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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTC-GP1000:2009 MECI-CALIDAD PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA

ZAIDA YANETHE ZARATE PORRAS

Proyecto Gerencial presentado como requisito para optar al título de Especialización en Gerencia Pública

Director Adm. Julio Torres Vega

UNIVERSIDAD DE SANTANDER, BUCARAMANGA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA PÚBLICA 2012
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TABLA DE CONTENIDO Pág.
GLOSARIO................................................................................................................................10 RESUMEN ................................................................................................................................24 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................26 1. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................................................28 1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................28

1.2 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................28 2. MARCO DE REFERENCIA..................................................................................................29 2.1 MARCO TEORICO .........................................................................................................29 2.1.1 Antecedentes .........................................................................................................29 2.1.2. Concepto de Gestión.............................................................................................30 2.1.3. Entidades Públicas ................................................................................................32 2.1.4 Gestión en las Entidades Públicas ..........................................................................32 2.2 MARCO CONCEPTUAL ...............................................................................................34

2.3 MARCO LEGAL ...............................................................................................................37 3. METODOLOGÍA ...................................................................................................................42 3.1 TIPO DE ESTUDIO .......................................................................................................42 3.2 RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ..........................................................42 4. RESULTADOS .......................................................................................................................47 4.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) .................................................................................................................................47 4.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL .............................................................................................................49

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4.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009...............................................54 4.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA...........................................................................................................................63 4.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. ................76 5. ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS ..................................................................83 5.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) .................................................................................................................................83 5.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL. ............................................................................................................83 5.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009...............................................84 5.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA...........................................................................................................................84 5.5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. ................................................................................86 5.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. ................87 5.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009...............................................................................................88 6. CONCLUSIONES ...................................................................................................................90 6.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) .................................................................................................................................90 6.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL .............................................................................................................90

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.......4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS.....97 7...........................................7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009........................................6 REFERENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA...............99 7.... BIBLIOGRAFÍA ................................................................106 5 ....97 7.................................................................2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL ..... ........92 6.............97 7.............94 6....................................103 8..........1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) ........6........................................................................................................................... ............ .................................. RECOMENDACIONES .......................4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS.......................................................................................6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA....................95 7...........3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 .................................. PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA...... PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA ................. ....................7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009................102 7..........3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009.................................................93 6.....................................................................................101 7..................5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA...........100 7..........5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA.............92 6.............................................................................................

..................................................111 6 ............................. RECURSOS .........................................................9............................................................. LISTADO DE ABREVIATURAS ............................................................... ANEXOS ...........................107 10..................................108 11..........

............................................75 7 .................................................... Figura 1............................................... Mapa de procesos Institución Educativa Provenza .....49 Figura 2........74 Figura 5........................................................... Paralelo entre la educación y la educación implementada con sistemas de gestión de calidad ....... ....................63 Figura 3................................................LISTA DE FIGURAS Pág.68 Figura 4....................... Símbolos de la Institución Educativa Provenza realizado por Alumnos.......... Estructura de la documentación del SIG .......................... Símbolo de la Institución Educativa Provenza ....................

..... Conceptualización descrita en la NTC-GP1000:2009.. Tabla 1........ 76 8 .... 61 Tabla 5............ 54 Tabla 3........................... 70 Tabla 6...... 60 Tabla 4...................................................................GP 1000:2009 .. ........................................................... Conceptos relativos a la documentación de un sistema de gestión de la calidad.. Paralelo entre el Enfoque tradicional y el Enfoque basado en procesos de una IES.....LISTA DE TABLAS Pág.......... Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009....... ...... Conformación de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa de procesos................................................... . . Procedimientos documentados exigidos por la NTC............................ 53 Tabla 2. .......

................................ 148 ANEXO D : AUTOEVALUACION INSTITUCIPONAL I...........................E... 149 ANEXO E: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2012 I............ 147 ANEXO C: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL ... 111 ANEXO B: MAPA DE PROCESOS ............................. PROVENZA 2011 ................................................................ 190 9 ...........................................................LISTA DE ANEXOS Pág.............. PROVENZA.......................................................................................E......... ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD .

NOTA 2La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse. Cualquier modalidad de contratación. Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de esta norma: Acción correctiva.GLOSARIO TÉRMINOS Y DEFINICIONES. NOTA: En el caso de los establecimientos educativos la alta dirección puede estar representada por las siguientes instancias: órganos de gobierno de carácter colegiado en los que participan representantes de los distintos estamentos de la comunidad educativa. concesión o provisión de bienes y/o servicios. mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. Adecuación. decisiones. convenio. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Alta dirección. como son los consejos directivos y académicos en los establecimientos educativos de 10 . mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. etc. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1Puede haber más de una causa para una no conformidad. Acción preventiva. para cumplir requisitos Adquisición de bienes y servicios. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. NOTA 1Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización. Determinación de la suficiencia total de las acciones..

y ambientales (tales como la temperatura. Las condiciones pueden incluir los factores físicos. padres de familia o acudientes. así como organizaciones o personas que se benefician del aprendizaje alcanzado. Según la [NTC-ISO 9000:2005]. pueden ser una organización (véase el numeral 3. organizaciones que contratan servicios educativos.carácter oficial rector. En los establecimientos educativos de carácter privado pueden además de las instancias antes mencionadas. instalaciones para el personal. 11 . secretario general o director administrativo juntas de socios. Proceso sistemático. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. independiente y documentado para obtener evidencias que. y que sea verificable.) o persona que recibe un producto o servicio (véase el numeral 3. Auditoría interna. EJEMPLO Los clientes de un establecimiento educativo son los beneficiarios del servicio educativo: estudiantes. Autoridad. Beneficiario (Cliente). coordinadores. al evaluarse de manera objetiva. ergonomía y composición atmosférica).3.2 de la norma ISO 9000:2005). consejos de dirección.4. NOTA: Las evidencias consisten en registros. sociales. directores. consejo de propietarios u otras instancias en que los creadores del establecimiento toman decisiones de alto nivel sobre el mismo. establecimientos educativos receptores de estudiantes provenientes de un nivel diferente o inferior de formación. declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría. eficiente y efectiva. NOTA En el ámbito de esta norma las condiciones incluyen solamente aquellas que pueden tener una influencia significativa sobre la conformidad del producto y/o servicio.1. la alta dirección está constituida por el vicerrector. permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Ambiente de trabajo.

Calidad en el servicio educativo. formal o no formal. Capacidad de una entidad. mientras que en el segundo. NOTA 2 Los beneficiarios (clientes) en los establecimientos educativos varían según el contexto y el tipo de servicio ofrecido. entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. el operador es el Estado. consistente en ofrecer formación básica o complementaria. Grado en el cual las características inherentes del Servicio Educativo al finalizar cada período. pueden ser entes gubernamentales que contratan a particulares para que presten el servicio Calidad. origen. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. 12 . buena. NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre. significa que existe en algo especialmente. NOTA 2"Inherente". En el primer caso. Organización. Cliente. padres de familia y otras partes interesadas. año. buena o excelente. como una característica permanente. en contraposición a "asignado". Igualmente. NOTA 2 "Inherente" en contraposición a "asignado" significa que existe en el Servicio Educativo. es un particular. especialmente como una característica permanente. sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio. La educación puede ser de carácter oficial o privado. Aptitud de una entidad. cumplen los requisitos legales. sin que esto le cambie su condición de servicio público. NOTA 1El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre. nivel y ciclo de educación. razón o condición económica. en los establecimientos de educación formal desde el prescolar hasta la media los beneficiarios (clientes) son los estudiantes y padres de familia. alta o excelente. Por ejemplo. lineamientos y estándares curriculares y demás compromisos establecidos en el PEÍ así como las obligaciones específicas acordadas con los estudiantes.NOTA 1 La educación es un servicio público al cual deben tener acceso todas las personas sin importar su género.

Cumplimiento de un requisito. y de conformidad con la Ley 872 de 2003. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados.NOTA Para efectos de esta norma. padres o acudientes. personas. entendidas en términos de recursos y conocimiento (por ejemplo capital. Está conformada por estudiantes. objetivos y estrategias implementadas para lograrlos. Ambiente externo en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos. NOTA: El contexto interno puede incluir: gobierno. flujos de información y procesos para la toma de decisiones (tanto formales como informales). NOTA 1 Véanse artículo 68 de la Constitución Nacional. usuarios o beneficiarios. . del Proyecto educativo institucional (PEÍ) y de la buena marcha del establecimiento educativo. tiempo. educadores. Contexto externo. Comunidad educativa. NOTA: Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes. Competencia. y forma y extensión de las relaciones contractuales. estructura organizacional. Concesión. Ambiente interno en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos. egresados y administradores escolares. políticas. sistemas y tecnologías). relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y valores. directrices y modelos adoptados por la organización. la cultura de la organización. ejecución y evaluación. el término cliente incluye a los destinatarios. Conformidad. normas. funciones y responsabilidades. artículo 6 de la Ley 115 de 1994 y artículo 18 del Decreto 1860 de 1994. sistemas de información. procesos. Es el grupo de personas encargadas del diseño. 13 . las capacidades. Contexto interno.

financiero. económico. tecnológico. Información y su medio de soporte. NOTA 1Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva NOTA 2Una corrección puede ser. magnético. NOTA 2 Con frecuencia. reglamentario. 14 . programa. EJEMPLO: Registro. por ejemplo. dibujo. legal. impulsores clave y tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organización. regional o local.13) y sus percepciones y valores. se denominan "documentación". NOTA 1 Los términos "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y desarrollo. producto y/o servicio. nacional. por ejemplo especificaciones y registros. NOTA 2 Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto o servicio.NOTA: El contexto externo puede incluir: el ambiente cultural. un conjunto de documentos. Control de la calidad. social. especificación. norma. Documento. fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Corrección. óptico o electrónico. y relaciones con las partes involucradas (véase el numeral 2. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. bien sea internacional. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política. un reproceso o una reclasificación. proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad. político. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. natural y competitivo. Conveniencia. Diseño y desarrollo. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel. informe. o diseño y desarrollo del proceso). procedimiento documentado.

Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. Docente. en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado. el Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento. en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado. el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo. y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del poder público en el orden nacional. por servicios de la Rama Ejecutiva del poder público del orden nacional. Eficacia. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados. el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos. en las Corporaciones Autónomas Regionales. el requisito de ser recuperable). Efectividad. desarrolla. Documento que establece requisitos. Entidades. NOTA 1 Según el artículo 2 de la Ley 872 de 2003. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 15 . como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo. Enfoque basado en procesos.NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo. Así mismo. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. evalúa y ejecuta acciones de mejora para el aprendizaje de los estudiantes. las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993. y de modo general. NOTA: La definición de docente en el sector oficial se amplía en el decreto 1278 de 2002. Eficiencia. Especificación. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Educador que ejerce la formación y enseñanza en establecimientos oficiales y no oficiales de educación que planifica.

y partiendo de un nivel inicial. procesos. recursos o resultados de los establecimientos educativos las secretarías de educación. autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad. la evaluación se clasifica en interna o externa. Es conveniente aplicarla f de acuerdo con objetivos prestablecidos o criterios definidos. También se incluyen en las evaluaciones externas las que realizan sobre los procesos. Proceso de revisión a las diferentes estructuras.Establecimiento educativo. EJEMPLO: Establecimientos educativos que ofrecen al menos un grado de prescolar y la básica. Evaluación. De acuerdo con quien la hace. entre otras. con miras a la toma de i decisión. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales. Proceso para determinar el valor de algo. LLECE (Evaluaciones del Laboratorio Latinoamericano de Evaluación de la Calidad Educativa). auditores 16 . • Externa: Es la que aplican agentes externos al establecimiento educativo. NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades. acciones o resultados de una institución educativa. Incluye la autoevaluación institucional. PISA (Programa Internacional para la Evaluación de Estudiantes). que se denominan instituciones educativas y centros educativos los que no tienen oferta completa. recursos. que se aplican censalmente a los estudiantes de los grados 5. Estructura de la entidad. requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley. Ejemplos de otras pruebas internacionales de carácter muestral son TIMSS (Estudio Internacional de Tendencias en Matemáticas y Ciencias). 9 y 11 de los establecimientos educativos del país. para determinar los resultados de la acción educativa sobre los estudiantes en un momento determinado. • Interna: Es la que aplica el establecimiento educativo y cuyos resultados son de manejo interno. Es un conjunto de personas y bienes promovido por las autoridades públicas o por particulares. cuya finalidad es prestar el servicio de educación. Evaluación institucional. Las evaluaciones externas más extendidas en Colombia son las pruebas SABER. El servicio ofrecido sigue una secuencia regular con sujeción pautas curriculares progresivas y conduce a grados y títulos.

co. directa o indirectamente. Mejora continua. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación. Habilidad. con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. resoluciones. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. controlar. "Asesoría Jurídica" y educación privada" y locales en las páginas web de cada secretaria de educación. Marco legal vigente. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestión documental.externos o pares evaluadores.gov. Acción permanente realizada. 17 . y o servicios Manual de la calidad. NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular.mineducacion. Gestión. Actividades coordinadas para planificar. facilita la apropiación y el uso adecuado del conocimiento con el propósito de mejorar la calidad de vida y lograr una adecuada articulación con su entorno. Proceso por medio del cual una institución educativa promueve el desarrollo integral de las personas. asegurar y mejorar una entidad. Función de una entidad. decretos. equipos necesarios para el funcionamiento de una entidad. NOTA Véanse normas nacionales en www. Infraestructura. desde su origen hasta su destino final. o las pruebas muéstrales o censales aplicadas a los estudiantes en diferentes entidades territoriales Formación. la prestación del servicio educativo. Leyes. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades. ordenanzas y directivas que regulan o inciden. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos comportamientos personales para desempeñar una actividad. Sistema de instalaciones.

Incumplimiento de un requisito (Véase 3. Algo ambicionado o pretendido. relacionado con la calidad. NOTA 2Los objetivos de la calidad se especifican. propietarios y la sociedad. los proveedores. 18 .1). una asociación de padres. para cumplir los objetivos de la calidad. para los niveles y funciones pertinentes de la entidad. dónde.47) Objetivo de la calidad. como mínimo: quién hace qué. Parte interesada. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. NOTA 1Los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad. instituciones de formación para el trabajo. Las autoridades educativas que regulan la prestación del servicio y demandan información para su control y seguimiento son consideradas como partes interesadas. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. Política de la calidad de una entidad. Planificación de la calidad. cuándo. Persona o grupo que tiene interés en el desempeño o el éxito de una organización. NOTA1 Es recomendable que los procedimientos definan.No conformidad. NOTA El establecimiento de los planes de la calidad puede ser parte de la planificación de la calidad. la alta dirección.5). instituciones de educación superior. empleadores. porqué y cómo. EJEMPLO Para los numerales del documento GTC 200: una parte interesada puede ser un beneficiario (cliente) (véase el numeral 3. Procedimiento. generalmente. los accionistas. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados. otros organismos educativos relacionados. (véase el numeral 3.

generalmente. se denomina habitualmente "proceso especial". según sea aplicable. y son una parte integral de los procesos estratégicos. Conjunto de actividades interrelacionadas que tienen como objetivo la formación en los estudiantes de las competencias básicas. cultural. Procesos educativos. NOTA 3Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada. salidas de otros procesos. NOTA 2Los procesos de una entidad son. Incluyen procesos de medición. ciudadanas y laborales que les permitan un desarrollo personal. los siguientes: Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias. Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. provisión de comunicación. típicamente pueden existir. para generar valor. NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son. misionales y de medición. Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. NOTA 4Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. fijación de objetivos.Proceso. acciones correctivas y preventivas. análisis y mejora. seguimiento y auditoría interna. de apoyo y los misionales. Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos. planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas. social y productivo acorde con sus 19 . generalmente.

generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la organización (véase NTC-ISO 9000 numeral 3. un proveedor puede denominarse "contratista". y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio. Registro. el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él. EJEMPLO Productor. NOTA 1 Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad.proyectos de vida y la dinámica y proyección socio-económica de su entorno Producto y/o servicio. o prestador de un servicio o información. NOTA Véanse artículo 73 de la Ley 115 de 1994 y artículos 14 y 15 del Decreto 1860 de 1994. sus beneficiarios (clientes) (véase NTC-ISO 9000 numeral 3.7) que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. 20 .3. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.5) y otras partes interesadas (véase NTC-ISO 9000 numeral 3. define las competencias a desarrollar a través de la formación ofrecida. El proyecto educativo institucional es un documento que contiene la propuesta de educación que hace un establecimiento educativo. NOTA 2En una situación contractual. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. los elementos que lo caracterizan y diferencian de otros. distribuidor. el enfoque pedagógico. metodológico y curricular.3. en la que plasma sus principales objetivos. Proyecto Educativo Institucional (PEÍ). minorista o vendedor de un producto.3. Proveedor. NOTA En esta Norma.1). lo que espera alcanzar y las estrategias para hacerlo. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida.

NOTA 4Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. adecuación. a disposiciones de carácter legal. NOTA 2La palabra obligatoria. Riesgo. Revisión. Satisfacción del cliente. generalmente implícita u obligatoria. revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades. 21 . Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Responsabilidad. requisito de un producto y/o servicio. por ejemplo.NOTA 1 Los registros pueden utilizarse. sus clientes y otras partes interesadas. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia. Necesidad o expectativa establecida. se refiere. para alcanzar unos objetivos establecidos. generalmente. el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. requisito del cliente. NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad. eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión. revisión del diseño y el desarrollo. Requisito. requisito de la gestión de la calidad. eficacia. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos. NOTA 2En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. EJEMPLO Revisión por la dirección. por ejemplo. NOTA 3Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito.

la trazabilidad puede estar relacionada con: el origen de los materiales y las partes. la historia del procesamiento y la distribución y localización del producto y/o servicio después de su entrega. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. definido en el proyecto educativo institucional. desarrollo y cumplimiento en los estudiantes de las competencias planificadas y acordadas. pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.NOTA 1Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente. NOTA 1El término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. Resultado de los procesos educativos. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. NOTA 2Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos. Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. 22 . Servicio educativo. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional. Trazabilidad. Validación. Sistema de gestión de la calidad. el cual está orientado a la formación. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos. necesariamente. esto no asegura. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. una elevada satisfacción de su parte. Capacidad para seguir la historia. Sistema. NOTA 2Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas. Sistema de gestión. NOTA Al considerar un producto y/o servicio.

Verificación. mediante la aportación de evidencia objetiva. La revisión de los documentos antes de emisión. de que se han cumplido los requisitos especificados. NOTA 1El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. Confirmación. NOTA 2La confirmación puede comprender acciones tales como: la elaboración de cálculos alternativos. la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado. 23 .

4110 DE 2004 (9 Dic. Based on Decree No. NTC-GP1000:2009. misión. política de calidad. This work was done with the objective of implementing the quality management system in school Provenza quality standards under NTC GP-1000. IAP. The study is descriptive. vision. objetivos de calidad. visión. DOFA. which is regulated for Law 872 of 2003 and adopted the Technical Standard of Quality in Public Management NTCGP 1000:2004. implementación y mantenimiento de un SGC en la institución. 4110 of 2004 (December 9. procedimientos y trámites estandarizados y normalizados en la Institución Educativa Provenza.a través del diseño. procedimientos. through the design. Was obtained the identification and understanding of the conceptualization described in NTC-GP 24 . El presente trabajó se realizó con el objetivo de lograr la implementación del sistema de gestión de calidad en La institución educativa Provenza bajo los estándares de calidad NTC GP-1000. ABSTRACT Keywords: SGC.RESUMEN Palabras Claves: SGC. quality policy. procesos. mission. visión. mediante una cultura del mejoramiento continuo y autoevaluación. por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. NTC-GP1000: 2009. Se mejoró continuamente la eficacia el SGC mediante el uso de la misión. using the deductive method. Se obtuvo la identificación y comprensión de la conceptualización descrita en la NTC-GP 1000:2009. processes. PHVA indicators. DOFA.El estudio es DESCRIPTIVO. para la implementación de un sistema de calidad y el establecimiento de los procesos. indicadores. política de calidad. MECI. IAP. utilizando el método deductivo. para promover la organización de la gestión interna. procedures. 2004). y aplicación del PHVA y se fomentó la participación de todos los miembros de la comunidad educativa para documentar y difundir los documentos del sistema de calidad de acuerdo con sus áreas de responsabilidad. Basados en el DECRETO No. 2004). through a culture of continuous improvement and self-evaluation. MECI. implementation and maintenance of a QMS in institution to promote the internal management organization. PHVA.

quality policy. 25 . vision. quality objectives.1000:2009. for the implementation of a quality system and the establishment of processes. procedures and standardized and normalized procedures in educational institution Provenza. Was improved SGC effectiveness continually through the use of the mission. and implementation of PHVA and encouraged the participation of all members of the educational community to document and disseminate documents of the system quality according to their areas of responsibility.

La sede B cuenta con una población escolar de 30 estudiantes en el grado prescolar. La sede cuenta con una población escolar de 30 estudiantes en el grado prescolar. al oriente con la carrera23 y al occidente con la CDMB y la quebrada Cuellar. Departamento Santander.INTRODUCCIÓN La Institución Educativa Provenza. porque se promueve la organización de la gestión interna. 65 docentes. ejecución y evaluación de la gestión educativa para lograron mejor entendimiento de las necesidades y expectativas de los padres de familia y estudiantes promoviendo una cultura del mejoramiento continuo y 26 . Se justifica implementar y mantener un SGC en las instituciones educativa Provenza . La sede B se encuentra ubicada en el Sector5 Parte baja del Barrio El Cristal. La sede C ubicada Calle 108 No. ubicada en la ciudad de Bucaramanga. 562 estudiantes de básica Primaria. La institución cuenta una nomina 5 directivos docente: un rector. 136 estudiantes de prescolar. 23B-04Barrio del Barrio Provenza En la actualidad La institución educativa Provenza cuenta con una población escolar de 1994 estudiantes distribuidos de la siguiente forma: En la sede A. que ofrece educación formal en los niveles de prescolar. 1 docente provisional3 auxiliares administrativos. 566 estudiantes de secundaria para un total de 1264 estudiantes. 369estudiantes de Básica primaria. tres auxiliares de servicios generales. La sede Ase encuentra situada en el barrio Provenza en la Carrera23 No 109-07 y limita al norte con la calle 105. básica y media. de los cuales 54 docentes regidos por el decreto 2277. permite definir criterios comunes para la planeación. cuatro coordinadores. al sur con el polideportivo Provenza. 10 docentes regidos por el decreto 1278. La institución está conformada por tres sedes. con Resolución de aprobación: No 01534 de 1 de junio de 2004 registrada con NIT: 804005058-6 DANE: 168001001050. para un total de 124 estudiantes. es una entidad de carácter oficial. 94 estudiantes de Básica primaria. 207 estudiantes de básica secundaria para un total de 606estudiantes.

implementación y evaluación de los procesos y procedimientos en la Institución Educativa Provenza bajo el criterio de efectividad y eficiencia. Para evidenciar si el colegio cumple con el anterior objetivo fundamental. es necesario que una entidad competente los certifique por haber adoptado algún modelo de gestión de la calidad para nuestro caso la GP 1000:2009. ya que a partir de los principios descubiertos. Acción. enfocado en la prestación del servicio educativo y considerado como el conjunto de criterios y elementos estandarizados cuya aplicación y evaluación busca facilitar el logro de una gestión de calidad. 27 . El presente trabajo pretende a partir de un diagnostico diseñar e implementar el sistema de gestión de calidad NTC-GP1000:2009 definiendo las estrategias para el diseño.autoevaluación con base en cifras e indicadores concretos que facilita la capacidad de demostrar la eficacia de las acciones realizadas. El método que se utilizara es el deductivo. Participación (IAP) en la Institución Educativa y a que el investigador forma parte del grupo estudiado e interactúa con éste para guiarlo en la implementación de la NTC-GP1000:2009. Se tendrá en cuenta la metodología Investigación. se aplicara en caso particular la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad ella Institución Educativa Provenza.

Lograr la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en La Institución Educativa Provenza bajo los estándares de calidad NTC GP1000:2009.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Realizar diagnóstico de la institución a través del análisis DOFA Identificar y comprender la conceptualización descrita en la NTC-GP 1000:2009 Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad integral Establecer los procesos. procedimientos y trámites estandarizados y normalizados en la Institución Educativa Provenza Definir una Cultura de Calidad en la Institución Educativa Provenza. 1. medibles y costeables bajo el criterio de efectividad y eficiencia.1. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.2 OBJETIVO GENERAL Diseñar e implementar el sistema de gestión de calidad NTCGP1000:2009 Meci Calidad para la institución educativa Provenza Bucaramanga fundamentado en los procesos sostenibles. Establecer las estrategias para la apropiación de los procesos y procedimientos en la Institución Educativa Provenza. 28 .

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEORICO

2.1.1 Antecedentes En el sector Industrial el interés por la calidad se inició sobre todo como una estrategia defensiva de muchas empresas para resolver sus problemas de compatibilidad de productos o servicios, sus dificultades de producción internas y sobre todo con la idea de que podía servir para reducir costos. Es por esta razón que en la actualidad hay quienes todavía identifican la calidad con la reducción de costos. Superada la fase defensiva en el sector industrial, el interés por la calidad de muchas empresas obedeció a su necesidad de encontrar una estrategia para continuar en el mercado. El objetivo que se perseguía entonces era asegurarse unos niveles determinados de productividad y competitividad que posibilitaran la supervivencia de la empresa. Desde esta perspectiva la calidad no solo afecta a los aspectos técnicos de los productos o de los servicios, también se nota su efecto en las relaciones de la empresa con sus clientes y en lo que éstos esperan de ellas. Actualmente, para muchas empresas, la preocupación por la calidad se traduce en una estrategia con la que competir en su mercado. La calidad se ha convertido en una necesidad estratégica y en un arma para sobrevivir en mercados altamente competitivos. La empresa que desea ser líder debe saber qué espera y necesita su clientela potencial, tiene que producir un buen producto, debe cuidar las relaciones con sus clientes y, para lograrlo, es común que hoy día las empresas vinculen su estrategia de marketing a su sistema de calidad. Ahora bien, es evidente que aunque todos recurrimos al mismo término de calidad, no todos entendemos lo mismo. Para el experto, productor o proveedor de un servicio, calidad significa fundamentalmente qué y cómo es ese producto (es decir, la efectividad).En otros términos, lo que el cliente realmente “se lleva”. Para el cliente, en cambio, lo importante es para qué le sirve y si respondió a sus necesidades y expectativas, lo que podemos definir como su satisfacción o utilidad. Para el empresario (y en su caso las Administraciones Públicas cuando actúan como tales)
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lo importante es la relación costo-beneficio o, en otros términos, la eficiencia que se alcanza. Conceptualmente, hablamos en términos de: CALIDAD CIENTIFICO: Técnica: por ejemplo, la que el cliente realmente está recibiendo y que debe ser juzgada en relación con los avances técnicos disponibles en ese momento y el juicio profesional. CALIDAD FUNCIONAL: Por ejemplo, la forma en que se imparte docencia tal y como es juzgada o percibida por el cliente. CALIDAD CORPORATIVA: Por ejemplo, la imagen que transmite una Universidad, juzgada por los estudiantes, sus familiares, los clientes potenciales y el PDI Y PAS y que condiciona poderosamente las otras visiones de la calidad. La Gestión de Calidad total es entendida hoy día como un conjunto de técnicas de organización orientadas a la obtención de los niveles más altos de calidad en una empresa. Estas técnicas se aplican a todas las actividades de la organización, lo que incluye los productos finales, los procesos de fabricación, la compra y manipulación de los productos intermedios, todos los procesos de negocio asociados a la venta y a todos los clientes (internos y externos). 2.1.2. Concepto de Gestión El concepto de gestión por estos días, se ha convertido en un término muy usado en la gerencia moderna, pro a pesar de su uso constante pocos han reflexionado sobre su significado y no se tiene un concepto unificado. Algunos han definido gestión como el conjunto de actividades tendientes al logro de un objetivo específico. La anterior es una definición muy usual pero que se comparte si se mira desde otra óptica, ya que ésta no permite medir en forma real. Si se mediera esta gestión, tendríamos que decir que se hace mucha gestión cuando se realizan muchas actividades, lo cual no es cierto. Por lo anterior, el concepto de gestión debe mirarse como el logro de la misión o el cumplimiento de los objetivos. Esto nos lleva a revisar los términos misión y objetivos. Se entiende por misión el cumplimiento de

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una tarea encomendada a alguien. Y la tarea encomendada a las personas o las empresas es la de servir o contribuir al mejoramiento de la colectividad o la sociedad. Es decir, contribuir a pasar de un estado actual A, a un estado mejorado B. Se entiende por objetivo el fin de nuestros productos o el fin de nuestros procesos. Es decir el punto a donde debemos llegar. Toda organización tiene dos objetivos generales: en lo social y en lo institucional. Son dos objetivos de la organización, sociales o externos e Institucionales o Internos. Los primeros o sociales, tendrá como objetivo o cliente la sociedad y los segundos o Institucionales, tendrán como objetivo o cliente la propia empresa y sus dueños. Debe cambiarse el concepto antiguo de que Gestión es actuar o trabajar. Debe entenderse como el mejoramiento de objetivos, como los aciertos y no como los lanzamientos; debe entenderse como los aciertos y no como la búsqueda. La Gestión entonces está relacionada con los resultados o logros y no con el trabajo o las actividades desarrolladas. Por otra parte, es necesario tener en cuenta que el control de gestión se concibe sobre una empresa en funcionamiento y se basa en la continua conversión de información clave en acción proactiva, a través de la toma efectiva de decisiones. Por lo anterior, es vital contar con información administrable, que permita su análisis ágil: este tipo particular de información está contenido y representado en los indicadores de gestión. Podemos considerar en la organización la gestión en tres niveles diferentes: 1. Gestión Estratégica: Se desarrolla en la dirección y tiene como característica fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es generalmente corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición marco del negocio e incluye la relación de la empresa con el entorno. 2. Gestión Táctica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo abarca las unidades estratégicas de negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de la organización y coordinación.

