Managementul calităţii totale


5. Auditul Sistemelor de Management

Florin ROTARU 2009!
1!

Auditul sistemelor de management Cuprins
5.1. Principii şi concepte! 5.2. Auditarea şi certificarea sistemelor de management! 5.3. Standardul ISO 19011:2002! 5.4. Auditarea conform SR EN ISO 9001:2008! 5.5. Auditul intern! 5.6. Procesul de auditare! 5.7. Planificarea auditului! 5.8. Desfăşurarea auditului! 5.9. Activităţile de urmărire! 5.10. Auditorul!
2!

Obiectivele cursului 5!
După studierea cursului 5 veţi putea să:!
  cunoaşteţi

principiile şi metodele de

auditare;!
  elaboraţi   elaboraţi

planificarea auditurilor;! documentaţia de auditare. !
3!

Implicarea angajaţilor! IV.5. Organizaţia orientată către client! II. Leadershipul! III.1. Relaţiile reciproc avantajoase cu furnizorii! 4! . Abordarea sistemică a managementului! VI. Abordarea faptică în luarea deciziilor! VIII. Îmbunătăţirea continuă! VII. Principii şi concepte
 5.1 Principiile managementului calităţii! I.1. Abordarea procesuală ! V.

I. Organizaţia orientată către client! Organizaţia depinde de clienţii săi ! şi trebuie să înţeleagă. ! să anticipeze şi să răspundă la! orice cerinţe ale clienţilor cu o! excelenţă a produselor şi serviciilor 5! .

direcţia şi ! creează mediul în care angajaţii devin! pe deplin angajaţi în realizarea obiectivelor organizaţiei. Leadershipul! Conducătorii stabilesc! unitatea de principii.! 6! .II.

! 7! . Implicarea angajaţilor! Fiecare angajat ! să fie un membru al echipei şi ! să participe ! la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei.III.

IV. Abordarea procesuală! Rezultatul dorit ! este realizat prin ! procese ţinute sub control.! 8! . ! cu resurse şi activităţi adecvate.

# pentru un obiectiv dat contribuie la! eficienţa şi eficacitatea ! Sistemului de Management al organizaţiei. înţelegerea şi conducerea unui! sistem de procese înlănţuite.! 9! .V. Abordarea sistemică a managementului! Identificarea.

VI. Îmbunătăţirea continuă! Îmbunătăţirea continuă! să fie un ! obiectiv permanent! al ! organizaţiei.! 10! .

! 11! .VII. Abordarea faptică în luarea deciziilor! Deciziile eficiente ! sunt bazate pe ! analiza logică şi intuitivă ! a! datelor şi informaţiilor.

Relaţiile reciproc avantajoase cu furnizorii! Relaţiile reciproc avantajoase ! dintre ! organizaţie şi furnizorii săi ! măreşte capacitatea ambelor organizaţii de a crea valoare.VIII.! 12! .

Îmbunătăţirea continuă a SMC! Responsabilitatea managementului Clienţi Satisfacţie Managementul resurselor Măsurare. analiză şi îmbunătăţire Clienţi Realizarea produsului Cerinţe Date de intrare Produs Date de ieşire 13! .

Exerciţiu! Principiile managementului calităţii:! ! !Clasificaţi împreună cu echipa cele 8 principii ale managemetului calităţii în ordinea importanţei acestora.! ! !Confruntaţi rezultatele cu cele obţinute de celelalte echipe şi susţineţi-vă punctul de vedere.! 14! .

8.9..9.5. Concepte referitoare la audit (I)! audit (3.2.9.2) ansamblu de unul sau mai multe audituri pentru o durată specifică şi dirijat spre un scop precis concluziile auditului (3.9.6) organism sau persoană care cere un audit organizaţie care este auditată probă de audit (3.8) audit şi verificabile program de audit (3.9.1. enunţuri ale faptelor sau alte informaţii pertinente pentru criteriile de auditat (3.1) procesul metodic.9. independent şi documentat care permite obţinerea de probe de audit şi evaluarea lor obiectivă pentru a determina în ce măsură criteriile de audit sunt satisfăcute constatările auditului (3.4) înregistrări.6) rezultatul unui audit la care echipa de audit ajunge după ce a luat în considerare obiectivele auditului şi toate constatările auditului 15! .5) rezultatele evaluării probelor de audit în raport cu criteriile auditului clientul auditului (3.

