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4º Base de Datos

Prof. Myriam Marecos

UNIDAD 1 . TEORIA DE LAS BASES DE DATOS
BASE DE DATOS RELACIONAL
En la actualidad, el concepto de base de datos esta asociado con la idea de una gran cantidad de datos que es almacenada junto con su correspondiente descripción. La idea básica en la implantación de una base de datos es la de que los mismos datos pueden ser aprovechados para tantas aplicaciones como sea posible. Pero en las organizaciones mas sencillas, encontramos casi siempre una colección de datos organizados para una aplicación determinada. Son ejemplos de bases de datos: las fichas de los libros de una biblioteca, las fichas de los pacientes en un consultorio medico, las fichas de los clientes de un banco, etc.

Base de datos relacional es una colección de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias, que puede ser accedidos por diferentes usuarios de diversas formas o vistas. Interrelacionados: significa que los datos que forman parte de la base de datos deben tener relación entre si. Sin redundancias perjudiciales: significa que se debe evitar las repeticiones innecesarias Una vez que tenemos definida la base de datos, es importante detenerse en la conceptualizacion de tres términos básicos en la estructura de un archivo de base de datos. Campo, Registro y Tabla. Cada ficha es un Registro con la información correspondiente de un libro, un paciente o un cliente. Los registros individuales de una base de datos se descomponen a su vez en Campos. Ficha o registro 001-001 001-002 002-003 CORTAZAR JULIO ECO HUMBERTO LOCKE JHON
El nombre del autor es un campo

RAYUELA LA ISLA EL PIRAMIDE
El titulo del libro es un campo

TABLA

El Nº de código es un campo

Un conjunto de registros forma una tabla. Podemos definir a un Campo, como la mínima unidad de información o dato. A partir de esta definición podemos desencadenar el concepto de registro, que lo podemos definir como el conjunto de características de un objeto, o como es mas sencillo definirlo, como un conjunto de campos, referidos a un mismo objeto. Practica
Considerando el conjunto de datos formados por la información presentada, indique en que casos utilizaría una BASE DE DATOS REALACIONAL y en cuales podrían emplear una planilla electrónica de calculo para gestionar y administrar la información? 1. 2. 3. 4. 5. 6. Las notas de Matemática de los alumnos de 4to año. La guía telefónica. El estado de las cuentas de los clientes de un banco. La situación individual en lo referente a los datos personales administrativos y de rendimiento escolar de todos los alumnos de una institución educativa. El listado de los invitados a una fiesta.

SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS
Los sistemas de gestión de base de datos (SGBD); (en inglés: DataBase Management System, abreviado DBMS) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante, para un buen manejo de los datos. Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD: Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.

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Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El sistema no debería aceptar datos de un conductor menor de edad. En los SGBD existen herramientas que facilitan la programación de este tipo de condiciones. Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segura frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada. Los SGBD proveen mecanismos para garantizar la recuperación de la base de datos hasta un estado consistente conocido en forma automática. Respaldo. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de respaldo de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias. Manejo de Transacciones. Una Transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que el estado luego de una ejecución en la que se produce una falla es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos. Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados. Ventajas • Proveen facilidades para la manipulación de grandes volúmenes de datos. Entre éstas: Simplifican la programación de chequeos de consistencia. Manejando las políticas de respaldo adecuadas garantizan que los cambios de la base serán siempre consistentes sin importar si hay errores en el disco, o hay muchos usuarios accediendo simultáneamente a los mismos datos, o se ejecutaron programas que no terminaron su trabajo correctamente, etc. Permiten realizar modificaciones en la organización de los datos con un impácto mínimo en el código de los programas. Permiten implementar un manejo centralizado de la seguridad de la información (acceso a usuarios autorizados), protección de información, de modificaciones, inclusiones, consulta. • Las facilidades anteriores bajan drásticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los desarrolladores. • Usualmente, proveen interfases y lenguajes de consulta que simplifican la recuperación de los datos. Inconvenientes 1. Típicamente, es necesario disponer de una o más personas que administren la base de datos. Esto puede llegar a incrementar los costos de operación en una empresa. Sin embargo hay que balancear este aspecto con la calidad y confiabilidad del sistema que se obtiene. 2. Si se tienen muy pocos datos que son usados por un único usuario por vez y no hay que realizar consultas complejas sobre los datos, entonces es posible que sea mejor usar una planilla de cálculo. 3. Complejidad: los SGBD son software muy complejos y las personas que los utilicen deben tener conocimiento de las funcionalidades del mismo para poder aprovercharlo al máximo. 4. Tamaño: la complejidad y la gran cantidad de funciones que tienen hacen que sea un software de gran tamaño, que requiere de gran cantidad de memoria para poder correr. 5. Coste del hardware adicional: los requisitos de hardware para correr un SGBD por lo general son relativamente altos, por lo que estos equipos pueden llegar a costar gran cantidad de dinero. SGBD libres • • • • • PostgreSQL MySQL Firebird SQLite Apache Derby

SGBD no libres • • • dBase Fox Pro IBM Informix

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• • • • • • Microsoft Access Microsoft SQL Server Open Access Oracle Paradox Progress (DBMS)

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Normalización de bases de datos El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al modelo relacional. Las bases de datos relacionales se normalizan para: • • • Evitar la redundancia de los datos. Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas. Proteger la integridad de los datos.

En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que una tabla sea considerada como una relación tiene que cumplir con algunas restricciones: • • • Cada columna debe tener su nombre único. No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados. Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.