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3. Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión Táctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y control. 2.1.3. Entidades Públicas

Son los Entes de la Rama Ejecutiva del Poder Público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.Estas Entidades están reguladas a su interior a través de las oficinas de control interno y externamente por la contraloría, procuraduría o fiscalía dependiendo del área a regular.

2.1.4 Gestión en las Entidades Públicas La gestión en las Entidades Públicas se enmarca en los siguientes principios, los cuales deben ser guía de la alta dirección para mejorar el desempeño: • Enfoque hacia el Cliente: La razón de ser de las Entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. • Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la Entidad. • Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.

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mantener. entender. mejorar y. en general. gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia. una relación beneficiosa. por tanto. la cual. • Mejora Continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las Entidades. se basan en el análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición. 33 . eficiencia y efectividad de las Entidades en el logro de sus objetivos. basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. • Coordinación. • Enfoque del Sistema para la Gestión: El hecho de identificar. en y entre Entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. • Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras. permite generar valor. eficiencia y efectividad. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.• Enfoque basado en procesos: En las Entidades existe una red de procesos. Cooperación y Articulación: El trabajo en equipo. • Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la Entidad las decisiones eficaces. al trabajar articuladamente. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia. • Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las Entidades y sus proveedores son interdependientes. es importante que las Entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el bien social.

o no hacer una cosa. solicitudes y expectativas de salud. También se le define como “el procedimiento de evaluación periódica de los recursos de un servicio o establecimiento de salud que tiende a garantizar la calidad de atención a través de estándares previamente definidos y aceptados”. responsabilidad y funciones o actividades que realiza el poder central de una entidad para simplificar su operatividad.2 MARCO CONCEPTUAL ACREDITACIÓN: Método empleado para calificar atributos de la atención brindada por un establecimiento. DISPONIBILIDAD: Cantidad de Recursos por unidad de población a atender. que se denomina CONTRATANTE. Son contratos todos los actos jurídicos.2. por medio del cual una parte que se denomina CONTRATISTA. hacer. Comunicación. CALIDAD DE LOS RECURSOS: Características que deben presentar para satisfacción del usuario externo o interno. Confidencialidad. mediante los cuales se adquiere derechos o contrae obligaciones. ADMINISTRACIÓN: Conjunto de técnicas por medio de las cuales se determinan. CONTINUIDAD: Capacidad del servicio de realizar actividades debidas en la secuencia apropiada y sin interrupción del proceso de atención al usuario. CONTRATO: Es un acuerdo de voluntades. desde la primera atención hasta la satisfacción de sus necesidades. con el objeto de lograr mayor cobertura y mejores resultados. se obliga para con la OTRA. Cortesía. Si solo es una lista de recursos. DESCENTRALIZACIÓN: Proceso de delegación de decisión. se le denomina inventario. a dar. CENTRALIZACIÓN: Modo operativo en el que se concentra las funciones decisorias. 34 . clasifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular (Petersen y Plowman) CALIDAD HUMANA: Comprensión.

EDUCACIÓN: El proceso bidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar. La educación no sólo se produce a través de la palabra, está presente en todas nuestras acciones, sentimientos y actitudes.* El proceso de inculcación / asimilación cultural, moral y conductual. EFECTIVIDAD: Expresa cambios que la ejecución de un programa de trabajo, genera en una población. Relaciona Eficiencia y Eficacia. Relacionada con Indicadores de Efecto e Impacto. EFICACIA: Califica logro de los Objetivos. Relacionada directamente con la Disponibilidad, Accesibilidad, Cobertura, Concentración y Calidad de los Recursos. EFICIENCIA: Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización. El Indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas. EMPRESA ESTATAL: Es una empresa pública controlada por el Estado que no está sujeta al régimen jurídico de los organismos de la administración y que no se ha constituido en forma de sociedad. ENCUESTA: estudio que se realiza con base a una muestra poblacional de características y número especiales que permite tomar conocimiento de los hechos en un momento determinado y en una población específica. EQUIDAD: Distribución de Recursos en función de las necesidades de la población. A mayor necesidad, debería existir una mayor asignación de recursos ESTRATEGIA: Alternativas que se pueden optar para lograr los objetivos. Son las Variables Controlables.

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ESTRUCTURA: Conjunto de Recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) necesarios para producir una actividad. INCIDENCIA: Capacidad de una organización para afectar decisiones que involucran sus propios intereses o de otros que representa INTEGRALIDAD: Capacidad de un servicio, para identificar todas las necesidades clínicas del usuario y de procurar los medios para tratarlas con acciones preventivas, curativas y de rehabilitación. MECI: Modelo Estándar de Control Interno MODELO NORMATIVO: Conjunto de conceptos que describen los parámetros bajo cuyo cumplimiento deberían comportarse todas las personas de una empresa con el fin de lograr los objetivos que se hayan propuesto. OFERTA: Capacidad de producir actividades. Se mide a través de Indicadores de Cantidad (producción, productividad, rendimiento) y de Calidad (capacidad de respuesta, calidad humana, cortesía, etc.) OPORTUNIDAD: Capacidad del servicio para intervenir en el debido tiempo. ORGANIZACIÓN FORMAL: Es aquella en la que sí se han determinados los ámbitos, alcances y características de las relaciones interpersonales y sociales. PARTICIPACIÓN: Acción de involucrarse en el desarrollo de una actividad o proyecto. Es estar involucrado o desempeñar un papel en algo. Ser escuchado y tomado en serio por lo general cuando se toman decisiones. La participación, sin embargo, también puede ser simbólica, lo que quiere decir que no se toma en serio a la persona y sólo se permite su participación para mantenerla contenta o porque se ve bien. REDES: Tipo de organización operativa que permite prestar determinados servicios de manera complementaria o de manera integral en distintos centros de atención. Ej: Red de Hospitales, Red de Consultorios, red de educación, etc. TENDENCIA: Cambio en el tiempo de las Variables de un servicio. TRANSICIÓN población. DEMOGRÁFICA: Volumen y composición de la

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TRANSICIÓN EPIDEMIOLÓGICA: Perfil de la salud en una población dada. UTILIZACIÓN: Relación entre los Recursos Utilizados y los Recursos Disponibles Existentes. VARIABLES: Características o atributos de un servicio, medidas por Indicadores. 2.3 MARCO LEGAL ISO 9001 La norma ISO 9001 de 2008 elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización, y específica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, para certificación o con fines contractuales. Actualmente es la Norma UNE-EN-ISO 9001:2008. ISO 9001: Contiene la especificación del modelo de gestión. Contiene "los requisitos" del Modelo. ISO 9004: Contiene a la vieja ISO 9001, y además amplía cada uno de los puntos con más explicaciones y casos, e invita a los implantadores a ir más allá de los requisitos con nuevas ideas, esta apunta a eficiencia del sistema. De todo este conjunto de Normas, es ISO 9001 la que contiene el modelo de gestión, y la única capaz de certificar. Los documentos base para la elaboración de las normas SGC GP 1000 fueron principalmente las normas de la serie ISO 9000. La implementación de la norma permite el cumplimiento de la norma internacional ISO 9001, puesto que ajusta la terminología y los requisitos de ésta a la aplicación especifican en las entidades obligadas. Sin embargo, la norma NTC GP 1000:2009 integra requisitos y concepto adicionales a los del estándar ISO. LEY 489 DE 1998(diciembre 29) ARTICULO 27. Créase el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor público.

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ARTICULO 28. OBJETO. El Sistema Nacional de Control Interno tiene por objeto integrar en forma armónica, dinámica, efectiva, flexible y suficiente, el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas, para que, mediante la aplicación de instrumentos idóneos de gerencia, fortalezcan el cumplimiento cabal y oportuno de las funciones del Estado El Sistema de Control Interno( Ley 872 de 2003 )Reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2004, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4295 de 2007"Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios". Artículo 1º. Creación del sistema de gestión de la calidad. Créase el Sistema de Gestión de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente. Artículo2º. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Así mismo en las Corporaciones Autónomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993, y de modo general, en las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarios del Estado. Parágrafo 1º. La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta.

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que deseen certificar su sistema de gestión de la calidad bajo la norma NTCGP: 1000:2009. en especial las conferidas por el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política. y en la Ley 872 de 2003. Las entidades obligadas a aplicar el Sistema de Gestión de la Calidad. documentar. documentar. entidades y agentes obligados conforme al artículo 2 de la Ley 872 de 2003. implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos. en ejercicio de las facultades constitucionales y legales en especial las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y la Ley 872 de 2003. DECRETO 4485 DE 2009 (Noviembre 18) Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Adóptese la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009. El Presidente de la República de Colombia. 2004) Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer. Parágrafo transitorio. Las entidades y agentes obligados de que trata el artículo segundo de la Ley 872 de 2003. DECRETO No.Parágrafo 2º. Adoptase la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los 39 . El presidente de la república de Colombia. deberán realizarlo ante un organismo de certificación de sistemas de gestión de calidad acreditado bajo dicha norma. en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales. Artículo 1°. ARTÍCULO 1. Las Asambleas y Concejos podrán disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades de la administración central y descentralizada de los departamentos y municipios. Artículo 1°. DECRETO 2375 DE 2006 (julio 17) Por el cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 872 de 2003. 4110 DE 2004 (9 Dic. por la Superintendencia de Industria y Comercio. la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer. contarán con un término máximo de cuatro (4) años a partir de la expedición de la reglamentación contemplada en el artículo 6 de la presente ley para llevar a cabo su desarrollo.

La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000:2009 versión 2009 es parte integrante del presente decreto. 40 . El municipio de Bucaramanga a través de la Secretaría de Educación fortalecerá las estrategias para continuar con el proceso de implementación y certificación en calidad de todas las instituciones educativas del Municipio de Bucaramanga. documentar.organismos. Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2010. siga siendo objeto de reconocimientos en el escenario nacional Que a través del Decreto 1599 de 2005 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno en las entidades del Estado. Así mismo. con el fin de alcanzar mejores niveles de eficiencia. Vencido el término del año señalado en el presente artículo. Lucho con todo el corazón. Artículo 1º. eficacia en la prestación del servicio educativo. deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versión de la norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009. se garantizará la continuidad del proyecto de modernización de la Secretaría de Educación con el fin de lograr la implementación de todos los 14 macro procesos con sus procesos y subprocesos. Artículo 2°. las certificaciones y las renovaciones de las mismas deberán efectuarse de conformidad con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Versión 2009. Los organismos y entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del año siguiente a la publicación del presente decreto. con excepción de las notas y los recuadros de orientación los cuales expresamente se identifican como de carácter informativo. la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. entidades y agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley 872 de 2003. de obligatoria aplicación y cumplimiento. 2012-2015. Programa de gobierno: Luis francisco Bohórquez. el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer. con el propósito de continuar con la meta de alcanzar la certificación de nuevos macroprocesos lo que ha permitido que la Secretaría de Educación de Bucaramanga. Adóptese el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.

implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993. lo que facilita su implementación en forma paralela y armonizada 41 . nueve componentes y 29 elementos. 3 generales y 5 específicos. en la cual se unifica el sistema de gestión de calidad con el equipo MECI. LA NTC 1000: 2009 plantea 242 requisitos normativos. El MECI plantea una estructura compuesta por 3subsistemas. Circular 1000-02-07 del Departamento administrativo de la Función Pública. ambos sistemas enfocan su estructura bajo un ciclo PHVA. divididos en 8 capítulos.

1 TIPO DE ESTUDIO El método que se utilizara es el deductivo. cerradas de alternativas y preguntas de control para verificar su confiablidad y validez en su aplicación. ya que a partir de los principios descubiertos.2 RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN La recolección y tratamiento de la información primarias efectuará directamente con los funcionarios y responsables de los procesos que se adelantan en la institución mediante el instrumento de investigación de encuestas a través de la aplicación de un cuestionario con preguntas abiertas. se aplicara en caso particular la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad ella Institución Educativa Provenza. cerradas de alternativas y preguntas de control para verificar su confiablidad y validez en su aplicación. objetos y procesos de Calidad en la Institución Educativa Provenza de acuerdo a los lineamientos trazados por la Secretaria de Educación Municipal. que consiste en llegar a conocer las situaciones y actitudes predominantes a través de las actividades. la misma se empleó para determinar los posibles avances de la Institución educativa Provenza en la implementación de la Norma NTC-GP 1000:2009 42 . La información secundaria se tomara de las directrices impartidas por la Secretaria de Educación en cuanto al Control de Gestión y Mejora Continua y los documentos referentes a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. METODOLOGÍA 3. La recolección tratamiento de la información primaria efectuará directamente con los funcionarios y responsables de los procesos que se adelantan en la institución mediante el instrumento de investigación de encuestas a través de la aplicación de un cuestionario con preguntas abiertas. En lo que tiene que ver con la técnica de observación. 3. La información secundaria se tomara de las directrices impartidas por la secretaria de educación en cuanto al control de gestión y mejora continua y los documentos referentes a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. El estudio es DESCRIPTIVO.3.

razón de ser del mismo Así mismo a través de esta técnica de observación. fortalezas y amenazas para el diseño.De igual manera se observó la forma como el plantel lleva actualmente el desarrollo de cada uno de los procesos que permiten a la misma ofrecer el servicio educativo. 43 . Se identificaron enla matriz los aspectos de mayor impacto que inciden en la implementación del sistema de calidad GP 1000:2009 Diseño de acciones y estrategias. desempeño laboral. principios. con el fin de establecer las estrategias que permitan el mejoramiento del servicio educativo en esta entidad. e implementación del sistema de gestión de calidad SGC GP 1000:2009 en las tres sedes del Institución Educativa Provenza. desarrollo del pensamiento tecnológico. que permitan definirlas fortalezas del servicio y a la minimización de los riesgos del mismo. oportunidades. se identificaron las falencias en la aplicación de los criterios definidos en la Norma NTC-GP 1000:2009 TRABAJO DE CAMPO: Las siguientes son las actividades que se llevaron a cabo en el proceso de investigación. valores y una cultura del medio ambiente. para cada uno de los objetivos específicos definidos: OBJETIVO ESPECÍFICO No 1 Realizar diagnóstico de la institución a través del análisis (DOFA) Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Identificar las debilidades. Otras fuentes de insumo en el diagnostico para la elaboración de la matriz DOFA y cuyas evidencias se encuentran en la institución son: la autoevaluación institucional 2010 y 2011 y el cumplimiento del plan de mejoramiento año 2010 y 2011. Para la elaboración de la matriz DOFA se efectuó teniendo en cuenta los factores claves de éxito: ingreso a la educación superior.

OBJETIVOS ESPECIFICO No 2 Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad integral Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Elaborar un paralelo entre la forma tradicional de administrar la Institución y los beneficios obtenidos aplicando los procesos descritos en la NTC GP1000:2009 OBJETIVO ESPECÍFICO No 3 Identificar y comprender la conceptualización descrita en la NTC-GP 1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Exposición Magistral sobre la conceptualización de la cartilla editada por el DAFP sobre la NTC GP1000:2009. Definición del servicio Identificación del cliente. basadas en la valoración de los mismos. Análisis de los principios de gestión de calidad. Identificar las opciones para tratar y manejar los riesgos. ¿Qué es sistema? ¿Qué es gestión?¿Qué es proceso? ¿Qué es un enfoque basado en procesos? 44 . Establecer la definición de los términos empleados en calidad.Establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública. Con las actividades descritas se pretendió obtener un diagnóstico del estado en que se encuentra el diseño e implementación de un sistema de calidad bajo la norma SGC GP 1000:2009 y de esta manera diseñar actividades y procedimientos o ejecutar acciones de mejora. frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos. permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la administración del riesgo.

Elaboración de la caracterización de los diferentes procesos. estudiantes y personal administrativo) en la implementación de la cultura de Calidad.E. docentes. Identificación de los procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP1000:2009.E.P Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron Jornada Pedagógica para sensibilizar y comprometer a todos los miembros de la comunidad Educativa (Directivos Docentes. OBJETIVOS ESPECIFICO No 6 Establecer las estrategias para la apropiación de los procesos y procedimientos en la I. procedimientos y trámites estandarizados y normalizados en la Institución Educativa Provenza Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron Elaboración del mapa de procesos Institucionales teniendo en cuenta las directrices de la norma. Identificar La documentación típica de un Sistema de gestión de calidad Elaboración de algunos procedimientos OBJETIVOS ESPECIFICO No 5 Definir una Cultura de Calidad en la I. Conocer la estructura de la NTC GP1000: 2009 OBJETIVO ESPECÍFICO No 4 Establecer los procesos. padres de familia.P Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: 45 .Tipos de procesos Desarrollar cada una de las fases del PHVA en el proceso general de la institución y anotar conclusiones.

está orientada a lograr una sensibilización de la Comunidad Educativa frente a la importancia de ¡implementar un proceso de gestión integral. definiendo la educación que se quiere impartir y estableciendo la estructura y el compromiso de la dirección de la Institución frente al proceso de mejoramiento.Conformación de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa. Tratamiento de la Información mediante conceptualización y la sensibilización. teniendo presente la designación de un líder por cada proceso quien será el responsable del cumplimiento de las acciones requeridas en cada uno de ellos.2009 bajo los estándares de calidad NTC GP-1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Desarrollar en los líderes de los procesos y todo el equipo de Calidad en general un alto sentido de pertenencia y compromiso que propendan por alcanzar altos estándares de Calidad. OBJETIVOS ESPECIFICO No 7 Lograr la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en La I.E. las actividades de Mediante la conceptualización se aclararon algunos conceptos básicos que se van a utilizar a lo largo del proceso de la implementación de un sistema de calidad mediante la NTC GP 1000:2009y que permiten unificar el lenguaje necesario para el trabajo individual y colectivo en la Institución. además de la comprensión de la filosofía de la Calidad y los principios de Calidad aplicados a la educación. partiendo de la identificación de las razones que justifican el cambio en la Institución. La primera etapa del proceso de mejora institucional. 46 .

47 . -Baja motivación de los docentes para recibir capacitación en gestión de calidad -Carencia de una certificación de calidad --Desconocimiento del grado de satisfacción de los clientes -No ha sido formalizado institucionalmente un proceso de auditorías internas -Desactualización en el manejo de herramientas relacionadas con la informática y tecnología. se pudo determinar lo siguiente: Las debilidades que presenta la institución con respecto a la implementación de un sistema de calidad la GP-1000: 2009 son las siguientes: -Resistencia al cambio por parte del personal en cuanto a la implementación y mantenimiento de un sistema de gestión de calidad. Cuenta con evidencias suficientes. -Desconocimiento de la importancia de la implementación de un sistema de gestión de calidad. -Apatía y miedo a la implementación de procesos de evaluación. Las fortalezas son: -La institución ha desarrollado algunas acciones correspondientes a la evaluación institucional. -La institución ha identificado y conceptualizado algunos de sus factores claves de éxito. RESULTADOS 4. Cuenta con algunas evidencias -La institución cuenta con otras fuentes o insumos diagnósticos que soportan la planeación estratégica. Existen algunas evidencias -Existencia de instrumentos de autoevaluación.4.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) El objetivo específico 1 consiste en: Realizar diagnóstico de la Institución a través del análisis (DOFA) Una vez realizadas las actividades que se había propuesto realizar en cumplimiento de este objetivo.

. Las amenazas -Recursos económicos insuficientes para mantener el nivel del sistema. UNAB. -Con la implementación del sistema de gestión de calidad la institución tiene la oportunidad de certificarse a través de entidades como el ICONTEC. -Baja cobertura de internet -Cambios en la política general que afectan la entidad -Modificaciones legales a las fuentes de ingresos de la entidad -Decisiones sobre el ingreso y retiro de servidores públicos -Resistencia a los cambios tecnológicos Una vez efectuada la priorización de los aspectos definidos en la matriz DOFA. -Existencia del Plan de mejoramiento institucional. 48 . -Constantes cambios de normatividad. -Factores culturales y políticos. -Recorte presupuestal. -Existencia de Instrumentos de gestión del DAFP -Apoyo entidades externas. -Mayor competitividad por la implementación de normas relacionadas con la calidad. -Página web de la secretaria de educación de Bucaramanga. -La globalización y la expansión de los mercados a nivel mundial. -Capacitación en calidad ofrecida por otras entidades. -Alto costo de los equipos y servicios tecnológicos. -Ingresos de nuevos docentes cualificados mediante pruebas de selección. SENA. UCC. -Escasa dotación de recursos tecnológicos.-Existencia Plan de autoevaluación institucional. CRUZ ROJA. -Habilidad técnica de la entidad para ejecutar los procesos que le competen. -Alianzas estratégicas con otras entidades Las oportunidades son: -Mejorar la imagen de la Entidad en el orden Municipal. se pudo determinar que los que generan mayor impacto en la implementación de un sistema de calidad es la resistencia al cambio y una baja motivación por recibir capacitación en temas relacionados con calidad ya que estos implican procesos de evaluación con los cuales una gran mayoría de docentes no están de acuerdo.

bp. trazar el camino y llevar por él a sus alumnos.blogspot. El maestro es el modelo y el guía. A él le corresponde organizar el conocimiento.com/_3QFbPRcafW0/Sk5Oj7aLJI.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL El objetivo específico 2 consiste en: Determinar los beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad integral -Elaborar un paralelo entre la forma tradicional de administrar la Institución y los beneficios obtenidos aplicando los procesos descritos en la NTC GP1000:2009 Figura 1. al que se debe imitar y obedecer. <http://3.Dibujo. La 49 .bmp> El maestro es la base y condición del éxito de la educación. Paralelo entre la educación y la educación implementada con sistemas de gestión de calidad Fuente: En línea. 4.La estrategia consiste en efectuar una sensibilización a los miembros de la comunidad sobre los beneficios y oportunidades que nos puede brindar la implementación de un sistema de gestión de calidad en la institución al mejorar los resultados de los diferentes procesos. aislar y elaborar la materia que ha de ser aprendida.

la disciplina y los ejercicios escolares son suficientes para desarrollar las virtudes humanas en los alumnos. aislar y elaborar la materia que ha de ser aprendida. 50 .disciplina y el castigo se consideran fundamentales. El repaso entendido como la repetición de lo que el maestro acaba Todas las acciones administrativas generales tienen el objetivo de racionalizar el trabajo bajo dos principios funcionales muy valorados: la subordinación y la previsibilidad de resultados. Cada persona tiene su jefe y trabaja recibiendo comunicaciones oficiales de tipo vertical. La diferenciación social y el reconocimiento de la complejidad de las organizaciones hacen ineficaz cualquier intento de controlar jerárquicamente rutinas y obstruyen toda posibilidad de cambios que no sean pura cosmética. si se quiere evitar la distracción y la confusión nada debe buscarse fuera del manual. Verbalismo y Pasividad. orden y programación. La regularidad y la previsibilidad proporcionaban un marco de certezas para todos. ordenadas y programadas. graduado y elaborado. respuestas lentas y tardías. actualización o innovación. obviándolo o cerrando las relaciones del sistema organizacional: desconoce diferencias en las poblaciones estudiantiles. todo lo que el niño tiene que aprender se encuentra en él. los dinamismos. Estas certezas se transforman en firmes obstáculos para el mejoramiento. falta de autonomía y creatividad. La clase y la vida colectiva son organizadas. las necesidades específicas. El castigo ya sea en forma de reproches o de castigo físico estimula constantemente el progreso del alumno. Magistro centrismo: el maestro es la base y la condición del éxito de la educación. El método de enseñanza será el mismo para todos los niños y en todas las ocasiones. las demandas. Enciclopedismo. El manual escolar es la expresión de esta organización. La administración supone un sistema de tareas rutinarias jerárquicamente dependientes. Sin embargo. El modelo simplifica el entorno. A él le corresponde organizar el conocimiento. a través de las que se simplifica una realidad compleja. dicha previsibilidad se tradujo en rutinización.

Debe responder a las necesidades sociales y a las exigencias que enfrenta el sistema educativo. Prevalece el trabajo individual sobre el trabajo en equipo donde cada persona esta interesada solo en su trabajo y formación personal. sociales. entre otros medios. en un marco de valores donde todos se sientan respetados y valorados como personas. posibilitando la reflexión compartida sobre la propia práctica docente y el trabajo colaborativo del profesorado) Promover la participación activa del alumnado. La mejora continua del desempeño de los procesos. organizativos y materiales. necesita convertirse en una forma de trabajo cotidiana. Promover cambio e innovación en la institución escolar y en las aulas (lo que se conseguirá.La dirección de la organización educativa se maneja mediante un organigrama y cuya autoridad es vertical de arriba hacia abajo. ajustados a las necesidades de cada alumno para que todos puedan tener las oportunidades que promoverán lo más posible su progreso académico y personal. su medio familiar y su aprendizaje previo. morales y emocionales. tanto en el aprendizaje como en la vida de la institución. EDUCACION CON SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Proporciona una educación de calidad formando recursos humanos competitivos y dispuestos a enfrentar las exigencias de globalización. La escuela de calidad es la que promueve el progreso de sus estudiantes en una amplia gama de logros intelectuales. Satisfacción 51 . relativos a la educación." Facilitar los recursos personales. Lograr la participación de las familias e insertarse en la comunidad Estimular y facilitar el desarrollo y el bienestar de la comunidad educativa estimulando La Efectividad del aprendizaje. teniendo en cuenta su nivel socioeconómico. Se aplican procesos orientados a la inspección y al aseguramiento de la calidad del producto. Un sistema escolar eficaz es el que maximiza la capacidad de las escuelas para alcanzar esos resultados.

y profesores. clima de trabajo favorable. el compromiso. Planear. desarrollo y crecimiento personal. el trabajo en equipo. La institución es evaluada anualmente mediante la autoevaluación institucional los docentes son evaluados durante le transcurso del año y presentan evaluaciones de prueba y de desempeño...padres de familia. La institución tiene en cuenta para evaluar los diferentes procesos el ciclo PHVCA. propiciar el desarrollo/crecimiento personal de cada individuo como clave del crecimiento y enriquecimiento de la organización La institución emplea en la evaluación indicadores de desempeño: eficacia. asignación de recursos. La motivación y los logros de cada estudiante están muy influidos por la cultura o clima de cada escuela. Los docentes ingresan a las entidades territoriales cuando obtienen resultados satisfactorios en las específicas del ICFES y los requisitos que solicita la Comisión nacional del servicio civil CNSC. La calidad depende básicamente de las personas. Debe conocer bien lo que pasa en el centro. 52 . mediar en la negociación de los conflictos y ver de tomar decisiones compartidas. organización. y acceso a colectivos con educación inclusiva y necesidades diversas La institución promueve La participación de todos los implicados. relaciones externas. coordinación y control. mediante el liderazgo participativo. La enseñanza y el aprendizaje deben constituir el centro de la organización y la actividad escolar.. Se debe cuidar el ambiente de aprendizaje buscando el aprovechamiento del estudiante y el empleo eficiente de los tiempos de aprendizaje. Supone una continua toma de decisiones en aspectos: administrativos y burocráticos. la colaboración. disciplina de los alumnos. resolución de problemas. eficiencia y efectividad. Hacer. verificar. por ello resulta fundamental atender a aspectos como: La participación. relación costo efectividad. estudiantes. gestión. Para superar las no conformidades.. la implicación voluntaria. la formación de las personas. La actividad directiva se centra en el desarrollo de actividades de información. jefatura del personal. actuar para luego aplicar acciones de mejora acciones correctivas.

administrativo. Prevalece el trabajo en equipo como factor de éxito para lograr mestas a través de los indicadores enunciados. operativo. Tabla 1. Enfoque tradicional en una IES Los colaboradores son el problema Hacer el trabajo Entendimiento de mis funciones Cambiar a la persona Evaluación de los individuos Siempre se pueden mejores profesores Enfoque basado en Procesos en una IES El proceso es el que provoca los problemas Apoyar a que el trabajo se haga Conocer cómo mi perfil profesional y académico se relaciona con el proceso Cambiar el proceso Evaluación de personal docente. así como del proceso se puede mejorar el encontrar Siempre proceso Controlar a los colaboradores No hay confianza en nadie ¿Quién cometió el error? Corrección de errores Énfasis en el producto Fuente: El Autor Desarrollar gente Todos somos responsables ¿Qué permitió ocurriera? que el error Reducción de variaciones Énfasis en los educandos 53 .La dirección de la organización educativa se maneja mediante un mapa de procesos donde cada uno de ellos se convierte en proveedor del otro y existe una comunicación continua. Paralelo entre el Enfoque tradicional y el Enfoque basado en procesos de una IES.

Gestión de la Calidad) b. las instituciones necesitan adoptar herramientas y métodos que les permitan solucionar problemas. requieren mirarse a sí mismas como un sistema en el cual todos los procesos deben estar al servicio de la formación integral de los estudiantes. Determinar la secuencia e interacción de estos procesos. Conceptualización descrita en la NTC-GP1000:2009. d. analizar datos. necesita personas que vivan de acuerdo con una escala de valores que las lleve a: Crecer permanentemente como ser humano. Asegurarse de la disponibilidad de Caracterización de los procesos recursos e información necesarios para (Manual de Gestión de la Calidad) apoyar la operación y el seguimiento de Ficha de indicadores estos procesos. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4. Colombia. Porque al verse a sí mismas como un sistema. mejorar sus prácticas y evaluarse de manera permanente y consistente. Porque el mundo actual y más concretamente nuestro país.Del anterior paralelo podemos concluir Las Instituciones Educativas no pueden anquilosarse como organizaciones. Porque la educación es factor de desarrollo permitiendo un mejoramiento en la calidad de vida de las personas.1 Requisitos Generales a. de 54 . Identificar los procesos que le permitan Mapa de procesos (Manual cumplir la misión que le ha asignado. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS 4. - - 4. Tabla 2.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 El objetivo específico 3 consiste en: Identificar y comprender la conceptualización descrita en la NTC-GP1000:2009.

b.Tabla 2.2.3) • Control de los registros (4. 4.2.) d. Los documentos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus Según necesidades específicas de objetivos institucionales y que le permitan cada organización asegurarse de la eficaz planificación. en las materias y funciones que le competen a cada entidad. Procedimientos para: • Control de los documentos (4. preventivas y de mejora (8. operación y control de sus procesos.3) * Acciones correctivas. 55 . Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la Política y objetivos de la calidad calidad. g.2. Manual de Gestión de la Calidad Procedimiento para la gestión de riesgos Mapa de riesgos. Continuación.1.5. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS e.4) • Auditorías c.2) • Control del requeridos en esta Norma.2. de mejora. Un manual de la calidad. producto y/o servicio no conforme (8. preventivas y la mejora continua de estos procesos. Identificar y diseñar los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes. política de riesgos y plan de control de los riesgos. la medición y Ficha de indicadores análisis de estos procesos f. Realizar el seguimiento. Generalidades a. Implementar las acciones necesarias Procedimiento para la toma de para alcanzar los resultados planificados y Acciones correctivas. Los procedimientos documentados internas (8. Gestión documental 4.2.

