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SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA INTEGRANTES: CARCHI CARCHI MARÍA EULALIA KARINA MARIBEL PAZMIÑO ARELLANO CURSO: CA4-10 PRIMER

TRIMESTRE 25 de enero de 2007 [pic] COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “JESÚS DEL GRAN PODER” LTDA. MANUAL DE CONTROL INTERNO RIOBAMBA, AGOSTO 2005 MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTENIDO Págs. I. INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO 3 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO 3 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? 4 II. OBJETIVOS 4 III. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 4 1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDAS EN LA DEFINICIÓN 5 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CMPLIMIENTO DE OBJETIVOS 5. ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2. QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? 6 IV. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO 7 1. EVALUACIÓN DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO 7 2. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 7 3. IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LAS AREAS 7 4. INFORMACIÓN ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA 8 5. CANALES DE COMUNICACIÓN 8 6. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA 8

V. NORMAS DE CONTROL INTERNO 8 A. GENERALES ADMINISTRATIVAS 13 A. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO 18 B. RECURSOS HUMANOS 20 C. SISTEMA AUTOMATICO DE DATOS 23 D. DISPONIBLE 25 E. TESORERIA 28 F. CARTERA DE CREDITO 31 G. CUENTAS POR COBRAR 37 H. ACTIVOS FIJOS 39 I. OTROS ACTIVOS 41 J. DEPOSITOS A LA VISTA 43 K. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 45 L. PATRIMONIO 46 M. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS 47 N. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS 51 NC. NORMAS DE CONTABILIDAD 52 NA. NORMAS DE AUDITORIA 58 I. INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia, la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la entidad que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. El control interno ha sido una permanente preocupación de auditores y administradores de todo el mundo y ha ido evolucionando con forme la gestión pública y la privada se han tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y forma de aplicarlo que cada vez más se ajusta a los requerimientos de cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances impresionantes de la corrupción. 1. A QUE AYUDA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EFECTIVO Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es considerado cada vez como una solución a numerosos problemas potenciales.

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí: • Entorno de control • Evaluación de riesgos • Actividades de control • Información y comunicación • Supervisión (monitoreo) Lo que se puede lograr con el control interno: El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera confiable. También puede reforzar la confianza en que la cooperativa cumple con las leyes y normas aplicables. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue donde quiere ir y evite peligro y sorpresas en el camino. 2. POR QUE LA AFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO NO ES ABSOLUTA? El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzarse los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales como: a) El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcionado a la pérdida potencial debida a fraudes o errores. b) El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones esperadas y no a operaciones poco usuales; c) El error humano potencial debido a descuido, distracción, errores de juicio o comprensión equivocada de instrucciones; d) La posibilidad de burlar los controles por medio de la colusión con externas a la entidad o con empleados de la misma; e) La posibilidad de que una persona responsable de ejercer el control pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la administración que violara algún control; f) La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados debido a cambios en las condiciones y que el cumplimiento con esos procedimientos pudiera deteriorar el control II. OBJETIVOS El Manual de Control Interno es una herramienta de consulta y dirección que contiene un conjunto de políticas, normas, disposiciones, métodos y procedimientos que rigen las actividades administrativas y financieras, comprometiendo acciones orientadas al cumplimiento de metas y objetivos previstos, mediante la eficiente asignación y utilización de los recursos humanos, materiales y financieros disponibles. Los objetivos que la entidad busca alcanzar a través de la implementación del Manual de Control Interno son: ➢ Eficacia y eficiencia en sus operaciones ➢ Confiabilidad de la información financiera ➢ Protección y salvaguarda de sus activos

➢ Cumplimiento de las leyes y normas que le sean aplicables. III. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, proteger sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad. 1. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES CONTENIDA EN LA DEFINICIÓN 1. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN PROCESO El no debe considerarse como un sistema aislado, temporal a los demás sistemas de la administración. No es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecución de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad al mismo tiempo que repercute en la obtención de costos y tiempos de respuesta. 2. EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS El control interno es realizado por personas. En primera instancia el máximo ejecutivo es el responsable de toda la administración y por ende del control interno. El control interno es inherente a todo el personal de todos los niveles de la institución. 3. PROPORCIONA SEGURIDAD RAZONABLE El control no puede proporcionar seguridad absoluta de protección. Por consiguiente el administrador debe tener la seguridad razonable de la eficacia de los controles y no la certeza absoluta de su infalibilidad. 4. ESTA ENGRANADO PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Toda actividad humana está encaminada al cumplimiento de objetivos. Una institución que tiene una base legal tiene una misión que se expresa en los objetivos a cumplir y alcanzar.

1.5 ASPECTOS MINIMOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO a) Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de cada cooperativa, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, así mismo de una adecuada separación de funciones, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones. b) Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la cooperativa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como de las acciones correctivas o mejoras requeridas según sea el caso. c) Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la cooperativa. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponden a los diferentes niveles de la cooperativa, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas. D QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES DE MANTENER EL CONTROL? a) Asamblea General de Representantes b) La Gerencia General c) El Consejo de Administración d) Comité de Auditoria e) Comité de Crédito f) Comité de Ética g) Comité de Calificación de Activos de Riesgos h) Comité de Riesgos i) Ejecutivos de las Áreas Financieras y Contables j) Auditoria Interna k) Demás personal IV. POLITICAS DE CONTROL INTERNO 1. EVALUACION DEL RIESGO INTERNO Y EXTERNO. El Control Interno deberá realizar evaluaciones para identificar los diferentes riesgos internos y externos, que pudieran afectar de forma negativa el logro de los objetivos operacionales y de informaciones, y esta evaluación debe cubrir los riesgos crediticios, de mercado, de liquidez y de operaciones (incluye delitos, malversación, información financiera no confiable, lavado de dinero entre otros). Los controles internos serán objeto de revisión constante para atender apropiadamente cualquier nuevo riesgo no controlado y reaccionar a las condiciones y circunstancias que puedan sufrir cambios. Las actividades de Control Interno incluyen: a. Revisiones de informaciones que muestren los resultados financieros.

controles para los accesos a la red. 5. accesible y con un formato apropiado. ejecutan y registran según la intención original. eficacia. SEGREGACION DE FUNCIONES. El sistema informático deberá incluir información financiera. IDENTIFICACION Y MONITOREO DE LAS AREAS. custodia de valores y documentos. efectos y valores. puntual. Garantizar que exista una información adecuada y una comunicación efectiva. planes de contingencia. Consecuentemente deben existir procedimientos de archivo que garanticen la conservación de los datos necesarios a la cooperativa. f. A estos efectos la información debe ser oportuna. la rotación periódica del personal y que no se le asignen responsabilidades contrapuestas. verificaciones y conciliaciones periódicas de los registros. semanales y mensuales. i. Realizar una identificación y monitoreo cuidadoso de las áreas de conflicto potencial. 3. c. V. Administración de riesgos e. eficiencia en la utilización de los recursos. j. Deben existir canales de comunicación para asegurar que todo el personal esté completamente consciente de las políticas y procedimientos que afecten sus tareas y responsabilidades y que cualquier información relevante llegue al personal que le corresponda. Control de las operaciones que se realizan por vía electrónica. CONTROLES SOBRE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA. datos de operaciones. inventarios periódicos. Cuadres. Verificar la legitimidad de las operaciones iniciadas. controles de seguridad física y lógica. confiable. de manera que se reduzca el riesgo de manipulación de la información financiera o de comisión de delitos. NORMAS DE CONTROL INTERNO CÓDIGO ENUNCIADOS . tales como procedimientos de back-up y su custodia fuera de la institución. k. INFORMACION ADECUADA Y COMUNICACIÓN EFECTIVA. Garantizar la adecuada segregación de tarea y funciones. Controles de actividades: informes diarios. h. Controles físicos: Arqueos periódicos del efectivo. Debe garantizarse que existan controles sobre los sistemas y tecnologías de información. Examen y valoración de las operaciones contables y de la aplicación de las disposiciones administrativas y legales correspondientes. Valoración del grado de economía. de recuperación.b. 4. Verificar que las transacciones u operaciones autorizadas se inician. CANALES DE COMUNICACIÓN. Establecimiento de responsabilidades para cada operación en las aprobaciones y autorizaciones. d. g. así como revisiones periódicas de las responsabilidades y funciones del personal clave para asegurar que no estén en una posición de encubrir acciones inadecuadas. 2. ejecutadas y registradas. 6.

RECURSOS HUMANOS C. SISTEMA AUTOMÁTICO DE DATOS D.02.07. Sueldos. Control de asistencia y permanencia del personal C. Períodos de contratación C.01.04.01.02. Objeciones de quienes ejercen control interno A.05. Flujo de documentación y reportes magnéticos C.12 Actualización de Reglamentos CÓDIGO ENUNCIADOS B.04. Control de Claves de Acceso D. Autorizadores del gasto A.08. Acceso a módulos de operación D. Supervisión continúa a los operadores y usuarios de equipos D.11. DISPONIBLE E. Delegación de Funciones A. Documentación de respaldo B.06.03. Banco de elegibles C.02. Vigencia de licencias de uso del software D.09. Capacitación y entrenamiento C. Formación de Comisiones Internas A.07.05. Fondo para cambios . Segregación de Funciones A.02.03 Autorización y registro de las Transacciones A.06.01. Selección Técnica de Personal C.05.11. Oportunidad en las vacantes C. Control del Índice de Liquidez E. Rotación de Funciones A. Control de programas de soporte financiero E.A. Archivo de documentación y respaldos magnéticos B. Líneas de Comunicación A.06. Evaluaciones de desempeño C.02. Liquidación de haberes C.10. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO B. GENERALES ADMINISTRATIVAS A.10 Prohibición de ejercer presión A.03.08.04. Personal caucionado D.09. Actas de recepción del hardware y software D. Mantenimiento del Hardware D.04.07. Prohibición de recibir beneficios C.01.01. Formularios prenumerados B. Cumplimiento de disposiciones reglamentarias A.03. Supervisión continua A. gratificaciones y bonificaciones C.

13.04.01. Respaldo de las Inversiones F.08. Depósitos inmediatos e intactos E. TESORERÍA F.12. CARTERA DE CRÉDITO G. Créditos Vinculados G.07. Actualización periódica de garantías y datos G. Entrega y recepción de valores en Tesorería F.07 Cierre y cuadre inmediato de cajas E. Fondos para gastos en efectivo E. Administración centralizada de Inversiones F. Cierre y cuadre diario de las cuentas de Cartera H.18. Control de créditos castigados G.03.E. Corte de documentos y confirmación de saldos CÓDIGO ENUNCIADOS E. Desembolso con cheques E. Cheques en blanco o al portador E.10.08. Prohibición en la concesión de préstamos G.10 Control de lavado de dinero G.03. Apertura de cuentas bancarias E.03. Oportunidad en las demandas de coactiva G.01. Emisión de políticas de crédito G.02.08 Orden de transferencias F. Constataciones y arqueos periódicos F. Arqueos sorpresivos E. Fondo Fijo de Caja Chica E.02.09 Cierre y cuadre diario de las cuentas de tesorería F.15.09. Control plazos de vencimiento G. Conciliaciones de Cartera G. Control de garantías y pagarés G.11.06 Control permanente de las IFI´s F.05. Responsabilidad en la calificación de créditos G. CUENTAS POR COBRAR H.06. Conciliaciones bancarias F. Avalúo técnico de garantías reales G.05.17.04. Control de la morosidad G.07.01.19.14.09. Conciliaciones periódicas de cuentas por cobrar .11. Confirmación periódica de saldos G. Comisión de Crédito G. Responsabilidades de la Comisión de crédito y autorizadores G.16.12.06. Supervisión continua de la cartera judicial G. Responsable del fondo fijo de caja chica E. Constatación periódica de las garantías en créditos G.10.05.13. Plan y flujo de Caja F.04. Comisión de calificación de Inversiones F. Castigo de cartera G.

H.03.05. Identificación de activos fijos I. Confirmación de saldos H.06.07. Cierre de diferencias por regularizar L. Conciliaciones periódicas L. Cálculo de intereses causados y pagados K.08.05. Enajenación de bienes I. Adquisiciones de suministros y materiales J.03.04. ACTIVOS FIJOS I.10.05.02. Anticipos al personal H. M.04.05.08. Control de activos improductivos K.03.07.02. J. Préstamos a directivos y empleados H. Adquisiciones I. Supervisión continua K. Promoción continua de captaciones K. Control del devengado J.06.02.04. Control de pagos anticipados J.01. Control de abastecimientos J. Control de cuentas inmovilizadas K.02. Transferencias internas J. Enajenación de Inventarios J.02. Índice de vencimientos L. Retención y pago de Impuestos .01. Custodia I.09. OTROS ACTIVOS J. DEPÓSITOS A LA VISTA K.06. Control de anticipos judiciales CÓDIGO ENUNCIADOS H. Sistema de registro de los inventarios J. Control de cierres de cuenta K. Control y archivo de tarjetas de ingreso K.01. Constataciones Físicas J. Control de cheques rechazados H. Constatación Física I. Oportunidad en el pago L.06.01. Control de pasivos inmovilizados L.07.06. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L. Autorización L. Negociación de los depósitos a plazo N.03. Presentación del documento de identificación K.07. Bienes en dación de pago I.04.03. Actualización de dividendos ganados J.04.05. Sistema de registro I.

Actualización permanente NC. INGRESOS O CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O. Las operaciones contables NC.02. Gastos de capacitación N. Control periódico de intereses ganados O.06 Obligaciones del gasto N. Control previo contable NC 03. Experiencia Profesional NC.13.08 Manual de contabilidad NC. Control gastos de publicidad y propaganda N.01.06.03 Reservas P. Criterio profesional NC.02. Cuidado profesional NC.05. Actualización de Catálogo de cuentas CÓDIGO ENUNCIADOS NC. Prohibición de gastos extrapresupuestarios N.03.09. Control periódico de ingresos por servicios O. Aprobación de procedimientos contables NC.02.13. Gastos suntuarios e innecesarios N.10.12. Archivo de documentación contable NC. Niveles de autorización del gasto N. Trabajos eventuales N. Documentación de respaldo O.04.08.05. GASTOS O CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N.03. Archivo y custodia de los certificados de aportación M. Promociones N.15.11.09. Compromisos del gasto N. Prohibición de documentos financieros extracontables .01. Manejo de cobranzas O. Actualización de procedimientos contables NC. PATRIMONIO M.01.04. Documentos de respaldo N.CÓDIGO ENUNCIADOS O.14.04.01. Donaciones en general N.16 Disposiciones Tributarias R.02.10.07. Obligación de suscribir contratos escritos N. Emisión de los certificados de aportación M.11. Q. Egresos para directivos N. Adquisiciones mediante concurso N.07.05 Prohibición de ingresos no autorizados NC NORMAS DE CONTABILIDAD NC. Oportunidad en la contabilización NC.12. Control presupuestario del gasto N.