3) ansamblul de politici.9) persoană având competenţă pentru realizarea unui audit 16! . independent şi documentat care permite obţinerea de probe de audit şi evaluarea lor obiectivă pentru a determina în ce măsură criteriile de audit sunt satisfăcute echipa de audit (3.9.9.11) persoană având cunoştinţe specifice sau experienţă specifică sau cunoştinţe specifice auditor (3.9.10) unul sau mai mulţi auditori care realizează un audit criterii de audit (3. proceduri sau cerinţe folosite ca referinţă expert tehnic (3.9.Concepte referitoare la audit (II)! audit (3.9.1) procesul metodic.

9.1)! Proces sistematic. independent şi documentat in scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluării lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit! 17! .Audit (3.

9.Program de audit (3.2)! Ansamblu de unul sau mai multe ! audituri planificate! pe un anumit interval de timp şi ! orientate spre un scop anume! 18! .

Criterii de audit (3.9. proceduri sau cerinţe ! utilizate ca referinţă! 19! .3)! Ansamblu de ! politici.

! 20! .! Notă: dovezile pot fi calitative sau cantitative.Dovezi de audit(3.9.4)! Înregistrări. ! declaraţii sau fapte ! sau alte informaţii care ! sunt importante în raport cu ! criteriile de audit şi verificabile.

9. ! în raport cu criteriile de audit.Constatări ale auditului (3.! a dovezilor de audit colectate.! 21! .5)! Rezultatele evaluării.

Concluziile auditului (3.6)! Rezultatele unui audit ! furnizate de echipa de audit ! după considerarea în raport cu ! obiectivele de audit! a tuturor constatărilor de audit! 22! .9.

! 23! .Clientul auditului (3.9.7)! Organizaţie sau persoană ! care solicită un audit.

Auditat (3.9.8)! Organizaţie care este auditată! 24! .

Auditor (3.9)! Persoană ! care are competenţa ! pentru a conduce un audit! 25! .9.

Echipa de audit (3.9.10)!
Unul sau mai mulţi auditori care conduc un audit!
Nota 1 Un auditor din echipa de audit este în general desemnat auditor şef! Nota 2 Echipa de audit poate include auditori în curs de formare şi experţi tehnici! Nota 3 Observatorii pot însoţi echipa de audit dar nu pot acţiona ca parte din aceasta.!
26!

Expert tehnic (3.9.11)!
Persoană care furnizează ! cunoştinţe sau expertize în legătură cu! domeniul obiectului care este auditat!
Nota1 Cunoştinţele specifice sau expertizele includ cunoştinţe ale sau expertize din cadrul organizaţiei, procese, sau alte activităţi care se auditează precum şi îndrumări de limbă sau cultură! Nota 2 Un expert tehnic nu acţionează ca auditor în echipa de audit!

27!

Competenţa (2.9.12)!
Abilitate demonstrată ! de a aplica ! cunoştinţe şi îndemânări.!

28!

Exerciţiu! Programul de audit:! ! !Identificaţi care ar putea fi scopurile unui program de audit în organizaţia dumneavoastră.! 29! .

Tipuri de audit:!   de Primă Parte! Auditul propriului sistem de management!   de Secundă Parte! Auditul efectuat de un client unui furnizor!   de Terţă Parte! Auditul efectuat de către o organizaţie independentă.5.2.! 30! .1.2. Auditarea şi certificarea 
 sistemelor de management! 5.

5.2. Obiectivele auditului     Îmbunătăţirea sistemului de management Determinarea conformităţii sistemului de management cu condiţiile specificate   Determinarea eficacităţii cu care sistemul de management satisface obiectivele     Satisfacerea condiţiilor de reglementare Înregistrarea sistemului de management 31! .2.

3.2.5. Considerente pentru iniţierea auditului     Evaluarea iniţială a unui furnizor Verificarea dacă sistemul calităţii satisface condiţiile specificate şi dacă este implementat     Idem pentru un furnizor într-o relaţie contractuală Evaluarea sistemului calităţii în raport cu un standard 32! .

5. Organisme de certificare 33! .4. 2. Certificarea sistemelor de management! RENAR organism naţional de acreditare AEROQ SRAC SIMTEX TUV MOODY ………….

6.5..2.Scopul certificării:! Asigurarea că organizaţia a implementat şi menţine un sistem de management în conformitate cu standardul de referinţă. Avantajele certificării:!   evaluare independentă calificată!   identificarea unor posibilităţi de îmbunătăţire!   susţinerea încrederii clienţilor !   îndeplinirea condiţiilor de participare la anumite licitaţii!   îmbunătăţirea imaginii!   ……….2.! 34! .! 5..Scopul şi avantajele certificării! 5.