BASE DE DATOS EN MICROSOFT ACCESS
ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS Antes de comenzar con la utilización de un programa en particular, es importante destacar las características de lo que se denomina Administrador de Base de Datos. Podemos denominar como administrador de Base de datos al programa utilizado para la organización y gestión de información bajo un estructura determinada. Este Administrador de Base de datos, es decir el programa, es también conocido como Gestor de Base de Datos . El procesamiento de los datos en Access se realiza mediante la manipulación de ciertos objetos específicos. Un objeto es un elemento que se puede identificar. Los objetos que maneja el Access son: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Objetos. Tablas: conjunto de registros donde se almacena el conjunto de datos de la base de datos. Estos estarán organizados en filas y columnas. Verán cierta similitud con la presentación de una planilla de calculo Consultas: permite visualizar la información almacenada en una o varias tablas de la Base de datos, que se ajusta a distintas pautas de ordenamiento, selección y condición. La información proporcionada por una consulta se denomina HOJA DE RESPUESTAS DINAMICA por que cualquier datos modificado sobre ella será automáticamente actualizado ya sea en una o mas tablas. Se utilizar para mostrar, modificar y analizar datos siguiendo distintos criterios (condiciones). También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes Formularios: Son considerados como la principal interfaz entre el usuario y la base de datos. Se diseñan con la finalidad de presentar y editar la información almacenada, el ingreso de los nuevos registros. etc. Es un elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de forma mas cómoda y visiblemente mas atractiva. Las imágenes solo se pueden ingresar desde un formulario. Informes: es la manera mas apropiada de obtener una copia impresa de la información que puede extraerse de una base de datos. Macro: es la automatización de ciertos comandos Objetos: a través del leguaje de programación Visual Basic se puede generar aplicaciones de base de datos.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS
• Tablas

Consultas

Formulario

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Una base de datos comienza con el diseño de una tabla Campos Registros Nombre de Campo DATO Diseño de una Base de Datos El primer paso en el diseño de una Base de Datos es determinar el objetivo que tendrá. seleccionar un campo en común que permita relacionar ambas tablas. Los registros se dividen en campos (columnas) Los campos podríamos decir en primera instancia que se pueden dividir en dos partes El nombre de campo (Titulo fijo de ese campo) El dato propiamente dicho. (variable) La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos El conjunto de campos conforman el registro. podrá entre otras cosas. pero enlazarse cuando sea necesario. puede ser un código. teniendo en cuenta la estructura de filas y columnas. para evitar esta redundancia de datos. No se deben repetir los campos en distintas tablas. realizar consultas con criterios determinados. Myriam Marecos Tablas Debemos identificar las características de una tabla. Es muy importante no introducir muchos campos en una misma tabla. sin posibilidad de duplicaciones. Identifique un campo que sea Clave o principal. A partir de las preguntas. • • • • Cada campo debe estar relacionado con el tema de la tabla Evitar incluir como campo. Mediante la utilización de un administrador de Base de Datos. datos que podrían calcularse. o un legajo o un numero correlativo. y el conjunto de registros conforman la tabla. Para cada tabla se definían los campos y sus propiedades. actualizar varios registros al mismo tiempo. Luego se determinará como se relacionaran las tablas 4 .-temas estableciendo una tabla para cada tema. Luego se dividirá ese objetivo en sub. • • Este proceso es muy delicado ya que de ello dependerá el buen funcionamiento. sería la primera tarea. por ejemplo totales. imprimir datos parciales de una tabla.4º Base de Datos Prof. correcciones y apuntes que se hagan. sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado. etc. se podrá comenzar a construir las tablas que formarán la Base de Datos. Visualmente la podemos identificar como una planilla de calculo. que le permitirá individualizar únicamente a cada registro. Cada fila se corresponde a un registro o ficha. consultar los datos ordenándolos por cualquier campo. Realizar un borrador en papel con los objetivos y el uso que tendrá la base.

3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. Abrir el Access Veamos las dos formas básicas de abrir Access 1) Desde el botón Inicio Programas . de forma tal que puedan relacionarse todas. El diseño puede ser refinado y modificado en todo momento. dónde están y para qué sirven. Barra de Menú: Contiene las distintas opciones que se encuentran disponibles. Barra de herramientas: Contiene distintos botones que permiten ejecutar en forma directa los comandos y funciones mas usuales 5 . ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. situado. Barra de titulo: Permite visualizar el nombre de la aplicación. Cada vez que se abra una nueva ventana esta mostrara en su barra de titulo el nombre del OBJETO del sistema de gestión de base de datos correspondiente. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora. Myriam Marecos Determinar cuales serán los campos comunes que tendrán las tablas.4º Base de Datos • Prof. normalmente. La pantalla inicial Al abrir Access aparece una pantalla inicial como ésta. Para cerrar Access. en la esquina inferior izquierda de la pantalla – 2) Desde el icono de Access del escritorio. las barras. que contiene elementos comunes como el resto de las aplicaciones que funcionan bajo el entorno Windows. ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS Vamos a ver cuales son los elementos básicos de Access. etc. Al introducir los datos seguramente descubrirá posibles mejoras. la pantalla.Microsoft Access. UNIDAD 2 . para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Visualiza funciones y comandos especificos. como veremos más adelante y además depende de la versión. puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 1) Hacer clic en el botón cerrar 2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Aprenderemos cómo se llaman.

etc. UNIDAD 3. como Guardar. La barra de título contiene el nombre del programa. Copiar. ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS Crear una base de datos. Las barras.4º Base de Datos Prof. La barra de menús contiene las operaciones de Access. restaurar y cerrar. tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro. CREAR. O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. seguir los siguientes pasos: 1 Ir al menú Archivo. Se reconocen porque tienen el color atenuado. si no hay nada seleccionado. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 6 . En el extremo de la derecha están los botones para minimizar.. agrupadas en menús desplegables.. 2 Elegir la opción Nueva base de datos. Pegar. La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales. Para crear una base de datos. Myriam Marecos A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva. Por ejemplo. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento.

Access nos permitirá crear o modificarlos. UNIDAD 4. seguir los siguientes pasos: 1. 7 Hacer clic sobre el botón Crear. 5 Hacer clic sobre el archivo deseado. 6 En el recuadro Nombre de archivo.. escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. 2 Elegir la opción Abrir. Cerrar la base de datos..Elegir la opción Cerrar.Ir al menú Archivo. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. GUARDAR Y CERRAR TABLAS. Abrir una base de datos. en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha. Myriam Marecos Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión . Prof. O bien hacer clic sobre el botón Abrir herramientas. 4 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.MDB. de la barra de 3 Elegir la unidad deseada. 6 Hacer clic sobre el botón Abrir. 7 . 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. CREAR. Para abrir una base de datos ya existente. seguir los siguientes pasos: 1 Ir al menú Archivo. dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda. 2.4º Base de Datos 3 Hacer clic sobre el botón Aceptar. y aparecerá la ventana correspondiente a la base de datos: Si observas la ventana de la base de datos. Para cerrar una base de datos. haciendo clic sobre ésta. 4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.