03 Personal profesional e idóneo NA 04. Recomendaciones A. 02. . Comunicación de resultados oportunos NA 09.Se limitarán las actividades de los empleados en todos los niveles. Corrección de errores NC. La continuidad de las operaciones administrativas y financieras no deben permanecer inactivas por falta de delegación de funciones. dispondrá a recursos humanos el nombre del empleado que lo reemplazará hasta la selección del titular. 01.17. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES.15. registro y custodia. el gerente general. en procura de una independencia entre las funciones de autorización. Alcance de la auditoria NA. asignará las funciones. el jefe de la oficina. Objetivos de la auditoria NA 02. Esta asignación será temporal hasta llenar la vacante. Revelación suficiente a través de notas NA. sea este: directivo. Delegación de Funciones. A. deberá permanecer vacante. Documentos fuente NC.Ningún cargo. En los niveles operativos.16.18.NC. GENERALES ADMINISTRATIVAS: A. Planificación y programación NA 12 Soporte técnico de otros profesionales NA 13 Prohibición de recibir beneficios NA 14 Confidencialidad de los resultados NA 15 Declaraciones públicas NA 16 Actitud con el personal auditado NA 17.14. Responsabilidades del auditor interno NA 06. NORMAS DE AUDITORIA NA 01. Obtención de evidencia suficiente y competente NA 08. Plan Anual de Trabajo NA 07. Informe de auditoria NA 10. Respaldo al informe de auditoria NA 20. Cuando se produzca la salida definitiva de un Ejecutivo. Castigo y provisión para cuentas de dudoso cobro NC. Criterio constructivo y positivo en los títulos de los comentarios NA 18 Papeles de Trabajo NA 19. ejecutivo u operativo. el secretario del Consejo a que pertenece comunicará inmediatamente al suplente y lo principalizará para que asista a los actos y sesiones como titular. Uso de técnicas de auditoria NA 11. Independencia del auditor NA 05. Contabilización bienes en dación de pago NC. Al renunciar o solicitar ausencia definitiva un directivo. deberes y responsabilidades a empleados con conocimientos y labores similares del reemplazado.

sean oportunas y mantengan durante su trámite el control interno concurrente.La segregación de funciones depende de una división de las fases de autorización.Entre el personal de una misma unidad operativa en forma sistemática se establecerá la rotación de funciones. entre otras prácticas de control interno. A. 06. efectividad de las transacciones y decisiones administrativas y financieras. hasta una segunda delegación con el propósito de conservar una persona responsable de emitir información o de responsabilizarse por la marcha de las operaciones. ejecución. A. La cooperativa en forma permanente establecerá procedimientos de control para una efectiva autorización en comprobantes contables. ROTACIÓN DE FUNCIONES. Estos planes deberán ser cumplidos exactamente. 04. los niveles directivos y ejecutivos nombrarán comisiones internas de empleados. procedimientos de autorización que permitan que el registro de las operaciones administrativas y financieras. cuyo propósito consiste en la eficiencia. control de las operaciones y custodia de los activos. A. evitando errores o actos irregulares.Se establecerán por escrito. formularios. Al menos los registros constaran de dos firmas. en caso de ausencia temporal del titular. informes. FORMACIÓN DE COMISIONES INTERNAS: Para evitar la centralización de las decisiones y además formar grupos especiales o técnicos de trabajo. La rotación permite disminuir riesgos de encubrimiento de deficiencias administrativas y también se evita el adiestramiento de nuevo personal. mantendrá líneas de mando bien definidas. registro. Cada unidad operativa. permite que se capaciten a cumplir una tarea distinta a lo habitual en forma eficiente y efectiva. magnéticas. AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES. Los cambios periódicos de tareas a los servidores con funciones compatibles. . 03. A. medios a utilizarse para el intercambio de información entre todas sus unidades sean escritas. la primera de responsabilidad de quien elaboro el registro y la segunda de autorización de quien autoriza el mismo. revisión. 05. transferencias telefónicas u otro tipo de tecnología. El movimiento de los ejecutivos y operativos por concepto de vacaciones anuales. la subrogación o reemplazo por rotación deberá también ser planificado y autorizado en recursos humanos. respaldo suficiente y competente. permitiendo el conocimiento y práctica de las funciones compatibles y evitar que una persona sea imprescindible dentro de la administración. LÍNEAS DE COMUNICACIÓN. tomando en cuenta previo visto bueno la realización de pruebas de cumplimiento. El plan de comunicación deberá basarse en los objetivos institucionales que incluye dirección y administración del recurso humano. reportes. se lo hará sobre la base de una planificación anual.Las unidades operativas tendrán y mantendrán líneas reciprocas de comunicación que les permita un eficaz intercambio de información y entendimiento entre las líneas de mando y de relaciones humanas.

interna y de la Superintendencia de Bancos. así como miembros de la Asamblea General de Representantes. comité de ética y de auditoria. reglamentarias. pruebas de cumplimiento a las disposiciones y tareas asignadas a los niveles operativos. permanentes o emergentes encargados del estudio de prefactibilidad. Las comisiones permanentes serán: de calificación de crédito. En todos los niveles de decisión y ejecución deberán existir tareas de supervisión y control de las operaciones administrativas o financieras en busca de la calidad total. Asamblea de Representantes Gerencia General Consejos. Organismos de Control Jefes de áreas Gerente General Operativos Jefes de áreas.Todo el personal que conforman la estructura organizativa y funcional de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. tienen la facultad de realizar pruebas de cumplimiento a todas las unidades administrativas y niveles de decisión.Las gerencias. Ejemplo: EJECUCIÓN SUPERVISIÓN Consejos Organismo de Control. están obligados a cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales. A: 08. factibilidad. para su mejor control administrativo y financiero. CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES. Todos los niveles serán objetos de pruebas de control. operación y resultados de ciertas operaciones administrativas de la cooperativa. Las comisiones internas son grupos de trabajo especializados que analizarán. Su informe tendrá el carácter de técnicas y servirán para la toma de decisiones en los niveles directivos o gerenciales. La comisión no recibirá remuneración. SUPERVISIÓN CONTINUA. entregan a la organización normas y métodos de control interno . De igual manera los niveles directivos con sus resoluciones. control de calidad de los procesos. A. de calificación de activos de riesgo. Las comisiones emergentes serán conformadas de acuerdo la necesidad y sus componentes serán designados de acuerdo al concepto y objetivo deseado. los ejecutivos con sus políticas internas y auditorias con sus recomendaciones. dieta o gastos de representación adicional.dirigentes o mixtos. estatutarias y políticas internas emitidas para el control eficiente y efectivo de las operaciones administrativas y financieras. disponen por escrito de resoluciones emitidos por los organismos de control y demás entidades gubernamentales que dirigen y supervisan el desarrollo institucional. estudiarán e informarán sobre ciertas operaciones administrativas o financieras. 07. Las auditorias: externa. Su trabajo se considera como parte de sus funciones. jefaturas generales y de unidades operativas realizarán en forma periódica y sorpresiva. de administración integral de riesgos. Las instituciones financieras.

Tales actitudes anularán la transacción y se emitirán las respectivas responsabilidades. a fin de. obligación o desembolso ordenada o dispuesta.10. Todo trámite u operación propias de la cooperativa serán realizados según procedimientos del área. como giradores y otorgadores del visto bueno. podrán libre y voluntariamente objetar por escrito las órdenes pertinentes de sus superiores. entre otras. tienen la obligación de acogerse a estas disposiciones. funcionarios. verificando su cumplimiento y además la documentación se encuentre completa. analizar la posibilidad de realizar reparaciones o recuperar parte del costo con la venta del mismo. otorgamiento de créditos. A. dependiendo del bien se solicitará se entregue el bien a ser reemplazado. Quien libra la orden podrá insistir en su disposición y por escrito permitiendo ser responsable de la operación en forma individual. Funcionario o Empleado de la Cooperativa. 172 del código de trabajo. AUTORIZADORES DEL GASTO Las personas autorizadas a firmar cheques o autorizar gastos en efectivo. en las operaciones financieras. pero la responsabilidad consiguiente recaerá exclusivamente en la persona que haya insistido. verificar que efectivamente necesite ser reemplazado. 11. Directivo. Los autorizadores del gasto. expresando las razones por las cuales se asisten en su negativa. numeral 2 del Art. tienen la facultad de negar cualquier operación que a su opinión y debidamente respaldado. Quienes efectúan el control interno concurrente y previo. son responsables de realizar el proceso de control interno previo al desembolso. podrá ejercer presión.12. empleados. Su incumplimiento está tipificado en las leyes. A. especialmente de desembolsos de fondos de la Cooperativa. Los directivos.que sirven para mejorar el sistema administrativo. recomendación o intermediación de operaciones de: crédito. inversiones. A. ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTOS . Si el superior insistiere por escrito en el compromiso. Para esto se deberá llenar un formulario de entrega – recepción al encargado de la custodia de los bienes de proveeduría con el respaldo de Auditoria Interna esta custodia será temporal hasta que se tome una decisión al respecto. A. además de operaciones administrativas. sin que exista de por medio la intervención de personas involucradas en la administración de la Institución. Adicionalmente en los casos de reposición de bienes por daño en los mismos. OBJECIONES DE QUIENES EJERCEN CONTROL INTERNO Los ejecutivos y empleados a quienes según sus funciones ejercen el control interno previo y concurrente. consideren perjudicial a los intereses institucionales. negociación de captaciones. reglamentos internos. PROHIBICIÓN DE EJERCER PRESIÓN Ningún representante a la Asamblea. 09. los empleados cumplirán la orden. adquisiciones y captaciones. tienen la responsabilidad de objetar y anular un egreso que según sus respaldos no justifiquen el desembolso.

FORMULARIOS PRENUMERADOS: Los formularios que respaldan la ejecución de operaciones financieras. previo conocimiento de las instancias respectivas. Todo reglamento y estatuto. La custodia y dotación de formularios no utilizados.Los diferentes reglamentos que regulan las operaciones administrativas y financieras de la cooperativa. B. se proveerá de seguridades contra incendio. son custodiados en cajas de seguridad internas de las agencias de la cooperativa. será respaldada y justificada con documentación suficiente y competente. luego serán considerados como archivo pasivo observando las disposiciones legales. finalidad. así: informaciones meses anteriores en la Agencia Chambo. El sistema de archivo conservará un orden lógico y de fácil acceso e identificación. cintas y discos magnéticos que respalda las operaciones administrativas. tendrán obligatoriamente a su impresión una numeración en forma cronológica y secuencial para su control permanente. o de gestión serán anulados y archivados secuencialmente con sus similares. utilización y manejo de recursos materiales y de valores monetarios. Los archivos magnéticos que respaldan las operaciones diarias del sistema financiero. En donde se conserven los archivos pasivos y permanentes. servirán de base para análisis de la transacción y respaldarán la naturaleza. justificación y sus resultados. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO: Toda operación o transacción financiera o administrativa. cambios o mejoras. financieras y transacciones contables. La asesoría Jurídica coordinará con las respectivas áreas operativas la elaboración de propuestas de reformas. los procedimientos permitirán la ubicación rápida y mejor utilización. 02. inundaciones y cualquier otro siniestro que ponga en peligro su . B. De ninguna manera se perderá el orden cronológico. serán conservados como archivos permanentes hasta seis años. La documentación de respaldo a las operaciones administrativas y financieras. robo. Es necesario conservar un control sobre la secuencia de formularios y de los comprobantes utilizados en las operaciones financieras o materiales. mes actual en la caja de seguridad de la Agencia Centro y su correspondiente respaldo en el computador alterno ubicada en la oficina matriz de la entidad. deberá contener disposiciones legales y normas actualizadas. no deben estar al alcance de personas no autorizadas B. serán actualizados o reformados permanente sobre la base de nuevas disposiciones legales. 03. políticas internas y demás normas que cambien su estructura actual. 01. DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO B. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Y RESPALDOS MAGNÉTICOS: La documentación. Los documentos productos de fallas de impresión.