5 5 6 6.5 0.5 2 2.5 0.5 0.500 501 .5 3.5 1 1 1. Durata recomandată a auditului de certificare a SMC! Număr de angajaţi 1.5 35! .19 20 .5.5 8 9.5 2 2.59 60 .4 5-9 10 .7.2.5 Zile de audit la sediu 1.250 251 .100 101 .29 30 .1000 Zile de pregătire şi analiză documente 0.

!   organismul de certificare a sistemului de management al calităţii.Exerciţiu! Alegerea colaboratorilor:! !   !Elaboraţi listele criteriilor după care aţi alege! consultantul (inclusiv din surse interne) pentru sprijinul în proiectarea şi implementarea unui sistem de management.! 36! .! ! !Confruntaţi rezultatele cu colegii.

excepţiile trebuie documentate şi justificate! 4. Standardul ISO 19011:2002
 Linii directoare referitoare la auditul sistemelor de management al calităţii şi/sau mediului! 5. Introducere ! 1.1.5. Cuprins! 0.3. Principii ale activităţii de audit! 37! .se păstrează definiţiile specifice seriilor ISO 9000 şi 14000! .3. Referenţiale normative! 3. Termeni şi definiţii: ! . Scop şi domeniu de aplicare! 2.

3. absenţa conflictului de interese! Procesul de audit:#   Bazat pe dovezi obiective şi verificabile! 38! . confidenţialitate. Principii ale activităţii de audit! Caracteristicile personale al auditorilor:#   Comportament etic: încredere.3.5. Cuprins (continuare)! 4. discreţie!   Prezentare imparţială: raportare fidelă şi precisă (inclusiv a dificultăţilor şi opiniilor divergente între auditor şi auditat)!   Calităţi profesionale: acurateţe şi discernământ!   Independenţă: faţă de zona auditată. Standardul ISO 19011:2002! 5. integritate.1.

3.2. Managementul unui program de audit! 5. Standardul ISO 19011:2002! 3. Monitorizarea şi evaluarea programului de audit! 39! .1. Cuprins (continuare)! 5.1.5. Generalităţi: procesul Plan-do-check-act şi auditurile combinate! 5.3. resursele şi procedurile unui program de audit! 5. Înregistrările programelor de audit! 5. Responsabilitatea. Obiectivele (De ce? Ce?) şi extinderea unui program de audit (domeniul şi criteriile)! 5.6. Implementarea programelor de audit! 5.4.

documentele de lucru)! 6. Generalităţi! 6. Iniţierea auditului (şeful echipei de audit. şedinţa de închidere) concluziile pot include recomandări! 6.7.1. Standardul ISO 19011:2002! 5. analiza şi concluziile. aprobarea şi distribuirea raportului de audit! 6. repartizarea activităţilor.4. Pregătirea.5.1.3. definirea domeniului şi obiectivelor. Activităţile auditului! 6. contactarea auditatului)! 6. Conducerea evaluării documentaţiei! 6. fezabilitatea.6. echipa de audit.3. Pregătirea activităţilor de audit pe teren (planul de audit. Cuprins (continuare)! 6.3.2. Conducerea activităţilor de audit pe teren (şedinţa de deschidere. Activităţile de urmărire a auditului! 40! . colectarea şi verificarea informaţiilor.5. comunicarea.

Standardul ISO 19011:2002! 3. Cuprins (continuare)! 7. Menţinerea şi ameliorarea competenţei! 7.2.5. calitate. Competenţa şi evaluarea auditorului! 7.3.3. Caracteristici personale! 7. formarea şi instruirea ca auditor şi experienţa de audit! 7.1.1. Evaluarea auditorilor! 41! . mediu)! 7.4. experienţa în muncă. de leader. Generalităţi (competenţe generale şi specifice pentru calitate şi mediu)! 7.4. Cunoştinţe şi abilităţi (generale. Gradul de instruire.

! 42! .! ! !Desemnaţi un reprezentant care să prezinte rezultatele.Exerciţiu! Standardul ISO 19011:2002:! ! !Analizaţi în echipe aplicarea ciclului lui Deming (Plan-Do-Check-Act) la procesul de auditare folosind schema care urmează.

obiective şi extindere .6) .responsabilitate .grupul de audit .3.6) Execuţie Verificare 43! .monitorizare şi evaluare .orientarea activităţilor .2-3) . Standardul ISO 19011:2002! Autoritatea pentru programul de audit (5.identificare oportunităţi de îmbunătăţire Competenţa şi evaluarea auditorilor (7) Activităţile auditului (6) Planificare Acţionare Ameliorarea programelor de audit (5.procedură Implementarea programului de audit (5.evaluarea auditorilor .) Definirea programului de audit (5.4-5) .programarea auditului .resurse .1.5.înregistrările auditului Monitorizarea şi evaluarea programului de audit (5.

analiză şi optimizare! 44! . Responsabilitatea managementului! 5.5.3.4.5.4. Auditarea conform 
 SR EN ISO 9001:2001! 5. Managementul resurselor! 5.4.4.4. Sistemul de management al calităţii! 5.1.4. Realizarea produsului! 5. Măsurare.4.2.

