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MINERA “LA MOLINA S.A.C.

El proceso de auditoria operativa a la Empresa “LA MOLINA S.A.C.” comprende las siguientes etapas: I. FASE: DE PLANEACION - 1era. Etapa: Análisis general - 2da. Etapa: Examen preliminar II. FASE: DEL EXAMEN III. FASE: DEL REPORTE IV. FASE: DEL SEGUIMIENTO

PROCESO DE LA AUDITORIA:

CONCESION MINERA “LA MOLINA S.A.C.”

I. FASE: DE PLANEACION A. 1era. ETAPA: ANÁLISIS GENERAL CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA 1. Reseña Histórica La empresa denominada CONCESION MINERA “LA MOLINA S.A.C.” se dedica a la extracción y comercialización de productos “no minerales“ como arena y piedra procesada, es decir de agregados para la industria de la construcción, encontrandose ubicada en el Distrito de Cieneguilla, Provincia de Lima, Departamento de Lima.

Esta empresa esta conformada por accionistas peruanos con experiencia y conocimiento en la industria de la construcción, siendo esta empresas su primera incursión en el rubro de la extracción de de productos “no minerales“.

La empresa empezó sus operaciones en Junio del 2008, por lo que se puede decir que se tiene poco tiempo en el mercado.

El principal problema de esta empresa radica en establecer sólidos controles internos que permitan a sus propietarios y a la gerencia General tener plena confianza que su bienes, tanto activos fijos, bienes materia de explotación y otros a su disposición que sean usados adecuadamento y salvaguardados en su integridad.

2. Objetivos de la Empresa Los principales objetivos de la CONCESION MINERA LA MOLINA son:

• Satis facer las necesidades de la industria del sector construcción a través de la comercialización de agregados.

• Proporcionar mejores servicios a los clientes a través del mejoramiento de la distribución y entrega de los agregados.

3. Descripcion de la operaciones La operación se inicia con la llegada del cliente, el cual es atendido por un empleado de la empresa (vendedor-cobrador) quien haría la venta y cobranza respectiva, entregaría el comprobante de pago correspondiente (factura o Boleta de venta) e indicaría a un operario el despacho del producto.

Esta forma de operación resulta simple y puede conllevar a que las personas encargadas de la atención y despacho del producto se pongan de acuerdo para

efectuar acciones dolosas.

4. Sistema Documentario Del punto anterior se desprende que el único documento que se emite es la Factura o Boleta de Venta según el caso.

5. Operaciones Básicas realizadas Se puede observar las siguientes operaciones:

• Atención del pedido. • Cobranza. • Emisión de comprobantes de venta. • Atención del despacho.

6. Organizacion - Manuales de Organización y Funciones Al iniciar actividades, la empresa no cuenta con un esquema de estructura de organización, ni de un manual de funciones con clara descripción de puestos, límites de autoridad y responsabilidades asignadas, a efecto de que los ejecutivos y empleados tengan una idea de su ubicación dentro de los niveles jerarquicos.

La empresa cuenta con las siguientes gerencias y órganos:

 Gerencia General y Sub-gerencia  Asesor legal.  Gerente Técnico  Gerente Administrativo y Financiero.

- Unidad de auditoria interna No cuenta conoficina de auditoria interna, siendo a través de esta investigación recomendar su constitución.

7. Horarios de Trabajo Para el personal administrativo en general el horario de trabajo es de 09:00 am. A 05:00 pm. De Lunes a Viernes y Sábados de 09:00 am. a 01:00 pm., salvo para los encargados del área de controlador/despacho y tesorería que tienen horarios similares a la de los operarios, que son de Lunes a Sábado:

Horarios Turno

De 06:00 am. a 02:00 pm. Mañana De 02:00 pm. a 10:00 pm. Tarde De 10:00 pm. a 06:00 am. Noche

8. Recursos Humanos

CONCESION MINERA “LA MOLINA S.A.C” Recursos Humanos 2009-2010

Nº de personas a. Area Administrativa Accionistas (incluye directorio) 12 Gerencia General 04

2da. ASPECTOS GENERALES a.Gerencia Administrativa y Financiera 04 Tesoreria 07 Contabilidad 10 Finanzas 04 Sub-total 41 b. Objetivo de la etapa de Examen Prelinar. • Realizar una revisión preliminar de las actividades claves de la administración y una evauación de la adecuación de los sitemas y controles claves identificados. Area Operativa Gerencia Tecnica 09 Departamento médico 03 Controlador/despacho 13 Control y mantenimiento de máquinas y equipos 07 Logística y Almacen 04 Control de calidad 04 Prevención de riesgos 04 Seguridad y vigilancia 18 Operarios en el área de extracción 97 Sub-total 159 Total de personas en la concesión Minera 200 B. • Determinar los puntos que sean de potencial importancia para la elavoracion del . ETAPA: EXAMEN PRELIMINAR 1.

c. Este trabajo fue encargado por el Presidente del Directorio. el cual indicó disposiciones muy precisas para el particular como po ejemplo: • Revisión de las operaciones de comercialización de los agregados para las construcción. uno de los pasos mas importantes es la descripción de las actividades claves de la administración que hayan sido determinadas o que deban determinarse. b. completa y oportuna. exacta. Sistema y Controles. • Las necesidades de los usuarios se estan satisfaciendo.informe. políticas y prácticas se están cumpliendo. . Evaluación Preliminar. Para ello. para ejecutarse e informar sobre las responsabilidades desarrolladas por la administración de la organización auditada. Para ello se empleará técnicas como modelos. Las actividades claves son vitales. El auditor debe preocuparse principalmente por aquellos que garantices. • La elaboración de informes es concisa. Proceder a recopilar evidencia para llevar a cabo una evaluación preliminar. flujogramas y textos. en Julio del 2009. • Las operaciones se realizan en forma económica y suficiente. DETERMINACION DEL ALCANCE DEL EXAMEN DE AUDITORIA El examen de uditoria fue realizado a los treinta días del inicio de operaciones de la empresa. que: • Las normas. 2. Actividades Claves de la Administración. encargándose para ello la elaboración de un flujograma operativo. • Desarrolar un enfoque para la elavoración del informe final de auditoria. la información solicitada se relaciona con la existencia y el rendimiento de los sistemas y controles claves.