Para crear una tabla sin asistente. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3 Seleccionar Vista Diseño. Para crear tablas de datos.4º Base de Datos Prof. Myriam Marecos Aquí veremos cómo crear tablas de datos para poder introducir los datos en la base de datos y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access. para comprender mejor todas las operaciones a realizar sobre creación de tablas. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. Crear una tabla de datos. 4 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 2 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 8 . que son los objetos más importantes de cualquier base de datos podemos utilizar varios métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creación de la tabla. Nuestra explicación se basará en el segundo método. Otro empezando la tabla en blanco.

ATENCION . el signo de admiración (!). una tabla creada en Access deberá definirse durante el diseño el nombre de cada columna (campo) y el tipo de dato que podrá almacenar dicho campo.DEFINICION DE NOMBRE DE CAMPO El nombre de cada campo puede escribirse tanto en letras mayúsculas como en minúsculas. nombre.000 caracteres. hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Esta frase descriptiva se visualizara en la Barra de Estado en el momento de ingreso de datos. Procurar que describa el contenido que tendrá éste. El rango de valores permitidos depende del valor asignado a la propiedad Tamaño del campo que se haya especificado. el acento grave y los corchetes ([ ]). debiendo indicar. espacios y caracteres especiales. Access permite operar con los siguientes tipos de datos. Aquí se especifican las propiedades de cada campo. Pueden tener hasta 64 caracteres. y repetir los pasos anteriores a partir del 6 hasta completar todos los campos de la tabla.4º Base de Datos Aparecerá la ventana de diseño de la tabla: Prof. Myriam Marecos Nombre que se ha asignado al campo Botón de lista desplegable que permite visualizar la lista de tipos de datos que se podrán asignar a un campo de la lista Área para introducir aclaración sobre el campo. 9 Pulsar la tecla ENTER para ir a la tercera columna del campo. 7 Pulsar la tecla ENTER para ir a la segunda columna del campo. TIPO DE DATO TEXTO MEMO NUMERICO FECHA/HORA CONTENIDO Cualquier secuencia de caracteres. ATENCION .). 10 Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para especificar otro campo. Si queremos cambiar de tipo de datos. Cadena de caracteres. Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que únicamente es una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir. cuya longitud puede variar entre 0 y 64. Expresiones de fechas. 8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato. tipo y descripción. Números. cada fila se utiliza para la creación de los campos de la tabla. Si observas la pantalla. números. excepto el punto (. 6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo. horarios e intervalos de tiempo. cuya longitud varia de 0 255 caracteres. 9 . No pueden comenzar por un espacio en blanco. Pueden incluir cualquier combinación de letras. frases y párrafos.DEFINICION DE TIPO DE DATOS A diferencia de una planilla creada en Excel.

es decir que no lo puede modificar. con una capacidad de almacenamiento de 16 bytes. No admite fracciones.768 y 32.648 y 2.767 (no admite fracciones).767.79 x 10 308 38 38 1 byte 2 bytes 4 bytes 4 bytes 8 bytes 16 bytes 12 bytes a 1. decimal Tamaño Ninguna Ninguna Ninguna 7 308 Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones). “vinculación e incrustación de objetos) procedentes de las distintas aplicaciones para el entorno Windows. gráficos u otros objetos OLE (Object Linking and Embedding.4 x 10 a 3. Si se trata de un campo de tipo Texto a esta propiedad se le puede asignar un valor comprendido entre 0 y 255.483. algunas poseen valores predeterminados. En general.147.648 y 2.147. Decimal: Almacena números entre Valor Byte Entero Entero largo Simple Doble Id.483.79 x 10 15 N/D 38 Identificador global único (GUID) Almacena números entre -10 y -1 y 10 1(. se lo utiliza cuando se quiere indicar que se ha registrado la ocurrencia de un hecho.4 x 10 a 3.483.4 x 10 ( No incluye números irracionales) Doble: establece que el campo podrá contener números reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo 308 extremos son –1.797 x 10 a 1. –32. Valor generado en forma automática. –2. El valor predeterminado para el tipo texto es de 50 caracteres.768 y 32. Los posibles formatos de los datos 10 . SI/NO OBJETO OLE HIPERVINCULO ATENCION .ADP) 28 28 Almacena números entre -10 y 10 -1 (. expresadas con 4 decimales de precisión. A) TAMAÑO: La propiedad tamaño del campo permite especificar la longitud máxima del contenido de un campo cuyo tipo haya sido definido como Numérico o Texto. Resulta ideal para numerar registros por orden de ingreso. Entero: establece que el campo podrá contener valores pertenecientes al subconjunto de los números enteros cuyo valores extremos son -32. Myriam Marecos Datos que representan cantidades numéricas.797 x 10308 Id de replica: indica que el campo contendrá un identificador único global. Se trata de un número que se va incrementado para cada nuevo registro de la tabla. de réplica Decimal -1028 y 1028 -1 Descripción P.147. Es un tipo de dato al cual el usuario no tiene acceso. La información almacenada en un campo de este tipo puede ocupar hasta un gigabyte. Estas propiedades varían según el tipo de dato especificado.PROPIEDADES DE CAMPO La asignación de valores a las propiedades de un campo permite personalizar sus atributos. Imágenes.647.147.4º Base de Datos MONEDA AUTONUMERICO Prof. extremos son –3. los formatos posibles son: Byte: establece que el campo podrá contener valores pertenecientes al subconjunto delos números enteros cuyos valores extremos son 0y 255.4 x 10 De –1. Dato de tipo Boolean (verdadero o falso).483. Simple: establece que el campo podrá contener números reales perteneciente al intervalo cerrado cuyo valores 38 38. No admite fracciones. De –3. Una dirección de vinculo a un documento World Wide Web.MDB) 38 28 B) FORMATO: Los valores asignados a la propiedad formato permiten controlar la forma en que serán visualizados e impresos los datos contenidos en el campo. Entero Largo: establece que el campo podrá contener valores perteneciente a una ampliación del conjunto anterior cuyo valores extremos son -2. por ejemplo el estado de una cuenta puede estar pago o no. Si en cambio es de tipo Numérico.647 (no admite fracciones). No admite fracciones.