! 45! .Exerciţiu! Standardul SR EN ISO 9001:2008:! ! standardul SR EN ISO 9001:2001 prezentaţi pe scurt cerinţele esenţiale cuprinse în unul dintre capitolele 4. 5. 6. 7 şi 8.! !Utilizând !Timp de pregătire: 15 minute! !Timp de expunere: 3 minute pentru fiecare capitol.

5. Auditul intern! Misiunile auditului intern! Referinţă Reprezentare Recomandare Domeniul auditat 46! .5.

Procesul auditului intern! Misiuni Activităţi Niveluri organizaţionale Referinţă Concepere Decizional Reprezentare Analiză Aplicare Funcţional Recomandare Asimilare Operaţional 47! .

Tipuri de audit intern!   De   De   De evaluare! explicare! explorare! 48! .

Auditul intern de evaluare! Referenţial Determinarea diferenţelor Recomandări Realitate Resurse Activităţi de audit Rezultate 49! .

Auditul intern de explorare! Definirea realităţii de observat Diagnostic Cercetare Constituirea referenţialelor Resurse Activităţi de audit Rezultate 50! .

Auditul intern de explicare! Probleme Căutarea relaţiilor Cauze. Consecinţe Soluţii Realitate Confruntarea cu referenţialele Resurse Activităţi de audit Rezultate 51! .

Metodologia auditului intern! Misiune Concepere Evaluare Explorare Explicare .Construirea referenţialelor -Observarea aspectelor realităţii Aplicare -Reprezentarea domeniului auditat -Construirea referenţialului Cauze-Consecinţe -Căutarea cauzelor problemelor Asimilare Diferenţe Diagnostic Soluţii Analiză Coerenţă Cunoştinţe Acţiune 52! .Lectura referenţialului .

! 53! .Exerciţiu! Auditul intern:! ! !Descrieţi o situaţie din organizaţia dumneavoastră care ar putea fi optimizată printr-un audit de explorare sau explicare. ! Justificaţi alegerea făcută.

Auditarea ca proces!             Scopul! Mărimile de intrare! Mărimile de ieşire! Responsabilitate! Variabilele critice! Evaluarea eficacităţii! 54! .6.5.

competenţa auditorilor.1 .6. politica. contribuţia la ameliorare 55! Ieşiri Programul de audit (5) Efectuarea auditului (5) Resurse competente (6) •  Rapoarte • Oportunităţi de optimizare •  Înregistrări . obiectivele Evaluare: eficacitatea sistemului de management.5.Procesul de auditare ! Scopul: obţinerea de dovezi şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a stabili în ce măsură criteriile de audit sunt îndeplinite Intrări •  Scop • Principii •  Politică • Obiective • Criterii • Resurse • Proceduri Responsabilul de proces: conducerea organizaţiei Parametri critici: resurse.

6. Managementul programelor de audit ! Scopul: determinarea tipului. feed-back-ul.5. numărului şi resurselor pentru implementarea unor audituri obiective Intrări •  Obiective • Resurse • Proceduri • Autoritate Optimizare Monitorizare şi evaluare Definirea programului Implementarea programului Ieşiri •  Program • Resurse necesare •  Înregistrări • Oportunităţi Responsabilul de proces: responsabilul programului de audit Parametri critici: resurse Evaluare: respectarea programului.2. timpul le îndeplinire a activităţilor recomandate 56! .

6.3.5. claritatea obiectivelor Evaluare: contribuţia la ameliorare 57! . Implementarea auditului ! Scopul: obţinerea de dovezi şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a stabili în ce măsură criteriile unui anumit audit sunt îndeplinite Intrări •  Scop • Resurse • Proceduri Urmărire Elaborare raport Auditare Pregătire Ieşiri •  Rapoarte • Oportunităţi de optimizare •  Înregistrări Responsabilul de proces: auditorul şef Parametri critici: resurse. competenţa auditorilor.