. nos permite diseñar el enfoque de auditoria mas efectivo y eficiente.que esta referido a que el encargado de determinada área de la empresa al ser entrevistado por el auditor. Gerencia Técnica. le refiera como es que controla . ENFOQUE A SEGUIR DURANTE EL PROCESO DE LA AUDITORIA El enfoque persigue como objetivo principal acercarse e interpretar la actividad principal de la empresa auditada. combinados con nuestro conocimiento del negocio. Para la evaluación del control interno se empleara los siguientes métodos: • Descriptivo.• Establecimineto de un sistema documentario para las operaciones de comercialización.  Justificación para la constitución de una oficina de Auditoria Interna. elaboración para tal motivo un flujograma documentario. De esta manera el enfoque se basará en lo siguiente: • Conocimiento amplio y actual de las operaciones y ramas de negocio en que opera la empresa. Estos una vez ejecutados permitirán obtener elementos de satisfacción sobre los controles internos mediante una tarea mucho mas eficiente. • En la organización de la empresa:  Preparación de un organigrama estructural. de tal forma que este conocimiento facilite la determinación de los procedimientos de auditoria.  Implementación de un manual de funciones para la Gerencia General. Gerencia de Administración y Finanzas y Auditoria Interna. 3. Los resultados de esta. • Evaluacion del control interno.

en donde se usan símbolos convencionales para representar cada fase de la acción o de la ruta que siguen las operaciones. el auditor puede sentirse satisfecho. FUENTES PEREZ.precisamente su área. el auditor toma nota de ello y constata lo manifestado con el jefe respectivo y con las operaciones realizadas. Fecha : 30 de Junio del 2009. PLAN DE AUDITORIA a. 4. • Flujogramas. Aspectos Generales El proceso de planeación y el plan de auditoria esta hecho específicamenta para la empresa auditada. El auditor verificará las respuestas dadas con las directivas vigentes sobre el control interno de la empresa. Encargado : Israel H.A. además de una revisión preliminar de las operaciones de la empresa y de su control interno. El plan de Auditoria se materializa y se pone en práctica con la elaboración de un . • Cuestionario de control interno.constituido por un listado de preguntas sobre las difer entes áreas de la empresa. si encuentra coincidencia entre lo manifestado con lo encontrado.C”.. Memorandum de Planificación PLAN DE TRABAJO Empresa : Concesion Minera “LA MOLINA S. Gerente General. y refleja el resultado de las reuniones previas con los principlaes funcionarios de la empresa (Presidente de Directorio.. Gerente Técnico y Gerente Administrativo y Financiero). b.

• Se efectuará consultas a material bibliográfico especializado en el tema de organización. • Solo participará en el trabajo especial de auditoria. El trabajo se efectuará en 2 etapas: 1. Etapa se trabajará con el cuestionario de control interno para los aspectos generales y con las actividades y/o procedimientos 1º hasta el 7º descritos en el programa. 3. Actividades y procedimientos de Auditoria. el cual esta conformado por: 1. En la 2da. Etapa se completará el cuestionario de control interno para el ciclo: ventas. 2. • Se emplearán los utiles de oficina y formatos especiales (hojas de 7 y 14 . Del 03 al 15 de Julio del 2009. cuentas por cobrar e ingresos de caja. cuentas por cobrar e ingresos a caja. • Se dispondrá del uso de una computadora e impresora que serán proporcionadas por la concesión minera. 2.C. Objetivos Principales. y se cumplirá con el procedimiento 8º del programa. Cuestionario de control interno para aspectos generales y para el ciclo operativo: ventas. el Auditor encargado. Del 14 al 16 de Agosto del 2009.A. En la 1era.programa de auditoría específico para la Concesion Minera LA MOLINA S.

los honorarios de auditoria o trabajos especiales son estimados en base a un presupuesto de tiempo a utilizar en un examen de auditoria de control interno (operativa).columnas) necesarios para el trabajo. Presupuesto de Tiempo Como es ético y profesional.A. Reporte 10 VI. Seguimiento 08 Total Estimado 98 Carta de compromiso de Auditoria Lima. Concesion Minera LA MOLINA S. Examen 72 III. Planeación 08 II. 105 carretera a Cieneguilla Estimado señor Luis Fancisco LEGUIA LAZO: . Señor Luis Fancisco LEGUIA LAZO Presidente del Directorio.C Sito en Km. El presupuesto a emplear será el siguiente: Presupuesto de Tiempo FASE HORAS CALCULADAS I. 3 de Julio del 2009.

que detallaremos a continuacion: • Revision de las operaciones de venta de los agregados para la construcción. la naturaleza y detalle de tal informe dependería. Gerente Tecnico y el Gerente de Administración y Finanzas nos suministraran plena colaboración en la preparación y localización de la información requerida. del resultado de los trabajos mencionados anteriormente y su contenido sería previamente discutido con usted en el curso del trabajo. Gerencia Técnica.Tenemos el agrado de comunicarle nuestra aceptación a la designación como encargado responsable al trabajo especial de auditoria de control interno de la empresa que Ud. encargándose para ello de la elaboración de un flujograma operativo. presentaríamos a usted cinco ejemplares o los que necesite de nuestro informe. lo que ayudaría a mantener al mínimo el costo del trabajo y al mismo tiempo permitiría dedicar mayor énfasis en las áreas más importantes de la empresa. por supuesto. . Nuestro trabajo también comtenpla que el Gerente General. elaborándose un flujograma documentario. o Implementación de un manual de funciones para la Gerencia General. Gerencia de Administración y Finanzas y Auditoria Interna. • Establecimiento de un sistema documentario para las operaciones de venta. Al termino del mismo. • En la organización de la empresa: o Preparación de un organigrama estructural. o Justificación para la constitución de una oficina de Auditoria Interna. Preside. Nuestro trabajo consistirá en aspectos puntuales.