muestra los números negativos entre paréntesis. no se admite que el campo pueda contener un valor “Nulo”. o mascara de edición.000 requiere que el numero ingresado sea de cinco cifras. no se muestra ninguna hora. 3 de Abril de 2004. Myriam Marecos FORMATOS ESTÁNDAR PARA CAMPO DE TIPO FECHA/HORA Valor Fecha general Descripción (Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha. de replica”). Esta propiedad puede aplicarse a campos de tipo “Numérico” (excepto “ Id. a esta propiedad. Titulo. Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado. Por ejemplo. de replica” y Objetos OLE”. Valor predeterminado. Ejemplos: 3/4/93. Añade el símbolo Euro Para los campos de tipo “SI/NO”. Utiliza el separador de miles y dos posiciones decimales Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje %. Permite definir una plantilla. Permite indicar el texto que debe visualizarse cada vez que un dato ingresado en un campo no cumpla la condición especificada como regla de validación. Se pueden establecer condiciones compuestas por otras simples mediante el uso de los operadores lógicos Y (conjunción) y O (disyunción). utiliza el separador de miles. 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. “Texto”. “Id. en caso contrario. la condición>9. Access concierte cualquier cadena de longitud cero compuesta por espacios en blanco en un valor especial llamado valor “Nulo” no puede ser igual a otro valor “Nulo” y en 11 . Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. En los casos en que a esta propiedad se le asignas el valor “Si”. excepto para aquellos que se hayan definido como campos de tipo “Autonumérico”. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Presenta el valor ingresado precedido por un $. podemos elegir entre los formato: VERDADERO/FALSO o ACTIVADO/DESACTIVADO o “SI/NO” OTRAS PROPIEDADES DE UN CAMPO. se permito al usuario introducir en el campo cadenas de longitud cero.4º Base de Datos dependen del tipo que se haya especificado para el campo. Muestra al menos un dígito en la parte entera y dos posiciones decimales. y los del tipo “Fecha”.999 Y <100. Hace posible establecer el texto que se visualizara como cabecera del campo en el modo Vista Hoja de datos. El rango de valores que se puede asignar a esta propiedad varia entre 0 y 15. “Moneda” y “Fecha/Hora”. Memo” e “Hipervínculo”es conveniente asignar el valor “Si”. no se muestra ninguna fecha. Prof. Texto de validación. entre caracteres numerales (#). que el usuario visualizara en el momento en que efectúe la introducción de datos en el campo. podemos generar una mascara del estilo: (_/_/_). Requerido. De este modo. Por ejemplo: en un campo numérico. Los valores alfanuméricos deben indicarse encerrados entre comillas(“”). Hace posible especificar una condición que deberá cumplir todo dato almacenado en el campo. Regla de validación. Asigna un valor inicial al campo. Mascara de entrada. si el valor es sólo una hora. Permitir longitud cero. Ejemplo: 15/03/04 Fecha larga Fecha mediana Fecha corta FORMATOS ESTANDAR DE TIPO “NUMERICO” O “MONEDA” Valor Número general Moneda Fijo Estándar Porcentaje Científico Euro (€) Descripción (Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce. con dos dígitos decimales. de replica”) y “Moneda”. Permite establecer la cantidad de decimales con que serán visualizados los datos contenidos en campos de tipo “Numérico” (excepto “Id. Para los campos de tipo “Texto”. para un campo de tipo “Fecha”. Lugares decimales. Utiliza la notación científica estándar. Ejemplo: 3-Abr-04.

nos aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello Cerrar una tabla. ”Numérico”. Para cerrar una tabla. Permitir la relación entre tablas Para asignar una clave principal a un campo. ya que no pueden existir dos registros con la misma clave. 2. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Para ello. 2 Elegir la opción Guardar. Acelera las operaciones de búsqueda y ordenamiento 4. “Fecha/Hora”. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. A partir de ahora podremos guardar la tabla. Por definición. Indexado. Asigna un índice a un campo de tipo “Texto”. una clave es el campo que identifican a todos los registros de forma única.4º Base de Datos Prof. 12 . La clave principal nos ayuda a gestionar los datos con mayor efectividad. seguir los siguientes pasos: 1 Ir al menú Archivo. Guardar una tabla. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. Para guardar una tabla. lo cual producirá como consecuencia una mayor rapidez en el proceso de acceso a los datos contenidos en el campo. seguir los siguientes pasos: 1 Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. 2 Elegir la opción Cerrar. seguir los siguientes pasos: 1 Ir al menú Archivo. También podrá guardarse la tabla sin una clave principal y designarla en otro momento. 2 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3 Escribir el nombre de la tabla. La clave principal desempeña cuatro funciones: 1. Myriam Marecos consecuencia. “Moneda” o “Autonumérico”. Evita las entradas duplicadas en el campo que define la clave. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla. cada tabla debe incluir un campo que identifique exclusivamente cada registro almacenado en la tabla.CAMPO CLAVE Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus campos. La potencia de una base de datos reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas. ATENCION . formularios e informes. Mantiene un ordenamiento de los registros con la misma clave 3. 4 Hacer clic sobre el botón Aceptar. no se pueden relacionar tablas mediante campos que contienen estos valores. Esta información se denomina clave principal. Access impide que se almacenen valores duplicados o nulos en los campos de la clave principal.

