em duas vias lacradas com propostas tcnicas e comerciais separadamente. O recebimento das propostas d-se pelo departamento de suprimentos, a abertura das propostas realizada pela coordenadora do projeto, a gerente industrial com um dos scios da empresa. E encaminhada ao departamento tcnico da gerenciadora. O termo de abertura das propostas preenchido pela gerenciadora, este compondo um dos documentos de equalizao das propostas comerciais, contendo o nome de todas as proponentes, o nmero e nome da proposta, formas de pagamento, contendo o sinal e medies, prazo de execuo da obra, percentual de horistas e mensalistas, BDI, taxas de administrao de terceiros, taxa de materiais, taxa de administrao de contratos e de subcontratados. A gesto de qualidade foi controlada nesta fase de contratao por meio de solicitao de planos e diretrizes de qualidade, empregadas nas empresas. No processo de concorrncia solicitado o aceite, por meio de carta oficial da proponente, das normas e procedimentos impostos pela empresa alimentcia, do edital de concorrncia e da minuta do contrato. Esta carta indica a aceitao dos termos para a participao do processo pelo proponente. 6.1.3 Sistema contratual O sistema contratual utilizado neste processo de concorrncia foi o sistema tradicional de projeto e construo composto por trs fases seqenciais: projeto, concorrncia e construo. O projeto executivo foi elaborado e planejado considerando os interesses do cliente, demandando diversos estudos de fluxos de processos e por fim estudos drsticos de reduo de custos, o que implicou em atraso de dois meses para o incio da obra. Por outro lado o budget inicial previsto foi atingido beneficiando o cliente em 30% do valor do projeto inicial. As alteraes de projeto ocorreram simultaneamente ao processo de concorrncia, e diversas alteraes do projeto foram solicitadas pelo cliente aps a contratao, provocando uma nica solicitao de adicionais. Uma medida mitigadora na negociao do contrato foi o estabelecimento de uma parceria com a construtora, que se comprometeu, em contrato, a dar apoio contratante e a estudar uma reduo de custos de R$ 200.000,00 a ser revertida em ganho para a contratante e as redues de custos subseqentes sero divididas igualmente entre a

empresa e a construtora, permitindo uma maior comunicao entre construtores e contratante. Esta parceria aumenta o desempenho na execuo do empreendimento e comumente adotada em contratos por administrao. Alguns riscos para a contratante ainda permanecem e devem ser estudados e controlados pelos gerenciadores, em relao ao tempo de entrega da obra, mesmo que o contrato vincula o prazo com multas contratuais o que ameniza o risco de grandes atrasos e os conflitos entre os participantes, porm so intermediados periodicamente pelos gerenciadores. 6.1.4 Fluxo de informao, exigncias da documentao e contrato. Nos subitens que seguem apresenta-se o fluxo de informaes e exigncias do incio do processo at a assinatura do contrato, segundo normativa exigida pela empresa alimentcia de domnio familiar. Emisso da documentao e visita tcnica As empresas receberam a documentao via e-mail, tendo a emisso oficial dada pela gerenciadora. A apresentao do projeto s proponentes foi realizada na visita tcnica visando explanao dos projetos, do escopo e das caractersticas da obra, com a finalidade de reestruturar medidas necessrias para a realizao do trabalho, identificando facilidades, dificuldades e eventuais restries ao trabalho a ser desenvolvido, foi realizada entre proponentes e gerenciadora. As visitas tcnicas para levantamento em campo, apresentao do local e para futura elaborao de oramento foram agendadas com as empresas para apresentao individual. Algumas empresas declinaram do processo devido grande quantidade de trabalhos de recuperao e reforo estrutural, alegando que no possuam experincia e corriam o risco de no atender ao cumprimento do prazo estabelecido. Informaes complementares e resposta aos questionamentos Os questionamentos levantados pelas proponentes durante a reunio de apresentao do projeto e, posteriormente por e-mail, foram sanados por meio da emisso de circular com as respectivas respostas (informaes complementares), cuja responsabilidade das respostas tcnicas e comerciais para as empresas foi da gerenciadora. Entrega e abertura das propostas As propostas tcnicas e comerciais foram entregues ao departamento de compras do cliente. As propostas tcnicas e comerciais foram abertas pela diretoria da empresa, representada pelo diretor superintendente, gerente industrial e coordenadora do projeto. As propostas foram encaminhadas para a equipe tcnica da gerenciadora, para iniciar o processo de anlise tcnica comparativa. Avaliao e equalizao das propostas tcnicas e comerciais A anlise tcnica e comercial foi realizada pela gerenciadora, responsvel pelo processo de concorrncia, com funo de fornecer um relatrio conclusivo para o cliente e auxilia-lo na negociao. A anlise tcnica atestou os seguintes quesitos tcnicos: Qualidade da proposta; Conhecimento das caractersticas especficas da obra Coerncia no planejamento; Avaliao do cronograma proposto; Dados dos recursos disponveis para a execuo da obra; Obedincia s exigncias de segurana do trabalho e patrimonial; Obedincia s exigncias administrativas; Declarao de conhecimento do local. O escopo de fornecimento foi balizado segundo uma anlise especfica das propostas tcnicas com os itens principais e essenciais colocados em planilha pontual e comparando o fornecimento entre todas as empresas.