FUENTE PEREZ Encargado de Auditoria II. FASE: DEL EXAMEN A. . Atentamente. Los bienes vendidos (agregados para la construcción) a los clientes hayan sido facturados y registrado. es determinar si los elementos básicos de control interno estuvieron funcionando en forma satisfactoria para asegurar que: 1.. Israel H.Vemos con mucho agrado la oportunidad que nos brindan para poder servirlos y quedamos a su disposición para cualquier aclaración que considere pertinente sobre el contenido de la presente. así como que los cargos a clientes representes adeudos válidos por concepto de productos vendidos. Elaboración de programas de Auditoria PROGRAMA DE AUDITORIA ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CICLO: VENTAS. CUENTAS POR COBRAR E INGRESOS A CAJA Objetivos Principales El objetivo principal a lograrse por medio de las pruebas del ciclo: Ventas. …………………………………. Cuentas por cobrar e Ingresos a caja.

cuentas por cobrar e ingresos de caja? . Las ventas realizadas hayan sido debidamente autorizadas de acuerdo con las políticas al respecto establecidas por la empresa. Los ingresos a caja hayan sido resumidos en forma correcta y que estén debidamente sustentados en los recibos de caja y facturas o boletas de venta. 3. tributarios. Las ventas y los cargos relacionados a las cuentas de clientes hayan sido determinados con base en las políticas al respecto establecidas por la empresa y que los créditos hayan sido otorgados por los importes convenidos. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Preguntas N/A Si No Observación GENERALES 1.2. ¿Tiene la empresa un manual de funciones? 3. ¿Tiene la empresa una estructura organizacional definida? 2. legales? 4. 4. y además estos documentos deben ser cruzados por las respectivas ordenes de atención/despacho. ¿Tiene la empresa asesores contables. ¿Tiene la empresa un flujograma de las operaciones básicas del ciclo de venta. ¿Tiene la empresa auditor interno? 5.

Todo el personal que tiene un puesto de responsabilidad ¿está obligado a tomar vacaciones? 7. de tal manera que aseguren que todas las órdenes de salida sean facturadas? 6. ¿Se revisan los recibos de caja con las facturas o boletas de venta antes de ar visto bueno al despacho de los bienes? 3. Existe una separación definida entre: a) ¿Las labores de los empleados que llevan las cuentas corrientes? b) Las labores del tesorero. ¿Los despachos se hacen solamente por pedidos autorizados? 4. facturador y empleados de la atención y despacho? 2.6. CUENTAS POR COB RAR 1. almacenero. ¿Se requiere alguna orden escrita y numerada para la salida de los bienes del local? 5. Los datos de estas órdenes son revisados por: . ¿Son esas órdenes controladas por el área de Controlador-Despacho. El personal que disfruta de vacaciones. ¿es sustituido por alguien durante su ausencia? VENTAS.

¿Se protege n los cheques al momento que se reciben con un sello de endose tal como “Páguese a la orden del Banco X para crédito de la cuenta N. anticipos. ¿Los ingresos obtenidos por las ventas. son guardados inicialmente en la bóveda de la empresa? 13. de contabilidad? 9. de la concesión . ¿Los ingresos son depositados diariamente en su totalidad y tal como fueron recibidos? 14.a) ¿Un empreado de la administración? b) ¿Un empleado del área de Controlador-Despacho? 7. ¿Se controlan en forma numérica las facturas y/o boletas por alguna persona que no sea empleado del área de Administración .Y. ¿La empresa ha puesto en forma escrita sus políticas de crédito? Sino. INGRESO A CAJA 12. ¿Se cotejan las facturas y/o boletas con las ordenes de atención-despacho? 11. preparar un resumen breve de estas políticas. pagos a cuenta o cualquier concepto. El área de Administración ¿hace un resumen de sus facturas para pasarlo directamente al Dpto. ¿Se obtiene comprobantes satisfactorios que los clientes hayan recibido los bienes que se les despacha? 8.Tesorería? 10.

elaborar un organigrama estructural tentativo de le empresa. Recurrir para ello con material bibliográfico especializado sobre el particular. Sostener entrevistas con: Presidente del Directorio. ACTIVIDADES Y/O PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Tareas a realizar Hecho Por Fecha 1.A.Minera LA MOLINA S.C? 15. En base a las reuniones a sostener con el Presidente del Directorio y el gerente General. 2. Dpto. Gerente General. Gerente . Los cheques devueltos por el banco por cualquier causa¿son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los depositos? Solo asesor legal. Se da VºBº a la orden de atención-despacho. de Contabilidad. La empresa solo otorga crédito a las compañías del grupo.

• Memorandum descriptivo de los flujogramas anteriores. Considerendo el volumen de las ventas diarias. 4. Como valor agregar en base a las experiencias anteriores alguno de los requisitos que se exigiría al auditor interno. cuentas por cobrar e ingreso de caja y luego con el Gerente General efectuar coordinaciones y consultas para establecer un mejor procedimiento de las operciones y del flujo documentario. previas consultas con el presidente del directorio. 5. la complejidad de las operaciones. las mismas que serán consolidadas en un Manual de Funciones tentativo. Además incluir un modelo de los nuevos documentos que estarían incorporandose al flujo de operaciones. Inspeccionar e el campo como se desarrolla las operaciones en el ciclo de ventas. Efectuar coordinaciones con el Presidente de directorio y el Gerente General para la implementación y puesta en práctica de los nuevos procedimientos y . recomendar y justificar si se cree necesario la instalación de ujna oficina de auditoria interna. redactando tambien sus principales funciones. elaborando para ello los siguientes documentos: • Flujograma operativo tentativo. • Flujograma documentario tentativo. los riesgos de menejos inadecuados de fondos. el cual debe añadirse al Manual de Funciones Tentativo indicado anteriormente. el numero del personal y otros factores.Técnico y gerente administrativoy Financiero. con el proposito de que cada uno de los gerentes expongan sus principales funciones y proceder luego a analizar y corroborar en el campo dichas afirmaciones. 3.

controles internos recomendados en los flujogramas tentativos referidoe en el punto anterior. obtener una muestra de 10 órdenes de atención/despacho y aplicar los siguientes procedimientos: a) Cotejar la orden de Atencion/Despacho con los recibos de caja correspondientes. que en reunión a sostener con el Presidente del directorio y eventualmente con el Gerente General. 6. c) Verificar que cada orden de Atención/Despacho tenga los Vistos Buenos correspondientes. Al finalizar el periodo de adpatación de los últimos controles internos para el ciclo de ventas. en donde se debe cumplir con todo lo requerido en el trabajo especial de auditoria. para que el plazo de 30 días de un periodo de adaptación. un Informe Final. Preparar un borrador del informa para su discusión con el Presidente del Directorio. y con el proposito de efectuar un seguimiento a los mismos. cuentas por cobrar e ingresos de caja. gerente Técnico y Gerente adminis trativo y Financiero se deberá entregar un ejemplar del mismo. d) Comprobar que cada recibo de caja este incluido en un resumen de ingresos y anotar el Nº de depósito bancario. Elaborar despues de la discución del borardor del Informa. el cual esta plasmado en la carta de compromiso. 7. fechado y firmado el 03 de Julio del 2009. e) Verificar con c/u de los comprobantes sustentatorios de las ventas que han sido . procediendo a verificar consistencia y cálculos matemáticos. se fectue una rueba de cumplimiento. b) Extraer los datos de los documentos de sustento que respaldan la vuelta de los agregados. 8.