caracteres especiales para indicar que determinados opcionales. = y <> ENTRE li Y ls COMO “contenido” SIGNIFICADO Conjunción y disyunción Menor. La fecha debe pertenecer al año 1997. Permite el ingreso de las palabras casado o soltero Permite el ingreso de las palabras casada/o o soltera/o ATENCION . Admite el uso de ciertos símbolos comodines: ? un carácter cualquiera. No es posible definir mascara de entrada para campos de tipo “Autonumérico”. se pueden usar operadores de distinto tipo. Cadena de definición de la mascara de entrada . * varios caracteres. La aceptación o no de los datos que pueden ser almacenados en un campo depende de la expresión que se haya asignado a la propiedad Regla de Validación del campo. “memo”. O <. # un digito cualquiera. El valor debe constar de cuatro caracteres y comenzar por la letra K. Al crear una mascara de entrada es posible.MASCARAS DE ENTRADA La mascara de entra da datos constituye otro de los recursos disponibles para evitar que se realicen ingresos incorrectos de datos en la tabla. “objeto ole”. En la composición de estas expresiones lógicas. utilizar datos son obligatorios y otros . Es opcional y sirve para definir el caracter que se utilizara para indicar al usuario las posiciones en las cuales se pueden introducir valores. 13 . Ejemplos de reglas de validación para campos: Valor de Regla de validación <>0 0 O >100 Como "K???" <#1/1/96# >=#1/1/97# Y <#1/1/98# Como "casado" O Como "soltero" Como "casad*" O Como "solter*" Valor de Texto de validación Introduzca un valor distinto de cero. <=. >=. >.4º Base de Datos ATENCION . El valor debe ser 0 o mayor que 100. Menor igual. OPERADORES Los operadores mas usuales que intervienen en la elaboración de las reglas de validación son: OPERADORES Y. Las mascaras se generan con caracteres especiales y se componen de tres partes: por ejemplo. El caracter predeterminado es - Es opcional y admite dos valores posibles: un 0 para especificar que el formato establecido en la cadena de definición de mascara será incorporado al campo y un 1 para indicar lo contrario. “hipervínculo” o “si/no”. ya que estas mascaras presentan al usuario un formato predefinido. Igual y distinto Establece si el dato se encuentra entre el limite inferior(li) y superior (ls) conectados mediante el operador lógico Y Verifica que un campo de tipo texto o memo coincida con un contenido especificado.LA VALIDACION DE LOS DATOS Access permite que los datos se controlen y evalúen Prof. Myriam Marecos a medida que se los ingresa. La fecha debe ser anterior a 1996. Mayor. Mayor igual.

0._ UNIDAD 5. haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.) tendremos que realizar una modificación en su diseño: 1 Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño. Si una vez creada una tabla.y. etc. Por ejemplo los legajos pueden ser: FE-145 ó MA-25: LL-009._ Mascara de Código Postal: 0000. 14 . MODIFICAR TABLAS. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. borrar una columna. o ir al final de la tabla para añadir otro campo. queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo.4º Base de Datos Prof. hacer clic sobre el botón Diseño de la barra de herramientas. Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introducción de valores. Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella. Están sujetos a la configuración de Windows Convierte los caracteres ingresados a minúsculas Convierte los caracteres ingresados a mayúsculas Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda. < > ! \ Ingreso obligatorio de un Dígito Ingreso opcional de un Dígito o espacio Ingreso opcional de un dígito o espacio. guión y 3 números (de los cuales el último digito es opcional)..0. en lugar de mostrarse de izquierda a derecha.0. \A se muestra sólo como A). Modificar el diseño de una tabla. ampliar una columna que ya existe. signos más + y menos Ingreso obligatorio de una Letra Ingreso opcional de una Letra Ingreso obligatorio de una Letra o digito Ingreso opcional de una Letra o digito Ingreso obligatorio de un carácter o un espacio Ingreso opcional de un carácter o un espacio Separador decimal y e indicador de miles. Myriam Marecos Caracteres especiales mas usuales para la definición de mascaras de entrada: Carácter 0 9 # L ? A a & C ._ Mascara para Nº Teléfono de celulares: 150000-0000. 4 Guardar la tabla. 3 Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.0. Descripción Ejemplo de Mascara de Entrada Mascara de Fecha Corta: 00/00/00. 2 Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo.._ Mascara para Nº de Legajo que debe contener 2 Letras obligatorios. añadir una nueva columna.

4 Escribir el valor del primer campo del registro. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar. pulsar ENTER para introducir los datos del segundo registro. 2 Seleccionar la tabla a rellenar. haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. no haciendo necesario guardar los registros de una tabla. El registro quedará seleccionado. En el momento en que cambiamos de registro. Aparecerá la ventana de Hoja de datos: Indicador de registro activo Botón de acceso al primer registro de la tabla Botón de acceso al registro anterior Botón de acceso al último registro Botón que permite agregar un nuevo registro Cantidad total de registro en la tabla Numero de registro activo Botón de acceso al registro siguiente Cada fila nos sirve para introducir un registro. Si lo que queremos es borrar un registro entero 1 Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro gris de la izquierda del registro. Myriam Marecos Introducir y modificar datos de una tabla. 5 Pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. 7 Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos para terminar con dicha tabla. 3 Pulsar la tecla SUPR del teclado. 6 Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro. se almacenará dicho registro. Para introducir datos en una tabla. en el caso de que no lo estuviera. 2 Hacer clic.4º Base de Datos Prof. 15 . 3 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos o doble clic sobre ella. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido tenemos que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

RELACIONES En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos.4º Base de Datos Prof. 16 . Myriam Marecos UNIDAD 6.

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación. 7 Hacer clic sobre el botón Cerrar. 17 . 9 Soltar el botón del ratón... Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación. 10 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. 4 Seleccionar una tabla que pertenecerá a la relación haciendo clic sobre ésta.4º Base de Datos Prof. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear. Atención!!! Siempre deben ser campos que contengan la misma información y por lo tanto del mismo tipo. 11 Si se considera necesario. Aparecerá dicha tabla remarcada. activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 2 Ir al menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a la ventana Relaciones. Ahora aparecerá la ventana de Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior. 6 Repetir los pasos 5 y 6 hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. 8 Pulsar el botón del mouse y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla secundaria. 3 Elegir la opción Relaciones. Myriam Marecos Crear la primera relación. O hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. 5 Hacer clic sobre el botón Agregar. Para realizar la relación: 7 Ir sobre el campo de relación de la tabla principal. 12 Hacer clic sobre el botón Crear. para ello: 1 Estar en la ventana de la base de datos en la cual queremos realizar las relaciones. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana de relaciones.

