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FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

TRABAJO COLABORATIVO N° 2

Participantes: WUENDY DOMEYRA GIL RAMÍREZ – 53.030.896 Grupo 124

Tutor: BLANCA SONIA BOLAÑOS ESCOBAR

Escuela de ciencias básicas, tecnología e ingeniería Programa de ingeniería de sistemas Agosto 2012

Conocer e implementar en las áreas de la empresa. haciéndose evidente en cada proceso administrativo de una Empresa: planeación. según sea la actividad que desarrollan para lograr los objetivos propuestos y así generar un conocimiento acerca del proceso administrativo. . Que tomamos como referencia la empresa GESTIONANDO EL CAMBIO. los procesos de la administración. organización. Bogotá INTRODUCCIÓN El presente trabajo está encaminado en los procesos administrativos de las organizaciones. control y dirección. Es en si lo que queremos y ya para adentrarnos analicemos el trabajo siguiente en todas sus etapas o procesos administrativos.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 Colombia. de los cuales las empresas han tomado como modelo para realizar sus procesos y garantizar la calidad de sus productos.

Reconocer la importancia de prever para el desarrollo del trabajo administrativo.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 OBJETIVOS General: Profundizar las temáticas de la Unidad 2 del Modulo de Fundamentos de administración enfocándonos en los procesos administrativos a la empresa de selección y asimilar los conceptos relacionados con dicho proceso. Identificar el papel de la labor previsiva dentro del proceso administrativo. Específicos: • • • • Explicar la importancia del proceso administrativo. . Describir cuales son las fases o funciones del proceso administrativo.

• Convertirnos en un instrumento de gestión una herramienta adaptable a las necesidades de nuestros clientes que permita ayudarlos a implementar modernas herramientas de administración para: Aumentar las ventas. innovadores al alcance de las organizaciones y empresarios que componen la Pequeña y Mediana Empresa a nivel Bogotá. protegiendo los activos de los clientes que utilizan nuestros servicios. Alcanzar una mayor rentabilidad y. controlando rigorosamente tales operaciones. • Registrar las operaciones con toda claridad y presión. MISIÓN: Contribuir al desarrollo y profesionalización de las organizaciones y empresarios del sector de la Pequeña y Mediana Empresa del barrio Kennedy. Para lograrlo cuenta con personal con la experiencia y preparación profesional para ofrecer y entregar estos servicios. Gestionando el cambio cree sólidamente en la excelencia de los servicios que brinda y entrega a sus clientes. Profesionalizar la Empresa. METAS: • Aumentar la cobertura organizacional al sector de la Pequeña y Mediana Empresa del barrio Fontibón. de forma continua.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad 2. ofreciendo servicios de consultoría y contabilidad que les permita mejorar su desempeño y acceder a la banca para potenciar su negocio. Debe realizar la: 1. la información de hechos económicos. . financieros y sociales. metas (3 metas) y políticas (4 políticas). con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento con el fin de conocer sus resultados. Objetivo (1 objetivo). Misión. Visión. para una acertada toma de decisiones. su actividad económica es prestar los servicios profesionales de Contabilidad a las pequeñas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogotá . Mejorar su productividad.Colombia. VISION: Ser reconocidos como la mejor firma de profesionales en entregar soluciones y consejos en contabilidad. OBJETIVO: Proporcionar a las organizaciones y empresas del sector de la Pequeña y Mediana Empresa del barrio Kennedy. ordenada y sistemática del cliente. en el siguiente caso: Ustedes (Pequeño grupo colaborativo) están contratados para administrar la empresa Gestionando el Cambio.

construyendo su lealtad y generando relaciones sostenibles en el largo plazo. • Realizar estudios de los sectores de la Pequeña y Mediana Empresa en la localidad de Fontibón. para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos y mantener un comportamiento ético. 2. • Las soluciones propuestas se basan en las necesidades reales del cliente. • Prestamos excelentes servicios de consultoría y contabilidad que les permita mejorar el desempeño y acceder a la banca para potenciar su negocio a las empresas de sector de la Pequeña y Mediana Empresa. Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas. De acuerdo con el objetivo y las 3 metas. Planeación: a. b. a fin de concretar las posibles soluciones a ofrecer en estas empresas. generando un aporte de valor real a nuestros clientes. asociados y a la comunidad a través de procesos y servicios que cumplen con la normatividad legales vigentes. que es responsabilidad de todos el personal que integra de la empresa. • Con capacitación y actualización permanente. • Realizar una investigación de las necesidades que se tienen en estos sectores. Ahora identificar cuáles son: Recursos financieros: Estas se obtendrán partiendo de un fondo de recurso propio de los socios de la empresa Gestionando el cambio (integrantes del trabajo colaborativo No 2). desarrollar y retener clientes.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 POLITICAS: • La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más importante y está debe ser enfocada en la satisfacción del cliente. Trabajamos junto a nuestros clientes en equipo y con un fuerte involucramiento en su negocio. la calidad e inocuidad y a la prevención de fuga de información que puedan afectar la seguridad y la competitividad de las empresas que obtienen nuestros servicios. a fin de puntualizar los posibles clientes a futuro. Mejorar su productividad. están determinadas las actividades. . para satisfacer y brindar confianza a los clientes. De acuerdo con lo anterior. en dinero en efectivo o acciones y recursos ajenos provenientes de terceros. • Generar una cultura orientada al mejoramiento Continuo de los procesos. nos esforzamos por adquirir conocimientos y habilidades. Para ello. Profesionalizar la Empresa. asegurando la calidad a precios competitivos y cumpliendo con estándares internacionales para obtener. Alcanzar una mayor rentabilidad y. que permita ayudarlos a implementar modernas herramientas de administración para: Aumentar las ventas. adaptamos las distintas herramientas a la realidad concreta de la Empresa.