5. confruntarea cu auditul următor 58! . rezultatele evaluărilor auditorilor. rapoartele de audit. Selecţia auditorilor ! Scopul: definirea criteriilor de selectare a auditorilor competenţi Intrări •  Competenţe necesare • Indicatori • Metode de evaluare • Competenţe actuale Evaluare •  iniţială •  periodică Instruire • iniţială • periodică Ieşiri Selecţie auditotori •  Auditori competenţi • Necesităţi de instruire Responsabilul de proces: responsabilul pentru audit Parametri critici: resurse Evaluare: eficacitatea auditurilor.6.4.

Planificare!       Pregătire şi planificare iniţială! Vizită preliminară! Planul detaliat! Şedinţa de deschidere! Auditare! Pregătire raportare! Şedinţa de închidere! Elaborare şi predare raport! Plan de supraveghere! Menţinere înregistrări! 59! II: Desfăşurare!         III: Urmărire!       .6.5.5 Etapele auditului! I.

! 60! .Exerciţiu! Procesul de audit intern:! ! !Elaboraţi împreună cu echipa descrierea procesului de audit intern.

7.5.1. Planificarea iniţială!   Stabilirea responsabilului de audit! scopului auditului!   Determinarea   Identificarea criteriilor de audit!   Documentare!   Planificarea vizitei preliminare! 61! . Planificarea auditului ! 5.7.

Vizita preliminară la auditat!   culegerea de informaţii!       procese.7.2. structură şi organizare! documente ale sistemului de management! amplasare şi condiţii de securitate!   convenirea cu auditatul asupra condiţiilor de auditare:!           dată! durată! conţinut! acces! asigurarea logisticii! 62!   răspuns la întrebările de clarificare ale auditatului! .

7. Planul de audit (1)!           Obiectivele şi domeniul auditului Persoanele cu responsabilităţi Identificarea documentelor de referinţă Identificarea membrilor echipei de audit Limba utilizată în timpul auditului 63! .7.3. Planificarea auditului 
 5.5.

3. Planul de audit(2)             Data şi locul auditului Identificarea compartimentelor auditate Data şi durata fiecărei activităţi Programul şi durata şedinţelor Condiţii de confidenţialitate Data estimată a raportului de audit 64! .7.5.

Exerciţiu! Planul de audit:! ! !Elaboraţi împreună cu echipa un plan de audit intern în organizaţia dumneavoastră.! 65! .

4. Documente de lucru la audit   Liste de verificare pentru evaluarea elementelor sistemului calităţii   Formulare pentru raportarea observaţiior auditului   Formulare pentru documentarea dovezilor 66! .7.

! 67! . 7 şi 8.! !Utilizând !Timp de pregătire: 15 minute! !Timp de expunere: 2 minute pentru fiecare capitol. 5. 6.Exerciţiu! Lista de verificare pentru audit:! ! standardul SR EN ISO 9001:2008 întocmiţi liste de verificare pentru un paragraf la alegere din fiecare dintre capitolele 4.

5.8. Desfăşurarea auditului!
5.8.1. Sedinţa de deschidere
             

Prezentarea membrilor echipei de audit! Analizarea domeniului şi obiectivelor auditului! Rezumat al metodelor şi procedurilor! Informarea că se va folosi eşantionarea! Stabilirea căilor oficiale de comunicare! Confirmarea disponibilităţilor resurselor! Confirmarea datei şi orei şedinţelor intermediare şi de închidere! Clarificarea detaliilor din planul de audit.!
68!

 

Exerciţiu!
Şedinţa de deschidere:! Echipa A - auditori- pregăteşte şi susţine sub coordonarea unui auditor şef ales şedinţa de deschidere a unui audit intern de evaluare a SMC! Echipa B - auditaţi - pregăteşte o listă de întrebări de clarificare pentru şedinţa de deschidere şi participă în calitate de reprezentanţi ai auditatului! Echipa C - observatori - pregăteşte câte o listă de criterii pentru auditori şi auditaţi. În timpul şedinţei completează listele şi notează câte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante şi câte 1 aspect de îmbunătăţit pentru auditori şi auditaţi! Timp de pregătire: 10 minute! Durata şedinţei: 15 minute!
69!

5.8.2. Colectarea de dovezi
8.2.1. Aspecte generale
 

Metode
 

Interviuri Examinare documentaţie Observare activităţi

   

   

Indiciile semnificative se notează şi investighează Se recomandă verificarea informaţiilor prin alte surse.
70!