proceder a informar al presidente del Directorio. registrado. y como se ha encionado en el programa fueron: • Que todas las ventas se hayan facturado. Las preguntas sobre la organización de la empresa. Lo que se buscaba al plantear los objetivoa fue determinar que se persigue en el cico de: ventas.considerados en la muestra. Cuentas por cobrar e Ingresos a caja. es decir entre el 03 y 15 de . autorizado y determinado según lo establecido. el Cuestonario de Control Interno y las Actividades y/o procedimientos de Auditoria. B. Para alcanzar estos objetivos se prepararon los cuestionarios de control interno y se indicaron las actividades y/o procedimientos a seguir: • Aspectos generales de la organización. • Que todos los ingresos a caja estén debidamente sustentados. cuentas por cob rar e ingresos de caja. De notarse observaciones en la prueba de cumplimiento. • Ciclo: Ventas. Ejecución del programa de Auditoria Se puso en práctica todo lo planificado en el Plan de Auditoria consistente en los Objetivos de Auditoria. estén registrados en la Hoja de Control de Vehículos que controla en forma independiente el área de Vigilancia de la empresa. fueron formuladas a la Gerencia General en una primera etapa de trabajo.

se consideró necesario recomendar la instalación de una oficina de Auditoria Interna y además de sugerir al Directorio los requisitos mínimos que se deberá de tener en cuenta para su posterior selección y contratación. 2. Finalmente las actividades y/o procedimientos de Auditoría se esteblecieron a través de 8 tareas. previa coordinación co el Presidente del Directorio. Se realizó una onspección ocular en el mismo campo de operaciones. que brevemente indicaremos como se ejecutaron: 1. contando para el efecto con la asistencia del Gerente General y del personal del área de extracción (explotación. Teniendo en cuenta algunos aspectos que se consideraron en el programa.Julio del 2009. con la intensión de tener una apreciación mas clara y precisa de la forma como se operaba en la venta y despacho de los agregados. 3. Esta información fue documentada en eun Manual de Funciones. y se efectuaron en la Segunda etapa de trabajo. fuero hechas tanto al Gerente General como al Gerente Administrativo y Financiero. Las correspondientes al Ciclo operativo material del examen. Se efectuó una reunion co el Presidente del Directorio y el Gerente General co el proposito de que brinden las pautas bnecesarias para la preparación de un organigrama. pero principlamente al riesgo de malos manejos de fondos. Se entrevistaron a los distintos gerentes que tiene la empresa con el objetivo de que nos expliquen brevemente cuales son sus principlaes funciones. recurriendo además a material bibliográfico de la especialidad. 4. del 14 al 16 de Agosto del mismos año. .

Elaboracion del borrador del Informe La elaboración del borrador del Informe constituye la 6º actividad considerada en el programa. antes de efectuar una prueba de cumplimineto para verificar su adhesión y seguimiento. lográndose establecer mejores procedimientos y controles e esta área. • Flujograma Operativo.controlador y despacho). Este periodo de adaptación de las nuevas medidas requirió de un tiempo de 30 días. sirvió mas que todo para resolver todo tipo de interrogantes al Presidente del Directorio y evevtualmente al Gerente . • Instalación de Oficina de Auditoria Interna. las cuales fueron documentadas en los flujogramas: operativo y documentario. Este borrador llamado también de discución. • Flujograma Documentario. 5. es decir: • Organigrama estructural. este informe se presentó el último día de la primera etapa de trabajo (14/07/09) y consistió en exponer al Presidente del Directorio todos los aspectos requeridos en nuestro trabajo especial. C. • Manual de Func iones. • Memorandum descriptivo y Anexos. Luego de la preparación de los Flujogramas se efectuaron coordinaciones con el Presidente del Directorio y el Gerente General cn la finalidad de poner de inmediato la puesta en marcha en práctica de los últimos procedimientos y controles sugeridos. de vigilancia y de Administración.

FASE: DEL REPORTE La entrega del Informe Final se realizó durante una Junta General de Accionistas. explicaciones y consultas del caso. teniendo cada uno de ellos un ejemplar del mismo y haciendose recordar que en 30 días se efectuará unas pruebas de cumplimiento para el ciclo operativo de ventas. la justificación para la constitución de una oficina de Auditoria . los detalles. A continuacion presentare el Informe Final: Concesión Minera LA MOLINA S. la preparación de un organigrama estructural.A. exponiendo a todos los presentes el contenido del Informe. el establecimiento de un sistema documentario para las operaciones de venta. III.A. en donde estubieron presentes la totalidad de Directores. antes de emitir un Informe Final que será expuesto en una próxima junta de Accionistas.General. cuentas por cobrar e ingresos a caja. Nuestro trabajo consistió en aspectos muy puntuales como: la revisión de las operciones de venta de los agregados de construcción.C.C INFORME FINAL DEL TRABAJO ESPECIAL DE AUDITORIA I. ANTECEDENTE El trabajo especial de auditoria se ha efectuado a solicitud del Directorio de le empresa Concesiones LA MOLINA S. y de acuerdo a lo pactado el la Carta de Compromiso de fecha 03 de Julio del 2009.. Accionistas y Gerentes de la empresa. en uno de los puntos de la agenda de la erunión se trato sobre el Informe de Auditoria.