Planificación Procedimiento para la gestión de programas y proyectos Objetivos de la calidad (Manual de Gestión de la Calidad) Despliegue de los objetivos. Control de documentos 4. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION • Guía para el comité de la calidad y/o de mejoramiento • Política y objetivos de calidad (Manual de Gestión de la Calidad) • Procedimiento para la revisión del Sistema de gestión de la calidad • Procedimiento para el manejo de solicitudes.5.2. reclamos y sugerencias • Otros: necesidades específicas de cada organización * Política de calidad (Manual de Gestión de la Calidad) Procedimiento para la elaboración del plan de desarrollo Procedimiento para la elaboración de los planes de acción 5. quejas.Tabla 2. 5.3.7. Los registros requeridos por esta Norma Ver Numeral 2. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS e. Continuación. 4.4. Política de la calidad 56 . De esta guía.2. Manual de la Calidad 4. Compromiso de la Dirección 5.2. Enfoque hacia el cliente 5.2.1.4.2.3. Control de los registros (Manual de Gestión de la Calidad) Procedimiento para el control de los documentos Procedimiento para el control de los registros 5.

• Procedimiento para la revisión del Sistema de gestión de la calidad. ajustes y aprobación del Presupuesto • Procedimiento para la elaboración del plan financiero • Procedimiento para la gestión del talento humano en la entidad (Selección. como resultado de la revisión por la Dirección. Formación y Evaluación) • Guía o Manual de competencias y/o funciones y responsabilidades.5. • Programa de reuniones de revisión por la Dirección • Plan de mejora del Sistema de Gestión de la calidad. Continuación. 6.Tabla 2. Vinculación.2 Talento humano 57 . comunicación autoridad Revisión por la Dirección • Procedimiento elaboración y seguimiento del Plan de inversiones 6.1 provisión de recursos • Procedimiento elaboración. Responsabilidad. Contratación. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS Organigrama de la entidad y Matriz de responsabilidades y autoridades y frente al SGC (Manual de Gestión de la Calidad) Matriz o plan de comunicaciones. GESTION DE LOS RECURSOS • Procedimiento elaboración seguimiento del Plan de acción y 5. 6.

Ambiente de trabajo 7. Continuación.Tabla 2. Plan de capacitación para los funcionarios de la entidad. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS Procedimiento para la capacitación o formación de los funcionarios de la entidad.2 Talento humano Evaluación de la eficacia de (a capacitación brindada a los funcionarios. reclamos y 7. Procesos sugerencias relacionados con el Matriz o plan de comunicaciones cliente 58 . quejas. Hoja de vida de los funcionarios actualizadas y con los soportes de educación.3. formación. Planificación de la que preste la entidad y de lo que requiera realización del documentación) producto o prestación • Plan de calidad de los procesos misionales cuando lo del servicio considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales Procedimiento para solicitudes.2. necesarios de acuerdo a lo establecido por la entidad • Procedimiento Mantenimiento de la infraestructura de la entidad. habilidades y experiencia. 6. 6. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO • Procedimiento(s) para la prestación del servicio (el número y los procedimientos depende de los servicios 7.1. Caracterización de los procesos (Manual de Gestión de la Calidad) 6.4. Infraestructura • Plan de mantenimiento de la infraestructura.

4. • Caracterización de los procesos. Seguimiento medición 59 . evaluación.6. Procedimiento para la gestión de las auditorías internas Plan de calidad de los procesos misionales y cuando lo considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales. Generalidades Procedimiento para la medición de la satisfacción del cliente.1. • Procedimiento Mantenimiento de la infraestructura de la entidad.2.5. Diseño desarrollo 7.Tabla 2. Continuación. Adquisición bienes y servicios DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS y Procedimiento para diseño y desarrollo de servicios. Control dispositivos seguimiento medición de y los de • Plan de mantenimiento de la infraestructura. de • Hoja de vida de equipos. MEDICIÓN ANALISIS Y MEJORA 8. 8. • Procedimiento(s) para la prestación de servicio (el número y los procedimientos depende de los servicios que preste la entidad y de lo que requiera 7. programas y proyectos de Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios Procedimiento para la selección.3. Producción y documentación) prestación del servicio • Plan de calidad de los procesos misionales cuando lo considere necesario de acuerdo a los programas y proyectos especiales. 7. Fichas de indicadores Procedimiento para la revisión del Sistema de gestión de la calidad 8. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 7. seguimiento y reevaluación de proveedores.

De acuerdo con NTC-GP 1000:2009. Auditorías internas de Permiten medir el cumplimiento de requisitos de la calidad calidad 8. REQUISITO DE LA NORMA NTC GP 1000:2009 DOCUMENTOS REQUERIDOS Y/O RECOMENDADOS 8.Control de los registros Definen las evidencias de los resultados de los de calidad procesos.5.3. 8. Control del Procedimiento para el control del producto o servicio no producto y/o servicio conforme no conforme Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. 60 .2.2.3.Control del producto Implementar registros de calidad para la detección y no conforme corrección de defectos 8. Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009.Acciones correctivas 8.5.4. la entidad debe establecer y mantener procedimientos documentados para: Tabla 3.2. Control documentos FINALIDAD de Definen cuales documentos afectan la calidad del producto 4. Continuación.Acciones preventivas Lograr la no recurrencia de defectos e iniciar acciones de mejora Permiten detectar causas de no conformidades potenciales Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. PROCEDIMIENTO 4.3.3.2. Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009.2.Tabla 2.

producto o contrato especifico. Documento que establece requisitos. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan. quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un Proyecto. TERMINOS RELACIONADOS CON LOS DOCUMENTOS OBJETIVO: Identificar y analizar los conceptos relativos a la documentación de un sistema de gestión de la calidad. la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.Tabla 4. Conceptos relativos a la documentación de un sistema de gestión de la calidad. 02 Manual de calidad 03 documento 04 05 06 07 08 Manual de calidad Procedimiento Proceso Registro instructivo 09 Especificación 10 Guías 61 . Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. Datos que poseen significado. las cuales transforman elementos de entrada en resultados. TALLER No 1. Capacidad para seguir la historia. proceso. Información y su medio de soporte. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse. METODOLOGÍA: Correlacionar el término de la izquierda con el concepto de la derecha que corresponda. Descripciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas. colocando el respectivo número. 01 Información Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.

manejo y organización" de la documentación producida y recibida por las entidades. a la cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Conjunto de documentos conservados por su valor histórico cultural. con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Medios en los cuales se contiene la información. adoptarán y aplicara a Manuales a través de los cuales se documentarán y formalizaran lo procedimientos a partir de la identificación de procesos institucionales Documento que especifica requisitos para el cargo.Tabla 4. responsabilidades y funciones Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación. Instrumento que garantiza el cumplimiento del control interno en la organizaciones públicas. materiales empleados. informáticos. estas elaborarán. según los.. 15 Soporte documental Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad. fílmicos.orales y sonoros. existen los archivos audiovisuales. 12 Manual de procedimientos 13 Gestión documental 14 Patrimonio documental 16 Documento original 17 Tabla de retención documental Manual funciones de 18 Fuente: El Autor 62 . Además de los archivos en papel. desde su origen hasta su destino final. Continuación. fotográficos. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales. interacción con otros procesos. 11 Trazabilidad Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización.

4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS. Mapa de procesos Institución Educativa Provenza Fuente: Institución Educativa Provenza CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.4. PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. ELABORACIÓN DEL MAPA DE PROCESOS Figura 2. procedimientos y trámites estandarizados y normalizados en la Institución Educativa Provenza. El objetivo específico 4 consiste en: Establecer los procesos. 63 . (Ver anexo A) La primera actividad dentro de la fase de diseño bajo NTC-GP 1000:2009fue la identificación de los procesos que se realizan en la entidad y que estarán dentro del SGC.

de apoyo y los misionales En la institución educativa Provenza se identificaron los siguientes procesos: Procesos visionales: Gestión de Planeación institucional. proveedores del proceso ( internos y externos) . procesos de apoyo y procesos de evaluación. Procesos Visionales. misionales y de evaluación. responsable. acciones correctivas y preventivas. gestión de bienestar y Talento humano.Estos procesos se pueden clasificar en cuatro categorías básicas: Procesos visionales o estratégicos. fijación de objetivos. y son una parte integral de los procesos estratégicos. seguimiento y control. Procesos misionales: Gestión curricular. análisis y mejora: Gestión de evaluación y mejoramiento institucional. Estratégicos (o también denominados gerenciales): Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias. Una vez identificando los procesos. se describen mediante una caracterización del proceso. Incluyen procesos de medición y seguimiento. alcance. Procesos de evaluación. Gestión de la convivencia. análisis y mejora: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Procesos de Apoyo: Gestión de información y comunicación. procesos esenciales): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. requisitos. provisión de comunicación. cliente o usuarios . gestión de recursos físicos y financieros. de prestación del servicio. Procesos de evaluación. recursos. Procesos de Apoyo (o también denominados procesos de soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos. procesos misionales. 64 . indicadores. salidas del proceso . análisis y mejora. auditoría interna. Este documento desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales: Nombre del proceso . entradas al proceso . Procesos Misionales (o también denominados procesos clave. documentos internos y externos . objetivo. aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. actividades .

Proveedores del proceso. Se utiliza un verbo en infinitivo. Alcance del proceso. preventivas y de mejora. Objetivo del proceso. información (documentos) o servicios. Así como un proceso se compone de varias actividades.Nombre del proceso: El nombre del proceso debe presentar de manera breve una identificación de lo que este hace dentro la entidad pública. una actividad se puede descomponer en varias tareas o trabajos que son necesarios para llevarla a cabo. Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso. realizar la divulgación de las novedades que se presenten en el proceso. Pueden incluir productos tangibles. actividad y tarea. ampliación del alcance del proceso y adicionalmente. El rol del responsable o líder del proceso es el de velar porque el proceso se ejecute de acuerdo con las actividades planificadas. los resultados que cumplan con requisitos previamente definidos. Se identifican dos clases de proveedores: Proveedores internos: Se refiere a los otros procesos del SGC que le entregan sus salidas 65 . Sin embargo. materias primas y/o información que se requiere para llevar a cabo el proceso. legales o reglamentarios y del producto y/o servicio). La definición del alcance del proceso es muy importante para determinar las interacciones entre los procesos. Se refiere a los insumos. de manera que no haya traslape de actividades (una actividad que corresponda simultáneamente a dos procesos) o “vacíos” entre los procesos (una actividad que se lleva acabo pero no está incluida en ningún proceso). Responsable o líder del proceso. es decir. Identifica el cargo del funcionario bajo cuya responsabilidad está el proceso. Actividades del Proceso. Éstos pueden provenir de otros procesos del SGC o de clientes externos (requisitos del cliente. Identifica la Actividad inicial y la Actividad final del proceso. no existe una manera específica de determinar para cada entidad a qué se le denomina proceso. tales como: actualización de documentación asociada al proceso. el seguimiento de indicadores y control de los riesgos propios de cada proceso y se identifiquen las acciones correctivas. Entradas al proceso.

(Resultados) a este proceso. Por ejemplo, el Proceso de Gestión de planeación institucionales proveedor de todos los procesos porque les entrega como uno de los insumos la Política de Calidad. Los proveedores internos de un proceso son otros procesos, y no dependencias o áreas funcionales. Proveedores externos: Se refiere a las entidades externas (públicas o privadas) o personas que entregan algún insumo o materia prima requerida para el proceso. Para facilitar la documentación de las interacciones entre los procesos, se recomienda que en la Caracterización de procesos, cada “Proveedor” se coloque en frente de la entrada que suministra. Por razones de transparencia no deben incluirse en el ítem proveedores nombres propios de contratistas externos. Salidas del proceso. Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso. Los resultados del proceso pueden ser: Productos “tangibles”, como por ejemplo, una cartilla, un acto administrativo, un manual, un documento preliminar, entre otros. Productos intangibles “Servicios”, como por ejemplo, una capacitación a docentes en la Institución Educativa Provenza. Cuando la NTC-GP 1000:2009 habla de “Interacción” (4.1.b), entre los procesos, se refiere precisamente a identificar cuáles son las salidas de un proceso que pueden ser entrada (Insumo) para otro proceso. Usuarios del proceso. Se identifican dos clases de usuarios. Usuarios internos: Se refiere a los otros Procesos del SGC, que reciben las salidas (resultados) de un proceso. Usuarios externos: Se refiere a los usuarios de la prestación del servicio o usuarios receptores del producto de la entidad. Pueden ser ciudadanos, entidades comunitarias, otras entidades del Estado o entidades privadas.

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Recursos La NTC-GP 1000:2009 determina tres categorías de recursos que deben ser identificadas en la caracterización de los procesos del SGC: Talento Humano: Se deben identificar los cargos que intervienen en el proceso; a estos cargos posteriormente se le debe determinar las competencias considerando las especificaciones dadas en el numeral 6, Gestión de recursos de la norma NTC-GP 1000:2009 y la normatividad vigente que rige la materia. (Por ejemplo, el Decreto 2539 de 2005 reglamentario de la Ley 909 de 2004) Infraestructura: Se deben considerar los equipos, instalaciones, servicios de apoyo (Transporte, sistemas de información, hardware, software) que se requieren para el proceso. Ambiente de trabajo: Se deben considerar aquellas condiciones ambientales (físicas, ergonómicas, sociales) que puedan afectar la prestación del servicio. Documentos asociados. Se refiere a los documentos que se requieren para llevar a cabo el proceso. Los documentos asociados pueden incluir: Documentos internos: Son aquellos documentos que la entidad genera para el normal desempeño de las actividades en cada uno de los procesos. Documentos externos: Son aquellos documentos que la entidad no genera, pero que utiliza para el normal desempeño de las actividades en cada uno de los procesos, como su nombre lo indica son generados en otras entidades. Por ejemplo: La Guía de Administración del Riesgo emanada del DAFP, utilizada como referencia para la administración de los riesgos en la entidad. Requisitos aplicables La caracterización del proceso debe incluir una lista de los requisitos asociados a éste. Estos incluyen:

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• Especificados por el cliente: Se refiere a los requisitos del cliente, incluidos los relacionados con actividades de entrega y las posteriores a esta y cuando sea conocido, los necesarios para uso especificado o uso previsto. • Legales y reglamentarios: Se refiere a aquellas disposiciones del Estado que establecen lineamientos para ejecución de un proceso. • Organizacionales: Requisitos establecidos por la propia entidad para llevar a cabo el proceso (Ejemplo: Resoluciones, Actos administrativos). • De la NTC-GP 1000:2009: Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relación con el proceso. Indicadores de gestión En la caracterización de los procesos se deben enunciar los indicadores a través de los cuales se ha de efectuar el seguimiento y medición al proceso. Estos indicadores incluyen de acuerdo a la norma NTCGP 1000:2009 las categorías de eficiencia, eficacia y efectividad. La enunciación debe incluir como mínimo el nombre del indicador y la fórmula de cálculo ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión, parte de la Política de Calidad y culmina con los registros. En la estructura definida para la documentación del SIG se determinaron cinco niveles, los cuales se ilustran a continuación. Figura 3. Estructura de la documentación del SIG

Fuente: Institución educativa Provenza

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Para la emisión, modificación, distribución y control del Manual de Calidad del Sistema Integrado de Gestión, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento para el Control de Documentos y Registros. La persona que desempeñe el cargo de Jefe de Calidad es la responsable de la validez de su contenido y de su formalización. La documentación típica de un Sistema de gestión de calidad puede contener: El manual de Gestión de la Calidad Los procedimientos Los instructivos y guías Los planes de calidad, revisar el ítem 2.4.6. Donde se explica la aplicabilidad. Las especificaciones técnicas (planos, listados, catálogos, listas de precios, etc.) Los documentos externos (Documentos suministrados por el cliente, proveedores o normas nacionales e internacionales, entre otros) Los formatos Los registros. Los registros. La Política y Objetivos de calidad. Se consideran documentos del SGC. Éstos además de ser divulgados de manera general al interior de la Entidad, deben permanecer documentados en el Manual de Gestión de la Calidad, y deben ser actualizados cuando sea pertinente. Manual de Calidad. El numeral 4.2.2 de la norma NTCGP 1000:2009, determina que las entidades deben establecer y mantener un manual de calidad que incluya: a) “El alcance del sistema de gestión de calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. b) Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de gestión de calidad, o una referencia a los mismos. c) Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de gestión de calidad”. Según la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 10013: Directrices para elaborar manuales de calidad, es conveniente que un Manual de Calidad “conste o referencie los procedimientos documentados del SGC destinados a planificar o administrar en general las actividades que afecten la calidad dentro de la entidad”. También es pertinente que el
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Mantenimiento y revisión del procedimiento Retiro de un procedimiento (cuando sea aplicable). Definición del alcance del procedimiento. Solicitud de comentarios sobre el borrador del procedimiento e incorporación de cambios Aprobación y distribución formal del procedimiento Publicación del procedimiento para los participantes de su uso.3. La norma NTC-GP 1000:2004 no establece el formato o contenido mínimo de los procedimientos. Procedimientos Un procedimiento describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar. a aquellos procedimientos que no se tratan en la norma pero que son necesarios para el buen desarrollo del SGC. Recolección y documentación de la información actual Preparación de un borrador del procedimiento. Procedimientos documentados exigidos por la NTC. Procedimientos documentados exigidos por la NTC-GP 1000:2009 De acuerdo con NTC-GP 1000:2009 la entidad debe establecer y mantener procedimientos documentados para: Tabla 5. Pasos para el desarrollo de un procedimiento Identificación de la necesidad. desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio. otorgada generalmente por el responsable del área donde se aplicarán dichos procedimientos.2.GP 1000:2009 PROCEDIMIENTO 4.manual contenga. o haga referencia. Autorización de la elaboración de procedimientos. Control documentos FINALIDAD de Definen cuales documentos afectan la calidad del producto 70 .

5. 71 . Esto hace necesario que la entidad piense en una forma de racionalizar la información de tal forma que se pueda dar en forma oportuna.2.Acciones correctivas 8. 8.2. aunque semejantes en la forma a los procedimientos.3. se diferencian de éstos en su fondo.3.2. Los instructivos.2.Control de los Definen las evidencias de los resultados de registros de calidad los procesos.4. Se apoyan en el manual de calidad. Continuación PROCEDIMIENTO FINALIDAD 4. mientras los procedimientos indican también responsabilidades.Control del producto Implementar registros de calidad para la no conforme detección y corrección de defectos 8. En este sentido es importante recalcar que los instructivos no necesariamente deben ser centralizados. Instructivos Los instructivos de trabajo describen cómo se realiza una tarea. Un procedimiento puede contener uno o más instructivos. Estas indicaciones son conocidas generalmente con el nombre de instructivos. Auditorías Permiten medir el internas de la calidad requisitos de calidad cumplimiento de 8. utilizar o realizar algo. Es de anotar que un proceso puede requerir la intervención de elementos variados como indicaciones para su realización o utilización.Tabla 5. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los instructivos son interpersonales y se limitan a indicar o clarificar la forma de operar.5.Acciones preventivas Lograr la no recurrencia de defectos e iniciar acciones de mejora Permiten detectar causas conformidades potenciales de no Fuente: Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. son de utilidad diaria en la realización de algunas actividades o en la prestación del servicio.

5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA.Registros Los registros para el SGC se definen como: “Documento s que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos”.3 de la norma NTC-GP 1000:2009. que ofrece educación formal en los niveles de preescolar. 72 . El objetivo específico 5 consiste en: Definir una cultura de calidad en la Institución Educativa Provenza Jornada Pedagógica para sensibilizar y comprometer a todos los miembros de la comunidad Educativa (Directivos Docentes. estimulando el desarrollo del pensamiento tecnológico y la interiorización de principios y valores institucionales y el cuidado del medio ambiente. almacenamiento. padres de familia. con un eficiente desempeño laboral y desarrollo del pensamiento tecnológico. por la calidad en la formación de bachilleres académicos. es una entidad de carácter oficial. básica y media. MISIÓN La Institución Educativa Provenza. aspira ser una Institución reconocida en el ámbito local. estudiantes y personal administrativo) en la implementación de la cultura de Calidad. protección. Deben permanecer legibles. apropiándose de los principios y valores institucionales y de una cultura del medio ambiente. recuperación el tiempo de retención y disposición de los registros. 4. en el año 2015. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación. que les permita el ingreso a la educación superior y al mercado laboral. VISIÓN La Institución Educativa Provenza. docentes. fácilmente identificables y recuperables. son: Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC.2. comprometida con la formación de personas para la continuidad en la Educación Superior. y las consideraciones que debemos tener frente a estos desde el requisito 4.

73 . trascendente y por tanto el centro del proceso educativo. se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de sus beneficiarios. único. sociable.POLÍTICA DE CALIDAD La INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. en concordancia con la normatividad vigente. CREENCIAS El Estudiante es un ser en formación. el acceso a la educación superior y el respeto por el medio ambiente. Principios y Valores Institucionales. inacabado. el desarrollo del pensamiento tecnológico. histórico. para garantizar el mejoramiento continuo en todos los procesos. Mantener un clima laboral armónico entre los miembros de la comunidad educativa. Gestionar y optimizar los recursos. Desarrollo del Pensamiento Tecnológico. irrepetible. ético. Mantener un personal competente. en un clima laboral armónico fortalecido por las competencias laborales. Alcanzar la mejora continua de los procesos. Desempeño Laboral. FACTORES CLAVES DE ÉXITO Continuidad en la Educación Superior. Garantizar el desarrollo integral de nuestros estudiantes. Cultura del Medio Ambiente VALORES INSTITUCIONALES Honestidad Responsabilidad Solidaridad Lealtad Tolerancia Laboriosidad Conciencia ecológica y social OBJETIVOS DE CALIDAD Alcanzar un alto grado de satisfacción de los clientes. mediante una formación que promueva la calidad humana.

y por tanto utiliza los fundamentos de la pedagogía activa que oriente a los estudiantes. Equidad para todos los integrantes de la Comunidad Educa LEMA SÍMBOLO Figura 4. Símbolo de la Institución Educativa Provenza “El trabajo en equipo clave del éxito” Fuente: Institución Educativa Provenza 74 . Justicia sin discriminar al otro. que educa a través de sus acciones y actitudes. hacia la formación de una persona competente en el conocimiento. Libertad para actuar responsablemente. ética. idónea. se realiza mediante el trabajo en equipo de toda la Comunidad Educativa. justa. PRINCIPIOS Respeto por sí mismo y por los demás.- - La Educación es un proceso integral y personal. El Docente es una persona ecuánime. El logro de la Metas y Objetivos Institucionales. innovadora y radical. la interacción social y democrática y la conciencia ecológica.

Símbolos de la Institución Educativa Provenza realizado por Alumnos. Fuente: Institución Educativa Provenza 75 .Figura 5.

6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. No PROCESO JEFE PROCESO EQUIPO DE TRABAJO CRUZ CORTES (SEDE A) ELENA ARRIETA ELIECER ZARATE HOLGUIN (RECTOR) CLAUDIA YESENIA CARREÑO (EXAL) JOSE ROMAN FLOREZ (SEDE A CRISTINA GOMEZ (SECTOR PRODU) TARDE) GESTIÓN DE PLANEAC IÓN INSTITUCI ONAL MARIA LEDY ESPEERANZA GISELA OCHOA NAVARRO (SEDE A ) MORENO(MADRE MARIA ALIX FAMILIA) CAMACHO DE R TANIA LORENA (SEDE B) FAN (ALUMNA 11º) MARITZA PATIÑO LUIS ARNULFO LEON (SEDE C) BAREÑO MARTIN RAUL BARRERA ORTEGA (PADRE FAMILIA) ELSA GAMBOA MARINA 1 MARITZA INÉS PATIÑO 76 . Tabla 6.4. Conformación de equipos de trabajo para el desarrollo de cada uno de los procesos y subprocesos descritos en el mapa de procesos.

Continuación No PROCESO JEFE PROCESO EQUIPO DE TRABAJO NANCY CABRALES CLAUDIA YANETH URIBE PATIÑO LEÓN NUBIA GARCÍA 2 GESTIÓN DE EVALUAC IÓN Y MEJORA MIENTO INSTITUCI ONAL JHON WILLIAN FONSECA (Coordinador) DANIELA HERNANDEZ ELIÉCER HOLGUÍN AMAYA RUTH LILIANA ZÁRATE LOZANO MURILLO VILMA DELGADO MARTHA LUCÍA PENAGOS BARAJAS MENDOZA ANGY BOTELLO MARTHA SUÁREZ ADRIANA CASTAÑEDA ALBARRACIN GOMEZ JAIRO GABRIELCADAVID MORALES JEANNETTE CERON DORIS ZARATE GRIMALDOS FROILAN GUERRERO GESTIÓN CURRICU LAR 3 (CONSEJ O ACADÉMI CO) GERMÁN CHAPETA (Coordinador) LUIS ALFREDO SERRANO (Coordinador) JOSÉ BENEDICTO MARIA DEL ESTÉBAN LLANES CARMEN RÍOS JUAN HILDEBRANDO ÁLVAREZ S MARDORY CASTRO MARIA TERESA PEDRAZA RINCON JOSE MARTIN CARDENAS MARTHA PARRA MARY YASMÍN RODRIGUEZ BARAJAS GÓMEZ RUBEN DARIO MARIA GOMEZ MENDOZA SIERRA DANIEL OSWALDO TÉLLEZ NAVARRO ZORAIDA 77 .Tabla 6.

CHAPETA MARÍA JUDITH LUIS ALFREDO ACOSTA SERRANO ZORAIDA SIERRA MORENO RODRÍGUEZ 78 . MELBA NIÑO NIÑO ZORAIDA AMADO DE LÓPEZ ALBA AMADO MANRIQUE MARINA ALIX GOMEZ DE MARTINEZ 5 GESTIÓN DE INFORMA CIÓN Y COMUNIC ACIÓN MARTHA YANETH MANTILLA SANCHEZ JORGE ALBERTO JOSÉ ROMÁN SERRAN0O M FLÓREZ RUEDA JORGE IVAN JUAN CARREÑO HILDEBRANDO GERMAN ÁLVAREZ S.Tabla 6. Continuación No PROCESO JEFE PROCESO EQUIPO DE TRABAJO ANA SALAMANCA MALUENDAS INÉS HUGO GALINDO CEPEDA IRIS RUEDA DUEÑAS 4 GESTIÓN DE CONVIVE NCIA SONIA BOHORQUEZ (Coordinadora ) CARMEN ALICIA HERNÁNDEZ Q. ROSALBA DÍAZ DE RUEDA FÉLIX JOAQUÍN VILLAMIZAR ROJAS YASMINE ORTIZ BARAJAS MARÍA CRISTINA DÍAZ DE JAIMES MARGARITA ARIAS SANTOS MARTHA YANETH MANTILLA SÁNCHEZ MARÍA EUGENIA MENDOZA G.

Continuación No PROCESO JEFE PROCESO EQUIPO DE TRABAJO ANA SALAMANCA MALUENDAS INÉS Hna.Tabla 6. GRACIELA YOHANA GRAZT SOFÍA MEDINA LUZ ELENA GÓMEZ GIL DORA TRASLAVIÑA ELSA GÓMEZ URIBE ESPERANZA ROMERO RAMOS ESPERANZA VELANDIA PINILLA DE 7 GESTIÓN AÍXA RINCÓN DE RECURSO (Docente) S FÍSICOS Y FINANCIE ROS MARÍA AURORA AYALA SÁNCHEZ MARLENE AVENDAÑO NIÑO RITA ELISA MARTHA EDILIA LIZCANO JAIMES FLÓREZ GUERRERO ROGELIO TORRA YOLANDA ARDILA PABON PÉREZ MANUEL ANTONIO FLOREZ RUIZ Fuente: Institución Educativa Provenza 79 . BARBARITA MONROY R 6 GESTIÓN DE BIENEST AR Y TALENTO HUMANO ROSA JEANNETTE CERÓN PICO (Docente) MARÍA FABIOLA ÁLIX GUTIÉRREZ GÓMEZ CAMARGO ARDILA ARACELY PINTO DORA ALBA PATIÑO DE CAMACHO HERNÁNDEZ CLARA MATILDE Hna. ALICIA PARADA MORALES MUÑOZ ACEVEDO ADRIANA CRISTINA SARMIENTO M.

COMITÉ DE CALIDAD DIRECTOR DE CALIDAD: Lic. 3. 7. 80 . 6.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP-1000:2009 Las actividades que se desarrollaron para cumplir con este objetivo fueron: Desarrollar en los líderes de los procesos y todo el equipo de Calidad en general un alto sentido de pertenencia y compromiso que propendan por alcanzar altos estándares de Calidad. Alfredo Serrano PROCESOS 1. GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL GESTIÓN CURICULAR GESTIÓN DE CONVIVENCIA GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN GESTIÓN DE BIENESTAR Y TALENTO HUMANO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS ROLES Y RESPONSABILIDADES ROL DEL DIRECTOR DE CALIDAD Definir. 2. Eliécer Zárate Holguín COORDINADOR DE CALIDAD: Lic. 4. 5. Motivar a la Comunidad Educativa para que asuma el proceso de mejoramiento. Mantener un canal de comunicación asertiva ante toda la Comunidad Educativa. implementar y mantener vigentes las políticas y objetivos institucionales. difundir. Viabilizar la legitimación de las decisiones y productos generados por el Comité. Asumir toda la responsabilidad del proceso de Calidad en la Gestión.4.