no nos dejará asignar a un habitante una localidad que no exista en la tabla Localidades. en la tabla Habitantes tengo un campo Localidad que me indica en qué localidad vive el habitante.4º Base de Datos Prof. Si marcamos la casilla Integridad Referencial. Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones. Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access que no nos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal. Aparecerá la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente. automáticamente en la tabla Habitantes. Para modificar relaciones ya creadas: 1 Estar en la ventana de relaciones. 18 .Modificar relación. Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la Localidad Capital por Cap. en esta relación de tipo uno a varios la tabla Localidades es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una localidad tiene varios habitantes). en la tabla Localidades. ATENCION! INTEGRIDAD REFERENCIAL. las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Localidad. 4 Realizar los cambios deseados. 2 Menú Relaciones .. Myriam Marecos Añadir tablas en la ventana relaciones.. Añadir las tablas necesarias. todos los habitantes de Capital se cambiarán a Cap. Si lo que queremos es borrar la relación: 1 Seleccionar la relación (o sea la línea que una a las tablas ) 2 Presionar la tecla Supr.. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental. La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas: Actualizar registros en cascada: Hace que cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Fed. Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana de relaciones: 1 Estar situados en la ventana de relaciones. Fed. 4 Cerrar el cuadro de diálogo de Mostrar Tablas y crear la relación Modificar relaciones. 2 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas o del menú Relaciones elegir la opción Mostrar tabla Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas 3. automáticamente cambiarán los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el nombre de una localidad. Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios 19 . 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. Nuestra explicación se basará en el primer método. podemos utilizar varios métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creación del formulario. UNIDAD 7. 4 Hacer clic sobre el botón Nuevo ventana de la base de datos. automáticamente todos los habitantes de Capital se borrarán de la tabla de Habitantes. Para crear formularios. Myriam Marecos Eliminar registros en cascada: Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacionados en la tabla secundaria. ni eliminar una localidad si ésta tiene habitantes asignados. Por ejemplo: Si borramos la Localidad Capital en la tabla Localidades. Aquí veremos cómo crear un formulario y manejarlo para la edición de registros de tablas creadas con Access. Para crear un formulario. 3 Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. LOS FORMULARIOS Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una tabla o consulta. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el formulario. Otro empezando el formulario en blanco. Nota: Se puede elegir también una consulta.4º Base de Datos Prof. 5 Seleccionar de la Asistente para formularios. Crear un formulario.

Aparecerá el último paso del asistente para formularios 20 .4º Base de Datos Prof. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del formulario de la derecha. Haciendo clic sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda la muestra. ya que las demás se parecen mucho al aspecto de tablas. Myriam Marecos 8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones: para añadir el campo seleccionado al formulario. Las distribuciones más utilizadas son la de Columnas y Justificado. para quitar todos los campos de la lista de campos del formulario. 13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Haciendo clic en cada opción aparece a la izquierda la muestra 11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de más de una tabla. hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 10 Elegir la distribución del formulario. para añadir todos los campos al formulario. 9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecerá el cuadro siguiente 12 Elegir el estilo del formulario. elegir la tabla correspondiente y repetir el paso 8 con la segunda tabla.

2 Escribir el número del registro al cual queremos ir. para ir al último registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. En el recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Manejar formularios. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Para manejar un formulario. Podemos ir también directamente a un número de registro determinado de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. 3 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Myriam Marecos 14 Escribir el nombre que le queremos dar al formulario. A continuación tiene un posible formulario. Por último aparecerá el formulario creado preparado para la edición de registros. Aparecerá el formulario seleccionado. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA 21 . aunque dependiendo de la distribución y del estilo elegidos a la hora de crearlo puede variar: Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros: En primer lugar. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Pulsar ENTER. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: para ir al primer registro de la tabla. observando la barra nos indicará en qué registros estamos situados y el número total de registros de la tabla. Al final donde pone de 1 nos indica el número total de registros que en este caso es uno. para ir al registro posterior de la tabla.4º Base de Datos Prof. 15 Hacer clic sobre el botón Finalizar.

Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia arriba. Access se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Buscar datos. 11 Y así sucesivamente hasta que deseamos terminar la búsqueda en cuyo caso. 5 En el recuadro Coincidir elegir una de las siguientes opciones: Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. 7 En el recuadro Buscar elegir una de las siguientes opciones: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access. Para hacer uso de esta herramienta: 1 Ir al menú Edición.4º Base de Datos Prof. 9 Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda.. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia abajo. 2 Elegir la opción Buscar. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. 22 . 10 Si queremos seguir la búsqueda. escribir el valor a buscar. 6 Si queremos especificar un poco más la búsqueda. Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. hacer clic sobre el botón Buscar siguiente. hacer clic sobre el botón Cancelar. 8 Activar la casilla Mayúsculas y minúsculas si queremos que Access diferencie a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas. hacer clic sobre el botón Más y se ampliará el cuadro anterior tal como vemos en la parte derecha. Myriam Marecos ABAJO. 4 Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a buscar.. FLECHA ARRIBA. O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: 3 En el recuadro Buscar.

Aunque se visualicen varios registros en una pantalla. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. botones de opción y botones de alternar. realiza acciones o se utiliza como decoración. o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. el botón aparecerá presionado. El área de diseño consta de tres secciones: La sección Encabezado de formulario. se utilizan lo que llamamos controles. En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario. también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. La sección Detalle. ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Myriam Marecos MODIFICAR EL ASPECTO DE UN FORMULARIO La vista diseño de formulario La vista diseño es la que nos permite definir el formulario. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón . Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botón El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo. Un control no es más que un objeto que muestra datos. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo. en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. o para aceptar la entrada de datos de un usuario.4º Base de Datos Prof. en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. en ella aparecerán los registros del origen del formulario. Botón de alternar . en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario. El cuadro Herramientas Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato. Por ejemplo. Podemos eliminar el encabezado o el pie con el menú Ver la opción encabezado o pie de formulario. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. si el campo contiene el valor Sí. podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos. o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. 23 . Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista. La sección Pie de formulario. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. de la barra de herramientas. texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor. un botón de comando para abrir otro formulario o informe. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones. Los cuadros de texto también pueden ser independientes. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación. para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.