A anlise comercial das propostas se deu pela comparao pontual de cada item da planilha oramentria, colocando todas as planilhas oramentrias em espelho (lado a lado, numa planilha nica) de todas as empresas participantes do processo de concorrncia para possibilitar uma anlise pormenorizada e pontual e gerando desvios tanto para mais como para menos. As diferenas entre as empresas puderam ser analisadas, em princpio, como a forma das proponentes lanarem os custos unitrios do BDI de uma forma geral, assim como os encargos sociais e de mo-de-obra local, assim como a possibilidade de ocorrer diferenas interpretativas sobre o projeto, ou diferentes consideraes e premissas. Solicitao de esclarecimentos Com a finalidade de nivelar qualitativamente as propostas e de forma a abranger todos os itens necessrios para a tomada de preos por todas as proponentes, foi elaborada uma solicitao de esclarecimentos pontual para cada uma das proponentes a respeito de discrepncias verificadas nas propostas, em relao documentao, como levantamentos e testes, escopo, consideraes tcnicas e partes omissas. Essa atitude visou contemplar todos os itens da proposta para o mesmo patamar de fornecimento, alm de apresentar os principais desvios entre as empresas em relao ao quantitativo e valores aplicados, de maneira a no beneficiar, nem prejudicar, qualquer uma das proponentes. Ranking Aps duas rodadas de propostas e revises o ranking resultante foi:

Tabela 6.1 Ranking parcial Alterao de layout e diretrizes A verba dedicada a este projeto foi um valor de R$ 10.000.000,00 referente ao financiamento do BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econmico e Social) automtico. Os valores das propostas extrapolaram este limite, para possibilitar a viabilidade da obra, diversos estudos de layout, acabamentos, custos foram efetuados pelos departamentos tcnicos da empresa de projetos e gerenciadora. Ranking final As propostas foram revisadas em funo dos ajustes feitos no projeto, entregues e equalizadas, proporcionando o novo ranking abaixo:

Tabela 6.2 Ranking final

Visita s proponentes Conforme solicitao do cliente, visitas s instalaes das proponentes foram agendadas a fim de verificar a infraestrutura da empresa, mtodos operacionais e organizacionais, fluxos de servios, desenvolvimento do oramento. Negociao e assinatura do contrato A negociao foi efetuada com a participao da equipe da empresa de alimentos, gerenciadora e construtora. Aps inmeras revises por parte das trs envolvidas, o contrato foi assinado, tendo sido inseridas ferramentas de vnculos de planejamento e metodologia de trabalho, alm do cronograma em MS Project com data limite para a finalizao da obra. Tais ferramentas passaram a ser parte integrante do contrato.