- Es ejemplo de comportamiento y actitud de liderazgo frente al proceso de Calidad. - PERFIL DE CADA UNO DE LOS LÍDERES Liderazgo Organización y disciplina Comunicación asertiva y efectiva Reconocimiento y confianza institucional Credibilidad y compromiso con los procesos Creatividad Disponibilidad Flexibilidad ROL DE LÍDERES DE GESTIÓN: Apropiarse del liderazgo para el logro del plan de mejoramiento institucional conducente a la calidad educativa. Está en capacidad de poner en marcha las actividades definidas por el Comité y la dirección asesorando y guiando todas las áreas. Impulsar prácticas comunes para concebir avances en la implementación y desarrollo de los procesos. Tiene a su cargo el desarrollo e implementación de herramientas metodológicas asociadas al proceso de mejoramiento y a la búsqueda de mecanismos que permitan la comparación con otras Instituciones. RESPONSABILIDADES DE CADA LÍDER Apropiarse del liderazgo para el logro del plan de mejoramiento institucional conducente a la calidad educativa. Liderar el proceso de Calidad en la gestión. coordinando recursos. ROL DEL COORDINADOR DE CALIDAD Liderar la implementación de cada una de las actividades propuestas por el Comité. Mantener un canal de comunicación formal. 81 . Coordinar y motivar al equipo en el planeamiento y desarrollo de los procesos que se llevan a cabo en cada gestión. Servir de ejemplo con su actitud de liderazgo y compromiso con el proceso que le corresponde.

Elaborar anualmente el plan de trabajo individual de cada una de las gestiones y procesos en materia de calidad. correctivas y de mejora de cada proceso. diseño e implementación y evaluación de cada gestión. Comunicar periódicamente. resultados y efectividad de cada proceso. a todos los miembros de la comunidad educativa. y hace efectivas las acciones preventivas. Está al tanto de los avances. 82 .- - Orientar todo el proceso de sensibilización. Participar y proponer capacitación sobre la implementación del sistema de gestión de la calidad educativa. sobre los avances de los procesos. así como de las actividades específicas de cada gestión. Verificar y dar seguimiento a los resultados de cada una de las actividades planeadas y ejecutadas.

G.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL. Promueve una cultura del mejoramiento continuo y autoevaluación con base en cifras e indicadores concretos 83 . Permite definir criterios comunes para la planeación.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) El análisis DOFA como herramienta de Planeación permite obtener información para adelantar las acciones tendientes a corregir deficiencias y a la generación de nuevos y mejores proyectos de mejora. recursos y estructura interna de responsabilidades y jerarquías. Logra un mejor entendimiento de las necesidades y expectativas de los padres de familia y estudiantes.5. ejecución y evaluación de la gestión educativa.S. en busca de la satisfacción de los estudiantes y padres de familia. Es así como esta herramienta aplicada a la gestión de calidad en la Institución educativa Provenza permitió identificar las fortalezas y debilidades que presenta la institución Educativa Provenza para adelantar las acciones de mejora que permitan implementar el sistema de gestión de calidad mediante la SGC-GP1000:2009. ANALISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS 5.C. porque Se promueve la organización de la gestión interna. Se justifica implementar y mantener un SGC en las instituciones educativas. 5. procesos y procedimientos. los establecimientos educativos requieren implementar un Sistema de Gestión de la Calidad . que se entiende como un conjunto de elementos interrelacionados. a través de los cuales se administra de forma planificada la calidad del servicio educativo. Un servicio educativo de alta calidad es aquel cuyos atributos cumplen en alto grado con expectativas y necesidades de estudiantes y padres de familia. Para que esto se cumpla.

El Sistema Integrado de Gestión lo componen la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 la cual determina las generalidades y los requisitos para establecer. Permite la sistematización de las actividades y las responsabilidades necesarias para obtener un resultado deseado.MECI . documentar. 5. el Modelo Estándar de Control Interno .3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 La Institución Educativa Provenza estructuró e implementó el Sistema de Integrado de Gestión –SIG. implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en el sector público. 5.que facilita la capacidad de demostrar la eficacia de las acciones realizadas. todos aquellos modelos y sistemas que les sean complementarios.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS. Con la implementación del SGC. la Institución Educativa Provenza da cumplimiento a las directrices del Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003.y en adelante.con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus estudiantes y partes interesadas. el optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de esfuerzos y funciones. con objetivos como son el lograr la armonización y calidad entre sistemas. Logra reconocimiento nacional e internacional. PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA La Gestión por Procesos con lleva: Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la organización Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos tanto desde el punto de vista 84 . Genera mayor motivación y compromiso del talento humano derivados de compartir una visión y un esquema de trabajo unificados. el Decreto 1599 de 2005.

seguridad y salud laboral. productividad. La mejora. Las causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos. - - El análisis y definición de los procesos permite: Establecer un esquema de evaluación de la organización en su conjunto (definiendo indicadores de los procesos). nunca a las personas.- interno (indicadores de rendimiento) como externo (indicadores de percepción). moral) Cuando se define y analiza un proceso. Definir las responsabilidades de un modo sencillo y directo (asignando responsables por proceso y por actividad). La estabilización tiene por objeto normalizar el proceso de forma que se llegue a un estado de control. calidad. Para ello. 85 . es conveniente tener presentes los siguientes criterios: Se deben eliminar todas las actividades superfluas. que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (costes. Los detalles de los procesos son importantes porque determinan el consumo de recursos. Comprender las relaciones causa-efecto de los problemas de una organización y por lo tanto atajar los problemas desde su raíz. medioambiente. en el que la variabilidad es conocida y puede ser controlada. el cumplimiento de especificaciones. tiene por objeto reducir los márgenes de variabilidad del proceso y/o mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia. se pueden distinguir dos fases bien diferenciadas: la estabilización y la mejora del proceso. No se puede mejorar un proceso sin datos. Fomentar la comunicación interna y la participación en la gestión. es necesario investigar todas las oportunidades de simplificación y mejora del mismo. en definitiva: la eficiencia de los procesos. En la dinámica de mejora de procesos. La calidad y productividad requieren atención en los detalles. En consecuencia: son necesarios indicadores que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los procesos (al menos para los procesos clave y estratégicos). Una designación de responsables de proceso. que no añaden valor.

La calidad debe ser para las instituciones de educación superior una directriz orientada a la mejora continua de sus servicios. La práctica constante y sistemática de los principios y valores de calidad son los elementos básicos de la cultura de calidad que la sociedad nos requiere. Solamente se puede ofrecer un servicio de calidad mediante proyectos y programas planeados. 86 . así como la responsabilidad de la creación de una cultura de calidad y el rumbo estratégico de la Institución. en ellos descansa la visión y la congruencia entre el “ser”. continuos. no se le podrá exigir al personal docente. documentados y revisados.5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. administrativo y operativo que hagan bien su trabajo. Los líderes son los impulsores del cambio. Por lo tanto. 5. sistemas y procesos. Simplificar la documentación de los sistemas de gestión (puesto que por convenio un proceso podemos describirlo en un único procedimiento) Evitar despilfarros de todo tipo. si antes no cuenta con las herramientas técnicas. sino un camino. el “saber” y el “hacer”. que requiere del trabajo diario de todos. por tal razón la calidad no es un fin. sus dirigentes. Su fuerza básica son las personas involucradas. el compromiso de un sistema de calidad se inicia con las políticas y lineamientos de la rectoría. sus proveedores y la sociedad que le otorga un lugar y una función de producción académica y de servicio. su personal. El principal recurso es el ser humano.- Evitar la “Departamentalización” de la empresa. los sectores sociales y económicos. sin importar especialidad. administrativas y humanísticas para lograrlo. cargo o habilidades. Facilitar la Mejora Continua (Gestión del Cambio).

y finalmente pueden confiar en el apoyo mutuo y en la cooperación que surge entre los componentes del grupo.5. Los beneficios más significativos en calidad. tienen acceso inmediato a los conocimientos y habilidades técnicas de todos los miembros del equipo. cada uno de los componentes aporta distintas experiencias. conocimientos y perspectivas sobre los temas que abordan diariamente. Esto es. Los equipos de mejora consiguen resultados duraderos ya que pueden abordar aspectos más amplios que una sola persona. Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del equipo. Dentro del equipo. una única persona que esté intentando solucionar o eliminar un problema o un defecto raras veces conseguirá dominar un proceso completo de trabajo. En general. Un equipo se constituye en un conjunto de personas comprometidas con un propósito común y del que todos se sienten responsables. y comprender el proceso de toma de decisiones comunicándose eficazmente para negociar las diferencias individuales. se obtiene una profunda comprensión del problema. los alcanzan por lo general los equipos. Aprender a trabajar de forma efectiva como equipo requiere su tiempo. Para mejorar la 87 . pueden comprender completamente el proceso.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. Son múltiples los beneficios derivados del trabajo en equipo en cualquier proceso de mejora de calidad. grupos de individuos que unen su talento y vuelcan la experiencia que han desarrollado trabajando en distintas etapas del proceso que comparten. dado que se han de adquirir habilidades y capacidades especiales necesarias para el desempeño armónico de su labor. habilidades. alternar fácilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver problemas. permitiendo a la organización resolver los problemas que afectan a varios departamentos y funciones. Dado que los componentes del equipo representan a varias funciones y departamentos.

Determinar y construir los indicadores Difundir y comunicar los resultados Comunicación: se realizan reuniones periódicas en las que participan los integrantes del comité de calidad. 3) Resultados: este es el momento donde se decide que hacer para tomar las acciones apropiadas. En nuestro caso. así como la forma de seguimiento y medición de los resultados.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 La implantación del Sistema de Gestión de Calidad en la Institución educativa Provenza ha implicado la incorporación de una nueva forma de trabajar y la adopción de la filosofía de la mejora continua que se ha revelado como muy positiva para la propia organización y para los usuarios. Fijar los objetivos de calidad. 2) Proceso del equipo: formar una comprensión en común de los hechos y ponerse de acuerdo sobre las opiniones e ideas de los distintos componentes del equipo utilizando técnicas de comunicación eficaces. 5. El proceso de implantación pasa necesariamente por una serie de etapas que afectan tanto a la propia organización como al producto o servicio que ofrece y a las expectativas que sobre éste tienen los usuarios. mediante tres pasos: 1) Entradas: que consisten en la recolección y presentación de toda información relevante. 88 . las tareas que se acometieron fueron: Poner por escrito las directrices del nuevo sistema de gestión Identificar y documentar todas las actividades que configuran el servicio de préstamo.eficacia del trabajo en equipo es necesario dominar una serie de habilidades: Toma de decisiones. las acciones asociadas a éstos.

- Documentación: se comienza a recopilar información para elaborar los documentos del sistema: Manual de calidad y Procedimientos La implantación del Sistema de Gestión de Calidad ha puesto en evidencia ventajas derivadas de la filosofía de la mejora continua: Para la propia organización: Unificación de criterios y actuaciones Mayor integración y motivación del personal Sistematización de las tareas Aprendizaje de trabajo en grupo Mejora de la comunicación Adquisición de prácticas de planificación. medición. análisis y evaluación Mayor conocimiento de los propios procesos Establecimiento de nuevas herramientas informáticas Aumento de la eficiencia y eficacia Mejora de imagen Mayor conocimiento del funcionamiento y posibilidades del propio servicio Identificación de las necesidades Control de los estándares en los procesos Mayor sensibilidad y atención para detectar necesidades de los usuarios y procesar la información obtenida directamente de aquellos 89 .

La técnica DOFA permite el análisis de problemas precisando las fortalezas y debilidades de una institución. pero si es visto en su globalidad se puede ver como lo que es. superar las debilidades. Es bastante importante el uso del método DOFA como herramienta de análisis de vulnerabilidad y como planificación estratégica. CONCLUSIONES 6. pues a medida que se adelanta en el proceso de análisis se conoce más detalles del proyecto y su entorno. mientras que las oportunidades y amenazas por lo general. el conocer el modelo completo trae consigo poder saber el potencial real del método y hasta qué punto.6. relacionadas con sus oportunidades y amenazas en el mercado. formación. un modelo completo para la estructuración de proyectos. Modelo este.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL La Norma SGC-GP 1000:2009 establece que el personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación. No obstante. aprovechar oportunidades y defenderse contra las amenazas funciones todas importantes del proceso de planeación y en las cuales la técnica. se consideran como factores externos sobre las cuales la propia organización no tiene control. Luego es posible tratar de explotar las fortalezas. según la importancia del problema tratado. que se realiza generalmente como un ejercicio para lograr tener una visión panorámica de un problema. definir hasta que parte se avanza en su análisis. 6. Las fortalezas y debilidades se refieren a la organización y sus productos. habilidades y experiencia apropiadas y que la conformidad con los requisitos del producto puede verse afectada directa o indirectamente por el personal 90 . puede utilizarse en el análisis situacional dentro de dicho proceso.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) El método DOFA se puede ver tanto como un análisis de vulnerabilidad si se llega tan solo hasta la conformación de la matriz de acciones con el análisis de riesgo.

Determinar los equipos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados. 91 . Planificar e implementar los procesos de seguimiento. Por lo que la organización. el análisis de datos. c) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. Planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto. la Norma GP 1000:2009 establece que la organización debe: Revisar los requisitos relacionados con el producto. Asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto. Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad. Preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Además. Planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. b) cuando sea aplicable. los objetivos de la calidad. los resultados de las auditorias. debe: a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto. Realizar el seguimiento y medir las características del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria. las acciones correctivas (la organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir) y preventivas (la organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia) y la revisión por la dirección. se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados.que desempeña cualquier tarea dentro del sistema de gestión de la calidad. entre otras acciones. análisis y mejora necesarios. Planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. medición.

92 . al definir los macroprocesos y procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales. En el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se identifican varias fases básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática para lograr el propósito 6. usuarios o beneficiarios: es por ello que. de economía. lo cual le confiere una mayor reputación 6. de eficiencia. para su implementación. la misión y visión de la entidad. Además. se enmarque Dentro de unas fases o etapas que deben comenzar por saber la situación actual de la entidad frente al cumplimiento de lo dispuesto en la norma técnica de calidad.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS. si la empresa que aplique un sistema de gestión de la calidad se certifica por un organismo competente. que sea capaz de innovar para mejorar tanto los productos como los procesos productivos. al evitar duplicidad de funciones.Un personal competente e instruido. y de eficacia. PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA Un modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad. está cumpliendo con la mejora del sistema de gestión de la calidad que plantea esta norma y está asimismo aumentando el prestigio de la marca.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 La NTCGP 1000:2009 es un documento que pretende que todas las entidades puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. al identificar con precisión los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad y cantidad requeridas. puede adjuntar a su marca de fábrica o de comercio una marca de certificación que acredita que cumple con la Norma Internacional ISO 9001. El Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta útil para el logro de los objetivos institucionales en términos de satisfacción de los clientes.

pues permite crear las bases para su funcionamiento eficaz. y ¿Cómo?. Los procedimientos nos permiten Estandarizar las funciones y formas de proceder de la entidad. 6.al definir la cadena de valor o mapa de procesos de manera coherente y armónica con los planes y programas de la Institución. cada miembro debe de aceptar las reglas de comportamiento grupal y comprender claramente sus responsabilidades derivadas del ¿Qué?. inherente de cada actividad Se elaboró un procedimiento para el diagnóstico. La confección de las guías para la etapa de diagnóstico teniendo en cuenta los factores externos e internos que inciden en la calidad y las características particulares de las organizaciones permiten seleccionar la estrategia para gestionar la calidad más coherente con la situación actual de éstas. la selección de estrategias para la gestión de calidad y la implantación del sistema de la calidad aplicable a cualquier organización. En la etapa de diseño del sistema la identificación y clasificación de los procesos y sus interrelaciones debe ser el punto de partida para la posterior documentación. para ser más efectivos en la consecución de los objetivos institucionales. ¿Dónde?. ¿Quién?. 93 . además de la habilidad para crear una estructura de equipo y procesos apropiados para la tarea propuesta. de acuerdo con la unificación de los criterios internos y externos que garanticen el control de la entidad. La construcción de un equipo de trabajo efectivo requiere tiempo y compromiso. garantizando el mejoramiento continuo y con ello el cumplimiento de sus objetivos organizacionales y sociales. fortalecer los procesos de evaluación del sistema de control interno para generar las herramientas necesarias que permitan apoyar la toma de decisiones. El proceso de cambio organizacional encaminado a crear cultura de calidad es una etapa vital en la implantación del sistema de gestión de calidad.5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. Para que un equipo pueda desarrollar sus actividades eficientemente. ¿Cuándo?.

en este caso la NTC -GP 1000:2009 asegura la correcta implementación del sistema. fue determinante que los dueños de cada proceso hayan sido los que se encargaron de documentar. y ¿Cómo?. además de la habilidad para crear una estructura de equipo y procesos apropiados para la tarea propuesta. cada miembro debe de aceptar las reglas de comportamiento grupal y comprender claramente sus responsabilidades derivadas del ¿Qué?. ¿Quién?. ¿Cuándo?. materiales y financieros necesarios para el logro de tan importante proyecto. Al planear la implementación del sistema se verificó que cada una de las actividades planteadas se ejecutó en tiempo y forma. Para que un equipo pueda desarrollar sus actividades eficientemente. ya que esto permitió la adecuada descripción de las etapas de cada proceso. ¿Dónde?. De igual manera en esta fase del proyecto se fomentó la participación de todos los miembros de la comunidad educativa para documentar y difundir los documentos del sistema de calidad de acuerdo con sus áreas de responsabilidad. 6. así como el monitoreo de los indicadores de eficacia y eficiencia del sistema de la calidad permiten emplearlo como una herramienta para la mejora continua de los resultados globales de la organización.Las auditorías internas y externas. tanto humanos. La capacitación de las partes involucradas en la implementación de todo sistema de gestión de la calidad en materia de interpretación de la norma de calidad aplicable. Se recomienda la aplicación de esta metodología adaptándola a las condiciones específicas de cada organización.6 REFERENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. La construcción de un equipo de trabajo efectivo requiere tiempo y compromiso. 94 . Fue muy importante la intervención e involucramiento de la alta dirección en la provisión de todos los recursos. inherente de cada actividad Al desarrollar este proyecto se concluye que el trabajo en equipo es sustancial para la integración de un comité de calidad debidamente comprometido con la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier organización.

los cuales deben ser socializados con la comunidad educativa para facilitar el estudio de la norma. Las estrategias para evaluar lo anterior pueden ir desde encuestas. para alcanzar los propósitos expresados en la política de calidad. competencia). aplicar lo que está documentado y dejar evidencias (los registros como elemento que soporta el resultado de los procesos). aporte y contribución que hacen todos los procesos. La fase de implementación. La norma NTC-GP 1000:2009 establece unos requisitos mínimos tanto en la definición de los procesos como en la documentación. pero es la entidad la que define efectivamente qué actividades documenta y hasta dónde se extiende.6. Para ejecutar estas etapas deben tener en cuenta las características propias de la Entidad y los recursos existentes. contenidos en la norma técnica de Calidad NTC-GP 1000:2009 que es necesario tener en cuenta para facilitar la implementación del SGC. de tal manera que 95 . reglamentarios y de los usuarios. En el SGC. los requisitos legales. la fase de implementación consiste en entender lo que se tiene que hacer (conocimiento. equipos de trabajo y en general cada servidor público. Las actividades de implementación del SGC permiten que los ejecutores de los procesos lleven a la práctica lo establecido en los documentos elaborados. evaluaciones por grupos hasta debates sobre la relación de la política con la estrategia de la Entidad (plan de desarrollo u otro) y la relación con los objetivos operacionales o de primer nivel.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 Es muy importante tener en cuenta los conceptos de calidad. identificando si los mismos se ajustan a los requerimientos específicos de la Norma. es el momento adecuado para evaluar el grado de entendimiento. Las actividades de diseño y documentación del SGC permiten que los ejecutores de los procesos describan la manera en que los realizan. tomando en consideración la complejidad de sus procesos y la competencia de las personas que los realizan. identificando si los mismos se ajustan a los requerimientos específicos de la norma NTCGP 1000:2009.

los procedimientos. impresión física. independiente de su cargo se vea reflejado en la misma. entre otras se relacionan: internet. software especializado. periódica y con una adecuada toma de acciones. La divulgación de los aspectos relacionados en la ficha técnica de cada indicador. instructivos y formatos. esto con el fin de que en la medida que se realice la divulgación de la documentación. debe realizarse a todos los servidores públicos de la entidad.cada servidor público. los mapas de riesgos. los indicadores y los requisitos legales aplicables al proceso o actividad. Es necesario que la entidad defina cuál(es) serán las herramientas de las que dispondrá para garantizar la consulta de la documentación a los servidores públicos que así lo requieran. 96 . teniendo en cuenta el mapa de procesos. son las más adecuadas. se debe hacer uso de estos para que durante la divulgación se muestre un caso práctico con dichos indicadores. garantizando de esta manera que la recolección y el análisis de la información dentro del SGC se realice de manera sistemática. las caracterizaciones. La documentación diseñada para la operación del SGC en la entidad debe divulgarse paulatinamente y considerando a los servidores públicos que tienen responsabilidades definidas en estos documentos. de esta manera es necesario que la divulgación de los documentos del SGC se realice por grupos de servidores públicos y por proceso con el fin de garantizar un adecuado entendimiento y aplicación de estos. se comuniquen además las herramientas definidas para el acceso a ésta y los controles establecidos. si la entidad durante la etapa de diseño configuró o adaptó un aplicativo para el cálculo de los mismos. La implementación de los indicadores del SGC en la entidad debe partir de la ficha técnica que se elaboró para los mismos. pagina web. Las estrategias de divulgación “puesto a puesto” por procesos y actividades.

tecnología de punta y de una cantidad de recursos que no le van a permitir trabajar tranquilamente. 7. Romper el paradigma de que para desarrollar este tipo de proyectos se necesita de personal especializado y dedicado a esta tarea durante largos períodos. lo cual puede acarrear que el problema crezca o que no reaccione ante las acciones conducentes a solucionarlo. mal se hace en avanzar solo hasta ese punto ya que se podrían dejar por fuera del análisis de una serie de aspectos importantes que de una u otra forma pueden poner en riesgo el éxito del proyecto o atacar el problema a resolver de una forma débil. la matriz de diagnóstico cambie en varias oportunidades y por lo tanto las acciones de control. Se debe tener en cuenta que es muy común que durante el desarrollo del modelo. mas se conoce el problema. Tener en cuenta que si se diseña adecuadamente un sistema de gestión de calidad. Aunque hay que cumplir una serie de requisitos para implementarlo. ya que entre más se avanza en el análisis. RECOMENDACIONES 7. la idea es adaptarlo a las necesidades y realidad de la institución. se limita a cumplir con un requerimiento de algún cliente importante o una iniciativa del sector restaurador. simplemente. 97 . de una infraestructura especial.2 REFERENTES A LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD INTEGRAL Tener en cuenta que la acreditación o certificación de un sistema de gestión de calidad no es un certificado para colgar en la pared o que basta con elaborar procedimientos y diligenciar formatos o que. tanto internamente como el entorno del mismo.1 REFERENTES AL DIAGNOSTICO DE LA INSTITUCIÓN A TRAVÉS DEL ANÁLISIS (DOFA) Cuando se requiere tener una vista panorámica del problema con la matriz básica DOFA es suficiente.7. pero si el problema tratado o el proyecto es muy importante para la institución . éste debe ser flexible.

• Todo proyecto de mejora en una empresa requiere de recursos para su ejecución y mantenimiento. los recursos físicos y humanos y. cómo se implementa y. claro está. tenga en cuenta algunas recomendaciones para que la tarea sea exitosa y vea de verdad los beneficios al implementar un sistema de mejores prácticas de gestión en su institución. Esta planeación y provisión de recursos no va únicamente hasta el logro de la certificación. El objetivo real debe ser que la empresa entre en un proceso de mejoramiento continuo y en una cultura de la calidad en donde se asegure la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente. porque a largo plazo la gente no sentirá que hace parte del sistema y que sus responsabilidades llegan simplemente a la realización de unas tareas establecidas. debe ampliarse también para el sostenimiento del sistema. Ésta no debe ser una tarea de una o dos personas. • Tener claro qué es un sistema de gestión de la calidad. • Es necesario involucrar al equipo de trabajo en las diferentes actividades durante la implementación. Tenga en cuenta que si todo el equipo de trabajo lo ve a usted liderando las actividades. qué beneficios reales le va a traer a su negocio. el tiempo. En realidad.Cuando decida tomar la decisión y lanzarse a desarrollar un proyecto de este tipo. propietario o responsable de un negocio cree que no tiene que ver en nada con el tema y que al poner una persona al frente del proceso es suficiente. Si el gerente. ante todo. • Para lograr el éxito en la implementación es requisito indispensable el compromiso y la responsabilidad de la dirección. • Antes de comenzar el proceso investigue acerca de los requerimientos legales y reglamentarios que debe cumplir ante el ente que certifica. Es por eso que es recomendable que se tome un tiempo para definir y aprovisionar estos recursos o de los contrario tendrá problemas a futuro. el objetivo final no es la obtención de un certificado. está equivocado. Asegúrese de que el proceso no se detenga porque no hay tiempo para desarrollar una reunión o para una capacitación del personal o que no exista un computador para elaborar un documento. el resultado va a ser positivo. La responsabilidad por el 98 . cumpliendo con lo establecido y comprometido con las tareas. Cuando se habla de recursos hay que involucrar además del dinero.

Mayor compromiso con el seguimiento y cumplimiento de los Planes de Mejoramiento por parte de las áreas. hacia la ciudadanía y partes interesadas. es tanto el volumen de documentación que se maneja que no se trabaja o se olvida el objetivo del negocio por estar diligenciando papeles y presentando informes que nadie revisa.3 REFERENTES A LA IDENTIFICACION Y COMPRENSION DE LA CONCEPTUALIZACIÓN DESCRITA EN LA NTC-GP 1000:2009 Unificar los indicadores del Plan Indicativo a los indicadores relacionados en el Tablero de Indicadores de cada uno de los procesos. Oficializar las Tablas de Retención Documental. 99 . Realizar jornadas de sensibilización de la armonización del MECI con el Sistema de Gestión de la Calidad.mejoramiento continuo y la satisfacción del cliente es de todos los miembros de la organización. Fortalecer los mecanismos relacionados con la socialización de la información institucional. Se requiere implementar acciones para mejorar el flujo de información interna y externa. • Recuerde que un sistema de gestión de la calidad no son papeles. Desarrollar e implementar Sistemas Integrales de Información. también recuerde que el papel aguanta todo y que el tener documentos y registros en cantidad en ningún momento asegura que su empresa sea mejor y que satisfaga al cliente. 7. La documentación debe ser acorde al tamaño y necesidades de la empresa y debe facilitar el día a día y no complicarlo. como herramienta para la toma de decisiones oportuna. por una mala asesoría. requerida para la operación de la entidad. a todos los funcionarios de la entidad. En algunos casos.

Realizar una reunión de apertura y formalización del trabajo: involucrar a todos los participantes en el proceso o procedimiento objeto de análisis. reuniones de análisis. formalizar los compromisos adquiridos mediante un comunicado escrito o por medio magnético. PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES ESTANDARIZADOS Y NORMALIZADOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA Antes de describir las etapas. leyes. El éxito de toda documentación relacionada a procesos y procedimientos radica en la información contenida en los mismos. . acuerdos.4 REFERENTES AL ESTABLECIMIENTO DE LOS PROCESOS. se debe utilizar siempre metodologías de carácter participativo. con equipos de mejoramiento. sin embargo. resoluciones. . informe de auditorías internas. su destino debe ser el establecimiento o mejoramiento de formas de trabajar. diseño y mejoramiento de procesos y procedimientos. responsable y cronograma concertado de actividades. Tradicionalmente se considera que el diseño de los mismos se orienta a la generación de un documento físico. análisis de quejas y reclamos e investigación de procesos de impacto por intermedio del estudio de benchmarking para conocer. éstas se encuentran reflejadas en: constitución nacional. entrevistas con los usuarios. Si bien la consolidación de los procesos y procedimientos se puede generar a través de un manual se entiende a este como un medio y no el fin para la implementación. de acuerdo con su factibilidad. decretos.7. observación directa del trabajo. asimilar e implantar. análisis. por esto se recomienda: . análisis del informe de actividades de los procesos. directivas 100 . las mejores prácticas de los procesos. es necesario precisar que en las fases del estudio. Todo proceso o procedimiento debe estar relacionado con las disposiciones de carácter legal que intervienen en su ejecución.Establecer las reglas del juego en aspectos tales como metodología.Definidos estos componentes.

una de las mediciones de satisfacción más comunes son las encuestas. porque ésta. bueno porque si estamos seguros de que el producto es bien percibido por nuestros clientes no habrá reclamaciones y será adquirido. 101 . nuestros clientes y proveedores. misión. está en el ojo del observador. visión y objetivos de la empresa para saber a quién va dirigido el producto o servicio que se vende y que rumbo se debe tomar. Una vez establecido. Una evaluación favorable en este rubro invita al cliente para que realice su primera transacción con la empresa.7. Para establecer una cultura de calidad es necesario establecer en nuestra institución su filosofía. ¿Esto para qué?. Posteriormente hay que concientizar a los miembros de la comunidad educativa en esta filosofía para que todas estén en el mismo barco. oficina. Todos los clientes evaluamos el servicio que recibimos a través de la suma de las evaluaciones que realizamos a varios factores. tenemos que tener mucho cuidado en cómo se maneja la publicidad de nuestro producto. las cuales podemos encontrar en revistas. al momento en el que el cliente solicite un bien o servicio con las características con que se promociona y no lo encuentre o no cubra las necesidades que él espera entonces en lugar de ganar un cliente perderemos muchos.). como la belleza. a saber: Elementos tangibles: Se refiere a la apariencia de las instalaciones de la organización. restaurantes. La satisfacción de las necesidades del cliente es un factor muy importante dentro de toda institución pues es importante tener definido el concepto de satisfacción del cliente para cubrir sus necesidades. También. se obtienen ventajas para todos los que integran la entidad educativa. hoteles. Recordemos que el cliente aprecia y evalúa la calidad de servicio. transporte. tiendas de autoservicio. etc. pero si maneja mal este concepto. Para esto se utilizan diferentes sistemas de medición las cuales son establecidas por cada empresa según el producto o servicio que se ofrezca. en empresas.5 REFERENTES A LA DEFINICIÓN DE UNA CULTURA DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. etc. saber si el cliente percibe nuestro producto como nosotros queremos que lo reciba. la presentación del personal y hasta los equipos utilizados en determinada compañía (de cómputo.

de estos depende una correcta interrelación del equipo. El éxito del equipo depende de cada miembro. Uno de los elementos esenciales para lograr un alto rendimiento en los equipos de trabajo es aplicar estrategias que apoyen a una conformación y desarrollo adecuado del equipo. así como estos últimos tiene la función de cumplir con las metas prefijadas a través de las tareas trazadas. que le brindemos los servicios que necesita y en las condiciones más adecuadas para él y . si domina las condiciones de venta y las políticas. los aportes tanto del equipo como de los miembros se presenta en el siguiente cuadro - - 102 . si conoce la empresa donde trabaja y los productos o servicios que vende. permite un aporte individual de los miembros del equipo sin miedo alguno. sugiere responsabilidad mutua. Los líderes de un equipo de trabajo tienen la responsabilidad de coordinar la interacción de los miembros.6 REFRENTES A ESTABLECER LAS ESTRATEGIAS PARA LA APROPIACIÓN DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. Un líder de estilo flexible recibe y aporta ideas. Construir equipos a través de la confianza mutua y un detallado perfil de reclutamiento permitirá a los líderes y a los encargados conformar equipos de alto rendimiento y de contar con el logro de resultados esperados.¿por qué no? Que le ofrezcamos algo adicional que necesite.- - - Cumplimiento de promesa: Significa entregar correcta y oportunamente el servicio acordado Actitud de servicio: Con mucha frecuencia los clientes perciben falta de actitud de servicio por parte de los empleados. 7. si es cortés. si es capaz de inspirar confianza con sus conocimientos como para que usted le pida orientación. hace sentir a cada miembro que sus ideas son muy importantes. esto es. Empatía: El cliente desea ser tratado como si fuera único. El complemento para un equipo de alto rendimiento son las reuniones y la evaluación de desempeño del equipo. en fin. esto significa que no sienten la disposición quienes los atienden para escuchar y resolver sus problemas o emergencias de la manera más convenienteCompetencia del personal: El cliente califica qué tan competente es el empleado para atenderlo correctamente. que superemos sus expectativas.