Se considerará primeramente la carrera administrativa interna.El archivo de recursos humanos. revisado y aprobado por el Jefe de Área o del Gerente. será responsable de la selección de personal. Externa y control de la Superintendencia de Bancos. estos tendrán la firma de responsabilidad de quien la elaboró y de quien realizó el control y aprobación de la información consignada. reporte o archivo magnético a ser enviado a instituciones y personas externas. De declararse desierto el mismo. BANCO DE ELEGIBLES. Se prohíbe contratar personal sin previa calificación. contendrá un banco de datos. que contengan información general de personal aspirante preseleccionado y listo para ser incorporado al ser requerido. De producirse una vacante.integridad. pruebas psicotécnicas. El análisis del perfil y requisitos que debe reunir la persona que ha de ocupar una creación o vacante. 02. Las ternas para Gerente General. según conste en los requerimientos establecidos en el Manual de Funciones. pruebas de conocimientos. quien después de una entrevista. 04. 01. C. La identificación de oficios estarán centralizados en la Secretaria de Gerencia. FLUJO DE DOCUMENTACIÓN Y REPORTES MAGNÉTICOS: Toda documentación.C. RECURSOS HUMANOS. B. Auditoria Interna. exigiendo conocimientos técnicos. sin que sea conocido.. Es necesario mantener un buen archivo de datos. entre otros. serán presentadas al Consejo de Administración. En el caso de reportes e informes. Terminado el proceso de selección. exceptuando los Consejos. Cada departamento u oficina de trabajo tendrá su código y número de identificación de memorandos. debidamente actualizados. El banco de elegibles. Comisiones y Auditoria. El Gerente o Jefe de Área. SELECCIÓN TÉCNICA DE PERSONAL. puesta a conocimiento y aprobación de los gerentes. experiencia profesional. elegirá su subalterno. C. se elegirá las propuestas del banco de elegibles. Las ternas para Auditor Interno y Externo serán presentadas por el Comité de Auditoria al Consejo de Administración. simplificará procedimientos y costos de selección. La selección se lo realizará mediante un proceso de entrevistas. quienes tomarán la decisión de proponer a la Asamblea General su elección. Directivos. serán emitidas con el código y número general de la oficina operativa. . capacidad y honestidad. darán facilidades a: Representantes. Se prohíbe el envió de información por cualquier medio escrito o magnético. a la documentación que respalda y justifica operaciones y transacciones de la Cooperativa. recursos humanos presentará hasta tres elegibles al Gerente General. se invitará a un concurso interno.La jefatura de recursos humanos.

conferencias. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO Será preocupación permanente de los niveles ejecutivos y de decisión. El entrenamiento o mejoramiento de conocimientos y habilidades. deberá ser superior a . Esta norma es aplicable a todos los empleados de la Cooperativa. deberá ser contratado según disposiciones del capítulo I. cursillos. como un soporte al desarrollo personal y profesional. a) Formulario “Informe económico previa liquidación de haberes” a) Acta de finiquito elaborado por asesoría jurídica a) Renuncia o trámite jurídico. LIQUIDACIÓN DE HABERES Todo funcionario y empleado esta obligado a entregar los bienes en su custodia. antes de ser aceptada y tramitada su renuncia o separación. Quince días antes del vencimiento del período de prueba. 03. con el aval de auditoria interna. PERIODOS DE CONTRATACIÓN El personal incorporado a la planilla de la cooperativa. La capacitación por lo general debe ser evaluada al final del curso o seminario. seminarios o dinámicas de grupo. La capacitación será orientada especialmente por instructores especializados y dependiendo del área de actividad del personal. del título I. será permanentemente evaluado. el jefe inmediato informará a la gerencia de la terminación o ampliación del contrato a plazo fijo. El resultado o rendimiento será exigido en forma ascendente. en procura de actualizar y especializar sus conocimientos. Los resultados de la evaluación técnica a los participantes servirán para tomar correctivos en la calidad o especialidad del tema. Antes de elaborar la liquidación de haberes a una persona cesante o renunciante. C. 06. serán responsables solidarios de diferencias o bienes no entregados por el ex-servidor. la capacitación y entrenamiento de del personal en todos los niveles. informes de avance de labores. se exigirán como respaldo al egreso los siguientes requisitos: a) Acta de entrega y recepción de valores. C. C. se lo hará por medio de prácticas de grupo. 04. De igual manera y con el mismo plazo antes de cumplir un año. documentación y archivo. La persona que autoriza el pago de la liquidación y quien realiza el control concurrente. documentos y bienes bajo su responsabilidad. del Código de Trabajo. a excepción de: el Gerente General que podrá ser contrato bajo la figura jurídica de mandato y el Auditor Interno que será contratado bajo honorarios profesionales.C. se comunicará a la jefatura de recursos humanos la terminación o prórroga del contrato. obtener mayores rendimientos y elevar la calidad de trabajo. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO El desarrollo personal en su área de trabajo. 05.

También son sujetas a evaluación el cumplimiento de las disposiciones legales. después su recuperación se torna difícil en perjuicio del costo beneficio o del valor agregado. De lo contrario no habrá razón para retribuir. recompensas. GRATIFICACIONES Y BONIFICACIONES Se retribuirá a los funcionarios y empleados con sueldos. SUELDOS. reglamentarias y políticas internas.los niveles mínimos razonables para cada función. C. 08. Este ingreso remunerativo acorde a la responsabilidad del puesto permitirá que el servidor mantenga rectitud y honestidad. si falta una pieza o pierde continuidad. además de mayor entrega y rendimiento. Sus resultados serán parte de la “administración por cultura”. Por lo tanto queda totalmente prohibido que persona alguna reciba: regalos. 07. Es necesario trabajar por objetivos y con tendencia a la calidad total. Funcionario y Empleado está obligado a cumplir sus obligaciones y deberes con honestidad y rectitud y no recibir ningún beneficio como recompensa por el desempeño de sus funciones. gratificaciones y bonificaciones. no justifica el cumplimiento de su desempeño. buscando ser equitativos con las labores alcanzadas en sus puestos de trabajo. propinas u otros valores o bienes. PERSONAL CAUCIONADO . socios o cualquier ente natural o jurídico que tenga vinculación directa o indirecta con la Cooperativa. C.11. tarea o actividad. que nos permita calificar las actitudes del personal. C. Realizará evaluaciones periódicas y sorpresivas de su cumplimiento. La evaluación será periódica. a cambio de realizar un trámite o favorecer con gestiones a determinadas personas o instituciones como son: proveedores. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL Recursos Humanos establecerá políticas y procedimientos que permitan el control de la asistencia y permanencia en el lugar de trabajo. OPORTUNIDAD EN LAS VACANTES La administración necesita de continuidad en las tareas y actividades asignadas a sus servidores. pertenece a un engranaje en la estructura y organización de la Cooperativa. el CONTROL INTERO empieza a debilitarse. PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS Todo Directivo. sin tentaciones o privaciones económicas. se seleccionará en forma inmediata al reemplazo o se cubrirá con la subrogación o encargo. debe devolverlo de inmediato e informar a su jefe del hecho para constancia. La permanencia y asistencia física del personal durante la jornada de labores. por lo menos dos veces en el año. Las planillas de registro de asistencia personal servirán de instrumento de evaluación y control al rendimiento de los empleados. 10. de la Gerencia y Jefe de Recursos Humanos. Cada funcionario o empleado. El fenómeno es más acentuado en puestos de jefatura. Cuando un servidor de la cooperativa reciba un beneficio involuntariamente. 09. C. C. su inobservancia será considerada atentatoria contra el prestigio institucional. Se exigirá el estricto cumplimiento de esta norma. al momento de producirse una vacante.

El personal que maneja valores y bienes. dependiendo de la función que desarrolle. Índices Financieros. la jefatura de sistemas realizará una supervisión del software en los equipos de cómputo. deberá informar a los niveles de decisión y control para . 01. VIGENCIA DE LICENCIAS DE USO DEL SOFTWARE La jefatura de sistemas. es autorizador del gasto. debe ser cuidado y preservado de los factores climáticos y ambientales. Activos Fijos. mantendrá un inventario de licencias de uso del software que incluya su vigencia. deben ser parte de un plan anual que nos permita conservarlos útiles y funcionando. Reportes Gerenciales y Utilitarios. mantener control de los usuarios del sistema financiero evitando posibles hechos dolosos con la utilización de sus conocimientos en computación. Inversiones. en forma periódica realizará un control sobre los accesos y módulos en operación. Es permisible que la Cooperativa proceda a proteger sus activos. El hardware de la institución. SUPERVISIÓN CONTINUA A LOS OPERADORES Y USUARIOS DE EQUIPOS Periódicamente y en forma sorpresiva. D. El mantenimiento por equipo se lo hace de acuerdo a una planificación anual y por el técnico de la Cooperativa. De encontrar situaciones agravantes.D. Contador. 02.04. Recaudadores. robo o hurto. No debe existir la posibilidad de descuido en la vigencia D. Cajeros. Depósitos. Los funcionarios que deberán tener el amparo de una caución o póliza son: Gerente. Jefe de Cajas. cuidará que los operadores o usuarios no tengan acceso a la base de datos o herramientas que permitan la modificación o alteración de archivos principalmente de cartera y depósitos a la vista. deben ser autorizados y protegidos por sus proveedores. D. El especialista de la cooperativa. pérdida. anualmente elaborará un plan de mantenimiento correctivo y preventivo que abarque todos los equipos de computación a nivel institucional. Cartera de Créditos. Las licencias de uso del software instalados en las oficinas de la Cooperativa. Los módulos de operación en CONEXUS están divididos en: Contabilidad. SISTEMA AUTOMÁTICO DE DATOS. Jefes de Agencias. MANTENIMIENTO DEL HARDWARE Los equipos de computación. estarán sujetos a mantenimiento preventivo al menos dos veces al año. D. Auditoria Interna o Jefe de Sistemas. su limpieza y reparaciones correctivas. contratando seguros contra siniestro. Oficiales de Crédito. Clientes. 03. El control deberá ser permanente. ACCESO A MÓDULOS DE OPERACIÓN Cada usuario tendrá acceso a los módulos de trabajo. Es responsabilidad de la jefatura de sistemas. deberá tener obligatoriamente póliza de fidelidad o garantías como caución.

La jefatura de sistemas.la toma de acciones correctivas. este último será sujeto a control permanente en la aplicabilidad y actualización de su objetivo. proformas. La institución protegerá la inversión en hardware y software. contrato o factura de adquisición de servicios o equipos. autenticidad del objeto del gasto. calidad y aprobación de la autenticidad de las especificaciones técnicas descritas en las bases. supervisión y control. Su inobservancia lo convertirá en responsable solidario o cómplice y encubridor de acuerdo a la gravedad del hecho. Los niveles de control concurrente. servicios de mantenimiento. entre otros. sin la presentación de este requisito. con una inspección de la cantidad. O1. corresponderán al área de desarrollo y programación del departamento de sistemas. CONTROL DE CLAVES DE ACCESO Periódicamente. será motivo de sanciones para el usuario dueño de la misma. CONTROL DE LIQUIDEZ ESTRUCTURAL Y RIESGO DE LIQUIDEZ Es obligación del Administrador de Riesgos elaborar el “Control de Liquidez Estructural”. Auditoria Interna y operadores de equipo realizarán el cambio de claves de acceso a los equipos y sistema financiero de los usuarios. CONTROL DE PROGRAMAS DE SOPORTE FINANCIERO De realizarse programas de desarrollo interno. La Gerencia está obligada a llevar una liquidez razonable y de acuerdo a los índices del sector. La prolongada permanencia y uso de una misma clave de acceso al equipo y al sistema. Los programas de desarrollo interno. 05.Como respaldo del egreso por adquisición de equipos de computación. adiciones. serán responsabilidad del Administrador de Riesgo y de la Gerencia. que será puesto en conocimiento del Gerente General para el control diario del exceso o disminución de la liquidez y la toma de acciones correctivas o preventivas. mejoras o adquisiciones del software. realizará la verificación de las especificaciones técnicas propuestas. cualquier debilidad en su administración y control. cambios. pruebas de cumplimiento o funcionamiento y suscribirá la acta entrega y recepción respectiva. El uso indebido de la clave en perjuicio de la cooperativa. 07. no realizarán trámite alguno para la cancelación. E. serán bienes patrimoniales de la cooperativa. FONDO PARA CAMBIOS . Cada usuario es responsable del uso de sus códigos de acceso. su custodia. Las claves serán secretas e individuales. ACTAS DE RECEPCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE. estos deberán ser almacenados en un solo módulo de control. 02. D. Periódicamente se revisarán estos programas. 06. D. permite la difusión y conocimiento de otros usuarios debilitando el Control Interno en la identificación de un código y relacionándolos con un empleado. verificando su vigencia y servicio al sistema financiero. DISPONIBLE E. E. D.

serán liquidados por el solicitante en un plazo no mayor a las 48 horas de haberlas recibido. Su manejo y custodia se lo hará en estricto cumplimiento del Reglamento respectivo. El custodio de caja chica debe mantener independencia con otras funciones financieras. Los anticipos de valores de caja chica con el respaldo de “Vales”. En ningún caso habrá más de un custodio encargado de su manejo en una misma oficina operativa. es una cantidad fija asignada para un propósito específico. se abrirá fondos para gastos en efectivo. ARQUEOS SORPRESIVOS Todos los fondos en efectivo. 03. Un fondo para gastos en efectivo. Los arqueos periódicos y sorpresivos. se efectuarán desembolsos en efectivo considerados urgentes. RESPONSABLE DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA La Secretaria de Gerencia será la responsable del manejo del fondo fijo de caja chica.pagadora o jefe de caja. manteniendo valores en efectivo en montos sin riesgo.El fondo de cambio en custodia de la recibidora . custodia. Este fondo se utilizará únicamente para pagos urgentes de menor cuantía y no para desembolsos de operaciones regulares. durante la jornada de trabajo realizará monitoreos del disponible. El fondo será a nombre del custodio. El número de fondos para gastos en efectivo. Su custodia y control necesariamente se lo hará por parte de un funcionario o empleado que se encuentre amparado con una póliza de fidelidad. E. serán responsabilidad de: Auditoria Interna quien dejará constancia escrita con responsabilidad de quienes intervinieron en el arqueo. reposición y liquidación será igual al de caja chica. serán sujetos de comprobaciones periódicas por medio de arqueos sorpresivos. quien en un plazo no mayor a las 48 horas siguientes de haber cumplido el objetivo del requerimiento. 05. será restringido al mínimo posible. El mecanismo de manejo. por ningún motivo su manejo será entregado a persona no caucionada. de valor reducido que no sea factible realizarlo vía cheques. su monto dependerá de la necesidad y plan de egresos. . previa autorización de la gerencia general. realicen el registro contable y autoricen gastos. incluyendo aquellos valores entregados a cobradores. 06. adjuntando los respectivos documentos de justificación y soporte. E. responsable del fondo. La supervisora de caja. Los procedimientos de operación del fondo fijo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las transacciones de valor reducido sean reconocidas y registradas oportunamente. FONDO FIJO DE CAJA CHICA Con el fondo fijo de caja chica. queda prohibido el uso en desembolsos propios de caja chica o desembolsos con cheque. será liquidado incluyendo documentos de justificación y respaldo de los gastos. E. será destinado única y exclusivamente para atender en ventanilla los requerimientos de los socios. 04. será independiente de quienes manejen fondos en efectivo. FONDOS PARA GASTOS EN EFECTIVO En circunstancias especiales. E.

contendrá mínim o tres firmas de responsabilidad. CIERRE Y CUADRE INMEDIATO DE CAJA La recibidora . el control de sus movimientos será más confiable y oportuno.11. DEPÓSITOS INMEDIATOS E INTACTOS El dinero en efectivo. CORTE DE DOCUMENTOS Y CONFIRMACIÓN DE SALDOS. Tesorería solicitará el corte de cuentas bancarias confirmando en forma independiente la razonabilidad y veracidad de sus saldos frente a los registros contables. anticipos u otros desembolsos. permitiendo el control posterior. observa las disposiciones de la Ley de Cheques y disminuye el uso indebido de los fondos de la entidad. siempre realizada por el personal operativo de la Tesorería. serán sujetas a conciliaciones semanales. producto de las operaciones de caja y otros ingresos.pagadora. APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS Las cuentas corrientes o de ahorro abiertas en los diferentes Bancos. E. 12. La Jefe de caja es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. E. se evitará crear rutina. . se evitará tener cuentas sin movimiento y sin objetivo institucional. La propiedad. veracidad y conformidad de un desembolso debe ser respaldado en forma efectiva por un cheque. E. DESEMBOLSO CON CHEQUES. CHEQUES EN BLANCO O AL PORTADOR Bajo ninguna justificación se firmarán cheques en blanco o “al portador”. E. evita malversaciones del efectivo. Se limitarán las cuentas a lo estrictamente necesario. Será su obligación que en forma diaria reporte su fin de día. dos principales y una alterna. al término de su jornada de trabajo realizará el cierre y cuadre de la caja. Las cuentas de ahorro utilizadas para las operaciones con socios. para cambio de cheques personales o de terceros. E. E. hasta dentro de las veinticuatro horas siguientes a su recepción. 08. Las cuentas siempre tendrán dos firmas de autorización. es necesario dos firmas de autorización. En el transcurso del mes y de manera periódica. Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. 09. Mientras más reducido sea el número de cuentas bancarias. Queda prohibido el uso de dinero en efectivo antes de su depósito. 07. legalidad.10. serán debidamente revisadas. El control de la emisión de cheques debidamente llenados y a nombre del beneficiario. en fechas diferentes. Los desembolsos serán realizados por medio de cheque a excepción de aquellos que pertenecen a fondos fijos. debidamente cuadrados y sin diferencia.Se realizarán por lo menos una vez al mes. serán a nombre de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. efectivo y papeletas de retiro y depósitos. El control de los egresos de las cuentas de ahorro o corriente debe ser cruzado. registradas y depositadas en forma intacta.