fluxo de processo de contratao da empresa familiar

6.2 Empresa de bebidas multinacional A sede administrativa da empresa de bebidas est localizada no bairro de Jurubatura na capital de So Paulo. Em decorrncia da aquisio de uma nova fbrica de produo de bebidas alcolicas fermentadas, houve a transferncia da unidade administrativa alocada no Centro Empresarial para a unidade de Jurubatuba. Com isso, foi necessrio remanejar toda a equipe alocada em Jurubatuba e conseqentemente partir para a construo de novo prdio integrando os prdios administrativos existentes, denominados J1A e J1B. Para a realizao completa desta obra e posterior gerenciamento foi necessria a contratao de trs empresas: uma construtora responsvel pela execuo da fundao e estrutura do novo prdio, incluindo a construo de uma estrutura independente no centro da edificao central constituindo a nova recepo; outra construtora responsvel pelo acabamento do novo prdio, recepo e da reforma dos dois prdios anexos J1A e J1B; e uma terceira empresa especializada em fachada com pele de vidro e placas de material composto de alumnio. Alm destes contratos, uma empresa foi contratada para executar todo o processo de concorrncia, denominada gerenciadora.

Vista frontal do novo prdio

Fachada do novo prdio

A empresa de bebidas apresenta uma estrutura centrada e tradicional, com procedimento e diretrizes rigorosos, auditorias peridicas e normativas de qualidade.

Fachada do novo prdio

rea Hall Diretoria

A empresa de bebidas contratou uma empresa de projetos para a elaborao do layout para a adequao da unidade de Jurubatuba, contemplando toda a adequao do escritrio. No sendo escopo de projeto a execuo do projeto de estrutura, eltrica e hidrulica predial e arquitetura.

Para o processo de concorrncia o fornecimento de projetos s proponentes seria somente o layout conceitual. Sendo escopo da proponente a elaborao dos projetos executivos e do dimensionamento de valores constantes nas propostas tcnica e comercial. 6.2.1 Categoria e modalidade As modalidades adotadas neste processo de concorrncia pela empresa de bebidas multinacional a seleo restrita seguida da apresentao de propostas tcnicas em seleo restrita. Seleo Restrita Na modalidade de seleo restrita, o cliente em conjunto com o gerenciador pr-seleciona um nmero restrito de proponentes, de acordo com a experincia de cada um, disponibilidade efetiva de cumprir o prazo, a tarefa e execuo do empreendimento. Neste caso as empresas escolhidas para a apresentao das propostas tcnicas e comerciais foram empresas que j prestaram servio dentro da multinacional e empresas que habitualmente efetuam cotaes para o departamento de concorrncia da gerenciadora. Foi, ento, elaborada uma lista final das empresas. A construo do empreendimento foi dividida em fases: estrutura do prdio central, estrutura da recepo, reforma dos prdios anexos e acabamento do prdio central e recepo. Para a execuo dos servios, aps processos executados em apresentao das propostas tcnicas e comerciais em seleo restrita, foi selecionada uma empresa para as fases estruturais e uma segunda empresa para as fases de acabamento. Para o processo de fachada as empresas participantes so empresas especializadas nesse tipo de atividade. Para acompanhamento da obra, compatibilizao dos projetos, interface com os departamentos internos da empresa, principalmente a diretoria de recursos humanos, responsvel pela deciso do layout, foi contratado o apoio tcnico da gerenciadora e um engenheiro residente por parte do cliente. Propostas Tcnicas e Comerciais em Seleo Restrita As empresas escolhidas elaboram as propostas tcnica e comercial com a metodologia de trabalho e conceito terico do projeto a ser executado, segundo diretrizes e metodologias estabelecidas pela empresa de bebidas por meio de normativas e procedimentos. O edital de concorrncia o documento principal que rege todo o processo de concorrncia, a empresa responsvel pelo gerenciamento das contrataes elaborou a documentao do processo de concorrncia. A emisso oficial e carta convite foram fornecidas pelo departamento tcnico da empresa de bebidas. 6.2.2 Normas diretrizes e sistema de qualidade A empresa de bebidas por ser uma empresa multinacional possui diretriz e normas de qualidade rgidas, padronizadas com procedimentos internos, para terceiros e que regem as concorrncias. As tomadas de deciso so mais lentas j que h necessidade de assinatura de diversos membros em diversos nveis de gerncia e diretoria, e o nmero de pessoas envolvidas proporcional aos valores mximos das concorrncias. As propostas so entregues em duas vias lacradas com propostas tcnicas e comerciais separadamente. O recebimento das propostas d-se pelo departamento de suprimentos, a abertura das propostas efetuada em conjunto com representantes de compras e do departamento de engenharia industrial. A abertura oficializada por meio de um documento denominado termo de abertura, assinado por todos os presentes no ato da abertura. Todas as propostas e respectivos envelopes so arquivados por processo no departamento, e aps a anlise so destinados para o arquivo morto. As propostas em hiptese nenhuma podem sair da unidade onde foram entregues. As propostas so analisadas em conjunto cliente-gerenciadora. realizada uma reunio onde todos os envolvidos que analisam todas as propostas tcnicas e comerciais. Elabora-se uma planilha de anlise tcnica contemplando toda a documentao entregue e o escopo de fornecimento completo. A gerenciadora somente tem autorizao para gravar os arquivos eletrnicos da proposta comercial embasada na planilha oramentria, para que seja elaborada a planilha comparativa de valores unitrios e quantitativos. Esta autorizao cedida, pois os envolvidos da gerenciadora assinam um termo de confidencialidade.