7. procedimientos. ya que permite a las entidades esquematizar lo que será su propio modelo. instructivos. porque ésta se constituye en un componente fundamental en la implementación del SGC. La conformación y mantenimiento del equipo asegura la comunicación del equipo de trabajo a través del establecimiento de reuniones formales e informales. se determinan los instrumentos para la gestión de su medición y seguimiento (indicadores de eficacia. se elabora el soporte documental (manuales. eficiencia y efectividad). Es conveniente realizar la fase de diseño. La fase de diseño. además se debe tener en cuenta que por la misma dinámica del sistema la documentación debe revisarse. formatos. corregirse y actualizarse en forma permanente. 103 . y se identifican los riesgos inherentes a la prestación del servicio con el fin de planear y realizar el control especifico. así como sugerencias. con el fin de mantener la mejora continua del sistema. de acuerdo con las exigencias de la norma NTC-GP 1000:2009 y bajo el ciclo PHVA (Planificar– Hacer– Verificar-Actuar). así como su correcto desempeño de las actividades que deben realizar. corresponde a la definición de soluciones y puesta en marcha de metodologías para implementar un SGC coherente con el estándar nacional NTC-GP 1000:2009 y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios propios de las entidades del Estado. al mismo tiempo los miembros pueden pedir apoyo en problemas. afianzando los vínculos entre los miembros del equipo. En esta fase se realiza la definición y caracterización de los procesos que harán parte del SGC.7 REFERENTES A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BAJO LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD NTC GP1000:2009 Es necesario evidenciar el compromiso de todos los servidores públicos con la validación y apropiación del Mapa de Procesos y su articulación con la Visión y Misión de la entidad de acuerdo con la estructura documental aprobada.- - Los líderes de equipo pueden contar con los miembros del equipo para proponer soluciones. entre otros) requerido para la adecuada y efectiva operación de estos procesos.

que le permitirá a la organización mantenerse vigente. Es importante que los funcionarios conozcan y participen activamente en la implementación del sistema de gestión de la calidad en la entidad. desarrollar factores de motivación. administración del riesgo. propiciar 104 . medición. que impulsen una verdadera cultura de “hacer cada vez mejor las cosas”. procesos. para esto podría utilizarse como herramienta. La segunda actividad considera la comunicación a través de la divulgación “masiva” de la documentación del SGC como estrategia para comprometer a todos los servidores públicos con el sistema y marcar un hito en la implementación de éste. Es necesario que la totalidad de los servidores públicos interioricen las ventajas de trabajar bajo esquemas de calidad. lo que redundará en una gestión eficaz. competencias. dejar evidencia y retroalimentar el sistema en virtud de la aplicación real de lo descrito en los procedimientos y disposiciones definidas en el SGC. en la medida que vaya siendo aprobado. el “empowerment” que de acuerdo con la definición que da CARLOS MARTINEZ. control de documentos. para esto se recomienda realizar jornadas de sensibilización a través del desarrollo de actividades lúdicas a todos los servidores públicos de la Entidad. análisis y mejora entre otros. indicadores de proceso. con el fin de monitorear resultados y efectuar acciones de retroalimentación y así ajustar el SGC. tiene relación con la planificación de la implementación. es “ La capacidad de generar Liderazgo participativo. en la cual se elabora y aprueba el plan de acción. donde todos y cada uno de los servidores públicos de la Entidad debe conocer. ya que se debe propender y priorizar por implementar todo lo planeado en la fase de diseño. aplicar.En la fase de implementación de la NTC GP 1000:2009 las actividades no son necesariamente secuenciales. sin embargo. Es fundamental que la alta dirección de las entidades ejerza un liderazgo importante a través de la aplicación de principios gerenciales y la fijación de lineamientos. La tercera actividad es la implementación propiamente dicha de todo lo que compone y caracteriza cada proceso. se pueden considerar las siguientes actividades: La primera. adquisición de bienes y servicios. Esta tercera actividad involucra aspectos relacionados con comunicaciones. como un componente importante de optimización de recursos y esfuerzos.

organizaciones inteligentes. las entidades llevan a la práctica lo establecido en la fase de diseño y definen las estrategias que permiten la adecuada puesta en marcha y ejecución de las actividades y tareas descritas en la documentación establecida para el SGC. La fase de Implementación es conveniente porque a través de ésta. procesos de aprendizaje y capital intelectual”.1 elementos que se consideran fundamentales para el mejoramiento continuo. 105 .

106 .8. Armonización MECI-GP1000 – DAFP 2007: Guía que permite mayor comprensión de las similitudes existentes entre los elementos del MECI y los requisitos de la NTCGP 1000:2009. MECI. Decreto 4485 de 2009: Adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 1599 de 2005: Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Componentes y Elementos de Modelo Estándar de Control Interno . por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.MECI 1000:2005 Rol Oficinas de Control Interno – DAFP 2009: brinda orientación conceptual y parámetros para armonizar y fortalecer el rol que dicha oficina debe cumplir en el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Desarrollo e Implementación de cada uno de los Subsistemas. Norma ISO 19011:2002: Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. BIBLIOGRAFÍA Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Manual de Implementación del MECI 1000:2005 – DAFP 2008: Guía General para el Diseño. Anexo Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005: Establece el marco conceptual del Modelo.

modelo 1110.9.590. RECURSOS Entre los recursos humanos que se utilizaron para adelantar la investigación se tienen: Directivos Docentes Estudiantes Padres de familia Clientes externos Integrantes del comité de gestión de calidad Institución educativa Provenza RECURSOS FINANCIEROS Para llevar a cabo la investigación se debieron invertir recursos en: Honorarios a Investigadores $1.200.000 _________ $2.000 RECURSOS TECNICOS Internet Portátil marca Toshiba Una impresora marca EPSON. 107 .000 Papelería $300. RECURSOS HUMANOS.000 Acceso internet $250.000 Celular $240.000 Transporte (Aéreo-Terrestre) $300.000 Procesamiento de Información $200.000 Encuestadores $100.

. Modelo Estándar de Control Interno PHVA: Planear.MECI. hacer. LISTADO DE ABREVIATURAS DOFA: Debilidades. actuar SGC: Sistema Gestión de Calidad PROC: Proceso CA: Caracterización PR: Procedimiento GU: Guía IN: Instructivo MA: Manual FT: Formato GPI: Gestión de Planeación Institucional GEMI: Gestión de Evaluación y Mejoramiento Institucional GCU: Gestión Curricular GCO: Gestión de Convivencia GIC: Gestión de Información y Comunicación GBT: Gestión Bienestar y Talento humano GRFF: Gestión Recursos Físicos y Financieros 108 . PEI. verificar . Fortalezas y Amenazas IEP: Institución Educativa Provenza SIE: Sistema Institucional de evaluación.10.: Proyecto educativo institucional. NTC GP 1000: 2000 Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública 1000 año 2009. oportunidades.

APROBACIÓN PARA SUSTENTACIÓN COMENTARIO FINAL DEL COMITÉ DE INVESTIGACIÓN: FECHA DE APROBACIÓN PARA SUSTENTACIÓN: NOMBRE DE INVESTIGACIÓN LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE FIRMA DIGITAL DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE INVESTIGACIÓN FECHAS DE PRESENTACIÓN FECHA DE LA PRIMERA ENTREGA: FECHA DE LA SEGUNDA ENTREGA: FECHA DE LA TERCERA ENTREGA: OBSERVACIONES SOBRE EL DESARROLLO DEL DOCUMENTO TRABAJO DE GRADO (Son los comentarios debidamente fechados de los profesores asignados al módulo Proyecto gerencial de Investigación) OBSERVACIÓNES SOBRE EL BORRADOR 1 (FECHA: ) OBSERVACIÓNES SOBRE EL BORRADOR 2 (FECHA: ) OBSERVACIÓNES SOBRE EL BORRADOR 3 (FECHA: ) 109 .

Por lo tanto se aprueba y la nota es de: Nombre de los profesores Fecha  El Documento Trabajo de Grado ha sido revisado en sus contenidos y metodología y el nivel de avance es deficiente. APROBACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO  El Documento “Trabajo de Grado” ha sido revisado en sus contenidos y metodología y se encuentra terminado.   Nombre de los profesores Fecha 110 . los profesores deben consignar una breve presentación del documento para el Comité de Investigación. Por lo tanto se desaprueba y la nota es de: Nombre de los profesores Fecha ENVÍO DEL DOCUMENTO AL COMITÉ DE INVESTIGACIÓN Una vez terminado el Informe sobre el trabajo de Grado.

2012 111 . ANEXOS ANEXO A: MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE CALIDAD INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA BUCARAMANGA.11.

INDICADORES DE GESTIÓN.4 SERVICIOS 1.5PERFILPERSONAL DE SERVICIOS 2.1 MISIÓN 2.4.4.5 FACTORES CLAVES DE ÉXITO 2.3CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CLAVES 112 .GERENCIA DE PROCESOS 3. DOCUMENTOS Y DESCRIPCIÓN 3. RESPONSABLES.1 MAPA DE PROCESOS 3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.1 PERFILES ESTUDIANTE 2.2 VISIÓN 2. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN 1.4.1 INTRODUCCIÓN 1.2PERFIL DOCENTE 2.6 POLÍTICA DE CALIDAD 2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 2.TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO GENERAL ALCANCE CONTROL DEL MANUAL 1.4.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS CLAVES: OBJETIVO Y ALCANCE.7 OBJETIVOS DE CALIDAD 2.3 VALORES 2.3PERFIL DIRECTIVO DOCENTE 2.4 PERFIL PERSONAL ADMINISTRATIVO 2.8 SISTEMA DE MEDICIÓN: MATRIZ DE INDICADORES 3.4.4 PERFILES 2.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN 1.3 REFERENTE HISTÓRICO 1.

El Manual de Calidad se revisa y actualiza una vez al año para garantizar los cambios correspondientes a procesos. CONTROL DEL MANUAL El Manual de Calidad entra en vigencia. Básica. por el rector de la INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA . una vez revisado por el Comité de calidad y aprobado.6 de la norma NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008 relacionada con “Control de los equipos de seguimiento y medición” puesto que la prestación del servicio educativo no requiere de estos dispositivos. EXCLUSIONES: Del presente manual se excluye el numeral 7. ya que las practicas que se desarrollan en los laboratorios de biología y química. Comprende todos los procesos relacionados en el mapa de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. asegurar que no existan copias desactualizadas del manual de calidad en sus dependencias. ALCANCE El sistema de gestión de la calidad de la Institución Educativa Provenza de Jesús. Todo cambio. como resultado de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma y que apoyan fundamentalmente la toma de decisiones de la Alta Dirección. Es responsabilidad de todos los miembros del Comité de calidad. actualización o modificación al manual de 113 .OBJETIVO GENERAL Presentar en forma clara y coherente la estructura de la INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA como un Sistema de Gestión basado en estándares de calidad. Física y tecnología no requiere asegurarse de la validez de los resultados de las mediciones. da cubrimiento al diseño y prestación del servicio educativo formal en los niveles de: Pre-escolar. mediante acto administrativo. que asegure la prestación de todos los servicios. procedimientos y requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008. Media Académica. Cualquier miembro de la comunidad educativa de la Institución educativa Provenza puede consultar el manual de calidad a través del blog de la Institución. La naturaleza de su actualización se identifica en el mismo Manual bajo responsabilidad del Comité de Calidad y es evidenciada en la sección denominada “Control de Cambios” del Manual.

calidad debe seguir lo dispuesto en el respectivo procedimiento “Control de Documentos” contenidos en el proceso PGPI Gestión de Planeación institucional El Representante de la Dirección es el responsable de la entrega de las copias del manual de calidad tanto al interior de LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA como hacia otras partes interesadas que lo requieran. 114 .

objetivos. así como. 23B-04 Barrio Provenza Teléfono: 6515457 ELIÉCER ZÁRATE HOLGUÍN REGISTRO DANE: 168001001050 REGISTRO NIT: 804005058-6 DE N° 01534 DE 1 DE JUNIO DE 2004 PREESCOLAR BÁSICA PRIMARIA BÁSICA SECUNDARIA MEDIA ACADÉMICA REPRESENTANTE LEGAL ASPECTO LEGAL RESOLUCION APROBACION NIVELES OFRECIDOS 1. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN RAZÓN SOCIAL UBICACION INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA I E PROVENZA sede A Carrera 23 No 109-07 Barrio: Provenza Teléfono: . Hacer. Verificar y Actuar (PHVA) P: Planificación: H: Implementación y operación V: Medición y Monitoreo 115 .1 INTRODUCCIÓN Este manual enuncia la política gerencial para la administración de la calidad en LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA con un enfoque integral orientado a satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas y vinculadas a las actividades de prestación de servicios educativos El manual describe las disposiciones adoptadas por LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA para cumplir políticas.6361000 I E PROVENZA sede B Sector 5 Parte Baja Barrio el Cristal I E PROVENZA sede C Calle 108 No. requisitos legales. contractuales y normativos relacionados con la calidad. los requisitos exigidos en las normas NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008 Este manual describe los diferentes elementos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad De LA INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA agrupados en las cuatro actividades básicas relacionadas con el ciclo de mejoramiento continuo: Planear.1.

al sur con el polideportivo Provenza. Y 22 docentes. al oriente con la carrera 23 y al occidente con la CDMB y la quebrada Cuellar. una amplia zona para el desarrollo de actividades culturales y artísticas con estudiantes. secretaria y salón de reuniones. con oficinas administrativas dotadas para la rectoría. una aula de informática. un polideportivo para la práctica del microfútbol y el basquetbol.. servicios de cafetería y fotocopiadoras y la zona de servicios con sus respectivas baterías sanitarias para hombre y mujeres. En la Jornada de la mañana funcionan dos grados de preescolar tres grados de séptimo. una aula múltiples parta el desarrollo de eventos académicos. tres grados de octavo. La sede A se encuentra situada en el barrio Provenza en la Carrera 23 No 109-07.A: Revisión y Mejoramiento El vocabulario aplicado en este manual es el presentado en las normas NTC-GP 1000 2009 e -ISO 9000:2008. dotada con 40 computadores. 1. un total de 19 aulas de clase. dos aulas de tecnología: el aula Gali y el aula Galileo. Esta sede limita al norte con la calle 105 . La institución educativa Provenza cuenta con una población escolar de 1858 estudiantes y una nomina de 60 docentes. tres coordinadores. culturales y artísticos. tres auxiliares administrativos. 116 . tres grados de noveno. una sala para profesores. tres grados de decimo y dos grados de undécimo bajo la coordinación de Germán chapeta para un total de 633 estudiantes.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA La institución educativa Provenza se encuentra conformada por tres sedes. La infraestructura física del sede A se compone de dos pisos . tres auxiliares de servicios generales y un rector.

Cuenta con grupos de primero a quinto grado y su población estudiantil es de 75 estudiantes. servicios de baños esta sede ha siso dotada gracias al apoyo que le ha brindado el club kiwanis y la Cruz Roja. dos grados de segundo. La sede B se encuentra bajo la coordinación de Luis Alfredo serrano Moreno La sede C se encuentra situada en el barrio Provenza Calle 108 No. La sede C se encuentra bajo la coordinación de Luis Alfredo serrano Moreno . posee tres aulas y una aula de informática. 23B-04 y cuya nomenclatura es compartida con el colegio Federico Ozanan con el cual comparte las instalaciones ya que la alcaldía cedió en comodato para su administración de estos terrenos a esta institución y cuyo contrato se viene prorrogando cada cinco años. tres grados de primero. una aula de informática.La jornada de la tarde de la sede A se encuentra bajo la coordinación de Mery Rincón Ardila. una cancha de futbol y un total de 8 aulas de clase. tres grados de segundo. La sede B se encuentra situada en el sector 5 del barrio El cristal bajo. servicios de fotocopiadora. Allí funcionan dos grados de preescolar. tres grados de tercero. Es decir en la sede C posee un total de 573 estudiantes laboran un total de 18 docentes. Desde el año 2008 se viene implementando el Sistema de Gestión de la Calidad con la finalidad de Obtener la certificación bajo la norma NTC GP 1000 versión 2008 con el acompañamiento de la Cámara de Comercio a través de líderes Siglo XXI y así brindar una educación de Calidad.. En la jornada de la mañana laboran un grupo de cuarto y otro de Quinto y cinco grados de Sexto. Para un total de 652 estudiantes y 17 docentes. En la jornada de la tarde se encuentran dos grados de primero. posee una sala para profesores. una cocina para el restaurante escolar. una oficina para la coordinación. un polideportivo para la práctica de baloncesto y microfútbol. Allí laboran tres docentes que reciben el apoyo de la cruz Roja a través de una coordinadora y una psicóloga. dos grados de tercero y un grado de cuarto y otro de quinto para un total de 8 docentes. Esto ha permitido una mayor organización y la creación de toda una cultura que nos orienta a brindar un mejor servicio y atención a toda la Comunidad 117 . tres grados de cuarto y tres grados de quinto. bajo la orientación de un total de 10 docentes.

emanada de la Secretaría de Educación Municipal cambia de denominación asumiendo el nombre de INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. con el nombre de CONCENTRACIÓN ESCOLAR PROVENZA y establece el tránsito y la continuidad de los estudiantes dentro del sistema educativo abriendo cobertura al grado sexto de la educación básica secundaria con proyección al noveno grado. 030 del Honorable Concejo Municipal de Bucaramanga. el ICCE (Instituto Colombiano de construcciones escolares) construyó un local escolar para 11 grupos con 302 estudiantes. la Institución cambia de denominación y recibe el nombre de COLEGIO BÁSICO PROVENZA.3 RESEÑA HISTÓRICA La Institución fue fundada hace 40 años.1. En 1997. en ese momento. mediante convenio de articulación con el SENA. Después el Instituto de Crédito Territorial en 1966 construyó dos manzanas de tipo urbano ocupadas sobre todo por militares. A partir de 1986 y hasta 2009. y construida en terrenos que hacían parte de una hacienda de propiedad de don Pedro Tristancho que luego fueron adquiridos por la firma Robledo Hermanos con el fin de parcelarlos. en 1970. Alcalde de Bucaramanga. posteriormente. Básica y Media. se integra a la Institución la Concentración Escolar El Cristal. por resolución 0388 de agosto 20. dirigió la Institución. en 1993. ofreciendo los niveles de preescolar y básica. en 1975. En 2004 según Resolución 01534 del 01 de Junio. por Resolución 012439 del 28 de octubre la Secretaría de Educación Departamental. emitida por el doctor CARLOS IBÁÑEZ MUÑOZ. por acuerdo No. en 2002. quedando anexa como Sede B. y por escritura pública 2679. el plantel se encontraba bajo la dirección de la Señora MARÍA DOLORES PICO DE CERÓN. quedando establecidos los tres niveles de la educación: Preescolar. la señora MARÍA ENCARNACIÓN ORDUZ DE GUARÍN y durante su gestión. bajo la dirección de la profesora CARMEN PICO DE CLAVIJO luego. se legaliza el funcionamiento de la Institución. se gradúa la Primera promoción con Certificado de Aptitud Profesional (CAP) con lo cual se 118 . En enero de 1970 la Institución inicia labores con un grupo de cuarenta y seis (46) estudiantes de primero de primaria. En 2004 se promulga la Primera Promoción de Bachilleres y en 2006.

1. restaurante escolar fotocopiadora. entrenamientos deportivos y conformación de equipos nivel de voleibol. atendiendo a las directrices del MEN. quien recibe el plantel con 1.563 estudiantes y gracias a su gestión logra que mediante Resolución 2754 del 30 de julio. 119 . conferencias de superación personal para docentes y estudiantes. En Enero de 2010 por renuncia de su titular. desarrollo de actividades lúdicas y deportivas. asume la rectoría el Licenciado ELIÉCER ZÁRATE HOLGUÍN. Igualmente el actual rector logró en menos de un año incrementar en un 30% cobertura y actualmente se cuenta con 1. Es de resaltar que como parte de su quehacer. el docente de física en propiedad además de cinco docentes para poder atender la ampliación de cobertura.dota a los egresados de una competencia laboral. enseñanza de la tics mediante las aulas de informática y tecnología. el cual se encontraba adscrito al INEM y pasa a ser la Sede “C” del plantel. el licenciado Eliécer Zárate Holguín ha logrado realizar un notable mantenimiento a la planta física ha gestionado la consecución de material didáctico y tecnológico en especial la re potenciación de la sala GALI y la dotación del proyecto ROBOTICA con la cual los estudiantes han tenido la posibilidad de ingresar en el campo de las TIC’s.4 SERVICIOS La institución presta los servicios de cafetería.925 estudiantes y tramitó el nombramiento de un nuevo coordinador. la Secretaría de Educación anexe el Hogar San José. psicorientación. y padres de familia. Aplicación de pruebas tipo icfes mediante el programa martes de prueba.

que les permita el ingreso a la educación superior y al mercado laboral. con un eficiente desempeño laboral y desarrollo del pensamiento tecnológico.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2 DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO 2. aspira ser una Institución reconocida en el ámbito local.1. 2. que ofrece educación formal en los niveles de preescolar. es una entidad de carácter oficial. en el año 2015. 120 .1 VISIÓN La Institución Educativa Provenza. apropiándose de los principios y valores institucionales y de una cultura del medio ambiente. básica y media. estimulando el desarrollo del pensamiento tecnológico y la interiorización de principios y valores institucionales y el cuidado del medio ambiente. comprometida con la formación de personas para la continuidad en la Educación Superior. por la calidad en la formación de bachilleres académicos.2 MISIÓN La Institución Educativa Provenza.

equilibrada.1 PERFIL DEL ESTUDIANTE El centro de la acción educativa. Con capacidades de liderazgo. el arte. Digno representante de la comunidad educativa la cual pertenezco. Competente para ingresar a la educación superior y al ámbito laboral Reflexivo.4. investigador y crítico. Responsable dentro y fuera de la Institución. Líder en el amor. comprometido con la comunidad. de acuerdo con la normatividad vigente. Amante de la ciencia tecnología. autónomo. Pacífico. equitativo y participativo. el deporte y la verdad. justa. pedagógico y legislativo.2. solidario.4. responsable en la toma de decisiones y capaz de responder por mis actos. manejo administrativo. creativa.3 VALORES Honestidad Responsabilidad Lealtad Tolerancia Solidaridad Laboriosidad Conciencia ecológica Conciencia social 2. objetiva.2 PERFIL DEL DIRECTIVO DOCENTE El directivo docente de LA INSTITUCION EDUCATIVAPROVENZA debe ser una persona: Ecuánime. tolerante. Critico. capaz de trascender y transformar la realidad. Libre. creativo. recto y honrado en mi pensar y obrar. 121 . Colaborador. Consentido de pertenencia y amor por la Institución y el medio ambiente 2. Capaz de emplear el tiempo libre en forma positiva.4 PERFIILES 2. equitativa. humana y con una visión prospectiva de la educación.

a través de diálogo y la concertación. fundamentada en el respeto mutuo y el ejemplo. 2. objetiva. solidario. debe ser una persona: Comprometida con la Institución y con gran sentido de pertenencia. prudente y acertada en sus decisiones y orientaciones Con capacidad de crear ambientes armoniosos y sanos para el desarrollo integral de los estudiantes. 122 . justa y humana Ética. Servicial. Con capacidad para solucionar los conflictos pacíficamente.- Capaz de desarrollar su labor dentro de una atmósfera de colaboración. 2.3 PERFIL DEL DOCENTE Con valores éticos. imparcial. colaborador y con gran dinamismo para integrar a la Comunidad Educativa 2.4. humanos y profesionales muy profundos de tal forma que se convierta en el orientador e investigador de sus estudiantes. entre toda la Comunidad Educativa. virtudes.4 PERFIL DEL ORIENTADOR El orientador de la Institución Educativa Provenza debe caracterizarse por ser una persona: Profesional en el conocimiento de la orientación Equilibrada. con el deseo de actualización y superación y cumplidor del deber. Capaz de disponer de toda capacidad física e intelectual al servicio de la Institución Con capacidad de ofrecer a sus educandos una formación integral.5 PERFIL DE LA SECRETARIA La secretaria de la Institución Educativa Provenza. armonía. creativo. colaborador.4. Capaz de poner todos sus saberes. Amante del cuidado del medio ambiente y la ecología Con capacidad de motivar e integrar a los padres de familia al proceso educativo Con sentido de pertenencia con la Institución Prudente. ecuánime. talentos e inteligencia en el manejo de conflictos en la formación del estudiante. entendimiento y dinamismo.4.

Docentes. equilibrada y cumplidora de las funciones. la verdad. Personal Administrativo y a las demás personas que se acercan a la Institución. colaboradoras. eficaz. dinámicas. deben ser personas: Comprometidas. con gran sentido de pertenencia. la equidad. eficiente. solidarias. de la Institución Educativa Provenza. Con grandes valores morales y éticos. prudente. 2. Practicante de los principios y la cultura institucional.7 PERFIL PERSONAL SERVICIOS GENERALES El Personal de Servicios Generales. se destaca por su puntualidad.4.6 PERFIL PERSONAL ADMINISTRATIVO Con grandes valores morales y éticos. Egresados. Padres de Familia.- Honesta. 123 . Con un sentido de pertenencia a la institución y atentos a todos los llamados y situaciones en pro de la formación y orientación mancomunada de sus hijos y/o acudidos.8 PERFIL PADRES DE FAMILIA Los padres de familia y/o acudientes la Institución EducativaProvenza. y responsabilidad en el horario de trabajo. El Personal de Servicios Generales es cordial y da buen trato a todas las personas que integran la Comunidad Educativa: Estudiantes. Sentido de pertenencia Alta responsabilidad Conciencia de su labor Buenas relaciones interpersonales Preparación laboral Espíritu de superación 2. la solidaridad y en general el respeto por los derechos humanos y en particular de la Comunidad Educativa e Institucional. Promotores de la justicia.4. Respeta y acoge la Filosofía y el Proyecto Educativo Institucional. participativas y responsables en la formación integral de sus hijos y/o acudidos y con La Institución.4. amable. presentación personal. 2.

que educa a través de sus acciones y actitudes.8 CREENCIAS •El estudiante es un ser en formación. hacia la formación de una persona competente en el conocimiento. único. ético. Garantizar el desarrollo integral de los estudiantes. Mantener un clima laboral armónico entre los miembros de la comunidad educativa. y la conciencia ecológica. 2. justo. Alcanzar la mejora continua de los procesos. sociable. irrepetible. y por tanto utiliza los fundamentos de la pedagogía activa que oriente a los Estudiantes. histórico. •EL Docente es una persona ecuánime. trascendente y por tanto el centro del proceso educativo. se compromete a satisfacer las necesidades y expectativas de sus beneficiarios. el desarrollo del pensamiento tecnológico. Gestionar y optimizar los recursos.2. la interacción social y democrática. •La Educación es un proceso integral y personal. ético. mediante una formación que promueva la calidad humana. inacabado.6 POLÍTICA DE CALIDAD La INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA. - 124 . el acceso a la educación superior y el respeto por el medio ambiente. en un clima laboral armónico fortalecido por las competencias laborales. idóneo.5 FACTORES CLAVES DE ÉXITO Continuidad en la educación superior Desempeño laboral Desarrollo del pensamiento tecnológico Formación en valores y cultura del medio ambiente 2. para garantizar el mejoramiento continuo en todos los procesos. Mantener un personal competente.7 OBJETIVOS DE CALIDAD Alcanzar un alto grado de satisfacción de los clientes. innovador y racional. en concordancia con la normatividad vigente. 2.