vehículos insumos para la producción). fórmulas. para el caso de nuestra empresa es el servicio de consejería y contabilidad a las empresas clientes. Organización a. Recursos Físicos: son todos los bienes tangibles. que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma (bienes inmuebles. patentes.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 Recursos técnico y/o tecnológico: Comprenden todos los procedimientos.. es decir. las distintas actividades programadas. en poder de la empresa. Recurso Humano: para el caso de nuestra empresa “Gestionando el Cambio” el recurso humano es el grupo de trabajo colaborativo No 2 que somos los socios y administradores de dicha empresa. la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama). organigramas. Maquinaria. etc. . métodos. Subdividir el trabajo. c. Ubicar en el tiempo. todo aquello que permitirá al recurso humano desarrollar en forma adecuada sus funciones de nuestra empresa. (Realizar un Diagrama de Gantt) 3.

Gerente general: • Designar todas las posiciones gerenciales.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 b. Secretario privado: Asesor jurídico: • Planificar. supervisar y evaluar las actividades de la dependencia de Asesoría Jurídica. • Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos. dirigir. • Representar jurídicamente a la empresa . gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa. coordinar. Establecer claramente los deberes de cada empleado. • Velar por el cumplimiento de las funciones de la dependencia. • Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente. • Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. • Crear y mantener buenas relaciones con los clientes.

• Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo. subvenciones. Participar. tales como: pagos a proveedores. pagos de servicios. • Investigar los antecedentes de los candidatos a empleados con ocasión de la Evaluación y Selección de personal. • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u asesores por diversos beneficios. Controlar que se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley y la empresa en materia de contratación de personal. cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. Asistente administrativo: • Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa. asignaciones. aportes. Supervisar la correcta confección de las planillas de remuneraciones del personal. Jefe de recursos humanos: • Asesorar y participar en la formulación de la política de personal. etc. • Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales. • Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. Procurar que se le asignen los recursos necesarios para el funcionamiento de la dependencia. avances a justificar. • Determinar los términos y condiciones de empleo. • Establecer el perfil y diseño de puestos Reclutar y seleccionar al personal. • Desarrollo y gestión de la estructura y política salarial. Rendir cuenta de su gestión a la Gerencia. • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos. a fin de especificar sus funciones y perfiles. • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado: fondo fijo. • Controlar el cumplimiento del rol vacacional. • Relacionarse con los departamentos y los asesores contables. ayudas. • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 • • • • • Mantener relación permanente con todos los departamentos y oficinas de la empresa Orientar a la gerencia general. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la empresa. avance a justificar. . caja chica. fondos especiales y de funcionamiento. • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para los departamentos. incremento o creación de fondos fijos. conjuntamente con los departamentos en especial con el personal asesor contable. sobre acciones a tomar en los Departamentos.

Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. otorgados a los departamento para cubrir gastos de urgencias. entre otros. Asistente financiero: • Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. clasifica y analiza información para los planes y programas. establecidos por la organización. • Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de los departamentos y controla la existencia de los mismos. • Mantiene actualizados registros. Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. Recopila. libros contables. fondos especiales y caja chica. • Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. • Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor. Contador: • Realiza registro contable. • Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. • Recibe expedientes de las empresas solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. • Mantiene informado al asistente administrativo sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. máquinas y/o equipos de la dependencia. • Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. . Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento. • Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Atiende e informa al público en general. • Hace seguimiento a las órdenes de servicio de los clientes actuales. • Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones. • Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 • • • • • • • • Controla los avances a justificar. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la empresa. • Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. • Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

confección de impuestos trimestrales. a fin de garantizar la óptima satisfacción del cliente. a fin de mantener la imagen y la calidad del servicio de la empresa. a fin de satisfacer las exigencias o requisitos de las Normativas enmarcadas en las normas. • Elaboración de informes sobre las Sociedades c. Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo. como también llevar a la información de tipo contable de la misma.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 • Lleva registros y el archivo de expedientes de los clientes. Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. • Verificar que las actividades del departamento se realicen de acuerdo a lo establecido. Asesores contables: • Brindar asesoramiento administrativo y contable a las empresas clientes. • Asesoramiento contable a clientes. Recurso tecnológico: Existe un programa contable el cual proporciona al personal la habilidad de realizar las operaciones contables de la empresa cliente. • Garantizar que el personal cumple con el perfil requerido para su cargo. Departamento Administrativo: Tiene la responsabilidad de supervisar la parte contable de la empresa y realizar el respectivo seguimiento de cada uno de los procesos contables. finanzas y economía para la realización de asesorías contables. Jefe de control y calidad: • Dar capacitaciones de los diferentes Procedimientos y Normas emitidos por el Departamento técnico. . con el objetivo de evaluar el cumplimiento y el rendimiento de los asesores contables. confección de impuestos de Sociedades y Cuentas Anuales. d. • Velar por la calidad de los diversos Procesos conjuntamente con la Calidad de los servicios prestados. Recurso Humano: se tiene un equipo de trabajo altamente capacitado en administración. facilitando el asesoramiento y los informes de trabajo. Departamento técnico: Es responsable de la supervisión de todos los departamentos y en especial del grupo de asesoramiento a las empresas clientes. a fin de garantizar la eficiencia de las operaciones de la empresa. • Verificar el cumplimiento de las actividades programadas tanto a nivel de los servicios prestados. • Realización de contabilidades de clientes. como a nivel del funcionamiento de departamentos de la empresa.

Asesoramiento contable a las empresas clientes. Control Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente: a. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. teniendo en cuenta lo estipulado en las normas vigentes y en los procesos de la empresa. d. Dirección a. c. Realizar el control en el momento oportuno. por eso en nuestra empresa Gestionando el Cambio tenemos normas y estándares para la buena conducción y dirección de personal. para subsanar estas novedades. b. Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente. convirtiéndonos así en un apoyo para el logro de nuestros objetivos y los objetivos de nuestros clientes. realización de ejercicios de autoridad y manejo de personal con los cuales logramos maximizar los esfuerzos para así obtener grandes logros como lo son nuestra acreditación a nivel Bogotá. como lo son la capacitación. De allí podemos solucionar futuros problemas relacionados el manejo de nuestros recurso humano para poder ubicar a nuestro personal según su capacidad y perfil guiando así a lograr los objetivos de la empresa según su labor asignada. c. Fomentar interés. uno de los segmentos fundamentales a la hora de organizar a los empleados es la motivación. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) Realizar hallazgos de las novedades encontradas y posterior a esto realizar un plan de mejora. 5. (Cómo) Coordinar una auditoria interna por parte del departamento técnico. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. d. con el fin de verificar el proceso que se está realizando por parte de los asesores contables. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. La Dirección es un punto vital ya que tenemos que velar por los logros y metas de la empresa. b. Comunicación . iniciativa y participación en el personal. Mantener una comunicación eficaz con los empleados.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 4. 6. (cómo) Verificar cada uno de los procedimientos que se realizan por parte de los asesores contables. comunicación y un buen liderazgo.

se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común. entre pares. Comunicación externa. reuniones. en todos sus niveles. ya que esta busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia y viceversa. la comunicación horizontal. a. Los tipos de comunicación a utilizar por parte de la empresa Gestionando el cambio son: Comunicación interna. en el mismo nivel. El desarrollo de una adecuada política comunicacional. es la imagen que se busca mostrar ante las demás entidades o empresas. y se optimiza la participación del personal a través de una positiva motivación. entre diferentes niveles de jerarquías y. Además de que todos en la empresa se conozcan entre sí.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 En una organización se entienden diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros. . Identificar la comunicación a utilizar. y entrevistas.

Los administradores convierten un conjunto de recursos humanos. de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos físicos produzcan. La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en acción empresarial mediante planeación. materiales. con el fin de lograr los objetivos del sistema. técnicas monetarias. aplicando lo aprendido. • . organización dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 CONCLUSIONES • • Con este trabajo logramos entender cómo se maneja una administración en una empresa.

slideshare. http://www. Bogotá: Universidad Nacional Abierta y a Distancia. Modulo curso Académico Fundamentos de Administración.FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION GRUPO COLABORATIVO 100500_124 BIBLIOGRAFÍA • • Luz Yanneth Echeverría Velasco (2011).net/blnca/la-comunicacion-en-la-empresa .