El propósito de esta práctica sana consiste en mantener la confiabilidad de los saldos en bancos. que nos permitan tomar medidas correctivas inmediatas. supervisión y serán responsables de una buena calificación de las entidades financieras nacionales y extranjeras en donde se depositará el disponible y los excedentes de liquidez de la Cooperativa. su posición más prudente será de excusarse de intervenir en la toma de decisiones. Una conciliación bancaria es parte del control contable sobre las cuentas de bancos y otras entidades financieras. Si un miembro de la comisión tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el administrador de una Institución Financiera. pólizas. Las conciliaciones bancarias serán elaboradas por una persona independiente a la preparación. patrimonio técnico. 03. serán en originales y legalizadas por las financieras captadoras. Los certificados. de control. se reúne y califica a las Instituciones Financieras. pagarés y otros documentos que justifican una inversión realizada. COMISIÓN DE CALIFICACIÓN DE INVERSIONES Esta comisión estará conformada por representantes de los niveles directivos. por personas independientes al control. Los documentos de respaldo serán archivados en la Tesorería. liquidez. F. La preparación por una persona independiente. serán respaldados en un plazo no mayor a las veinticuatro horas de realizada la operación. Un documento en FAX. es necesario comprobar y confirmar con los bancos sus saldos y movimientos en nuestras cuentas de ahorro y corrientes. la Comisión de Inversiones en forma periódica y de acuerdo a lo que señala el reglamento de inversiones. CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias deben ser oportunas y se elaborarán hasta ocho días después del fin de mes en forma clara y lógica. registro y firma de cheques. será parte de una investigación exhaustiva de la posición en el mercado.. CONSTATACIONES Y ARQUEOS PERIÓDICOS Se efectuarán constataciones periódicas y sorpresivas de documentos y certificados de inversiones. Las decisiones del Comité de Inversiones. 01 RESPALDO DE LAS INVERSIONES Las negociaciones en certificados de inversión que realice la Tesorería. otorgará mayor confiabilidad a sus resultados. no es respaldo suficiente y competente. sus datos permitirán realizar revisiones y seguimientos de hechos relevantes. registro y custodia de inversiones y . que permita al tesorero realizar negociaciones con la máxima seguridad y minimizando el riesgo. se deben confrontar los saldos que arrojan los estados bancarios con nuestros registros contables. E. F. 13. etc. Sobre la base de informes técnicos y especializados del Tesorero. NORMAS TÉCNICAS DE TESORERÍA F. fotocopias serán remitidas a las oficinas operativas para justificación de las transacciones contables. 02. F.

la razonabilidad y cuadre con los registros contables. PLAN Y FLUJO DE CAJA . existencia de las salvaguardas físicas como bóvedas. serán inmediatamente comunicado al Tesorero para los trámites y negociaciones respectivas. CONTROL PERMANENTE DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS Con el uso de información especializada y dirigida por medio de sistemas informáticos. el Tesorero realizará continuas investigaciones y análisis del posicionamiento de las entidades del sector en el mercado financiero. La verificación de las inversiones se lo hará periódicamente. La coordinación y ejecución será responsabilidad de la jefatura de oficinas y supervisora de caja. en cambio la constatación física de los pagarés se lo hará al menos una vez al año. caja fuerte. 06. Los excedentes del disponible. La Planificación se hará sobre la base del flujo de caja. F. La continuidad del control y custodia de documentos por inversiones y de pagarés. Por ningún motivo la transición de la custodia puede ser mayor a las cuarenta y ocho horas. abalizado por auditoria interna o personas independientes de su control. La tesorería estará dotada de infraestructura y equipos necesarios para la consulta. de pagarés y certificados F. tasas y rentabilidad de la negociación. El Comité de Auditoria. Será responsable de los informes que remita a la comisión de inversiones y gerente así como de las negociaciones que resultaren de un mal análisis e investigación.pagarés por créditos. La tenencia de dinero ocioso en las cuentas bancarias será de responsabilidad del Gerente General y solidariamente por el Tesorero. registro y custodia. 05. 04. F. ENTREGA Y RECEPCIÓN DE VALORES EN TESORERÍA. preparado y controlado por el Tesorero. será necesariamente respaldados en una acta de entrega y recepción. 07. la administración será centralizada en la Tesorería. análisis y estudio del mercado de inversiones. depende de la oportunidad de la constatación y verificación de valores y la entrega al subrogante o reemplazante. son los encargados de mantener una supervisión y control continua sobre las inversiones.A la salida temporal o permanente de un empleado del área de tesorería especialmente de quienes custodian valores y documentos pagaderos a la vista. El Tesorero se convierte en asesor de negocios de los niveles ejecutivos. Se comprobará la legalidad de los documentos de respaldo. determinando la oportunidad. F. ADMINISTRACIÓN CENTRALIZADA DE INVERSIONES Para una mejor planificación y control de las negociaciones de inversiones. Auditoria Interna y Gerente.

F. CONTROL DE LAVADO DE DINERO La Tesorería y sus áreas de supervisión de recibidores pagadores en las oficinas operativas. debidamente cuadrados y sin diferencia. 08. tesorería realizará el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su área. el Gerente es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. del Art. F. inversiones.000. deberán reportar obligatoriamente al Consejo Nacional de Substancias Estupefacientes sobre los motivos de la presunción. Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. guarden relación con la actividad económica. 10. la frecuencia. características de sus operaciones y tipo de transacción comercial o particular y su periodicidad. No. ORDEN DE TRANSFERENCIAS Es el procedimiento mediante el cual el Tesorero administra el disponible de las oficinas operativas. Será su obligación que en forma diaria reporte: día. Mediante orden escrita y autorizado por la gerencia general. las personas responsables de la captación de dinero que reciban valores superiores a los USD 2. las gerencias de las oficinas operativas. Para un adecuado control interno. las proyecciones de ejecución de gastos. Las operaciones de tesorería deben ser cerradas y cuadradas diariamente.El Plan y flujo de caja comprende el estudio de factibilidad del rendimiento de los ingresos. Ninguna transferencia de fondos. identificación. se realizarán transferencias de fondos de un banco a una financiera o viceversa. 172 del Código de Trabajo. El flujo de caja es un instrumento a ser utilizado por el Tesorero y bajo la supervisión de la subgerencia administrativa y financiera. b) Establecer el origen. c) Evaluar que el monto consignado y movimiento de las captaciones. la rentabilidad del disponible y los resultados mediante el flujo de dinero en caja. enviarán esta información previo conocimiento de gerencia general. hora y monto de la transacción. De la cuenta de ahorros o inversión) que incluya la actividad económica del socio. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE TESORERÍA Al término de la jornada de trabajo. F. desembolsos y demás movimiento contable. . d) Comunicar en forma inmediata a sus superiores de sospechas o presunciones de transacciones o de socios y clientes que pudieren estar vinculados con el lavado de dinero. mediante el uso de formularios evaluarán la siguiente información: a) Datos personales (nombres. De existir información relevante y debidamente justificada de presunción en el lavado de dinero. orientadas a evitar el ocultamiento. Los gerentes de oficinas operativas. dirección. de un solo socio o cliente. será efectivizada sin la firma de revisión y aprobación de la gerencia general o su delegado. La inobservancia de esta norma será imputable a lo que señala el numeral 2. 09. firma. volumen. inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades relacionadas con el narcotráfico. lugar. características y el destino de las transacciones financieras de sus clientes. que incluya a mas de los datos personales la fecha. manejo. están obligadas a adoptar medidas de control permanentes en depósitos de ahorro o captaciones de inversiones.

sin presiones y siempre con la aceptación unánime de sus miembros. social. 73 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero). G. su posición más prudente será de excusarse de intervenir en la toma de decisiones.Auditoria Interna y Comité de Auditoria. serán parte de una investigación exhaustiva de la información económica. 03. que permitan realizar adjudicaciones de préstamos con el menos riesgo posible de incobrabilidad. G. deben ser adoptadas dentro de un marco de legalidad. El cupo de crédito para el grupo no podrá ser superior al diez por ciento (10%).02. ni el límite individual superior al dos por ciento (2%) del patrimonio técnico calculado al cierre del ejercicio inmediato anterior al de la aprobación de los créditos”( Art. calificará las solicitudes. así como se establece un límite individual de crédito para aquellas personas vinculadas a éstos. sí un miembro de la comisión tiene un parentesco de consanguinidad o afinidad con el solicitante. CARTERA DE CRÉDITO G. Las actuaciones y resoluciones del Comité de Crédito serán registradas en Actas. CRÉDITOS VINCULADOS “Se establece un cupo de crédito de grupo. entre sus pruebas periódicas esta en la obligación de incluir la verificación del cumplimiento de esta norma e informar oportunamente a los niveles correspondientes. 01. La decisión en contra de uno de sus miembros será motivo de revisión de las causas y justificada. Sobre la base de informes técnicos y especializados del Asesor Integral de Oficina. el Comité se reunirá en forma periódica y de acuerdo a lo que señala el reglamento de Crédito. Las decisiones del Comité de Crédito. cumplir y hacer que se cumplan todos los requisitos legales y reglamentarias. así como se establece un límite individual de crédito para aquellas personas vinculadas por propiedad o administración. garantías efectivas y otros parámetros del socio. los administradores. G. . al cual podrán acceder los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia. especialmente por la falta de respaldo de garantías u omisiones permitidas por acción directa en la toma de sus resoluciones. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CRÉDITO Y AUTORIZADORES Son responsabilidades del Comité de Crédito y los niveles de autorización por el monto: mantener una conducta ética. empleados y personas naturales y jurídicas vinculadas a éstos. debidamente foliadas y legalizadas con la firma de quienes participaron en la reunión de calificación. Las decisiones del Comité de Crédito. COMITE DE CRÉDITO Este Comité tendrá al menos un miembro titular con independencia a los procedimientos de recepción y calificación de una solicitud de préstamo. seguir las políticas y procedimientos establecidos y respetar y mantener el carácter confidencial de la información. para ser analizada en reuniones posteriores. serán responsables solidarios de una autorización de créditos con riesgos y que en lo posterior resulte motivos de castigo.

G. aquellos socios que con arreglo a las normas legales y reglamentarias internas se favorezca con tasas de interés.04. Jefe de Negocios y quienes perteneciendo al área de crédito toman decisiones en la concesión de préstamos. 06. registro o custodia. verificando la vigencia y existencia física. G. Se tomarán decisiones de recuperación de . respectivamente y por servidores independientes de su control. CONTROL PLAZOS DE VENCIMIENTO Se realizarán permanentemente análisis y evaluaciones de la cartera morosa.Se consideran vinculados por propiedad: las personas naturales o jurídicas que posean. entrega a los abogados y devolución de créditos cancelados. G. clasificación por estado. Emitirán disposiciones que permitan un control de calidad y la excelencia total de los procedimientos para cartera. su clasificación permitirá identificar incluso aquellas garantías o pagarés consignados en juzgados y abogados. El área de crédito mantendrá registros de pagarés emitidos y entregados a Cartera para su custodia. De acuerdo a las disposiciones legales le corresponde al Consejo de Administración la supervisión de las políticas crediticias. directa o indirectamente el uno por ciento ( 1%) o más del capital pagado de la Cooperativa. estableciendo antigüedad de saldos. Las políticas internas deben ser actualizadas. sin que tal acción reemplace a verificaciones de organismos de control y niveles directivos. CONTROL DE GARANTÍAS Y PAGARÉS Se establecerán registros auxiliares de control del inventario de garantías reales y pagarés. Esta norma tiene como finalidad comprobar la razonabilidad de los saldos por pagarés y la legalidad y vigencia de las garantías por crédito u otras operaciones por cobrar. plazos. Las oficinas operativas cumplirán lo dispuesto en esta norma. 07. periódicamente evaluarán la eficacia y eficiencia de las políticas de crédito. Se consideran vinculados por presunción. mejoradas o cambiadas por cansancio del producto. falta de garantías y otros tratamientos preferenciales. también hipotecas y contratos prendarios. CONSTATACIÓN PERIÓDICA DE LAS GARANTÍAS EN CRÉDITOS Al menos dos veces por año se efectuarán constataciones periódicas y sorpresivas de las garantías reales y pagarés. Gerente General. Contabilidad debe llevar el control contable de las garantías registradas en las cuentas de orden y mantenerlos cuadrados con los inventarios. 05. G. estos registros serán continuamente actualizados y servirá para confrontar con las existencias físicas. EMISIÓN DE POLÍTICAS DE CRÉDITO El Consejo de Administración conjuntamente con el Jefe de Negocios. también se consideran vinculados por administración: los miembros del Consejo de Administración.