Equidad para todos los integrantes de la comunidad educativa. se realiza mediante el trabajo en equipo de toda la Comunidad Educativa.9.PRINCIPIOS Respeto por sí mismo y por los demás. GERENCIA DE PROCESOS 3. Libertad para actuar responsablemente. Justicia sin discriminar al otro. 3.1MAPA DE PROCESOS 125 ..- •El logro de las metas y objetivos institucionales. 2.

INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO : GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL CÓDIGO: PGPI-001 Página 1 de 7 OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS Liderar la planeación y dirección Institucional. estableciendo políticas y lineamientos.  Planear la evaluación institucional  Planear el sistema de comunicación interna  Diseñar el Plan de Mejoramiento y el Plan Operativo  Planear la evaluación de docentes y administrativos  Diseñar el proceso de matrícula  Diseñar el proyecto de cultura Institucional  Diseñar el Plan de asignación académica Diseñar programa de cualificación del 126 SALIDAS  Horizonte actualizado CLIENTE Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad  Normatividad vigente PGEMI  P. RECTOR (Eliécer Zárate Holguín) Desde la Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad hasta la Revisión y mejora del SGC PROVEEDOR ACTIVIDADES  Planear la revisión y ajustes al horizonte institucional y la planeación estratégica  Planear las actividades institucionales para el año escolar  Planear la organización del gobierno escolar  Planear la revisión y actualización del P. Institucional PGC  Horizonte institucional PGCO  Plan estratégico PGIC  Autoevaluación PGBT Institucional PGRF P  Plan de Mejoramiento Institucional Ministerio de Educación Nacional (MEN) institucional  Proceso de Gestión de Planeación institucional  Proceso de Gestión  Cronograma y calendario de evaluación y escolar mejoramiento  Plan de Dirección del institucional Gobierno Escolar  Proceso de Gestión  PEI y Plan curricular Curricular actualizado anualmente  Proceso de Gestión  Plan Estratégico de convivencia actualizado y coherente  Proceso de Gestión con el Horizonte de Información y Institucional Comunicación  Políticas de Información y  Proceso de Gestión Comunicación de Bienestar y .E.E. que apunten al logro de una educación integral de calidad.I.I.

Secretaria Educación Bucaramanga (SEB) de de personal Cámara de Comercio ICONTEC  Normatividad vigente  P. Plan V  Seguimiento y control del plan de mejora de REQUISITOS la Revisión por la Dirección  Medir el desempeño del proceso a través de  Ley 115/94 actividades de seguimiento y medición  Ley 715/2001 ( indicadores )  Reglamentarios de las leyes anteriores. Institucional  Horizonte institucional  Plan estratégico  Autoevaluación Institucional  Plan de Mejoramiento Institucional H  Realizar la revisión y ajustes al Horizonte Institucional y la planeación estratégica  Socializar y ejecutar el cronograma de actividades  Ejecutar el Proyecto del gobierno escolar  Efectuar r la revisión y actualización del P. para todos los funcionarios de la Institución  Procedimientos y estrategias institucionales de matrícula  Proyecto Cultura Institucional  Asignación académica de los docentes  Plan de cualificación del personal de la institución DOCUMENTOS  Leyes y reglamentos vigentes  Manual de Convivencia  Documentos del Plan Estratégico.I.I. 127 .  Aplicar la evaluación institucional  Ejecutar procesos de comunicación interna  Ejecutar el Plan de Mejoramiento y el Plan Operativo  Evaluar al personal docente y administrativo  Aplicar el proceso de matrícula  Ejecutar el proyecto de cultura Institucional  Elaborar el Plan de asignación académica  Implementar el programa de cualificación del personal Talento Humano  Plan de Mejoramiento Institucional Anual y Plan  Proceso de Gestión Operativo Anual de recursos físicos y financieros  Manual de funciones y responsabilidades.E.E.

2. 6. gestión gerencial preventivas y de mejora según los resultados  GU-PGPI-001 Guía de revisión por la dirección obtenidos  GU-PGPI-002 Guía de ejecución presupuestal  MA-PGPI-001 Manual de Calidad SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES  Seguimiento a la ejecución presupuestal  Resultados de las auditorías internas y externas  Reuniones de proceso  Directivos  Personal Administrativo  Docentes  Personal e instituciones especializadas  Equipos tecnológicos (computadores.  CA-PGPI-001 Caracterización proceso de A  Definir e implementar acciones correctivas.Operativo Anual. Institucional. Nivel de cumplimiento de la planeación institucional INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CODIGO: PGEMI -001 128 . 8.  Manual de Convivencia Planeación Curricular.1. 4. 8.1 8. 8.4.4. 8. Plan de formación de personal. impresoras. 5.3.1.3. Plan de Mejoramiento Anual.2.)  Formatos actualizados    Numero de planes y proyectos institucionales Porcentaje de personas de la institución satisfechos con la dirección de la Institución.  Analizar resultados de verificación de las 5. etc.2. 8.4.2. 5. PEI.2.5 plan de Gobierno Escolar actividades y del indicador del proceso. 8.1. Horizonte  Norma NTC GP 1000:2004 numerales 4.3.

tanto internos como externos. Planes y Programas. 129  Diagnostico institucional  Plan de Implementación de auditoría y autoevaluación Institucional  Actas de auditorías internas y externas  Resultados de Auditorias y autoevaluaciones Institucionales . Todos procesos del Sistema Gestión de Calidad PGPI PGC PGCO PGIC PGBT PGRF Ministerio Educación los de P de H  Diseño planeación estratégica  Diseño de procedimientos para  Diseño de procedimientos PARA crear. correctivas y de mejora del proceso e calidad PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE  Proceso de Gestión de Planeación institucional  Proceso de Gestión Curricular  Proceso de Gestión de convivencia  Proceso de Gestión de Información y Comunicación  Proceso de ENTRADAS  Planes y proyectos institucionales  Programas de Auditoría interna y externa  Normas vigentes sobre evaluación y control  Autoevaluación institucional. preventivas y de mejora  Implementar y controlar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad  Ejecutar auditorías internas de calidad. RECTOR (Eliécer Zárate Holguín) Desde la identificación de las necesidades de recursos y formulación de actividades estratégicas hasta la implementación de acciones preventivas.  Diseño de auditorías internas de calidad. institucionales.  Diseño de procedimientos para acciones correctivas. control y seguimiento a los proyectos.CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y Página 2 de 7 MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE Realizar procesos de evaluación. utilizando estrategias que permitan la participación y la aplicación de acciones de mejora continua.  Diseño de procedimientos para el control de documentos. modificar o anular documentos.  Diseño de formato de evaluación y mejoramiento institucional. liderados por la Dirección.  Diseño de ´procedimientos para no conformidades reales o potenciales y de los servicios no conformes.

A quejas.  Planeación Estratégica  Planes de mejora. 5.2. 6.2. 8.PGEMI -005 Acciones correctivas PR-. reclamos y sugerencias PR.1. 5. preventivas y de mejora según los resultados obtenidos 130 .  Propuestas de acciones de mejora  Plan de Implementación de acciones correctivas. de equipo e individuales. 8.Nacional (MEN)  Socializar e implementar planes de mejoramiento  Verificar el estado de actualización de los documentos en uso  Verificar el diligenciamiento y la implementación de los registros  Verificar el estado de acciones correctivas.  Definir e implementar acciones correctivas.5 CA-PGEMI-001 Caracterización proceso calidad y mejora GU-PGEMI-001 Guía para la elaboración de documentos PR-PEMI-001 Control de documentos PR-. fortalezas.4.PGEMI 006 Auditoría interna MA.3.3.PGEMI -003 Servicio no conforme. 8.2. preventivas y de mejora  Medir el desempeño del proceso a través de actividades de seguimiento y medición V SEB ICONTEC ( indicadores )  Consolidado de debilidades.1.4.PGEMI -002 Control de registros PR-.PGPI--001 Manual de calidad  Analizar resultados de verificación de las actividades y del indicador del proceso.PGEMI -004 Acciones preventivas PR.1.  Resultados de las auditorías internas y externas  NTC GP 100O: 2009: 4. 8. preventivas y de mejora Gestión de Bienestar y Talento Humano Proceso de Gestión de recursos físicos y financieros DOCUMENTOS REQUISITOS  Ley 115/94  Ley 715/2001  Resultados de la autoevaluación institucional. 8.3. 8.

FISICOS Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cómputo. boletines manuales.  Acciones preventivas implementadas. teléfonos escritorios. equipos de impresión. internet.  Acciones correctivas implementadas  Acciones de mejora implementadas INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA 131 CÓDIGO: PGC -001 . papelería. INDICADORES  Cumplimiento de auditorías. instalaciones locativas FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institución. información generada por los demás procesos. archivadores. estudiantes. documentos. INFORMACION: Registros. administrativo. docentes.SEGUIMIENTO Y CONTROL  Cumplimiento del programa de auditoria  Resultados de indicadores  Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas  Verificación de planes de mejora  Auditoria del proceso  Resultados de la revisión por la dirección  Ejecución del plan de auditoria RECURSOS HUMANOS: Directivos. formatos.

para la formación integral de los estudiantes y el logro del horizonte institucional.  Diseñar Sistema de evaluación y promoción de los estudiantes.  Diseño de experiencias significativas. control y seguimiento académico.  Tabla de indicadores de gestión  Boletines  Sistema de evaluación y promoción de CLIENTE  Proceso de Gestión de Planeación institucional  Proceso de Gestión de evaluación y mejoramiento institucional  Proceso de Gestión de convivencia  Proceso de Gestión de Información y Comunicación  Proceso de Gestión de Bienestar y Todos los procesos Sistema de Gestión de Calidad PGEPI PGEM PCO PGIC PGBT PGRFF Ministerio Nacional (MEN) de del P Educación  Diseñar Plan de estudios de la Institución  Diseñar asignación académica.  Diseñar horarios de clase  Diseñar Prácticas pedagógicas y gestión en el aula  Diseñar Proyectos Pedagógicos. que permitan la implementación de un currículo de calidad. 132 .  Diseñar Registro. COORDINADOR SEDE A SECUNDARIA (Germán Chapeta) Desde el diseño y desarrollo de planes institucionales hasta la autoevaluación institucional ENTRADAS  Normatividad vigente y afín  Planes y Proyectos académicos y de otros procesos institucionales  Plan de estudios  Resultados de la autoevaluación institucional  Planeación estratégica  Asignación académica  Seguimiento a estudiantes desde orientación  Listados de Estudiantes matriculados PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS  Plan de Estudios coherente y actualizado  Asignación académica  Horarios de clase  Modelo pedagógico  Proyectos pedagógicos  Experiencias significativas.CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN CURRICULAR Página 3 de 7 OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE Planear y desarrollar acciones y procedimientos.

preventivas y de mejora según los resultados obtenidos Norma NTC GP 1000:2009 numerales 4.3.  Elaborar experiencias H significativas.5. 4. reprobados  Elaborar horarios de clase  Elaborar Proyectos  Actas de grado.2. 6.2.5. control y seguimiento académico.3.  Medir el desempeño del proceso a través de actividades REQUISITOS de seguimiento y medición Talento Humano Proceso de Gestión de recursos físicos y financieros DOCUMENTOS PEI Plan de estudios Modelo pedagógico CA-PGC-001 Caracterización proceso gestión curricular P. 7.  Definir e implementar acciones correctivas. 7.5.7.1.2. Manual de convivencia  Cronograma versión anterior  Compromisos de estudiantes  Documentación interna Secretaria de Educación de Bucaramanga (SEB) Estudiantes  Elaborar el Plan de estudios de actualizado.5.4.3.E.5.2.1.3. y 8 Ley 115 de 1994 Decreto 1860 de 1994 Decreto 1290 de 2009 Decreto 1014 de 2004 Resolución 2343 Ley de infancia y adolescencia Decreto 2247 del 11 de septiembre de 1997 Requisitos Institucionales P.4.4.1.1.5.  Ejecutar el Sistema de evaluación y promoción de los estudiantes. 7.3.1. 7.E. 7.  Ejecutar Registro. 4. SIEC la Institución  Ejecutar la asignación  Listas de Estudiantes promovidos.I. 5. 7. FT-PGC-001 Plan de área y V asignatura FT-PGC-002 Plan de periodo ( indicadores ) FT-PGC-003 Proyectos pedagógicos(Enfoque Transversal) A PR-PGC-001 Procedimiento para la Elaboración de planes de área y FT-PGC-004 Proyecto periodo Educativo Institucional (PEI) PR-PGC-002 Procedimiento para la elaboración de proyectos  Analizar resultados de verificación de las actividades y del indicador del proceso. 5. académica.I Requisitos del cliente 133 . 7. Pedagógicos.

boletines manuales. estudiantes. administrativo. archivadores. INDICADORES  Resultados históricos( SABER E ICFES)  Promoción anual por grado. documentos. docentes. instalaciones locativas FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institución. INFORMACION: Registros. equipos de impresión. formatos. papelería. información generada por los demás procesos. internet.  Reprobación anual por área y grado  Deserción escolar por grado e institución  Proyectos pedagógicos implementados  Experiencias pedagógicas implementadas 134 . teléfonos escritorios. FISICOS Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cómputo.pedagógicos GU-PGC-001 Actualización del Proyecto Educativo Institucional SEGUIMIENTO Y CONTROL       Auditorías internas y externas Autoevaluación Institucional Encuestas de satisfacción Evaluaciones internas y externas Chequeos permanentes Análisis de resultados académicos RECURSOS HUMANOS: Directivos.

 Diseñar proyectos de Mejoramiento Ambiental  Definir lineamientos y estructura de los Proyectos Pedagógicos obligatorios  Diseñar Manual de Funciones del Gobierno Escolar  Diseñar Políticas de comunicación y alianzas con los acudientes y las autoridades educativas SALIDAS CLIENTE Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad P PGEM PGC PGCO PGIC PGBT PGRFF Ministerio de  Cartilla del Manual de Convivencia  Observador de Alumno  Proyecto de mejoramiento  Proceso de Gestión de ambiental Planeación institucional y proyectos obligatorios  Proceso de Gestión de evaluación y mejoramiento  Manual de funciones del institucional Gobierno Escolar  Proceso de Gestión  Actas y Actos Curricular Administrativos de  Proceso de Gestión de formalización de los Información y Comunicación procedimientos.INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE CONVIVENCIA CÓDIGO: P GCO Página 4 de 7 -001 OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE Propiciar un ambiente armónico a la comunidad educativa mediante la aplicación y práctica de procedimientos legales y de regulación de la convivencia institucional y las relaciones con el entorno escolar. COORDINADORA SEDE A PRIMARIA (Germán Chapeta) Abarca la regulación del ejercicio de los derecho y deberes con fines de convivencia de la comunidad de la Institución Educativa Provenza desde el diagnostico hasta la evaluación institucional . para la  Proceso de Gestión de aplicación de políticas y Bienestar y Talento Humano 135 . ENTRADAS  Manual de convivencia actual  Cartillas instructivas Proyecto Lideres Siglo XXI  Proyectos ambientales existentes en la Institución  Planeación Estratégica  Alianzas y convenios existente en la institución PROVEEDOR ACTIVIDADES  Determinar elementos y contenidos básicos en el Manual de Convivencia.

 Ley de la Infancia y la Adolescencia  Verificar no conformidades en los procesos  Ley 115 de 1994 y procedimientos V  Manual de Convivencia  Seguimiento a las auditorías internas y  Programas de mejoramiento ambiental externas a los procesos y procedimientos Convenios y alianzas institucionales  Análisis de resultado de la verificación  Identificación de logros. administrativo. mediante instrumentos REQUISITOS estratégicos pertinentes. Normatividad vigente Educación Nacional (MEN) Secretaria de Educación de Bucaramanga (SEB) DOCUMENTOS  Manual de convivencia  Cartilla No. docentes. . recursos físicos y financieros  Rediseñar los lineamientos y estructuras del los Proyectos Pedagógicos obligatorios  Ejecutar proyectos de mejoramiento ambiental  Socializar el Manual de funcionamiento H del Gobierno Escolar  Socializar políticas comunicación y alianzas con los acudientes y las autoridades educativas  Verificar el cumplimiento de implementación de las actividades planeadas. 34 del MEN “Mejoramiento Institucional” SEGUIMIENTO Y CONTROL  Auditorías Internas alianzas  Rediseñar los contenidos básicos del  Proceso de Gestión de Manual de Convivencia. 136  Índice de satisfacción con el clima escolar. 8: programa de 5´S  Ley 115/94 y sus reglamentarios  Guía No. aciertos y desaciertos en la implementación de procesos y procedimientos A  ejecución de acciones preventivas y correctivas para las inconsistencias encontradas en la implementación de procedimientos RECURSOS INDICADORES HUMANOS: Directivos.

papelería. archivadores.  Grado de satisfacción con el proceso de convivencia INFORMACION: Registros. 137 . instalaciones locativas FINANCIEROS: institución. equipos de impresión. formatos. presupuesto aprobado por la  Porcentaje de casos de conflicto solucionados. información generada por los demás procesos. manuales. internet. documentos. teléfonos escritorios. Autoevaluación Institucional  Auditorías Externas  Controles y registros periódicos  Observaciones directas FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cómputo..

COORDINADOR SEDE C (Luis Alfredo Serrano Moreno) Desde el diseño de tecnologías de información y comunicación en la institución hasta la Revisión y mejora del SGC.  programas de acceso y uso a las plataformas de internet.  Capacitaciones sobre archivos de documentación CLIENTE  Proceso de Gestión de Planeación institucional  Proceso de Gestión de evaluación y mejoramiento institucional  Proceso de Gestión Curricular  Proceso de Gestión de RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS  Resultados de la Autoevaluación institucional  Horizonte Institucional.  Condiciones generales de los equipos de cómputo y redes de internet.INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES CÓDIGO: PGIC -001 Página 5 de 7 OBJETIVO Promover el establecimiento de políticas. cultura y recreación. y el acceso equitativo a oportunidades de educación. en especial de Internet y contenidos informáticos y de educación integral. planes y programas que garanticen a través del uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones: el desarrollo de procesos de calidad.  Diseñar programas de acceso y uso a las plataformas de comunicación. Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad PGPEI PGEM PGC PGCO PGBT P PRFF Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones . el acceso a mercados para el sector productivo. el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad. trabajo.  Diseño del uso eficiente de la infraestructura y recursos disponibles. salud.  Pan estratégico  Plan de Mejoramiento Institucional  Plan Operativo Anual  Diagnóstico de expectativas y necesidades sobre la Comunicación y el manejo de la información institucional.  Diseñar el programa de mantenimiento 138 SALIDAS  Programa de capacitación en TIC  programa de Tecnología con énfasis en TIC.  Planear las capacitaciones sobre archivos de documentación.  Planear el sistema de comunicación interna. justicia.  Diseñar la cátedra de Tecnología con énfasis en TIC desde preescolar. PROVEEDOR ACTIVIDADES  Diseño de capacitación en TIC para la comunidad educativa.

 Diseñar indicadores del proceso 139 . Educación  Normatividad vigente. Gestión de Bienestar y  Programa para Talento Humano el uso de la infraestructura y  Proceso de de recursos Gestión de de disponibles.  Información y  Ejecutar capacitaciones sobre archivos de documentación documentación. organizada. plataformas de comunicación.  Implementar el sistema de comunicación interna  Medición del  Implementar el programa para el uso eficiente ´proceso de la infraestructura y recursos disponibles  Ejecutar indicadores de proceso.  normas para el manejo del Ministerio archivo y documentación.  Atender quejas reclamos y sugerencias  Realizar seguimiento y . recursos físicos y financieros  Programa de  Ejecutar el programa de mantenimiento mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo. preventivo y  implementar el programa de capacitación en correctivo de TIC para la comunidad educativa.(MEN) Secretaria Educación Bucaramanga (SEB) DOCUMENTOS  autoevaluación  CA-PGIC-001 de  Sistema convivencia de comunicación  Proceso de interna. Nacional. educación integral.medición a las diferentes actividades implementadas V  Realizar medición de los indicadores del REQUISITOS proceso.  Autoevaluación institucional de preventivo y correctivo de equipos comunicación e información  Diseño pagina web o block de la institución. en especial de  Indicadores del H Internet y contenidos informáticos y de proceso.  Pagina Web o  Implementar programas de acceso y uso a las block. Información para publicar. equipos de  Implementar la cátedra de tecnología con cómputo énfasis en TIC desde preescolar.

 Ley de TIC.3 Seguimiento y medición del proceso 8. equipos de impresión. administrativo. artículos 20 y 67 Plan Nacional Decenal de Educación 2006 – 2016.2. A  Definir e implementar acciones correctivas. archivadores. papelería. FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de cómputo. instalaciones locativas FINANCIEROS: institución.2. Ley 1341 del  30 de julio de 2009  Constitución nacional. documentos.institucional  Plan de mejoramiento.N Caracterización proceso de gestión de in formación y comunicación.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO 8. 140 . información generada por los demás procesos. teléfonos escritorios.. M.4 Análisis de datos 8. MA-PGPI-001 Manual de calidad  Planes de mejoramiento  SGC GP1000 7. docentes. Comunicación con el cliente  Analizar resultados de verificación de las actividades y del indicador del proceso. manuales.3. preventivas y de mejora según los resultados obtenidos 7. internet. formatos.5 Mejora continua SEGUIMIENTO Y CONTROL  Auditorías internas y externas  Autoevaluación Institucional  Encuestas de satisfacción  Chequeos permanentes  Buzón de sugerencias  Uso de herramientas informáticas de la entidad  Cumplimiento del programa de mantenimiento RECURSOS HUMANOS: Directivos. presupuesto aprobado por la INDICADORES  Nivel de satisfacción con el uso de herramientas informáticas  Cumplimiento del programa de Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de computo  Capacitaciones en TICS para docentes  Capacitaciones en TICS para estudiantes  Capacitaciones en TICS para personal administrativo INFORMACION: Registros.E.

141 . Operativos  Programa de inducción de personal según funciones  Lineamientos para la capacitación.  Diseño registros control y seguimiento. orientación y prestación de servicios adecuados que permitan un desempeño laboral y estudiantil óptimo. Administrativos.  Diseño de programa Bienestar del personal. CLIENTE  Proceso de Gestión de Planeación institucional  Proceso de Gestión de evaluación y mejoramiento institucional  Proceso de Gestión Curricular  Proceso de Gestión de convivencia  Proceso de Gestión de Información y Comunicación RESPONSABLE ALCANCE ENTRADAS  Resultados de Autoevaluación y Auditorías  Listados de Estudiantes Directivos. Docenes.  Dar a conocer los lineamientos para la capacitación y formación del personal de la institución. Docentes.  Diseño formatos control y seguimiento servicio de cafetería. DOCENTE SEDE A SECUNDARIA (Rosa Jeannette Cerón Pico) Desde el diseño del proyecto de mejoramiento personal hasta la autoevaluación institucional PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS  Gestión de Planeación institucional  Proyecto de vida de Estudiantes.  Ejecutar el programa de escuela de padres. Acudientes. Administrativos y Operativos  Normatividad vigente  Observadores de los Estudiantes  Contrato de cafetería  Diagnóstico de necesidades de cualificación de personal  Evaluación de desempeño  Cronograma Institucional  Evaluación Institucional  Formato Evaluación de desempeño  Resultados evaluación de Todos procesos Sistema de Gestión Calidad PGPI PGEM PGC PGC PGCO PGIC PRFF Ministerio Educación Nacional (MEN) los del de P de H  Diseño Proyecto de mejoramiento personal (Proyecto de vida). a estudiantes casos especiales.INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DE BIENESTAR Y TALENTO HUMANO OBJETIVO CÓDIGO: PGBT Página 6 de 7 -001 Brindar herramientas encaminadas a mejorar la calidad de vida y bienestar a los integrantes de la comunidad educativa. Acudientes.  Diseño programa de Inducción del personal  Establecimiento de lineamientos para capacitación y formación del personal. recreación. formación y cualificación Docente.  Implementación y ejecución proyecto de vida  Socialización del Programa de inducción del personal de la institución. mediante capacitación. Directivos.  Diseño programa escuela de padres.

 Constatar la práctica del programa de escuela de padres. financieros  Guías y formatos de  Formalizar y hacer entrega. V  Manual de Convivencia  Plan de necesidades de cualificación de personal  Formalizar y hacer entrega. 6. atención a Estudiantes  Socialización del programa de bienestar del personal.desempeño  Hojas de vida del personal Secretaria de  Nomina de personal Educación de  Listado estudiantes Bucaramanga matriculados  Necesidades de capacitación DOCUMENTOS  Guía No. mediante estrategias programadas desde la libre y recreación. REQUISITOS planeación. a quien  Cronograma anual  Proceso de corresponda.  Mediante instrumentos estratégicos oportunos. a quien registro del corresponda. de los formatos para el control y seguimiento y seguimiento del servicio de cafetería. de escuela de padres y de convivencias  Formatos de registro existentes en la actividad A . 34 del MEN. aciertos y desaciertos en la implementación de programas y 142  Ley 115/94  Decretos reglamentarios  Planes de necesidades de cualificación de personal. confirmar la socialización del programa de inducción y de los lineamientos para la capacitación y formación del personal. procesos de mejoramiento personal (Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI)  Guía No. sobre Mejoramiento Institucional  Contrato de arrendamiento de la cafetería.  Análisis de resultados en cada una de las herramientas utilizadas para la verificación. de convivencias y Gestión de control y seguimiento de los estudiantes Escuela de Padres recursos físicos y considerados como casos especiales.  Confirmar la formalización de los instrumentos diseñados para el control y seguimiento de estudiantes casos especiales y el servicio de cafetería. así como del programa de bienestar.  Identificación de logros. de los formatos para el registro. mediante instrumentos previamente planificados.  Contrato de cafetería  Verificar la ejecución de las actividades  Programa anual de utilización de tiempo previstas en el proyecto de vida.

FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y redes de  Porcentaje de padres que participan en actividades institucionales cómputo. INFORMACION: Registros. INDICADORES 143 . correctivas. documentos. formatos. información generada por los demás procesos.  Programas o proyectos realizados con la FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la comunidad local. internet. y de mejora dentro del proceso. docentes. equipos de impresión. archivadores. manuales. Establecer y ejecutar acciones preventivas. papelería. administrativo. SEGUIMIENTO Y CONTROL     Chequeos periódicos Encuesta de satisfacción Autoevaluación Institucional Planes de mejora continúa RECURSOS HUMANOS: Directivos. instalaciones  Porcentaje de estudiantes en situaciones de locativas riesgo atendidos con programas.. teléfonos escritorios.procedimientos. institución.

ENTRADAS  Presupuesto Institucional vigente  Estado contable vigente  Plan de necesidades de mantenimiento de la Institución  Resultados de auditorías y autoevaluación institucional PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad PGEM PGPI P PGC PGCO PGIC PGBT Ministerio de Educación Nacional (MEN)  Determinar los criterios para seleccionar.  Plan institucional de  Proceso de evaluar y reevaluar proveedores mantenimiento de la Gestión de planta física.INSTITUCIÓN EDUCATIVA PROVENZA CARACTERIZACIÓN FINANCIEROS DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y CÓDIGO: PGRFF Página 7 de 7 -001 OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE Proveer y administrar eficiente. eficaz y efectivamente los recursos físicos y financieros para el cumplimiento de las actividades de los diferentes procesos del sistema de gestión de calidad. aprendizaje para las  Proceso de  Planear el mantenimiento preventivo de dos Sedes Gestión Curricular los bienes muebles e inmuebles de la  Informe de  Proceso de institución. evaluación y adquisición de mejoramiento  Planear las compras de la institución recursos para el institucional educativa.  Identificar y evaluar la necesidad de Planeación mobiliario y equipos adquirir un bien y/o servicio institucional de aprendizaje para  Planear el presupuesto anual de la  Proceso de las dos Sedes institución y su respectiva reglamentación Gestión de  Plan institucional de de gastos. DOCENTE SEDE C SECUNDARIA (Graciela Yohana Grazt Medina) Aplica para el mantenimiento de los recursos físicos y equipos y para la ejecución de presupuesto en la institución. presupuesto y Gestión de  Planear mantenimiento correctivo de los estado contable de convivencia bienes muebles e inmuebles de la 144 .

 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles de la institución.Secretaria de Educación de Bucaramanga (SEB) institución.  Efectuar las actividades financieras  Proceso de Gestión de Información y Comunicación  Proceso de Gestión de Bienestar y Talento Humano DOCUMENTOS  Resultados de la autoevaluación institucional.  Resultados de las auditorias  Plan de mejoramiento  Presupuesto institucional  Estado Contable institucional V  Verificar lo compra realizada  Verificar el desempeño de los proveedores  Medir el desempeño del proceso a través de actividades de seguimiento y medición ( indicadores )  Realizar seguimiento y medición hacia el proceso  Establecer y ejecutar acciones correctivas.  Normas de contratación  Presupuesto anual institucional  Estado Contable Institucional A . acciones preventivas y de mejora dentro del proceso 145 REQUISITOS  Decreto de presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos.  Planeación de actividades financieras la Institución Padres de familia Entidades financieras H  Aprobar y ejecutar proyecto de presupuesto  Ejecutar plan de compras  Verificar el cumplimiento de las cláusulas de contrato  Ejecutar el manual de contratación  Actualizar inventario.

manuales.  Grado de satisfacción de la comunidad archivadores. teléfonos escritorios. internet. Directivos.SEGUIMIENTO Y CONTROL  Chequeos permanentes al cumplimiento de los planes propuestos  Encuestas de satisfacción de la Comunidad educativa sobre el presupuesto y el estado contable de la Institución  Autoevaluación Institucional  Auditorías internas y externas RECURSOS HUMANOS: administrativo. formatos. información generada por los demás procesos. INFORMACION: Registros. educativa instalaciones locativas  Numero de mantenimientos preventivos y correctivos realizados FINANCIEROS: presupuesto aprobado por la institución. documentos. papelería..  Presupuesto Institucional vigente  Planes de mejoramiento de la planta física implementados FISICOS y Y TECNOLOGICOS : Equipos y  Gestión de recursos físicos y financieros redes de cómputo. 146 . INDICADORES docentes. equipos de impresión.