Gerencia de Administración y Finanzas. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES Las observaciones halladas durante el trabajo especial de auditoria han sido consolidadas en un solo renglón. en donde se muestre las áreas administrativas y operativas y sus canales de autoridad. Luego e las observaciones incluiremos las recomendaciones puestas a disposición de los responsables de la empresa. dejando como responsabilidad que cada gerencia. II. b. De Carácter Administrativo a. solo ha identificado a las gerencias con las que deberá contar. organice su área. Organigrama Estructural La empresa no cuenta en la actualidad con un organigrama estructural claramente establecido. El efecto que se genera es la falta de claridad en las líneas de autoridad y coordinación de las áreas de la organización. OBSERVACIONES 1. A. afectando el proceso administrativo y la solidez del control interno. Gerencia Técnica. Instalacion de Oficina de Control Interno . y de la Oficina de Auditoria Interna. La falta de un organigrama formalmente establecido se debe a que la empresa en el momento de su constitucion.Interna y la Implementación de un manual de Funciones para la Gerencia General. Gerencia Técnica y Gerencia administrativo y Financiera. con el propósito de que sus lectores tengan una pareciacion global de las deficiencias que tiene la empresa en cuanto a su organización y a sus procedimientos administrativos. para que tomen las medidas y acciones correctivas del caso. Esta gerencias son: Gerencia General.

). evitando de esa forma duplicación o incompatibilidad de labores. conjuntamente con el organigarma estructural que esbozó. el volumen de operaciones. el número de personal iinvolucrado en la atención y despacho de los aregados a los clientes y el poco control que se le brinda al personal del turno de la Noche (10:00 pm.A. hace necesario e indispensable la instalación y mantenimiento de una oficina de Auditoria Interna. Manual de Funciones La Conseción Minera LA MOLINA S. El motivo por no establecer un mabual de funciones se produjo porque la empresa no contó con un responsable para elaborar dicho documento y además no se había establecido formalmente el organigrama estructural. debió también preparar al menos tentativamente un Manual de Funciones para sus gerencias. 2. los montos de cobranzas diarias..A.. en donde se delimite sus funciones y responsabilidades.Al bosquejarse la estructura de la empresa. el mismo que mantenga el control permanente sobre las operaciones de la empresa en todos los horarios (Turnos: Mañana. En el caso específico de la Conseción Minera LA MOLINA S. De carácter Operacional La empresa al momento de inicio de operaciones no estableció claramente y por escrito un organigrama estructural y un manual de funciones. por cuanto la empresa tenía que atender pedidos de venta de agregados de construcción pactados anticipadamente y debía además hacer las gestiones para la conseción minera de explotación. . Tarde y Noche). a 06:00 am.C. sus responsables no estimaron conveniente aún la instalación de una Oficina de A uditoria Interna.C. c. debido principlamente a la premura del tiempo.

Esto produjo que no se establecieran sólidos controles internos en las áreas operativas de la empresa y en consecuencia no se elaboraran flujogramas operativos y documentarios. De Carácter Administrativo a. una estructura orgánica que viene acompañada con una descripción de las distintas áreas que la conforman.. RECOMENDACIONES Seguidamente presentamos tal como se pactó con los directivos de la empresa. esto permitirá a la Conseción Minera LA MOLINA S. conjuntamente con una serie de requisitos y cualidades que debe tener el responsable de esta oficina.C. y la autoridad relativa . en la que se muestra las principales funciones y sus respectivas relaciones. que hubiesen permitido tener una clara comprensión de los procedimientos administrativos en dichas áreas. trayendo como consecuencia un sistema de control interno más sólido y confiable. también algunas consideraciones para la instalación de una Oficina de Auditoria Interna. Se recomienda a los responsables tanto de la dirección de la empresa como a sus funcionarios. B. mejorar sus procedimientos administrativos y organizacionales. 1. luego se presenta un manual de funciones para las distintas gerencias de la empresa. los canales de la autoridad formal. y finalmente mostraremos los flujogramas tanto operativo como documentario conjuntamente con su memorandum descriptivo.A. Estructura Orgánica Consideraciones sobre el Organigrama La estructura orgánica o también llamado organigrama ha sido considerado en forma de diagrama vertical. así como para la oficina de auditoria interna. efectuar las coordinaciones necesarias para que todas esta medidas sean implementadas y puestas en práctica en el más breve plazo.

Es por esta razón que esta a cargo de esta gerencia. La Sub-Gerencia servirá de apoyo a la Gerencia General y a falta de este. El Asesor Legal es el encargado de asesorar en asuntos legales tanto a la Gerencia General como al Directorio. por cuanto solo es requerido ante eventuales acciones legales y por estar constituido por un Estudio Jurídico. cumplirá sus funciones. Es conveniente recordar que el Directorio es el elemento que fija la política de la empresa y delega la administración en la Gerencia General.Gerencia. que representa entonces a la máxima autoridad administrativa. gruas y vehículos) y máquinas (como fajas transportadoras. • Controlador/despachador: encargado de la atención y despacho de los agregados de la construcción a los clientes. volquetes. especialmente del personal obrero que son los más propensos a ver resquebrajada su salud. dando cuenta de su gestión al Directorio. Dentro de esta dirección consideramos como órgano de asesoría al Asesor Legal y como órgano de Apoyo a la Oficina de Auditoria Interna. grupos eletrógenos. etc. No tiene oficina dentro de la organización. trituradoras. tomando a su cargo las acciones legales de la empresa ante el poder judiacial o fernte a tercero. ambos dependientes directos del directorio. • Control y Mantenimiento de Equipos: a cargo de qu e todos los equipos (llámese cargadores frontales. Como órganos administrativos encontramos a la Gerencia Técnica y a la Gerencia Administrativa y Financiera. Estan a cargo de la Gerencia Técnica los siguientes departamentos y secciones (órganos de ejecución): • Departamento Médico: este departamento está integrado por profesionales de la salud que previenen y restablecen el bienestar físico de todo el personal de la empresa. En la Alta dirección encontramo s al Directorio. al Gerente General y a su Sub.) se .de cada una de las áreas de la empresa.