Marco de objeto independiente un gráfico. Al hacer clic en el botón. formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. También podemos agregar un subformulario . la casilla tendrá este aspecto Cuadro combinado .. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. no sólo se ejecutará la acción correspondiente. . Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro. para añadir un rectángulo al formulario. o para presentar un campo de tipo Sí/No. esta imagen no variará al cambiar de registro. borrar el registro. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado. Serán controles que no variarán al cambiar de registro. o para presentar un campo de tipo Sí/No. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico. se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sóla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas. El formulario primario se denomina formulario principal. el botón tendrá este aspecto . LAS CONSULTAS. . para insertar controles como un archivo de sonido. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer según la consulta). Tipos de consultas. sino. el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista preliminar y a la hora de imprimir. este otro . 24 . etc. Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temática por ser las que más se utilizan. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados. que pueden aparecer con o sin encabezados. Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto.. Por ejemplo.. este otro . El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo). Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Control ficha . un documento Word. Myriam Marecos Botón de opción .. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. En muchos casos. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas. Línea para añadir una línea en el formulario. es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño. ejecutar una macro. A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. . Control imagen para insertar imágenes en el formulario. Rectángulo UNIDAD 8. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño.4º Base de Datos Prof. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. Cuadro de lista . por ejemplo Botón de comando abrir otro formulario. Casilla de verificación sino. Si el campo contiene el valor Sí. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas. Si el campo contiene el valor Sí. y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Salto de página . Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le especificamos. se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado. etc.

Crear consultas de selección. Se abrirá la lista desplegable de campos. 3 Hacer clic sobre el botón Nuevo Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 4 Seleccionar Vista Diseño. 11 Seleccionar el campo deseado. 8 En el caso de realizar una consulta a partir de más de una tabla. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Si observas la pantalla. en la parte superior aparecen las tablas con su correspondientes campos. Aparecerá la ventana de diseño de consultas. de eliminación. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrícula. de actualización. 6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar. Prof.4º Base de Datos Consultas de acción. de datos anexados y de creación de tablas. Existen varios tipos de consultas de acción. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Myriam Marecos Son consultas que realizan cambios a los registros en una sóla operación. volver a realizar los pasos 6 y 7. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 7 Hacer clic sobre el botón Agregar. y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta. de la ventana de la base de datos. hacer clic sobre el botón Cerrar. 9 Una vez añadidas todas las tablas necesarias. Para crear una consulta de acción. 25 .

repetir la operación en las columnas correspondientes. si queremos los alumnos de Capital. En una condición O el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple una de las condiciones de la expresión y en una condición Y para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresión. 26 . Ejecutar una consulta. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200. si en la cuadrícula QBE tenemos especificado los siguientes criterios: queremos visualizar de la tabla Alumnado los campos Apellidos. 12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo. 14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algún campo. 18 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrícula tengamos todos los campos deseados. en la columna Localidad y fila Criterios pondremos Capital para formar la condición Localidad = "Capital" Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y y O. Un criterio de búsqueda se define de la forma que le indicamos a continuación. Myriam Marecos Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. ordenados por Apellidos pero únicamente aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69.4º Base de Datos Prof. Desde la ventana de la base de datos: 1 Seleccionar la consulta a ejecutar. Cuando en la fila Criterios se establecen criterios para más de un campo el resultado será el de una condición Y. En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o más. para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenación. Por ejemplo. Nombre. 15 Especificar los criterios de búsqueda en las filas Criterios y O. 2 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Access no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros. 17 Escribir el nombre de la consulta. En el ejemplo siguiente serían alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento esté comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69. aparecen los registros cuyo precio esté comprendido entre 101 y 1199. Cuidado que el criterio de la fecha de nacimiento únicamente afecta a la población Valencia por encontrarse en la misma fila. Por ejemplo. 19 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón . o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. aparecerá la flecha de lista desplegable para elegir una ordenación ascendente o descendente. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo. Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien desde la ventana de la base de datos. 16 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas. Población y Fecha nacimiento. Nota: Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta.

4º Base de Datos Desde la ventana de diseño de la consulta: Prof. por lo tanto si realizamos una modificación de datos se realizará dicha modificación sobre la tabla relacionada. 4 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: 1 Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar. 3 Seleccionar la Consulta a modificar. CONSULTA CON CAMPOS CALCULADOS 27 . Myriam Marecos 1 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados. Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta. Modificar el diseño de una consulta.

Para crear una consulta de actualización: 1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. Consultas de actualización. Funciona igual que una consulta de selección. 30 . Las consultas de actualización son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. 2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Eliminación. Consultas de eliminación. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar que no hace falta utilizar. Myriam Marecos Consultas de acción. se asignará el valor directamente al especificar el campo de búsqueda. La ventana de diseño se modificará ligeramente: de la barra de herramientas. Para crear una consulta de eliminación: 1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. pero aquí solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda aunque se borrarán los registros enteros. Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen los criterios especificados. se eliminarán todos los registros de la tabla. 2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta 3 Elegir el tipo Actualización.4º Base de Datos Prof. La ventana de diseño se modificará ligeramente: de la barra de herramientas. Las consultas de acción son consultas que realizan cambios en muchos registros en una sola operación. Cuando ejecutamos una consulta de eliminación nos avisa del borrado de registros. Atención: si no indicamos un criterio de búsqueda. A continuación te explicamos cada uno de los tipos de consultas de acción.