O termo de abertura das propostas um dos documentos de equalizao das propostas comerciais, contendo o nome de todas as proponentes, o nmero e nome da proposta, formas de pagamento, contendo o sinal e medies, prazo de execuo da obra, percentual de horistas e mensalistas, BDI, taxas de administrao de terceiros, taxa de materiais, taxa de administrao de contratos e de subcontratados, semelhante ao processo do estudo de caso anterior (empresa familiar). A gesto de qualidade controlada na fase de contratao por meio de solicitao dos planos e das diretrizes de qualidade empregadas nas empresas. Assim como o aceite do cumprimento de normas e procedimentos da empresa, do edital de concorrncia e minuta do contrato rubricada, indicando a aceitao dos seus termos pelo licitante ou as eventuais ressalvas que devero se interpretadas em conjunto, e aceitas pela empresa de bebidas antes de terem validade, sob quaisquer circunstncias. A gesto de qualidade no processo de ps-contratao rigorosa, considerando o controle de qualidade do concreto e ao, dos materiais a serem instalados na obra, na anlise dos projetos antes da execuo e sua aprovao por parte da engenharia da empresa e gerenciadora. Todas as resolues da obra, seja tecnicamente, prazo, controle e planejamento so decididas em conjunto construtora, empresa e gerenciadora por meio de reunies de coordenao semanal. A interface entre as construtoras resolvida em reunies conjuntas de todos os envolvidos ou por cobranas sistemticas da empresa e gerenciadora. 6.2.3 Sistema contratual O sistema contratual utilizado no processo de concorrncia da empresa de bebidas o sistema separado acelerado, sobreposto ou construo por fases, composto por trs fases seqenciais: projeto conceitual, concorrncia e projeto executivo + construo. Esse projeto conceitual (exclusivamente layout) foi elaborado por uma empresa de projetos escolhida pela engenharia industrial. A empresa tornou-se responsvel pela definio dos requisitos do cliente, e pela transmisso do escopo do empreendimento para os concorrentes. Os layouts sofreram diversas revises solicitadas pelo departamento de recursos humanos, cada alterao de estratgia da empresa refletia diretamente nos desenhos. As construtoras ganhadoras dos processos de concorrncia foram os responsveis pela execuo de todo o projeto executivo de fundao, eltrica, hidrulica e arquitetura. Com a apresentao das propostas e valores para o projeto executivo e execuo da obra, as proponentes foram tambm os responsveis pelo pleno funcionamento das instalaes, no cabendo adicionais por omisses de itens necessrios para o perfeito funcionamento do sistema. O sistema acelerado adotado pela empresa foi a construo por fases ou pacotes (fast-track). A construo do empreendimento foi subdividida em pacotes macros: estrutura do prdio central e recepo, reforma dos prdios adjacentes J1A e J1B juntamente com o acabamento do prdio central e recepo, fachada com revestimento de vidro em composio com placas de alumnio e portaria. O layout conceitual foi elaborado por uma mesma empresa, mas cada etapa da concorrncia e da construo foi executada por uma construtora. A maior vantagem deste sistema a reduo do prazo de entrega, j que as construtoras trabalham simultaneamente, com incio da construo imediatamente aps a elaborao do projeto base, mesmo que outras partes ainda no tenham sido projetadas. A construo por fases aumenta os riscos na construo, no havendo viso do todo e o limiar de responsabilidades entre os pacotes, sem a possibilidade de antecipar alguns processos executivos, mas havendo uma coordenao eficiente minimiza os impactos. De qualquer forma houve a necessidade em efetuar reservas financeiras para adicionais, advindo das recorrentes alteraes de projeto providos das alteraes de estratgia da empresa multinacional. O processo separado e por fases arriscado, dependente diretamente do planejamento e prazo das contrataes, da logstica e estratgia de implantao e da qualidade do projeto. Nesse processo fundamental um acompanhamento efetivo de obra, para atender a essa necessidade a empresa optou por contratar um engenheiro residente e uma equipe tcnica da gerenciadora. Mesmo com o alto risco envolvido e gerenciamento de conflitos entre os participantes a obra foi muito bem sucedida, com acompanhamento e dinamismo nas alteraes de layout, estratgia de implantao e a compatibilidade entre as construtoras e os respectivos projetos. As alteraes de layout ocorreram em todos os processos de concorrncia, aps a contratao e no andamento da obra, gerando diversos adicionais e aumentos de escopo em comparao com ao que foi contratado. Estes