• Contabilidad: a cargo del mantenimiento de la contabilidad de la empresa. • Control de Calidad: tiene como función verificar y controlar la calidad de la arena que se extrae. • Logística y Almacen: que cumple la función de proveer de todos los insumos y materiales que se necesitan en todo el área operativa en las mejores condiciones y precios posibles. Finalmente dentro de la gerencia Administrativa y Financiera tenemos las siguientes oficinas (órganos Ejecutivos): • Tesoreria: encargado de las cobranzas a los clientes y pagos a los distintos proveedores y acreedores que tiene la empresa. Además de encargarse de todos los trámites ante entidades financieras y de seguros. de clientes y proveedores y en general de la comunidad colindante. • Finanzas: esta a cargo del manejo de las finanzas.encuentren operativos. • Prevencion de Riesgos: por concluir el área de explotación una zona de medina (extracción de arena) y alta (trituración de piedras) peligrosidad. de los cálculos de las obligaciones tributarias y de la administracion del personal. esta sección esta encargada de prevenir todo tipo de riesgos que afecten la integridad física el personal de la empresa. que tienen a su cargo el control de los ingresos y salidas tanto de las personas como de todo tipo de vehículos que trabajan o visitan las instalaciones de la empresa. También esta a cargo de su respectiva custodia y almacenamiento. el tamaño de las piedras que se someten a trituración y de apoyar a la selección de logística en cuanto a la calidad de los insumos y materiales a requerirse. en especial le de proveer . • Seguridad y Vigilancia: integrado por personal civil y apoyado por efectivos policiales.

los auditores internos. Anteriormente.recursos financieros para el cumplimiento de las operaciones de la empresa. Instalacion de Oficina de Auditoria Interna Justificacion para su instalacion La continua expansión de los negocios modernos ha añadido pesadas cargas a la dirección de la empresa a la hora de mantener el control sobre las operaciones de gran volumen. Sin embargo la responsabilidad de la dirección no termina con esta asignación de funciones pues no puede delegar su responsabilidad general. Con la delegación de responsabilidades la dirección tiene que encauzar el control a través de especialistas. con otros niveles de dirección y hasta con los empleados individualmente. Los nuevos problemas han hecho necesario delegar responsabilidades y autoridad en numerosos niveles de supervisión. la dirección podía mantener el control a través del constante contacto personal con las operaciones de la empresa. en las mejores condiciones y beneficios posibles. Para cumplir con este proposito la dirección de la empresa deberá seleccionar a un responsable para la oficina de Auditoria Interna. el cual se sugiere que cuente con una serie de cualidades que se esbozan seguidamente. la descentralización y la mayor disperción geográfica han puesto por si misma serios retos al control de la dirección. El incremento de las actividades regulares. Son los encargados también de realizar las respectivas gestiones bancarias y financieras del caso. para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de dirección. . ESTRUCTURA ORGANICA b.

. por ello debe ser seleccionado con gran cuidado. A continuacion se muestra un cuadro en que se muestra la descripción para un Jefe de Auditoria Interna. sobre todo en los horarios en la que no podrá estar presente. además de una habilidad técnica. Oficinas : Auditoria Interna. las especificaciones del trabajo requieren un grado universitario con conocimientos contables. por lo general se pide experiencia anterior. probablemente podrá convencer a la dirección de las ventajas de un amplio abanico de actividades. Debe saber organizar y manejar una estructura importante. Concesion M inera LA MOLINA S. la habilidad de llevarse bien con la gente de la empresa. Si tiene una desarrollada capacidad para entender y calibrar el potencial de la Auditoria Interna. El Jefe de la Oficina debe tener. Debe tener también la habilidad de comunicarse eficazmente de forma oral y por escrito. Muy a menudo el título de auditor es mencionado como requisito adicional.A. que en muchos casos debe ser como auditor independiente. Requisitos y Cualidades de Auditor Interno La personalidad y experiencia del Jefe de Auditoria Interna tendrá una influencia decisiva en la organización de la oficina. y estar capacitado para tratar con efectividad a los gerentes y jefes de otras áreas y ganarse su confianza. Lugar : Local central – Cieneguilla. El éxito o fracaso de la actividad de auditoria interna puede depender del jefe de la oficina.además de contar con por lo menos 2 asistentes que lo apoyen en su labor.C Título : Jefe de Auditoria Interna. y específica los requerimientos del trabajo. Generalmente.

Contador público colegiado. Calificaciones personales 1. 6. 2. Debe ser capaz de comunicarse bien oralmente y por escrito. Determinar que los activos están adecuadamente salvaguardados. Mínimo cinco años de experiencia diversa en auditoria interna y/o externa. 4. 4. que ha sido coordinado con el Presidente del Directorio y del que se espera cumpla con sus objetivos de orientar. Asegurarse de la extensión del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. incluyendo un año en una posición supervisora de auditoria. 3. Habilidad para organizar efectivamente la oficina de Auditoria Interna y mantener una buena moral. Habilidad demostrada para mantener una buena relación con los gerentes y otras personas cuyo trabajo es auditado. Determinar el cumplimiento de las leyes aplicables. Revisar y evaluar el sistema contable y controles financieros operativos. delimitar y evitar funciones y responsabilidades incompatibles. Un alto grado de habilidad técnica y administrativa. 3. Desarrollar y mantener programas de auditoria interna para todas las áreas. Manual de Funciones Explicaciones sobre el Manual El siguiente constituye un manual de funciones tentativo.A.Responsabilidades y autoridades 1. 2. Preferiblemente con estudios de Post grado. Concesion Minera LA MOLINA S.C MANUAL DE FUNCIONES . el Gerente Técnico y el Gerente Administrativo – Financiero y el Auditor Interno. c. Este manual se ha diseñado para el Gerente General. 5. 5.

Concesion Minera LA MOLINA S. Depende de : Directorio. planes y políticas de acción definidas por el directorio. Mantenerse informado sobre la situación administrativa. Responsabilidades y Funciones Específicas a. Distribuir el plan de acción aprobado por el directorio a los gerentes de área y disponer su aplicación.A. así como otros proyectos de interés. Supervisar y controlar la ejecución y funcionamiento de las actividades definidas en cada funcion empresarial. c. d. etc. Funciones Básicas Responsable del buen funcionamiento de la empresa mediante la ejecución de las estrategias. marketing.Descripcion de l puesto de : Gerente General. f. Definir las actividades a ser desarrolladas en cada una de las funciones de la empresa tales como: ventas. b. Realizar el seguimiento constante del cumplimiento de los planes de acción. en coordinación con las demás gerencias y de acuerdo a los planes establecidos por el directorio. Disponer la implementación de estrategias y metas que se establecerán en la empresa bajo su responsabilidad . económica y financiera de la empresa. e. Ejerce autoridad de línea sobre: Gerente Técnico y Gerente Administrativo – Financiero.C MANUAL DE FUNCIONES . Disponer e implementar los controles internos en salvaguarda de los bienes de la empresa. extracción. g. finanzas.