5.2. înregistrări. demonstraţii)! Întrebări explicative pentru anumite clarificări şi interfeţe! Încheiere.! 71! .Tehnici de audit 5.2.8. prezentarea auditorului.1. auditatului şi situaţiei!   Întrebări deschise (care nu cer un anume răspuns precis)!   Întrebări directe:!             Cine?! Ce?! Unde?! Când?! De ce?! Cum?!       Solicitarea de dovezi (documente. Interviul!   Introducere.2.8.2.

reformulare) pentru confirmarea răspunsurilor!   Evitarea întrebărilor multiple (care solicită mai multe răspunsuri)!   Notarea informaţiilor relevante!   Tratarea cu fermitate a situaţiilor de noncolaborare:!       Întreruperi ! Evitarea răspunsurilor! Divagaţii excesive. amabilă!   Menţinerea contactului vizual!   Acordarea de feed-back (reflectare.2.2.8. Interviul (continuare)! Recomandări pentru interviu:!   Atitudine deschisă.! 72! . calmă.1.

pregăteşte o listă cu documentele SMC cerute de SR EN ISO 9001:2008! Echipa B .auditaţi .auditori. În timpul şedinţei completează listele şi notează câte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante şi câte 1 aspect de îmbunătăţit pentru auditori şi auditaţi! Timp de pregătire: 30 minute! Durata interviului: 15 minute! 73! .pregăteşte câte o listă de criterii pentru auditori şi auditaţi.pregăteşte lista de control pentru auditarea compartimentului de managementul calităţii şi fiecare membru intervievează câte un membru al echipei auditaţilor! Echipa A .Exerciţiu! Interviul pentru audit:! Echipa C .observatori .

obiectivele şi referenţialul! Autorizarea documentelor! Disponibilitatea documentelor valabile! Retragerea documentelor perimate! Existenţa şi calitatea înregistrărilor! Modul de păstrare a documentelor şi înregistrărilor.5.2.2. Examinarea documentaţiei! Criterii:!   Coerenţa documentelor SMC cu politica.2.!           74! .8.

Exerciţiu! Examinarea documentaţiei:! Analizaţi conform criteriilor de mai sus documentaţia unui SMC care vă va fi pusă la dispoziţie.! 75! .

2.2.5.8.3. Observarea activităţilor! Se observă şi consemnează atât ! aspectele pozitive ! cât şi cele negative! 76! .

2.8.2.4.! 77! .5. Listă sumară de verificare                 Existenţa documentaţiei! Structura documentaţiei! Controlul documentelor! Înţelegerea documentelor! Structura şi responsabilităţile! Aplicarea proceselor! Existenţa şi conţinutul înregistrărilor! Descoperirea potenţialului de îmbunătăţire.

78! .3.8.1.5. Observaţiile auditului :     Să fie documentate Observaţiile se analizează în echipă pentru stabilirea raportărilor     Neconformităţile să fie clar şi concis documentate Neconformităţile să fie identificate faţă de standard sau documente conexe     Observaţiile să fie analizate cu reprezentantul conducerii Neconformităţile să fie comunicate conducerii.3. Pregătirea raportării 8.

3.2. precisă. clară a problemei! Evidenţierea cerinţei neîndeplinite din standardul de referinţă! Indicarea locului unde a apărut problema! Funcţia sau persoana responsabilă pentru:!       confirmare prin semnătură că a înţeles şi acceptat neconformitatea! propunere de acţiuni corective! 79!   .8. Constatarea neconformităţilor Raportarea neconformităţii!     Descrierea faptică.5.

3.situaţie în care SMC nu este funcţional:!     lipsa unei documentaţii cerute expres de standard! lipsa constantă a aplicării unor documentaţii sau cerinţe a standardului! o serie de abateri mici abateri de la cerinţele standardului.5.abateri mici de la cerinţele standardului sau lipsuri în disciplină pe fondul unui sistem de management funcţional! 80! .8. Clasificarea neconformităţilor!   Majore .3. de la disciplină care au consecinţe importante asupra calităţii produselor sau serviciilor!     Minore .

! Confruntaţi rezultatele şi întocmiţi varianta îmbunătăţită.! Completaţi formularele cu neconformităţile descoperite la exerciţiul “Examinarea documentaţiei”.! 81! .Exerciţiu! Raport de neconformitate:! Elaboraţi în echipe formularul Fişa de neconformitate.