ANEXO B: MAPA DE PROCESOS 147 .

ANEXO C: ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL 148 .

011 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS CODIGO F-6SEP-4100-118.04 .0 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS A: SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL POR: INSTITUCION EDUCATIVA PROVENZA CODIGO F-6SEP-4100-118.03 2.03 PAG 2 DE 1.04 .ANEXO D : AUTOEVALUACION INSTITUCIPONAL I.01.E.011 PAG 23 1 DE VERSIÓN 3. PROVENZA 2011 SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO 2.D.0 IDENTIFICACION GENERAL 20 N0V 2011 INSTITUCION EDUCATIVA: ______________________________________________________________________________ 149 .01.D.0 2.011 AÑO SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE VERSIÓN 3.

DIRECTIVOS.857  DIRECTIVOS DOCENTES Y ADMINISTRATIVOS: DIRECTIVOS: 03 DOCENTES: 61 ADMINISTRATIVOS: 06 APOYO: 01  NUMERO DE GRUPOS POR GRADO: Pré-escolar: 05 Básica Primaria: 25 Básica Secundaria: 15 Media 05 150 Ciclos CLEI: Ciclos. Normal: 0 Total: 1. ADMINISTRATIVOS Y GRUPOS  ESTUDIANTES Pré-escolar: 140 Básica Primaria: 976 Básica Secundaria: 575 Media: 166 Ciclos CLEI: 0 Ciclos.2 SEDES I E PROVENZA SEDE A I E PROVENZA SEDE B I E PROVENZA SEDE C Barrio: PROVENZA Comuna: 10 No. DOCENTES.1. 23B-04 1.3 COBERTURA DE ESTUDIANTES. Normal: Total: 50 .com Rector: ELIECER ZARATE HOLGUIN 1.1 DATOS DE IDENTIFICACION INSTITUCIONAL: Dirección: Carrera a 23 No 109-07 Teléfono: 6361000 Correo electrónico: rectoriaprovenza@gmail. DANE: 168001001050 Núcleo Educativo No: 4 Carrera a 23 No 109-07 Barrio Provenza Sector 5 Parte Baja Barrio el Cristal Calle 108 No.

Normal: AÑO 2. UNAB) CDMB.01. Incorporación de datos en el Simat apropiación del X Política de integración de personas con capacidades disímiles o diversidad cultural TOTAL 0 X 0 151 1 3 .1 GESTION DIRECTIVA 2. POLICIA. PONTIFICIA.04 .0 EVALUACION POR AREAS DE GESTION MUNICIPAL VERSIÓN 3. UCC. UDI. Actas consejo directivo. Plan estratégico de calidad.D.0 CODIGO F-6SEP-4100-118. CRUZ ROJA. Actas reuniones Consejo Académico. visión y principios en el marco de X una institución integrada Metas institucionales DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Conocimiento y Y HORIZONTE direccionamiento INSTITUCIONAL X EVIDENCIAS PEI.1.03 2. Actas comité de calidad Actas reuniones Consejo Directivo. .011 Total: 50 PAG 3 DE 23 SECRETARIA DE EDUCACIÓN BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2.1 MATRIZ PARA EL REGISTRO DE RESULTADOS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4 Misión.. Actas reuniones bimensuales con la comunidad educativa e Instituciones de apoyo (SENA. Boletines informativos de la Institución PEI. NUMERO DE GRUPOS POR GRADO: Pré-escolar: 05 Básica Primaria: 25 Básica Secundaria: 15 Media 05 DE Ciclos CLEI: Ciclos.

registro de programas de formación de docentes. proyectos y X X X Estrategia pedagógica GESTIÓN ESTRATÉGICA Uso de información (interna y externa) para la toma de decisiones X Seguimiento y auto evaluación TOTAL Consejo directivo 0 0 2 X 3 X Actas reuniones consejo directivo. estadísticas de promoción y deserción. Actas consejo directivo. resultados de la autoevaluación de 2009. Actas de reuniones del consejo directivo y del Consejo académico PEI. PEI. Análisis de las Pruebas externas (ICFES. Cumplimiento del 70 % Reportes de seguimiento de decisiones del Consejo Académico Actas de la comisión de evaluación y promoción GOBIERNO ESCOLAR Consejo académico X Comisión de evaluación y promoción X 152 . Actas del consejo directivo. plan de mejoramiento. actas del consejo académico PEI. Mapa de procesos organizados en 9 equipos de trabajo. encuestas. Cumplimiento del 90% Soportes fotográficos Actas del Consejo académico. Proceso de Gestión de información y comunicación. Plan de estudios. 2010. Plan estratégico de calidad. SABER).Liderazgo Articulación acciones de planes. actas el consejo directivo.

011 PAG 4 DE 23 CODIGO F-6SEP-4100-118.04 .0 AÑO 2.D. 153 . Actas del consejo de padres de familia. Informe escrito de actividades realizadas y su evaluación Asamblea de padres de familia Consejo de padres de familia TOTAL 2 3 X X 2 1 Actas de las reuniones de la asamblea de padres de familia. Acta de reuniones del consejo estudiantil.SECRETARIA DE EDUCACIÓN BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS MUNICIPAL DE VERSIÓN 3.01. Registro de la elección del personero Personero estudiantil X Acta del comité de convivencia.03 VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 Comité de convivencia X 2 3 4 EVIDENCIAS Consejo estudiantil X Registro de la elección de los miembros del consejo estudiantil.

Identificación y divulgación de buenas prácticas X Acta Foro Institucional Video.calidad CULTURA INSTITUCIO-NAL Reconocimiento de logros X Actas del consejo Directivo exaltando logros. EDUSYS.Buzón de Quejas. Blog institucional. Fotografías TOTAL 0 0 1 3 CLIMA ESCOLAR Pertenencia y participación X Registros fotográficos de: Actividades ambientales Organización y participación de intercalases e 154 . Actas del consejo académico. Actas de reunión de comités y comisiones. Registro de estudiantes sobresalientes en su rendimiento académico. Mecanismos de comunicación X Página Web Institucional. Carteleras institucionales Actas del consejo académico. Correos institucionales. Trabajo en equipo X actas de reuniones de docentes por areas. Actas comité Meci. Boletines semanales. sugerencias y felicitaciones.

Diagnóstico. Festival de la canción inglesa. estudio y documentación presentada por estudiantes nuevos. Programa de inducción a los nuevos estudiantes Ambiente físico X 155 . Inducción a los nuevos estudiantes x Entrevista no estructurada con padre de familia y estudiante.intercolegiados Olimpiadas matemáticas internos. Organización del Gobierno Escolar Estrategias para el mejoramiento de la planta física y de la asignación y distribución de los espacios institucionales.

01. Actas de entrega de refrigerios y de almuerzos sedes A.03 PAG 5 DE 23 VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 Motivación hacia el aprendizaje 2 3 4 Seguimiento de consejería escolar X Seguimiento por parte de los directores de grupo Actas de reunión del Comité de Convivencia Manual de convivencia X Actas de reunión del grupo de Gestión de Convivencia del comité de calidad X Programación detallada de actividades deportivas y artísticas.D.0 2.C Bienestar del alumnado X Programas de atención a los estudiantes por parte de las entidades externas EVIDENCIAS Actividades extracurriculares 156 .011 CODIGO F-6SEP-4100-118.B.04 .AÑO SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS VERSIÓN 3.

Actas de reuniones de directivos docentes con autoridades educativas Acuerdos con la Empresa Cooprofesores.Manejo de conflictos Manejo de casos difíciles X X Actas del comité de convivencia Comité de convivencia Actas del comité de convivencia TOTAL 1 5 3 0 Entrega de los boletines Padres de familia X En la comisión y Evaluación se analizan las estadísticas académicas Agendas de reuniones con directores de núcleo Directrices de secretaría de educación municipal y MEN. RELACIONES CON Autoridades educativas EL ENTORNO X Sector productivo X Acuerdos con Club Kiwanis TOTAL TOTAL PROCESOS AREA DIRECTIVA (34) 1 4 0 8 2 11 1 1 2 157 .

03 PAG 6 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2.01.0 2.35% 158 .04 .D.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.53% 3 1 2 2 1 3 2 11 32.35% 4 3 3 1 3 0 1 11 32.1.2 MATRIZ DE REGISTRO GENERAL DEL AREA DIRECTIVA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y HORIZONTE INSTITUCIONAL GESTION ESTRATEGICA GOBIERNO ESCOLAR CULTURA INSTITUCIONAL CLIMA ESCOLAR RELACIONES CON EL ENTORNO TOTAL ÁREA DIRECTIVA (34): 0 0 2 0 1 1 4 11.77% 2 0 0 3 0 5 0 8 23.

y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada.35% se encuentran en la categoría de (“mejoramiento continuo”): es decir los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos 159 .2. 11 procesos que corresponden al 32.77 se encuentran en la categoría de (“existencia”) hay un desarrollo incipiente. parcial o desordenado.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL ÁREA DIRECTIVA La gestión directiva evalúa 34 procesos de los cuales11 procesos que corresponden al 11. 11 de los procesos que corresponden al 32. en general. son conocidas por la comunidad educativa. 8 procesos que corresponden al 23.1.53 % se encuentran en la categoría de (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas.35% se encuentran en la categoría de (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y.

011 CODIGO F-6SEP-4100-118. La institución evalúa periódicamente los niveles de conocimiento y apropiación del direccionamiento estratégico por parte de los miembros de la comunidad educativa y realiza acciones para lograr dicha apropiación. 160 .D. por lo tanto las decisiones se rigen por el manual de convivencia aprobado en el año 2009. dificultades en la FORTALEZAS (3) Direccionamiento estratégico y horizonte institucional.1.4 AREA DE GESTION DIRECTIVA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) Manual de convivencia: La institución no ha podido consolidar su nuevo manual de convivencia debido a los inconvenientes que surgen en su aprobación para poner de acuerdo a los diferentes estamentos de la comunidad educativa.01.03 PAG 7 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2. por lo tanto no se han definido políticas y mecanismos para prevenir situaciones de riesgo y manejo de casos difíciles. Manejo de conflictos: Falta conformar el comité de convivencia como la instancia encargada de analizar y plantear soluciones a los problemas de convivencia que se presentan en la institución y el diseño de programas para fortalecer la convivencia.0 2. Gestión estratégica La institución evalúa periódicamente la eficiencia y pertinencia de los criterios establecidos para su manejo y realiza ajustes para mejorarlos y lograr mayor cohesión. Se trabaja en equipo y se aplican distintas formas para resolver los problemas.04 .SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.

y conformación de grupos delincuenciales. Gobierno escolar: La institución promueve en forma democrática la conformación del gobierno sin embargo cada uno de sus integrantes . personero escolar. consejo de padres no se reúnen ni toman las decisiones que son de su competencia Consejo directivo El consejo directivo se reúne periódicamente de acuerdo con un cronograma establecido y sesiona con el aporte activo de todos sus miembros. Hace seguimiento sistemático al plan de trabajo. para garantizar su cumplimiento. consejo estudiantil. 161 .socialización.

D.2.01.0 2.04 . Plan de estudios DISEÑO PEDAGÓGICO (CURRICULAR) X Proyectos de aula y transversales Los planes de área y asignatura fueron elaborados a tiempo y reposan en coordinación.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4 PEI.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.2 AREA GESTION ACADEMICA 2. EVIDENCIAS Enfoque metodológico X 162 .03 PAG 8 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2. PEI. Plan de estudios. plan de estudios Actas de reuniones Consejo académico. Actas de reuniones de los consejos Directivos y Académico Acta jornada pedagógica.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.

planillas parta el uso de recursos.2. y de las comisiones de evaluaciónYy promoción Folleto s sistema de Evaluación. SIE TOTAL PRÁCTICAS PEDAGÓGICAS Opciones didácticas para las áreas. Plan de estudios. Actas del consejo académico . de horarios para EVIDENCIAS Jornada escolar X Evaluación X PEI. asignaturas y proyectos transversales 0 3 1 1 PEI. X acuerdo pedagógico aprobado y socializado 163 .2 AREA GESTION ACADEMICA 2.2. plan de estudios.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 Recursos para el aprendizaje 2 X 3 4 PEI. Plan de estudios. Calendario académico divulgado en la pagian web y carteleras de las sedes. Formatos de control de clase y asistencia Se establecieron tres tipos racionalizar el uso del tiempo.

Plan de estudios. Uso articulado de los recursos para el aprendizaje X Falta formular el proyecto sobre el uso y control de los recursos. PEI.2.2. Plan de estudios Se establecieron tres tipos de horarios escolar 0 EVIDENCIAS Uso de los tiempos para el aprendizaje TOTAL 0 0 X 4 164 .2 AREA GESTION ACADEMICA 2.1 MATRIZ DE RESULTADOS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 Estrategias para las tareas escolares 2 3 X 4 Se establecieron y socializaron criterios para la formulación de las tareas escolares.

011 CODIGO F-6SEP-4100-118. Plan e asignatura. Se estableció un acuerdo pedagógico mínimo para unificar criterios SIE formulado socializado. por la comunidad educativa y Planeación de clases X GESTIÓN DE AULA Estilo pedagógico X Evaluación en el aula X Cada periodo se analizan los resultados académicos en el Consejo Académico.0 2. Plan de área. Plan de estudios.D. La Orientadora Escolar 165 .04 . Proyectos pedagógicos Conclusiones y planes de mejoramiento a partir de las comisiones de evaluación y promoción y consejo académico.01. Se valoran los resultados académicos de cada periodo.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.03 PAG 9 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 2 3 4 EVIDENCIAS Relación pedagógica X Los Consejos académicos periódicos y las comisiones de evaluación y promoción.

Observador del Alumno. SEGUIMIENTO ACADÉMICO Uso pedagógico de las evaluaciones X externas Publicación y Análisis de los resultados de las pruebas SABER e ICFES 2010. Cronograma habilitación des 166 . X periodo Consejo Seguimiento académicos a los resultados Se establece el cuadro de honor para cada curso. Control de entrada al colegio . Se llevan Actas de Compromisos Académicos y en el Observador Simulacros continuos en todas las áreas. TOTAL 0 0 4 0 Se analizan los resultados en cada académico por parte de docentes y Académico. Actividades de recuperación X Plan de actividades de recuperación dentro del periodo académico.lleva un seguimiento de los estudiantes con bajo rendimiento.Control de inicio de clase Seguimiento a la asistencia X Llamadas esporádicas a acudientes Falta mayor seguimiento y portero en la jornada de la tarde..

TOTAL TOTAL PROCESOS ÁREA ACADEMICA 1 (19) 7 10 1 1 4 1 0 Apoyo pedagógico para estudiantes con dificultades de aprendizaje X 167 . Seguimiento a los egresados X Hay un grupo en Facebook y un formulario digital para recolectar la información de los egresados.asignaturas perdidas. Acta de Carpetas de seguimiento en Psico-orientación y coordinación Talleres para padres Acta reunión de Egresados con motivo de los 40 años del colegio.

2.26% 168 .D.03 PAG 10 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2.04 .0 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.01.26% 2 3 0 0 4 7 36.2 MATRIZ REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION ACADEMICA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 DISEÑO PEDAGOGICO (CURRICULAR) PRACTICAS PEDAGOGICAS GESTION DEL AULA SEGUIMIENTO ACADEMICO TOTAL ÁREA ACADEMICA (19): 0 0 0 1 1 5.85% 3 1 4 4 1 10 52.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.63% 4 1 0 0 0 1 5.

26 % se encuentran en la categoría de (“existencia”) hay un desarrollo incipiente. 10 procesos que corresponden al 52. Uno de los procesos que corresponde al 5.63 % se encuentran en la categoría de (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y.2.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL ÁREA ACADEMICA La gestión Académica evalúa 19 procesos de los cuales uno de los procesos que corresponden al 5.2. parcial o desordenado.26 % se encuentra en la categoría de (“mejoramiento continuo”): es decir los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos 169 . 7 procesos que corresponden al 36.85 % se encuentran en la categoría de (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. son conocidas por la comunidad educativa. en general. y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada.

centros recreacionales.03 PAG 11 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS VALORACIÓN PROCESO COMPONENTE 1 Convivencia y manejo de conflictos 2 X 3 4 Reuniones para mediar conflictos entre los docentes Salidas a polideportivo. de mejoramiento.0 2.04 . Plan anual.D.01.011 CODIGO F-6SEP-4100-118. Bienestar del talento humano X Jornada promoción de la salud a través de Avanzar y Medico preventiva 4 0 PEI.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3. Plan operativo EVIDENCIAS TOTAL 1 5 APOYO FINANCIERO CONTABLE Presupuesto anual del Fondo de Servicios Y Educativos (FSE) X Existe un presupuesto en el cual regularmente se controla la ejecución presupuestal de 170 .

ingresos y gastos de la institución con el objeto de cumplir con las partidas presupuestales. Contabilidad X Libros contables y auxiliares Libros contables y auxiliares. Ingresos y gastos X Control fiscal TOTAL TOTAL PROCESOS ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 4 (26) 8 8 X 0 0 1 3 6 171 . Informes financieros divulgados en carteleras y reuniones Informe financiero entregado a las autoridades educativas y Contraloría Municipal.

01.2 MATRIZ REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 APOYO A LA GESTION ACADEMICA ADMINISTRACIN DE LA PLANTA FISICA Y LOS RECURSOS ADMINISTRACION DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS TALENTO HUMANO APOYO FINANCIERO Y CONTABLE TOTAL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 0 2 1 1 0 4 2 0 2 1 5 0 8 3 2 1 0 4 1 8 4 1 2 0 0 3 6 172 .04 – D.0 2.3.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.03 PAG 15 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.

08% 2. 6 de los procesos que corresponden al 23.38% 30.77% 23.38 % se encuentran en la categoría de (“existencia”) hay un desarrollo incipiente. en general.77 % % se encuentran en la categoría de (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. 8 procesos que corresponden al 30.08 % se encuentran en la categoría de (“mejoramiento continuo”): es decir los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos 173 .77% 30. y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 8 procesos que corresponden al 30. parcial o desordenado.26: 15. son conocidas por la comunidad educativa.3.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA La gestión directiva evalúa 26 procesos de los cuales 4 procesos que corresponden al 15.77 % se encuentran en la categoría de (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y.

Apoyo financiero y contable La contabilidad tiene todos sus soportes. Perfiles La institución no revisa y evalúa continuamente la definición de los perfiles y su uso en los procesos de selección. 174 .0 2. Apoyo la investigación La investigación en la institución se encuentra en estado incipiente. adecuación y embellecimiento de la planta física La institución cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su planta física. revisa y evalúa periódicamente su programa de adecuación. solicitud e inducción del personal.03 PAG 16 DE 23 2.4 AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) Mantenimiento de equipos y recursos para el aprendizaje.AÑO SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS VERSIÓN 3.011 CODIGO F-6SEP-4100-118. mediano y largo plazo. en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades. los informes financieros se elaboran y se presentan dentro de los plazos establecidos por las normas y se usan para el control financiero y para la tomde decisiones en el corto.01. El mantenimiento de los equipos y otros recursos para el aprendizaje sólo se realiza cuando éstos sufren algún daño.04 – D. accesibilidad y embellecimiento de su planta física y los resultados propician acciones de mejoramiento. FORTALEZAS (3) Boletines de calificaciones La institución revisa periódicamente el sistema de expedición de boletines de calificaciones e implementa acciones para ajustarlo y mejorarlo. Mantenimiento. carece de apoyo y seguimiento a las iniciativas de los docentes.3.

04 .D.SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL DE VERSIÓN 3.0 BUCARAMANGA AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS CODIGO AÑO 2.01. EVIDENCIAS X 175 .1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIÓN 1 ACCESIBILIDAD Atención educativa a grupos poblacionales o en situación de vulnerabilidad. Se han recibido estudiantes con limitaciones motoras y estudiantes de diferentes etnias y algunos con limitación cognitiva o del lenguaje Falta hacer el diagnóstico de los niños con dificultades cognitivas. 2 3 4 Se aprobó una política sobre educación inclusiva.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD 2.4.011 PAG 17 DE 23 F-6SEP-4100-118.03 2.

Se trabajó proyecto de Vida con Docentes estudiantes. También con padres de preescolar.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD 2.2. Atención educativa a estudiantes pertenecientes a grupos étnicos X Hay estudiantes negra X pertenecientes a una comunidad EVIDENCIAS Necesidades y expectativas de los estudiantes Tasa de deserción por grados y sedes. Causas indagadas de deserción y de inasistencia.1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIÓN 1 2 3 4 Se aprobó una política sobre educación inclusiva. primaria y secundaria.4. y Proyectos de vida X TOTAL 0 2 2 0 Hubo 26 encuentros con padres de los diferentes grados de preescolar. Escuela familiar X 176 . Se hacen convivencias una vez al año.

2.4. UNAB) Oferta de servicios a la comunidad X Se cuenta con la vinculación de la Cruz Roja Colombiana. Hay apoyo de San Camilo y el IPA para interconsulta. Hay un programa especial de visitas domiciliarias para casos especiales.4 AREA GESTION A LA COMUNIDAD 2. UNAD. Hay convenio con el SENA. Hay presencia de varias universidades s (UCC. Se vinculó a la comunidad para la celebración de los 40 años del colegio. EVIDENCIAS PROYECCIÓN COMUNIDAD A LA 177 . SANTO TOMAS DE AQUINO.1 MATRIZ DE RESULTADOS PROCESO COMPONENTE VALORACIÓN 1 2 3 4 Se trabajó con los padres de los estudiantes que van perdiendo el año.

actas consejo directivo. TOTAL PARTICIPACIÓN CONVIVENCIA Y 0 2 1 1 PEI.04 . pero falta socializarlo y ponerlo en marcha. escuela de formación deportiva en voleibol Se formuló el Proyecto de Servicio Social Obligatorio. Servicio social estudiantil X Los campos de acción son: Policía comunitaria en la institución.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.03 PAG 18 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS PROCESO COMPONENTE VALORACIÓN 1 2 X 3 4 EVIDENCIAS Uso de la planta física y de los medios Se prestan las instalaciones para entrenamientos deportivos . consejo y personero estudiantil elegidos.D. No hubo desarrollo del plan de trabajo propuesto en la Participación de los estudiantes X 178 .01.0 2.

Se desarrolló en proyecto tu Vida es un tesoro por parte de las estudiantes del programa de Enfermería de la UCC. Apoyo a las actividades culturales . No funcionó el Consejo de Padres. 0 Falta redactar el proyecto. Participación de las familias X TOTAL Prevención de riesgos físicos 1 X 1 1 PREVENCIÓN RIESGOS DE Prevención de riesgos psicosociales X Programas de seguridad TOTAL X 2 3 0 5 1 5 0 1 TOTAL PROCESOS ÁREA COMUNIDAD (14) 179 . como: El bazar de los 40 años. Asamblea y consejo de padres de X familia Se reactivó la Asociación la Asociación de Padres de Familia Se vinculó a los padres al desarrollo de varias actividades del colegio.campaña poe el personero. socializarlo y ponerlo en práctica.

42% 2 2 2 1 0 5 35.2 MATRIZ DE REGISTRO GENERAL DEL AREA DE GESTION A LA COMUNIDAD ESCALA DE VALORACION PROCESO 1 ACCESIBILIDAD PROYECCION A LA COMUNIDAD PARTICIPACION Y CONVIVENCIA PREVENCION DE RIESGOS TOTAL ÁREA COMUNIDAD EDUCATIVA (14): 0 0 1 2 3 21.72% 4 0 1 0 0 1 7.72% 3 2 1 1 1 5 35.D.01.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.14% 180 .0 2.03 PAG 19 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.04 .4.

parcial o desordenado. en general.72 % se encuentran en la categoría de (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas.14 % se encuentran en la categoría de (“mejoramiento continuo”): es decir los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos 181 .72 % se encuentran en la categoría de (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y. y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 5 procesos que corresponden al 35.2.3 ANALISIS DE LA VALORACION DEL ÁREA COMUNIDAD EDUCATIVA La gestión directiva evalúa 14 procesos de los cuales 3 procesos que corresponden al 21. 1 de los procesos que corresponden al 7. son conocidas por la comunidad educativa.4. 5 procesos que corresponden al 35.42% se encuentran en la categoría de (“existencia”) hay un desarrollo incipiente.

SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.4 AREA DE GESTION COMUNIDAD EDUCATIVA: IDENTIFICACION DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS DEBILIDADES (3) FORTALEZAS (3) Atención educativa a grupos poblacionales o en situación de Necesidades y expectativas de los estudiantes vulnerabilidad.04 .4. 182 .01.D.03 PAG 20 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 2. estrategias pedagógicas para atenderlas en concordancia con el PEI y la normatividad vigente.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.0 2. La institución cuenta con políticas y programas claros que recogen las La institución desconoce los requerimientos educativos de las expectativas de todos los estudiantes y ofrece alternativas para que se poblaciones pertenecientes a los grupos étnicos y ha diseñado identifiquen con ella.

Prevención de riesgos. 183 .Servicio social estudiantil. sociales. El servicio social obligatorio de los estudiantes es un requisito. Proyectos de vida La institución evalúa y mejora los procesos relacionados con los proyectos de vida de sus estudiantes. recreativas y productivas son permanentes y sirven como base para la realización de acciones conjuntas que propenden al desarrollo comunitario. por ejemplo) y son coherentes con el PEI. La institución carece de programas para la prevención de riesgos físicos que hacen parte de los proyectos transversales (educación ambiental. pero se encuentra desarticulado de la institución y su entorno. de modo que hay un interés por cualificar este aspecto en la formación de sus alumnos. Las alianzas con las organizaciones culturales. Proyección a la comunidad La comunidad tiene participación en la vida institución y hay procesos de seguimiento y evaluación de los programas y las actividades.

04 .0 MATRIZ GENERAL INSTITUCIONAL 2.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3.01.03 PAG 21 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 3.56% 4 11 1 6 1 19 20.0 2.011 Para obtener el perfil general de la institución los resultados de cada una de las áreas de gestión. De esta manera podrá visualizarse el estado global de la institución: VALORACION AREAS DE GESTION 1 GESTION DIRECTIVA GESTION ACADEMICA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION DE LA COMUNIDAD 4 1 4 3 12 (93) 12.90% 2 8 7 8 5 28 30.011 CODIGO F-6SEP-4100-118. deberán trasladarse al siguiente cuadro.D.11% 3 11 10 8 5 34 36.43% TOTAL 184 .

3.11 % se encuentran en la categoría de (“pertinencia”): hay algunos principios de planeación y articulación de los esfuerzos y acciones para dar cumplimiento a los objetivos y metas. en general. y las acciones se llevan a cabo de manera desarticulada. 34 procesos que corresponden al 36.1 ANALISIS GENERAL DE LAS AREAS DE GESTION ESCOLAR Las cuatro áreas de gestión contemplan 93 procesos de los cuales12 procesos que corresponden al 12. parcial o desordenado. 19 de los procesos que corresponden al 20.90% se encuentran en la categoría de (“existencia”) hay un desarrollo incipiente. 28 procesos que corresponden al 30.56 % se encuentran en la categoría de (“apropiación”): las acciones institucionales tienen un mayor grado de articulación y. son conocidas por la comunidad educativa.43 % se encuentran en la categoría de (“mejoramiento continuo”): es decir los procesos están consolidados y son evaluados periódicamente para fortalecerlos 185 .

a partir de los cuales se mantenga su pertinencia. consejo estudiantil. AREA GESTION DE DEFINICION DE PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO Aprobar y socializar con la comunidad educativa el manual de convivencia. ACADEMICA 2 DIRECTIVA 1 186 .03 PAG 22 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS 4.011 CODIGO F-6SEP-4100-118.0 2.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3. relevancia y calidad.0 PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO POR AREA DE GESTION No. enfatizando la aplicación del debido proceso. Utilizar los resultados de las evaluaciones externas (pruebas SABER y exámenes de Estado) para que sean conocidos por los docentes. consejo de padres para que ejecuten sus respectivas funciones y tomen las decisiones que son de su competencia Organizar el plan de estudios en forma articulada y coherente para que cuente con mecanismos de seguimiento y retroalimentación.01.D. para diseñar e implementar acciones de mejoramiento. Conformar el comité de convivencia como la instancia encargada de analizar y plantear soluciones a los problemas de convivencia que se presentan en la institución y el diseño de programas para fortalecer la convivencia Promover la conformación democrática del gobierno escolar personero escolar.04 .