Depende de : Gerente General. Asistir al Gerente General. al Directoria y a otros durante las exposiciones diversas. h. d. Finanzas y del Personal Administrativo de la empresa. Disponer la elaboración oportuna de los estados financieros y los flujos de caja respectivos. b.Descripcion del puesto de : Gerente Administrativo y Financiero. Supervisar el cumplimiento de los controles internos establecidos por el Gerente General. Funciones Básicas Responsable por el eficiente desempeño de las funciones de Administración. c. tendrá bao su responsabilidad la presentacion de los estados financieros y otras informaciones requeridas por el Gerente General y el Directorio. g. e. Contabilidad. Mantener coordinación y comunicación con el Gerente General en cuanto a . Supervisar la corecta administración de los recursos de la empresa de acuerdo a los establecido por el Gerente Generaly el Directorio. f. Responsabilidades y Funciones Específicas a. Contabilidad. Desarrollar las actividades financieras y contables de la empresa. Presentar al Gerente Genera que la información contable y financiera necesaria con el fin de que este pueda evaluar las alternativas de gestión desde el punto de vista económico y financiero de la empresa. Vigilar el cumplimiento de las normas de trabajo aplicables al personal de la empresa. Finanzas y Personal Administrativo . Ejerce autoridad de línea sobre: Areas de Tesorería.

posibles proyectos de inversión a fin de analizarlos desde el punto de vista económico y financiero. Implementar programas permanentes de entrenamiento y capacitación en el área administrativa y financiera. Supervisa permanentemente la labor del personal obreros de ingenieros y/o técnicos a su cargo.A. b. Proponer la distribución de utilidades. Dirige y supervisa la ejecución de obras y servicios relacionados a la extracción de los agregados de construcción. k.C MANUAL DE FUNCIONES Descripcion del puesto de : Gerente Técnico. j. personal del área de extracción. seguridad y vigilancia y personal de la Posta Médica. Concesion Minera LA MOLINA S. c. Evalúa permanentemente la efectividad de las labores que cumple el personal a su cargo. Funciones Básicas Responsable por el eficiente desempeño de las funciones relativas al Área operativa de Extracción. Ejerce autoridad de línea sobre: Jefe Operativo. Supervisar el pago oportuno de los impuestos y contribuciones. tales como controladores y despachadores. . Responsabilidades y Funciones Específicas a. i. l. logística de su competencia y de seguridad interna de la empresa. Otras designadas por el directorio y el Gerente General. Depende de : Gerente General.

A. Calcula el costo de extracción de los agregados. f. i. l. g. asi como establecer contactos con personas naturales o jurídicas. Establece coordinaciones permanentes con la gerencia. n. o. Funciones Básicas . e. h.d. Dispone la seguridad del personal y vigilancia de las instalaciones de la empresa. Previene y diseña las medidas de seguridad en el área de extracción. Prepara en coordinación con las demás Gerencias las bases de las licitaciones. Ejerce autoridad de línea sobre: Personal de la Oficina de Auditoria Interna.C MANUAL DE FUNCIONES Descripcion del puesto de : Auditor Interno. Supervisa el control de calidad de los productos. Elabora proyector de pre-factivilidad. k. Depende de : Directorio. Asistir al personal de la posta médica. Es responsable de la reparación y adecuado mantenimiento de las máquinas y equipos de la empresa. para que estos dispongan de todos los medios y recursos que permitan cumplir con sus labores. Otras designadas por el Directorio y el Gerente General. Implementar programas permanentes de entrenamiento y capacitación en el área o perativa. m. Concesion Minera LA MOLINA S. concursos de precios y/o adjudicación directa. Estudia y propone el mercado de sus productos. j.

d. c. registros contables y operativos de la empresa. e. dando su opinión técnica a las gerencias respectivas. g. Otras designadas por el Directorio y el Gerente General. Revisión y mejoramiento permanente de los controles internos de la empresa. k. i. Flujograma Operativo . Responsabilidades y Funciones Específicas a. Formular recomendaciones para mejorar los procedimientos y controles internos e informar los resultados de sus descubrimientos al Directorio y en algunos casos al Gerente General. sistemas y registros contables y financieros y de operación de la empresa. procedimientos. h. b. asi como determinar la exactitud y honradez de los registros contables. Desarrolar y mantener un programa de auditoria interna para todas las unidades de la organización. contables y financieros que afecten al sector de extracción minera a la que pertenece la empresa. De Carácter Operacional a.Responsable por el estudio. Evaluar. materiales y financieros. Asesora a todos los miemros de la organización sobre el código de conducta. f. Establecer. Apoyar a la Gerencia General en cuanto a la salvaguarda de los activos de la empresa. formular recomendaciones al departamento contable e informar al Directorio sobre todo lo relacionado a los Estados Financieros y sobre la confiabilidad de su contenido. j. Mantener al corriente sobre aspectos tributarios. Informar de los hallazgos de auditoria y sugerir medios de corrección. evaluación y mejoramiento de los controles internos. Determinar el grado d e confiabilidad en la administración financiera y en su ejecución de control directo sobre recursos humanos. evaluar y estudiar los procedimientos. 2.

Explicacion sobre el flujograma El flujograma siguiente explica las operaciones básicas paso a paso que se realizan en el ciclo operativo de ventas. realiza la operación de atención de la solicitud y posterior despacho de los bienes. la de entrega de los bienes y finalmente el área de administración realiza la operación de cobranza al cliente y emisión de comprobantes respectivos (facturas. es decir: Area de vigilancia. Area de la cartera de exportación y el Area de Administración – Tesoreria. el área del Controlador/despacho. cuetas por cobrar e ingresos de caja. boletas de ventas y recibos de caja). FLUJOGRAMA OPERATIVO AREA VIGILANCIA AREA CONTROLADOR/DESPACHO AREA CANTERA DE EXPLOTACION AREA ADMINISTRACION-TESORERIA b. Ha sido dividiso por área involucradas que participan directamente en el proceso y control de las operaciones del ciclo operativo en mención. Area del Controlador/despachador. Flujograma Documentario Explicacion sobre el Flujograma . Como apreciaremos en el gráfico siguiente el área de vigilancia realiza la operación de control de los ingresos y salidas de los vehículos de carga de los clientes. el área Cantera de exportación.