con cartera en estado judicial. Las conciliaciones lo hará una persona independiente al registro. G. embargo o secuestro de bienes. controlando que los resultados sean confiables para una efectiva toma de decisiones. La supervisión continua al estado del proceso judicial para recuperación de cartera.08. El análisis de la cartera vencida será realizada por una persona independiente a la aprobación de los préstamos. La recuperación vía judicial se lo hará sobre la base de cobro en efectivo. SUPERVISIÓN CONTINUA DE LA CARTERA JUDICIAL La cartera judicial será supervisada en forma continua y permanente. estado y condiciones judiciales. instancias y cambios de procedimientos. 09. De acuerdo al volumen de operaciones de crédito. 10. se realizarán pruebas de confirmación de saldos de cuentas a cobrar por préstamos a socios y clientes. G.11. para la eficiente y oportuna recuperación del crédito. deben tener oportunidad en las gestiones extrajudiciales y la emisión de las demandas respectivas. dación de pago. vencida y morosa con las cuentas de control de mayor general. Los jefes de las oficinas operativas tendrán la responsabilidad de ejercer control sobre el inicio de las demandas en contra de socios y clientes morosos.12. consigue efectividad en retornar capitales para préstamos. realizarán la confirmación de saldos a los socios deudores. CASTIGO DE CARTERA Los créditos a ser castigados antes de conocimiento de las .créditos en mora. debiendo dejar constancia escrita de los resultados y medidas tomadas. G. OPORTUNIDAD EN LAS DEMANDAS DE COACTIVA La cartera con vencimientos en estado judicial. Auditoria Interna o el Jefe de Negocios. CONFIRMACIÓN PERIÓDICA DE SALDOS Al menos una vez al año. También se confrontará con los inventarios de pagarés y las garantías reales. G. Un crédito moroso judicial no debe permanecer sin los trámites legales respectivos. Se lo hará mensualmente a fin de verificar la efectividad de las recaudaciones y eficiencia de las calificaciones de solicitudes. evaluando su avance. resultados. la confirmación se lo hará en base de muestreos. CONCILIACIONES DE CARTERA En forma periódica se realizarán conciliaciones de cartera activa. disminuir la cartera morosa y fortalecer los activos institucionales. La dación de pago será efectiva si los bienes son vendidos o transferidos antes del año a partir de la fecha de recepción. G.

deberán ser revisados y analizados por personas independientes a su autorización y registro. Se elaborarán actas de los actuado e informes de sus resultados.instancias de autorización. G. 13. El castigo de la cartera morosa. CONTROL DE CRÉDITOS CASTIGADOS La cartera castigada será sujeta a control de recuperación. Se mantendrán registros auxiliares de control de aquellos créditos castigados y que según registros corresponden a un dólar. serán rechazados por las instancias de autorización. serán solidaria y pecuniariamente co-responsables de un crédito moroso y castigado por mala calificación o comprobación de datos de solicitante y garante. serán solidarias con el socio o cliente que dejare de pagar y se determine negligencia en los procedimientos de otorgamiento del crédito. G. PROHIBICIÓN EN LA CONCESIÓN DE PRESTAMOS Una solicitud que contenga informe negativo de concesión en cualquiera de las fases de calificación. deberán ser verificados al menos una vez al año. la oportunidad en sus procedimientos. G. supervisión y autorización. Las responsabilidades de quienes participan en el proceso de calificación. será de responsabilidad de quienes participan en el proceso. avalúo y aprobación. ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE DATOS En forma periódica y por personas independientes a su custodia.14. avalúo. verificando su vigencia y actualización. El control incluirá un seguimiento a los trámites judiciales y de cobro. verificación. Las garantías reales y sobre firmas y datos consignados en los FILE de crédito. 17. Un crédito es sujeto a castigo después de realizados los trámites en un plazo establecido por las disposiciones legales y reglamentarias. por ningún motivo estos créditos dejarán de ser susceptibles a los trámites de cobro por parte de las instancias respectivas. debe hacérselo después de ser agotado todas las instancias de recuperación del crédito y siempre sobre la base de informes de cartera y departamento jurídico debidamente certificado. El castigo sin observancia de las disposiciones legales y favoreciendo a ciertos socios. datos generales de socios y garantes y garantías reales y sobre firmas.16.15. será sujeta a recalificación o de acuerdo a las razones de la negativa. AVALÚO TÉCNICO DE LAS GARANTÍAS REALES . G. será de responsabilidad de quien las autoriza y liquida. Una solicitud que contenga informe negativo y fuere autorizado por las respectivas instancias. controlando su vigencia y datos domiciliarios actualizados. se realizarán constataciones de los certificados. clientes o garantes. RESPONSABILIDAD EN LA CALIFICACIÓN DE CRÉDITOS Los funcionarios y empleados que califican y autorizan una solicitud de préstamo. G. Se prohíbe favorecer a un socio o cliente con la adjudicación del préstamo que contenga razones de fondo y que lo califique a no ser sujeto de crédito.

quienes efectúan la supervisión a cobradores externos. H. cartera realizará el cierre y cuadre de las operaciones realizadas en su área. créditos por destinos. CONTROL DE LA MOROSIDAD Quienes hacen funciones de control y supervisión de las operaciones de cartera.19. CIERRE Y CUADRE DIARIO DE LAS CUENTAS DE CARTERA Al término de la jornada de trabajo. CONFIRMACIÓN DE SALDOS Al menos una vez al año y siempre antes del cierre del ejercicio económico. El resultado será acompañado de un INFORME TÉCNICO. la jefatura general de crédito es solidariamente responsable de la inobservancia de esta norma. también deberá realizar evaluaciones continuas de la efectividad del cobro y emitir medidas correctivas o preventivas. Las operaciones de Cartera deben ser cerradas y cuadradas diariamente. G. G. CUENTAS POR COBRAR H. 01. ANTICIPOS AL PERSONAL . Reportará y tomará medidas disciplinarias a su incumplimiento. Las oficinas operativas tendrán un staff de profesionales a obra cierta que nos permita obtener un eficiente y efectivo avalúo.18. El avalúo será realizado por especialistas o técnicos internos o externos. debidamente cuadrados y sin diferencia. con las cuentas de control del mayor general. prendas y plan de inversión. La entrega del avalúo dependerá del monto de la solicitud de préstamo. se confirmarán los valores registrados como cuentas por cobrar. en forma permanente realizarán evaluaciones a los reportes de morosidad. H. Un control permanente de la morosidad. Será su obligación que en forma diaria reporte su fin de día. Auditoria Interna o personas independientes al manejo de estas cuentas. por personas independientes a su registro y manejo. serán sujetos a avalúos y análisis de personas con conocimientos técnicos o especializados. según sea el caso. Los resultados servirán para establecer políticas internas de recuperación efectiva. CONCILIACIONES PERIÓDICAS DE CUENTAS POR COBRAR Se efectuarán en forma periódica conciliaciones de: Otras Cuentas por Cobrar. realizarán la confirmación de saldos verificando la autenticidad y veracidad de sus registros. permitirá establecer procedimientos efectivos para la recuperación de esta cartera. H. 02. y demás movimiento contable.Las hipotecas. La conciliación tendrá como objetivo verificar que los valores del mayor auxiliar se encuentren debidamente respaldado y justificado y sus saldos se presenten en forma razonable. 03.

Quien autoriza el préstamo será responsable solidario de la recuperación. Se llevará un registro auxiliar de control por cheques rechazados que servirá de base para la toma de decisiones y acciones correctivas. H. Será de responsabilidad del área de Caja..07. mantener actualizado el registro auxiliar de control de cheques protestados. Los bienes en dación de pago serán custodiados por una persona única responsable y su almacenamiento debe ser en un lugar seguro y con protección contra el deterioro. De acuerdo al concepto del depósito con cheque el área respectiva ejercerá responsabilidad de la recuperación del valor más los gastos bancarios. el control de los anticipos judiciales.06. plazos. establecer los montos residuales del sueldo después de descontados: dividendos. adjuntando la respectiva documentación que la justifique y respalde su gestión. El autorizador del egreso.Previa la otorgación de un anticipo de sueldos o beneficios adicionales. funcionarios y empleados será sujeta a las disposiciones legales y reglamentarias. cuando se trate de personas relacionadas con la cooperativa. especialmente evitando vinculaciones por propiedad. Se prohíbe realizar excepciones en: tiempo. los funcionarios y empleados serán sujetos a una verificación de la capacidad de pago. Su autorización dependerá de la capacidad de pago y el residuo del sueldo que le permita mantenerse en el mes que transcurre. La verificación de la capacidad permitirá a los niveles de autorización. Periódicamente los cobradores y abogados. no dará trámite a otro anticipo sin que previamente se haya realizado la liquidación del dinero entregado anteriormente a la presente solicitud. estos bienes deberán ser motivo de venta antes de cumplir un año de recepción. los trámites de comunicación y recuperación de los valores será en forma inmediata. . Para el respectivo control de cheques recibidos. tasas y requisitos. administración y presunción. CONTROL DE ANTICIPOS JUDICIALES Será responsabilidad del área jurídica y contabilidad. PRESTAMOS A DIRECTIVOS Y EMPLEADOS Toda solicitud de préstamo de directivos. BIENES EN DACION DE PAGO Se llevarán registros auxiliares de control de bienes en dación de pago.05. H. 04. descuentos por compras en comercios con los que la entidad tenga convenios y otros descuentos con el carácter de permanentes. La inobservancia a la presente norma anulará la operación y será sujeto a la devolución inmediata de los valores. H. se tomará muy en cuenta lo dispuesto en La Ley de Cheques. CONTROL DE CHEQUES RECHAZADOS Se mantendrá un control diario de los cheques protestados por el Banco depositario. H. aportes legales y voluntarios. entregarán una liquidación de egresos realizados con cargo a esta cuenta. Será responsable solidario si ejecuta un anticipo sin observar la norma.

En la constatación se verificará: la existencia física. bienes para enajenación. costo histórico. CONSTATACIÓN FÍSICA Se realizarán constataciones físicas de los activos fijos por lo menos una vez al año. deberán cumplir con las disposiciones del Reglamento de adquisiciones. SISTEMA DE REGISTRO Se mantendrán registros adecuados de activos fijos. ingresos y traspasos I. entre otros. se ajustarán los registros contables. número o código de identificación. verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos contables. bienes constatados y no registrados. son los responsables del cumplimiento de las disposiciones reglamentarias. contabilidad designará el código del activo fijo e inmediatamente se lo registrara en el bien y los comprobantes de custodia de bienes. fecha de compra. 02. I. depreciación acumulada. 03. 04. valor reexpresado. ADQUISICIONES Todas las adquisiciones de activos fijos. Con los resultados. ubicación. Su almacenamiento debe evitar el daño o descuido físico. Mantenerlos guardados genera capital ocioso y susceptible a provisionar luego del año de custodia. custodio y oficina operativa asignada. entre otros: descripción del activo. . custodios. en forma inmediata se entregará al custodio con el respaldo del formulario: “Comprobante de Bienes Devolutivos”. además previo el pago se realizará el control del cumplimiento de las especificaciones técnicas. estado del bien. 01. ubicación. valor residual. que permitan mantener control en la clasificación. esto restaría valor a los bienes y no compensaría con el valor que respalda el crédito. quienes realizan funciones de control interno concurrente. código de identificación. registro con valores. Los registros mantendrán información básica. ACTIVOS FIJOS I.Los bienes recibidos en dación de pago tendrán que convertirse en dinero en el menor tiempo posible. I. IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Los activos fijos institucionales deben ser identificados con un código individual que permita reconocerlos fácilmente. Los registros detallados permiten controlar los egresos. normas de control interno. En las adquisiciones de activos fijos. La toma física periódica será responsabilidad de una persona independiente a la custodia y registro contable. revisión y autorización de la compra. cálculos de la depreciación y corrección monetaria. cláusulas contractuales. I. bienes registrados y no constatados. cantidades y calidades de facturas. Al momento de realizar una adquisición o ingresar. Cualquier diferencia será causa de la suspensión de la compra. Una vez cumplido los procesos de adquisición. Los códigos deben ser numéricos y registrados en un lugar visible del componente físico. Estos deben ser iguales a los códigos contables.

perecibles o . con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos. OTROS ACTIVOS J. A la salida de la institución de un directivo o servidor. ENAJENACIÓN DE BIENES Periódicamente. para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenación de los bienes muebles e inventarios. con registros por unidades de iguales características. cambios o uso de vacaciones. los daños o pérdidas calificados como intencionales. etc. por ende los costos que demanden su reposición o reparación serán cargados a los culpables. reemplazo de bienes existentes. dados de baja o rematados. que será puesto a conocimiento de la comisión de enajenación de activos fijos. Las entradas. serán considerados de su responsabilidad. Un ejemplar será para contabilidad. se revisarán y depurarán las cuentas de activos fijos. requisito a ser adjuntado al comprobante contable. uno para el remitente y otro para el designatario.I. Al menos una vez al año. entregar por escrito los bienes a cada uno de los custodios por área administrativa. Cada custodio será responsable de la conservación y mantenimiento de los activos fijos recibidos. cambios y mejoras en inmuebles. donados. SISTEMA DE REGISTRO DE LOS INVENTARIOS Se establecerá un sistema adecuado para el control contable de las existencias de inventarios en almacenes y proveeduría. Se deberá poner especial atención en el crecimiento de los activos fijos y bienes en dación de pagos Es de responsabilidad de la gerencia general. CONTROL DE ACTIVOS IMPRODUCTIVOS Se mantendrá control sobre el crecimiento de los activos improductivos de la institución. salidas. CUSTODIA Será responsabilidad del área de control interno de los activos fijos. 01. J. evitando la adquisición de bienes suntuarios e innecesarios. serán motivo de la entrega y recepción de los activos fijos a su custodia. Para los activos fijos que son transferidos a otras unidades. I. siempre cuadrados con los saldos contables. se establecerán los activos fijos que se encuentren en desuso o inservibles. mantener la tasa promedio del sector y no permitir un incremento considerable de los activos improductivos. Ninguna persona está autorizada a enajenar bienes sin el respectivo informe de la comisión. serán respaldadas mediante el uso del formulario: “Comprobante para el traspaso de bienes en custodia”. 06. Los inventarios son los suministros y materiales para el consumo interno. I. es necesario la firma a conformidad del acta de entrega recepción. 05. 08.