Ha desaparecido la fila Mostrar por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Anexar a que no hace falta utilizar. 5 Elegir la tabla a la que vamos a añadir los registros.4º Base de Datos Prof. Han desaparecido la fila Orden y Mostrar por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar donde tendremos que escribir el nuevo valor a dejar en el campo de la columna. pero aquí solamente pondremos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. Cuando ejecutamos una consulta de actualización nos avisa que la tabla se modificara Consultas de datos anexados. Funciona igual que una consulta de selección. 31 . Para crear una consulta de datos anexados: 1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 4 Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Nombre de a tabla. 2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta 3 Elegir el tipo datos anexados. Myriam Marecos Funciona igual que una consulta de selección. de la barra de herramientas. Cuando ejecutamos una consulta de datos anexados nos avisa de la modificación que va a realizar. La ventana de diseño se modificará ligeramente. Las consultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una tabla al final de otra tabla. se asignará directamente el nombre de la tabla donde vamos a añadir los registros. 6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

También nos avisa cuando la ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 4 Escribir en el recuadro Nombre de a tabla el nombre de la nueva tabla. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo. Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#.LAS CONDICIONES A continuación te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condición. Para crear una consulta de creación de tabla: 1 Estar situado en la ventana de diseño de la consulta. nos avisa de esta creación. en la cuadrícula QBE se pondría: 32 . el resultado de la comparación será nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparación que podemos utilizar son: Significado igual que distinto de menor que menor o igual mayor que mayor o igual Operador = <> < <= > >= El operador Entre Tiene la siguiente sintaxis: Expresión Entre valor1 Y valor2 Examina si el valor de la expresión está comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. de la barra de herramientas. Normalmente la expresión será un nombre de campo. Los operadores de comparación Estos operadores comparan el valor de una expresión con el valor de otra. Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de registros de otra tabla.4º Base de Datos Prof. ATENCION . 2 Hacer clic sobre la flecha del botón Tipo de consulta 3 Elegir el tipo creación de tabla. Myriam Marecos Consultas de creación de tabla. La ventana de diseño será igual a la de una consulta de selección y funciona igual. Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla.

una expresión.000).1) El uso del paréntesis sirve para que la expresión quede más clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones. se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente ) operador / . El operador &.000. Ejemplo: ventas + (ventas * 0. pero el campo Fecha de nacimiento siempre se escribirá [Fecha de nacimiento ] Uso del paréntesis.. operador *. ' ó ". se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante.000.000) ni tampoco (ventas + 1.. tengo que escribir (ventas +1000000) Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". y para que los operadores actúen en el orden que nosotros queramos para así olvidarnos de la 33 . operador Mod. Operadores. se utiliza para sumar dos números.UU. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea española. También se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto. se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. debemos escribirla #5/10/96#. por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion].4º Base de Datos Prof. los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ]. Myriam Marecos Formar expresiones. Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. se utiliza para multiplicar dos números. operador ^. operador -. operador \. y 5/10/96 en Estados Unidos de América. Una expresión se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. latinoamericana o de EE. para concatenarlos. además los valores numéricos no se pueden escribir formateados. cuando un nombre de campo está formado por una sola palabre se pueden omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ]. Mi consejo es utilizar el operador & para la concatenación y así evitar errores o confusiones. 'VALENCIA' Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ). Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión. La mayoría de las veces un operando será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. divide dos números y devuelve sólo el resto. operador +. Ejemplo: '. se escribe 10/5/96 en España y Latinoamérica. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas + 1. Un operando puede ser un nombre de columna. un valor concreto o una función predefinida.". con el formato #mes/dia/año# Nombres de campos. Por ejemplo. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows. se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero.UU. no podemos escribirlos con separadores de miles. se utiliza para hallar la diferencia entre dos números. incluso si no estamos utilizando la versión norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. el 10 de mayo de 1996.

6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe. 4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. Crear un informe. Nota: Se puede elegir también una consulta. podemos utilizar varios métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creación del informe. añadiendo cabeceras y pies de página. para añadir todos los campos. utilizando el asistente. 2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.4º Base de Datos prioridad de los operadores. A continuación repetir el paso 8 con la segunda tabla. Para crear informes. Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 5 Seleccionar Asistente para informes. Prof. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha. hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. etc. En esta unidad veremos cómo Crear informes sencillos a partir de tablas creadas con Access. Myriam Marecos UNIDAD 9. Nuestra explicación se basará en el primer método. Otro empezando el informe en blanco. 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Para crear un informe. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de más de una tabla. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. Son útiles para obtener listados con el formato que queramos. 34 . 3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos.. INFORMES. para quitar todos los campos de la lista de campos del informe. Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios: 8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones: para añadir al informe el campo seleccionado .. 9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. totales parciales o finales.

Aparecerá el siguiente paso: El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que más nos guste.4º Base de Datos Prof. 15 Hacer clic sobre el botón Siguiente. El botón de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ será en orden ascendente y si pone ZA será en orden descendente. pinchando sobre alguno. Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros: 12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe. Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma población salgan juntos. 17 Hacer clic sobre el botón Siguiente. se puede elegir el estilo de varios predefinidos. aparece a la izquierda una muestra de cómo queda el formato seleccionado. Myriam Marecos Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 10 Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir. en el recuadro distribución tenemos esos formatos. Aparecerá el último paso del asistente para informes: 35 . 14 Elegir la distribución y orientación. así se ordenaría por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenaría por el segundo y así sucesivamente. 16 Elegir el estilo deseado. se elige el campo Población. utilizar el segundo recuadro. En caso de querer ordenar por más de un campo. Aparecerá el siguiente paso: Al igual que el formato. 13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. 11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. y añadir al final de cada población una línea o un campo resumen.

y así acceder a la pantalla de diseño. Nota: Si quisiéramos cambiar algo del diseño habría que hacer clic en la opción correspondiente de la pantalla. Imprimir un informe. Myriam Marecos 18 Escribir el nombre que le queremos dar al informe. 19 Hacer clic sobre el botón Finalizar y aparecerá el informe creado preparado para la impresión. especificar el número de copias a imprimir. Este nombre coincidirá con el título que aparecerá al principio de la página. Para imprimir un informe. seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 36 . Si queremos imprimir unas páginas. de la ventana de la base de datos. Si nos interesa imprimirlo: 4 Ir al menú Archivo. especificar si queremos imprimir todo el informe o bien sólo algunas páginas.4º Base de Datos Prof. 8 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 6 En el recuadro Intervalo de impresión. en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final. O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. 5 Elegir la opción Imprimir. En el caso de acceder desde el menú. 2 Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botón Aparecerá el informe seleccionado. aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha... 7 En el recuadro Copias.