acrscimos criaram um impasse que foi resolvido com diversas unies de centros de custos, manuteno dos recursos humanos e de novos investimentos e a insero de medidas tcnicas para minimizao de custos. Alguns riscos para o cliente ainda permaneceram e devem ser estudados e controlados pelos gerenciadores, como o prazo de entrega da obra, mesmo que o contrato contenha clusulas de com multas contratuais o que ameniza o risco de grandes atrasos e os conflitos entre os participantes, porm so intermediados periodicamente pelos gerenciadores. 6.2.4 Fluxo de informao, exigncias da documentao e contrato Apresentao do fluxo de informaes e exigncias desde o incio do processo at a assinatura do contrato, segundo diretrizes e procedimentos exigidos pela empresa de bebidas multinacional. Maiores detalhes Anexo D. Emisso da documentao e visita tcnica As empresas receberam a documentao em CD tendo a emisso oficial dada pelo departamento de compras da empresa de bebidas multinacional. A apresentao do projeto s proponentes foi realizada em visitas tcnicas individuais visando explanao dos projetos, do escopo e das caractersticas da obra, com a finalidade de reestruturar medidas necessrias para a realizao do trabalho, identificando facilidades, dificuldades e eventuais restries ao trabalho a ser desenvolvido, foi realizada entre proponentes, gerenciadora e cliente. Uma empresa declinou do processo. Informaes complementares e resposta aos questionamentos Os questionamentos levantados pelas proponentes durante a reunio de apresentao do projeto, bem como aqueles enviados posteriormente por e-mail, foram remetidos ao departamento de compras, que repassou as duvidas tcnicas e comerciais gerenciadora, responsvel pela elaborao e emisso de circular com as respectivas respostas (informaes complementares). A responsabilidade das respostas tcnicas e comerciais para as empresas proponentes conjunta entre gerenciadora e cliente. Entrega e abertura das propostas As propostas tcnicas e comerciais foram entregues ao departamento de compras do cliente. O prazo de data e horrio para a entrega das propostas foi rigorosamente cumprido, diferentemente do que ocorreu na empresa familiar. As propostas tcnicas e comerciais foram abertas e devidamente documentadas pelos departamentos de compras e engenharia industrial da empresa. As propostas foram analisadas em conjunto pela empresa e pela gerenciadora em um nico dia na unidade que est localizado o departamento de compras, j que as propostas no puderam ser retiradas do local onde foram entregues. A equipe tcnica da gerenciadora gerou a documentao de equalizao tcnica e elaborou as planilhas de anlise de valores e quantitativos unitrios denominada planilha espelho, por meio das planilhas oramentrias constantes nas propostas entregues, sendo este o nico documento autorizado para a gravao em meio magntico. Avaliao e equalizao das propostas tcnicas e comerciais A anlise tcnica e comercial foi realizada em conjunto cliente-gerenciadora, levando-se em considerao os seguintes quesitos: Avaliaes negativas em projetos anteriores. Qualidade de dados no planejamento constante na proposta tcnica; Apresentao de processo estruturado para atendimentos aos requisitos internos de Qualidade, Segurana, Meio Ambiente e Sade. Atendimento a totalidade do escopo. A anlise comercial das propostas se deu pela comparao pontual de cada item da planilha oramentria, por meio de planilhas oramentrias em espelho (lado a lado, numa planilha nica) de todas as empresas participantes do processo de concorrncia para possibilitar uma avaliao e anlise pormenorizada e especfica, permitindo gerar os desvios dos valores de cada item.