8.! 82! .4. Şedinţa de închidere!       Apreciere asupra colaborării cu auditatul! Legătura cauzală între dovezi şi concluzii! Prezentarea elementelor principale ale raportului de audit!       neconformităţile la modul general! concluzia! recomandările!         Prezentarea neconformităţilor în detaliu de către auditori! Convenire asupra activităţilor corective şi de urmărire! Convenire aspra difuzării raportului final scris! Angajament de confidenţialitate.5.

5. Şedinţa de închidere! Recomandările auditului:!   Sistem de management ACCEPTABIL# Sistem de management ACCEPTABIL CONDIŢIONAT! Sistem de management INACCEPTABIL#     83! .8.4.

Exerciţiu! Şedinţa de închidere:! Echipa B .pregăteşte şi susţine sub coordonarea unui auditor şef ales şedinţa de închidere a unui audit intern de evaluare a SMC! Echipa C .observatori . În timpul şedinţei completează listele şi notează câte 3 aspecte pozitive dintre cele mai relevante şi câte 1 aspect de îmbunătăţit pentru auditori şi auditaţi! Timp de pregătire: 10 minute! Durata şedinţei: 15 minute! 84! .auditori.pregăteşte o listă de întrebări de clarificare pentru şedinţa de închidere şi participă în calitate de reprezentanţi ai auditatului! Echipa A .pregăteşte câte o listă de criterii pentru auditori şi auditaţi.auditaţi .

8. organizaţia! Documentele de referinţă! Principalele aspecte pozitive şi principalele aspecte critice! Observaţii asupra neconformităţilor (număr. calificare)! Aprecierea asupra conformităţii cu standardul de referinţă! Capacitatea sistemului de a realiza obiectivele! Recomandările făcute ca urmare a constatărilor auditului! Lista de difuzare a raportului de audit.! 85!               . perioada auditului.5.5. reprezentanţii auditatului. Raportul de audit     Domeniul şi obiectivele auditului! Planul de audit. auditorii.

Exerciţiu! Raportul de audit:! Întocmiţi în echipe un raport de audit având la bază rezultatele exerciţiilor “Evaluarea documentaţiei”. “Interviul pentru audit” şi “Raport de neconformitate”.! 86! .

5. Activităţile de urmărire!   Elaborare   Plan şi predare raport! de supraveghere! înregistrări 87!   Menţinere .9.

Activităţile de urmărire!   Auditatul este responsabil pentru stabilirea si inţierea acţiunilor corective necesare pentru a corecta o neconformitate sau cauza unei neconformităţi   Auditorul este responsabil numai pentru identificarea neconformităţii   Se recomandă ca acţiunile corective să fie încheiate într-o perioadă de timp convenită.5. 88! .9.

1. Auditorul 5.5.10. Responsabilitatile auditorului (1)     Conformarea cu condiţiile aplicabile auditului Comunicarea şi clarificarea condiţiilor auditului Planificarea şi realizarea responsabilităţilor atribuite Consemnarea observaţiilor Raportarea rezultatelor auditului.10. 89!       .

5. 90! . Responsabilitatile auditorului (2)     Verificarea eficienţei acţiunilor corective (eventual) Păstrarea documentelor auditului   Prezentarea documentelor Asigurarea confidenţialităţii lor Tratarea cu discreţie a informaţiilor       Cooperarea cu auditorul şef.1.10.

Responsabilitatile auditorului sef         Selectarea membrilor echipei de audit Luarea deciziilor finale privitoare la audit Elaborarea planului de audit Reprezentarea faţă de conducerea auditatului Prezentarea raportului de audit.5.3.10. 91!   .

elaborare documente de lucru şi instruirea auditorilor         Determinarea adecvării documentaţiei Raportarea către auditat a neconformităţilor critice Raportarea obstacolelor în calea auditului Raportarea rezultatelor auditului.10.4.5. Activităţile auditorului şef       Definirea condiţiilor auditului Conformarea condiţiilor auditului Planificare. 92! .

5. Recomandari pentru auditori         Raportarea rezultatelor auditului Rămânerea în limitele domeniului de aplicare a auditului Obiectivitate Colectarea şi analizarea dovezilor pentru elaborarea concluziilor Atenţie la indicii Să poată răspunde la întrebări ca:         Documentele SC sunt cunoscute. înţelese şi utilizate? Documentele SC sunt adecvate realizării obiectivelor? 93!   Să acţioneze etic. .10.5.

10.6.5. Recomandari pentru conducerea auditatului             Să informeze personalul asupra auditului Să numească însoţitorii auditorilor Să pună la dispoziţie resurse pentru audit Să asigure accesul la materiale doveditoare Să coopereze cu auditorii Să iniţieze acţiuni corective. 94! .