Este último es importante para la orden de adquisición antes de su completo consumo. Ninguna persona está autorizada a enajenar suministros o materiales sin el respectivo informe de la comisión. Se deberá evitar almacenar bienes innecesarios y en cantidades que excedan a las requeridas. deberá ser respaldado por la respectiva firma de responsabilidad en la entrega y recepción de lo adquirido. J. ENAJENACIÓN DE INVENTARIOS Periódicamente. CONTROL DE PAGOS ANTICIPADOS Los registros contables y extracontables permitirán un control mensual sobre los pagos . sobre un análisis de las existencias. que será puesto a conocimiento de la comisión de enajenación de activos fijos. Las constataciones físicas serán realizadas por personas independientes a su custodia y registro. salidas y saldos. su reposición o adquisición debe ser oportuna. ADQUISICIONES DE SUMINISTROS Y MATERIALES El custodio reportará periódicamente al jefe de oficina. necesidades prioritarias. 04. CONSTATACIONES FÍSICAS Se efectuarán constataciones físicas de las existencias en proveeduría. J. Quien recibe vigilará la calidad y cantidad de lo entregado. J. 02 CONTROL DE ABASTECIMIENTOS Todo pago por abastecimiento de bienes en almacenes y proveeduría. cantidad y calidad. evitando suspender determinada actividad por la falta de materiales o suministros. La diferencia en cantidades o disminución de la calidad. Todas las adquisiciones deberán ser consignadas a la custodia de la persona designada para el efecto. con aquellos bienes que por su estado deben ser: vendidos. J. Su registro deberá permitir un control de las entradas. para su control e informe respectivo en el tratamiento de enajenación de los bienes muebles e inventarios. 05. se establecerán los inventarios para el consumo interno en proveeduría que se encuentren en desuso o inservibles. Cualquier diferencia en calidad o cantidad será de responsabilidad de quien las recibió y registro. 06. dados de baja o rematados. al menos una vez al año. El abastecimiento deberá ser controlado. verificando la razonabilidad y veracidad de los saldos en las cuentas contables. Ninguna adquisición será custodiada o distribuida por persona diferente a la responsable. suspenderá los procedimientos de adquisición. un informe de existencias y las necesidades de nuevas adquisiciones. donados. se revisarán y depurarán las cuentas de proveeduría. 03. Al menos una vez al año.fungibles. De acuerdo a la naturaleza del inventario para el consumo interno. J.

J. J.10. las captaciones son el objetivo fundamental de directivos. Es obligación de contabilidad solicitar a las instituciones en donde tenemos acciones y participaciones. En el control se verán involucrados las áreas de sistemas. Una vez recibidas las comunicaciones de dividendos ganados se hará el respectivo registro. contabilidad y cartera. las diferentes oficinas operativas liquidarán los valores pagados con cargo a sus resultados. 09. la actualización de los ingresos obtenidos por este concepto. Las tareas de marketing y planes estratégicos de negocios. su control se tornaría débil mientras pasa el tiempo. En forma mensual deberá amortizarse los pagos anticipados en montos previstos en las políticas internas y disposiciones legales. 08. J. DEPÓSITOS A LA VISTA K. Únicamente se mantendrán los valores por préstamos a corto plazo. 01. por tal motivo. Una cuenta transitoria y de control no debe permanecer abierta por períodos largos. al cierre del ejercicio económico no deberán registrar saldo alguno. Las cuentas de activos y pasivos por transferencias internas mantendrán sus saldos con valores a corto plazo y al final del ejercicio económico sus saldos serán de cero.anticipados. K. las diferencias deberán ser identificadas y regularizadas. En el transcurso del período mensual. la promoción de los productos de ahorro y de captación debe ser continua y permanente. J. Por su carácter de transitoria en un plazo no mayor a los sesenta días. 02. se realizará el control de las cuentas del devengado. CONTROL DEL DEVENGADO En forma permanente. ACTUALIZACIÓN DE DIVIDENDOS GANADOS Anualmente se registrarán los valores ganados por inversiones de la cooperativa en otras instituciones financieras y organismos de integración. PROMOCIÓN CONTINUA DE CAPTACIONES Establecido el giro financiero. TRANSFERENCIAS INTERNAS Las cuentas por transferencias internas. CIERRE DE LAS DIFERENCIAS POR REGULARIZAR El uso financiero de esta cuenta será utilizada únicamente en casos excepcionales y previa autorización. K. CONTROL DE CIERRES DE CUENTA . 07. manteniendo el cuadre entre sistemas y verificando que los saldos de los reportes sean razonables y veraces. son básicas dentro de los objetivos institucionales y de interés principalmente de los gerentes. Los registros serán detallados y su clasificación deberá permitir identificar la cuenta a amortizarse. funcionarios y empleados.

realizará pruebas y verificaciones de la autenticidad del documento de identificación. registrando incluso las firmas del solicitante. CONTROL DE INTERESES CAUSADOS Y PAGADOS . K. deberán mantener control en la autorización sin perjuicio de mantener diálogos con los socios en procura de mantener su cuenta. Se instruirá al socio para que periódicamente actualice sus datos. la responsabilidad por pérdidas o errores en la entrega de dinero a personas que no justifican sus datos y firmas de afiliación. será de las personas que autorizaron o entregaron el efectivo.Las operaciones de cierres de cuentas de ahorro. se considerará: el monto del retiro. K. ahorro preferencial y depósitos a plazo. CONTROL Y ARCHIVO DE TARJETAS DE INGRESO Las fichas de ingreso de socios y clientes deben ser llenado en su totalidad. entre otros.04. autorizaciones de retiro a terceras personas o cualquier duda que obligue a realizar el cruce de datos. Se circularizarán a socios y clientes que mantengan cuentas de ahorro. CONTROL DE CUENTAS INMOVILIZADAS Se mantendrá un control sobre cuentas inmovilizadas. K. 03. El archivo de las fichas de ingreso será una herramienta básica para la identificación y ubicación de un socio en caso de necesidades institucionales. Incluyendo un teléfono de referencia para cualquier comunicación de parte de la institución. Selectivamente la recibidora pagadora. 05. saldo promedio. firmas diferentes en papeletas y cédula. No se aceptará fotocopias u otros documentos de identificación. El archivo será cronológico y a cada ficha se adjuntará la respectiva fotocopia de la cédula de ciudadanía o identidad. con aplicación de políticas internas y disposiciones legales emitidas para el efecto. cruzando con los datos consignados en la “ficha de ingreso”. se calificará la calidad del socio. 06. verificando su movimiento. verificando que los saldos en nuestros registros se confronten con los certificados por los ahorristas e inversionistas. deberá respaldarse en la presentación del documento de identificación. 07. Toda operación de egreso de valores. El cierre de las cuentas se realizará también de acuerdo a lo establecido por el organismo de control. PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN Toda operación de retiro de valores. Para tomar una muestra selectiva. K. Previa autorización de cierre. SUPERVISIÓN CONTINUA Se realizarán pruebas de razonabilidad y autenticidad de los depósitos a la vista y depósitos a plazo. antigüedad. De resultar un socio calificado. se hará gestión para retener su cuenta. K. será únicamente con el respaldo de la cédula de identidad o de ciudadanía. Periódicamente se realizarán pruebas de control a las cuenta inmovilizadas.

Tesorería elaborará en forma semanal una relación de la captación de ahorros. La generación de compromisos u obligaciones. es recomendable que los autorizadores de la obligación. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR L. sean independientes del registro y control de las obligaciones. Todo plan de inversión y crédito. 03. se realizarán pruebas de exactitud de los valores pagados por concepto de intereses en ahorros. dineros propios y sobre este análisis se planificará la asignación de montos para cartera e inversiones. en forma oportuna. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y programación. L. estará sujeta a las disposiciones legales vigentes y se ceñirán a los planes y programas propuestos. serán susceptibles de pasar a propiedad del INFA. encaje y depósitos a plazos. CONCILIACIONES PERIÓDICAS Se efectuarán conciliaciones periódicas y permanentes de los registros auxiliares de obligaciones con el mayor general. L. naturaleza y disponibilidad presupuestaria. tendrá estrecha relación con las captaciones de ahorro y depósitos a plazo. estará dada por las políticas internas y reglamento de adquisiciones. 08. INDICE DE VENCIMIENTOS Se mantendrá un sistema de clasificación de obligaciones por fechas de vencimiento. NEGOCIACIÓN DE LOS DEPÓSITOS A PLAZO Las negociaciones en captaciones por depósitos a plazo. 02. AUTORIZACIÓN La responsabilidad de la autorización de las operaciones y transacciones que originen compromisos y obligaciones en montos. Es necesario prevenir los conflictos de intereses que puedan surgir en esta norma. . L. Es recomendable efectuar las conciliaciones de obligaciones. o por más de diez años con un saldo mayor. saldos y vencimientos. K. 01. por depósitos a plazo.En forma permanente. en forma mensual. En ningún caso las tasas serán iguales o superiores a los intereses ganados por cartera o inversiones. 04. El índice de vencimientos permite un adecuado control actualizado de las obligaciones que tiene la institución. CONTROL DE PASIVOS INMOVILIZADOS Todos los pasivos en moneda nacional o extranjera que hubieren permanecido como inmovilizados por más de cinco años. Las conciliaciones permitirán poner en alerta a los responsables sobre el cumplimiento de las obligaciones. a ser cubiertos oportunamente. L. con un saldo de hasta el equivalente a tres UVC. utilizarán parámetros de rendimiento entre la tasa pactada y la rentabilidad en inversiones y con un margen que cubra los costos administrativos.

PATRIMONIO M. deberán ser permanentemente capacitados en la aplicación de leyes y disposiciones tributarias. deberán ser abonadas o canceladas con la debida oportunidad. 05. sanciones y otras tasas. serán de responsabilidad de las personas que permitieron el vencimiento. No se emitirán certificados en blanco. la custodia de los certificados en custodia. manteniendo un control de su inventario M. Se mantendrá un archivo de los certificados en custodia.Se exceptúa de esta norma los depósitos en general y los que obedecen a mandato legal o de autoridad competente y providencias judiciales legalmente notificadas. La circulación de un título con datos parciales. sin permitir el recargo de intereses o tasas adicionales por falta de pago. observando con oportunidad la retención y pago a los organismos rectores. intereses. la cooperativa deberá evitar mantener estos títulos a no ser de que voluntariamente el tenedor suscriba la acta de entrega y recepción y manifieste su voluntad de que la institución sea el custodio. Las obligaciones tributarias e impuestos deben ser pagadas con la debida oportunidad y sobre la base de retenciones efectivas. Periódicamente se revisarán los montos acumulados de los socios y se emitirán los respectivos certificados. M. La volatilidad de los depósitos a la vista debe ser protegido por las reservas . M. sin datos o nombres diferentes. Los certificados de aportación forman parte del capital social y su tenedor es socio de la cooperativa. 02. RETENCIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS Las unidades de control y pago de egresos. Será responsabilidad de quienes manejan documentos y valores. RESERVAS Las políticas internas deberán tener la tendencia a que las reservas institucionales respalden los depósitos a la vista y depósitos a plazo. anula el documento. L. serán responsables de la ejecución y aplicación de las disposiciones tributarias y arancelarias. con el respectivo registro contable. OPORTUNIDAD EN EL PAGO Las obligaciones contraídas por la institución. L. separados por los emitidos y no entregados. 03. EMISIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIÓN La emisión de los certificados deberá ser a nombre del socio e incluirá los valores nominales en números y letras. Las personas encargadas de realizar retenciones de impuestos. ARCHIVO Y CUSTODIA DE LOS CERTIFICADOS DE APORTACIÓN Los certificados de aportación deberán ser entregados a los socios en forma oportuna. Las multas.06. 01. que resultaren de la falta de oportunidad en el pago. sin beneficiario o sin valores.

PROHIBICIÓN DE GASTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS Ninguna jefatura contraerá compromisos. ingresos destinados por la Ley u otros análogos. N. Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar su comprobación y respaldo a la transacción. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS N. veracidad y conformidad con el presupuesto. por parte de la persona encargada de autorizar el gasto. 05. serán incluidos dentro del proyecto presupuestario. la autoridad competente podrá anularlo total o parcialmente. la verificación del disponible es necesario para mantener gastos debidamente planificados. 02. sin que previamente se haya determinado la disponibilidad presupuestaria.facultativas. los que deberán reunir la información necesaria. Adicionalmente. N. será efectuada siempre que se tenga disponibilidad presupuestaria. 01. N. Mientras el servicio no se convierta en obligación. decida adquirir de terceros bienes. Cada una de las personas que intervienen en los procesos de adquisición o cancelación de obligaciones serán las encargadas de establecer y verificar la propiedad. la provisión de reservas debe ajustarse a los requerimientos establecidos por los organismos de control. Sin embargo. El monto en libros deber ser mayor a los saldos de nuestras obligaciones. permitiendo el normal desenvolvimiento de las funciones de cada entidad para comprobar el grado de eficiencia. Ningún valor será entregado. sin excepción alguna. N. efectividad y economía con las que se efectuaron las mismas. siempre observando las disposiciones reglamentarias y políticas internas. Cualquier fondo o cuenta especial. 04. por conveniencia institucional y con respaldo de las cláusulas contractuales el compromiso puede ser anulado. NIVELES DE AUTORIZACIÓN DEL GASTO Todo gasto estará sujeto a la verificación de su propiedad. COMPROMISOS DEL GASTO La asignación presupuestaria se comprometerá en el momento en que la autoridad competente. mediante acto administrativo válido. los bienes se entreguen o los servicios se presten. servicios o realización de obras: El compromiso subsistirá hasta que las obras se realicen. autorización y asignación presupuestaria. 03. innecesario o cuando se tenga la certeza de que . Esta anulación podrá hacérselo cuando el compromiso se considere inconveniente. DOCUMENTOS DE RESPALDO Todo desembolso por gastos será respaldado con la documentación suficiente y competente. legalidad. legalidad. que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. N. autorizará o contraerá obligaciones. sin que conste la respectiva aprobación. respecto a recursos financieros. celebrará contratos. CONTROL PRESUPUESTARIO DEL GASTO La autorización de un egreso. veracidad y conformidad con el presupuesto.