se grafic an con el siguiente flujograma documentario.Boletas de venta.Hoja de Control de Vehículos. . Area de controlador/despachador: . FLUJOGRAMA DOCUMENTARIO AREA VIGILANCIA AREA CONTROLADOR/DESPACHO AREA CANTERA DE EXPLOTACION AREA ADMINISTRACION-TESORERIA . Luego del flujograma documentario.Facturas de Venta y/o . Area de administracion tesoreria: . encargándose solo de la entrega de los bienes (agregados).Orden de Atención /Despacho.Recibo de caja. cuentas por cobrar e ingresos a caja. En este flujograma también se ha dispuesto su división en cuatro áreas y de las cuales se emitiran los siguientes documentos: Area de Vigilancia: . describiremos en forma más detallada la secuencia establecida en el flujo de docuementos y de las operaciones realizadas.El flujo de los documentos que se utilizan en el ciclo operativo de ventas. Area de cantera de explotacion: no emitirá documento alguno.

c. entregándose al . siendo la distribución siguiente: Original : Para el cliente. se inicia con la llegada del cliente a la caseta de vigilancia. En esta área se toma los datos básicos del cliente y del vehículo que transportará los bienes vendidos. el cual se recibirá el pedido de compra del cliente. Area de Controlador/Despacho. siendo este último el encargado de recibir en primera instancia al referido cliente. en el que se entregará dicho archivo al A rea de administración. Memorandum descriptivo de los Flujogramas Operacional y Documentario Area de Vigilancia La operación de venta de agregados para la industria de la construcción (arena fina o gruesa y piedra chancada). para lo cual utilizará un formato pre-numerado denominado: HOJA DE CONTROL DE VEHICULO (ver modelo en anexo Nº 01) Este formato se llenará en original y se mantendrá en un archivo transitorio hasta el fin del turno. Esta área se encuentra a cargo del Controlador/Despachador. utilizando para este fin el formato pre-numerado: ORDEN DE ATENCION/DESPACHO (ver modelo en anexo Nº 02) Formato que se llenará en original y copia. La copia de este formato se mantiene en un archivo transitorio. en el cual se encuentran destacados un agente policial contratado y un agente de seguridad particular. Copia : Para el controlador/Despachador.

final de cada turno al área de administración. Area de Adminitración – Tesorería Luego de que el cliente fuera atendido por el Controlador/Despachador. Copia : Para el archivo permanete del área. el cual se encarga de realizar la respectiva cobranza. Boleta de Venta Original : Para el cliente Copia : Para el archivo permanente del área. teniedo estos la siguiente distribución: Factura de Venta Original : para el cliente Copia – SUNAT : para el cliente Copia – Emisor : para el archivo permanente del área. En esta área es atendido por el Tesorero. para ello utilizará el formato pre-numerado denominado: RECIBO DE CAJA (ver modelo en anexo Nº 03) Formato que se llenará en original y copia.Tesorería. siendo la distribución siguiente: Original : Para el cliente. . También se preparará el respectivo comprobante sustentatorio. se dirige con el original del formato: “Orden de Atención/Despacho” hacia el área de Administración . es decir la Factura o Boleta de Venta según el caso.

C S. gruesa o piedra chancada) consignados en la “Orden de Atención/Despacho” concuerdan con el “Recibo de caja” y la respectiva “Factura o Boleta de venta”.Recibo de caja. tres nuevos documentos: . para que de esta manera se proceda a la entrega de los bienes. .Area de Cantera de Explotación Después de que el cliente realiza el pago respectivo. que se apreciará en los siguientes anexos: CONCESIÓN MINERA LA MOLINA S.C. en donde se procederá al control respectivo y a completarse el formato de “Hoja de Control de Vehículos”. Elaborándose para tales efectos un modelo para cada nuevo documento.A.Hoja de control de vehículos. . (Numeracion pre-impresa) HOJA DE CONTROL DE VEHICULOS .Orden de Atención/despacho. procede a dar su visto bueno en el formato de “Orden de Atención/Despacho”.Recibo de caja.Orden de Atención/Despacho. . . Finalmente el cliente se dirige a la caseta de vigilancia.Factura o Boleta de venta. Anexos del memorandum descriptivo Del memorandum descriptivo anterior podemos apreciar que se incorpora al flujo documentario de la empresa. se dirige al área de Cantera de Explotación y entregará al controlador/despachador los originales de los siguientes documentos: .A. devolviendo al clientes los documentos previamente presentados. Luego de el Controlador/Despachador verifica que las cantidades del agregado (arena fina.

A.Responsable(s) : ___________________________________________________ Truno : ___________________________________________________ Fecha Nº Placa Razón Social Chofer Hora Ingreso Hora Salida Bien Transportado Observaciones Cant. Cantidad m3 Descripción Precio Unitario S/. . (Numeracion pre-impresa) FECHA: _______________ OREDEN DE ATENCION Y DESPACHO Razón Social :…………………………………………………………………………………… Nº de Placa: ………………………… Turno: …………………… Chofer: ………………….C S. M3 Descripción Documento CONCESIÓN MINERA LA MOLINA S.A.C.

C. por tal motivo no se elaboró un informe adicional.. el resultado de la prueba. tal como se describió en el octavo procedimiento del programa de auditoria.A. Nota: Las observaciones de deficiencia halladas en la prueba de cumplimiento no son de importancia. RUC: …………………………… Nº de Placa: ……………………………………………. se creyó por conveniente efectuar purebas de cumplimiento después de la entrega del Informe Final. que significó la plena adaptación y aceptación de los últimos controles internos establecidos en el ciclo operativo: Ventas. FASE: DEL SEGUIMIENTO Como mencionáramos al comenzar la fase III. Este procedimiento de auditoria sirve para reunir evidencia relativa al funcionamiento (adecuado o no) del sistema de control interno implementado en la empresa. tan solo se explicó verbalmente al Presidente del Directorio. es decir valor agregado al trabajo..C S.. Chofer: …………………………. IV. además de formarse una opinión sobre el particular y de permitir recomendar medidas correctivas en caso de su no cumplimiento o deficiencia. como aporte adicional. cuentas por cobrar e ingresos a caja.. Cuentas por Cobrar e Ingresos a caja. (Numeracion pre-impresa) FECHA: _______________ RECIBO DE CAJA Recibí de: ………………………………………………. luego de la implementacion de los últimos controles para el ciclo operativo: ventas. .A.CONCESIÓN MINERA LA MOLINA S.