Solicitao de esclarecimentos Para atender a este item adotou-se os mesmos procedimentos j descritos no item 6.1.4. Alterao de layout e diretrizes Diversas revises de layout foram solicitadas pelo departamento de recursos humanos da empresa, visando abranger todas as estratgias da organizao, as fuses e o crescimento da empresas e a aquisio de novas marcas. Estas alteraes resultaram em um complicador para os processos de concorrncia. Em principio, conforme o andamento dos processos as alteraes eram enviadas para todas as proponentes. Como essas alteraes ocorriam sistematicamente foi fixado um layout para as contrataes e ficou previsto que deveriam ser considerados os adicionais, posteriormente. Ranking e relatrio final As propostas foram revisadas conforme esclarecimentos solicitados. Aps o encerramento de todo o processo, as propostas por estarem no mesmo nvel de escopo e balizadas, a gerenciadora elaborou o relatrio final de equalizao para cada processo, cujo documento resultante apresenta todo o histrico do processo. Negociao e assinatura do contrato A negociao foi efetuada com as empresas primeira e segundo colocadas com a participao das pessoas envolvidas do departamento de compras e engenharia industrial da empresa multinacional de bebidas. As diretrizes adotadas no processo para a composio do ranking das empresas foi o de menor valor alm da necessidade em atender ao item de capacidade tcnica para a execuo da obra. Nas ltimas rodadas de equalizao as empresas j estando no mesmo patamar de fornecimento e escopo, os valores apresentados oscilavam em mdia de 35%. O processo de assinatura do contrato foi lento e burocrtico na corporao. O departamento de compras gerou um pedido de compras, no qual assegura ao contratado a comprovao da realizao do servio, possibilitando o inicio de todos os procedimentos internos da contratada para a aquisio de suprimentos demandados na execuo da obra. O contrato foi elaborado pelo departamento jurdico da unidade de Jurubatuba e iniciou-se o processo de assinatura. Como o valor ultrapassava o valor mximo estipulado pela empresa, as assinaturas seguiram um longo fluxo: iniciou no departamento de compras, seguiu para a gerncia de engenharia industrial, depois para a Diretoria Mercosul de recursos humanos e por fim foi assinado pelo Presidente Mercosul da corporao. Vinculado ao contrato est o edital de concorrncia, planilha oramentria, propostas consolidadas e cronograma fsico e existe uma multa contratual por atraso da obra decorrente de problemas ocasionados pela contratada ou pela contratante. 6.2.5 Gerenciamento ps-contratao Aps a assinatura de contrato, iniciou-se a mobilizao da obra de estruturas e reformas, posteriormente acabamentos e fachada. O gerenciamento de obras consistiu em gerenciar a construo civil, instalaes eltricas e hidrulicas e ar condicionado. As atividades desenvolvidas foram: Reunies semanais. Acompanhamento dirio do cronograma. Acompanhamento de campo. Desenvolvimento de projeto de detalhes de campo. Aprovao de detalhes elaborados pelas construtoras. Controle qualitativo e quantitativo da construo e da montagem. Gerenciamento das interferncias. Controle de segurana do trabalho. Gerenciamento do Contrato.