N. Se observará además que ninguna persona puede trabajar sin el derecho de pago de una remuneración. para trabajos eventuales. sin que se justifique la necesidad de su incorporación. Estos fondos en montos mayores. que incluya a los demás servidores de institución. N. GASTOS SUNTUARIOS E INNECESARIOS El autorizador del gasto evitará la adquisición. contratación de servicios o egresos considerados innecesarios o suntuarios. se incluirá el objetivo de la asignación y destino. se exceptúa las pasantías y prácticas. quienes reciban este beneficio serán responsables de impartir y compartir sus conocimientos en un plazo no mayor al siguiente mes de haber recibido la instrucción. N. estudio o plan de inducción. Los gastos de bienes serán los absolutamente indispensables y que justifiquen su compra. antes de su inducción. 09. 06. N. EGRESOS PARA DIRECTIVOS Los valores entregados a directivos a excepción de dietas y gastos de representación. serán debidamente justificados y respaldados. bienes o servicios adquiridos. 10. que justifiquen la necesidad de la contratación por servicios. N. 08. funcionarios y empleados que reciban capacitación externa. N. Se prohíbe contratar personal eventual. en todo o en parte. Su plan de gastos no incluirá este tipo de egresos. se lo hará sobre la base de informes debidamente autorizados. mediante acto administrativo válido. Otras asignaciones en dinero también son sujetas a liquidación. deberán retribuir la inversión. OBLIGACIONES DEL GASTO La obligación se genera y produce la afectación presupuestaria definitiva en los siguientes casos: a) Cuando se reciban de terceros: obras. se observarán las políticas de capacitación interna. CONTROL GASTOS DE PUBLICIDAD Y PROPAGANDA .no podrá ser cumplido. 07. GASTOS EN CAPACITACIÓN Los directivos. las personas que inobserven estas normas serán responsables solidarias de los gastos realizados. 11. previa autorización se determinará la existencia de bienes similares o de reemplazo en buen estado y en condiciones de desuso. presentando un proyecto. serán autorizados por el presidente del consejo de administración y su liquidación también debe ser conocido por este organismo. TRABAJOS EVENTUALES La contratación de personas naturales o jurídicas. Los gastos de transporte y alimentación para directivos deberá justificarse y respaldarse. La institución considera los gastos de capacitación como una inversión. a) Cuando ineludiblemente deban realizase pagos sin contraprestación. En caso de retiro del directivo o empleado capacitado.

Se evitarán la contratación y pago de publicidad y propaganda que no tenga influencia en nuestros socios o clientes. N. OBLIGACIÓN DE SUSCRIBIR CONTRATOS ESCRITOS Todo egreso por adquisiciones o servicios. entre otros. Los valores que excedan sobre lo presupuestado son considerados como pérdidas. N.Periódicamente se evaluará la efectividad de los anuncios y espacios publicitarios contratados. El consejo de administración conocerá y resolverá sobre la calidad de prioritario. serán presupuestados en el proyecto. especialmente se incluirá la garantía con estipulaciones que cubran los riesgos y en ventaja a los intereses institucionales. El criterio que respalda donaciones en efectivo o bienes. que disminuye los riesgos en caso de incumplimientos de los contratados. especialmente aquellos egresos que por su monto necesita del Comité de calificación de propuestas en adquisiciones y llamadas a concurso público o interno de precios. Estos egresos no deben ser mayores a la rentabilidad proyectada evitando pérdidas en el lanzamiento y mantenimiento del negocio. La efectividad de la publicidad y propaganda. Un contrato escrito. es un instrumento de soporte ejecutivo. obligatoriamente necesitarán de contratos escritos que consten las cláusulas contractuales básicas. Previo a la convocatoria a concurso publico o privado. se tendrán las bases que contengan las especificaciones técnicas de los requerimientos. ADQUISICIONES MEDIANTE CONCURSO Las adquisiciones o servicios deberán ser planificados oportunamente que permitan identificar el procedimiento a seguir de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias. es decir recibir algo a cambio.15. 16. que pasen de los montos dispuestos por los reglamentos para aceptación de factura. La oportunidad de cambios en espacios no efectivos. 13. N. La cooperativa deberá proteger sus inversiones y entrega de anticipos. DISPOSICIONES TRIBUTARIAS . Nuestros programas deben mantenerse efectivos. es decir buscar a cambio aportaciones o entrega de publicidad y propaganda. es obligación de la Gerencia General y Consejo de Administración. N. Un plan de inversiones efectivo y sobre bases reales de rentabilidad. permitiendo el cambio de estrategias o de representantes. deberá ser considerada como una inversión. declarando el carácter de “Prioritario”.12. plan de inversión o flujo de caja.14. Las excepciones a las normas y disposiciones reglamentarias. eficientes y económicos. PROMOCIONES Los gastos por promoción de productos financieros o servicios de la cooperativa. N. debe hacérselo bajo la primicia de “Inversión”. La entrega de donaciones a personas naturales o jurídicas de servicio o asistencia social. permitirá que los gastos por promoción sean recuperados por el mismo servicio o producto financiero puesta al mercado. permite el crecimiento de la institución. DONACIONES EN GENERAL Se prohíbe realizar donaciones de dinero en efectivo o en bienes a aquellas personas naturales o jurídicas en actividades con fines de lucro. deberán ser informadas y calificadas por la gerencia general o auditor interno.

Los valores en efectivo deben ser ingresados en forma inmediata e intacta. bajo la responsabilidad y autoridad de una sola unidad organizativa. IVA. DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Todo ingreso de valores será respaldado con la documentación suficiente y competente. como son la venta de especies o servicios para realizar gestiones por las cuales se encuentra remunerando. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y colocaciones. CONTROL PERIÓDICO DE INGRESOS POR SERVICIOS Periódicamente. que permita verificar y analizar su autenticidad y legalidad. O.Toda operación de egresos. siempre observando las disposiciones reglamentarias y políticas internas. Las pruebas se realizarán por personas independientes a su registro y negociación. NORMAS DE CONTABILIDAD NC. O. LAS OPERACIONES CONTABLES Las oficinas operativas y oficina matriz. mantendrán un sistema único y completo de contabilidad que comprende el registro e informe de todas las actividades financieras. MANEJO DE COBRANZAS Los valores recaudados por cobranzas externas. O. ICE y Retención en la fuente. Los valores recibidos serán entregados para su contabilización dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. NC. 05. garantiza la confiabilidad de las informaciones que sobre el disponible se obtengan. CONTROL PERIÓDICO DE INTERESES GANADOS En forma permanente. la misma que se encargará de la . depósitos y otros. INGRESOS A CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS O. Los diferentes egresos de valores son sujetos a la retención y declaración del Impuesto al Valor Agregado. se realizarán pruebas de exactitud de los valores ingresados por servicios. Ningún valor será cobrado sin la entrega de un recibo autorizado. PROHIBICIÓN DE INGRESOS NO AUTORIZADOS Se prohíbe cualquier ingreso adicional a los autorizados y que forman parte de la rentabilidad de la cooperativa. impuesto a los consumos especiales. funcionario o empleado utilizará las instalaciones de la cooperativa para recibir ingresos no presupuestados o personales. O. Los documentos de soporte deberán ser archivados en orden cronológico para facilitar su comprobación y respaldo a la transacción. serán respaldados por formularios que permitan en lo posterior verificar su exactitud y legalidad. 01. los que deberán reunir la información necesaria. deberá considerar las disposiciones señaladas en la Ley de Régimen Tributario Interno y Reglamento de facturación. 01. sin excepción alguna. Ningún directivo. se realizarán pruebas de exactitud de los valores ganados por concepto de intereses en inversiones. 03. 02. O. 04. La contabilización de los ingresos por cobranzas en forma oportuna.

EXPERIENCIA PROFESIONAL Todo el personal que realiza registros contables. EL proceso de control previo. Es necesario mantener un proceso constante de renovación de políticas y procedimientos contables para asegurar que el sistema no se vuelva obsoleto. CONTROL PREVIO CONTABLE El control previo al compromiso y al desembolso de los recursos financieros es parte del sistema de contabilidad y se establecerá como norma y función de las unidades de contabilidad. una supervisión adecuada y un adiestramiento permanente para tomar decisiones y aplicar los procedimientos adecuados. educación. de igual manera aquellas operaciones extracontables deben ser inmediatas de manera que la información sea veraz y oportuna para la toma de decisiones. ACTUALIZACIÓN PERMANENTE El funcionamiento del sistema de contabilidad será revisado y evaluado en forma permanente. CRITERIO PROFESIONAL El personal que realiza registros contables mantendrá y demostrará un criterio objetivo y profesional en . debe integrarse dentro del flujo normal de las operaciones y transacciones de la cooperativa. 04. de acuerdo a los niveles de responsabilidad de cada cargo (de acuerdo al perfil establecido en el Manual de Funciones). 03.planificación. Si esto ocurra resulta difícil ponerse al día. experiencia y ética profesional. OPORTUNIDAD EN LA CONTABILIZACION La contabilización de las transacciones de los registros o formularios de entrada original se ejecutará diariamente. 05. para evitar la acumulación de las transacciones no registradas que pueden atrasar el sistema contable. debe tener una adecuada preparación técnica y suficiente experiencia profesional. NC. realizar las evaluaciones. NC. dirección y supervisión del sistema único y completo de contabilidad. mejorando y actualizando sus procedimientos y sobre la base de disposiciones de los organismos reguladores y de control. a base de los documentos fuente. NC. 02. NC. debe efectuarse como parte de las funciones del personal y de su cumplimiento se dejará constancia en los documentos fuente. 06. Es necesario asentar diariamente en los registros de entrada original todas las transacciones efectuadas. Para ello es obligación de las personas involucradas en los sistemas de autorización. registro y control. como también en las demás áreas que realizan transacciones y registros contables. de tal manera que funcione sin demoras ni obstáculos. consolidando en forma permanente y emitiendo informes para la toma de decisiones y conocimiento de los organismos de control y supervisión. El Contador y en general el personal relacionado con el sistema financiero. estados financieros y demás documentos relacionados con las operaciones de las oficinas operativas y matriz. deben poseer cualidades de carácter. El Contador debe adquirir madurez de juicio y habilidades técnicas a base de su formación en la práctica contable. Este sistema de contabilidad comprende los formularios. NC. balances. registros de entrada original.

07. conocerán y aprobarán los mismos. Los contadores deben ser prudentes en el cumplimiento de sus actividades. MANUAL DE CONTABILIDAD El manual de contabilidad de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “JESÚS DEL GRAN PODER”. NC. Al aplicar su juicio técnico. el Catálogo de cuentas permanecerá desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. APROBACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Antes de iniciar la implantación de nuevos procedimientos en el sistema financiero o de cualquier modificación significativa. 08. contendrá una descripción completa y documentada de los requisitos para aplicación del sistema. debe considerar el impacto en la presentación de los estados financieros. En ningún caso. El esmero profesional consiste en la habilidad del contador para desempeñar sus funciones con minuciosidad. políticas internas. Al realizar el registro de las transacciones. 11. 10. registros. Es necesario mantenerla actualizada con últimas disposiciones y técnicas contables. el Sistema contable permanecerá desactualizado o sin las disposiciones legales que modifican su planteamiento original. adición o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulación financiera. 09. NC. CUIDADO PROFESIONAL Quienes realizan transacciones contables ejercerán sus funciones con el debido cuidado profesional y en la elaboración y presentación de informes y estados financieros. principios de contabilidad de general aceptación e información financiera debe ser descrita en el Manual de Contabilidad para uso del personal contable. Su falta de oportunidad sería perjudicial en la presentación de los balances. NC. Su falta de oportunidad sería perjudicial en la presentación de los . Los procedimientos. ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Se establecerá un sistema de actualización de procedimientos contables que permita el cambio. adición o mejora en concordancia de las disposiciones de los organismos de control y de regulación financiera. los niveles ejecutivos de supervisión y control. NC. El sistema contable para uso de las oficinas operativas y matriz. reportes. NC. plan de cuentas. Normas Internacionales de Contabilidad y Principios de Contabilidad de general Aceptación. En ningún caso. formularios. ACTUALIZACIÓN DEL CATALOGO DE CUENTAS Se establecerá un sistema de actualización del plan de cuentas que permita el cambio. el Contador o Asistente Contable determinará objetiva y profesionalmente como registrarlas.todos los asuntos relacionados con los registros contables e informes financieros. orden y responsabilidad. es responsable del registro. será única. No se aplicará procedimiento nuevo alguno o modificación sin que previamente tenga la aprobación del administrativo y financiero o auditor interno. de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de contabilidad.

incluyendo los respaldos respectivos. El archivo de los comprobantes contables será en orden cronológico y según la fecha de la transacción. magneto ópticos u otro tipo de respaldo con sus respectivos Back up. formulario. formulario o documento que demuestre transacciones o resultados financieros será considerado extracontable. libro. Si la dación de pago constará de un conjunto de bienes que fueren susceptibles de enajenarse por separado y sus valores individuales no se detallen en el documento ejecutivo. NC 15. PROHIBICIÓN DE DOCUMENTOS FINANCIEROS EXTRACONTABLES Ningún registro. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN CONTABLE Las oficinas operativas y matriz. por un período no menor a los seis años contados a partir del cierre del ejercicio. análisis financieros y demás programas que tengan relación con el flujo de recursos financieros que no hayan sido comprometidos o ejecutados. No se consideran documentos contables los presupuestos. Los archivos serán a base de CD´s. su valor individual se obtendrá prorrateando el valor total sobre la base de una valuación efectuada por un perito. Por su importancia sirve como medio de prueba de la veracidad. Estas provisiones solamente podrán ser reversadas con autorización de la Gerencia General y con el debido respaldo y justificación. CASTIGO Y PROVISIÓN PARA CUENTAS DE DUDOSO COBRO En forma periódica se establecerán provisiones para cuentas de activo de difícil recaudación sobre la base de disposiciones legales. aprobación y autorización de una operación contable. se debe considerar el valor que figure en la escritura de dación correspondiente. cheques y cualquier otra . Al momento de su compromiso y obligación con fines de ejecución será parte del sistema contable. DOCUMENTOS FUENTE Cada oficina operativa mantendrá un archivo de todos los documentos fuente que respaldarán las operaciones y transacciones asentadas en el módulo del sistema contable. disquete. CONTABILIZACION BIENES EN DACION DE PAGO Se registrará el bien recibido por dación de pago.balances. Al menos una vez al año. se castigarán aquellos valores por préstamos. resumen. NC 13. microfilmación. 16. Un documento fuente o comprobante contable respalda una transacción financiera y permite o fundamenta un registro contable. exactitud. En el caso de bienes inmuebles. cintas magnéticas. mayor. NC. auxiliares o cualquier otro documento que contenga cifras expresadas en unidades monetarias que respalden transacciones u operaciones financieras. mantendrán sus archivos contables. planes operativos. Todo registro. a su valor de adquisición. en estado pasivo. serán consideradas parte del sistema de contabilidad. legalidad. 12. NC. La anulación de un documento fuente no impide su archivo manteniendo el orden secuencial. la contabilización se hará por el valor del convenio de dación de pago. Para otros bienes. Ningún asiento contable puede efectuarse sin el respaldo del documento fuente. NC 14.