Caracteristici personale! 7.2.10.5. calitate. Auditorul (după ISO 19011:2002) 7.4. mediu)! 7.1. Evaluarea auditorilor.4. Menţinerea şi ameliorarea competenţei! 7. Gradul de instruire. de leader.5. Generalităţi (competenţe generale şi specifice pentru calitate şi mediu)! 7. Competenţa şi evaluarea auditorului! 7. Cunoştinţe şi abilităţi (generale. experienţa în muncă. formarea şi instruirea ca auditor şi experienţa de audit! 7.7.! 95! .3.

3.) Nivel de instruire Experienţă în muncă (7.) Formare şi instruire ca auditor Experienţă de audit Caracteristici personale (7.) Cunoştinţe şi abilităţi generale (7.4.1-2.) 96! .3.3.Competenţa auditorului! Calitate Cunoştinţe şi abilităţi specifice (7.2.) Mediu Cunoştinţe şi abilităţi specifice (7.4.ISO 19011 .3.

! 97! .Caracteristici personale!                   Etică! Deschidere intelectuală ! Diplomaţie! Spirit de observaţie! Receptivitate! Flexibilitate! Tenacitate! Capacitate de decizie! Încredere de sine.

legislaţia aplicabilă şi alte cerinţe ! 7.preîntâmpiarea şi rezolvarea conflictelor 98! .sisteme de management şi documente de referinţă! .planificarea şi utilizarea resurselor! .comunicare cu clientul/auditatul! .principiile auditului! .3.organizarea auditului: structură.conducerea echipei de audit în redactarea concluziilor! . Cerinţe specifice pentru auditorul şef! .3. Cunoştinţe generale pentru auditori! . proces! .Cunoştinţe şi abilităţi! 7.1.2.

domeniul auditat! 7.3.principiile managementului calităţii! .metode şi tehnici ale managementului mediului! . Cunoştinţe specifice pentru auditorii sistemelor de management al mediului:! .aspecte tehnice şi de mediu ale activităţilor auditate.3.Cunoştinţe şi abilităţi (urmare)! 7.! 99! .metode şi tehnici ale managementului calităţii! . Cunoştinţe specifice pentru auditorii sistemelor de management al calităţii:! .4.cerinţele standardelor de referinţă! .informaţii ştiinţifice şi tehnice despre mediu! .3.

! 100! .3.cele indicate la 7.instruire suplimentară şi experienţă! . comunicare! .instruire şi experienţă în audit!   Cerinţe pentru auditorul şef! . rezolvarea problemelor.experienţă în calitate/managementul mediului! .experienţă pentru exercitarea raţionamentelor. experienţă !   Cerinţe pentru auditor! .! .educaţia necesară pentru cunoştinţe şi abilităţi! .efectuarea de audituri sub supravegherea unui auditor competent în disciplina a doua.Educaţie.experienţă de conducere a echipei de audit!   Cerinţe pentru auditorul de calitate şi mediu! .2.

experienţă! Cerinţe minime (selecţie):!   studii medii!   5 ani de experienţă!   20 de zile de audit !   instruire specifică: 40 de ore!   Pentru auditori şefi: încă 15 zile de audit în ultimii 2 ani! 101! .Educaţie.

! practicile de audit.! standardele aplicabile.!         Participarea la audituri pentru menţinerea abilităţilor.Menţinerea şi îmbunătăţirea competenţelor!   Instruire continuă în:!   managementul schimbării organizaţionale.! 102! .! alte cerinţe.

7.6 Evaluarea auditorului! 7.6.2 Procesul de evaluare iniţială!   Stabilirea criteriilor de evaluare! metodei adecvate de evaluare! evaluării!   Selectarea   Conducerea 103! .

ISO 19011#     Documentaţie mai clară! Relevanţă mai bună pentru auditurile interne şi externe!       Conceptul şi tehnicile programului de audit! Posibilitatea auditurilor integrate! Armonizarea SMC şi SMM! 104! .

!   Notează individual conform grilei de apreciere performanţele celorlalte echipe.20 minute! Feed-back: 5 minute pentru fiecare prezentare.Echipa B .Exerciţiu! Aprecierea perticipanţilor:! Echipa A . ! Timp de pregătire: 120 minute! Durata fiecărei prezentări: 15.!   Susţin prezentarea de apreciere. ţinând cont de criteriile din grila de aprecierere.! 105! .Echipa C !   Pregătesc o prezentare de 15-20 de minute în echipă cu un subiect la alegere din tematica modului “Auditul sistemelor de management”.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful