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COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado

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La evaluación de un archivo y las condiciones que repercuten en su conservación, mantenimiento y control de los documentos que contiene, son herramientas indispensables para garantizar su preservación. La falta de organización y la carencia de sistemas de protección, tanto en los archivos de gestión, como en los centrales e históricos, ocasionan deterioro en el material de archivo.Por lo tanto, es necesario realizar procesos de diagnóstico que permitan tomar las medidas, que conduzcan a la conservación preventiva de los documentos. Factores que ocasionan alteración en los documentos  ALTERACIONES DE TIPO BIOLÓGICO: Daño ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro producido consiste en la degradación del soporte, inicialmente superficial, provocando pérdidas parciales o totales, comprometiendo bien sea un folio o la totalidad de una unidad y es una alteración que se da sobre los diferentes soportes que se emplean para el registro de la información.  ALTERACIONES DE TIPO QUÍMICO Provocadas por las reacciones que se dan entre los materiales empleados en la fabricación de los soportes y los factores medioambientales como temperatura, humedad relativa, luz visible, radiación ultravioleta, contaminante atmosférica y material particulado.

ALTERACIONES DE TIPO FÍSICO Producidas sobre materiales por efectos de exposición prolongada a condiciones ambientales inadecuadas, por su incorrecta manipulación o por la carencia de medios apropiados de almacenamiento. Igualmente, por empleo de materiales que generen deterioros o situaciones de vandalismo y casos de desastres. Entre ellos están:

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa. Conocimiento de las entidades productoras. humedad. 2  CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad a la cual pertenecen. 2. Estos presuponen:    Conocimiento previo del estado general de la documentación. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN: ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS La organización de archivos es un conjunto de operaciones técnicas y administrativas. estado físico de la documentación y condiciones físico-ambientales de los depósitos. cuya finalidad es la agrupación de documentos relacionada en forma jerárquica. 7. 4. fragilidad. ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades: -Son el testimonio de su existencia. ordenación y descripción de los documentos de la entidad. Conocimiento de la historia de la documentación.COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado desgarro. ¿En qué consisten las alteraciones de tipo biológico? ¿Qué provoca las alteraciones de tipo químico? ¿Qué ocasiona las reacciones de tipo físico? ¿Qué ocasiona las alteraciones de tipo biológico? ¿Por qué son ocasionadas las alteraciones físicas? ¿Cuál es la finalidad en la organización de archivos? El conocimiento previo del estado general de la documentación se requiere en: En la organización documental los documentos producidos son: ____________ ¿Qué acciones orienta la organización documental? La clasificación documental consiste en: . con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. rasgadura y un faltante. 3. Es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación. -Son el referente para la toma de decisiones. manchas. RESPONDE: 1. 10. nivel de organización documental. 9. 5. 6. 8.

Código de Comercio. instrumento archivístico que se identifica para cada entidad. Actividades: . Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo. Identificación de unidades administrativas y funcionales. a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental.COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total. como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA). 3 Hay que comprender los procesos tales como la producción. Conformación de series y subseries documentales. Además. Control en el tratamiento y organización de los documentos. En un Conjunto de acciones orientadas a la clasificación. • ACTIVIDADES El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. recepción. se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. sección y subsección). Transcurrido este lapso. distribución. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Clasificación documental. ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia. ordenación y descripción de los documentos de una institución. recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa. Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años. 2. contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. refiere entre otros aspectos. documento o comprobante. consulta. siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. organización. de acuerdo con sus funciones y procedimientos. podrán ser destruidos por el comerciante. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo. de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad” (GRGA).

“Valoración documental”. Artículo 23. Artículo 39. Crea el Comité Evaluador de Documentos. debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad. Decreto 3354 de 1954. Foliación. Determinación de los sistemas de ordenación. subseries y tipos documentales. inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales. pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso. Conformación y apertura de expedientes.COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado Relaciones entre unidades documentales. legal o fiscal y que no tengan valor histórico. 4 • DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. Acuerdo AGN 007 de 1994. series. Decreto 2527 de 1950. Segundo Párrafo. enmendaduras o cualquier adulteración. . permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental de los cuales deban dar fe. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Las entidades estatales establecerán las medidas que demanden la preservación. “Reglamento General de Archivos”. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad. están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. con pena de perder su valor probatorio. Artículo 25. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite. Ley 80 de 1993. Artículo 18. con miras a su conservación temporal. dobleces. determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. de tal modo que queda prohibido hacerles recortes. Ordena a las e ntidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Al someter a la microfilmación cualquier documento. de acuerdo con su naturaleza. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo.

es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión. la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. implica que a cada serie o subseries se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente. en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos. evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información.COLEGIO PARROQUIAL DE BACHILLERATO COMERCIAL Grado octavo secretariado ACTIVIDADES Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final. 5 . Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable. fiel. accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. reproducción a través de tecnologías y soportes.