sistemáticos y profesionales de las operaciones administrativas y financieras. N. haciendo referencia a la cuenta de mayor señalada en los balances. evaluarlas y de sus resultados se elaborará un informe que contenga comentarios. 01. La auditoria interna es una actividad de evaluación dentro de una organización como un servicio para la . Periódicamente se establecerán los activos de riesgo clasificados y parametrizados en tiempos de antigüedad o de vencimiento: Las categorías serán: A) Riesgo Normal B) Riesgo potencial C) Deficiente D) Dudoso recaudo E) Pérdida Los parámetros de tiempo y porcentajes.A. conclusiones y recomendaciones. En la compleja área de los negocios de las entidades financieras. con la finalidad de verificarlas. con la debida autorización de los niveles inmediatos superiores y de acuerdo a la importancia relativa. después del cierre diario del período. sobre la base de identificar las causas y las soluciones de debilidades de organización y ejecución. serán corregidos mediante la formulación de asientos de ajuste debidamente respaldados y con la revelación suficiente. la auditoria interna se convierte en una herramienta de directivos y gerencias para una eficaz y eficiente toma de decisiones.obligación no cobrada y con una antigüedad mayor a los tres años. serán establecidos por los organismos de control. Los errores que se reconozcan. NORMAS DE AUDITORIA NA. 18. además del dictamen u opinión a la presentación de los estados financieros. NC. La presentación de notas aclaratorias a los estados financieros obedece al principio de contabilidad de general aceptación: “Revelación Suficiente”. REVELACIÓN SUFICIENTE A TRAVÉS DE NOTAS Como parte de los estados financieros mensuales y anuales. previa presentación de la documentación respectiva que la justifique. mediante el uso de un código numérico o alfabético que identifique la nota y la cuenta. documentos y formularios contables detectados antes. 17. serán corregidos mediante la anulación del comprobante contable y la emisión de un ejemplar en forma correcta. El castigo de valores menores a los tres años de antigüedad deberá ser autorizado por el organismo de control. inmediatamente o después del cierre del período diario. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Se realizan exámenes objetivos. Los errores que se produzcan durante el día y antes del cierre de balances diarios. NC. Las notas deberán incluirse obligatoriamente y su presentación será en hojas adicionales. las contadoras de las oficinas operativas tendrán la obligación de revelar hechos de importancia que aseguren la interpretación o comprensión del usuario mediante las notas aclaratorias. CORRECCIÓN DE ERRORES Se efectuará la corrección de errores en los registros. Se archivarán los comprobantes anulados conservando la secuencia numérica.

04. 06. INDEPENDENCIA DEL AUDITOR El auditor de la cooperativa mantendrá una actitud objetiva y mental de absoluta independencia de sus operaciones y con quienes conforman la oficina operativa que examina. a) Asegurar que las operaciones sean oportunas y efectivas a) Asegurar que las políticas. deberá poseer las cualidades de carácter. en su conjunto. PERSONAL PROFESIONAL E IDÓNEO El personal encargado de ejecutar un examen de auditoria debe tener. conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes. educación. experiencia y ética profesional establecidos en el Manual de Funciones. Su ejecución y cumplimiento deberá ser parte del informe de actividades que el auditor debe presentar periódicamente a las instancias antes señaladas. El auditor interno. procedimientos y disposiciones reglamentarias se apliquen en forma efectiva en las operaciones institucionales a) Asesorar a los niveles directivos y gerenciales en la conducción eficiente de la institución. por el cumplimiento de las más elevadas éticas y morales. .administración eficiente y efectiva. El alcance de las labores de auditoria interna tiene como objetivos: a) Dar confiabilidad al sistema de control interno a través de recomendaciones. para efectuar eficientemente su trabajo. a) Asegurar que los sistemas produzcan información útil y confiable. El plan operativo será puesto a conocimiento de los consejos de administración y de vigilancia. gerencia general y organismo de control. implica una actitud alejada de todo prejuicio. NA. NA. Los informes deben estar ampliamente documentados y respaldados por las pruebas y evidencia suficientes que aseguren la validez de las conclusiones. 03. esto supone además una ayuda efectiva en la administración. normas y demás disposiciones legales. Además debe cumplir con el Código de Ética del Auditor. ALCANCE DE LA AUDITORIA La auditoria interna evaluará los procesos y resultados con el fin de buscar alternativas de operación que debe adoptar la cooperativa en el futuro. el entrenamiento técnico. además de imparcialidad. La independencia objetiva y mental es una exigencia y cualidad más importante. 02. La independencia. Corresponde al auditor interno la planificación de las actividades de control y asesoría a ejecutarse durante el año. capacidad y experiencia suficientes para obtener la evidencia necesaria y formular las opiniones. PLAN ANUAL DE TRABAJO Auditoria Interna formulará anualmente un plan de auditoria a ser ejecutado durante el año de gestión. NA. RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO El auditor será responsable por las opiniones que emita en relación con sus exámenes. que incluya planes de supervisión permanente y control de calidad durante la ejecución de los programas de auditoria. NA. 05. NA. por su propio desarrollo profesional y por observar el debido cuidado profesional durante el examen y en la preparación de informes.

según el caso. verificación. se incluirá. con la debida oportunidad serán puestos a consideración de las instancias respectivas para la toma de acciones correctivas o preventivas. NA. Un informe de auditoria debe ser claro y conciso. modificaciones o cambios en los diferentes sistemas administrativos o financieros.NA. Como resultado de una evaluación por parte del auditor. índice del contenido. OBTENCIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE Todo examen e informe de auditoria. Cuando se trate de emitir opinión sobre la presentación de los estados financieros. el auditor necesita de ciertos documentos. comprobación. 08. Las medidas correctivas tomadas serán parte del informe de auditoria. fotografías. por oficinas operativas o del consolidado. grabaciones. USO DE TÉCNICAS DE AUDITORIA El auditor durante la ejecución del examen aplicará las técnicas profesionales para la obtención de evidencia suficiente y competente. Control interno 1. permitirá al . NA. siglas y abreviaturas utilizadas. a) Expresar una opinión adversa totalmente. etc. conclusiones y recomendaciones.. 07. NA. Información Introductoria 1. su contenido abarcará solamente los hallazgos de importancia. a) Abstenerse de emitir una opinión. INFORME DE AUDITORIA Como resultado de su examen o análisis. se determinarán hechos que por su importancia será necesario considerarlos en forma oportuna para realizar mejoras. entre otras. reportes. observación. tomados en su conjunto. Para llegar a emitir una opinión sobre los aspectos examinados y formular los comentarios. su opinión y de ser necesario su opinión sobre los sujetos de responsabilidad. La calidad y suficiencia serán las adecuadas que permitan el respaldo de la opinión. el auditor presentará un informe por escrito. confirmación de saldos y hechos. La aplicación de las técnicas de la indagación. a) Expresar su opinión con salvedades o restricciones. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS OPORTUNOS De acuerdo al principio de Importancia Relativa. tendrá la evidencia suficiente y competente que respalde los comentarios del auditor. conclusiones y recomendaciones. que contenga los comentarios. la carta de opinión de la presentación de estados financieros. certificaciones. que le permitan fortalecer y respaldar sus aseveraciones y opinión de los hechos comentados en sus informes. 10. 09. los resultados que se obtengan durante la ejecución del examen de auditoria. divididos principalmente en tres capítulos: 1. Rubros examinados o informe financiero Además. anexos y notas. podrá tomar las siguientes alternativas: a) Expresar su opinión sin salvedades o restricciones. bajo la consideración de: Hechos Subsecuentes”.

resultados de la visita preliminar además de incluir los recursos humanos. Durante la ejecución de un examen. facilitarán la objetividad del plan operativo anual. NA.auditor desarrollar en forma objetiva los programas de trabajo. profesionales con conocimientos técnicos en determinadas áreas especializadas. NA. 14. La planificación contendrá los objetivos: general y especifico. que describen los pasos que deben seguir los auditores para el cumplimiento del Plan específico. formarán parte del equipo de auditores. la participación de profesionales de otras especialidades quienes únicamente se desempeñaran como soporte técnico de los auditores actuantes. son los informes de auditoria. papeles de trabajo y especialmente el alcance de las pruebas selectivas aplicadas o por aplicarse. Los programas de auditoria contendrán los procedimientos generales y los procedimientos específicos. ACTITUD CON EL PERSONAL AUDITADO . Igual confidencialidad mantendrá con la distribución de los informes de auditoria. respecto de los resultados obtenidos en los exámenes practicados o en ejecución. 12. El personal de auditoria interna rechazará la recepción de cualquier beneficio que afecte directa o indirectamente a su independencia profesional. el auditor interno podrá solicitar a la gerencia general. Los programas serán objetivos y con procedimientos aplicables a la naturaleza del examen. planes. PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS Esta prohibido al personal de auditoria aceptar prebendas. Los resultados de la aplicación de procedimientos serán parte del informe de auditoria. 15. regalos u otros beneficios de cualquier índole de las personas a quienes esta realizando un examen de auditoria o de personas relacionadas directa o indirectamente con las mismas. que serán discutidos y conocidos solamente por personas autorizadas. 16. PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Una adecuada planificación de determinada tarea a realizarse con el respaldo de los programas de auditoria. SOPORTE TÉCNICO DE OTROS PROFESIONALES De requerir los objetivos de la auditoria. El auditor no esta autorizado para discutir las labores con personas no autorizadas. NA. NA. 13. NA. materiales y económicos a utilizarse durante el período del examen propuesto. 11. CONFIDENCIALIDAD DE LOS RESULTADOS El personal de auditoria durante y después de la ejecución de un examen mantendrá la más absoluta reserva sobre los resultados y los diferentes hechos que son de su conocimiento. DECLARACIONES PUBLICAS El personal de auditoria no hará declaraciones públicas a medios de difusión colectiva o a personas ajenas a la cooperativa. La confidencialidad del trabajo de auditoria incluye las técnicas y procedimientos utilizados. NA. El único medio de dar información de los resultados de un examen.

NA. evitando dificultades bilaterales. revisiones y demás propios de la ejecución de las labores. CRITERIO CONSTRUCTIVO Y POSITIVO EN LOS TÍTULOS DE LOS COMENTARIOS Los títulos de los comentarios en el informe de auditoria. La redacción deberá provocar reacciones favorables a las conclusiones y recomendaciones. Las opiniones de auditoria deberán ser claras y concisas y respaldadas por disposiciones legales. reportes. cálculos. Se evitará mantener títulos negativos que atenten contra la integridad personal o institucional. 19. en lo posible no se utilizará el NO. De igual manera requerirá de colaboración y actitud similar de los mismos. con el personal en donde se encuentra ejecutando sus labores. PAPELES DE TRABAJO El respaldo a los comentarios de auditoria serán los papeles de trabajo. Estos papeles de trabajo tendrán: * Encabezamiento. disponibilidad física y logística. sobre el análisis efectuado y su respectiva conclusión * Iniciales del auditor que elaboró o analizó el papel de trabajo * fecha del análisis * Responsabilidad de la supervisión y control de calidad Los papeles de trabajo son: * Planilla Sumaria * Planillas de Trabajo * Reportes * Fotocopias Los papeles de trabajo tendrán el carácter de confidenciales y deberán guardarse con la debida seguridad y bajo normas de archivo que permitan su ubicación con facilidad. deberán ser respaldados por la suficiente y competente evidencia. NA. RESPALDO AL INFORME DE AUDITORÍA Los comentarios resultantes de un examen y que se describen en el respectivo informe de auditoria. 18. 17. que permita comprobar o demostrar las aseveraciones realizadas. incluye el título del papel de trabajo * Índices * Referenciación y cruce de información * Marcas de auditoria y la descripción de las mismas * Comentarios. Referenciados y con índices que permitan su fácil identificación y ubicación. amable y educada propia de su nivel profesional. Los papeles de trabajo son documentos. El auditor deberá acogerse a las políticas administrativas internas. formatos y otros en las que el auditor registra u obtiene datos de análisis. que contendrán la información suficiente y competente. deben ser constructivos y positivos. reglamentarias o por hechos objetivos de debilidades y deficiencias sustentadas y que ameritan tomar las .El auditor mantendrá una actitud correcta. NA.

RECOMENDACIONES El informe de auditoria contendrá recomendaciones tendientes a mejorar el sistema administrativo y financiero. Para la opinión se tomará en cuenta dos principios: la importancia relativa y los hechos aislados. Debe evitarse realizar recomendaciones subjetivas que impliquen: estudios y costos onerosos. 035 y reformado el 29 de noviembre del 2005 en sesión Extraordinaria del Consejo de Administración según consta en el Acta No. Para certificar lo actuado suscriben el presente Manual el Señor Presidente y la Señora Secretaria. El presente”Manual de Control Interno” fue analizado y aprobado en Riobamba el 01 día del mes de Septiembre del 2005.medidas correctivas. según consta en el Acta No. que permiten al auditor a calificar la importancia de la debilidad administrativa o financiera y realizar un comentario en el informe. 46. 20. . Los auditores formularán recomendaciones constructivas y siempre dirigidas a mejorar las debilidades o deficiencias encontradas. y otros de difícil realización por la administración. NA. La facilidad de su aplicación permitirá la toma de medidas correctivas o preventivas inmediatas y sus resultados serán más efectivos y eficientes. en sesión Ordinaria del Consejo de Administración. participación técnica inexistente. Estas deben ser aplicables en forma inmediata.