0 2. 3 _______________________________________________________ ELIECER ZARATE HOLGUIN Rector 187 COMUNIDAD 4 Y . solicitud e inducción del personal.04 . elaborando los respectivos procedimientos y adjuntando los manuales de los equipos para que estén al alcance de los usuarios en caso de requerirse Revisar y evaluar continuamente la definición de los perfiles y su uso en los procesos de selección.01. AREA DE DEFINICION DE PRIORIDADES DE MEJORAMIENTO GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA Diseñar e implementar un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje y.03 PAG 23 DE 23 AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL INFORME – SINTESIS No.011 CODIGO F-6SEP-4100-118. en caso de requerirse. Diseñar e implementar planes de trabajo pedagógico para atender a los grupos poblacionales o en situación de vulnerabilidad que experimentan barreras al aprendizaje y la participación en concordancia con el PEI y la normatividad.SECRETARIA DE BUCARAMANGA EDUCACIÓN MUNICIPAL DE AÑO VERSIÓN 3. en función del plan de mejoramiento y de sus necesidades. Diseñar e implementar una política de investigaciones para que los docentes desarrollen planes para la divulgación del conocimiento generado entre sus miembros.D. Diseñar e implementar a través del El servicio social estudiantil proyectos que responden a las necesidades de la comunidad y que sean pertinentes para la actividad institucional.

modificar y ajustar al currículo y la organización del plan de estudios. 188 Marzo 26 a Noviembre 22 Directivos Comisiones de evaluación y promoción Psicorientadora .GESTION DIRECTIVA PROCE SO COMPO NENTES OBJETIVOS META INDICADOR ACTIVIDADES  Confirmación de un equipo de trabajo. CONSEJO ACADÉMICO Marzo 30 a Noviembre 22 Directivos Consejo académico Psicorientadora COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y PROMOCIÓN Brindar el respectivo apoyo para que las comisiones de evaluación y promoción se puedan reunir periódicamente al finalizar cada periodo y pueda tomar las decisiones pertinentes apoyando la definición de políticas institucionales de evaluación que favorezcan a la diversidad de la población Al finalizar el 2012 el consejo Académico habrá efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma académico.  Orientar la ejecución del plan de estudios y participar en la evaluación institucional anual. diseñadas. Número total de reuniones efectuadas por las comisiones de evaluación y promoción por 100 sobre el número total de reuniones diseñadas en el cronograma académico. integrada por tres o mas docentes.  Hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superación para estudiantes con dificultades. el representante del re3cto y de los padres de familia. según pertinencia  Estudiar.  Definir la promoción de los estudiantes. TIEMPO RESPONSABLE S GOBIERNO ESCOLAR Brindar el respectivo apoyo para que el consejo académico se pueda reunir periódicamente con el aporte activo de todos sus miembros Número total Al finalizar el 2012 de reuniones el consejo efectuadas por Académico habrá el consejo efectuado el 80% académico por de las reuniones 100 sobre el programadas en número total el cronograma de reuniones académico.  El consejo académico conformara para cada grado una comisión de evaluación y promoción. Participar en el proceso como consultor del Consejo Directivo en la propuesta del proyecto educativo institucional.

sobre el procedimiento del comité de convivencia  Aplicación de directrices a la solución de conflictos y debido proceso disciplinario  Verificación y control de su cumplimiento Ajustes Enero 27 a Noviembre 22 Gestión de convivencia Psicorientadora 189 . para ser extendida a sus acudientes.COMITÉ DE CONVIVENCIA Organizar el comité de convivencias. Número total de reuniones efectuadas por el comité de convivencia por 100 sobre el número total de reuniones diseñadas en el cronograma académico  Socialización del texto de conformación y funciones del Comité de Convivencia aprobado por el consejo directivo con la Comunidad estudiantil. y aprobadas por el consejo directivo en el 2011.  Socialización con Docentes por sedes y jornadas. Al finalizar el 2012 el comité de convivencia habrá efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma académico. según criterios y funciones establecidos.

Número total de reuniones efectuadas por el consejo estudiantil por 100 sobre el número total de reuniones diseñadas en el cronograma académico  Diseñar y ejecutar la elección de los estudiantes ante el consejo directivo.ANEXO E: PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2012 GESTION DIRECTIVA COMPO PROCE SO NENTE S OBJETIVOS META I.  Invitar a los estudiantes que presenten sus iniciativas y propuestas sobre el desarrollo de la vida estudiantil. PROVENZA INDICADOR ACTIVIDADES TIEMP O RESPONS ABLES GOBIERNO ESCOLAR CONSEJO ESTUDIANTIL Brindar el respectivo apoyo para que se pueda organizar el consejo estudiantil ejecutando las diferentes funciones que le corresponden como instancia de representación de todos los estudiantes. el cual estará integrado por un vocero de cada uno de los grados que ofrece la institución. así mismo la creación o modificación de normas inconsistentes con las cuales no se ven muy beneficiada la comunidad estudiantil.E.  Consejo Estudiantil velará por los derechos de los estudiantes y su correcto cumplimiento de las normas ya existentes. Directivos Marzo 6 a Noviem bre 22 Represent antes de los estudiante s Psicorienta dora 190 . Al finalizar el 2012 el consejo estudiantil habrá efectuado el 80% de las reuniones programadas en el cronograma académico.

 Recurrir a la registraduria nacional para que esta suma lo pertinente a los tarjetones y apoyo logístico a las elecciones. Número total el de actividades el ejecutadas por el personero escolar por el 100 sobre el las número total de actividades en registradas en de su plan de gobierno CLIMA ESCOLAR INDUCCIÓN A LOS NUEVO ESTUDIANTES Implementar un programa de inducción y acogida apoyado en materiales y estrategias que se adapten a las condiciones personales . en que consiste el ser personero. utilizando los medios de comunicación establecidos. sociales y culturales de todos los integrantes Finalizado el 2012. tanto del personero como del consejo de estudiantes de los otros órganos de gobierno escolar.  .  Aplicación de los planes y actividades programadas  Verificación y control del cumplimiento Marzo 6 a Noviem bre 22 Directivos Personero estudiantil Psicorienta dora Enero 16 a enero 18 coordinado res Gestión de Bienestar y talento humano Psicorienta dora . se habrá implementado en un 90% el programa de inducción a estudiantes nuevos. registrando los procedimiento s en formatos y actas Número de actividades de inducción desarrolladas con Estudiantes nuevos por 100 sobre el Número total de actividades de inducción planeadas.  Ilustrar sobre las ventajas educativas que ofrecen los personeros y al organización estudiantil. 191  Informar a todos los estudiantes y damas formas organizativas.  Socialización con la comunidad educativa.  Facilitar el acceso del personero a los organismo de control: personería. según pertinencia  Diseño un programa de inducción a estudiantes nuevos de acuerdo a las necesidades de la Institución  Diagnóstico y registro de estudiante nuevos 2011. veeduría municipal.PERSONERO ESTUDIANTIL Suministrarle al personero escolar las herramientas necesarias para que pueda velar por los derechos y los deberes de los estudiantes en la institución. Finalizado 2012 personero escolar ejecutara 90% de actividades registradas su plan gobierno.  El consejo directivo debe liderar el proceso electoral. discutir y aclara interrogantes. defensoría del pueblo. contraloría.  Confirmación de un equipo de trabajo.

deberes.GESTION DIRECTIVA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Numero total de miembros de la comunidad educativa Provenza encuestados que utilizan internet y que recibieron información del nuevo manual de convivencia a través de la pagina web y blog de la institución por 100 sobre el Número total de miembros de la comunidad educativa Provenza encuestados. valores y procedimientos contenidos en el Manual de Convivencia corresponden a todos los grados Directivos Gestión de convivencia Psicorientado ra .  Socialización con la comunidad educativa del nuevo manual de convivencia. 192 META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES Socializar con los miembros de la comunidad a través de la pagina web y blog de la I:E: Provenza en nuevo manual de convivencia CLIMA ESCOLAR MANUAL DE CONVIVNCIA Finalizado el 2012. se habrá socializado a en un 80 % con los miembros de la comunidad educativa I.E Provenza el nuevo manual de convivencia a través de la pagina web y blog de la Institución. Enero 27  La divulgación del manual de convivencia a través de la página web y el blog beneficiará a Noviembre directamente a 1900 estudiantes ya que los 22 derechos.

 Establecer alianzas con el sector productivo para a Noviembre que los estudiantes puedan realizar algunas practicas. Docentes. del Enero 27 coordinadore s Gestión de Bienestar y a Noviembre talento  Registrar los estudiantes que se encuentran 22 humano inscritos en familias en acción. Coordinadore s Psicorientado ra CON 193 .BIENESTAR DEL ALUMNO Ofrecer un programa de promoción de bienestar de los estudiantes con énfasis hacia aquellos que tienen más necesidades buscando el apoyo de otras entidades y de la comunidad educativa Al finalizar el año 2012 el 80% de los estudiantes inscritos en los programas de promoción de bienestar de los estudiantes recibirán los respectivos servicios. Psicorientado ra EL SECTOR PRODUCTIVO RELACIONES ENTORNO Establecer alianzas con el sector productivo para apoyar el desarrollo de competencias de los estudiantes Al finalizar el 2012 se habrán cumplido el 80% de los acuerdos establecidos con el sector productivo. Número total de estudiantes recibieron servicios de programas de bienestar institucional por 100 sobre el número total de estudiantes registrados como beneficiarios de programas de bienestar Número total de acuerdos ejecutados con el sector productivo por 100 sobre el número total de acuerdos formalizados con el sector productivo  registrar los estudiantes beneficiarios restaurante escolar y que tienen sisben 1 y 2. Directivos  Solicitar mediante cartas enviadas a diferentes empresas el acompañamiento del sector Abril 9 productivo.

. los proyectos pedagógicos y contenidos transversales META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES DISEÑO PEDAGÓGICO (CURRICULAR) PLAN DE ESTUDIOS Articular y socializar el plan de estudios en todas las sedes de la institución para que responda a las políticas el PEI. . Presentar el plan de estudios existente.  Efectuar evaluación. Consejo académico 194 . Efectuar las respectivas modificaciones.     Efectuar la reunión de docentes.GESTION ACADEMICA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Al finalizar el 2012 se habrá socializado e implementado el plan de estudios en un 80% de los docentes . grados y sedes Número total de docentes que participan en la socialización del plan de estudios por 100 sobre el número total de docentes de la institución.  Socializar y divulgar el paln de estudios a través de la página web y blog de la institución. Enero 10  Solicitar al consejo directivo su respectiva a Enero 13 aprobación. teniendo en cuenta el PEI. los estándares básicos de competencias. y que contenga las orientaciones para los planes de áreas . control al plan de estudios. Enviar al consejo académico para su respectiva aprobación. lineamientos y estándares básicos de competencias.

ENFOQUE METODOLÓGICO

Implementar las prácticas pedagógicas para que todos los docentes desarrollen el enfoque metodológico en cuanto a métodos de enseñanza flexible y la aplicación del modelo constructivista. Apoyar el aprendizaje de los estudiantes mediante la dotación y mantenimiento de los recursos para el aprendizaje que permita apoyar el trabajo académico de estudiantes y docentes.

Al finalizar el año 2012 el 80% de los docentes de la institución aplican el enfoque metodológico teniendo en cuenta los métodos de enseñanza, relación pedagógica y uso de recursos,

Número total de docentes que participan en la socialización del enfoque metodológico por 100 sobre el número total de docentes de la institución

 Efectuar la reunión de docentes.  Presentar el enfoque metodológico la institución. Enfoque constructivista..  Efectuar las respectivas aplicaciones en Enero 10 las diferentes áreas.  Socializar y divulgar el enfoque a Enero 13 metodológico a través de la página web y blog de la institución.  Efectuar evaluación, control del enfoque metodológico a través de la autoevaluación y procesos de calidad.

Consejo académico

RECURSOS PARA EL

APRENDIZAJE

Al finalizar el año 2012 el 80% de los docentes de la institución utilizan los recursos para el aprendizaje que dispone la institución para apoyar el trabajo académico

Número total de docentes que utilizan los recursos del aprendizaje que dispone la institución por 100 sobre el número total de docentes de la institución

 Entregar a los docentes el inventario de recursos con los cuales dispone la institución para apoyar el aprendizaje de los estudiantes.  Gestionar la consecución de los nuevos Enero 16 a recursos solicitados por los docentes. Noviembre  Ubicar la oficina en la cual se entregan los 22 recursos en calidad de préstamo.  Diligenciar los formatos de préstamo de recursos.  Efectuar evaluación, control a la utilización de los recursos por parte de los docentes.

Gestión de recursos físicos y financieros

195

GESTION ACADEMICA PROCE SO COMPO OBJETIVOS NENTES Revisar periódicamente el seguimiento académico, realizar los ajustes correspondientes para mejorar el porcentaje de promoción de los estudiantes. META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSA BLES

SEGUIMIENTO A LOS RESULTADOS

ACADÉMICOS

Al finalizar el año 2012 el 90% de estudiantes que terminan el año logran su promoción

Número de estudiantes promocionados por 100 sobre el número de estudiantes que terminan el año

 Efectuar la reunión de docentes.  Presentar los indicadores del año 2011 relacionados con la promoción escolar  Elaborar y socializar los resultados y desempeños académicos en el año 2012 a Enero 16 a través de áreas y grados. Noviembre  Efectuar las respectivas medidas 22 correctivas para mejorar el desempeño académico de los estudiantes  Efectuar evaluación, control a los resultados académicos obtenidos por los estudiantes en el año 2012.

SEGUIMIENTO ACADÉMICO

Consejo académico Psicorientad ora

196

USO PEDAGÓGICO DE LAS EVALUACIONES EXTERNAS

Utilizar las evaluaciones externas para elaborar conclusiones de los análisis de para el mejoramiento de las practicas de aulas los resultados

Al finalizar el 2012, el 80 % de los docentes tendrán en cuenta los resultados obtenido en las pruebas saber 11, saber 9 y saber 5, para ejecutar la planificación de las diferentes áreas de estudios y establecer los respectivos correctivos

Número total de docentes que utilizaron los resultados de las pruebas externas para ejecutar la planificación en las diferentes áreas y establecer correctivos por 100 sobre el número total de docentes de la institución.

 Enviar a los docentes el tablero de indicadores a través de la pagina web o blog donde se encuentran el registro de las evaluaciones externas y y el puntaje obtenido por los estudiantes en las pruebas ICFES en las diferentes áreas.  Efectuar el diagnóstico DOFA de las diferentes áreas teniendo en cuenta como uno de los indicadores las evaluaciones externas.  Implementar las diferentes estrategias para mejorar los resultados de las pruebas externas.  Efectuar evaluación, control a los resultados académicos en las pruebas externas

SEB Enero 10 a enero 13 Gestión curricular psicorientad ora

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SEGUIMIENTO A LA

ASISTENCIA

Controlar la asistencia de los estudiantes a la institución para prevenir la deserción.

Al finalizar el año 2012 el 90% de estudiantes matriculados terminan el año.

Numero de estudiante que terminan el año sobre el número de estudiantes matriculados por 100

 Diseñar y elaborar los respectivos formatos para controlar la asistencia de los estudiantes a la institución.  Diligenciar los respectivos formatos de asistencia teniendo en cuenta los turnos de disciplina de docentes.. Enero 16 a  Establecer las causas de inasistencia de Noviembre los estudiantes a la institución. 22  Dialogar y establecer compromisos con los acudientes para mejorar la asistencia de los estudiantes.  Efectuar evaluación, control a la asistencia de acuerdo a los resultados obtenidos.

Directores de grupo Coordinador es Gestión de convivencia Psicorientad ora

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 Identificar las causas del bajo rendimiento académico.APOYO PEDAGÓGICO PARA ESTUDIANTES CON DIFICULTADES DE APRENDIZAJE Establecer programas de apoyo pedagógico para los casos de bajo rendimiento académico implementado las acciones correctivas.  Establecer medidas correctivas para el mejoramiento del rendimiento de los estudiantes con dificultades de aprendizaje. control a los resultados académicos de los estudiantes con dificultades de aprendizaje Enero 16 a Noviembre 22 Gestión de bienestar y talento humano Psicorientad ora 199 . Al finalizar el 2012 el 80 % de los estudiantes con dificultades de aprendizaje recibirán el respectivo apoyo pedagógicos para mejorar los resultados de los estudiantes Número de estudiantes con dificultades de aprendizaje que recibieron el respectivo apoyo pedagógico por 100 sobre el número de estudiantes valorados con dificultades de aprendizjaje  Identificar los estudiantes que presentan bajo rendimiento académico.  Efectuar evaluación.  Solicitar la ayuda de personal idóneo parta mejorar el rendimiento de los estudiantes con dificultades de aprendizaje.

Rector Coordinado res Docentes informática y tecnología Secretaria. según áreas fundamentales.  Hacer relación de los manuales técnicos de los equipos y ponerlos a disposición de los docentes. mantenimiento preventivo y correctivo por 100 sobre el número total de equipos reportados para mantenimiento preventivo y correctivo  Elaboración de la relación de equipos y recursos existente en la institución. demanda y necesidades de docentes y estudiantes.  Elaborar un manual de instrucciones 22 de utilización y cuidado de los recursos y equipos de aprendizaje. para el aprendizaje. que asegure su estado óptimo y que el uso de los manuales estén disponibles cuando se requieran META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES Y RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE MANTENIMIENTO DE Al finalizar el 2012. se habrá implementado en un 80% el programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos de aprendizaje EQUIPOS Número total de equipos de la institución que recibieron. Gestión de recursos físicos y financieros 200 .  Implementación del programa controlando su cumplimiento y haciendo ajustes.GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROC ESO ADMINISTRA-CIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y DE LOS RECURSOS COMPO OBJETIVOS NENTES Establecer un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y recursos para el aprendizaje. de los recursos Noviembre del aprendizaje existentes.  Diseño e implementación de un programa de mantenimiento Enero 16 a preventivo y correctivo.

sus necesidades y del plan de mejoramiento institucional. diseñados. control  Detectar las necesidades de capacitación mediante la observación directa. planeación según necesidades de la institución institucional  Aplicación de criterios de uso de los perfiles en situaciones necesarias de la institución. proyectos obligatorios. etc)  Establecimiento de criterios claros Gestión de para la utilización de los perfiles. Al finalizar el año 2011 el 90 % del personal docente y administrativo desarrolla su labor teniendo en cuenta su perfil en los procesos de selección . liderazgo de res enero 13 procesos y proyectos. entrevistas. aplicación de herramientas Enero 10 al Gestión de l13 bienestar y Abril 2 al l 4 talento humano Junio 11 al Psicorienta 15 dora Octubre 8 al TALENTO HUMANO FORMACIÓN CAPACITACIÓN Al finalizar el año Número total de 2012 se proyectos obligatorios implementaran el implementados por 80% de los 100sobre el número proyectos total de proyectos obligatorios se obligatorios encuentran diseñados. relacionados con selección. inducción. solicitud e inducción de personal Número de administrativos y docentes ubicados en la institución de acuerdo a su perfil profesional por 100 sobre el Número total de administrativos y docentes de la institución   Revisión de los perfiles del personal de la institución coherente con el PEI y SEB con la normatividad vigente  Relación de necesidades de personal Rector en los cuales debe tenerse en cuente los perfiles (asignación académica.PERFILES Utilizar los perfiles de los integrantes de la comunidad educativa para la toma de decisiones del personal. competencias laborales. Y 201 . encuestas. Impartir formación y capacitación a los docentes en aspectos relacionados con proyectos obligatorios.  Verificación de su aplicación. evaluaciones de desempeño  Diseñar y entregar a los docentes la capacitación para el diligenciamiento de plan de área y de asignatura. Enero 10 a Coordinado gobierno escolar. capacitación.

físicos. control y seguimiento de la capacitación. Establecer las fechas y lugares de capacitación. procesos de calidad. Al finalizar el año 2012 el 80% de docentes aplicaran las herramientas básicas de la información y la comunicación. 12 Noviembre 27 a 3 diciembre . Número total de docentes que participan en la socialización e implementación de proyectos y procesos de calidad por 100 sobre el número total de docentes 202      básicas e la información. necesarios para llevar a cabo la capacitación. el 80% de las áreas y asignaturas del plan de estudios. Número total de docentes que aplican herramientas de la información y la comunicación por 100 sobre el número total de administrativos.competencias laborales. Ejecutar los programas de capacitación. Asegurar los suministros de los recursos necesarios para poder ofrecer la capacitación. incorporándolas a sus planeamientos. proyecto de calidad. Identificar los recursos humanos. herramientas básicas de la informática y la comunicación. financieros. Efectuar evaluación. habrán seleccionado las competencias laborales generales pertinentes. institucionales. y demás áreas que impliquen el mejoramiento del proceso enseñanza aprendizaje En el 2012. Al finalizar el año 2012 el 90% de docentes que participarán en la socialización e implementación de proyectos y procesos de calidad Número total de docentes que incorporan competencias laborales generales en sus planeamientos por 100 sobre el número total de docentes.

 Verificación. control y ajustes Gestión de Enero 10 al bienestar y 13 talento humano Y cuando se requiera Psicorienta dora 203 . administrativo. Plan de mejoramiento. disciplina META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES TALENTO HUMANO INDUCCIÓN Al finalizar el año 2012 el 80% de miembros de la comunidad recibirán procesos de inducción y capacitación en las diferentes áreas.  Reunión del equipo de directivos y orientadora para establecer criterios sobre el diseño de las estrategias de inducción y acogida del personal directivo. Número total de miembros de la comunidad que recibieron procesos de inducción por 100 sobre el número total de miembros de la comunidad citados .. docente nuevos y antiguos.  Socialización e implementación de los programa de inducción y reinducción al personal nuevo y antiguo.GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES Diseñar una estrategia organizada de inducción de docentes y administrativos nuevos y reinducción de antiguos en lo relacionado al PEI.

encaminados a incentivar la investigación formativa.APOYO A LA INVESTIGACIÓN Brindar el respectivo apoyo a los docentes para que puedan elaborar proyectos de investigación y producción de materiales de acuerdo a la política de la institución y a los lineamientos del PEI Al finalizar el año 2012 el 60% de docentes de la institución recibirán el respectivo apoyo por parte de las directivas para desarrollar proyectos y producción de materiales de acuerdo con una política de investigaciones Número total de proyectos de investigaciones elaborados y ejecutados en la institución por 100 sobre el número de proyecto de investigaciones presentados por los docentes para su respectiva aprobación  Organización de un comité con participación de estudiantes 11º y docentes y directivos de las tres sedes  Relación de necesidades de recursos físicos. para ejecutarlas en el 2012 SEB Gestión de información y comunicaci ón 204 . humanos y de programa sencillos por grados. por parte de los estudiantes Enero 10 a  Redacción de las políticas de apoyo a la noviembre investigación formativa de los 22 estudiantes de la tres sedes  Diseño de un programa secuencial y sistemático por grados para la práctica de ejercicios que incentivan a la investigación por parte de los estudiantes  Socialización y ajustes a las políticas y programas.

Numero toral de conflictos solucionados por 100 sobre el número total de conflictos presentados  Reunión del comité de convivencia de cada sede y nivel. DE Al finalizar 2012.CONVIVENCIA CONFLICTOS Solucionar los diferentes conflictos y problemas de convivencia mediante el comité de convivencia.  Diseño de programas y cronogramas de trabajo para prevenir y resaltar Enero 16 a conflictos y casos en el 2011 noviembre  Socialización con la comunidad educativa a través de los medios 22 existentes  Implementación de los planes y registro en actas de sus procedimientos  Verificación y control del cumplimiento. para revisar sus funciones y asumir compromisos. a trasvés del dialogo y la concertación aplicando las directrices del manual de convivencia.MANEJO Comité de convivencia coordinador Psicorientac ión escolar Gestion de convivencia Y 205 . a través del diálogo y la concertación. el 50% de los Estudiantes y personal vinculado a la institución.  Ajustes y adquisición de compromisos . solucionará los conflictos y problemas de convivencia.

para la atención de la población vulnerable o Enero 10 a problemas de aprendizaje y noviembre participación 22 Socialización e implementación de los planes y programas según diagnostico Verificación. META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES SITUACIÓN DE VULNERABILIDAD. Ajustes a los planes programas y procedimientos.GESTION A LA COMUNIDAD PROC ESO COMPO NENTES GRUPOS OBJETIVO S Diseñar modelo pedagógico flexible que permitan la inclusión y la atención a personas en situación de vulnerabilid ad que experiment an barreras al aprendizaje y la participació n. A SEB Gestión de bienestar y talento humano 206 . sobre políticas normas y fundamentación en el tema de inclusión. EDUCATIVA ATENCIÓN POBLACIONALES O EN ACCESIBILIDAD Finalizado el 2012. Socialización con el Consejo Académico. de la población vulnerable o con barreras de aprendizaje de la institución serán incluidas en el programa de inclusión Número total de personas en situación d vulnerabilidad que fueron atendidas en el programa de inclusión por 100 sobre el número total de personas de la institución en situación de vulnerabilidad o que experimentan barreras de aprendizaje. control y seguimiento dejando registros escritos en actas y formatos. el 90% de la comunidad educativa. Diagnostico en las tres sedes sobre población vulnerable Diseño de planes programas y un modelo pedagógico flexible.

se habrán desarrollado en un 90%.PROEYECCION A LA COMUNIDAD SERVICIO SOCIAL ESTUDIANTIL Elaborar un proyecto del servicio social obligatorio. Psicorienta dora 207 . seguimiento. los programas de servicio social obligatorio de los estudiantes de la media. y ajustes según resultados. Proceso de “Gestión de bienestar y talento humano”. sea pertinente y contribuya con sus programas a la solución de necesidade s de la comunidad Al finalizar el 2012. control. 22 Socialización del proyecto con los estudiantes de la media y publicación por los medios de comunicación existente Verificación. para estudiantes de educación media (10º y 11º ) que responda a las necesidade s de la comunidad y éste a su vez. evidenciando el impacto en la comunidad de las tres sedes Número total de estudiantes que desarrollaron proyectos de servicios social por 100 sobre el Número total de estudiantes que se registraron para desarrollar el servicio social obligatorio Organización de un equipo que responda con la elaboración de un proyecto de servicio social obligatorio para ser desarrollado anualmente por estudiantes de la media y que contenga programas concretos y Enero 16 a ajustados en la normatividad vigente noviembre sobre el tema.

Jornada de trabajo lúdico. a el gobierno escolar A finales del 2012. consejo de estudiantes. ESTUDIANTES Al finalizar el 2012. productivo y creativo destinado a evaluar la vivencia de determinado valor y a proponer alternativas de desarrollo y mejoramiento personal. efectivos y noviembre reales para que los estudiantes 22 puedan estructurar l su proyecto de vida. diseñaran e implementaran su proyecto de vida. Numero total de estudiantes que implementaron su proyecto de vida por 100 sobre el número total de estudiantes capacitados integrantes de la comunidad educativa de la institución. el 80 % de estudiantes de la institución. Número total de estudiantes 2012. se habrá implementado en un 80 % con participación de los estudiantes el programa de las 5 S. Gestión de bienestar y talento humano Psicorienta dora Psicorienta dora 208 .PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA PARTICIPACIÓN DE LOS Brindar los estudiantes mecanismo s y escenarios de participació n que les permita su propia formación ciudadana. reflexivo. Presentación de las propuestas por los diferentes aspirantes al gobierno escolar Organización de la jornada de elección para el personero. diseñaran e implementaran su proyecto de vida. el 90% de que participan en la elección estudiantes elegirán del gobierno escolar por 100 sus representantes en sobre el número total de estudiantes matriculados. Diseñar e implementar estrategia que permita diseñar un programa que Enero 16 a contenga elementos claros. y el proyecto de mejoramiento ambiental a través del programa de las 5. Numero toral de estudiantes que implementan el proyecto de mejoramiento ambiental por 100 sobre el número total de estudiantes que recibieron la capacitación por 100 Conformación de las listas de los diferentes representantes al gobierno escolar.

Número total de acudientes que participan en la escuela de padres de familia por 100 sobre el número total de acudientes asistentes a la institución. el rector o director del establecimiento educativo convocará a los padres de familia para que elijan a sus representantes en el consejo de padres de familia. 209 .GESTION A LA COMUNIDAD PROC ESO COMPO OBJETIVOS NENTES • fomentar la participación de los padres de familia mediante El consejo de padres de familia que es un órgano destinado a asegurar su continua participación enel proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio. • Conformar El consejo de padres que estará integrado por mínimo un META INDICADOR ACTIVIDADES TIEMPO RESPONS ABLES PARTICIPACIÓN Y CONVIVENCIA ASAMBLEA CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA Facilitar a los padres de familia el conocimiento de sus deberes y derechos. el 80% de acudientes de los estudiantes participaran en la escuela de padres de familia. de manera que ellos se sientan miembros legítimos de la asamblea y del consejo de padres Gestión de Enero 27 a convivencia (1) y máximo tres (3) padres de familia por noviembre cada uno de los grados del Psicorienta 22 establecimiento educativo. dora • Durante el transcurso del primer mes del año escolar contado desde la fecha de iniciación de las actividades académicas. Al finalizar el 2012.

organice con la asesoría de personal especializado un programa de prevención de riesgos físicos existentes en las tres sedes Enero 16 a noviembre  Puesta en marcha de una campaña de 22 conocimiento del programa y de la creación de un cultura de autocuidado.PREVENCIÓN DE RIESGOS RIESGOS FÍSICOS PREVENCIÓN DE Implementar un programa con el apoyo de otras entidades que busque favorecer los aprendizajes de los estudiantes sobre los riesgos a que están expuestos y crear una cultura de autocuidado y de prevención Al finalizar el 2011. el programa completo y claro de prevención de riesgos físicos. Número total de miembros de la comunidad que sufrieron lesiones físicas por 100 sobre el número total de miembros capacitados en prevención de riesgos físicos.  Organización de un equipo para que con el panorama de riesgos. conocerá a través de los medios de comunicación existentes en la institución.  Ajustes y compromisos Gestión de bienestar y talento humano Psicorienta dora 210 . levantado por el equipo responsable.  Control y seguimiento al cumplimiento y efectividad de la aplicación del programa. el 90% de la comunidad educativa.

con accesoria de entidades especializadas (Defensa Civil. haciendo control y seguimiento  Ajustes y compromisos. 211 .PROGRAMAS DE SEGURIDAD Verificar el estado de seguridad de la infraestructura física de las tres sedes alertando sobre posibles accidentes y a la vez implementar un plan de evacuación. Gestión de bienestar y talento  Organizar un cronograma de ejecución Enero 16 a humano simulacros de evacuación para las tres noviembre sedes 22 Psicorienta  Socialización del plan y cronograma con dora la comunidad educativa  Implementación del cronograma de simulacros de evacuación. Bomberos. diseñar un plan de simulacros de evacuación. Al finalizar el 2011. el 90 % de la población existente en la institución habrá participado en los diferentes simulacros de riesgos y prevención de accidentes Número total de miembros de la comunidad educativa que participaron en simulacros de riegos y prevención de accidentes por 100 sobre el número total de personas capacitadas en programas de seguridad  Tomando como referentes el programa de riesgos físicos de la institución y los desastres naturales que puedan ocurrir. para las tres sedes. frente a desastres naturales o similares. Cruz Rojas. y otros). que sea conocido por todos los miembros de toda la comunidad educativa. CDMB.

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