Anlise, aprovao e controle de servios adicionais. Acompanhamento do progresso da obra (Cronograma Fsico). Verificao das tendncias de desvio, com apresentao de solues alternativas para recuperar o prazo previsto. Elaborao e acompanhamento da lista de pendncias. Coordenao de construtoras e interface das mesmas com o cliente. Os dirios de obra institudos serviram para o melhor controle sobre o andamento da obra, tendo sido autorizado o envio dos dirios de obra por meio eletrnico e a freqncia foi de fato diria. Duas construtoras optaram por apresentar os dirios de obra preenchidos da forma tradicional em livro com pginas numeradas em duas vias. A anlise de custos da obra e as medies ficaram sob a responsabilidade do departamento de engenharia da companhia. Entretanto, o estudo de budget inicial em comparao ao que se vislumbrava para a finalizao da obra, logstica de remanejamento de reas, viabilidade do projeto que teve um aumento considervel, foi realizado pela gerenciadora. As anlises dos adicionais foram executadas de duas formas: uma anlise dos adicionais propriamente ditos de servios gerais, que puderam ser analisados separadamente da planilha contratual; e uma segunda anlise dos valores e quantitativos em relao planilha contratual. Com objetivo de acompanhar o andamento da obra e informar todas as pessoas envolvidas foram elaborados relatrios de atividades peridicas, que foram desenvolvidos para descrever os servios gerais, todas as interfaces da obra, controles e o registro fotogrfico. O controle de qualidade foi observado nos relatrios de vistorias da obra esto sendo indicados os pontos a serem melhorados quanto qualidade, ainda durante a execuo. Antes da entrega da rea para uso, so realizadas vistorias especificamente para verificao da qualidade dos servios executados. Eventuais pontos a serem melhorados sero listados para que a construtora providencie a correo antes da liberao da rea para uso. 6.2.7 Encerramento do contrato O encerramento de contrato somente foi possvel no momento em que todas as reas construdas foram concludas para uso. Como a estratgia de implantao apresentava subdivises, as entregas foram parciais e por reas corporativas. Foi estabelecido como procedimento de entrega de reas, a emisso por parte da construtora de um termo de entrega provisria da obra para cada rea de contrato, documento apresenta, no anexo emitido pela gerenciadora, uma lista de pendncias, com as pendncias de obra ainda a serem sanadas A partir da emisso da lista de pendncias, que foi anexada ao termo de entrega da obra, o documento passou a ser denominado termo de recebimento provisrio da obra, que foi assinado por todos os envolvidos: construtora, gerenciadora e empresa de bebidas. Aps as assinaturas liberou-se a medio final da obra e a validao de todos os adicionais, porm com a reteno de 5% que foi liberado aps concluso de todas as pendncias. Aps a adoo dos reparos das pendncias uma nova vistoria foi efetuada para verificao da soluo empregada a fim de liberar a obra com o termo de recebimento definitivo, liberando o pagamento da medio. Assim que todas as obras do contrato foram concludas providenciou-se no departamento jurdico a finalizao dos contratos. Este procedimento foi executado com as trs construtoras.

A Figura 6.6 representa o fluxo de processo de encerramento de contrato.

fluxo de processo de contratao da empresa multinacional

ITEM

FAMILIAR

MULTINACIONAL

Principais Contratos Gerados

Mtodo de Concepo

Tipos de Contratos que voc consegue identificar (indicar o contrato)

Quais as ferramentas adotadas para desenvolvimento da lista de fornecedores qualificados para receberem o convite para a concorrncia?

Quais as boas prticas voc identificou que foram utilizadas?

Quais os pontos negativos que voc identificou no processo utilizado por cada empresa?

O que voc faria diferente?